Z1.3.1 Rozúčtování mezd z více zdrojů

Z1.3.1 Rozúčtování mezd z více zdrojů Popis procesu

Řízená kopie č.

Razítko a podpis správce dokumentace:

Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem

1 / 12

© Fakulta ekonomicko-správní Garant dokumentu: garant

Z1.3.1 Rozúčtování mezd z více zdrojů FES_PPR_2011_002 verze A

Dokument

FES_PPR_2011_002/A

Typ dokumentu

Popis procesu

Garant dokumentu

garant dokumentu

Vymezení působnosti

FES

Datum

datum

Vypracoval

jméno osoby

datum

Schválil

jméno osoby

datum

Schválil

jméno osoby

datum

Schválil

jméno osoby

datum

Správce dokumentace

jméno osoby

datum

Označení procesu

Z1.3.1 Rozúčtování mezd z více zdrojů

Nadřízený proces

Z1.3 Zpracování mezd

Zadavatel

zadavatel procesu

Vlastník procesu

garant procesu

Zákazníci

Řešitelé projektů a příkazci jednotlivých finančních zdrojů

Přidaná hodnota

Správně vyčerpané finanční zdroje

Záměr procesu

Účelně čerpat jednotlivé finanční zdroje tak, aby čerpání bylo v souladu s pravidly jednotlivých projektů a současně, aby v případě realizace projektů byly osobní náklady realizačního týmu hrazeny v maximální míře z projektových zdrojů.

Cíle

Název ukazatele

Konkretizace ukazatele

Souhrnná výše použití dalších zdrojů Počet aktualizací jednotlivých rastrů

Pokrytí mezd z dalších zdrojů z 5 % Dvě aktualizace na jeden zdroj

Popis procesu

Středisko: Verze:

A

Stav:

číslo střediska návrh

2 / 12

Fakulta ekonomicko-správní Garant dokumentu: garant


Vstupy

Rozpočet finančního zdroje Cíl čerpání rozpočtu mezd finančního zdroje Pravidla čerpání Složení realizačního týmu Personální a mzdové informace Ostatní rastry fakulty

Výstupy

Zpracovaný nebo aktualizovaný rastr rozúčtování mezd Správně vyčerpané rozpočty mzdových prostředků

Vykonává

seznam vykonavatelů procesu

Podílí se

seznam osob, které se na procesu podílí

Další zdroje

seznam dalších zdrojů

Legislativa

Pravidla jednotlivých poskytovatelů finančních zdrojů

SW a IS

Ekonomický systém iFIS Personální systém VEMA

Formuláře

Rastr pro rozúčtování mezd

označení

Obsah: -

schéma procesu ........................................................................................................................................ 4 legenda ..................................................................................................................................................... 6 popis procesu ........................................................................................................................................... 8 seznam záznamů .................................................................................................................................... 11 seznam změn a revizí řízeného dokumentu ........................................................................................... 12

Popis procesu

3 / 12



Stručný přehled procesu

Z1.3.1.1 Čerpání cizího rozpočtu mezd

Zpracování rastru pro jiné součásti

XOR

Z1.3.1.2 Čerpání vlastního rozpočtu mezd

Tvorba rastrů

XOR

Popis procesu

Sledování čerpání

Aktualizace rastru pro jiné součásti

XOR

Čerpání rozpočtu ukončeno

Aktualizace rastrů

XOR


4 / 12


Fakulta ekonomicko-správní Garant dokumentu: garant Schéma procesu: Z1.3.1.1 Čerpání cizího rozpočtu mezd Rozpočtovaná částka

Pravidla čerpání

Personální a mzdové informace

Informace o realizačním týmu

Ostatní rastry

Administrátor mezd

Požadavek na zpracování rastru

Zpracování rastru pro jiné součásti

Z1.3.1.1.1 Zpracování rastru

Z1.3.1.1.2 Schválení děkanem a vedoucím pracoviště

Z1.3.1.1.3 Kopie pro vnitřní účely FES

Z1.3.1.1.4 Předání zpět

Rastr pro cizí součást

XOR

Administrátor mezd

Požadavek na zpracování aktualizace


Popis procesu

Aktualizace rastru pro jiné součásti

Z1.3.1.1.5 Aktualizace rastru


Z1.3.1.1.7 Kopie pro vnitřní účely FES

Z1.3.1.1.8 Předání zpět

Rastr pro cizí součást

5 / 12


Fakulta ekonomicko-správní Garant dokumentu: garant Schéma procesu: Z1.3.1.2 Čerpání vlastního rozpočtu mezd

