WORKING TIME EVALUATOR FOR EXCEL

HANDLEIDING Versie 2.0.0

WORKING TIME EVALUATOR © FOR EXCEL

®

De Jonge Orde Mercatorlaan 1200 3528 BL Utrecht Postbus 20057 3502 LB Utrecht t: 030-2823652 f: 030-2823651 i: http://www.dejongeorde.nl e: [email protected]

INHOUDSOPGAVE

1.

INLEIDING ........................................................................................................................4

2.

INSTALLATIE...................................................................................................................6

3.

2.1.

SYSTEEMEISEN ...........................................................................................................6

2.2.

INSTALLATIE VAN DE WTE FOR EXCEL ..........................................................................7

OPENEN EN OPSLAAN EXCEL WERKMAP .................................................................9 3.1.

OPENEN VAN DE WTE FOR EXCEL WERKMAP................................................................9

3.2.

OPSLAAN VAN DE WTE FOR EXCEL WERKMAP ............................................................10

4.

INFORMATIE EN HELP .................................................................................................11

5.

TIJDLIJN.........................................................................................................................12

6.

INSTELLINGEN..............................................................................................................12

7.

8.

9.

6.1.

ALGEMEEN ................................................................................................................12

6.2.

ROTERENDE OF NIET ROTERENDE ROOSTERS .............................................................13

6.3.

INLOGGEN EN OPSLAAN .............................................................................................14

6.4.

RAPPORTAGE............................................................................................................15

6.5.

IMPORTEREN GEGEVENS............................................................................................15

6.6.

PAUZES ....................................................................................................................17

6.7.

MEDEWERKERS.........................................................................................................17

6.8.

INSTELLINGEN INTERNETVERBINDING..........................................................................18

MEDEWERKERS ...........................................................................................................20 7.1.

NIEUWE MEDEWERKERS INVOEREN ............................................................................20

7.2.

MEDEWERKERS BEWERKEN .......................................................................................22

7.3.

MEDEWERKERS VERWIJDEREN ...................................................................................23

DEFINIËREN VAN DIENSTEN ......................................................................................24 8.1.

ALGEMEEN ................................................................................................................24

8.2.

INVOEREN VAN VOORGEDEFINIEERDE (NORMALE) DIENSTEN ........................................24

8.3.

INVOEREN VAN VOORGEDEFINIEERDE CONSIGNATIE ....................................................28

8.4.

INVOEREN VAN VOORGEDEFINIEERDE BIJZONDERE DIENSTEN ......................................28

8.5.

BEWERKEN VAN VOORGEDEFINIEERDE DIENSTEN ........................................................29

8.6.

VERWIJDEREN VAN VOORGEDEFINIEERDE DIENSTEN ...................................................30

ROOSTERS INVOEREN EN EVALUEREN...................................................................31

Working Time Evaluator for Excel

2 / 65

Déhora Software

9.1.

FASERING ROOSTERPROCES......................................................................................31

9.2.

ROOSTER MAKEN MET VOORGEDEFINIEERDE DIENSTEN ...............................................32

9.3.

ROOSTER MAKEN MET HANDMATIGE NORMALE DIENSTEN.............................................34

9.4.

HANDMATIG INVOEREN VAN CONSIGNATIE ...................................................................35

9.5.

HANDMATIG INVOEREN VAN BIJZONDERE DIENSTEN ....................................................36

9.6.

INVOEREN VAN TWEE OF MEER DIENSTEN OP EEN DAG.................................................37

9.7.

INVOEREN VAN VERLOF- OF ZIEKTEDAGEN ..................................................................39

9.8.

INVOEREN VAN AFWIJKENDE BEGIN- EN EINDTIJDEN DIENSTEN .....................................39

9.9.

INVOEREN VAN BEGIN- EN EINDTIJDEN OPROEPEN .......................................................40

9.10.

OVERZICHT INVOERMOGELIJKHEDEN IN ROOSTER .......................................................41

9.11.

ROOSTER EVALUEREN ...............................................................................................43

9.12.

EVALUATIESET ..........................................................................................................45

9.13.

EVALUATIERESULTATEN.............................................................................................47

9.14.

RESULTATEN WISSEN ................................................................................................48

10.

RAPPORTAGES ........................................................................................................49

10.1.

RAPPORTEN SAMENSTELLEN ......................................................................................49

10.2.

AFDRUKKEN EN BEWAREN VAN RAPPORTEN ................................................................52

11.

TOELICHTING ATW ..................................................................................................53

12.

TOELICHTING INSTELLINGEN ATW- EVALUATIESET .........................................57

13.

VRAGEN.....................................................................................................................62

14.

INDEX .........................................................................................................................64


3 / 65

Déhora Software

1.

INLEIDING Welkom ®

Welkom bij de Working Time Evaluator (WTE for Excel), een online roostercontrole systeem ontwikkeld door Déhora Consultancy Group. De WTE for Excel stelt u in staat snel en gemakkelijk roosters te evalueren op de regels van de Arbeidstijdenwet (ATW). Via de door ons ®

®

©

ontwikkelde Working Time Evaluator Client applicatie kunt u uw roosters in Microsoft Excel ®

invoeren en via internet laten evalueren door onze Working Time Evaluator Server. Het is voor iedereen eenvoudig te leren, ook voor gebruikers die niet of nauwelijks ervaring hebben met Excel. Wij adviseren u om de eerste keer gebruik te maken van de online demonstratie (demo) van de WTE for Excel , waarin stap voor stap wordt getoond hoe de WTE for Excel werkt. Deze demo is te vinden op de site van de WTE for Excel: http://www.workingtimeevaluator.com

Voor wie? De WTE for Excel is vrij beschikbaar voor iedereen (particulieren) die zijn of haar rooster wil controleren op de ATW. Voor bedrijven, instellingen en vakorganisaties zijn er diverse abonnementsvormen beschikbaar om voor de medewerkers van een ploeg, team of afdeling gebruik te kunnen maken van de WTE for Excel. Voor deze organisaties kunnen eventuele afwijkende CAO en/of ATB regels worden opgenomen. Ook is het mogelijk een aanvullend abonnement te nemen op de Rooster Risico Profiel Analyse (RRPA). Dit is een set roosterevaluaties die de ergonomische aspecten van een rooster evalueert.

Hoe gaat u in grote lijnen te werk? Als eerste stap installeert u de WTE for Excel, waarvoor u de instructies vindt in deze handleiding en op de site van de WTE for Excel. Daarna kunt u de roosters die u wilt controleren stap voor stap in de WTE for Excel invoeren. Hiervoor zijn diverse invoerschermen beschikbaar. Meer ervaren Excel-gebruikers kunnen eventueel bestaande, in Excel gemaakte roosters, kopiëren naar de WTE for Excel, waardoor veel invoerwerk niet meer nodig is. In deze handleiding vindt u daarvoor de instructies.

Opzet handleiding Deze handleiding geeft uitleg over op de wijze waarop een rooster in de WTE for Excel kan worden ingevoerd en geëvalueerd. Alle functies worden stap voor stap uitgelegd.


4 / 65

Déhora Software

Vragen? Indien u vragen heeft, dan zijn er een aantal mogelijkheden om antwoord te krijgen op uw vragen: •

Antwoorden op de meest gestelde vragen staan op de FAQ pagina (frequently asked questions) van onze WTE for Excel site: http://www.workingtimeevaluator.com/faq

•

Een actuele beschrijving van de WTE for Excel kunt u vinden op de Handleiding pagina van onze WTE for Excel site: http://www.workingtimeevaluator.com/handleiding.

•

Indien u vragen heeft omtrent de ATW, dan kunt u voor meer informatie terecht op de site www.arbeidstijdenwet.nl. Op deze site is alle actuele informatie en laatste ontwikkelingen met betrekking tot de ATW terug te vinden.

•

Voor al uw overige vragen kunt u terecht bij onze helpdesk: 0900-333336 op werkdagen van 9:00 tot 17:00 (80 cent per minuut) of via het helpdesk emailadres: [email protected].

•

Onder de knop “Instellingen/ tabblad Info” in de WTE for Excel, kunt u bovengenoemde informatie en links naar de genoemde sites direct terugvinden.

Als u professionele hulp nodig heeft inzake het koppelen van de WTE for Excel aan bestaande Excel planningen, of professionele ondersteuning zoekt bij roosterontwerp, detachering, planningstrainingen, arbeidstijdenwet-, of planningsvraagstukken, dan raden wij u aan contact op te nemen met de planningspecialisten van Déhora Advies, Déhora Detachering, Déhora Opleiding, Déhora Research en/of Déhora Software via:

Déhora Consultancy Group B.V. Gelderlandplein 75d 1082 LV AMSTERDAM tel.:

020 - 4044042

fax:

020 - 4044676

url:

www.dehora.nl

e-mail: [email protected]


5 / 65

Déhora Software

2.

INSTALLATIE

2.1.

Systeemeisen

WTE for Excel is getest op Besturingsysteem

Windows 2000 / XP

Microsoft Office versie

Office 2000 Professional / Office 2003 Professional

Intern geheugen

256 / 1024 MB intern geheugen

Processor

Pentium III / Pentium IV

Ruimte harde schijf

5 MB

Internet snelheid

2 MB

Minimale Systeemeisen Besturingsysteem

Windows 2000


Office 2000 Standaard

Intern geheugen

128 MB intern geheugen *

Processor

Pentium III *

Ruimte harde schijf

5 MB

Internet snelheid

512 kB

Aanbevolen Systeemeisen Besturingsysteem

Windows XP of hoger


Office 2003 Standaard of hoger

Intern geheugen

512 MB intern geheugen *

Processor

Pentium IV of hoger *

Ruimte harde schijf

10 MB

Internet snelheid

1 MB

* zie ook uw MS Office versie systeemeisen


6 / 65

Déhora Software

2.2.

Installatie van de WTE for Excel

De WTE for Excel kan geïnstalleerd worden vanaf de website www.workingtimeevaluator.com. Na de aanmelding ontvangt u een automatische email met een internetlink, waarmee u uw account kunt activeren. Vervolgens kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Daarna start u met het ophalen van de WTE for Excel en verschijnt het volgende scherm:

•

U klikt op de knop ‘Uitvoeren’. De setup wizard wordt opgestart en daar klikt u op ‘Volgende>’.

•

In het scherm ‘Licentie Overeenkomst’ leest u de voorwaarden door voor het gebruik van de WTE for Excel. Klik op ‘Akkoord’ als u akkoord gaat met de voorwaarden.

•

U komt in het scherm ‘Kies onderdelen’ en klik op ‘Volgende> ‘. Het volgende scherm verschijnt:


7 / 65

Déhora Software

•

U kunt er voor kiezen om de WTE for Excel standaard op uw bureaublad te installeren. Middels de knop ‘Bladeren’ kan het bestand ook op een andere locatie worden geïnstalleerd. Klik daarna op ‘Installeren’ en u ziet dan dat het programma wordt geïnstalleerd. Direct daarna wordt de WTE for Excel opgestart en kun u ermee aan de slag.

TIP !: Het kan voorkomen dat er vlak voor de installatie van de WTE for Excel, u een waarschuwing krijgt van uw firewall (of ander beveiligingsprogramma) of u het er mee eens bent dat er een programma wordt geïnstalleerd op uw harde schijf. Dit is een normale beveiligingswaarschuwing en u loopt geen risico als u akkoord gaat met het verder ophalen van de WTE for Excel.


8 / 65

Déhora Software

3.

OPENEN EN OPSLAAN EXCEL WERKMAP

3.1.

