Workshop KEIMIGRASIAN & PENGUATAN UNIT INTERNATIONAL RELATIONS OFFICE
Hotel Santika, 15 Nov. 2014 Directorate of Partnership, Alumni and Global Initiative Universitas Gadjah Mada
1
LATAR BELAKANG
a
Semakin tingginya jumlah kunjungan tamu asing di UGM
b
Semakin tingginya variasi bentuk kunjungan tamu asing baik tipe kunjungan dan durasi
c
Variasi “pernak-pernik” sistem keimigrasian di Indonesia
d
Variasi karakter tamu asing, baik dosen maupun mahasiswa
2
BENTUK – BENTUK KUNJUNGAN DI UGM
a
KUNJUNGAN MAHASISWA JANGKA PENDEK
b
KUNJUNGAN MAHASISWA JANGKA PANJANG
c
KUNJUNGAN PROFESSOR ASING: MENGAJAR
d
DOSEN/MAHASISWA ASING: MENELITI
# Internship, short course, exchange, fieldtrip
# Master degree program, PhD program
# Guest lecture, thesis supervision & defense
# Joint-research, PhD students, etc…
Penanganan Mobilitas Staf (Incoming – Outgoing)
ALUR DOSEN TAMU ASING
Mobilitas Staf Outgoing
Pemroses Ijin Perjalanan Dinas Luar Negeri: SDM Sedang dikembangkan Sistem Online Pengajuan Ijin Perjalanan Dinas Luar Negeri oleh SDM Kesempatan beasiswa exchange staff pendidik dan kependidikan selama 1 bulan melalui Erasmus Mundus Lotus+ dan Eramsus Mundus Areas+ (saat ini sedang buka, deadline akhir Desember 2014)
PENGUSULAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI
Penanganan Mobilitas Mahasiswa (Incoming – Outgoing)
Mobilitas Mahasiswa Incoming
Mobilitas Mahasiswa Incoming
ALUR MAHASISWA ASING PROGRAM NON DEGREE (1)
ALUR MAHASISWA ASING PROGRAM NON DEGREE (2)
ALUR MAHASISWA DEGREE
ACADEMIC REQUIREMENTS FOR FOREIGN STUDENTS
ACADEMIC REQUIREMENTS FOR FOREIGN STUDENTS
DOCUMENTS TO BE SUBMITTED
1.
UNDERGRADUATE
A.
Legalized copy of academic reports (year 11 and 12)
B.
Legalized academic highschool certificate/ diplome
C.
Curriculum vitae
D.
Statement of Financial Support
E.
Recommendation letter (applicant’s school/ institution)
F.
School Recognition from Indonesian Embassy
G.
Health Certificate from certified physician
H.
Motivation Letter
I.
Personal statement (not to work and obey the regulation)
J.
Copy of passport (showing applicant’s data)
K.
4 passport-size photograph
DOCUMENTS TO BE SUBMITTED
2.
POSTGRADUATE
A.
Legalized copy of Academic transcript
B. Legalized copy of undergraduate degree certificate (master degree certifictae, for PhD program)
C.
Curriculum vitae
D.
Statement of Financial Support
E.
Recommendation letter (applicant’s school/ institution)
F.
University Recognition from Indonesian Embassy
G.
Health Certificate from certified physician
H.
Motivation Letter
I.
Research proposal (for Ph.D applicants)
J.
Personal statement (not to work and obey the regulation)
K.
Copy of passport (showing applicant’s data)
L.
4 passport-size photographs
MOBILITAS MAHASISWA OUTGOING opportunities to student exchange programs 1.
2.
