Retsm@rt
Modul for education
I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL Microsoft Excel adalah suatu program aplikasi pengolah angka dan data yang canggih dan memiliki fasilitas yang mendukung bagi kantor atau instansi perusahan . Dengan menggunakan program pada microsoft excel ini kita dapat mempermudah pekerjaan untuk mengolah angka, data, menganalisa data dan memprediksikan data. Microsoft excel sering disebut juga dengan program aplikasi spreedsheet (lembar kerja elektronik).
II. CARA MEMULAI MICROSOFT EXCEL Memulai Microsoft Excel pada umunya sama dengan memulai menjalankan program aplikasi yang lain. CARA PERTAMA
Klik start Sorot program (tidak perlu di klik) Klik microsoft excel Maka akan muncul jendela microsoft excel yang merupakan hak cipta Microsoft Excel (Gb. 1.1), dan tunggu beberapa saat akan muncul lembar kerja Microsoft Excel (Gb. 1.2)
Gambar 1.1 Hak Cipta Microsoft Excel
EXCEL
1
Retsm@rt
Modul for education
Gambar 1.2 Layar Kerja Microsoft Excel CARA KEDUA Anda dapat menjalankan Microsoft Excel dengan mengklik ganda (double klik) tombol shortcut yang ada pada desktop windows. Tetapi sebelumnya tombol shortcut untuk Microsoft Excel harus dibuatkan terlebih dahulu pada desktop. Caranya : o Klik kanan pada desktop yang kosong o Maka akan keluar sejumlah menu, sorot New o Klik Mocrosoft Excel Worksheet o Maka pada desktop akan dibuatkan ikon baru dengan nama New Microsoft Excel Worksheet
CARA KETIGA Cara yang ketiga adalah dengan cara menjalankan Microsoft Excel secara otomatis setiap kali menghidupkan komputer. Caranya : o Klik start dengan tombol kanan mouse. o Maka akan keluar 5 buah menu, klik Explorer All Users. o Keluar jendela start menu (Gb. 1.3)
Gambar 1.3 Start Menu pada Explorer All Users
EXCEL
2
Retsm@rt
Modul for education
o Klik ganda Folder Programs yang terdapat dikotak sebelah kanan. o Maka seluruh program yang ada dalam Windows akan ditampilkan (Gb. 1.4)
Gambar 1.4 Windows o Klik kanan ikon Microsoft Excel, maka akan keluar sejumlah menu, klik Copy. o Klik kanan folder Start Up yang terdapat diatasnya klik paste. Maka file induk Microsoft Excel tersebut akan dicopy kedalam folder StartUp. o Tutuplah kembali jendela Programs tersebut.
III. MENYIMPAN BUKU KERJA
Menyimpan buku kerja (work book) hasil pekerjaan kita dapat kita simpan kedalam hard disk, disket atau bisa juga menggunakan flasdisk apabila kapasitas file yang kita gunakan besar. CARA MENYIMPAN DOKUMEN
MENYIMPAN KE HARD DISK Klik menu file Klik save atau save as Maka akan keluar kotak dialog Save as
Klik kotak Save in ini untuk mengubah drive/folder jika ingin disimpan pada lokasi lain.
Gambar 1.5 Kotak Dialog Save As
EXCEL
3
Retsm@rt
Modul for education
Jika naskah ingin disimpan kelokasi lain, klik kotak save in, kemudian pilihlah (klik) drive atau folder yang anda inginkan. Atau sebelumnya buat folder baru pada hard disk. Pada kotak File name ketiklah nama file anda, kemudian tekan enter atau klik tombol save untuk menyimpan. Maka naskah anda akan di simpan ke drive/folder yang anda pilih tadi sesuai dengan nama yang anda berikan, dan microsoft Excel akan menambahkan akhiran. XLS pada file anda, tetapi akhiran ini hanya nampak apabila anda melihatnya dalam mode DOS. PERBEDAAN SAVE DAN SAVE AS SAVE
: Menyimpan kembali dengan nama yang sama, dengan nama yang ada di layar, dan file semula ditimpa. Perintah ini bisa disingkat dengan mengklik ikon save () atau menekan tombol Ctrl + s SAVE AS : Menyimpan kembali dengan nama yang lain (nama baru) dan file semula tetap ada dan aman. Perintah ini bisa disingkat dengan menekan tombol F12 MENYIMPAN KE DISKET Menyimpan ke disket sama caranya dengan menyimpan ke Hard disk, hanya drive penyimpanannya yang perlu diubah pada Save in. klik atau pilih 3 ½ floopy (A) jika ingin menyimpan ke drive A, klik 5 ¼ (B jika ingin menyimpan ke drive B). Catatan : Jika komputer anda hanya terpasang satu drive, maka drive tersebut di anggap drive A.
MENYIMPAN PEKERJAAN DENGAN KATA KUNCI (Password) Adakalanya pekerjaan yang kita kerjakan bersifat rahasia, artinya hanya anda yang tahu isi dari peekerjaan anda. Maka anda harus menyimpan pekerjaan dengan kata kunci (password) supaya orang lain tidak bisa membukanya.Untuk menyimpan dengan password ikutilah langkah di bawah ini. Clik File, lalu pilihdan klik Save Pilih Save in Anda tentukan lokasi penyimpanan Pada File name Anda tulis nama file Sebelum Anda klik Save Anda click option, sehingga muncul gambar di bawah ini
EXCEL
4
Retsm@rt
Modul for education
Pada kotak isian Password to open, tulis kata atau password yang Anda inginkan. Pada kotak isian ini password utuk membuka dokumen, jika suatu saat Anda membuka file maka Anda akan diminta untuk memasukan password yang Anda tulis. Pada kotak isian Password to modify, tulis kata sandi atau password yang Anda inginkan, pada kotak isian ini berisi password untuk mengedit dokumen. Jika suatu saat Anda berhasil membuka file maka jika anda ingin mengeditnya Anda harus memasukan password yang Anda tulis pada kotak isian ini. Setelah kedua kotak isian ini Anda tulis, klik OK. Catatan : Pada saat Anda memasukan password, huruf yang Anda ketikan akan berbentuk simbol ********** agar orang lain tidak dapat membacanya. Setelah Anda klik OK akan muncul kotak dialog Confirm Password seperti gambar di bawah ini.
Pada kotak isian Reenter password to proceed, Anda ketik ulang password yang Anda masukan tadi. Langkah ini digunakan untuk menghindari kesalahan peulisan password.
Klik OK Jika anda membuat password pada modify anda juga akan diminta untuk menulis ulang password yang anda ketik.
Catatan :
Didalam penulisan password anda harus memperhatikan kombinasi huruf besar dan kecil, karena itu sangat berpengaruh. Anda bisa membuat password dengan panjang 15 karakter, boleh gabungan huruf, nomor dan simbol. Password adalah sensitive case, artinya password membedakan setiap karakter pada penulisan password yang ditulis. Setiap anda membuka file yang anda password anda minta untuk memasukan passwordnya. Gunakan kata kunci yang mudah anda ingat.
Apabila anda sudah selesai bekerja dengan Microsoft Excel dan ingin keluar, caranya adalah, Klik Tombol X (pojok kanan atas) atau klik file pilih dan klik exit.
