Wie neemt het voortouw in de digitale transitie? Benchmark informatie- en documentmanagement 2015
Inhoud
Voorwoord – 3 Managementsamenvatting – 4 Inleiding – 5
1. 2. 3. 4.
De huidige printcultuur – 6
Trends en ontwikkelingen – 11
Organisatie en beleid – 15
Innovatie en printreductie – 20
Voorwoord
Nederlandse organisaties maakten in 2014 ruim 40 miljard printjes en besteedden 25% van hun werktijd aan het worstelen met informatie op papier. Dat lijkt veel in een tijd waarin allerlei digitale oplossingen voorhanden zijn om de papierstroom terug te dringen. Waarom printen we eigenlijk nog? Bij welke afdelingen gebeurt dat het meest? Kun je printgedrag zien als indicator voor zakelijk succes? Zijn communicatiemiddelen, applicaties en opslagfaciliteiten op zo’n manier te verbinden dat printen niet meer nodig is? Wat is de impact daarvan? En wie zou het voortouw moeten nemen? Op basis van deze vragen is een benchmark onderzoek uitgevoerd onder de meest uiteenlopende organisaties. In dit rapport vindt u de belangrijkste uitkomsten. Ze bieden u de mogelijkheid om na te gaan waar u staat ten opzichte van andere organisaties in de digitale transitie. U leest of en hoe organisaties de printstroom hebben beperkt met slimme, digitale alternatieven voor het raadplegen, bewerken en delen van informatie. Daarbij komen zowel de kansen als de knelpunten aan bod. We wensen u veel wijsheid bij het benutten van de informatie in dit rapport. En uiteraard willen we de deelnemers aan het onderzoek hartelijk bedanken voor hun medewerking. Dirk Olivier Algemeen Directeur Veenman Augustus 2015
3
3
Managementsamenvatting
Ondanks de digitale revolutie is de ‘paperless office’ nog nergens realiteit. Wereldwijd worden jaarlijks 3 triljoen prints gemaakt. Dat is een 3 met 18 nullen! Gemiddeld wordt nog 2% van de totale bedrijfsomzet besteed aan printkosten. Welke trends en ontwikkelingen beïnvloeden het printgedrag? Wie print het meeste binnen een organisatie? Welk effect heeft communicatie die vooral via papier verloopt op de effectiviteit van een organisatie? En met welke vormen van innovatie is de papierstroom te beperken? Vanuit deze hoofdvragen is een benchmark uitgevoerd door ProSpex in opdracht van Veenman. Het onderzoek had de vorm van een enquête, aangevuld met open vragen en is in juni 2015 afgenomen.
Onderzoeksgroep Organisaties uit verschillende branches met een uiteenlopende omvang hebben deelgenomen. Met name gezondheidszorg, zakelijke dienstverlening, overheid, handel en industrie zijn goed vertegenwoordigd. 48% van de organisaties heeft meer dan 500 werknemers die doorgaans een flexibele werkplek hebben. Het grootste deel van de respondenten is ICT-manager, maar ook hebben veel inkoop/contractmanagers en facility-managers deelgenomen.
