Základy práce v textovém editoru Microsoft Word
Katedra informatiky Přírodovědecké fakulty Univerzity Jana Evangelisty Purkyně
2012
Obsah 1.
Vzhled a ovládání aplikace Word 2010 ....................................................................................... 3
2.
Vytvoření a uložení dokumentu .................................................................................................. 6
3.
Tisk souboru a náhled tisku ......................................................................................................... 6
4.
Práce s textem ............................................................................................................................. 7
5.
Formátování ve Wordu................................................................................................................ 9
6.
Práce se Styly ............................................................................................................................. 11
7.
Oblast Stránky ........................................................................................................................... 12
8.
Práce s tabulkami ...................................................................................................................... 13
9.
Vkládání obrázku a klipartu ....................................................................................................... 15
10.
Vložení kresby........................................................................................................................ 17
11.
Vložení Hypertextového odkazu ........................................................................................... 17
12.
Vložení záhlaví, zápatí a číslování stránek ............................................................................. 18
13.
Vkládání dalších objektů........................................................................................................ 18
14.
Kontrola pravopisu ................................................................................................................ 19
15.
Obsah, rejstřík a poznámky pod čarou .................................................................................. 20
16.
Okruhy tematických otázek ................................................................................................... 22
2
1. Vzhled a ovládání aplikace Word 2010 Celý kancelářský balík Microsoft Office 2010 je přímým pokračovatelem verze 2007. Předchozí verze (XP a 2003) navenek vypadaly velmi podobně. Práce s novými balíky doznala velkých změn především v ovládání všech programů. Pokud jste si zvykli na starší verze, tak přechod na verzi 2010 (popř. 2007) není snadný. Proto se na vzhled a nové uspořádání prvků podíváme trochu podrobněji. Vzhled samotný koresponduje s trendem firmy Microsoft a přibližuje se novějším operačním systémům této firmy, a to Windows Vista a Windows 7. Jak zjistíte, některé věci jsou přehlednější a lépe dostupné. Některé věci jsou komplikovanější. Pokud jste s touto verzí ještě nepracovali, tak oceníte, že ikony u většiny příkazů zůstaly stejné, takže je potřeba jen chvíli hledat.
Okno aplikace Word
První věcí, která v předchozích verzích nebyla vůbec, je karta Soubor, která je barevně zvýrazněna (nahrazuje tlačítko Office z verze Office 2007). Ta je také nazývána anglickým výrazem Backstage. Zde jsou ukryty všechny operace, které se týkají práce se souborem. Jsou zde standardní příkazy pro vytvoření dokumentu, jeho uložení, nastavení, tisk nebo odeslání e-mailem. K většině věcí se dostaneme v dalším textu tohoto modulu. Vedle karty Soubor je tzv. Panel nástrojů rychlý přístup. Zde jsou jednotlivé základní příkazy pro práci s textovým editorem. Nabídka příkazů se dá měnit. Stačí kliknout na ovládací prvek napravo od posledního příkazu. Na výběr máme seznam základních příkazů. Další lze přidat pokud vybereme položku Další příkazy. Další možností je umístění panelu. Posledním příkazem můžeme minimalizovat pás karet.
3
Náhled příkazu Nový na kartě Soubor - tzv. Backstage
Pás karet Pás karet nahrazuje původní menu a panely nástrojů. Byl vytvořen pro větší přehlednost a možnost zobrazit mnohem více položek, než tomu bylo v předchozí verzi. Pokud klikneme na nějakou ikonu pravým tlačítkem myši, máme možnost přidat příkaz do panelu Rychlý přístup. Každá karta je rozdělena na jednotlivé skupiny. Skupiny jsou ve spodní části popsány a v pravém dolním rohu skupiny bývá ovládací prvek, který nabízí pokročilé možnosti vztažené právě k této skupině . Příkazy na jednotlivých kartách můžeme také nastavovat. Pokud klikneme pravým tlačítkem myši na kartu a zvolíme příkaz Přizpůsobit pás karet. Byla také velmi vylepšena nápověda k jednotlivým příkazům na pásu karet. Pokud najedeme na ikonu nějakého příkazu, zobrazí se nám dostatečná nápověda k samotnému příkazu včetně klávesové zkratky, pokud existuje. Podíváme se na všechny karty. Podrobněji bude většina prvků a příkazů vysvětlena později. Na kartě Domů nalezneme nástroje potřebné pro práci se schránkou, nastavení formátu písma a odstavců, nastavení a přepínání stylů a konečně pro nahrazování a hledání textu.
Karta Domů
Na kartě Vložení nalezneme vše potřebné k vkládání objektů do dokumentu. Vkládat lze například odkazy, tabulky, obrázky, záložky, symboly a další objekty.
Karta Vložení
Na kartě Rozložení stránky nalezneme nástroje pro nastavení vzhledu stránky. Můžeme odsud upravovat například okraje stránky, odsazení a řádkování odstavců nebo práci s objekty.
Karta Rozložení stránky
4
Karta Reference obsahuje nástroje pro vkládání vysvětlivek, různých titulků či poznámek pod čarou, rejstříku.
Karta Reference
Pomocí karty Korespondence můžeme například připravovat či odesílat hromadnou korespondenci nebo vytvářet hromadně štítky.
Karta Korespondence
Na kartě Revize nalezneme nástroje určené pro korekturu či úpravu textu, jejich překlad či sledování změn v dokumentu.
Karta Revize
Na kartě Zobrazení nastavíme rozložení zobrazení více oken, jejich uspořádání a přepínání.
Karta Zobrazení
Toto byl stručný popis jednotlivých karet, které jsou dostupné stále. Další karty se zobrazí, pokud v dokumentu vytvoříme nebo vybereme nějaký objekt. Na pravém okraji se objeví další nabídky.
Náhled příkazu Možnosti na kartě Soubor
Ve spodní části okna nalezneme stavový řádek, který přináší informace o dokumentu, aktuální pozici kurzoru a další. Řádek je konfigurovatelný. Stačí na něj kliknout pravým tlačítkem myši a nastavit vše, 5
co potřebujeme. Napravo od příkazového řádku jsou tlačítka pro změnu zobrazení dokumentu a úplně napravo je lupa, tj. v jakém měřítku bude zobrazen dokument. K nastavení samotného programu se dostaneme, když přepneme na kartu Soubor a vybereme příkaz Možnosti. Možností nastavení je velké množství. My se na některá důležitá podíváme. Pod záložkou Kontrola pravopisu a mluvnice je tlačítko pro nastavení automatických oprav. Zde také můžeme nastavit, jakým způsobem bude Word kontrolovat pravopis a gramatiku v dokumentech. Pod záložkou Uložit můžeme nastavit, jak často a v jakém formátu se všechny dokumenty budou ukládat. To je důležité, Pokud totiž dokumenty přenášíme mezi více počítači, tak starší verze kancelářského balíku tento formát nezná a neotevře ho (pokud není nainstalován tzv. Compatibility Pack). Dále můžeme v této záložce nastavit, kam se mají nové dokumenty ukládat. Pod záložkou Upřesnit jsou pak desítky dalších nastavení. Na konec této části bych rád uvedl jednu novou vlastnost, která může ušetřit trochu času. Ne vždy se vyplatí při psaní vzít do ruky myš a přepínat jednotlivé karty, nebo provádět jednotlivé příkazy. Po stisknutí klávesy Alt se u jednotlivých položek programu Word objeví klávesy, kterými můžeme jednotlivé položky spouštět stejně, jako to děláme s myší. Toto platí pro všechny programy balíku Office.
