Závěrečná práce. Organizační řád obecně prospěšné společnosti Informační středisko Mikuláš, o.p.s. Bc. Eva Flossmannová

Závěrečná práce posluchače Kurzu manažerských dovedností pro pracovníky škol a školských zařízení s důrazem na projektové řízení ročník 2010 / 2011 Název práce:

Organizační řád obecně prospěšné společnosti Informační středisko Mikuláš, o.p.s. Autor:

Bc. Eva Flossmannová Vzdělávací program je akreditovaný rozhodnutím č.j. 14 021/2009-25-256 ze dne 19.5.2009 Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy na základě §25 a §27 zákona č. 563/2004 Sb. v systému Dalšího vzdělávání pedagogických pracovníků. Tento vzdělávací program byl inovován v rámci projektu Cesta k modernizaci vzdělávání ve Středočeském kraji CZ.1.07/1.3.04/02.002

Obsah ÚVOD TEORETICKÁ VÝCHODISKA 1. Pravidla tvorby předpisů 2. Obecně závazné předpisy ORGANIZAČNÍ ŘÁD 1. Základní údaje a struktura organizace 2. Řídící a kontrolní orgány 2.1 Správní rada 2.2 Dozorčí rada 3. Výkonné orgány 3.1 Ředitel 3.2 Účetní 3.3 PR manažer 3.4 Vedoucí projektu, finanční manažer 3.4.1 Supervizor 3.4.2 Koordinátor 3.4.3 Odborný pracovník 3.4.4 Lektor 3.4.5 Asistent 3.4 Vedoucí střediska doplňkových činností 3.4.1 Odborný pracovník statutární správy 3.4.2 Odborný pracovník správy účetnictví 3.4.3 Administrativní pracovnice KOMUNIKAČNÍ TOKY A SYSTÉM PORAD 1. Řídící a kontrolní orgány 1.1 Správní rada 1.2 Dozorčí rada 2. Výkonné orgány 2.1 Komunikace ředitele s účetním 2.2 Porady ředitele s vedoucími projektů 2.3 Porady ředitele a vedoucího střediska vedlejších činností 2.4 Porady týmů středisek (neziskového, vedlejších činností) 3. Komunikace mezi řídícími a výkonnými orgány KRIZOVÁ KOMUNIKACE ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ

ÚVOD Tato práce se věnuje vnitřním předpisům, jmenovitě organizačnímu řádu obecně prospěšné společnosti Informační středisko Mikuláš, o.p.s. Praktické zkušenosti a teoretické poznatky z absolvovaného kurzu jsou aplikovány na zákonné normy s cílem vytvořit funkční pravidla vnitřního řídícího a kontrolního systému organizace, která se rozrůstá a její řízení je třeba zefektivnit pomocí závazných norem. Odpovědnost za vybudování řídících a kontrolních mechanizmů je obecně přisouzena vedoucím, případně statutárním pracovníkům organizace. Při jejich tvorbě se předpokládá součinnost jednotlivých řídících pracovníků. Mezi nejvýznamnější úlohu vnitřních předpisů patří poskytnutí přiměřené jistoty při naplňování a kontrole cílů v těchto základních kategoriích: • Efektivnost a účinnost operací organizačních, ekonomických, personálních, provozních a ostatních, při respektování zákonných podmínek. • Minimalizace rizik a předcházení rizikům (především s ohledem na rizika hospodářská, rozpočtová, účetní a další). • Spolehlivost finančního výkaznictví, dalších informací a dat. Má se za to, že systém vnitřního řízení obecně prospěšných společností bude svým obsahem a hlavně rozsahem různorodý v návaznosti na uspořádání a činnosti té které organizace. Jiný přístup si vynutí zpracování potřebné dokumentace vnitřních norem v organizacích s velkým počtem zaměstnanců a středisek, odlišně bude nastaven v malých organizacích. Obecně to znamená, vytvářet pravidla na základě skutečných potřeb organizace a pravidla daná vnitřními předpisy následně respektovat.

Strana 3 (celkem 23)

TEORETICKÁ VÝCHODISKA Při řízení organizace je třeba dodržovat pravidla stanovena obecně závaznými právními předpisy a dalšími prováděcími předpisy. Vedle nich si může každá organizace stanovit v rámci svých vnitřních potřeb vlastní postupy a pravidla. V praxi se tato pravidla mohou nazývat vnitropodnikové směrnice, vnitřní nebo interní předpisy apod. Ať už se nazývají jakkoli, vždy jsou hmatatelnou a viditelnou oporou vnitřního kontrolního systému. Aby plnily svoji roli, musí být formálně i věcně správné. Nastavení fiktivních vnitřních norem činností má za následek chaos při jejich praktickém výkonu a odráží se ve výkonu zaměstnanců i image společnosti. Proto je nutné věnovat obsahu a rozsahu vnitřních směrnic náležitou pozornost a péči. Úlohou vnitřních směrnic je zejména: • Sladění vnějšího a vnitřního právního prostředí • Vyjádření vůle odpovědných pracovníků pro konkrétní situace • Zajištění stejného řešení v obdobných situacích a činnostech • Dosažení závazných pravidel • Stanovení kritérií pro správné vyhodnocování zjištěných skutečností • Zajištění komunikačních toků mezi organizačními celky

