EMVI: overleg Best/Worst practices RWS Datum: 24 november 2015 Op 24 november 2015 vond het reguliere overleg plaats tussen RWS en Waterbouwers over Best/Worst EMVI practices bij RWS. Zowel RWS als aannemers spreken met elkaar waar zij in de dagelijkse praktijk met EMVI tegenaan lopen. RWS heeft in een aantal voorbeelden laten zien hoe het beoordelingsproces verloopt (presentatie). Ook heeft RWS een aantal tips gegeven voor aannemers.
Analyse RWS van EMVI beheersbaarheid
RWS heeft een analyse gedaan van EMVI beheersbaarheid. Binnen RWS wordt de wijze van beheersing verschillend ingevuld. Een aantal best-practises hadden betrekking op het meer smart formuleren van criteria. In de praktijk wordt geprobeerd het EMVI-aanbod scherper te krijgen. Feitelijk wil je die concreetheid al in de uitvraag bereiken, waarop het aanbod smarter kan worden en in de uitvoering beter kan worden geborgd. Misschien is aanpassing in modelcontracten van RWS nodig. RWS denk na over de mogelijkheden om meerwaarde van verificatie en validatie van de aangeboden EMVI eisen te krijgen. VvW geeft aan dat ook HbR daar onderzoek naar doet. Bovendien past HbR sinds kort door door vVW in hun aanbevelingen aangegeven eisen-verificatie-matrix toe in hun uitvraag. VvW zal Harry koppelen aan Annemargreet Schouten HbR ivm borgen van EMVI beloften in eisen-verificatie-matrix. Wat gebeurt er met de input van waterbouwers die bij eerdere overleggen is gedeeld met RWS RWS spiegelt de input van de waterbouwers in eerste instantie aan het beleidskader en de handleiding EMVI van RWS. Waar nodig wordt dat aangepast. RWS probeert middels EMVIcoaches de kennis verder te delen. Helaas zijn er bij RWS te weinig EMVI coaches, waardoor kennis niet voldoende wordt gedeeld. Het blijkt dat in de advies kant- richting projecten- de implementatie van EMVI mensenwerk wordt: de menselijke factor bepaald of er voldoende kwalitatieve kennis kan worden gemobiliseerd voor het project. De KAD toets (Kwaliteit Aanbesteding dossier) van RWS zorgt er wel voor dat er met nieuwe ogen naar een (groot) project wordt gekeken. Dat borgt wel enigszins de kwaliteit van de EMVI. De Waterbouwers spreken hun zorg uit over het tekort aan EMVI coaches, en betreuren het dat de in dit constructieve overleg gedeelde kennis, te weinig binnen de RWS organisatie gedeeld wordt. Uit het laatste overleg: Tips vanuit RWS aan de waterbouwers: RWS ziet verschil tussen pp bij de individuele inlichtingen. Het doel moet toetsing zijn of de denkrichting van het bedrijf bij de opdracht, past binnen de denkrichting van RWS (zonder dat direct gevraagd wordt wat het best gaat scoren, want daar kan RWS toch geen antwoord op geven). RWS adviseert de bedrijven de individuele inlichtingen te gebruiken om de ON te laten toetsen of de beoogde oplossing in de denkrichting van RWS zit. Stel je vragen van te voren, zodat RWS de afweging kan maken om een juist antwoord te geven dat het level playing field niet beïnvloed. Lees de EMVI criteria goed. Als het niet scherp is, stel vragen om het criteria te verscherpen.
