Zadání CRM systému pro firmu Ecoli s.r.o

Zadání CRM systému pro firmu Ecoli s.r.o. Zakázka •

• • •

•

prosíme vás o nabídku, zajímá nás zatím obecně cena a čas. Jinak hledáme hlavně někoho, kdo bude 100 % spolehlivý, bude včas a dobře komunikovat. Těšíme se případně na vaše reference. rádi bychom vystavili fakturu, ktará by spadala ještě do roku 2013 (ale není to podmínka) budeme chtít naprogramovat systém, společně ho otestovat, v provozu případně navrhnout ještě menší úpravy podle potřeb do budoucna bychom se chtěli domluvit na tom, že budete systém udržovat (aktualizace a případně drobné úpravy s tím spojené) - například za nějaký roční paušál + může se stát, že bychom chtěli něco časem doprogramovat (nové vlastnosti systému, úpravy) - každá úprava by mohla být za nějakou jednorázovou částku dle domluvy smlouva taková, abychom měli veškerá práva i klíče (hesla) k systému - kdyby se něco stalo abychom systém mohli dál normálně používat a vyvíjet

Kontakt na nás • • •

nabídky + informace o vás (reference a pod.) posílejte na e-mail [email protected] telefon: +421 911 514 184 ostatní informace o nás: www.ecoli.sk nebo www.pcrdiagnostics.eu

Cíle •

•

hlavní cíl systému: zlepšit a zrychlit komunikaci pomocí e-mailů a organizaci práce s tím spojenou (půjde tedy o jednoduché CRM = groupware = vylepšený e-mailový klient). Zákazník bude znát používat jedinou adresu ([email protected]), příchozí e-maily k nám se pak budou třídit interně. Odesílat se bude opět pouze z [email protected] (jedinou výjimkou jsou soukromé schránky). vedlejší cíle: databáze klientů, posílání newsletterů a mailingů, jednoduchý kalendář, chat

Zhruba jak to bude vypadat •

• •

e-mailový on-line klient, do kterého se přihlašují pracovníci firmy. Uvnitř systému mají sdílené shránky i svoje vlastní schránky. E-maily lze různě sdílet. Každý e-mail nebo přesněji řečeno konverzace se bere jako pracovní úloha, která lze přidělit jednomu nebo více pracovníkům a lze u ní vyznačit a měnit stav "dodělanosti" (slovensky "vybavenosti"). Klient je obohacen o další groupware funkce - sdílené kontakty, jednoduchý sdílený kalendář a pod. od 1.1.2014 bude ve firmě 5 pracovníků. Jedná se tedy o menší pružný systém pro velikost firmy cca 1-10 zaměstnanců (během roku 2014 to bude používat 5 lidí) zadání snadno pochopíte při pohledu na screenshoty a popisky k nim, ostatní podrobnosti jsou v tomto dokumentu

Filozofie •

1/9

opakované činnosti musí být proveditelné rychle a jednoduše (minimální počet kliknutí, přehlednost, jednoduchost ovádání)

• • • • • •

systém je robustní, jednoduchý. Nejsme hračičky, chceme pracovat. Odstrašující příklad: Gmail. Dobrý příklad: Outlook ale s lepším ovládáním. každé kliknutí navíc je zlo přehlednost, vše na jednom místě i člověk netechnický se musí v systému snadno a rychle vyznat otevřený systém - snadno se něco doprogramuje, přidá, snadno se udržuje systém úkolů (tasks) a systém emailů (nebo spíše konverzací) (e-mail klient) je pro nás totéž. Jinými slovy 1 konverzace = 1 úkol.