Náhled na kartu Domů po použití klávesy ALT
2. Vytvoření a uložení dokumentu Nový dokument vytvoříme buď kliknutím na ikonu v panelu nástrojů Rychlý přístup, nebo použijeme příkaz Nový, který se nachází na kartě Soubor. Pokud to uděláme druhým způsobem, uprostřed se objeví všechny dostupné šablony rozdělené do skupin. Na pravé straně pak vidíme náhled na vybranou šablonu. V části Šablony na webu Office.com můžeme buď vyhledat na Internetu šablonu pomocí vyhledávacího pole, nebo zvolit procházení pomocí poslední položky v seznamu Více kategorií. Z nainstalovaných šablon lze využít například různé dopisy, faxy a další tiskopisy. Po vybrání šablony se otevře předpřipravený dokument. Otevírání již existujícího dokumentu se nachází na kartě Soubor pod příkazem Otevřít. Otevře se nové okno, kde můžeme otevřít potřebný dokument. Dalším způsobem, jak otevřít soubor, je použití zkratkové klávesy Ctrl+O. K dokumentu se dostaneme i dvojklikem na daný soubor v programu Průzkumník. Dokument se pak otevře přímo v programu. Ukládání dokumentu se provádí na stejném místě jako otevírání. Na výběr máme 2 možnosti uložení. Příkaz Uložit uloží dokument na stejné místo se stejným názvem a ve stejném formátu. Pokud chceme uložit dokument jiným způsobem, máme možnost využít příkaz Uložit jako. Tady máme možnost uložit dokument v jiných formátech, například do PDF nebo do formátu předchozích verzí Microsoft Word. Pokud ukládáme nový dokument a zvolíme příkaz Uložit, objeví se dialogové okno stejné, jako když zvolíme Uložit jako. Příkaz Uložit máme i v panelu příkazů Rychlý přístup. K uložení dokumentu můžeme použít i zkratkovou klávesu Ctrl+S.
3. Tisk souboru a náhled tisku Příkaz pro tisknutí dokumentu najdeme na kartě Soubor pod příkazem Tisk. Zobrazí se uprostřed možnosti nastavení tisku. Máme zde velké tlačítko Tisk pro samotný vytištění dokumentu. Vedle tlačítka se nachází nastavení počtu kopií dokumentu. Pod tlačítkem Tisk máme možnost výběru 6
tiskárny a pod výběrem je odkaz Vlastnosti tiskárny, kterým můžeme nastavovat tiskárnu přes nainstalované ovladače. V části Nastavení můžeme zvolit další parametry tisku. Můžeme nastavit, jaké se budou tisknout stránky, zda bude dokument vytisknut jednostranně nebo oboustranně, změnit orientaci dokumentu rozměry tiskové stránky, nastavit okraje nebo zvolit, kolik stránek dokumentu se vytiskne na jeden list papíru. Poslední odkaz Vzhled stránky otevře dialogové okno, kde můžeme nastavit podrobnější parametry pro vzhled stránky. Podobné nastavení najdeme i na kartě Rozložení stránky. V oblasti Vzhled stránky najdeme podobné příkazy jako při nastavování tisku. Na pravé straně okna je zobrazen náhled na aktuální dokument. Jednotlivé stránky dokumentu lze procházet pomocí ovládacích prvků v levé spodní části. V pravém dolním rohu můžeme nastavit přiblížení náhledu na dokument. Okraje a orientaci stránky dokumentu volíme podle vlastního uvážení. Pokud například potřebujeme zkrátit dokument, který zasahuje do poslední stránky několika řádky, je dobré částečně zmenšit okraje. Dalším příkladem může být potřeba vytvořit dokument na co nejméně stránek a již nám nestačí změna velikosti písma. Podobné řešení platí i pro opačný případ, kdy potřebujeme prodloužit dokument (většinou pracovní). Orientace se často mění, pokud máme v dokumentu dlouhou tabulku, nebo třeba obrázek, který se na stránku nevejde. Další možností tisku dokumentu je přidání příkazu Rychlý tisk do panelu nástrojů Rychlý přístup. Rychlý tisk vytiskne celý dokument s aktuálním nastavením tiskárny tak, jak je nastavena v operačním systému (pod položkou Zařízení a tiskárny pod tlačítkem Start).
Příkaz tisk na kartě Soubor
4. Práce s textem Na začátek jen malou, ale důležitou poznámku. V textovém editoru je nutné pečlivě rozlišovat dva druhy kurzoru, kurzor myši a textový kurzor. Pokud si nejste jisti těmito pojmy, přečtěte si znovu kapitolu o práci s myší. Pohyb v textu můžeme provádět buď myší, a to tak, že klikneme na místo v textu, kam chceme přesunout textový kurzor, nebo v dlouhém dokumentu použijeme prostřední kolečko myši k scrollování (posun dokumentu) dopředu nebo dozadu, podobně jako u internetové stránky. K pohybu můžeme také použít klávesnici. Používají se nejen kurzorové šipky, ale i další tlačítka. Kompletní přehled klávesových zkratek je uveden v tabulce. Označování textu jde opět provádět jak myší, tak klávesnicí. Označování má spoustu podobných prvků, jaké jsme si ukazovali při označování objektů v programu Průzkumník. Nejdříve se podíváme 7
na myš. Kurzorem myši dojedeme na začátek textu, který chceme označit. Stiskneme levé tlačítko myši a začneme posouvat kurzor do místa, kde bude konec označeného textu. Označovat můžeme i od konce na začátek. Zde záleží na poloze kurzoru myši (kam je to blíže). Program Word má v základním nastavení označování celých slov. Pokud chceme označit jen část slova na začátku nebo na konci, musíme na prvním nebo posledním označeném slovu pohnout kurzorem proti směru označování. Pokud se nám nepodaří text označit přesně a chceme označit text jiný, je potřeba nejdříve zrušit původní označení, a to tak, že klikneme myší kamkoliv do textu a označujeme blok znovu. Když totiž klikneme myší do již označeného textu a začneme myší přetahovat, blok textu se bude přesouvat v dokumentu místo toho, abychom text znovu označovali. Ctrl +
Alt +
šipka doprava
Přesun směrem doprava Přesun směrem vpravo o není o jeden znak jedno slovo
šipka doleva
Přesun směrem doleva o Přesun směrem vlevo o není jeden znak jedno slovo
šipka dolů
Přesun směrem dolů o Přesun na začátek V tabulce – přesun na jeden řádek dalšího odstavce další buňku
šipka nahoru
Přesun směrem nahoru Přesun na začátek V tabulce – přesun na o jeden řádek předchozího odstavce předchozí buňku
klávesa Home
Přesun na začátek řádku
Přesun na dokumentu
klávesa End
Přesun na konec řádku
Přesun na dokumentu
klávesa PageDown
