Základní požadavky na Aplikaci MS2014+

Příloha č. 2 Smlouvy o dílo

CES 5137

Základní požadavky na Aplikaci MS2014+ Část P1_2_4

Detailní popis procesů

P1_2_4_Detailní popis procesů systému

1 Obsah 1 OBSAH

2

2 SEZNAM OBRÁZKŮ

11

3 DOKUMENTY

12

4 ÚVOD

13

5 SCHÉMA PROCESŮ ZÁKLADNÍHO MODULU APLIKACE 2014+

14

6 PLÁNOVÁNÍ A VYHODNOCOVÁNÍ V PROCESECH NA NÁRODNÍ ÚROVNI A ÚROVNI OPERAČNÍCH PROGRAMŮ 15 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 1.1.1

LOKÁLNÍ ZKRATKY A POJMY ZÁKLADNÍ PROCESNÍ OBLASTI PRŮBĚŽNÉ AKTUÁLNÍ VYHODNOCOVÁNÍ PLNĚNÍ CÍLU VŠECH VRSTEV STRUKTURY DOTAČNÍCH NÁSTROJŮ TOK FINANCÍ INDIKÁTORY A AGREGAČNÍ MAPY MAPY AGREGACÍ INDIKÁTORŮ

15 15 16 18 18 19

7 P1: NASTAVOVÁNÍ PROGRAMOVÉHO OBDOBÍ

20

7.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 7.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 7.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU 7.4. SLOVNÍ POPIS 7.4.1. SPRÁVA ČÍSELNÍKŮ 7.4.2. SPRÁVA DOKUMENTŮ 7.4.3. SCHVALOVÁNÍ PROGRAMOVÉHO DOKUMENTU OBDOBÍ 7.4.3.1. Sestavování 7.4.3.2. Schvalování 7.4.3.3. Upravování 7.4.3.4. Posílání oznámení 7.4.4. SPRÁVA PLÁNOVÁNÍ ŘÍDÍCÍCH ČINNOSTÍ 7.4.4.1. Zadávání termínů řídících činnosti a kontrol 7.4.4.2. Zadávání pracovních postupů 7.4.5. SPRÁVA OBECNÝCH INFORMACÍ VRSTVY HIERARCHIE 7.4.6. SPRÁVA FINANCOVÁNÍ CÍLE 7.4.6.1. Správa finančního plánu 7.4.6.2. Operativní plán financování 7.4.6.3. Vyhodnocování plánu financování 7.4.7. SPRÁVA VĚCNÝCH UKAZATELŮ 7.4.7.1. Správa dopadových ukazatelů 7.4.7.2. Správa plánu indikátorů

20 20 20 20 20 21 21 21 21 22 22 23 23 23 23 23 23 24 24 24 25 25


2/186

7.4.7.3. Operativní plán indikátorů 7.4.7.4. Vyhodnocování plánu indikátorů 7.4.8. SPRÁVA AGREGAČNÍCH MAP 7.5. PŘÍPADY UŽITÍ

25 25 26 27

8 P2: NASTAVOVÁNÍ OPERAČNÍCH PROGRAMŮ

29

8.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 8.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 8.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU 8.4. SLOVNÍ POPIS 8.4.1. SPRÁVA ČÍSELNÍKŮ 8.4.2. SPRÁVA DOKUMENTŮ 8.4.3. SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTŮ OPERAČNÍHO PROGRAMU 8.4.3.1. Sestavování 8.4.3.2. Schvalování 8.4.3.3. Upravování 8.4.3.4. Posílání oznámení 8.4.4. SPRÁVA PLÁNOVÁNÍ ŘÍDÍCÍCH ČINNOSTÍ 8.4.4.1. Zadávání termínů řídících činnosti a kontrol 8.4.4.2. Zadávání pracovních postupů 8.4.5. SPRÁVA OBECNÝCH INFORMACÍ VRSTVY HIERARCHIE 8.4.5.1. Správa dalších vazeb mezi cíly vrstev hierarchie 8.4.6. SPRÁVA FINANCOVÁNÍ CÍLŮ VRSTEV 8.4.6.1. Správa finančních plánů cílů vrstev 8.4.6.2. Operativní plány financování vrstev 8.4.6.3. Vyhodnocování plánu financování vrstev 8.4.7. SPRÁVA VĚCNÝCH UKAZATELŮ VRSTEV 8.4.7.1. Správa dopadových ukazatelů 8.4.7.2. Správa plánu indikátorů 8.4.7.3. Operativní plán indikátorů 8.4.7.4. Vyhodnocování plánu indikátorů 8.4.8. SPRÁVA AGREGAČNÍCH MAP 8.5. PŘÍPADY UŽITÍ

29 29 29 29 29 30 30 30 30 31 31 32 32 32 32 33 33 33 34 34 34 34 34 35 35 35 36

9 P3: NASTAVOVÁNÍ A VYHLAŠOVÁNÍ VÝZEV

39

9.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 9.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 9.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU 9.4. SLOVNÍ POPIS 9.4.1. ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKA A FUNKCE VÝZEV 9.4.2. STANOVENÍ HARMONOGRAMU VÝZEV 9.4.3. SIMULACE VÝZVY 9.4.4. ZADÁNÍ A ZOBRAZENÍ PLÁNU VÝZVY 9.4.5. ZADÁNÍ ÚDAJŮ VÝZVY 9.4.6. HODNOCENÍ PRŮBĚHU VÝZVY 9.5. PŘÍPADY UŽITÍ

39 39 39 39 39 40 40 42 43 44 47


3/186

10 ADMINISTRACE A MONITORING NA PROJEKTOVÉ ÚROVNI

49

10.1. LOKÁLNÍ ZKRATKY A POJMY 10.2. ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU (ŽCP) 10.2.1. KONFIGURACE ŽIVOTNÍHO CYKLU PROJEKTU, STAVOVÁ MAPA PROJEKTU 10.2.2. FÁZE PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI 10.2.2.1. Časový sled fáze Projektové žádosti 10.2.2.2. Databáze jednotkových nákladů 10.2.3. FÁZE REALIZACE PROJEKTU 10.2.4. FÁZE VYUŽÍVÁNÍ VÝSLEDKŮ PROJEKTU 10.3. UŽIVATELÉ PROCESŮ PROJEKTOVÉ ÚROVNĚ A JEJICH AKTIVITY 10.3.1. AKTIVITY SPRÁVCE PROJEKTU - EXTERNÍ UŽIVATEL 10.3.1.1. Pohled Projektové žádosti 10.3.1.2. Pohled Správa projektů 10.3.2. AKTIVITY PROJEKTOVÉHO MANAŽERA, HODNOTITELE- INTERNÍ UŽIVATEL 10.3.2.1. Pohled Projektové žádosti 10.3.2.2. Pohled Správa projektů 10.4. MONITOROVACÍ ZPRÁVA (MZ)

49 50 50 52 52 53 57 57 57 57 58 59 59 59 61 61

11 P4: VYPRACOVÁNÍ A PODÁVÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI

63

11.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 11.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 11.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU ZA OBDOBÍ 11.4. SLOVNÍ POPIS 11.4.1. SPRÁVA DOKUMENTŮ 11.4.2. SPRÁVA PROFILU UŽIVATELE 11.4.2.1. Registrace uživatele 11.4.2.2. Přihlášení uživatele 11.4.2.3. Správa registračních údajů 11.4.2.4. Správa osob profilu 11.4.3. SPRÁVA PROJEKTOVÝCH ŽÁDOSTÍ 11.4.3.1. Vytvoření Projektové žádosti 11.4.3.2. Kopírování Projektové žádosti 11.4.3.3. Mazání projektové žádosti 11.4.3.4. Úpravy Projektové žádosti 11.4.3.5. Náhled do hodnocení Projektové žádosti 11.4.4. KOMUNIKACE 11.4.5. PROJEKTOVÁ ŽÁDOST 11.4.5.1. Správa osob Projektové žádosti 11.4.5.2. Zobrazování stavu Projektové žádosti 11.4.6. PROCES PODÁVÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI 11.4.6.1. Informování o výsledku hodnocení 11.4.6.2. Vyplňování Projektové žádosti 11.4.6.3. Kontrolování projektové žádosti 11.4.6.4. Finalizování žádosti 11.4.6.5. Podávání projektové žádosti 11.5. PŘÍPADY UŽITÍ

63 63 63 64 64 64 65 65 65 65 65 65 66 66 66 66 67 67 67 67 68 68 68 69 69 69 72

12 P5: VYBÍRÁNÍ PROJEKTŮ K REALIZACI A JEJICH AKCEPTACE

74


4/186

12.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 12.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 12.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU 12.4. SLOVNÍ POPIS 12.4.1. SPRÁVA DOKUMENTŮ 12.4.2. HODNOCENÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI 12.4.2.1. První kolo hodnocení 12.4.2.1.1. Zkoumání neúplné projektové žádosti 12.4.2.1.2. Závěrečné vyhodnocení a oznámení výsledku 12.4.2.2. Druhé kolo hodnocení 12.4.2.2.1. Přihlášení/registrace hodnotitele projektu 12.4.2.2.2. Hodnocení formální 12.4.2.2.3. Hodnocení přijatelnosti 12.4.2.2.4. Hodnocení věcné 12.4.2.2.5. Další nástroje hodnocení 12.4.2.2.6. Kontroly výběrových řízení 12.4.2.3. Výsledné doporučení/nedoporučení projektů k realizaci 12.4.2.4. Výběr projektů k realizaci 12.4.2.4.1. Vyhodnocení a výběr projektů k realizaci 12.4.2.4.2. Zásobník projektů 12.4.3. AKCEPTACE PROJEKTU 12.4.3.1. Vytvoření dokumentu Smlouva/Rozhodnutí 12.4.3.2. Zadávání dalších požadavků, negociační proces 12.4.3.3. Schvalování a podepisování Smlouvy/Rozhodnutí 12.4.3.3.1. Schvalování Smlouvy/Rozhodnutí 12.4.3.3.2. Podepisování Smlouvy/Rozhodnutí 12.4.3.3.3. Schvalování projektové žádosti Evropskou komisí 12.4.4. REGISTRACE VEŘEJNÉ PODPORY, DE MINIMIS 12.4.4.1.1. Komunikace 12.5. PŘÍPADY UŽITÍ

74 74 74 75 75 75 75 75 75 76 76 76 76 76 77 77 78 79 79 79 79 80 80 81 81 81 81 81 82 83

13 P6: KONTROLOVÁNÍ REALIZACE PROJEKTU A OPERAČNÍCH PROGRAMŮ

86

13.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 13.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 13.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU 13.4. SLOVNÍ POPIS 13.4.1. KONTROLOVÁNÍ REALIZACE PROJEKTU A OPERAČNÍHO PROGRAMU 13.4.2. SESTAVENÍ PLÁNU A PŘÍPRAVA PODKLADŮ 13.4.2.1. Roční plán kontrol projektů / programu 13.4.2.2. Tvorba / aktualizace šablon pro Kontrolní zprávy 13.4.2.3. Tvorba / aktualizace Check-listů pro proces kontroly 13.4.2.4. Koordinace kontrol v rámci OP 13.4.2.5. Generování seznamu projektů ke kontrole 13.4.3. PROVÁDĚNÍ KONTROL EX-ANTE, INTERIM A EX-POST. 13.4.3.1. Analýza rizik pro projekt 13.4.3.2. Příprava a provedení fyzické / administrativní kontroly projektu 13.4.3.3. Zpracování námitek, Rozhodnutí o námitkách, ukončení kontroly 13.4.4. ZPŘÍSTUPNĚNÍ KONTROLNÍCH ČINNOSTÍ Z JINÝCH PROCESŮ OP 13.4.4.1. Kontrola zadávacího/ výběrového řízení

86 86 86 87 87 87 87 87 87 87 88 88 88 88 89 89 89


5/186

13.4.4.2. Kontrola monitorovacích zpráv 13.4.4.3. Kontrola Žádosti o platbu 13.4.5. HODNOCENÍ KONTROL A ROČNÍ UZÁVĚRKA 13.4.5.1. Roční uzávěrka operací / nákladů OP 13.4.5.2. Roční hodnocení kontrol projektu v programu 13.4.6. PROCESY V MONITOROVACÍM SYSTÉMU NA PODPORU KONTROL 13.5. PŘÍPADY UŽITÍ

89 89 90 90 90 90 91

14 P7: SPRÁVA A MONITOROVÁNÍ PROJEKTŮ

94

14.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 14.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 14.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU 14.4. SLOVNÍ POPIS 14.4.1. SPRÁVA PROJEKTŮ 14.4.1.1. Zobrazení informací na úrovni Projektů 14.4.1.2. Registrování Projektové žádosti 14.4.1.3. Přiřazení manažerů na konkrétní Projekty 14.4.1.4. Sledování a řízení Projektů z úrovně ŘO 14.4.1.4.1. Monitoring a správa Projektů 14.4.1.4.2. Ukončování Projektu 14.4.1.4.3. Náhled do hodnocení Projektu 14.4.1.4.4. Správa kontrol Projektů 14.4.1.5. Sledování Projektů z úrovně příjemce-správce projektu 14.4.1.5.1. Monitoring Projektu 14.4.1.5.2. Náhled na kontroly 14.4.2. ADMINISTRACE DAT PROJEKTU V OBDOBÍ JEHO REALIZACE 14.4.2.1. Administrace monitorovacích zpráv Projektu 14.4.2.1.1. Plánování monitorovacích zpráv 14.4.2.1.2. Příprava formuláře monitorovací zprávy 14.4.2.1.3. Vyplnění monitorovací zprávy 14.4.2.1.4. Schvalování monitorovací zprávy 14.4.2.2. Administrace žádostí o platbu (ŽoP) 14.4.2.2.1. Plánování žádostí o platbu pro Projekt 14.4.2.2.2. Příprava vzoru formulářů žádostí o platbu 14.4.2.2.3. Vyplnění formuláře žádosti o platbu Projektu 14.4.2.2.4. Schvalování žádostí o platbu Projektu 14.4.2.3. Administrace žádosti o změnu (ŽoZ) 14.4.2.3.1. Příprava vzoru formulářů žádostí o změnu 14.4.2.3.2. Vyplnění žádosti o změnu Projektu 14.4.2.3.3. Schvalování žádosti o změnu Projektu 14.4.2.4. Registrace změn Projektu v IS 14.4.3. SPRÁVA PROCESU SCHVALOVÁNÍ PROJEKTOVÝCH ŽÁDOSTÍ 14.4.3.1. Příprava hodnotících formulářů 14.4.3.2. Formulář Projektové žádosti 14.4.3.3. Vybírání hodnotitelů 14.4.3.3.1. Kritéria výběru hodnotitelů 14.4.3.3.2. Výběr hodnotitelů 14.4.3.4. Zadání přístupových práv 14.4.3.5. Zobrazování výsledků hodnocení


94 94 94 95 95 95 95 95 96 96 96 96 97 97 97 97 98 99 99 99 99 99 99 99 99 100 100 100 100 100 100 100 102 102 102 102 102 103 103 103

6/186

14.4.3.6. Správa (externích) hodnotitelů 14.4.3.6.1. Správa databáze hodnotitelů (DH) 14.4.3.6.2. Hodnocení hodnotitelů, procesu hodnocení 14.4.3.6.3. Vyplácení hodnotitelům 14.4.4. SPRÁVA DATABÁZE JEDNOTKOVÝCH NÁKLADŮ (DJN) 14.4.5. INFORMOVÁNÍ A KOMUNIKACE 14.4.5.1. Posílání oznámení 14.4.5.2. Komunikace 14.5. PŘÍPADY UŽITÍ

103 103 103 104 104 105 105 105 106

15 P8: REALIZACE PLATEB

109

15.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 109 15.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 109 15.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU 109 15.4. SLOVNÍ POPIS 110 15.4.1. ZÁKLADNÍ PROCESY SOUVISEJÍCÍ S POPISOVANÝM PROCESEM FINANČNÍCH TOKŮ 110 15.4.1.1. Finanční plánování programu/viz proces č. 2 110 15.4.1.2. Finanční plánování výzev/viz proces č. 3 110 15.4.1.3. Finanční monitoring programu/viz proces č. 10 110 15.4.2. ZÁKLADNÍ VÝCHODISKA PRO MONITORING PLATEB 110 15.4.2.1. Napojení Aplikace MS2014+ na účetní systém 114 15.4.3. CHARAKTERISTIKA SUBPROCESŮ 114 15.4.3.1. Poskytnutí zálohové platby operačnímu programu z EK 114 15.4.3.1.1. Evidence zálohových plateb zaslaných EK jednotlivým operačním programům 114 15.4.3.2. Poskytnutí prostředků operačnímu programu ze státního rozpočtu na předfinancování plateb příjemcům 114 15.4.3.3. Evidence finančních dat projektu 115 15.4.3.3.1. Rozpočet projektu 115 15.4.3.3.2. Finanční plán projektu 117 15.4.3.3.3. Poměry financování 117 15.4.3.3.4. Zdroje financování 118 15.4.3.3.5. Údaje o plánovaných a realizovaných platbách 119 15.4.3.3.6. Přehled zdrojů financování 120 15.4.3.3.7. Smlouva/Dodatek 120 15.4.3.3.8. Monitorovací zpráva 121 15.4.3.3.9. Křížové financování 121 15.4.3.3.10. Příjmy 122 15.4.3.4. Podání žádosti o platbu – úroveň projekt 122 15.4.3.4.1. Podání zjednodušené žádosti o platbu 122 15.4.3.4.2. Založení formuláře žádosti o platbu finančním manažerem ŘO 123 15.4.3.4.3. Platba v režimu ex ante: 123 15.4.3.4.4. Platba v režimu ex post 124 15.4.3.5. Schválení žádosti o platbu 124 15.4.3.5.1. Kontrola žádosti o platbu 124 15.4.3.5.2. Schválení a finalizace žádosti o platbu 125 15.4.3.5.3. Odeslání požadavku na realizaci platby do účetního systému ŘO 126 15.4.3.6. Proplacení platby příjemci 126 15.4.3.6.1. Platby ex ante 127 15.4.3.6.2. Platby ex post 127


7/186

15.4.3.7. Refundace platby státnímu rozpočtu 128 15.4.3.7.1. Autorizace projektu/ platby 128 15.4.3.7.2. Žádost o refundaci platby SR 129 15.4.3.7.3. Schválení souhrnné žádosti o platbu 130 15.4.3.7.4. Proplacení souhrnné žádosti o platbu 131 15.4.3.8. Certifikace platby 131 15.4.3.9. Žádost o průběžnou platbu do EK 132 15.4.3.10. Zaslání průběžné platby z EK 132 15.4.3.11. Systém vratek 132 15.4.3.12. Řešení globálních grantů, integrovaných plánů území, finančních nástrojů (nástroje typu GG) 133 15.5. PŘÍPADY UŽITÍ 136 16 P9: INFORMOVÁNÍ ŽADATELE/ ŘÍDICÍHO ORGÁNU

141

16.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 16.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 16.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU 16.4. SLOVNÍ POPIS 16.4.1. DEFINICE TYPŮ UDÁLOSTÍ 16.4.1.1. Událostní 16.4.1.2. Časové 16.4.2. DEFINICE PRAVIDEL PRO ZPRÁVY 16.4.2.1. Zadání 16.4.2.2. Editace 16.4.2.3. Smazání 16.4.3. ZOBRAZENÍ ZPRÁV 16.4.3.1. Vytvoření 16.4.3.2. Editace 16.4.3.3. Přiřazení 16.4.3.4. Odložení 16.4.3.5. Smazání 16.4.4. GENEROVÁNÍ ZPRÁVY 16.4.4.1. Výskyt události 16.4.4.2. Výskyt časového okamžiku 16.4.5. ODESÍLÁNÍ ZPRÁV 16.4.5.1. E-mail 16.4.5.2. Pop-up okno 16.4.5.3. Hromadné statistiky 16.5. PŘÍPADY UŽITÍ

141 141 141 142 142 143 143 143 144 144 144 145 145 145 146 146 146 146 146 146 146 147 147 147 148

17 P10: MONITOROVÁNÍ A ŘÍZENÍ OPERAČNÍHO PROGRAMU

151

17.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 17.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 17.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU 17.4. SLOVNÍ POPIS 17.4.1. MONITORING OP – ZÁKLADNÍ PRAVIDLA A VSTUPNÍ PŘEDPOKLADY 17.4.2. ČASOVÉ HLEDISKO MONITORINGU OP 17.4.3. MONITORING PRO ÚROVEŇ EK

151 151 151 151 151 153 153


8/186

17.4.4. MONITORING PRO ÚROVEŇ ČR (CELONÁRODNÍ), ŘO 17.4.4.1. Věcný monitoring operačního programu 17.4.4.2. Finanční monitoring operačního programu 17.4.4.3. Predikce 17.4.4.4. Plnění pravidla n+2 17.4.5. VYHODNOCENÍ VÝZEV, 17.4.6. SPRÁVA VERZÍ 17.4.6.1. Správa verzí dat 17.4.6.2. Správa verzí dokumentů 17.4.7. SLEDOVÁNÍ PROCESU SCHVALOVÁNÍ 17.4.8. POŽADAVKY NA VÝSTUPY 17.4.9. MONITORING NÁSTROJŮ TYPU GG 17.5. PŘÍPADY UŽITÍ

156 156 157 159 159 159 159 159 160 160 160 161 162

18. P11: MONITOROVÁNÍ PROGRAMOVÉHO OBDOBÍ

164

18.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 18.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 18.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU 18.4. SLOVNÍ POPIS 18.4.1. VYTVÁŘENÍ REPORTŮ 18.4.1.1. Zpráva o realizaci 18.4.1.2. Zprávy o realizaci Operačního programu 18.4.1.2.1. Vytváření zprávy o realizaci OP 18.4.1.2.2. Kontrola zprávy o realizaci OP 18.4.1.2.3. Zveřejnění měsíční o realizaci OP 18.4.1.3. Měsíční monitorovací zprávy (MMZ) 18.4.1.3.1. Vytváření měsíční monitorovací zprávy 18.4.1.3.2. Kontrola měsíční monitorovací zprávy 18.4.1.4. Evaluace pokroku 18.4.1.4.1. Evaluace věcného pokroku 18.4.1.4.2. Evaluace finančního pokroku 18.4.1.4.3. adHoc evaluace 18.4.1.4.4. Strategické evaluace pro EK 18.4.1.5. Vykazování do EK 18.4.1.5.1. Finanční přehled 18.4.1.5.2. Výroční zpráva 18.4.1.5.3. Vytváření zpráv pro EK 18.4.1.5.4. Odesílání zpráv do EK 18.4.2. VYHODNOCOVÁNÍ PLÁNŮ CÍLŮ 18.4.2.1. Vyhodnocování plánu financování 18.4.2.2. Vyhodnocování plánu indikátorů 18.4.3. PRŮBĚŽNÉ MONITOROVÁNÍ 18.5. PŘÍPADY UŽITÍ

164 164 164 164 165 165 165 166 166 166 166 166 166 166 167 167 167 167 167 167 167 167 167 168 169 169 169 170

19. P12: ADMINISTRACE NESROVNALOSTÍ

172

19.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 19.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 19.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU

172 172 172


9/186

19.4. SLOVNÍ POPIS 19.5. SEZNAM SUBPROCESŮ VE VAZBĚ NA IS 19.5.1. REGISTRACE NESROVNALOSTI 19.5.1.1. Zadání údajů o nesrovnalosti 19.5.1.2. Správa a editace údajů 19.5.2. FINÁLNÍ ULOŽENÍ NESROVNALOSTI + UZAMKNUTÍ 19.5.3. VERZOVÁNÍ HLÁŠENÍ NESROVNALOSTÍ + UZAMYKÁNÍ 19.5.4. KONTROLA A POSUZOVÁNÍ NESROVNALOSTI 19.5.4.1. Generování kontrolních sestav 19.5.4.2. Posouzení nesrovnalosti 19.5.5. ODESLÁNÍ NESROVNALOSTI V RÁMCI VNĚJŠÍ ÚROVNĚ HLÁŠENÍ 19.5.6. VYŘEŠENÍ NESROVNALOSTI + UZAMKNUTÍ 19.6. PŘÍPADY UŽITÍ

173 173 173 174 174 174 174 175 175 175 175 175 176

20. P13: REGISTROVÁNÍ A IDENTIFIKACE DO INFORMAČNÍHO SYSTÉM

178

20.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ 20.2. VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY 20.3. ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU 20.4. SLOVNÍ POPIS 20.4.1. DEFINICE ROLÍ A OPRÁVNĚNÍ PRO APLIKACI MS 2014+ 20.4.2. REGISTRACE EXTERNÍHO UŽIVATELE / TYP ZÁKLADNÍ 20.4.2.1. Registrace externího uživatele „typ základní“ pro Aplikaci MS2014+. 20.4.3. REGISTRACE EXTERNÍHO UŽIVATELE / TYP PLNÝ 20.4.3.1. Registrace externího uživatele „typ plný “ pro Aplikaci MS2014+. 20.4.3.2. Delegování pravomoci „plného“ externího uživatele. 20.4.3.3. Modifikace práv přístupu externích „plných“ uživatelů. 20.4.4. PŘIHLÁŠENÍ EXTERNÍHO UŽIVATELE ZÁKLADNÍHO A PLNÉHO DO APLIKACE MS2014+. 20.4.5. REGISTRACE INTERNÍHO UŽIVATELE 20.4.5.1. Registrace interního uživatele do Aplikace MS2014+. 20.4.5.2. Přidělení práv interního uživatele do Aplikace MS2014+. 20.4.6. SPRÁVA PRÁV INTERNÍCH UŽIVATELŮ 20.4.6.1. Zneplatnění přístupových práv interního uživatele do Aplikace MS2014+. 20.4.6.2. Modifikace přístupových práv interního uživatele do Aplikace MS2014+. 20.4.7. PŘIHLÁŠENÍ INTERNÍHO UŽIVATELE DO APLIKACE MS2014+. 20.5. PŘÍPADY UŽITÍ

178 178 178 178 179 179 179 180 180 180 180 180 181 181 181 181 181 181 182 183


10/186

2 Seznam obrázků OBRÁZEK 1 VAZBY MEZI HLAVNÍMI PROCESY A EXTERNÍMI SYSTÉMY ................................................................. 14 OBRÁZEK 2 ILUSTRATIVNÍ DIAGRAM PRO VYHODNOCOVÁNÍ CÍLŮ ...................................................................... 16 OBRÁZEK 3 GENEROVÁNÍ VÝZVY........................................................................................................................... 46 OBRÁZEK 4 ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU ................................................................................................................ 51 OBRÁZEK 5 DIAGRAM AKTIVIT PRO PROCES VYPRACOVÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI ............................................ 54 OBRÁZEK 6 DIAGRAM AKTIVIT PRO PROCES SCHVALOVÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI ............................................ 55 OBRÁZEK 7 DIAGRAM AKTIVIT PRO PROCES AKCEPTACE PROJEKTU .................................................................... 56 OBRÁZEK 8 ZÁKLADNÍ SCHÉMA MODULŮ PRO SPRÁVCE PROJEKTU V APLIKAČNÍM POHLEDU ISKP14+ ............. 58 OBRÁZEK 9 ZÁKLADNÍ SCHÉMA POHLEDŮ PRO INTERNÍ UŽIVATELE V APLIKAČNÍM POHLEDU CSSF14+ ............ 60 OBRÁZEK 10 FINANČNÍ TOKY – CELKOVÉ SCHÉMA STÁVAJÍCÍHO ŘEŠENÍ........................................................... 111 OBRÁZEK 11 NÁVRH ŘEŠENÍ FINANČNÍCH TOKŮ – VYBRANÉ OBLASTI............................................................... 113

Seznam obrázků

11/186

3 Dokumenty ID Příloha č. [1] P1_2_0 [2] P1_2_1 [3] P1_2_2 [4] P1_2_3 [5] P1_2_4 [6] P1_2_5 [7] P1_2_6

Dokumenty

Titul Základní MS2014+ Základní MS2014+ Základní MS2014+ Základní MS2014+ Základní MS2014+ Základní MS2014+ Základní MS2014+

Podtitul Aplikaci Obecné principy

požadavky

na

požadavky

na

požadavky

na

Aplikaci Struktura a logika dokumentace, zkratky a pojmy Aplikaci Základní funkční a technické požadavky

požadavky

na

Aplikaci Struktura procesů

požadavky

na

Aplikaci Detailní popis procesů

požadavky

na

Aplikaci Popis externích systémů

požadavky

na

Aplikaci Požadavky na Service Desk

12/186

4 Úvod Dokument popisuje jednotlivé procesy Základního modulu Aplikace 2014+ viz kapitola Moduly MS2014+ v dokumentu [3]. Pro pochopení pojmů a procesů v tomto dokumentu popsaných je nutné se nejprve seznámit s principy a implementační strukturou systému dotací v dokumentu [1]Obecné principy a dále s dokumentem [3] - Základní funkční a technické požadavky a popisujícím Aplikaci MS2014+ jako celek. Dále je nutné nahlížet do dokumentu [2], kde jsou vysvětleny důležité pojmy. Procesy, které využívají některý z externích systémů, odkazují do dokumentu *6] Popis externích systémů.

Úvod

13/186

5 Schéma procesů Aplikace 2014+

základního

modulu

Obrázek 1 Vazby mezi hlavními procesy a externími systémy Základní externí systémy SFC Brusel EK

ISAO

Info auditu

CEDR

Ţádosti o dotace vyhodnocování OP

P1: Nastavování programového období

ÚIS ŘO

VIOLA účetní syst. MF

Evidence dotací

účetní systém řídícího orgánu

Refundace

P11: Monitorování programového období

Platby příjemců

IMS

Státní pokladna

monitorování nesrovnalostí EK

Předfin. plateb příjemců, Monitorování refundace nesrovnalostí

P8: Realizace plateb

Vyhodnocování Termíny

OP pro prog. období, číselníky

Vratky

P10: Monitorování a řízení operačního programu

P2: Nastavování operačních programů Registrace a identifikace

Prioritní osy pro výzvy

Podané proj. ţádosti

Příprava proj. ţádosti k výzvě

Info, opravy proj, ţádosti

Řízení nesrovnalostí Zdroj dat pro kontroly

P6: Kontrolování realizace projektu

Upozornění na plány kontrol

Hodnocení a výběr proj. ţádostí

P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu Termíny,stavy procesu schvalování

Registrace a identifikace


Termíny


P4: Vypracování a podávání projektové žádosti


P12: Administrace nesrovnalostí

Vyhodnocování projektů

P7: Správa a monitorování projektů

P3: Nastavování a vyhlašování výzev

Termíny výborů, stavy procesu schvalování

Platby projektů

Vyhodnocování plnění OP

Termíny,stavy procesu schvalování

Přijaté projekty

P13: Registrování a identifikace do informačního systému

Kontrola výběrových řízení

P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace


Ověřování ţadatele/ příjemce

Výběrová řízení Výběrová řízení

Ověřování uţivatele

Hodnocení projektů Hodnocení projektů Ext. systémy pro validaci

Elektronic ký Podpis

Základní registry ČR

Ext. podpůrné systémy

ARES

SSV

Registr de minimis

Ext. systémy pro validaci

...

ISIR

NIPEZ

Na obrázku je zobrazen diagram všech 13 procesů s jejich vzájemnými vazbami a také jejich napojení na základní externí systémy.

Schéma procesů základního modulu Aplikace 2014+

14/186

6 Plánování a vyhodnocování v procesech na národní úrovni a úrovni operačních programů Tato kapitola tvoří rámec procesům na národní úrovni a na úrovni operačních programů, kde dochází především k plánování a vyhodnocování využití dodací EK a rozdělení finančních prostředků fondů: P1: Nastavování programového období P2: Nastavování operačních programů P3: Nastavování a vyhlašování výzev P10: Monitorování a řízení operačního programu P11: Monitorování programového období V této oblasti je obsažen i proces tvorby a vyhlašování výzev jako výkonného instrumentu pro přidělování dotací a regulačního činitele řízení plnění cílů. Tato oblast obsahuje aktivity řídících a zastupujících orgánů a národního koordinátora.

6.1. Lokální zkratky a pojmy Fondy EU Systém Aplikace

Strukturální fondy EU a fond soudržnosti Aplikaci MS2014+

Celkový seznam zkratek a pojmů je vysvětlen v dokumentu [2 ] Struktura a logika dokumentace, zkratky a pojmy.

6.2. Základní procesní oblasti Na těchto úrovních a jednotlivých jejich vrstvách probíhají dva základními procesy: Proces plánování ve směru od shora dolů – rozpad finančních alokací a věcných ukazatelů od nejvyšší vrstvy k nejnižší, od Cílů regionální politiky EU a Tematických cílů EK (viz obrázek Diagram úrovní řízení HSS v dokumentu [1]) k jednotlivým projektům. Plánování bude probíhat na začátku programového období, ale ve výjimečných případech může dojít po schválení EK k revizím plánů. Proces vyhodnocování ve směru od zdola nahoru – výpočet, agregace hodnot čerpání alokace a plnění věcných cílů z jednotlivých vrstev, kdy základem jsou hodnoty jednotlivých projektů. Vyhodnocování se bude na národní úrovni provádět pro Cíle regionální politiky EU a Tematických cílů EK a také pro jednotlivé Strukturální fondy a fond soudržnosti. Výsledky vyhodnocování budou důležité jak pro operativní o strategické řízení operačního programu, tak pro poskytování zpětné vazby o postupu realizace programu a plnění stanovených cílů pro další subjekty implementační struktury (národní koordinátor, platební a certifikační orgán, Evropská Komise). Podrobné informace o hierarchii úrovní, jejich vrstvách a těchto základních procesních oblastech je v dokumentu [1]. V další fázi je zde proces pravidelného vyhodnocení plnění cílů plánů na všech úrovních hierarchie, které by mělo sloužit jako zpětná vazba pro řízení procesu efektivního vyžití dostupných finančních prostředků např. pomocí výzev. Vyhodnocení umožní vyčíslit, jak se daří plnit cíle jako celek z finančního i věcného hlediska a také celý proces regulovat na různých úrovních a vrstvách Plánování a vyhodnocování v procesech na národní úrovni a úrovni operačních programů

15/186

hierarchie. Navržený algoritmus plánovaného řízení cílů jednotlivých vrstev se zpětnou vazbou vyhodnocení aktuálního stavu v daném okamžiku je v následující kapitole 6.3.

6.3. Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů Pro řízení a regulaci plnění cílů dotační politiky, efektivní a plné využití přidělených finančních prostředků je třeba mít nástroje, které umožní vyhodnotit aktuální situaci plnění v libovolném čase a trendy plnění. Tyto vstupní hodnoty regulačního procesu dávají možnost budoucího kvalifikovaného rozhodování a tak použitím regulačních nástrojů dospět k co nejlepšímu výsledku. Vyhodnocování plnění cílů se týká všech vrstev sledované hierarchie, a to jak finanční oblasti, tak oblasti ukazatelů plnění cílů – indikátorů. Je potřeba zohlednit kvalitativní i kvantitativní hlediska. Pro jednoduchost bude dále použit termín „cíl“ zahrnující obě oblasti. Podrobný popis lze nalézt v dokumentu [1]. Vstupní veličiny regulačního procesu Do procesu bude vstupovat několik veličin. V prvé řadě půjde o plán cílů - finančních alokací a žádaných hodnot indikátorů, který se nejprve zadává na začátku programového období. Vychází z dohod s Evropskou komisí, která schvaluje Smlouva o partnerství a také jednotlivé Programové dokumenty Operačních programů. Z těchto cílů jsou následně odvozeny hodnoty cílů podřízených vrstev. To znamená finanční alokace a žádané hodnoty indikátorů jsou podle potřeb a zvážení na základě zkušeností z minulých programových období rozděleny z úrovně EK, přes Národní úroveň až do vrstev úrovně Operačních programů do Prioritních os, podos atd. V průběhu programového období mohou být hodnoty cílů měněny (např. finanční alokace), avšak pro Národní úroveň a Operační programy vždy jen po schválení EK, jako jeden z mezních nástrojů regulace plnění cílů. Obrázek 2 Ilustrativní diagram pro vyhodnocování cílů

Aktuální vyhodnocování plnění cílu 70 60

Hodnota

50 40

Plán Limitní hodnota +

30

Limitní hodnota 20

Operativní plán

10 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11 12 13 14 15

Čas

Další ze vstupních veličin budou mezní, limitní hodnoty. Pokud si představíme plán v podobě grafické jako průběh (křivka) plánu cílů viz Obrázek 2, křivky spodních a vrchních limitních hodnot bude Plánování a vyhodnocování v procesech na národní úrovni a úrovni operačních programů

16/186

kopírovat tvar křivky plánů se zadanou absolutní hodnotou a budou tvořit pásmo tolerance mezi plánovanou hodnotou a limitní. Překročení pásma nebo přiblížení se k limitním hodnotám budou důrazným signálem pro použití některého z regulačních nástrojů. Limitní hodnoty se budou měnit se změnou plánů. Faktorem, který je potřeba brát v úvahu jsou okolní, místní, resortní specifické podmínky. Budou zadávány vstupní parametry algoritmu výpočtu průběhu vývoje čerpání finanční alokace, které mohou podle zkušeností a vnějších podmínek korigovat předpokládaný průběh vývoje. Operativní plán Důležitou složkou regulačního procesu bude určení operativního plánu. Ten vychází z aktuálně známých hodnot v době vyhodnocování. Základem výpočtu operativního plánu budou známé z již uzavřených Smluv/Rozhodnutí o poskytnutí dotace, kde jsou dány finanční prostředky, které budou poskytnuté projektu, cíloví hodnoty indikátorů a také jejich časový plán. Na již realizovaných projektech lze zjistit pro dané období také hodnoty čerpání finančních alokací a naplnění hodnot indikátorů. Podkladem pro odhad budoucího plnění mohou být i projektové žádosti v jejich různých fázích. Parametry z nejnižší úrovně hierarchie (tzn. z úrovně projektů) budou postupně agregovány do vyšších vrstev a vytvoří odhad plnění cílů pro libovolnou vrstvu - pro vrstvu, pro kterou se vyhodnocování provádí. Výsledné hodnoty mohou být korigovány vstupními parametry, jako jsou okolní, místní, resortní podmínky a specifika. Přesný popis algoritmu v tomto rozsahu bude specifikován v průběhu fáze A4-Etapa I realizace. Vyhodnocení Zodpovědný gestor tak bude moci sledovat průběhy operativních plánů a také aktuálních hodnot plnění, porovnávat je s plánovanými hodnotami a mezní hodnotou (křivkou) a sledovat trendy vývoje plnění cílů. Tento postup bude zobrazen, jak formou tabulky, tak graficky a bude možno zobrazit a vyhodnocovat trendy chování systému dotací- vektor křivky skutečného stavu. V případě, že trendy nevyhovují, mohou gestoři činit regulační opatření. Významným regulačním prvkem je plánování a parametry vyhlašování výzev (viz modul Simulování reality výzev v procesu č. 3). Dalšími opatřeními mohou být přesuny alokace finančních prostředků a podmínek Operačních programů, Prioritních os nebo dalších úrovní. ID PV.11

PV.12 PV.13 PV.14 PV.15 PV.16 PV.17

PV.18

Požadavek na systém Systém umožní zadat na začátku programového období plán cílů dané vrstvy pro celé období. Popis finančních plánů a plánů indikátorových hodnot je k nalezení v dokumentu [1+ a jednotlivých procesech, finančním plánem se zabývá proces č.8. Systém umožní zadat upravené plány pro období. Původní plán i změny v plánech budou v systému zaznamenány, označeny verzí a po schválení znepřístupněny k editaci. Systém umožní zadat limitní hodnoty odchylky skutečnosti od plánu. Limitní hodnoty budou reflektovat změny plánu a mohou být garantem procesu editovány. Systém umožní zadávat další vstupní parametry algoritmu výpočtu průběhu vývoje plnění cílů jako korekční hodnoty dané specifiky OP apod. Systém vypočte operativní plán. Pro výpočet indikátorů použije indikátorové mapy (viz kapitola Mapy agregací indikátorů). K účelu porovnání plánovaných cílů, limitních hodnot a aktuálního operativního plánu systém poskytne vhodné prostředky: tabulkové výstupy a konfigurovatelné grafy, kde bude možno zobrazit a vyhodnocovat trendy chování systému dotací - vektor křivky skutečného stavu. Funkcionalitu výstupů dat zajistí průřezový modul Vytěžování dat popsaný v dokumentu [3].

Plánování a vyhodnocování v procesech na národní úrovni a úrovni operačních programů

17/186

6.4. Tok financí Finanční toky zobrazují cestu finančních prostředků od Evropské komise až žadateli/příjemci. Proces finančních toků na principu předfinancování ze státního rozpočtu. Řídícímu orgánu příslušného operačního programu jsou ze státního rozpočtu převedeny prostředky na financování schválených projektů. Příjemce projektu podá žádost o proplacení již uskutečněných výdajů nebo zálohových plateb, které jsou mu po schválení žádosti z prostředků řídícího orgánu proplaceny. V pravidelných cyklech jsou řídícím orgánem vystavovány Souhrnné žádosti o doplnění prostředků ze zdrojů EK spravovaných Platebním a certifikačním orgánem. PCO po schválení Souhrnné žádosti převádí prostředky strukturálních fondů deponovaných na účtu PCO (zdrojem jsou zálohové nebo průběžné platby z EK) do příslušné kapitoly státního rozpočtu, ze které proběhlo předfinancování plateb pro příjemce. Platební a certifikační orgán pak zasílá Evropské komisi průběžné žádosti o doplnění prostředků EK formou průběžné platby danému operačnímu programu na účet PCO. Pro tyto průběžné platby musí proběhnout certifikace výdajů, které jsou do této žádosti o průběžnou platbu zahrnuty. PCO také před ukončením operačního programu odesílá do EK závěrečnou žádost o platbu z EK (žádost o platbu konečného zůstatku), která obsahuje konečné vyúčtování plateb v rámci celého operačního programu.

6.5. Indikátory a agregační mapy Evropská komise pro příští programové období klade velký důraz na plnění indikátorů a cílů. Z toho důvodu je součástí nařízení pro jednotlivé Fondy seznam indikátorů tzv. společné indikátory. Pro každý členský stát/operační program budou ze seznamu využity pouze relevantní společné indikátory ve vazbě na stanovené cíle a prováděné cílové aktivity. Stávající zkušenosti prokázaly, že pro potřeby evaluací je nezbytné získat přesná a kvalitní data z úrovně projektů, proto hlavním kritériem povinných společných indikátorů je jejich agregovatelnost, vyhodnotitelnost a shodná definice napříč členskými státy. Vedle společných indikátorů definovaných v rámci nařízení, budou součástí Smlouvy o partnerství a OP ještě tzv. specifické indikátory, které doplní indikátorovou soustavu o měření jednotlivých cílů, které nebyly obsaženy v seznamu společných indikátorů, nicméně na základě vytvořené strategie jsou pro sledování plnění národních cílů a priorit klíčové. Pro každou nadefinovanou aktivitu cíle je tedy potřeba stanovit indikátor/y, kterými bude plnění sledováno: Je třeba stanovit výstupové a výsledkové indikátory pro úroveň OP (všech jejích vrstev) a projektovou úroveň a jejich definice a vlastnosti. Tyto indikátory musí mít jednoznačnou vazbu s podporovanou aktivitou cíle. Z těchto indikátorů následně sestavit soustavu indikátorů a tzv. agregační mapu. Výstupové indikátory budou sledovány z projektové úrovně. V rámci všech OP budou podporovány projekty s přímou vazbou k plnění podporované aktivity cíle a v každém projektu sledovat alespoň jeden výstupový indikátor, jenž má být plněn na dané vrstvě úrovně OP/národní úrovně. Nastavení těchto indikátorů musí splňovat pravidlo agregovatelnosti. Výstupové indikátory by měly mít vždy výchozí hodnotu „0“. Hodnocení intervencí by mělo být prováděno na základě výsledkových indikátorů z projektů. Hodnoty výsledkových ukazatelů musí prokazovat změnu stavu, tj. výchozí hodnota pro tento indikátor může být nenulová (např. cílem je snížení míry nehodovosti na vybraných úsecích silnic – výchozí hodnota 1 000 nehod za rok, cílová hodnota 800 nehod za rok). Z důvodu zajištění agregovatelnosti bude nutné pro výsledkové indikátory nastavit sledování v absolutních hodnotách a minimalizovat využívání podílových indikátorů s měrnou jednotkou %. Plánování a vyhodnocování v procesech na národní úrovni a úrovni operačních programů

18/186

Statistické (kontextové) ukazatele je nutné stanovit na základě pravidelně dostupných dat ze statistických zdrojů např. ČSÚ. Ukazatele budou sloužit pouze k popisu socio-ekonomické situace při tvorbě strategií. U tohoto typu indikátoru nesmí být stanovovány cílové hodnoty a nesmí být použity ani jako milníky, neboť na jejich vývoj mají vliv i jiné faktory než realizace dané intervence, tj. u těchto ukazatelů nelze hodnotit čistý efekt intervencí. V budoucím období by měla být vedle správně nastavených kvantitativních indikátorů doplněna i o kvalitativní ukazatele, např. indikátory typu zvýšení kvality poskytovaných služeb nebo hodnocení kvality certifikovaných kurzů a navazující druhy hodnocení.

1.1.1 Mapy agregací indikátorů Agregační mapa je soubor vzorců (agregací) podle nichž se provádí rozpad indikátoru při plánování věcných cílů období a agregace indikátorů při vyhodnocování plnění věcných cílů. Agregační mapy na straně garanta plánování a vyhodnocování budou uloženy v souboru a bude mít přísnou předem definovanou strukturu. Typ souboru a struktura popisu agregací indikátorů v něm budou upřesněny ve fázi analýzy Aplikace- fázi realizace A4- Etapa I. Do systému budou tyto mapy zadány na začátku období a během něho mohou být aktualizovány i interaktivně. Na základě těchto map agregací bude Aplikace postupovat v procesu plánování a vyhodnocování. V případě, že bude do systému vložena upravená mapa agregací indikátorů popsaná dohodnutým způsobem, bude Aplikace schopna provádět (po předcházejících testech) příslušné operace bez zásahu dodavatele ID PV.01 PV.02 PV.04

Požadavek na systém Systém umožní vložit agregační mapy. Systém umožní upravovat agregační mapy a uložit je s verzí, nebo vkládat jejich nové verze. Tyto mapy bude možno znázornit v přehledném grafickém módu pro jejich snadnou kontrolu.

PV.05

Dodavatel vytvoří konfigurátor jednotlivých vzorců. K dispozici bude seznam indikátorů vložených pro období a sada agregačních funkcí.

PV.06 PV.07

Nově vytvořené vzorce budou zařazeny do mapy agregací indikátorů. Konfigurátor umožní již zadané agregační vzorce v agregační mapě editovat a mazat. Již použité indikátory a vzorce bude možno jen zneplatnit. Dodavatel vytvoří universální algoritmus, který umožní zpracovat mapy agregací pro Aplikaci do požadované podoby a bude podle nich provádět rozpady indikátorů a agregační funkce s příslušnými argumenty. Universální algoritmus umožní, že při aktualizaci agregační mapy bude aplikace provádět příslušné operace bez zásahu Dodavatele.

PV.08

PV.09 PV.10 PV.11

Operace s agregační mapou a vzorci bude moci provádět pouze pracovník s příslušným oprávněním. Systém umožní generovat základ agregační mapy ze struktury číselníků indikátorů definovaných v procesu 1 a 2.

Plánování a vyhodnocování v procesech na národní úrovni a úrovni operačních programů

19/186

7 P1: Nastavování programového období Tento proces se týká plánování Národní úrovně. Národní úroveň pojme funkce plánování, vyhodnocování dotací za celou republiku a koordinace Operačních programů. Jejich uživatelem bude především hlavní koordinátor NOK. Úroveň EK je zahrnuta pouze potud, že zde budou definovány vazby českých národních cílů a také těch cílů sousedních států podílejících se s ČR na společném Operačním programu, které jsou v tomto OP realizovány (příhraniční spolupráce) na cíle vytyčené EK. Hierarchie úrovní, vrstev jednotlivých úrovní a jejich vzájemných vazeb je popsána v dokumentu [1].

7.1. Seznam případů užití P1: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SPRÁVA CÍLŮ .......................................................................................................................... 27 P1: PŘÍPAD UŽITÍ 2 SPRÁVA ČÍSELNÍKŮ, DOKUMENTŮ A PLÁNOVÁNÍ ŘÍDÍCÍCH ČINNOSTÍ, SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTU OBDOBÍ ................................................................................................................................. 28

7.2. Vazba na ostatní procesy Proces č. 2 Proces č. 9 Proces č. 11 Proces č. 13

Proces č.1 umožní zadat východiska pro proces č. 2 Proces č. 9 zajistí informovanost správce gestora NOK Proces č.1 umožní zadat plány pro vyhodnocování plnění cílů, které se uskutečňuje v procesu č. 11 Proces č.13 umožní registraci interního externího uživatele a jeho přístup do systému

7.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů /počet: interní uživatel - pracovník NOK /desítky Periodicita použití: 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet za období: Smlouva o partnerství/ 1-3 po cca 100 stranách Počet vložených dokumentů za období: 1-3

7.4. Slovní popis 7.4.1.

Správa číselníků

Číselníky jsou statická data, která vytvářejí technický rámec pro realizaci dotací EK, jsou potřebné pro monitorování a řízení. Na začátku programového období budou číselníky pro tuto úroveň iniciálně zadány a během období mohou být aktualizovány. Číselníky jsou seznamy položek, které se obvykle skládají z identifikačního čísla, názvu položky, informace o platnosti položky. Příklady číselníků: Základní a systémové číselníky platné pro Národní úroveň – více v dokumentu [6]. Číselník tematických cílů Evropské komise Číselník cílů kohezní politiky - Evropská komise Číselník českých národních cílů, indikátorů P1: Nastavování programového období

20/186

Události do kalendáře (viz kalendář v kapitole Globální požadavky na Aplikaci MS2014+, dokument [3]. Prototypové stavy pracovních postupů procesů - (Modulu Podpora oběhu dokumentu v dokumentu [3]) ID Požadavek na systém 01NPO01.P1 Systém umožní založit nový číselník, smazat ho nebo zneplatnit, pokud již byla některá jeho položka použita. 01NPO01.P2 Systém umožní zadat položky číselníku několika způsoby, zejména Načtením z některého z externích systémů dle dokumentu *6+, Importováním ze souboru například typu xls, Ručním zadáním jednotlivý položek. 01NPO01.P3 Systém umožní položky číselníků editovat, opatřit verzí. 01NPO01.P4 Systém umožní položky číselníků zneplatnit a nepoužité smazat.

7.4.2.

Správa dokumentů

Proces umožní vkládat do systému dokumenty týkající se programového období, Smlouva o partnerství apod. Proces navazuje na funkce Modulu Podpora oběhu dokumentu popsané v dokumentu [3].

7.4.3.

Schvalování programového dokumentu období

Cílem podprocesu je sestavit a odeslat elektronickou podobu dokumentu Smlouvu o partnerství s popisem a parametry spolupráce ke schválení Evropskou komisí. Smlouva o partnerství se tvoří na počátku programového období. Její návrh a dále pak i změny v průběhu programového období mohou být schvalovány státními orgány a na závěr Evropskou komisí. Schvalovatelem může být úředník na některém státním orgánu ČR, který plní svou úlohu přístupem do Aplikace MS2014+ nebo úředník Evropské komise, který komunikuje s Aplikací MS2014+ prostřednictvím IS SFC (externí systém). Proces schvalování je řešen pomocí modulu Podpora oběhu dokumentů, který je popsán v dokumentu *3+. Zde jde o popis instance pracovního postupu procesu. Jednotlivé verze schvalovaného dokumentu procházejícího tímto procesem je potřeba uložit/archivovat a umožnit nahlédnutí do historie – zajistí Modul Podpora oběhu dokumentů [3] a proces „Správa dokumentů“.

7.4.3.1. Sestavování Gestor programového období vytvoří textovou část a sestaví pomocí výstupů strukturovaných dat, které již byly vloženy do systému, kompletní dokument. Ten je vložen do systému jako příloha - zajistí proces „Správa dokumentů“.

7.4.3.2. Schvalování Po vložení dokumentu do systému předá systém dokument do tzv. „kolečka schvalování“. Dokument postupně prochází všemi kroky schvalovacího procesu podle předem připraveného a do systému vloženého pracovního postupu (workflow).


21/186

7.4.3.3. Upravování Schvalovatel bude mít možnost ve vhodném textovém módu vložit své připomínky a návrh změn. Garantovi dokumentu systém umožní zapracovat připomínky nebo přijmout/nepřijmout změny dokumentu. Připomínky i verze dokumentu ze všech fází schvalovacího procesu budou uloženy do systému a systémem vhodně označeny. Historie verzí bude uživateli k nahlédnutí.

7.4.3.4. Posílání oznámení Oznámení je zasíláno jako upozornění schvalovateli a garantu dokumentu jako upozornění na aktivitu, která se od nich očekává. V případě nutnosti i upozornění na zadaný termín nějaké činnosti a očekávané, požadované aktivity některého z aktérů. Je pokryto procesem č. 9 ID 01NPO07.01.P1

01NPO07.02.P2 01NPO07.02.P3 01NPO07.02.P4

Požadavek na systém Systém umožní sestavit a odeslat elektronickou podobu dokumentu Smlouvy o partnerství nebo jiný dokument programového období a podat do schvalovacího procesu. Schvalovací proces Modul Podpora oběhu dokumentu popsané v dokumentu [3]. Systém zajistí oběh dokumentu podle předem připraveného a vloženého postupu a zpřístupní jej schvalovatelům k připomínkám. Systém bude postupně měnit a zobrazí stav schvalovacího procesu. Systém bude sledovat jednotlivé kroky činností, procesů (workflow) a bude je srozumitelně graficky znázorňovat a oznamovat jednotlivým osobám procesu, že dokument je jim zpřístupněn pro jejich práci. Systém bude dále upozorňovat na blížící se termín ukončení nebo překročení termínu jednotlivých kroků.

