„Zavádění, udržování a zlepšování systému environmentálního managementu dle ISO 14001“ Vzdělávací materiál ke kurzu Mezinárodní marketing Slezská univerzita v Opavě, OPF v Karviné Okresní hospodářské komora Karviná 2010 - 2013
PROGRAM ŠKOLENÍ
Oficiální zahájení školení
Úvod do problematiky
Základní struktura systému EMS dle ISO 14001 a praktické uplatňování požadavků normy
Diskuse, závěr
2
SYSTÉM ENVIRONMENTÁLNÍHO MANAGEMENTU Součást celkového systému managementu, která ze použita k tvorbě a zavedení environmentální politiky a řízení environmentálních aspektů. Obecně zahrnuje organizační strukturu, odpovědnosti, plánovací činnosti, praktiky, postupy, procesy a zdroje apod.
ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ, ENVIRONMENT Prostředí, ve kterém organizace provozuje svou činnost, včetně vody, půdy, ovzduší, přírodních zdrojů, rostlin a živočichů, lidí a vzájemné vztahy jmenovaných.
PDCA PDCA
plánuj – dělej – kontroluj – jednej
Plánuj –
stanov cíle a urči procesy, který jsou nezbytné k dosažení výsledku v souladu s EP
Dělej –
uplatňuj stanovené procesy
Kontroluj – prováděj monitorování a měření procesů ve vztahu k EP, stanoveným cílů, právním požadavkům a podávej zprávy o výsledcích
Jednej –
realizuj opatření pro soustavné zlepšování svého systému 4
ISO 14001:2004 1
Předmět normy
2
Normativní odkazy
3
Termíny a definice
4
Požadavky na systém environmentálního managementu 4.1 Všeobecné požadavky 4.2 Environmentální politika 4.3 Plánování
4.3.1
Environmentální aspekty
4.3.2
Požadavky právní předpisů a jiné požadavky
4.3.3
Cíle, cílové hodnoty a program(y)
5
ISO 14001:2004 4.4 Zavedení a provoz
4.4.1
Zdroje, úlohy, odpovědnost a pravomoc
4.4.2
Odborná způsobilost, výcvik a povědomí
4.4.3
Komunikování
4.4.4
Dokumentace
4.4.5
Řízení dokumentů
4.4.6
Řízení provozu
4.4.7
Havarijní připravenost a reakce
6
ISO 14001:2004 4.5 Kontrola 4.5.1
Monitorování a měření
4.5.2
Hodnocení souladu
4.5.3
Neshoda, nápravná a preventivní opatření
4.5.4
Záznamy
4.5.5
Interní audit
4.6 Přezkoumání vedením organizace
7
ISO 14001:2004 Úvod Norma specifikuje požadavky na systém environmentálního managementu a byla vytvořena tak, aby ji bylo možno uplatnit ve všech typech organizací a velikostí.
Úspěch systému EMS závisí na zapojení všech úrovní a funkcí v organizaci a zejména vrcholového vedení. Zavedení normy je možné ve všech organizacích, které si přejí: stanovit, zavést, udržovat a zlepšovat EMS prokázat tuto shodu ostatním požádat o certifikaci systému EMS externí organizaci 8
ISO 14001:2004 Základní pojmy Environmentální aspekt – prvek činností, výrobků a služeb organizace, který může ovlivňovat ŽP. Významný EA má či může mít významný environmentální dopad.
Environmentální dopad – změna v ŽP, pozitivního nebo negativního charakteru, která zcela nebo částečně vyplývá z EA organizace
9
Aplikace požadavků normy Doporučení:
Teze politiky navrhnout tak, aby v nich byly zohledněny významné dopady na ŽP a snaha o jejich minimalizaci.
Taxativně uvést závazek na zlepšování EMS a plnění právních požadavků.
Teze politiky stanovit tak, aby z nich mohly být případně odvozeny environmentální cíle.
Politiku dokumentovat (písemně interním řídícím aktem).
Politiku prakticky naplňovat prostřednictvím cílů a programů.
Udržovat politiku v aktuální podobě, která odpovídá stávajícímu stavu řízení OŽP v organizaci.
S politikou seznámit zaměstnance, subdodavatele, ale také obchodní partnery, zákazníky či jiné zainteresované strany.
Zajistit dostupnost veřejnosti (média, internet, propagace firmy apod.)
10
Environmentální politika Environmentální cíl(e)
Environmentální program (y)
11
Popis prvku EMS - politika
Co politika ve vztahu k organizaci charakterizuje.