Přesun dolů o viditelnou Přesun na začátek další V tabulce – přesun na část stránky stránky dokumentu první buňku ve sloupci
klávesa PageUp
Přesun nahoru o Přesun na viditelnou část stránky předchozí dokumentu
začátek V tabulce – přesun na první buňku v řádku konec V tabulce – přesun na poslední buňku v řádku
začátek V tabulce – přesun na stránky poslední buňku ve sloupci
Přehled klávesových zkratek
Označování textu pouze klávesnicí se provádí stiskem klávesy Shift a poté pohybem textového kurzoru ve směru označování textu. K tomu můžeme využít kláves uvedených v tabulce. Poslední možností, jak označit text, je použít myši i klávesnice. Najedeme na začátek textu, který chceme označit. Stiskneme levé tlačítko myši. Pak stiskneme klávesu Shift, kterou držíme. Najedeme na konec textu a stiskneme znovu levé tlačítko myši. Označování více bloků textu se provádí tak, že blok označíme pouze myší. Pak stiskneme klávesu Ctrl a označíme další blok. Toho se využívá třeba při změně formátování u více nadpisů najednou v dokumentu. Při označení nějakého textu se vpravo nahoře u kurzoru myši objeví průhledná místní nabídka. Zde můžeme přímo upravovat vzhled textu (velikost, druh, barvu písma a jiné základní parametry). Pokud máme text označený, můžeme měnit formátování, nebo text mazat, přesouvat a kopírovat. Pro kopírování a přesun textu slouží první čtyři příkazy nalevo na kartě Domů ve skupině Schránka. Tyto příkazy jsou shodné nejen s Průzkumníkem, ale i s většinou dalších programů. Jsou to příkazy Vyjmout (Ctrl+X), Kopírovat (Ctrl+C) a Vložit (Ctrl+V). Rozdíl je pouze v příkazu Vložit. Ten nově umožňuje v místní nabídce vložit kopírovaný text různými způsoby. Pokud chceme text přesunout myší, označíme konkrétní text, najedeme kurzorem kamkoliv do označeného textu, klikneme do něj a přetáhneme jej do cílového místa. Novou polohu textu určuje šedivý kurzor. Pokud k přetažení stiskneme klávesu Ctrl, text se nebude přesouvat, ale zkopíruje se. Ve skupině Schránka je ještě příkaz Kopírovat formát, který slouží ke kopírování formátování. Stačí přesunout textový kurzor na
8
text, ze kterého chceme použít formátování, zvolit příkaz a označit text, který chceme mít se stejným vzhledem. Na označeném textu se přímo objeví nakopírované formátování.
5. Formátování ve Wordu Formátování písma Některé základní příkazy nalezneme na kartě Domů v části Písmo. Zde jsou standardní příkazy pro typ písma, velikost, zda bude písmo tučné, podtržené nebo kurzívou. Dále zde máme možnost přeškrtnutého písma, horního a dolního indexu a převodu písmen na velká a malá. Můžeme zde měnit barvu písma a jeho zvýraznění. Důležité a usnadňující práci jsou příkazy vpravo nahoře této části. Jsou jimi možnost zvětšování a zmenšování písma o jeden bod. Tento příkaz se uplatní především u nadpisů a při finálním formátování textu. Posledním příkazem je Vymazání formátování. Toto použijeme např. při kopírování textu z Internetu nebo jiného zdroje, kde chceme kompletně upravit vzhled textu. Je totiž výhodnější začít text upravovat kompletně od začátku, než postupně měnit stávající formátování. Ve většině případů toto funguje. Pokud ne, použijeme jako prostředníka Poznámkový blok. K dalšímu nastavení písma se dostaneme přes místní nabídku, ze kterého vybereme vhodný příkaz, nebo přes tlačítko v pravém dolním rohu skupiny na pásu karet. Otevře se nám nové okno se dvěma záložkami. V první záložce Písmo můžeme již kromě výše zmíněných příkazů a voleb měnit vzhled (styl) písma. Jsou to např. volby pro různé stínování a obrysy. Toto se využívá především u nadpisů. Zajímavější je druhá záložka Proložení znaků, kde můžeme Dialogové okno pro nastavení vlastností písma písmo protahovat a zkracovat tím, že měníme velikost mezery mezi jednotlivými znaky. Dále můžeme volbou Umístění měnit polohu písma vzhledem k řádku (zvýšené a snížené). Další volbou je Měřítko písma. Volba slouží ke zvětšování a zmenšování písma ne po bodech, ale v procentech. Poslední volba ukáže, od jaké velikosti písma se bude předchozí nastavení aplikovat.
Formátování odstavce Příkazy pro nastavení odstavce najdeme na dvou kartách, kartě Domů a kartě Rozložení stránky. Přes místní nabídku se k nastavení formátování dostaneme přes příkaz Odstavec. Otevře se nám dialogové okno se dvěma záložkami. Důležitá je především první záložka. Část okna je vyhrazena náhledu na výsledný vzhled odstavce. V části Obecné nastavujeme zarovnání odstavce. Možnosti jsou vlevo, vpravo, na střed a do bloku. Do bloku znamená, že odstavec je zarovnán jak zleva tak zprava. Jednotlivá slova jsou pak v řádku patřičně roztažena. Můžeme si nastavit, na jakou úroveň osnovy se zarovnání vztahuje. V části označené odsazení můžeme zvolit odsazení odstavce zleva i zprava. Pod položkou Speciální máme volby Předsazení (využijeme u odrážek a číslování) a První řádek. Odsazení 1. řádku se používá velmi často. Stačí se podívat do jakékoliv knihy se souvislým textem. U všech voleb v této oblasti se nastavuje, o kolik centimetrů bude text odsazen. Další částí jsou mezery před a za odstavcem a způsob řádkování. Mezery před a za odstavcem se obvykle nastavují v bodech. Řádkování v násobcích. Mezery se používají proto, aby při změně velikosti písma zůstala mezera mezi 9
odstavci stejná (na rozdíl od prázdných řádků). Řádkování lze použít i Přesné, kde se volí počet bodů mezi jednotlivými řádky. Zde ale zase může nastat problém při změně velikosti písma. Ostatní volby jsou v podstatě stejné jako volba Násobky. Na druhém listu jsou volby, které se příliš často nemění. Týkají se toho, jakým způsobem se bude chovat odstavec na konci stránky. Další dvě nastavení formátu odstavce nenajdeme v dialogovém okně, ale pouze na kartě Domů jako příkazy ve skupině Odstavec (vpravo dole). Tyto příkazy jsou pro nastavení barvy pozadí za textem nebo ohraničení odstavce. Nastavování ohraničení je stejné jako u tabulek a budeme se jím zabývat až v následující kapitole.