1. Pravidla tvorby předpisů Základním pravidlem, které je třeba mít při tvorbě a aplikaci vnitřních předpisů na zřeteli, je soulad se zákonnými normami. Obecné zákony je možno interním předpisem upravit, rozšířit nebo blíže specifikovat, ale vždy jen tam kde k tomu dávají příležitost. Vnitřní předpis organizace platí souběžně s existujícím právním řádem, který nemůže měnit ani popírat. Cílem předpisů není nárůst byrokracie, ale usnadnění a zefektivnění pracovních procesů. Mají odrážet realitu dynamicky se vyvíjející organizace, vč. strukturálních změn a potřeb zaměstnanců, a proto je vhodné předpisy aktualizovat. Nově vydaný předpis pak ruší předchozí nařízení, se kterými je v rozporu. Předpisy platí dnem jejich vyhlášení za podmínky, že s nimi byli zaměstnanci seznámeni.

2. Obecně závazné předpisy Obecně prospěšná společnost je právnická osoba založená k poskytování obecně prospěšných služeb, jejíž zisk se nerozděluje mezi zakladatele, členy orgánů či zaměstnance, ale používá se opět na financování obecně prospěšných služeb. V případě, že neposkytuje obecně prospěšné služby uvedené v


zakládací listině po dobu delší než šest měsíců, hrozí zrušení soudem – předpokládá se soustavnost vykonávaných činností. Postavení a právní poměry v obecně prospěšné společnosti upravuje zákon č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech (dále jen Zákon). Zákon uvádí dva vnitřní předpisy, kterými se společnost řídí. Je to zakládací smlouva, resp. zakládací listina vyhotovená ve formě notářského zápisu a statut. Jde o písemné normativní akty, které neřeší konkrétní situaci a problém ve vztahu k určitým účastníkům, ale něco normují, regulují. 1. • • • • • • • • • • •

Zakládací listina obsahuje jméno, rodné číslo a trvalý pobyt zakladatele název a sídlo obecně prospěšné společnosti druh poskytovaných obecně prospěšných služeb podmínky poskytování jednotlivých druhů obecně prospěšných služeb skutečnost, že se organizace zakládá na dobu neurčitou jména, rodná čísla a trvalé pobyty členů správní a dozorčí rady způsob jednání správní rady vymezení funkce ředitele závazek zveřejňovat výroční zprávy v sídle společnosti způsob vypořádání likvidačního zůstatku v případě zániku společnosti výši vkladu zakladatele

2. Statut Statut upravuje podrobnosti činnosti společnosti. Možnost vydat a upravovat statut dává správní radě zákon. Statut Informačního střediska Mikuláš, o.p.s. vychází ze zákona a blíže specifikuje • jmenování správní a dozorčí rady • možnost opětovného členství ve správní a dozorčí radě • důvody pro odvolání člena správní rady a dozorčí rady 3. Vnitřní předpisy Mezi vnitřní předpisy, jimiž se v organizaci stabilizují důležité řídicí systémy a které definují vnitřní strukturu a základní pravidla řízení, řadíme procesní a provozní předpisy. Mezi provozní předpisy patří organizační, personální, ekonomický, spisový a skartační rád a řešení škod.


ORGANIZAČNÍ ŘÁD Organizační řád Informačního střediska Mikuláš, o.p.s. (dále ISM) vymezuje jeho vnitřní strukturu, komunikační toky a popis pracovních pozic. Organizační řád je závazný pro všechny zaměstnance v pracovním poměru k ISM a přiměřeně též pro zaměstnance činné pro ISM na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr.

1. Základní údaje a druh obecně prospěšných služeb ISM ISM je právnickou osobou, zapsanou v rejstříku obecně prospěšných společností Městského soudu v Praze. Název: Informační středisko Mikuláš, o.p.s. Sídlo: Klimentská 1, 110 00 Praha 1 IČ: 27364593 Zápis do rejstříku soudu dne 28. 7. 2005, oddíl O, vložka 379 Zakladatel: Ing. František Francírek, PhD Statutární orgán: ředitel Správní orgán: správní rada Kontrolní orgán: dozorčí rada Adresa kanceláře: Klimentská 1246/1, Praha 1, 110 00 Webové stránky: www.mikulasops.cz Číslo účtu: 2175852001/5500 Druh obecně prospěšných služeb: Společnost vykonává zejména následující činnosti a služby zaměřené na oblast péče o dítě a rodinu: a) Osvětová, výzkumná a informační činnost v oblasti neziskového sektoru b) Sociální a organizační poradenství c) Vzdělávací činnost d) Organizace seminářů, školení a dalších aktivit neziskového sektoru e) Pořádání společensky prospěšných akcí zaměřených na danou oblast f) Nakladatelská a vydavatelská činnost Doplňkové činnosti: Činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence; Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona;

Organizační členění Orgány obecně prospěšné společnosti jsou správní a dozorčí rada. Jejich kompetence, hierarchii i vnitřní fungování vymezuje zákon, konkretizuje zakládací listina a statut. Statutárním orgánem společnosti je ředitel, jmenovaný a odvolávaný správní radou. Jeho kompetence a zodpovědnosti vyplývají za zákona, zakládací listiny a statutu. Funkci vykonává ve smluvním poměru. Zodpovídá se správní radě.