EXCEL
5
Retsm@rt
Modul for education
I. BAGIAN LAYAR MICROSOFT EXCEL Sebelum anda menggunakan Microsoft Excel sebaiknya anda mengetahui bagianbagian –bagian layar Microsoft Excel terlebih dahulu. Jendela Microsoft Excel terdiri dari : Title Bar Menu Bar Toolbar Scroll Bar -Horisontal Scroll -Vertical Scroll Bar Status Bar Office Assistant Title Bar
Menu Bar
Toolbar Standard
Toolbar Formatting
Task Bar
Sheet Tab Status Bar
Gambar 2.1 Jendela Microsoft Excel Title Bar ( Baris Judul ) Title Bar berisi nama dari aplikasinya yang sedang dijalankan, selain itu juga berisi sizing Button (tombol ukuran 3 buah) ini terletak di pojok kanan atas, nama dari file/work sheet yang sedang aktif.
EXCEL
6
Retsm@rt
Modul for education
Menu Bar Menu bar adalah menu/perintah yang berupa tulisan, cara menggunakannya adalah dengan cara diklik menu yang dipilih atau dengan keyboard (alt + huruf yang digaris bawah)
Toolbar (Standart) Toolbar adalah menu yang berupa gambar, menu-menu yang ada di toolbar sebenarnya adalah perwakilan menu-menu yang ada di menu7 bar, dengan menggunakan toolbar kita akan lebih cepat dan lebih mudah dalam memberikan perintah, sedangkan cara menggunakannya anda tinggal mengklik saja pada toolbar yang berasngkutan. Pada Microsoft Excel ada 14 toolbar , yaitu : Standard, formatting, Chart, Clipboard, Control Toolbox, Drawing, External Data, Forms, Picture, Pivot Table, Reviewing, Visual Basic, Web, Word Art.
Scroll Bar Scrool Bar adalah batang yang befungsi untuk menggulung naskah, dan terdiri dari dua jenis : Vertical scroll bar dan Horisontal scroll bar. Scroll Bar artinya batang penggulung. Vertical Scroll bar berfungsi untuk meggulung naskah keatas dan kebawah, seret batang yang terdapat pada vertical scroll bar untuk menggulung naskah ke bawah, sebaliknya seret ke atas untuk menggulung ke atas. Anda juga bisa menggulung naskah dengan mengklik di semabrang tempat pada vertical . Horisontal Scroll bar berfungsi untuk menggulung naskah ke kiri dan ke kanan. Seret batang yang terdapat pada horisontal scrollbar ke kiri, sebaliknya seret kekanan untuk menggabung ke kanan. Status Bar Status Bar adalah tampilan pada Microsoft Excel yang aktif saat kita sedang menggunakan program pada Microsoft Excel. Office Assistant Office Assistant adalah seorang sahabat ketika anda sedang bekerja dengan Microsoft Excel. Kita bisa bertanya pada Assistant ini jika kita kurang mengetahui sesuatu. Ketik pertanyaan anda pada kotak Type your question here, and then click search, misalnya How to save my workbook? Untuk mempelajari bagaimana cara menyimpan workbook (naskah), Kemudian klik search. Maka akan di tampilkan beberapa menu tentang menyimpan workbook, pilihlah (klik) salah satu. o Cara mematikan Office Assistant Klik menu Help Klik Hide the Office Assistant Maka Office Assistant akan dimunculkan kembali. o Cara memunculkan kembali office assistant Klik menu Help Klik show the office assistant. Maka Office Assistant akan muncul kembali.
EXCEL
7
Retsm@rt
Modul for education
II. WORKBOOK, SHEET DAN WORKSHEET WORKBOOK Workbook adalah kumpulan dari sheet, dan lembar kerja yang terdapat pada sheet disebut dengan worksheet. Dalam keadaan default, work book yang terpasang adalah 1 dengan 3 buah sheet (sheet 1, sheet 2, sheet 3). Anda bisa menulis di halaman 1 (sheet 1), halaman 5 (sheet 5), halaman 10 (sheet 10), dan seterusnya. Bukunya disebut workbook dan halamanhalamannya disebut dengan worksheet. BEKERJA DENGAN BEBERAPA WORKBOOK
Menambah Workbook
Setiap kita membuka Microsoft Excel, workbook yang terpasang adalah 1 dengan 3 buah sheet. Berikut ini cara menambah workbook : - Klik menu file kemudian New atau klik ikon New yang terdapat pada toolbar atau dengan tombol ctrl + N - Maka sebuah Workbook baru akan ditambah dengan nama book2
Berpindah Antar Workbook
Untuk berpindah dari workbook yang satu ke workbook yang lain tekan tombol pada keyboard ctrl + F6.
Menutup Workbook
1. Pilih (aktifkan) workbook yang akan ditutup dengan menekan Ctrl +F6. 2. Setelah aktif, tekanlah Ctrl + F4 atau klik tombol close untuk menutup 3. Jika workbook sudah berisi data, maka Microsoft Excel akan mengingatkan kita apakah workbook tersebut akan disimpan atau tidak. 4. Setelah ditutup, maka Microsoft Excel akan berpindah ke work book sebelumnya. SHEET MENGAKTIFKAN SHEET Dalam keadaan default, sheet yang aktif adalah sheet1. Untuk mengaktifkan sheet yang lain, klik saja sheet tabs : klik sheet 1 untuk mengaktifkan sheet yang lain, klik saja sheet tabs : klik sheet1 untuk mengaktifkan sheet1, klik sheet2 untuk mengaktifkan sheet 2 dan seterusnya.
Mengaktifkan beberapa sheet sekaligus, tekan tombol ctrl (jangan lepas),kemudian kliklah sheet –sheet yang ingin diaktifkan. Jika anda mengetik suatu teks (misalnya judul naskah), maka teks tadi akan dimasukkan kedalam semua judul sheet yang anda pilih tadi. MENAMBAH SHEET Cara 1 - Klik Menu Insert
EXCEL
8
Retsm@rt
Modul for education
- Klik Worksheet - Maka sebuah sheet baru akan ditambahkan pada sheet tabs. Cara 2 - Klik tombol kanan mouse diatas salah satu sheet. - Maka akan keluar sejumlah menu. Insert
: Menambah sheet baru.
Delete
: Menghapus sebuah sheet
Rename
: Mengganti nama sebuah sheet.
Move or Copy : Memindah atau mengcopy sheet. Select All Sheet: Menandai (memilih) semua sheet. Gambar 2.2 tampilan menu insert table - Klik insert ( lihat pada gambar 2.2 diatas). - Selanjutnya keluar kotak dialog insert (gambar 2.3)
Gambar 2.3 tampilan menu insert table - Karena pilihan worksheet sudah ditandai, langsung saja klik OK. - Maka sebuah sheet baru akan ditambahkan pada sheet tabs. BERPINDAH ANTAR SHEET Untuk berpindah dari sheet yang satu ke sheet yang lain, caranya mudah :langsung klik sheet 1 jika ingin berpindah ke sheet 1, klik sheet2 jika ingin berpindah ke sheet2, klik kembali sheet 1 jika ingin berpindah kembali ke sheet 1, demikianlah seterusnya. MENGGANTI NAMA SHEET Caranya : Klik kanan diatas nama sheet yang namanya akan diganti. Keluar sejumlah menu. Klik rename. Sekarang ketiklah nama baru yang anda inginkan. Setelah selesai tekan enter. Sebagai contoh hasil lihatlah Gambar 2.4
Gambar 2.4 tampilan rename sheet
EXCEL
9
Retsm@rt
Modul for education
MENGHAPUS (MENUTUP) SEBUAH SHEET Untuk menghapus atau menutup sebuah sheet juga cranya mudah : Catatan: Jika sheet dihapus, maka seluruh isinya juga akan terhapus. Oleh karena itu jika ingin menghapus sebuah sheet, anda harus memperhatikan : Caranya: Klik kanan nama sheet yang akan dihapus Klik delete Maka akan keluar kotak dialog peringatan ( Gambar 2.5)
Gambar 2.5 dialog peringatan delete
Klik Ok untuk jadi menghapus, cancel jika ingin membatalkan. Maka sheet akan dihapus dari sheet tabs.