01NPO07.02.P5

Systém umožní předat dokument schvalovateli EK pomocí IS SFC a přenést výsledky tohoto kroku schvalování do MS2014+. Informace o IS SFC lze nalézt v dokumentu [6]. 01NPO07.02.P6 Dokument postupně projde připomínkovým řízením. Pokud nejsou již připomínky, systém oznámí garantovi programového období, že dokument byl přijat. 01NPO07.03.P7 Systém umožní Schvalovateli vložit ve vhodném textovém módu své připomínky a návrh změn. 01NPO07.03.P8 Systém umožní garantovi dokumentu zadat i odezvy orgánů a institucí, které nebudou pracovat v MS2014+ jako jsou připomínky a rozhodnutí o schválení dokumentu. 01NPO07.03.P9 Garantovi dokumentu systém umožní zapracovat připomínky nebo přijmout/nepřijmout změny dokumentu. 01NPO07.03.P10 Připomínky i verze dokumentu ze všech fází schvalovacího procesu budou uloženy do systému a systémem vhodně označeny. Historie verzí bude uživateli k nahlédnutí. 01NPO07.03.P11 Aplikace uloží a označí schválenou verzi dokumentu (popř. všech jeho částí). Uloží elektronické obrazy finální verze všech částí dokumentů, a to ve verzi, která bude identická s fyzicky předkládaným cílovým dokumentem. Aplikace umožní sestavit finální dokument, pokud se skládá s částí. Aplikace umožní vytvořit dokument vhodného formátu (PDF, .doc apod.)a vytisknout.


22/186

7.4.4.

Správa plánování řídících činností

Proces zadávání termínů a postupů činností pro účely vrstvy národní úrovně-NOK.

7.4.4.1. Zadávání termínů řídících činnosti a kontrol Zde bude možnost zadání kalendáře řídících a kontrolních činností a během celého programového období např. plánování termínů koordinačních, monitorovacích a jiných výborů - viz kalendář, Globální požadavky na Aplikaci MS2014+, dokument *3+

7.4.4.2. Zadávání pracovních postupů V rámci tohoto procesu budou zadávány konkrétní pracovní postupy týkající se plánování programového období na Národní úrovni- Modul podpory oběhu dokumentu *3+.

7.4.5.

Správa obecných informací vrstvy hierarchie

Do systému bude na začátku programového období zadána struktura dotací v České republice a to všech jeho vrstev a vazeb mezi nimi. Tento proces zajistí zadávání na národní úrovni, jak je to popsáno v „Diagramu úrovní řízení HSS“ (obr. 2) v dokumentu [1]. Vazby mezi jednotlivými cíli musí zůstat zachovány pro potřeby vyhodnocování jejich plnění popsaným pro národní úroveň v procesu č. 11. ID Požadavek na systém 01NPO04.P1 Systém umožní zadat strukturu cílů, jejich popis zaměření a jejich vazby na fondy EU na úrovni EK. 01NPO04.P2 Systém umožní zadat strukturu cílů definovaných ve Smlouvě o partnerství a ke každému cíli zadat popis, zaměření, věcný vztah a vazby na cíle EU - cíle regionální politiky a tematické cíle. 01NPO04.P3 Aplikace umožní při případném zadávání personálního obsazení vybírat ze seznamu „Organizační struktury“ popsané v dokumentu [3] v kapitole Globální požadavky na Aplikaci MS2014+.

7.4.6.

Správa financování cíle

Proces zajistí rozplánování finančních prostředků pro celé období, po které ČR bude moci čerpat z Fondů EU, a tyto prostředky jsou konkrétně přiděleny pro cíle na národní úrovni. Plán bude během období porovnáván se skutečným průběhem čerpání dotací a může být výjimečně aktualizován podle současných potřeb ČR. Algoritmus porovnávání plánu a skutečnosti a vyhodnocování výsledků pro potřeby regulace přidělování finančních prostředků v celé dotační struktuře je popsán v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. Tento proces zajišťuje plány národní úrovně.

7.4.6.1. Správa finančního plánu Na začátku programového období bude nastaven plán cílů finančních alokací dané vrstvy pro celé období. Bude čerpán z programového dokumentu období. V průběhu programového období mohou být hodnoty plánu finančních alokací cílů úrovně aktualizovány. Změna se provádí změnou programového dokumentu období. Nový aktualizovaný plán je platný až po schválení programového dokumentu EK. P1: Nastavování programového období

23/186

Nové aktuální plány budou uloženy společně s jejich verzí. Plán finančních alokací bude zadán pro jednotlivé roky programového období a jeho položky pro každý rok se budou rozpadat podle zdroje financování alokace. Zdroje financování mohou být: Financování z dotací EU Financování ze státního rozpočtu Jiné zdroje financování (soukromé, z rozpočtu měst, krajů apod.) Podíl různých zdrojů financování bude znám před začátkem plánování. Úvodní informace o finančním plánování je k nalezení v dokumentu [1] , finančním plánem se zabývá proces č.8. ID Požadavek na systém 01NPO05.01.P1 Aplikace umožní zadat strukturu finančního plánu, rozdělit podle zdrojů financování. 01NPO05.01.P2 Aplikace umožní zadat procentuální podíly zdrojů financování. 01NPO05.01.P3 Aplikace umožní automaticky rozpočítat plány podle zdrojů financování. 01NPO05.01.P4 Pokud se plánování bude provádět odspoda nahoru v jednotlivých vrstvách, aplikace umožní automaticky dopočítat horní vrstvu.

7.4.6.2. Operativní plán financování Již popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5].

7.4.6.3. Vyhodnocování plánu financování Tento proces patří do procesní oblasti č. 11. Již popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5].

7.4.7.

Správa věcných ukazatelů

Proces zajistí zadání výstupů a dopadů na národní úrovni, které ČR bude realizovat za prostředky alokované na národní úrovni. Do věcného vyhodnocování jsou zařazeny především indikátory, které reprezentují plnění výstupů cílů derivovaných z cílů na úrovni EK. Jsou plánované a kvantifikují požadovaný výstup cíle pro danou úroveň. Dále zde mohou být zařazeny další dopadové ukazatele, jako jsou: environmentální indikátory horizontální témata, jako je dopad na životní prostředí, rovné příležitosti mezi občany, dopad na dané území apod. V závislosti na požadavcích EK nebo národního koordinátora mohou být definovány i další typy dopadových ukazatelů. Dopadové ukazatele mohou být pro sledování zadány již na úrovni EK nebo na každé další nižší úrovni. Proces zajistí na národní úrovni vytvoření plánů indikátorů, které ČR bude realizovat za prostředky alokované na tyto cíle na národní úrovni. Plán bude vytvořen pro celé programové období. Plán bude během období porovnáván se skutečným průběhem plnění a může být výjimečně aktualizován podle současných potřeb ČR. P1: Nastavování programového období

24/186

Algoritmus porovnávání plánu a skutečnosti a vyhodnocování výsledků je popsán v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. Tento proces zajišťuje plán národní úrovně.

7.4.7.1. Správa dopadových ukazatelů Do tohoto procesu spadají v minulém odstavci zmíněné ukazatele kromě indikátorů. Tento proces zajistí zadání těchto ukazatelů, pokud budou platné od Národní úrovně. Ukazatele budou zadávány formou seznamu, číselníku, což řešeno v kapitole 7.4.1 Správa číselníků.

7.4.7.2. Správa plánu indikátorů Proces zajistí zavedení a určení žádaných hodnot indikátorů pro jednotlivé roky nebo etapy programového období. Na začátku programového období bude nastaven plán cílů indikátorů této úrovně pro celé období. Indikátory budou zadávány formou číselníku, což řešeno v kapitole 7.4.1 Správa číselníků. V průběhu programového období mohou být hodnoty měněny jako jeden z krajních nástrojů regulace plnění. Nové aktuální plány budou uloženy společně s jejich verzí. Indikátory a jejich struktura je popsána v dokumentu [1]. Indikátory jsou popsány několika atributy: Identifikátor Jméno – popis indikátoru Počáteční hodnota Cílová konečná hodnota Datum počáteční hodnoty Datum cílové hodnoty Jednotky

7.4.7.3. Operativní plán indikátorů Již popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5].

7.4.7.4. Vyhodnocování plánu indikátorů Tento proces patří do procesní oblasti č. 11. Již popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. ID 01NPO06.01.P1

01NPO06.01.P5

Požadavek na systém Aplikace umožní zadat ručně do číselníku environmentální indikátory platné od Národní úrovně. Environmentální indikátory budou uloženy ve vazbě na úroveň Aplikace umožní zadat ručně do číselníku horizontální témata a jiné možné ukazatele platné od Národní úrovně. Horizontální témata a jiné možné ukazatele budou uloženy ve vazbě na úroveň. Aplikace umožní vložit ukazatele pomocí importu z externího souboru.

01NPO06.02.P6 01NPO06.02.P7

Aplikace umožní zadat strukturu indikátorů úrovně ručně do číselníku. Aplikace umožní zadat indikátory pomocí importu z externího souboru.

01NPO06.01.P2 01NPO06.01.P3 01NPO06.01.P4


25/186

01NPO06.02.P8

Aplikace umožní automaticky generovat indikátory, pokud jejich popis je v již zadané agregační mapě. 01NPO06.02.P9 Indikátory budou uloženy ve vazbě na: 1. danou úroveň, 2. své případné předchůdce a následníky v souvisejícím cíli/cílech dalších vrstev, 3. popřípadě Cílům regionální politiky EU nebo tematickým cílům EK a Fondům EU, bude-li požadováno. 01NPO06.02.P10 Aplikace umožní zadat cílové hodnoty indikátorů a dalších jejich atributů. 01NPO06.02.P11 Pokud se plánování bude provádět odspoda nahoru v jednotlivých vrstvách, aplikace umožní automaticky dopočítat hodnoty v horní vrstvě.

7.4.8.

Správa agregačních map

Viz kapitola Mapy agregací indikátorů v dokumentu [5].


26/186

7.5. Případy užití P1: Případ užití 1 Správa cílů

Systém

01NPO04_ Správa obecných informací vrstvy hierarchie Gestor_NOK

Správa obecných informací vrstvy hierarchie 01NPO05_ Správa financování cíle

01NPO05.01_ Správa finančního plánu

<>

Gestor_NOK

<> 01NPO05.02_ Operativní plán financování

<>

11MPO02.01_ Vyhodnocování plánu financování

Správa financování cíle 01NPO06.01_ Správa dopadových ukazatelů

<> 01NPO06_ Správa věcných ukazatelů

01NPO06.02_ Správa plánu indikátorů

<>

Gestor_NOK <>

01NPO06.03_ Operativní plán indikátorů

<>

11MPO02.02_ Vyhodnocování plánu indikátorů

Správa věcných ukazatelů cíle 01NPO08_ Správa agregačních map Gestor NOK



27/186

P1: Případ užití 2 Správa číselníků, dokumentů a plánování řídících činností, schvalování dokumentu období

Systém 01NPO01_Správa číselníků Gesto číselníků

Správa matričních číselníků

01NPO02_Správa dokumentů Gestor_NOK

Správa dokumentů

01NPO07_ Schvalování programového dokumentu období

<>

Gestor dokumentů

01NPO07.01_ Sestavování

<>

<>

Gestor_NOK

01NPO07.02_ Schvalování

<>

Schvalovatel 01NPO07.03_ Upravování

<<System>> Externí systém SFC 09IZŘO05_ Posílání oznámení

Gestor_NOK <<System>> IS

Schvalování programového dokumentu období 01NPO03_ Správa plánování řídících činností

<> 01NPO03.01_ Zadávání termínů řídících činnosti a kontrol

<>

Gestor_NOK

01NPO03.02_ Zadávání pracovních postupů



28/186

8 P2: Nastavování operačních programů Tento proces se týká plánování úrovně Operačních programů. Národní úroveň pojme funkce plánování, vyhodnocování dotací Operačních programů jim podřízených vrstev. Jejich uživatelem budou především manažeři operačních programů z řídících a zastupujících orgánů. Hierarchie úrovní, vrstev jednotlivých úrovní a jejich vzájemných vazeb je popsána v dokumentu [1].

8.1. Seznam případů užití P2: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SPRÁVA PLÁNOVÁNÍ ŘÍDÍCÍCH ČINNOSTÍ, ČÍSELNÍKŮ A SPRÁVA DOKUMENTŮ, SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTŮ ............................................................................................................................................... 36 P2: PŘÍPAD UŽITÍ 2 SPRÁVA VRSTEV ÚROVNĚ OPERAČNÍHO PROGRAMU, AGREGAČNÍ MAPY ........................... 37 P2: PŘÍPAD UŽITÍ 3 SPRÁVA VAZEB MEZI JEDNOTLIVÝMI CÍLE HIERARCHIE, KATEGORIZACE POMOCI ................ 38


Proces č.2 navazuje na proces č. 1 při zadávání implementační struktury a plánování cílů jednotlivých vrstev Proces č. 9 zajišťuje informovanost správce gestora vrstvy Proces č.2 umožní zadat plány pro vyhodnocování plnění cílů, které se uskutečňuje v procesu č. 10 Proces č.13 umožní registraci interního externího uživatele a jeho přístup do systému

8.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů/počet: interní uživatel – projektový manažer / tisíce (cca 2000-3000) Současně pracujících uživatelů: stovky Periodicita použití: - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet za období: programové dokumenty/ 1-3, cca 100-300 stran Počet vložených dokumentů za období: 1-3


Správa číselníků

Číselníky jsou statická data, která vytvářejí technický rámec pro realizaci Operačních programů a projektů, jsou potřebné pro monitorování a řízení. Na začátku programového období budou číselníky pro tuto úroveň iniciálně zadány a během období mohou být aktualizovány. Příklady číselníků: Základní a systémové číselníky platné pro úroveň Operačních programů – více v dokumentu [6] Číselník indikátorů pro všechny vrstvy úrovně operačních programů Indikátory na úrovni OP Cíle jednotlivých vrstev úrovně P2: Nastavování operačních programů

29/186

Události do kalendáře (viz kalendář v kapitole Globální požadavky na Aplikaci MS2014+, dokument [3] Stavy pracovních postupů procesů - (Modulu Podpora oběhu dokumentu v dokumentu [3]) ID Požadavek na systém 02NOP01.P1 Systém umožní založit nový číselník, smazat ho nebo zneplatnit, pokud již byla některá jeho položka použita. 02NOP01.P2 Systém umožní zadat položky číselníků několika způsoby, zejména: Načtením z některého z externích systémů dle dokumentu *6+ Importováním ze souboru například typu xls Ručním zadáním jednotlivý položek. 02NOP01.P3 Systém umožní položky číselníků editovat, opatřit verzí. 02NOP01.P4 Systém umožní položky číselníků zneplatnit a nepoužité smazat.

8.4.2.

Správa dokumentů

Proces umožní vkládat do systému dokumenty týkajících se programového období, programového dokumentu operačního programu apod. Proces navazuje na funkce Modulu Podpora oběhu dokumentu popsané v dokumentu [3].

8.4.3.

Schvalování dokumentů operačního programu

Programový dokument a další jiné se tvoří na počátku programového období. Jeho návrh a dále pak i změny v průběhu programového období schvaluje několik státních orgánů a na závěr Evropská komise. Gestor Operačního programu vytvoří textovou část a sestaví pomocí výstupů strukturovaných dat, které již byly vloženy do systému, kompletní dokument (viz výstupní formuláře Modul Individuální formuláře v dokument [3]). Dokument bude vložen do systému. Schvalovatelem může být úředník na některém státním orgánu ČR, který plní svou úlohu přístupem do systému MS2014+ nebo úředník Evropské komise, který komunikuje se systému MS2014+ prostřednictvím IS SFC (externí systém v dokument [5]). Proces schvalování je řešen pomocí modulu Podpora oběhu dokumentů a podrobněji popsán v dokumentu *3+. Zde jde o popis instance pracovního postupu procesu. Jednotlivé verze schvalovaného dokumentu procházejícího tímto procesem je potřeba uložit/archivovat a umožnit nahlédnutí do historie – zajistí Modul Podpora oběhu dokumentů [3] a proces „Správa dokumentů“.

8.4.3.1.

Sestavování

Gestor OP vytvoří textovou část a sestaví pomocí výstupů strukturovaných dat, které již byly vloženy do systému, kompletní dokument. Ten je vložen do systému jako příloha- zajistí proces „Správa dokumentů“.

8.4.3.2.

Schvalování

Po vložení dokumentu do systému je předán ke schvalování jednotlivým institucím. Dokument postupně prochází všemi kroky schvalovacího procesu podle příslušného pracovního postupu, který již bude předem vložen do systému.

P2: Nastavování operačních programů

30/186

8.4.3.3.

Upravování

Schvalovatel bude mít možnost ve vhodném textovém módu vložit své připomínky a návrh změn. Garantovi dokumentu systém umožní zapracovat připomínky nebo přijmout/nepřijmout změny dokumentu. Systém umožní garantovi dokumentu zadat i odezvy orgánů a institucí, které nebudou pracovat v MS2014+, jako jsou připomínky a rozhodnutí o schválení dokumentu.

8.4.3.4.

Posílání oznámení

Oznámení je zasíláno jako upozornění schvalovateli a garantu dokumentu jako upozornění na aktivitu, která se od nich očekává. V případě nutnosti i upozornění na zadaný termín nějaké činnosti a očekávané, požadované aktivity některého z aktérů. Je pokryto procesem č. 9 ID 02NOP10.01.P1

02NOP10.02.P2 02NOP10.02.P3 02NOP10.02.P4

Požadavek na systém Systém umožní sestavit dokumenty OP programového období, vložit do systému a podat do schvalovacího procesu. Schvalovací proces Modul Podpora oběhu dokumentu popsané v dokumentu [3]. Systém zajistí oběh dokumentu podle předem připraveného a vloženého postupu a zpřístupní jej schvalovatelům-uživatelům MS2014+ k připomínkám. Systém bude postupně měnit a zobrazí stav schvalovacího procesu. Systém bude sledovat jednotlivé kroky činností, procesů (workflow) a bude je srozumitelně graficky znázorňovat a oznamovat jednotlivým osobám procesu, že dokument je jim zpřístupněn pro jejich práci. Systém bude dále upozorňovat na blížící se termín ukončení nebo překročení termínu jednotlivých kroků.

02NOP10.02.P5

Systém umožní předat dokument schvalovateli EK pomocí IS SFC a přenést výsledky tohoto kroku schvalování do MS2014+. Informace o IS SFC lze nalézt v dokumentu [6]. 02NOP10.02.P6 Dokument postupně projde připomínkovým řízením. Pokud nejsou již připomínky, systém oznámí garantovi OP programového období, že dokument byl přijat. 02NOP10.03.P7 Systém umožní Schvalovateli vložit ve vhodném textovém módu své připomínky a návrh změn. 02NOP10.03.P8 Systém umožní garantovi dokumentu zadat i odezvy orgánů a institucí, které nebudou pracovat v MS2014+ jako jsou připomínky a rozhodnutí o schválení dokumentu. 02NOP10.03.P9 Garantovi dokumentu systém umožní zapracovat připomínky nebo přijmout/nepřijmout změny dokumentu. 02NOP10.03.P10 Připomínky i verze dokumentu ze všech fází schvalovacího procesu budou uloženy do systému a systémem vhodně označeny. Historie verzí bude uživateli k nahlédnutí. 02NOP10.03.P11 Aplikace uloží a označí schválenou verzi dokumentu (popř. všech jeho částí). Uloží elektronické obrazy finální verze všech částí dokumentů, a to ve verzi, která bude identická s fyzicky předkládaným cílovým dokumentem. Aplikace umožní sestavit finální dokument, pokud se skládá s částí. Aplikace umožní vytvořit dokument vhodného formátu (PDF, .doc apod.)a vytisknout.


31/186

8.4.4.


Proces zadávání termínů a postupů činností pro účely vrstvy úrovně operačních programů.

8.4.4.1.

Zadávání termínů řídících činnosti a kontrol

Zde bude možnost zadání kalendáře řídících činností a kontrol během celého programového období např. plánování termínů monitorovacích výborů - viz kalendář, Globální požadavky na Aplikaci MS2014+, dokument [3].

8.4.4.2.

Zadávání pracovních postupů

V rámci tohoto procesu budou zadávány konkrétní pracovní postupy týkající se plánování programového období na úrovni operačních programů - Modul podpory oběhu dokumentu *3+.

8.4.5.

Správa obecných informací vrstvy hierarchie

Do systému bude na začátku programového období zadána struktura dotací v České republice a to všech jeho vrstev a vazeb mezi nimi. Příklady údajů zadávaných pro jednotlivé vrstvy: Operační program Vytvoření Operačního programu: identifikátor jméno, popis zaměření, kontakty, výkonné orgány, personální zastoupení, programové dokumenty Zadání cílů vrstvy OP: o vytvoření cílů OP, popis cílů, jejich zaměření a určení o přiřazení cílů OP cíli/cílům nadřízené Národní úrovně, popřípadě Cílům regionální politiky EU nebo tematickým cílům EK a Fondům EU, bude-li požadováno Prioritní osa (PrO) a další vrstvy struktury Vytvoření dané vrstvy: identifikátor jméno, číslo, popis zaměření, obecné informace, personální zastoupení Přiřazení dané vrstvy k nadřízené vrstvě: k Operačnímu programu, Prioritní ose apod. Zadání cílů vrstvy: o vytvoření cílů vrstvy, popis cílů, prioritní témata (forma číselníku), typ území dopadu (forma číselníku), typ finanční pomoci o přiřazení cílů vrstvy k cíli/cílům nadřízené vrstvy (cílů Prioritní osy k cílům Operačního programu apod.) ID Požadavek na systém 02NOP05.P1 Aplikace umožní zadat operační programy (forma číselníku) a informace o nich. 02NOP05.P2 Aplikace umožní zadat strukturu cílů OP a jejich vazby na cíle na Národní úrovni, na úrovni EK a fondy EU. 02NOP05.P3 Aplikace umožní zadat prioritní osy a informace o nich. 02NOP05.P4 Aplikace umožní zadat strukturu cílů prioritních os a jejich vazby na cíle operačních programů. 02NOP05.P5 Aplikace umožní zadat všechny další vrstvy struktury hierarchie a informace o nich. 02NOP05.P6 Aplikace umožní zadat strukturu cílů dalších vrstev hierarchie a jejich vazby na cíle prioritní osy. 02NOP05.P7 Aplikace umožní při případném zadávání personálního obsazení vybírat ze seznamu „Organizační struktury“ popsané v dokumentu *3+ v kapitole Globální požadavky na Aplikaci MS2014+.


32/186

8.4.5.1.

Správa dalších vazeb mezi cíly vrstev hierarchie

Proces zajišťuje zadávání vazeb mezi cíly mimo „vertikální“ strukturu vrstev popsané v „Diagramu úrovní řízení HSS“ v dokumentu *1+ např. synergických vazeb mezi Operačními programy (Synergie viz pojmy v dokumentu [2]). Další možné vazby budou vyspecifikovány v průběhu realizace po upřesnění informaci od NOK a EK. ID Požadavek na systém 02NOP08.P1 Systém umožní zadat další vazby na úrovni operačních programů. 02NOP08.P2 Systém bude připraven na to, že tyto vazby mohou zasahovat z této úrovně do ostatních úrovní hierarchie. 02NOP08.P3 Aplikace bude obsahovat jednoduchý nástroj, který umožní vazby tvořit („nabírat“ jejich členy) graficky pro intuitivní zadávání.

8.4.6.

Správa financování cílů vrstev

Proces zajistí rozplánování finanční prostředků pro celé období, pro jednotlivé vrstvy hierarchie. Plány budou během období porovnávány se skutečným průběhem čerpání dotací a mohou být aktualizovány podle současných potřeb ČR. Algoritmus porovnávání plánu a skutečnosti a vyhodnocování výsledků pro potřeby regulace přidělování finančních prostředků v celé dotační struktuře je popsán v v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. Tento proces zajišťuje plány jednotlivých vrstev úrovně operačních programů.

8.4.6.1.

Správa finančních plánů cílů vrstev

Na začátku programového období bude nastaven plán cílů finančních alokací dané vrstvy pro celé období. Pro vrstvu OP bude čerpat z programového dokumentu období. V průběhu programového období mohou být hodnoty plánů finančních alokací cílů vrstev aktualizovány. Změna vrstvy OP se provádí změnou programového dokumentu období. Nový aktualizovaný plán je platný až po schválení programového dokumentu EK. Nové aktuální plány budou uloženy společně s jejich verzí. Plán finančních alokací bude zadán pro jednotlivé roky programového období a jeho položky pro každý rok se budou rozpadat podle zdroje financování alokace. Zdroje financování mohou být: Financování z dotací EU Financování ze státního rozpočtu Jiné zdroje financování (soukromé, z rozpočtu měst, krajů apod.) Podíl různých zdrojů financování bude znám před začátkem plánování. Popis finančních plánů je k nalezení v dokumentu [1] , finančním plánem se zabývá proces č.8. ID Požadavek na systém 02NOP06.01.P1 Aplikace umožní zadat strukturu finančního plánu, rozdělit podle zdrojů financování. 02NOP06.01.P2 Aplikace umožní zadat procentuální podíly zdrojů financování. 02NOP06.01.P3 Aplikace umožní automaticky rozpočítat plány podle zdrojů financování. 02NOP06.01.P4 Pokud se plánování bude provádět odspoda nahoru v jednotlivých vrstvách, aplikace umožní automaticky dopočítat horní vrstvu.


33/186

8.4.6.2.

Operativní plány financování vrstev

Vygenerují je operativní plány jednotlivých vrstev úrovně operačních programů. Postup byl již popsán v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5].

8.4.6.3.

Vyhodnocování plánu financování vrstev

Tento proces patří do procesní oblasti č.10. Vyhodnocování pro jednotlivé vrstvy již bylo popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5].

8.4.7.

Správa věcných ukazatelů vrstev

Proces zajistí zadání výstupů a dopadů na úrovni OP, které se budou realizovat za prostředky alokované na této úrovni. Do věcného vyhodnocování jsou zařazeny především indikátory, které reprezentují plnění výstupů cílů derivovaných z cílů na Národní úrovni. Jsou plánované a kvantifikují požadovaný výstup cíle pro danou úroveň a jednotlivé její vrstvy. Dále zde mohou být zařazeny další dopadové ukazatele, jako jsou: environmentální indikátory horizontální témata, jako je dopad na životní prostředí, rovné příležitosti mezi občany, dopad na dané území apod. V závislosti na požadavcích EK nebo národního koordinátora nebo vlastních OP mohou být definovány i další typy dopadových ukazatelů. Dopadové ukazatele mohou být pro sledování zadány již na úrovni EK nebo na každé další nižší úrovni. Proces zajistí vytvoření indikátorů pro celé období pro úroveň operačních programů, které OP bude realizovat za prostředky alokované na tyto cíle. Plán bude během období porovnáván se skutečným průběhem plnění věcných cílů a může být výjimečně aktualizován podle současných potřeb ČR. Algoritmus porovnávání plánu a skutečnosti a vyhodnocování výsledků je popsán v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. Tento proces zajišťuje vrstvy úrovně OP.

8.4.7.1.

Správa dopadových ukazatelů

Do tohoto procesu spadají v minulém odstavci zmíněné ukazatele kromě indikátorů. Tento proces zajistí zadání těchto ukazatelů platných na úrovni OP ve všech vrstvách této úrovně. Ukazatele budou zadávány formou seznamu, číselníku, což řešeno v kapitole 8.4.1 Správa číselníků.

8.4.7.2.

Správa plánu indikátorů

Proces zajistí určení žádaných hodnot indikátorů pro jednotlivé roky nebo etapy programového období. Na začátku programového období bude nastaven plán věcných cílů této vrstvy pro celé období. Pro vrstvu OP bude čerpat z programového dokumentu období. V průběhu programového období mohou být hodnoty plánů finančních alokací cílů vrstev aktualizovány. Změna vrstvy OP se provádí změnou programového dokumentu období. Nový aktualizovaný plán je platný až po schválení programového dokumentu EK. Indikátory budou zadávány formou číselníku, což řešeno v kapitole 8.4.1 Správa číselníků. P2: Nastavování operačních programů

34/186

Věcné ukazatele a jejich struktura je popsána v dokumentu [1]. Indikátory jsou popsány několika atributy: Identifikátor Jméno – popis indikátoru Počáteční hodnota Cílová konečná hodnota Datum počáteční hodnoty Datum cílové hodnoty

8.4.7.3.

Operativní plán indikátorů

Obecně již bylo popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5].

8.4.7.4.

Vyhodnocování plánu indikátorů

Tento proces patří do procesní oblasti č. 10. Již popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. ID 02NOP06.01.P1

02NOP06.01.P5

Požadavek na systém Aplikace umožní zadat ručně do číselníku environmentální indikátory platné od úrovně OP. Environmentální indikátory budou uloženy ve vazbě na vrstvu úrovně OP Aplikace umožní zadat ručně do číselníku horizontální témata a jiné možné ukazatele platné od úrovně OP. Horizontální témata a jiné možné ukazatele budou uloženy ve vazbě na vrstvu úrovně OP. Aplikace umožní vložit ukazatele pomocí importu z externího souboru.

01NPO06.02.P6 01NPO06.02.P7

Aplikace umožní zadat strukturu indikátorů úrovně ručně do číselníku. Aplikace umožní zadat indikátory pomocí importu z externího souboru.

02NOP06.01.P2 02NOP06.01.P3 02NOP06.01.P4

02NOP06.02.P8

Aplikace umožní automaticky generovat indikátory, pokud jejich popis je v již zadané agregační mapě. 02NOP06.02.P9 Indikátory budou uloženy ve vazbě: na danou vrstvu své případné předchůdce a následníky v souvisejícím cíli /cílech dalších vrstev popřípadě Cílům regionální politiky EU nebo tematickým cílům EK a Fondům EU, bude-li požadováno 02NOP06.02.P10 Aplikace umožní zadat cílové hodnoty indikátorů a dalších jejich atributů. 02NOP06.02.P11 Pokud se plánování bude provádět odspoda nahoru v jednotlivých vrstvách, aplikace umožní automaticky dopočítat hodnoty v horní vrstvě.

8.4.8.


Viz kapitola Mapy agregačních indikátorů v dokumentu [5].


35/186

8.5. Případy užití P2: Případ užití 1 Správa plánování řídících činností, číselníků a správa dokumentů, schvalování dokumentů

Systém 02NOP01_Správa číselníků

Gestor_číselníků

Správa matričních číselníků

02NOP02_Správa dokumentů Gestor dokumentů

Správa dokumentů

Gestor OP

02NOP03_Správa plánování řídících činností

02NOP03.01_ Zadávání termínů řídících činnosti a kontrol

<>

<>

02NOP03.02_ Zadávání pracovních postupů


02NOP04_ Schvalování dokumentů OP

<>

02NOP040.01_ Sestavování <> Gestor OP <>

Schvalovatel

02NOP04.02_ Schvalování

<>

<<System>> IS SFC 02NOP04.03_ Upravování

Gestor OP 09IZŘO05_ Posílání oznámení

<<System>> IS

Sestavování a schvalování dokumentů Operačního programu


36/186

P2: Případ užití 2 Správa vrstev úrovně operačního programu, agregační mapy

Systém 02NOP05_Správa obecných informací vrstev hierarchie

<>

02NOP05.01_Správa dalších vazeb mezi cíly vrstev hierarchie

Gestor OP

Správa obecných informací vrstvy dotační struktury 02NOP06_Správa financování cílů vrstev

02NOP06.01_ Správa finančních plánů cílů vrstev

<>

Gestor OP

<> 02NOP06.02_ Operativní plány financování vrstev

<>

10MŘO_ Vyhodnocování plánu financování vrstev

Správa financování cílů vrstev

02NOP07_Správa věcných ukazatelů vrstev

02NOP07.01_ Správa dopadových ukazatelů

<>

<> Gestor OP

02NOP07.02_ Správa plánu indikátorů

<> <>

02NOP07.03_ Operativní plán indikátorů

10MŘOP_ Vyhodnocování plánu indikátorů

Správa věcného plnění cíle vrstev 02NOP12_Správa agregačních map

Gestor OP



37/186

P2: Případ užití 3 Správa vazeb mezi jednotlivými cíle hierarchie, kategorizace pomoci

Systém 02NOP08_Správa dalších vazeb mezi cíly vrstev hierarchie

Správa vazeb mezi jednotlivými cíly hierarchie Gestor OP 02NOP09_Správa kategorizace pomoci

Správa kategorizace pomoci


38/186

9 P3: Nastavování a vyhlašování výzev Proces náleží do úrovně Operačních programů a jejich struktury.

9.1. Seznam případů užití P3: PŘÍPAD UŽITÍ 1 VLOŽENÍ HARMONOGRAMU VÝZEV A SIMULACE VÝZVY ...................................................... 47 P3: PŘÍPAD UŽITÍ 2 VLOŽENÍ PLÁNU VÝZVY .......................................................................................................... 47 P3: PŘÍPAD UŽITÍ 3 FINALIZACE VÝZVY .................................................................................................................. 47 P3: PŘÍPAD UŽITÍ 4 ZADÁNÍ VÝZVY – DATA PRO VÝZVU........................................................................................ 48

9.2. Vazba na ostatní procesy Proces č. 4

Proces č. 4 funkčně navazuje na proces č.3 a dovolí využít externímu uživateli vyhlášené výzvy, který zajišťuje výzvy pro Projektové žádosti

9.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů/počet: interní uživatel / tisíce (cca 2000-3000) Současně pracujících uživatelů: desítky Periodicita použití: - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet za období na operační program: výzvy/ stovky (cca v průměru 150-200) Počet vložených dokumentů /velikost za období na operační program: popis výzvy/ stovky (cca v průměru 150-200, cca 10 stran na dokument)


Základní charakteristika a funkce výzev

Výzva představuje konkrétní realizační nástroj, jehož prostřednictvím se řídí a administruje operační program. Výzva plní tyto konkrétní funkce: Umožňuje modifikovat podmínky programu, respektive jejich zacílení dle aktuálního vývoje operačního programu Vymezuje základní pravidla pro žadatele a umožňuje příjem projektových žádostí v IS MS2014+ (tj. každý projekt/nástroj GG je vázán ke konkrétní výzvě) Na základě atributů zadaných na dané výzvě je přizpůsoben datový obsah projektové žádosti, případně další podmínky pro žadatele S vyhlášením výzvy je zveřejněna aktuální dokumentace pro žadatele/příjemce Na výzvu je přidělena část finanční alokace operačního programu a zároveň jsou stanoveny plánované cíle/indikátory Plánování a vyhodnocování výzev je důležitou součástí řízení operačního programu Zpravidla je spojena s konkrétní osou/podosou operačního programu Umožňuje plánování v časově vymezených milnících Je jednoznačně určena identifikačním číslem a názvem


39/186

Vlastní proces výzvy může v zásadě probíhat dvojím způsobem: 1. Výzva je vyhlášena v relativně krátkém časovém úseku, např. 2 měsíce. Během výzvy řídící orgán neprovádí žádné operace týkající se hodnocení projektů. Teprve po ukončení výzvy procházejí všechny zaregistrované projekty procesem hodnocení. 2. Výzva je zpravidla vyhlášena v delším časovém období a přihlášené projektové žádosti jsou postupně administrovány – hodnoceny i v průběhu výzvy. Co se týká konkrétních činností, které jsou s administrací výzvy spojené, jedná se o: Stanovení harmonogramu výzev (zpravidla roční) Plánování výzvy, včetně simulace klíčových parametrů výzvy o Vyhlášení výzvy (vazba na plán operačního programu, definovaný v procesu 2 – tj. finanční plán a cílů/ukazatelů plnění)) o Zveřejnění dokumentace výzvy o Nastavení výzvy v IS MS2014+ Sledování plnění plánu výzvy

9.4.2.

Stanovení harmonogramu výzev

IS MS2014+ umožní řídícímu orgánu zadat plán výzev se stanovenou časovou periodou, např. 1 rok. Tento plán může řídící orgán zadat nezávisle na procesu simulace výzev popsaném v další kapitole nebo s využitím tohoto nástroje. Plán výzev bude obsahovat např. následující atributy: Datum vyhlášení výzvy Datum ukončení výzvy Finanční alokace výzvy Osa/podosa operačního programu, pro kterou je výzva vyhlašována1 Harmonogram výzev bude možné zobrazit v přehledné tabulce, kde budou výzvy seřazeny podle data vyhlášení. V případě souhlasu ŘO bude harmonogram výzev daného OP dostupný i ostatním řídícím orgánům a bude možné vygenerovat celkový harmonogram výzev za všechny operační programy. ID 03NVV01.P1 03NVV01.P2

03NVV01.P3

9.4.3.

Požadavek na systém Systém umožní zadat harmonogram výzev jednoho operačního programu Systém umožní zobrazit plánovaný harmonogram výzev jednoho operačního programu za stanovené časové období v přehledné strukturované tabulce v členění dle data vyhlášení výzvy, obsahující základní informace o výzvě (např. operační program, osa/podosa operačního programu, předpokládané datum vyhlášení, předpokládaná finanční alokace) Systém umožní zobrazit harmonogram výzev všech operačních programů v jedné strukturované tabulce v členění dle data vyhlášení výzvy.

Simulace výzvy

V programovacím období 2014 – 2020 bude vlastní implementace programu z úrovně národního koordinátora i u úrovně EK detailně monitorována (viz návrh obecného nařízení – např. čl. kapitola II Smlouva o partnerství, kapitola III Tematické zaměření, předběžné podmínky a přezkum výkonnosti,) a na posouzení výkonnosti bude vázáno i přidělení výkonnostní rezervy. To bude klást větší nároky 1

Není zatím nastavena přesná terminologie pro názvy logických celků operačního programu, proto je použit obecný termín osa/podosa programu. Ve stávajícícm programovacím období tomu odpovídá prioritní osa/oblast podpory.


40/186

jak na oblasti plánování, tak na oblast průběžného vyhodnocování plnění cílů programu. Jedním z účinných nástrojů se v tomto kontextu může stát i oblast plánování a sledování plnění výzvy. Za tímto účelem je požadována funkcionalita „simulace výzvy“, která umožní v prvním kroku simulovat parametry výzev, než budou konkrétní výzvy zadané tak, aby reálně mohly naplnit proporciální cíle operačního programu k danému období a splnit pravidlo n+2 stanovené pro daný program a dané období. Proces výzvy navazuje na proces 2 Plánování operačních programů, proces 7 Správa a monitorování projektu, proces 8 Realizování plateb a na proces 10 Monitorování a řízení operačního programu2. V rámci simulace výzvy IS MS2014+ umožní zadat základní parametry výzvy tj. např. plánovanou finanční alokaci, datum/časové rozpětí výzvy a datum/časové rozpětí realizace projektů do dané výzvy přihlášených, plánované cíle výzvy, vazbu na osu/podosu operačního programu. Dále bude možné na základě zkušeností řídících orgánů simulovat plnění výzvy z realizovaných projektů v jednotlivých letech (např. zadáním konkrétním hodnot nebo % z celkové alokace výzvy, nebo % ze stanovených cílů výzvy). V rámci této simulace budou zadávány finanční částky/počty projektů, kde byla v daném roce uzavřena Smlouva/Rozhodnutí o poskytnutí dotace, finanční částky realizovaných plateb v jednotlivých letech a to v členění dle životního cyklu platby - zejména částky proplacené, vyúčtované a certifikované, a dále související odhad plnění cílů/indikátorů v jednotlivých letech dle zdaného časového rozpětí projektů. Význam tohoto procesu spočívá v tom, že v rámci simulace může řídící orgán zjistit, že vstupní parametry výzvy jsou nereálné, může tedy zadat nové základní parametry výzvy a proces simulace zopakovat, přičemž IS MS2014+ uchová všechny verze simulací. Poté, co bude simulace výzvy ukončena, řídící orgán může simulovat další výzvy nebo přistoupit k zadání plánu konkrétní výzvy. ID

Požadavek na systém Systém umožní zadat vazbu na osu/podosu operačního programu a vstupní parametry výzvy (výběrem a úpravou hodnot, které budou dostupné ve formě plánu na dané ose/podose operačního programu) 03NVV02.P2 Systém umožní simulovat reálný průběh výzvy na základě zadaných vstupních parametrů výzvy a kvalifikovaného odhadu řídícího orgánu o průběhu výzvy v jednotlivých letech vymezených časovým rámcem výzvy a počtem/finančním objemem projektů, u kterých bude v daném roce uzavřena Smlouva/Rozhodnutí o poskytnutí dotace, finančním objemem proplacených prostředků v členění zálohové platby, vyúčtování, standardní platby, certifikované platby, odhad naplnění cílů/indikátorů v jednotlivých letech vymezených časovým rámcem výzvy. Následně bude možná korekce vstupních parametrů výzvy a opakování průběhu simulace, přičemž systém uloží všechny simulační varianty. 03NVV02.01.P1 Systém umožní přehledné zobrazení výsledků všech zadaných variant simulace výzvy a to jak v plném rozsahu zadaných veličin, tak jen pro veličiny vybrané (např. průběh financování, průběh plnění cílů/indikátorů). 03NVV02.01.P1_01 Údaje zadané v rámci simulace výzvy bude možné překopírovat do plánu výzvy po zadání zvolené varianty simulace 03NVV02.P1

2

Pokud bude možné na této úrovni zobrazit i dimenzi agregace výzva, kam se agregují data z jednotlivých projektů. Pokud ne, pak by agregace dat z projektů probíhala přímo v procesu Výzva – tj. v rámci tohoto procesu by probíhalo jak plánování, tak sledování skutečnosti a porovnání s plánem.


41/186

9.4.4.

Zadání a zobrazení plánu výzvy

Plán výzvy bude zadán prostřednictvím plánovaných dat výzvy v níže uvedeném členění. Pro efektivní řízení programu bude tedy systém umožňovat zadat plánovaná data dané výzvy, přičemž pro efektivní nastavení plánu výzvy může řídící orgán využít simulaci výzvy popsanou v předešlé kapitole. Rozsah sledovaných plánovaných dat na výzvě bude určen zejména: finančním plánem plánem cílů/indikátorů, případě dalších ukazatelů plnění výzvy vazbou na osu/podosu operačního programu časovým plánem výzvy časovým plánem pro realizaci projektů dané výzvy Plán výzvy zahrnuje nejen celkovou alokaci výzvy a plán cílů/indikátorů, ale i plán postupu realizace výzvy v letech, přičemž tento postup realizace bude vyjádřen prostřednictvím zasmluvněných, proplacených3 a certifikovaných finančních prostředků výzvy v jednotlivých letech (a to jak v absolutních hodnotách, tak jako procento z finanční alokace výzvy) a prostřednictvím stanovení odhadované hodnoty zasmluvněných a splněných cílů/indikátorů/ukazatelů v jednotlivých letech a to jak v absolutních hodnotách, tak jako procento z celkové hodnoty cíle/indikátoru přiřazeného na výzvu). Cílem je možnost porovnání plánovaných hodnot finančního čerpání a plnění cílů/indikátorů/ukazatelů s reálně dosaženými hodnotami v jednotlivých letech. Ke stanovení těchto údajů může řídící orgán použít nástroj simulace výzvy. Na základě průběžného hodnocení skutečného průběhu výzvy může dojít ke korekci plánu výzvy. Systém tedy umožní zadat novou verzi plánu výzvy (plán výzvy bude možné aktualizovat jednou ročně, případně jednou za 6 měsíců), při jeho tvorbě bude možné kopírovat a editovat údaje z předchozího vloženého plánu výzvy a nově zadanou verzi plánu výzvy bude možné označit jako aktuální plán. Na základě tohoto příznaku budou pak v procesu vyhodnocení průběhu výzvy porovnávány agregované, skutečně dosažené/zasmluvněné hodnoty evidované na projektech dané výzvy s plánem výzvy, který bude systémem označen jako aktuální. ID 03NVV03.P1_01

03NVV03.P1_02

03NVV03.01.P1

03NVV03.02.P1

3

Požadavek na systém Systém umožní zadat vazbu na osu/podosu operačního programu a vstupní parametry výzvy (výběrem a úpravou hodnot, které budou dostupné ve formě plánu na dané ose/podose operačního programu). Tyto údaje mohou být vloženy i zkopírováním údajů ze zvolené varianty simulace výzvy. Systém umožní zadat plánovaná data výzvy, a to jak základní parametry výzvy, tak plán postupu realizace výzvy v letech, vymezených časovým rámcem výzvy, finančním plněním a plněním cílů/indikátorů. Tyto údaje mohou být vloženy i zkopírováním údajů ze zvolené varianty simulace výzvy. Systém umožní přehledné zobrazení naplánovaných dat výzvy a to jak v plném rozsahu zadaných veličin, tak jen pro veličiny vybrané (např. průběh financování, průběh plnění cílů/indikátorů). Systém umožní zadat novou verzi plánu výzvy, při její tvorbě bude možné kopírovat data z již zadané verze plánu, zadání nové verze plánu bude možné s roční periodicitou (případně jednou za 6 měsíců) a bude možné nově zadaný plán výzvy označit jako aktuální.

V případě potřeby i s rozlišením na zálohové platby, vyúčtování plateb nebo standardní platby.


42/186

9.4.5.

Zadání údajů výzvy

V rámci tohoto procesu jsou v systému evidovaná data ke konkrétní výzvě a to v následujících formách: Dokumentace dané výzvy, kterou tvoří vlastní text výzvy, který seznamuje žadatele se základními podmínkami výzvy, a dále související dokumentace pro žadatele, která poskytuje podrobnější informace, na jejichž základě je žadatel schopen seznámit se se základními podmínkami operačního programu, připravit projektovou žádost a seznámit se s podmínkami, kterými je vázán po uzavření Smlouvy/Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Tato dokumentace má zpravidla podobu příručky pro žadatele, příručky pro příjemce, která je doplněna sadou příloh metodické povahy, vzorových šablon pro jednotlivé úkony žadatele apod. Tato dokumentace bude k dispozici v elektronické podobě. Data výzvy (např. název a číslo výzvy, název a číslo osy/podosy, ke které se výzva váže, finanční alokace výzvy, cíle/indikátory výzvy včetně dat, která ovlivňují datový obsah projektu dané výzvy (např. omezení číselníků nebo potvrzení že pro danou oblast nemá být číselník omezen - podoba rozpočtu, poměry financování pro jednotlivé zdroje, typy projektů, šablony pro detaily plateb, povinnost použít CBA, platné přílohy, hodnotící kriteria apod. Dále by na dané výzvě měla být registrována informace, zda na dané výzvě budou použity všechny indikátory dané osy/podosy nebo pouze jejich výběr. Výzva bude tedy v IS 2014+ zadávána prostřednictvím definovaného rozsahu dat (dále jen data výzvy) v části CSSF2014+ (viz obr. 1. Generování výzvy). Data výzvy budou zadávána pracovníky ŘO a dále budou přenášena do části KP2014+ a na jejich základě dojde k úpravě parametrů formuláře pro podání projektové žádosti. Tím bude zajištěno, že registrovaný projekt bude přiřazen k dané výzvě a žadatel bude v rámci formuláře zadávat pouze relevantní data ve vztahu k dané výzvě (viz předchozí odstavec). Systém umožní snadné a uživatelsky přívětivé zadání vstupních dat výzvy tak, aby tyto údaje mohl zadávat pracovník řídícího orgánu bez součinnosti dodavatele, např. formou strukturované tabulky. Zadaná data pro danou výzvu bude možné zobrazit ve strukturované podobě, systém bude dále evidovat stav výzvy (např. plánovaná, finalizovaná, vyhlášená, ukončená, pozastavená). Zadaná data na výzvě bude možné editovat do okamžiku finalizace výzvy. Pro správu výzvy bude v Aplikaci MS2014+ vymezena samostatná role/oprávnění. ID

Požadavek na systém Systém umožní zadat vazbu na osu/podosu operačního programu a vstupní parametry výzvy (výběrem a úpravou hodnot, které budou dostupné ve formě plánu na dané ose/podose operačního programu) a další atributy výzvy popsané v kapitole 6.1.4. Údaje bude zadávat do systému pracovník řídícího orgánu. Dále bude možné využít plánovaná data výzvy dostupná na zadaném plánu výzvy. 03NVV04.01.P1 Systém umožní zadat dokumentaci dané výzvy. Bude zadávána elektronická podoba listinné řízené dokumentace. 03NVV04.02.P1 Systém umožní editaci vložených dat výzvy. 03NVV04.03.P1 Systém umožní finalizovat proces zadání dat výzvy a po této finalizaci budou data uzamčena k další editaci. Ve výjimečných a odůvodněných případech bude editace umožněna, ale pouze po předchozím odsouhlasení požadavku registrovaného v aplikaci Service Desk. 03NVV04.03.P1_01 Systém umožní evidovat stav výzvy (výběrem z číselníku, automatika po splnění stanovených kriterií) - podrobné informace jsou uvedené v příloze č. 03NVV04.P1


43/186

03NVV04.04.P1

9.4.6.

P1_2_2 Základní technické a funkční požadavky na systém, kapitola „Modul podpora oběhu dokumentů“. Systém umožní operaci „otevření výzvy“ otevřením výzvy dojde ke zpřístupnění šablon projektových žádostí pro danou výzvu daného operačního programu dle parametrů zadaných na výzvě, a to k datu vyhlášení výzvy. Tento proces je nezbytné zajistit pro vyhlášení výzvy, což umožní žadatelům předkládat projektové žádosti do dané výzvy daného operačního programu.

Hodnocení průběhu výzvy

V rámci tohoto procesu budou porovnávány údaje z plánu výzvy, který bude označen jako aktuální s agregovanými, skutečně dosaženými hodnotami evidovanými na projektech dané výzvy. Pro zařazení těchto údajů do příslušného roku bude určující datum, které je na projektu evidované u dané hodnoty. Např. pro evidenci projektů a souvisejících finančních částek v daném roce, kde byla uzavřena Smlouva/Rozhodnutí o poskytnutí dotace, bude využito datum uzavření Smlouvy. Pro zařazení realizovaných plateb do jednotlivých let bude opět určující registrované datum příslušného typu platby. Pro zajištění tohoto subprocesu bude využit modul vytěžování dat. Konkrétně se v rámci vyhodnocení výzvy budou sledovat zejména následující údaje: Počet a finanční objem projektů, kde byla v daném roce uzavřena Smlouva/Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Údaje budou dostupné za jednotlivé roky formou sledování přírůstku za daný rok i formou kumulovaných hodnot daného roku s hodnotami dosaženými v předchozích letech. Závazkové/cílové hodnoty indikátorů včetně data dosažení cílové hodnoty (nejedná se o skutečně dosažené cílové hodnoty, ale o závazky, ke kterým se příjemce zavázal ve Smlouvě/Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Údaje budou dostupné za jednotlivé roky formou sledování přírůstku za daný rok i formou kumulovaných hodnot daného roku s hodnotami dosaženými v předchozích letech. Finanční částky proplacených a certifikovaných prostředků v jednotlivých letech (v rozlišení dle životního cyklu platby - např. zálohové platby, jejich vyúčtování, standardní platby, platby zařazené do refundace, refundované platby, certifikované platby4 - tyto údaje budou dostupné na záznamech detailu plateb daného projektu). Tyto údaje budou dostupné jak v absolutní hodnotě, tak vyjádřené jako % z finanční alokace výzvy. Údaje budou dostupné za jednotlivé roky formou sledování přírůstku za daný rok i formou kumulovaných hodnot daného roku s hodnotami dosaženými v předchozích letech. Vyhodnocení skutečně dosažených cílů nebo jejich částí v jednotlivých letech a to prostřednictvím vyhodnocení plnění skutečně dosažených hodnot indikátorů v jednotlivých letech (údaje budou přebírány z monitorovacích zpráv projektů), které na tyto cíle navazují, přičemž tyto údaje budou dostupné jak v absolutních hodnotách, tak vyjádřené jako % z celkové hodnoty cíle/indikátoru zadaného v plánu výzvy. Údaje budou dostupné za jednotlivé roky formou sledování přírůstku za daný rok i formou kumulovaných hodnot daného roku s hodnotami dosaženými v předchozích letech. Vlastní proces hodnocení bude probíhat tak, že systém porovná plánované hodnoty pro jednotlivé roky registrované na plánu výzvy, který bude označen jako aktuální s hodnotami, které budou sečteny z jednotlivých projektů dané výzvy a které budou splňovat časový test pro daný rok. Toto porovnání bude možné přírůstkovým způsobem za jednotlivé roky i kumulativně, kdy se hodnota plánovaného i dosaženého údaje daného roku sčítá s hodnotami let předchozích.

4

Životní cyklus plateb je podrobně popsán v procesu 8 Realizace plateb.