Openen van de WTE for Excel werkmap

Tijdens de installatie is er op een door u aangegeven plek, bijvoorbeeld op het Bureaublad, het bestand 'wte_for_excel_installer.xls' neergezet. Dit is een normale Excel werkmap, waarin de ®

Working Time Evaluator functionaliteiten als een invoegtoepassing middels macro’s zijn toegevoegd. Door op dit bestand te klikken wordt dit in Excel geopend waarbij meestal de volgende waarschuwing wordt getoond:

Klik op ‘Macro’s inschakelen’. U komt dan in een lege werkmap van de WTE for Excel terecht, waarin u direct kunt beginnen met het invoeren van uw roostergegevens (zie hiervoor de volgende hoofdstukken).

Indien er tijdens het opstarten van WTE for Excel niet wordt gevraagd om de optie 'Macro's inschakelen' aan te zetten, kan dit ook handmatig ingesteld worden.

Ga dan in Excel naar het ‘Hoofdmenu’ – ‘Extra’ – ‘Macro’ en ‘Beveiliging...’ en zet het beveiligingsniveau (in het tabblad 'Beveiligingsniveau') op ‘Gemiddeld’ en druk op de ‘OK’ knop. Sluit vervolgens Excel af en open het WTE for Excel bestand opnieuw.


9 / 65

Déhora Software

3.2.

Opslaan van de WTE for Excel werkmap

Nadat u bent opgestart en roostergegevens heeft ingevoerd in de werkmap van de WTE for Excel, kunt u op elk moment het bestand opslaan onder een zelf gekozen bestandsnaam. U gaat daarvoor naar de menubalk en klikt op ‘Bestand’ - ‘Opslaan’ als u het bestand onder de eigen naam wilt opslaan.

Indien u de werkmap onder een andere naam wilt opslaan gaat u daarvoor naar de menubalk en klikt u op ‘Bestand’ - ‘Opslaan als…’ en selecteer de gewenste map (achter ‘Opslaan in’) waarin u de werkmap wilt bewaren. Voer een bestandsnaam in en klik op ‘Opslaan’, zoals in onderstaande scherm getoond:


10 / 65

Déhora Software

4.

INFORMATIE en HELP Klik in het tabblad ‘Rooster’ op de knop ‘Instellingen en daar gaat u dan naar het tabblad ‘Info’. U komt dan in het volgende scherm, waar het bezoek- en postadres van Déhora en e-mailadres staan vermeld. Ook vindt u hier het versienummer van de WTE for Excel die u in gebruik heeft.

Onder het tabblad ‘Help’ staan alle links naar internetsites en help-informatie weergegeven die van belang kunnen zijn tijdens het gebruik van de WTE for Excel.


11 / 65

Déhora Software

5.

TIJDLIJN

Klik in het tabblad ‘Rooster’ op de knop ‘Tijdlijn’. U komt dan in het volgende scherm:

In dit venster geeft u de startdatum van het rooster aan en hoeveel weken het rooster duurt. Het rooster kan alleen starten op de Arbeidstijdenwettelijke begindag van de week, die standaard als zondag staat ingesteld (zie Instellingen/algemeen). De einddatum van het rooster wordt automatisch aangegeven. Klik op de knop ‘OK’. De volgende mededeling verschijnt in het scherm:

Kies ‘Ja’ als u de eventueel ingevoerde dienstcodes wilt bewaren, kies ‘nee’ als u de ingevoerde dienstcodes niet wilt bewaren. Vervolgens wordt de tijdlijn in het rooster aangepast.

6.

INSTELLINGEN

6.1.

Algemeen

Bij Instellingen kunt u allerlei instellingen (of informatie) invoeren die voor het gebruik van de WTE in uw situatie belangrijk en/of handig kunnen zijn. Ga hiervoor naar het tabblad ‘Rooster’ en klik dan op de knop Instellingen. In de volgende paragrafen worden de verschillende tabbladen toegelicht.


12 / 65

Déhora Software

6.2.

Roterende of niet roterende roosters

In het tabblad ‘Algemeen’ is het mogelijk om roterende roosters te activeren (‘ja’ aanvinken), zodat een ingevoerd rooster niet meer wordt geëvalueerd op basis van een niet-cyclisch rooster (zie Tip in Hoofdstuk 5). De overige instellingen op dit blad zijn vooralsnog niet instelbaar (komende versie).

De volgende aandachtspunten zijn van belang bij de keuze tussen wel of niet roterende roosters, namelijk:

Cyclische/roterende roosters: •

De WTE for Excel kan worden ingesteld op het toetsen van cyclische roosters, hetgeen handig kan zijn bij het ontwerp van cyclische roosters. Het rooster wordt dan elke keer op de achtergrond herhaald c.q. geroteerd zodat de WTE for Excel in staat is alle lange termijn controles uit te voeren, zoals bijvoorbeeld de 13-weekse evaluaties.

Niet cyclisch/ niet roterend rooster: •

Niet roterende roosters kunt u te gebruiken in de volgende situaties: o

Een cyclisch (basis)rooster waarin wijzigingen worden aangebracht in de vorm van dienstruilingen, ziekte, verlof etcetera

o •

Een tijdelijk rooster dat niet cyclisch is

Als u van plan bent om een niet-cyclisch rooster in te voeren, dan raden wij u het rooster over een zo lang mogelijke periode in te voeren. U kunt voorgaande roosters bewaren en elke keer aanvullen met een volgende nieuwe roosterperiode. Dit is de beste manier om roosters te toetsen op de ATW!


13 / 65

Déhora Software

•

U kunt maximaal 36 weken (252 dagen) invoeren, een langere periode is niet mogelijk vanwege het beperkte aantal kolommen van een Excel werkblad. In de volgende versie van de WTE is dat wel mogelijk!!

6.3.

Inloggen en opslaan

Ga naar het tabblad ‘Rooster’ en klik op de knop ‘Instellingen’ en daarna het tabblad ‘Inloggen en opslaan’.

In het tabblad ‘Inloggen en opslaan’ kunt u één of meer van de opties aanklikken onder het kopje ‘Gebruik bij inloggen automatisch…’, die het doorlopen van de evaluatiewizard (roosterevaluatie, zie hoofdstuk 9) beïnvloeden: •

(eerste vakje): bij aanvinken van deze optie wordt het inlogscherm (evaluatiewizard 1/2) bij het starten van de roosterevaluatie niet getoond.

•

(tweede vakje): bij aanvinken van deze optie worden alle instellingen van de laatste evaluatie (evaluatiewizard 2/2) opnieuw toegepast.

•

Klik daarna op ‘OK’ en de instellingen worden aangepast.

Onder het tweede kopje ‘Sla het werkboek automatisch op bij….’ heeft u meerder opties om aan te klikken die er voor zorgen dat op vaste momenten (zoals getoond) de werkmap automatisch wordt opgeslagen. Nadat u één of meer opties heeft aangevinkt, klikt u op ‘OK’, de instellingen worden dan aangepast.


14 / 65

Déhora Software

6.4.

Rapportage

In het onderstaande scherm onder tabblad ‘Rapportage’ kan er een tweetal opties worden aangevinkt, te weten:

-

Rapportagegegevens opslaan…. : als dit niet is aangevinkt dan is het niet mogelijk om rapportages te genereren. Dit kan efficiënt zijn bij grote roosters (met veel medewerkers) omdat het proces van evalueren dan sneller gaat.

-

Geef een waarschuwing….. : als dit is aangevinkt dan verschijnt er een waarschuwing bij de start van het maken van een rapport als een voorgaand rapport wordt overschreven.

6.5.

Importeren gegevens

Het importeren van gegevens is in de volgende situatie zinvol:

1. Indien er een nieuwe update c.q. nieuwe versie van de WTE for Excel beschikbaar komt. In dit geval kan de normale installatieprocedure worden gevolgd. U kunt dan met de functie ‘importeren’ alle rooster- en instelgegevens vanuit uw oude WTE for Excelwerkmap importeren naar de nieuwe WTE for Excel-werkmap. Hiermee voorkomt u veel overbodig kopieer- en invoerwerk.

2. U kunt ook deze import-functie gebruiken als u een gedeelte van de gegevens vanuit een bepaalde WTE for Excel-werkmap(bijvoorbeeld medewerkers of diensten) wilt importeren naar een nieuwe werkmap.


15 / 65

Déhora Software

Zorg er voor dat alvorens u gaat importeren dat de tijdlijn van het nieuwe Excel bestand gelijk staat ingesteld als het bestand dat u gaat importeren. Indien dat niet het geval is zal de WTE een foutmelding genereren.

Als u wilt importeren, ga dan naar het tabblad ‘Import’ (via Instellingen), het volgende scherm wordt getoond:

U heeft de volgende opties:

Diensten: als u dit veld aanvinkt dan worden alle diensten geïmporteerd. Door het tweede vinkje uit te zetten wordt alle bestaande gegevens overschreven in plaats van toegevoegd Medewerkers: als u dit veld aanvinkt dan worden alle medewerkers geïmporteerd. Door het tweede vinkje uit te zetten wordt alle bestaande gegevens overschreven in plaats van toegevoegd Roosters: als u dit veld aanvinkt dan wordt het rooster met daarin alle diensten en medewerkers geïmporteerd. . Door het tweede vinkje uit te zetten wordt alle bestaande gegevens overschreven in plaats van toegevoegd. Configuratie Instellingen: als u dit veld heeft aangevinkt dan worden uw standaardinstellingen van de WTE for Excel geïmporteerd, zoals gebruikersnaam en wachtwoord (zie Hoofdstuk Instellingen) Evaluatie instellingen: als u dit veld aanvinkt dan wordt de laatst gehanteerde evaluatieinstellingen vanuit een andere WTE for Excel werkmap geïmporteerd. Overige werkbladen: als u dit veld aanvinkt dan worden ook eventueel extra aangemaakte werkbladen geïmporteerd.

Als u de gewenste opties heeft aangevinkt dan kunt u overgaan tot importeren. Klik daarvoor op de knop’ Importeren’ en blader dan door de directories naar het bestand dat u wilt importeren


16 / 65

Déhora Software

6.6.

Pauzes

In het onderstaande scherm is het mogelijk verschillende vaste pauzetijden in te voeren indien er gebruik wordt gemaakt van de handmatige invoer van diensten in het rooster (zie paragraaf 9.2). Deze pauzes worden niet toegepast op afwijkende/gerealiseerde uren!!!

Als u gebruik wil maken van vaste pauzes tijdens ‘handmatige diensten’ dan moet het eerste vinkje in bovenstaand scherm zijn aangevinkt. In de opties daaropvolgend kunt u afhankelijk van de arbeidstijd van de dienst een gewenste duur van de pauze invoeren. De pauzeinstellingen zoals weergegeven in dit scherm zijn de normen die zijn voorgeschreven volgens de hoofdnorm van de huidige Arbeidstijdenwet.

De pauze mag volgens de wet niet korter zijn dan 15 minuten. Indien hieraan niet wordt voldaan dan telt de pauze mee als arbeidstijd. Ook moet de pauze de dienst onderbreken anders is het geen pauze en dit zal de WTE dan ook als arbeidstijd berekenen (aan het begin of einde van de dienst).

6.7.

Medewerkers

In het onderstaande scherm kunnen twee opties worden aangevinkt. Als dit is aangevinkt dan betekent dat het scherm voor medewerkers verschijnt als een medewerker handmatig in de


17 / 65

Déhora Software

medewerkers-kolom van het werkblad ‘rooster’

Eerste vinkje (Synchroniseer….) : als dit staat aangevinkt dan wordt bij de invoer van een nieuwe medewerker in het medewerkers-werkblad of via de wizard ‘medewerkers’ automatisch de medewerker toegevoegd aan het rooster. Als dit staat uitgevinkt dan wordt er altijd een vraag gesteld of u de medewerker wilt toevoegen aan het rooster? Tweede vinkje (Toon de………) : als dit is aangevinkt dan houdt dit in dat bij de invoer van een nieuwe medewerker in het werkblad ‘rooster’ automatisch de wizard ‘Medewerkers’ verschijnt. U heeft dan de mogelijkheid om dan ook andere gegevens in te voeren. Als dit staat uitgevinkt dan wordt alleen een roosterlabel aangemaakt. In een later stadium kunt u dan eventueel de overige gegevens van de medewerkers invoeren.