Technické řešení • •

•

•

• •

• •

2/9

zde je základní návrch technologií a podkladů pro programování: HTML, CSS, PHP, JS - to je návrh. Výhody: o v PHP je k dostání mnoho velkých hotových komponentů (e-mailový on-line klient, fakturace a pod.), které půjdou použít už teď nebo v budoucnosti pro stavbu systému o pro základní komponenty jsou často k dispozici zdarma aktualizace, které vydává komunita vývojářů navržené open-sourcové komponenty v PHP (a JS) zdarma jako základ kódu: o on-line emailový klient Roundcube (Roundcube.net) o groupware CRM systém Kolab (Kolab.org), což je nadstavba na Roundcube o pluginy do Roundcube (http://trac.roundcube.net/wiki/Plugin_Repository, http://myroundcube.com/myroundcube-plugins) bezpečnost: o v maximální míře využít systém hooků a pluginů tak, aby jádro systému zůstalo snadno aktualizovatelné (např. Roundcube) a v budoucnosti se tak dala zaručit aktuálnost a bezpečnost systému - vaším úkolem bude i občas systém tímto způsobem zaktualizovat (pokud to bude 100 % ohookované a tedy triviální, můžeme to dělat případně i my) o šifrované spojení se serverem (HTTPS) o zálohování - navrhněte systém, kdy celé CRM bude bezpečně zálohované (například pravidelné automatické inkrementální zálohy na jiný server umístěný někde jinde a pod.) výše uvedené jsou jenom návrhy, pokud to jako programátor chcete postavit na něčem úplně jiném, není problém, navrhněte, vysvětlete a uvidíme umístění na server - budeme chtít, abyste nám systém umístili na nějaký server, abysme k němu mohli přistupovat přes internet běžnými prohlížeči (máme tu hlavně Firefox, Chrome, občas IE, stačí optimalizovat Firefox a Chrome na poslední verzi, IE na poslední dvě verze) o konkrétní řešení necháme na vás, bylo by dobré aby měl systém slušnou odezvu, aby se s tím dalo běžně pracovat kód rozumně okomentovaný, aby se případně chytil i jiný programátor, který by k systému přišel (kdyby se něco stalo) budeme potřebovat do systému importovat naše současné e-maily, kontakty a složky jeden pracovník ma emaily v Thunderbirdu, jeden v Outlooku a dva v Gmailu. Gmailisté nepoužívají složky ani štítky. Thunderbirdisté a Outlookáři používají složky. Kontakty

máme hlavně v Outlooku a v Gmailu. Řádově každý pracovník má několik tisíc e-mailů, jedna schránka zabírá cca 1-10 GB.

Průchod e-mailu (= konverzace = úkolu) systémem (hlavní pracovní proces) •

•

•

• •

• •

3/9

zadání je v podobě 1) popisu procesů (níže), 2) v podobě "screenshotů" (graficky ztvárněných představ obrazovek, jak by to asi zhruba mělo vypadat, je z toho i vidět co by to zhruba mělo dělat) - viz přílohy jádrem systému je "Centrální příjem" - tedy Doručená pošta, kde jsou veškeré e-maily, které přišly na adresu [email protected] (viz obr. NÁHLED 1 - Centrální příjem:

Centrální příjem vidí všichni pracovníci. V centrálním příjmu je možno jednoduše a rychle pochopit čeho se týká příchozí mail (konverzace) a přiřadit ho pracovníkovi/ům, kteří se jím budou zabývat jako úlohou. o pozn.: pro různé reklamní maily by mohlo platit, že si je někdo ihned přelétne očima a smaže je, nebo je rovnou smaže bez čtení (přípoadně je přesune do nějak složky aby nepřekážely) všechny příchozí maily jsou defaultně označené jako "nevybavené" proces přiřazení emailu (konverzace) pracovníkovi musí být maximálně rychlý a jednoduchý. Při najetí na předmět e-mailu (nebo řádek s emailem) by se mělo ihned objevit malé mouse over okno s obsahem mailu (není tedy potřeba někam klikat aby se mail zobrazil). Jedním kliknutím na písmeno příslušného pracovníka (např. L=Lukáš, S=Slávka, M=Martin, V=Vanda, D=Livia - počet a zkratky lze nastavit v nastaveních systému) se tento mail označí jako přečtený, nasdílí se do schránky pracovníka (do jeho Doručených e-mailů) a tam se označí jako nepřečtený lze také k emailu (konverzaci, úkolu) připsat komentář - ten lze později kdykoliv upravit (i v centrálním příjmu, i pracovníkem) v Centrálním příjmu, stejně jako ve schránkách jednotlivých pracovníků, lze vytvořit libovolně štítky (logika Gmailu - můžou to být normálně složky, jediný rozdíl je v tom, že po přesunutí do složky e-mail zůstane i v Doručených)