WORK SHEET Work Sheet adalah tempat mengetik naskah / dokumen yang terdapat pada setiap sheet. Disini akan dijelaskan tentang bagian-bagian layar kerja. Work sgheet terdiri dari kolom dan baris, yaitu kolom A sampai kolom IV (256 kolom), dan baris 1 sampai 65536 (65.536 baris). Lebih jelasnya lihat gambar 2.6.
KOLOUM
Work Sheet selector RANGE
WORK SHEET
CELL
BARIS
Gambar 2.6 Work sheet atau spread sheet
EXCEL
10
Retsm@rt
Modul for education
BERPINDAH ANTAR SHEET
Untuk menggeser tampilan sheet ke posisi yang paling kiri atau ke posisi sheet pertama.
Untuk menggeser tampilan sheet satu persatu kesebelah kiri
Untuk menggeser tampilan sheet satu persatu kesebelah kanan
Untuk menggeser tampilan sheet ke posisi yang paling kanan atau ke posisi sheet terakhir.
KETERANGAN: COLOUM Yang berjajar horisontal ROW Yang berjajar vertical CELL Pertemuan antara baris dan kolom. Contoh : A1, B7, D10, A4537 dan seterusnya. RANGE Sekumpulan dari beberapa cell yang di blok / dipilih Contoh : A1….D1 dibaca A1 sampai D1 (yaitu :A1, B1, C1 dan D1) CELL POINTER Cell pointer adalah kotak penunjuk pada satu cell. Dengan petunjuk ini anda bisa menempatkan text atau angka sesuai dengan kebutuhan. Anda tinggal menggerakan pointer tersebut dengan anak panah kemudian mengetikan data. WORK SHEET SELECTOR Berfungsi mengeblok seluruh lembar kerja.
EXCEL
11
Retsm@rt
I.
Modul for education
TOMBOL – TOMBOL PENGGERAK POINTER
Agar kita dapat bekerja dengan baik dan cepat dalam Microsoft Excel, maka kita harus mengenal terlebih dahulu atau menguasai perintah – perintah untuk menggerakkan pointer. Pointer adalah suatu batang empat persegi panjang yang menunjukan kepada kita di daerah atau di cell mana kita sedang berada. Ada beberapa tombol keyboard yang bisa anda gunakan untuk menggerkan pointer. Keterangannya sebagai berikut : TOMBOL Anak Panah Kanan () Anak Panah Kiri () Anak Panah Bawah () Anak Panah Bawah () Page down Page Up Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl + Home Ctrl + Home Ctrl + End Alt + Page Down Alt + Page Up Ctrl + Page Down Ctrl + Page Up Ctrl + F6 F6 Tab
FUNGSI Menggerakan pointer satu cell ke kanan Menggerakan pointer satu cell ke kiri Menggerakan pointer satu cell ke atas Menggerakan pointer satu cell ke bawah Menggulung dokumen satu layar ke atas Menggulung dokumen satu layar ke atas Pointer kekanan keakhir data (data tanpa selang) Pointer kekiri ke akhir data (data tanpa selang) Pointer kebawah ke akhir data (data tanpa selang) Pointer ke atas ke awal data (data tanpa selang) Pointer ke awal baris Pointer ke awal worksheet (A1) Pointer Keakhir sebuah data (bedakan dengan data tanpa selang) Menggulung dokumen satu layar ke kanan Menggulung dokumen satu layar ke kiri Pindah ke sheet berikutnya Pindah ke sheet sebelumnya. Pindah ke work book berikutnya, untuk kembali ke workbook sebelumnya tekan kembali Ctrl + F6. Berpindah antar jendela jika jendela dibagi dua. Menggerakan pointer dalam worksheet yang diproteksi.
Jika suatu saat pointer hilang, tekan Ctrl + Backspace untuk memunculkan, sekaligus menampilkan cell yang sedang aktif.
EXCEL
12
Retsm@rt
II.
Modul for education
MEMASUKAN DATA KE LEMBAR KERJA
Sebelum anda memasukan data-data ke lembar kerja, anda harus tahu macammacam data yang ada dalam Microsoft Excel. II.1. Macam-macam data pada Microsoft Excel 1. Data teks Data teks adalah data yang berupa teks (karakter) atau campuran teks dengan angka diatur otomatis rata kiri pada cell. Cara memasukan data teks bisa diawali dengan beberapa karakter. a Petik satu („) Jika anda mengetikan teks diawal karakter ini maka teks akan diformat rata kiri dalam cell. Contoh : „HALAMAN b Petik Dua (“) Pengetikan teks dengan diawali karakter ini akan memberikan format rata kanan teks pada cell. Contoh : “ HALAMAN c Caret (^) Tambahkan karakter ini diawal teks, maka hasilnmya teks diformat rata tengah secara otomatis. Contoh : ^ HALAMAN 2. Data Numerik a
b
c
d
Data Numerik adalah data yang berupa angka yang bisa dioperasikan secara aritmatik dan diatur otomatis rata kanan pada cell. Data numerik juga masih di klasifikasikan menjdi beberapa bagian : Data Value Adalah angka yang dimasukan secara langsung kedalam cell. Masukan data ini tanpa di tambah dengan tanda baca apapun kecuali untuk angka negatif. Contoh : 12000, - 120000 Data tanggal/waktu Adalah data yang menunjukan tanggal atau jam. Cara memasukan data tanggal dengan menuliskan angka tanggal, bulan dan tahun dengan tanpa dipisah tanda garis miring (/) Contoh : 27/01/1986 Sedangkan untuk memasukan data waktu anda cukup menuliskan angka jam, menit dan detik dengan dipisah tanda titik dua (:). Contoh : 12:25:01 Data Rumus Merupakan data hasil perhitungan data numerik dengan menggunakan operator aritmatik, relasional, logika, atau menggunakan suatu fungsi. Contoh : =13 + 15 Didalam penulisan suatu rumus harus diawali dengan sama dengan ( =).
Didalam Microsoft Excel cara memasukan data sedikit lucu, data diketik dulu diatas, di enter baru jumping (lompat) ke dalam worksheet. Gunakan anak-anak panah untuk memindahkan pointer dari cell yang satu ke cell yang lain.Apabila penulisan data terlalu panjang biasanya dat akan terpotong karena lebar setiap cell hanya 9 karakter. Selain dengan menggunakan enter, untuk mengakhiri kita bisa menggunakan klik kanan. Demikian dengan anak panah kiri, anak panah atas dan anak panah bawah dan jika ingin membatalkan data yang akan dimasukan, tekan saja Esc.
