Folyamatoptimalizálás munkacsoport ÁROP 1.2.18./A Szervezetfejlesztési program Tatabányai Törvényszék 2014. 01. 24.
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
1
Munkacsoport ülések menete Témánkénti bevezető előadások
Feladatvégzések team ülés keretében Feladatkiadás – konzultatív segítség Feladatvégzés egyénileg, vagy osztott teamben
Ismertetés és értékelés teljes csoportban a következő team ülésen Megbeszélés, véglegesítés, konklúziók Közös feladat kidolgozás
Következő feladatok
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
2
Csoportmunkák munkacsoportüléseken Szerepek osztott team munkánál
Prezentáció és csoportvita célja
vitavezető
egymás gondolatainak megismerése
íródeák
szószóló időfelelős kalandozási előadó
továbbfejlesztés jobbító gondolatok, többletérték hozzáadása megértés, befogadás, alkalmazás, terjesztés
összekötő híd
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
3
Praktikus tudnivalók Team ülés időtartama
általában 2-3 óra
Megszólítás
névkártya szerint
Dohányzás
nincs
Szünet
szükség esetén
Kávé, üdítő, rágcsáló
behozható
Mozgás
lehetséges
Mobil
kikapcsolva
Közbülső eltávozás
nincs
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
4
Rövid bemutatkozások, az első alkalommal
A programon résztvevők részéről….
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
5
Munkacsoport ülések
1. Folyamatoptimalizálás munkacsoport ülése
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
6
1. Folyamatoptimalizálás munkacsoport feladatai Elvárt eredmény „A pályázónak ki kell választani két működési folyamatot, amelyeket részletesen feltérképez és bemutat, rávilágít azokra a pontokra, ahol racionalizálni lehet a működést, majd elkészíti azt a belső utasítást/szabályzatot, amely az egyszerűsítésről rendelkezik.” Kiválasztott folyamatok (a pályázatban 3 lett kiválasztva)
-
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
tárgyalás előkészítése tárgyalás, érdemi döntés kurrenciális ügyintézés
Pontosítás: Valójában két alap folyamatot vizsgálunk, és azon belül történik a kurrenciális ügyintézés, azaz ez utóbbi csak az első kettő részeként értelmezendő
7
1. Folyamatoptimalizálás munkacsoport feladatai FÁZIS 1.1 A kiválasztott működési folyamatok átvilágítása
FELADATOK • A kiválasztott működési folyamatok véglegesítése (név, kiindulási és végpontok, lehetséges interface-ek) • A kiválasztott működési folyamatok felvétele és értékelése • A lépések időzítésének meghatározása, támogatási rendszerek beazonosítása
LESZÁLLÍTANDÓK • Validált alapvető működési folyamatok
• Folyamat dokumentáció • A folyamatok értékelése (átfutási idők, minőség, hatékonyság, egyéb)
• A használt mérőszámok beazonosítása • Erős és gyenge pontok meghatározása
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
8
FÁZIS 1.2 A kiválasztott folyamatok tevékenységeinek felmérése és optimalizálása
FELADATOK • A tevékenység részletes meghatározása • Jellemző mennyiségek, átfutási idők, gyakoriságok • Felhasznált humán erőforrás kapacitások (emberóra) • Hibák és javítási ötletek felvétele • Jelenlegi és elvárt teljesítmények összevetése A rendelkezésre álló információk alapján a tevékenységek részletes elemzése a következő kérdésekre összpontosítva: • Szükség van-e az adott tevékenységre? • Végez-e más szervezeti egység azonos tevékenységet? • Nincs-e szükség további tevékenységekre? • Vannak-e hiányos vagy kihasználatlan erőforrások? • Megfelelő-e az erőforrások minősége? • Arányban áll-e a tevékenység teljesítménye az erőforrás felhasználásával? • A szolgáltatás teljesítménye és minősége megfelele az igénybevevő elvárásainak?
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
LESZÁLLÍTANDÓK • Részletes tevékenység lista a fő folyamatokhoz rendezve • Az egyes tevékenységek mennyiségi paramétereinek meghatározása • Emberi erőforrás lista a tevékenységekhez allokálva (FTE emberóra) • A jelenlegi teljesítmények összegzése • Értékelés a jelenlegi teljesítményekről • Hatékonyságjavítási lehetőségek listája
9
1. Folyamatoptimalizálás munkacsoport feladatai FÁZIS 1.3 A folyamatok mérési modelljének kialakítása (a teljesítménymenedzsment munkacsoporttal közösen)
1.4 Bevezetés tervezés
FELADATOK • A részletesen elemzett folyamatok és
tevékenységek kulcs sikertényezőinek beazonosítása a stratégiai célkitűzések alapján • A kulcspontok mint mérési pontok értékelése • A kulcs teljesítménymutatók (KPI) körének meghatározása a tevékenység(ek)hez és a folyamatlépéshez kötve • A mérési módszer meghatározása
LESZÁLLÍTANDÓK • KPI lista folyamatokhoz,
folyamatlépésekhez és tevékenységekhez allokálva • KPI mérési módszer dokumentáció • Végleges KPI alapú teljesítménymérési modell
• A KPI alapú teljesítménymérési modell véglegesítése (definíciók, szintek, mérési gyakoriságok, felelősségek, kiértékelések) • A változtatás akadályainak azonosítása és
kezelése (a változás menedzsment munkacsoporttal közösen)
• Akcióterv (jelen vs. jövő állapot, akadályok, kezelésük) • Belső utasítások/szabályzatok