•

• • •

•

4/9

o budou tam i dva speciální štítky - nevybavené (tam budou všechny emaily které nejsou 100 % vybavené) a vybavené - ty se budou zařazovat (nebo sdílet do složek) automaticky podle stavu vybavenosti o schránky jednotlivých pracovníků budou navíc umět volitelně i složky (logika Outlooku - po přesunu email zmizí z Doručených) o pozn.: Roundcube umí složky, na štítky existují pluginy o důvod obojí logiky je ten, že ve schránkách pracovníků musí mít jednotliví pracovníci možnost organizovat si e-mail tak jak jsou zvyklí (složky nebo štítky nebo nic a vyhledávání) o někteří pracovníci možná nebudou používat ani složky, ani štítky, ale budou potřebovat dobré vyhledávání v Centrálním příjmu musí existovat možnost různého běžného třídění emailů (podle data a pod. - Roundcube umí) + možnost třídění od nepřečtených a nevybavených (nejnovější napřečtené -> starší nepřečtené -> nejnovější nevybavené a částečně vybavené -> starší nevybavené a čístečně vybavené -> nejnovější vybavené -> starší vybavené) kdo uvidí které schránky (v levém modrém sloupci) může nastavit Administrátor každý pracovník má svojí vlastní pracovní schránku, kde se mu objevují takto přiřazené emaily (konverzace). ve schránkách pracovníků musí existovat možnost různého běžného třídění emailů (podle data a pod. - Roundcube umí) + možnost třídění od nevybavených + dva štítky vybavené, nevybavené (ty se přiřazují automaticky) - viz obr. NÁHLED 2 - Schránka pracovníka:

pracovník má možnost si e-maily utřídit do složek nebo pomocí štítků (logika Outlook nebo Gmail - pracovník si to někde nastaví, vybere si - v podstatě jsde jenom o to, že zatrhne že při přesunu e-mailu do složky zůsstává tento mail i v Doručených nebo z nich zmizí a bude jen ve složce) nebo pokud této možnosti nevyužije, bude potřebovat kvalitní hledání (asi takové jako má Gmail) - rychlé a z dobrého indexu (Roundcube umí, ale chtělo by to lepší možnosti, například možnost vyhledávat jen ve složce Doručené nebo jen Odeslané)

• • •

•

•

•

•

5/9

o pozn.: při hledání v odeslaných e-mailech je nutné v seznamu e-mailů ve výsledcích vyhledávání zobrazovat komu byl e-mail (konverzace) poslána o pracovník má možnost vytvořit si filtry (na základě adresy příchozího mailu), které budou emaily automaticky třídit do složek (štítků) pracovník má především možnost označit stav vybavenosti e-mailu (stavy jsou 3: nevybavené/částečně vybavené/vybavené), okrajově může upravit přiřazenost (to potřebujeme zřídka) pracovník může upravit komentář pracovník může na mail odpovědět o emaily se budou v řadit do konverzací (což musí být vidět ve schránce Doručené i v centrálním příjmu) - řazení by přitom nemělo být závislé na předmětu, protože zákazník nebo my občas předmět změníme (jak to ošetřit? něčím v hlavičce mailu? to je otázka) o odpověď se uloží do složky "Odeslané" ve schránce pracovníka a zároveň se nasdílí do schránky "Centrální odeslané" o veškeré odpovědi ze všech pracovních schránek a z centrálního přijmu odcházejí z adresy [email protected] - výjimkou jsou soukromé schránky, kde e-maily odcházejí ze soukromých adres (např. [email protected] a podobně) po odeslání odpovědi pracovníkem na něj vybafne pop-up okénko, které se pracovníka zeptá na stav vybavenosti konverzace (=úkolu) - pracovník stav jedním klikem přímo v okně vyznačí (čímž se okno zároveň zavře) nebo pracovník okno zruší (když nechce měnit stávající stav vybavenosti) - v okně by možná mohla být i okrajová možnost upravit ještě i přiřazení (pak by tam bylo asi ještě klasické potvrzení tlačítkem OK - toto by chtělo asi otestovat v praxi) vybavenost i přiřazenost se musí dát změnit i přímo v okně, kde se píše mail (stejně jako všude jinde, viz screenshoty) - v centrálním příjmu lze upravit přiřazenost celkově a vybavenost u každého přiřazeného pracovníka zvlášť (viz screenshoty), zatímco v doručené poště pracovníka půjde upravit vybavenost jen za sebe pracovník také může e-mail přeposlat (=nasdílet) do pracovní schránky jiného pracovníka/ků (to může být např. vyřešeno e-mailovými adresami které se budou používat jen uvnitř firmy anebo bez adres sdílením - přičemž místo adresy kam odeslat bude možné zadat jméno pracovníka) o podobně může pracovník odpovědět a kopii poslat pracovníkovi pracovník také může vypracovat odpověď, ale neposlat jí přímo zákazníkovi, ale do naší složky "Na schválenie" - v podstatě je to určitá forma klasické složky "Koncepty". Jiný pracovník se do této složky podívá, e-mail doupraví a pošle ho (tím se e-mail zatřídí klasickým způsobem do Odeslané pracovníkovi který napsal návrh i pracovníkovi který provedl úpravu a také do Centrální odeslané) o tady by se asi hodila možnost upozornit nějak toho kdo by měl e-mail schválit (doupravit) - toto je otázka, nemáme to dořešené, možná by to ani nebylo potřeba (když bude složka Na schválenie jasně ukazovat kolik je v ní e-mailů)