6.8.

Instellingen Internetverbinding

De WTE for Excel zorgt automatisch voor het tot stand komen van een internetverbinding. Het kan echter voorkomen dat na het klikken op de ‘Rooster evalueren’ knop er geen verbinding met de Working Time Evaluator Servers tot stand kan worden gebracht. Er verschijnt dan onderstaande mededeling in beeld:


18 / 65

Déhora Software

Dit kan de volgende oorzaken hebben: 1. De internetverbinding is verbroken. Oplossing: open uw internetbrowser en controleer of u kunt internetten. Waarschuw de systeembeheerder om de internetverbinding te herstellen. 2. De WTE server is onbereikbaar. Klik op deze link om te zien of er code verschijnt. ……https://secure.workingtimeevaluator/wtesoap/services/timelinesoep?wsdl Is er geen communicatie en dus niets te zien, neem dan contact op met onze helpdesk. 3. De firewall staat geen beveiligde verbindingen toe (HTTPS poort 443). Neem contact op met uw systeembeheerder of wijzig uw firewall-instellingen. 4. De internetverbinding loopt via een proxy-server. De automatisch instellingen moeten mogelijk gewijzigd worden. Dit kan in het onderstaande scherm ‘Geavanceerde verbindingsinstellingen’ via de knop ‘Algemeen’ en ‘Geavanceerd’. Vraag eventueel naar de juiste instellingen bij de systeembeheerder.


19 / 65

Déhora Software

7.

MEDEWERKERS

7.1.

Nieuwe medewerkers invoeren

Ga naar het tabblad ‘Rooster’ om de medewerkers in te voeren waarvan u de roosters wilt controleren. Klik op de knop ‘Medewerkers’. U komt dan in het volgende scherm:

Klik op de knop ‘Nieuw’, u komt dan in het volgende scherm:


20 / 65

Déhora Software

Onder het groepsvak ‘Personalia’ kunnen diverse gegevens (naam, achternaam) zoals getoond worden ingevoerd. Alleen het veld ‘Roosterlabel’ is verplicht omdat dit veld bedoeld is voor de naam van de medewerker die wordt getoond in het rooster.

In de volgende tabbladen kunt u verschillende gegevens invoeren: Contactgegevens : hier kan desgewenst naam, adres en woonplaats worden ingevoerd. Dienstverband : in dit groepsvak kunnen contractgegevens worden ingevoerd. De volgende velden verdienen extra toelichting: -

Wekelijkse rustdag: indien wegens een godsdienstige of levensbeschouwelijke opvatting een andere wekelijkse rustdag dan de zondag wordt afgesproken. Deze ingegeven rustdag wordt als een zondag gezien bij de evaluaties van het rooster.

-

Werken op zondag : deze optie aanvinken indien de werknemer niet heeft ingestemd met het werken op zondag. Dit kan voorkomen als er geen overeenstemming is bereikt tussen de werkgever en medezeggenschapsorgaan

-

Opt-out aanwezigheidsdiensten : dit kan worden aangevinkt als de medewerker heeft ingestemd met een verruiming van het aantal uren arbeidstijd per week bij het werken in aanwezigheidsdiensten. Dit is van belang als er gebruik wordt gemaakt van de optionele evaluatieregels inzake aanwezigheidsdiensten.

Organisatie : in dit groepsvak kunnen professionele gegevens worden ingevoerd, zoals functie, afdeling, locatie en ploeg. Telefoon/email : hier kan desgewenst telefoonnummers en e-mail adres(sen) van de medewerker worden ingevoerd Extra : hier zijn diverse vrije invoervelden beschikbaar. Bijzonderheden : hier kan van een vrouwelijke medewerker die zwanger is de bevallingsdatum en uitgerekende datum worden ingevoerd. Deze gegevens kunnen worden gebruikt bij het evalueren van het rooster van de betreffende medewerker (indien er gebruik wordt gemaakt van deze optionele evaluaties!)

Als alle gewenste gegevens zijn ingevoerd, dan klikt u op ‘OK’. Klik op ‘Sluiten’ als u terug wilt keren naar het rooster.

Er zijn ook andere mogelijkheden om medewerkers in te voeren (en te bewerken) namelijk: 1. U kunt rechtstreeks medewerkers in de medewerkers-kolom van het rooster invoeren. Als u onderaan in het rooster werkblad een nieuwe medewerker invoert (dit is dan het roosterlabel!) dan drukt u vervolgens op de ‘Enter’ toets. De WTE for Excel neemt deze dan op in de range van de medewerkers, zodat deze wordt meegenomen in de roosterevaluatie.


21 / 65

Déhora Software

2. Medewerkers kunnen ook rechtstreeks in het tabblad ‘Medewerkers’ worden gekopieerd, ingevoerd en/of worden bewerkt. Het is wel van belang dat u daarbij rekening houdt met dezelfde kolomindeling en -definities zoals die in dit tabblad worden gehanteerd.

7.2.

Medewerkers bewerken

Ga naar het tabblad ‘Rooster’ en klik op de knop ‘Medewerkers’. Selecteer de medewerker die u wilt wijzigen en klik op de knop ‘Bewerken’. U komt dan in het volgende scherm:

U wijzigt de gegevens van de medewerker en klikt op ‘OK’.

Klik op ‘Sluiten’ als u terug wilt keren naar het rooster.

TIP! : In het werkblad ‘medewerkers’ kunt u in plaats van voorgaande stappen rechtstreeks alle gegevens bewerken van de betreffende medewerkers.


22 / 65

Déhora Software

7.3.

Medewerkers verwijderen

Voor het verwijderen van medewerkers zijn de volgende situaties mogelijk:

-

Alleen de medewerkers verwijderen uit het rooster (en wel de medewerkersgegevens laten bestaan) o

Hiervoor dient u naar het werkblad ‘Medewerkers’ te gaan en in de eerste kolom de medewerker op Nee te zetten. In dat geval zal de medewerker niet meer worden getoond in het rooster.

-

De medewerkers verwijderen uit het rooster en uit de medewerkersgegevens :

Ga naar het tabblad ‘Rooster’ en klik op de knop ‘Medewerkers’. Selecteer de medewerker die u wilt verwijderen en klik op de knop ‘Verwijderen’. De volgende mededeling verschijnt:

Klik op ‘Verwijderen’ om de medewerker te verwijderen. De medewerkersgegevens inclusief zijn of haar rooster verdwijnt dan volledig uit het rooster werkblad.


TIP In het werkblad ‘medewerkers’ kunt u in plaats van voorgaande stappen rechtstreeks alle gegevens verwijderen van de betreffende medewerkers.


23 / 65

Déhora Software

8.

DEFINIËREN VAN DIENSTEN

8.1.

Algemeen

Om het rooster uiteindelijk te kunnen maken zijn er naast de medewerkers natuurlijk ook diensten nodig. Deze diensten kunnen net als de medewerkers worden voorgedefinieerd met behulp van een ‘Diensten wizard’. In de WTE for Excel zijn er twee methoden om diensten te definiëren en in het rooster in te voeren, te weten: 1. Het definiëren van diensten via de knop ‘Diensten’, waarbij allerlei gegevens van de diensten kunnen worden ingevoerd. Dit zijn ‘voorgedefinieerde diensten’ (zie paragraaf 8.2). Daarna kan de dienstcode worden ingevoerd in het rooster (zie Hoofdstuk 9). 2. Het handmatig definiëren en invoeren van de dienst rechtstreeks in het rooster (twee stappen ineen), waarbij middels het gebruik van de juiste codering de dienst rechtstreeks in het rooster kan worden ingevoerd. Dit zijn ‘handmatige diensten’ (zie paragraaf 9.2).

Het is toegestaan om van beide type diensten tegelijkertijd gebruik te maken.

8.2.

Invoeren van voorgedefinieerde (normale) diensten

Voor de invoer van ‘voorgedefinieerde diensten’ gaat u naar het tabblad ‘Rooster’. Klik op de knop ‘Diensten’. Het volgende scherm ‘Diensten wizard’ verschijnt:


24 / 65

Déhora Software

In dit scherm kunt u nieuwe diensten invoeren, bewerken (wijzigen) en verwijderen. In de laatste twee kolommen is de betekenis van de codes, als volgt: ND

= Normale dienst

C

= Consignatie

P

= Pauze

Als u een nieuwe dienst wilt maken dan klikt u op ‘Nieuw’. Dan wordt het volgende scherm getoond:

Bovenaan staan meerdere tabbladen genoemd, die zijn bedoeld voor de invoer van verschillende soorten diensten. Dit zijn normale diensten, consignatie en bijzondere diensten zoals aanwezigheidsdiensten, bereikbaarheidsdiensten en reservediensten. Deze laatste drie diensten zijn optioneel en kunnen op aanvraag van de klant worden geactiveerd.


25 / 65

Déhora Software

In het tablad ‘Normale dienst(ND)’ kan als volgt een normale dienst worden ingevoerd:

Dienstnaam:

Voer de naam van de gewenste dienst in.

Dienstcode:

Voer een gewenste dienstcode in. Voor de dienstcode zijn de volgende karakters niet toegestaan (deze worden niet geaccepteerd door de WTE for Excel):

Diensttype:

-

#

<

>

(

)

+

?

[

]

=

,

*

Dit is geen verplicht invoerveld. Hier heeft u de mogelijkheid om bijvoorbeeld aan te geven wat voor type dienst het betreft. Bijvoorbeeld normale dienst, avonddienst, ochtenddienst, oproepdienst etc. De invoer van dit veld kan worden toegepast bij maatwerkevaluaties.

Diensttijd:

Voer de begintijd en eindtijd van de dienst in. De dienstlengte wordt automatisch berekend in de regel onder de diensttijd.

e

1 pauze:

Voer de begin en eindtijd van een eventuele pauze in en selecteer of de pauze wel of niet wordt betaald en of er sprake is van een geconsigneerde pauze. De opties wel of niet betaald hebben arbeidstijdwettelijk gezien geen consequenties voor de evaluaties (wel voor RRPA). De geconsigneerde pauze mag alleen in combinatie met een collectieve regeling worden toegepast en heeft wel consequenties voor de evaluaties van de ATW.

e

e

2 of 3 pauze :

e

e

Voeg op dezelfde manier eventueel een 2 en 3 pauze aan de dienst toe.

Onderaan het scherm vindt u de volgende tabbladen:

Extra:

Dit invoerveld wordt gebruikt bij speciale maatwerk-evaluaties.

Slaapduur:

Hier kan de lengte van de gemiddelde nachtrust na een nachtdienst worden ingevoerd. Deze invoer wordt gebruikt voor de RRPA evaluatieset en is niet van toepassing voor de ATW evaluatieset die aanvangen voor of na een dienst.


26 / 65

Déhora Software


TIP!: Het is ook mogelijk voorgedefinieerde diensten rechtstreeks in het tabblad ‘Diensten’ te kopiëren of in te voeren en/of te bewerken. Het is wel van belang dat u daarbij rekening houdt met dezelfde kolomindeling/definities zoals die in dit tabblad worden gehanteerd.

LET OP!: De volgende toetsenbord karakters zijn in de WTE for Excel niet toegestaan:

/

\

>

<

?

%

,

“

Middels de knoppen ‘Diensten’ en ‘Medewerkers’ kunnen gegevens worden ingevoerd. Het is ook mogelijk om gebruik te maken van de Excel-functionaliteit door in de werkbladen in een cel te klikken en daar direct de gewenste gegevens in te voeren, te wijzigen of te verwijderen. Uiteraard kunnen de gegevens ook worden gekopieerd, geknipt en geplakt.


27 / 65

Déhora Software

8.3.

