záródokumentumára - Munkacsoport által véleményezett -

PIB előterjesztés a 18. szakasz „Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére” c. záródokumentumára - Munkacsoport által véleményezett -

A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

„Szolgáltató Partnerség” projekt


18. szakasz

Tartalomjegyzék

1. 2. 3.

A projektszakasz célja.....................................................................................................3 A projektszakasz keretében megvalósított feladatok........................................................3 Önkormányzati, hivatali hírek közzétételének folyamatszabályozása ..............................3 3.1 Folyamatleltár ...............................................................................................................3 3.2 Folyamatok meghatározása, tevékenység leltár .............................................................4 3.3 Időzítések .....................................................................................................................8 3.4 Folyamatok és tevékenységek leírása ............................................................................8 3.5 Folyamatábrák ............................................................................................................ 15 4. Tájékoztatást kísérő elégedettség mérési mutatói .......................................................... 19 4.1. Mérési mutatók .......................................................................................................... 19 4.2. Javaslat a Honlapon megjelenő ügyfelek elégedettségét mérő kérdőívre ..................... 19 5. Javaslatok a lakosság tájékoztatásának javítására .......................................................... 21 5.1. A Honlapon kitöltött és beérkezett kérdőívek összefoglalása ...................................... 21 5.2. Honlap menü látogatottsági statisztika ....................................................................... 22 5.3. Értékelés .................................................................................................................... 23 5.4. Javaslatok .................................................................................................................. 24

Soroksár – Homo Regius


18. szakasz

1. A projektszakasz célja Biztosítani az állampolgárok számára az igazgatási feladatok ellátása feletti hatékonyabb társadalmi kontrollt, valamint a szükséges információkhoz való gyors és egyszerű hozzáférést, a közpénzek felhasználásának és a helyi hatalomgyakorlás átláthatóságának ellenőrzése érdekében.

2. A projektszakasz keretében megvalósított feladatok – – – –

Önkormányzati, hivatali hírek közzétételének folyamatszabályozása A folyamat végrehajtása során megjelenő kompetenciák meghatározása Információk közzétételének időütemezése Tájékoztatást kísérő elégedettség mérési mutatók kidolgozása

3. Önkormányzati, hivatali hírek közzétételének folyamatszabályozása A folyamatszabályozás célja az Önkormányzati, hivatali hírek közzétételi folyamatának rögzítése, az érdekhordozók naprakész tájékoztatásának biztosítása. Eredménycél, hogy a Képviselő Testületi határozatok nyilvánossága a honlapon érje el a 95%-ot. A Képviselő Testületi ülések és/vagy napirendjeinek egy része nem nyilvános, titkos, ezeket zárt ülésen tárgyalja a Képviselő Testület. A zárt üléseken elhangzottak és jegyzőkönyvezettek nem hozhatók nyilvánosságra, ezért a Képviselő Testületi határozatok nyilvánossága nem érheti el a 100%-ot. 3.1 Folyamatleltár A folyamatleltár az Önkormányzati, hivatali hírek közzétételének folyamatait tartalmazza.

Ssz.

1. 2. 3. 4.

Folyamat megnevezése

Nyilvános Képviselő-testületi, bizottsági előterjesztések nyilvánossá tétele Képviselő-testületi ülések jegyzőkönyvének nyilvánossá tétele Határozatok, rendeletek nyilvánossá tétele Honlapon megjelenő egyéb tartalom módosítása, bővítése


Folyamat jellege több szerv. osztályon egységet belüli érintő

Folyamatfelelős

x

Jegyzői referens

x

Jegyzői referens

x

Jegyzői referens

x

Jegyzői referens

3/25


18. szakasz

3.2 Folyamatok meghatározása, tevékenység leltár Folyamat / Folyamat / Folyamat / ÉrdekHatárSsz. tevékenység Tevékenység Tevékenység hordozók pontok megnevezése gazda célok 1. Nyilvános Képviselő-testületi, bizottsági előterjesztések nyilvánossá tétele 1.1 Előterjesztés Előterjesztő 1.2 Titkársági Előterjesztés beadása osztály osztályvezetője 1.2 Előterjesztések javítása Titkársági Előterjesztő 1.2 Hibák osztály felfedése, 1.3 Titkársági javítása osztályosztály vezetője osztályvezetője 1.3 Előterjesztések Előterjesztő Titkársági Előterjesztések 1.3 véglegesítése leadása-átvétele 3 osztály 1.4 Titkársági példányban osztályosztály vezetője osztályvezetője 1.4 Előterjesztés Előterjesztő 1.3 Titkársági ellenjegyzése, 1 pld. osztály 1.5 Titkársági vissza előterjesztőnek osztályvezetője osztály osztályvezetője 1.5 Előterjesztés végleges Előterjesztés Előterjesztő 1.4 Végleges anyagának megküldése készítője előterjesztés 1.6 Titkársági testületi üi. emailjére rendelkezésre osztály osztályvezetője állása elektronikus formátumban 1.6 Elektronikus és Előterjesztő 1.5 Titkársági Hibák, papíralapú előterjesztés osztály eltérések Titkársági 1.7; 1.8; összehasonlítása kizárása osztály1.9; 1.12 osztály vezetője osztályvezetője 1.7 Nyílt ülésre készített 1.6 Titkársági KépviselőInformáció ügyintéző testület átadás előterjesztések CD 1.14 lemezre írása 1.8 Zárt ülésre készített 1.6 Titkársági KépviselőInformáció ügyintéző testület átadás előterjesztések 1.14 újraírható CD lemezre írása

1.9

Nyílt ülés előterjesztései emailben Jegyzői referensnek


Jegyzői referens

Képviselőtestület Titkársági osztály

Előterjesztések 1.6 átvétele 1.10; 1.11; 1.13

4/25


Ssz.