44/186

Dále systém umožní sledovat plánované i skutečně dosažené údaje v jednotlivých letech v absolutních hodnotách i vyjádřené jako % z celkového finančního plánu výzvy a z celkových hodnot plánovaných cílů/indikátorů dané výzvy. Dalším požadavkem pak je, aby bylo možné v rámci systému porovnat dosažené skutečné hodnoty v oblasti financí, cílů, indikátorů, příp. horizontálních témat zjištěných agregací údajů z projektů dané výzvy s plánovanými hodnotami těchto ukazatelů na vrstvě podosa/osa operačního programu. A to nejen pro jednu výzvu, ale přehledně zobrazit výsledky za všechny výzvy, které pod danou podosu/osu operačního programu spadají. Celkový proces je indikativně znázorněn na grafickém schématu Generování výzvy ID Požadavek na systém 03NVV05.P1 Systém umožní porovnat plánované a skutečně dosažené hodnoty v rámci dané výzvy v konkrétních datových oblastech popsaných v této kapitole. 03NVV05.P2 V případě odchýlení dané hodnoty od plánu o více než zadaný rozdíl systém v rámci daného zobrazení porovnání plánovaných dat a skutečnosti zobrazí varování. 03NVV05.P3 Porovnání plánovaných a skutečně dosažených hodnot v jednotlivých letech bude možné buď formou porovnání přírůstků za jednotlivé roky nebo formou kumulativně dosažených hodnot v daném roce. 03NVV05.P4 V rámci porovnání plánu a skutečnosti bude možné porovnat přírůstkovou nebo kumulativní skutečnost v daném roce s plánem stanoveným pro jednotlivé roky nebo přírůstkovou nebo kumulativní skutečnost s celkovým finančním plánem výzvy nebo celkovými cílovými hodnotami stanovenými pro indikátory, případně jiné ukazatele popisující věcné plnění. 03NVV05.P4 Systém dále umožní v rámci dané výzvy porovnat dosaženou skutečnost s plánovanými hodnotami pro finance a indikátory (horizontální témata) na dané podose/ose operačního programu, a to nejen v rámci jedné výzvy, ale přehledně zobrazit výsledky za všechny výzvy, které jsou na danou podosu/prioritní osu operačního programu navázány.


45/186

Obrázek 3 Generování výzvy Vyhlášení výzvy Operační program /proces 2 Finanční plán

Číslo výzvy Harmonogram výzev Seznam plánovaných výzev na budoucí období (6 měsíců nebo 1 rok)

Roky Zdroje Plán cílů/indikátorů

Datum vyhlášení Datum ukončení Stav Podmínky implementace

Roky ?

Soubor kriterií (pro práci s projekty) Poţadované přílohy Matriční data výzvy (omezení číselníků, rozpočet)

Prioritní osa/oblast podpory Finanční plán

Poměry financování pro všechny typy ţadatelů

Roky

Alokace

Zdroje Plán cílů/indikátorů

Šablony šablon (administrace plateb)

Sumární plán výzev (modul Vytěžování dat)

Operativní plán oper. programu

Období výzvy

Finanční plán

Číslo výzvy

Plán cílů/indikátorů

Oblast podpory

Období – rok

Stav výzvy

Členění do úrovně obl.podpory

Období realizace projektů výzvy Plán výzvy č.1

Plán výzvy č.2

Plán výzvy č.3

Finanční plán výzvy Plán cílů/indikátorů Období výzvy



Plánovaný objem zasmluvněných projektů Predikce čerpání výzvy po letech/zdroje/kurs

Plnění výzev/ akčního plánu Agregace dat z projektů dle zadaného stavu z moţností agegace dle výzvy a dle let Finance Indikátory % plnění k plánu

Sumární informace za všechny výzvy po letech

Simulace výzvy a jejích plánovaných výstupů Výběr oblasti podpory Datum výzvy Výběr reţimu plateb Finanční objem výzvy/Zdroje/kurs Fin. objem zasmluvněných projektů/období Období realizace projektů dané výzvy Proplaceno/v členění na roky/moţnost odlišit zálohové platby a vyúčtování Certifikováno/členění na roky/zdroje/kurs Indikátory, cíle/členění na roky/


46/186

9.5. Případy užití P3: Případ užití 1 Vložení harmonogramu výzev a simulace výzvy

Systém 03NVV01_Vloţení harmonogramu výzev Gestor_dat_NW

Vloţení harmonogramu výzev

03NVV02_ Simulace výzvy

<>

03NVV02.01_ Zobrazení výsledku simulace výzvy

Manager OP

Simulace výzvy P3: Případ užití 2 Vložení plánu výzvy

Systém

<>

03NVV03.01_ Zobrazení plánu výzev

03NVV03_Vloţení plánu výzvy <> Manager OP

Vloţení plánu výzvy

03NVV03.02_ Vytvoření a zobrazení dalších verzí plánu výzvy

P3: Případ užití 3 Finalizace výzvy

Systém <<System>> IS

03NVV05_ Hodnocení průběhu výzvy

<>

03NVV05.01_ Posílání oznámení

Finalizace výzvy


47/186

P3: Případ užití 4 Zadání výzvy – data pro výzvu

Systém 03NVV04.01_ Zadání dokumentace výzvy

<> 03NVV04.02_ Editace výzvy 03NVV04_Zadání výzvy – data pro výzvu

<>

<> 03NVV04.03_ Finalizace výzvy

Manager OP <>

Zadání výzvy – data pro výzvu


03NVV04.04_ Otevření výzvy

48/186

10 Administrace a monitoring na projektové úrovni Tato kapitola tvoří rámec procesům na projektové úrovni, kde dochází k vlastní realizaci rozdělování finančních prostředků EK a také monitorování plnění vytyčených cílů: P4: Vypracování a podávání projektové žádosti P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace P7: Správa a monitorování projektů Do této oblasti je nutné zahrnout také problematiky kontrol Projektů a vyplácení příjemců, které jsou součástí procesů: P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů P8: Realizace plateb Tato oblast obsahuje aktivity žadatele/příjemce podpory nebo jeho zástupce – obecně správce projektu (viz výklad pojmů) a manažerů projektů apod. na straně řídících nebo zprostředkujících orgánů.

10.1. Lokální zkratky a pojmy Fondy EU Systém Aplikace IS Správce projektu

Smlouva

Rozhodnutí

Podmínky

Externí uživatel Interní uživatel

Strukturální fondy EU a fond soudržnosti Aplikace MS2014+ Informační systém - Aplikace MS2014+ Správcem projektu je označena osoba/osoby, které participují na vytváření projektové žádosti ve funkci „žadatele“ o dotaci a déle spravují projekt ve fázi realizace projektu ve funkci příjemce dotace. Správci projektu mohou být Žadatel/Příjemce, partneři projektu nebo jiná osoba (agentura), která je pověřená Žadatelem/Příjemcem, aby ho zastupovala ve vypracování projektové žádosti a správě jeho projektu/ů v různých fázích jeho životního cyklu. Roli Hlavního správce projektu vykonává pouze jediný správce projektu. Smlouva o financování se uzavírá mezi příjemcem podpory a řídícím orgánem daného operačního programu. Součástí smlouvy o financování je hlavně: identifikace smluvních stran, vymezení předmětu a účelu smlouvy, rozpis finančního krytí projektu, vymezení způsobu proplácení finanční pomoci, harmonogram, atd. Součástí tohoto dokumentu jsou také tzv. podmínky. Rozhodnutí o poskytnutí dotace je dáno pro investiční projekty a nově i pro neinvestiční projekty zařazené do programového financování zákonem č.218/2000Sb a obsahuje částky, indikátory, termíny a podmínky. Společně se smlouvou jsou základním dokumentem pro poskytnutí podpory. Podmínky mimo jiné stanovují pravidla, jimiž se příjemce dotace musí řídit po dobu realizace projektu a také stanovenou dobu po ukončení projektu (např. předkládání zpráv o realizaci projektu) Všichni předkladatelé projektů a jejich spolupracující subjekty, tj. externí uživatel SW aplikace (terminologie Service Desk). Jde o správce projektu. Uživatel Monitorovacího systému MS14+ z řídících orgánů, zastupujících subjektů, platebního a certifikačního orgánů, auditního orgánu a dalších subjektů pro hodnocení a kontrolu projektů (terminologie Service Desk). Jde zaměstnance ŘO, ZS např. projektové a finanční manažery, pracovníky NOK, ale i o externí hodnotitele,

Administrace a monitoring na projektové úrovni

49/186

PPP Projekt Projektová žádost (PŽ)

kontrolory, experty apod. Pracovní postup procesu, jak je popsáno v modulu Podpora oběhu dokumentů, kapitola Pracovní postupy procesů v dokumentu [3]. Časově ohraničená cílená činnost prováděná příjemcem podpory za účelem dosažení požadovaného výsledku v rámci operačního programu. Forma, jak zažádat o přidělení dotace z fondů EU na realizaci Projektu. Projektová žádost vzniká a je podávána v procesu 4 a může mít několik verzí vzešlých z procesu hodnocení a akceptace – proces 5. Všechny verze PŽ jsou asociovány s Projektem, pro který vznikly.

Celkový seznam zkratek a pojmů je vysvětlen v dokumentu [2 ] Struktura a logika dokumentace, zkratky a pojmy. Pokud nebude řečeno jinak, budeme souhrnně pro účely popisu Projektové úrovně označovat Projektem, jak individuální, grantový projekt, velký projekt i Nástroje typu GG. Ve stejném smyslu je pak potřeba chápat termín Projektová žádost. Vztah obou pojmů je vysvětlen v tabulce Lokální zkratky a pojmy.

10.2. Životní cyklus Projektu (ŽCP) Realizace vytyčených cílů EK, stejně tak cílů na národní úrovni je prováděna pomocí Projektů. Životní cyklus Projektu můžeme rozdělit do tří fází: Fáze Projektové žádosti Fáze realizace Projektu Fáze využívání výsledků Projektu Životní cyklus Projektu ilustrativně ukazuje Obrázek 4 Životní cyklus projektu. Jednotlivé body schématu jsou stručně popsány v následujících kapitolách a podrobně pak v kapitolách procesů P4 až P8.

10.2.1. Konfigurace životního cyklu Projektu, stavová mapa Projektu Jednotlivé operační programy mohou požadovat poněkud odlišný průběh celého životního cyklu projektu, jeho fází nebo jeho jednotlivých částí. Některé části mohou být dokonce vynechány. Specifika a požadavky jednotlivých OP a dalších vrstev hierarchie včetně výzvy bude odražen v konfiguraci jednotlivých instancí pracovních postupů procesů (PPP)-viz kapitola Pracovní postupy procesů v modulu Podpora oběhu dokumentů v dokumentu [3] a v tvorbě variant potřebných formulářů např. formulářů Projektových žádostí, hodnotících formulářů, formulářů monitorovacích zpráv a žádostí o platbu -viz Vstupní formuláře v modulu Individuální formuláře v dokumentu [3]), nebo šablon výstupních formulářů Smluv a Rozhodnutí -viz Výstupní formuláře v modulu Individuální formuláře v dokumentu [3]). Vhodným příkladem je podproces hodnocení) ve Fázi Projektové žádosti, kdy se praktiky jednotlivých ŘO a ZS liší a to i v ohledu na odlišnosti Projektů (Projektových žádostí), které jednotlivé orgány řeší. Typové PPP hodnocení bude obsahovat všechny možné typové „ stavební kameny“, ze kterých bude možno sestavit instanci hodnocení „ na míru“. Dále půjde o procesem hodnocení související vyplňování Projektové žádosti, postup při vyhodnocování práce hodnotitele, proces rozhodování o přijetí Projektu a podepisování Smlouvy nebo Rozhodnutí nebo také podávání a schvalování monitorovacích zpráv a žádostí o platbu.


50/186

Fáze Projektové ţádosti


Fáze realizace Projektu

Konec sledování Projektu

Kontrola udržitelnosti n

Monitorovací zpráva v době udržitelnosti n

Monitorovací zpráva v době udržitelnosti 1 ...

Kontrola udržitelnosti1

Sledování Projektu

Ukončení Projektu

Finanční vyrovnání - poslední ŽoP

Závěrečná kontrola

Závěrečná monitorovací zpráva

Konec realizace Projektu

Žádost o platbu n

Monitorovací zpráva n

Žádost o platbu1 ...

Kontrola 1

Monitorovací zpráva 1

Začátek realizace Projektu

Výběr a akceptace Projektu

Doporučení Projektu k realizaci

Hodnocení Projektové žádosti

Vyplnění a podání Projektové žádosti

Založení Projektové žádosti

Obrázek 4 Životní cyklus projektu

Výzva

čas

Fáze vyuţívání výsledků Projektu

51/186

Celý životní cyklus Projektu bude jeden z konfigurovatelných pracovních postupů procesu (PPP). Při konfiguraci se bude vycházet z typového PPP Projektu a budou zde řešena specifika a odlišné požadavky jednotlivých OP a jejich administrátorů (ŘO, ZS). Budou konfigurovatelné i jednotlivé dílčí podprocesy celého PPP životního cyklu Projektu. U každého Projektu bude možné zobrazit tzv. stavovou mapu Projektu. Tato mapa bude zobrazovat základní milníky v životním cyklu Projektu. V každé části stavové mapy Projektu bude možno zobrazit detail stavové mapy podprocesu, je-li takový podproces v dané fázi definován (např. detail hodnocení ve stavové mapě životního cyklu Projektu).

10.2.2. Fáze Projektové žádosti Počátek životní cyklus přímo navazuje na proces vyhlášení výzvy. Ta informuje potencionální žadatele o konkrétních podmínkách pro předkládání Projektových žádostí a Projektů v nich popsaných souladu s pravidly daného operačního programu. První krokem žadatele (správce projektu) je založení žádosti o Projekt (Projektová žádost) náležející k vybrané výzvě. Žadatel projektovou žádost vypracuje, vyplní její příslušná pole a podá k příslušnému řídícímu orgánu (proces P4). Po přijetí Projektové žádosti a její registraci (proces P7) bude Projektová žádost i potencionální příjemci podpory - realizátoři projektu hodnoceni a výsledky budou sloužit jako podklad pro rozhodnutí o přijetí projektu k realizaci (proces P5). Proces hodnocení a s tím spojené vypracovávání PŽ může probíhat najednou („hlavní“ kolo hodnocení) nebo může být rozdělen do dvou částí, dvou kol. Postup bude individuálně platný pro jednotlivé Operační programy podle jejich potřeby. To bude realizováno konfigurací jednotlivých instancí PPP hodnocení a podávání Projektové žádostí a v tvorbě variant formulářů Projektových žádostí zohledňujících počet kol. V prvním kole žadatel vyplní zkrácenou „neúplnou“ Projektovou žádost. Provede se předběžný výběr Projektových žádostí podle předem daných kritérií. Toto kolo slouží k výběru takových Projektů, které mají reálnou naději na úspěch při přidělování dotací. Jinými slovy nevpustí do dalšího kola Projekty, které mají podstatné nedostatky, neplní zcela zřetelně význam a určení výzvy nebo mají výrazné formální nedostatky apod. Hodnotit se také bude žadatel a jeho partneři v Projektu, jeho důvěryhodnosti a schopnost dostát svým závazkům při realizaci Projektu. Dostatečně ohodnocené Projektové žádosti (s „dobrou známkou“) postupují do druhého kola, kde budou vybírány různými typy hodnocení. Do druhého kola již musí žadatel podat plnou Projektovou žádost. Toto kolo se bude skládat z několika typů hodnocení. V procesu P5 jsou popsány typy hodnocení, které se používají v současném programovém období a je vysoká pravděpodobnost, že se budou používat i v tom příštím. K upřesnění dojde po vytvoření příslušných metodik. Pokud bude upřednostněno pouze jednokolové hodnocení, typy hodnocení uvedené v prvém kole v procesu 5 mohu být realizovány v hlavním kole. Výsledky hodnocení z jednotlivých fází hodnocení po jejich uzavření budou uloženy do systému a znepřístupněny k editaci. Proces hodnocení probíhá u Projektových žádostí všech typů Projektů včetně většiny Nástrojů typu GG. Pro některé z nich jako je např. IPRM však může být hodnocení Projektových žádostí nepovinné. Po ohodnocení Projektů, vyhodnocení výsledků a pořadí Projektů podle dosažených výsledků dojde k výběru nejlepších Projektů k realizaci a podepsání příslušných smluv a dokumentů.

10.2.2.1.

Časový sled fáze Projektové žádosti

Následující diagramy (Obrázek 5, Obrázek 6, Obrázek 7) ilustrativně popisují předpokládanou časovou souslednost aktivit obsažených v různých procesech na Projektové úrovni, týkajících se fáze Projektové žádosti tzn. doby od vyhlášení výzvy, kdy žadatel na tuto výzvu reaguje, až po uzavření


52/186

Smlouvy/ vydání Rozhodnutí. Uzly diagramu aktivit jsou označeny procesem, ve kterém je daná aktivita obsažena a popsána. Diagramy na sebe přímo navazují v pořadí, v jakém jsou seřazeny.

10.2.2.2.

Databáze jednotkových nákladů

Definice pojmu je v dokumentu [2]. Cílem je vybudovat celorepublikovou jednotkovou databázi jednotkových nákladů. Databáze jednotkových nákladů bude založena a spravována pro potřeby přípravy Projektových žádostí a porovnávání cen při hodnocení Projektových žádostí v rámci vybírání projektů k realizaci. Bude také sloužit pro hodnotitele jako zdroj informací o jednotkových nákladech a tak přispěje k transparentnosti a lepšímu porovnávání jednotlivých projektových žádostí. DJN bude i zdrojem dat pro modul CBA při přípravě Cost Benefit analýzy. DJN bude realizována jako seznam jednotkových nákladů, jehož záznamy budou vkládat zodpovědní pracovníci jednotlivých ŘO a za správnost hodnot bude odpovídat metodik a zadavatel údajů. Jednotlivé položky Databáze budou členěny například resortně, podle místa použití, budou náležet jednotlivým OP. Jejich použití bude záviset na metodických pokynech a například podmínkách výzvy. ID PV.01 PV.02 PV.03 PV.04 PV.05 PV.06 PV.07

PV.08 PV.09

Požadavek na systém Aplikace umožní zadávat jednotlivé položky jednotkových nákladů. Aplikace umožní importovat položky ze souboru správného formátu a vhodného typu zejména xls, xlsx, csv, txt apod. Aplikace uloží položky s vazbami na jejich dříve popsané členění a budou opatřeny verzí a časovou značkou. Aplikace umožní jednotlivé položky editovat avšak jejich hodnotu pouze při vzniku nové verze. Aplikace umožní jednotlivé nepoužité položky mazat. Použité pouze zneplatnit. Aplikace zajistí možnost vkládání, editace, mazání a zneplatnění pouze uživatelům s patřičným oprávněním. Aplikace bude nabízet DJN pro výběr při vypracovávání Projektové žádosti. Pole Projektové žádosti vyplněná hodnotou z DJN budou mít zaznamenánu vazby na danou položku. Aplikace bude předávat hodnoty položek DJN jako zdroj pro modul CBA. Aplikace umožní exportovat DJN nebo její část do souboru typu zejména xls, xlsx, csv, txt apod.


53/186

Obrázek 5 Diagram aktivit pro proces vypracování Projektové žádosti

Vypracování a podávání projektové ţádosti, Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace Proces vypracování projektové ţádosti a její podávání

P13:Přihlášení

P4:Zaloţení ţádosti u vybrané výzvy

ano

Nová ţádost? ne

P4:Zadání zákl. informací poţad výzvou

Vicekolové schvalování?

ano

P5:Proces kola schvalování, komunikace se ţadatelem

Poţadavky, opravy

ano

ne ne

P5:Hodnocení kola, doporučení

P5,P9:Info ţadateli

ano

P5: Odemčení projektové ţádosti

P4:Zadání informací projektu poţad výzvou P4:Kontrola, finalizace, podání, uzamčení, projektové ţádosti

P9:Info, komunikace proj.manaţer x správce projektu

projekt do dal. kola ?

ne

P5:Příjem projektu, formální kontrola

ne

projekt OK?

P5:Oznámení ţadateli, ukončení procesu

P9: Info správci projektu

ano P7:Registrace, zařazení k hodnocení

1


54/186

Obrázek 6 Diagram aktivit pro proces schvalování Projektové žádosti

Vypracování a podávání projektové ţádosti, Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace Proces schvalování projektové ţádosti 1

P7:Výběr hodnotitele/ů

P9: Info hodnotitelům

Hodnotitel přijímá?

ne

ano P7,P13:Přístupová práva hodnotitelům

P13:Přihlášení hodnotitele Typ hodnocení Bodové

Textové P5:Zápisu textu hodnocení

P5:Přidělení bodových hodnot do formuláře

Typ X

…..

P5:Zápis hodnocení

P5:Ohodnocení, doporučení P5,P9:Komunikace projektový manaţer x správce projektu

Postup další fáze ?

ne

ano ne

Poslední fáze? ano

P5:Celkové vyhodnocení, doporučení PŢ P5,P9:Oznámení výsledku správci projektu

P7:Zpřístupnění hodnocení

Projekt doporučen ano ne ? 2


55/186

Obrázek 7 Diagram aktivit pro proces akceptace Projektu

Vypracování a podávání projektové ţádosti, Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace Proces akceptace projektu 2

P5:Vybírání projektu

Projekt vybrán?

ne

ano

P5:Zápis do zásobníku projektů

P5:Další poţadavky, negociační proces, podmínkySmlouvy/Rozhodnutí P5,P9:Komunikace projektový manaţer x správce projektu

Splněno ?

ne P5: Projekt odmítnut, výběr jiného projektu ze zásobníku projektů

ano Vytvoření Smlouvy/ Rozhodnutí

Schvalování Smlouvy/ Rozhodnutí

OK?

ne

ano ne

Poslední schvalovatel

P5:Výběr jiného projektu ze zásobníku projektů

ano P5:Podpis smlouvy/ rozhodnutí P13:Přidělení příst. práv do správy projektů

P5,P9:Oznámení ţadateli, ukončení procesu


56/186

10.2.3. Fáze realizace Projektu Realizační fáze začíná podepsáním Smlouvy/ Rozhodnutí, od data začátku realizace, ke kterému se Příjemce zaváže. V této fázi, kterou se zabývá především proces P7, příjemce realizuje schválený Projekt a pravidelně podává zprávy o pokroku v realizaci Projektu a žádosti o vyplacení přidělených prostředků formou zálohy nebo již realizovaných finančních částek. Příjemce informuje ŘO o změně nebo návrhu na změnu Projektu a tato změna musí být obvykle manažerem projektu nebo jinými orgány schválena. Fáze končí datem ukončení Projektu a splněním dalších podmínek, které jsou popsány v procesu P7 v kapitole Ukončování Projektu. Projekt bude kontrolován příslušným kontrolním orgánem. Některé kontroly budou probíhat i na místě realizace. Četnost kontrol bude mimo jiné závislá na analýze rizik vypracované před začátkem realizace. Popis aktivit příslušejících k této fázi lze nalézt v následujících odstavcích této kapitoly a v procesu P7.

10.2.4. Fáze využívání výsledků Projektu Tato fáze je dána povinným parametrem každého Projektu, kdy mluvíme o tzv. udržitelnosti (viz Pojmy v [2]. Udržitelnost je doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výsledky Projektu, pro který mu byly přiděleny finanční prostředky. Každý Operační program blíže specifikuje dobu udržitelnosti a to je zpravidla po dobu pěti let od dne ukončení fyzické realizace Projektu. Naplňování a udržení hodnot výstupů Projektu je Příjemcem po celou dobu „udržitelnosti“, vykazováno pomocí Monitorovacích zpráv (viz Monitorovací zprávy, Proces P7) a může být předmětem kontroly ze strany příslušných institucí. Při nesplnění povinnosti udržitelnosti může být Příjemce požádán o vrácení dotace nebo její části. Popis aktivit příslušejících k této fázi lze nalézt v následujících odstavcích této kapitoly a v procesu P7.

10.3. Uživatelé procesů Projektové úrovně a jejich aktivity Z pohledu systému můžeme rozdělit uživatele této úrovně do dvou skupin (dle procesu P13) : Externí uživatel - Externím uživatelem bude osoba/osoby, které se zúčastňují na vytváření Projektové žádosti ve funkci „žadatele“ o dotaci a déle spravují Projekt ve fázích realizace Projektu a využívání výsledků Projektu ve funkci „příjemce“ dotace. Může to být Žadatel/Příjemce, partneři Projektu nebo jiná osoba (agentura), která je pověřená Žadatelem/ Příjemcem, aby ho zastupoval ve vypracování Projektové žádosti a správě jeho Projekt/ů v různých fázích jeho životního cyklu. Pro všechny tyto osoby je v rámci této dokumentace použit souhrnný název Správce projektu. Interní uživatel – Interním uživatelem nazýváme osoby z NOK, řídících orgánů a zastupujících subjektů ( např. projektoví a finanční manažeři), platebního a certifikačního orgánů, auditního orgánu a dalších subjektů pro hodnocení a kontrolu Projektů.

10.3.1. Aktivity správce projektu - externí uživatel Správce projektu bude přistupovat do systému pomocí webového rozhraní IS KP14+. Grafické znázornění je na obrázku Základní schéma modulů pro správce projektu v aplikačním pohledu ISKP14+. Ve fázi vypracování Projektové žádosti bude mít přístup pouze do pohledu Projektových žádostí. V okamžiku elektronického podávání Projektové žádosti certifikovaným způsobem (elektronický podpis) tzn. certifikovanou registrací, mu bude přidělen důvěrnější přístup do systému a


57/186

to do pohledu Správy projektů. Tento přístup zůstává správci projektu v platnosti po celou dobu platnosti jeho „certifikace“ pro správu jeho realizovaných Projektů i v případě vypracovávání další Projektové žádosti. Certifikovaný přístup se bude v pravidelných intervalech ověřovat a obnovovat.

Obrázek 8 Základní schéma modulů pro správce projektu v aplikačním pohledu ISKP14+

Aplikační pohled IS KP14+

Pohled Projektové žádosti

Pohled Správa projektů

Správa profilu/účtu uživatele

Monitorování projektů

Správa projektových žádostí

Administrace projektů

Nová/ kopie/mazání

Monitorovací zprávy

Náhled hodnocení

Žádosti oplatbu

Projektová žádost Profil projektové žádosti

Žádosti o změnu

Přehled kontrol

Podávání projektové žádosti

10.3.1.1.


Pohled umožní správu vlastního profilu a Projektových žádostí daného správce projektu v rámci fáze Projektové žádosti. Pohled umožní realizovat procesy: Správa profilu/účtu uživatele o registrace a údržba registračních údajů o údržba statických údajů pro Projektové žádosti Správa Projektových žádostí o vytvářet, kopírovat a mazat (jen nepodané) Projektová žádosti o nahlížet do hodnocení Projektových žádostí Projektová žádost o udržovat profil jednotlivých Projektových žádostí – správa osob a sledování stavu


58/186

o

o

10.3.1.2.

podávání Projektové žádosti: vypracování Projektové žádosti na uživatelsky vytvořeném formuláři odpovídajícím podmínkám výzvy, její kontrola, finalizace, elektronické podání včetně příloh komunikace, předání informací, dokumentů


Pohled umožní správu Projektů ve fázích realizace a využívání výsledků Projektu daného správce projektu. Pohled umožní realizovat procesy: Monitorování Projektů – bude zobrazen přehled relevantních Projektů se základními informacemi, jejich vazby na nadřízené i podřízené vrstvy struktury dotací s možností snadného pohybu mezi vrstvami. Pro konkrétní Projekt budou zobrazeny jeho atributy, stav (graficky), mezníky a aktuální události Projektu pro potřeby správce projektu, PPP Projektu. Administraci Projektů o Monitorovací zpráva (MZ) - vypracování MZ na formulář (vytvořený pro daný typ Projektů) a jeho elektronické podání v termínech plánu MZ o Žádost o platbu (ŽoP) - vypracování ŽoP na formulář (vytvořený pro daný typ Projektů) a jeho elektronické podání v termínech plánu ŽoP o Žádost o změnu (ŽoZ)- vypracování ŽoZ na formuláři vytvořeném na základě Projektové žádosti a jeho elektronické podání. o Komunikace s projektovým/finančním manažerem, případné opravy a doplnění předcházejících formulářů Přehled kontrol vykonaných na Projektech, jejich výsledek a kontrolní formuláře

10.3.2. Aktivity projektového manažera, hodnotitele- interní uživatel Projektový manažer, (externí) hodnotitel, kontrolor, správce formulářů – obecně interní uživatel bude přistupovat do systému pomocí webového rozhraní CSSF14+. Grafické znázornění je na obrázku Základní schéma pohledů pro interní uživatele v aplikačním pohledu CSSF14+ . Každý interní uživatel bude mít přidělena potřebná přístupová práva k vykonávání svých aktivit na spravované sadě Projektů a Projektových žádostí. Některý interní uživatel jakým je například hodnotitel bude mít tato práva přidělena jen dočasně - po dobu hodnocení Projektových žádostí.

10.3.2.1.


Pohled umožní internímu uživateli vykonávat jeho činnosti spojené s Projektovými žádostmi v rámci fáze Projektové žádosti: Správa Projektových žádostí o přijímání, registraci a správa Projektových žádostí podaných správci projektů o komunikace se správci projektů v rámci následujících procesů Hodnocení Projektové žádosti o Příprava hodnotících formulářů, jejichž obsah bude podléhat typu Projektu / výzvy o Výběr hodnotitelů pro dané hodnocené Projekty a administrace s tím spojená


59/186

o o

Hodnocení Projektových žádostí ve všech jeho fázích a kolech, aktivita (externího) hodnotitele Doporučení a výběr Projektové žádosti k realizaci v závislosti na výsledcích hodnocení, činnost hodnotící komise apod.

Obrázek 9 Základní schéma pohledů pro interní uživatele v aplikačním pohledu CSSF14+

Aplikační pohled CSSF14+



Správa projektových žádostí

Monitorování projektů

Hodnocení projektových žádostí

Administrace projektů

Příprava hodnotících formulářů

Monitorovací zprávy

Správa hodnotitelů

Žádosti oplatbu

Výběr hodnotitelů Hodnocení projektových žádostí

Žádosti o změnu

Ukončení projektu

Doporučení a výběr projektové žádosti k realizaci

Kontroly projektů Akceptace projektových žádostí Komunikace, negociační proces Dokument Smlouvy/ Rozhodnutí pro PŽ Schvalování a podepisování Smlouvy/ Rozhodnutí

Akceptace Projektových žádostí o Komunikace zástupce ŘO se správce projektu ŘO, předání dodatečných informací, negociační proces o Vypracování dokumentů Smlouvy/Rozhodnutí a dalších pro Projekty (Projektové žádosti) vybrané k realizaci o Schvalování a elektronické podepisování již schválených dokumentů


60/186

10.3.2.2.


Pohled umožní správu Projektů ve fázích realizace a využívání výsledků Projektu daného manažera projektu. Pohled umožní realizovat procesy: Monitorování Projektů – bude zobrazen přehled relevantních Projektů se základními informacemi, jejich vazby na nadřízené i podřízené vrstvy struktury dotací s možností snadného pohybu mezi vrstvami. Pro konkrétní Projekt budou zobrazeny jeho atributy, stav (graficky), mezníky a aktuální události Projektu pro potřeby správce projektu, PPP Projektu. Administraci Projektů – pro každý typ následně popsané zprávy nebo žádosti bude správcem dokumentů vytvořen příslušný formulář (viz Modul individuálně nastavitelných formulářů v [3]). o Monitorovací zpráva (MZ) – kontrola a schválení MZ elektronicky podané správcem projektu podle v termínech plánu MZ o Žádost o platbu (ŽoP) - kontrola a schválení ŽoP elektronicky podané správcem projektu o Žádost o změnu (ŽoZ - kontrola a schválení ŽoZ elektronicky podané správcem projektu o Komunikace se správcem projektu, případné opravy a doplnění předcházejících formulářů o Uzavírání Projektů na konci jeho realizace - Projekt bude sledován po dobu jeho deklarované udržitelnosti Plán a přehled kontrol vykonaných na Projektech, jejich výsledek a kontrolní formuláře

10.4. Monitorovací zpráva (MZ) Povinností příjemce je předkládat informace o stavu realizace projektu prostřednictvím monitorovacích zpráv. Pro názornou představu o její složitosti je zde uveden její popis platný pro současné programové období. Její obsah se může pro jednotlivé OP a typy Projektů lišit. MZ se předkládá v závislosti na podmínkách OP a etapách Projektu např. čtvrtletně nebo pololetně v určeném termínu po skončení etapy. Typy monitorovacích zpráv: 1. Průběžná 2. Etapová 3. Závěrečná 4. MZ době udržitelnosti V MZ jsou uvedeny typicky následující údaje: informace o projektu; informace o monitorovací zprávě; popis realizace projektu a problémů při realizaci za monitorované období (včetně informace o aktivitách projektu zajištěných formou přímého nákupu a včetně změn, ke kterým došlo v průběhu sledovaného období); další plán realizace projektu; plnění finančního plánu; informace o monitorovacích indikátorech; informace o horizontálních tématech; zajištění publicity a informování o projektu; informace o výběrových řízeních;


61/186

důvody k vrácení/zamítnutí MZ/výhrady ke schválení. Přílohy: Pověření oprávněné osoby od statutárního orgánu k podpisu MZ; Pokud MZ podepisuje oprávněná osoba, musí být jako příloha přiloženo pověření od statutárního orgánu příjemce. Soupiska faktur k MZ (dle stanoveného vzoru = .xls) – výkaz výdajů vynaložených příjemcem v třídění dle RPD (v případě předkládání monitorovací zprávy bez ŽoP není třeba dokládat). Kopie dokladů souvisejících se zadávacím řízením (VŘ) na dodavatele (nepředkládá se, bylo-li již ke kontrole předloženo dříve). Kopie uzavřených smluv s dodavateli na základě VŘ (v monitorovaném období). Kopie prezenčních listin, pozvánek apod. (u měkkých projektů-např. školení, konference) Kopie účetních dokladů uvedených v soupisce faktur. Kopie výpisů z bankovních účtů dokládajících uskutečnění plateb v souvislosti s realizací projektu za monitorované období (v případě monitorovací zprávy bez ŽoP není třeba dokládat). Seznam čísel účtů s uvedením názvu banky, využívaných příjemcem v souvislosti s realizací projektu (předkládá se k monitorovací zprávě za 1. etapu projektu a pak bezprostředně při případné změně čísel účtu). Kopie protokolu o předání a převzetí díla v souvislosti s realizací projektu (předávací a akceptační protokoly za monitorované období). Kopie pracovní smlouvy, popř. DPP, popř. DPČ, jmenování, pracovní náplně, výkazy práce (timesheety) a sumární rekapitulace mzdových výdajů za monitorované období (v případě předkládání monitorovací zprávy bez ŽoP není třeba dokládat). Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace, printscreeny, pokud je to relevantní). Doložení vlastnických vztahů (nabývací smlouvy apod.), zadání prací (pokud je součástí projektu nákup informačních technologií, jejichž umístění je možné určit až po ukončení zadávacího řízení na dodavatele a tyto doklady nebyly doposud doloženy). Seznam příloh Výpis z oddělené účetní evidence k projektu/etapě (v případě předkládání monitorovací zprávy bez ZŽoP není třeba dokládat). Závěrečná monitorovací zpráva se může lišit počtem a typem příloh např. stavební povolení doklad o pojištění MZ v době udržitelnosti podává informace o užití výsledků projektu v předepsané době udržitelnosti.


62/186

11 P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti Proces popisuje funkcionality na Projektové úrovni a to převážně z pohledu žadatele nebo jeho zástupce (správce projektu) a zahrnuje činnosti týkající se vytvoření a podávání Projektové žádosti. Je zde popsán proces začínající registrací uživatele do systému, údržby registračních údajů, vytváření a podání hotové projektové žádosti, způsob informování žadatele o procesu hodnocení jeho projektové žádosti, vzájemné komunikaci s řídícím orgánem v této fázi. Pokud nebude řečeno jinak, budou souhrnně pro účely podávání žádosti o dotaci označovány Projektem, jak individuální, grantový projekt, velký projekt i Nástroje typu GG. Ve stejném smyslu je pak potřeba chápat termín Projektová žádost. Vztah obou pojmů je vysvětlen v tabulce Lokální zkratky a pojmy.

11.1. Seznam případů užití P4: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SPRÁVA PROFILU UŽIVATELE, DOKUMENTŮ A PROJEKTOVÝCH ŽÁDOSTÍ ............................. 72 P4: PŘÍPAD UŽITÍ 2 PROJEKTOVÁ ŽÁDOST A KOMUNIKACE.................................................................................. 73

11.2. Vazba na ostatní procesy Proces č. 3 Proces č. 5 Proces č. 7 Proces č. 8 Proces č. 9 Proces č. 13

Popisovaný proces funkčně navazuje na proces č.3, který zajišťuje výzvy pro Projektové žádosti Postup hodnocení Projektová žádosti, jejím výběru k realizaci a uzavírání a podepisování Smlouvy nebo Rozhodnutí je popsáno z pohledu řídícího orgánu Správa a monitorování projektů z pohledu řídícího orgánu a tak Správce projektu, registrace Projektové žádosti Slouží k zadávání rozpočtů a finančních plánů do projektových žádostí Zajišťuje komunikaci mezi správcem projektu a projektovým manažerem a informovanost správce projektu Umožňuje registraci správce projektu jako externího uživatele

11.3. Odhad kvantifikace procesu za období Typ uživatelů/počet: externí uživatel – správce projektu (žadatel, zprostředkující osoba, partner projektu)/ desítky tisíc (cca 70 000 -80 000) Současně pracujících uživatelů: tisíce (cca 2000) Periodicita použití: denní 20/7 Typ výstupu /počet za období: Projektová žádost-celkem/ stovky tisíc (cca 200 000) Projektová žádost-podané/ stovky tisíc (cca 100 000) Projektová žádost-přijaté/ desítky tisíc (cca 70 000) Počet vložených dokumentů/velikost na Projektovou žádost: Projektová žádost/ desítky stran (cca 25) Přílohy Projektové žádosti / desítky (cca 10-15), jednotky až desítky stran na přílohu

P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti

63/186

11.4. Slovní popis Proces se řadí do Projektové úrovně. Popisem pro tuto úroveň se zabývá kapitola Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5]. V této kapitole jsou uvedeny informace, které se týkají spolupráce především procesů 4, 5 a 7 a jejich společných východisek. Pro řádné pochopení těchto jednotlivých procesů je nezbytné nastudovat nejprve zmíněnou kapitolu. Hlavním cílem procesu je vypracování a podávání Projektové žádosti zamýšleného Projektu řídícímu orgánu, komunikace správce projektu s přiděleným projektovým manažerem v rámci hodnocení a výběru projektu k realizaci. Podávání projektové žádosti může probíhat ve dvou krocích v závislosti na počtu kol hodnocení, jak bylo popsáno v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni. Znamená to, že projektová žádost může být podávána buď jako celek plně odpovídající požadavkům výzvy nebo nejprve ve formě předběžné informace o Projektu – registrační/neúplné Projektové žádosti, která je ohodnocena a případně vpuštěna do druhého kola. Proces podávání Projektové žádosti bude probíhat a systémem řízen podle individuálně konfigurované instance PPP (zajistí modulu Podpora oběhu dokumentů, jehož příslušná funkcionalita je popsána v kapitole Pracovní postupy procesů v modulu v dokumentu [3]). V případě Nástroje typu globálního grantu (viz Pojmy, dokument [2]) bude postup podávání projektové žádosti obdobný jako u individuálních projektů. Projektová žádost Nástroje typu GG bude hodnocena a schvalována k realizaci stejně jako individuální projekty. V případě schválení bude pro NGG vypsána výzva a budou přijímány projektové žádosti projektů NGG, na které se bude vztahovat stejný postup podávání a schvalování jako na klasické individuální projekty. Budou ale platit poněkud odlišná pravidla zadávání projektové žádosti. Projektová žádost a pak i vlastní monitorování bude zjednodušeno, jen se základními údaji o projektech. Vyplývá to i z využívání odlišných finančních nástrojů těmito programy a sledování odlišných finančních toků, které nejsou relevantní pro daný monitorovací systém. Tyto projekty budou zahrnuty do sledování a vyhodnocování věcných plnění cílů Operačního programu. IPRM může být financováno a plnit cíle různých OP. Proto je nutno neustále zachovávat vazby jednotlivých projektů na všechny cíle a OP pro potřeby pozdějšího vyhodnocování.

11.4.1. Správa dokumentů Viz Modul Podpora oběhu dokumentů v dokumentaci [3].

11.4.2. Správa profilu uživatele Uživatel se registruje v systému. Jeho registrační data jsou uložena pro opětovné přihlášení - další informace jsou v procesu 13 Registrování a identifikace do informačního systému a dokumentu [7] vztahujícímu mu se k Service Desku. K dané registraci budou asociovány všechny Projektové žádosti a Projekty, které má ve správě. Ať již ty, které sám uživatel vytvořil, nebo ty, které mu byly předány. Uživatel je vůči Projektu a Projektové žádosti v roli správce projektu (viz Lokální zkratky a pojmy procesu). Každý projekt/projektová žádost má tzv. „hlavního“ uživatele – hlavního správce projektu, který má všechna práva k Projektu a jeho Projektové žádosti. Stává se jím automaticky správce projektu, který projektovou žádost projektu zakládal. Hlavní správce projektu přidělí podle potřeby ostatním správcům projektu přístupová práva. Hlavní správce projektu se může vzdát této jedinečné role a přenechat ji jinému správci projektu. P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti

64/186

11.4.2.1.

Registrace uživatele

Postup a detaily registrace uživatele popisuje podrobněji proces č. 13.

11.4.2.2.

Přihlášení uživatele

Postup a detaily přihlašování uživatele popisuje podrobněji proces č. 13.

11.4.2.3.

Správa registračních údajů

Uživatel Aplikace bude moci své registrační údaje doplňovat a editovat. Půjde zejména o změnu hesla, kontrolní otázky, telefonního čísla apod.

11.4.2.4.

Správa osob profilu

Uživatel si může vytvořit seznam účastníků všech svých projektů se všemi potřebnými údaji. V seznamu osob budou informace o žadateli, osobách oprávněných pracovat na projektech, správcích projektů, partnerech popřípadě členech realizačního týmu apod. Bude obsahovat informace potřebné a vyžadované pro podávání projektové žádosti a dále i realizace projektu: název osob, adresa, korespondenční adresa, IČ, čísla účtů, data elektronického podpisu a datové schránky apod. Tento seznam bude bez vazby na Projektové žádosti a Projekty a bude určen k přenosu jednotlivých osob i s jejich daty do Projektové žádosti. Při tomto přenosu budou údaje ověřovány v Základních registrech ČR, registrech elektronických podpisů a datových schránek. Bude zde i upozornění pro zadavatele projektové žádosti o potřebě aktualizace údajů, které nelze ověřit automaticky. ID 04VPPŽ02.01.P1 04VPPŽ02.01.P2 04VPPŽ02.02.P3 04VPPŽ02.02.P4

04VPPŽ02.02.P5 04VPPŽ02.02.P6

Požadavek na systém Aplikace v rámci procesu umožní udržovat a editovat registrační/přihlašovací a bezpečnostní údaje uživatelského účtu. Aplikace zajistí při změně údajů uživatelského účtu vazbu na Service Desk. Aplikace umožní zadat profilový seznam osob účastnících se na projektech spolu s přihlášeným uživatelem. Aplikace provede ověření osoby v Základních registrech ČR, registrech elektronických podpisů a datových schránek buď na vyžádání, nebo při přenosu osoby do Projektové žádosti. Po přenosu údajů o osobě do projektové žádosti Aplikace upozorní na potřebu aktualizace údajů, které nelze ověřit automaticky. Aplikace umožní aktualizovat profilový seznam osob.

11.4.3. Správa Projektových žádostí Uživatel – správce projektu bude mít přístup ke všem Projektovým žádostem, ke kterým má vazbu. Pokud mu oprávnění dovolí, může Projektové žádosti vytvářet, kopírovat, mazat, přejmenovat apod.

11.4.3.1.

Vytvoření Projektové žádosti

Nová Projektová žádost je vždy zakládána pro řídícím orgánem (zprostředkujícím subjektem) vyhlášenou a aktuálně platnou výzvu za účelem plnění cílů některého Operačního programu, prioritní osy (viz Proces č. 3). To znamená, že nová Projektová žádost bude vždy asociována k dané výzvě a tím i k jednotlivým vrstvám hierarchie. P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti

65/186

11.4.3.2.

Kopírování Projektové žádosti

Správce projektu bude moci vytvářet kopie Projektových žádostí jako vzor-podklad a tento podklad použít pro novou Projektovou žádost. Tu bude přiřazovat k výzvě i jiného typu, než ke které byla přiřazena Projektová žádost původní, nebo do jiného režimu - z testovacího režimu do ostrého apod. V tomto případě bude tato instance projektové žádosti přístupna k editaci. Správce projektu musí upravit údaje v nové žádosti tak, aby vyhovovaly zvolené výzvě.

11.4.3.3.

Mazání projektové žádosti

Zatím nezaregistrované projektové žádosti (neúplné, testovací, nepotřebné) bude možno smazat.

11.4.3.4.

Úpravy Projektové žádosti

Do okamžiku podání bude Projektová žádost dostupná k editaci správci projektu s příslušným přístupovým oprávněním. Po podání bude Projektová žádost dostupná do doby podepsání Smlouvy/Rozhodnutí (proces č. 5) jen po zpřístupnění v odůvodněných případech projektovým manažerem. V tomto případě se budou vytvářet verze dané Projektové žádosti s údaji o jejich vzniku a identifikací projektového manažera, který Projektovou žádost zpřístupnil, a správce projektu. Po podpisu Smlouvy/ Rozhodnutí nebude Projektové žádost přístupná vůbec.

11.4.3.5.

Náhled do hodnocení Projektové žádosti

Bude k dispozici náhled, nikoliv editační mód, na výsledky hodnocení projektové žádosti popsaného v procesu č. 5 (Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace). V žádném případě nebude zobrazena nebo jinak dostupná identita hodnotitelů. ID 04VPPŽ03.P1 04VPPŽ03.P2 04VPPŽ03.01.P3 04VPPŽ03.02.P4 04VPPŽ03.02.P5

04VPPŽ03.03.P6 04VPPŽ03.04.P7 04VPPŽ03.04.P8

04VPPŽ03.04.P9 04VPPŽ03.05.P10

Požadavek na systém Aplikace zobrazí aktuálně platné, vyhlášené výzvy a relevantní informace o nich. Aplikace umožní přiřadit nově vzniklou Projektovou žádost k vybrané výzvě. Aplikace umožní založit novou Projektovou žádost ve vazbě na vybranou výzvu. Tato projektová žádost bude přístupná pro editaci. Aplikace umožní kopie jakékoliv správci projektu přístupné Projektové žádosti. Aplikace umožní vytvoření nové Projektové žádosti na základě kopie jiné Projektové žádosti a její přiřazení k libovolné aktuální výzvě. Tato projektová žádost bude přístupná pro editaci. Aplikace umožní mazání nezaregistrované - nepodané Projektové žádosti. Aplikace umožní editaci nezaregistrované - nepodané Projektové žádosti. Aplikace umožní editaci zaregistrované - podané Projektové žádosti, která byla správci projektu zpřístupněna projektovým manažerem pro opravy. Aplikace zajistí vytváření verzí takové Projektové žádosti včetně uložení údajů o čase vzniku a identifikací projektového manažera, který Projektovou žádost zpřístupnil, a správce projektu. Aplikace zabrání editaci Projektové žádosti po jejím přijetí a po podpisu Smlouvy/ Rozhodnutí. Aplikace zpřístupní náhled na výsledky hodnocení Projektové žádosti - na hodnotící protokoly hodnotitelů a také na výsledky hodnocení dalších typů.


66/186

11.4.4. Komunikace Proces umožní komunikaci mezi správcem projektu a ŘO/ manažerem projektu. Systém umožní, aby záznam komunikace byl dostupný pro další osoby zainteresované na projektové žádosti (další správci projektu, zástupci ŘO apod.). Komunikace umožní výměnu informací po celou dobu životního cyklu projektové žádosti (později i přijatého projektu). A to především v průběhu podávání projektové žádosti zvláště v případě dvoukolového hodnocení (viz proces č. 5), ale i době realizace (proces č. 7). ID Požadavek na systém 04VPPŽ04.P1 Funkcionalitu zajistí průřezový Modul interních depeší popsaný v dokumentu [3].

11.4.5. Projektová žádost Postup vyplňování a podávání Projektové žádosti bude závislý na tom, zda bude Projektová žádost hodnocena jednokolově nebo dvoukolově. Tento postup bude alternativní. Postup podávání a hodnocení Projektové žádosti je popsán graficky v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni. Správce projektu musí mít v rámci tohoto procesu přístup k základním parametrům všech, hlavně aktuálně vyhlášených výzev, jejich základní parametry např. cíle výzvy, plánovaná finanční alokace a ukazatele, průběh čerpání finančních prostředků (zůstatek alokace) a plnění cílů výzvy, termín vyhlášení a ukončení výzvy, počet podaných projektových žádostí, zůstatek dosud podanými projektovými žádostmi nezarezervované finanční alokace apod.

11.4.5.1.

Správa osob Projektové žádosti

Správce projektu zadá požadované osoby, které se budou zúčastňovat na daném projektu. Může si je „nabírat“ ze svého profilového seznamu osob. Bude zde uveden hlavní správce projektu. K projektu mohou být přiřazeny i jiné osoby, které se mohou účastnit různým způsobem na vytváření a podávání Projektové žádosti a na realizaci Projektu - další správci projektu. Pro kteréhokoliv správce projektu budou v seznamu viditelní všichni správci daného Projektu. Dále zde budou osoby, které budou na realizaci Projektu spolupracovat s údaji požadovanými řídícími orgány. Jejich příklady jsou: Partneři Projektu - jakýkoliv partner účastnící se na Projektu Identifikační údaje partnerů Projektu Další informace o partnerech jako jsou jeho zkušenosti s podobnými projekty, odkazy na ně Osoby žadatele Realizační tým

11.4.5.2.

Zobrazování stavu Projektové žádosti

V každý okamžik bude zobrazen aktuální stav Projektové žádosti, ve které se projektová žádost nachází, např.: projektová žádost je vytvářena, podána, hodnocena, vybrána, nasmlouvána apod. (viz životní cyklus projektu v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni). Budou zde i informace o stavu jednotlivých procesů jako je hodnocení a výběru Projektové žádosti, fáze podepisování Smlouvy/Rozhodnutí. Dále budou zobrazovány požadované termíny a blížící se lhůty procesů viz proces č. 5 a 9.


67/186

ID Požadavek na systém 04VPPŽ05.P1 Aplikace zobrazí informace o vyhlášených výzvách. 04VPPŽ05.02.P2 Aplikace umožní zadat do příslušných polí formuláře požadované osoby, které se budou zúčastňovat na daném projektu. Umožní vybírat z připraveného profilového seznamu osob. Aplikace umožní aktualizovat profilový seznamu z pole Projektové žádosti. 04VPPŽ05.02.P3 Pro kteréhokoliv správce projektu budou v seznamu viditelní všichni správci daného projektu. 04VPPŽ05.02.P4 Aplikace umožní ověření osob v Základních registrech ČR, registrech elektronických podpisů a datových schránek na vyžádání nebo při přenosu osoby do profilového seznamu. 04VPPŽ05.03.P5 Funkcionalitu zajistí průřezové moduly Podpora oběhu dokumentů v jeho části Pracovní postupy procesů - řízení procesu a Interní depeše (dokument [3]) a proces č. 9.

11.4.6. Proces podávání projektové žádosti 11.4.6.1.

Informování o výsledku hodnocení

Správce projektu bude mít informace o stavu v procesu hodnocení jeho projektové žádosti. Tuto činnost zajišťuje proces č. 5 a průřezový Modul interních depeší popsaný v dokumentu [3].

11.4.6.2.

Vyplňování Projektové žádosti

Formulář Projektové žádosti bude vytvořen uživatelsky, na základě požadavků výzvy, pro kterou budou Projektové žádosti podávány. Budou zde zohledněny požadavky na druh a typ parametrů vycházejících z výzvy - zajišťuje proces 7. Některá z polí, která budou správcem projektu vyplňována, budou určena pro zveřejnění, podání informací široké veřejnosti. Tato pole musí být zřetelně označena. Pokud vycházíme ze současného programového období, bude Projektová žádost typicky obsahovat údaje typu: Přiřazení Projektu Projekt bude přiřazen ke konkrétní vyhlášené výzvě. Výzva se vztahuje k řídícímu orgánu (zprostředkujícímu subjektu) a operačnímu programu, prioritní ose nebo prioritním osám nebo jiným vrstvám hierarchie. Zadání základních informací o Projektu Identifikační údaje a základní informace o projektu, jeho vlastnosti Typ: grantový, individuální, IPRM synergie (OP, oblast podpory, podoblast) viz Kapitola Pojmy v dokumentu [2] Realizační tým Seznam osob realizačního týmu, jejich kontaktních údajů apod. viz 11.4.5.1 Správa osob Projektové žádosti Popis Projektu Popis cíle projektu v souladu s cíli programu, prioritní osy a dalších vrstev dotační struktury, zdůvodnění potřebnosti, popis cílové skupiny a přínos projetu pro cílovou skupinu, rizika projektu, opatření na eliminaci rizik, udržitelnost, popis přidané hodnoty projektu, vazby na jiné projekty, vnitřní postupy řízení a organizace a vnitřní kontrolní systém, definování klíčových aktivit apod. Fáze Projektu Popis původního stavu, jednotlivé kroky přípravy a realizace, způsobu udržení výsledků projektu, připravenost projektu k realizaci, předpoklady a rizika realizace projektu.


