WORKING PAPER PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI DAERAH KEMENTERIAN AGAMA JAKARTA SELATAN Bayu Fathiyakan ; Sugiarto Hartono; Hery Gunawan Information System and Accounting Department, School of Information System, Binus University Jl. K.H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat 11480
[email protected]
ABSTRAK Masalah yang dihadapi koperasi saat ini adalah sistem pengorganisasian data yang belum teratur dengan baik, terutama di pencatatan data-data anggota, transaksi simpan pinjam, serta laporan-laporan transaksi yang dihasilkan masih belum dapat tersaji dengan cepat dan tepat. Selain itu, kurangnya informasi yang didapatkan para anggota mengenai transaksi simpan dan pinjam menjadi tantangan tersendiri bagi penulis untuk mengusulkan suatu sistem informasi yang dapat mengatur lalu lintas informasi antar internal maupun external koperasi yang dapat membantu proses kerja dari para petugas koperasi serta dapat meningkatkan pelayanan koperasi kepada para anggotanya. Adapun metodologi yang digunakan adalah metode analisis melalui studi literatur, observasi dan wawancara yang akan menghasilkan scope definition, problem statement, dan requirement statement, sedangkan metode perancangan yang digunakan meliputi perancangan beberapa diagram yaitu activity diagram, use case diagram, event table, class diagram, sequence diagram, dan user interface. Project ini menghasilkan rancangan Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam dan Aplikasi web Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam untuk mendukung kebutuhan proses bisnis dari Koperasi Kopda Jaksel . Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam dapat mengintegrasikan hubungan antara anggota dengan pihak koperasi dalam kegiatan simpan dan pinjam serta dapat menyajikan pelaporan transaksi simpan pinjam secara cepat dan tepat, selain itu sistem ini dapat menghasilkan beberapa laporan, seperti laporan simpanan, laporan pinjaman, laporan angsuran dan laporan tagihan yang dapat membantu para petugas koperasi dalam pengawasan dan
pengendalian transaksi simpan pinjam serta dapat menjadi alat bantu dalam pembuatan pelaporan keuangan bagi Koperasi Kopda Jaksel . Kata Kunci : sistem, simpan, pinjam, scope definition, problem statement, requirement statement pelayanan, pengawasan ABSTRACT Problems facing cooperatives is currently organizing system data that has not been well organized, especially in recording data members, savings and loan transactions, and transaction reports generated are still not able to quickly and accurately presented. In addition, the lack of information regarding the transaction obtained members save and borrow a challenge for the authors to propose an information system that can regulate traffic between internal and external information cooperation that can help the process of co-operative work of the officers and to improve services to the cooperative members. The methodology used is the method of analysis through the study of literature, observation and interviews that will generate scope definition, problem statement, and statement requirements, while the design methods used include designing some diagrams are activity diagrams, use case diagrams, event table, class diagram, sequence diagrams, and user interface. This project produced a draft Credit Unions Information Systems and Information Systems Web Application Credit Unions to support the needs of business processes of cooperative Kopda South Jakarta. Information Systems Credit Unions can integrate with the relationship between the members of the cooperative in the activities of savings and loan and can present the savings and loan transaction reporting quickly and accurately, otherwise the system can generate several reports, such as reports of deposits, loan statements, reports and statements installment bills that could help the officers in the supervision and control of the cooperative savings and loan transaction and can be an invaluable tool in making financial reporting for the cooperative Kopda South Jakarta.
system, saving, loan, scope definition, problem statement, requirement statement , service, control Keywords :
PENDAHULUAN
Koperasi yang pertama kali didirikan adalah di Inggris, sebagai akibat penderitaan yang dialami kaum buruh di Eropa akibat revolusi industri pada awal abad ke 19. Pada masa itu terutama di negara-negara Eropa yang menerapkan sistem perekonomian kapitalis, dimana kaum buruh berada pada puncak penderitaannya. Pada era sistem kapitalis inilah, inspirasi koperasi beserta gerakannya dilahirkan dan merupakan cara yang digunakan masyarakat golongan ekonomi lemah, untuk memecahkan permasalahan ekonomi yang
dihadapinya dan yang dalam perkembangannya kemudian menjadi suatu sistem sendiri dalam kehidupan ekonomi masyarakat. Di Indonesia sendiri koperasi merupakan suatu alat perekonomian untuk membimbing menuju masyarakat yang adil dan makmur, yang lalu diterapkan secara nasional untuk menumbuhkan semangat gotong royong bagi seluruh kalangan masyarakat. Koperasi Daerah Kota Jakarta Selatan ( KOPDA KEMENAG JAKSEL ) yang beralamat pada Jalan Warung Buncit Raya no 2 Pejaten Jakarta Selatan, JAKARTA adalah koperasi simpan pinjam dan perdagangan yang dikelola oleh para pegawai negeri sipil dan honorer yang khusus untuk kepengurusan KOPDA KEMENAG JAKSEL. Anggotanya berasal dari seluruh pegawai di Kementrian Departemen Agama kantor jakarta selatan , Sejak pertama kali didirikan koperasi ini telah memfokuskan dalam bidang usaha simpan pinjam, dimana hasil dari simpanan para anggota koperasi dapat dipinjamkan kembali kepada para anggotanya. Selain sebagai media untuk simpan pinjam pegawai, koperasi ini juga memiliki usaha perdagangan untuk para anggota dan umum sebagai tambahan pendapatan yang dikelola agar dapat memberikan benefit tambahan bagi kesejahteraan koperasi dan anggotanya. Pelayanan yang sekarang berjalan masih dilakukan dengan cara manual, dan penyimpanan data fisik yang masih belum tertata secara rapi dan teratur, hal tersebut dapat dilihat dari bagaimana proses transaksi simpan, pinjam, pembayaran angsuran, pengelolaan data, hingga laporan bulanan yang keseluruhannya masih menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi
sehingga sangat sering terjadi kesalahan pencatatan, arsip yang sulit dicari, dan masalah lainnya. Minimnya jumlah Pengelola koperasi juga menjadi salah satu faktor yang dapat memperlambat kinerja dari jalannya Koperasi ini. Selain itu dengan adanya penambahan beberapa usaha, menimbulkan kendala-kendala yang ada pada koperasi, sehingga pengelolaan tidak berjalan dengan baik.. Berangkat dari permasalahan yang telah dijabarkan diatas, dilakukanlah beberapa metode untuk memperbaiki sistem yang sedang berjalan agar kedepannya sistem ini nantinya dapat memberikan kemudahan bagi para anggota koperasi dalam kegiatan simpan pinjam, maupun sistem kerja administrasi pengelolaan koperasi yang tertib, teratur dan akurat Untuk membuat sistem kerja administrasi yang tertib, teratur dan akurat, maka harus dipunyai sistem pencatatan dan pengarsipan data yang sistematis, aman dan akurat. Hal ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan keunggulan sistem informasi yang sesuai untuk keperluan dari bidang usaha koperasi Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat digunakan untuk membantu pihak internal koperasi dalam pencatatan transaksi, penyusunan laporan keuangan dan penghitungan rugi laba, mendapatkan hasil perhitungan yang akurat, benar dan dapat dipertanggung jawabkan serta data yang terorganisir dengan baik, tersimpan dengan aman dan mudah ditelusuri.