1
Maak van het plan wat je indient geen zoekplaatje. Je hoeft de systematiek van de uitvraag niet te volgen, maar het maakt de beoordeling door RWS wel handiger. Dan heb je minder kans dat over bepaalde aspecten heen gelezen wordt. Sta open in het gesprek wat je ingaat. RWS uitvragen worden scherper geformuleerd. RWS beoordeelt een smartaanbieding beter (‘mogelijk gaan we x doen, dat is niet smart genoeg. Daar krijg je in de praktijk achteraf veel gedoe om). Wees als opdrachtnemer scherp op de formulering van je aanbieding. Zoek naar de achterliggende gedachte naar de formulering van de smartuitvraag. Stel daar een vraag over. Er is wel een grens aan wat RWS kan vertellen. RWS ziet dat daar ook steeds meer begrip voor is bij opdrachtnemer. RWS overweegt aantoonbaarheid aan de voorkant te vragen. Hoe ga je je aanbieding aantonen? Er is discussie binnen RWS of je een verificatie moet eisen van EMVI. Schieten we niet van controle op controle? Gaan we niet met weer een instrument gooien? De waterbouwers geven aan wel behoefte te hebben aan aantoonbaarheid in de aanbieding. De markt vraagt om gunnen op meerwaarde, en die meerwaarde moet je wel aantonen. Je weet dat wat je aanbiedt, beoordeeld wordt op realisme. Laat de opdrachtnemer aantonen dat het aanbod aantoonbaar is. Wees (ook als opdrachtnemer) voorzichtig met het inhuren van bureaus die je alleen in de tenderfase gebruikt. RWS ziet nog steeds aanbiedingen langskomen die goedgeschreven zijn door ingehuurde mensen tijdens de tenderfase. In de uitvoering is het plan niet gekend, in de planfase staat de uitvoering niet voor ogen. Daardoor krijgt RWS niet wat ze verwachten en bieden de bedrijven niet aan wat ze gaan uitvoeren. RWS vraagt de waterbouwers hoe dat geborgd kan worden. Nu doen ze dat door sleutelrollen op interview. RWS wil dat de markt dit borgt. De waterbouwers geven mee dat daar wel een keerzijde aan zit voor de markt. Een bedrijf draait op het zelfde moment mee in verschillende aanbestedingen. Maar je kunt een persoon op een sleutelrol maar op 1 positie wegzetten, terwijl je verschillende tenders tegelijkertijd hebt lopen, waarin die persoon in die rol wordt ‘verkocht’. Daar moet RWS ook begrip voor hebben.
Aandachtspunten en verbeterpunten vanuit Waterbouwers
Prijsduikers
In een gesprek over prijsduiken doet VvW voor het volgend overleg een voorstel voor een Wegingsfactor van EMVI, conform het door HbR toegepaste systeem (waar de inschrijver extra -/EMVI score krijgt voor onvoldoendes). RWS geeft aan dat uit veel aanbestedingen blijkt dat de inschrijvers met de laagste prijs, veelal niet die partijen zijn die het laagst scoren op EMVI. RWS geeft aan als beleid terughoudend te zijn met het instellen van een knock out criterium. In ieder geval zet RWS vrijwel nooit een knock out criterium in wanneer er een 5 wordt gescoord. In sommige gevallen wordt wel voor een knock out gekozen als een 5 en een 4, of twee 5-en worden gescoord. RWS zal nakijken of het afwegingskader BVP kan worden gedeeld met VvW.
2
Risico’s vertalen in EMVI
De waterbouwers constateren dat RWS niet altijd een goede aanpak heeft met betrekking tot beheersing van de risico’s in een werk. Risico’s volgend uit een risico-scan worden onvoldoende vertaald naar een EMVI uitvraag. Advies: Pak het grootste risico of risico’s die uit een risico-scan komen eruit en vertaal die in een concrete EMVI-uitvraag, die naar de juiste beheersing vraagt van wat RWS als grootste risico ziet. Soms focust de EMVI op kansen, en niet op de risico’s. Leg uit waarom je de EMVI criteria gekozen hebt, die je gekozen hebt. Dan wordt duidelijk waarom er soms in de EMVI niet op risico’s gefocust wordt. Meer specifiek zien we in sommige tenders dat RWS sommige risico’s (bijv. NGE’s) compleet met de gevolgen daarvan bij de opdrachtnemer neerlegt, terwijl de opdrachtnemer dit risico niet kan dragen. Graag wisselen we daarover met RWS van gedachte tijdens het gesprek. Het beleid van RWS is dat alle verlet in geval van een NGE bij RWS ligt en de EOD wordt inschakelt. VvW geeft aan dat in geval van ‘NGE verdacht’ het onduidelijk is tot hoever dan de verantwoordelijkheid van de aannemer rijkt bij het vooronderzoek. Besloten wordt tot het organiseren van een breder gesprek tussen RWS en markt over NGE werkwijze: hoe werkt dat bij RWS en wat zijn de ervaringen van de markt. Harry en Fay kijken hoe dat verder opgepakt kan worden.