Invoeren van voorgedefinieerde consignatie

Consignatie is volgens de Arbeidstijdenwet een periode tussen twee opeenvolgende diensten of tijdens een pauze waarin de werknemer verplicht is bereikbaar te zijn om in geval van onvoorziene omstandigheden op oproep zo spoedig mogelijk de bedongen arbeid te verrichten.

In het tabblad ‘Consignatie’ van het onderstaande scherm kan er een periode waarin consignatie is opgelegd worden ingevoerd. U vindt hier min of meer dezelfde invoervelden als bij normale diensten, met uitzondering van pauzes (dat is niet van toepassing bij consignatie).

Bij ‘Consignatie periode’ kunt u de begin en eindtijd van de periode invoeren. U kunt maximaal een periode van 24 uur consignatie definiëren .

8.4.

Invoeren van voorgedefinieerde bijzondere diensten

De volgende diensten zijn optioneel (niet standaard beschikbaar), indien u gebruik maakt van een ATB en/of RRPA-evaluatieset:

Aanwezigheidsdienst: dit is een aaneengesloten periode van maximaal 24 uur waarin men zonodig naast het verrichten van de bedongen arbeid (normale dienst) op de arbeidsplaats


28 / 65

Déhora Software

aanwezig dient te zijn om op oproep arbeid te verrichten. In de WTE wordt deze aaneengesloten periode de aanwezigheidsperiode genoemd.

Bereikbaarheidsdienst: in de Arbeidstijdenwet wordt deze dienst gedefinieerd als een aaneengesloten periode van maximaal 24 uur waarin men zonodig naast het verrichten van de bedongen arbeid (normale dienst) bereikbaar dient te zijn om op oproep arbeid te verrichten. In de WTE wordt deze aaneengesloten periode de bereikbaarheidsperiode genoemd.

Reservedienst : in de WTE wordt deze dienst gedefinieerd als een aaneengesloten periode waarbinnen een normale dienst kan worden gepland. De medewerker weet dan dat hij of zij zich beschikbaar dient te houden voor deze periode en . In de WTE wordt deze aaneengesloten periode de reserverdienst-periode genoemd.

In het onderstaande scherm kan de aanwezigheidsdienst worden ingevoerd. Een vergelijkbaar scherm vindt u ook onder de tabbladen bij bereikbaarheidsdienst en reservedienst.

8.5.

Bewerken van voorgedefinieerde diensten

Ga naar het tabblad ‘Rooster’ en klik op de knop ‘Diensten’. Selecteer de dienst die u wilt wijzigen en klik op de knop ‘Bewerken’. In het scherm ‘Dienst bewerken’ kunt u de gewenste wijzigingen invoeren en op ‘OK’ klikken.

Als er een dienstcode gewijzigd is, vraagt de WTE for Excel in het volgende scherm of u deze dienstcode in het rooster wilt vervangen door de nieuwe gewijzigde dienstcode. Dit is in de


29 / 65

Déhora Software

meeste gevallen handig om te doen, anders moet u alle eventueel ingevoerde dienstcodes in het rooster wijzigen.


TIP In het werkblad ‘diensten’ kunt u in plaats van voorgaande stappen rechtstreeks de gegevens van de gewenste diensten bewerken.

8.6.

Verwijderen van voorgedefinieerde diensten

Ga naar het tabblad ‘Rooster’ en klik op de knop ‘Diensten’. Selecteer de dienst die u wilt verwijderen en klik op de knop ‘Verwijderen’.

Als deze dienst al in het rooster is ingevoerd, vraagt de WTE for Excel of u zeker weet of u de dienst wilt verwijderen. U klikt dan op ‘OK’, waardoor alle ingevoerde diensten met deze dienstcode in het rooster worden verwijderd.


TIP In het werkblad ‘diensten’ kunt u in plaats van voorgaande stappen rechtstreeks de gewenste diensten verwijderen.


30 / 65

Déhora Software

9.

ROOSTERS INVOEREN EN EVALUEREN

9.1.

Fasering roosterproces

De WTE for Excel ondersteunt het volledige roosterproces vanaf het maken van het basisrooster tot en met de realisatie (uitvoering) van het rooster. De volgende fases kunnen worden onderscheiden:

Basisplanning : in deze fase ondersteund de WTE het roostervormgevingsproces, waarbij het rooster voortdurend kan worden ingevoerd in de WTE en geëvalueerd aan de hand van de Arbeidstijdenwet (of optioneel CAO of RRPA) totdat er een rooster ontstaat dat voldoet aan de gestelde eisen. Daarna kan het rooster worden uitgegeven aan de medewerkers.

Mutatieplanning : De mutatieplanning kan worden onderverdeeld in twee subfases, namelijk 1. Het verrichten van mutaties in het basisrooster tot aan het moment van realisatie. In deze fase kunnen door de planner alle wijzigingen in het basisrooster worden ingevoerd en vervolgens worden geëvalueerd. Het is een voortschrijdend proces tot aan de uitvoering van de diensten. Deze wijzigingen kunnen bijvoorbeeld uitgifte van verlofdagen, dienstruilingen, ziekte of afwijkende begin- en eindtijden of extra diensten zijn. 2. Het verrichten van mutaties in het laatste rooster naar aanleiding van de realisatie van de diensten. Nadat de laatste actuele planning tijdens de vorige subfase is opgeleverd, kunnen er tijdens de realisatie van het rooster nog allerlei afwijkingen ontstaan. Dit zijn afwijkingen zoals ziekte, langer werken dan gepland of opname van verlof gedurende de dienst, maar ook oproepen tijdens consignatie. Het is belangrijk deze mutaties direct te vast te leggen, omdat dit het verdere verloop van het planningsproces kan beïnvloeden. Daarnaast eist de Arbeidstijdenwet dat de werkelijke arbeidstijd, die de werknemer verricht, wordt geregistreerd. De wet toetst namelijk op basis van de gewerkte arbeidstijden. In het volgende schema wordt het bovenstaande toegelicht:

Naam

Doel fase

Planningsfase 1

Planningsfase 2

Basisrooster

Mutatieplanning

Mutatieplanning

(subfase 1)

(subfase 2)

Mutatieplanning op

Mutatieplanning nav

basisrooster

gerealiseerd rooster

Basisrooster

Basisrooster

Mutaties rooster bijhouden Registreren gelopen

publiceren

en evalueren


31 / 65

rooster

Déhora Software

Wanneer eindigt

Voor uitgifte rooster Tot aan de uitvoering

fase

Tot en met de registratie van de gerealiseerde/gewerkte uren.

Roterend rooster

• Beiden mogelijk

• Niet roterend rooster

• Niet roterend rooster

• Invoeren en

• Wijzigingen in het

• Invoeren van het

wel of niet Welke handelingen in

evalueren van het

rooster doorvoeren,

gelopen rooster, zoals

WTE

basisrooster.

zoals ruilen van

werkelijke begin- en

diensten, andere begin-

eindtijd, of verlof of

en eindtijden van

ziekte of oproepen

diensten, verlofuitgifte

gedurende de dienst.

• Rapporten maken

• Evalueren en

etc. • Evalueren en rapporten

rapporten maken

maken Welke paragrafen

9.2 t/m 9.8

9.2 t/m 9.8 en 9.10 t/m

zijn van

en 9.10 t/m 9.14

9.14

9.2 t/m 9.14

toepassing

9.2.

Rooster maken met voorgedefinieerde diensten

Diensten kunnen op verschillende manieren in het rooster gezet worden, mede afhankelijk van het wel of niet gebruik maken van voorgedefinieerde diensten.

Optie 1 (pull down menu met voorgedefinieerde diensten) Klik op de cel van het rooster waar u een dienst wilt toevoegen of wilt wijzigen. Er verschijnt dan aan de rechterkant van de cel een pijltje:

Wanneer u klikt op het pijltje, dan worden de ingevoerde diensten getoond.

Klik op de gewenste dienst en de dienst verschijnt in het rooster.


32 / 65

Déhora Software

Wanneer u een dienst wijzigt (nadat u een roosterevaluatie heeft uitgevoerd), wordt de medewerker en de cel gearceerd weergegeven en verschijnt de volgende mededeling:

Nadat u een rooster heeft gewijzigd of een nieuw rooster heeft ingevoerd kunt u overgaan tot evalueren van het rooster (zie: paragraaf ‘Rooster evalueren’)

Optie 2 Klik op de cel van het rooster waar u een dienst wilt toevoegen of wijzigen. Voer vervolgens de code van de gewenste dienst in.

LET OP!: De code die u invoert moet overeenkomen met één van de codes die in het tabblad ‘Diensten’ staat.


33 / 65

Déhora Software

9.3.

Rooster maken met handmatige normale diensten

In het werkblad Rooster is het mogelijk om diensten direct in de cel van het rooster (dus op een bepaalde dag) in te voeren, zonder dat gebruik wordt gemaakt van de dienstcodes die zijn voorgedefinieerd met behulp van de knop ‘Diensten’ of te wel de ‘Diensten wizard’. De gebruiker definieert als het ware direct de dienst in de roostercel. Hiervoor dient te worden gebruik gemaakt van de volgende codes, waarbij wordt verwezen naar de tabel met voorbeelden van codering. Het is van belangrijk de codering exact aan te houden.

Normale dienst -

De standaardcodering voor een normale dienst bestaat uit 4 cijfers die de starttijd aangeven, gevolgd door een - en 4 cijfers die de eindtijd aangeven, als volgt : 00000000. Deze codering kan dan in de roostercel worden ingevoerd. (zie voorbeeld 1).

Pauzes -

Voor de directe invoer van pauzes tijdens de dienst geldt hetzelfde format als de normale dienst echter met een P ervoor: P0000-0000.

-

Voor een onbetaalde pauze is het format: PO0000-0000.

-

Voor een betaalde pauze is het format: PB0000-0000.

-

Voor een geconsigneerde pauze is het format: PC0000-0000. Deze pauze staat ook gelijk aan een betaalde pauze! Zie voorbeeld 6.

-

De pauze kan alleen in combinatie met een voorgedefinieerde dienst (dienstcode) of een handmatige dienst worden toegepast, zie respectievelijk voorbeeld 2 en 3.

-

Een pauze in combinatie met een voorgedefinieerde dienst heeft tot gevolg dat eventuele pauzes, die in de voorgedefinieerde dienst staan aangegeven, komen te vervallen (zie voorbeeld 2).

-

Het is ook mogelijk om meerdere pauzes achter een dienst te plaatsen (zie voorbeeld 4). Let op dat er geen pauzes worden ingevoerd die eerder of later starten/eindigen dan de dienst zelf. Hiervoor wordt een foutmelding gegenereerd.

Nummer voorbeeld en

Voorbeeld codering

onderwerp

invoer in cel

1. Normale dienst

0900-1730

Toelichting

Niet toegestaan

Geplande dienst die start 09:00-17:30 om 09:00 uur en eindigt

en 0900 - 1730 (extra

om 17:30 uur

spaties) 900-1730

2. Pauzes in voorgedefinieerde dienst

D P1200-1230

Voorgedefinieerde

P 1200-1230 (extra spatie)

dagdienst

of

(dienstcode=D) met een

P12:00-12:30

gerealiseerde pauze van


34 / 65

Déhora Software

12:00 tot 12:30 uur. Let op : de eventuele voorgedefinieerde (geplande) pauze in de dienst D komt dan te vervallen! 3. Handmatige dienst

0900-1730 P1200-1230

met 1 pauze

Handmatige dienst met

Als voorgaande foute

een pauze die start om

codering

12:00 uur en eindigt om 12:30 uur 4. Handmatige dienst met 1 onbetaalde pauze

0900-1730 PO1200-1230

Handmatige dienst met e

PB1515-1530

een 1 onbetaalde

Zie voorgaande foute coderingen

pauze van 12:00-12:30

en 1 betaalde pauze

uur en een 2e betaalde pauze van 15:15-15:30 uur. 5. Handmatige dienst

0900-1730 PC1200-1230

Handmatige dienst met

Zie voorgaande foute

met 1 geconsigneerde

een geconsigneerde

coderingen

pauze

pauze die start om 12:00 uur en eindigt om 12:30 uur (deze pauze is dan ook betaald!)