De belangrijkste uitkomsten Het papierloze kantoor is voorlopig nog een illusie De afgelopen jaren blijkt de hoeveelheid prints bij ruim 60% van de respondenten sterk te zijn afgenomen. Bij een kwart is het volume gelijk gebleven en bij 13% zelfs toegenomen. 80% van de medewerkers print minimaal 1 keer per dag. Op afdelingsniveau is finance de koploper, gevolgd door HR. De respondenten menen dat oudere medewerkers en white collar werkers het meeste printen. Opleiding speelt volgens hen een kleinere rol, hoewel dit vaak ook bepaalt in welke functie men terecht komt. Ruim 40% van de respondenten stelt dat vooral geprint wordt omdat de werkprocessen dit voorschrijven. Onduidelijk wie het voortouw in de transitie moet nemen Een ruime meerderheid van de respondenten vindt de digitale transitie essentieel om het printgebruik terug te dringen. Medewerkers zijn meestal bereid om digitale alternatieven te gebruiken; maar het is niet duidelijk wie het voortouw moet
4
nemen bij de digitale transitie: ICT, Facility Management of de directie. Dat komt omdat de industrialisatie zich heeft beperkt tot het primaire proces. Het kantoor is ‘vergeten’. De directie is bezig met het primaire proces. Proceseigenaren zijn gericht op de output van het proces en zijn vaak al blij dat ze het hoofd boven water houden. Administratie-intensieve gebruikers worden niet aangespoord tot een optimalisatieslag omdat ze dan hun eigen bestaansrecht (baan) mogelijk ondermijnen. Mobiliteit en beschikbaarheid van informatie bepalen printgedrag Het groeiend gebruik van tablets en smartphones heeft volgens de respondenten het grootste effect op de verschuiving van print naar digitale documenten. Andere redenen zijn de toenemende behoefte aan real time informatie en het opzetten van self service portalen voor klanten. Verder blijft de hoeveelheid informatie die medewerkers nodig hebben om optimaal te kunnen presteren sterk toenemen volgens de meeste respondenten. Het is onbegonnen werk om nog alles te printen. De digitale transitie wordt niet vanzelfsprekend omarmd Bijna 85% van de respondenten stelt dat een deel of zelfs de meerderheid van de medewerkers bereid is om digitale alternatieven voor prints te gebruiken. Maar verandering is niet vanzelfsprekend. Medewerkers kunnen huiverig zijn voor nieuwe technologie of onvoldoende vertrouwen in het systeem hebben. Over de vraag of de digitale transitie concurrentievoordelen biedt zijn de meningen verdeeld. Een meerderheid meent wél dat digitalisatie de kwaliteit van het werk (sterk) verbetert. Een derde van de organisaties heeft al beleid geïmplementeerd om het printen te verminderen. De snelste daling is te zien bij organisaties die alle medewerkers digitaal toegang geven tot bedrijfsinformatie. De innovatiekracht is bepalend voor het printvolume Volgens het grootste deel van de respondenten is printgebruik een indicator voor de innovatiekracht. Men verwacht met de digitale transitie met name efficiency-winst te boeken. Maar in hoeverre is die transitie al voltooid? Bij de helft is actuele informatie altijd en overal beschikbaar en bijna alle medewerkers maken zakelijk gebruik van tablets en smarthones. Verder beschikt bijna driekwart over een digitaal systeem voor opslaan en delen van informatie. Het is echter de vraag of ook de processen zijn ingericht op het reduceren van printgebruik.
Inleiding
Voor u ligt het eindrapport van de benchmark over informatie- en document management. De resultaten verhelderen het printgedrag en de initiatieven om het printvolume te verkleinen. Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van Veenman door ProSpex. Veenman helpt organisaties bij het inrichten en optimaliseren van hun informatie- en documentmanagement.
Het onderzoek had de vorm van een enquête, aangevuld met open vragen. De hoge respons maakt duidelijk dat het vervangen van printen door digitale vormen van informatievoorziening veel organisaties bezighoudt. De enquête is afgenomen onder organisaties in verschillende sectoren. Met name gezondheidszorg, zakelijke dienstverlening, overheid, handel en industrie zijn goed vertegenwoordigd.
De opbouw van het rapport is als volgt. In het eerste hoofdstuk kijken we naar de huidige printcultuur binnen organisaties. Het tweede hoofdstuk belicht de trends en ontwikkelingen die invloed hebben op het printgedrag. In het derde hoofdstuk wordt duidelijk wat de organisatorische en beleidsmatige aandachtspunten zijn om het printvolume te verkleinen. En het vierde hoofdstuk zoomt in op de innovatiestappen om de papierstroom in te dammen.
Het grootste deel van de respondenten is ICT-manager, maar ook veel inkoop/contractmanagers en facility-managers hebben deelgenomen. In totaal heeft 48% van de organisaties meer dan 500 werknemers die meestal een flexibele werkplek hebben.