Odrážky a číslování Dialogové okno pro nastavení vlastností odstavce
Dialogové okno pro nastavení číslování
Tato část je odlišná od starší verze programu Word. Nastavení se provádí ve dvou různých oknech. Příkazy pro Odrážky a číslování se nacházejí na kartě Domů ve skupině Odstavec nebo v místní nabídce. Máme na výběr několik přednastavených druhů odrážek a číslování. Jiné znaky nebo vzhled číslování lze změnit pod příkazem Definovat. U odrážky můžeme měnit znak, vložit nový, vložit místo znaku obrázek, zvolit jiný druh písma a způsob zarovnání odrážky. U číslování můžeme zvolit jiný styl číslování, formát číslování, písmo a zarovnání čísel. U formátu lze měnit, jaké znaky se mají za číslováním objevit. Změnu provedeme tak, že samotné číslování má šedivé stínování a znaky se pak upravují za tímto polem. Pokud nám nevyhovuje odsazení, musíme jej upravit v nastavení odstavce. Zde se nastavují položky Odsazení zleva a Speciální odsazení – Předsazení. Předsazení nám určuje, o kolik budou posunuté další řádky v případě, že jsou jednotlivé odrážky nebo číslování na více řádcích než na jednom. Na stejné úrovni osnovy nelze použít odsazení prvního řádku a zároveň předsazení.
Vzhled stránky Vzhled stránky se nastavuje na kartě Rozložení stránky. Ve skupině Motivy můžeme měnit chování a vzhled celého dokumentu nebo jen jeho části, jako je vzhled písma, barvy nebo efekty. Motiv je jednou ze součásti tzv. šablony. Šablona je název pro veškeré nastavení dokumentu a její podrobný popis je nad rámec těchto skript. Kancelářský balík MS Office obsahuje mnoho motivů a další lze získat z Internetu. Další skupinou už je samotné nastavení vzhledu stránky. U dokumentu lze měnit Okraje stránky, Orientaci, volit různé Velikosti stránky. Můžeme vybírat buď z přednastavených 10
hodnot, nebo můžeme volit vlastní. Například pokud tiskneme na poštovní obálky apod. Většina hodnot se dá nastavit jak pro celý dokument, tak i pro jednotlivé (aktuální stránky). Dále můžeme nastavovat počet sloupců v dokumentu nebo na stránce. Pod položkou Konce využijeme především zalomení pro konec stránky. To použijeme, pokud chceme pevně nastavit text v dokumentu tak, aby byl vždy na nové stránce i po úpravách formátování. Dalšími volbami je číslování řádků v dokumentu a dělení slov na konci řádku. Na stejné kartě lze také nastavit Pozadí stránky dokumentu. Lze měnit barvu pozadí, Vkládat vodoznak, nebo měnit Ohraničení celé stránky.
6. Práce se Styly Word umožňuje přiřadit souhrnu formátování vlastní jméno a pak s tímto souhrnem pracovat jako s celkem. Tato funkce se nazývá Styl. Stylům lze přiřazovat klávesové zkratky a není tak nutné používat při psaní myš. Pokud styl uložíme do šablony, můžeme jej používat i v jiných dokumentech, než v tom, pro který jsme je právě vytvořili. Word nabízí množství již vlastních stylů a celých sad. Jejich seznam se nachází na kartě Domů. Styly můžeme listovat a pod tlačítkem Změnit styly můžeme vybrat i jinou sadu, druh písma nebo barvu. Abychom mohli vytvořit nový styl, klikneme na . Otevře se nám podokno úloh Styly. Standardně je na pravé straně okna. Tlačítko Zobrazit náhled slouží k zobrazení vzhledu jednotlivých stylů. Pod volbou Možnosti můžeme měnit, jaké styly se v seznamu budou zobrazovat. Pokud chceme styl změnit, buď vybereme z místní nabídky příkaz změnit, nebo otevřeme nabídku napravo od stylu. Nový styl vytvoříme kliknutím na levé tlačítko dole v podokně úloh Nový styl. Otevře se nám dialogové okno, na které se podíváme podrobněji. Do vstupního pole Název napíšeme jméno nového stylu a v seznamu Typ stylu vybereme, zda se bude jednat o styl odstavce nebo písma. Nelze zadat název, který je už přiřazen. Do pole Styl založený na vložíme styl, ze kterého se při tvorbě vychází. Nejčastěji se používá styl Normální popř. Bez mezer nebo (žádný styl). V poli Styl následujícího odstavce volíme styl, který bude následovat po tomto v případě, že stiskneme klávesu Enter. Například můžeme u stylu vytvořeného pro nadpis nastavit, že následující odstavec bude mít styl normální. Pokud tímto stylem nadpis napíšeme a stiskneme Enter pro odřádkování, automaticky se styl přepne na styl normální. V další části, nazvané Formátování, můžeme nastavit základní formátování stylu. Pod tímto se nachází náhled na Podokno úloh Styly styl podobně jako u formátování odstavce. Pod tímto blokem se nachází důležité přepínače. Prvním přepínačem je Přidat do rychlých stylů. Pokud je tato volba zaškrtnutá, objeví se tento styl na kartě Domů. Druhý přepínač Automaticky aktualizovat umožňuje měnit styl přímo v dokumentu při změnách formátování. Třetí přepínač se týká volby, zda chceme, aby se styl uložil do šablony. Pokud zvolíme, že chceme uložit do šablony, můžeme námi vytvořený styl používat v každém nově vytvořeném dokumentu na počítači, kde byl styl vytvořen. Pokud zvolíme NE, tak jsou styly pouze v našem dokumentu. Tato volba se vyplatí, pokud dokument upravujeme na více počítačích, protože se styly uchovávají přímo v daném dokumentu. V levé dolní části dialogového okna se nachází nejdůležitější tlačítko Formát. Po stisknutí se nám otevře seznam druhů formátování. Položky jsou podobné jako u klasického formátování textu. Pouze poslední volba Klávesová zkratka se netýká formátování, ale umožňuje přiřadit stylu klávesovou zkratku. Pod tlačítkem formát pak vybíráme jednotlivé položky a nastavujeme vzhled a chování stylu podle našich potřeb.
11
Styly jsou jednou z nejdůležitějších funkcí textového editoru. Pokud tuto problematiku zvládnete, nebude už pro vás problém zformátovat jakkoliv dlouhý text. Styly je možné také zachovávat a ukládat (v podobě šablony).
Dialogové okno pro vytvoření nového stylu
7. Oblast Stránky Ve skupině s názvem Stránky máme k dispozici volbu Titulní stránka. Zde můžeme vybrat vzhled úvodní stránky z několika připravených. Příkazem Prázdná stránka vložíme prázdnou stránku na místo, kde se aktuálně nachází textový kurzor. Posledním a nejdůležitějším příkazem v této skupině je Konec stránky. Zkratková klávesa je Ctrl+Enter. Tento příkaz umístí na místo textového kurzoru značku o konci stránky. Ta zajistí, že i při úpravách textu nebo formátování bude text za touto značkou na nové stránce. Značka se umisťuje buď za odstavec, nebo těsně před text odstavce, kde má nová stránka začít. Běžně se pro toto používají prázdné řádky. Taková úprava má však velkou nevýhodu v tom, že pokud se v dokumentu cokoliv změní, text již nezačíná na nové stránce, ale je posunut jedním nebo druhým směrem, proto vždy používáme značku Konec stránky.