9.4.

Handmatig invoeren van consignatie

Consignatie -

De standaardcodering voor consignatie is als volgt: C0000-0000 (zie voorbeeld 2)

-

In een periode met consignatie is het niet mogelijk om pauzes te definiëren (conform de arbeidstijdenwet).

Nummer voorbeeld en

Voorbeeld codering

onderwerp

invoer in cel

Consignatie

C1730-0600


Toelichting

Niet toegestaan

Consignatieperiode die

C17:30-06:00 (: is fout) of

start om 17:30 uur en

C 1730-0600 (spatie is

eindigt om 06:00 uur

fout)

35 / 65

Déhora Software

9.5.

Handmatig invoeren van bijzondere diensten

De volgende bijzondere diensten zijn optioneel (niet standaard beschikbaar), indien u gebruik maakt van een ATB en/of RRPA-evaluatieset. Indien u dergelijke diensten handmatig wil invoeren in het rooster dan geldt daarvoor de volgende format:

Aanwezigheidsdienst -

De standaardcodering voor aanwezigheidsperiode is als volgt: A0000-0000 (Zie voorbeeld 1).

-

Als er sprake is van 1 of meerdere normale dienst(en) binnen de periode van een aanwezigheidsdienst, dan kan er achter een aanwezigheidsperiode een normale dienst worden ingevoerd. Deze normale dienst dient te worden voorafgegaan door een ‘&’character. Dan geldt de volgende format: A0000-0000&0000-000 (zie voorbeeld 2).

-

De normale diensten mogen elkaar niet overlappen en mogen ook niet eerder starten of eindigen dan de aanwezigheidsperiode.

Bereikbaarheidsdienst -

De standaardcodering voor een bereikbaarheidsperiode is als volgt: B0000-0000. (zie voorbeeld 3).

-

Indien sprake van een normale dienst binnen een bereikbaarheidsperiode dan wordt dat op dezelfde manier ingevoerd als bij een aanwezigheidsdienst.

Reservedienst -

De standaardcodering voor een reservedienst is als volgt: R0000-0000 (voorbeeld 4)

-

Indien sprake van een normale dienst binnen een reservedienst-periode dan wordt dat op dezelfde manier ingevoerd als bij een aanwezigheidsdienst.

Nummer voorbeeld en

Voorbeeld codering invoer in cel

Toelichting

Niet toegestaan

A0800-0800

Een

A08:00-08:00 of

aanwezigheidsdienst

A 0800-0800

onderwerp

1. Aanwezigheidsdienst

van 08:00 uur tot 08:00 uur de volgende dag 2. Aanwezigheidsdienst

A0800-0800 & 0800-1600 of

Als voorbeeld 1, maar

met daarin een normale

A0800-0800&0800-1600 of

met een normale dienst

dienst (= handmatige of

A0800-0800&D

van 0800-1600 die

0800-1600&A0800-0800

voorgedefinieerde

binnen de

dienst)

aanwezigheidsdienst valt

3. Bereikbaarheidsdienst B0800-0800

Een


bereikbaarheidsdienst

coderingen

van 08:00 uur tot 08:00 uur de volgende dag


36 / 65

Déhora Software

4. Reservedienst

R0800-2200

Een reservedienst van


08:00 uur tot 22:00 uur

coderingen

5. Bereikbaarheidsdienst B0600-0600&0600-1000&1800-2200 Een


met daarin 2 normale

bereikbaarheidsdienst

coderingen

diensten.

van 06:00-06:00 uur met daarin twee diensten van 06:00-10:00 en 18:0022:00 uur.

6. Bereikbaarheidsdienst B0600-0600&0900-1400 P1015met 2 normale diensten

1030&1700-1900

Als voorgaande


voorbeeld, echter in de

coderingen

daarin, waarvan 1 met

eerste normale dienst

een pauze.

staat een pauze van 10:15-10:30 uur.

D = voorgedefinieerde dienst van 0800-1600

9.6.

Invoeren van twee of meer diensten op een dag

In de WTE for Excel is het mogelijk om diensten in te voeren die op dezelfde dag starten. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de volgende mogelijkheden:

Dubbele diensten -

Het invoeren van dubbele diensten. Hier wordt in feite er van uitgegaan dat er sprake is van twee afzonderlijk diensten waarbij minimaal sprake is van 8 uur rust tussen beide diensten en op dezelfde dag starten. Er wordt een algemene overtreding gegenereerd als er minder dan 8 uur rust tussen twee diensten zit. Dan wordt geadviseerd een gebroken dienst te definieren teneinde tot een juiste evaluatie van de ATW te komen. Dubbele diensten kunnen als volgt worden ingevoerd (zie voorbeeld 1): o

Met behulp van voorgedefinieerde dienstcodes : V+N (V is dan een dienst van 07:00-15:00 uur en N is dan een dienst van 23:00-07:00 uur). Er moet sprake zijn van 8 uur rust tussen beide diensten!

o

Middels handmatige diensten : 0700-1500+2300-0700

o

Combinatie van beiden is ook mogelijk bijvoorbeeld : 0700-1500+N

Gebroken diensten -

Het invoeren van gebroken diensten. De term ‘gebroken’ dienst wordt door organisaties gebruikt als meerdere diensten op een dag worden gepland, waarbij sprake is van minder dan 8 uur rust tussen beide diensten. Dit is arbeidstijdwettelijk gezien 1 dienst en zal ook op deze wijze worden geëvalueerd door de WTE. Het is mogelijk om gebroken diensten als volgt in een roostercel in te voeren (zie voorbeeld 2):


37 / 65

Déhora Software

o

Met voorgedefinieerde dienstcodes : D1*D2 (D1 is dan een dienst van 09:00 tot 12:00 uur en D2 is dan een dienst van bijvoorbeeld 15:00-18:00 uur)

o

Of met handmatige diensten : 0900-1200*1500-1800

o

Een combinatie van beide diensten is ook mogelijk.

o

In het extreme geval is een gebroken dienst bestaande uit meer dan 2 “diensten” ook mogelijk (D1*D2*D3)

Invoer meerdere Middels

Middels

Middels

diensten op een Voor-

Handmatige diensten

Combinatie van

roosterdag

gedefinieerde

diensten

dienst 1. Dubbele

V+N

0700-1500+2300-0700

0700-1500+N

D1*D2

0600-0900*1200-1500

0600-0900*D2

D1*D2+N

0600-0900*1200-1500+2300-0700

0600-0900*D2

diensten 2. Gebroken dienst 3. Combinatie dubbele dienst/gebroken dienst

TIP Indien bij de invoer van dubbele diensten, toch sprake is van minder dan 8 uur rust tussen deze diensten, dan is dat voor de WTE geen enkel probleem. De WTE zal na de evaluatie een informatiemelding genereren dat er sprake is van een gebroken dienst en tegelijkertijd ook op de juiste manier evalueren.

Bovenstaande geldt ook voor de invoer van een gebroken dienst, waarbij sprake is van meer dan 8 uur rust tussen de twee diensten. Dit is dan in feite een dubbele dienst geworden. De WTE zorgt ook hier voor een extra informatiemelding en voor een correcte evaluatie.


38 / 65

Déhora Software

9.7.

Invoeren van verlof- of ziektedagen

Bij het invoeren van verlofdagen of ziektedagen in het rooster kan er sprake zijn van de volgende situaties:

1. Verlof of een ziekte gedurende de volledige dienst; door op de cel van de geplande dienst te klikken, kunt u achter de dienstcode (of handmatige dienst) respectievelijk een ‘[V]’ of een ‘[Z]’ invoeren, zoals bijvoorbeeld ‘O[V]’.

2. Verlofdag of ziektedag op een roostervrije dag (geen dienst); direct in de lege cel voert u dan een ‘[V]’ of een ‘[Z]’ in.

3. Verlof of een ziekte gedurende een gedeelte van de dienst, ook wel kortdurend verlof of ziekte genoemd; door op de cel van de geplande dienst te klikken, kunt u achter de dienstcode (of handmatige dienst) respectievelijk een ‘[V=0000-0000]’ of een ‘[Z=0000-0000] invoeren, zoals bijvoorbeeld ‘O[V=1200-1500]’. In dit voorbeeld is er dus verlof van 12:00 tot 15:00 uur.

Alle opties worden in onderstaand voorbeeldscherm getoond:

9.8.

Invoeren van afwijkende begin- en eindtijden diensten

Tijdens de mutatieplanning kunnen de begin- en eindtijden van iedere normale dienst in het rooster (ten opzichte van het basisrooster) eenvoudig worden gewijzigd. Het is niet noodzakelijk om het op deze manier te doen, want er kan ook een andere dienst worden ingevoerd met andere begin- en eindtijden.

De invoering van afwijkende begin- en eindtijden moet aan het volgende voldoen (voorbeelden staan genoemd in onderstaande tabel):


39 / 65

Déhora Software

Begin en eindtijden Normale dienst -

Format begin en eindtijd = (0000-0000)

-

Afwijkende begin- en eindtijden moeten altijd vergezeld gaan met een handmatige dienst of voorgedefinieerde dienst.

-

Deze gerealiseerde/afwijkende begin- en eindtijden zijn niet toepasbaar op consignatie en bijzondere diensten (wel op de eventuele normale diensten binnen de bijzondere diensten)!!!

Invoer gerealiseerde begin- en eindtijden

Bij voorgedefinieerde diensten

Bij handmatige diensten

bij

Normale dienst

D (0900-1800)

Voorgedefinieerde dienstcode :

9.9.

0900-1700 (0900-1800)

D = dagdienst van 0900-1700 uur

Invoeren van begin- en eindtijden oproepen

Gedurende de realisatie van consignatie en bereikbaarheidsdiensten kunnen oproepen plaatsvinden tijdens de realisatie van het rooster. De werkelijke begin- en eindtijden van oproepen dienen op de volgende wijze te worden ingevoerd.

Oproep tijdens consignatie of bereikbaarheidsdienst -

Format begin en eindtijd oproep = {0000-0000}

-

De oproep (of meerdere oproepen) moet altijd worden voorafgegaan door een handmatige dienst of een voorgedefinieerde dienst. De ‘dienst’ is in dit geval dan consignatie of bereikbaarheidsdienst.

-

Zie de volgende voorbeelden:

Invoer gerealiseerde

Bij voorgedefinieerde diensten

Bij handmatige diensten

C{1905-1915}

C1700-2300 {1905-1915}

C{1905-1915}{2200-2215}

C1700-2300 {1905-1915}{2200-2215}

begin- en eindtijden

Eén oproep tijdens Consignatie Meerdere oproepen tijdens consignatie Een oproep tijdens

B & D {1800-1900}

B & 0900-1700 {1800-1900}

een bereikbaarheidsdienst (die een reguliere dienst bevat)


40 / 65

Déhora Software

Combinaties normale

D+C{1800-2300}{1905-1915}

0900-1700+C1700-2300{1905-1915}{2200-2215}

dienst, gevolgd door consignatie-periode met 2 oproepen

* Voorgedefinieerde dienstcode :

C = consignatie van 1700-2300 uur D = dagdienst van 0900-1700 uur B = Bereikbaarheidsdienst van 0900-0900

Het is ook mogelijk oproepen in te voeren bij aanwezigheidsdiensten. Echter is dat niet nodig want een aanwezigheidsdienst telt voor de volledige duur als arbeidstijd.