5
HOOFDSTUK 1
De huidige printcultuur
Hoeveel printen organisaties per jaar? Ondanks de digitale revolutie is de ‘paperless office’ nog nergens realiteit. Wereldwijd worden jaarlijks nog 3 triljoen prints gemaakt. Dat is een 3 met 18 nullen! Zo’n 2% van de totale bedrijfsomzet wordt besteed aan printkosten. Gemiddeld maken de responderende organisaties 1.900.000 prints per jaar. De aantallen verschillen sterk per branche. Zo maakt een productiebedrijf minder prints dan een zakelijke dienstverlener die veel rapporten uitbrengt. Doorvragen leert dat 80% van de medewerkers minimaal 1 keer per dag print. Gemiddeld besteden ze 20 minuten per dag aan het heen en weer lopen naar de printer, inclusief oponthoud, bijvoorbeeld als ze het papier moeten bijvullen.
Is de hoeveelheid gebruikte prints in uw organisatie de afgelopen jaren?
13%
26%
Hoe ontwikkelt zich het printvolume? Al vanaf de jaren 70 wordt voorspeld dat technologie het gebruik van papier overbodig gaat maken. De afgelopen jaren blijkt de hoeveelheid prints bij ruim 60% van de respondenten inderdaad sterk afgenomen. Bij een kwart is het volume gelijk gebleven en bij 13% zelfs toegenomen. Daar zijn de ingesleten gewoonten van mensen of de inrichting van processen nog obstakels naar een volumeverlaging.
6
Antwoord Sterk afgenomen Gelijk gebleven Toegenomen
61%
Wie zijn de ‘papiervreters’ binnen de organisatie? Op afdelingsniveau is finance koploper in printverbruik. Hier worden veel Excel sheets, controlebestanden en financiële overzichten uitgedraaid. Verder bewaart men contracten met een handtekening op papier en worden vaak facturen per post verstuurd. Daarnaast zijn er soms geen goede digitale tools voor audits en controle. Ook bij HR wordt nog behoorlijk wat geprint. Bijvoorbeeld Excel sheets met verjaardagsoverzichten en jubilea. Maar ook prints van beoordelingen, aanvragen voor opleiding, talent of performance management en natuurlijk arbeidscontracten.
Welke afdelingen maken naar uw inschatting nog het meeste gebruik van print? (kies maximaal 2 antwoorden) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 010
20
40
60
80
100
Antwoord 1 Finance
36%
2 HR
15%
3 Directie
14%
4 Verkoop
10%
5 Marketing
8%
6 Logistiek
7%
7 Zorgpersoneel
6%
8 Customer service
4%
9 Inkoop
0%
7
Zijn leeftijd en opleiding van invloed op printgedrag? De mening van de respondenten over deze vraag is verdeeld. Een kleine meerderheid (bijna 60%) meent dat oudere generaties meer printen. Men denkt dat in de leeftijdscategorieën 45-55 en 56-65 het meeste geprint wordt. Oudere medewerkers zijn van de ‘papiergeneratie’ terwijl ‘digital natives’ zijn opgegroeid met internet, mobieltjes en apps. Ouderen zijn wel met een inhaalslag bezig in het gebruik van digitale media. Het printgebruik kan ook te maken hebben met de functiecategorie en de tools die voorhanden zijn, hoewel ruim driekwart van de respondenten meent dat dit niet het geval is. Vaak zitten oudere mensen op hogere functies en daar wordt meer geprint. Dat blijft zo als de systemen niet overal en via elk apparaat informatie kunnen leveren. De meeste respondenten (76%) menen ook dat opleiding geen rol speelt. Dat is de vraag omdat het opleidingsniveau mede bepaalt of iemand een white of blue collar functie heeft. In dat kader is het ook merkwaardig dat naar de mening van veel respondenten MBO-ers het meeste printen.
Welk opleidingsniveau denkt u dat het meest gebruik maakt van print?