ISM je složeno ze dvou samostatných organizačních útvarů, středisek, která řídí ředitel organizace. Středisko vykonávající obecně prospěšnou činnost a středisko vykonávající činnosti doplňkové. První středisko sdružuje pracovníky jednotlivých obecně prospěšných projektů. Každý projekt má vedoucího/koordinátora projektu, který řídí projektové pracovníky a zodpovídá se řediteli. K obsazování dalších pracovních pozic dochází v návaznosti na potřeby a finanční krytí jednotlivých projektů. Středisko doplňkových činností má vedoucího, který řídí pracovníky zodpovědné za činnosti spojené se správou statutárních záležitostí klientů ISM, se správnou účetnictví klientů ISM a s pronájmem prostor. Zodpovídá se řediteli. Provoz organizace je financován z dotací Evropského strukturálního fondu, ze státního rozpočtu a z grantů nadací a nadačních fondů. Nepravidelně získává prostředky od sponzorů. V současnosti se snaží o vlastní výdělečnou činnost, a to v rámci doplňkových aktivit svého střediska.

ORGANIZAČNÍ STRUKTURA ISM


2. Řídící a kontrolní orgány Orgány obecně prospěšné společnosti definuje zákon o obecně prospěšných společnostech. Dále upravuje počet členů orgánů, podmínky členství a jejich pravomoci. 2.1 Správní rada Řídícím orgánem je správní rada, jmenovaná zakladatelem. Tříčlenná správní rada volí ze svého středu předsedu, který svolává a řídí jednání správní rady. Při rovnosti hlasů je jeho hlas rozhodující. Funkční období člena správní rady je tříleté a opětovné členství v radě je možné. Správní rada ISM se schází zpravidla 2x ročně (duben, listopad). Zodpovídá se zakladateli. Práva a povinnosti • schvalování rozpočtu, • schvalování závěrky a výroční zprávy, • schvalování doplňkových činností, • schvalování změn statutu, • rozhodování o přechodu práv společnosti, • stanovení výše odměn ředitele, • vydávání předchozího souhlasu s nakládáním s majetkem organizace, • rozhodovat o zrušení obecně prospěšné společnosti a určit obecně prospěšnou společnost, které nabídne likvidační zůstatek, • členové správní rady jsou povinni vykonávat svou funkci s péčí řádného hospodáře a zachovávat mlčenlivost o důvěrných informacích a skutečnostech, jejichž prozrazení by mohlo způsobit obecně prospěšné společnosti škodu. Kompetence: Dbá na směřování organizace a dodržování zákonných a etických norem. Zodpovědnost: Za zachování účelu obecně prospěšných činností zapsaných v zakládací listině a na řádné hospodaření s majetkem.

2.2 Dozorčí rada Kontrolním orgánem je dozorčí rada. Má tři členy a pro způsob ustanovení a členství v dozorčí radě platí obdobně ustanovení o správní radě. Je jmenovaná zakladatelem. Zodpovídá se správní radě. Funkční období člena dozorčí rady je tříleté a opětovné členství v radě je možné. Schází se minimálně 1x ročně (březen), obvykle 2x ročně (březen, listopad). Práva a povinnosti • přezkum roční účetní závěrky a výroční zprávy společnosti,


• nejméně jedenkrát ročně podat zprávu správní radě o výsledcích své kontrolní činnosti, • dohled nad souladem činností společnosti se zákony a zakládací listinou, • svá kontrolní zjištění a návrhy opatření je povinna předávat správní radě a řediteli organizace, • je oprávněna stanovit řediteli nebo správní radě lhůtu k zjednání nápravy. Není-li náprava zjednána, dozorčí rada neprodleně informuje o zjištěných nedostatcích zakladatele. Kompetence: Kontrolovat hospodaření s přidělenými finančními prostředky, dohlížet na to, aby ISM vyvíjela činnost v souladu se zákony a zakládací listinou obecně prospěšné společnosti. Upozorňovat na zjištěné nedostatky ředitele a správní radu. Zodpovědnost: Za předkládání kontrolních zpráv správní radě a řediteli. V případě, že není sjednána náprava zjištěných nedostatků, neprodleně o nich informovat zakladatele.