12
8. Práce s tabulkami Vložení tabulky V předchozí verzi Word byla tvorba tabulky možná na několika místech a vkládání bylo poměrně nepřehledné. Ve Wordu 2007 je vytvoření tabulky sjednoceno pod jedno tlačítko, zde se nacházejí všechny možnosti tvorby. Nejrychlejší volbou pro malou tabulku je zvolit v zobrazené síti buněk daný počet řádků a sloupců. Pokud chceme vložit větší, zvolíme příkaz Vložit tabulku. Otevře se nám dialogové okno. Zde můžeme vložit potřebný počet sloupců a řádků. Dále můžeme zvolit, jak se bude nastavovat šířka sloupců. Volba Auto vytvoří tabulku, která má od levého k pravému okraji stejně široké sloupce. Další volby umožňují volit jiné parametry. Spodní přepínač slouží k uložení hodnot jako výchozích pro další tabulky. Další možností, jak vytvořit tabulku, je použít příkaz Navrhnout tabulku. Tato volba je poněkud zdlouhavá, proto ji použijeme jen v případě, že máme nějakou atypickou tabulku. Tímto způsobem totiž jednotlivé buňky tabulky postupně dokreslujeme. Další možností pro tvorbu tabulky je použít propojení s programem Excel a vytvořit tabulku, kterou můžeme pomocí tohoto programu upravovat. Pokud takovou tabulku vytvoříme, změní se pás karet a okno programu se změní na Excel. Takovou tabulku tvoříme v případě, že potřebujeme použít v tabulce pokročilé vzorce a tabulka musí být součástí textu. Pokud se můžeme tomuto řešení vyhnout, je vždy lepší dělat tabulku samostatně v Excelu. Poslední možností vkládání tabulky je použití nabízené předdefinované tabulky. Máme zde několik možností např. kalendář. Nabídka pro vytvoření tabulky Pokud už máme vytvořenou tabulku, objeví se další dvě karty pro úpravu tabulky Návrh a Rozložení. Karty jsou aktivní jen tehdy, pokud je textový kurzor uvnitř tabulky. To samé platí i o dalších objektech. Pokud chceme upravovat nějaký objekt, je nutné ho mít označený nebo do něj umístit textový kurzor!
Úpravy tabulky Nejdříve se podíváme na kartu Rozložení. Pokud totiž u tabulky upravíme nejdříve vzhled, pak se v některých případech při samotné práci s tabulkou kopíruje např. ohraničení. Lepší je tedy vždy tabulku vyplnit, upravit rozměry apod. Pak teprve pracovat na jejím konečném vzhledu.
Karta Rozložení tabulky
Pod příkazem Vybrat najdeme možnosti označování v rámci tabulky, jako je buňka, tabulka, řádek nebo sloupec (dle aktuální pozice textového kurzoru). Přepínač Zobrazit mřížku bychom měli mít zaškrtnutý vždy. Tento příkaz slouží k zobrazení přerušované modré čáry v celé tabulce tam, kde není žádné ohraničení. Příkaz Vlastnosti tabulky nám umožní nastavit šířky a výšky sloupců a řádků. Důležitou volbou může být nastavení obtékání textu kolem tabulky. Dále je možné měnit ohraničení. Tento způsob je však oproti ostatním složitější. V další skupině máme příkaz Odebrat pro odebrání prvků tabulky a pro odebrání tabulky celé. Dále můžeme využít příkazy pro vložení řádků nebo sloupců. Vkládání se vždy váže na pozici textového kurzoru a prvky je možné vkládat na obě strany. Ve skupině Sloučit můžeme sloučit buňky v tabulce, pokud jich máme označených více. Dále zde máme příkaz pro rozdělení buňky. Nelze rozdělovat více buněk najednou, ale pouze jedna. Následné
13
dialogové okno nám umožní zvolit potřebný počet sloupců a řádků, na které se buňka má rozdělit. Posledním příkazem je rozdělení celé tabulky na dvě části s tím, že aktuální řádek je ve druhé tabulce. Ve skupině Velikost buňky můžeme zvolit přesné nastavení rozměrů aktuálního sloupce a řádku. Dalšími příkazy z této skupiny jsou Řádky stejně vysoké, Sloupce stejně široké. Stačí označit dané sloupce nebo řádky a stisknout tlačítko. Další skupinou je Zarovnání. V buňce tabulky se nenastavuje jen vodorovné zarovnání (vlevo, vpravo a na střed), ale také zarovnání svislé (nahoru, dolů a na střed). K tomu slouží devět tlačítek. Každé tlačítko je kombinací svislého a vodorovného zarovnání. Dalším příkazem je změna směru textu. Zde jsou tři možnosti. Kromě klasického (zleva doprava) máme k dispozici ještě směr shora dolů a obráceně. Tyto směry textu se používají v případě, že v tabulce je první řádek s popiskem mnohem delší než data v samotné tabulce (např. názvy měsíců v popisku a malá čísla jako data). Poslední příkaz v této části slouží k změně okrajů samotné buňky podobně jako u vzhledu stránky. V poslední části můžeme data v tabulce srovnat podobně jako v MS Excel, převést tabulku na souvislý text nebo vložit jednoduchý vzorec do tabulky.
Vzhled tabulky Úpravy vzhledu tabulky se provádí na kartě Návrh. Ve skupině Styly tabulky najdeme předem připravené barevné vzory, podle kterých můžeme tabulku automaticky naformátovat. Jedná se zejména o podbarvení jednotlivých řádků a sloupců. Nejprve ale musíme ve skupině Možnosti stylů tabulek určit některé důležité parametry tabulky. Jednotlivé parametry fungují jako přepínače, je možné je buď zapnout, nebo vypnout. Políčko Se záhlavím určuje, zda má tabulka obsahovat záhlaví. Políčko Řádek souhrnů umožňuje nastavit zvláštní formátování pro poslední řádek tabulky se souhrnem. Políčko Pruhované řádky nastavuje pravidelné střídání podbarvených a nepodbarvených řádků a napomáhá lepší čitelnosti a orientaci v tabulce. Pole První sloupec umožňuje zobrazit zvláštní formátování pro první sloupec tabulky. Pole Poslední sloupec umožňuje zobrazit zvláštní formátování pro poslední sloupec tabulky. Poslední pole Pruhované sloupce obdobně jako u řádků upravuje formátování sloupců do pravidelného střídání podbarvení. Tato jednotlivá nastavení mění možnosti automatického formátu tabulky ve skupině Styly tabulky. Nacházíme-li se v tabulce, můžeme přesunem kurzoru myši na požadovaný náhled stylu tabulky okamžitě vidět vzhled na dané tabulce.