1.10

1.11

1.12

1.13

2. 2.1

2.2

2.3

Folyamat / tevékenység megnevezése

18. szakasz

Folyamat / Tevékenység gazda

Érdekhordozók

Folyamat / Tevékenység célok

osztályvezetője Titkársági ügyintéző Közzététel Testületi ülés Jegyzői Képviselőreferens testület előterjesztéseinek felvitele a Honlapra Előterjesztő Honlap látogatók Közzététel Meghívó felvitele a Jegyzői KépviselőHonlapra referens testület Jegyző Honlap látogatók Papíralapú Szervezeti és KépviselőInformáció testület átadás előterjesztések Ügyviteli sokszorosítása, fűzése Csoport Jegyző Meghívók és Gondnoksági Meghívottak Információ Csoport átadás előterjesztések Képviselőkézbesítése testület Jegyző Képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvének nyilvánossá tétele Informatikusok KépviselőÜlés Elhangzottak testület rögzítése jegyzőkönyvezése, Szervezési és hangrögzítés Jegyző Ügyviteli Csoport Hanganyag kiírása CD- Informatikusok KépviselőTovábbi re testület feldolgozás segítése, Jegyző archiválás Szervezési és Ügyviteli Csoport Jegyzői referens Sajtó referens Jegyzőkönyv gépelése hangfelvételről


Szervezési és Ügyviteli Csoport

Képviselőtestület Jegyző Szervezési és Ügyviteli Csoport

Hanganyag papír alapú rögzítése

Határpontok

1.9

1.9

1.6 1.13 1.12

2.2

2.1 2.3

2.2 2.4

5/25


Ssz.


18. szakasz

Folyamat / Tevékenység gazda

Érdekhordozók Jegyzői referens Sajtó referens Képviselőtestület Jegyző Szervezési és Ügyviteli Csoport Jegyzői referens Képviselőtestület Jegyző Szervezési és Ügyviteli Csoport Sajtó referens Képviselőtestület Jegyző Honlap látogatók Képviselőtestület Jegyző

Folyamat / Tevékenység célok

2.4

Jegyzőkönyv megküldése jegyzői referensnek


2.5

Jegyzőkönyv megküldése Sajtó referensnek


2.6

Jegyzőkönyv felvitele a honlapra

Jegyzői referens

2.7

Jegyzőkönyv alapján Városházi napló megírása Soroksári Hírlapban

Sajtó referens

3. 3.1

Határozatok, rendeletek nyilvánossá tétele Határozat, rendelet Szervezési és Képviselőtestület megküldése jegyzői ügyviteli referensnek csoport Jegyző

3.2

Határozat, rendelet felvitele a honlapra

4.

Honlapon megjelenő egyéb tartalom módosítása, bővítése


Jegyzői referens

Képviselőtestület Jegyző Honlap látogató

Határpontok

Tájékoztatás

2.3 2.6

Tájékoztatás

2.3

Közzététel

2.4

Közzététel

2.5

Információ átadás

3.2

Közzététel

3.1

6/25


18. szakasz

Folyamat / Ssz. tevékenység megnevezése 4.1 Tartalom változtatás/bővítés kérés megküldése jegyzői referensnek 4.2 Rögzítés a „Változások felkerülése a honlapra” dokumentumban 4.3 „Változások felkerülése a honlapra” táblázat napi ellenőrzése 4.4 Tartalom felvitele a honlapra

Folyamat / ÉrdekTevékenység hordozók gazda Jegyzői Adott osztály referens Honlap felelőse

Folyamat / Tevékenység célok Információ átadás

Jegyzői referens

Adott osztály Honlap felelőse Adott osztály Honlap felelőse

Későbbi feldolgozás támogatása Ellenőrzés, proaktivitás

4.1 4.3

Közzététel

4.3 4.5

4.5

Értesítés emailben a Honlap felelősnek a tartalom felkerüléséről Levételre megjelölt tartalmak levétele a honlapról

Jegyzői referens

Adott osztály Honlap felelőse Adott osztály Honlap felelőse Adott osztály Honlap felelőse


4.4

4.3 4.7

4.7

Levétel rögzítése a táblázatban

Jegyzői referens

Elavult dokumentumok eltávolítása a honlapról Információ rögzítése

4.8

Értesítés emailben a Honlap felelősnek a levételről

Jegyzői referens


4.7

4.6


Jegyzői referens

Jegyzői referens

Jegyzői referens

Adott osztály Honlap felelőse Adott osztály Honlap felelőse

Határpontok 4.2

4.2 4.4; 4.6

4.6 4.8

7/25


3.3 Időzítések Feladat Anyagleadás, sokszorosítás hete

Bizottsági ülések hete

18. szakasz

Hétfő

Kedd

16:00 óra Testületi és bizottsági anyagok leadási határideje

16:00 óra javított előterjesztések leadási határideje

18:00 óra Nyílt ülés anyagainak átadása elektronikus úton a jegyzői referens részére 15:00: Oktatási, Kulturális, Közművelődé si és Ifjúsági Bizottság