Které faktory – zdroje se berou v úvahu při zpracování politiky.
Kdo a jak politiku zpracovává, schvaluje a přezkoumává z hlediska
aktuálnosti (např. formou matice zodpovědnosti).
Kdy je nutno politiku aktualizovat.
Kde a jak je politika umístěna a zda se jedná o řízený dokument.
Jak jsou s ní seznamováni zaměstnanci, externí zainteresované strany a jiné subjekty.
12
Cíle musí být definovány tak, aby:
Byly měřitelné
Bylo zřejmé, kdo odpovídá za jejich splnění
Bylo zřejmé, jaké prostředky (zdroje)byly vyčleněny pro jejich dosažení
13
Příklady environmentálních cílů Úplně zamezit možnosti úniků nebezpečných látek do spodních vod a půdy Racionalizace odpadového hospodářství firmy s cílem dosažení shody s legislativními požadavky a snížení nákladů na odpadové hospodářství nejméně o ……..Kč. Realizací technického zařízení zajistit zlepšení mikroklimatických podmínek na pracovišti s cílem eliminovat únavu pracovníků a snížit výskyt zmetků o …….%. Technickými opatřeními snížit obsah emisí o .....% při technologii …
14
Příklady environmentálních cílů Dosáhnout snížení výskytu ropných látek v odpadních vodách z 20 mg/m3 na 10 mg/m3 do konce roku 2004 Do všech dokumentů určených zákazníkům a ostatním externím subjektům zakomponovat přístup společnosti k ochraně životního prostředí Snížit objemnost vznikajících odpadů o … xx % Zajistit monitorování spotřeby el. energie a vody v jednotlivých provozech
15
Příklady environmentálních cílů
Zajistit připravenost zaměstnanců v případě vzniku havárie – provést minimálně dvě havarijní cvičení ročně Formou externích auditů prověřit přístup významných dodavatelů k OŽP Zavést elektronické řízení záznamů OŽP vycházejících z legislativy
Zvýšit povědomí zaměstnanců o BOZP a OŽP vhodnými informačními materiály
16
Popis prvku EMS - cíle
Vytvořte postup pro vyhledávání cílů, jejich schvalování, vyčlenění
příslušných zdrojů, přezkoumávání cílů.
Stanovte základní zdroje námětů pro cíle.
Identifikujete vhodné cíle, které lze v podmínkách Vaší organizace řešit.
Vyhodnoťte zda cíle nejsou v rozporu s EP.
Určete harmonogram, odpovědnou osobu, vyčleňte zdroje, schvalte cíle.
Informujte o přijatých cílích zaměstnance.
Stanovte příslušné programy a veďte relevantní záznamy.
Řešte cíle, po jejich ukončení cíle proveďte jejich zhodnocení.
Dle potřeby aktualizujte cíle nebo stanovte nové cíle. 17
Popis prvku EMS - programy
Stanovte vzor záznamu – programu EMS.
Na základě schválených cílů pečlivě zpracujte příslušné programy.
V programech definujte konkrétní časový harmonogram, jednotlivé
úkoly, odpovědnosti, zdroje.
Realizujte jednotlivé kroky (opatření, úkoly) stanovené v programech.
Provádějte průběžnou kontrolu plnění programu (ů) EMS.
Veďte relevantní záznamy související s realizací programů.
18
Příklady environmentálních aspektů Únik chemických látek Smísení chemických látek Vznik nebezpečných odpadů Vznik nevratných obalů Únik ropných látek Úkapy olejů Únik rozpouštědel Únik nebezpečných látek do půdy a vody Emise do ovzduší Spotřeba el. energie, vody, plynu Výbuch Hluk, vibrace Rentgenové záření 19
Popis prvku EMS - aspekty
Stanovte postup pro vyhledávání environmentálních aspektů a jejich
dopadů do životního prostředí.
Stanovte metodiku hodnocení EA, tj. významnost EA, vliv na ŽP apod.
Vytvořte vhodný záznam pro dokumentování EA.
Proveďte identifikaci aspektů v podmínkách organizace a jejich vyhodnocení. Identifikujte rovněž aspekty plánovaných činností, aspekty
externích firem, aspekty výrobků.
Významné aspekty řešte s cílem snížit dopady do ŽP.
Pravidelně provádějte aktualizaci EA a jejich dopadů.