11%
22%
44%
22% Antwoord MBO
Hoe intensief maken volgens u de leeftijdsgroepen gebruik van print? Leeftijd
Zeer intensief
Gemiddeld
Geen gebruik
18 – 25
9%
68%
23%
26 – 35
9%
82%
9%
36 – 45
9%
91%
0%
46 – 55
50%
50%
0%
56 – 65
64%
32%
4%
8
Voortgezet onderwijs HBO Wetenschappelijk onderwijs
Printgebruik zit vooral verankerd in werkprocessen Ruim 40% van de respondenten stelt dat vooral geprint wordt omdat de werkprocessen dit voorschrijven. Bijvoorbeeld omdat documenten hardcopy gefiled moeten worden. Ook print ruim een kwart van de organisaties uit gewoonte, terwijl er voldoende alternatieven beschikbaar zijn. Zonder een heldere beleidsagenda op digitale transformatie van werkprocessen en klantinteractie is vermindering van print moeilijk realiseerbaar. Medewerkers kunnen zich prima redden zonder veel te printen. Maar dan moeten ze wel mobile devices hebben en overal toegang tot informatie krijgen. En voor klantencommunicatie zijn self service front offices noodzakelijk. Sommige organisaties zijn hierin nog niet ver genoeg. Andere vinden het kennelijk (nog) niet belangrijk dat medewerkers de transitie van analoog naar digitaal maken. Zie hiervoor de antwoorden op de stelling.
Wat is volgens u de belangrijkste reden dat er in uw organisatie nog steeds geprint wordt? (max. 2 antwoorden) 1 2 3 4 5 0
20
40
60
80
100
Antwoord 1 Zit verankerd in de processen
42%
2 Oude gewoonte, we hebben voldoende alternatieven
27%
3 (Digitaal) alternatief beperkt beschikbaar
22%
4 (Digitaal) alternatief nog niet beschikbaar
6%
5 Anders
3%
9
Conclusie Samenvattend kun je stellen dat afdeling, leeftijd en functie enige invloed hebben op de mate van printverbruik. Maar het belangrijkste is dat organisaties de noodzaak zien van een digitale transformatie. Als ze hiervoor beleid ontwikkelen zal dat de grote ommekeer in het printverbruik inluiden. Applicaties, opslag en processen moeten zodanig verbonden zijn dat medewerkers kunnen samenwerken en informatie delen zonder te hoeven te printen. Op dit moment is er geen focus op het compleet automatiseren van secundaire processen. De digitale transformatie moet de basis leggen voor afnemend printgebruik.
10
‘Digitalisering leidt tot procesoptimalisatie en kostenbesparing.’
HOOFDSTUK 2
Trends en ontwikkelingen
Mobiele apparatuur versnelt de digitalisatie
Meer self service voorzieningen voor klanten
Uit het onderzoek komt naar voren dat het toenemend gebruik van tablets en smartphones het grootste effect heeft op de verschuiving van print naar digitale documenten. Medewerkers gebruiken hun tablet als ‘leesplankje’ en printen daarom minder. Ook op de smartphone heb je alle benodigde informatie digitaal bij de hand. Op de vijfde plaats vinden we het vergoten van de autonomie van medewerkers in het kader van Bring Your Own Device. Wanneer werknemers eigen laptops en smartphones gebruiken, moet de bedrijfsinformatie natuurlijk wel via deze mobile devices beschikbaar zijn. En omdat sommige medewerkers prints willen blijven maken voor bepaalde taken, moet dat ook vanaf deze apparatuur mogelijk zijn.
Ook de klant zit niet meer te wachten op papierwerk bij het opvragen van informatie of het afhandelen van transacties. Zowel publieke als private organisaties bieden daarom steeds meer digitale faciliteiten in de vorm van web shops en self service portalen. Denk hierbij aan digitale overheidsloketten, online bankieren en elektronisch factureren. Door die ontwikkelingen is de hoeveelheid poststukken fors geslonken. Uit het onderzoek blijkt echter dat bij de interne processen nog flinke stappen te maken zijn om het printvolume te verkleinen. Men ziet met name verbeterpotentieel op het punt van efficiency. Verderop in dit rapport zien we dat medewerkers vaak wel de bereidheid hebben om minder te printen, maar dat de processen en tools hierop nog niet zijn ingericht.