METODE PENELITIAN
Metodologi yang akan digunakan penulis dalam penyusunan sistem ini adalah: A. Metode analisis Analisis sistem akan menggunakan pendekatan metode Object Oriented Analysis and Design, yang terdiri dari: 1. Problem-domain analysis Mengidentifikasikan
informasi-informasi
apa
saja
yang
harus
dikendalikan oleh sistem yang akan dibuat. 2. Application-domain analysis Mengidentifikasi kebutuhan penggunaan sistem dan menentukan fungsi dari sistem agar sistem dapat mengendalikan lalu lintas informasi. Beberapa hal yang akan dilakukan dalam metode analisis ini, yakni: 1. Mengklasifikasikan suatu problem, opportunities, dan directives yang terdapat pada bagian scope definition analisa dan perancangan sistem dengan kerangka PIECES, dari kerangka PIECES ini kemudian akan menghasilkan problem statement. 2. Mendokumentasikan proses bisnis yang ada dengan bentuk business model untuk menganalisis masalah yang ada dan menganalisis temuan untuk memahami masalah lebih dalam, dari tahap ini kemudian akan menghasilkan system improvement objectives. 3. Mendekripsikan kebutuhan dari user dan owner dari hasil system improvement objectives dan hasil problem statement yang dijabarkan sebelumnya dengan mendefinisikan business data requirements,
business process requirements, dan business system interface requirements, dari tahap ini kemudian akan menghasilkan business requirement statement. 4. Mendeskripsikan hasil penjabaran dari business requirement dengan menggambarkannya dalam bentuk system model yang dalam konteks ini menggunakan Activity Diagram sehingga menghasilkan suatu gambaran menyeluruh tentang sistem yang sedang dikembangkan B. Metode Perancangan Perancangan yang akan dibuat dalam sistem ini menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design oleh Satzinger, yang terdiri dari: 1. Activity Diagram, 2. Event Table, 3. Use Case Diagram, 4. Use Case Description 5. Class Diagram, 6. Data Access Sequence Diagram, 7. Class Diagram Updated, 8. User Interface, 9. Navigation Diagram.
HASIL DAN PEMBAHASAN Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan adalah dirintis atau diprakarsai oleh sekelompok guru agama dalam lingkungan Kantor Inspeksi Pendidikan Agama Kota Jakarta Selatan yang beranggotakan sebanyak 46 orang, yang awal mulanya bagi yang bersangkutan merasa kesulitan mencari pinjaman uang. Bagi sekelompok Guru Agama yang mempunyai nasib sama sepakat, yakni membentuk Panitia Zakat Fitrah untuk menghimpun zakat fitrah dari pegawai dan guru agama dalam lingkungan Kantor Inspeksi Pendidikan Agama Kota Jakarta Selatan. Setelah terkumpul dan dibagikan kepada mustahiknya, dan hak yang merupakan bagian panitia dijual, dan hasilnya dijadikan modal pertama Badan Kesejahteraan Guru Agama kota Jakarta Selatan dan digunakan untuk simpan pinjam serta penyediaan barang kebutuhan bahan pokok. Rapat pembentukan diselenggarakan pada tanggal 15 April 1973 di Gedung Madrasah Tsanawiyah Roudhatul Muta’alimin Mampang Prapatan Jakarta Selatan. Atas kuasa rapat anggota pada saat itu dinyatakan berdirilah “Perkumpulan Koperasi Pegawai Kantor Inspeksi Pendidikan Agama Kota Jakarta Selatan” Adapun personil yang diberi kuasa untuk menandatangani akte pendiriannya sebagai berikut : •
Mustadjab, BA.
•
M. Soetarmo
•
Drs. Syakur Fairus
•
Abdul Wahid Ritonga
•
Farid Wadjiji, BcHK Berkenaan dengan perkembangan struktur Departemen Agama, dimana pada
tingkat kota dibentuk perwakilan Departemen Agama, maka keanggotaannyapun diperluas pula bagi guru-guru agama, pegawai perwakilan Departemen Agama (Inspeksi Penerangan Agama, Inspeksi Urusan Agama) dan pegawai Kantor Urusan Agama Kecamatan. Adapun anggota koperasi pada saat tersebut hingga per 31 Desember 1974 tercatat sebanyak 703 orang. Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan
pada saat itu berkedudukan di Jalan Kapten Tendean Mampang Prapatan Jakarta Selatan. Di periode kepengurusan Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan tahun 1981 – 1983 merealisasikan program kerjanya sebagai berikut : •
Memindahkan kegiatan dan usaha Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan dari Jalan Radio Dalam I/43 Kebayoran Baru Jakarta Selatan ke Jalan Buncit Raya No. 2, Pejaten Pasar Minggu, Jakarta Selatan tertanggal 22 Agustus 1981.