68/186

Území dopadu a realizace Určí se místo realizace projektu, území, adresa, zeměpisné souřadnice (GPS pozice). Časový harmonogramu projektu Časový plán projektu, termíny předpokládaného zahájení a ukončení projektu a plán činností. Rozpočet Typy výdajů (způsobilé, nezpůsobilé, křížové, investiční, neinvestiční, mzdové), Podmínky zadávání rozpočtu popisuje podrobněji proces č. 8. Pro zadávání rozpočtových výdajů bude možné použít Databázi jednotkových nákladů (popsáno v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni v tomto dokumentu. Přehled financování Finanční plán, zdroje financování viz proces 8 Harmonogram čerpání Plán žádostí o platbu. Výběrová řízení Plánovaná výběrová řízení typ, cena, stav, předpokládaný začátek a konec. Publicita Popis způsobu zajištění publicity. Plánované věcné ukazatele (popis v procesu č.1 a 2): dopadové ukazatele o environmentální indikátory o horizontální témata Indikátory - zadání se bude provádět ze seznamu platného pro výzvu Budou zadány parametry ukazatelů a jejich plánované hodnoty. CBA (Cost-benefit analysis) ŘO mohou v některých oblastech a u náročnějších Projektů požadovat analýzu nákladů a výnosů (CBA) a hodnocení na základě databáze jednotkových nákladů (DJN). Správci projektu budou mít k dispozici moduly CBA viz Modul CBA dokument [3] a DJN popsanou v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni. Kromě zde již zmíněných oblastí mohou jednotlivé Operační programy ve svých výzvách požadovat další údaje v závislosti na jejich potřebách. To se odrazí ve formuláři Projektové žádosti, který bude pro dané potřeby příslušným gestorem formulářů uživatelsky nakonfigurován.

11.4.6.3.

Kontrolování projektové žádosti

Systém průběžně kontroluje uživatelem ukládaná data, jejich integritu, konsistence, limity, věcnou smysluplnost. Při vzniku chyby je uživatel informován srozumitelným chybovým reportem. Po zadání celé žádosti může uživatel provést celkovou kontrolu úplnosti a správnosti údajů.

11.4.6.4.

Finalizování žádosti

Poté, co se správce projektu ujistí, že projektová žádost je úplná a bez chyb (viz proces Kontrolování projektové žádosti), systém na pokyn uživatele změní stav projektové žádosti, opatří ho verzí a zamkne, aby se zabránilo změnám dat.

11.4.6.5.

Podávání projektové žádosti

Vyplněná a zkontrolovaná žádost bude podána elektronickou cestou za použití elektronického podpisu nebo datových schránek řídícímu orgánu. K žádosti budou elektronicky připojeny požadované přílohy. Později již zaregistrované žádosti projdou procesem hodnocení a akceptace viz proces č. 5 (Vybírání projektů k realizaci a jeho akceptace).


69/186

ID 04VPPŽ05.04.01.P1 04VPPŽ05.04.02.P2

04VPPŽ05.04.02.P3

04VPPŽ05.04.02.P4

04VPPŽ05.04.02.P5

04VPPŽ05.04.02.P6

04VPPŽ05.04.02.P7 04VPPŽ05.04.02.P8 04VPPŽ05.04.02.P9

04VPPŽ05.04.02.P10 04VPPŽ05.04.02.P11

04VPPŽ05.04.02.P12

04VPPŽ05.04.02.P13

Požadavek na systém Funkcionalitu Informování o výsledku hodnocení zajistí průřezový modul Interní depeše (dokument [3]) v souvislosti s procesem č. 5. Aplikace umožní zadat informace do příslušných polí formuláře Projektové žádosti. Funkcionalitu s tím spojenou zajistí průřezový modul Individuální formuláře (dokument [3]). Aplikace zajistí uložení obsahu jednotlivých polí na lokaci v DB Aplikace podle specifikace obsažené ve vstupním formuláři Projektové žádosti a zachová vazbu na Projektovou žádost. Příklady typů polí. Jednotlivé typy polí budou dány návrhem vstupního formuláře a budou pro konfigurátor vyspecifikovány ve fázi A4-Etapa I. Textové: Formulář aplikace umožní zadat textová pole nebo sady polí tvořící logický celek, jako například: Popis Projektu Fáze Projektu Publicita Reference na jiné objekty: Formulář aplikace umožní zadat pole nebo sadu polí představující vazby na jiné objekty, které již byly zadány. Typicky se jedná o pole Přiřazení Projektu. V Projektové žádosti budou vyplněny všechny tyto údaje tak, že se příslušná pole vstupního formuláře se vyplní automaticky v závislosti na vybrané výzvě. Ve formuláři budou zobrazeny texty nebo hodnoty, na které reference odkazuje. Numerická: Formulář aplikace umožní zadat jednotlivá numerická pole nebo tabulková numerická pole jako například: Zeměpisné souřadnice Rozpočet Přehled financování Příklady vyplňování polí Přehled financování Formulář aplikace umožní zadat strukturu finančního plánu, rozdělit podle zdrojů financování. Formulář aplikace umožní zadat procentuální podíly zdrojů financování. Formulář aplikace umožní automaticky rozpočítat plány podle zdrojů financování. Věcné ukazatele Formulář aplikace umožní vybrat ze seznamu, který je poskytnut na základě výzvy, horizontální témata a zadat jejich hodnotu. Formulář aplikace umožní vybrat ze seznamu, který je poskytnut na základě výzvy, environmentální indikátory, které budou v Projektu plněny a zadat jejich cílovou hodnotu. Formulář aplikace umožní vybrat ze seznamu, který je poskytnut na základě výzvy, indikátory, které budou v Projektu plněny a zadat jejich cílovou hodnotu a hodnoty jejich atributů. U všech věcných ukazatelů bude zachována vazba na Projektovou žádost / Projekt.


70/186

Území dopadu a realizace 04VPPŽ05.04.02.P14 Formulář aplikace umožní vybrat ze seznamu/ číselníku místo realizace a dopadu Projektu. Adresy bude umožněno ověřit v Základních registrech ČR. 04VPPŽ05.04.02.P15 Formulář aplikace umožní zadat na základě mapového podkladu zeměpisnou polohu místa dopadu a realizace projektu. Cost-benefit analýza CBA 04VPPŽ05.04.02.P16 Cost-benefit analýza se bude vytvářet pomocí modulu CBA, jehož popis a způsob použití je popsán v dokumentu [3] Databáze jednotkových nákladů -DJN 04VPPŽ05.04.02.P17 Vytvoření a popis použití DJN je možno nalézt v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni tohoto dokumentu [5] a v dokumentu [3] v kapitole popisu modulu CBA. 04VPPŽ05.04.03.P18 Aplikace zajistí před uložením hodnot vstupních polí do databáze komplexní kontrolu vstupních hodnot jednak na úrovni formuláře a také na úrovni aplikační logiky a také ochrannými mechanizmy databázového stroje. Součástí kontroly jsou i odpovídající chybová hlášení. 04VPPŽ05.04.04.P19 Aplikace na pokyn správce projektu změní stav Projektové žádosti (Pracovní postupy procesů v modulu Podpora oběhu dokumentů dokument[3]), opatří ho verzí a znepřístupní, aby se zabránilo změnám dat. 04VPPŽ05.04.05.P20 Aplikace umožní podání – uložení Projektové žádosti do systému. Projektová žádost bude buď elektronicky podepsána, nebo zaslána řídícímu orgánu prostřednictvím datové schránky. Pokud Projektová žádost byla doručena Datovou schránkou, Aplikace zajistí možnost potvrzení ověření věrohodnosti takového dokumentu při jeho ukládání do systému. K žádosti budou elektronicky připojeny požadované přílohy.


71/186

11.5. Případy užití P4: Případ užití 1 Správa profilu uživatele, dokumentů a projektových žádostí

Systém 04VPPŢ01_ Správa dokumentů

Správce dokumentů

Správa dokumentů

13RIIS_ Registrace uţivatele

<>

04VPPŢ02_ Správa profilu uţivatele Správce projektu

<>

<>

<>

13RIIS_ Přihlášení uţivatele

04VPPŢ02.01_ Správa registračních údajů

04VPPŢ02.02_ Správa osob profilu

Správa profilu uţivatele 04VPPŢ03.01_ Vytvoření projektové ţádosti <>

<>

04VPPŢ03.02_ Kopírování projektové ţádosti

04VPPŢ03_ Správa projektových ţádostí

04VPPŢ03.03_ Mazání projektové ţádosti

<> Správce projektu

<> 04VPPŢ03.04_ Úpravy projektové ţádosti

<>

04VPPŢ03.05_ Náhled do hodnocení projektové ţádosti

Správa projektových ţádostí


72/186

P4: Případ užití 2 Projektová žádost a komunikace

Systém 04VPPŢ05.01_ Správa osob projektové ţádosti

Správce projektu

04VPPŢ05.02_ Zobrazování stavu projektové ţádosti

<>

<<System>> IS <> 04VPPŢ05_ Projetová ţádost

<>

04VPPŢ05.03_ Proces podávání projektové ţádosti

<> 04VPPŢ05.03.02_ Vyplňování projektové ţádosti

<> Správce projektu <> <<System>> IS

04VPPŢ05.03.03_ Kontrolování projektové ţádosti

<>

<>

04VPPŢ05.03.04_ Finalizování projektové ţádosti

Správce projektu 04VPPŢ05.03.05_ Podávání projektové ţádosti

<<System>> IS

04VPPŢ05.03.01_ Informování o výsledku hodnocení Projektový manaţer

Projektová ţádost

<<System>> IS

04VPPŢ02.04_ Komunikace

Komunikace Správce projektu


73/186

12 P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace Proces se řadí do Projektové úrovně. Popisem pro tuto úroveň se zabývá kapitola Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5]. V této kapitole jsou uvedeny informace, které se týkají spolupráce především procesů 4, 5 a 7 a jejich společných východisek. Pro řádné pochopení těchto jednotlivých procesů je nezbytné nastudovat nejprve zmíněnou kapitolu. V této kapitole je popsán i graficky postup podávání, hodnocení Projektové žádosti a výběru Projektu. Pokud nebude řečeno jinak, budou souhrnně pro účely podávání žádosti o dotaci označovány Projektem, jak individuální, grantový projekt, velký projekt i Nástroje typu GG. Ve stejném smyslu je pak potřeba chápat termín Projektová žádost. Vztah obou pojmů je vysvětlen v tabulce Lokální zkratky a pojmy.

12.1. Seznam případů užití P5: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SPRÁVA DOKUMENTŮ, KOMUNIKACE, REGISTR DE MINIMIS ............................................... 83 P5: PŘÍPAD UŽITÍ 2 HODNOCENÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI ...................................................................................... 84 P5: PŘÍPAD UŽITÍ 3 AKCEPTACE PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI ........................................................................................ 85


je proces vytváření a podávání projektových žádostí, navazuje hodnocení projektových žádostí Zajišťuje podmínky pro hodnocení projektových žádostí Zajišťuje komunikaci mezi správcem projektu/ hodnotiteli a projektovým manažerem a informovanost správce projektu Umožňuje registraci správce projektu jako interního uživatele (projektový manažer, hodnotitel apod.)

12.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů /počet: externí uživatel – správce projektu / desítky tisíc (cca 70 000) interní uživatel – projektový manažer, hodnotitel / tisíce (cca 2000-3000) Současně pracujících uživatelů: externí uživatel – stovky interní uživatel – stovky (600) Periodicita použití: externí uživatel, správce projektu - 20/7 (20h, 7 dní v týdnu) interní uživatel, projektový manažer - 8/5 (8h,pracovní dny) interní uživatel, hodnotitel -20/7 (20h, 7 dní v týdnu) Typ výstupu /počet a velikost na hodnocenou Projektovou žádost: Výsledky hodnocení, hodnotící protokoly /jednotky - desítky, jednotky - desítky stran na dokument Smlouvy/Rozhodnutí, podmínky /jednotky (cca 3), desítky stran na dokument


74/186

Počet vložených dokumentů/počet a velikost na hodnocenou Projektovou žádost: Výsledky hodnocení, hodnotící protokoly, Smlouvy/Rozhodnutí, Podmínky, další přílohy/ desítky, jednotky - desítky stran na dokument

12.4. Slovní popis 12.4.1. Správa dokumentů Viz modul Podpora oběhu dokumentů v dokumentaci [3].

12.4.2. Hodnocení projektové žádosti Proces popisuje rozdělení hodnocení do dvou kol. Pokud se ŘO rozhodne pouze pro jednokolové hodnocení, budou obě kola sloučena v jeden celek.

12.4.2.1.

První kolo hodnocení

V prvním kole správce projektu v Projektové žádosti (tento typ zkrácené, neúplné Projektové žádosti jsou někdy nazývány registrační žádosti apod.) vyplní jen ty údaje, které jsou požadovány v tomto kole. O tom, jaké to budou údaje rozhodnou příslušné ŘO a budou zveřejněny např. v informacích o výzvě nebo ve výzvě samotné. Především jde o základní informace o záměrech Projektu. Důležité budou informace o cíli projektu vzhledem ke společenské potřebnosti a dosavadnímu plnění cílů dané výzvy, OP apod. Dalšími údaji by mohla být předpokládaná finanční náročnost. Podle současných zkušeností to mohou to být informace o žadateli, popř. partnerech projektu, důležité pro jejich prověření, vyhodnocení jejich důvěryhodnosti, finančního zdraví, potřebné kvalifikaci pro případné plnění projektu.

12.4.2.1.1.

Zkoumání neúplné projektové žádosti

Na základě údajů z této Projektovou žádosti o zamýšleném projektu a jeho realizátorech zodpovědný manažer vyhodnotí, zda projektová žádost a její žadatel splňuje všechny podmínky, aby Projektová žádost mohla být propuštěna do dalšího kola. Hodnocení se bude provádět jednak posouzením, zda by Projekt plnil záměry výzvy apod., které provede projektový manažer nebo expert. Systém dá k dispozici řadu SW nástrojů, které možní ověření potencionálního příjemce jako jsou eRaiting, Registr veřejné podpory, SSV – Systém sledování vazeb, Insolvenční rejstřík ISIR (popis v dokumentu [2 ]) Výsledek bude zaznamenán do systému.

12.4.2.1.2.

Závěrečné vyhodnocení a oznámení výsledku

Pokud dojde ke shodě a projekt i žadatel vyhoví kritériím výzvy, požadavkům OP, projekt postupuje do dalšího kola. V druhém kole správce projektu doplní další požadované údaje a podá svou úplnou žádost, viz proces 4. Pokud projekt nevyhoví, správce projektu nepokračuje dále v zadávání, proces je ukončen. Tím se ušetří nemalé finanční i časové náklady na nepoměrně složitější část práce, jak žadateli, tak i hodnotitelům a projektovým manažerům. Správce bude informován o výsledku prvého kola a popřípadě vyzván k podání úplné Projektové žádosti


75/186

12.4.2.2.

Druhé kolo hodnocení

Ve druhém kole proběhne hodnocení již úplné Projektové žádosti. Druhé kolo se bude moci skládat z několika fází a používat různých metod hodnocení (individuální PPP). V následujících odstavcích jsou popsány typy hodnocení vycházející ze zkušeností ze současného programového období a předpokládáme, že se nebudou příliš měnit. Ke konečnému upřesnění dojde po vytvoření příslušných metodik. Výsledky rozhodnutí z jednotlivých fází budou uloženy do systému a bezpečně znepřístupněny pro jakékoliv změny Některé typy hodnocení jako věcné a přijatelnosti mohou být vícestupňové.

12.4.2.2.1.

Přihlášení/registrace hodnotitele projektu

Vybraným hodnotitelům budou zaslány anonce o jejich výběru k hodnocení a přiřazena přístupová práva k příslušnému projektu. Po přihlášení nejprve hodnotitel potvrdí svou ochotu vykonat hodnotitelskou činnost. Evidence hodnotitelů bude vedena v informačním systému, viz proces č. 7. Výběr a přidělení přístupových práv hodnotitelům je řešeno v procesu 7.

12.4.2.2.2.

Hodnocení formální

V této fázi hodnocení jsou hodnoceny formální náležitosti žádosti podle předem stanovených kriterií, případně uvedených ve výzvě. Správci projektu, jejichž žádosti tomuto hodnocení nevyhoví, mohou být vyzváni k odstranění chyb a nedostatků. I v případě, že žádost nesplnila podmínky formálního hodnocení, mohou případně postoupit do další fáze. I zde je důležitá komunikace mezi správcem projektu a projektovým manažerem, která bude probíhat prostřednictvím systému.

12.4.2.2.3.

Hodnocení přijatelnosti

Jde o posouzení souladu žádosti s ohledem na základní podmínky výzvy k předkládání žádostí. V případě, že žádost nesplní podmínky přijatelnosti, bude z dalšího procesu hodnocení vyřazena. Může být zkoumána i finanční realizovatelnost projektu daným žadatelem a jeho partnery, např. zda firma má dostatek financí na realizování celého projektu z vlastních zdrojů. Žádosti, které v první fázi nesplnily podmínky formálního hodnocení, avšak splnily podmínky hodnocení přijatelnosti, mohou být vráceny v dodatečném termínu k dopracování. Pokud správce projektu nedostatky z formálního hodnocení neodstraní do předem stanovené lhůty, bude žádost z dalšího procesu hodnocení vyřazena. Výsledek hodnotící fáze bude prostřednictvím systému sdělen žadateli/správci projektu.

12.4.2.2.4.

Hodnocení věcné

Věcné hodnocení je prováděno na základě posuzování žádosti ve vztahu ke stanoveným věcným hodnotícím kriteriím. Bývá hodnoceno externími individuálními hodnotiteli, kteří se vybírají podle odbornosti, losováním z databáze hodnotitelů. Část bodového hodnocení mohou provádět přímo pracovníci ŘO a část hodnotící komise. Obecně hodnotitel zapíše své bodové a textové hodnocení a jeho odůvodnění pro jednotlivá kritéria na připravený formulář vložený do systému. Výsledek je do databáze systému uložen. Formuláře se mohou lišit podle požadavků výzvy, operačního programu a podobně. Po ukončení práce všech hodnotitelů je výsledné bodové hodnocení kalkulováno podle předem zadaného algoritmu. Algoritmus bude individuální pro praktiky jednotlivých OP. Půjde o jednoduché algoritmy. Jako příklad lze požít takový postup, kdy budou stanoveny limitní hodnoty bodového hodnocení pro úspěch Projektu v tomto typu hodnocení. Pokud se budou výsledky od


76/186

jednotlivých hodnotitelů (obvykle dvou) podstatně lišit, bude vyzván třetí hodnotitel-arbitr. Dále dojde k zprůměrování bodových hodnot jednotlivých hodnotitelů. Hodnocení bude ve zvoleném okamžiku (pravděpodobně po dokončení hodnocení nebo výběru projektové žádosti) zpřístupněno také žadateli pro náhled. Žadatel (správce projektu) uvidí bodové hodnocení projektové žádosti a jeho zdůvodnění, ale ne identitu hodnotitele, který bodování provedl.

12.4.2.2.5.

Další nástroje hodnocení

U nestandardních projektů nebo jejich částí je žádoucí expertní posudek. Pro hodnocení je vhodné požít Cost-benefit analýzu, kterou bude zajišťovat průřezový modul CBA. Tato analýza může být součástí Projektové žádosti. Náklady deklarované v rozpočtu Projektu bude moci ověřit pomocí Databáze jednotkových nákladů (DJN). Stejně tak může být požadována analýza rizik.

12.4.2.2.6.

Kontroly výběrových řízení

Během přípravy a realizace projektu mohou být vyhlašována a realizována výběrová řízení různého druhu. V této fázi se budou provádět kontroly těchto výběrových řízení. Protokoly o kontrolách budou zaznamenány do systému například tzv. checklistu. Záznam bude k dispozici kontrolnímu orgánu- navazuje na proces č. 6 (Kontrolování realizace projektů a operačních programů). ID 05VPRA02.P1

05VPRA02.01.P2 05VPRA02.01.P3

05VPRA02.02.P4

05VPRA02.02.01.P5

05VPRA02.02.02.P6

05VPRA02.02.03.P7

Požadavek na systém Aplikace zpřístupní příslušnému projektovému manažerovi podanou a zaregistrovanou Projektovou žádost. 1. kolo Aplikace umožní pomocí výše uvedených externích systémů ověřit žadatele a jejich firmy. Aplikace umožní uložit výsledky hodnocení: externích informačních systémů interních-budou to textová pole a taká numerické pole s jakousi celkovou známkou, pro tyto účely doporučujeme zvážit použití individuálního formuláře Aplikace umožní zapsat celkové vyhodnocení prvního kola. 2. kolo Hodnocení formální Aplikace umožní zapisovat do systému výsledky formální kontroly Projektové žádosti a přiložených dokumentů. Aplikace umožní zpřístupnit Projektovou žádost (PŽ) k editaci správci projektu pro doplnění a úpravy. Po zpětném odeslání PŽ správcem projektu Aplikace PŽ opatří novou verzí a časovým razítkem a znepřístupní ji správci projektu k editaci. Hodnocení přijatelnosti Aplikace umožní pomocí výše uvedených externích systémů ověřit žadatele a jejich firmy. Aplikace umožní zapisovat do systému výsledky hodnocení přijatelnosti a uložit data/dokumenty z externích systémů. Hodnocení věcné Výběr a registrování hodnotitelů je řešen v procesu 7. Stejně jako vytváření hodnotících formulářů. V tomto procesu aplikace umožní hodnotiteli vyplnit hodnotící formulář a


77/186

05VPRA02.02.04.P8

05VPRA02.02.05.P9

05VPRA02.P10

05VPRA02.P11

05VPRA02.P12

12.4.2.3.

jako ověřený soubor ho odeslat do systému. Tam bude uložen a asociován k danému projektu a hodnotiteli. Pole z formuláře budou uložena do DB i jako strukturovaná data a budou sloužit mimo jiné i k hodnocení práce hodnotitelů (proces 7). Systém umožní aplikovat algoritmus specifikovaný řídícími orgány OP nebo umožní zadat výsledky algoritmu ručně. Systém umožní zpřístupnit hodnotící formuláře správci projektu. Další nástroje hodnocení Aplikace umožní uložit výsledky expertního posudku. Protokol a dokument posudku bude uložen v systému a to jak ve strukturované podobě (v případě dat, která mohou být užitečná v této formě pro pozdější použití), tak jako přiložený dokument. Použití modulu CBA je popsáno v dokumentu *3+). Aplikace umožní ověřit náklady pomocí Databáze jednotkových nákladů. Popis a použití jsou uvedeny v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5]. Aplikace umožní uložit protokoly analýzy rizik. Kontroly výběrových řízení Aplikace umožní uložit protokoly kontrol výběrových řízení ve strukturované i nestrukturované formě. Aplikace zpřístupní protokoly kontrolnímu orgánu Kontrola zadávacího řízení se automaticky uloží na záložku kontroly jako automatický záznam, aby byla zajištěna přehlednost a jednotnost zobrazení kontrol pro statistické účely a účel správného monitoringu projektu. Výsledky vyhodnocení fází v rámci kol aplikace uloží do systému. Po dokončení jednotlivých fází aplikace znepřístupní hodnocení pro jakékoliv změny. Případné nutné editace pouze osob s vysokým oprávněním budou nezrušitelně zaznamenány do systému tak, aby mohly sloužit pro pozdější kontrolu a dohledání. Aplikace umožní komunikaci mezi správcem projektu a projektovým manažerem prostřednictvím modulu Interních depeší. Aplikace umožní informování správce projektu o výsledcích jednotlivých kol a typů a projektovým manažerem prostřednictvím modulu Interních depeší. Aplikace umožní informovat správce projektu o výsledcích hodnocení z jednotlivých kol a jejich fází. Aplikace umožní informovat manažera projektu o odeslaném hodnotícím protokolu. Zajistí modul Interní depeše v dokumentu [3].

Výsledné doporučení/nedoporučení projektů k realizaci

Projektové žádosti, které prošly úspěšně předešlými koly hodnocení, jsou podle daného algoritmu doporučeny k realizaci. Tímto algoritmem může být např. dosažení zvolené bodové úrovně. K tomuto účelu může být zpracována i analýza rizik. ID 05VPRA02.03.P1

Požadavek na systém Aplikace umožní uplatnit automaticky algoritmus doporučení – tzn. například označit Projektové žádosti, které dosáhly nadlimitní počet bodů jako Doporučené.


78/186

Aplikace umožní uplatnit daný algoritmus projektovému manažerovi ručně. Aplikace umožní uložit protokoly analýzy rizik.

12.4.2.4. 12.4.2.4.1.

Výběr projektů k realizaci Vyhodnocení a výběr projektů k realizaci

Obvykle výběrová komise/hodnotitelská komise (název podle zvyklostí ŘO) nebo jiný orgán vybere k realizaci Projekty ze seznamu doporučených Projektových žádostí např. podle pořadí v seznamu seřazeném dle přidělených bodů s přihlédnutím k finančním prostředkům, které má výzva k dispozici nebo podle jiných hledisek.

12.4.2.4.2.

Zásobník projektů

Doporučené, ale nevybrané Projektové žádosti se budou vkládat do „procesního zásobníku projektů“- např. formou atributu Projektové žádosti. To bude znamenat, že tyto Projektové žádosti budou označeny jako pořadím podle stanoveného algoritmu (v závislosti na hodnocení). Pokud se některý z vybraných projektů nebude realizovat (například z důvodu nesplnění některého z dalších požadavků, které se na projekt kladou, např. nevyhovující analýza rizik, nedodání požadovaných aktuálních dokumentů apod. nebo žadatel odstoupí od svého záměru) vybere se ze zásobníku projekt, který je na řadě. ID 05VPRA02.04.01.P1 05VPRA02.04.01.P2

05VPRA02.04.02.P3

05VPRA02.04.03.P4

Požadavek na systém Aplikace umožní vložit informace o zasedání a složení výběrové komise (kalendář viz dokument [5]) do systému. Aplikace umožní vložit výsledky rozhodnutí výběrové komise do systému. Výsledky budou uloženy jako ověřený (elektronicky podepsaný) dokument se znepřístupněním pro pozdější editaci a budou svázány s konkrétním zasedáním výběrové komise, výzvou, Projektem apod. Výsledky budou uloženy jako strukturovaná data do DB aplikace například jako atribut projednávaných Projektů. Aplikace vloží nevybrané projekty do zásobníku projektů (např. vybrané Projety budou označeny jako Vybrané ostatní Doporučené jako Nevybrané popis je uveden pouze jako ilustrativní příklad složitosti algoritmu). Aplikace umožní vyjmout nevybrané projekty ze zásobníku projektů (např. v závislosti na pořadí v daném seznamu/zásobníku označit Nevybrané Projekty jako Vybrané -popis je uveden pouze jako ilustrativní příklad složitosti algoritmu) a zahájit s příslušným správcem projektu další jednáníviz následující odstavce.

12.4.3. Akceptace projektu Akceptace projektu vrcholí podepsáním příslušného dokumentu Smlouvy nebo Rozhodnutí. Který typ dokumentu bude použit a jeho obsah závisí na rozhodnutí příslušného ŘO. Stejně tak ŘO určuje, jaké další dokumenty budou vytvořeny a jaký bude postup v procesu akceptace Projektu. Pro tento proces bude opět využita funkcionalita vytváření instancí PPP modulu Podpora oběhu dokumentů (dokument [3]) a tvorby variant šablon výstupních formulářů v modulu Individuální formuláře (dokument [3]).


79/186

Celý proces opět probíhá v rámci systému, jeho kroky jsou evidovány, verze dokumentů ukládány a žadateli (správci projektu) i poskytovateli dotace (projektovému manažeru) jsou poskytovány elektronickou cestou relevantní informace o celém procesu.

12.4.3.1.

Vytvoření dokumentu Smlouva/Rozhodnutí

Projektový manažer připraví návrhy Smlouvy nebo Rozhodnutí a další požadované dokumenty. Pro některé projekty (např. investiční) bude Rozhodnutí vytvořeno v externím systému (např.EDS/SMVS) a vloženo do systému.

12.4.3.2.

Zadávání dalších požadavků, negociační proces

Projektový manažer připraví návrhy Smlouvy nebo Rozhodnutí a další požadované dokumenty. Žadateli nebo správci projektu bude v systému předložen návrh Smlouvy/Rozhodnutí a Podmínek. Správce projektu, pokud je to potřeba, upraví některé povolené parametry Projektu, kde došlo ke změně nebo jsou nereálné (např. termíny začátku a konce realizace Projektu, pokud došlo z důvodu délky výběru ke zdržení). Metodou této úpravy může být zpřístupnění Projektové žádosti k těmto úpravám, popřípadě změny jsou navrženy pomocí Žádosti o změnu. Poté správce projektu potvrdí v systému souhlas s dokumenty. Projektový manažer zadá správci projektu (podle předem daných pravidel) následné požadavky potřebné a podmiňující přijetí Projektu k realizaci (tzn. podepsání Smlouvy/Rozhodnutí) např. dodání aktuálních informací, dokumentů potvrzujících způsobilost Projektu k realizaci, včetně fotodokumentace před zahájením realizace. U některých Operačních programů může probíhat tzv. negociační proces, kdy se ŘO snaží na základě doporučení hodnotitelů změnit podmínky realizace Projektu např. cenu (rozpočet), časový harmonogram apod. V systému by měla být uložena a vhodně označena verze Projektové žádosti před vyjednávacím procesem a po něm. V této fázi může být také vypracována analýza rizik daného projektu. Ta je vložena buď strukturovaně, nebo jako dokument do systému a může sloužit jako podklad pro kontroly. ID 05VPRA03.01.P1

05VPRA03.02.P2 05VPRA03.02.P3

05VPRA03.02.P4 05VPRA03.02.P5

05VPRA03.02.P6

Požadavek na systém Aplikace umožní vytvořit dokumenty Smlouvy/ Rozhodnutí, Podmínek a popřípadě dalších dokumentů na základě šablon výstupních dokumentů (modul Individuální formuláře, dokument [3]). Aplikace umožní vložit dokument Rozhodnutí vytvořený v externím systému. Aplikace zpřístupní výše zmíněné dokumenty správci projektu. Aplikace umožní správci projektu dokumenty schválit. Aplikace umožní zpřístupnit Projektovou žádost správci projektu pro úpravy povolených parametrů. Aplikace uloží změny v Projektové žádosti na základě schváleného dokumentu žádosti o změnu-viz proces 7. Aplikace umožní projektovému manažerovi zadat správci projektu následné požadavky a žádosti o další dokumenty (modul Interní depeše). Negociační proces: Projektový manažer bude vyjednávat o změně podmínek projektu pomocí modulu Interních depeší. Pokud dojde ke shodě, bude zpřístupněna funkcionalita bodu 05VPRA03.02.P3 Aplikace umožní vložit strukturovaně i nestrukturovaně výsledky analýzy rizik.


80/186

12.4.3.3. 12.4.3.3.1.

Schvalování a podepisování Smlouvy/Rozhodnutí Schvalování Smlouvy/Rozhodnutí

Dokument Smlouvy/Rozhodnutí bude tedy vytvářen v systému nebo bude do něho vložen jako příloha. Dokument podléhá schvalovacímu procesu. Pro tyto účely bude vytvořena instance PPP schvalovacího procesu a oběh zajistí modul Podpora oběhu dokumentů (dokument [3]).

12.4.3.3.2.

Podepisování Smlouvy/Rozhodnutí

Po schválení Smlouvy/Rozhodnutí bude dokument elektronicky podepsán. Smlouva zástupcem poskytovatele dotace a příjemcem dotace, Rozhodnutí zástupcem poskytovatele dotace. Příjemce bude informován o podepsání dokumentu. Po podpisu Smlouvy/Rozhodnutí bude žadateli, nyní již příjemci podpory, umožněn přístup do monitorovacího systému pro správu jeho projektu viz proces 7.

12.4.3.3.3.

Schvalování projektové žádosti Evropskou komisí

Pouze Velké projekty podléhají režimu schvalování Evropskou komisí. Pro velké projekty bude vytvořena další instance PPP akceptace (modul Správa oběhu dokumentů) ID 05VPRA03.03.01.P1 05VPRA03.03.02.P2

05VPRA03.03.03.P3

Požadavek na systém Aplikace umožní vložit dokumenty Smlouvy/ Rozhodnutí do schvalovacího procesu. Aplikace umožní elektronicky podepsat dokumenty. Aplikace umožní dokumenty poslat příjemci pomocí Datové schránky. Aplikace bude informovat příjemce o podepisování dokumentu. Aplikace umožní změnit přístupová práva příjemci – hlavnímu správci projektu (viz proces 4) tak, aby mohl monitorovat a administrovat své projekty. Aplikace bude postupovat podle instance schvalovacího procesu individuálně vytvořené pro velký projekt.

12.4.4. Registrace veřejné podpory, de minimis Pro akceptaci, hodnocení projektu je potřeba určit, zda Projekt splňuje podmínky definující veřejnou podporu a pokud ano, zda příjemce spadá do blokové výjimky (pravidlo de minimis). K tomuto účelu bude použit Centrální registr podpor malého rozsahu, viz dokument [6]. V rámci výběru projektu budou z tohoto externího systému vyžádána data o minulých veřejných podporách daného příjemce. Pokud projekt splní pravidla a bude vybrán k realizaci, systém uloží relevantní informace o projektu v relaci k žadateli/příjemci do Centrálního registru podpor malého rozsahu. ID 05VPRA04.P1 05VPRA04.P2 05VPRA04.P3

Požadavek na systém Systém umožní komunikaci s Centrálním registrem podpor malého rozsahumodul Univerzální komunikační rozhraní Aplikace zpřístupní data žadatele a umožní ověřit, zda Projekt, který by dostával veřejnou podporu, spadá do blokové výjimky. Pokud bude Projekt akceptován a realizován, aplikace zašle relevantní data o Projektu do Centrálního registru podpor malého rozsahu.


81/186

12.4.4.1.1.

Komunikace

Pro zvýšení komfortu a dostupnosti podpory žadatelům se převážně v rámci prvního kola hodnocení a formálního hodnocení/ kontroly dá předpokládat úzká spolupráce manažera projektů se žadatelemsprávcem projektu. Komunikace bude potřebná i v dalších fázích tohoto procesu jako je akceptace. ID Požadavek na systém 05VPRA05.P1 Funkcionalitu zajistí průřezový Modul interních depeší popsaný v dokumentu [3].


82/186

12.5. Případy užití P5: Případ užití 1 Správa dokumentů, komunikace, registr de minimis

Systém 05VPRA01_ Správa dokumentů

Uţivatel doc systému

Správa dokumentů 05VPRA05_ Komunikace

Hodnotitel Správce projektu

Projektový manager

Komunikace

05VPRA04_ Registrace veřejné podpory, de minimis

Projektový manager <<System>>

Centrálního registru podpor malého rozsahu

Registrace veřejné podpory, de minimis


83/186

P5: Případ užití 2 Hodnocení projektové žádosti

Systém 05VPRA02.01.01_ Zkoumání „neúplné“ PŢ

<> 05VPRA02.01_ První kolo hodnocení

Správce projektu

05VPRA02.01.02_ Závěrečné vyhodnocení a oznámení výsledků

<> 07SMP03_ Přihlášení/registrace hodnotitele projektu

Projektový manaţer

<> <> 05VPRA02.02_ Druhé kolo hodnocení

<>

05VPRA02.02.02_ Hodnocení přijatelnosti

<>

<>

Projektový Hodnotitel manaţer

05VPRA02.02.01_ Hodnocení formální

<>

05VPRA02.02.03_ Hodnocení věcné

05VPRA02_ Hodnocení projektové ţádosti

<>

05VPRA02.02.04.01_ <> CBA 05VPRA02.02.04_ Další typy hodnocení <> 05VPRA02.02.04.02 _DJN

<>

Hodnotitel <>

<>


05VPRA02.02.05_ Kontroly výběrových <> řízení <>

05VPRA02.03_ Výsledné doporučení/ nedoporučení projektu k realizaci

<<System>>


IS <> 05VPRA02.04_ Výběr projektu k realizaci


05VPRA02.02.04.03_ Expertní kontrola, posudek

05VPRA02.02.04.04_ Analýza rizik

05VPRA02.04.01_ Vyhodnocení a výběr projektu

<>

05VPRA02.04.02_ Vloţení projektu do zásobníku projektů

<>

Hodnocení projektové ţádosti


05VPRA02.04.03_ Vybrání projektu ze zásobníku projektů

84/186

P5: Případ užití 3 Akceptace projektové žádosti

Systém <<System>>

IS 05VPRA03.02_ Zadávání dalších poţadavků-negociační proces

Správce projektu

<>

<> Projektový manager

05VPRA03.01_ Vytvoření dokumentu Smlouva/Rozhodnutí

05VPRA03_ Akceptace projektu <>

05VPRA03.03_ Schvalování a podepisování Smlouvy/Rozhodnutí

05VPRA03.03.01_ Schvalování <> Smlouvy/Rozhodnutí

Schvalovatel

Správce projektu

<>

<> 05VPRA03.03.02_ Podepisování Smlouvy/Rozhodnutí

Zástupce poskytovatel <<System>>

IS SFC

05VPRA03.03.03_ Schvalování projektové ţádosti Evropskou komisí

Akceptace projektové ţádosti


85/186

13 P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů Kontrolu zajišťuje primárně dedikovaný útvar kontroly Operačního programu, který zajišťuje plánování, provádění kontrol v celém časovém horizontu projektů. Základními postupy jsou: Vypracování analýza rizik Příprava a provádění kontrol projektu Zpracovávání námitek v kontrole Kontrolní činnost projektů se provádí Před zahájením projektu (Ex- Ante) V průběhu projektu (Interim) Po ukončení projektu (Ex-Post) Některé typy administrativních kontrol zajišťují pracovníci v jiných definovaných oblastech zejména Oblast O2. Následné sdílení všech výsledků provedených kontrol v útvaru kontroly je podmínkou efektivní kontrolní činnosti. Specifickou úlohu v procesu kontroly zajišťuje Auditní orgán ČR a kontrolní útvary EK, jejichž funkce podporuje MS2014+ hlavně tím, že předává požadovaná data do externího systému Auditního orgánu ČR, a též tím, že přádává požadované údaje do systému Evropské unie. Kontrolní útvar Operačního programu pak dle požadavků spolupracuje s auditnímy orgány ČR a Evropské unie.

13.1. Seznam případů užití P6: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SESTAVENÍ PLÁNU KONTROL A JEHO HODNOCENÍ................................................................ 91 P6: PŘÍPAD UŽITÍ 2 PROVÁDĚNÍ KONTROL – EX-ANTE, INTERIM A EX-POST ........................................................ 92 P6: PŘÍPAD UŽITÍ 3 ZPŘÍSTUPNĚNÍ KONTROLNÍ ČINNOSTI Z JINÝCH PROCESŮ OP .............................................. 92 P6: PŘÍPAD UŽITÍ 4 HODNOCENÍ A ROČNÍ UZÁVĚRKA .......................................................................................... 93

13.2. Vazba na ostatní procesy Proces č. 7 Proces č. 9 Proces č. 13

Proces č. 7 poskytuje údaje o výstupech kontrol Zajišťuje komunikaci mezi uživateli a jejich informovanost Proces č.13 umožní registraci interního uživatele a jeho přístup do systému

13.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů /počet: interní uživatel – kontrolor / stovky (cca 200) Současně pracujících uživatelů: desítky – stovky (cca 100) Periodicita použití: interní uživatel - kontrolor - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet: Výsledky kontrolní protokoly na projekt /jednotky Výsledky kontrolní protokoly na operační program /desítky

P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů

86/186

Počet vložených dokumentů/velikost: Výsledky kontrolní protokoly na projekt /jednotky, jednotky – desítky stran na dokument Výsledky kontrolní protokoly na operační program /desítky, jednotky – desítky stran na dokument

13.4. Slovní popis 13.4.1. Kontrolování realizace projektu a Operačního programu Kontroly projektů pro jednotlivé Operační Programy vychází z příslušné legislativy zákon č. 552/1991 Sb. 320/2001 Sb., Zákon č. 218/2000 Sb., a zákon č. 250/2000 Sb. Monitorovací systém MS2014+ poskytuje podporu pracovníkům, kteří kontroly vykonávají.

13.4.2. Sestavení plánu a příprava podkladů 13.4.2.1.

Roční plán kontrol projektů / programu

Plán kontrol, podle něhož budou všichni pracovníci Řídícího orgánu /ŘO/ postupovat. Plán kontrol je v gesci ŘO. Dokument bude uložen v Monitorovacím systému MS2014+ (dále též jen MS2014+), a sice základní údaje z plánu kontrol budou uloženy ve strukturované podobě a dále systém umožní uložit celý podepsaný dokument v listinné podobě. Maximální rozsah je několik stran textu.

13.4.2.2.

Tvorba / aktualizace šablon pro Kontrolní zprávy

Pojem Kontrolní zpráva a Protokol Kontroly je pro účely popisu procesu identický. Příprava standardních šablon pro Kontrolní zprávy resp. jejich aktualizace. Tyto šablony však musí být modifikovatelné pro specifické kontroly. Šablony / formuláře/ se ukládají v Monitorovacím systému. Počet šablon je celkem cca 20. Počty položek v jedné šabloně jsou v řádu desítek.

13.4.2.3.

Tvorba / aktualizace Check-listů pro proces kontroly

Check-listy jsou seznamy úkolů/úkonů, které je třeba vykonat při Kontrole projektu. Lze chápat i jako seznam kontrolních otázek které je nutné ověřit před dokončením nějakého úkonu. Check-listy musí být modifikovatelné pro jednotlivé ŘO. Počet Check-listů bude cca do 10, každá v rozsahu cca několika desítek položek.

13.4.2.4.

Koordinace kontrol v rámci OP

Koordinace prováděných kontrol prováděných pro projekty, jednotlivými subjekty mimo Kontrolní útvar ŘO, zejména: Kontroly plánované a prováděné Auditním orgánem ČR /AO ČR/, Kontroly prováděné Platebním a certifikačním orgánem /PCO ČR/, Kontroly prováděné orgány Evropské Unie, Kontroly prováděné dalšími kontrolními orgány ČR /NKÚ/ apod. P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů

87/186

K plánování těchto kontrol bude mít AO ČR, PCO ČR možnost je případně koordinovat /plánovat/ v Monitorovacím systému. To znamená, že Aplikace umožní koordinaci časových harmonogramů kontrol jednotlivých subjektů

13.4.2.5.

Generování seznamu projektů ke kontrole

Tento automatizovaný výběr projektů pro kontrolu bude v gesci ŘO, který nastavením kritérií pro výběr provede automatizovaně v Monitorovacím systému vytvoření seznamu projektů, které použije vedoucí útvaru kontroly pro sestavení a aktualizaci plán kontrol projektů. ID 06KRP01.01P1 06KRP01.02.P1 06KRP01.02.P2 06KRP01.03.P1 06KRP01.03.P2 06KRP01.04.P1 06KRP01.05.P1 06KRP01.05.P2

Požadavek na systém Systém umožní vytvořit zadat do systému základní údaje z plánu kontrol, a vytvořený dokument roční plán kontrol projektů/programu uložit do systému. Systém umožní pro operační program vytvořit šablonu pro Kontrolní zprávy, a uložit. Viz též modul Individuální formuláře Systém umožní pro operační program aktualizovat existující šablonu pro Kontrolní zprávy, a uložit ji . Viz též modul Individuální formuláře Systém umožní pro operační program vytvořit Check-listy pro Kontrolní zprávy, a uložit je. Viz též modul Individuální formuláře Systém umožní pro operační program aktualizovat existující Cheb-listy pro Kontrolní zprávy, a uložit ji . Viz též modul Individuální formuláře Systém umožní zadat jednoduchý kalendář plánovaných kontrol pro projekty. Systém umožní zadat kriteria pro výběr projektů pro kontrolu a jejich počet Systém umožní vybrat dle zadaných kritérií projekty pro kontrolu s využitím náhodného výběru a uložit výběr do systému.

13.4.3. Provádění kontrol ex-ante, interim a ex-post. Provádění kontrol projektů ve všech 3 fázích: ex-ante – před samotným začátkem projektu, interim – v průběhu projektu ex-post - po ukončení projektu. Na základě analýzy rizikovosti nejsou některé projekty ke kontrole zařazeny vůbec. Dále uváděné procesy nemusí být prováděny ve všech 3 fázích kontroly.

13.4.3.1.

Analýza rizik pro projekt

Provedení analýza rizik projektu dle předložené dokumentace resp. z předchozích analýz rizik či provedených kontrol v předchozí fázi. Provedená analýza rizik se ukládá do Monitorovacího systému v elektronické podobě listinného dokumentu.

13.4.3.2.

Příprava a provedení fyzické / administrativní kontroly projektu

V návaznosti na analýzu rizik resp. provedené Kontroly v dřívější fázi se připraví a provede kontrola. V přípravě se využije Check-list pro kontrolu a šablona Kontroly. Administrativní kontrola projektu se provádí ve všech případech a je součástí procesů č. 5 a 7. Administrativní kontrola je kontrolou dokumentace a může být prováděna ve všech fázích.


88/186

13.4.3.3.

Zpracování námitek, Rozhodnutí o námitkách, ukončení kontroly

Pokud jsou námitky k prováděné kontrole, pak se zapracovávají námitky, které se zaznamenávají do Rozhodnutí o námitkách, které schvaluje vedoucí kontrolního útvaru. Rozhodnutí o námitkách k příslušnému Protokolu se ukládají v elektronické podobě do Monitorovacího systému. ID 06KRP02.01P1 06KRP02.02.P1

06KRP02.03.P1

Požadavek na systém Systém umožní vložit vypracovanou elektronickou podobu listinného dokumentu „Analýza rizik“ projektu. Využití i modulu Individuální formuláře. Systém umožní vložit vypracovanou elektronickou podobu listinného dokumentu „Kontrola projektu“. Využití i připravených šablon, Check- listů – viz modul Individuální formuláře. Systém umožní vložit vypracovanou elektronickou podobu listinného dokumentu „Rozhodnutí o námitkách“ do systému. Využití i modulu Individuální formuláře.

13.4.4. Zpřístupnění kontrolních činností z jiných procesů OP Kontrolní činnost je spjata s dalšími procesy v Monitorovacím systému a zpravidla je neprovádí ani pracovník Kontrolního útvaru ŘO. Informace o výsledcích těchto provedených kontrol musí být po jejich dokončení zpřístupněny Kontrole, protože mohou následně ovlivnit další postup při kontrolní činnosti. Dále jsou uvedeny základní typy kontrolních činností pro zpřístupnění.

13.4.4.1.

Kontrola zadávacího/ výběrového řízení

Kontrolu provádí zpravidla projektový manažer v procesu č. 5 (Vybírání projektů k realizaci) nebo procesu 7 (Správa a monitorování projektů) Po ukončení kontroly se příslušný záznam automaticky zpřístupní pro pracovníky útvaru kontroly. Pozn.: Pokud je provádění Kontroly výběrových řízení součástí Kontroly na místě, je tato skutečnost zahrnuta v Kontrolní zprávě.

13.4.4.2.

Kontrola monitorovacích zpráv

Kontrolu provádí zpravidla projektový manažer v procesu č. 7 (Správa a monitorování projektů). Po ukončení kontroly se příslušný záznam automaticky zpřístupní pro pracovníky útvaru kontroly.

13.4.4.3.

Kontrola Žádosti o platbu

Kontrolu provádí zpravidla finanční manažer v procesu č. 8 (Realizace plateb). Po ukončení kontroly se příslušný záznam automaticky zpřístupní pro pracovníky útvaru kontroly. ID 06KRP03.01.P1

06KRP03.02.P1

06KRP03.03.P1

Požadavek na systém Systém umožní informovat pracovníka kontroly o provedené kontrole Zadávacího řízení (viz modul Interní depeše) a příslušný dokument je zpřístupněn pro útvar kontroly. Návaznosti na procesy 5 nebo 7. Systém umožní informovat pracovníka kontroly o provedené kontrole Monitorovacích zpráv (viz modul Interní depeše) a příslušný dokument je zpřístupněn pro útvar kontroly. Návaznost na proces 7. Systém umožní informovat pracovníka kontroly o provedené kontrole Žádosti o


89/186

platbu (viz modul Interní depeše) a příslušný dokument je zpřístupněn pro útvar kontroly. Návaznost na proces 8

13.4.5. Hodnocení kontrol a roční uzávěrka 13.4.5.1.

Roční uzávěrka operací / nákladů OP

Sestavuje se souhrnný přehled podle směrnic EU – KOM (2011) 615. (Viz Příloha dokumentace P1_2_1 Struktura a logika dokumentace). Elektronická podoba listinného dokumentu se ukládá v Monitorovacím systému a zasílá PCO/ zpřístupní pracovníku PCO. Zodpovědnost za sestavení dokumentů roční uzávěrky určí OP. Roční uzávěrka je ukládána v Aplikaci MS2014+ ve formě elektronického dokumentu.

13.4.5.2.

Roční hodnocení kontrol projektu v programu

Provádí se hodnocení provedených kontrol projektů daného Operačního programu. Dokument se ukládá v Monitorovacím systému. Roční hodnocení je ukládána v Aplikaci MS2014+ ve formě dokumentu a dle ŘO i ve formě strukturovaných dat. ID 06KRP04.01.P1 06KRP04.02.P1

Požadavek na systém Systém umožní vložit vypracovanou elektronickou podobu listinného dokumentu „Roční závěrka“ a informovat Interní depeší pracovníky PCO a AO. Systém umožní vložit vypracovanou elektronickou podobu listinného dokumentu „Roční hodnocení kontrol“ a informovat Interní depeší pracovníky PCO a AO.

13.4.6. Procesy v Monitorovacím systému na podporu Kontrol Oznamování termínu plánovaných kontrol kontrolorům i subjektu kontroly Oznamování termínu na uzavření provedené kontroly /podpisy/ Vypořádání námitek a nápravných opatření uvedených v Protokolu kontroly. Detaily sledování harmonogramu a informování dotčených subjektů jsou popsány v procesu č. 9 a v příloze P1_2_2 (Základní technické a funkční požadavky).


90/186

13.5. Případy užití P6: Případ užití 1 Sestavení plánu kontrol a jeho hodnocení

Systém 06KRP01_ Sestavení plánu kontrol a jeho hodnocení

<>

06KRP01.01_ Roční plán kontrol projektů/programu

<>

<> Vedoucí kontroly

06KRP01.02_ Tvorba/aktualizace šablon pro Kontrolní zprávy

<>

<> Kontrolor

06KRP01.04_ Koordinace Kontrol v rámci OP

Vedoucí kontroly

Kontrolor AO

Vedoucí kontroly

06KRP01.03_ Tvorba/aktualizace šablon pro „checklisty“ pro proces kontroly

06KRP01.05_ Generování seznamu projektů ke kontrole

Sestavení plánu kontrol a jeho hodnocení


91/186

P6: Případ užití 2 Provádění kontrol – ex-ante, interim a ex-post

Systém 06KRP02.01_ Analýza rizik <> Projektový manaţer

06KRP02_ Provádění kontrol-exante, interim a ex-post

<>

06KRP02.02_ Příprava a provedení fyz./administrat. kontr.projektu

<> Kontrolor

06KRP02.03_ Zpracování námitek, Rozhodnutí o námitkách a ukončení kontroly

Vedoucí kontroly

Provádění kontrol – ex-ante, interim a ex-post

P6: Případ užití 3 Zpřístupnění kontrolní činnosti z jiných procesů OP

Systém 06KRP03_ Zpřístupnění kontrolní činnosti z jiných procesů OP

<>

06KRP03.01_ Kontrola zadávacího/ výběrového řízení

<> Projektový manaţer

<>

06KRP03.02_ Kontrola monitorovacích zpráv

Jiná určená role

06KRP03.03_ Kontrola ţádosti o platbu

Finanční manaţer

Kontrolor

Zpřístupnění kontrolní činnosti z jiných procesů operačního programu


92/186

P6: Případ užití 4 Hodnocení a roční uzávěrka

Systém 06KRP04_ Hodnocení a roční uzávěrka

Pracovník PCO

<> 06KRP04.01_ Roční závěrka operací/nákladůprogramu <>

06KRP04.02_ Roční vyhodnocení kontrol projektů/ programu

Kontrolor AO

Vedoucí kontroly

Hodnocení a roční uzávěrka


93/186

14 P7: Správa a monitorování projektů Proces náleží do Projektové úrovně. Proces je určen jednak pro správce projektu (externí uživatele), kterým umožní monitorovat a administrovat projekty, které byly přijaty k realizaci. Dále pro manažery projektů pro správu a monitorování jim přidělených projektů, registraci projektových žádostí a také pro přípravu procesu hodnocení. Pokud nebude řečeno jinak, bude souhrnně pro účely podávání žádosti o dotaci označován jako Projekt, jak individuální, grantový projekt, velký projekt i Nástroje typu GG. Ve stejném smyslu je pak potřeba chápat termín Projektová žádost. Vztah obou pojmů je vysvětlen v tabulce Lokální zkratky a pojmy.