• A bevezetésre vonatkozó belső utasítások/szabályzatok kialakítása)
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
10
1.1 Munkacsoport vezető és tagok
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
11
Munkacsoport tagok és szerepük Munkacsoport neve: Folyamatoptimalizálás munkacsoport Név
Csoport szerep
E-mail
Telefon
Vezető
dr. Budai Vince
[email protected]
+36-30-6321161
Összekötő
dr. Budai Vince
[email protected]
+36-30-6321161
Admin. felelős
Szabóné Mészáros
[email protected] Angéla
Tagok
dr. Szabó Ferenc
[email protected]
06-34-313-006
dr. Lugosi József
[email protected]
+36-30-3778185
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
Egyéb
+36-30-3190722
12
Admin. felelős feladatai
(folyamatoptimalizálás munkacsoportra vonatkozóan) Munkacsoport tagjegyzékének karbantartása Ülések emlékeztetőinek és a jelenléti íveknek elkészítése Időszakos státus jelentések elkészítése munkacsoport vezető irányításával Beszámolók összeállítása mérföldköveknél és témazárásnál Témadokumentáció lezárása és archiválása
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
13
1.2 A kiválasztott működési folyamatok átvilágítása
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
14
A Folyamatoptimalizálás tárgyát 2014. jan. 24-én pontosították az első munkacsoport ülések A Pályázatban megjelölt folyamatok (a pályázatban 3 lett kiválasztva) -tárgyalás előkészítése -tárgyalás, érdemi döntés -kurrenciális ügyintézés (tartalmilag mindhármat felöleli a pontosítás) A folyamatoptimalizálás munkacsoport pontosítása: Valójában a fenti terjedelmen belül két alap folyamatot vizsgálunk, és azon belül történik a kurrenciális ügyintézés, azaz ez utóbbi csak az első kettő részeként értelmezendő mint elkülöníthető tevékenységek csoportja
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
Teljesítménymenedzsment munkacsoport által kijelölt terület: Polgári ügyszak, első fok,peres ügyeinek területére pontosította a projekt a vizsgálandó folyamatot. Ezt is az időszerűség szem előtt tartásával vizsgálja a munkacsoport. A fenti területen vizsgált folyamatok megnevezése: Tárgyalás előkészítése: Keresetlevél megérkezésétől a felek megidézéséig Tárgyalás, érdemi döntés: Az első tárgyalás megnyitásától az elsőfokú döntés meghozataláig A kurrenciális ügyintézés tevékenységei a fenti két folyamaton belül jelennek meg.
15
Jelenlegi folyamatok és az alapvető jellemzők felvétele Fő folyamat neve
Tevékenység
Gyako- GyakoriKapacitás riság ság száma igény
Folyamat megnevezése
Rövid leírás
Éves
Folyamat 1
Tevékenység 1 Tevékenység 2 Tevékenység 3 Tevékenység 4 Tevékenység 5 Tevékenység 6 Tevékenység 7 Tevékenység 8 Tevékenység 9 Tevékenység 10 Tevékenység N Tevékenység 1 Tevékenység 2 Tevékenység 3 Tevékenység 4
Éves Éves Éves Éves Éves Éves Éves Éves Éves Éves Éves Éves Éves Éves Éves
Folyamat 2
2 működési Tevékenység folyamat leírása véglegesítése
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
Gyakoriság Ember #/ # gyakoriság 2
Hányszor?
Idő Éves időTámogatási Fő driver szükségráfordírendszer let tás Fő kiváltó ok
3
Óra/ ember
IT/egyéb
2
Éves munkaidő ráfordítás (óra) 12
Jan 24-i megállapítások: Kiegészítjük az xls táblázatot: -meghatározzuk, hogy az adott tevékenység bírói, vagy adminisztratív(kurrenciális) - a tevékenység input és output leírását is beillesztjük - Az időszükségletnél meghatározzuk az átfutási időt is
Hány ember alkalmanként?
Hány órában 1 ember esetében?
16
Megválaszolandó kérdések: A 3 fő folyamat tevékenységeinek leírása és tevékenységenként a teljesítményjellemzők meghatározása (lehet feltételezésekkel élni, a tapasztalati értékekre építeni, saccolni!!! Nem a teljesen pontos munkaidő ráfordítás kalkulációja a fő cél, hanem a nagyságrendek megértése!! A későbbi lépésekben megfelelő alapot kapunk a lehetséges folyamatoptimalizálási lehetőségek kialakítására! Kitöltés mikorra?? - Január 29, szerda estig a munkacsoport kiegészíti e dokumentumban a munkacsoport névsort és szerepeket tartalmazó táblázatot, valamint Elkészíti a folyamat tevékenységeit leíró xls táblázatot az alábbi oszlopokig: Fő folyamat neve
Tevékenység típusa
Tevékenység
Input
Folyamat definíciója
Ítélkezés (bírói tev.)/ Adminisztráció (kurrenciális tev.)
Rövid leírás
A tevékenységhez érkező A tevékenység során dokumentum döntés, tárgy, létrejövő dokumentum info döntés, tárgy, info
Output
Gyakoriság
Gyakoriság száma
Éves
Gyakoriság #
Megjegyzés: a gyakoriság számához elég vezetői / szakértői becslést adni
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
17
Munkacsoportülés zárása
Anyagok elkészítésének határideje:
2014. január 29.
Megküldés csoporttagoknak Következő találkozás időpontja:
2014. január 31. A jan. 31-i találkozó pontos időpontját egyeztetni kell!
Következő ülés 1. napirendi pontja: A megválaszolandó kérdésekre adott válaszok megbeszélése, véglegesítése.
ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0064
18