•
Menyelesaikan pembangunan gedung Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan tahap I dengan ukuran 13 x 4 m2 dengan biaya Rp. 5.800.000,- di tahun 1982.
•
Sumber pembiayaan pembangunan gedung Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan tahap I dengan ukuran 13 x 4 m2 dengan biaya Rp. 5.800.000,- di tahun 1982.
•
Bangunan toko milik Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan yang berada di Jalan Radio Dalam I/43 Kebayoran Baru Jakarta Selatan dihibahkan ke PEMDA Jakarta Selatan.
Untuk memenuhi kebutuhan perkembangan Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan Pengurus KOPDA Jakarta Selatan periode 1984 -1986 memandang perlu yakni memperluas gedung tahap II dan memakan biaya ± Rp. 10.000.000,-. Sedangkan perluasan gedung Koperasi Pegawai Kantor Depag Jakarta Selatan tahap ke III terjadi tanggal 5 September 1987 dengan biaya sebesar Rp. 29.914.000,- dengan jangka waktu 85 hari (delapan puluh lima) hari kerja dan selesai kerja 26 Maret 1988. Selanjutnya koperasi terus berkembang hingga periode sekarang. Adapun prestasi yang dicapai Koperasi Pegawai Kantor Departemen Agama (KOPDA) Jakarta Selatan pada tahun 2008 adalah : •
Koperasi teladan fungsional Pegawai Negeri dalam lingkungan Kota Jakarta Selatan
•
Koperasi teladan tingkat Propinsi DKI Jakarta
•
Penghargaan dari Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Republik Indonesia sebagai koperasi berprestasi
•
Koperasi yang berstatus sehat di lingkungan pusat koperasi Pegawai Negeri DKI Jakarta
•
Sedang dalam proses penilaian seratus koperasi terbesar di Indonesia dalam lingkungan DEKOPIN (Dewan Koperasi Indonesia)
Prosedur penggajian di perusahaan 1.Proses Berjalan untuk Pendaftaran Anggota Baru Koperasi ini merupakan suatu kewajiban bagi setiap pegawai di bawah kantor departmen agama jakarta selatan. Proses pendaftaran dimulai ketika ada pegawai Kementrian Jakarta Selatan baru yang mendatangi koperasi untuk melakukan pendaftaran. Manajer keuangan koperasi lalu memberikan form pendaftaran yang kemudian diisi oleh calon anggota baru. Setelah form diisi kemudian manajer keuangan mencatat data anggota ke dalam file pendaftaran anggota, kemudian form tersebut diserahkan ke petugas unit sesuai tempat dimana anggota tersebut bekerja. Di petugas unit, form pendaftaran tersebut kemudian dimasukkan ke dalam file unit dan disimpan di dalam arsip unit. Setelah menyelesaikan proses pendaftaran, anggota kemudian memberikan simpanan pokok kepada bagian kasir untuk dicatat dan dimasukkan kedalam kas koperasi. 2.Proses Berjalan untuk Transaksi Simpanan Proses simpan anggota yang berjalan pada koperasi ini hanya berupa pembicaraan dari anggota kepada petugas unit koperasi, dapat melalui telepon maupun datang langsung ke koperasi untuk menyerahkan simpanan. Namun kebanyakan dari bentuk simpanan merupakan potongan gaji yang sudah disepakati sebelumnya. Proses ini dimulai ketika anggota memberitahukan petugas unit bahwa pada bulan depan anggota tersebut ingin menyimpan sejumlah uang di koperasi, yang kemudian permohonan itu akan dicatat di dalam data simpanan anggota dan diberitahukan kepada petugas bayar agar dilakukan potongan pada gajinya pada bulan berjalan. Sedangkan untuk prosedur simpanan dengan menyerahkan simpanan secara langsung dimulai ketika anggota mendatangi petugas unit untuk melakukan simpanan dan menyerahkan uang simpanan, setelah itu simpanan akan dicatat di dalam data transaksi anggota, lalu simpanan tersebut akan diberikan kepada kasir untuk selanjutnya dicatat ke dalam penerimaan kas koperasi 3.Proses Berjalan untuk Transaksi Pengambilan Simpanan Proses transaksi pengambilan simpanan dimulai ketika anggota mendatangi koperasi untuk mengambil simpanannya, simpanan yang dapat diambil hanya simpanan sukarela dan simpanan khusus, dimana simpanan pokok dan simpanan wajib hanya dapat diambil ketika
anggota keluar dari keanggotaan koperasi. Untuk melakukan transaksi pengambilan simpanan, anggota mendatangi petugas unitnya masing-masing, petugas unit lalu mengecek data simpanan anggota, dan menanyakan berapa dana simpanan yang ingin diambil oleh anggota, untuk mendapatkan dana simpanan tersebut petugas unit harus meminta kasir, setelah dana simpanan keluar dari kasir, kasir lalu mencatat transaksi tersebut di dalam pengeluaran kas, setelah mendapatkan dana simpanan, petugas unit lalu mengupdate jumlah simpanan anggota, lalu setelah terupdate, anggota dapat menerima dana simpanannya. 4.Proses Berjalan untuk Transaksi Pinjaman Proses pinjam anggota dimulai ketika anggota mengisi form permohonan pinjaman yang di dapatkan dari manajer keuangan koperasi, setelah form tersebut diisi, lalu anggota memberikan form tersebut kepada petugas bayar , petugas bayar kemudian melakukan pengecekan terhadap form permohonan peminjaman tersebut, mengecek apakah anggota memiliki cukup gaji untuk membayar angsuran pinjamannya, petugas bayar juga memeriksa apakah anggota memiliki tanggungan hutang di tempat lain atau tidak, jika ternyata anggota memiliki gaji yang cukup untuk membayar angsuran pinjamannya barulah petugas bayar menyetujui pinjaman yang diminta oleh anggota dengan memberikan tanda tangan pada form tersebut. Setelah disetujui petugas bayar , lalu form tersebut dibawa anggota untuk diajukan kepada pengurus koperasi yang kemudian dilakukan pengecekan form permohonan pinjaman dengan dilakukannya validasi dengan keadaan