Let op: -

Oproepen tijdens consignatie of een bereikbaarheidsdienst worden conform de Arbeidstijdenwet in de WTE for Excel omgerekend naar de minimale arbeidstijd. Hiervan wordt bij evaluatie een melding gegeven. U kunt daarom de exacte begin en eindtijd van iedere oproep invoeren.

-

De oproepen mogen eerder starten dan de begintijd van de consignatieperiode en mogen later eindigen dan de eindtijd van de consignatie-periode. De WTE zal op de achtergrond de consignatieperiode verlengen. Dit kan ook het geval zijn als de oproeptijd moet worden verlengd in verband met de minimale normen voor de arbeidstijd van de oproep.

-

Een oproep mag niet volledig buiten de consignatieperiode vallen!

9.10.

Overzicht invoermogelijkheden in rooster

In de onderstaande tabel zijn voorbeelden van de verschillende mogelijkheden getoond om een dienst met verschillende kenmerken in een rooster te zetten.

Voor-

Codering diensten/ pauzes/ consignatie in cel

Betekenis in het rooster

0900-1730 P1200-1230 P1515-1530 (0900-1800)

Geplande dienst van 0900-1730

beeldnummer 1

uur met twee pauzes. De gerealiseerde tijd is 0900-1800

0900-1730P1200-1230P1515-1530(0900-1800)

uur D P1200-1230 P1515-1530 (0900-1800)

2

D+C


Dagdienst gevolgd door een

41 / 65

Déhora Software

D + C1700-0100

consignatieperiode van 1700-0100

0900-1700+C1700-0100

uur.

0900-1700 + C1700-0100


42 / 65

Déhora Software

9.11.

Rooster evalueren

Wanneer u medewerkers, diensten en een rooster hebt ingevoerd, kan het rooster geëvalueerd worden. Ga naar het tabblad ‘Rooster’ en klik op de knop ‘Rooster evalueren’. U komt dan in onderstaand scherm:

Voer gebruikersnaam en wachtwoord in. Vink ‘onthoud mijn wachtwoord’ aan als u het wachtwoord wilt onthouden voor volgende evaluaties. Klik op ‘Volgende>’.

Let op: Het wachtwoord wordt versleuteld (MD5 encryptie) opgeslagen.

U komt dan in het volgende scherm:


43 / 65

Déhora Software

In dit scherm kunnen de volgende keuzes gemaakt worden:

Templates:

Selectie uit opgeslagen templates

Evaluatiesets:

ATW Optioneel RRPA Optioneel CAO Optioneel ATB Optioneel Internationale wet & regelgeving

‘Volledig Deactiveren’ om de geselecteerde set volledig uit te schakelen, zodat het rooster niet wordt geëvalueerd op basis van deze set. Bij de volledig de-activering van de ATW evaluatieset verschijnt dan (0/12), dat houdt in dat alle 12 evaluatieregels zijn uitgeschakeld.

‘Volledig Activeren’ om de geselecteerde groep volledig in te schakelen. Bij de volledig activering van de ATW evaluatieset komt er achter de evaluatieset (12/12) te staan, dat inhoudt dat alle 12 evaluatieregels zijn ingeschakeld, zoals getoond in bovenstaand scherm. Het rooster wordt dan geëvalueerd op basis van deze evaluatieset. U kunt ook meerdere evaluatiesets activeren, waarop u het rooster wilt toetsen.

Onder ‘Abonnement informatie’ in dit scherm zijn de gegevens van de overeen gekomen gebruiksmogelijkheden te vinden, namelijk:

Maximum aantal medewerkers:

Het aantal medewerkers dat geëvalueerd kan worden conform de prepaid of abonnement overeenkomst. Bij vrijgebruik is dat maximaal 1 medewerker.

Overgebleven prepaid dagen:

Aantal dagen dat nog resterende prepaid gebruiksdagen.

Huidige gebruiksdag eindigt om: Het tijdstip waarop de prepaid gebruiksdag eindigt. Startdatum:

Datum waarop het abonnement is ingegaan.

Einddatum:

Datum waarop het abonnement eindigt.

Type abonnement:

Het abonnement dat in gebruik is (vrijgebruik, prepaid of abonnement). Per evaluatieset kan dit verschillend zijn, bijvoorbeeld een maandabonnement op de ATW en een prepaid aantal gebruiksdagen op de RRPA evaluatieset. Door een beschikbare evaluatieset te selecteren wordt het bijbehorende type abonnement getoond.


44 / 65

Déhora Software

9.12.

Evaluatieset

Indien u op een aantal regels van een bepaalde evaluatieset niet wilt evalueren (bijvoorbeeld Pauzes of Zondagsarbeid van de ATW) dan heeft u de mogelijkheid om deze evaluatieregels per controle uit te zetten (deactiveren): •

Selecteer de evaluatieset waarvan u regels wilt uitschakelen

•

Klik dan op de knop ‘Bekijken’, u komt dan in het volgende scherm:

•

Selecteer een van de evaluatieregels en klik op de knop ‘Evaluatie Deactiveren’ om de regel uit te schakelen. Achter de betreffende regel verschijnt er dan ‘(Uit)’.

•

‘Evaluatie Activeren’ om eerder uitgeschakelde regel weer in te schakelen. Achter de betreffende regel verschijnt er dan ‘(Aan)’.


45 / 65

Déhora Software

•

Met de knop ‘Bekijken’ kunt u de instellingen van de betreffende regel inzien, u komt dan bijvoorbeeld in het volgende scherm:

De precieze instellingen van iedere regel kunnen niet door gebruikers gewijzigd worden. Wel is het mogelijk om speciale evaluatiesets door ons te laten samenstellen met aangepaste instellingen, of bijzondere extra evaluatieregels. •

Klik op ‘OK’ om het scherm te sluiten.

•

Klik op ‘Sluiten’ om terug te gaan

Wanneer u alle instellingen naar wens heeft ingegeven, klikt u op ‘Evalueren’ om het rooster te evalueren.


46 / 65

Déhora Software

TIP!: Wanneer u verschillende regels heeft uitgeschakeld en de volgende keer een rooster op dezelfde regels wilt controleren, kan het handig zijn om een ‘Template’ aan te maken. De WTE for Excel onthoudt dan welke regels u gebruikt heeft en die kunt u dan door de gewenste template te selecteren, direct weer toepassen. Dit werkt als volgt: •

Klik op ‘Template opslaan als’. U komt dan in het volgende scherm:

•

Geef de template een naam en klik op ‘OK’.

9.13.

Evaluatieresultaten

In het rooster zijn de volgende resultaten mogelijk: •

een cel is geel gekleurd: er staat informatie bij de betreffende cel

•

een cel is oranje gekleurd: er staat een waarschuwing bij de betreffende cel

•

een cel is rood gekleurd: er staat een overtreding bij de betreffende cel

Om te zien welke informatie, waarschuwing of overtreding er bij de cel staat, beweegt u uw muis naar de betreffende cel, waarna een infobericht wordt getoond. Voor een nadere verklaring van eventuele overtredingen/waarschuwing met betrekking tot de ATW, kunt u in het volgende hoofdstuk een korte toelichting vinden op alle regels.


47 / 65

Déhora Software

TIP!: Als u vragen heeft over bepaalde evaluatieresultaten dan raden wij u aan om op de knop ‘Info’ te klikken op het tabblad ‘rooster’, waar u alle relevante internetlinks en helpinformatie kunt vinden (zie Inleiding).

9.14.

Resultaten wissen

Na de evaluatie van een rooster (zie: Rooster evalueren) is het mogelijk om de gevonden resultaten te wissen. Dit kan door in het tabblad ‘Rooster’ op de knop ‘Resultaten wissen’ te klikken. Alle evaluatiemeldingen en kleuren verdwijnen dan uit het rooster.


48 / 65

Déhora Software

10.

RAPPORTAGES

10.1.

Rapporten samenstellen

In de WTE for Excel heeft u de mogelijkheid om rapporten te genereren per evaluatieset, waarin alle overtredingen (of waarschuwingen) op een overzichtelijke wijze worden getoond en vervolgens kunnen worden afgedrukt.

Hiervoor klikt u op de knop ‘Rapportages’ in het werkblad ‘Rooster’. Het volgende scherm verschijnt:

In dit scherm heeft u de mogelijkheid om twee types rapportages (zie tabs rechtsboven) te maken:

1. Rapportage per evaluatie: hierin worden per evaluatieregel de meldingen van ieder rooster van de medewerkers getoond.

2. Rapportage per medewerker: hierin worden per medewerker alle meldingen in het rooster getoond.


49 / 65

Déhora Software

Als u het rapport per evaluatie wilt gaan aanmaken dan klikt u op de tab ‘Per evaluatie’. Voor het rapport ’Rapportage per evaluatie’ zijn de volgende instellingen mogelijk, zoals getoond in het voorgaande scherm:

Weergave De standaard weergave in een rapport is kleur. Hierin worden dezelfde kleuren voor de meldingen gebruikt als in een geëvalueerd rooster (rood = waarschuwing etc). Is er geen kleurenprinter beschikbaar, dan kan een zwart-wit weergave worden gekozen, door het vakje ‘Zwart-Wit’ aan te vinken. De drie mogelijke meldingen worden dan met een letter weergegeven (O=overtreding, W=waarschuwing, I=informatie). Door het vakje ‘Rasterlijnen NIET weergeven’ aan te vinken, kunnen de rasterlijnen worden verwijderd.

Rapportstijl Indien compact wordt aangevinkt, dan worden in het rapport alleen de weken van de roosters getoond waarin meldingen voorkomen.

Selecteer minimaal één type Hier kan worden geselecteerd welke type meldingen in het rapport dienen te worden getoond.

Evaluatiesets: Selecteer de gewenste evaluatieset. U kunt meerdere evaluatiesets selecteren als u de Ctrl toets ingedrukt houdt. Alleen de evaluatiesets worden getoond die zijn toegepast bij de laatste evaluatie van het rooster.

Medewerkers: Hier dient u een of meer medewerkers te selecteren. U kunt ze ook allemaal selecteren door op de knop ‘selecteer alles’ te klikken.

Als u alle instellingen naar wens heeft ingevoerd, dan kunt u op ‘Maak rapportage per evaluatie’ klikken. Dan wordt het rapport gegenereerd als een apart werkblad in Excel en wordt daarom getoond in het werkblad ‘Rapportage-per evaluatie’. Alle laatste ingevoerde instellingen blijven bewaard. Het rapport ziet er als volgt uit:


50 / 65

Déhora Software

Bovenaan in het nieuwe werkblad met het gegenereerde rapport kan middels de knop Nieuwe rapportage ook het rapportagescherm worden opgeroepen.

Voor het rapport ‘Rapportage per medewerker’ gaat u naar het tabblad ‘Per medewerker’. In dit tabblad zijn dezelfde instellingen mogelijk als het rapport per evaluatie, met uitzondering van het volgende:

Weergave: •

Zie uitleg optie 1 en 2 bij ‘Rapportage per evaluatie’

•

Afdrukken per medewerker: als u dit aanvinkt, dan start elk rooster van een medewerker op een nieuwe pagina.

Verder kan op dezelfde wijze een rapport worden gegenereerd. Dit ziet er als volgt uit:


51 / 65

Déhora Software

10.2.

Afdrukken en bewaren van rapporten

U kunt het rapport afdrukken via de standaard werkwijze in Excel. U gaat hiervoor naar het betreffende rapport in één van de twee werkbladen met rapportages en klikt vervolgens op ‘Bestand’ in de werkbalk en selecteert daar afdrukken. U kunt direct overgaan tot afdrukken, instellingen zijn hier niet direct noodzakelijk. Onderaan het afgedrukte rapport, staat de datum en tijdstip waarop u het document heeft geprint.

Zolang er geen nieuw rapport wordt aanmaakt blijft het laatste gegenereerde rapport bestaan. Als u het rapport wilt bewaren en niet laten overschrijven, maak dan een extra werkblad aan en kopiëer het rapport, of sla het op in een nieuw bestand. Knippen en plakken naar een ander ®

©

pakket zoals Microsoft Word kan uiteraard ook..