EXCEL
13
Retsm@rt
III.
Modul for education
PENGATURAN BARIS, KOLOM, dan CELL
Setelah anda memasukan data pada worksheet, maka langkah selanjutnya adalah mengatur atau memformat data. A. BARIS MENYISIP BARIS Menyisipkan baris kosong sangat berfungsi apabila ada data yang terlewat, sehingga data-data yang sudah diketik tidak perlu dihapus dan diketik kembali. Caranya : Blok cell/range pada tempat dimana data akan disisipkan. Clik menu insert pilih cell, muncul menu pilih row atau click kanan pada row selector pilih insert.
- Klik kanan di batang ke 5 ini - Klik insert - Maka baris baru akan disisipkan dan semua baris yang ada dibawahnya akan turun 1 baris Gambar 3.a menyisipkan baris MENGHAPUS BARIS Menghapus baris sama caranya dengan menyisipkan baris, hanya pilihan insert (menyisip) di ganti dengan delete (menghapus). MENGATUR TINGGI BARIS Dalam pengaturan tinggi baris ada beberapa cara : Pertama, bawa mouse pointer ke row selector, sehingga mouse akan berubah menjadi anak panah dua arah (atas bawah) kemudian drag kebawah untuk menambah tinggi baris dan keatas untuk ,mengurangi tinggi baris. Kedua, klik kanan pada row selector dari baris yang akan diatur pilih Row Height masukan ukuran tinggi baris yang akan dikehendaki klik OK. Selain dengan kedua cara tersebut diatas anda juga bisa menggunakan menu format >> Row, menu yang di tampilkan tidak jauh dengan menu pada format>>Column.
B. KOLOM MENYISIP KOLOM Didalam pembuatan tabel terkadang anda perlu menyisipkan kolom apabila salah satu kolom terlewat. Untuk menyisipkan kolom tersebut caranya : Gambar 3.b menyisipkan kolom - Klik kanan di batang ini - Klik insert - Maka kolom kosong akan disipkan
EXCEL
14
Retsm@rt
Modul for education
MENGHAPUS KOLOM Hati-hati jika nada menghapus kolom, maka semua data-data yang ada di dalam kolom tersebut juga akan ikut di hapus. Sebagai contoh kita akan menghapus kolom C : Klik kanan batang kolom C. Klik Delete. Maka kolom C beserta seluruh isinya akan dihapus. C.CELL MENYISIPKAN CELL Di dalam pemasukan data terkadang kita memerlukan ketelitian yang benarbenar jeli. Apabila ada yang terlewati maka kita harus menyisipkan sel ditempat data yang belum dimasukan. Caranya : - Klik cell/range pada tempat dimana data akan disisipkan. - Klik menu insert pilih cell, muncul menu pilihan (Gb. 3c.)
- Langsung klik OK (setuju dengan pilihan shift cell down ) - Maka seluruh nomor urut akan diturunkan satu cell ke bawah. Keterangan: Shift cells right, menyisipkan cell dan menggeser cell yang ada disebelah kanan dari tempat keberadaan cell ke kanan. Shift cell down, menyisipkan cell dan menggeser cell yang ada dibawah dari keberadaan cell ke bawah Entire Row, menyisipkan baris. Entire Column, Menyisipkan kolom MENGHAPUS CELL Caranya : Block/soroti sel atau range yang akan dihapus Clik menu edit pilih delete atau clik kanan pada cell yang akan dihapus sehingga muncul kotak dialog dibawah ini (Gb.3d )
Gambar 3.d menu pilihan pada delete cell
EXCEL
15
Retsm@rt
IV.
Modul for education
CARA MEMBLOK DATA
1. Memblok data artinya menandai/memilih sekumpulan data untuk tujuan : 2. Mengcopy sekumpulan data. 3. Memindah sekumpulan data. 4. Menghapus sekumpulan data. 5. Memformat sekumpulan data. 6. Memformat data ( tebal, miring, dan lain-lain 0. 7. Menyisip atau menghapus beberapa kolom sekaligus. 8. Menyisip atau menghapus beberapa baris sekaligus. 9. Menyisip atau menghapus beberapa cell sekaligus. 10. Dan lain-lain…… CONTOH BLOK :
Contoh sekumpulan data yang sedang diblok. Gambar 4.a Contoh daerah yang diblok INSTRUKSI- INSTRUKSI BLOK Dengan mouse Klik batang kolom ( Clumn Headers) Klik batang baris (Row Headers ) Klik + seret mouse (drag) Ctrl + klik atau seret Dengan Keyboard Shift + Anak panah kanan Shift + Anak panah kiri Shift + Anak panah bawah Shift + Anak panah atas Ctrl + Spasi Ctrl + Spasi Shift + Page down Shift + page Up Ctrl + A Ctrl + Shift + Anak Panah Kanan Ctrl + Shift + Anak Panah Kiri Ctrl + Shift + Anak panah bawah Ctrl + Shift + Anak Panah Atas Ctrl + Shift + Home
EXCEL
: Memblok 1 kolom : Memblok 1 baris : Memblok sekumpulan data (range) : Memblok beberapa range
: Memblok 1 cell ke kanan : Memblok 1 cell ke kiri : Memblok 1 cell ke bawah : Memblok 1 cell ke atas : Memblok 1 kolom : Memblok 1 baris : Memblok kolom 1 layar ke bawah : Memblok kolom 1 layar ke atas : Memblok seluruh isi worksheet : Memblok mulaiposisi pointer hingga ke akhir data (dalam baris) : Memblok mulai dari posisi pointer hingga ke awal (dalam baris) : Memblok mulai dari posisi pointer hingga ke akhir data (dalam kolom) : Memblok mulai dari posisi pointer hingga ke awal data ( dalam kolom) : Memblok mulai dari posisi pointer hingga ke awal data (A1)
16
Retsm@rt
Modul for education
Memformat data artinya membuat data menjadi tebal, miring, bergaris bawah, membuat perataan (membuat data rata tengah, rata kiri, rata kanan), menggabung beberapa cell menjadi satu cell dan lain-lain. Untuk itu, maka operasi blok yang telah kita bahas pada bab sebelumnya harus sudah anda pahami dahulu. 1. MEMBUAT TEBAL, MIRING DAN BERGARIS BAWAH Perintah-perintah : Dengan Mouse
Italic ( Membuat miring) Underline (Membuat garis Bawah) Bold (Membuat garis tebal)
Dengan Tombol Ctrl + B : Membuat tebal Ctrl + I : Membuat miring Ctrl + U : Membuat bergaris bawah 2. PERATAAN Perataan adalah pengaturan data didalam cell. Data-data bisa dibuat ke tengah-tengah cell (rata tengah), rata kanan atau rata kiri (default).
Contoh judul yang dibuat rata tengah Contoh nomor yang di buat rata kanan Gambar 4a. Contoh Perataan Perintah-perintah : Rata kiri
Rata Kanan
Rata tengah Cara membuatnya tinggal di klik saja pada toolbar, sebelumnya data di blok terlebih dahulu.