kas koperasi, selain itu pengurus juga akan melihat track record peminjaman anggota tersebut, apabila memenuhi syarat maka form tersebut akan ditanda tangani untuk kemudian akan diproses oleh manajer keuangan untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran koperasi. Setelah selesai proses pencatatan oleh manajer, kemudian form yang telah disetujui oleh pengurus tersebut diberikan kepada anggota agar dapat dilakukan pencairan dana pinjaman di kasir,di kasir form kemudian akan dimasukkan kedalam pengeluaran kas dan setelah itu pinjaman baru dapat diserahkan 5. Proses Berjalan untuk Tagihan Proses pengiriman tagihan anggota dilakukan setiap 1 bulan sekali, tagihan yang dikirimkan berisi tagihan atas simpanan dan angsuran pinjaman anggota yang harus dilunasi selama bulan berjalan. petugas unit bertindak sebagai petugas pengirim tagihan yang selanjutnya akan mengirimkan tagihan tersebut ke masing-masing petugas bayar dari tiap-tiap bagian. Proses ini dimulai dari petugas unit mengumpulkan data-data tagihan tiap anggota berdasarkan hasil transaksi yang sudah dilakukan anggota tersebut, mulai dari simpanan wajib, simpanan pokok,
simpanan sukarela, dan pembayaran angsuran pinjaman. Data-data hasil transaksi tersebut didapat dari hasil transaksi anggota yang dicatat dan dibukukan di dalam suatu file anggota yang dibuat oleh petugas unit. Setelah data tagihan terkumpul, petugas unit akan memasukkan data tagihan anggota tersebut ke dalam daftar tagihan dimana nantinya setelah tagihan unit sudah tercatat dan terhitung semua, kemudian tagihan tersebut akan dikirimkan kepada petugas bayar , di petugas bayar daftar tagihan tersebut kemudian akan di cek dengan daftar tagihan yang dimilikinya, apabila sesuai dengan data yang dimiliki oleh petugas bayar , barulah petugas bayar akan membayarkan tagihan anggota tersebut dengan cara memotong gaji anggota tersebut, pembayaran tersebut nantinya akan diberikan oleh petugas bayar kepada petugas unit. Lalu setelah di catat oleh petugas unit, barulah dana tagihan tersebut diberikan kepada bendahara koperasi, namun apabila bendahara koperasi berhalangan hadir, petugas unit juga dapat memberikan pembayaran tagihan kepada kasir koperasi. Setelah menerima pembayaran, bendahara/kasir akan mencatat pembayaran tersebut di dalam penerimaan kas koperasi
Kelemahan sistem berjalan Analisa permasalahan yang terjadi pada proses pendaftaran di Kopda jaksel: a.
Dokumen cenderung terselip ataupun hilang dikarenakan sistem penyimpanan data yang masih berbentuk fisik dan tidak memiliki cadangan,
b.
Apabila ada petugas unit yang berhalangan datang, form pendaftaran unit tidak dapat langsung diproses,
c.
File unit pada petugas unit masih berbentuk buku, dimana cenderung dapat hilang ataupun rusak.
Analisa permasalahan yang terjadi pada proses simpan di Kopda jaksel: a. Proses simpan masih menggunakan asas kepercayaan dimana proses ini dapat dilakukan dengan via telepon ataupun hanya hasil perbincangan dari anggota kepada pegawai ataupun petugas bayar , b. Belum adanya suatu form resmi untuk melakukan transaksi
simpanan, c. Lemahnya pengawasan terhadap para petugas atas transaksitransaksi yang dilakukan oleh para anggota, karena tidak ada bukti khusus bahwa anggota tersebut telah melakukan transaksi simpanan, sehingga sulit ditelusuri kebenarannya, d. Data simpanan anggota masih disimpan dalam bentuk buku simpanan, yang cenderung dapat hilang ataupun rusak, e. Anggota tidak dapat langsung mengetahui bahwa transaksi simpanannya sudah dimasukkan ke dalam data simpanan. Analisa Masalah Proses Transaksi Pengambilan Simpanan pada Kopda Jaksel: a.
Tidak adanya form transaksi pengambilan, yang menyebabkan transaksi sulit dilacak atau ditelusuri,
b.
petugas unit harus mengupdate data simpanan berkali-kali untuk melayani transaksi pengambilan simpanan, hal ini rentan adanya kesalahan dalam pengupdatean atau pencatatan.
Analisa permasalahan yang terjadi pada proses pinjam di Kopda jaksel: a. Pengecekan file unit masih dilakukan secara manual, dengan meneliti dokumen per dokumen sehingga memperlambar kerja dari petugas bayar
dalam mengecek anggota unit yang
bersangkutan, b. Begitupula dalam proses pengecekan laporan keuangan, untuk keperluan pinjaman, pengurus harus membuka beberapa dokumen
terlebih
dahulu,
dan
mencari
file-file
yang
bersangkutan, yang dapat memakan waktu cukup lama, c. Proses pinjam yang berlangsung cukup lama karena harus mendapatkan persetujuan dari beberapa pihak terlebih dahulu, pihak-pihak yang menyetujui belum tentu datang setiap waktu ke koperasi, jadi anggota harus menunggu sampai pihak yang menyetujui datang ke koperasi. Analisa permasalahan yang terjadi pada proses tagihan anggota di Kopda jaksel:
a. Proses input dilakukan secara manual ke dalam file anggota yang berbentuk buku, yang cenderung dapat hilang atau rusak, b. Proses pengumpulan dan pencocokan data transaksi simpan dan pinjam anggota yang memakan waktu cukup lama, c. Kesalahan dalam jumlah penagihan yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan maupun human error, d. petugas unit dan petugas bayar memiliki catatan file anggota masing-masing, yang terkadang tidak sama antara satu dan lainnya yang dapat disebabkan oleh banyak faktor, e. File anggota seluruhnya menjadi tanggung jawab petugas unit, sehingga tidak ada pembanding apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh petugas unit.