Další vlastnosti e-mailového klienta

6/9

•

šablony o jednoduchý systém, kde si pracovník může vytvářet celé e-maily nebo části textu, které do e-mailu snadno doplní (dva kliky - 1. otevřít seznam šablon, 2. kliknout na název šablony - to vše přímo v okně kde se odesílá e-mail) o hodilo by se. kdyby některé šablony mohly být sdílené napříč systémem (mohl by je využívat každý) o v seznamu názvů šablon by to chtělo jednoduchý systém třídění (takové titulky) například "Neplatiči": Před zásilkou (SK), Před zásilkou (EN), Po zásilce (SK) , Po zásilce (EN) a podobně (viz obr. níže) o možnost automatického doplnění (když začnu psát určitou frázi, tak se doplní sám zbytek ze šablony) o vhodný model šablon je Streak (www.streak.com, doplněk do Gmailu pro Chrome), zde je ukázka (viz. obr NÁHLED 3 - šablony, NÁHLED 3 - šablony B):

•

posílání newsletterů a reklam e-mailem o potřebujeme vložit obrázek přímo do těla e-mailu tak, aby ho příjemce ihned viděl a nemusel potvrzovat zobrazování obrázků od určitého odesílatele (existuje na to trik, umí to například Thunderbird v menu Vložit>Obrázek) o chtěli bychom vidět po akci (rozeslání třeba 2 000 mailů) kolik lidí si e-mail otevřelo, případně kolik jich kliklo na odkaz v e-mailu

•

•

7/9

o otázka je, jaká by se měla objevit adresa příjemcům takového hromadného mailingu ([email protected]? Tam je nebezpečí že se dostaneme do spamlistů. [email protected]? jenže oni na to někdy odpovědí. To zatím nevíme) další drobnosti v e-mailech o možnost označit e-mail jako důležitý (když to někomu přijde do Outlooku, aby se mu tam zjevil vykřičník) - (Roundcube umí) o každý pracovník si může označit maily které chce červenou barvou (Roundcube umí - červené praporky) o kontrola pravopisu slovenština + angličtina o v doručené poště je označené malou ikonkou (jako v Outlooku nebo Thunderbirdu), jestli bylo na e-mail odpovedané o formát datumu a času u e-mailu viz screenshoty o příchozí e-maily lze kliknutím strojově přeložit (většinou z angličtiny nebo ruštiny) - využijeme asi API Google Translatoru nebo Bingu o možnost nastavit si automatický podpis, případně dodatek jako "This email may be confidential bla bla bla" upozornění na nové e-maily ve schránce o nějaká jednoduchá nerušící úprava, aby pracovník nemusel stále kontrolovat schránku, třeba čísílko nepřečtených, které bude vidět v záložce v prohlížeči o bylo by zajímavé, kdyby při příchozím mailu vyskočila bublina na desktopu a v trayi by byla ikona ukazující, kolik je nepřečtených mailů. Otázka je jak to urobit. Možná by doručené schránky pracovníků mohly být vlastně reálné schránky (ať už je to zamaskováno nebo uděláno jakkoliv) a mohli bysme použít jednoduché prográmky zadarmo, které IMAPem sledují schránku a vyrobí tu bublinu i ikonu (například Gmail notifier Pro) - někteří pracovníci to milují, jiní nesnášejí, takže by to muselo být volitelná funkce