Sterke behoefte aan real time informatie Vroeger werden periodiek rapporten uitgedraaid over de resultaten van processen. Tegenwoordig is de economie zo turbulent dat een organisatie al snel achter de feiten aanloopt. Daarom moeten key performance indicatoren permanent bewaakt worden. Met als gevolg dat geprinte rapporten plaats maken voor digitale dashboards voor de belangrijkste kpi’s die met real time informatie gevoed worden. Dit vinden we op de tweede plaats in de trendlijst. Het analyseren van bedrijfsgegevens is overigens niet meer voorbehouden aan data-analisten. Met de gebruiksvriendelijke business intelligence tools van vandaag kunnen managers ook zelf de oorzaken onderzoeken van indicatoren die op rood staan.
11
Wat zijn de belangrijkste trends die impact hebben op het gebruik van digitale documenten en print? Welke van de volgende ontwikkelingen spelen ook in uw organisatie? (maximaal 3 antwoorden) 1 2 3 4 5 6 0
20
40
60
80
100
Antwoord 1 Gebruik van tablets en apps
25%
2 Realtime zien van belangrijkste meetindicatoren van mijn business (Dashboard voor belangrijkste KPI’s)
12
20%
3 Inzetten self service voor eindklant
20%
4 Vergroten autonomie van medewerkers? (BYOD)
15%
5 Flexibele inhuur personeel
10%
6 Contact met klanten via sociale netwerken
10%
‘Hoe meer men vertrouwd raakt met nieuwe systemen hoe kleiner de noodzaak om te printen.’
Werknemers hebben steeds meer informatie nodig Markten en klanten zijn sterk in beweging. Organisaties staan voor de uitdaging om daar wendbaar op in te spelen. Dat begint met de beschikbaarheid van alle relevante informatie. Opgeteld is volgens ruim 90% van de respondenten de hoeveelheid informatie die medewerkers nodig hebben om optimaal te kunnen presteren
De hoeveelheid informatie die onze medewerkers nodig hebben om hun werk optimaal te doen is de afgelopen drie jaar…
De hoeveelheid informatie die onze medewerkers nodig hebben om hun werk optimaal te doen zal de komende drie jaar… 3%
8%
32%
de laatste jaren toegenomen. Volgens bijna 90% zal dat ook de komende 3 jaren het geval zijn. Het is onbegonnen werk om alles te blijven printen. Daarnaast stelt zo’n 60% dat informatie steeds dynamischer beschikbaar dient te zijn. Dus niet alleen tijdens kantooruren op de PC, maar op elke plaats en tijd en via alle mobiele apparaten. Dat vraagt om een ICT-infrastructuur die 24/7 beschikbaar is op een veelheid aan platforms.
10%
60%
Antwoord
34% 53%
Antwoord
Toegenomen in hoeveelheid en dynamiek
Toenemen in hoeveelheid en dynamiek
Toegenomen in hoeveelheid
Toenemen in hoeveelheid
Niet veranderd
Niet veranderen
Afgenomen
Afnemen
13
Wie trekt de kar bij de digitalisatie van werkprocessen? Een ruime meerderheid vindt de transitie van analoog naar digitaal delen van informatie essentieel voor het succes van de organisatie. Maar bij een transitie zijn per definitie verschillende partijen betrokken. Traditioneel is printen het domein van facility management. Met de komst van netwerken waarmee ook printers verbonden zijn, heeft ook ICT een rol. Aan de organisatiekant is het management verantwoordelijk om papiervrije processen in te richten. Risico is dat de partijen naar elkaar gaan zitten kijken. Er moet dus een eigenaar van de transitie worden aangewezen om de papierstromen te vervangen door efficiënte digitale workflows. Ook eindgebruikers spelen hierbij een rol. Het gaat tenslotte om een veranderingstraject en het loslaten van gewoonte.
Stelling: Het is essentieel voor ons succes dat al onze medewerkers informatie digitaal delen en actief gebruiken.
13%
32% 55% Antwoord Helemaal mee eens Deels mee eens Niet mee eens Helemaal niet mee eens
14
HOOFDSTUK 3
Organisatie en beleid
Medewerkers willen veranderen. Maar hoe? Bijna 40% van de respondenten stelt dat de meerderheid van de medewerkers bereid is om digitale alternatieven voor prints te gebruiken. Bij 45% is men deels bereid. Om verandering te bereiken moet de organisatie deze alternatieven niet alleen beschikbaar stellen maar ze ook in werkprocessen borgen. Vaak zijn secundaire processen nog sterk analoog. Dat houdt de gewoonte om te printen in stand.