14.1. Seznam případů užití P7: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SPRÁVA PROJEKTŮ, INFORMOVÁNÍ A KOMUNIKACE .......................................................... 106 P7: PŘÍPAD UŽITÍ 2 ADMINISTRACE DAT PROJEKTU V OBDOBÍ JEHO REALIZACE ............................................... 107 P7: PŘÍPAD UŽITÍ 3 SPRÁVA PROCESU SCHVALOVÁNÍ PROJEKTOVÝCH ŽÁDOSTI A DATABÁZE JEDNOTKOVÝCH NÁKLADŮ ................................................................................................................................................... 108

14.2. Vazba na ostatní procesy Proces č. 5 Proces č. 6 Proces č. 8 Proces č. 9 Proces č. 13

Proces č. 7 poskytuje podporu pro proces hodnocení projektových žádostí Proces č. 7 poskytuje údaje Správa a monitorování projektů z pohledu řídícího orgánu a tak Správce projektu, registrace Projektové žádosti Slouží pro podporu správce projektu při podávání žádostí o platbu a uskutečňování finančních toků týkajících se projektů Zajišťuje komunikaci mezi správcem projektu a projektovým manažerem a informovanost správce projektu Umožňuje registraci uživatelů systému, externího i interního uživatele

14.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů/počet: externí uživatel – správce projektu / desítky tisíc (cca 70 000) interní uživatel – projektový manažer, hodnotitel / tisíce (cca 2000-3000) Současně pracujících uživatelů: externí uživatel - tisíce interní uživatel - stovky (cca 600) Periodicita použití: externí uživatel, správce projektu - 20/7 (20h, 7 dní v týdnu) interní uživatel, projektový manažer - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet na Projekt: Monitorovací zpráva / jednotky- desítky Žádost o platbu/ jednotky- desítky Žádost o změnu/ jednotky


94/186

Počet vložených dokumentů na Projekt/velikost: desítky/ desítky Monitorovací zpráva + přílohy/ desítky- stovky, jednotky stran na dokument Žádost o platbu+ přílohy / desítky- stovky, jednotky stran na dokument Žádost o změnu + přílohy / desítky, jednotky stran na dokument

14.4. Slovní popis Proces se řadí do Projektové úrovně. Popisem pro tuto úroveň se zabývá kapitola Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5]. V této kapitole jsou uvedeny informace, které se týkají spolupráce především procesů 4, 5 a 7 a jejich společných východisek. Pro řádné pochopení těchto jednotlivých procesů je nezbytné nastudovat nejprve zmíněnou kapitolu.

14.4.1. Správa Projektů Proces umožní získat přehled o realizaci a stavu Projektů. Je určen jednak pro příjemce dotace správce projektů a také pro manažery operačních programů. Kromě individuálních projektů se budou zobrazovat a mohou být řízeny i Nástroje typu globálního grantu. Musí být jasně určena a zobrazena vazba jakéhokoliv Nástroje typu globálního grantu na jeho jednotlivé projekty - projekty Nástroje typu globálního grantu. Z jiného úhlu pohledu se tomuto tématu věnuje kapitola Uživatelé procesů Projektové úrovně a jejich aktivity v dokumentu [5].

14.4.1.1.

Zobrazení informací na úrovni Projektů

Umožňuje uživatelům různých oprávnění tvorbu sestav, výpis informací na úrovni Projektů pomocí zadaných kritérií, filtrů jako například: zobrazení seznamu všech žadatelů/příjemců a základních údajů o nich, jejich Projektech zobrazení seznamu všech Projektů daného správce projektu/příjemce se základními údaji. Řídícím orgánům umožní snazší eliminaci dvojího financování Projektů z různých OP zobrazení seznamu všech Projektů daného manažera projektu se základními údaji náhled nad Projekty v rámci výzvy, OP… statistiky Projektových žádostí Funkcionalita je řešena modulem Vytěžování dat, který je popsaný v dokumentu [3]

14.4.1.2.

Registrování Projektové žádosti

Po podání Projektové žádosti bude žádost zaregistrována, bude jí přiřazeno jednoznačné registrační/evidenční číslo, pod kterým bude uchována, uložena do systému. Registrační číslo by mělo zajistit jasnou a snadnou identifikaci Projektu (identifikace přechází z Projektové žádosti na Projekt) po celou dobu jeho administrace napříč celou administrativní strukturou. V tomto programovém období se osvědčilo registrační číslo, které je sestaveno z identifikace operačního programu, prioritní osy, dalších vrstev hierarchie a případně informace o jaký Nástroj typu globálního grantu jde apod.

14.4.1.3.

Přiřazení manažerů na konkrétní Projekty

Půjde jak o projektové manažery věcné oblasti tak finanční manažery, v závislosti na metodice daného Řídícího orgánu. Budou vybráni úvahou vedoucího manažera z nabízeného seznamu popř.


95/186

systémem např. podle vytížení nebo kombinací obou. Musí být možnost seznam doplňovat nebo osoby z něho vyřazovat. Ne však mazat (pouze funkce deaktivovat), aby byla zachována vazba projektového manažera (i takového, který již tuto funkci nevykonává, změnil pozici nebo zaměstnavatele) na jím řízené Projekty.

14.4.1.4.

Sledování a řízení Projektů z úrovně ŘO

Manažer projektů bude mít zobrazeny všechny jím spravované Projekty a informace o nich. Bude zde znázorněna vazba na výzvu, na příslušné úrovně struktury poskytování dotací a jejich cíle. Umožní projektovému manažerovi získat přehledně informace o jím spravovaných Projektech.

14.4.1.4.1.

Monitoring a správa Projektů

Pro jednotlivé projektové manažery budou přehledně zobrazena data všech jím spravovaných Projektů jako: Plán cílů Projektu, aktualizovaný plán cílů Projektu, stav plnění cílů Projektu Plán alokací, aktualizovaný plán alokací, stav čerpání finanční alokace Náhled na harmonogram a přehled monitorovacích zpráv Náhled na harmonogram a přehled žádostí o platbu Přehled podaných změn Stavová mapa Projektu (viz Konfigurace životního cyklu Projektu, stavová mapa Projektu z kapitoly Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5]. Manažerovi projektu jakéhokoliv typu bude zpřístupněn seznam všech dalších manažerů daného Projektu.

14.4.1.4.2.

Ukončování Projektu

Proces ukončování Projektu začíná k plánovanému datu ukončení, které je dané ve Smlouvě/Rozhodnutí. Pokud příjemce potřebuje datum změnit, učiní tak předem pomocí žádostí o změnu ŽoZ. Podmínkou pro ukončení Projektu je Ukončení realizace Projektu Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ), její kontrole a akceptace ŘO. Přílohy mohou být rozšířeny o další dokumenty jako např. stavební povolení, pojištění postaveného objektu, fotodokumentace dokumentující stav po dokončení díla, která může být použita pro účely publicity apod. Vyrovnání finančních prostředků prostřednictvím vratky, případně závěrečné žádosti o platbu (její kontrola a akceptace). Projekt bude sledován a kontrolován po dobu jeho udržitelnosti, po správci projektu budou požadovány monitorovací zprávy, viz Administrace dat projektu a kapitola Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5].

14.4.1.4.3.

Náhled do hodnocení Projektu

Bude k dispozici náhled, nikoliv editační mód, na ohodnocení Projektu, výsledek hodnocení popsaného v procesu č. 5 (Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace).


96/186

14.4.1.4.4.

Správa kontrol Projektů

Bude k dispozici náhled, nikoliv editační mód, na kontroly provedené na Projektu po celou dobu jeho životního cyklu popsaných v tomto dokumentu i v procesu č. 6 (Kontrolování realizace projektů a operačních programů) Kontroly výběrových řízení Během přípravy a realizace Projektu mohou být vyhlašována a realizována výběrová řízení různého druhu. V této fázi se budou provádět kontroly těchto výběrových řízení. Protokoly o kontrolách budou zaznamenány do systému například systémem tzv. checklistu. Záznam bude k dispozici kontrolnímu orgánu - navazuje na proces č. 6 (Kontrolování realizace projektů a operačních programů).

14.4.1.5.

Sledování Projektů z úrovně příjemce-správce projektu

Správce projektů zde bude mít zobrazeny všechny jím spravované Projekty a informace o nich. Bude zde znázorněna vazba na výzvu, Operační program, na všechny úrovně struktury poskytování dotací a jejich cíle. Správce projektu bude moci nahlížet na vybrané informace, která má k dispozici projektový manažer, ale editace bude povolena jen pro vybrané údaje.

14.4.1.5.1.

Monitoring Projektu

Projektová žádost již zaregistrovaných, hodnocených nebo přijatých Projektů bude uzamčena. Může být dána k editaci správcem projektu za předem dohodnutých podmínek např. v procesu hodnocení, v případě navrácení Projektu k dopracování, opravy chyb nebo doplnění údajů. V seznamu správců projektu budou pro každého uživatele viditelní všichni správci projektu. Po výběru jednotlivého Projektu bude správci k dispozici stejné kategorie informací, jako bude mít projektový manažer: Plán cílů Projektu, aktualizovaný plán cílů Projektu, stav plnění cílů Projektu Plán alokací, aktualizovaný plán alokací, stav čerpání finanční alokace Náhled na harmonogram a přehled monitorovacích zpráv Náhled na harmonogram a přehled žádostí o platbu Přehled podaných změn Stavová mapa Projektu (viz Konfigurace životního cyklu Projektu, stavová mapa Projektu z kapitoly Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5].

14.4.1.5.2.

Náhled na kontroly

Bude k dispozici náhled, nikoliv editační mód, na kontroly provedené na Projektu po celou dobu jeho životního cyklu popsaných v tomto dokumentu i v procesu č. 6 (Kontrolování realizace projektů a operačních programů). ID 07SMP01.01.P1 07SMP01.02.P2 07SMP01.02.P3 07SMP01.02.P4

Požadavek na systém Funkcionalita je řešena modulem Vytěžování dat. Aplikace umožní zaregistrovat Projektovou žádost přidělením registračního čísla. Dodavatel navrhne jednoznačnou syntaxi referenčního čísla tak, aby splňovali podmínky popsané v odstavci 14.4.1.2. Aplikace bude registrační číslo generovat.


97/186

07SMP01.03.P5

07SMP01.03.P6 07SMP01.03.P7 07SMP01.03.P8 07SMP01.04.P9 07SMP01.04.01.P10 07SMP01.04.02.P11 07SMP01.04.02.P12 07SMP01.04.02.P13 07SMP01.04.03.P14 07SMP01.04.04.P15 07SMP01.04.04.P16

07SMP01.05.01.P17 07SMP01.05.02.P18 07SMP01.05.02.P19 07SMP01.05.02.P20

Aplikace umožní zadat manažery ze seznamu Organizační struktura (popsáno v kapitole Globální požadavky na Aplikaci MS2014+ v dokumentu[3]] Zadavatel navrhne algoritmus automatického výběru manažerů. Aplikace dovolí kombinovat metody popsané v požadavcích 07SMP01.03.P5 a 07SMP01.03.P6. Aplikace zajistí nezrušitelnost asociace manažerů a Projektových žádostí a dále pak i Projektů podle příslušného popisu v odstavci 14.4.1.3 Aplikace zajistí přehledné zobrazování dat podle Sledování a řízení projektů z úrovně ŘO Funkcionalita je řešena modulem Vytěžování dat. Manažerovi projektu jakéhokoliv typu bude zpřístupněn seznam všech dalších manažerů daného Projektu. Aplikace umožní ukončení Projektu- změna stavu procesu Aplikace umožní vyrovnání finančních prostředků – proces 8 Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ) viz 14.4.2.1 a Monitorovací zpráva v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5] Aplikace umožní nahlížet projektovému manažerovi na hodnocení jím spravovaných Projektů bez možnosti editace. Aplikace umožní nahlížet projektovému manažerovi na kontroly provedené na jím spravovaných Projektech bez možnosti editace. Aplikace umožní uložit protokoly kontrol výběrových řízení ve strukturované i nestrukturované formě. Aplikace umožní nahlížet projektovému manažerovi na kontroly výběrových řízení provedené na jím spravovaných Projektech bez možnosti editace. Aplikace zpřístupní protokoly kontrolnímu orgánu. Kontrola zadávacího řízení se automaticky uloží na záložku kontroly jako automatický záznam, aby byla zajištěna přehlednost a jednotnost zobrazení kontrol pro statistické účely a účel správného monitoringu Projektu. Funkcionalita je řešena modulem Vytěžování dat. Aplikace umožní nahlížet správci projektu manažerovi na hodnocení jím spravovaných Projektů bez možnosti editace. Aplikace umožní nahlížet správci projektu na kontroly provedené na jím spravovaných Projektech bez možnosti editace. Aplikace umožní nahlížet správci projektu na kontroly výběrových řízení provedené na jím spravovaných Projektech bez možnosti editace.

14.4.2. Administrace dat Projektu v období jeho realizace Jednotlivé OP a ŘO budou požadovat variantní průběh procesu administrace Projektu. V některých případech jsou monitorovací zprávy svázány se žádostí o platbu a některé OP tuto vazbu nevyžadují. Budou se tedy vytvářet instance pracovních postupů procesů např. podávání a schvalováni monitorovacích zpráv, žádostí o platbu i žádostí o změnu. Konfigurace PPP a řízení procesu jsou zajištěny pomocí modulu Podpora oběhu dokumentů (viz kapitola Pracovní postupy procesů v dokumentu [3+). Dále budou konfigurovány v modulu Individuální formuláře varianty vstupních formulářů např. monitorovacích zpráv a žádostí o platbu (popis v dokumentu [3])


98/186

14.4.2.1.

Administrace monitorovacích zpráv Projektu

Režimu monitorovacích zpráv mohou podléhat i globální granty, obecně všechny Nástroje typu globálního grantu.

14.4.2.1.1.

Plánování monitorovacích zpráv

Na základě Smlouvy/Rozhodnutí a Projektové žádosti bude projektovým manažerem vytvořen nebo automaticky vygenerován plán monitorovacích zpráv pro daná časová období v rámci realizace Projektu i po jeho ukončení. Tento plán je pro příjemce dotace závazný. Je zaznamenán do systému a zobrazuje se také správci projektu.

14.4.2.1.2.

Příprava formuláře monitorovací zprávy

Monitorovací zprávy budou mít celkově jednotný formát. Přesný obsah je závislý na typu Projektu tzn. na požadavcích a parametrech výzvy apod. To znamená, že různé typy formulářů mohou obsahovat odlišná pole, jsou požadovány různé hodnoty a hlášení. Pracovník řídícího orgánu – garant formulářů, vytvoří vzor formuláře podle daných požadavků. Formuláře budou k dispozici správci projektu pro podání monitorovací zprávy.

14.4.2.1.3.

Vyplnění monitorovací zprávy

Správce projektu vyplní monitorovací zprávu do formuláře náležejícímu k jeho Projektu. Systém umožní jako součást monitorovací zprávy přiložit k formuláři různé typy dokumentů včetně fotodokumentace.

14.4.2.1.4.

Schvalování monitorovací zprávy

Manažer projektu zkontroluje podanou monitorovací zprávu. Případné chyby a nedostatky budou odstraněny po komunikaci projektového manažera se správcem projektu, kdy je správci projektu dočasně zpřístupněn formulář monitorovací zprávy pro editaci. Po schválení monitorovací zprávy je automaticky vytvořen záznam o kontrole dle skutečného výsledku kontroly monitorovací zprávy. Záznam je k dispozici kontrolnímu orgánu - navazuje na proces č. 6 (Kontrolování realizace projektů a operačních programů). Všechny verze monitorovacích zpráv a komunikace mezi správcem projektu a manažerem projektu v rámci schvalování budou uloženy v systému.

14.4.2.2.

Administrace žádostí o platbu (ŽoP)

Další informace o ŽoP a proplácení dotací jsou obsaženy v procesu č. 8 (Realizování plateb).

14.4.2.2.1.

Plánování žádostí o platbu pro Projekt

Na základě Smlouvy/Rozhodnutí, Projektové žádosti apod. může být (v závislosti na typu Projektu, výzvy, Operačním programu) finančním manažerem projektu vytvořen nebo vygenerován plán žádostí o platbu pro daná časová období v rámci realizace Projektu. Tento plán je zaznamenán do systému a je dostupný také správci projektu.

14.4.2.2.2.

Příprava vzoru formulářů žádostí o platbu

Formulář žádostí o platbu je závislý na typu Projektu tzn. na požadavcích a parametrech výzvy apod. To znamená, že různé typy formulářů mohou obsahovat odlišná pole, jsou požadovány různé


99/186

hodnoty a hlášení. Pracovník řídícího orgánu – garant formulářů, vytvoří vzor formuláře podle daných požadavků. Formuláře budou k dispozici správci projektu pro podání žádostí o platbu.

14.4.2.2.3.

Vyplnění formuláře žádosti o platbu Projektu

Správce projektu vyplní formulář žádosti o platbu náležejícímu k jeho Projektu. Po podání a jejím příjmu finančním manažerem Řídícího orgánu je žádost správci projektu znepřístupněna pro editaci. Systém umožní uložení ŽoP jako nestrukturovaný dokument a jeho export a tisk.

14.4.2.2.4.

Schvalování žádostí o platbu Projektu

Finanční manažer projektu zkontroluje podanou žádost. Po komunikaci se správcem projektu, kdy je správci projektu dočasně zpřístupněn formulář žádosti pro editaci, jsou odstraněny případné chyby. Po schválení žádosti o platbu je automaticky vytvořen záznam o kontrole na příslušné záložce kontrol. Záznam je k dispozici kontrolnímu orgánu - navazuje na proces č. 6 (Kontrolování realizace projektů a operačních programů).

14.4.2.3.

Administrace žádosti o změnu (ŽoZ)

V této kapitole popsaný způsob podávání žádostí o změnu se týká jak jednotlivých individuálních projektů tak obecně všech Nástroje typu globálního grantu.

14.4.2.3.1.

Příprava vzoru formulářů žádostí o změnu

Formulář žádosti o změnu je připraven systémem na základě Projektové žádosti a již dříve podaných a schválených změn tzn. všechna pole včetně jejich aktuálního obsahu. Manažerem projektů/formulářů a správcem projektu mohou být na základě nabídky dodána některá další požadovaná pole.

14.4.2.3.2.

Vyplnění žádosti o změnu Projektu

Správce projektu vyplní změnu v jeho Projektu do příslušného pole. V případě, že jde o doplnění informací, které v Projektové žádosti nebyly - např. další výběrová řízení apod., jsou zde k dispozici přídavná variabilní pole. Po potvrzení a odeslání formuláře systém vytvoří „rozdílový“ dokument, tzn. do žádosti o změnu zaznamená pouze pole se zanesenou změnou. Změnu, rozdíl oproti původnímu stavu Projektu, v žádosti zřetelně označí. Po podání a jejím příjmu manažerem Řídícího orgánu je ŽoZ správci projektu znepřístupněna pro editaci. Systém umožní uložení ŽoZ jako nestrukturovaný dokument a jeho export a tisk.

14.4.2.3.3.

Schvalování žádosti o změnu Projektu

Manažer projektu zkontroluje podanou žádosti o změnu Projektu. Po komunikaci se správcem projektu, kdy je správci projektu dočasně zpřístupněn formulář změn pro editaci, jsou odstraněny případné chyby a nedostatky. Aby byla změna přijata, musí být věcně posouzena a schválena. Všechny verze žádostí o změnu a komunikace jsou uloženy v systému.

14.4.2.4.

Registrace změn Projektu v IS

Po schválení MZ, ŽoP a ŽoZ jsou aktualizována průběžná data Projektu a jednotlivé dokumenty uloženy s časovým označením a popř. verzí.


100/186

ID 07SMP02.P1 07SMP02.01.01.P2 07SMP02.01.01.P3 07SMP02.01.02.P4 07SMP02.01.03.P5

07SMP02.01.03.P6 07SMP02.01.04.P7 07SMP02.01.04.P8 07SMP02.01.04.P9 07SMP02.01.04.P10

07SMP02.01.04.P11

07SMP02.02.01.P12 07SMP02.02.01.P13 07SMP02.02.02.P14 07SMP02.02.03.P15 07SMP02.02.03.P16 07SMP02.02.04.P17 07SMP02.02.04.P18 07SMP02.02.04.P19 07SMP02.02.04.P20

07SMP02.02.04.P21

07SMP02.03.01.P22

07SMP02.03.02.P23 07SMP02.03.02.P24 07SMP02.03.02.P25 07SMP02.03.03.P26 07SMP02.03.03.P27

Požadavek na systém Zajistí moduly Podpora oběhu dokumentů a Individuální formuláře. Monitorovací zpráva (MZ) Aplikace umožní vložit plán monitorovacích zpráv – zajistí Kalendář (kapitola Globální požadavky na Aplikaci MS2014+ v v dokumentu [3]). Aplikace automaticky vygeneruje do Kalendáře plán monitorovacích zpráv na základě dat příslušných k Smlouvě/Rozhodnutí. Zajistí modul Individuální formuláře. Aplikace umožní vyplnění monitorovací zprávy, přiložení příslušných dokumentů a její podání. Po podání bude MZ nedostupná správci projetu k úpravám. Aplikace umožní export MZ do souboru a jeho tisk. Proces řízení schvalování zajistí modul Podpora oběhu dokumentů. Aplikace umožní zpřístupnit MZ správci projektu k opravám. Po ukončení editace aplikace opět správci projektu MZ znepřístupní. Aplikace umožní uložit schválenou MZ jako nestrukturovaný dokument a také jako strukturovaná data. Obě formy budou asociovány k dané MZ daného Projektu. Aplikace automaticky vytvoří záznam o kontrole MZ. Záznam bude zpřístupněn kontrolnímu orgánu. Žádost o platbu (ŽoP) Aplikace umožní vložit plán ŽoP – zajistí Kalendář (kapitola Globální požadavky na Aplikaci MS2014+ v v dokumentu [3]). Aplikace automaticky vygeneruje do Kalendáře plán ŽoP na základě dat příslušných k Smlouvě/Rozhodnutí. Zajistí modul Individuální formuláře. Aplikace umožní vyplnění ŽoP, přiložení příslušných dokumentů a její podání. Po podání bude ŽoP nedostupná správci projektu k úpravám. Aplikace umožní export ŽoP do souboru a jeho tisk. Proces řízení schvalování zajistí modul Podpora oběhu dokumentů. Aplikace umožní zpřístupnit ŽoP správci projektu k opravám. Po ukončení editace aplikace opět správci projektu ŽoP znepřístupní. Aplikace umožní uložit schválenou ŽoP jako nestrukturovaný dokument a také jako strukturovaná data. Obě formy budou asociovány k dané ŽoP daného Projektu. Aplikace automaticky vytvoří záznam o kontrole ŽoP. Záznam bude zpřístupněn kontrolnímu orgánu. Žádost o změnu (ŽoZ) Aplikace vytvoří formulář ŽoZ na základě formuláře Projektové žádosti se všemi vlastnostmi tohoto vstupního formuláře a přidá další požadovaná pole (nejčastěji textového charakteru). Po otevření bude formulář ŽoZ obsahovat verze dat Projektu uložených v aktuální verzi příslušné Projektové žádosti. Aplikace umožní vyplnění ŽoZ, přiložení příslušných dokumentů a její podání. Po podání bude ŽoZ nedostupná správci projetu k úpravám. Aplikace vytvoří pro manažera projektu změnový formulář ŽoZ. Proces řízení schvalování zajistí modul Podpora oběhu dokumentů. Aplikace umožní zpřístupnit ŽoZ správci projektu k opravám.


101/186

07SMP02.03.03.P28 Po ukončení editace aplikace opět správci projektu ŽoZ znepřístupní. 07SMP02.03.03.P29 Aplikace umožní uložit schválenou ŽoZ jako nestrukturovaný dokument a také jako strukturovaná data. Obě formy budou asociovány k dané ŽoZ daného Projektu. 07SMP02.04.P30 Plní požadavky 07SMP02.01.04.P10, 07SMP02.02.04.P20 a 07SMP02.03.03.P29 07SMP02.04.P31 Práci s dokumenty zajistí modul Podpora oběhu dokumentů.

14.4.3. Správa procesu schvalování Projektových žádostí Jednotlivé OP a ŘO mohou požadovat odlišný průběh procesu schvalování Projektové žádosti. Různit se budou například formuláře Projektových žádosti a hodnotící protokoly. Některé části, jako je tvorba databáze hodnotitelů, hodnocení práce hodnotitelů nebo vyplácení hodnotitelů, mohou být vynechány. Specifika a požadavky jednotlivých ŘO budou řešeny konfigurací jednotlivých instancí pracovních postupů procesů (viz kapitola Pracovní postupy procesů v modulu Podpora oběhu dokumentů v dokumentu [3]) a v tvorbě variant potřebných formulářů např. Projektových žádostí, hodnotících formulářů (viz Vstupní formuláře v modulu Individuální formuláře v dokumentu [3]).

14.4.3.1.

Příprava hodnotících formulářů

Projektový manažer připraví a vloží do systému formulář s věcnými kritérii vytvořený v závislosti na podmínkách výzvy, který bude sloužit pro věcné hodnocení. Bude vytvořen pomocí průřezového modulu Individuálních formulářů.

14.4.3.2.

Formulář Projektové žádosti

Formulář Projektové žádosti bude vytvořen na základě podmínek výzvy a požadavků OP pomocí konfigurátoru vstupních formulářů popsaném v průřezovém modulu Individuálních formulářů v dokumentu [3]. Takto vytvořený formulář dokáže zohlednit také možnosti jednokolového nebo dvoukolového hodnocení Projektové žádosti (viz proces 5).

14.4.3.3.

Vybírání hodnotitelů

Hodnotitelé (externí) jednotlivých Projektových žádostí budou vybíráni losováním nebo jiným podobným algoritmem z databáze hodnotitelů a to v závislosti na jejich odbornosti. Hodnotitelů bývá vybráno několik (obvykle nejprve dva a v případě neshody třetí – arbitr). Hodnotiteli je zasláno oznámení o jeho vybrání. Může mu být poskytnuta lhůta pro přijetí hodnocení. Pokud tuto úlohu nepřijme, je algoritmem/losováním vybrán jiný hodnotitel nebo osloven další v pořadí předešlého výběru (viz proces 5).

14.4.3.3.1.

Kritéria výběru hodnotitelů

Nejprve je nutno zadat kritéria pro výběr hodnotitelů. Kritéria mohou být zadána přímo projektovým manažerem nebo mohou vyplývat z podmínek výzvy, ke které Projektová žádost přísluší. Kritériem může být odbornost, zkušenosti, příslušnost nebo znalost území s plánovaným dopadem vybíraného Projektu, ohodnocení jeho předešlé práce apod. Zadán bude i počet hodnotitelů potřebných pro hodnocení Projektu.


102/186

14.4.3.3.2.

Výběr hodnotitelů

Pro daný Projekt nebo sadu Projektů bude vybrána množina hodnotitelů, která odpovídá odbornostním a znalostním kritériím a z nich se losováním nebo jiným algoritmem přiřadí hodnotitelé k vybíraným Projektům. Oboje je možno provádět buď automaticky algoritmem aplikace, nebo úvahou projektového manažera, „ručním“ losováním apod. a následným zaznamenáním výsledku výběru přiřazením hodnotitele k Projektu v systému.

14.4.3.4.

Zadání přístupových práv

Hodnotitel Pro vybrané hodnotitele budou zadána na omezenou dobu přístupová práva k příslušné Projektové žádosti a jejím přílohám, které hodnotitel potřebuje ke své práci. Je mu zpřístupněn formulář hodnocení. Po ukončení procesu hodnocení budou tato práva opět odebrána a hodnotící formulář znepřístupněn k úpravám. Pokud bude žádoucí v odůvodněných případech hodnocení přepracovat, bude hodnotící formulář zpřístupněn osobou se zvláštními přístupovými právy a tento akt bude zaznamenán do historie procesu včetně verzí hodnocení a identifikací účastníků aktu. Příjemce-správce projektu Po podpisu Smlouvy/Rozhodnutí budou žadateli, nyní již příjemci podpory, rozšířena jeho přístupová práva, aby mu byla umožněna administrace Projektu.

14.4.3.5.

Zobrazování výsledků hodnocení

Informační systém zajistí, že výsledek bude přístupný jednak projektovému manažerovi, žadateli správci projektu (jen výstupy z hodnocení, je nežádoucí identifikace hodnotitelů) popřípadě jiným oprávněným osobám. Nebude je však možno modifikovat, viz proces 5.

14.4.3.6. 14.4.3.6.1.

Správa (externích) hodnotitelů Správa databáze hodnotitelů (DH)

V systému bude vedena evidence hodnotitelů. Hodnotitelé budou členění podle zadavatele (OP) a také podle odbornosti, fundovanost v nějaké problematice, znalosti území a jeho života (atributy hodnotitele)apod. To umožní, aby jejich znalosti odpovídaly typu Projektu, na který budou vybráni. Řídící orgány si budou moci vytvářet v DH vlastní evidencí a pak ji používat nebo někteří hodnotitelé například znalci speciální problematiky mohou být používání všemi OP. Bude zde zaznamenána jasná vazba na Projekty, jejichž hodnocení se hodnotitelé zúčastnili. U jednotlivých hodnotitelů budou také zaznamenány výsledky jejich práce, jejich ohodnocení. Tyto údaje budou sloužit jako vstupní pro srovnávání či kontrolu kvality systému.

14.4.3.6.2.

Hodnocení hodnotitelů, procesu hodnocení

Po ukončení hodnocení, kdy hodnotitel uzavře své hodnocení Projektu, dojde k vyhodnocení práce hodnotitele. Kritérii známkování mohou být termíny vyhotovení, kvalita jejich hodnocení apod. Hodnotitelé budou patřičně ohodnoceni bodováni, známkováni, slovně ohodnoceni. Toto ohodnocení se může projevit jako jedno z kritérií při příštím výběru hodnotitelů.


103/186

14.4.3.6.3.

Vyplácení hodnotitelům

Po ohodnocení hodnotitelů a v závislosti na jeho výsledku dojde k přípravě na vyplácení hodnotitele. Systém automaticky vygeneruje fakturu a předá ji do účetního systému řídicího orgánu, odkud bude výplata hodnotitele za určené období (měsíc) provedena. ID 07SMP03.01.P1 07SMP03.01.P2 07SMP03.02.01.P3

07SMP03.02.02.P4

07SMP03.03.P5

07SMP03.03.P5

07SMP03.04.P6 07SMP03.05.01.P7

07SMP03.05.02.P8

07SMP03.05.03.P9

Požadavek na systém Aplikace umožní vytvoření formuláře Projektové žádosti a jeho začlenění do Aplikace. Aplikace umožní vytvoření formuláře hodnocení a jeho začlenění do Aplikace. Aplikace umožní zadat kritéria výběru hodnotitelů a jejich počet. Kritéria budou atributy a jejich hodnoty jednotlivých hodnotitelů uložených v databázi hodnotitelů. Aplikace umožní zadat počet potřebných hodnotitelů. Aplikace umožní vybrat hodnotitele těmito způsoby. úvahou projektového manažera a pak aplikace umožní tento výběr zadat. aplikací. Dodavatel navrhne příslušný algoritmus o složitosti přibližně podle návrhu v kapitole 14.4.3.3. kombinací obou způsobů. Aplikace umožní přidělit hodnotiteli přístupová práva do systému a k příslušnému Projektu a jeho přílohám. Aplikace zajistí, aby po ukončení hodnocení byla hodnotiteli tato práva odebrána. Aplikace zajistí, aby po ukončení hodnocení byl hodnotící formulář uzamčen pro editaci. Aplikace umožní, aby byl po ukončení hodnocení formulář za specifických podmínek opět zpřístupněn pro editaci původnímu hodnotiteli a tomu opět předělena příslušná přístupová práva. Tento proces aplikace zaznamená. Aplikace zajistí zpřístupnění výsledků hodnocení příslušným osobám/rolím. Aplikace umožní vkládat do DB aplikace záznamy externích hodnotitelů. Každá záznam bude obsahovat několik atributů jako je odbornost hodnotitele, zkušenosti s jeho dosavadní prací, fundovanost v nějaké problematice apod. Bude zde zaznamenána vazba na zakladatele záznamu a Projekty, jejichž hodnocení se hodnotitel zúčastnil. Aplikace umožní vložit ohodnocení práce hodnotitele (body a slovní poznámky) a to i do několika posuzovatelů. K záznamu hodnotitele pak bude uložen jednoznačný výstup, zda hodnotitel splnil požadavky. Aplikace automaticky vygeneruje, pouze po kladném ohodnocení hodnotitele fakturu, a tu pak pošle do účetního systému (externí systém) k výplatě.

14.4.4. Správa Databáze jednotkových nákladů (DJN) V tomto procesu bude spravována DJN. Její funkcionalita je popsána v kapitole kapitola Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5]


104/186

14.4.5. Informování a komunikace 14.4.5.1.

Posílání oznámení

Systém zasílá oznámení o zaslání elektronické komunikace prostřednictvím systému, zaslání dokumentu, termínu monitorovacích zprav a jiné. Tímto tématem se zabývá proces číslo 9 (Informování žadatele/ řídicího orgánu).

14.4.5.2.

Komunikace

V různých fázích administrace Projektu bude probíhat elektronická komunikace prostřednictvím systému mezi správcem a manažerem projektu. Komunikace bude do systému zaznamenána včetně časového označení. Do systému bude možnost zaznamenat i popis a výsledek komunikace jinými médii (telefon, emailové pošta) formou poznámky, uložení emailové zprávy a podobně. ID 07SMP05.P1 07SMP05.P1

Požadavek na systém Funkcionalitu zajistí průřezový Modul interních depeší popsaný v dokumentu [3]. Funkcionalitu zajistí nástroj Poznámky popsaný v kapitole Globální požadavky na Aplikaci MS2014+ v dokumentu [3].


105/186

14.5. Případy užití P7: Případ užití 1 Správa Projektů, informování a komunikace

Systém 7SMP01.01_ Zobrazení informací na úrovni projektů

<<System>> IS

7SMP01.02_ Registrování projektové ţádosti <>

7SMP01.03_ Přiřazení manaţerů na konkrétní projekty

<>

Projektový/finanční manaţer

<> 7SMP01_ Správa projektů

<>

7SMP01.04.02_ Ukončování projektu

<>

<>

7SMP01.04_ Sledování a řízení projektů z úrovně <> ŘO Projektový/Finanční manaţer

7SMP01.04.01_ Monitoring a správa projektů

<>

7SMP01.04.03_ Náhled do hodnocení projektu

<> 7SMP01.04.04_ Správa kontrol projektů

7SMP01.05_ Sledování z <> úrovně příjemce Správce projektu

7SMP01.05.01_ Monitoring projektu

<> 7SMP01.05.02_ Náhled do kontroly

Správa projektů

<>

07SMP05.02_ Komunikace

07SMP05_ Informování a komunikace

Správce projektu

<>

Projektový/Finanční manaţer <<System>>

IS

07SMP05.01_ Posílání oznámení

Informování a komunikace


106/186

P7: Případ užití 2 Administrace dat Projektu v období jeho realizace

Systém 7SMP02.01.02_ Příprava vzoru formulářů MZ 7SMP02.01_ Administrace MZ projektu - zpráv o pokroku

Správce formulářů

<>

<> 7SMP02.01.01_ Plánování monitorovacích zpráv projektu

<> Projektový/ Finanční manaţer

<> 7SMP02.01.03_ Vyplnění MZ

Správce projektu

<> 7SMP02.01.04_ Schvalování MZ

Projektový/ Finanční manaţer 7SMP02.02.02_ Příprava vzoru formulářů ŢoP Správce formulářů

7SMP02_ Administrace dat projektu v období jeho realizace

<> <>

7SMP02.02_ Administrace ŢoP

<>

<>

Finanční manaţer

<> <>

7SMP02.02.01_ Plánování ŢoP pro projekt

7SMP02.02.03_ Vyplnění formuláře ŢoP

Správce projektu 7SMP02.02.04_ Schvalování ŢoP Finanční manaţer <>

7SMP02.03_ Administrace ŢoZ

<>

<>

Správce formulářů

7SMP02.03.01_ Příprava formuláře ŢoZ

<> 7SMP02.03.02_ Vyplnění ŢoZ projektu

Správce projektu

7SMP02.03.03_ Schvalování ŢoZ projektu

Projektovýmanaţer 7SMP02.04_ Registrace změn projektu v systému

<<System>> IS

Administrace dat projektu v období jeho realizace


107/186

P7: Případ užití 3 Správa procesu schvalování Projektových žádosti a databáze jednotkových nákladů

Systém 07SMP03.01_ Příprava hodnotících formulářů

07SMP03.02.01_ Kritéria výběru hodnotitelů

Správce formulářů <> <>

07SMP03.02_ Vybírání hodnotitelů <> 07SMP03.02.02_ Vlastní výběr hodnotitelů

<> <<System>>

IS Projektový manaţer

07SMP03_Správa procesu výběru projektových ţádostí <>

<>

07SMP03.03_ Zadání přístupových práv

<> 07SMP03.04_ Zobrazování výsledků hodnocení ţadateli Garant Projektový manaţer přístupových práv 07SMP03.05_ Správa hodnotitelů

<<System>>

<>

IS <>

<>

07SMP03.05.01_S práva databáze hodnotitelů

07SMP03.05.02_Hod nocení hodnotitelů, procesu hodnocení

Garant DB hodnotitelů 07SMP03.05.03_Vy plácení hodnotitelů

<<System>>

IS

Správa procesu schvalování projektových ţádostí 07SMP04_Správa Databáze jednotkových nákladů Projektový manaţer

Správa databáze jednotkových nákladů


108/186

15 P8: Realizace plateb Proces náleží do Projektové úrovně a úrovně Operačních programů a jejich struktury monitorovacího systému. Proces realizace plateb je v tomto kontextu chápán jako popis veškerých subprocesů, které zajišťují podání žádosti o platbu od jednotlivého příjemce přes její celkovou administraci v rámci celého platebního cyklu se zapojením aktérů příjemce - ŘO- PCO, EK. V rámci tohoto procesu jsou tedy popsány finanční toky nejen na úrovni jednotlivých plateb jednotlivých příjemců, ale i souhrnné finanční toky mezi ŘO a PCO a mezi PCO a EK. Částečně se tedy v tomto procesu prolíná projektová úroveň s úrovní vyšší hierarchie (např. tvorba souhrnné žádosti o platbu zahrnuje práci s daty z více projektů), ale pouze v oblasti administrace. Tento přístup byl zvolen proto, aby celý proces administrace plateb bylo možné řešit z jednoho místa. V oblasti monitoringu bude jasně oddělená projektová úroveň (proces 7) od úrovně programu (proces 10).

15.1. Seznam případů užití P8: PŘÍPAD UŽITÍ 1 POSKYTNUTÍ ZÁL.PL. OP EK .................................................................................................. 136 P8: PŘÍPAD UŽITÍ 2 POSKYTNUTÍ PROSTŘEDKŮ OP ZE SR NA PŘEDFINANCOVÁNÍ ............................................. 136 P8: PŘÍPAD UŽITÍ 3 EVIDENCE FINANČNÍCH DAT PROJEKTU ............................................................................... 136 P8: PŘÍPAD UŽITÍ 4 PODÁNÍ ŽÁDOSTI O PLATBU ................................................................................................ 137 P8: PŘÍPAD UŽITÍ 5 SCHVÁLENÍ ŽÁDOSTI O PLATBU ........................................................................................... 137 P8: PŘÍPAD UŽITÍ 6 PROPLACENÍ PLATBY PŘÍJEMCI ............................................................................................ 138 P8: PŘÍPAD UŽITÍ 7 CERTIFIKACE PLATEB ............................................................................................................ 138 P8: PŘÍPAD UŽITÍ 8 REFUNDACE PLATBY SR ........................................................................................................ 139 P8: PŘÍPAD UŽITÍ 9 ŽÁDOST O PRŮBĚŽNOU PLATBU DO EK, ZASLÁNÍ PRŮB.PLATBY DO EK, EVIDENCE VRATEK, MONITORING FIN.DAT GG A FIN., NÁSTROJŮ ........................................................................................... 140

15.2. Vazba na ostatní procesy Proces č. 1 Proces č. 2 Proces č. 3 Proces č. 7 Proces č. 10 Proces č. 12

Proces 8 zajistí podporu pro finanční plánování v rámci Národní úrovně. Proces 8 zajistí podporu pro finanční plánování v rámci operačního programu a jeho vrstev. Proces 8 zajistí podporu pro finanční plánování v rámci výzev. Slouží pro podporu správce projektu při podávání žádostí o platbu a uskutečňování finančních toků týkajících se projektů Proces 10 žádá o platbu do EK, včetně výkazu výdajů, což řeší proces č. 8. V případě využívání vratek bude P12 vázán na proces č. 8 – realizace plateb.

15.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů/počet: interní uživatel – finanční manažer/ tisíce Současně pracujících uživatelů: interní uživatel - desítky až stovky Periodicita použití: interní uživatel - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ vstupu /počet:


109/186

Žádost o platbu/200 000(cca 4 na projekt) Počet vložených dokumentů/velikost(MB): 1 000 000/ 900 000

15.4. Slovní popis Celý systém stávajících finančních toků je zachycen ve schématu: Obrázek 10 Finanční toky – celkové schéma stávajícího řešení.

15.4.1. Základní procesy související s popisovaným procesem finančních toků 15.4.1.1.

Finanční plánování programu/viz proces č. 2

15.4.1.2.

Finanční plánování výzev/viz proces č. 3

15.4.1.3.

Finanční monitoring programu/viz proces č. 10

15.4.2. Základní východiska pro monitoring plateb Celý systém finančních toků projektů a souvisejících plateb je postaven na předfinancování plateb, které jsou z úrovně ŘO propláceny příjemcům ze státního rozpočtu (SR), a tyto prostředky SR jsou následně refundovány z prostředků strukturálních fondů EU deponovaných na účtu PCO do příslušné kapitoly SR, ze které bylo provedeno předfinancování. Tyto procesy musí být jasně odděleny na všech úrovních dat. Dalším důležitým paradigmatem jsou postupy realizace plateb příjemcům. V zásadě se používají tři scénáře: Příjemce obdrží platbu předem (zpravidla pro uzavření Smlouvy/Rozhodnutí), než doloží jakýkoliv výstup/aktivitu projektu. Takto poskytnutou zálohovou platbu následně příjemce vyúčtuje a požádá o další zálohu. Frekvence a výše požadovaných plateb (jak na úrovni záloh, tak na úrovni vyúčtování) by měla být žadatelem uváděna již v projektové žádosti (finanční plán) a dále průběžně aktualizována5. Tento způsob financování se označuje jako financování ex ante, zadává se u některých operačních programů již na výzvě a platba je administrována pomocí formuláře, který nese označení formulář F16, do kterého se načítají automaticky údaje, které příjemce zadává v tzv. zjednodušené žádosti o platbu7. Detailní informace o požadované a realizované platbě jsou dále v systému evidovány pomoci klasifikací plateb/detailu platby8 (požadovaná částka platby se rozpadá na jednotlivé zdroje a rozlišuje, zda se jedná o investiční/neinvestiční výdaj, zachycuje další účetní charakteristiky apod.). V rámci jednoho formuláře F1 příjemce vyúčtovává předchozí poskytnuté zálohy a zároveň

5

Důležitý předpoklad pro to, aby ŘO mohl vytvářet kvalitní predikce předpokládaných plateb Autorem formulářů je Odbor rozpočtu MMR 7 V některých případech příjemce zjednodušenou žádost o platbu nepodává (zpravidla první zálohové platby u ex ante financování a formulář F je pak v celém rozsahu vyplněn finančním manažerem). 8 Klasifikace/detail platby má vazbu na formulář F1. Určitou výhodou toho, že klasifikace/detail platby je samostatná entita (byť s vazbou na F1) je to, že klasifikace/detail platby, které se váží k jednomu formuláři F1, mohou být zadány na různé řádky evidenčního seznamu, což je důležité pro sledování logiky zálohových plateb a jejich vyúčtování. Záloha i její následné vyúčtování musí mít jednoznačnou informační vazbu. 6


110/186

Obrázek 10 Finanční toky – celkové schéma stávajícího řešení

FINANČNÍ TOKY Webová aplikace (formuláře, elektronický podpis) Elektronická žádost o poskytnutí dotace (finanční data) Rozpočet/Způsobilé výdaje Poţadovaná výše dotace

„inteligentní rozpočet, detail,vazba na soupisku faktur

Elektronická monitorovací zpráva/změny projektu po jejím schválení dojde k aktualizaci vybraných dat projektu (např. je moţno aktualizovat touto cestou rozpočet projektu, způsobilé výdaje, finanční plán poţadovaných plateb)

Finanční plán poţadovaných plateb Úroveň etapy/projekt Přehled zdrojů financování/příjmy

Elektronická žádost o platbu - zjednodušená Realizované Způsobilé výdaje

Účet příjemce u modifikovaných plateb – je zajištěna přímá platba dodavateli

Poţadovaná dotace Příjmy

e CBA

Výzva – rozpočet, poměry financ. zdroje

Ţádost o platbu, Členění dle zdrojů INV/NEINV,

Rozpočet projektu/ CZV

Klasifikace platby EU, klasifikace plateb NZ – ţádost/skutečnost – záloha/standardní platba Předfinancování/standard INV/NEINV

Finanční plán plateb projektu

Klasifikace platby EU Ţádost/typ refundace NZ- ţádost/skutečnost refundace/standard/alternativně vyuţití stáv.klasif

Přehled zdrojů financování / příjmy

Smlouva/ Rozhodnutí o dotaci (zdroje financování )

Platební kalendář jsou zde navázány klasifikace plateb

Účetní systém ŘO – příkaz k proplacení zasílá informaci o provedené platbě do IS ŘO

Účet ŘO

Kapitola SR předfinancování plateb příjemci, následná refundace z prostředků EK

IS VIOLA (IS PCO) Vystavení Souhrnné ţádosti o platbu (zařazeny klasifikace typu refundace EU) Ţádost /alternativně jiţ existující klasifikace Evidence klasifikací refundace EU skutečnost

Autorizace platby/ projektu

Souhrnná data dle OP, centrální část Finanční plán operačního programu schválený EK, kategorizace pomoci, earmarking

Přehled zaslaných plateb z/ do EK pro daný OP

Schválení souhrnné ţádosti o platbu, Generuje klasifikace refundace pro Zdroj Příspěvek Společenství

Účet PCO

Výkaz výdajů (podklad pro certifikaci)

Průběţná ţádost o platbu do EK (vystavuje MF)

Data pro SFC2007 – IS EK Finanční plán OP, kategorizace pomoci, earmarking (plán) Výkaz výdajů,

Účet EK

Průběţné ţádosti o platbu - schválení Roční odhad pravděpodobných plateb výdajů Finanční oddíl výročních zpráv a závěrečných zpráv o provádění


111/186

žádá o další zálohu (příjemce obdrží platbu až po vykázání příslušných aktivit projektu a doložení související požadované dokumentace včetně doložení úhrady souvisejících výdajů dodavatelům - faktury, smlouvy s dodavateli, výpisy z bankovních účtů, výpisy z účetní evidence apod.). Příjemce musí nejdříve zrealizovat aktivity projektu v souladu s časovým a finančním plánem (finanční plán požadovaných plateb je součástí projektové žádosti), uhradit související výdaje a teprve následně žádá o platbu. Tento režim se označuje jako režim plateb ex post, zadává se u některých operačních programů již na výzvě. Platba je administrována pomocí formuláře F1 a souvisejících klasifikací/detailů platby. Příjemce obdrží platbu až po vykázání příslušných aktivit projektu a doložení související požadované dokumentace, nemusí však prokázat úhrady prací a služeb dodavatelům. Ty jsou provedeny až z poskytnuté platby, o kterou požádal ŘO, přičemž konkrétní forma úhrady faktur se může u jednotlivých operačních programů lišit. Může probíhat průběžně (tzv. limitky), nebo jednorázově na základě podané žádosti o platbu9. Tento typ platby se označuje jako modifikovaná platba a je pro ni používán formulář F1 typu ex post. 10 Určitou modifikaci výše uvedených typů platby představují tzv. limitky. Jedná se o režim platby, kdy je na základě vystaveného Rozhodnutí o poskytnutí dotace vystavena tzv. limitka pro úvěrující banku příjemce. Příjemce následně předkládá faktury a po jejich kontrole ze strany příslušného subjektu úvěrující banka, která obdržela příslušnou část prostředků operačního programu, příjemci tyto faktury proplácí. Příjemce následně za danou fázi/etapu realizace projektu vystavuje žádost o platbu typu ex ante. Výhodou tohoto postupu je průběžné financování předkládaných faktur. Novela zákona č. 218/2000 Sb. limitky ruší, neboť je zaveden nový režim placení prostřednictvím rezervace prostředků v IISSP. Nicméně i ten bude umožňovat čerpání z účtu organizační složky státu formou inkasa z účtu podobně tomu je u limitek. Vzhledem k tomu, že je životní cyklus platby poměrně komplikovaný proces skládající se z velkého počtu operací a zahrnující řadu aktérů, viz schéma na výše uvedeném obrázku, je nutné zajistit monitoring životního cyklu platby ve všech důležitých milnících, a to jak na úrovni plánovaných dat, závazkových dat, tak zejména v oblasti realizovaných plateb. Pro tyto účely je tedy třeba platby sledovat zejména v těchto indikativních časových/logických milnících: Plánované platby (stav dle aktuální žádosti o platbu, aktuální plánovaný stav) Závazkové platby (výše závazku dle Smlouvy/Rozhodnutí a následně dle uzavřených dodatků) Realizované platby příjemci Registrované žádosti o platbu od příjemců Schválené žádosti o platbu příjemcům Proplacené zálohové platby příjemcům¨ Vyúčtované zálohové platby s vazbou na vyplacenou zálohu Proplacené standardní platby11příjemcům Autorizované platby Registrované žádosti řídícího orgánu o refundaci prostředků vyplacených příjemcům12 Schválené (zaúčtované) žádosti řídícího orgánu ze strany PCO o refundaci prostředků vyplacených příjemcům Proplacené/refundované platby do příslušné kapitoly státního rozpočtu Platby zahrnuté do certifikace 9

Modifikované ex-ante platby realizované v OPŽP – viz Metodika finančních toků 2007-2013, kapitola 4.6.4. Metodika zde není zcela jednotná, některé ŘO používají i formulář ex ante. 11 Standardní platba – platba, kde vyplacena záloha, platba v režimu ex post 12 Žádost o refundaci je zahrnuta do souhrnné žádosti o platbu 10


112/186

Certifikované platby Obrázek 11 Návrh řešení finančních toků – vybrané oblasti


113/186

15.4.2.1.

Napojení Aplikace MS2014+ na účetní systém

Vazba na externí systém13 realizovaná pomocí definovaného rozhraní mezi Aplikací MS2014+a účetním systémem. Indikativní rozsah informací přenášené z Aplikace MS2014+ do účetního systému: Výše závazku vůči příjemci (částka ze Smlouvy/dodatku) Požadavek na platbu (formou klasifikace/detailu platbu- typu předfinancování žádost) Aktuální disponibilní závazek (částka ze Smlouvy po odpočtu realizovaných plateb) – v současné době se nepřenáší, ale je součástí rozvojových požadavků Informace přenášené z účetního systému do Aplikace MS2014+ Informace o realizované platbě (formou klasifikace/detailu platby skutečnost, která má vazbu na související požadavek na platbu) Číselníky rozpočtové skladby Údaje o realizovaných platbách (formou exportu dat umožňujících automatické vyplnění soupisky faktur, která je přílohou žádosti o platbu

15.4.3. Charakteristika subprocesů 15.4.3.1.

Poskytnutí zálohové platby operačnímu programu z EK

Výstup: Evidence zálohových plateb poskytnutých EK na financování operačních programů .

15.4.3.1.1. Evidence programům

zálohových

plateb

zaslaných

EK

jednotlivým

operačním

Evidence zálohové platby, částka, datum, kurs, výše a rok zálohové platby pro každý OP je vymezena v rámci Obecného Nařízení EK. ID

Požadavek na systém Evidence zálohové platby, částka, datum, kurs, výše a rok zálohové platby pro každý OP .

08RP01.01.P1

15.4.3.2.

Poskytnutí prostředků operačnímu programu ze státního rozpočtu na předfinancování plateb příjemcům

V rámci zrychlení finančních toků ze strukturálních fondů pro příjemce OP dochází k úhradě plateb příjemců z prostředků příslušné kapitoly státního rozpočtu a tyto prostředky jsou následně refundovány z prostředků strukturálních fondů z účtu PCO. Na poskytnutí prostředků státního rozpočtu je v případě, že řídící orgán operačního programu není organizační složkou státu, vystaveno Rozhodnutí, které specifikuje výši poskytnutých finančních prostředků, termíny úhrad a povinnosti daného ŘO. Požadavek na evidenci těchto částek v Aplikaci MS2014+ v členění dle jednotlivých operačních programů. Ve stávajícím období se tento údaj v IS neeviduje. 14 13

V současné době není znám počet subjektů, u kterých bude třeba zajistit napojení mezi IS a účetním systémem 14

V rámci operačních programů, kde je řídící orgán organizační složkou státu jsou prostředky standardním způsobem narozpočtovány ve státním rozpočtu, případně je provedeno rozpočtové opatření, žádné rozhodnutí


114/186

ID

Požadavek na systém Systém umožní evidenci částek poskytnutých danému operačnímu programu ze státního rozpočtu na základě vydaného Rozhodnutí (týká se pouze operačních programů, kde řídící orgán není organizační složkou státu.

08RP02

15.4.3.3.

Evidence finančních dat projektu

Kromě vlastní datové oblasti projektu bude sledována též v datové oblasti monitoring plateb, případně monitoring plateb – projekt (viz obr. č. 2) s výjimkou rozpočtu, který bude sledován v datové oblasti rozpočet. Vstupní informace jsou uváděny v projektové žádosti. Po přijetí žádosti do Aplikace MS2014+ jsou u schválených projektových žádostí data případně modifikována ze strany finančního manažera nebo automaticky v následujících milnících: Před uzavřením Smlouvy/Rozhodnutí o dotaci (ruční editace). V rámci změnového řízení (evidence podstatných a nepodstatných změn projektu) – bylo by vhodné evidenci změnových řízení také zajistit elektronicky prostřednictvím webové žádosti s následnou automatickou aktualizací dat na projektu. V současné době příjemce podává žádosti o změnu v listinné podobě a data jsou v IS ŘO aktualizována ručně. V rámci informace o realizovaném pokroku projektu prostřednictvím monitorovacích zpráv. Monitorovací zprávy jsou podávány přes webovou aplikaci, kalendář MZ s definovaným typem a datem je vytvořen v IS ŘO, při přípravě MZ si může příjemce stáhnout aktuální finanční data z projektu. Metodické poznámky: Jednoznačná povinnost předkládání monitorovacích zpráv a změnových hlášení v elektronické podobě s povinnou aktualizací dat projektu z monitorovací zprávy nebo změnového hlášení. Možnost zobrazení vybraných finančních dat projektů v agregacích dle výběru, v definovaných časových milnících. Alternativní řešení provazby žádosti o platbu a monitorovací zprávy: Varianta 1 pouze v metodické rovině (preference) Varianta 2 v technické rovině (tj. podání monitorovací zprávy a žádosti o platbu bude v MS2014+ spojeno). V úvahu k zapracování přicházejí obě varianty. ID

Požadavek na systém Evidence finančních dat projektu v požadovaném rozsahu, v definovaných časových milnících, možnost agregovat finanční data z více projektů dle zadaných hierarchií a kriterií.