3. Výkonné orgány, popis pracovních pozic Výčet kompetencí a pravomocí výkonných orgánů obecně prospěšné společnosti se odvozuje se od potřeb organizace. V obecné rovině se jedná o ty, které nejsou zákonem nebo statutem přiřčeny správní nebo dozorčí radě. 3.1 Ředitel V rámci výkonných orgánů je na nejvyšším stupni hierarchie ředitel společnosti, který je zároveň statutárním orgánem. Ředitele jmenuje a odvolává správní rada. Ze své činnosti se zodpovídá správní radě. Řediteli jsou přímo zodpovědní vedoucí, resp. koordinátoři projektů, vedoucí střediska doplňkových činností, účetní organizace a PR manažer. Ředitel také přiřazuje dobrovolníka, který vykonává pomocné a administrativní práce v rámci celé organizace, na jednotlivá pracoviště. Jeho kompetence jsou zejména v oblasti • Rozhodovací (iniciace změn; uvádění protichůdných názorů do souladu přijatelným způsobem) • Kontrolní (kontrola směrování organizace; kontrola naplňování poslání, cílů a vizí; plnění ukazatelů a finanční i personální strategie) • Informační (sdílení a distribuce informací podřízeným; sledování a analýza jednotlivých částí organizace; přijímání a analýza informací; poskytování informací o organizaci) • Interpersonální


(rutinní zastupování organizace; přímá či nepřímá zodpovědnost za zaměstnance; předávání kontaktů; jednání) • Personální (vytváření a zajišťování personální politiky organizace; plánování rozvoje pracovních sil; provádění analýz pracovních míst; vyřizování náborů a přijímacích řízení; vyřizování pracovně-právních záležitostí spojených se vznikem/průběhem/ukončením pracovních poměrů; zajišťování výchovy a vzdělávání zaměstnanců) • Finanční (strategické a krizové plánování; vyhledávání, zajišťování a rozdělování finančních zdrojů; finanční politika organizace)

Působnost ředitele • reprezentace ISM navenek, • podepisování listin týkajících se organizace, • vedení porad, • příprava podkladů pro jednání správní a dozorčí rady, • kontrola plnění úkolů, • informování organizačních složek a zakladatele, • kontrola hospodaření, • tvorba rozpočtu organizace, • styk s úřady Kompetence: Vystupování a jednání za organizaci, řešení sporů, řízení činnosti, sledování finančních toků a finanční stability organizace, vypracování rozpočtu organizace, finanční plánování a kontrola. Řízení personální politiky. Zohledňování doporučení správní rady a kontrolních zjištění dozorčí rady. Zodpovědnost: Za řízení organizace, odstranění nesrovnalostí zjištěných dozorčí radou, za včasné a věrné vyúčtování projektů ISM, za výstupní kontrolu projektů, za vytváření kultury a image organizace. Stručný popis práce (vykonává zejména): • informuje správní radu a zakladatele o závažných politických, ekonomických, společenských a kulturních skutečnostech, které by mohly ovlivnit činnost ISM, • předkládá správní radě ke schválení výroční zprávu, účetní závěrku a návrh rozpočtu, • zdůvodňuje správní radě zprávu o výsledcích hospodaření, • řídí finanční toky, vypracovává rozpočet organizace, • řídí a plánuje činnost obecně prospěšné společnosti a jedná jejím jménem, • organizuje a vede pravidelné porady s pracovníky organizace, • ukládá úkoly, kontroluje jejich plnění, • vydává organizační řád, pracovní řád a podpisový řád, směrnice jakož i další vnitřní předpisy, opatření a rozhodnutí závazné pro zaměstnance ISM, • vytváří a zajišťuje personální politiku organizace,


• • • • • • •

přijímá a propouští zaměstnance, rozhoduje v personálních záležitostech, zajišťuje vzdělávání pracovníků, zajišťuje styk s úřady a státními orgány, dbá kontrolních zjištění dozorčí rady, kontroluje materiály, které mají být předány veřejnosti, reprezentace organizace navenek.

Nadřízený orgán: Správní rada Podřízení: Účetní, PR manažer, Vedoucí (koordinátoři) projektů, Vedoucí střediska doplňkových činností Formální vzdělání: VŠ nebo VOŠ Doplňující kritéria: organizační schopnosti, rozhodovací schopnost, samostatnost

3.2 Účetní Vedení účetnictví je zajištěno zaměstnancem ISM. Působnost účetního • vedení účetní agendy • vedení mzdové a personální agendy • vedení daňové agendy Kompetence: vést pokladnu, po domluvě s ředitelem vybírat hotovost z bankomatu, účastnit se kontrolních šetření státních orgánů, vést personální agendu. Zodpovědnost: řádné zaúčtování účetních dokladů, včasné vypracování účetní závěrky, včasné úhrady daní a poplatků. Stručný popis práce (vykonává zejména): • účtuje o jednotlivých dokladech do jednotlivých účetních tříd a účetních středisek, • účtuje o mzdách, • v termínech vypracovává účetní uzávěrky, • v termínech vypracovává daňová přiznání, přehledy a statistické výkazy, • připravuje účetní výstupy pro vedoucí projektů a finanční kontrolu, • je přítomen kontrolám účetnictví kontrolními orgány, • spolupracuje s vedoucím, resp. koordinátorem projektu, • vede pokladnu drobných vydání, • dává podněty řediteli a upozorňuje na stav účtu, • při účtování dbá na oddělení nákladů a výnosů spojených s doplňkovými činnostmi, nákladů a výnosů spojených s obecně prospěšnými službami a nákladů a výnosů nepatřících do předchozích skupin a spojených se správou obecně prospěšné společnosti, • účastní se porad týmu.