14:30: Szociális és Egészségügyi Bizottság 16:00: Gazdasági és Vagyonkezelő Bizottság

Szerda

15:30: Városfejlesztési és Kommunális Bizottság 17:00: Pénzügyi Bizottság

Csütörtök

Péntek

Hiányzó előterjesztések jelzése a vezetői értekezleten

Anyagok sokszorosítása , képviselők részére CD lemezekre történő írása, 16:30 órától továbbítása az érintettek részére Bizottsági jegyzőkönyve k, esetleges pótanyagok sokszorosítása, érintettek részére történő eljuttatása

14:30: Ügyrendi, Igazgatási és Jogi Bizottság 16:00: Környezetvéd elmi, Mezőgazdasá gi és Közrendi Bizottság

Testületi ülés „Kiosztós” anyagok hete

KÉPVISELŐTESTÜLETI leadása, sokszorosítása ÜLÉS papíralapon

3.4 Folyamatok és tevékenységek leírása Folyamat / Folyamat / Tevékenység leírása, kapcsolódó HatárSsz. tevékenység dokumentumok pontok megnevezése 1. Nyilvános Képviselő-testületi, bizottsági előterjesztések nyilvánossá tétele 1.1 Előterjesztés A képviselő-testületi ülések előterjesztéseit 1.2 Word dokumentum formájában, Times New Roman betűtípussal, 12-es betűnagysággal, szimpla sorközzel kell elkészíteni, az 1.sz melléklet szerinti formátumban. (táblázatos rész illetőleg melléklet Excel táblázatban is elfogadott). Az előterjesztés nyelvezetét tekintve figyelembe kell venni a lakosság tájékoztatásának szükségességét. Ennek érdekében az előterjesztések


8/25


Ssz.

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9


18. szakasz

Folyamat / Tevékenység leírása, kapcsolódó dokumentumok

Határpontok

megfogalmazásánál – amennyire azt a szakmai követelmények engedik -, törekedni kell a közérthető nyelvezetre és megfogalmazásra, kerülendő a felesleges szakmai megfogalmazás, zsargon. Az előterjesztéseket a Képviselő-testületi ülést megelőző 2. hét hétfő 17.00 órájáig kell elkészíteni, és a Titkársági Osztály osztályvezetőjének kell leadni. Dokumentum: Előterjesztés Előterjesztések javítása Az esetlegesen szükséges javításokat a 1.2 Képviselő-testületi ülést megelőző 2. hét keddi 1.3 napján 16.00 óráig kell elvégezni.

Az elkészült, javított előterjesztéseket papíralapon 3 eredeti példányban kell a titkársági osztályvezetőnek átadni. Az előterjesztés egy példányát – annak aláírása után – a testületi ügyintéző az előterjesztés készítője részére visszajuttat.

1.3 1.4

A képviselő-testületi ülésre készült előterjesztés készítője az előterjesztést végleges formájában (ellenőrzés és szükség szerinti javítás elvégzése után) mellékleteivel együtt elektronikus formában a testületi ügyintéző email címére megküldi. Elektronikus A Titkársági Osztály osztályvezetője a testületi formátumú és ügyintéző közreműködésével összeveti az papíralapú előterjesztés elektronikus formában beérkezett testületi összehasonlítása, előterjesztést a papíralapon átvett, aláírt véglegesítés testületi előterjesztéssel. Nyílt ülésre készített A Testületi ügyintéző az informatikusokkal előterjesztések CD együtt gondoskodik az előterjesztések CD lemezre írása lemezre írásáról a Képviselő-testület tagjai részére. A nyílt ülésre készített testületi előterjesztéseket írható CD lemezre másolják. Zárt ülésre készített A zárt ülésre készített testületi előterjesztéseket előterjesztések az adott képviselő (zárt ülés anyagára kapott) újraírható CD-re írása azonosítószámával ellátott, újraírható CD lemezre kell írni. Nyílt ülés A papíralapú, aláírt testületi előterjesztéssel előterjesztéseinek mindenben megegyező, nyílt ülésre készített

1.4 1.6

Előterjesztések leadása-átvétele 3 példányban Előterjesztés ellenjegyzése, 1 pld. visszajuttatása előterjesztőnek Előterjesztés végleges anyagának megküldése elektronikusan testületi ügyintéző e-mail címére


1.3 1.5

1.5 1.7

1.6 1.9

1.6 1.13

1.6 1.8 9/25


Folyamat / Ssz. tevékenység megnevezése átadása jegyzői referensnek elektronikus úton 1.10