EXCEL
17
Retsm@rt
Modul for education
3. FORMAT CELL Pada saat kita bekerja dengan microsoft Excel ada kalanya data – data yang kita masukkan harus di format dengan tampilan – tampilan tertentu yang tidak mungkin begitu kita nulis langsung keluar, tetapi harus diatur terlebih dahulu. Suatu contoh jika anda mau memasukkan simbol mata uang suatu negara anda bisa mengetiknya langsung simbol mata uang yang bersangkutan. Tetapi cara ini kurang efektif, bahkan bisa dikatakan salah, kenapa ….? Karena jika data tersebut dioperasikan secara matematika tidak bisa, sebab data tersebut dianggap sebagai data String. Nah…….. untuk mengubah atau mengatur tampilan data pada Mirosoft Excel anda bisa menggunakan format Cell. Untuk mengatur tampilan data dengan menggunakan Format Cell lakukan langkah sebagai berikut : Blok seluruh cell / range yang akan anda format atau akan anda atur. Clik Format, lalu pilih dan Clik Cell atau Anda tekan Ctrl + 1 atau anda clik kanan –pada cell yang sudah terblok, lalu pilih dan Clik Format Cell. Setelah itu akan muncul kotak dialog Format Cell. Perhatikanlah gambar di bawah ini
Gambar 4a. Contoh Perataan
Pada kotak dialog diatas ada beberapa tab yaitu : number, Aligment, font, Border, Patter, protection, yang kesemuannya memiliki fungsi yang berbeda. Untuk lebih jelasnya kita bahas satu persatu dari masing – masing tab. 3.1 Mengatur tampilan angka Untuk mengatur tampilan angka yang berupa data numerik termasuk didalamnya adalah tanggal, waktu dan jam. Anda tinggal clik Tab Number, perhatikanlah tampilan layarnya (seperti gambar diatas). Disitu ada category, dan didalam category ada beberapa item yaitu : 1.General General digunakan untuk mengatur tampilan angka normal, artinya tampilan angka normal, artinya tampilan angka apa adanya tanpa ada tampilan yang lain.
Gambar 4b. Angka yang sudah diformat dengan symbol mata uang
EXCEL
Gambar 4c. Angka yang sudah diformat dengan general
18
Retsm@rt
Modul for education
Pada saat anda mengatur/memformat data lihat sampel angka yang ada disebelah kanannya category. 2. Number Number digunakan untuk mengatur tampilan angka dengan menggunakan pemisah koma / titik pada setiap ribuan dan memberikan angka decimal dibelakangnya. Untuk mengatur itu semua cliklah pada number, perhatikan tampilan layar disebelah kanannya.
Ada beberapa item yang harus anda perhatikan diantaranya : o Decimel Place
Decimal place digunakan untuk memberikan angka decimal di belakang koma, caranya anda tinggal mengganti angka nol menjadi angka yang anda inginkan, misalnya 3 maka dibelakang koma akan ada tiga angka decimal. Contoh dibawah ini menggunakan Decimal place 3
o Use Separator
Use Separator digunakan untuk memberikan pemisah ribuan. Caranya anda tinggal mengklik di sebelah kirinya hingga muncul tanda centang . Perhatikan contoh dibawah ini.
EXCEL
19
Retsm@rt
Modul for education
o Accounting dan Curency Accounting dan Curency pada prinsipnya sama, yaitu untuk memberikan simbol mata uang suatu negara. Caranya anda tinggal Clik Curency ataupun Accounting, perhatikan tampilan layar di sebelah kanannya.
Ada beberapa item yang harus anda perhatikan : Symbol
Pada kotak dialog Symbol, anda tinggal memilih simbol mata uang yang akan digunakan. Caranya adalah Clik pada tombol anak panah yang ada dibawahnya, setelah itu akan ditampilkan simbol-simbol mata uang di dunia, anda tinggal mencari dengan menggeser ScrollBarnya. Decimal Place Fungsinya sama seperti pada number yaitu untuk memberikan angka decimal dibelakang koma. Perhatikan contoh dibawah ini.
o Date Date digunakan untuk mengatur tampilan data tanggal. Caranya anda tinggal mengklik Date, perhatikan tampilan layar di sebelah kanannya.
EXCEL
20
Retsm@rt
Modul for education
Setelah muncul gambar seperti diatas anda tinggal memilih jenis penulisan tanggal yang ada dalam Type. Lihat sampelnya diatas Type. o Time Time digunakan untuk mengatur tampilan data waktu. Caranya anda tinggal mengklik pada Time, perhatikan tampilan layar disebelah kanannya. Tidak jauh berbeda dengan Date, anda tinggal memilih jenis tampilan waktu yang anda kehendaki dalam Type. o Percentage Percentage digunakan untuk mengatur tampilan data percent. Caranya anda tinggal Clik Percentage, lalu perhatikan layar disebelah kanannya. Pada Decimal place, Anda tinggal menentukan beberapa angka decimal dibelakang koma. o Fraction Pilihan ini digunakan untuk mengatur tampilan angka pecahan (bilangan pecahan). Jika anda memasukkan angka pecah ke dalam lembar kerja excel, maka akan diubah secara otomatis menjadi angka decimal. Contohnya bila anda memasukan angka 1/5, maka akan berubah menjadi angka decimal yaitu 0,2. Untuk mengatur tampilan angka pecahan, pertama kali masukkan angka dalam bentuk desimal, kemudian masuk ke format cell dan pilih fraction, dan pilih jenis fractionnya. Contoh : Masukkan angka 0,25. Dan anda bisa memilih beberapa format seperti ¼, lain-lain.
25
/100, 2/8 dan
o Scientific Digunakan untuk mengatur tampilan bilangan ilmiah atau bilangan eksponen. Pada angka yang terlalu banyak jumlah digitnya biasanya untuk lebih mempersingkat penulisan, format tampilannya diubah ke dalam format scientific. Contoh : 1000 akan berubah menjadi 1,E+3 yang artinya 1 x 103 25000 akan berubah menjadi 2,5E+4 yang artinya 2,5 x 104 0,05 akan berubah menjadi 5,E-2 yang artinya 5 x 10-2 o Text Pilihan ini digunakan untuk merubah tampilan data angka menjadi data text. Sebagaimana telah kita ketahui bahwa data text secara default akan selalu ditampilkan rata kiri, sementara data angka tampil rata kanan. Jadi walaupun anda memasukkan data angka sekalipun ke dalam lembar kerja, jika anda pilih text maka akan berubah menjadi data text dengan spesifikasi seperti tadi. o Special Format ini biasanya digunakan untuk tampilan angka dalam data base. Pembuatan nomor urut biasanya menggunakan format ini. Sebagai contoh bila anda membuat nomor urut dari 1 hingga 1000, maka anda bisa menampilkannya dengan empat digit seperti 0001, 0002, 0003 dan seterusnya. Mengatur Tampilan Perataan Data Anda dapat mengatur tampilan perataan data yang ada dalam suatu cell atau range agar tampilanya lebih menarik, seperti menjadi rata kanan, rata kiri, rata tengah. Anda dapat mengaturnya dengan menggunakan toolbar perataan teks. Selain itu anda juga dapat menggunakan Alignment yang ada dalam format cell. Jadi kesimpulannya Alignment digunakan untuk mengatur perataan teks dalam suatu range atau cell. Untuk mengatur perataan teks dengan Alignment ikutilah langkah dibawah ini.