Karta Návrh tabulky
Kromě stylů zde nalezneme také některé volby ohraničení buněk v tabulce. Změnu ohraničení můžeme provést několika způsoby. Nejjednodušší postup je tento. Vybereme buňku nebo oblast buněk, kterou chceme ohraničit. Klikneme na malou šipku tlačítka Ohraničení. Rozbalí se nabídka s možnostmi ohraničení. Vybereme ohraničení z nabízených možností. Pokud budeme chtít stejný typ ohraničení přidat i pro další buňky, nemusíme již rozbalovat tuto nabídku. Při stisku tlačítka Ohraničení se uplatní poslední vybraná možnost. To poznáme i ze vzhledu ikony u tlačítka. Pokud chceme změnit styl čáry (tloušťku a barvu), nachází se tyto volby napravo od tlačítka Ohraničení pod sebou. Tyto volby je nutné nastavit před aplikováním ohraničení. Další možností je použití tlačítka Navrhnout tabulku. Tuto funkci použijeme tak, že nejdříve zvolíme druh čáry, tloušťku a barvu pera, potom zvolíme tlačítko Navrhnout tabulku. Všimněte si, že tlačítko je přepínač. Kurzor myši se změní na tužku a můžeme začít kreslit. Možnosti jsou dvě. Buď vytváříme strany jednotlivých buněk prostým kliknutím myši, nebo použijeme přetažení myší, a čára se vytvoří po celé nebo části linky v tabulce. Při kreslení se čára automaticky přichytává a zarovnává k buňkám tabulky. Pokud chceme naopak některé ohraničení vymazat, klikneme ve skupině Nakreslit ohraničení na tlačítko Guma a postupujeme obdobně jako při kreslení čáry. Pozor na použití tohoto příkazu, protože guma po smazání ohraničení začne mazat i buňky z tabulky! 14
Třetí možností je otevřít dialogové okno pomocí tlačítka ve skupině Nakreslit ohraničení. Otevřené okno se používá pro komplexní nastavení ohraničení. Tento způsob vyžaduje velkou praxi a začátečníkům tuto variantu příliš nedoporučuji.
9. Vkládání obrázku a klipartu Asi nejčastějším prvkem, který budeme chtít do dokumentu vložit, je obrázek nebo fotografie. Vložení obrázku do dokumentu je velmi snadné. Na kartě Vložení ve skupině Ilustrace klikneme na tlačítko Obrázek nebo Klipart. Pro klipart se na pravé straně Wordu otevře podokno úloh a můžeme vyhledat vhodný nákres. Pro vložení obrázku se otevře standardní okno průzkumníka Windows, ve kterém najdeme na pevném disku počítače požadovaný obrázek nebo fotografii. Obrázek nebo klipart se vloží do dokumentu na aktuální pozici textového kurzoru. Druhou možností je přetažení souboru do Wordu přímo ze samostatného okna průzkumníka. Pokud je obrázek větší než rozměry stránky, je automaticky zmenšen. Pokud je obrázek právě označený (označit obrázek Ovládací prvky obrázku můžeme i kliknutím myši), vidíme kolem obrázku rámeček s několika body. V rozích jsou body vyznačeny malými kolečky a uprostřed hran obrázku čtverečky, nad obrázkem je zelené kolečko. Tyto body představují ovládací prvky, kterými můžeme měnit základní parametry obrázku, jsou to velikost a natočení.
Karta Formát obrázku
Po kliknutí na obrázek máme také k dispozici novou kartu. V pásu je možné provádět základní úpravy obrázku jako je jas, kontrast a jiné obarvení obrázku. Nastavení se nachází na levé straně pásu ve skupině Upravit. Ve skupině Styly obrázků můžeme nastavit různé ohraničení obrázků. Buď z připravených stylů, nebo je možné nastavit ohraničení vlastní. Nejdůležitější skupinou na kartě je Uspořádat. Zde nastavujeme pozici obrázku, způsob obtékání textu, zarovnání obrázku a také příkazy pro seskupování více obrázků a jejich překrývání v rámci vrstev. Pod příkazem Pozice najdeme přednastavené pozice pro umístění obrázku. Pokud nám tyto pozice nevyhovují, zvolíme položku Další možnosti rozložení... Stejný postup platí i u Obtékání textu. Na obrázcích vidíme, že možností, jak voleb v obtékání textu tak i v nastavení pozice obrázku, je velké množství. Pokud chcete vědět, jak přesně se Word a obrázek chová při různých nastaveních, je potřeba možnosti prakticky vyzkoušet. Obecně nejjednodušší volbou je zarovnání obrázku vodorovně v položce Zarovnání, a to buď vlevo, vpravo nebo na střed vzhledem ke sloupci. Sloupcem je zde myšlena oblast pro psaní textu (šířka stránky zmenšená o okraje). Svisle volíme Absolutní pozice vzhledem k odstavci. Číslo volíme podle umístění buď od začátku odstavce na 0 cm, nebo na číslo podle našich představ. Údaj o tom, k jakému odstavci je obrázek ukotven, zjistíme pouze tehdy, pokud si v nastavení programu (karta Soubor a příkaz Možnosti) zapneme v části Zobrazení položku kotvy objektů. Pak můžeme každý obrázek svázat s určitým odstavcem a nastavovat správnou svislou pozici. V nastavení pozice obrázku také můžeme uzamknout ukotvení obrázku, ten zůstane vždy u daného odstavce. Také můžeme zvolit, že obrázek se bude pohybovat s textem. Ve skupině Velikost můžeme měnit rozměry obrázku nebo obrázek oříznout (vybrat jen určitou část). 15
Dialogové okno pro nastavení vlastností obrázku
16
Práce s obrázky je poměrně komplikovaná a zdlouhavá, proto doporučuji vkládat a pracovat s obrázky až na úplném konci zpracování textu. Ušetříte si spoustu nepříjemností a také času. Podrobnější nastavení velikosti nalezneme buď v místní nabídce, nebo pod ovládacím tlačítkem skupiny . Najdeme zde např. možnost pro zmenšení obrázku v procentech. Nastavení pozice a způsob obtékání textu neplatí pouze pro obrázky ale pro všechny objekty (včetně např. tabulek).
10.
Vložení kresby
Word umožňuje vkládat také různé tvary, jako jsou čáry, šipky, křivky a jiné obrazce. Jaké jsou možnosti, nalezneme pod tlačítkem Obrazce. Pokud chceme jen nakreslit jeden nebo dva objekty, nepotřebujeme použít tzv. Kreslící plátno. Pokud však chceme kreslit třeba diagram nebo okomentovat šipkami a popisky obrázek, je vhodné použít kreslící plátno. Příkaz pro nové kreslící plátno nalezneme až dole ve výběru tvarů. Výhodou je možnost seskupování tvarů a obrázků, které mimo plátno není možné, a práce s celým seskupením jako s jedním objektem. Pokud nakreslíme nějaký tvar, máme k dispozici novou kartu. V levé části se nachází skupina Vložit obrazce. Zde můžeme vybírat nové tvary pro kreslení. K vkládání textu do objektů slouží tlačítko Přidat text v místní nabídce. U některých tvarů je možné upravovat tvar objektu např. u objektu Volný tvar. U jednotlivých objektů lze měnit vzhled. K tomu slouží skupina Styly obrazců. Podobně jako u obrázku. Dále je možné tvořit i trojrozměrné objekty a pracovat s nimi. K tomu nám slouží tlačítko Efekty obrazců. Ve skupině Uspořádat máme tlačítka pro nastavení pozice a obtékání textu kolem objektu, jeho polohy v rámci vrstev a možnosti otáčení. V poslední skupině můžeme nastavovat velikost objektu (viz obrázek).