52 / 65

Déhora Software

11.

TOELICHTING ATW

Doel nieuwe ATW De nieuwe Arbeidstijdenwet (ATW), die 1 april 2007 is ingegaan, is bedoeld om het aantal regels van arbeids- en rusttijden terug te brengen. Het betekent in het algemeen een verruiming van de regels, waardoor de Nederlandse arbeidsmarkt beter kan concurreren met die in het buitenland. Door de versoepeling van de wetgeving krijgen werkgevers en werknemers meer mogelijkheden om de arbeidstijd per dag en per week zelf nader in te vullen. De nieuwe wet biedt hen bijvoorbeeld meer vrijheid om zelf afspraken te maken over de praktische invulling van pauzes. Al deze afspraken kunnen middels een Collectieve Arbeids Overeenkomst (CAO) algemeen geldig worden verklaard. Organisaties kunnen afspraken maken met Déhora om de CAO specifieke afspraken en artikelen uit het Arbeidstijdenbesluit (ATB) in de Working Time Evaluator te bouwen, zodat de roosterevaluaties volgens de geldende CAO / ATB plaatsvinden.

Overzicht arbeids- en rustnormen De gearceerde cellen geven aan dat er sprake is van normen die door de overheid (bestuursrechtelijk) worden gehandhaafd. Bij normen in de niet-gearceerde (witte) cellen wordt de handhaving overgelaten aan de direct betrokkenen (privaatrecht).

Maximale arbeidstijden (Dit gaat om de tijd waarin arbeid wordt verricht, pauzes worden dus niet meegerekend!) Per dienst

12 uur

Per week

60 uur

Per 4 weken

Gemiddeld 55 uur. Bij collectieve regeling kan hiervan worden afgeweken.

Per 16 weken

Gemiddeld 48 uur per week

Maximale arbeidstijden waarbij sprake is van arbeid in nachtdiensten (Een nachtdienst is een dienst waarin meer dan 1 uur arbeid wordt verricht tussen 00:00 uur en 06:00 uur) Per dienst

10 uur.

Per week

60 uur


53 / 65

Déhora Software

Per 4 weken

Gemiddeld 55 uur. Bij collectieve regeling kan hiervan worden afgeweken.

Per verlengde nachtdienst

Een nachtdienst mag worden verlengd tot een dienst met 12 uur arbeidstijd. Hierna moet dan minimaal 12 uur rust volgen. Dit is maximaal 5 x per 14 dagen en 22 x per 52 weken toegestaan.

Per 16 weken

Gemiddeld 40 uur, indien er sprake is van 16 of meer nachtdiensten in deze periode.

Er mogen maximaal 7 diensten achtereenvolgend worden gewerkt, als in deze reeks 1 of meer nachtdiensten voorkomen. Bij collectieve regeling mag worden afgeweken naar maximaal 8 diensten in een reeks, waarin 1 of meer nachtdiensten voorkomen. Er zijn maximaal 36 nachtdiensten, die eindigen na 02:00 uur, toegestaan. Bij collectieve regeling kan hiervan worden afgeweken tot maximaal 140 nachtdiensten per iedere periode van 52 weken die eindigen na 02:00 uur, of maximaal 38 uren arbeid tussen 00:00 uur en 06:00 uur per iedere periode van 2 weken. Zondagsarbeid In principe is het werken op zondag verboden. Zondagsarbeid is alleen toegestaan als de aard van de arbeid dat nodig maakt. Zondagsarbeid is ook toegestaan als bedrijfsomstandigheden dit noodzakelijk maken en het medezeggenschapsorgaan en de betrokken medewerker daarmee instemt. Als er sprake is van toegestane zondagsarbeid, dan moeten er minimaal 13 vrije zondagen zijn per iedere periode van 52 weken. Bij collectieve regeling kan hiervan worden afgeweken, dat wil zeggen bij meer dan 40 zondagen werken per 52 weken, moet de individuele medewerker daarmmee instemmen. Rusttijden Er moet minimaal 11 uur aaneengesloten dagelijkse rust per 24 uur zijn. Deze 24 uur gaat in vanaf de begintijd van de eerste dienst op de dag of bij 00:00 uur als de dienst de nacht overschrijdt. Eén keer per 7 x 24 uur mag deze rust worden ingekort tot minimaal 8 uur, mits de aard van de arbeid of de bedrijfsomstandigheden dat met zich meebrengen. De wekelijkse rust is een aaneengesloten rust van minimaal 36 uur per periode van 7 x 24


54 / 65

Déhora Software

uur. Deze periode start bij de begintijd van de eerste dienst op een dag. Dit is dus een voortschrijdende controle. Als er geen sprake is van 36 uur rust in 7x24 uur, dan moet er sprake zijn van minimaal 72 uur aaneengesloten rust in een 14 x 24 uur’s periode. Deze 72 uur mag worden opgesplitst in perioden van minimaal 32 uur. Rusttijden bij nachtdiensten Na iedere nachtdienst, die eindigt na 02:00 uur, moet er sprake zijn van minimaal 14 uur rust. Eén keer per 7 x 24 uur mag deze rust worden ingekort tot minimaal 8 uur, mits de aard van de arbeid of bedrijfsomstandigheden dat met zich meebrengen. Na een reeks van minimaal 3 achtereenvolgende nachtdiensten moet er ten minste 46 uur rust plaatsvinden. Pauzes Diensten langer dan 5,5 uur:

Minimaal 30 minuten pauze, die eventueel ma worden opgesplitst in 2 x 15 minuten. Bij collectieve regeling kan de pauze worden beperkt tot 15 minuten.

Diensten langer dan 10 uur:

Minimaal 45 minuten pauze, die eventueel mag worden opgesplitst in 3 x 15 minuten. Bij collectieve regeling kan hiervan worden afgeweken (zie hierboven).

Consignatie Consignatie is de wettelijke term voor een periode waarin de medewerker bereikbaar dient te zijn om op oproep arbeid te verrichten bij onvoorziene omstandigheden Er is een verbod op consignatie 11 uur voorafgaand aan een nachtdienst en 14 uur na een nachtdienst. In iedere periode van 28x24 uur waarin consignatie is opgelegd, moet er sprake zijn van minimaal 14 perioden van 24 uur vrij van consignatie, waarvan minimaal 2 perioden van 48 uur vrij van arbeid. In iedere periode van 24 uur waarin consignatie is opgelegd mag er maximaal 13 uur arbeid worden verricht. Indien sprake van meer dan 16x of meer consignatie tussen 0000-0600 uur per 16 weken, dan is in deze periode niet meer dan gemiddeld 40 uur per week toegestaan. Als op de


55 / 65

Déhora Software

laatste oproep tijdens het nachtvenster een rust volgt van minimaal 8 uur (uitslaapmogelijkheid) tot uiterlijk 24:00 uur op dezelfde kalenderdag, dan is in deze periode van 16 weken een ruimere norm van niet meer dan gemiddeld 45 uur per week toegestaan. Minimaal 00:30 uur arbeidstijd per oproep. Indien na een oproep binnen 1 halfuur opnieuw een oproep aanvangt, dan geldt de tussenliggende arbeid ook als arbeidstijd.

Verlof-, ziektedagen en OR-werkzaamheden tijdens geplande diensten Verlofdagen (geen ADV) en ziektedagen en OR-werkzaamheden gedurende geplande (ingeroosterde) diensten worden gelijkgesteld aan arbeidstijd. Ook wordt tegelijkertijd een verlof of ziektedag gezien als rusttijd (wekelijkse en dagelijkse rust).


56 / 65

Déhora Software

12.

TOELICHTING INSTELLINGEN ATW- EVALUATIESET De ATW, zoals toegelicht in het vorige hoofdstuk, is in de WTE vertaald naar een evaluatieset met bijbehorende evaluatieregels voor de werknemer van 18 jaar en ouder. Hieronder volgt een overzicht van twee evaluatiesets van de ATW, waarbij onderscheid is gemaakt tussen een evaluatieset met de hoofdnorm (kolom 3) en een evaluatieset met de afwijkingsnormen (kolom 4). De hoofdnorm heeft betrekking op alle basisnormen van de wet. Er wordt gesproken van een afwijkingsnorm als er bij collectieve regeling in verruimende zin kan worden afgeweken van deze hoofdnorm. De afwijkingsnormen zijn niet als standaard evaluatieset in de WTE for Excel opgenomen, maar worden op aanvraag beschikbaar gesteld.

Nr

Normen / regels

regel

Instellingen v-ATW-regels werknemer vanaf 18 jaar Hoofdnorm

Afwijkingsnorm (niet standaard

in

beschikbaar)

WTE 301

Zondagsarbeid

Arbeid op zondag wordt niet

Arbeid op alle zondagen

toegestaan (kan worden

toegestaan (hiervoor is ook

uitgezet indien een

toestemming van de werknemer

zondagsbepaling geldt).

vereist)

In geval van arbeid op zondag (zondagsbepaling) tenminste 13 vrije zondagen per 52 weken (privaatrechtelijke norm). 302

Maximum arbeidstijd

12 uur per dienst

per dienst 303

Wekelijkse maximum 60 uur per week arbeidstijd Per 4 weken gemiddeld 55 uur per week (privaatrechtelijke norm). Per 16 weken gemiddeld 48 uur per week.

304

Dagelijkse minimum

11 uur per 24 uur

rusttijd 1 x per periode van 7 x 24 uur in te korten tot minimaal 8 uur. (De periode vangt aan op het eerste moment van verrichten van arbeid op de dag!)


57 / 65

Déhora Software

305

Wekelijkse

Hetzij 36 uur per periode van 7 x 24 uur, hetzij 72 uur per periode

minimumrusttijd

van 14 x 24 uur, op te splitsen in perioden van minimaal 32 uur waarin geen arbeid wordt verricht. (De periode vangt aan op het eerste moment van verrichten van arbeid op de dag!)

306

Minimum rusttijd na

14 uur na een nachtdienst die eindigt na 2:00 uur.

een nachtdienst 1 x per 7 x 24 uur in te korten tot 8 uur. (indien de aard van de arbeid of de bedrijfsomstandigheden dit met zich brengen!!) Op een verlengde nachtdienst moet minimaal 12 uur rust volgen!

307

Minimum rusttijd na

46 uur rust na een reeks van 3 of meer achtereenvolgende

een reeks met

nachtdiensten

nachtdiensten 308

Maximumarbeidstijd

10 uur

per nachtdienst De nachtdienst kan worden verlengd tot maximaal 12 uur arbeidstijd (verlengde nachtdienst). 309

310

Wekelijkse maximum- Indien sprake is van 16 of meer nachtdiensten in die periode, dan arbeidstijd bij

is er niet meer dan gemiddeld 40 uur per week in deze periode

nachtdiensten

van 16 weken toegestaan.

Maximumaantal

Per 16 weken maximaal 36

wekelijkse

nachtdiensten die eindigen na (eindigend na 02:00 uur) per 52

nachtdiensten

02:00 uur

Maximaal 140 nachtdiensten

weken of per 2 weken maximaal 38 uur arbeid in het nachtvenster van 00:00-06:00 uur

311

Maximumaantal

7 (een reeks waarin alleen

diensten in een reeks nachtdiensten in voorkomen).