Rozpočtovaná částka

Požadavek na čerpání rozpočtu mezd

Pravidla čerpání

Personální a mzdové informace

Informace o realizačním týmu

Ostatní rastry

Administrátor mezd

Tvorba rastrů

V

Příkazce

Zaměstnanci FES

Z1.3.1.2.1 Zpracování rastru (FES)

V

Z1.3.1.2.4 Schválení příkazcem

Zaměstnanci ostatních fakult

Z1.3.1.2.2 Požadavek na rastr (ostatní součásti)

Z1.3.1.2.3 Kontrola správnosti


Z1.3.1.2.6 Předání rastru na mzdovou účtárnu

Rastr rozúčtování mezd

XOR

Sledování čerpání

Jsou zpracovány mzdy

Mzdové sestavy

IS iFIS

Z1.3.1.2.8 Poskytování informací příkazci

XOR

Čerpání rozpočtu je v pořádku

Z1.3.1.2.7 Kontrola čerpání

V

Došlo ke změně pravidel, týmu či rozpočtu

Z1.3.1.2.9 Získání aktuálních informací

Čerpání je třeba upravit

V

Administrátor mezd

Administrátor mezd

Aktualizace rastrů

V

Příkazce

Zaměstnanci FES

Z1.3.1.2.10 Aktualizace rastru (FES)

V

Z1.3.1.2.13 Schválení příkazcem

Zaměstnanci ostatních fakult

Z1.3.1.2.11 Požadavek na aktualizaci rastru (ostatní součásti)

Z1.3.1.2.12 Kontrola správnosti

Z1.3.1.2.14 Schválení děkanem

Z1.3.1.2.15 Předání rastru na mzdovou účtárnu


Popis procesu

Příkazce

Rastr rozúčtování mezd

XOR

6 / 12



Legenda Událost, stav, kterou proces začíná nebo končí. Vyskytuje se také při větvení procesu, v tom případě určuje stav, který musí nastat (případně podmínku, která musí být splněna) před zahájením příslušné větve. Každý proces událostí začíná a končí.

Událost

Ukončení procesu

Procesní krok

Role

Skupina

Informace

Pracovní činnost (dílčí krok), která se v průběhu procesu vykonává. Většinou je u ní označena procesní role, která má tuto činnost vykonávat. Pokud role není určena, platí, že ve vykonávání činnosti pokračuje stejná role jako u činnosti předcházející. Každá činnost musí mít svůj vstup a výstup a rovněž procesu poskytovat přidanou hodnotu. Osoba, která vykonává danou činnost. Role je popisována tak, aby popis procesu nebyl závislý na označení konkrétních osob. Roli může zabezpečovat jedna nebo více osob (například na každém pracovišti fakulty jiná osoba). Pracovní skupina (řídčeji organizační útvar), který zabezpečuje konkrétní činnost. Pracovní skupina není pevným organizačním útvarem a zpravidla vzniká jmenováním ad-hoc. Informace (záznam) v informačním systému, která v rámci procesu vzniká nebo je důležitá pro jeho průběh. Záznam v listinné podobě, který v rámci procesu vzniká nebo je důležitý pro jeho průběh. Pro záznam je většinou definovaná šablona určující jeho vzhled.

Záznam

Legislativní dokument

Vnitřní (směrnice, vnitřní předpis) nebo vnější legislativní dokument (zákon, vyhláška), který určuje pravidla a stanovuje hranice pro provádění procesu.

XOR

Větvení procesu, kdy se činnosti ubírají buď jedním nebo druhým směrem (případně více směry), ale nikoli oběma směry současně (XOR).

V

Větvení procesu, kdy se činnosti mohou ubírat jedním nebo druhý směrem (případně více směry), případně oběma směry současně (OR).

V

Větvení procesu, kdy se činnosti musí ubírat oběma (případně více) směry současně (AND). Kombinované větvení procesu kdy na vstupu platí jeden typ podmínky a na výstupu jiný. V tomto případě na vstupu AND a na výstupu XOR. Kombinace mohou být různé.

X

Skupina procesů, podprocesů, případně činností, která v přehledu procesu zastupuje složitější model.

Skupina procesů

1

Speciální událost (stav), kterou proces končí.

1

Popis procesu

Odkaz vedoucí na další stránku procesního schématu.