Sistem yang diusulkan
Activity Diagram Usulan sistem terhadap permasalahan perusahaan menggunakan activity diagram. Diagram ini digunakan untuk mengetahui alur proses sistem yang akan dijalankan sehingga dapat dipahami dengan baik. Berikut adalah activity diagram usulan pada koperasi Jakarta Selatan
Prosedur pendaftaran petugas digambarkan dalam Activity Diagram pada Gambar 4.1
Gambar 4.1 Activity Diagram Pada pendaftaran Petugas dan System prosedur pendaftaran anggota digambarkan pada Activity Diagram pada Gambar 4.2
Gambar 4.2 Activity Diagram Pendaftaran Anggota dengan system Prosedur transaksi simpanan digambarkan dalam Activity Diagram Gambar 4.3
Gambar 4.3 Activity Diagram Pendaftaran dan Transaksi Simpanan Anggota Dengan System prosedur pengambilan simpanan digambarkan dalam Activity Diagram pada Gambar 4.4.
Gambar 4.4 Activity Diagram Pengambilan Simpanan dengan Sistem Berikut Activity
Diagram pada trasaksi pinjaman dan
pendaftaran angsuran pada Gambar 4.5
Gambar 4.5 Activity Diagram Transaksi Pinjaman Dengan System Class Diagram Berikut adalah class diagram atas sistem yang diusulkan:
class Class Diagram Koperasi
::Permohonan_pinj aman 1..* -
Id_anggota : varchar Kd_transaksi : varchar Tanggal_transaksi : date Jenis_transaksi : char Jumlah_pinjaman : varchar Jasa_pinjaman : varchar Total_pinj aman : varchar Masa_angsuran : char Angsuran_perbulan : varchar Status : char
::pinj aman 1..* -
1
1 1..* ::Anggota ::Golongan -
Kd_anggota : varchar Kd_simpan : varchar Alamat : char Bagian_unit : char golongan_ruang : char Jabatan : char Nama_anggota : char no_telepon : varchar T TL : char Pasword : varchar jenis_kelamin : char no_handphone : varchar Nominal_si mpanan_wajib : varchar
1 -
1..*
1
1
Kd_golongan (varchar) nama_golongan (varchar)
kd_transaksi : varchar T aggal_pinj aman : date Kd_anggota : varchar Nama_anggota : char Bag_unit : char golongan : char Saldo_akhir : varchar Maksimal_pinjaman : varchar Nominal_pinjaman : varchar Jasa_pinjaman : varchar angsuran : varchar Sisa_pinjaman : varchar Id_anggota : varchar Status_pemberian_approval : varchar 1
::Penagihan_pembayaran_angsuran
1
* -
ID_anggota jumlah_tagihan : varchar Nama_anggota
::Pembayaran_angsuran_pinj aman 1
1
1..*
-
angsuran_bulanan : varchar jasa_angsuran : varchar kd_angsuran: varchar masa_angsuran : char tanggal_daftar_angsuran : date jumlah_angsuran : varchar Id_anggota : varchar
1..* ::Simpanan ::Deposit simpanan -
kd_deposit_simpanan (varchar) Nominal_deposit_simpanan(varchar) 1..* T anggal_deposit (date) Jenis_simpanan (char) Id_anggota (varchar) 1..*
1 -
Kd_simpan : varchar Simpanan_khusus : char Simpanan_pokok : char Simpanan_sukarela : char Simpanan_wajib : char nominal_simpanan : varchar T anggal : Date no_anggota : varchar Nama_anggota : char Jenis_transaksi : char
::Pengambilan_simpanan_sukarela 1..* -
1
Kd_pengambilan : varchar Jumlah_pengambilan : varchar Nama__simpanan : char Tanggal _pengambilan : date
1..* 1
::Pengambilan_simpanan_w aj ib 1..* -
kd_pengambil an_simpanan_petugas ; varchar : id_anggota ; varchar : tanggal_pengambilan_simpanan ; date : nama_anggota ; char: nominal_pengambilan ; varchar: periode_pengambilan_simpanan ; varchar: 1..*
1
1 ::Petugas
-
id_petugas : varchar Jabatan : char Jenis_kelamin : char Nama_petugas : char Nomer_telepon :varchar TT L : varchar pasword : varchar Al amat : char No_handphone : varchar Jenis_petugas (char)
1 1
1
Gambar 4. 6 Domain Class Diagram
Sequence Diagram Sequence diagram di bawah ini terkait dengan kegiatan dan transaksi pada Koperasi Jakarta Selatan
Gambar 4.8 Sequence Diagram ambil simpanan sukarela (petugas)
Gambar 4.9 Sequence Diagram lihat simpanan (anggota)
Gambar 4.10 Sequence Diagram lihat status simpanan tunggu anggota (petugas)
Gambar 4.11 Sequence Diagram tambah simpanan dan simpanan tunggu (anggota)
Gambar 4.12 Sequence Diagram verivikasi iuran/simpanan sukarela anggota (petugas)
Gambar 4.13 Sequence Diagram verivikasi iuran/simpanan wajib anggota (petugas)
Gambar 4.14 Sequence Diagram report simpanan
Gambar 4.15 Sequence Diagram report pinjaman
Gambar 4.16 Sequence Diagram report angsuran
Gambar 4.17 Sequence Diagram notifikasi penagihan angsuran untuk anggota dan petugas
Gambar 4.18 Sequence Diagram lihat pinjaman dan tambah pinjaman (anggota)
Gambar 4.19 Sequence Diagram memberikan status approval dan lihat pinjaman anggota (petugas)
Gambar 4.20 Sequence Diagram proses pembayaran dan angsuran anggota ( petugas )
Gambar 4.21 Sequence master data anggota
Gambar 4.22 Sequence master data petugas
Gambar 4.23 Sequence master data golongan
User Interface Berikut ini adalah beberapa tampilan user interface dari sistem yang diusulkan:
Gambar User Interface LOGIN
User Interface tampilan menu dasar untuk petugas merupakan tampilan awal yang akan disajikan oleh sistem ketika petugas, admin ataupun anggota masuk ke dalam menu koperasi dalam website Departemen Agama setelah melakukan login pada website terlebih dahulu. Baik petugas, admin maupun anggota memiliki tampilan menu dasar yang sama, hanya saja untuk beberapa menu yang memiliki hak akses tersendiri hanya dapat diakses oleh user tertentu saja.