1.11

1.12

1.13

18. szakasz


testületi előterjesztéseket a testületi ügyintéző elektronikus úton a jegyzői referens részére átadja, legkésőbb a testületi ülést megelőző hét hétfői napján 12.00 óráig. Honlapon A közzétételről a Testületi előadótól kapott Előterjesztések tájékoztatás alapján a Jegyzői Referens menüpontban Testületi gondoskodik, legkésőbb a Képviselő-testületi ülés előterjesztéseinek ülést megelőző hét hétfői napján 18.00 óráig. felvitele A honlap adminisztrációs felületén az „Önkormányzat / Képviselő-testület / Előterjesztések” menüpont alá a Testületi ülés dátumának megadásával új sor megnyitása, majd az egyes napirendi pontok felvitele. Az egyes napirendi pontokhoz tartozó előterjesztések pdf formátumú anyagának feltöltése. Honlapon Meghívó A közzétételről a Testületi előadótól kapott menüben a meghívó tájékoztatás alapján a Jegyzői Referens felvitele gondoskodik, legkésőbb a Képviselő-testületi ülést megelőző hét hétfői napján 18.00 óráig. A meghívó szövegezésénél törekedni kell a közérthetőségre, a köznyelvben alkalmazott szavak használatára. A honlap a lakosság tájékoztatását szolgálja, kerülni kell a köznyelvnek idegen szavak használatát. A honlap adminisztrációs felületén az „Önkormányzat / Képviselő-testület / Meghívó” menüben a testületi ülés dátumának és időpontjának megadásával új sor megnyitása és a meghívó szöveges beillesztése. A meghívó tartalmazza:  a testületi ülés időpontját, helyszínét,  a napirend előtti témákat,  az egyes napirendi pontokat, az előadó és a megvitatást végző bizottság megjelölésével. Papíralapú A papíralapú előterjesztések sokszorosítása és dokumentumok összefűzése a Szervezési és Ügyviteli Csoport sokszorosítása, fűzése feladata. Meghívók és A Képviselő-testületi ülésre készített előterjesztések valamennyi előterjesztést tartalmazó komplett kézbesítése testületi anyagot, illetőleg csak a nyílt ülés anyagát a 2. sz. mellékletben felsorolt személyek az ott feltüntetett adathordozón


Határpontok

1.9

1.9

1.6 1.13 1.12

10/25


Ssz.

2. 2.1

2.2

2.3


18. szakasz


kapnak. A Képviselő-testület üléseire meghívót a 3. sz. mellékletben felsorolt személyek az ott feltűntetett módon kapnak. A képviselő-testületi ülésre készített előterjesztéseket tartalmazó CD lemezek, továbbá a Szervezési és Ügyviteli Csoport által papíralapon elkészített, összefűzött, a bizottságok saját (átruházott) hatáskörében tárgyalandó ún. „saját hatáskörös” bizottsági anyag a képviselők részére a Hivatal központi épületének portáján erre rendszeresített, névre szóló, zárható fakkon keresztül kerül eljuttatásra a testületi ülést megelőző második hét pénteki napján 16.30 órától. A nem képviselő bizottsági tagok részére a Gondnoksági Csoport az anyag összeállítását követően soron kívül, a többi érintett részére az anyag összeállítását (képviselő-testületi ülést megelőző hét pénteki nap) követő 3 napon belül kézbesíti a képviselő-testületi/bizottsági anyagot. Képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvének nyilvánossá tétele Ülés A nyílt képviselő-testületi ülésről hangfelvétel és jegyzőkönyv készül a helyszínen. jegyzőkönyvezése, hangrögzítés A hangfelvételt az informatikusok készítik. Hanganyag kiírása CD- A rögzített hanganyagot a testületi ülés zárását re, átadása követően azonnal elkészítik az informatikusok, felelősöknek és átadják az Ügyviteli Csoportnak, valamint a Sajtó referensnek. Jegyzőkönyv gépelése Ügyviteli Csoport a hanganyag alapján hangfelvételről elkészíti a jegyzőkönyvet. A jegyzőkönyv tartalmazza: a) az ülés helyét, időpontját, valamint azt, hogy az ülés nyílt vagy zárt, a levezető elnök nevét, b) a távolmaradt képviselők nevét, c) az ülésen tanácskozási joggal résztvevők nevét, d) az ülés megnyitásának idejét és a Képviselő-testület számszerűen megállapított határozatképességét, e) a polgármesteri beszámolót, f) a napirend előtti felszólalásokat és azok lényegét,


Határpontok

2.2

2.1 2.3; 2.5

2.2 2.4; 2.5

11/25


Ssz.

2.4

2.5

2.6


Jegyzőkönyv megküldése jegyzői referensnek Jegyzőkönyv megküldése Sajtó referensnek Jegyzőkönyv felvitele a honlapra


18. szakasz

Folyamat / Tevékenység leírása, kapcsolódó dokumentumok g) a levezető elnök által javasolt és az újabb napirendi pontokra vonatkozó javaslatokat, h) az elfogadott napirendet, i) az elhangzott interpellációkat, felvilágosítás kéréseket, bejelentéseket, j) a napirendi pont tárgyalása során az előterjesztőket, a kérdezők és a hozzászólók nevét, a szóban előterjesztett határozati javaslatokat, a döntéshozatal módját, k) a képviselő kérésére az írásban is benyújtott hozzászólását a jegyzőkönyvhöz kell mellékelni, illetőleg kérésére a véleményét rögzíteni kell a jegyzőkönyvben, l) szükség esetén az elnök intézkedéseit, m) az ülésen történt fontosabb eseményeket, n) az ülés bezárásának idejét. A Képviselő-testületi ülésekről készült jegyzőkönyv hitelesítéséről, a szükséges eredeti és másolati példányszámról, az érintettek részére történő továbbításáról az SZMSZ I/5. sz. mellékletét képező Iratkezelési Szabályzat részletesen rendelkezik. A bizottsági ülésekről - a fentiek figyelembevételével – a 4. sz. mellékletben foglaltak szerint kell a jegyzőkönyvet elkészíteni. A Képviselő-testületi ülésekről készült hangfelvételek kezelésére és tárolására az Iratkezelési Szabályzat vonatkozó rendelkezései az irányadóak. A jegyzőkönyvet az Ügyviteli Csoport annak elkészültét követően azonnal emailben küldi meg a Jegyzői referensnek. A jegyzőkönyvet az Ügyviteli Csoport annak elkészültét követően azonnal emailben küldi meg a Sajtó referensnek. A jegyzőkönyvet a Jegyzői referens a honlap adminisztrációs felületén, az alábbiak szerint rögzíti:  Önkormányzat / Képviselő-testület / Jegyzőkönyvek menüpontban a Képviselőtestületi ülés dátumával új sor létrehozása;  A jegyzőkönyv pdf formátumú állományának feltöltése.