Geen Proces als criterium
De waterbouwers constateren dat de vraagstelling nog steeds wat gericht blijft op de (gecertificeerde) processen. Processen die geborgd zijn in certificaten die jaarlijks geaudit worden zouden niet als EMVI criterium gesteld moeten worden. Het gaat overigens wel steeds beter bij RWS. De algemene processen die geborgd zijn in de VCA / ISO / CO2 of al omschreven in de vraagspecificatie worden steeds minder gevraagd. Processen die niet geborgd zijn in certificaten én niet omschreven zijn in de vraagspecificatie kunnen prima als EMVI criterium gevraagd worden, mits deze echt onderscheidend zijn voor dit specifieke project (planning, risico’s) Aanbesteding RWS najaar 2015 Totaal was er bij deze aanbesteding € 7,0 mio EMVI te scoren, wat als erg positief wordt ervaren. Rijkswaterstaat heeft de EMVI vraag vertaald naar onderstaand criterium: 1. Procesbeheersing a. Opdrachtnemer zorgt voor zo min mogelijk hinder bij het uitvoeren van alle taken, services en activiteiten i. Het realiseren van maximale beschikbaarheid van de netwerken, middels innovatie. ii. De mate waarin werkzaamheden efficiënt geclusterd worden iii. Bijdrage aan de ontwikkeling van de beheersvisie voor het bodemonderhoud Maximale tevredenheid gebruikers
De totale EMVI van € 7,0 mio werd in 1 criterium opgenomen, waarbij de inschrijver 1 cijfer krijgt voor het totale plan (25 pagina’s). 3
Alle inschrijvers kregen hetzelfde cijfer: dus geen onderscheid op kwaliteit en feitelijk gunning op laagste prijs. Hoe heeft de markt de aanbesteding ervaren: o EMVI uitvraag niet SMART o Het projectteam stond niet achter de EMVI vraag (gaven aan dat het opgelegd was van hoger hand) o Onvoldoende onderscheid in de beoordeling, mede (maar niet uitsluitend) veroorzaakt door onduidelijkheid van de uitvraag o 1 cijfer voor een plan van 25 pagina’s: te omvangrijk plan uitgevraagd Verbetervoorstel: criteria splitsen en per onderdeel waarderen. Daardoor meer onderscheid mogelijk in de beoordeling. Durf te scoren. Maak onderscheid in de scores tussen de beste en de slechtste partij (range 1-10).
Harry neemt contact op met het projectteam
Delen van uitslagen
In sommige, maar lang niet alle, gevallen zien we dat RWS na de uitslag zowel inschrijfbedragen als kwalitatieve scores met de inschrijvers deelt. RWS zou de transparantie over de beoordeling enorm kunnen vergroten door dat wel te doen. De feitelijke onderbouwing van de individuele score is in orde. Maar voor het overige deelt RWS alleen informatie over hoeveelste een inschrijver is geworden op plan en prijs. De niet-winnende inschrijvers krijgen enige aanvullende informatie over de winnaar, maar over de overige inschrijvingen wordt helemaal geen informatie gedeeld. De gedeelde informatie geeft aan waar de inschrijver ‘staat’ ten opzichte van de concullega ’s. Maar geeft geen antwoord op de vragen die de inschrijvers zich stellen: “Lag het aan mijn prijs? Was het de EMVI score?” Met alleen de eigen score kunnen de individueel inschrijvers geen antwoord krijgen op die (ook voor toekomstige aanbestedingen) belangrijke vragen. In deze wijze van informatiedeling zit geen verbeterpotentieel voor de inschrijvers. RWS geeft aan dat zij vanaf nu de onderbouwing van EMVI score van de winnaar deelt met alle inschrijvers. Al de bedrijfsspecifieke informatie uit de aanbieding wordt uit de aanbieding van de winnaar gehaald en gedeeld. RWS zal naast score en inschrijfcijfers geen verdere informatie delen van overige inschrijvers.
Dialoogteams en beoordelingsteams
Inschrijvers hebben tijdens de tender in de dialogen hele constructieve gesprekken met het dialoogteam van de opdrachtgever. Na beoordeling blijkt vaak dat bijvoorbeeld beheerders andere ideeën en opvattingen hebben over werkmethodiek, eisinterpretatie etc. Zij zitten vaak in de beoordelingsteam die de stukken ook meebeoordelen. Dit heeft effect op de beoordeling van de EMVI plannen. Verbetervoorstel: meer interactie tussen de dialoogteam van de opdrachtgever en beoordelingsteam.
4
Acties:
VvW doet voor het volgend overleg een voorstel voor een Wegingsfactor van EMVI, conform het door HbR toegepaste systeem (waar de inschrijver extra -/- EMVI score krijgt voor onvoldoendes). RWS zal het nakijken of het afwegingskader BvP kan worden gedeeld met VvW. RWS zal presentatie EMVI delen met VvW VvW zal Harry koppelen aan Annemargreet Schouten HbR ivm borgen van EMVI beloften in eisen-verificatie-matrix. Harry en Fay organiseren een breder gesprek tussen RWS en markt over NGE werkwijze: hoe werkt dat bij RWS en wat zijn de ervaringen van de markt. Baggeronderhoud Zuid Holland, 31104167, Onderhoud bodems RWS West-Ned Zuid. Harry neemt contact op met het projectteam om de lessons-learned te bespreken.
5