Další moduly a funkce •

moduly budou přístupné z menu vpravo nahoře (tak, jak to má udělané Kolab - viz. obr. NÁHLED 4 - Kolab)

•

chat o vlevo dole, maximálně jednoduchý, zpráva je určená konkrétnímu pracovníkovi, jenom on jí vidí (aby to nerušilo zbytečně ostatní) o zprávu lze odeslat i když adresát - pracovník není přihlášen (není on-line), po přihlášení mu vyskočí zpráva v chat okně a taky nějaké pop-up upozornění kde bude napsané něco jako "přečtěte si chat zprávu co vám přišla" nebo tak nějak o chatovací okno je vidět v dolním levém rohu stále (i když se přepneme do databáze kontaktů nebo do kalendáře) - anebo je potřeba ve všech pohledech udělat upozornění, že něco na chat dorazilo (je otázka jak toto elegantně vyřešit) databáze kontaktů o sdílené databáze (vidí, přistupují všichni pracovníci) o e-maily a telefony - použitelné na běžnou práci typu odesílání e-mailů, telefonáty o další databáze: veškerí klienti zahraniční, veškerí klienti ČR + SR a pod. o v databázích je možno vyznačovat např. všechny, kteří dostávají e-mailem newsletter / všechny, kterým na konci roku pošleme poštou poděkování za spolupráci / všichni, kterým posíláme pravidelné oznámení o dedlinech objednávek a tak podobně - tj lze vytvořit v systému novou "databázi" (např. všechny, kterým posíláme newslettery na angličtině) a přiřadit lidi, kteří do ní budou patřit o výstupy: kompletní e-mailové kontakty z nějaké takové databáze lze vyvolat ze psaní e-mailu (napíšu e-mail, řeknu si že ho chci poslat všem ze seznamu

•

8/9

•

9/9

těch, kterým posíláme newslettery v angličtině, někde to zakliknu, jejich maily se mi rozbalí automaticky do skryté kopie (!), některý e-mail možná ještě přidám nebo vymažu, odešlu e-mail) databázi, kde jsou poštovní adresy musí být možné vyexportovat alespoň do CSV (nebo raději rovnou do XLSX, jsou na to v PHP skripty), abysme z nich mohli snadno natlačit štítky na obálky z Wordu o musí být možný i import z Excelu, abychom tam snadno dostali naše současné databáze o v databázi e-mailů lze hromadně zkontrolovat funkčnost e-mailových adres (v PHP na to existují hotové skripty, podobná aplikace na ukázku v ASP např. zde: http://www.email-unlimited.com/tools/verify-email.aspx) a nefunkční adresy hromadně smazat o přidání údaje do databáze musí být maximálně rychlé a jednoduché o musí být možné v databázi snadno vyhledávat (fungovat to musí cca jako CTRL+F v Excelu - brát i části slov a pod.) kalendář o potřebujeme něco jednoduchého na ovládání a práci o mělo by to umět zaznamenat nějaké základní události typu 16. ledna, 25. února, 15. března atd. je uzávěrka objednávek a k tomu nastavenou upomínku - určitým pracovníkům vyskočí týden před tím v pátek nějaké okénko, kde bude něco napsané (třeba "Blíží se uzávěrka, obešli neplatiče") o kalendář bude sdílený (pro všechny jeden)