Gambar User Interface melihat,ubah dan tambah daftar anggota koperasi
User interface data anggota berisi data-data anggota yang aktif terdaftar di Koperasi Kopda Jaksel Selain Admin dan Petugas tidak dapat melihat rincian dari data anggota dikarenakan untuk menjaga privasi dari anggota tersebut . Admin juga bertugas untuk menambah dan mengubah data anggota dan petugas yang nantinya akan tersimpan dalam master data sistem koperasi.
Gambar User Interface melihat, menambbah dan ubah data petugas User interface data petugas berisi data-data Petugas yang aktif terdaftar di Koperasi Kopda Jaksel Selain Admin user yang lainnya tidak tidak dapat mengubah dan menambah data petugas yang sudah tersimpan pada sistem koperasi
Gambar User Interface melihat, tambah dan ubah golongan
User interface data golongan berisi data-data golongan anggota yang aktif terdaftar di Koperasi Kopda Jaksel Selain Admin user yang lainnya tidak tidak dapat mengubah dan menambah data golongan yang sudah tersimpan pada sistem koperasi, namun khusus golongan data yang sudah terdapat pada sistem sudah baku sehingga tidak dapat diubah dan ditambah dikarenakan sudah menjadi peraturan pemerintah republik Indonesia.
Gambar User Interface mencatat anggota baru User interface mencatat dan mengubah data anggota hanya dikhususkan untuk admin dari sistem, hal ini dilakukan karena untuk menghindari adanya ketidaksesuaian perubahan yang dilakukan oleh anggota. Dalam mencatat anggota baru, secara otomatis akan tergenerate nomor anggota beserta kode simpan sebagai identitas anggota di dalam sistem, anggota juga mendapatkan pasword dan hak akses kedalam sistem koperasi anggota.
Gambar User Interface mencatat petugas baru User interface mencatat dan mengubah data petugas hanya dikhususkan untuk admin dari sistem, hal ini dilakukan karena untuk menghindari adanya ketidaksesuaian perubahan yang dilakukan oleh petugas atau user lain, jika data petugas sudah tercatat dan tersimpan pada sistem koperasi maka petugas baru mendapatkan ID, pasword dan hak akses kedalam sistem koperasi petugas.
Gambar User Interface verivikasi simpanan sukarela User interface verivikasi simpanan sukarela anggota dilakukan petugas jika terdapat anggota yang melakukan transaksi simpanan anggota pada sistem angggota dan petugas melakukan konfirmasi simpanan yang telah dilakukan anggota dengan verivikasi simpanan yang terdapat pada sistem petugas, otomatis simpanan anggota akan bertambah dan masuk kedalam report simpanan anggota.
Gambar User Interface verivikasi simpanan wajib
User interface verivikasi simpanan wajib yang dilakukan oleh petugas, tampilan ini dibagi menjadi 2 bagian, bagian bawah adalah simpanan wajib yang belum dibayarkan anggota pada bulan sebelumnya dan bagian atas simpanan wajib yang belum dibayarkan anggota pada bulan ini, setelah anggota membayar petugas bertugas memverivikasi
simpanan
wajib dengan cara menekan tombol "sudah bayar" dan otomatis simpanan anggota akan bertambah dan masuk kedalam report simpanan anggota.
Gambar User Interface pengambilan simpanan User interface verivikasi Update simpanan anggota dilakukan oleh petugas dikarenakan terdapat anggota yang ingin mengambil simpanan sukarela nya, setelah informasi dimasukkan, no anggota, nama dan nominal pengambilan nantinya akan mengurangi jumlah simpanan anggota secara otomatis.
Gambar User Interface permohonan pinjaman User Interface lihat pinjaman anggota dilakukan hanya oleh petugas, pinjaman anggota nantinya akan diberikan tanda setuju atau konfirmasi
oleh petugas bayar jika memenuhi persyaratan yang berlaku pada koperasi, masing masing anggota setelah mendaftar pinjaman pada sistem anggota nantinya dengan otomatis akan terlihat pada sistem petugas dan selanjutnya jika petugas memberikan tanda setuju maka akan terlihat dan angsuran anggota akan aktif dan pinjaman bisa dicairkan lewat bagian unit.
Gambar User Interface detail pinjaman anggota User Interface lihat detail pinjaman anggota dilakukan oleh petugas untuk melihat pinjaman yang dilakukan anggota tersebut sejak terdaftar menjadi anggota koperasi.
Gambar User Interface angsuran pinjaman anggota User Interface lihat angsuran anggota dilakukan petugas guna melihat angsuran dan sisa pinjaman anggota , dan jika terdapat anggota yang membayar anggota dan petugas harus mengupdate pinjaman anggota, lihat angsuran anggota juga berguna untuk proses penagihan yang dilakukan petugas bayar
Gambar User Interface report simpanan anggota
User Interface report transaksi simpanan anggota dilakukan oleh petugas guna melihat transaksi simpanan yang dilakukan anggota dalam jangka waktu yang ditentukan dan berguna untuk mencetak laporan yang nantinya dapat digunakan pengurus sebagai bahan pelaporan kepada pembina dan pengawas serta dewan koperasi.