Agreement-based (tuition waiver, partial scholarship, and full scholarship) U to U or F to F Exchange & Short Term Summer Program (Credit & Non-credit earning program) Consortium-based: Erasmus Mundus Projects, AUN-ACTS Non-agreement based
Full-paying non degree
Full-paying double degree
FLOWCHART MOBILITAS MAHASISWA OUTGOING
Penanganan Mobilitas Peneliti (Incoming – Outgoing)
ALUR PROSES APLIKASI UNTUK PENELITI ASING
Penanganan Kerja Sama Internasional
Tupoksi Unit Internasional di bidang Pengembangan Kerja Sama
membantu merumuskan kebijakan kegiatan kerjasama dengan berbagai mitra strategik; untuk merealisasikan visi dan misi Universitas; melakukan koordinasi, sinkronisasi, dan integrasi dalam lingkungan Universitas dan instansi lain; memfasilitasi dan memperlancar proses kegiatan kerjasama yang diusulkan oleh Fakultas dan Unit Kerja di lingkungan Universitas; merencanakan, mengembangkan, dan melaksanakan penjajakan kegiatan kerjasama dengan pihak mitra; mengembangkan jejaring kerjasama internasional untuk mendukung bidang akademik, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, alumni dan pengembangan usaha; melakukan kegiatan pengadministrasian seluruh kerjasama Universitas; memfasilitasi, menyiapkan, dan melaksanakan acara penandatanganan Nota Kesepahaman dan/atau Perjanjian Kerjasama; mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan administrasi pelaksanaan kerjasama; dan melakukan monitoring, evaluasi, pelaporan administrasi pelaksanaan kerjasama, serta penjaminan mutu kerjasama.
Prinsip Umum Kerja Sama Kelembagaan
Kesesuaian dengan Visi dan Misi Universitas
Kemitraan, kesetaraan, kebersamaan;
Saling percaya (mutual trust), saling menghormati (mutual respect), dan saling memberi manfaat (mutual benefit)
Steps to Take
Analyzing
Initiating
Legal Review & Formalizing
Documentation
Cooperating & Maintaining
Proses Analisis Kerja Sama Kelembagaan
With whom we want to cooperate? Institutional Capacity and Representation Profiling universities Web-based
Research Ranking system Networking Information
Strategic Partner Field
of expertise Country’s strategic Availability for funding
Initiation
Communicate through existing networks Visit and Hosting a visit from foreign universities/partners Write Letters promoting y[our] university Emails Personal
letter from Rector
Legal Review
Work distribution: Review of agreements Memorandum of Understanding Contracts Exchange Agreements Double Degree Agreements Material Transfer Agreements Non-Disclosure Agreements Intellectual Property Agreements Drafting of agreements Content discussion and negotiation
Proses Legal Formal Perjanjian Kerja Sama
Otoritas atau kewenangan pembuatan dan penandatanganan Nota Kesepahaman dan/atau Perjanjian Kerjasama diatur berdasarkan lingkup pelaksanaan kerjasama dengan ketentuan sebagai berikut:
Nota Kesepahaman (MoU) yang melibatkan lebih dari satu Unit Kerja ditandatangani oleh Rektor atau Wakil Rektor . Nota Kesepahaman (MoU) yang hanya melibatkan satu Unit Kerja dapat ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja setingkat Direktur atau Dekan/ Direktur Sekolah. Perjanjian Kerjasama (MoA) yang melibatkan lebih dari satu Unit Kerja ditandatangani di tingkat Universitas oleh setidaknya Pimpinan setingkat Direktur yang sesuai tugas pokok dan fungsinya atau oleh beberapa Pimpinan Unit Kerja/ Dekan / Direktur Sekolah yang terkait. Perjanjian Kerjasama (MoA) yang hanya melibatkan satu Unit Kerja dapat ditandatangani di tingkat Unit Kerja oleh Pimpinan Unit Kerja setingkat Direktur atau Dekan/ Direktur Sekolah.