•

vedení účetnictví organizace

Nadřízený orgán: Ředitel organizace Podřízení: – Formální vzdělání: SŠ nebo VŠ Doplňující kritéria: – 3.3 Public relations a marketingový manažer Jedná se o kumulovanou pozici. Pracovník je podřízen řediteli společnosti. Působnost PR a MM • zodpovídá za marketingové aktivity, • reklamu, • mapování trhu, • vydává tiskové zprávy a Zpravodaj organizace, • komunikuje s médii, • prezentace firemní kultury, • vytváření dobrého jména firmy, Kompetence: kontrola layoutu propagačních materiálů vycházejících z jednotlivých projektů, kontrola aktuálnosti a layoutu webů ISM, spolupráce s designérem a webmasterem. Zodpovědnost: za prezentaci organizace v PR akcích, příprava PR akcí, výběr a spolupráce se specializovanými společnostmi, poskytování pravdivých a objektivních informací médiím, pravidelné vydávání Zpravodaje Stručný popis práce (vykonává zejména): • tvorba tiskových zpráv • odpovědnost za prezentaci firmy a jejích aktivit ve vztahu k médiím, • monitorování vývoje trhu a konkurence ve vztahu k obdobným službám, • identifikace požadavků trhu a zákazníků, • plánování, rozpočtování a implementace reklamních strategií, • kompletace Výroční zprávy, • kontrola aktuálnosti webové prezentace ISM • nabídka služeb ISM Nadřízený orgán: Ředitel organizace Podřízení: – Formální vzdělání: VŠ nebo VOŠ Doplňující kritéria: komunikativnost

3.4 Vedoucí projektu, finanční manažer Vedoucí projektu mají v rámci běžné pracovní doby na starosti jeden až tři projekty. Záleží na jejich rozsahu a náročnosti. Rozsah projektů dovoluje v jedné pozici kumulovat vedoucího projektu i finančního manažera.


Působnost vedoucího projektu a finančního manažera • odpovědnost za realizaci celého projektu, • vedení projektového týmu, • komunikace s cílovou skupinou, • zodpovídá za naplnění výstupů a průběhu aktivit, • zodpovídá za čerpání finančních prostředků v souladu se schváleným rozpočtem, • reaguje na signály případných rizik, • řídí projektové změny v zájmu naplnění cílů projektu, Kompetence: psaní grantových žádostí, vedení projektového týmu, řešení problémů v rámci projektu, tvorba a kontrola rozpočtu, sledování toku peněz, zajištění informačních toků. Zodpovědnost: za realizační stránku projektu, naplnění cílů projektu, práci týmu, dodržování časového plánu, včasné podávání průběžných a závěrečných zpráv, dodržení rozpočtu, za zaviněné škody, hospodárné nakládání s finančními prostředky, šíření informací o projektu, informování podřízených, za informování nadřízeného. Stručný popis práce (vykonává zejména): • vede realizační tým, • vede porady realizačního týmu, • tvoří rozpočet projektu a kontroluje finanční hospodaření, • nakládá s finančními prostředky, • průběžně reviduje cash flow projektu, • zodpovídá za průběžné a závěrečné zprávy a vyúčtování • odevzdává zprávy ve stanovené formě a termínu, • kontroluje výkazy práce projektového týmu, • připravuje a schvaluje smlouvy s dodavateli a partnery projektu, • schvaluje povinné výstupy projektu, • připravuje podklady pro účetního, • účastní se porad organizace, • píše grantové žádosti, • v případě potřeby je účasten na aktivitách projektu, • vytváří vzorové dokumenty a formuláře, • hodnotí pracovníky týmu, • provádí běžné administrativní práce Nadřízený orgán: Ředitel organizace Podřízení: koordinátor projektu, asistent, lektor/odborník, dobrovolník, pomocný pracovník, dopisovatel Formální vzdělání: SŠ nebo VŠ Doplňující kritéria: znalost cílové skupiny, organizační schopnosti