Határpontok

2.3 2.6 2.2; 2.3 2.7 2.4

12/25


Folyamat / Ssz. tevékenység megnevezése 2.7 Városházi napló megírása Soroksári Hírlapban 3. 3.1

3.2

4. 4.1

18. szakasz


A Sajtó referens a nyilvános ülés hanganyaga és a jegyzőkönyv alapján elkészíti a Soroksári Hírlapban a Városházi Napló cím alatti összefoglalót. Határozatok, rendeletek nyilvánossá tétele Határozat, rendelet A Szervezési és Ügyviteli Csoport Testületi megküldése jegyzői ügyintézője elektronikus úton küldi meg az referensnek elfogadott határozatokat és rendeleteket a Jegyzői Referensnek, aki gondoskodik a döntéseknek az Önkormányzat honlapján való közzétételéről. A nyílt ülésen elfogadott határozatokat az elfogadásuk szerinti teljes tartalommal kell közzétenni. A zárt ülésen elfogadott határozatok közzététele a határozat jellegétől függően történik. Határozat, rendelet A határozatokat és rendeleteket a Jegyzői felvitele a honlapra referens a honlap adminisztrációs felületén, az alábbiak szerint rögzíti:  Önkormányzat / Képviselő-testület / Határozatok, vagy …/ Rendeletek menüpontban a Képviselő-testületi ülés dátumával új sor létrehozása;  különös figyelmet kell fordítani a sor létrehozásakor, annak típusának megadására, tekintettel arra, hogy a honlap keresője ennek alapján keres az adott dokumentumokban;  a határozatok vagy rendeletek szövegének beillesztése. Honlapon megjelenő egyéb tartalom módosítása, bővítése Tartalom változtatás A Honlap felelősök az „Internet kérés megküldése tartalomszolgáltatási igénylőlap”-on adják le a jegyzői referensnek honlap tartalom változtatásával kapcsolatos igényiket a Jegyzői referensnek. A tartalmakat emailben küldik meg a Jegyzői referensnek. A Jegyzői referens az emailben érkező igényeket kinyomtatja és lefűzi. A Honlap felelősöket a Jegyző kérésére valamennyi szervezeti egység vezetője jelöli ki. A Honlap felelősök személyéről a Jegyző


Határpontok 2.5

3.2

3.1

4.2

13/25


Ssz.

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6

4.7

4.8


18. szakasz


Határpontok

írásban tájékoztatja a Jegyzői referenst. A Jegyzői referens a „Változások felkerülése a 4.1 Honlapra” táblázatban rögzíti elektronikusan a 4.3 beérkezett igényeket.

„Változások felkerülése a Honlapra” táblázat szerkesztése „Változások A Jegyzői referens minden nap ellenőrzi a felkerülése a honlapra” „Változások felkerülése a Honlapra” táblázatot, táblázat ellenőrzése és annak alapján elvégzi az adott napon szükséges változtatásokat. Tartalom felvitele a A Jegyzői referens az Igénylőlapon megadott Honlapra dátummal felhelyezi a tartalmat a honlapra, majd jelzéssel látja el a tartalom igény kinyomtatott példányát. Értesítés emailben a A tartalom felkerülését követően a Jegyzői referens értesíti erről a Honlap felelőst. Honlap felelősnek a feltöltésről Levételre megjelölt tartalmak levétele a honlapról

Amennyiben a Jegyzői referens a „Változások felkerülése a Honlapra” táblázatban az adott napon esedékes tartalom törlési igényt talál, a megjelölt tartalmat leveszi a honlapról. Anyag levételének A levétel tényét rögzíti a „Változások rögzítése a táblázatban felkerülése a Honlapra” táblázatban, valamint a és a dokumentációban kinyomtatott dokumentációban. Értesítés emailben a A levételről emailben értesítést küld a Honlap felelősnek. Honlap felelősnek a levételről