Administrasi dan Dokumentasi
Signed
Input in Database
Scan Document
Upload in Database
Upload in Website
Media Administrasi dan Dokumentasi: Sistem Informasi Kerjasama Database MOU Aktif dan Tidak Aktif Website
Hardcopy kept in Archive
Cooperation and Maintaining AREAS OF INTERNATIONAL PARTNERSHIP
Staff/faculty/student mobility
Joint academic activities
Joint research/publication
Prospective Cooperation: Mobility Staff/faculty mobility Staff training Faculty exchange Student mobility Non-credit earning or credit earning Short courses/summer program internship Credit earning semester-long program Credit earning year-long program Double degree program
Cooperating and Maintaining Advantages of Mobility Staff and faculty mobility Professional enhancement/recognition Benchmarking Exposure to different working/academic environment/facilities Student mobility: Academic-enhancement Unique teaching styles/methodology Cross-cultural experiences Setting up network Employability enhancement Evaluate Existing MOUs Expired MOUs Sleeping MOUs Process extension/revise the substance/addendum Process MOAs (Student Exchange, Double Degree, etc)
Penanganan Program – Program Internasional
1 PERMASALAHAN YANG SERING DI HADAPI 1
Pengurusan surat ijin belajar/setneg dari DIKTI sangat lama bahkan sampai 3 bulan.
2
Proses konversi dari VKSB menjadi VITAS juga memerlukan waktu yang lama.
3
Mahasiswa tinggal selama 4 bulan apakah perlu memakai VITAS atau cukup VKSB saja dengan perpanjangan per bulan?
4
Variasi karakter tamu asing di Fakultas Geografi baik dosen maupun mahasiswa
5
Mahasiswa exchange yang hanya 4-6 bulan kesulitan meminjam buku di perpusatkaan dikarenakan tidak punya KTM (KTM selesai bisa sampai 2-3 bulan).
6
Rumitnya dan mahalnya beaya birokrasi di Indonesia untuk visa ristek. Tarif visa mencapai 500 USD, belum ada layanan satu pintu bagi peneliti asing yang mengurus ijin di Jakarta
2 PERMASALAHAN YANG SERING DI HADAPI 7
Mahasiswa asing yang tidak menguasai bahasa Indonesia kurang memahami prosedur yang harus dilakukan
8
Mahasiswa asing yang tidak memperhatikan kapan Visa habis dan kapan harus melakukan prosedur perpanjangan
9
Mahasiswa / dosen asing yang melakukan penelitian di lapangan khususnya daerah bencana perlu prosedur keamanan (risiko tinggi).
10
Permasalahan pribadi mahasiswa asing yang membawa dampak terhadap nama baik UGM.
11
Permasalahan kesehatan, asuransi mahasiswa asing khususnya bagi mahasiswa yang berasal dari negara berkembang, keamanan, kecopetan dsb…
berpotensi
6 1 1 2
3
4
5
LAYANAN YANG DIBERIKAN BKLN FGE LAYANAN YANG DIBERIKAN / ANTISIPASI Mahasiswa asing diminta mengisi formulir perkembangan studi yang dikirim ke Fakultas dan divaliadasi oleh dosen pembimbing Mahasiswa asing diminta menyusun laporan hasil studi / hasil penelitian dan diarsip di Fakultas sebagai bahan penyusuan profil tahunan mahasiswa asing Berkomunikasi dengan pembimbing dari universitas partner sebagai pemberi garansi mahasiswa asing. Pada akhir studi selain memberikan sertifikat, Fakultas Geografi secara resmi membuat surat pengembalian mahasiswa tersebut kepada institusi pengirim Para peneliti asing diminta presentasid alam seminar di Fakultas terkat dengan progress / hasil penelitian yang dilakukan
6 2
LAYANAN YANG DIBERIKAN BKLN FGE LAYANAN YANG DIBERIKAN / ANTISIPASI
6
Pengiriman check-list dan contoh-contoh diperlukan baik dari imigrasi ataupun ristek
formulir
yang
7
Menerbitkan seawal mungkin surat undangan untuk aplikasi visa ristek ( 1 tahun – 8 bulan sebelum kedatangan)
8
Pendampingan mahasiswa / dosen asing dalam proses keimigrasian
9
Memberikan check list “do” dan “don’t “ kepada mahasiswa
10
Mengingatkan batas waktu kapan visa akan berakhir dan batas waktu kapan prosedur perpanjangan ke kantor imigrasi perlu dilakukan untuk menghindari denda
11
Pendampingan bagi mahasiswa asing dengan mahasiswa Fakultas dengan harapan komunikasi lancar dan apabila ada permasalahan dapat diantisipasi sedini mungkin.
Terimakasih