3.4.1 Supervizor Odborná pomoc supervizora je zapotřební jak při řešení vztahové problematiky s cílovou skupinou, tak při řešení problémů v týmu a vzhledem k dlouhodobé práci s cílovou skupinou i k prevenci syndromu vyhoření. V jednotlivých projektech se může typ pomoci lišit. Působnost supervizora • týmová supervize • individuální supervize • supervize projektu Kompetence: zkvalitnění práce a spolupráce zaměstnanců, poskytnutí reflexe, navození bezpečného místa podpory a přijetí, práce s etickými problémy a normami Zodpovědnost: za bezpečný a spolehlivý prostor pro reflexi práce, za radu a podporu pro hlubší zkoumání terapeutické práce, za vlastní reflexi supervize pro další rozvoj Stručný popis práce (vykonává zejména): • supervize Nadřízený orgán: Ředitel organizace Podřízení: – Formální vzdělání: VŠ Doplňující kritéria: 5 let praxe 3.4.2 Koordinátor V projektech většího rozsahu se na realizaci podílí vedle vedoucího projektu ještě koordinátor. Je podřízen vedoucímu projektu. Působnost koordinátora • organizační vedení projektu • komunikace s cílovou skupinou a dodavateli • příprava podkladů pro vedoucího projektu • pedagogický dozor • přijímání a řešení připomínek Kompetence: samostatné provádění zadaných úkolů, styk s dodavateli a cílovou skupinou, psaní grantových žádostí Zodpovědnost: za výsledky zadané práce Stručný popis práce (vykonává zejména): • projektové aktivity zajišťuje technicky a organizačně, • zajišťuje a komunikuje s cílovou skupinou, • řeší připomínky účastníků i lektorů, případně dodavatelů, • účastní se projektových aktivit,


• • • • • • • • • •

společně s lektory zajišťuje pedagogický dozor a v případě potřeby i podporu v obtížných situacích, komunikuje s dodavateli, připravuje podklady k práci vedoucího projektu, podklady pro monitorovací a závěrečnou zprávu, zpracovává povinné výstupy z projektu, zajišťuje evaluaci, dbá příkazů vedoucího projektu, podává inovační návrhy a doporučení, vykonává administrativní práce, píše grantové žádosti, účastní se porad týmu

Nadřízený orgán: Vedoucí projektu Podřízení: – Formální vzdělání: SŠ nebo VOŠ Doplňující kritéria: organizační a komunikační schopnosti

3.4.3 Odborný pracovník Pracuje tam, kde je třeba k realizaci projektu specifických znalostí v určité konkrétní oblasti. V ISM jde o projekt Finanční poradna, ve kterém pracují dva finanční poradci. Jsou podřízeni vedoucímu projektu. Působnost odborného pracovníka • poskytování odpovědí na dotazy klientů Finanční poradny Kompetence: vypracování odpovědí a poskytování rad v oblasti finančních produktů a sociálních dávek Zodpovědnost: za včasné a správné odpovědi Stručný popis práce (vykonává zejména): • sledování internetové poradny a vypracování odpovědí • komunikace s vedoucím projektu • individuální práce s klienty Nadřízený orgán: vedoucí projektu Podřízení: – Formální vzdělání: SŠ nebo VOŠ Doplňující kritéria: praktické znalosti 3.4.4 Lektor Lektor je odborným pracovníkem, který vzdělává cílovou skupinou. Je k tomu vybaven potřebnými znalostmi a dovednostmi.


Působnost lektora • příprava výuky • příprava výukových pomůcek • vlastní výuka • evaluace Kompetence: vzdělávat cílovou skupinu, odpovídat na dotazy, evaluovat výuku Zodpovědnost: za motivaci účastníků, za přizpůsobení látky a výkladu cílové skupině, za zvládnutí obsahu výuky cílovou skupinou. Stručný popis práce (vykonává zejména): • příprava osnov vzdělávání • příprava pracovních listů a pomůcek • příprava vč. vlastních úprav dle připomínek a potřeb účastníků • vlastní výuka • motivace účastníků k zájmu o učivo • ověřování znalostí • vyhodnocení výuky • případná tvorba metodických listů Nadřízený orgán: Vedoucí projektu Podřízení: – Formální vzdělání: SŠ nebo VŠ Doplňující kritéria: praxe, zkušenost s cílovou skupinou 3.4.5 Asistent Zástupce koordinátora projektu, se kterým úzce spolupracuje a kterého je v případě potřeby schopen plnohodnotně zastoupit ve všech aktivitách. Působnost asistenta • samostatná práce na výstupech projektu • asistence při naplňování aktivit projektu Kompetence: samostatné plnění zadaných úkolů, zastupování koordinátora Zodpovědnost: za svěřené úkoly, naplňování dílčích cílů projektu, řádně vedenou mimoúčetní evidenci majetku Stručný popis práce (vykonává zejména): • v případě potřeby zastupuje koordinátora • samostatně pracuje na výstupech z projektu • podílí se na přípravě monitorovacích zpráv • asistuje vedoucímu projektu a koordinátorovi projektu v otázce plnění cílů a šíření výsledků projektu • vede mimoúčetní evidenci veškerého provozního majetku a odpovídá za jeho správu


• vykonává administrativní práce • účastní se porad týmu Nadřízený orgán: Vedoucí projektu Podřízení: – Formální vzdělání: SŠ nebo VOŠ Doplňující kritéria: organizační schopnosti, zájem o cílovou skupinu