08RP03.P1

15.4.3.3.1.

Rozpočet projektu

Bude sledováno v datové oblasti Rozpočet. Návrh koncepce rozpočtu Podrobný položkový rozpočet bude vytvářen v samostatné datové oblasti. Definování položek a potřebných agregací bude v gesci ŘO. Tento podrobný položkový rozpočet bude mít zpracované automatické kontrolní algoritmy na soupisku faktur, která by měla stejné členění jako položkový rozpočet. Navržená indikativní úroveň detailu členění rozpočtu – účetní osnova. V rámci této datové na poskytnutí prostředků řídícímu orgánu tudíž není vydáváno; výjimku tvoří globální granty, kdy jsou krajům jako ZS poskytnuty prostředky na předfinancování z kapitoly SR rozhodnutím o poskytnutí dotace.


115/186

oblasti budou evidovány a postupnou agregací načítány soupisky faktur z již realizovaných plateb tak, aby ke každé evidované položce rozpočtu bylo možné zjistit aktuální zůstatek při administraci aktuální platby. Možnost generování údajů z této datové oblasti do MS Excel a možnost načítání dat v této datové oblasti z MS Excel. Položky si budou jednotlivé ŘO upravovat dle svých potřeb (k tomuto účelu budou využity inteligentní formuláře), "inteligentní formulář" bude umožňovat flexibilní práci uživatele s formulářem, bude reagovat na zadávané vstupní informace, dynamicky zpřístupňovat a zobrazovat jen relevantní oblasti, bude umožňovat automatické propočty, agregace a jiné akce. V případě rozpočtu projektu by měl "inteligentní formulář" umět rozpad položek rozpočtu projektu do let, zadání konkrétních položek rozpočtu z číselníku, automatické agregace položek rozpočtu do nadřazených úrovní, které budou definovány zadavatelem, nebo ruční editací, dopočíst procentní podíly jednotlivých položek rozpočtu, porovnat rozdíly mezi jednotlivými verzemi rozpočtu, zadat limitní omezení pro některé rozpočtové položky, např. formou absolutní hodnoty, procentem ke stanovené referenční hodnotě, což může být např. celková suma způsobilých výdajů projektu, nebo jiná položka rozpočtu, apod. apod. Do dalších datových oblasti/záložek Aplikace MS2014+, budou zasílána agregovaná data v takovém detailu, který bude nutný pro návazné automatické algoritmy (např. celkové způsobilé výdaje, investiční CZV, neinvestiční CZV, celkové nezpůsobilé výdaje, křížové financování) Bude provázán na soupisku faktur (automatická kontrola soupiska vs. rozpočet), Rozpočty budou verzovány ve stanovených časových milnících (např. žádost, Smlouva, Dodatek, MZ, aktuální stav) – rozpočet se bude chovat jak stavová veličina Možnost vyhodnocování změn mezi zvolenými verzemi rozpočtů Možnost kumulace dat ze soupisek faktur (toková veličina, proto nutná agregace) Zobrazování disponibilního zůstatku aktuálního rozpočtu, který bude následně překlopen do finální verze rozpočtu Funkcionalitu datové oblasti Rozpočtu upravit tak, aby byla možná evidence zásahů ŘO (tj. korekce rozpočtových položek) – např. sloupce požadováno, schváleno Na jedné záložce v jedné datové oblasti budou evidovány všechny rozpočty pro definované milníky (žádost, Smlouva, Dodatek, MZ, aktuální stav) Možnost propojení položek soupisky faktur s datovou oblastí projektu, kde budou evidovány částky realizovaných výběrových řízení projektu . Indikativní minimální rozčlenění verzí rozpočtu: Rozpočet dle projektové žádosti Rozpočet dle Smlouvy/Rozhodnutí o poskytnutí dotace Rozpočet dle změnového řízení s vazbou na Dodatek ke Smlouvě Rozpočet dle změnového řízení bez vazby na dodatek ke smlouvě Rozpočet dle monitorovací zprávy ID 08RP03.P1_01

08RP03.P1_02


Požadavek na systém Detailní evidence rozpočtových položek v definovaných časových milnících a verzích, s možností vzájemného porovnání verzí rozpočtů, porovnání na soupisku faktur, zobrazování zůstatku dané rozpočtové položky apod. Možnost úpravy rozpočtu dle potřeb ŘO, umožnit flexibilní práci uživatele s formulářem, systém bude reagovat na zadávané vstupní informace, dynamicky zpřístupňovat a zobrazovat jen relevantní oblasti, bude umožňovat automatické propočty, agregace a jiné akce. V případě rozpočtu projektu by měl "inteligentní formulář" umět rozpad položek rozpočtu projektu do let,

116/186

zadání konkrétních položek rozpočtu z číselníku, automatické agregace položek rozpočtu do nadřazených úrovní, které budou definovány zadavatelem, nebo ruční editací, dopočítat procentní podíly jednotlivých položek rozpočtu, porovnat rozdíly mezi jednotlivými verzemi rozpočtu, zadat limitní omezení pro některé rozpočtové položky, např. formou absolutní hodnoty, procentem ke stanovené referenční hodnotě, což může být např. celková suma způsobilých výdajů projektu, nebo jiná položka rozpočtu, apod. Systém umožní agregovat položky rozpočtu, které následně umožní automatické výpočty vybraných finančních charakteristik projektu v definovaných časových milnících.

08RP03.P1_03

15.4.3.3.2.

Finanční plán projektu

Registrace plánovaných nároků na platby ze strany příjemce (uvádí se částka, datum). U zálohových plateb v rámci finančních plánů sledovat jak plán budoucích zálohových plateb, tak plán jejich vyúčtování. Z metodického hlediska bude snaha o sjednocení obsahu finančních plánů napříč OP a používání jednotné metodiky pro jejich aktualizaci (např. prostřednictvím monitorovacích zpráv). Na finančním plánu se registruje plán požadovaných plateb i proplacená skutečnost. Výstup: Registrace finančního plánu. Na záložce finančního plánu se tedy konkrétně sleduje plán budoucích plateb projektu/GG v rozlišení částka a datum. U ex ante projektů je důležité na finančním plánu sledovat nejen požadovanou částku zálohové platby, ale i předpokládané datum a částku vyúčtování, protože pouze vyúčtování plateb je relevantní pro zahrnutí do souhrnné žádosti a do certifikace a tedy i pro predikce plnění pravidla N+3/N+2. Finanční plán projektu s metodicky sjednoceným obsahem bude také dostupný na záložce „Monitoring plateb“ (viz kapitola 1.3.3.5). ID

Požadavek na systém Evidence finančního plánu projektu v definovaných časových milnících a v definovaném rozsahu (např. zálohové platby, vyúčtování, realizované platby

08RP03.P1_04

15.4.3.3.3.

Poměry financování

Budou zadávány v procentech pro jednotlivé zdroje a pro jednotlivé typy příjemců15 na výzvě16 a budou používány k automatickým výpočtům v celé řadě dalších finančních oblastí, např.: Pří generování údajů o plánovaných platbách dle zdrojů financování z finančního plánu Při výpočtu částek pro jednotlivé zdroje financování projektu z celkových způsobilých výdajů projektu Pří výpočtu částek plateb pro jednotlivé zdroje z celkových způsobilých výdajů Při automatickém doplňování částek na klasifikace/detaily plateb Při výpočtu částek pro údaje ve Smlouvě Při automatickém dopočtu vratek za národní zdroje

15

V současné době jsou typy příjemců interním číselníkem v IS ŘO a jsou plnitelné libovolnými údaji – bylo by vhodné sjednotit 16 Je však možné, že některé ŘO budou požadovat možnost zadávat poměry financování i jinou formou


117/186

Tyto automatické výpočty budou především spočívat v automatickém rozpadu jasně definované finanční částky, která bude na projektu, nebo na platbě dostupná na jednotlivé definované zdroje financování právě podle evidovaných procentních poměrů těchto zdrojů. Varianta: A Změna poměrů financování během realizace projektu není možná. Varianta B možná změna poměrů financování během realizace projektu. S tímto postupem je však spojena řada rizik, které bude nutné detailně popsat a ohodnotit17. Současná koncepce poměrů financování je navržena bez zásadnější změny oproti současnému programovému období. ID

Požadavek na systém Systém umožní zadat a zobrazit zadané procentní hodnoty pro jednotlivé zdroje financování programu/projektu, které bude následně možné využít k automatickým výpočtům v dalších definovaných finančních datech projektu. Systém umožní automatické výpočty, které budou především spočívat v automatickém rozpadu jasně definované finanční částky, která bude na projektu, nebo na platbě dostupná na jednotlivé definované zdroje financování právě podle evidovaných procentních poměrů těchto zdrojů, např. v následujících oblastech: Pří generování údajů o plánovaných platbách dle zdrojů financování z finančního plánu Při výpočtu částek pro jednotlivé zdroje financování projektu z celkových způsobilých výdajů projektu Pří výpočtu částek plateb pro jednotlivé zdroje z celkových způsobilých výdajů Při automatickém doplňování částek na klasifikace/detaily plateb Při výpočtu částek pro údaje ve Smlouvě Při automatickém dopočtu vratek za národní zdroje .

08RP03.P1_05

08RP03.P1_06

15.4.3.3.4.

Zdroje financování

Evidence zdrojů financování zajišťujících: Celkovou realizaci projektu a s ní spojené finanční výdaje Poskytnutou dotaci Finanční rámec daného projektu dle jednotlivých zdrojů financování V níže uvedeném indikativním přehledu zdrojů financování jsou obsaženy jak primární zdroje příjemce, ze kterých je možné financovat projekt, tak výpočtové položky, přičemž algoritmus bude jednoznačně určen Indikativní přehled zdrojů financování 18 Zdroje EU Veřejné národní zdroje Veřejné zdroje Celkové zdroje připadající na způsobilé výdaje snížené o příjmy 17

Např. problematický výpočet národního zdroje u vratek (viz proces 1.3.11) Veřejné národní zdroje se budou dále dělit do většího detailu, např. finanční prostředky ze státního rozpočtu, finanční prostředky ze státních fondů, finanční prostředky z rozpočtu regionální rady, finanční prostředky z rozpočtu krajů, finanční prostředky z rozpočtu obcí, jiné národní veřejné prostředky 18


118/186

Příjmy dle čl. 55 připadající na způsobilé výdaje Jiné peněžní příjmy připadající na způsobilé výdaje Soukromé zdroje Celkové zdroje připadající na způsobilé výdaje Celkové zdroje připadající na nezpůsobilé výdaje Celkové zdroje projektu ID

Požadavek na systém Systém zobrazí informace o jednotlivých zdrojích podílejících se na financování projektu/programu/platby, data – tj. typ zdroje financování bude zadávána z číselníku. Konkrétní hodnoty (částky) pro některé zdroje budou zajištěny automatickým výpočtem pro definované oblasti dat na základě zadaných poměrů financování.

08RP03.P1_07

08RP03.P1_08

15.4.3.3.5.

Údaje o plánovaných a realizovaných platbách

Je sledován záznam plánu jedné platby z jednoho zdroje financování, je vázán k jednomu záznamu finančního plánu. Je evidován pro IP, GP i GG. Jsou zde k dispozici jak plánované finanční částky (získané rozpadem z finančního plánu na jednotlivé zdroje financování dle poměrů financování pro jednotlivé zdroje), tak finanční částky z realizovaných plateb z navázaných klasifikací/detailu plateb – tj. lze pro každý zdroj financování zjistit celkový plánovaný harmonogram plateb za jednotlivé zdroje, plánované částky jednotlivých plateb, částky plateb, o kterou příjemce skutečně požádal, částky plateb, které mu byly proplaceny, datum, čísla souvisejících žádostí o platbu, zda je jedná o zálohou platbu nebo vyúčtování zálohové platby, dále lze zjistit, zda příslušná klasifikace/detail platby byla zahrnuta do souhrnné žádosti o platbu, jaký má identifikátor platby (tj. např. zda již byla refundována PCO a certifikována). Tyto informace lze získat také částečně z žádostí o platbu a navázaných klasifikací/detailů platby, ale zde jsou dostupné údaje vždy jen k jedné žádosti o platbu a nejsou zde k dispozici údaje z finančního plánu. ID 08RP03.P1_09

08RP03.P1_10 08RP03.P1_11

Požadavek na systém Systém zajistí dostupnost těchto údajů na záložce/oblasti monitoring plateb, která bude dostupná na úrovni prokliku z jednotlivého projektu. Pro daný projekt by tak bylo možné přehledně zobrazit jak plánované platby (rozpadem z finančního plánu projektu za použití poměru financování pro jednotlivé zdroje), tak realizované platby včetně vzájemných vazeb zálohových a zúčtovacích plateb, tj. v systému bude zajištěno, že k dané zálohové platbě bude možné jednoduše přiřadit všechny platby, které tuto zálohovou platbu vyúčtovávají19 a tyto realizované platby bude možné dále rozpadat dle typu klasifikace/detailu platby a pro jednotlivé zdroje. Na této záložce bude možné zobrazit finanční data vážící se k jednomu projektu i agregovaná data za vyšší hierarchické úrovně (vrstvy). Bude k dispozici filtrační okno, které umožní výběr projektu, nebo vrstvy. Další členění např.: typ žadatele, území (NUTS 2 – NUTS 5), oblast podpory, výzva, závazkové částky, položka finančního plánu20, konkrétní platby (plánované, schválené, realizované - zálohové, vyúčtovací, standardní, refundační,

19

Přičemž jedna platba/vyúčtování se může vztahovat i k více zálohám Možnost zadat buď konkrétní číslo položky/platby z finančního plánu, nebo časový interval – načtou se všechny položky z finančního plánu, které mají datum platby v tomto časovém intervalu. 20


119/186

certifikované), dle data a čísla platby, dalším filtračním kriteriem bude i zdroj financování Vazba na modul vytěžování dat. 08RP03.P1_12 Okno pro zobrazení vybraných agregovaných údajů: Finanční plán (i v detailu jednotlivých zdrojů) Rozpočet (pouze agregované položky) Závazkové částky (žádost, Smlouva, Dodatek) – členění dle zdrojů po rozkliknutí nebo výběr konkrétního zdroje Plánované/schválené/realizované platby (celkové v členění dle typu a životního cyklu platby – viz filtrační data jednotlivých zdrojů) 2122 23. 08RP03.P1_13 Agregace budou možné dle kombinace filtračních kriterií, na požadované úrovni vrstvy a za zvolené časové období. Vazba na Proces č. 10 Monitoring operačního programu

15.4.3.3.6.

Přehled zdrojů financování

Automatická návaznost na evidované údaje o Smlouvě/Dodatku – Rozpis financování, dále automatické načítání dat z projektové žádosti, z agregovaného rozpočtu, který je označen jako aktuální, a dále automatické načítání částek z klasifikací plateb/detailu plateb s příslušným identifikátorem platby. ID

Požadavek na systém Bude evidováno na záložce „monitoring plateb“, která umožní zobrazit finanční data v členění dle zdrojů: Z finančních plánů Z finančních závazků Z administrovaných plateb Umožní také zobrazit aktuální zůstatky finančních závazků, pomocí předdefinovaných algoritmů též plnění pravidla n+2, v administraci plateb pak umožní sledovat platby jak podle typu (zálohové, vyúčtovací, standardní, refundační), tak podle zdroje, tak podle postupu implementace (plánované, schválené, proplacené, zařazené do SŽ, schválené SŽ, proplacené SŽ,zařazené do certifikace, certifikované). 08RP03.P1_15 Finanční data bude možné vybírat dle výše uvedených filtračních kriterií a na vybrané úrovni vrstvy (indikativně fond, program, cíl, prioritní osa, oblast podpory, výzva, GG) Vazba na modul vytěžování dat . Vazba na Proces č. 10 Monitoring operačního programu 08RP03.P1_14

15.4.3.3.7.

Smlouva/Dodatek

Na této záložce budou evidována data vztahující se k uzavřené Smlouvě/Rozhodnutí o poskytnutí dotace, případně k následným dodatkům k této Smlouvě – rozpis dle jednotlivých zdrojů financování. Plní se automaticky rozpadem celkových způsobilých výdajů v datové oblasti „Rozpočet – typ Smlouva“ dle poměrů uvedených v datové oblasti Poměry financování projektu. Evidence křížového financování. 21

Bude Doplněna provazba mezi zálohovou platbou a jejím vyúčtováním Pro zadávání plateb – samostatná záložka Administrace plateb ve stejné datové oblasti 23 Pokud nebude na filtru vybrán konkrétní zdroj financování, finanční data se zobrazí za všechny zdroje tam, kde je to relevantní, ale kliknutím na částku se tato dále rozbalí do úrovně jednotlivých zdrojů. 22


120/186

ID

Požadavek na systém Záložka, bude dostupná ze záložky/datové oblasti monitoring plateb (úroveň jednotlivého projektu), data z ní se budou zároveň agregovat na centrální část záložky financování do oblasti finančních závazků. Možnost evidovat údaje o uzavřené Smlouvě, včetně finančních charakteristik, a to i v členění na jednotlivé zdroje. Vazba na modlu vytěžování dat .

08RP03.P1_16

08RP03.P1_17

15.4.3.3.8.

Monitorovací zpráva24

Nástroj umožňující aktualizovat data projektu dle postupu jeho implementace vykázaného na monitorovací zprávě. Monitorovací zpráva je podávána elektronicky. Monitorovací zprávu je možné podat se žádostí o platbu nebo bez žádosti o platbu. Příjemce prostřednictvím monitorovací zprávy aktualizuje následující finanční data projektu: Rozpočet (v IS ŘO registrován jako rozpočet dle MZ, v rámci MZ lze zadávat pouze nepodstatnou změnu rozpočtu)25, k řešení zůstává otázka, zda rozpočet je nutnou součástí monitorovací zprávy Výdaje projektu Finanční plán – pouze datové položky - Odhad vyúčtování – částka o Celkem o Z toho investiční ID

Požadavek na systém Elektronická monitorovací zpráva v definované struktuře, vazba na proces č. 7 s definovanou vazbou na žádost o platbu (možnost) Součástí MZ – podrobný rozpočet (evidence ve speciálním datové oblasti MS2014+ s vazbou na soupisku faktur a s agregovanými položkami pro úroveň IS ŘO)26. Aktualizace definovaných dat projektu na základě údajů uvedených v elektronické monitorovací zprávě, vazba na proces č. 7.

08RP03.P1_18

08RP03.P1_19

15.4.3.3.9.

Křížové financování

Jeho registrace vyplývá z požadavku Nařízení EK (jedná se o povolené procento evidovaných výdajů projektu, které může být financováno v režimu pravidel jiného fondu EU). ID 08RP03.P1_20

Požadavek na systém Evidence křížového financování v členění dle jednotlivých zdrojů na definovaných finančních údajích projektu a v definovaných milnících projektu) Jedná se o variantní řešení.

24

V této kapitole řešeno pouze ve vazbě na finanční data projektu I zde se však pravidla jednotlivých ŘO liší – např. ŘO OP VK neumožňuje příjemci aktualizovat rozpočet prostřednictvím monitorovací zprávy vůbec. Dále se mohou lišit pravidla i pro aktualizaci finančního plánu vzhledem k jeho nejednotné struktuře a metodice jeho aktualizace. 26 Pokud bude MZ spojena se žádostí o platbu 25


121/186

15.4.3.3.10.

Příjmy

Příjmy mohou být za určitých podmínek jedním ze zdrojů financování projektu. Příjmy je nutné registrovat v MS2014+ v souladu s relevantními Nařízeními EK a metodickými pokyny Odboru rozpočtu MMR. Je k dispozici pouze upozornění PCO, že je možné, že stávající níže popsaný způsob evidence příjmů bude ještě doplněn alternativním sledováním formou paušálu. V současné době se příjmy evidují jako příjmy dle čl. 55 Obecného nařízení EK a dále jako jiné peněžní příjmy. Příjmy nejsou evidovány ve struktuře rozpočtu, je pro ně vytvořen číselník na projektové žádosti, monitorovací zprávě a žádosti o platbu. Příjmy se vykazují na přehledu financování projektu v projektové žádosti, v monitorovací zprávě a na žádosti o platbu. ID

Požadavek na systém Evidence příjmů projektů v souladu s legislativními a metodickými dokumenty na základě jednotné metodiky Evidence příjmů v rozlišení dle kategorií např. příjmy dle čl. 55 stávajícího Obecného nařízení č. 1086/2006, jiné peněžní příjmy Evidence příjmů v různých fázích projektového cyklu (tj. i když na projektu příjmy nebudou evidovány v době podání projektové žádosti, bude možné jejich evidenci doplnit následně. Zohlednění příjmů v automatickém výpočtu způsobilých výdajů a výše dotace na: Projektové žádosti Monitorovací zprávě Žádosti o platbu Evidence příjmů i v rámci agregovaných dat na úrovni přehledu financování operačního programu .

08RP03.P1_21

08RP03.P1_22

08RP03.P1_23

15.4.3.4.

Podání žádosti o platbu – úroveň projekt

Bude řešeno v datové oblasti Administrace plateb.

15.4.3.4.1.

Podání zjednodušené žádosti o platbu

Zjednodušenou žádost o platbu bude podávat příjemce pomocí formuláře zjednodušené žádosti o platbu. Kromě požadované částky dotace, celkových způsobilých/nezpůsobilých výdajů budou v rámci zjednodušené žádosti o platbu evidovány i příjmy. Příjemce dále ve formuláři uvede, o jaký typ platby se jedná (zálohová, vyúčtovací, standardní, modifikovaná).


122/186

ID

Požadavek na systém Systém umožní příjemci podat žádost o platbu v definované struktuře a tuto žádosti o platbu registrovat v Aplikaci MS2014+. Systém umožní svázat žádost o platbu s monitorovací zprávou (možnost) Systém umožní vrátit příjemci žádost o platbu k dopracování a znovu podat, přičemž zvýrazní, k jakým změnám došlo oproti předchozí verzi. Systém umožní evidovat lhůty, po kterou je zjednodušená žádost v jednotlivých stavech (např. zaregistrovaná, přijatá, vrácena k dopracování apod.).

08RP04.01.P1 08RP04.01.P2 08RP04.01.P3 08RP04.01.P4

15.4.3.4.2.

Založení formuláře žádosti o platbu finančním manažerem ŘO

Na základě registrace zjednodušené žádosti o platbu v MS2014+ zakládá finanční manažer ŘO formulář žádosti o platbu, do kterého se automaticky načítají údaje ze zjednodušené žádosti o platbu27. Finanční manažer do tohoto formuláře doplňuje další údaje nezbytné k administraci platby (např. účetní a rozpočtové charakteristiky platby, kurs, schválené částky, vystavení detail platby/klasifikace – platebních požadavků na jednotlivé zdroje) a kontroluje data zaslaná příjemcem. V současné době je používáno několik typů formulářů platby v závislosti na typu platby: Platba ex ante (předfinancování příjemce před realizací aktivit projektu) Platba ex post (příjemce může předložit žádost o platbu až poté, co zrealizoval relevantní aktivity projektu a uhradil související platby dodavatelům. Přípustná je u některých OP i varianta, že příjemce musí doložit realizaci aktivit, ale vlastní platba dodavatelům je realizována až z poskytnuté dotace (tzv. modifikovaná platba, není však pro ni používán samostatný formulář, jde o speciální typ platby ex post.) ID

Požadavek na systém Vyplněný formulář žádosti o platbu se zapracovanými automatickými algoritmy usnadňujícími jeho vyplnění, včetně detailních informací o požadované platbě (příslušné klasifikace/detaily platby) s vazbou na registrovaná finanční data projektu. Vyplněny detaily plateb vážící se k dané žádosti o platbu – s využitím šablon a automatických algoritmů (např. přebírání údajů včetně schválených částek z formuláře žádosti o platbu a jejich rozpad na jednotlivé zdroje dle poměrů financování, přebírání údajů z předvyplněných šablon) které umožní maximální podíl automatického vyplnění detailu plateb.

08RP04.02.P1

08RP04.02.P2

15.4.3.4.3.

Platba v režimu ex ante:

Je používán formulář F1 ex ante. Je zde registrován požadavek příjemce na proplacení dotace, případně i vyúčtování platby a dále schválené částky ze strany ŘO. Výstup: Navrhovány dva formuláře: Samostatný formulář pro ex ante platby Společný formulář pro modifikované platby a platby ex post Detaily platby v požadované struktuře

27

V případě režimu ex ante plateb nemusí příjemce podávat zjednodušenou žádost o platbu


123/186

S formulářem žádosti o platbu jsou spojené tzv. klasifikace/detaily plateb (platební nárok pro jednotlivé zdroje), které se automaticky generují ze šablon po schválení požadovaných částek ze strany ŘO. Do formuláře F1 je možné automaticky načíst data ze zjednodušené žádosti o platbu (pokud je u zálohových plateb zakládána). Jednotná metodika číslování ŽoP Režim ex ante plateb se zpravidla používá pro projekty neinvestičního charakteru, zejména u operačních programů financovaných s Evropského sociálního fondu.

15.4.3.4.4.

Platba v režimu ex post

Je používán formulář F1 ex post. Je zde registrován požadavek příjemce na proplacení dotace. Současná struktura záložek je poněkud rozsáhlá a nepřehledná, autorem formulářů je PCO, a dále je zde pracovní skupina pro formuláře, kterou vede OR MMR. Tyto fomuláře budou ještě modifikovány (Sjednocení a zjednodušení formulářů plateb v součinnosti s PCO a výše uvedenou pracovní skupinou). S formulářem žádosti o platbu budou spojené klasifikace/detaily plateb, které se budou automaticky generovat ze šablon po schválení požadovaných částek ze strany ŘO. Do formuláře F1 je možné automaticky načíst data ze zjednodušené žádosti o platbu vystavené příjemcem.

15.4.3.5.

Schválení žádosti o platbu

Finanční manažer zkontroluje a doplní formulář žádosti o platbu. Pokud jsou v datech příjemce převzatých ze zjednodušené žádosti o platbu zjištěny chyby, je žádost o platbu vrácena příjemci k přepracování. Návaznost na proces 7 a kapitolu 6.3.4.1. ID

Požadavek na systém Schválený formulář žádosti o platbu, evidence aktuálního stavu platby, systém umožní sledovat lhůtu schvalování žádosti o platbu a to formou sledování doby setrvání v jednotlivých stavech platby Vyplněny detaily plateb vážící se k dané žádosti o platbu – s využitím šablon a automatických algoritmů (např. přebírání údajů včetně schválených částek z formuláře žádosti o platbu a jejich rozpad na jednotlivé zdroje dle poměrů financování, přebírání údajů z předvyplněných šablon), které umožní maximální podíl automatického vyplnění detailu plateb

08RP05.P1 08RP05.P2 08RP05.P3

Pozn. Šablonou je míněn předvyplněný formulář, toto předvyplnění provede na dané šabloně finanční manažer a takto předvyplněná šablona je pak k dispozici i pro další relevantní detaily plateb.

15.4.3.5.1.

Kontrola žádosti o platbu

Tento proces navazuje na proces č. 6 Kontrolování realizace projektů a operačních programů (kontrola interim s proplacením). V rámci kontroly jsou kontrolována nejen data ze zjednodušené žádosti o platbu, ale i všechny relevantní přílohy, včetně podrobných položkových rozpočtů, soupisek faktur, účetních dokladů, bankovních výpisů apod. V případě zjištěných vad, v případě zvýšeného rizika zjištěného na základě analýzy rizik nebo v dalších případech určených metodikou ŘO je administrativní kontrola žádosti o platbu doplněna případnou fyzickou kontrolou na místě.


124/186

Administrativní kontrola žádosti o platbu je realizována prostřednictvím checklistu, který je součástí formuláře žádosti o platbu. 15.4.3.5.1.1. Vrácení žádosti o platbu k přepracování příjemci V případě, že jsou v předložené zjednodušené žádosti o platbu nebo přiložených přílohách zjištěny chyby nebo jiné nedostatky (např. chybějící dokumentace) je vrácena příjemci k přepracování. Informační systém musí tedy evidovat verze předložených žádostí o platbu a jejich stavy, které popisují postup administrace platby (viz požadavek č. 08RP04.01.P3).

ID

Požadavek na systém Zkontrolovaná žádost o platbu podaná příjemcem včetně všech příloh, vazba na proces 6 Záznam o provedené administrativní nebo fyzické kontrole v datové oblasti Kontroly – vazba na proces 6

08RP05.01.P1 08RP05.01.P2

15.4.3.5.2.

Schválení a finalizace žádosti o platbu

Po ukončené kontrole žádosti o platbu, vyplnění kontrolního checklistu jsou na formuláři žádosti o platbu zaznamenány schválené částky pro všechny zdroje financování a další relevantní informace. Rozsah povinně vyplňovaných údajů je stanoven pracovní skupinou pro formuláře, jejímiž členy jsou i OR MMR a PCO. Po potvrzení schválených částek jsou následně finančním manažerem založeny klasifikace/detaily platy. Po jejich vyplnění a finálním uložení je žádost o platbu schválená. ID 08RP05.02.P1 08RP05.02.P2

tzv.

Požadavek na systém Systém umožní finální uložení formuláře žádosti o platbu a finalizací souvisejících detailů plateb. Po finálním uložení nebude možná další editace dat Systém umožní vygenerovat, schválit a finalizovat požadavek na proplacení

Poznámka: Pro záznamy plateb jednotlivých finančních zdrojů jsou používány tzv. klasifikace/detaily plateb, které umožňují rozlišit jednak zdroj financování a související specifikace a jednak typ platby (investiční, neinvestiční), případně další atributy. Další požadavky: Zvážit nutnost specifické klasifikace/detailu platby pro nárok na refundaci platby z PCO Zjednodušit formulář/záznam klasifikace/detailu platby Zajistit jednotný postup zamítání klasifikací/detailu platby účetním systémem Zajistit systémovou kontrolu, že částky odeslané do UIS se rovnají částkám z UIS vyplaceným Jednotné metodické postupy pro zakládání klasifikací/detailů plateb (automatiky) Možnost jednoduchého zobrazení dat z klasifikací/detailu plateb v požadované úrovni agregace, dle široké škály filtračních kriterií28

28

Rozsah a obsah filtračních kriterií by měl být definován pro celou oblast finančního monitoringu.


125/186

Možné Varianty řešení: Sjednocení a zjednodušení klasifikací Zachování stávajícího systému klasifikací/detailu plateb s odstraněním typu klasifikace/detailu platby refundace – do souhrnné žádosti by bylo možné zahrnout stávající klasifikace/detaily platby po splnění definovaných podmínek. o Výhoda: výrazné zjednodušení administrace, snazší monitoring, menší zátěž systému, odstranění duplicitních dat. Bylo by však nutné zkonzultovat s MF, umožnit na klasifikaci/detail platby doplnit některé údaje, které jsou nutné pro refundaci např. jiné číslo účtu, účetní zařazení apod. Poněkud zásadnější změnu představuje alternativa, že by se pro klasifikace/detail platby používal pouze jeden záznam (tj. např. poskytnutí zálohy, vyúčtování této zálohy, zbývající nevyúčtována záloha a částka zahrnutá do refundace, částka schválená pro refundaci, částka refundovaná, certifikovaná) – to vše by byl jeden narůstající záznam, který by měl své detailní obrazovky pro jednotlivé fáze, i základní přehledovou obrazovku o Výhody: jednoduše dohádatelný finanční tok platby, PCO by mělo veškeré údaje k platbě dostupné na „jedné“ klasifikaci o Nevýhody: změna rozhraní do IS VIOLA - bylo by nutné nově nadefinovat Před vlastním schválením žádosti o platbu jsou tyto klasifikace/detaily platby finalizovány a následně je vystaven souhlas příkazce operace s realizací platby.

15.4.3.5.3.

Odeslání požadavku na realizaci platby do účetního systému ŘO

Odeslání požadavku je realizováno prostřednictvím rozhraní mezi Aplikací MS2014+ a účetním systémem ŘO. Přenáší se klasifikace/detail platby typu žádost z Aplikace MS2014+ do UIS (nárok na platbu). V případě, že účetní systém identifikuje v zaslaném požadavku na proplacení chybu, požadavek na proplacení účetní systém zamítne a v Aplikaci MS2014++ je nutné vystavit nový/opravený požadavek (nová klasifikace/detail platby).

ID

Požadavek na systém Systém umožní odeslat požadavek na proplacení platby do účetního systému v požadované struktuře (detail – platby – žádost)

08RP05.03.P1

15.4.3.6.

Proplacení platby příjemci

Po realizované platbě je z UIS do IS 2014+ odesílána klasifikace/detail platby typu skutečnost. Platba příjemci je předfinancována ze státního rozpočtu. K přenosu informací o platbách mezi IS 2014+ a UIS dochází automaticky na základě definovaného rozhraní. Systém je nutné nastavit tak, aby na straně účetního systému nebyly možné ruční úpravy nárokovaných plateb (praxe některých operačních programů ve stávajícím období).


126/186

ID

Požadavek na systém Systém umožní přijetí informace o realizované platbě z účetního systému řídícího orgánu ve formě detailu platby – skutečnost Systém umožní sledovat celkovou lhůtu od podání zjednodušené žádosti o platbu po její proplacení, tato data zobrazovat ve strukturované přehledné formě nejen na úrovni jednoho projektu, ale i za vybrané skupiny projektů a na úrovni vrstev pak nabízet statistické přehledy (např. počet registrovaných, počet navrácených, počet přepracovaných žádostí o platbu, průměrná doba schvalování, průměrná doba proplacení, maxima, minima, apod.) – vazba na modul vytěžování dat.

08RP06.P1 08RP06.P2

Proces proplacení příjemci je v IS 2014+ nutné sledovat i z hlediska lhůt administrace žádosti o platbu a opakovaného vracení příjemci k dopracování (problém současného programového období – dlouhé lhůty administrace, opakované vracení žádosti o platbu k dopracování). Pokud jsou při kontrole žádosti o platbu (MZ) ze strany ŘO zjištěny nedostatky, může být žádost o platbu vrácena příjemci k přepracování, je tedy třeba evidovat lhůty a stavy ŽoP tak, aby bylo možné jednoduše zjistit celkovou dobu administrace ŽoP, kolikrát byla vrácena příjemci k přepracování, celková doba administrace ze strany příjemce, celková doba administrace ze strany ŘO a to jak za jednotlivý projekt, tak v agregacích dle vybraných kriterií (např. dle oblasti podpory, typu příjemce, apod. (velmi cenná data pro řízení administrace ŽoP, kvality práce finančních manažerů, kvality práce s příjemci, zpětná vazba pro ŘO i NOK).

15.4.3.6.1.

Platby ex ante

V tomto režimu příjemce obdrží zálohu před vlastní realizací aktivit projektu Je použit formulář F1 pro ex ante platby29. Zpravidla příjemce pro první zálohovou platbu nevystavuje zjednodušenou žádost o platbu, ale formulář F1 zakládá finanční manažer na základě pravidel daného OP. Záloha je poskytnuta v % z celkové dotace, která jsou stanovena na výzvě30, nebo v řízené dokumentaci OP. Následně příjemce prostřednictvím další žádosti o platbu31 vyúčtuje předchozí zálohu a požádá o další zálohovou platbu. Tento algoritmus se opakuje až do vyčerpání částky dotace dle Smlouvy. V případě, že příjemce nevyúčtuje poskytnuté zálohy v plné výši, v závěrečné žádosti o platbu nevyúčtovanou zálohu vrací32.

15.4.3.6.2.

Platby ex post

V tomto režimu příjemce obdrží platbu až realizaci naplánované části aktivit projektu a poté, co uhradí související náklady dodavatelům. Tento režim tedy představuje větší nárok na cash flow příjemce, lze ho však částečně korigovat kratšími lhůtami pro předkládání žádostí o platbu v řízené

30

Žádosti o platbu nejsou číslovány u všech OP dle stejného algoritmu. Námět – použít unifikovaný algoritmus číslování, ze kterého by bylo zřejmé i to, zda se jedná pouze o zálohovou platbu, její samostatné vyúčtování, nebo vyúčtování předchozí zálohy spolu s žádostí o další zálohu, 31 S žádostí o platbu příjemce předkládá monitorovací zprávu, která je s žádostí o platbu buď pevně spojena, nebo je režim monitorovací zprávy samostatný. A dále doklady k vyúčtování platby požadované ŘO formou příloh. 32 K tomuto účelu se používají záporné klasifikace/detaily plateb s označením „přeplatek“.


127/186

dokumentaci OP. To však přestavuje vyšší nároky na plynulou administraci plateb ze strany ŘO. 33 Tento režim je zpravidla používán pro projekty z operačních programů financovaných z ERDF. Příjemce předkládá v určených lhůtách zjednodušenou žádost o platbu (spolu s monitorovací zprávou) Údaje ze zjednodušené žádosti o platbu jsou následně načteny do formuláře F1 ex post a jsou doplněny/korigovány finančním manažerem. V režimu ex post jsou dále administrovány tzv. modifikované platby34. Tento postup v současné době používají jen některé ŘO. Výhodou tohoto postupu pro příjemce jsou nižší nároky na cash flow při realizaci projektu, protože příjemce nemusí doložit, že uhradil faktury dodavatelů. Refundace platby SR V rámci tohoto subprocesu dochází k refundaci plateb státního rozpočtu použitých na předfinancování příjemců. Řídící orgán vystavuje požadavek na refundaci po splnění předepsaných procedur (Metodika finančních toků, Metodika monitorování) na PCO a PCO po kontrole požadavek schvaluje a proplácí přímo příslušné kapitole státního rozpočtu, nebo v případě zjištění chybných údajů požadavek zamítá. 35

15.4.3.7.

Refundace platby státnímu rozpočtu

V rámci tohoto procesu dochází k vytvoření nároku na refundaci prostřednictvím autorizace (kontrola dat projektu/platby před zpracováním souhrnné žádosti), zahrnutí autorizovaných plateb do souhrnné žádosti za daný operační program, přiřazení příslušných klasifikací/detailů plateb, odeslání souhrnné žádosti na PCO, kontrola a schválení souhrnné žádosti ze strany PCO, zaúčtování platby a proplacení platby, evidence proplacených plateb do státního rozpočtu. ID

Požadavek na systém Systém umožní záznam, finalizaci, schválení, a evidenci nárokovaných, zaúčtovaných a refundovaných částek do státního rozpočtu pro každý operační program prostřednictvím záznamů definovaných v subkapitolách této kapitoly

08RP07

15.4.3.7.1.

Autorizace projektu/ platby

V rámci procesu autorizace je potvrzována správnost údajů před zařazením žádosti o platbu konkrétního projektu do souhrnné žádosti36. Pro nový IS doporučujeme provádět autorizace na stejné záložce/datové oblasti, ve kterém bude administrována platba tak, aby celý proces administrace platby byl prováděn z jednoho umístění v IS. Vlastní proces autorizace zahrnuje následující aktivity: Autorizace projektu – kontrola údajů s uzavřenou smlouvou - I. stupeň Autorizace projektu – kontrola údajů s uzavřenou smlouvou - II. stupeň Tisková sestava po provedené autorizaci projektu Další aktivity v oblasti autorizace je možné realizovat až po ukončené realizaci autorizace projektu: Autorizace žádosti – kontrola údajů s žádostí o platbu Autorizace žádosti – kontrola údajů dle přehledu financování projektu37 34

Není sjednoceno, může jít i o platby typu ex ante Bude třeba dospecifikovat v součinnosti s PCO. 36 Souhrnná žádost zahrnuje dílčí realizované platby příjemcům a spolu se zařazenými klasifikacemi/detaily plateb představuje nástroj pro uplatnění nároku na refundaci proplacených prostředků ze SR z prostředků strukturálních fondů deponovaných na účtu PCO. 37 Přehled financování projektu poskytuje detailní informaci o financování projektu v rozčlenění na jednotlivé zdroje a vzhledem ke klíčovým realizačním milníkům 35


128/186

Autorizace žádosti – kontrola údajů s dodatky smlouvy/rozhodnutí38 Výsledek autorizace – export do IS VIOLA Tisková sestava po provedené autorizaci žádosti Vlastní režim autorizace mají dále velké projekty a globální granty s horním platebním cyklem39.

ID 08RP07.01.01.P1 08RP07.01.01.P2 08RP07.01.02.P1 08RP07.01.02.P1 08RP07.01.02.P2 08RP07.01.02.P3

15.4.3.7.2.

Požadavek na systém Systém umožní záznam o autorizaci projektu, bude k dispozici Check – list k provedené autorizaci, systém umožní řešit jako dvoustupňový proces Systém umožní vygenerovat tiskovou sestavu o provedené autorizaci projektu Systém umožní záznam o autorizaci platby, bude k dispozici Check – list k provedené autorizaci, Systém umožní vygenerovat tiskovou sestavu o provedené autorizaci platby Systém umožní export výsledku autorizace do IS VIOLA Systém umožní parametrizovat režim autorizace pro velké projekty a nástroje typu GG

Žádost o refundaci platby SR

V rámci tohoto subprocesu je vystavován nárok řídícího orgánu na PCO na poskytnutí prostředků strukturálních fondů EK deponovaných na účtu PCO, kterými budou uhrazeny prostředky státního rozpočtu použité na financování plateb příjemců. Související metodika – metodika finančních toků a Vlastním nástrojem, kterým je tento nárok v MS2014+ zaznamenán, je tzv. souhrnná žádost o platbu, která zahrnuje dílčí realizované platby na úrovni jednotlivých projektů. Doporučujeme jako v případě autorizace tento proces řešit v rámci komplexní administrace platby z jednoho místa a dále maximálně automatizovat proces tvorby souhrnné žádosti o platbu s automatickými součty zařazovaných dílčích plateb a automatizovanými kontrolními mechanismy. Uživateli bude umožněna následná editace zařazení dílčích plateb automatickým algoritmem. Zvážit nutnost autorizace souhrnné žádosti o platbu (před tvorbou souhrnné žádosti musela již proběhnout autorizace jednotlivých projektů a plateb do souhrnné žádosti zařazovaných). Je přenášena do IS VIOLA a procesně představuje nárok na refundaci prostředků SR použitých na předfinancování projektu. ID 08RP07.02.P1

08RP07.02.01.P1

Požadavek na systém Systém umožní založení souhrnné žádosti, zařazení dílčích žádostí o platbu do souhrnné žádosti, autorizace souhrnné žádosti, odeslání souhrnné žádosti do IS VIOLA Systém umožní založení souhrnné žádosti (systém umožní automatické

38

Tento proces je funkční, pokud dodatek Smlouvy/Rozhodnutí existuje GG s horním platebním cyklem – způsob implementace části OP, kdy je v rámci OP vyčleněna finanční alokace pro GG, na realizaci GG je uzavírána smlouva/Rozhodnutí (zpravidla se zprostředkujícím subjektem, ale např. v případě stávajícího OP LZZ se jedná o odbory MPSV). Správce globálního grantu s horním platebním cyklem pak získává finanční prostředky GG v souladu s pravidly řízené dokumentace daného OP a tyto prostředky následně vyúčtovává (používají se specifické formuláře pro platby GG – formuláře F5). Do souhrnné žádosti o platbu a následně do certifikace jsou zahrnovány pouze platby na úrovni GG (tj. vazba na formuláře F5 (obdoba formuláře F1 pro úroveň globálního grantu) a související klasifikace/detaily platby na úrovni GG). Pod daným GG jsou pak v rámci zodpovědnosti správce globálního grantu administrovány jednotlivé projekty, jejichž realizací je globální grant naplňován. Tyto projekty jsou v informačním systému evidovány ve stejném rozsahu, jako standardní projekty a se stejnými pravidly v oblasti předkládání a proplácení žádostí o platbu. 39


129/186

vyplnění údajů, které jsou již v Aplikaci MS2014+ dostupné) Systém umožní zařazení dílčích žádostí o platbu/detailů plateb do souhrnné žádosti, přičemž způsob výběru bude uživatelsky přívětivý Systém umožní vytvoření celkového rozpisu projektů a rozpisů projektu dle zadaných atributů Systém umožní autorizaci souhrnné žádosti Systém umožní tisk souhrnné žádosti Systém umožní odeslání souhrnných žádostí včetně rozpisu projektů do IS VIOLA Systém umožní přehledné zobrazení odeslaných souhrnných žádostí včetně stavu administrace pro daný operační program a jeho vrstvu, přičemž bude možné v detailu zobrazit i zařazené detaily plateb/dílčí platby zahrnuté do souhrnné žádosti.

08RP07.02.02.P1 08RP07.02.02.P2 08RP07.02.03.P1 08RP07.02.03.P2 08RP07.02.04.P1 08RP07.02.04.P2

15.4.3.7.3.

Schválení souhrnné žádosti o platbu

Je provedena kontrola souhrnné žádosti o platbu pracovníky PCO, v případě zjištění chyb je souhrnná žádost o platbu zamítnuta (související klasifikace/detaily platby jsou v MS2014+ registrovány s nulovou částkou). Je li v rámci administrované souhrnné žádosti ze strany PCO zamítnutá dílčí žádost o platbu, je jí přiřazen specifický stav, formuláře F1 se opravují a nově se vystavuje klasifikace/detaily platby pro zdroj Příspěvek Společenství, (na původní zamítnuté klasifikaci/detailu platby je registrována nulová částka). Nové klasifikace/detaily platby za Příspěvek Společenství vážící se k editované F1 lze znovu zahrnout do souhrnné žádosti. Pro klasifikace/detail platby za národní spolufinancování je množné chybná data opravit na původní klasikami/detailu platby Je – li v rámci administrované souhrnné žádosti ze strany PCO vyloučena/vyřazena dílčí klasifikace/detail platby, nejsou vytvářeny opravné klasifikace a klasifikace/detail platby žádost může být znovu předložena v SŽ V případě schválení souhrnné žádosti je na související klasifikace/detail platby doplněno datum zaúčtování souhrnné žádosti, které je určující pro kurs EUR/CZK, který se použije pro stanovení kursu realizované platby. Dle vyjádření PCO se pro příští období připravuje změna – kurs realizované platby se bude odvíjet od data proplacení platby příjemci ID 08RP07.03.02.P1 08RP07.03.04.P1

08RP07.03.P3.P1

08RP07.03.P3.P2

40

Požadavek na systém Systém umožní registraci schválené souhrnné žádosti40 z IS VIOLA Systém umožní registrovat v Aplikaci MS2014+ zamítnutou dílčí platbu v rámci souhrnné žádosti (na detailu platby bude evidována nulová částka) na základě kontrolního procesu PCO Tato informace exportována z IS VIOLA Systém umožní registrovat v Aplikaci MS2014+ vyřazenou dílčí platbu ze souhrnné skutečnosti na základě kontrolního procesu PCO. Tato informace exportována z IS VIOLA Systém umožní opravu zamítnuté dílčí platby (nová verze dílčí platby) a vyřazené dílčí platby (editace) a jejich zahrnutí do další souhrnné žádosti

Pro schválené a proplacené souhrnné žádosti se používá termín souhrnná skutečnost


130/186

15.4.3.7.4.

Proplacení souhrnné žádosti o platbu

Z Is Viola bude do MS2014+ zasílána souhrnná skutečnost. Po zaúčtování Souhrnné žádosti v IS VIOLA SF/CF bude předána zaúčtovaná Souhrnná skutečnost (s Datem zaúčtování žádosti, Částkou v CZK i EUR, Směnným kurzem…). Směnný kurz je platný pro všechny dílčí skutečnosti, proto i dílčí zaúčtované skutečnosti budou mít stejný směnný kurz, jaký nese Souhrnná skutečnost. Následně budou z IS VIOLA SF/CF zasílány k původní zaúčtované Souhrnné skutečnosti (i dílčím skutečnostem) informace o jejím proplacení. (s Datem zaúčtování platby). Avšak dle sdělení zástupců PCO současné nastavení rozhraní mezi IS2007-2014 a IS VIOLA neumožňuje postihnout případy, kdy na dané souhrnné skutečnosti byla proplacena nižší částka, než o kterou bylo požádáno.41 Tato skutečnost je způsobena tím, že do certifikace se zařazují i souhrnné skutečnosti pouze s Datem zaúčtování žádosti a PCO záměrně pro certifikaci vytváří určitou finanční rezervu, která však následně není v plné výši proplacena (jedná se však o relativně nízký počet případů). Bude umožněna evidence proplácení SŹ dle reálných finančních toků (´úplné proplacení, částečné proplacení, průběžné, apod.) Na základě úhrady platby odpovídající souhrnné skutečnosti ze strany PCO dochází k refundaci finančních prostředků do příslušné kapitoly SR, ze které byly předfinancovány platby jednotlivých příjemců - na základě provedené kontroly správnosti souhrnných žádostí předkládaných ŘO převádí prostředky z rozpočtu EU na příjmové účty správců jednotlivých kapitol SR do 5 pracovních dnů od obdržení souhrnné žádosti

ID

Požadavek na systém

08RP07.04

Systém umožní evidenci převodu prostředků z rozpočtu EU deponovaných na účtu PCO na příjmové účty správců jednotlivých kapitol státního rozpočtu a to formou, evidence realizované platby prostřednictvím doplnění data platby na detaily plateb/dílčí platby zařazené do souhrnné skutečnosti

15.4.3.8.

Certifikace platby

Certifikace plateb se řídí Metodikou certifikace v gesci PCO. Tato procedura umožňuje následně certifikované platby zahrnout do výkazu výdajů pro EK, který je součástí průběžné žádosti o platbu vystavované PCO na Evropskou Komisi. Platební a certifikační orgán: certifikuje vynaložené výdaje a zasílá Evropské komisi certifikát o vynaložených výdajích spolu s výkazem výdajů a s žádostí o průběžnou platbu nebo platbu konečného zůstatku; zaměstnanci PCO konají v rámci svých certifikačních aktivit veřejnosprávní kontroly na místě u ŘO, ZS. Tyto kontroly jsou prováděny za účelem získání ujištění o tom, že ŘO, ZS, finanční útvary, příjemci nebo kontroloři dodržují stanovené písemné postupy pro svoji činnost a dané řídící a kontrolní systémy zajišťující řádné finanční řízení jsou v praxi funkční; vytváří a aktualizuje metodické dokumenty pro provádění certifikace výdajů z rozpočtu EU a pro finanční toky a kontrolu prostředků z rozpočtu EU; z hlediska konkrétních aktivit v IS spojených s certifikačním procesem se jedná o doplnění informace o výsledku certifikace na příslušné klasifikace/detaily plateb. Na základě tohoto příznaku mohou být takto označené detaily plateb načteny do výkazu výdajů.

41

Tento stav je způsoben tím, že na souhrnné skutečnosti nelze zadat jinou částku, než je v souhrnné žádosti


131/186

ID

Požadavek na systém Systém umožní evidovat záznam o provedené certifikaci platby (export údajů z IS VIOLA) na příslušných detailech plateb/dílčích platbách zahrnutých do certifikace a vygenerovat požadované sestavy pro certifikace

08RP08

15.4.3.9.

Žádost o průběžnou platbu do EK

Vystavuje PCO pro jednotlivé operační programy, údaje dostupné v části CSSF2014+, záložka „žádost o platbu“ povinnou součástí průběžné žádosti o platbu je Výkaz výdajů, jehož obsah je určen příslušným Nařízením EK a který obsahuje údaje o certifikovaných platbách (agregace na úrovni prioritních os).

ID

Požadavek na systém Systém umožní vytvoření formuláře o průběžnou platbu do EK s definovanými přílohami a odeslání formuláře do informačního systému EK (SFC) Systém umožní vytvořit sestavy pro výkaz výdajů s údaji o certifikovaných platbách za období, za který je výkaz výdajů zpracován Systém umožní vygenerovat formulář průběžné žádosti o platbu za daný operační program Systém umožní odeslat formulář průběžné žádosti o platbu za daný operační program do EK

08RP09.P1 08RP09.01.P1 08RP09.02.P1 08RP09.03.P1

15.4.3.10.

Zaslání průběžné platby z EK

Na základě schválení průběžné žádosti o platbu ze strany EK dochází k úhradě průběžné žádosti o platbu na účet PCO. Takto poskytnuté prostředky jsou evidovány v MS2014+ ID

Požadavek na systém Systém umožní evidovat přijaté částky průběžných plateb zasílaných z EK danému operačnímu programu

08RP10.P1

15.4.3.11.