4.2 4.4; 4.6

4.3 4.5

4.4

4.3 4.7

4.6 4.8 4.7

14/25


18. szakasz

3.5 Folyamatábrák 3.5.1. Nyilvános Képviselő-testületi, bizottsági előterjesztések nyilvánossá tétele folyamatábra

1.1 Előterjesztés

Előterjesztés

1.2 Előterjesztések javítása

1.3 Előterjesztések leadása-átvétele 3 példányban

Előterjesztés 3 pld.-ban

1.4 Előterjesztés ellenjegyzése, 1 pld. vissza előterjesztőnek

1.5 Előterjesztés végleges anyagának megküldése testületi üi. emailjére

1.6 Elektronikus és papíralapú előterjesztés összehasonlítása

1


15/25


18. szakasz

1

Előterjesztések CD-RW lemezen

1.8 Zárt ülésre készített előterjesztések újraírható CD lemezre írása

1.7 Nyílt ülésre készített előterjesztések CD lemezre írása

Előterjesztések CD lemezen

1.12 Papíralapú dokumentumok sokszorosítása, fűzése

1.9 Nyílt ülés előterjesztései emailben Jegyzői referensnek

1.10 Testületi ülés előterjesztéseinek felvitele a honlapra

1.11 Meghívó felvitele a honlapra

1.13 Meghívók és előterjesztések kézbesítése


16/25


18. szakasz

3.5.2. Képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvének nyilvánossá tétele folyamatábra

2.1 Ülés jegyzőkönyvezése, hangrögzítés

2.2 Hanganyag kiírása CD-re, átadása felelősöknek

2.3 Jegyzőkönyv gépelése hangfelvételről

Jegyzőkönyv

Ülés hanganyaga CD-n

Testületi ülés jegyzőkönyve

2.5 Jegyzőkönyv megküldése Sajtó referensnek

2.4 Jegyzőkönyv megküldése Jegyzői referensnek

2.7 Városházi napló megírása SH-ban

2.6 Jegyzőkönyv felvitele a honlapra

3.5.3. Határozatok, rendeletek nyilvánossá tétele

3.1 Határozat, rendelet megküldése Jegyzői referensnek

3.2 Határozat, rendelet felvitele a honlapra


17/25


18. szakasz

3.5.4. Honlapon megjelenő egyéb tartalom módosítása, bővítése

4.1 Tartalom változtatás kérés megküldése Jegyzői referensnek

Internet tartalomszolgáltatás igénylőlap

4.2 „Változások felkerülése a honlapra” táblázat szerkesztése

4.3 „Változások felkerülése a honlapra” táblázat ellenőrzése

4.4 Tartalom felvitele a honlapra

igen

Van rögzítendő tartalom?

Késleltetés következő napig

1

nem 4.5 Értesítés emailben a Honlap felelősnek a feltöltésről

4.6 Levétele megjelölt tartalmak levétele a honlapról

igen

Van törlendő tartalom?

nem 4.7 Anyag levételének rögzítése a táblázatban és a dokumentációban

1

4.8 Értesítés emailben a Honlap felelősnek a törlésről

1


18/25


18. szakasz

4. Tájékoztatást kísérő elégedettség mérési mutatói A honlapon megjelenő ügyfelek elégedettségének mérésekor figyelembe kell venni a honlap használatának sajátosságait. A honlapra megérkező ügyfél számos céllal és helyről érkezhet. Cél, hogy az ügyfél az általa keresett információkat a lehető legrövidebb idő alatt megtalálja, és minél több információhoz hozzájuthasson a honlapon keresztül, mellyel csökken a Polgármesteri Hivatal ügyfélszolgálati munkahelyeinek a terhelése és ezzel párhuzamosan emelkedik Soroksár Polgármesteri Hivatalának szolgáltatási színvonala. Az elégedettség mérési mutatóinak kidolgozása a fentiek figyelembe vételével történt. 4.1. Mérési mutatók  A honlap betöltésének sebessége  Honlap grafikai kialakítása  Keresett információk megtalálásának sikeressége  Keresett információk megtalálásának gyorsasága  Talált információk minősége, információtartalma  A honlap szolgáltatásainak teljeskörűsége 4.2. Javaslat a Honlapon megjelenő ügyfelek elégedettségét mérő kérdőívre 1. Milyen céllal érkezett a soroksar.hu weboldalra? (feleletválasztós kérdés, egyszerre több válasz is lehetséges)  információt kerestem Soroksárról  információt kerestem a Polgármesteri Hivatal elérhetőségeiről  információt kerestem rendeletekről, határozatokról  Okmányirodába időpontra jelentkeztem  dokumentumot, nyomtatványt töltöttem le  a Soroksári Hírlapot néztem meg  Egyéb: 2. Milyen rendszerességgel látogatja ezt az oldalt? (feleletválasztós kérdés, egyszerre egy válasz lehetséges) ○ naponta ○ hetente ○ havonta ○ eseti jelleggel, ha szükségem van valamire ○ először látogattam a honlapot 3. Milyen módon kereste az Ön számára szükséges információkat? (feleletválasztós kérdés, egyszerre több válasz is lehetséges)  a weboldal keresőjével ("Keresés a tartalmakban")  kattingattam a lapok között Soroksár – Homo Regius

19/25


18. szakasz

 tudtam, hogy hol találom az információt  más weboldal irányított át a soroksar.hu-ra

4. Szeretné-e ha ezen a felületen párbeszédet folytathatna a Polgármesteri Hivatal adott szervezetével? (feleletválasztós kérdés, egyszerre egy válasz lehetséges) ○ igen, szívesebben használnám, mint a telefont vagy a személyes látogatást ○ nem, a telefonos és a személyes kapcsolattartást jobban kedvelem 5. Milyen további szolgáltatásokat látna szívesen a honlapon? (feleletválasztós kérdés, egyszerre több válasz is lehetséges)  ügyek menetének elektronikus nyomon követése  szélesebb körű tájékoztatás Soroksár életéről, eseményeiről  kulturális hírek, programajánlók  Soroksár Fórum  Soroksár BLOG  Egyéb: 6. Sikeresnek ítéli a weboldalon tett látogatását? (feleletválasztós kérdés, egyszerre egy válasz lehetséges) ○ igen, megtaláltam, amit kerestem ○ nem, nem találtam meg, amit kerestem ○ csak részben találtam meg, amit kerestem 7. Milyennek találja az oldalon elhelyezett információk rendszerezettségét? (feleletválasztós kérdés, egyszerre egy válasz lehetséges) ○ az információk az oldalon jól rendszerezettek, áttekinthetők ○ az információk lehetnének jobban rendszerezettek ○ nem találom áttekinthetőnek az információkat 8. Ön hol használ számítógépet és internetet? (feleletválasztós kérdés, egyszerre több válasz is lehetséges)  otthon  munkahelyemen  ismerősömnél, barátomnál  nyilvános helyen (könyvtár, Internet kávézó, stb.)