Karta Formát pro kreslení
Na závěr jen něco málo k pojmu vrstvy. Pokud nakreslíme několik objektů, které se překrývají (např. obrázek a šipky), potřebujeme u nich nastavit i jejich vzájemné překrývání. K tomu slouží právě vrstvy, kde můžeme přenášet každý objekt buď směrem k popředí, nebo do pozadí. Čím více objektů se překrývá, tím více máme možností nastavení, kde se bude který objekt nacházet. K přenesení v rámci jednotlivých vrstev slouží příkazy Přenést blíž a Přenést dál. K přeskočení do "první" vrstvy a do "poslední" vrstvy slouží příkazy Přenést do popředí a Přenést do pozadí. Někdy je vhodné několik objektů sloučit (např. šipku s popiskem). Stačí stisknout klávesu Ctrl. Pokud najedeme na objekt, objeví se u kurzoru symbol plus . Můžeme přidávat do výběru jednotlivé objekty stisknutím levého tlačítka myši. Pokud máme vybráno, klikneme na tlačítko Skupina. Objekty se seskupí do jednoho. Všimněte si, že objekty ve skupině lze znovu rozdělit.
11.
Vložení Hypertextového odkazu
Hypertextový odkaz neslouží jen pro zadání odkazu na určitou internetovou stránku. Po stisknutí tlačítka Hypertextový odkaz je vidět, že odkazovat můžeme i na jiný soubor na počítači, na určité místo ve stejném dokumentu, nově vytvořený dokument nebo emailovou adresu. Ve všech případech platí, že vyplňujeme pole Zobrazený text. Ten může být jakýkoliv, tak aby se nám hodil do textu. V poli Adresa zapisujeme buď internetovou adresu, nebo umístění souboru. V ostatních případech odkazů se řídíme zobrazeným oknem. K odkazu v rámci jednoho dokumentu je potřeba vytvořit potřebnou strukturu záložek, křížových odkazů nebo nadpisů.
17
Dialogové okno pro vložení hypertextového odkazu
12.
Vložení záhlaví, zápatí a číslování stránek
K úpravám oblastí záhlaví a zápatí slouží stejnojmenná skupina na kartě Vložit. Po kliknutí na dané tlačítko nám program nabídne již připravená řešení pro oblasti. Pokud chceme oblast upravit sami, zvolíme příkaz Upravit Záhlaví/Zápatí. Podobným způsobem funguje i příkaz Číslo stránek. Po výběru některého stylu nebo ručních úprav se kurzor přepne do dané oblasti a otevře se nám nová karta.
Karta Návrh pro záhlaví a zápatí
K úpravě záhlaví a zápatí se také můžeme dostat, pokud poklepeme myší na oblast stránky nad nebo pod textem (poznáme podle pravítka). Text nám zešediví a otevře se nám nová karta. Pro návrat zpět do dokumentu použijeme buď tlačítko Zavřít záhlaví a zápatí, nebo poklepeme myší kdekoliv v samotném dokumentu. Zde můžeme vkládat kromě již zmíněných čísel stránek i další prvky jako je třeba čas, obrázek nebo další pole (příkaz Rychlé části). Můžeme také nastavit, jak se bude oblast záhlaví a zápatí chovat na první stránce nebo nastavit různě liché a sudé stránky. Pokud máme nastavené oddíly, můžeme nastavovat i v rámci vytvořených oddílů.
13.
Vkládání dalších objektů
SmartArt Je to objekt, který umožňuje vytvářet různé diagramy a schémata. Vybereme vhodnou strukturu diagramu. Samotný diagram je pak podobný kresbě, ale můžeme vytvářet a měnit spoje jednotlivých částí. Pokud potřebujete vytvořit takový objekt, rozhodně využijte možností tohoto nového prvku v Office 2010 (popř. 2007). Práce je s ním mnohem rychlejší než ho ručně vytvářet pomocí kreslení.
Graf Vkládá do dokumentu Word graf vytvořený z programu Excel. Po stisknutí tlačítka Graf se nám otevře nové okno, kde zvolíme typ grafu, který chceme vytvořit. Poté se otevře nové okno s Excelem, kde můžeme vytvořit nebo upravit tabulku. Z ní se automaticky vytváří graf vybraného typu. Postup je stejný jako při práci s Excelem.
18
Snímek obrazovky Tato volba nám umožní vložit obrázek jakéhokoliv otevřeného okna (spuštěného programu). Okno nesmí být minimalizované. Po kliknutí na příkaz se nám zobrazí dostupná otevřená okna operačního systému. Další možností je udělat snímek pouze části okna pomocí příkazu Výřez obrazovky.
Textové pole Používá se, pokud potřebujeme zapsat nějaký text mimo zbytek dokumentu. S polem se pak pracuje jako se samostatným objektem. Příkladem může být vytvoření obálky, kdy adresu příjemce potřebujeme umístit do pravého dolního rohu stránky. Textová pole se využívají ale i při kreslení.
Rychlé části Vkládáme do textu pole podobně jako u záhlaví a zápatí. Tímto polem může být třeba aktuální datum nebo autor dokumentu. Polí je velké množství a jsou rozděleny do jednotlivých kategorií.
WordArt Graficky zpracovaný text (většinou nadpis). Se vzhledem textu se pak pracuje podobně jako s jiným objektem, je možné ho různě upravovat (barvu, stínování, prostorové efekty).
Rovnice Od verze 2007 nabízí Word nové prostředí pro vytváření rovnic a matematických výrazů. Pokud zvolíme příkaz Rovnice, je nám k dispozici nová karta. Zde můžeme použít již některé připravené rovnice, nebo vytvářet vlastní, a ty pak ukládat jako předdefinované. Práce s rovnicemi je podobná jako v předchozí verzi Office.
Karta Návrh pro psaní rovnic
Symbol Toto tlačítko umožňuje vložit do textu znak, který není na klávesnici. Příkladem mohou být písmena řecké abecedy.
14.