Systém vratek

Vratky představují nárok ŘO/PCO na část prostředků poskytnutých příjemci v případě, že byly tyto prostředky použity v rozporu s podmínkami řízené dokumentace daného OP, v režimu porušení rozpočtové kázně, v režimu nesrovnalosti. Vratky jsou prostředky, které PCO obdržel na svůj účet. Obecně se v IS VIOLA vratky rozdělují na „S certifikací“ a „Bez certifikace“ (nepřenáší se dále). Vratka se účtuje s certifikací tehdy, pokud u daného projektu zaúčtovánav IS Viola, případně certifikována žádost (žádosti) na daný projekt minimálně ve výši účtované vratky. Tyto vratky (podíl EU) budou prostřednictvím interface zasílány do AplikaceMS2014+. Dále bude docházet k přenosu dopočtených částek národního spolufinancování k vratce z Apliakce MS2014+ do IS VIOLA, včetně vratkových částek za křížové financování K zaúčtování vratky je používán kurz EK k datu zaúčtování související žádosti o platbu, nikoliv kurz k datu připsání vratky na účet PCO. PCO získává na svůj účet pouze vratky za podíl Příspěvek společenství. Protože národní spolufinancování (příp. soukromé spolufinancování) vykazované do EK musí přesně odpovídat poměru, v jakém je projekt financován a vymáhání prostředků za národní spolufinancování je na vymáhání prostředků Příspěvku společenství nezávislé, je výše národního


132/186

spolufinancování v Aplikaci MS2014+ dopočítávána podle poměru, v jakém je projekt financován – Náhled na vratky je možný jen uživatelům majícím roli „Gestor vratek. Rovněž je tímto způsobem administrováno Rozhodnutí o prominutí odvodu (ať částečné, tak úplné) nebo úspěšnému odvolání vůči nařízenému odvodu, které má z logiky věci z finančního pohledu opačný dopad na výkaz výdajů. Pro účely tohoto dokumentu se vratkami míní: vratky od FÚ jako „prostředky operačních programů strukturálních fondů a Fondu soudržnosti, které byly vymoženy finančními úřady a vráceny na účet Platebního orgánu“ penále, která „vznikají z titulu pozdního zaplacení odvodu finančnímu úřadu“ ostatní vratky, např. prostředky vymožené správcem grantového schématu a zaslány na účet PCO. dodatečně vykázané příjmy po finančním ukončení projektu V monitorovacím systému se jedná o platby typu „Skutečnost“ identifikované typem platby - „4 – Vratka od FÚ“ - „5 – Penále“ - „6 – Vratka - ostatní“. Východiska

primárním zdrojem dat je IS VIOLA SF/CF (vratky za zdroj financování Příspěvek Společenství), je potřeba zajistit zachování poměrů národního spolufinancování ve výstupních sestavách a Výkazu výdajů (dopočítat k vratkám a odečíst tzv. korekční částky), je potřeba zajistit omezený přístup k datům o vratkách a k výstupním sestavám (mlčenlivost) data mají obdobnou strukturu jako platby, ale neváží se k žádosti, pouze k projektu.42 Vratky Příspěvku Společenství jsou předávány z IS VIOLA SF/CF stejnými tabulkami jako běžné platby typu skutečnost Vratky jsou platby (záporné skutečnosti) vztahující se k danému projektu (lze navázat na projekt, nikoli na žádost) s výše uvedenými typy plateb. Z IS VIOLA SF/CF jsou zasílány: částka v EUR, částka v CZK a směnný kurz (pro přepočet bude použit kurz ECB platný ke dni zaúčtování připsání vratky na účet PA určený pro vyrovnávání kursových rozdílů a pro příjem odvodů od finančních úřadů). Data předávaná s vratkami: Datum zaúčtování vratky (obdoba zaúčtování žádosti), Datum zařazení k certifikaci, Datum certifikace. ID 08RP11.P1 08RP11.P2

15.4.3.12.

Požadavek na systém Systém umožní evidovat platby v režimu vratek, rozlišit typ vratky (export údajů Z IS VIOLA, evidence ŘO) Systém zajistí omezený přístup k těmto údajům na základě definovaných rolí

Řešení globálních grantů, integrovaných plánů území, finančních nástrojů (nástroje typu GG)

Pro nový IS 2014+ navrhujeme zvážit po konzultaci s PCO, případně dalšími dotčenými subjekty nový model evidence takových implementačních nástrojů, které nepředstavují standardní model projektu financovaného prostřednictvím dotace. Zdůvodnění:

42

Podrobné informace jsou dostupné v dokumentu „Systém vratek“.


133/186

V současné době se v IS v případě globálních grantů, IPRM eviduje jak celkový finanční rámec a indikátory na úrovni GG a IPRM, tak i detailní data o jednotlivých projektech, které GG nebo IPRM naplňují. V rámci procesu zjednodušování jsou možné následující varianty: V Aplikaci MS2014+ tyto dílčí projekty evidovat, ale umožnit i evidenci ve zjednodušené verzi a tyto údaje případně doplnit ve stanovené periodicitě z externích zdrojů Pro všechny výše uvedené nástroje použít v Aplikaci MS2014+ jednotné nebo obdobné řešení ( bude - li to po detailní analýze možné) Zachovat stávající model GG a rozšířit ho na ostatní nástroje typu GG V tomto případě jsou na úrovni globálního grantu evidovány obdobné údaje jako na úrovni projektu (např. žádost, Smlouva, Dodatek, finanční rámec, stanovené cíle, indikátory, apod.) Pro globální granty jsou také vyhlašovány výzvy. Po schválení GG je uzavřena Smlouva GG a následně jsou vyhlášeny výzvy na projekty, které globální grant naplňují. Tyto projekty se administrují standardně (jak je výše popsáno) s tím, že tyto projekty je množné přiřadit ke konkrétnímu globálnímu grantu. Navíc i na úrovni globálního grantu jsou evidovány a administrovány platby GG (formuláře platby, detaily platby) které je třeba provázat s dílčími platbami na úrovni projektů. Do souhrnných žádostí o platbu jsou pak zařazeny platby na úrovni GG (nikoli dílčí platby jednotlivých projektů)43

ID 08RP12.P1

08RP12.P2 08RP12.P3

Požadavek na systém Systém umožní Evidenci vybraných dat v definované dvouúrovňové struktuře – na úrovni projektu/finančního nástroje a na úrovni nástroje GG, přičemž je důležité evidovat vzájemné provazby a zajistit jak monitoring na úrovni projektu/finančního nástroje, tak na úrovni nástroje typu GG, který je těmito projekty/finančními nástroji naplňován Systém umožní administraci a monitoring plateb/finančních dat v definované dvouúrovňové struktuře Systém umožní nastavení specifického procesního workflow pro finanční nástroje, a to jak pro oblast administrace, tak pro oblast monitoringu.

Východiska Praxe používaná i v jiných členských státech Zjednodušení administrace v IS – na druhou stranu je fakt, že zodpovědnost za monitoring jednotlivých projektů naplňující výše uvedené nástroje by byla na správci daného nástroje (GG, IPR, finanční nástroje) a je možné, že tito správci budou zachování podrobného monitoringu požadovat. V současné době se finanční nástroje s IS ŘO nesledují s výjimkou OPPI přesto, že i některé ŘO finanční nástroje používají. Návrh obecného Nařízení pro období 2014+ upravuje použití finančních nástrojů v čl. 32. : Finanční nástroje lze kombinovat s granty, se subvencemi úrokových sazeb a se subvencemi poplatků za záruky. V takovém případě se musí vést samostatně záznamy pro každou jednotlivou formu financování. Čl. 33 Provádění finančních nástrojů Při provádění čl. 33 mohou řídící orgány finančně podporovat: Finanční nástroje na úrovni Unie, spravované přímo či nepřímo Komisí 43

Výše uvedený princip platí pro tzv. globální granty s horním platebním cyklem. U globálních grantů s dolním platebním cyklem jsou do souhrnných žádostí o platbu zařazovány dílčí platby z úrovně projektů.


134/186

Finanční nástroje zřízené na vnitrostátní, regionální, nadnárodní nebo příhraniční úrovni, spravované řídícím orgánem nebo na jeho zodpovědnost. Čl. 35 Žádosti o platby včetně plateb pokrývající výdaje na finanční nástroje Nároky na monitoring finančních nástrojů se mohou lišit jak od monitoringu projektů, tak od od monitoringu ostatních nástrojů typu GG ID 08RP13.P1

Požadavek na systém Možnost úpravy workflow procesu pro monitoring finančních nástrojů.

Detailní informace k tomuto subprocesu nejsou v současné době dostupné.


135/186

15.5. Případy užití P8: Případ užití 1 Poskytnutí zál.pl. OP EK

Systém <<System>> IS PCO 08RP01_ Poskytnutí zál.pl. OP z EK

<>

08RP01.01_ Evidence zálohových plateb EK jednotlivým OP

<<System>> IS EK

Poskytnutí zálohové platby OP z EK

P8: Případ užití 2 Poskytnutí prostředků OP ze SR na předfinancování

Systém MF 08RP02_ Poskytnutí prostředků OP ze SR na předfin.plateb příjemcům

ŘO

OR MMR

Poskytnutí prostředků OP ze SR na předfinancování

P8: Případ užití 3 Evidence finančních dat projektu

Systém 08RP03_ Evidence finančních dat projektu

Příjemce

Finanční manager

Evidence fin.dat projektu


136/186

P8: Případ užití 4 Podání žádosti o platbu

Systém 08RP04.01_ Podání zjednodušené ţádosti o platbu

<> 08RP04_ Podání ţádosti o platbu

Příjemce

<> 08RP04.02_ Zaloţení ţádosti o platbu finančním manaţerem ŘO Finanční manager

Podání ţádosti o platbu - úroveň projekt

P8: Případ užití 5 Schválení žádosti o platbu

Systém 08RPO05_ Schválení ţádosti o platbu

Příjemce

<>

08RPO05.01_ Kontrola ţádosti o platbu

<>

08RPO05.01.01_ Vrácení ŢoP k přepracování a její oprava příjemcem

<> <> 08RPO05.01.02_ Kontrola ţádosti o platbu po přepracování

Finanční manager <>

08RPO05.02_ Finalizace ţádosti o platbu

<<System>> UIS

08RPO05.03_ Odeslání poţadavku na proplacení na účetní systém ŘO

<<System>> IS

Schválení ţádosti o platbu Správce UIS


137/186

P8: Případ užití 6 Proplacení platby příjemci

Systém Příkazce operace 08RP06_ Proplacení platby příjemci

<<System>> UIS

Proplacení platby příjemci Pracovník platební jednotky ŘO

P8: Případ užití 7 Certifikace plateb

Systém ŘO 08RP08_ Certifikace plateb

PCO

Certifikace plateb


138/186

P8: Případ užití 8 Refundace platby SR

Systém

08RP07.01.01_ Autorizace projektu

<>

Gestor autorizace plateb pro I. a II. stupeň

<>

08RP07.01_ Autorizace

08RP07.01.02_ Autorizace ţádosti

08RP07.02.01_ Vytvoření souhrnné ţádosti o platbu

Pracovník ŘO

<> <> 08RP07.02_ Ţádost o refundaci platby SR

Gestor autorizace SŢP

<>

08RP07.02.02_ Zařazení dílčích ţádostí o platbu

<> <> 08RP07_ Refundace platby

<<System>> IS Viola

<<System>> IS 2014+

<>

08RP07.02.03_ Autorizace souhrnné ţádosti

<> 08RP07.02.04_ Odeslání souhrnné ţádosti

08RP07.03_ Schválení ţádosti o refundaci platby SR (souhrnná ţádost)

<> 08RP07.03.01_ Schválení souhrnné ţádosti o platbu

PCO <>

<<System>> IS Viola <>

<>

<<System>> IS 2014+

08RP07.03.02_ Odeslání schválené souhrnné skutečnosti do IS 2014+

<>

08RP07.03.03_ Zamítnutí souhrnné ţádosti o platbu PCO

08RP07.04_ Proplacení souhrnné ţádosti o platbu

Pracovník ŘO

08RP07.03.04_ Odeslání zamítnuté souhrnné ţádosti do IS 2014+

Refundace platby SR PCO


139/186

P8: Případ užití 9 Žádost o průběžnou platbu do EK, zaslání průb.platby do EK, evidence vratek, monitoring fin.dat GG a fin., nástrojů

Systém 08RP09.01_ Vytvoření výkazu výdajů <> <<System>> IS PCO Finanční manager ŘO

08RP09_ Ţádost o průběţnou platbu do EK

<>

08RP09.02_ Vytvoření ţádosti o průběţnou platbu

<> 08RP09.03_ Odeslání ţádosti o průběţnou platbu do IS EK <<System>> IS PCO Finanční manager OSMS

Ţádost o průběţnou platbu do EK 08RP10_ Zaslání průběţné platby z EK

08RP11_ Evidence vratek

08RP12_ Monitoring finančních dat GG

08RP13_ Monitoring finančních nástrojů

Zaslání průběţné platby do EK, Evidence vratek, Monitoring fin.dat GG a fin. nástrojů


140/186

16 P9: Informování orgánu

žadatele/

řídicího

Proces bude zajišťovat služby a asistenci pro různé typy řízení a sledování jejich činností a pracovních postupů. Umožňuje vzájemnou komunikaci mezi uživateli systému pracujícími v ostatních funkčních oblastech.: Inicializace do systému budou zadány work-flow různých procesů, data, termíny, kalendáře, pro události a konečné termíny, na která je potřeba automaticky upozornit uživatele systému. Může jít o termíny monitorovacích zpráv, různých pravidelných schůzek, maximální doby reakce na požadavky apod. Informování uživatele proces zajistí podporu a zadávání dat pro o Nástěnku o Interní depeše o Poznámky o Upozornění na termíny, zprávy a odezvy od účastníků procesů a změny stavů o Sledování procesů Jednotlivé nástroje a požadavky jsou popsány v dokumentu [3]Poznámky

16.1. Seznam případů užití P9: PŘÍPAD UŽITÍ 1 DEFINICE TYPŮ UDÁLOSTÍ .................................................................................................... 148 P9: PŘÍPAD UŽITÍ 2 DEFINICE PRAVIDEL PRO SPRÁVY ......................................................................................... 148 P9: PŘÍPAD UŽITÍ 3 ZOBRAZENÍ ZPRÁV ............................................................................................................... 149 P9: PŘÍPAD UŽITÍ 4 GENEROVÁNÍ ZPRÁVY .......................................................................................................... 149 P9: PŘÍPAD UŽITÍ 5 ODESÍLÁNÍ ZPRÁVY............................................................................................................... 150

16.2. Vazba na ostatní procesy Proces č. 9

obstarává pro všechny ostatní procesy podporu, službu a asistenci pro různé typy řízení a sledování jejich činností a pracovních postupů. Umožňuje vzájemnou komunikaci mezi uživateli systému pracujícími v ostatních funkčních oblastech. Proces úzce souvisí s Modulem Podpora oběhu dokumentů a Modulem Interní depeše.

16.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů/počet: externí uživatel – správce projektu / desítky tisíc interní uživatel – projektový manažer, finanční manažer, gestor operačního programu apod./ tisíce (cca 2000-3000) Periodicita použití: přihlášení uživatele, kontinuální běh na pozadí, periodické spouštění systémovým časovačem, vazba na systémové události externí uživatel - 20/7 (20h, 7 dní v týdnu) interní uživatelr- 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu: plány, work-flow procesů, kalendáře (termíny, lhůty), alerty, komunikace

P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu

141/186

16.4. Slovní popis Cílem procesu je zajistit kontrolované generování a zasílání zpráv mezi jednotlivými subjekty v rámci celého monitorovacího systému v souladu s potřebami monitorování. Centralizovaná konfigurace na úrovni typů událostí a pravidel pro generování zpráv zajistí soulad s potřebami monitorování a možnost vyhodnocování dodržování požadovaných postupů a lhůt napříč celým monitorovacím systémem. Provázanost mezi typy událostí, pravidly pro generování zpráv, periodicitou a eskalačními /delegačními pravidly má odlehčit jednotlivým subjektům od rutinních administrativních úkonů a zajistit v maximální možné míře dodržování všech lhůt a termínů. Pro účely manažerského řízení a optimalizaci vytížení a plánování rozvoje dostupných zdrojů poskytne statistické přehledy vytížení zdrojů a dodržování lhůt a průběhu workflow.

16.4.1. Definice typů událostí Cílem podprocesu je zajistit kontrolovanou množinu minimálního rozsahu událostí, na něž je možno navázat generování zpráv pro Informování žadatele / řídicího orgánu. Rozsah kontrolované množiny událostí bude spravován jedinou logickou osobou – administrátorem – která může být na základě přesně stanovených pravidel rozdělena mezi více fyzických osob. Bude poslední instancí na verifikaci požadavků oprávněných interních uživatelů proti potřebám monitorování. Administrátor: Eviduje přehled všech definovaných událostí v systému, které mohou být použity pro navázání generace zpráv Informování žadatele / řídicího orgánu pravidel jak na úrovni událostí vzniklých v monitorovacím systému, tak i v čase. Zadává požadavky dodavateli systému na vytvoření nových konektorů pro navázání pravidel pro generování zpráv jak na systémové úrovni monitorovacího systému, tak i na úrovni změn v datech uložených v databázi. Následně je zpřístupňuje ve formě popsaných definovaných událostí v systému, které mohou být použity pro navázání generace zpráv Informování žadatele / řídicího orgánu. Sleduje a vyhodnocuje používání jednotlivých pravidel a navrhuje jejich optimalizaci s ohledem k optimálnímu využití v definovaných workflow podle potřeb monitorování. Nastavuje možnosti výběru eskalačních a delegačních pravidel pro vygenerované zprávy podle časových i jiných příznaků. Ve spolupráci se správcem skupin uživatelů, rolí a oprávnění definuje a spravuje organizační strukturu v granularitě nutné pro nastavení workflow, eskalačních a delegačních pravidel. ID Požadavek na systém 09IZŘO01.P1 Systém umožní definovat konektory pro možnost navázání událostí procesu Informování žadatele / řídicího orgánu 09IZŘO01.P2 Systém umožní aktivovat / deaktivovat definované konektory pro možnost navázání událostí procesu Informování žadatele / řídicího orgánu 09IZŘO01.P3 Systém zobrazí statistiku použití jednotlivých konektorů v závislosti na jejich navázání na definovaná pravidla i na četnost jejich aktivace 09IZŘO01.P4 Systém přebírá potřebné parametry z definovaných workflow a uživatelů, rolí a organizační struktury v míře nutné pro vyhodnocování a optimalizaci pravidel pro Informování žadatele / řídicího orgánu


142/186

16.4.1.1.

Událostní

Typy událostí navázané na systém na systémové i datové úrovni. Systémové: o přihlášení, aktivita / neaktivita uživatele o manuální i automatické použití eskalačních a delegačních pravidel o vytvoření uživatelů / záznamů o průchody stavem workflow o příchod emailu / doručenky Datové: o založení záznamu sledovaného typu o změna hodnoty ve sledovaném poli o trend hodnoty ve sledovaném poli ID

Požadavek na systém Pro každou spočitatelnou datovou událost systém umožní nadefinovat typ trendu hodnoty závislý i na jiných hodnotách v databázi 09IZŘO01.01.P2 Systém eviduje / protokoluje všechny změny sledovaných hodnot s možností aplikovat modifikované pravidlo v případě, že dojde k vícenásobné změně sledované hodnoty v periodě pro generování zprávy 09IZŘO01.01.P1

16.4.1.2.

Časové

Kromě nastavení aktivačního času události možnost nastavit i offset zaslání zprávy do budoucnosti i minulosti. Jedná se o definici aktivačního pravidla, ne o datum zaslání zprávy. Příklad: na 1.1. v roce může být navázáno pravidlo „Příprava výroční zprávy“ s ofsetem 1 měsíc do minulosti pro žadatele a pravidlo „Kontrola odeslaných výročních zpráv“ s ofsetem 1 týden do budoucnosti pro ŘO. Nastavení periodicity, ukončení po definovaném počtu výskytů nebo datu ukončení. Možnost definovat aktivaci / deaktivaci časových pravidel v závislosti na výskytu systémové nebo datové události. Pevně definované: o navázané na pevné kalendářní datum o navázané na kalendářní datum popsané metadaty Plovoucí: o navázané na pole datum v jiné části systému o navázané na systémovou událost

16.4.2. Definice pravidel pro zprávy Cílem podprocesu je zajistit minimální, ale efektivní množství pravidel sloužících ke generování zpráv pro Informování žadatele / řídicího orgánu v souladu s potřebami monitorování. Rozsah kontrolované množiny pravidel bude spravován administrátorem a určenými pracovníky ŘO v zájmu zajištění přehlednosti a konzistence definovaných pravidel a jejich souladu s potřebami monitorování a jinými předpisy. Definice pravidel pro automatické generování zpráv systémem pouze na základě předdefinovaných typů událostí viz 16.4.1. Možnost specifikace primárního adresáta i adresátů "na vědomí" v rozsahu delegovaných eskalačních a delegačních pravidel a definované organizační struktuře. Konkrétní přiřazení bude v multidimenzionálním prostoru tvořeném jednotlivými typy prvků definovanými v sekci Definice typů událostí. Příkladem dimenzí v multidimenzionálním prostoru je


143/186

např. čas, aktivita uživatele, postup dokumentu ve workflow. Kombinací lze potom nastavit např. upozornění ŘO, že žadatel přečetl zaslanou zprávu a uplynulo více než 30 dnů a nebyl založen nový (zaslanou zprávou požadovaný) dokument. Definice hodnot parametrů, které převáží původní hodnoty v případě použití automatické eskalace a delegace. Možnost definice generování / zasílání okamžitě nebo v denním souhrnu. Možnost povolení / blokace zaslání notifikace / přeposlání celé zprávy na alternativní cílovou destinaci případně i s použitím alternativního komunikačního kanálu. Definice požadované úrovně průkaznosti pro doručení / přečtení zprávy.

16.4.2.1.

Zadání

Vytvoření nového pravidla zcela od začátku nebo možnost použít stávající pravidlo a modifikovat jeho parametry. ID Požadavek na systém 09IZŘO02.01.P1 Vytvoření nového pravidla vyplněním všech potřebných hodnot, primárně použito na tvorbu vzorových pravidel 09IZŘO02.01.P2 Vytvoření nového pravidla s defaultním automatickým omezením primárního výběru seznamu pravidel nabízených k modifikaci na pravidla dříve zadaná přihlášeným uživatelem nebo podle příslušnosti přihlášeného uživatele do skupin: modifikací již existujícího aktivního s uložením pod novým názvem využitím vzorového (předdefinovaného podle potřeb monitorování) využitím smazaného a jeho modifikací Vždy zůstává zachována informace o vazbě na zdrojové pravidlo a jeho verzi.

16.4.2.2.

Editace

Úprava pravidla pro generování zpráv, veškeré úpravy jsou i s datem změny protokolovány pro možnost zobrazení historie změn. Po editaci důležitých položek vycházejících z potřeb monitorování systém nabídne automatickou či asistovanou modifikaci existujících zpráv založených na tomto pravidlu i s možností použití filtrace podle jiných atributů. ID 09IZŘO02.02.P1 09IZŘO02.02.P2 09IZŘO02.02.P3 09IZŘO02.02.P4 09IZŘO02.02.P5

16.4.2.3.

Požadavek na systém Úprava stávajícího pravidla s povinností doplnit popisný komentář důvodu úpravy Zobrazení chronologické historie úprav pravidla s komentáři Zobrazení rozdílných hodnot mezi jednotlivými verzemi pravidla Zobrazení rozdílných hodnot mezi zobrazeným pravidlem a zdrojovým pravidlem Automatická / asistovaná modifikace zpráv založených na modifikovaném pravidlu

Smazání

Znamená to potlačení funkčnosti pravidla. Vlastní definice pravidla v systému zůstane zachována pro následnou možnost reaktivace nebo použití jako vzoru pro definici nového pravidla. ID 09IZŘO02.03.P1 09IZŘO02.03.P2

Požadavek na systém Zneplatnění pravidla Zobrazení stále aktivních workflow využívajících zneplatňované pravidlo s možností jejich „uvolnění“ přiřazením jiného pravidla v automatickém nebo asistovaném režimu


144/186

16.4.3. Zobrazení zpráv Cílem podprocesu je zajistit možnost protokolované manipulace se zprávami pro Informování žadatele / řídicího orgánu jak na úrovni zobrazení, tak i vytváření a povolené modifikace zpráv v souladu s potřebami monitorování. Možnost ručně vyvolat zobrazení všech zpráv přiřazených uživateli / skupině a jejich kontrolovaná správa. Použití výchozího filtru závisí na přihlášeném uživateli a kontextu, z něhož je zobrazení zpráv vyvoláno. Možnost filtrace na aktivní / všechny zprávy a podle rozsahu dat. Možnost prokliknutí ze zprávy na předmět, jehož se týká a jeho použití pro následné kontextové filtrování. V případě navázání na definované workflow zobrazení jeho postupu i s indikací dodržování definovaných paramertů. Pro nadřízeného v rámci definované organizační struktury možnost měnit pohled z přihlášené osoby na autory či adresáty zpráv. ID 09IZŘO03.P1 09IZŘO03.P2 09IZŘO03.P3

16.4.3.1.

Požadavek na systém Zobrazení relevantních zpráv pro přihlášeného uživatele na základě členství ve skupinách, rolích a přiděleném oprávnění Zobrazení pozice zprávy v aplikovaném workflow Změna aplikovaného výchozího filtru na zobrazení zpráv: ručně automaticky proklikem z definovaných položek obsahujících relevantní relační data (množina definovaných položek se mění v závislosti na pozici přihlášeného uživatele v organizační struktuře)

Vytvoření

Ruční vytvoření konkrétní zprávy, možnost použít jako poznámkový blok přihlášeného uživatele nebo zprávu přiřadit jinému uživateli (předání úkolu)/skupině (např. info pro všechny hodnotitele)/objektu (např. projektu). ID 09IZŘO03.01.P1

16.4.3.2.

Požadavek na systém Vytvoření nové zprávy a její zařazení podle adresáta do jedné z kategorií: privátní (sloužící jen jako poznámkový blok autora) vzorová (použití jako šablony v budoucnosti) skupinová (oslovení určité skupiny definované v rámci organizační struktury nebo definice oprávnění)

Editace

Ruční úpravy v povolených polích zprávy s protokolováním původní hodnoty a data změny. ID 09IZŘO03.02.P1 09IZŘO03.02.P2 09IZŘO03.02.P3

Požadavek na systém Úprava stávající zprávy v povolených polích a automatické verzování Zobrazení historie úprav Zobrazení rozdílných hodnot mezi jednotlivými verzemi


145/186

16.4.3.3.

Přiřazení

Ruční delegování existující zprávy jinému objektu (hlavně uživatelům / skupinám).

16.4.3.4.

Odložení

Odložení termínu splnění zprávy. Pokud je to povoleno/požadováno a parametry odložení splňují i další kriteria, tak automatické vygenerování notifikační zprávy v eskalační hierarchii.

16.4.3.5.

Smazání

Označení zprávy jako vyřízené, ve skutečnosti jen její zneviditelnění a označení příznakem, jestli se jednalo o automatické smazání v rámci definovaného workflow nebo ruční zásah zaprotokolovaného uživatele. Pokud je to povoleno / požadováno a parametry ručního smazání zaprotokolovaným uživatelem splňují i další kriteria, tak automatické vygenerování notifikační zprávy v eskalační hierarchii. ID

Požadavek na systém Automatické smazání (zneviditelnění) zprávy na základě postupu procesu do dalšího stavu workflow 09IZŘO03.05.P2 Ruční smazání (zneviditelnění) s případnou notifikací v eskalační hierarchii. 09IZŘO03.05.P1

16.4.4. Generování zprávy Cílem podprocesu je zajistit automatické vytváření zpráv systémem na základě požadavků zadaných uživateli a jejich ukládání do fronty ke zpracování. Využití administrátorem definovaných typů událostí viz 16.4.1 a aplikace definovaných pravidel na jejich použití viz 16.4.2.

16.4.4.1.

Výskyt události

Zpracovává se okamžitě při výskytu události. Přihlášení uživatele generuje mimo jiné události o oslovení skupiny z organizační struktury o oslovení nadřízeného o zpět převzetí automaticky delegovaných úkolů Událost podle definice administrátorem

16.4.4.2.

Výskyt časového okamžiku

Kontroluje se 1xdenně, zohledňuje se přehled pracovních dnů / svátků.

16.4.5. Odesílání zpráv Cílem podprocesu je zajistit automatizované doručení/zobrazení zpráv primárním příjemcům i příjemcům podle nastavených pravidel fixního a dynamického delegování. Podle zvolené požadované úrovně průkaznosti automaticky vybírá komunikační a notifikační kanál. Podle definovaných parametrů v 16.4.2 zaslání notifikace nebo i kopie na alternativní cílovou destinaci případně i s použitím alternativního komunikačního kanálu


146/186

16.4.5.1.

E-mail

Doručování zpráv podle nastavených pravidel jednotlivě nebo agregovaně za zvolené časové období / množství. ID

Požadavek na systém 09IZŘO05.01.P1 Automatické zasílání zpráv systémem 09IZŘO05.01.P2 Uživatelem vyžádané přeposlání zpráv podle volitelných filtrů

16.4.5.2.

Pop-up okno

Při přihlášení konkrétního uživatele / uživatele z definované skupiny, nebo při výskytu události (vygenerování urgentní zprávy) nebo na vyžádání uživatele. Možnost automatického filtrování obsahu podle kontextu, v němž bylo okno vyvoláno. Možnost nastavení vlastního filtru podle času, termínů, případů.

16.4.5.3.

Hromadné statistiky

Managerské statistiky pro jednotlivé interní uživatele a jejich nadřízené i externí uživatele a korespondující pracovníky ŘO. Možnost vyhodnocování dodržování procesních lhůt a termínů a jiných sledovaných parametrů včetně vyhodnocování vytížení jednotlivých interních uživatelů. Rozsah je kalkulován na cca 10 ks pro každý výrazně odlišný postup obsažený v potřebách monitorování.


147/186

16.5. Případy užití P9: Případ užití 1 Definice typů událostí

Systém 09JZŘO01_ Definice typu událostí

<>

09JZŘO01.01_ Událostní

<> NOK 09JZŘO01.02_ Časové <> Administrator IS <>

09JZŘO01.02.01_ Pevné

09JZŘO01.02.02_ Plovoucí

NOK

Administrator IS

Definice typů událostí

P9: Případ užití 2 Definice pravidel pro správy

Systém 09JZŘO02.01_ Zadání <>

Ţadatel 09JZŘO02_ Definice pravidel pro zprávy

Ţadatel

<>

09JZŘO02.02_ Editace

<>

09JZŘO02.03_ Smazání

ŘO

Definice pravidel pro zprávy


148/186

P9: Případ užití 3 Zobrazení zpráv

Systém 09JZŘO03_ Zobrazení zpráv

<>

09JZŘO03.01_ Vytvoření

<>

<>

09JZŘO03.02_ Editace

<> 09JZŘO03.03_ Přiřazení <> Uţivatel

09JZŘO03.04_ Odloţení

09JZŘO03.05_ Smazání

Zobrazení zpráv

P9: Případ užití 4 Generování zprávy

Systém <<System>> IS

09JZŘO04_ Generování zprávy

<>

09JZŘO04.01_ Výskyt událostí

<>

09JZŘO04.01.01_ Přihlášení uţivatele

<>

<> 09JZŘO04.02_ Výskyt časového okamţiku

09JZŘO04.01.02_ Událost

Generování zprávy


149/186

P9: Případ užití 5 Odesílání zprávy

Systém

09JZŘO05_ Odesílání zpráv

<>

09JZŘO05.01_ email

<> <<System>> IS

<>

09JZŘO05.02_ Pop-up okno

09JZŘO05.03_ Hromadné statistiky

Odesílání zpráv


150/186

17 P10: Monitorování a řízení operačního programu Proces náleží do úrovně Operačních programů a jejich struktury.

17.1. Seznam případů užití P10: PŘÍPAD UŽITÍ 1 MONITORING PRO ÚROVEŇ EK ......................................................................................... 162 P10: PŘÍPAD UŽITÍ 2 MONITORING PRO ÚROVEŇ NSRR, OP .............................................................................. 162 P10: PŘÍPAD UŽITÍ 3 SPRÁVA VERZÍ A SLEDOVÁNÍ PROCESU SCHVALOVÁNÍ ..................................................... 163

17.2. Vazba na ostatní procesy Proces č. 2 Proces č. 8 Proces č. 9 Proces č. 11 Proces č. 13

Proces č.2 umožní zadat plány pro vyhodnocování plnění cílů, které se uskutečňuje v procesu č. 10 Proces 10 žádá o platbu do EK, včetně výkazu výdajů, což řeší proces č. 8. Zajišťuje komunikaci mezi uživateli a jejich informovanost Proces č. 11 navazuje v rámci vyhodnocování Umožňuje registraci uživatelů systému

17.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů/počet: interní uživatel – projektový manažer / tisíce (cca 2000-3000) Současně pracujících uživatelů: stovky Periodicita použití: - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet za období: Reporty, evaluace, monitorovací zprávy / stovky (cca 300) Počet vložených dokumentů /velikost za období: stovky, desítky stran na dokument

17.4. Slovní popis 17.4.1. Monitoring OP – základní pravidla a vstupní předpoklady V rámci monitoringu OP bude zajištěno porovnání plánovaných ukazatelů (finance, indikátory, cíle) na úrovni operačního programu v hierarchickém členění dle vrstev a úrovní definovaných v úvodním dokumentu tj. v příloze č. P1_2 a v rámci procesu 1 a 2 tohoto dokumentu se skutečností, která bude zjišťována agregací dat z úrovně jednotlivých projektů, v případě indikátorů zároveň se zohledněním agregačních map indikátorů pro jednotlivé operační programy. Základní princip porovnávání je popsán v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu Detailní popis procesů – příloha P1_2_4. Na tento proces (č. 10), který provádí toto porovnávání na úrovni OP jako podklad pro regulaci plánování jednotlivých cílů a také výzev jako významného regulačního prvku, navazuje proces č. 11 se stejným cílem pro úroveň Národní.


151/186

To umožní efektivní sledování průběhu realizace operačního programu a přijímání včasných adekvátních opatření v případě detekce významné odchylky skutečnosti od plánu. Efektivitu procesu vyhodnocování bude ovlivňovat i kvalita plánování – pro tyto účely umožní Aplikace MS2014+ plánovat nejen na úrovni operačního programu a jeho vrstev, ale i na úrovni výzvy, která je dosud vnímána jako operativně - administrativní nástroj pro realizaci operačního programu, ale rozšířením výzvy o plánovací nástroje a atributy se s výzvy stává strategický nástroj přispívající k účinnému řízení operačního programu. Bude proto třeba zajistit porovnání plánovaných ukazatelů se skutečností též na úrovni výzvy – tato problematika je detailně popsána v procesu 3. Stěžejní roli v monitoringu operačního programu hrají indikátory, neboť jejich prostřednictvím lze vyhodnotit (alespoň do jisté míry) naplňování stanovených cílů, ke kterým jsou dané indikátory přiřazeny. Proto je třeba vzít v úvahu dokument „Doporučení pro nastavení indikátorů – podklad pro seminář „Role evaluace při přípravě a realizaci programového období 2014-2020“, který definuje základní principy pro tvorbu indikátorové soustavy pro období 2014+.http://www.strukturalnifondy.cz/Files/d4/d44d95ad-1a41-487a-ae38-f6785f00abc1.pdf Stěžejním předpokladem korektního monitoringu v oblasti indikátorů je včasné zahájení přípravy indikátorové soustavy, která bude mít jasně stanovená metodická pravidla a vzájemné vazby mezi jednotlivými úrovněmi implementace (Smlouva o partnerství, operační program, priorita, aktivita - patří sem jak oblast podpory, tak nástroje typu GG44, finanční nástroje, projekt). Podrobnější informace k hierarchii monitoringu definované prostřednictvím úrovní a vrstev je v dokumentu č. P1_2. Jedině tak bude možné v rámci sledování realizace projektů vyhodnotit, jak přispívají indikátory vybrané na úrovni konkrétních projektů k naplňování cílů aktivit, prioritní osy, operačního programu a Smlouvy o partnerství. Nelze ani zapomenout na nastavení a sledování vazby indikátorů na tematické cíle definované v Návrhu Obecného nařízení v čl. 11, případně na cíle stanovené na úrovni ČR. Obdobné nastavení hierarchických vazeb (vrstev) platí i pro monitoring finančního pokroku. Kromě porovnání plánu a skutečnosti bude Aplikace MS2014+ umožňovat i prostou agregaci dat z jednotlivých projektů/respektive plateb projektů (jedna platba v rámci projektu představuje nižší granularitu než projekt) dle definovaných filtračních kriterií na danou vrstvu – návaznost na modul Vytěžování dat, který je popsán v dokumentu P1_2_2 „Základní technické a funkční požadavky na systém MS 2014+“. Takto bude možné agregovat data jak z oblasti financí (podrobněji je rozsah monitorovaných dat pro oblast financí popsán v procesu 8 Realizace plateb), tak v oblasti věcných ukazatelů jako jsou např. indikátory, environmentální indikátory, horizontální témata, publicita, území, typ žadatele, typ výběrového řízení apod. Indikativní rozsah oblastí, které budou monitorovány v rámci této kapitoly: Smlouva o partnerství / program Program / prioritní osa / oblast podpory Nástroje typu GG Finanční nástroje 44

Nástroje typu GG – globální granty, integrované plány území, finanční nástroje


152/186

Výzvy Projekty (zdroj agregovaných dat) Monitoring subjektů Hodnocení pokroku v oblasti finančního a věcného monitoringu pro výše uvedené vrstvy Monitoring pro potřeby EK Lhůty (pro potřeby administrace a řízení) Výběrová řízení

17.4.2. Časové hledisko monitoringu OP Vzhledem k významné změně připravované pro programové období 2014+ spočívající v přezkumu výkonnosti operačních programů dle definovaných milníků a cílů (výkonnostní rámec) ve Smlouvě o partnerství v letech 2017 a 2019, na které bude vázáno přidělení výkonnostní rezervy ve výši 5% prostředků vyčleněných pro operační program, bude stěžejní také časové hledisko při sledování vývoje naplňování indikátorů v souladu se stanoveným výkonnostním rámcem. Tzn. bude nutné monitoring indikátorů na úrovni plánování a porovnání plánu a skutečnosti zajistit v členění po letech nebo ke stanoveným časovým milníkům, totéž platí pro monitoring plnění finančního plánu.

17.4.3. Monitoring pro úroveň EK Tato oblast je pro stávající programové období vymezena dokumentem METODICKÝ POKYN PŘEDÁVÁNÍ ÚDAJŮ DO DATABÁZE EVROPSKÉ KOMISE SFC 2007, verze březen 2011 V návaznosti na návrh Obecného Nařízení pro období 2014+, jehož plný název je uveden v příloze č. P1_2 je nutné na úrovni operačního programu zajistit celou řadu požadovaných výstupů, jejichž indikativní seznam je uveden v následující tabulce. Detailněji tyto povinností vymezí tzv. Prováděcí Nařízení EK, které v současné době není k dispozici. Monitoring pro úroveň EK bude koncipován tak, že bude využívat údaje sledované v rámci finančního a věcného monitoringu operačního programu a strukturovat tyto údaje do výstupů definovaných Prováděcím Nařízením pro strukturální fondy pro období 2014+, případně dle dalších požadavků EK na strukturu dat zasílaných do SFC. K tomuto účelu bude využíván modul Vytěžování dat (příloha P1_2_2) a dále šablony výstupních formulářů (viz požadovaný výstup 10MŘOP01.01.P9). Tato problematika je zároveň řešena v procesu 11.


153/186

V rámci tohoto procesu bude také probíhat schvalování dokumentů definovaných Obecným, případně Prováděcím Nařízením, nebo Nařízením vztahujícím se ke konkrétním strukturálním


154/186

fondům pro období 2014+ ze strany EK. Proces schvalování dokumentů je řešen modulem Podpora oběhu dokumentů popsaném v příloze P1_2_2. Dále budou vkládána povinná plánovaná data za daný operační program – návaznost na proces č. 2. ID 10MŘOP01.01.P1

10MŘOP01.01.P2

10MŘOP01.01.P3 10MŘOP01.01.P4 10MŘOP01.01.P5

10MŘOP01.01.P6 10MŘOP01.01.P7 10MŘOP01.01.P8

10MŘOP01.01.P9

Požadavek na systém Systém umožní evidovat verze, stavy a schvalovací worflow dokumentů podléhajících schválení EK, viz kapitola Pracovní postupy procesů v modulu Podpora oběhu dokumentů (příloha P1_2_2). Budou evidovány všechny dokumenty definované Nařízeními EK, viz kapitola Správa dokumentů v modulu Podpora oběhu dokumentů (příloha P1_2_2) bude k dispozici číselník, dokumentů (např. programový dokument, komunikační plán, výroční zpráva, zpráva o stavu řídících a kontrolních systémů, Auditní strategie apod.). Systém umožní vkládat, editovat a vyhodnocovat údaje za operační program a jeho vrstvy dle struktury definované v procesu 2 (např. finanční plán, cílové hodnoty indikátorů, vazby na cíle, odhady čerpání a další údaje dle budoucích požadavků EK). Systém umožní evidovat platby z EK danému operačnímu programu. Systém umožní zadat žádost o platbu do EK, včetně výkazu výdajů (vazba na proces č. 8 Realizace plateb). Systém umožní zadat údaje o velkých projektech. Požadavky na monitorování velkých projektů jsou specifické jak v oblasti stavů, tak v oblasti datových položek – pro základní orientaci odkazujeme na kapitolu 2.8 stávající Metodiky monitorování 2007-2013 s tím, že je pravděpodobné, že požadavky budou pro období 2014-2020 částečně modifikovány. Systém umožní zadávat a vyhodnocovat plnění indikátorů za daný operační program pro potřeby výroční zprávy – vazba na věcný monitoring OP. Systém umožní vyhodnotit finanční plnění operačního programu pro potřeby výroční zprávy operačního programu. Systém umožní převzít data pro oblast „monitoring pro úroveň EK“ z procesů 2 „Plánování OP“ a ze subprocesů tohoto procesu – subprocesů věcného a finančního plánování. Budou uchovávána ve strukturované podobě dle nadefinovaných oblastí. Dále bude možné rychlý přístup z této oblasti na zdrojová data. Vytváření výstupních dokumentů (výroční zprávy apod.) je řešeno pomocí šablon výstupních formulářů, viz modul Individuální formuláře (příloha P1_2_2).

Z hlediska realizace lze u této oblasti očekávat časový posun, vyplývající z potřeby součinnosti s EK a databází SFC. Dle zkušeností ze stávajícího programového období byly první semináře k této problematice realizovány až na podzim roku 2006 a v březnu 2007 (tj. v prvním roce realizace operačních programů) byly implementovány první oblasti (NSRR, operační programy, komunikační plán). Další oblasti byly řešeny průběžně v následujících třech letech.


155/186

17.4.4. Monitoring pro úroveň ČR (celonárodní), ŘO Základní rámec finančních toků je definován Metodikou finančních toků a kontroly strukturálních fondů a Fondu soudržnosti a lze očekávat, že obdobný dokument bude k dispozici i pro příští programové období. Odkaz na stávající platnou Metodiku je uveden v příloze č. P1_2. Základní rámec celkového monitoringu operačního programu je vymezen Metodikou monitorování programů strukturálních fondů a Fondu soudržnosti pro programovací období 2007-2013, MMR, verze 2.7, odkaz je uveden v příloze č. P1_2. Výchozím aspektem, který výrazně formuje celkové nastavení finančních toků a potřeby jejich monitoringu je předfinancování plateb příjemců ze státního rozpočtu a jejich následná refundace z prostředků EK, deponovaných na účtu PCO. Tyto prostředky jsou na účet PCO v členění pro jednotlivé operační programy zasílány z EK na základě zálohových a průběžných plateb, jejichž základní parametry budou definovány v Nařízeních EK pro období 2014+. Podkladem pro průběžné platby jsou tzv. výkazy výdajů o realizovaných platbách, které prošly procesem certifikace (podrobný popis a celkové grafické schéma finančních toků celou implementační strukturou je součástí procesu č. 8). Další subjekty, které se podílejí na definování potřeb pro tuto úroveň monitoringu, jsou řídící orgány budoucích operačních programů a národní koordinátor. Požadavky na monitorování programů lze v zásadě strukturovat dle požadavku na monitorované procesy a na monitorovaná data, která budou v rámci těchto procesů sledována. Z hlediska monitorovaných procesů jsou stěžejní následující klíčové procesy: Sledování věcného pokroku operačního programu Sledování finančního pokroku operačního programu Nicméně vlastní technické řešení monitoringu operačního programu by mělo být navrženo tak, aby umožňovalo flexibilně kombinovat údaje věcného a finančního monitoringu programu. Jako příklad lze uvést možnost zjištění objemu čerpání ve vazbě na konkrétní území, typ příjemce, procento čerpání plánované alokace vůči procentnímu plnění cílů/indikátorů, čerpání ve vazbě na typ financování, čerpání na definovaných aktivitách, a to na všech vrstvách operačního programu

17.4.4.1.

Věcný monitoring operačního programu

Věcný monitoring operačního programu vychází ze sledování dat o projektech, které následně agreguje na požadovanou úroveň definované vrstvy (operační program, prioritní osa, oblasti podpory, globální grant, atd.) a umožňuje zjišťovat agregovaná data z projektů podle dalších atributů, které jsou dostupné v datové oblasti projektu (např. místo realizace, typ příjemce, území atd.) a sledování agregace indikátorů včetně návaznosti na cíle definované v rámci hierarchické struktury (podrobný popis je uveden procesu 2). ID 10MŘOP02.01.P1

10MŘOP02.01.P2

Požadavek na systém Očekáváme možnost úvodního výběru nejen na úrovni operačního programu, ale i související hierarchie definované v dokumentu Obecné principy příloha P1_2, pokud nebude provedeno toto vstupní omezení, množnost kdykoliv získat informace dalším rozpadem volené hierarchie u těch atributů, kde existuje hierarchické členění. Data bude možné monitorovat minimálně v následujících oblastech:


156/186

10MŘOP02.01.01.P1

Základní informace o programu Vazba OP na Fond Vazba OP na tematické cíle Vazba OP na cíle Vazba OP na typy financování, nástroje GG Popis OP Koordinace termínů (např. Monitorovací výbory, Evaluace, Výzvy apod.) Indikátory – úroveň operační program Prioritní osy (základní charakteristika, navázané indikátory) Oblasti podpory (základní charakteristika, navázané indikátory) Dokumenty OP (verzování, označování platné verze), včetně Rozhodnutí o schválení programu (modul Podpora oběhu dokumentů, příloha P1_2_2) Výzvy Výkonné orgány Environmentální indikátory Územní aspekty realizace programu Monitoring subjektů Monitoring lhůt (statistické vyhodnocení klíčových lhůt pro vybranou hierarchii (např. doba od registrace žádosti o platbu po její úhradu pro vybranou prioritní osu vybraného operačního programu nebo porovnání průměrných lhůt administrace definovaných aktivit mezi operačními programy navzájem). Systém umožní monitoring v oblastech Kategorizace pomoci/tematické cíle/klíčová opatření (čl. 9,11 Návrhu Obecného nařízení pro období 2014+)45, cíle ČR

Určitým specifikem bude vyhodnocení indikátorů, kde nebude stačit jednoduchá agregace dat z projektové úrovně, ale bude nutné respektovat definované agregační mapy46. Součástí věcného monitoringu programu bude i sledování lhůt v rámci administrace. Protože se lhůty primárně sledují na úrovni projektů, v oblasti věcného monitoringu programu bude možné získat statistické hodnoty za zvolenou úroveň hierarchie operačního programu (průměrné lhůty, extrémní lhůty, mediány apod.)

17.4.4.2.

Finanční monitoring operačního programu

V rámci tohoto subprocesu budou dostupné agregované údaje o plánovaných alokacích, závazcích a realizovaných platbách pro úroveň vrstev definovaných v dokumentu Obecné principy, příloha P1_2, a dále v procesech 1 a v procesu 2, přičemž bude možné porovnat plán/alokaci se závazkem a s realizovanými platbami včetně členění dle klíčových milníků plateb47. Údaje o závazcích a realizovaných platbách budou získávány agregací dat z jednotlivých projektů, ze souhrnných žádostí o platbu, z nástrojů typů GG, z finančních nástrojů.

45

Případná provazba tematických cílů, cílů ČR a indikátorů nastavena v rámci procesu 2 Agregační mapa definuje vzájemné provazby mezi indikátory, bližší popis v příloze č. P1_2 a v procesu 2 47 Klíčové milníky platby – postihují celý finanční rok od registrace žádosti o platbu jednoho příjemce jednoho operačního programu po její proplacení (včetně evidence záloh a jejich vyúčtování, autorizaci, zařazení do souhrnné žádosti operačního programu na PCO, přes souhrnné žádosti, zařazení do certifikace a certifikace, včetně žádosti o platbu do EK). Bližší podrobnosti uvedeny v procesu 8 Realizace plateb. 46


157/186

Finanční monitoring bude postaven na předfinancování plateb příjemci ze státního rozpočtu a jejich následné refundaci do státního rozpočtu z prostředků strukturálních fondů, a bude sledován dle jednotlivých zdrojů, které tvoří financování projektu/programu. Finanční monitoring operačního programu by měl být dostupný z jedné oblasti (např. monitoring plateb – operační program v rámci modulu Vytěžování dat) a mělo by být možné propojit agregovaná finanční data i na některé atributy věcného monitoringu, viz příklad uvedený v úvodu kapitoly 6.1.4. ID 10MŘOP02.02.P1

10MŘOP02.02.P2

10MŘOP02.02.P3

10MŘOP02.02.P4

10MŘOP02.02.P5

Požadavek na systém Oblast monitoring plateb OP bude poskytovat informace jak o plánovaných platbách (finanční plány projektů, finanční plány operačního programu), závazcích plateb (finanční údaje ze Smluv a Dodatků) tak o registrovaných a realizovaných platbách v různých stadiích implementace plateb (počty žádostí o platbu, stavy žádostí o platbu, typy financování, typy plateb - např. platba příjemci, zálohové platby, jejich vyúčtování, souhrnné žádosti o platbu, realizované platby refundace SR, certifikace – to je pouze základní členění, které bude dále rozpracováno na základě budoucích metodik pro oblast finančních toků), v rozlišení dle zdrojů, typu platby, času, výzvy apod. Zadavatel požaduje zobrazování finančních údajů ve výše uvedené struktuře v kombinaci s atributy věcných údajů z věcného monitoringu. Data budou dostupná v definované měně (Kč, EUR) a systém umožní evidenci kurzů CZK/EUR (údaje zasílané z IS VIOLA). Systém umožní také porovnání plánu a skutečnosti v oblasti finančních toků ve zvolené časové dimenzi, a umožní varovná hlášení v případě překročení definované maximální odchylky plánu a skutečnosti. Možnost zobrazení trendů za delší časové období v definovaných klíčových milnících implementace (finanční objem zasmluvněných projektů, realizovaných plateb, certifikovaných plateb vůči finanční alokaci operačního programu). Pro vrstvu nástroje typu GG budou finanční data ve výše popsané struktuře dostupná jak na úrovni nástroje typu GG, tak na úrovni dílčích projektů, které pod tyto nástroje spadají. Požadavek na porovnání naplňování indikátorů/cílů vůči plánu s porovnáním čerpání finančních prostředků vůči alokaci např. Aplikace MS2014+ poskytne na základě nadefinovaných filtrů rychlou informaci, jaké je procentní naplňování plánovaných hodnot indikátorů na dané prioritní ose daného operačního programu a porovná tyto hodnoty s procentem čerpání finanční alokace na dané prioritní ose daného operačního programu. Požadujeme přehledný způsob zobrazování finančních dat programu v rámci jedné oblasti a důsledné oddělení oblasti monitoringu a oblasti administrace plateb, která bude řešena v rámci procesu 8.

Tento proces má úzkou vazbu na proces 8 realizace plateb. Další indikativní oblasti finančního monitoringu programu: Zůstatky na bankovním účtu Realizované platby z/do EK Pohledávky/závazky do EK Bankovní účty Kurzy


158/186

17.4.4.3.

Predikce

Predikce plateb budou založeny na agregovaných finančních plánech z projektů s možností editace a korekčních koeficientů dle zkušeností a specifik daného OP. Predikce by měly být dostupné na záložce Monitoring plateb OP. Pro efektivní predikce je důležitým východiskem sjednocení metodiky v oblasti finančních plánů. Pokud v této oblasti nebude nastavena jednotná metodika, lze očekávat větší tlak na specifická řešení pro jednotlivé řídící orgány, tj. více variant řešení. ID

Požadavek na systém 10MŘOP02.02.01.P1 Systém umožní agregovat finanční plány z projektů s možností editace a korekčních koeficientů dle zkušeností a specifik daného OP s možností porovnání s finanční alokací programu, zohlednění uskutečněných plateb, výpočet zůstatkové alokace apod.

17.4.4.4.

Plnění pravidla n+2

Na základě nadefinovaných algoritmů pro sledování tohoto pravidla a na základě agregace údajů realizovaných plateb splňujících relevantní podmínky z projektové úrovně bude možné rychlé vyhodnocení plnění pravidla n+2 pro zvolený operační program. Bližší informace o tomto pravidle jsou dostupné v dokumentu „Měsíční monitorovací zpráva o průběhu čerpání strukturálních fondů a fondu soudržnosti a národních zdrojů v období 2007-2013“, kapitola 4 (odkaz v příloze č. P1_2)

ID

Požadavek na systém 10MŘOP02.02.02.P1 Systém umožní Vyhodnocení plnění pravidla n+2 dle zadaných parametrů, algoritmů, finanční alokace programu a realizovaných plateb.

17.4.5. Vyhodnocení výzev, Protože výzva představuje účinný nástroj pro řízení operačního programu, uvádíme i zde potřebu monitoringu dat výzvy – bližší informace jsou dostupné v procesu 3. Požadavky na systém viz proces č. 3

17.4.6. Správa verzí Je nezbytné, aby bylo možné verzovat vybraná plánovaná data sledovaná na úrovni procesu 10. V rámci verzování je nutné rozlišit, která verze je aktuálně platná, která verze již není platná (s vymezením období, po které platná byla) a která verze je aktuálně v procesu schvalování.