20/25


18. szakasz

9. Milyen minőségben látogatta a honlapot? (feleletválasztós kérdés, egyszerre egy válasz lehetséges) ○ magánszemélyként ○ vállalkozóként ○ civil, politikai szervezet képviselőjeként ○ munkahelyem képviseletében 10. Az Ön neme (feleletválasztós kérdés, egyszerre egy válasz lehetséges) ○ férfi ○ nő 11. Az Ön életkora (feleletválasztós kérdés, egyszerre egy válasz lehetséges) ○ 18 év alatt ○ 18-29 ○ 30-39 ○ 40-49 ○ 50-59 ○ 60 felett 12. Az Ön legmagasabb iskolai végzettsége (feleletválasztós kérdés, egyszerre egy válasz lehetséges) ○ kevesebb mint 8 általános ○ általános iskola ○ szakmunkásképző ○ középiskola ○ felsőfokú

5. Javaslatok a lakosság tájékoztatásának javítására 5.1. A Honlapon kitöltött és beérkezett kérdőívek összefoglalása A honlapon elhelyezet kérdőívet a jelen dokumentum elkészítéséig 22 fő töltötte ki. A válaszok alapján az alábbi összefoglalás adható. A beérkező válaszok mennyisége statisztikai szempontból nem tekinthető reprezentatív mintának, az elemzés ennek megfelelően kezelendő. A soroksar.hu honlapot látogató és kérdőívet kitöltő ügyfelek leginkább  információt kerestek Soroksárról (41%),  információt kerestek a Polgármesteri Hivatal elérhetőségeiről (32%), és


21/25




18. szakasz

információt kerestek rendeletekről, határozatokról (27%).

A honlapot a látogatók közel fele (41%) eseti jelleggel látogatja. A látogatók 45%-a tudja, hogy hol keresse a számára szükséges információt, 41%-uk pedig a weboldal keresőjét használja. A fenti adatokból kiderül, hogy a kérdőívet kitöltő honlap látogatók közel fele (45%) visszatérő ügyfél, járt már a soroksar.hu oldalon. A kérdőívet kitöltők csaknem mindegyike (95%) előnyben részesíti az elektronikus kapcsolattartást a telefonos, ill. személyes kapcsolattartással szemben. A kérdőívet kitöltő látogatók az alábbi szolgáltatásokat vennék igénybe szívesen:  Soroksár Fórum (59%)  Szélesebb körű tájékoztatás Soroksár életéről, eseményeiről (55%)  Ügyek menetének elektronikus nyomon követése (50%)  Kulturális hírek, programajánlók (41%) A kérdőívet kitöltő látogatók 55%-a találta meg azt az információt, amit keresett, 18% nem találta meg a keresett információkat, 27% pedig részben ért el sikert az információkeresés során. A kérdőívet kitöltő látogatók 50%-a találja megfelelően rendszerezettnek az információkat, 45% szerint lehetnének jobban rendszerezettek az információk, 5% tartja áttekinthetetlennek a honlapon elhelyezett információkat. A kérdőívet kitöltő látogatók nagy része (95%) otthon használja az internetet, míg 50%-uk a munkahelyéről kapcsolódik a világhálóra. Az adatokból látható, hogy a látogatók csaknem fele otthon és a munkahelyén is rendelkezik Internet hozzáféréssel. A látogatók csaknem egésze (95%) magánszemélyként látogatta a honlapot. Demográfiai szempontból a kérdőívet kitöltő látogatók nagyobb része nő (68%), jellemzően a 30-39 éves korosztály tagjai (41%). Az 50-59 év közötti látogatók aránya 32%, míg a 40-49 éves korosztályból 14% látogatta a honlapot. A látogatók 50%-a felsőfokú végzettségű, 27% középiskolai, míg 14% általános iskolai végzettséggel rendelkezik. A szakmunkásvégzővel rendelkezők aránya 9%. 5.2. Honlap menü látogatottsági statisztika A soroksar.hu honlap adminisztrációs felületén lehetőség van az egyes menüpontok látogatottságának mérésére. Az adatbázisból lekérhető statisztika a tartalmazza az adott menüpont látogatásának időpontját és a látogató IP címét. A Polgármesteri Hivatal IP címéről érkező látogatások és az automatikusan, rendszeresen ismétlődő látogatások kiszűrését követően elkészíthető a leglátogatottabb menüpontok listája, mely segítséget ad a honlapon elhelyezett információk iránti érdeklődés megítélésében, a honlap fejlesztési, átalakítási irányainak meghatározásában.