8 (een reeks waarin alleen nachtdiensten in voorkomen)

met nachtdiensten 312

Maximumaantal

Maximaal 5 x per 14 etmalen en 22 x per 52 weken te verlengen

verlengde

tot maximaal 12 uur arbeidstijd.

nachtdiensten


58 / 65

Déhora Software

313

Pauze

Arbeidstijd per dienst > 5½ uur:

Arbeidstijd per dienst > 5½ uur:

minimaal 0:30 uur (op te splitsen minimaal 00:15 uur in 2 x 0:15 uur) Arbeidstijd per dienst > 10 uur: Minimaal 0:45 uur (op te splitsen in 3 x 0:15 uur) 314

315

316

Minimumaantal

Per periode van 28 x 24 uur minimaal 14 perioden van 24 uur

perioden zonder

zonder consignatie, waarvan minimaal 2 x 48 uur zonder arbeid

consignatie

en consignatie

Consignatie voor en

Consignatie 11 uur voor en 14 uur na een nachtdienst niet

na een nachtdienst

toegestaan.

Maximum arbeidstijd

13 uur per iedere periode van 24 uur

bij consignatie 317

Wekelijkse

Indien sprake van meer dan 16x of meer consignatie tussen

maximumarbeidstijd

0000-0600 uur per 16 weken, dan is in deze periode niet meer

met nachtconsignatie dan gemiddeld 40 uur per week toegestaan.

Als op de laatste oproep tijdens het nachtvenster een rust volgt van minimaal 8 uur tot uiterlijk 24:00 uur op dezelfde kalenderdag, dan is in deze periode van 16 weken een ruimere norm van niet meer dan gemiddeld 45 uur per week toegestaan.

320

Maximumaantal

Indien een reeks uit 1 of meer

Indien een reeks uit 1 of meer

diensten in reeks met nachtdiensten bestaat dan is

nachtdiensten bestaat dan is

1 of meer

mag de reeks uit maximaal 7

mag de reeks uit maximaal 8

nachtdiensten

opeenvolgende diensten

opeenvolgende diensten

bestaan. Deze reeks wordt

bestaan. Deze reeks wordt

onderbroken door 32 uur rust.

onderbroken door 32 uur rust.


59 / 65

Déhora Software

Werking WTE bij oproepen tijdens consignatie De evaluatie van oproepen tijdens consignatie (of een bereikbaarheidsdienst) vormt een onderdeel van bovenstaande evaluatieregels. In het volgende schema worden de normen en de wijze waarop de oproepen worden geëvalueerd nader toegelicht:

Wettelijke regels oproepen conform ATW

Afhandeling in WTE

Minimaal 00:30 uur arbeidstijd per oproep. Indien Als er oproepen zijn geregistreerd tijdens na een oproep binnen 1 halfuur opnieuw wordt

een consignatieperiode dan zal de WTE

opgeroepen, geldt de tussenliggende tijd ook als automatisch de minimale arbeidstijd van de oproepen bepalen. Dit zal plaatsvinden

arbeidstijd.

aan de hand van algemene waarschuwingen. Deze arbeidstijd telt mee voor het bepalen van de maximumarbeidstijd bij consignatie en overige regels m.b.t. de wekelijkse maximumarbeidstijd Arbeid die voortvloeit uit een oproep wordt voor

Arbeid die voortvloeit uit een oproep

de regels dagelijkse rust, pauzes, wekelijkse rust tijdens consignatie wordt bij de en rust na een reeks nachtdiensten buiten

evaluatieregels 304, 305, 311, 313 en 320

beschouwing gelaten

gelijkgesteld aan rusttijd.

Arbeid die voortvloeit uit een oproep tijdens

Arbeid die voortvloeit uit een oproep

consignatie gedurende het nachtvenster wordt

tijdens consignatie wordt niet meegeteld

niet meegeteld voor het aantal nachtdiensten in

voor het aantal diensten in regels 310 en

een reeks of aantal nachtdiensten per wekelijkse 311/320. periode.


60 / 65

Déhora Software

Hieronder volgt een overzicht van de evaluatieset en regels van de v-ATW, die geldt voor de jeugdige werknemer (16 of 17 jaar). Deze evaluatieset is vooralsnog niet standaard beschikbaar in de ATW.

Nr regel

Normen / regels

in WTE

301

Zondagsarbeid

Instellingen v-ATW-regels Jeugd Hoofdnorm

Afwijkingsnorm

Arbeid op zondag wordt

Arbeid op alle zondagen

niet toegestaan (kan

toegestaan (hiervoor is ook

worden uitgezet indien een toestemming van de zondagsbepaling geldt).

werknemer vereist).

In geval van arbeid op zondag (zondagsbepaling) tenminste 13 vrije zondagen per 52 weken (privaatrechtelijke norm).

302

Dagelijkse

9 uur per dienst

maximumarbeidstijd 303

Wekelijkse

45 uur per week

maximumarbeidstijd Per 4 weken gemiddeld 40 uur per week. 304

Dagelijkse minimumrusttijd

12 uur per 24 uur, waarin begrepen de uren tussen 23.00-06.00 uur. De periode van 24 uur vangt aan op het eerste moment van verrichten van arbeid op de dag.

305

Wekelijkse minimumrusttijd

36 uur onafgebroken rust per periode van 7 x 24 uur waarin geen arbeid wordt verricht. (De periode vangt aan op het eerste moment van verrichten van arbeid op de dag!)

313

Pauze

Arbeidstijd per dienst > 4½ uur : minimaal 00:30 uur (op te splitsen in 2 x 00:15 uur)

319

Verbod bijzondere diensten

Consignatie mag niet worden opgelegd aan jeugdige werknemers (alleen aan werknemers vanaf 18 jaar).


61 / 65

Déhora Software

13.

VRAGEN Wat te doen als…. … u de WTE for Excel niet geopend krijgt, omdat hij de volgende beveiligingswaarschuwing geeft:

•

Klik op ‘OK’

•

Ga in het menu naar ‘Extra’

•

Ga naar ‘Macro’

•

Ga naar ‘Beveiliging’, u komt dan in het volgende scherm:

Verander het beveiligingsniveau naar ‘Gemiddeld’ en klik op ‘OK’. Start de WTE for Excel opnieuw op. Volg vervolgens de instructies van de sectie ‘Openen van de WTE for Excel’.


62 / 65

Déhora Software

Wat te doen als… … u bij het opstarten en/of het evalueren van een rooster de volgende melding krijgt:

®

Deze melding ontstaat doordat de ondersteunende Microsoft SOAP Toolkit niet (of niet goed) is geïnstalleerd (Zie SOAP Toolkit).


63 / 65

Déhora Software

14.

INDEX aangepaste instellingen ........................... 46

diensttype .................................................26

aanmelding ................................................ 7

dubbele diensten ......................................37

aanwezigheidsdiensten................ 21, 25, 41

ergonomische aspecten .............................4

abonnement ............................................. 44

evaluatie groepen .....................................44

abonnement informatie ............................ 44

evaluatieregels .........................................45

abonnementsvormen ................................. 4

evaluatieresultaten ...................................47

activeren......................................... 7, 44, 45

evaluatieset ..................................26, 44, 45

afdeling....................................................... 4

evaluatie-wizard........................................14

arbeid in nachtdiensten............................ 53

evalueren ......................4, 31, 33, 43, 48, 63

Arbeidstijdenwet..................................... 4, 5

Excel ...................................................4, 5, 9

ATB ...................................................... 4, 44

extra werkblad ..........................................52

ATW ....................................................... 4, 5

FAQ ............................................................5

automatisch inloggen ............................... 14

firewall...................................................8, 19

automatisch opslaan ................................ 16

frequently asked questions.........................5

begin en eindtijd....................................... 26

gebroken diensten ....................................37

bekijken .................................................... 46

gebruikersnaam....................................7, 43

bereikbaarheidsdiensten. 25, 29, 36, 37, 40,

gebruiksdagen ..........................................44

41, 60

geen verbinding ........................................18

beveiligingswaarschuwing ................... 8, 62

genereren .................................................49

bewerken...................................... 22, 29, 45

handmatig ...................................................9

bureaublad ................................................. 8

help .............................................................5

CAO ............................................... 4, 44, 53

helpdesk ...............................................5, 19

Collectieve Arbeids Overeenkomst.......... 53

help-informatie....................................11, 48

collectieve regeling ............................ 53, 54

hoeveel weken..........................................12

configuratie ........................................ 12, 14

importeren ................................................16

consignatie ........... 25, 28, 35, 40, 55, 59, 61

informatie..................................................11

CTRL toets ............................................... 50

inhoudsopgave ...........................................4

cyclisch rooster ........................................ 13

inleiding ......................................................4

deactiveren .................................. 13, 44, 45

inloggen ......................................................7

Déhora Advies ........................................... 5

installatieprocedure ..................................15

Déhora Consultancy Group B.V. ........... 1, 5

installeren ...................................................4

Déhora Detachering................................... 5

instellingen............................................4, 14

Déhora Opleiding ....................................... 5

internationaal ............................................44

Déhora Research....................................... 5

internetlinks ..............................................48

Déhora Software .................................... 1, 5

internetverbinding .....................................18

demonstratie .............................................. 4

invoegtoepassing........................................9

dienstcode.................................... 12, 26, 30

invoeren ....................................................31

diensten.................................. 24, 29, 30, 32

kleuren ......................................................50

dienstnaam .............................................. 26

knippen en plakken...................................52

diensttijd ................................................... 26

kolomindeling......................................22, 27


64 / 65

Déhora Software

kopiëren ................................... 4, 21, 22, 27

resultaten wissen......................................48

let op ............................................ 27, 33, 43

rooster..... 12, 21, 22, 23, 27, 30, 31, 32, 33,

Licentie Overeenkomst .............................. 7

43, 47, 48

link............................................................ 19

rooster evalueren......................................18

macro’s....................................................... 9

Rooster Risico Profiel Analyse ...................4

maro’s inschakelen .................................... 9

roosterevaluatie ..............................4, 21, 33

maximaal 36 weken ................................. 14

RRPA..............................................4, 26, 44

maximale arbeidstijden ............................ 53

rusttijden ...................................................54

medewerkers ........................... 4, 20, 21, 43

rusttijden bij nachtdiensten .......................55

meer vrijheid ............................................ 53

setup wizard ...............................................7

®

©

Microsoft Excel ....................................... 4 ®

Microsoft SOAP Toolkit .......................... 63 ®

©

slaapduur ..................................................26 SOAP Toolkit ............................................63

Microsoft Word ..................................... 52

startdatum.................................................12

nachtdiensten........................................... 56

systeembeheerder....................................19

nieuw bestand .......................................... 52

systeemeisen..............................................6

nieuwe dienst ........................................... 25

team............................................................4

nieuwe update.......................................... 15

template ..............................................44, 47

nieuwe versie ........................................... 15

tijdlijn.........................................................12

openen ....................................................... 9

toelichting vereenvoudigde ATW..............53

ophalen ...................................................... 7

toetsenbord karakters...............................27

opslaan..................................................... 10

typen rapporten ........................................49

OR-werkzaamheden ................................ 56

vATW ....................................................4, 44

overeenkomen ......................................... 33

verlofdagen.........................................39, 56

overtredingen ........................................... 47

verruiming van de regels ..........................53

pauze ....................................................... 26

verwijderen ...................................23, 30, 34

pauzes...................................................... 55

vragen.......................................................62

ploeg .......................................................... 4

vrijgebruik .............................................4, 44

prepaid ..................................................... 44

waarschuwing...........................................47

professionele hulp...................................... 5

wachtwoord ..........................................7, 43

proxy-server ............................................. 19

Wat te doen als...................................62, 63

rapport afdrukken..................................... 52

werkmap .....................................................9

rapport bewaren....................................... 52

Working Time Evaluator ...........................4

rapportage per evaluatie .......................... 49

Working Time Evaluator Client .................4

rapportage per medewerker .................... 49

Working Time Evaluator Server................4

rapportages .............................................. 49

ziektedagen ........................................39, 56

rapporten.................................................. 49

zondagsarbeid ..........................................54

rasterlijnen ............................................... 50

zwart-wit ...................................................50

® ® ®

reservediensten ....................................... 25


65 / 65

Déhora Software

WORKING TIME EVALUATOR FOR EXCEL

Recommend Documents