17.4.6.1.

Správa verzí dat

Bude se jednat zejména o plánované údaje na úrovni operačního programu (zpravidla s rozpisem i do nižších úrovní struktury hierarchie OP) – např. finanční plán, kategorizace pomoci/tematické cíle, cílové hodnoty indikátorů apod. Pro tyto nadefinované datové okruhy bude možné sledovat verze v členění popsaném v úvodu. ID Požadavek na systém 10MŘOP03.01.P1 Systém umožní verzovat plánované údaje operačního programu s rozlišením platnosti verze (platná, stará verze).


159/186

17.4.6.2.

Správa verzí dokumentů

V rámci procesu schvalování dokumentace ŘO ze strany EK (součást procesu 2) je nutné registrovat všechny verze vložených dokumentů se záznamem o postupu/výsledku schvalovacího procesu. V rámci tohoto procesu bude ŘO umožněno vkládat i další dokumentaci, která sice nepodléhá schvalovacímu procesu ze strany EK, ale ŘO považuje za důležité tuto dokumentaci související s implementací operačního programu v systému registrovat. ID

Požadavek na systém 10MŘOP03.01.P1 Systém umožní registrovat elektronickou verzi listinných dokumentů operačního programu se záznamem schvalovacího procesu. Funkcionalitu zajišťuje modul Podpora oběhu dokumentů popsaný v kapitolách Správa dokumentů a Ukládaní a šíření vnitřní dokumentace příloha P1_2_2.

17.4.7. Sledování procesu schvalování Vzhledem k tomu, že proces schvalování vybraných dat/dokumentů může být několikastupňový a je do něj v rámci implementační struktury začleněn větší počet subjektů je důležité sledovat postup schvalování, registrovat aktéry schvalování, související data, a výsledek dílčího schvalovacího procesu. Byla by také vhodná možnost grafického zobrazení. Dále zvážit zavedení institutu vrácení k přepracování v režimu schvalování (urychlení schvalovacího procesu). ID 10MŘOP04.P1

Požadavek na systém Systém umožní zadat (workflow) a evidovat detail záznamu schvalovacího procesu pro definované oblasti dat a pro definované dokumenty. Funkcionalitu zajišťuje modul Podpora oběhu dokumentů a je popsaná v kapitole Pracovní postupy procesů, příloha P1_2_2.

17.4.8. Požadavky na výstupy Požadavky na finanční monitoring jsou také popsány v procesu 8 Realizace plateb s tím, že data zaznamenaná na úrovni jednotlivých projektů budou v této oblasti agregována do volitelné úrovně hierarchie/vrstvy operačního programu. Obdobný princip platí i pro indikátory se zohledněním agregačních map. Tento proces je koncipován primárně tak, aby poskytoval data potřebná pro monitoring, řízení a evaluace operačního programu, administrativní úkony – byť na vyšší hierarchii než je jeden projekt (souhrnná žádost o platbu) je řešen v procesu 8 Realizace plateb. Vazba na modul vytěžování dat. ID 10MŘOP05.P1 10MŘOP05.P2 10MŘOP05.P3

Požadavek na systém Možnost snadného porovnání plánu a skutečnosti na zvolené úrovni hierarchie operačního programu. Možnost exportu dat do vybraných formátů. Možnost zobrazení vybraného detailu v životním cyklu platby (např. zobrazení


160/186

10MŘOP05.P4 10MŘOP05.P5

pouze proplacených zálohových plateb, pouze plateb zahrnutých do souhrnné žádosti, pouze autorizovaných plateb apod.), pouze údajů za jeden zdroj48 včetně možnosti porovnání s plánovanou alokací, výběr referenčního období, zdroje platby apod. Možnost rychlého grafického zobrazení. Možnost agregace finančních údajů dle vybraných atributů věcného monitoringu (tematické cíle, území, typ příjemce apod.).

17.4.9. Monitoring nástrojů typu GG Nástroje typu GG představují mezistupeň mezi projektem a operačním programem. Implementací nástroje typu GG může být pověřen jiný subjekt, než řídící orgán. Pro nástroj typu GG je vyčleněna část alokace operačního programu, je určen jeho správce a jsou nadefinovány cíle a indikátory, které mají být nástrojem typu GG naplněny. Na nástroje typu GG jsou vyhlašovány výzvy. Na realizaci nástroje typu GG je uzavírána Smlouva/závazek. Vlastní realizace nástroje typu GG pak probíhá prostřednictvím jednotlivých projektů/akcí, pro které jsou vyhlašovány výzvy a které jsou standardně administrovány (proces 4,5,6) které musí být v souladu s cíli nástroje typu GG. Tyto projekty musí disponovat jednoznačným identifikátorem, který umožní jejich přiřazení k nástroji typu GG a to i v rámci jiného operačního programu. Tj. v rámci jednoho nástroje typu GG bude nutné sledovat naplňování indikátorů, případně i postup čerpání (agregací údajů z jednotlivých projektů/akcí z různých operačních programů). Další informace v procesu 8. ID 10MŘOP06.P1

10MŘOP06.P2

Požadavek na systém Monitoring těchto nástrojů umožní porovnání plánu, závazku a skutečnosti v oblasti věcného a finančního plnění nástrojů GG s provazbou na projekty/akce/finanční nástroje, které tyto nástroje typu GG naplňují (dvouúrovňová struktura implementace), zobrazení vybraného detailu, grafické zobrazení. Možnost exportu dat do vybraných formátů.

Funkcionalitu zajišťuje modul Vytěžování dat - příloha P1_2_2.

48

Zdroj – na struktuře financování operačního programu i na struktuře financování jednotlivého projektu se podílí více zdrojů, které se primárně člení do kategorií veřejné zdroje a soukromé zdroje. Veřejné zdroje se dále dělí na „Příspěvek Společenství“, což je zdroj hrazený ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti EU, a veřejné zdroje ČR. Veřejné zdroje ČR se dále dělí dle konkrétních veřejnoprávních subjektů, kteří se na financování projektu podílejí (např. státní rozpočet, rozpočty krajů, rozpočty obcí apod.).


161/186

17.5. Případy užití P10: Případ užití 1 Monitoring pro úroveň EK

Systém

10MŘOP01_ Monitoring pro úroveň EK

10MŘOP01.01_ Vytváření podkladů pro certifikaci

<>

<> 10MŘOP01.02_ Příprava a realizace SŢ a plateb

<>

ŘO

10MŘOP01.03_ Předávání údajů, vč. sledování postupu schvalování EK a dalších subjektů

Monitoring pro úroveň EK P10: Případ užití 2 Monitoring pro úroveň NSRR, OP

Systém

10MŘOP02_ Monitoring pro úroveň NSRR, OP

<>

10MŘOP02.01_ Věcný monitoring

<>

10MŘOP02.02_ Finanční monitoring

<>

10MŘOP02.01.01_ Vyhodnocení tematických cílů

<>

ŘO

10MŘOP02.02.01_ Predikce

<> 10MŘOP02.02.02_ Plnění pravidla n+2 ŘO

Monitoring pro úroveň NSRR, OP


162/186

P10: Případ užití 3 Správa verzí a sledování procesu schvalování

Systém

10MŘOP03_ Správa verzí

<>

10MŘOP03.01_ Správa verzí dat

<> 10MŘOP03.02_ Správa verzí dokumentu ŘO

Správa verzí 10MŘOP04_ Sledování procesu schvalování

ŘO

Sledování procesu schvalování


163/186

18. P11: Monitorování období

programového

Tento proces se týká vyhodnocování na Národní úrovni. Národní úroveň pojme funkce plánování, vyhodnocování dotací za celou republiku a koordinace Operačních programů. Úroveň EK je zahrnuta tak, že zde budou definovány vazby českých národních cílů a také těch cílů sousedních států, podílejících se s ČR na společném Operačním programu, které jsou v tomto OP realizovány (s příhraniční spolupráce) na tematické cíle vytyčené EK. Dále zde budou postiženy vazby na Cíle regionální politiky EU a jednotlivé Fondy EU. Uživatelem procesu bude především hlavní koordinátor přidělování dotací (v současném programovém období NOK). Pracovníci hlavního koordinátora využijí nástroje definované tímto procesem a Průřezovými moduly (dokument [3]) při vyhodnocování plnění cílů v národním rámci a vytváření předepsaných reportů pro nadřízené orgány a EK. Orgán pro koordinaci bude vydávat za účelem sledování průběhu realizace Smlouvy partnerství řadu analytických zpráv i na základě aktuálních potřeb a požadavků. Výsledky vyhodnocování budou důležité pro operativní o strategické řízení na národní úrovni. Zodpovědný gestor bude moci sledovat průběhy operativních plánů a také aktuálních hodnot plnění, porovnávat je s plánovanými hodnotami a sledovat trendy vývoje plnění cílů. Tím bude moci regulovat proces přidělování finančních prostředků z Fondů EU

18.1. Seznam případů užití P11: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SPRÁVA CÍLŮ DOTAČNÍ POLITIKY A SLEDOVÁNÍ VÝVOJE ................................................... 170 P11: PŘÍPAD UŽITÍ 2 VYTVÁŘENÍ REPORTŮ ......................................................................................................... 171


Proces č. 11 slouží pro vyhodnocení plánů zadaných v procesu č.1 Zajišťuje komunikaci mezi uživateli a jejich informovanost Proces č. 11 navazuje v rámci vyhodnocování Umožňuje registraci uživatelů systému

18.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů /počet: interní uživatel - pracovník NOK /desítky Periodicita použití: 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet za období: reporty/ stovky (cca 160) Počet vložených dokumentů /velikost za období: stovky, stovky (100-200) stran na dokument

18.4. Slovní popis Tento proces přináší přehled o metodách monitorování a vyhodnocování. Jsou to především Vytváření reportů a analýz Sledování operativních plánů Průběžné monitorování


164/186

Hierarchie úrovní, vrstev jednotlivých úrovní a jejich vzájemné vazby jsou popsány v dokumentu [1]. Procesní a metodický základ lze nalézt v dokumentu [1] a v popisu procesu č. 10, který s tímto procesem úzce souvisí.

18.4.1. Vytváření reportů Národní koordinátor bude pravidelně vypracovávat zprávy plnění cílů na Národní úrovni a také reporty pro EK. V následujících kapitolách jsou popsány reporty, které NOK vypracovává v současném programovém období. Je vysoká pravděpodobnost, že stejné reporty budou požadovány i v období příštím. Jsou zahrnuty i reporty, které vyplývají z návrhu nařízení EK pro příští programové období. K upřesnění dojde během fáze A4-Etapa I realizace. Dokument reportu bude obvykle obsahovat předdefinovanou hlavičku podle požadavků publicity EK, textovou část a výstupy strukturovaných dat z databáze centrálního úložiště Aplikace. Data budou zobrazena ve formě tabulek a grafů. U pravidelných reportů a analýz budou použity připravené šablony výstupních dokumentů. U analýz na aktuální téma budou vytvářeny individuální šablony - viz Průřezový modul Individuální formuláře v dokumentu [3]. Pro tyto účely jsou to v současném programovém období zejména následující výstupní sestavy, které pro ilustraci uvádíme: Finanční monitoring: o Údaje o projektech o Údaje o stavu čerpání finančních prostředků o Výkazy výdajů o Přehled projektů - shrnující věcné a finanční údaje o projektech Věcný monitoring: o Hodnoty indikátorů na programech o Přehled synergických projektů o Informace o rozpisu využití fondů – Kategorizace pomoci o Věcný monitoring projektů dle vybraného indikátoru o Informace o věcném pokroku o Údaje o stavu realizovaných výzev o Hodnoty indikátorů za Národní úroveň Zprávy mohou mít více tvůrců, proto je potřeba zajistit sdílení nebo předávání dokumentu. Pro vytváření datových výstupů bude použita funkcionalita modulu Vytěžování dat popsaného v dokumentu [3].

18.4.1.1.

Zpráva o realizaci

Zpráva se připravuje jednou ročně pro Řídící koordinační výbor. Obsahuje roční zprávu o čerpání finanční alokace a věcném plnění v oblasti fondů za Českou republiku a také za jednotlivé Operační programy. Dokument bude obsahovat textovou část a tabulky s hodnotami, které budou vyexportovány ze strukturovaných dat databáze systému. Dokument bude uložen jako vnitřní dokument do systému.

18.4.1.2.

Zprávy o realizaci Operačního programu

Zpráva o realizaci operačního programu hodnotí pokrok v dosahování cílů programu jako celku i cílů stanovených pro každou prioritní osu, poskytuje informace o věcném a finančním plnění programu, o případném odklonu od původně stanovených cílů, podává informace o administrativním zajištění


165/186

programu a o problémech s realizací programu a přijatých opatřeních a o dalších skutečnostech souvisejících s realizací programu. Zpráva je předkládána členům monitorovacího výboru na každém jednání monitorovacího výboru. Tato zpráva patří do gesce manažerů Operačních programů, viz proces č. 10. Zpráva je kontrolována a schvalována NOK.

18.4.1.2.1.

Vytváření zprávy o realizaci OP

Dokument bude obsahovat textovou část a tabulky s hodnotami, které budou vyexportovány ze strukturovaných dat databáze systému. Dokument bude uložen do systému ve vazbě na monitorovací výbor.

18.4.1.2.2.

Kontrola zprávy o realizaci OP

NOK kontroluje a schvaluje zprávu. Do systému bude zaznamenána komunikace mezi zodpovědnými gestory a výsledek schvalování.

18.4.1.2.3.

Zveřejnění měsíční o realizaci OP

Po odsouhlasení znění zprávy dojde k jejímu zveřejnění a uložení v dokumentech v režimu vnitřní dokumentace.

18.4.1.3.

Měsíční monitorovací zprávy (MMZ)

Měsíční monitorovací zpráva informuje o průběhu čerpání finančních prostředků ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti a národních zdrojů na Národní úrovni a na úrovni jednotlivých operačních programů a poskytuje meziměsíční srovnání dat získávaných z Aplikace MS2014+. Dokument pravidelně obsahuje také analýzu na požadované téma.

18.4.1.3.1.

Vytváření měsíční monitorovací zprávy

Dokument bude obsahovat textovou část a tabulky s hodnotami, které budou vyexportovány ze strukturovaných dat databáze systému. Pro stálou část dokumentu budou předdefinované výstupní sestavy s daty zpřístupněnými ze systému a uloženy do dokumentu formou tabulky. Pro část analýzy bude potřeba vytvořit sestavu uživatelskou. Dokument bude uložen jako vnitřní dokument do systému s verzí a datem a časem vzniku.

18.4.1.3.2.

Kontrola měsíční monitorovací zprávy

Zástupci řídících orgánu opatří připomínkami a gestor následně zprávu finalizuje. Připomínkové řízení je zaznamenáno v systému.

18.4.1.4.

Evaluace pokroku

Evaluace se budou provádět před začátkem programového období, několikrát v jeho průběhu a po jeho konci. Evaluace bude často dodávat externí firma. Ze systému budou získány vstupní hodnoty potřebné pro evaluace a budou předány z předem definovaných sestav formou tabulek (.xls souborů apod.) zhotoviteli evaluace. Výsledek evaluace bude uložen do systému.


166/186

18.4.1.4.1.

Evaluace věcného pokroku

Evaluace bude probíhat v oblasti věcného plnění- indikátorů a horizontálních témat za Národní úroveň a úroveň OP.

18.4.1.4.2.

Evaluace finančního pokroku

Evaluace bude probíhat v oblasti finančního čerpání plánované alokace za Národní úroveň a úroveň OP.

18.4.1.4.3.

adHoc evaluace

Pro adHoc evaluace budou užity předefinované sestavy dat, ale především v daný okamžik uživatelsky nadefinované sestavy.

18.4.1.4.4.

Strategické evaluace pro EK

Budou prováděny 2x za programové období na základě požadavků definovaných EK. Předávány budou prostřednictvím systému SFC.

18.4.1.5.

Vykazování do EK

18.4.1.5.1.

Finanční přehled

Cílem je informovat o finančních alokacích pro stanovené operační programy ve členění po jednotlivých fondech v jednotlivých letech.

18.4.1.5.2.

Výroční zpráva

Výroční zpráva slouží Komisi jako nejdůležitější zdroj informací o prováděných investicích. Poskytnuté informace mohou vést k diskuzi o zohlednění specifických národních, regionálních či lokálních potřeb v OP mezi řídícím orgánem a EK a tudíž ke stálému zdokonalování celkového výkonu strukturálních fondů a Fondu soudržnosti. Na zprávě spolupracuji zástupci jednotlivých Řídících orgánů s pracovníky NOK.

18.4.1.5.3.

Vytváření zpráv pro EK

Dokument bude obsahovat textovou část a tabulky s hodnotami, jejichž struktura je předem definovaná EK. Data tabulek budou vyexportovány ze strukturovaných dat databáze systému. Dokument bude uložen jako vnitřní dokument do systému.

18.4.1.5.4. ID 11MPO01.P1 11MPO01.P2

11MPO01.P3 11MPO01.P4

Odesílání zpráv do EK Požadavek na systém Aplikace umožní sestavit report na základě šablony výstupních inteligentního formuláře a vložit do systému. Aplikace umožní vložit do systému report jako externě vypracovaný dokument ve formě digitalizovaného listinného dokumentu (naskenovaný dokument) i ve formě digitálního dokumentu (soubor). Aplikace umožní podat report ke schválení nebo kontrole. Aplikace umožní zadat gestorovi výsledek schvalování nebo kontroly reportu


167/186

11MPO01.P5 11MPO01.P6

s vazbou k příslušnému reportu. Aplikace zajistí oběh dokumentu/ů reportu podle předem připraveného a vloženého postupu a zpřístupní jej schvalovatelům k připomínkám. Aplikace umožní vložit ve vhodném textovém módu připomínky a návrh změn.

11MPO01.P8

Aplikace bude sledovat jednotlivé kroky činností, procesů (workflow) a bude je srozumitelně graficky znázorňovat a oznamovat jednotlivým osobám procesu, že dokument je jim zpřístupněn pro jejich práci. Aplikace bude dále upozorňovat na blížící se termín ukončení nebo překročení termínu jednotlivých kroků.

11MPO01.P9

Aplikace umožní předat dokument/y reportu do EK pomocí IS SFC. Informace o IS SFC lze nalézt v dokumentu *6+. Reporty budou odesílány přes rozhraní systému do evropského systému SFC jednak formou strukturovaných dat a také jako textový dokument. Aplikace umožní přenést výsledky schvalování reportu, včetně připomínek schvalovatele EK, pomocí informačního systému SFC do MS2014+. Report postupně projde připomínkovým řízením. Pokud nejsou již připomínky, Aplikace oznámí garantovi programového období, že report byl přijat. Garantovi reportu Aplikace umožní zapracovat připomínky nebo přijmout/nepřijmout změny dokumentu/ů. Připomínky i verze dokumentu/ů ze všech fází schvalovacího procesu budou uloženy do systému a systémem vhodně označeny. Historie verzí bude uživateli k nahlédnutí. Aplikace uloží a označí schválenou verzi reportu. Uloží elektronické obrazy finální verze všech dokumentů tvořících report, a to ve verzi, která bude identická s fyzicky předkládanou zprávou. Aplikace umožní sestavit report ze všech jeho částí, vytvořit z něho dokument/y vhodného formátu/y (PDF, .doc apod.)a vytisknout. Další požadavky na systém jsou pokryty průřezovými moduly Aplikace MS 2014+: Pro správu dokumentu je určen Modul Podpora oběhu dokumentů popsaný v dokumentu [3]. Pro tvorbu dokumentů budou použity šablony výstupních formulářů z Modulu Individuální formuláře popsaný v dokumentu [3]. Využijí se sestavy výstupních dat, jejichž tvorba je popsána v Modulu Vytěžování dat popsaném v dokumentu [3]. Jednotlivé pracovní postupy při schvalování a kontrole reportů budou realizovány pomocí Modulu Podpora oběhu dokumentů, kapitola Pracovní postupy procesů z dokumentu [3]. Po schválení budou dokumenty uloženy v režimu vnitřní dokumentace, což zajistí Modulu Podpora oběhu dokumentů, kapitola Ukládaní a šíření vnitřní dokumentace z dokumentu [3].

11MPO01.P10 11MPO01.P11 11MPO01.P12 11MPO01.P13

11MPO01.P14

18.4.2. Vyhodnocování plánů cílů Zodpovědný gestor bude moci sledovat průběhy operativních plánů a také aktuálních hodnot plnění, porovnávat je s plánovanými hodnotami a mezní hodnotou (křivkou) a sledovat trendy vývoje plnění cílů. To mu umožní rozhodovat se v regulaci procesu poskytování dotací pomocí plánování a parametrů vyhlašovaných výzev (viz modul Simulování reality výzev v procesu č. 3) nebo přesuny


168/186

alokace finančních prostředků a podmínek cílů na Národní úrovni a na úrovni Operačních programů (OP, Prioritních os nebo dalších vrstev). Algoritmus porovnávání plánu a skutečnosti a vyhodnocování výsledků (Vyhodnocování plánu následující dvě kapitoly) pro potřeby regulace přidělování finančních prostředků v celé dotační struktuře je popsán v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. Tento proces zajišťuje národní úroveň.

18.4.2.1.

Vyhodnocování plánu financování

Sledování a návrhy regulace v oblasti čerpání finanční alokace na Národní úrovni.

18.4.2.2.

Vyhodnocování plánu indikátorů

Sledování a návrhy regulace v oblasti věcného plnění indikátorů a jiných ukazatelů na Národní úrovni.

18.4.3. Průběžné monitorování Gestor NOK (pracovník koordinačního orgánu) bude průběžně sledovat průběh vývoje programového období z různých úhlů pohledu a za zvolený časový interval. Bude sledovat čerpání finančních alokací a v souvislosti s tím i plnění věcných ukazatelů (definice v kapitole Správa věcných ukazatelů v procesu č.1). Pro plnění definovaných cílů jsou vyhodnocovány především indikátory, ale důležitým hlediskem jsou i různé dopady na životní prostředí a na společnost jako takovou. Proto se budou sledovat ukazatele, jako jsou environmentální indikátory a dopad realizovaných projektů na životní prostředí. Dále dopady projektů na území, ve kterém jsou realizovány a na rovné příležitosti pro občany např. z „genderového“ hlediska nebo z pohledu menšin. Dále bude sledováno hledisko neporušení principů hospodářské soutěže – vyloučení Veřejné podpory, která zvýhodňuje určité podniky nebo určitá odvětví výroby a ovlivňuje obchod mezi členskými státy (viz dokument [2]). Zde popsané ukazatele jsou požívané v současném programovém období a je pravděpodobné, že jejich výčet se může pro příští období změnit. Dopadové ukazatele nebudou obvykle plánovány pro úrovně a vrstvy hierarchie jako je tomu u indikátorů, ale jsou atributem jednotlivých projektů. Již v projektové žádosti žadatel přidělí těmto ukazatelům „plánovanou“ hodnotu a v průběhu realizace projektu budou vykazovány jejich výsledky. To znamená, že vyhodnocování těchto ukazatelů bude probíhat z projektové úrovně (nahoru) do vyšších úrovní a vrstev a celkově za republiku budou vykazovány i pro EK. Dále bude sledováno i čerpání finančních alokací a s tím souvisejících věcných ukazatelů z pohledů jednotlivých Fondů EU a Cílů regionální politiky EU. Pro výše popsané vyhodnocování gestor NOK využije nástroje definované v Průřezovém modulu Aplikace MS2014+ Modul Vytěžování dat popsaném v dokumentu [3].


169/186

18.5. Případy užití P11: Případ užití 1 Správa cílů dotační politiky a sledování vývoje

Systém 11MPO02_ Vyhodnocování plánů cílů

<>

11MPO02.01_ Vyhodnocování plánu financování

Gestor NOK <>

11MPO02.02_ Vyhodnocování plánu indikátorů

Správa cílů dotační politiky

11MPO03_ Průběţné monitorování Gestor NOK

Průběţné monitorování


170/186

P11: Případ užití 2 Vytváření reportů

Systém 11MPO01.02.01_ Vytváření zprávy o realizaci OP

11MPO01.01_ Zpráva o realizaci <>

11MPO01.02.02_ Kontrola zprávy o realizaci OP

<> 11MPO01.02_ Zpráva o realizaci OP

Gestor NOK

11MPO01.03_ Měsíční monitorovací zprávy

<>

11MPO01.02.03_ Zveřejnění zprávy o realizaci OP, uloţení k dokumentům MV

<>

<> 11MPO01.03.01_ Vytváření měsíční MZ

<> <> <>

Gestor ŘO

11MPO01.03.03_ Zveřejnění měsíční MZ

<>

11MPO01.03.02_ Kontrola měsíční MZ Gestor NOK 11MPO01_ Vytváření reportů

<>

<> 11MPO01.04_ Evaluace pokroku

Evaluátor

11MPO01.04.01_ Evaluace věcného pokroku

<> <> <> Gestor NOK

Externí dodavatel

11MPO01.04.02_ Evaluace finančního pokroku

<>

11MPO01.04.03_ Strategická evaluace pro EK

11MPO01.04.04_ adHoc evaluace

11MPO01.05_ Vykazování do EK

<> 11MPO01.05.01_ Finanční přehled <>

<> 11MPO01.05.02_ Výroční zpráva

<>

Gestor NOK

11MPO01.05.03_ Vytváření zpráv pro EK 11MPO01.05.03_ Odesílání zpráv do EK

<<System>> IS SFC2014+

Vytváření reportů


171/186

19. P12: Administrace nesrovnalostí Administrace nesrovnalostí je důležitým aspektem při monitorování dodržování podmínek, za kterých byla přidělena dotace. Cílem procesu je umožnění zadávání informací o nesrovnalostech, sledování jejich vývoje, generování kontrolních sestav a komunikace s externími systémy (IMS). Nesrovnalostí se rozumí porušení právních předpisů ES nebo ČR v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU nebo ve veřejném rozpočtu ČR. Důležitou charakteristikou hlášení nesrovnalostí je, že se systém hlášení dělí na vnitřní a vnější úroveň. Vnitřní úroveň se týká subjektů na národní úrovni a vnější úroveň hlášení nesrovnalostí popisuje informační povinnost ve vztahu k EK. Proto se v MS2014+ počítá s tím, že budou existovat dva formuláře hlášení nesrovnalosti – pro vnější a vnitřní úroveň. Data z formuláře vnější úroveň hlášení se pak budou pomocí definovaného rozhraní přenášet do IMS. Je nutno upozornit na to, že proces č. 12 Administrace nesrovnalostí obsahuje „citlivá data“ a proto bude náhledové i editační právo striktně omezeno příslušnými rolemi, které musí uživatel MS2014+ mít. Data z této oblasti budou využívat zástupci ŘO, ZS, PCO ČR, AO ČR, NOK, OSMS, CKB AFCOS a dalších oprávněných institucí.

19.1. Seznam případů užití P12: PŘÍPAD UŽITÍ 1 REGISTRACE NESROVNALOSTI A FINÁLNÍ ULOŽENÍ NESROVNALOSTI + UZAMKNUTÍ ....... 176 P12: PŘÍPAD UŽITÍ 2 VERZOVÁNÍ HLÁŠENÍ NESROVNALOSTI + UZAMKNUTÍ ...................................................... 176 P12: PŘÍPAD UŽITÍ 3 VYŘEŠENÍ NESROVNALOSTI + UZAMKNUTÍ ........................................................................ 177 P12: PŘÍPAD UŽITÍ 4 KONTROLA A POSUZOVÁNÍ NESROVNALOSTÍ.................................................................... 177 P12: PŘÍPAD UŽITÍ 5 ODESLÁNÍ NESROVNALOSTI DO EXTERNÍHO SYSTÉMU ..................................................... 177

19.2. Vazba na ostatní procesy Pro administraci nesrovnalostí bude využíván zejména proces č. 7 – správa a monitorování projektů. Proces č. 12 bude dále podporován činností procesu č. 9 – informování žadatele/řídícího orgánu a v případě, že budou v procesu č. 12 využívány vratky, bude vázán též na proces č. 8 – realizace plateb.

19.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů /počet: interní uživatelé s právem náhledu/ stovky (cca 250) interní uživatelé s editačním právem /stovky (cca 100) Periodicita použití: nepravidelná/ v průběhu kalendářního roku výrazný nárůst okolo čtvrtletí/ v průběhu programového období stoupá četnost používání procesu Typ výstupu /počet: Formuláře hlášení nesrovnalosti a další sestavy/ 15 000 za programové období Počet vložených dokumentů/velikost: žádné přílohy, jsou pouze strukturovaná data


172/186

19.4. Slovní popis Nesrovnalostí se rozumí porušení právních předpisů ES nebo ČR v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU nebo ve veřejném rozpočtu ČR, a to započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu EU nebo do veřejného rozpočtu ČR. Povinnost a způsob hlášení nesrovnalostí vychází z příslušné legislativy. Důležitou charakteristikou hlášení nesrovnalostí je, že se systém hlášení dělí na vnitřní a vnější úroveň. Vnitřní úroveň se týká subjektů na národní úrovni, tj. zejména hlášení mezi subjekty zapojenými do implementace operačního programu až po úroveň pracovníků sítě AFCOS. Za vnitřní strukturu hlášení zodpovídá ŘO. Vnější úroveň hlášení nesrovnalostí navazuje na vnitřní úroveň hlášení a popisuje informační povinnost ve vztahu k EK. Vnější úroveň hlášení není identická s vnitřní úrovní. Vnější úroveň hlášení nesrovnalostí v rámci ČR zajišťují Centrální kontaktní bod sítě AFCOS a lokální kontaktní body sítě AFCOS. Povinnosti a pravidla pro hlášení nesrovnalostí na vnější úrovni jsou vymezena z úrovně Nařízení EK. Evropskou komisi je nutné pravidelně informovat o případech nesrovnalostí či důvodných podezřeních na nesrovnalost, jejichž dopad na rozpočet EU je vyšší než 10 000 €. Případy podezření na podvodné jednání se hlásí vždy. Pokud se jedná o takový typ nesrovnalosti, u něhož by mohla být obava z rychlého šíření mimo území ČR nebo ukazuje na použití nových nežádoucích praktik, je ČR povinná nahlásit nesrovnalost neprodleně. Hlášení nesrovnalosti obsahuje identifikaci nesrovnalosti, její klasifikaci, informace o porušení legislativy a o osobách/subjektech, jež nesrovnalost zapříčinily. Dále je v něm zaznamenán finanční dopad nesrovnalosti, průběh řízení a informace o vymáhání částek dotčených nesrovnalostí. V MS2014+ se počítá s tím, že budou existovat dva formuláře hlášení nesrovnalosti – pro vnější a vnitřní úroveň hlášení. Prozatím nemohou být blíže vymezeny rozdíly v nastavení formulářů, poněvadž ještě nejsou dostupné informace o případných legislativních změnách, které se této oblasti týkají. Nesrovnalosti budou zadávány na projekty, nástroje typu globálních grantů a programy nebo jejich části (prioritní osu, oblast či podoblast podpory). Vzhledem k tomu, že se v hlášení nesrovnalostí objevují „citlivá data“, bude náhledové i editační právo striktně omezeno příslušnými rolemi, které musí uživatel MS2014+ mít. Zástupci jednotlivých ŘO a lokálních bodů AFCOS budou mít možnost náhledu resp. editace jen u svého operačního programu. Zástupci PCO ČR, AO ČR, NOK, OSMS, CKB AFCOS a dalších oprávněných institucí budou mít přístup k informacím všech operačních programů.

19.5. Seznam subprocesů ve vazbě na IS 19.5.1. Registrace nesrovnalosti Tento proces se skládá z následujících dílčích subprocesů: Zadání údajů o nesrovnalosti, Správa a editace údajů.


173/186

19.5.1.1.

Zadání údajů o nesrovnalosti

Vyplnění formuláře hlášení nesrovnalosti v centrální části MS2014+ s omezeným přístupem (přímo pro oblast nesrovnalostí budou vytvořeny specifické role, které budou rozděleny dle práv na náhledové a editační). Z důvodu, že často není možné zadat najednou všechna relevantní data, je nutné zavést funkci průběžného ukládání pracovní verze hlášení nesrovnalosti. Při vyplňování hlášení nesrovnalostí bude v maximální možné míře využíváno automatické předvyplňování dat, která jsou již v systému zadána.

19.5.1.2.

Správa a editace údajů

Doplňování a upřesňování polí je možné v první verzi hlášení do doby, než je hlášení nesrovnalosti finálně uloženo. Do toho okamžiku je také možné hlášení nesrovnalosti smazat. V druhé a vyšší verzi lze upravovat hlášení nesrovnalosti po dobu celého kalendářního čtvrtletí. ID Požadavek na systém 12AN01.01.P1 Systém umožní vytvořit formulář hlášení nesrovnalosti a uložit jeho pracovní verzi uživatelům s příslušným oprávněním 12AN01.01.P2 Systém dotáhne do formuláře hlášení nesrovnalosti nadefinovaná data z ostatních částí IS 12AN01.01.P3 Systém umožní nahlížet na hlášení nesrovnalosti uživatelům s příslušným oprávněním 12AN01.02.P4 Systém umožní editovat formulář hlášení nesrovnalosti uživatelům s příslušným oprávněním

19.5.2. Finální uložení nesrovnalosti + uzamknutí Každá první verze nového případu nesrovnalosti musí být před koncem kalendářního čtvrtletí finálně uložena (vyšší verze se finálně neukládají, ale s koncem čtvrtletí se automaticky uzamykají). Je možné, že i nadále přetrvá požadavek na to, aby v první verzi bylo zamezeno možnosti hlášení nesrovnalosti vyřešit. ID 12AN02.P1 12AN02.P2

Požadavek na systém Systém umožní formulář hlášení nesrovnalosti finálně uložit uživatelům s příslušným oprávněním Systém finálně uložené hlášení nesrovnalosti automaticky uzamkne

19.5.3. Verzování hlášení nesrovnalostí + uzamykání Slouží k zaznamenávání průběhu šetření nesrovnalostí. První verze hlášení nesrovnalosti je vytvořena uložením záznamu. Toto hlášení ale musí být následně finálně uloženo (pokud není finálně uloženo, tak se k novému čtvrtletí uzamkne automaticky). Ke vzniku dalších verzí dochází kvůli potřebě dané hlášení nesrovnalosti editovat, případně vyřešit. K uzamykání 2. a vyšší verze bude docházet posledního dne kalendářního čtvrtletí před půlnocí. Pokud řešení nesrovnalosti přetrvává a je potřeba hlášení nesrovnalostí dále editovat, jsou v dalších čtvrtletích zakládány další verze. ID Požadavek na systém 12AN03.P1 Systém umožní vytvářet verze formuláře hlášení nesrovnalosti 12AN03.P2 Systém umožní zobrazovat hlášení nesrovnalosti libovolné verze 12AN03.P3 Systém vytvořené verze hlášení nesrovnalosti automaticky uzamkne ke konci čtvrtletí


174/186

19.5.4. Kontrola a posuzování nesrovnalosti Tento proces se skládá z následujících dílčích subprocesů: Generování kontrolních sestav, Posouzení nesrovnalosti.

19.5.4.1.

Generování kontrolních sestav

Budeme požadovat předvytvořené sestavy Hlášení nesrovnalosti (se všemi poli z formuláře hlášení nesrovnalosti) a patrně i nějaké další předvytvořené sestavy dle požadavků ŘO, CKB AFCOS, případně Souhrnné čtvrtletní hlášení pro potřeby PCO. V případě, že bude možné použít obecný reportovací nástroj s pokročilým filtrováním, který uživatelům umožní získat data dle aktuálních potřeb, vyvstane zřejmě menší potřeba vytvářet pevně dané předvytvořené sestavy.

19.5.4.2.

Posouzení nesrovnalosti

Příslušný pracovník - lokální bod AFCOS (předpokládá se, že tomu tak bude i nadále) posoudí, zda bude hlášení předáno do EK v rámci vnějšího okruhu hlášení. ID Požadavek na systém 12AN04.01.P1 Systém umožní uživatelům generovat předvytvořené sestavy nesrovnalosti a případně i další 12AN04.01.P2 Systém umožní uživatelům generovat další sestavy dle aktuálních potřeb

Hlášení

19.5.5. Odeslání nesrovnalosti v rámci vnější úrovně hlášení V současné době toto odesílání funguje v rámci Systému řízení nesrovnalostí (IMS) pomocí ručního vyplňování formuláře. Zde bude vhodné nastavit komunikační kanál s IMS tak, aby nemuselo docházet k zadávání dat ručně. Předpokládáme přenos dat pomocí definovaného rozhraní mezi MS2014+ a IMS. Toto ovšem závisí na stanovisku EK (PCO ČR a CKB AFCOS souhlasí s tímto postupem). ID 12AN05.P1

Požadavek na systém Systém umožní zaslat nadefinovaná data přes rozhraní do IMS

19.5.6. Vyřešení nesrovnalosti + uzamknutí Vyřešení nesrovnalosti je konečným stavem hlášení nesrovnalosti. IS umožní uživateli vyřešit hlášení nesrovnalosti jen za určitých podmínek (uživatel musí v příslušných polích formuláře vybrat danou možnost). Po vyřešení nesrovnalosti již nebude možno hlášení nesrovnalosti editovat. Jakékoli další změny na hlášení nesrovnalosti pak bude možno provést jen konverzí. Vyřešená nesrovnalost se po ukončení příslušného čtvrtletí naposledy načte do Souhrnného hlášení nesrovnalosti (případně dalších sestav) a tím je celý proces evidence a šetření nesrovnalosti ukončen. ID 12AN06.P1 12AN06.P2

Požadavek na systém Systém umožní uživateli vyřešit hlášení nesrovnalosti Systém vyřešené hlášení nesrovnalosti automaticky uzamkne


175/186

19.6. Případy užití P12: Případ užití 1 Registrace nesrovnalosti a finální uložení nesrovnalosti + uzamknutí

Systém 12AN01_ Registrace nesrovnalosti

12AN01.01_ Zadání údajů o nesrovnalosti

<>

<> 12AN01.02_ Editace, doplňování údajů ŘO

Registrace nesrovnalosti

12AN02_ Finální uloţení nesrovnalosti + uzamknutí ŘO

Finální uloţení nesrovnalosti + uzamknutí

P12: Případ užití 2 Verzování hlášení nesrovnalosti + uzamknutí

Systém 12AN03_ Verzování hlášení nesrovnalosti + uzamykání

ŘO

<>

12AN03.01_ Editace, doplňování údajů

Verzování hlášení nesrovnalosti + uzamknutí


176/186

P12: Případ užití 3 Vyřešení nesrovnalosti + uzamknutí

12AN06_ Vyřešení nesrovnalosti + uzamknutí

Systém

ŘO

Vyřešení nesrovnalosti + uzamknutí

P12: Případ užití 4 Kontrola a posuzování nesrovnalostí

Systém 12AN04_ Kontrola a posuzování nesrovnalosti

<> 12AN04.01_ Generování kontrolních sestav <>

ŘO PCO NOK CKB AO Lokál.kont.body Další oprávněné AFCOS sítě AFCOS instituce 12AN04.02_ Posouzení nesrovnalosti AFCOS

Kontrola a posuzování nesrovnalosti P12: Případ užití 5 Odeslání nesrovnalosti do externího systému

Systém

<<System>> MS14+ 12AN05_ Odeslání nesrovnalosti do ext. systému CKB AFCOS

<<System>> IMS

Odeslání nesrovnalosti do externího systému


177/186

20. P13: Registrování a identifikace do informačního systém Cíl procesu je zajistit jednotně a auditovatelně registraci všech uživatelů a přidělování jejich práv. Jednotný princip řízení, nastavování a přidělování uživatelských práv je základem pro jednotný monitorovací systém.

20.1. Seznam případů užití P13: PŘÍPAD UŽITÍ 1 DEFINICE ROLÍ A OPRÁVNĚNÍ PRO APLIKACI MS2014+ ..................................................... 183 P13: PŘÍPAD UŽITÍ 2 REGISTRACE EXTERNÍHO ŽADATELE/UŽIVATELE DO APLIKACE MS2014+ ......................... 183 P13: PŘÍPAD UŽITÍ 3 REGISTRACE EXTERNÍHO UŽIVATELE DO APLIKACE MS2014+ A SPRÁVA PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV .......................................................................................................................................................... 184 P13: PŘÍPAD UŽITÍ 4 PŘIHLÁŠENÍ EXTERNÍHO UŽIVATELE/ZÁKLADNÍHO A PLNÉHO DO APLIKACE MS2014+ .... 184 P13: PŘÍPAD UŽITÍ 5 REGISTRACE INTERNÍHO UŽIVATELE DO APLIKACE MS2014+ A PŘIDĚLENÍ PRÁV ............. 185 P13: PŘÍPAD UŽITÍ 6 SPRÁVA INTERNÍCH UŽIVATELŮ APLIKACE MS2014+ A PŘIHLÁŠENÍ INTERNÍHO UŽIVATELE APLIKACE MS2014+ ................................................................................................................................... 186

20.2. Vazba na ostatní procesy Proces 13 zajišťuje základní požadavek všech ostatních procesů na jednotné registrování a přihlašování uživatele do systému a na stupeň jeho přístupu do systému v závislosti na jeho uživatelské roli. Pro podporu podepisování a autentizace dokumentů bude v monitorovacím systému použit i nástroj elektronického podpisu a to jak z kvalifikované Certifikační autority, tak i z interní certifikační autority Monitorovacího systému.

20.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů /počet: celkem cílově 60 000 uživatelů. Periodicita použití: Není relevantní - N/R Typ vstupu /počet: maximální zátěž současně pracujících je 2650 uživatelů Typ výstupu /počet: Není relevantní - N/R Počet vložených dokumentů/velikost: Registrace je vložení cca 15 údajů

20.4. Slovní popis Registrování a identifikace do Aplikace MS2014+ pro období 2014 – 2020 je proces, v němž se musí registrovat všichni uživatelé. V procesu registrace se přidělují identifikační údaje každému uživateli, které se kontrolují při každém přihlášení do Aplikace Předkladatelé projektů / žadatelé budou používat pro registraci a přidělení rolí uživatelský portál IS°KP14+. Všichni ostatní uživatelé zajišťující monitorování programů a projektů budou pro registraci a nastavení uživatelských práv používat portál CSSF14+. P13: Registrování a identifikace do informačního systém

178/186

Z obou portálů jsou podklady k registraci a přidělení uživatelských práv předávány do aplikace Service Desk. Registrování uživatelů do Aplikace systému MS2014+, správa přístupových práv pro Aplikaci MS2014+ je pak prováděn v systému Service Desk, resp. v jeho části „Identity Managament“, která všechny dále popsané procesy podporuje. Aplikace Service Desk je autonomní aplikace, která je úzce provázána s Aplikací MS2014+ a příslušnými portály IS KP14+ a CSSF14+.

20.4.1. Definice rolí a oprávnění pro aplikaci MS 2014+ Na prvotní definici rolí boudou spolupracovat odbory MMR OŘ NSRR, OSMS a ŘO. Základní rozlišení rolí je na: Externí uživatel pro konečného příjemce užívající portál IS KP14+, a sice typ základní nebo typ plný, Interní uživatel pro všechny pracovníky zajišťující monitoring, kontrolu, audit, apod. projektů a programů, užívající portál CSSF14+, Externí a Interní uživatelé mohou být určeni pro testovací nebo provozní prostředí. Administrátor Service Desku. Počet rolí pro uživatele externí a interní v Aplikaci MS2014+ se odhaduje na 120. Počet rolí pro Service Desk se odhaduje na 30. Správu rolí bude vykonávat Odbor monitorovacího systému (OSMS) MMR. ID 06RIIS01.01P1

Požadavek na systém Systém umožní uložit vytvořenou matici práv do systému.

20.4.2. Registrace externího uživatele / typ základní 20.4.2.1.

Registrace externího uživatele „typ základní“ pro Aplikaci MS2014+.

V portálu IS KP14+ probíhá vkládání údajů pro registraci (registrační údaje), které jsou zaslány do systému Service Desk, kde probíhá kontrola a úplnost. Je-li vše v pořádku je automaticky schválen a registrován v kategorii externí uživatel základní pro Aplikaci MS2014+. Uživatel je pak informován o schválení registrace. Základní externí uživatel může elektronicky vložit projektovou žádost v portálu IS KP14+ s automatickými kontrolami a nápovědou, ale nemůže zaslat elektronicky podepsanou projektovou žádost k posouzení Řídícím orgánem. ID 06RIIS02.01P1

Požadavek na systém Systém umožní po validaci uložit do systému registrační údaje. Navazuje na proces 4. Dále propojení těchto údajů se systémovou autentizací a autorizací (LDAP).

P13: Registrování a identifikace do informačního systém

179/186

20.4.3. Registrace externího uživatele / typ plný 20.4.3.1.

Registrace externího uživatele „typ plný “ pro Aplikaci MS2014+.

Externí uživatel „základní“ musí požádat v portálu IS KP14+ o registraci na externí uživatel „plný“, aby mohl efektivně elektronicky předložit projektovou žádost k posouzení na Řídícím orgánu, a též podepisovat kvalifikovaným certifikátem potřebné dokumenty a přílohy. Pro registrace na plného uživatele musí zadat kvalifikovaný certifikát nebo zaslat žádost Datovou schránkou.

20.4.3.2.

Delegování pravomoci „plného“ externího uživatele.

Externí uživatel „typ plný“ může předat částečně či úplně práva ke své projektové žádosti/ žádostem jinému registrovanému externímu uživateli. Pokud předává plná práva k projektové žádosti /žádostem nebo právo podepisovat či elektronicky předložit projektovou žádost na ŘO, musí mít kvalifikovaný certifikát, tedy musí být již „plný“ externí uživatel. V případech, kdy se nejedná o práva na podpis resp. předkládání dokumentů, může být tento delegovaný uživatel pouze registrován s právy „základní“ uživatel.

20.4.3.3.

Modifikace práv přístupu externích „plných“ uživatelů.

Údržba práv uživatele externích uživatelů probíhá částečně automatizovaně v portálu IS KP14+ podle nastavených časových limitů, tj. při dlouhodobé absenci práce se systémem se ruší „plný“ přístup a nastavuje „základní“. Rovněž při vypršení kvalifikovaného certifikátu se přístupové právo nastavuje na „základní“. V obou případech je uživatel informován o změně práv elektronickou poštou / SMS. ID 06RIIS03.01P1

06RIIS03.02.P1 06RIIS03.03.P1

Požadavek na systém Systém umožní po validaci uložit do systému registrační údaje. Navazuje na proces 4. Dále propojení těchto údajů se systémovou autentizací a autorizací (LDAP). Systém umožní upravit práva existujícího uživatele /přidat práva/ vč. propojení těchto údajů se systémovou autentizací a autorizací (LDAP). Systém umožní upravit práva z plného uživatele“ na „základního“ dle nastavených pravidel.

20.4.4. Přihlášení externího uživatele základního a plného do Aplikace MS2014+. Externí uživatel se přihlašuje v portálu IS KP14+ do Aplikace MS2014+ dle svých přihlašovacích údajů. Identifikační údaje jsou vždy kontrolovány. Pokud zasílá podklady projektu nebo podepisuje dokumenty, je třeba použít kvalifikovaný certifikát, jehož platnost se ověřuje. ID 06RIIS04.01P1

Požadavek na systém Systém umožní kontrolu údajů při přihlašování do Aplikace MS2014+.


180/186

20.4.5. Registrace interního uživatele 20.4.5.1.

Registrace interního uživatele do Aplikace MS2014+.

Prostá registrace interního uživatele bez přidělení uživatelských práv probíhá vyplněním registračních údajů v portále CSSF14+. Registrace je předána do aplikace Service Desk, kde probíhá ověřování, a schvalování žádosti určeným zástupcem Řídícího orgánu a zástupcem OSMS. V případě využitelnosti externího systému JIP/KAAS, bude tento systém využit v procesu registrace. Viz též Požadavky na Service Desk.

20.4.5.2.

Přidělení práv interního uživatele do Aplikace MS2014+.

Po registraci interního uživatele a jejím schválení musí zástupce ŘO nebo OSMS předložit žádost o přidělení práv v systému Service Desk. Využívá přitom definice rolí a oprávnění pro Aplikaci MS2014+ - viz část 20.4.1. s tím, že některá práva přitom vyžadují existenci platného kvalifikovaného certifikátu nebo případně existenci interního certifikátu. Přidělení práv schvaluje pak zástupce OSMS. Stejným způsobem se postupuje u změn práv interního uživatele. ID 06RIIS05.01P1

06RIIS05.02.P1

Požadavek na systém Systém umožní po validaci vložit do systému registrační údaje. Navazuje na proces 4. Dále propojení těchto údajů se systémovou autentizací a autorizací (LDAP). Systém umožní nastavení uživatelských práv u registrovaného interního uživatele v aplikaci i v systémové autentizaci a autorizaci (LDAP).

20.4.6. Správa práv interních uživatelů 20.4.6.1.

Zneplatnění přístupových práv interního uživatele do Aplikace MS2014+.

K zneplatnění uživatelských práv /záznamy o všech právech v minulosti zůstávají v systému/ dochází při těchto skutečnostech: 1. Zneplatnění kvalifikovaného certifikátu u těch rolí, kde je podpis vyžadován 2. Překročením doby 6 měsíců od posledního přihlášení s tím, že ŘO může navrhnout výjimku pro vybrané uživatele. 3. Odchodem pracovníka z pracovního poměru nebo z funkce s prací s Monitorovacím systémem, možnost využití i externího systému JIP/KAAS.

20.4.6.2.

Modifikace přístupových práv interního uživatele do Aplikace MS2014+.

K modifikaci uživatelských práv dochází při změně funkčního zařazení pracovníka v rámci Operačního programu. Tuto změnu iniciuje gestor ŘO pro práva a zasílá žádost do Service Desk. V případě pracovníků OSMS zasílá žádost gestor OSMS pro práva. Kontrolu a schvalování provádí určený pracovník OSMS. ID 06RIIS06.01P1

Požadavek na systém Systém umožní zneplatnit přístupová práva i s časovým určením vč. propojení


181/186

06RIIS06.02.P1

těchto údajů se systémovou autentizací a autorizací (LDAP). Systém umožní upravit práva existujícího interního uživatele vč. propojení těchto údajů se systémovou autentizací a autorizací (LDAP).

20.4.7. Přihlášení interního uživatele do Aplikace MS2014+. Interní uživatel musí pro každý přístup do Aplikace MS2014+ zadat v portálu CSSF14+ své přihlašovací údaje, které systém ověřuje. V případě potíží s přihlašováním použije systém Service Desk k nahlášení problému. ID 06RIIS07.01.P1

Požadavek na systém Systém umožní kontrolu údajů při přihlašování do Aplikace MS2014+.


182/186

20.5. Případy užití P13: Případ užití 1 Definice rolí a oprávnění pro Aplikaci MS2014+

Systém NOK

13RIIS01_ Definice rolí a oprávnění pro Aplikaci MS2014+

OSMS

Definice rolí a oprávnění pro Aplikaci MS2014+ Spolupráce ŘO

P13: Případ užití 2 Registrace externího žadatele/uživatele do Aplikace MS2014+

Systém 13RIIS02_ Registrace externího ţadatele /uţivatele/ do Aplikace MS2014+

<>

<<System>> Service desk

Externí uţivatel

13RIIS02.01_ Registrace externího uţivatele – Typ „Základní“

Registrace externího ţadatele /uţivatele/ do Aplikace MS2014+


183/186

P13: Případ užití 3 Registrace externího uživatele do Aplikace MS2014+ a správa přístupových práv

Systém 13RIIS03_ Registrace externího plného uţivatele/do Aplikace MS2014+ a správa příst.práv

<>

Základní uţivatel <>

13RIIS03.01_ Registrace ext. uţiv. Typ "Plný" vč. přidělení příst. práv

<<System>> Service desk <>

13RIIS03.02_ Delegování pravomocí plného ext. uţiv.

Plný uţivatel 13RIIS03.03_ Rušení a modifikace práv přístupu ext. uţiv. typu základní a plný


Registrace externího plného uţivatele do Aplikace MS2014+ a správa přístupových práv P13: Případ užití 4 Přihlášení externího uživatele/základního a plného do Aplikace MS2014+

Systém

Externí uţivatel


13RIIS04_ Přihlášení ext. uţiv./ základního a plného Aplikace MS2014+. Přístup je přes portál IS KP14+

Přihlášení externího uţivatele/základního a plného do Aplikace MS2014+


184/186

P13: Případ užití 5 Registrace interního uživatele do Aplikace MS2014+ a přidělení práv

Systém 13RIIS05_ Registrace inter. uţivatele do Aplikace MS2014+ a přidělení práv

Uţivatel

<>

<> OSMS ŘO

13RIIS05.01_ Registrace interního uţivatele

Interní uţivatel


13RIIS05.02_ Přidělení práv interního uţivatele

Uţivatel

Registrace interního uţivatele do Aplikace MS2014+ a přidělení práv OSMS ŘO


185/186

P13: Případ užití 6 Správa interních uživatelů Aplikace MS2014+ a přihlášení interního uživatele Aplikace MS2014+

Systém 13RIIS06_ Správa interních uţivatelů Aplikace MS2014+

<>

OSMS

13RIIS06.01_ Zneplatnění přístupových práv

<> <<System>> Service desk 13RIIS06.02_ Modifikace uţivatelských práv

OSMS

ŘO

Interní uţivatel


Správa práv interních uţivatelů Aplikace MS2014+

13RIIS07_ Přihlášení interního uţivatele do Aplikace MS2014+

Přihlášení interního uţivatele Aplikace MS2014+


186/186

Základní požadavky na Aplikaci MS2014+

Recommend Documents