K EA přiřaďte jejich soulad resp. vazbu na legislativu OŽP. 20
ČSN EN ISO 14001 Příklad registru EA
21
Právní předpisy musí firma plnit bez ohledu na to, zda má či nemá zavedený systém ISO ! Kontrolní orgán
Teorie vrs. Praxe
V organizaci musí být k dispozici platné resp. zajištěn přístup k
•
zákonům, vyhláškám, nařízení vlády a jiným relevantním právním aktům,
•
rozhodnutím územních orgánů státní správy,
•
opatřením a metodickým pokynům ministerstev,
•
resortním směrnicím, technickým normám atd.,
které se přímo vztahují k činnostem, výrobkům a službám organizace. Prostřednictvím systémových nástrojů (struktura a odpovědnost kapitola 4.4.1) musí být zajištěno, že vedení bude s dostatečným předstihem informováno o chystaných legislativních změnách, které včas uplatní v podnikatelských plánech a aktivitách společnosti. 23
Ochrana životního prostředí je řízena právními předpisy a relevantními rozhodnutími územně příslušných orgánů státní správy pro oblast:
odpadového hospodářství
ochrany ovzduší
ochrany vod
nakládání s chemickými látkami a přípravky
ochrany přírody a krajiny
ochrany půdního fondu a lesa
ochrany před ionizujícím zářením
příp. ochrany zdraví, bezpečnosti a hygieny práce (tepelná energie, hluk, prach, vibrace aj.).
24
Příklady registrů právních požadavků (předpisů)
25
Příklady registrů právních požadavků (předpisů)
26
Příklady registrů právních požadavků (předpisů)
27
Příklady registrů právních požadavků (předpisů)
28
Příklady registrů právních požadavků (předpisů)
29
Příklady registrů právních požadavků (předpisů)
30
Příklady registrů právních požadavků (předpisů)
31
Popis prvku EMS – právní požadavky
Stanovte postup, kterým budete získávat informace k vydávaným právním aktům a nejvhodnější zdroj právních předpisů.
Na základě identifikovaných EA vyhodnoťte, které právní předpisy a konkrétní právní požadavky se na Vaši organizaci vztahují.
Ověřte, zda plníte relevantní právní či jiné požadavky.
Identifikujte jiné požadavky související s touto kapitolou normy.
Zjištěné informace uveďte v registru; dle potřeby vytvořte další registry
(smluv, rozhodnutí apod.).
Pravidelně
registry
aktualizujte.
Zadejte
provedené
nezávislého
legislativního auditu externí odborné firmě.
Dle požadavků nově vydávané legislativy plňte relevantní právní požadavky. 32
„Neznalost zákon neomlouvá“
33
Popis prvku EMS – odpovědnost
Jmenujte zástupce pro EMS odpovědnosti, úkoly a povinnosti.
Stanovte odpovědnosti, pravomoci a povinnosti jednotlivých organizačních úrovní, pracovních funkcí za oblasti v systému EMS a příslušné okruhy ochrany životního prostředí.
Tyto odpovědnosti dokumentujte (organizační řád, pracovní řád, popisy pracovního místa, matice zodpovědnosti apod.)
Seznamte s výše uvedeným své zaměstnance.
Dbejte na stanovení odpovědností a pravomocí u externích subjektů
a
stanovte
příslušné
pravomoci,
(dodavatelé služeb, výrobků, stavební firmy, subjekty působící ve Vašem areálu apod.)
Prověřujte, zda jsou stanovené povinnosti plněny.
Dle možností nastavte EMS, aby zajišťoval maximální zastupitelnost. 34
Popis prvku EMS – výcvik
Určete požadavky na vzdělání, školení, zkušenosti či jinou způsobilost svých zaměstnanců.
Vyhodnoťte, které požadavky vycházejí z právních předpisů OŽP (např. školení k chemickým látkám, školení k přepravě nebezpečných věcí, školení BOZP, svářečské oprávnění apod.).
Stanovte školící okruhy pro jednotlivé úrovně zaměstnanců, zpracujte plán školení.
Vyberte vhodnou školící organizaci a provádějte vyhodnocení školení.
O výcviku veďte pečlivé záznamy.
Stanovte, jakému výcviku budou podléhat externí subjekty.
Postupy související s výcvikem uveďte ve Vaší dokumentaci EMS.
Vyhodnocujte efektivnost provedeného výcviku.