Kontrola pravopisu
V programu Word 2010 jsou dvě možnosti kontroly pravopisu. Jednou z nich je automatická kontrola, která se provádí přímo při psaní textu. K nastavení kontroly pravopisu se dostaneme v nastavení programu. Přepneme na kartu Soubor a vybereme Možnosti. V dialogovém okně přepneme na záložku Kontrola pravopisu a mluvnice. Možnosti nastavení kontroly pravopisu jsou poměrně rozsáhlé a na první pohled poněkud nepřehledné. Rozlišujeme zejména rozdíl mezi kontrolou pravopisu a automatickými opravami. Kontrolu pravopisu je nutné spustit ručně zadáním příkazu. Automatické opravy se uplatňuji ihned při vytváření dokumentu, tedy při psaní. Pokud napíšeme špatně slovo, je programem podtrženo červenou klikatou čarou. Slovo je možné rovnou opravit, nebo můžeme použít pravé tlačítko myši na daném slově, program nám nabídne varianty oprav. Pokud máme zapnutou kontrolu gramatiky, Word označuje problematická místa zelenou klikatou čarou. V místní nabídce nalezneme bližší vysvětlení nebo návrhy pro opravu. Kromě automatické kontroly můžeme spustit kontrolu pravopisu celého dokumentu ručně. Před samotnou kontrolou pravopisu musíme zkontrolovat nastavení jazyka. To, jaký jazyk je v aktuálním dokumentu nastaven, je zobrazeno ve stavovém řádku. Pokud není jazyk v pořádku, označíme celý dokument (nebo část) a zvolíme tlačítko Nastavit jazyk. Tlačítko se nachází na kartě Revize a skupině Kontrola pravopisu. Kontrolu celého dokumentu spustíme tak, že klikneme na tlačítko Pravopis a gramatika (lze použít i klávesu F7). Pokud najde Word při kontrole dokumentu slovo, které nemá ve slovníku, zobrazí 19
dialogové okno, v němž můžeme buď dané slovo přeskočit a pokračovat v kontrole, nebo zaměnit za nabízenou variantu. Pokud dané slovo není ve slovníku, nemusí to vždy znamenat, že je špatně. Neobvyklá nebo cizí slova, která budeme v dokumentech často používat, můžeme do slovníku přidat pomocí tlačítka Přidat do slovníku, které je rovněž nabízeno v dialogovém okně Pravopis a gramatika.
Dialogové okno pro opravy pravopisu
15.
Obsah, rejstřík a poznámky pod čarou
Některé prvky dokumentu je možné vytvořit buď ručně, nebo můžeme použít automatické funkce. Mezi takové funkce patří vytvoření obsahu, vkládání poznámek pod čarou, citace a bibliografie, seznam obrázků a rejstřík. Pokud chceme tyto funkce využívat, je potřeba dodržovat následující pravidla. Všechny odstavce (především nadpisy) formátujeme podle předdefinovaných stylů. Poznámky pod čarou a citace vkládáme pouze pomocí automatických funkcí. Pokud použijeme ruční vložení (jednouchým napsáním do záhlaví), nebude fungovat správně číslování automaticky vkládaných poznámek. Vkládání automatických prvků je možné provádět pomocí karty Reference. Při vytváření složitějších a obsáhlejších textů je použití těchto možností Dialogové okno pro úpravy obsahu téměř nutností.
20
Obsah Pro vložení automatického obsahu na zvoleném místě se přesuneme v dokumentu na místo, kam hodláme obsah vložit. Přepneme na kartu Reference. Ve skupině Obsah klikneme na tlačítko Obsah a buď vybereme jeden z předem vytvořených stylů, nebo klikneme na Vložit obsah. V dialogovém okně vybereme možnosti formátování obsahu. Možnosti formátování rozhodují o pravidlech, podle kterých má být obsah automaticky vygenerován. Můžeme také využít předem nastavené formátování. Najdeme jej u položky Formáty. Zde můžeme z rozbalovacího seznamu vybrat požadované nastavení. Náhled nastavení se okamžitě zobrazí v horní části dialogového okna.
Rejstřík Podobně jako obsah je možné automaticky vytvořit i rejstřík. Abychom mohli nechat rejstřík automaticky vygenerovat, musíme nejdřív označit výrazy (slova), které chceme do rejstříku zahrnout. Přepneme se do karty Reference. Označíme slovo, které chceme zahrnout do rejstříku. Klikneme na tlačítko Označit položku. Pokud chceme uvést odkaz v rejstříku jen na tuto stránku, klikneme na tlačítko Označit. Pokud chceme přidat do rejstříku odkazy na všechny výskyty, které obsahují toto slovo, klikneme na tlačítko Označit vše. Na konci, po označení všech slov, která chceme zahrnout do rejstříku, vygenerujeme rejstřík. Přesuneme kurzor na místo, kde budeme vkládat rejstřík. Na kartě Reference stiskneme tlačítko Vložit rejstřík. Pokud je potřeba, je možné měnit formátování rejstříku podobně jako u obsahu. V dialogovém okně můžeme pomocí tlačítka Označit přidat do rejstříku další slova.
Dialogové okno pro úpravy rejstříku
Poznámky pod čarou
Dialogové okno pro nastavení vlastností poznámek pod čarou
21
Automaticky vložené poznámky pod čarou jsou jednotně formátované a automaticky číslované. K libovolnému slovu můžeme přidat odkaz na poznámku pod čarou. Ta se automaticky vloží na konec stránky a očísluje. U odkazovaného slova se číslo poznámky označí indexem. Vložení poznámky pod čarou vložíme tlačítkem Vložit poznámku pod čarou na kartě Reference ve skupině Poznámka pod čarou. Textový kurzor musí být na slovu, ke
kterému se poznámka vztahuje. Do připravené oblasti oddělené čárou napíšeme poznámku. Poznámku je možné kdykoliv editovat jako běžný text. Kromě poznámky pod čarou můžeme vložit k libovolnému slovu i vysvětlivku. Ta je označena římskou číslicí a je umístěna ihned za textem, tedy před poznámkami pod čarou. Stačí kliknout na tlačítko Vložit vysvětlivku ve skupině Poznámky pod ve čarou. K pokročilému nastavení poznámek pod čarou se dostaneme, když klikneme na tlačítko skupině Poznámky pod čarou. V dialogovém okně můžeme zaškrtnout, zda nastavení platí pro vysvětlivky nebo poznámky pod čarou.
16.
Okruhy tematických otázek
1. Základní vzhled aplikace, pásy karet, nabídky, stavový řádek, lupa, zobrazení 2. Vytvoření dokumentu, šablony, vzhled stránky, uložení dokumentu. 3. Možnosti tisku, nastavení tiskárny, vlastnosti dokumentu. 4. Práce s textem, druhy kurzorů, práce s myší a klávesovými zkratkami. 5. Způsoby formátování písma, odstavce, dokumentu, odrážky a číslování, vzhled stránky. 6. Práce se styly, princip, použití. 7. Oblast stránky, členění oddílů, orientace, vytváření sloupců, dělení slov, ohraničení stránky. 8. Práce s tabulkami, možnosti vložení, úpravy v tabulce, vzhled tabulky. 9. Vkládání obrázku a klipartu, editace, obtékání, vrstvy objektů. 10. Vložení kresby, kreslící plátno, efekty, uspořádání, využití. 11. Vložení hypertextového odkazu, princip, vytvoření, druhy odkazů. 12. Nastavení číslování stránek, účel oddílů, vložení záhlaví a zápatí. 13. Vkládání dalších objektů – SmartArt, graf, textové pole, WordArt, rovnice, symboly. 14. Kontrola pravopisu, nastavení jazyka, práce se slovníky, příbuzná a opačná slova. 15. Tvorba obsahu, rejstříku a poznámky pod čarou, principy, využití.
22