3.4.6 Pomocný pedagogický pracovník Při vícedenních aktivitách zajišťuje dozor v nočních hodinách. Působnost pomocného pedagogického pracovníka • noční dozor Kompetence: řešení obtížných situací Zodpovědnost: za svěřený úkol Stručný popis práce (vykonává zejména): • v případě potřeby provádí dozor v nočních hodinách Nadřízený orgán: Vedoucí projektu Podřízení: – Formální vzdělání: základní vzdělání Doplňující kritéria: základními znalostmi problematiky cílové skupiny a schopnost řešit obtížné situace i získat si u cílové skupiny potřebnou autoritu 3.4 Vedoucí střediska doplňkových činností Středisko zajišťuje podporu neziskových organizací v oblasti administrativy, vedení účetnictví a daní, legislativy a pronajímání prostor. Úkolem vedoucího střediska doplňkových činností je starost o každodenní průběh služeb, vedení týmu a rozpočet střediska. Působnost vedoucího střediska doplňkových činností • zajišťování chodu střediska • vedení týmu pracovníků střediska • vedení porad týmu • účast na schůzkách s ředitelem • kontakt s klienty střediska • vedení hospodaření střediska Kompetence: zastupování střediska směrem k vedení organizace, efektivní nakládání se získanými finančními prostředky, bez vyzvání ředitelem nemluví za provoz střediska navenek (do médií) Zodpovědnost: chod střediska, ziskovost střediska, udržování a aktualizace sítě klientů, práci týmu


Stručný popis práce (vykonává zejména): • zajišťování chodu střediska • vyhledávání a kontaktování potenciálních klientů • prezentace služeb střediska klientům • vedení týmu pracovníků • vedení schůzek týmu • kalkulace služeb • psaní grantových žádostí • příprava smluv s klienty • plánování rozvoje a hospodaření střediska • odpovědnost za čerpání finančních prostředků v souladu s plánem • průběžná kontrola cash flow střediska • kooperace s odborníky • provádění administrativních prací • účast na pravidelných schůzkách s ředitelem • průběžné informování ředitele o činnosti střediska • hodnocení zaměstnanců střediska • příprava podkladů pro účetního

Nadřízený orgán: Ředitel organizace Podřízení: odborný pracovník statutární správy, odborný pracovník správy účetnictví, administrativní pracovnice. Formální vzdělání: SŠ nebo VŠ Doplňující kritéria: organizační a komunikační schopnost

3.4.1 Odborný pracovník statutární správy Rozsah práce se řídí přáním klienta a nemusí vždy obsahovat kompletní škálu poskytovaných služeb. Působnost odborného pracovníka statutární správy • zajištění potřebné a povinné agendy klienta Kompetence: vstupovat do styku s klienty, nahlížet do interních předpisů a listinných dokumentů klienta, dbát příkazů klienta Zodpovědnost: za věcně a obsahově správné zápisy na základě podkladů od klienta Stručný popis práce (vykonává zejména): • zpracování zákonných statutárních listin • formulace zápisů zasedání orgánů • tvorba formulářů a smluv ve shodě s aktuální judikaturou • účast na poradách týmu • spolupráce se zástupcem klienta


• zajištění právního poradenství a konzultací Nadřízený orgán: Vedoucí střediska Podřízení: – Formální vzdělání: SŠ nebo VŠ Doplňující kritéria: – 3.4.2 Odborný pracovník správy účetnictví Rozsah práce účetního se řídí přáním klienta a nemusí vždy obsahovat kompletní škálu poskytovaných služeb. Působnost účetního • vedení účetní agendy • vedení mzdové a personální agendy • vedení daňové agendy Kompetence: účastnit se kontrolních šetření státních orgánů, vést personální agendu. Zodpovědnost: řádné zaúčtování účetních dokladů, včasné vypracování účetní závěrky, daňových přiznání, výkazů a přehledů, včasné předepsání úhrady daní a poplatků. Stručný popis práce (vykonává zejména): • účtuje o jednotlivých dokladech do jednotlivých účetních tříd a účetních středisek, • účtuje o mzdách, • v termínech vypracovává účetní uzávěrky, • v termínech vypracovává daňová přiznání a přehledy a statistické výkazy, • připravuje účetní výstupy pro klienty, • je přítomen kontrolám účetnictví kontrolními orgány, • spolupracuje se zástupcem klienta, • vede pokladnu drobných vydání, • dbá na správné vedení účetnictví, Nadřízený orgán: Vedoucí střediska Podřízení: – Formální vzdělání: SŠ nebo VŠ Doplňující kritéria: – 3.4.3 Administrativní pracovník Jeho úkolem je zpracovávat podklady související s fungováním střediska a pronájmem prostor. Působnost administrativního pracovníka • elektronická správa dokumentace • vedení agendy pronájmů • příprava podkladů pro účetního