EXCEL
21
Retsm@rt
Modul for education
Blok range yang akan Anda atur Clik Format, lalu pilih dan Clik Cell Clik Tab Alignment. Maka akan muncul gambar di bawah ini
Dari gambar diatas anda perhatikanlah item-item yang ada, seperti : Horizontal Horizontal digunakan untuk mengatur perataan teks secara horizontal (kanankiri). Banyak pilihan yang dapat anda pilih untuk mengatur perataan teks secara horizontal, caranya anda tinggal mengklik tombol anak panah yang ada dibawahnya, maka anda dapat memilih beberapa pilihan, diantaranya : General, huruf ditampilkan pada posisi rata kiri dan angka rata kanan, ini adalah perataan defaultnya Left Center Right Fill Center Across Selection Justify
EXCEL
22
Retsm@rt
Modul for education
Vertical Vertikal digunakan untuk mengatur perataan teks dengan orientasi atas bawah. Untuk teks secara vertikal anda tinggal mengklik tombol anak panah yang ada di bawahnya, setelah itu akan muncul gambar di bawah ini
Pilih yang dapat anda pilih dalam tombol daftar vertikal adalah : Top, untuk mengatur teks agar rata atas Center, untuk mengatur teks agar rata tengah secara vertikal Bottom, untuk mengatur teks rata agar rata bawah secara vertikal Justify, seluruh data ditampilkan pada suatu cel secara penuh. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh dibawah ini :
Text Control Text control disini berfungsi untuk mengontrol teks dengan cell / range. Disini ada tiga pilihan dan untuk memilihnya anda tinggal mengklik kotak yang ada disebelah kirinya. Ketiga pilihan itu adalah : Wrap Text, digunakan untuk menyesuaikan panjang teks dengan lebar cell tempat teks tersebut, jika lebar kolom tidak muat untuk panjang teks maka, dengan sendrinya teks akan turun, sehingga tinggi barisnya akan bertambah da ukuran fontnya tetap. Shrink to fit, hampir sama dengan Wrap Text, tetapi kalau shrink to fit ukuran fontnya akan mengecil sampai panjang data tersebut sama dengan lebar kolom Merge Cell, untuk menggabung beberapa cell menjadi salah satu cell Orientasi Orientation disini di gunakan untuk mengatur kemiringan data yang ada dalam suatu cell atau range. Sedangkan cara untuk mengatur kemiringan data ada dua : Pertama, anda tinggal menggunakan garis arah rotasi yang ada (di drag ) sesuai dengan kebutuhan anda atau, Kedua, anda tinggal mengisi kotak isian Degrees.
EXCEL
23
Retsm@rt
Modul for education
Contoh hasil orientasi tampilan data dapat anda lihat pada gambar di bawah ini,
3.3 Mengatur Format Tampilan Huruf Pada saat anda bekerja dengan Microsoft Excel, anda dapat menampilkan data yang anda ketik dengan berbagai bentuk huruf (font), ukuran garis bawah, warna huruf, dan efek khusus lainnya sesuai dengan kebutuhan lainnya sesuai dengan keinginan anda. Agar tampilan laporan yang anda buat menjadi lebih menarik dan profesional. Untuk mengatur itu semua ikutilah langkah di bawah ini Blok Range yang akan anda atur Clik format, lalu pilih Cell Clik Tab Font, setelah itu perhatikanolah tampilan layarnya. Maka akan muncul gambar di bawah ini
Dari gambar diatas ada beberapa item yang harus anda perhatikan.
EXCEL
24
Retsm@rt
Modul for education
Font Kotak pilihan ini digunakan untuk mengatur jenis huruf yang akan dipilih. Caranya anda tinggal mengklik anak panah yang ada di bawahnya setelah itu pilihlah jenis huruf apa yang akan anda pakai, dan lihat pada preview untuk melihat bentuk dari font yang anda pilih. Font Style Kotak pilihan ini digunakan untuk menentukan style huruf apakah akan dicetak menjadi huruf tebal, miring dan dua-duanya. Untuk mengatur itu semua anda tinggal mengklik saja pada anak panah yang ad di bawahnya. Pilihan-pilhan yang bisa anda pilih adalah: Reguler Italic Bold
Bold Italic Size Ukuran huruf dinyatakan dalam ukuran point, satu point sama dengan 1/72 inci. Ukuran ini menyatakan tinggi baris, bila anda ingin mengubah ukuran huruf anda tinggal mengklik anak panah yang ada dibawahnya dan pilih berapa ukuran huruf yang anda inginkan. Underline Data yang anda ketikan dapat diberikan garis bawah, untuk memberikan garis bawah anda bisa melakukannya dengan menggunakan toolbar tetapi garis bawah yang diberikan hanya satu. Jika anda memberikan Underline dengan format Cell, ada beberapa garis bawah yang disediakan. Untuk memberikan garis bawah dengan format cell anda tinggal klik anak panah yang dibawanya. Jenis-jenis garis bawah yang ada adalah :
None Singgle Double Single Accounting Double Accounting
Color Bila diperlukan huruf yang kita ketik bisa diberikan warna –warna tertentu. Untuk memberikan warna pada huruf anda bisa menggunakan toolbar font color atau dengan menggunakan format cell. Bila anda ingin memberikan warna huruf dengan format cell anda klik anak panah yang ada dibawahnya color, lalu pilih dan klik warna yang anda inginkan. Effects Digunakan untuk memberikan effect-effect pencetakan pada suatu teks dalam range atau cell. Untuk memberikan effect-effect tersebut ikutilah langkh-langkah dibawah ini. Klik kotak yang ada disebelah kirinya yaitu : Strikethrough : Memberikan effect cetak coret Superscript : Memberikan effect cetak naik ke atas sedikit Subscript : Memberikan effect cetak turun kebawah sedikit
EXCEL
25
Retsm@rt
Modul for education
Membuat garis Pembatas atau Bingkai Untuk memperindah tampilan laporan yang anda buat, anda bisa menambahkan bingkai untuk border pada cell/range sebagai garis pembatas. Untuk memberikan border anda bisa menggunakan perintah Format Cell. Untuk memberikan border dengan menggunakan Format cell ikutilah langkah dibawah ini ; Blok cell yang akan diborder Klik Format, lalu pilih dan klik Cell Klik tab Border Muncul gambar dibawah ini
Dari gambar diatas ada beberapa item yang harus anda perhatikan yaitu : Preset Pada preset pilih dan klik salah satu tombol yang ada dibawahnya, yaitu : None : Digunakan untuk menghapus semua border yang sudah dibuat Outline: Digunakan untuk membuat bingkai di sekeliling cell yang diblok (bagian luarnya saja) Inside : Digunakan untuk membuat border pada bagian dalam cell yang diblok Border Pada border, pilih dan klik border yang akan dibuat, anda dapat memilih border atas, bawah, tengah, kanan, kiri, diagonal. Style Pada kotak pilihan ini anda dapat jenis garis yang akan dipakai, anda dapaty memilih jenis garis tunggal, putus-putus, garis double, tebal, dll Color Digunakan untuk memberikan warna pada garis yang sudah dipilh. Klik OK kalau sudah selesai CATATAN : Sebelum anda mengatur preset atau border, anda harus menentukan jenis garis dalam style dan warna yang akn nad pakai terlebih dahulu.
