Zelforganisatie Eenvoud?
Programma 1. Omring Kraamzorg 2. Aanleiding 3. Resultaten 4. Implementatie 5. Ten slotte/ kortom
De situatie bij Omring Kraamzorg •
• Aanleiding
Aanleiding 1. 2. 3. 4.
Cultuuromslag/ betrokkenheid Financieel resultaat 2013 Krappere marges Tarieven onder druk
Organisatie wens 2013 1. 2. 3. 4. 5.
Eenvoudig Overzichtelijk Optimale regelruimte Van intake tot uit zorg; generalisten! Betrokkenheid/ motivatie/ ambassadeurs etc.
Gewaagd doel: Samen Schitteren (teamplay) D.w.z. alle teams: -
Zelf organiserend Vakmanschap voorop Spontaan maatwerk Dichtbij elkaar (solidariteit) Dichtbij de klant En dichtbij de verloskundige
Maximaal 12 medewerkers per team
Aannames 1. Er worden competenties gevraagd die men misschien niet bezit/ antwoord OKZ 2. Er wordt uitvoering van taken gevraagd wat men misschien niet kan/ antwoord OKZ 3. De verantwoordelijkheid die wij vragen is te groot/ antwoord OKZ 4. Het opleidingsniveau van KVZ is te laag/ antwoord OKZ
• Resultaten
Wat levert het op!
De organisatie • Flexibiliteit • Innovatieve cultuur • Financieel resultaat
De kraamverzorgende • Boeiend werk • Meer verantwoordelijkheid
Hoe gaat het nu?! • • • • • • • • • • • •
Meer betrokkenheid bij elkaar, Omring Kraamzorg & Verloskundigen Hoger aantal inschrijvingen Gemiddelde zorgduur omhoog Lager verzuim: juni 2013, 10,65% - juni 2014, 5,61% (ex) Meer tevredenheid bij kraamverzorgende (Pilot: 9,1) Gevoel: enthousiast, betrokken, energie Leidt tot grotere tevredenheid bij klanten (9,2) Minder leiding en minder hiërarchische lagen Werken met coaches Minder ondersteunende functionarissen Leidt tot grotere tevredenheid verloskundigen Financieel resultaat
• Implementatie
Implementatie • Visie, kaders/ organigram/product / kwaliteit/ organisatievorm • Pilot • Samenstellen zelfsturende teams • Ondersteuning/ stafdiensten • Coaches • Overeenstemming in teams over kaders (productiviteit/ kwaliteit/ registratie klant en werkuren/ CAO)
Implementatie
• Team Dashboard • ICT • Taakverdeling in de teams/ taakbijeenkomsten • Opleiding teams en coaches • Volgen van het invoeringsproces
…..de kraamtijd van je leven!
• Uitrollen zelforganiserende teams: Kraamzorg beleving verankeren in de werkwijze van de teams, eigen initiatieven de ruimte geven wat kan WEL, belangrijkste taken van een kraamverzorgende zijn EN we kunnen ook….
Kaders overeenkomen (Management) • Management bespreekt de kaders per team • Per team zijn aanpassingen mogelijk • Blijft de visie uitdragen • Laat zich periodiek informeren over de resultaten
Coach • Legt verantwoording af aan de manager over ondersteuningsactiviteiten • Adviseert manager over beleid • Biedt hulp aan teams bij vragen en ontwikkeling • Ondersteunt meerdere teams
Ondersteuning/stafdiensten Wordt alles wat zij bieden als ondersteunend ervaren? Wat zij bieden hoeft niet gebruikt te worden, tenzij het één van de kaders betreft Zij adviseren op vraag. De adviezen kunnen per team verschillen. Geen controlefunctie naar teams, dit is voorbehouden aan het management
Samenstellen zelfsturende teams
Welke kwaliteiten en taken; Onderlinge afhankelijkheid; Grootte van de teams (formatie en omvang van de contracten); Mogelijkheid van switchen.
Taakverdeling in de teams Periodieke taakverdeling (geen rollen) · Respect voor verschillen · Meewerken en samenwerken · Goede onderlinge verstandhouding · Inzetten van persoonlijke kwaliteiten · Flexibiliteit · Oplossingsgericht communiceren (consensus) · Inleveringsbereidheid · Minimale regelgeving · Eindverantwoordelijkheid bij het team
Aanname
1. Het is makkelijk wilde ganzen tam te maken. 2. Het is moeilijker om tamme ganzen weer wild te maken.
Kraamverzorgende • • • • • • •
Zelf verantwoordelijk voor kwaliteit Zelf verantwoordelijk voor financiën Zelf opleiding regelen Mede collega’s aannemen Zelf voor je collega’s zorgen Zelf werk/prive balans bewaken Aanvullende taken
Teams Oplossingsgericht communiceren Oplossingsgericht vergaderen (consensus) Coaches Onpartijdig meewerken Helpen bij meningsverschillen Teams informeren management periodiek over de voortgang
Valkuilen (alle disciplines) · Voor anderen gaan denken · Hiërarchiegedrag · Gelijk willen hebben · Beren op de weg zien · Geen ondernemersgedrag · Teveel willen regelen
Kortom • Ga uit van vertrouwen in plaats van wantrouwen • Fouten maken mag (maar niet te vaak) • Geef teams de ruimte • Ieder team maakt z’n eigen proces door • Hou de complexiteit buiten de deur • Niet over problemen blijven praten, maar los het op en vraag teams hoe zij het willen hebben • Wees transparant wanneer zaken niet (direct) oplosbaar zijn
Ten slotte • • • • •
Doe het in een keer Toon lef Laat los Geef ruimte aan het proces Coaching op alle niveaus
“Wanneer mensen nog niet kunnen zwemmen gooi ze dan niet in het diepe, dan verdrinken ze….., toch?”
“Maar wanneer ze toch nog dreigen te verzuipen, zorg dan voor reddingswerkers en voldoende reddingsboeien”
Zelfsturende kraamzorgteam
Vragen?