Gambar User Interface report pinjaman anggota User Interface report transaksi pinjaman anggota dilakukan oleh petugas guna melihat transaksi pinjaman yang dilakukan anggota dalam jangka waktu yang ditentukan dan berguna untuk mencetak laporan yang nantinya dapat digunakan pengurus sebagai bahan pelaporan kepada pembina dan pengawas serta dewan koperasi.
Gambar User Interface report angsuran User Interface report transaksi angsuran anggota dilakukan oleh petugas guna melihat transaksi angsuran yang dilakukan anggota dalam jangka waktu yang ditentukan dan berguna untuk mencetak laporan yang nantinya dapat digunakan pengurus sebagai bahan pelaporan kepada pembina dan pengawas serta dewan koperasi.
Gambar User Interface lihat simpanan anggota User Interface lihat simpanan ( anggota ) dilakukan oleh anggota terkait untuk melihat total dan ststus simpanannya , simpanan wajib dan sukarela akan tersimpan dan terlihat pada tabel simpanan seperti diatas , daftar simpanan yang terlihat berarti sudah di konfirmasi oleh petugas atas uang yang disetorkan kepada petugas, sebelumnya petugas mengkonfirmasi simpanan anggota pada interface petugas.
Gambar User Interface lihat tambah simpanan sukarela User Interface Tambah simpanan anggota dilakukan anggota jika anggota ingin menambahkan simpanan anggota secara sukarela , dengan mengisi informasi diatas lalu menyetorkan uang kepada petugas koperasi, simpanan yang sudah terdaftar menjadi simpanan tunggu bagi anggota sebelum di konfirmasi simpanan nya oleh petugas koperasi.
Gambar User Interface tambah pinjaman User Interface Tambah pinjaman anggota dilakukan anggota jika anggota ingin menambahkan pinjaman, dengan mengisi informasi diatas, informasi yang diisi oleh anggota nantinya akan masuk kedalam interface petugas sebagai pinjaman yang perlu diberikan approval, setelah disetujui oleh petugas dan pengurus koperasi barulah status approval / disetujui akan muncul dan proses pencairan uang dapat dilakukan anggota yang dibantu oleh petugas unit masing-masing.
Gambar User Interface lihat pinjaman (anggota ) User Interface Lihat pinjaman anggota dilakukan anggota jika ingin melihat pinjaman yang dilakukan oleh anggota, sedangkan status angsuran anggota dap at dilihat pada report angsuran, terlihat pada gambar diatas terdapat status "disetujui" dan "menunggu persetujuan" . Disetujui berarti pinjaman yang diajukan anggota telah diseujui oleh pengurus dan petugas koperasi siap untuk dicairkan dan angsuran anggota akan aktif, jika menunggu persetujuan dengan demikian pinjaman yang diajukan anggota belum mendapat persetujuan dan anggota dapat menunggu 7 hari kerja namun jika status tersebut tidak berubah dengan demikian pinjaman yang diajukan oleh anggota ditolak.
Gambar User Interface pesan penagihan (anggota)
Gambar User Interface pesan penagihan (petugas) User Interface Pesan penagihan adalah otomatis muncul pada interface petugas dan anggota , namun keduanya memiliki perbedaan dimana pada anggota hanya id dan nama anggota yang bersangkutan yang akan muncul jika pembayaran angsuran sudah jatoh tempo dan belum dibayarkan , jika tampilan pada petugas akan memunculkan semua anggota beserta id yang bersangkutan yang belum membayar angsuran simpanan dan sudan jatoh tempo tempo, petugas bertugas memberikan warning lewat email atau telephone kepada petugas bayar ataupun kepada angota secara langsung.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan analisa dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem informasi koperasi simpan pinjam pada Koperasi Kopda Jaksel, permasalahan pemecahan masalah pada proses bisnisnya dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Sulitnya mencari data transaksi yang dibutuhkan oleh petugas ketika melaksanakan suatu proses pekerjaan dalam koperasi, kadang mengharuskan petugas untuk membuka arsip-arsip lama untuk menemukan data yang sesuai sehingga beberapa proses mengalami keterlambatan maupun penundaan yang dapat berdampak pada proses-proses selanjutnya. Oleh karena itu, dengan adanya sistem informasi koperasi simpan pinjam yang terintegrasi diharapkan dapat meminimalisir waktu terbuang dalam proses pencarian data dan seluruh sumber data dapat tersimpan dengan baik dan rapi sehingga dapat diakses secara cepat dan mudah, 2. Banyak data-data koperasi yang berbentuk fisik sudah berusia cukup lama, dan rapuh, sehingga sangat rentan terjadinya kerusakan bahkan terkadang ada beberapa data-data yang hilang ataupun tercecer. Oleh karena itu, dengan sistem informasi koperasi yang sudah terintegrasi yang dimana seluruh basis datanya terstruktur secara baik akan dapat meminimalisir terjadinya data hilang maupun rusak, 3. Sering terjadinya kesalahan dalam pencatatan maupun perhitungan data transaksi simpan pinjam anggota merupakan salah satu penyebab tingginya ketidak-akuratan data di dalam proses penagihannya kelak, hal ini dapat menyebabkan kerugian yang dapat diderita oleh para anggotanya, maupun koperasi itu sendiri. Oleh karena itu, dengan adanya sistem ini diharapkan dapat membantu para petugas dalam proses pencatatan, perhitungan maupun
