Workshop ‘Alles over folderbeheer‘ 11 november 2011
Borging van folders en teksten, van ontwikkeling t/m uitreiking, m.b.v. mensen, protocollen en techniek
1. Hoe borgen we de inhoud van gedrukte en digitale teksten? 1. 2.
3. 4.
5.
Sjabloon met ‘verplichte’ onderwerpen Info uit betrouwbare bron, inhoud gecheckt door deskundige, schrijfstijl gecheckt afd comm Pacom werkt en schrijft samen met inhoudsverantw Accordering door alle eindverantwoordelijken (organisatorisch, inhoudelijk, huisstijl enz) ->
1. Hoe borgen we de inhoud van gedrukte en digitale teksten? 5. 6. 7. 8.
1 x per ½ jr – 2 jr laten checken Systeem ‘waarschuwt’ bij einde looptijd Eén PDF per tekst, ‘alleen lezen’ Centraal punt digi + folder: bijv. drukkerij
2. Hoe kun je teksten snel updaten? 1. 2.
Drukproces in eigen beheer Vrijw die alles updaten (of drukkerij, of…) 3. Eenvoudig systeem: Word + PDF 4. Mbv ‘systeem’ (brochuregenerator, sjablonen, autorisatie etc) 5. Niet op tijd geactualiseerd -> geen publicatie (snel = dagen <–> binnen 4 – 6 weken)
3. Wat is een handig contentmanagementsysteem? Wordt gebruikt voor: 1. Tekstbeheer (zelfde tekst folder en web) 2. Middelenbeheer (folder-web-intra, intern – extern materiaal) 3. Organiseren v.d. werkzaamheden (s.v.z, wie doet wat, fasesering idee t/m evaluatie) 4. Autorisatie (inhoudsverantw, eigenaren) 5. Administratie (hoeveel, voor wie enz)
3. 1 Wat is een handig contentmanagementsysteem? 1. 2. 3.
Pagemaker (opmaak) Brochuregenerator van Documentaal Systeem drukker Biblo v Gerwen (sjablonen) 4. Smartsite van Senec 5. Marketing One van Paragon 6. Kwaliteitsdoc beheer DMS van Infoland 7. Acces database (evt op maat) ???????????????
4. Hoe regelen we dat patiënten de juiste versie meekrijgen? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Geen regie pacom, want afd / poli is verantw Wel regie pacom: Correcte versie op web en naar alle gebruikers (copa implementeert) Iedere afd / poli een verantwoordelijke Inhoud laten checken (1x per ……) Printen on demand, geen voorraden Versienummer op tekst / folder Af en toe ‘grote schoonmaak houden’
5. Hoe regelen we informatie op maat? 1. 2.
3. 4. 5.
Adviesgesprek over voorlichtingstraject en bij opzetten zorgpaden Aansluiten op behoefte en fase (aandoening, onderzoek behandeling). Bijv Oncowijzer: basisinfo + info op maat (PID) Persoonlijk site vd patiënt (‘mijn ziekenhuis’ met links naar goede info? Themawebsite voor iets bredere doelgroep? Behandelaar en patient samen google-en!
6. Hoe krijgen we inzicht in verbruik folders en teksten? 1. Gebruikersonderzoek? 2. Folders: 1. (Elke maand) overzicht van de drukkerij of magazijn 2. Besteloverzichten van afd inkoop 3. Zelf bijhouden in (bijv) Acces 3. Digitale versie: geen inzicht
7. Afweging drukken of printen? 1.
2. 3. 4. 5.
Afhankelijk vd oplage: drukken vanaf 100 exemplaren, lagere oplages printen Printen (want altijd actueel) Drukken (want …..) Kopiëren op voorbedrukt (voor)blad Toekomst meer web? Eerst onderzoeken of patiënten dat kunnen.
8. Vereenvoudigen aanvragen en bestellen voor patiënten: • • • •
Lijstje meegeven welke info men thuis kan downloaden Webwinkel (voor alle gebruikers) Info op website, makkelijk te vinden (trefwoord, specialisme) Bestel/afhaalmogelijkheid bij pacom, PSB
9. Vereenvoudigen aanvragen en bestellen voor hulpverleners? • • • • •
Bestelformulier op intranet : titel en versie Voldoende voorraad bij afdeling / poli / PSB Drukkerij die bij spoed ‘zelfde dag’ levert Extern materiaal bij pacom bestellen (poli / afd) Via inkoop(systeem), ook tbv 1e en 3e lijn !
10. Hoe borgen we dat patiënten de informatie krijgen? 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Niet, want hulpverlener is verantwoordelijk Actief aanbieden (poli, spec, vpk, pacom) Reclame maken voor patiënteninfo (narrow casting, poster, web, zkhsmagazine) Protocollen (link naar info), ‘vinkje’ in dossier, vermelden in zorgpad Goed copa-netwerk Bewustmaking (effect kwal, tevreden patient enz)
11. Hoe regelen we dat patiënten de informatie kunnen vinden waar ze recht op hebben? Vinden? Inspanningsverplichting! 1. Reclame maken voor patiënteninfo (narrow casting, poster, web, zkhsmagazine) 2. Actieve opstelling bevorderen van poli, spec, vpk etc. 3. Info op meerdere manieren aanbieden: internet (trefwoord), folderrek, PSB
12. Welke folders van externen plaats je wel, welke niet? •
• • •
Wel: patiëntenverenigingen, goed extern materiaal (KWF, Hartstichting enz), als het info toevoegt die van wezenlijk belang kan zijn Niet: materiaal met (mogelijk) commerciële boodschap Onbekend materiaal eerst laten checken Alleen eigen folder als er geen landelijke info is!