35
Interní komunikace
veškeré úrovně dokumentace (směrnice, příkazy, nařízení, pokyny, zápisy, vývojové diagramy aj.)
porady a jednání
interní sdělení oznamovací tabule shromáždění informační systém firemní počítačová síť (intranet)
vzdělávání a výcvik podnikový rozhlas podnikový časopis
podněty od zaměstnanců (způsoby jejich přijímání, předávání, vyhodnocování atd.) 36
Popis prvku EMS – komunikování
Určete hlavní segmenty interní a externí komunikace v oblasti EMS a OŽP.
Stanovte příslušné odpovědnosti a pravomoci.
Za součást externí komunikace považujte i propagaci Vašeho systému EMS (certifikace EMS, politika aj.).
Zvýšenou pozornost věnujte komunikování (internímu i externímu) v oblasti havarijní připravenosti.
Prostor pro interní komunikaci EMS a OŽP vyčleňte i v rámci porad, desetiminutovek apod.
Veďte záznamy o stížnostech, podnětech, připomínkách, zlepšovacích návrzích, reklamacích apod. 37
Popis prvku EMS – dokumentace, řízení dokumentů
Stanovte strukturu Vaší dokumentace, máte-li také systém QMS, zvolte integrovanou dokumentaci.
Zmapujte stávající dokumentaci uplatňovanou v organizaci, včetně dokumentů a záznamů externího původu.
Vytvořte postupy související s tvorbou, vydáváním, schvalováním, revizí a a archivací dokumentace EMS a OŽP.
Zpracujte dokumentaci vyžadovanou normou a dále pak dokumentaci
pro řízení procesů OŽP.
Dokumentaci
zpřístupněte
relevantnímu
okruhu
osob,
proveďte
seznámení s touto dokumentací.
Dokumentaci aktualizujte. 38
Popis prvku EMS – řízení provozu
Určete, které Vaše činnosti mají významné environmentální dopady.
Pro tyto činnosti stanovte příslušné provozní postupy (pokyny, instrukce).
Stanovte požadavky a podmínky související se smluvními vztahy, nákupem zboží a služeb, hodnocením dodavatelů, prodejem a servisem výrobků, návrhem a vývojem apod.
Určete pravidla pro ochranu složek ŽP (voda, půda, ovzduší aj.) a pravidla pro řízení činností s envir. dopadem (nakládání s odpady,
nakládání s NCHLAP, skladové hospodářství, doprava…)
Dodržujte provozní postupy vycházející z legislativy (provozní řády pro ČOV, zdroje znečišťování ovzduší, sklady odpadů aj.)
39
Popis prvku EMS – havarijní připravenost identifikování
možných interních a externích a uplatňování preventivních opatření včetně pojištění
rizik,
přijetí
zpracování havarijních, požárních plánů a jiných krizových plánů, včetně
těch ,které jsou vyžadovány legislativou, bezpečnostní listy výcvik zaměstnanců praktická cvičení revidování havarijních plánů po situaci havarijního ohrožení
komunikační vazby a postupy v případě vzniku havárie, záznamy
vybavenost havarijními prostředky 40
Média varují…
41
Média varují…
42
Ostatní
140 sekund
Poznáte mě ?
43
Ostatní Varovný signál „VŠEOBECNÁ VÝSTRAHA“
Vyhlašuje se v případě, kdy může dojít k ohrožení života a zdraví člověka v důsledku živelné pohromy, havárie s únikem nebezpečných látek či jiné mimořádné situace většího rozsahu.
140 sekund
44
Popis prvku EMS – monitorování a měření Identifikujte, které prvky řízení a činnosti s vlivem na ŽP jsou ve Vaší organizaci monitorovány (měřeny).
Určete monitoring (měření) vyžadované legislativou OŽP. Stanovte postupy pro monitorování, odpovědnosti, způsob zaznamenávání informací a způsoby vyhodnocování údajů.
Dodržujte požadavky související s metrologickými předpisy.
Zjištěné informace využijte jako náměty pro cíle a cílové hodnoty. Udržujte příslušné záznamy, včetně registrů.
45
ČSN EN ISO 14001 Příklad registru MaM
46
ČSN EN ISO 14001 Příklad registru MaM
47
Popis prvku EMS – záznamy Zmapujte stávající záznamy s vazbou na OŽP, uplatňované v organizaci. (Dle možností všechny záznamy.)
Zpracujte
přehled
záznamů
s
uvedením
relevantních
informací
(odpovědnost, místo uložení, archivace apod.).