penagihannya kelak, karena sistem ini menyediakan proses konfirmasi dan verifikasi untuk menjaga kebenaran data, 4. Minimnya jumlah petugas yang dimiliki oleh Koperasi Kopda Jaksel tidak sebanding dengan banyaknya jumlah anggota dan proses bisnis yang harus dikerjakan. Hal ini terkadang membuat beberapa proses tidak dapat dikerjakan atau terlewat untuk dikerjakan, seperti beberapa pengajuan pinjaman yang seringkali mengalami penundaan proses persetujuan yang dikarenakan banyaknya proses pengajuan yang masuk. Oleh karena itu, dengan pembuatan sistem informasi koperasi simpan pinjam ini, data-data pendaftaran pinjaman selalu dapat tersimpan di dalam database sistem sehingga dapat memudahkan petugas untuk proses pengecekan data pinjaman atau dalam proses persetujuan sekalipun, selain itu anggota tidak perlu lagi harus datang langsung ke koperasi hanya untuk meminta persetujuan atas pengajuan pinjamannya, mereka dapat langsung mengakses sistem ini setiap waktu untuk mengetahui perkembangan dari pengajuan pinjamannya, dan bagi para petugas yang memiliki otoritas dalam memberikan persetujuan pinjaman juga tidak perlu repot untuk melakukan proses persetujuan, karena sistem ini sudah menyediakan menu persetujuan yang dapat mengakomodir kegiatan persetujuan petugas, 5. Lambatnya proses yang dilakukan oleh petugas untuk pembuatan laporan keuangan yang disebabkan oleh waktu yang terpakai untuk mengumpulkan, menklasifikasikan, memisahkan dan meyusun seluruh arsip-arsip transaksi yang dibutuhkan, hal ini dapat berdampak kepada penyajian laporan keuangan yang akan digunakan oleh pengurus dalam pengambilan keputusan mengalami penundaan. Oleh karena itu, dengan adanya sistem informasi koperasi yang sudah terintegrasi, diharapkan dapat mengakomodir koperasi dalam proses penyajian laporan keuangan yang cepat, akurat dan akuntabel, 6. Sistem informasi koperasi simpan pinjam yang diusulkan diharapkan dapat meningkatkan pengendalian internal dalam koperasi di setiap proses bisnisnya. Dengan adanya sistem ini, seluruh proses simpan pinjam dapat terekam dan terintegrasi dengan baik sehingga memudahkan pengurus dalam
pengawasan jalannya koperasi, selain itu untuk meminimalisir terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh petugas, maka diberlakukan adanya pembatasan hak akses di dalam sistem ini, sehingga, petugas tetap memiliki otoritasnya masing-masing sesuai dengan bidang kerjanya, 7. Kesulitan dalam penyampaian informasi mengenai koperasi kepada anggotaanggotanya kerap mengurangi tingkat kredibilitas koperasi di hadapan para anggotanya. Dengan adanya sistem informasi koperasi simpan pinjam, seluruh data transaksi anggota dapat tersimpan dengan baik, dan dapat tersajikan secara utuh dan terperinci kepada para anggota, hal ini dapat mengubah cara pandang para anggota terhadap koperasi selama ini. 8. Sistem informasi koperasi simpan pinjam ini dibuat berbasis web dikarenakan untuk memudahkan pengaksesannya karena sistem ini terhubung langsung dengan website Kementrian Agama yang dimana seluruh pegawai Kementrian Agama sudah memiliki account untuk masuk ke dalam website tersebut. Sistem ini pun dirancang dengan tampilan yang sederhana dan menggunakan bahasa yang informatif serta toolsnya yang user-friendly sehingga memudahkan para pengguna untuk menggunakannya.
Saran Berdasarkan analisa dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem informasi koperasi simpan pinjam, berikut adalah beberapa saran yang dapat diberikan untuk memaksimalkan kinerja dari sistem yang digunakan: 1. Melakukan pelatihan kepada para petugas dalam menggunakan sistem informasi koperasi simpan pinjam agar sistem yang diterapkan dapat berjalan dengan lancar dan berfungsi secara maksimal, 2. Melakukan maintenance sistem secara berkala untuk menghindari apabila terjadi kerusakan ataupun kehilangan data, selain itu tidak memberikan dampak yang cukup besar bagi koperasi nantinya,
3. Melakukan back-up data untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diiingkan seperti data corrupt atau pun data hilang secara tiba-tiba, 4. Menggunakan fiture-fiture di dalam sistem secara tepat guna, dan sesuai dengan kebutuhan, hal ini untuk menjaga keamanan data dan privasi data dari para penggunanya serta menghindari adanya penyalahgunaan wewenang yang dimiliki pengguna terhadap sistem, 5. Pengguna sistem diharapkan dapat saling bekerjasama dengan sistem secara baik, agar sistem dapat bekerja lebih optimal dan sesuai dengan harapan bersama, 6. Mengevaluasi sistem secara berkala untuk mengetahui apakah segala kebutuhan dari para penggguna sudah terjawab dengan adanya sistem ini, atau sistem ini membutuhkan pengembangan guna kebutuhan di masa depan.
REFERENSI
Gelinas,Ulric J., Dull, Richard B. (2008).Accounting Information System (eight edition). Canada,USA: South Western. Hall, J.A. (2008). Accounting Information System (sixth edition). Ohio: South Western.
Mcleod, Raymond, Jr. dan Schell, George alih bahasa oleh Teguh, H. (2004). Sistem Informasi Manajemen (edisi kedelapan). Jakarta: Indeks.
Rama, D., Jones, F. (2006). Accounting Information System (first edition). Canada,USA: Thomson South Western. Romney, M.B & Steinbart, P.J. (2006). Accounting Information System (tenth edition). Canada, USA: Thomson South Western. Rudianto. (2010). Akuntansi Koperasi (edisi kedua). Jakarta: Erlangga.
Satzinger, J.W., Jakson, R.B., Burd, S.D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Boston: Course Technology. Subandi. (2010). Ekonomi Koperasi (teori dan praktik). Bandung: Alfabeta. Turban, Efraim., Rainer, R, K., & Potter, R, E. (2004). Introduction To Information Technology 3th (edisi bahasa Indonesia). Jakarta: Salemba Infotek Whitten, J.L., Bentley, L.D. (2007). System Analysis & Design Method (seventh edition). New York: McGraw-Hill.
RIWAYAT PENULIS
Bayu fathiyakan lahir di Jakarta pada 26 Mei 1988. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara jurusan Sistem Informasi dan Akuntansi pada 2013.