7 / 12



Popis procesu: Obecná ustanovení Ustanovení o mlčenlivosti Administrátor mezd pro účely procesu potřebuje pracovat s osobními i mzdovými údaji zaměstnanců. Musí být tedy k těmto úkonům písemně pověřen děkanem fakulty a zavázán mlčenlivostí. Pokud je na základě vnitřní legislativy univerzity, případně grantových (či jiných) pravidel konkrétního finančního zdroje, administrátor mezd povinen předávat informace další osobě, může tak učinit pouze tehdy, pokud je tato další osoba s těmito údaji oprávněna nakládat a rovněž je zavázána mlčenlivostí. Uchovávání dat a záznamů Veškerá data, která jsou zpracovávána na počítači, mohou být ukládána pouze a jenom na externím pevném disku, a to v zabezpečené, šifrované podobě. Tento pevný disk bude ukládán v trezorové schránce administrátora mezd a bude z této schránky vyjmut pouze v případech, kdy je nutné s těmito daty pracovat. Je-li zapotřebí data zálohovat, je možné zálohovat je na vyměnitelná média (např. CD, DVD). Tyto média musí být ukládány se stejným zřetelem na jejich bezpečnost jako ukládání výše uvedeného pevného disku. Při ukládání písemných záznamů musí být dbáno na jejich bezpečnost. Záznamy budou ukládány v uzamykatelném prostoru (skříň, pořadač, atp.). Metodika rozúčtování mezd z více zdrojů Mzdu je možné rozúčtovat těmito způsoby: a)

Na základě stanoveného procenta jsou zaúčtovány na příslušný finanční zdroj všechny složky mzdy shodně.

b) Každá ze složek mzdy je rozúčtována na finanční zdroj odlišně. Tarifní mzda je rozúčtována vždy stanoveným procentuálním podílem. Osobní příplatek je možné stanovit buď procentuálním podílem nebo fixní částkou. Příplatek za vedení je možné stanovit buď procentuálním podílem nebo fixní částkou. Hodnota procent se uvádí s přesností na jedno desetinné místo. Fixní částky se uvádí s přesností na celé koruny. U každého zaměstnance je v konkrétním kalendářním měsíci nutno dodržet stejnou metodiku, a to na rastrech všech finančních zdrojů (projektů), na kterých se tento zaměstnanec podílí. Není možné na jednom rastru uvádět osobní příplatek fixní částkou a na jiném projektu procentem. Současně s jednotlivými složkami mezd se na konkrétní finanční zdroj účtují i náklady na odvody sociálního a zdravotního pojištění. Není možné účtovat náklady na pojištění odlišným způsobem než náklady na mzdy. Rastry jsou připravovány tak, aby informace za každé pracoviště byla uvedena na samostatném rastru (z důvodu schvalováním rastru jak děkanem fakulty, tak vedoucím pracoviště).

Popis procesu

8 / 12



Popis procesu: Z1.3.1.1 Čerpání cizího rozpočtu mezd Podproces je využíván v případech, kdy se zaměstnanci FES podílejí na projektech jiné fakulty a jejich osobní náklady jsou z tohoto projektu hrazeny. Podproces je zahájen na požadavek příkazce projektu cizí součásti univerzity. Z1.3.1.1.1 Zpracování rastru Administrátor mezd zpracuje rastr na základě pravidel a požadavků, které mu sdělí příkazce projektu cizí součásti. Při tvorbě rastru je nezbytné kontrolovat vazby na rastry rozúčtování mezd ostatních projektů, aby nemohl vzniknout požadavek na rozúčtování více než 100 % osobních nákladů zaměstnance. Při rozúčtování mezd z více zdrojů je nutno dodržet výše uvedená metodická ustanovení. Z1.3.1.1.2 Schválení děkanem a vedoucím pracoviště Rastr rozúčtování mezd schvaluje vedoucí pracoviště příslušného zaměstnance a děkan fakulty. Z toho důvodu je nutné rastry připravovat vždy tak, aby zaměstnanci z jednoho pracoviště byly umístěny na samostatném rastru. Z1.3.1.1.3 Kopie pro vnitřní účely FES Před odesláním rastru příkazci projektu cizí součásti univerzity je nezbytné provést kopii rastru pro vnitřní účely FES. Rastr je uložen v dokumentaci, kterou udržuje administrátor mezd. Tyto informace jsou nezbytné pro zajištění konzistence údajů při zpracování rastrů pro jiné finanční zdroje (aby nedošlo k požadavku na čerpání více než 100 % mzdových nákladů zaměstnance). Z1.3.1.1.4 Předání zpět Rastry pro cizí součást univerzity nejsou předávány přímo na mzdovou účtárnu, ale jsou předávány žadateli, tedy příkazci projektu cizí součásti univerzity.