• •

evidence pošty běžné kancelářské úkony

Kompetence: provádění administrativních úkonů Zodpovědnost: vyřizování pošty, inventarizace majetku, příjem a evidence objednávek Stručný popis práce (vykonává zejména): • převod listinných dokumentů do elektronické podoby • příjem a evidence objednávek pronájmů • zhotovování výstupů z evidence objednávek pro účetního • vedení přijaté a odeslané pošty • běžné kancelářské úkony • pomoc s inventarizací majetku Nadřízený orgán: Vedoucí střediska Podřízení: – Formální vzdělání: vyučen nebo SŠ Doplňující kritéria: –


KOMUNIKAČNÍ TOKY A SYSTÉMY PORAD Komunikační toky v organizaci vychází ze subordinačního systému, který je zobrazen v organizačním diagramu ISM a ze Zákona. Porušení organizační struktury je přípustné jen ve výjimečných případech. 1. Řídící a kontrolní orgány ISM 1.1 Správní rada Tříčlenná správní rada se schází zpravidla 2x ročně, a to v dubnu a v listopadu. Jednání svolává a vede předseda správní rady. Z jednání je pořízen zápis, který je k nahlédnutí v kanceláři organizace. Jednání se může zúčastnit zakladatel, jako host, dále ředitel organizace s právem poradního hlasu a členové dozorčí tady. 1.2 Dozorčí rada Tříčlenná dozorčí rada se schází podle potřeby, nejméně 1x ročně. Obvykle však 2x ročně, v březnu a v listopadu. Zasedání vede předseda dozorčí rady. Závěry březnového zasedání slouží jako podklad pro práci Správní rady a týkají se revize hospodaření v uplynulém roce. Ze zasedání je pořízen zápis, který je postoupen řediteli a správní radě. Dále je k nahlédnutí v kanceláři organizace. Jednání se může zúčastnit zakladatel jako host, dále ředitel organizace s právem poradního hlasu. Jestliže to zájmy ISM vyžadují, je dozorčí rada oprávněna svolat mimořádné jednání správní rady. Komunikace mezi správní a dozorčí radou probíhá na osobní úrovni při společných neformálních informačních schůzkách s intervalem zpravidla 1 x za 3 měsíce. V případě porušení zákonů, ustanovení zakládací listiny nebo statutu je dozorčí rada povinna upozornit na porušení správní radu a ředitele. Na zakladatele se dozorčí rada obrací v případě, že nedojde ke zjednání nápravy.

2. Výkonné orgány ISM 2.1 Komunikace mezi ředitelem a účetním Pravidelná komunikace probíhá 1x za 3 týdny. Operativní komunikace probíhá dle potřeb a závažnosti situace i několikrát týdně. Jedná se o komunikaci osobní nebo e-mailovou, která je zároveň písemným dokladem řešené problematiky a podle potřeby je rozesílána zaměstnancům.

2.2 Porady ředitele a vedoucích projektů Vždy 1x týdně, zpravidla v pondělí, probíhá porada ředitele a vedoucích projektů. Zápis porad je veden v elektronické podobě a je přístupný


zaměstnancům střediska neziskových činností. V případě potřeby může být přizván i zakladatel. 2.3 Porady ředitele a vedoucího střediska vedlejších činností Vždy 1x za dva týdny probíhá porada ředitele a vedoucího střediska doplňkových činností. Z těchto porad je zpracováván zápis, přístupný zaměstnancům střediska. V případě potřeby může být přizván i zakladatel. 2.4 Porady týmů středisek (neziskového, vedlejších činností) Četnost porad týmů si řídí vedoucí projektů a vedoucí střediska vedlejších činností. Z porad je vyhotoven zápis, který je e-mailem rozesílán pracovníkům střediska.

3. Komunikace mezi řídícími a výkonnými orgány Ředitel organizace se zúčastňuje všech jednání správní a dozorčí rady.


KRIZOVÁ KOMUNIKACE Na vnitřní krizovou komunikaci nahlížíme jako na zdroj možných změn a kreativních řešení. Proto na ni bývá přizván facilitátor nebo kouč, který ji řídí. Z jednání je pořízen zápis, který mají všichni aktéři k dispozici a se kterým se dále pracuje. Zápis je zpravidla prvním krokem na cestě k hledání inovativních řešení. O termínu schůzky je vyrozuměna správní a dozorčí rada a zakladatel. V v případě potřeby jsou přizváni k účasti. V případě krizové komunikace, která by mohla ohrozit dobré jméno organizace, komunikuje za organizaci PR manažer nebo zakladatel.

ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Řád je závazný pro všechny organizační útvary a nabývá účinnosti dnem vyhlášení. V Praze dne 1.6 2011

Za Informační středisko Mikuláš, o.p.s. Eva Flossmannová, ředitelka

SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY PLAČEK, P., Závěrečná práce v kurzu AMA v roce 2006/2007.

Poděkování Děkuji Ing. Ivu Kačabovi za podporu a vedení při vzniku této práce a také Asociaci manažerů absolventů za hodnotný seminář.


Závěrečná práce. Organizační řád obecně prospěšné společnosti Informační středisko Mikuláš, o.p.s. Bc. Eva Flossmannová

Recommend Documents