EXCEL
26
Retsm@rt
Modul for education
Membuat Warna pada Cell atau Range (Pattern) Agar lembar kerja yang kita buat tampak lebih indah, anda dapat memberikan warna pattern) pada cell/range yang bersangkutan dengan warna yang anda sukai. Untuk memberikan pattern pada suatu cell / range lakukan langkah dibawah ini, Blok cell yang akan diberi warna Klik Format, lalu pilih dan klik Cell Klik tab Patterns Muncul kotak dialog seperti dibawah ini:
Dari kotak diatas ada beberapa item yang harus anda perhatikan : Color Pada kotak dialog ini, silahkan anda pilih warna yang anda inginkan Pattern Apabila anda ingin menambahi warna tersebut dengan arsiran-arsiran yang lain anda tinggal klik pattern dan pilh bentuk arsiran yang akan anda pakai.
MAKE YOUR IMAGINE IN YOUR LIFE
EXCEL
27
Retsm@rt
Modul for education
Fungsi adalah suatu rumus yang telah disediakan oleh Microsoft Excel untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan tertentu. Microsoft telah banyak menyediakan fungsi yang terdiri dari 9 kategori, antara lain :
Math & Trig ( Terdiri dari 50 fungsi ) Statistical ( Terdiri dari 80 fungsi ) Date & Time ( Terdiri dari 14 fungsi ) Logical ( Terdiri dari 6 fungsi ) Lookup & Reference ( Terdiri dari 17 fungsi ) Database ( Terdiri dari 12 fungsi ) Text ( Terdiri dari 23 fungsi ) Financial ( Terdiri dari 16 fungsi ) Information I.
FUNGSI MATH & TRIG
Fungsi Math & Trig disebut juga fungsi matematika. Fungsi ini sering digunakan pada saat anda bekerja dengan Microsoft Excel terutama jika anda mengerjakan suatu data menggunakan rumus. Fungsi Math & Trig terdiri dari 50 fungsi yang masing-masing memiliki kegunaan tersendiri untuk mempermudah kita menggunakan rumus. Mari kita mencoba mempelajari beberapa fungsi dari fungsi Math & Trig. A. SUM Fungsi : Sum digunakan untuk menghitung jumlah total dari suatu data numerik. Rumus : = SUM (Cell : Cell) Keterangan Cell 1 : alamat cell awal dari data yang akan dijumlahkan Cell 2 : alamat cell akhir dari data yang akan dijumlahkan Catatan, Gunakan pemisah antara cell 1 dengan cell 2 dengan : Cara menggunakannya Tempatkan pointer pada alamat cell tempat hasil perhitungan Tulis = SUM(Cell 1:Cell 2) Enter Atau Tulis =SUM(drag dari cell awal perhitungan sampai cell akhir perhitungan) Enter Sebagai contoh perhatikanlah gambar di bawah ini
EXCEL
28
Retsm@rt
Modul for education
Untuk mengerjakan JUMLAH Anda gunakan rumus SUM Caranya: Letakkan pointer pada cell D12 (mencari jumlah total NILAI PENJUMLAHAN ) Tulis rumus =SUM(D6:D10),tekan enter Atau =SUM(drag dari cell awal penjumlahan (D6) sampai cell akhir penjumlahan (D10) Setelah selesai Anda tinggal mengkopikan rumus ke cell sebelahnya. Cara – cara diatas juga berlaku untuk fungsi statistika yang lain. Selain dengan menggunakan rumus SUM, untuk menghitung jumlah total dari suatu data numeric Anda bisa menggunakan Toolbar AutoSum B. SUM IF Fungsi : Sum If digunakan untuk menjumlahkan range dengan kriteria tertentu. Rumus : = SUMIF (Range Kode:Kriteria:Range akan dijumlah) Sebagai Contoh : Ketiklah soal yang terdapat pada gambar 5.a
Gambar 5.a Penyelesaian : Rumus yang akan dimasukan pada E13 =SUMIF(D6:D10;”A”:E6:E10) (tekan enter) 1. Letakan pointer di Cell E13 2. Ketik =SUMIF ( ketik =SUMIF kemudian buka kurung (semuanya rapat). 3. Blok semua KODE GOLONGAN (D6 :D10). Cara ; Sorot D6 Tekan tombol titik Sorot kebawah hingga D10 4. Ketik ;”A”; 5. Blok seluruh JUMLAH GAJI (E6:E10). CARA ; Sorot E6 Tekan tombol titik Sorot kebawah hingga E10 6. Ketik ) ketik tutup kurung 7. Tekan enter Maka anda akan mendapatkan 1200000 pada cell E13.
EXCEL
29
Retsm@rt
Modul for education
C. SUBTOTAL Fungsi : Subtotal adalah untuk mencari subtotal dari sebuah range. Rumus : = SUBTOTAL (Nomor Fungsi;Range1;Range2) Nomor Fungsi adalah nomor antara 1 sampai dengan 11 yang merupakan fungsi yang digunakan untuk mencari subtotal. NOMOR FUNGSI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 CONTOH1
CONTOH 2
FUNGSI AVERAGE COUNT COUNTA MAX MAX PRODUCT STDEV STDEVP SUM VAR VARP
=SUBTOTAL(1;A1:A10) Akan mencari rata-rata cell A1 sampai A10. Rumus ini sama artinya dengan AVERAGE (A1:A10). =SUBTOTAL(9;A1:A10) Akan menjumlahkan cell A1 sampai A10. Rumus ini sama artinya dengan SUM(A1:A10).
D. ROUND Fungsi : untuk membulatkan sebuah bilangan ke dalam jumlah desimal tertentu. Rumus : =ROUND(Cell;Jumlah Desimal) CONTOH 1 : =ROUND(1,4;0) CONTOH 2 : =ROUND(1,5;0) CONTOH 3 : =ROUND(1,24;1)
1 2 1,2
Contoh Soal : Perhatikan contoh soal yang ada pada gambar 5.b dibawah ini. Jika anda mempraktikkan mengerjakan soal ini, hitunglah ukuran rata-rata, dan Round. Ukuran Rata-rata dan Round jangan diketik manual.
Gambar 5.b
EXCEL
30
Retsm@rt
Modul for education
BANTUAN UKURAN RATA-RATA Ukuran rata-rata dicari melalui PENGUKURAN I + PENGUKURAN II Kemudian dibagi dua. =(A4 + B4)/2 selanjutnya dicopy kebawah……. ROUND ROUND dicari melalui UKURAN RATA-RATA dengan pembulatan 2 desimal. =Round(C4;2) Selanjutnya copy ke bawah …….. Catatan : tanda pemisah dalam perhitungan harus disesuaikan dengan format deafault pada komputer. Jika menggunakan tanda koma maka tanda pemisah juga menggunakan tanda koma, jika menggunakan tanda titik dua maka tanda pemisahnya juga menggunakan tanda titik dua dan jika menggunakan tanda titik koma maka tanda pemisahnya juga harus mengikuti dengan titik koma. II.