22/25


18. szakasz

A statisztika elemzése alapján a leglátogatottabb menüpontok az alábbiak: Sorszám Menü 1 Okmányiroda

Látogatók száma 218 180

2

Anyakönyvi, Hagyatéki és Népesség-nyilvántartó Csoport

3 4 5 6 7

Helyi busz Intézmények A hivatal elérhetősége Gyámhivatal Aktuális

163 103 87 87 86

8 9 10 11 12

Közérdekű adatok Szociális és Családvédelmi Osztály Osztályok Álláshirdetések EP Választás 2009

71 70 69 68 67

13 14 15 16 17

Eseménynaptár Közlekedés Keresés a tartalmakban Koncepciók Menetrendek

65 56 53 51 51

18

Dokumentum keresés

46

5.3. Értékelés A honlap felhasználó szemű vizsgálata, a kitöltött kérdőívek, a menülátogatási statisztika, valamint a munkacsoport véleménye alapján a honlap értékelése az alábbi.  A honlap kereső funkciója nem működik megfelelően, a határozatokat, rendeleteket nem találja a kereső.  Nehezen megtalálhatók a látogatók számára fontos információk Soroksár életéről, a kerület eseményeiről, lakosságot támogató kezdeményezésekről.  Nincs egységes kereshető, archivált elektronikus kommunikációs felület a Hivatal osztályaival.  A honlap megjelenésében a felső menüsáv nehezen észrevehető, aki először látogat a honlapra, nehezen veheti észre ezt a menüsávot.


23/25


18. szakasz

Nehezen olvasható

Ezzel együtt ebben a menüben igen fontos és sokat látogatott pontok, szolgáltatások vannak, pl. bejelentkezés az Okmányirodába. Ennek a menüsornak a kezelését nehezíti a legördülő felület menüinek átlátszó háttere, ahogy azt az alábbi képernyőkivágáson is látni lehet.  

A honlap megjelenése statikus, jó lenne ebbe életet, dinamikát megjeleníteni. A honlapot gyengén látók nem tudják olvasni, nincs akadálymentesített honlap felület.

5.4. Javaslatok Az értékelés alapján a honlap fejlesztésével kapcsolatban a munkacsoport az alábbi javaslatokat adja. 

Kereső funkció javítása, nyitólapra való elhelyezése, egyszerű és bővített keresés kialakítása.



Honlapon megjelenő információk bővítése Minden osztályon a honlap felelősök feladata a honlapon megjelenítendő információk átadása a Jegyzői Referens számára. A Nyitólapon a Polgármesteri köszöntő helyett „Hírek, aktualitások” megjelenítése az egyes osztályok honlap felelőseitől kapott eseményinformációk alapján. Ennek formátumára a munkacsoport az alábbiakat dolgozta ki:  A hírek, aktualitások képekkel és szöveges ajánlókkal jelennek meg a főoldalon.  A teljes szöveget tartalmazó anyag az adott osztálynál kerül tárolásra.  A Nyitólapon levő képek és rövid szövegek a teljes szövegre mutató linket tartalmaznak.



Fórum kialakítása Osztályokra lebontott fórum, ami csökkenti az „általános vélemények”, romboló kritikák megjelenését. A fórumot kifejezetten az ügyintézéssel kapcsolatos kérdések megválaszolására, tudástárként való használatára használjuk. A fórumban keresési funkció szükséges.


24/25


18. szakasz

A fórum kialakításával a lakosságnak lehetősége nyílik a Hivatal egyes osztályaival elektronikus úton kommunikációt folytatni. A feltett kérdések és válaszok visszakereshetők, a későbbi ügyfelek számára nyilvánosak. A fórum kialakításának költsége 96.000,-Ft+ÁFA a honlapot üzemeltető eWorld Kft. ajánlata alapján. 

Menüpontok átalakítása, bővítése A nyitólapon jelenjenek meg az alábbi menük közvetlenül: o Okmányiroda o Helyi busz o Határozatok, rendeletek A felső szürke menüsor láthatóbbá tétele. Olyan színösszeállítás választása, ami jobban vonzza a szemet. Valószínűleg, ha a statikus képek mozgóvá válnak az oldal tetején, akkor ez a menüsor is jobban szem elé kerül. Megoldás lehet még a felső menüpontok áthelyezése a jobb és bal oldali menüoszlopba, melynek azonban mindenképpen van költség vonzata, mivel ez az átalakítás a weboldal üzemeltető (eWorld Kft.) általi módosítását igényli.



Webes elégedettségi kérdőív A kérdőív kitöltési aránya alacsony, ezért az jelenjen meg felugró ablakban a honlap első megnyitásakor. Ezt a módosítást szintén a honlapot karban tartó eWorld Kft. tudja elvégezni.



Honlap megjelenése, design A felső részben megjelenő statikus fényképek helyett valamilyen dinamikus képtartalom elhelyezése, ami mozgékonyabbá teszi az oldalt. Hirdetési banner felületek elhelyezése – ez koncepcionális kérdés, a Hivatal vezetőségének akaratától szándékától függ. Google térkép elemek megjelenítése az intézmények elérhetőségeinél a látogatók minél szélesebb körű tájékoztatása érdekében. A térképek elhelyezésének lehetősége a Google részéről ingyenes szolgáltatás, a Hivatal informatikai munkatársai képesek a feladatot megoldani.



Akadálymentesített honlap A gyengén látók számára a jelenlegivel párhuzamosan futó honlap változat kialakítása 196.000,-Ft+ÁFA költséggel lehetséges a honlapot üzemeltető eWorld Kft. ajánlata alapján.

Budapest, 2009. május 2. Várfalvi Balázs tanácsadó


25/25

záródokumentumára - Munkacsoport által véleményezett -

Recommend Documents