Vytvořte postupy pro tvorbu, vydávání, používání, archivaci a skartaci záznamů.
Dodržujte zásadu, aby každý záznam byl označen alespoň datem vyhotovení a jménem zpracovatele.
48
Příklady záznamů EMS
Legislativa 4.3.2
Env. informace o dodavatelích 4.4.6
Rozhodnutí orgánů státní správy 4.3.2
Seznamy platné dokumentace 4.4.5
Podněty a stížnosti 4.5.2
Záznamy o výskytu neshody 4.5.2
Zápisy o plnění programů EMS 4.3.4
Hlášení o poruchách a haváriích 4.4.7
Záznamy o výcviku 4.4.2
Záznamy o havarijním výcviku 4.4.2
Údaje z monitorování 4.5.1
Informace o nákladech na OŽP a EMS 4.4.6
Informace o výrobcích 4.4.6
Smlouvy s externími subjekty 4.4.6
Informace o službách 4.4.6
Protokoly a závěrečné zprávy z auditů 4.5.4
Registr environmentálních aspektů 4.3.1
Zápisy z přezkoumání vedením 4.6
Záznamy o kontrole, údržbě a kalibraci 4.5.1
Další registry záznamů dle potřeb společnosti
49
Popis prvku EMS – hodnocení souladu Důsledná aplikace prvku 4.3.2 Právní a jiné požadavky.
Specifikujte konkrétní právní požadavky, např. v registrech, interních směrnicích, ekologických manuálech apod.
Určete postup (metodiku), kterou se vyhodnocení shody bude provádět. Dle stanovené četnosti provádějte vyhodnocení souladu a z této činnosti pořizujte záznamy.
Přenechejte vyhodnocení souladu externím odborníkům, např. provedením envi-legislativního auditu.
Při stanovování četnosti přihlížejte k externím vlivům (dynamika změn legislativy v ČR, vstup do EU apod.)
Pořizujte fotodokumentaci.
50
Popis prvku EMS – neshoda, NO-PO Definujte druhy neshod ve Vaší organizaci.
Stanovte příslušné postupy pro řešení neshod a přijímání NO-PO. Důsledně dbejte ne řešení neshod vyplývajících z nedodržení relevantní legislativy neshod souvisejících se vznikem havárií.
Neshody, PO a NO zaznamenávejte (např. do registrů, knihy neshod apod.). Věnujte zvýšenou pozornost potenciálním neshodám: „Co by se stalo, když …“
Prevence je na prvním místě.
51
Popis prvku EMS – interní audit Stanovte postupy pro přípravu, plánování, realizaci a vyhodnocování interních auditů EMS, včetně požadavků na odbornou způsobilost auditorů.
Jako pomůcku využijte normu ISO 19011. Zpracujte plán (program) auditů a dle potřeby další záznamy (oznamovací formuláře, hodnotící dotazníky apod.).
Dle stanovených parametrů proveďte interní audit, vyhodnoťte výstupy a zpracujte zprávu – protokol z auditu.
Zjištěné nedostatky řešte procesy spojenými s NO-PO. Na dalším auditu ověřte realizaci NO-PO z minulého auditu.
52
Popis prvku EMS – přezkoumání systému EMS Stanovte formu a interval přezkoumání systému EMS.
Definujte
postupy
související
s
přezkoumáním
systému
EMS
v podmínkách Vaší organizace.
Stanovte vstupy pro přezkoumání a osoby odpovědné za přípravu vstupních informací.
Proveďte
přezkoumání
a
příslušné
výstupy
uveďte
ve
zprávě
z přezkoumání.
Ve
zprávě
neopomeňte
definovat
možnosti
dalšího
zlepšování
a zabezpečení potřebných zdrojů pro další funkci EMS.
53
Informační podklady k přezkoumání
Environmentální politika, Cíle a cílové hodnoty, Programy EMS Opatření k zajištění cílů Podněty a doporučení nositelů hlavní odpovědnosti za jednotlivé prvky systému EMS
Zprávy z interních auditů EMS Zprávy z prověrek certifikačních společností
Zprávy z externích auditů oprávněnými orgány Zprávy z externích auditů u dodavatelů Zprávy o plnění opatření k nápravě a jejich účinnosti Zprávy z plnění plánu výcviku Zprávy o zajištění a čerpání zdrojů na EMS Hodnocení odběratelů Výsledky hodnocení souladu s legislativou Výsledky zákaznických auditů 54
Děkuji za pozornost