FUNGSI STATISTIK
Fungsi Statistik juga sama sering digunakan pada saat kita sedang mengerjakan data yang menggunakan rumus. Fungsi – fungsi yang termasuk dalam kategori STATISTICAL adalah sebagai berikut (berjumlah 80 fungsi). Diantaranya yang sering digunakan adalah : A. AVERAGE Fungsi : Untuk menghitung rata-rata dari suatu range. Rumus : =AVERAGE (Cell 1: Cell 2) Keterangan Cell 1 : Alamat cell awal dari data yang akan dihitung (data numeric) Cell 2 : Alamat cell akhir dari data yang akan dihitung (data numeric) B. MAX Fungsi : Digunakan untuk menghitung jumlah tertinggi dari suatu cell atau range. Rumus : =MAX(Cell 1 : Cell 2) Keterangan Cell 1 : Alamat cell awal dari data yang akan dihitung (data numeric) Cell 2 : Alamat cell akhir dari data yang akan dihitung (data numeric) C. MIN Fungsi : Digunakan untuk meghitung jumlah terendah dari suatu cell atau range. Rumus : =MIN(Cell 1 : Cell 2) Keterangan Cell 1 : Alamat cell awal yang akan dihitung (data numeric) Cell 2 : Alamat cell akhir yang akan dihitung (data numeric) D. COUNT Fungsi : Digunakan untuk menghitung jumlah data yang berupa data numeric. Rumus : =COUNT(Cell 1 : Cell 2) Keterangan Cell 1 : Alamat cell awal yang akan dihitung (data numeric) Cell 2 : Alamat cell akhir yang akan dihitung (data numeric)
EXCEL
31
Retsm@rt
Modul for education
E. COUNTA Fungsi : Untuk menghitung jumlah cell yang berupa data (bail data numeric maupun data string). Bedakan dengan fungsi count yang hanya menghitung data numeric saja. Rumus : =COUNTA(Cell 1: Cell 2) Cell 1 : Alamat cell awal yang akan dihitung. Cell 2 : Alamat cell akhir yang akan dihitung. Contoh Soal :
Untuk mengerjakan kolom JUMLAH, JML tertinggi, JML terendah, rata-rata, jumlah data. Anda bisa menggunakan fungsi sattistika sebagai berikut :
Jumlah JML Tertinggi JML Terendah Rata-rata Jumlah Data
III.
: : : : :
=SUM(F6:F10) =MAX(F6:F10) =MIN(F6:F10) =AVERAGE(F6:F10) =COUNT(F6:F10)
FUNGSI DATE & TIME
Fungsi DATE & TIME adalah fungsi-fungsi untuk mengakses tanggal dan jam, dan terdiri dari 14 fungsi. Mungkin pada suatu saat anda akan membutuhkan fasilitas ini pada lembar kerja Microsoft Excel. Sebelum kita masuk ke fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tanggal dan waktu, anda harus bisa memasukan data yang berupa data tanggal dan data waktu. Agar format tanggal dan jam sesuai dengan format yang berlaku di Indonesia, maka regional settimg (Windows 98) atau regional options (Windows 2000) harus diubah ke Indonesia.
EXCEL
32
Retsm@rt
Modul for education
A. DATE Memasukan Data Tanggal Anda dapat memasukan data type tanggal dengan langkah sebagai berikut. Ada dua cara memasukan data tanggal Dengan mengetiknya secara langsung Cara : Tempatkan pointer pada cell tempat data tanggal Ketikan data tanggal sesuai dengan format tanggal yang berlaku pada system komputer anda dengan bentuk umum DD/MM/YY atau MM/DD/YY Keterangan : DD : Tanggal MM : Bulan (dalam angka) YY : Tahun Contoh : Pada Cell B4 anda akan memasukan data tanggal 27 Januari 2007 Maka tempatkan pointer pada cell B4 Tulis 27/06/2007 atau 06/27/2006 Dengan menggunakan Rumus DATE Selain dengan mengetik secara langsung anda juga bisa memasukan data tanggal dengan menggunakan rumus DATE, cara ini lebih efisien jika data tanggal yang kita masukan banyak. Rumus : =DATE (Cell 1; Cell 2; Cell 3) Keterangan Cell 1 : cell yang berisi TAHUN Cell 2 : cell yang berisi BULAN Cell 3 : cell yang berisi TANGGAL Catatan: Selain dengan menggunakan alamat cell, anda juga bisa menuliskan angkanya secara langsung. Untuk mengatur tampilan data tanggal anda juga menggunakn format cell yang sudah dibahas di depan. Contoh Jika di cell B4 Anda tuliskan data tanggal 14/05/2006 Gunakan fungsi =DAY(B4) di cell C4, maka hasilnya adalah 20 1. MONTH Month digunakan untuk mengambil angka bulan pada tanggal Rumus =MONTH(Cell) Keterangan Cell : cell yang berupa data tanggal Contoh, Jika cell B4 Anda tuliskan data tanggal 20/01/2001 Gunakan fungsi = MONTH(B4) di cell D4, maka hasilnya adalah 10
EXCEL
33
Retsm@rt
Modul for education
2. YEAR Year digunakan untuk mengambil angka tahun dari data tanggl Rumus =YEAR(Cell) Keterangan Cell : cell yang berupa data tanggal Contoh, Jika di cell B4 Anda tuliskan data tanggal 20/10/2001 3. WEEKDAY Weekday digunakan untuk mengambil angka urutan hari dalam satu minggu dari suatu data tanggal Rumus =WEEKDAY(Cell) Keterangan Cell : cell yang berupa data tanggal Contoh, Jika di cell B4 Anda tuliskan data tanggal 20/01/2001 Gunakan fungsi =WEEKDAY(B4) DI CELL F4, MAKA HASILNYA ADALAH 7 4. CHOOSEE(WEEKDAY(cell) Fungsi ini di gunakan untuk mengambil nama hari dari suatu data tanggal Rumus =CHOOSE(WEEKDAY(cell);”Minggu”;”Senin”;”Selasa”;”Rabu”;”Kamis”;”Jum‟at”;” Sabtu”) Keterangan Cell : cell yang berupa data tanggal Catatan, Penulisan nama hari dimulai dari Minggu sampai Sabtu, dan setiap nama hari di apit tanda petik dua di atas. Contoh, Jika di cell B4 Anda tuliskan data tanggal 20/01/2001 Gunakan fungsi =CHOOSE(WEEKDAY(b4);”Minggu”;”Senin”;”Selasa”;”Rabu”;”Kamis”;”Jum‟at”;”S abtu”) di cell G4, maka hasilnya adalah Sabtu. 5. NOW Fungsi ini digunakan untuk menampilkan tanggal dan waktu system yang aktif pada komputer Anda. Rumus =NOW( ) 6. TODAY Fungsi ini digunakan untuk menampilkan tanggal system pada komputer Anda
EXCEL
34
Retsm@rt
Modul for education
Rumus =TODAY( ) Fungsi Waktu Selain data tanggal yang bisa Anda masukan kedalam lembar kerja Microsoft Excel, Anda bisa memasukan data yang berupa waktu. Memasukan data waktu. Untuk memasukan data waktu ada dua cara yaitu : Dengan cara mengetikannya secara langsung. Cara : Tempatkan Pointer pada cell yang akan diisi dengan data waktu Ketikan data waktu sesuai dengan format waktu yang berlaku pada system komputer anda, dengan bentuk umum HH:MM:SS Keterangan HH : Jam MM : Menit SS : Detik Contoh, Pada cell C5 Anda akan masuk data Waktu 19:30:59 Maka tempatkan Pointer pada cell C5 Tulis 19:30:59
EXCEL
35