Popis procesu

9 / 12



Popis procesu: Z1.3.1.2 Čerpání vlastního rozpočtu mezd Podproces je využíván v případech, kdy se zaměstnanci podílejí na projektech FES a jejich osobní náklady jsou z těchto finančních zdrojů hrazeny. Může se jednat jako o zaměstnance FES, tak o zaměstnance ostatních součástí univerzity. Podproces je zahájen na požadavek příkazce projektu FES. Z1.3.1.2.1 Zpracování rastru (FES) Administrátor mezd zpracuje rastr na základě pravidel a požadavků, které mu sdělí příkazce finančního zdroje. Při tvorbě rastru je nezbytné kontrolovat vazby na rastry rozúčtování mezd ostatních projektů, aby nemohl vzniknout požadavek na rozúčtování více než 100 % osobních nákladů zaměstnance. Při rozúčtování mezd z více zdrojů je nutno dodržet výše uvedená metodická ustanovení. Cílem sestaveného rastru je vyčerpat přidělené finanční zdroje podle stanoveného rozpočtu a pravidel. Příkazce příslušného finančního zdroje může stanovit cíl odlišně. Cíl čerpání rozpočtu mezd však nesmí být stanovena v rozporu se schváleným rozpočtem fakulty, případně v rozporu s dalšími vnitřními či externími předpisy. Z1.3.1.2.2 Požadavek na rastr (ostatní součásti) V případě, že jsou do projektu zapojeni zaměstnanci ostatních součástí univerzity, předá administrátor mezd požadavek na vypracování rastru odpovědnému zaměstnanci této součásti. V případě, že zodpovědná osoba této součásti není známa, získá administrátor mezd tuto informaci dotazem na tajemníka příslušné fakulty, případně na sekretariátu vedoucího příslušného pracoviště. Administrátor mezd předá příslušné osobě veškeré podstatné informace a pokyny tak, aby mohl být rastr příslušnou součástí univerzity zpracován. Z1.3.1.2.3 Kontrola správnosti Pokud je rastr vypracován jinou součástí univerzity, je nutné provést kontrolu, zda zpracovaný rastr odpovídá předaným požadavkům a pravidlům finančního zdroje. Z1.3.1.2.4 Schválení příkazcem Příkazce projektu (finančního zdroje) svým podpisem vytvořený rastr schválí. Z1.3.1.2.5 Schválení děkanem a vedoucím pracoviště Rastr rozúčtování mezd schvaluje vedoucí pracoviště příslušného zaměstnance a děkan fakulty. Z toho důvodu je nutné rastry připravovat vždy tak, aby zaměstnanci z jednoho pracoviště byly umístěny na samostatném rastru. Z1.3.1.2.6 Předání rastru na mzdovou účtárnu Schválený rastr předává administrátor mezd na oddělení práce a mzdy (OPaM). Před předáním rastru je ještě vyhotovena kopie pro dokumentaci fakulty. Z1.3.1.2.7 Kontrola čerpání Každý měsíc, poté co jsou zpracovány mzdy, je nutné provést kontrolu správnosti zaúčtování osobních nákladů na rozpočtované finanční zdroje. Kontrola je zaměřena na ověření, zda je (či ke stanovenému datu, obvykle k 31.12. běžného roku bude) naplněný cíl čerpání rozpočtu mezd.

Popis procesu

10 / 12



Seznam záznamů

Název záznamu

Proces

Místo uložení

Podoba1

Skartační znak/lhůta2

Garant záznamu

Rastr rozúčtování mzdových nákladů Rastr rozúčtování mzdových nákladů

1

2

Listinná/originál Listinná/kopie Elektronická A – archivace S – skartace V – výběr

Popis procesu

11 / 12



Seznam změn a revizí řízeného dokumentu

Verze

Datum

A

21.10.2010

Popis procesu

Obsah změny / revize

Jméno a podpis garanta dokumentu

První verze dokumentu

12 / 12

Z1.3.1 Rozúčtování mezd z více zdrojů

Recommend Documents