Zijn de medewerkers bereid op een andere wijze dan print met informatie om te gaan?
16%
39%
45%
Antwoord Ja, klein deel medewerkers is bereid Ja, merendeel medewerkers is bereid Nee, medewerkers zijn daar niet mee bezig
15
Verandering is geen vanzelfsprekendheid Ook als organisaties de digitale transformatie goed hebben opgepakt, wordt dit niet altijd bedrijfsbreed opgepakt. ‘Onbekend maakt onbemind’ is volgens 60% de reden dat nieuwe tools vaak niet gebruikt worden. Ook de leeftijd kan hierbij meespelen. Een andere factor zijn mogelijke tekortkomingen in de techniek. Wanneer applicaties niet gebruiksvriendelijk genoeg zijn laat men ze links liggen. Verder zijn binnen productiviteitssuites vaak zoveel functies beschikbaar, dat slechts een deel gebruikt wordt. Soms geldt ‘less is more’, en is het verstandig te inventariseren of er wel behoefte is aan tot dan toe ongebruikte functies. De user experience moet hierbij voorop staan. Verder blijft men volgens de respondenten soms printen omdat gebruikers geen vertrouwen in de systemen hebben. De systemen moeten altijd en overal beschikbaar zijn om als volwaardig alternatief voor printen te fungeren.
Indien er voldoende digitale informatievormen beschikbaar zijn en deze zijn geborgd in de processen, waarom blijft men dan toch printen?
10%
29%
69%
Antwoord Tools in processen zijn nog te nieuw / onbekend Tekortkomingen in techniek, nog lastig digitaal Onvoldoende vertrouwen in systemen
16
Biedt digitalisatie concurrentievoordelen?
Kwaliteitsverbetering door digitalisatie
Digitaliseren van de informatiestromen levert niet volgens alle ondervraagden direct concurrentievoordeel op. Indirect waarschijnlijk wel. Digitaal werken is immers efficiënter dus kan een bedrijf goedkoper en slimmer werken. Dat leidt tot meer omzet en/ of marge. Bovendien heeft verbetering van de informatievoorziening toegevoegde waarde voor de klant.
Een meerderheid meent dat de overgang van print naar meer digitale informatievoorziening van (zeer) grote invloed is op de kwaliteit van het werk. Begrijpelijk, want papieren kunnen zoekraken of rondslingeren en zijn lastiger terug te vinden dan digitale files. Verder kunnen fouten ontstaan bij het handmatig overnemen in de computer van informatie op papier.
Levert het vervangen van print door digitale informatie direct concurrentievoordeel op?
Levert het vervangen van print door digitale informatie kwaliteitsverbetering van het werk? 5%
3%
3%
13%
37%
47%
47%
Antwoord
Antwoord
Niet
Niet
Enigszins
Enigszins
Groot
Groot
Zeer groot
Zeer groot
45%
17
Printen verbieden of verandering bevorderen? Een derde van de organisaties heeft al beleid geïmplementeerd om het printen te verminderen. Daarnaast wordt er bij 21% op gestuurd en staat het bij 34% in de planning. Organisaties die al beleid voeren op verminderen van print zien het printverbruik afnemen. Maar als alle medewerkers digitaal toegang krijgen tot de informatie blijkt het gebruik veel sterker te dalen. Het reduceren van het aantal printers of het opstellen van printquota heeft dus geen aantoonbaar beter effect dan het bieden van betere tooling om informatie online te delen. Organisaties met een jongere opbouw van het personeelsbestand hebben opvallend genoeg geen beleid op vermindering printverbruik. Wel is ook bij deze organisaties het printverbruik afgenomen of gelijk gebleven. Dat zal komen door het grotere gebruik van tablets en locatieonafhankelijke toegang.
Heeft de onderneming een beleid ten aanzien van het verminderen van print?
13%
32%
34%
21%
Antwoord Ja reeds ingevoerd Ja, wordt momenteel op gestuurd Nee geen beleid wel van plan Nee, staat niet op agenda
18
‘Als de informatie digitaal en op het juiste moment beschikbaar is, vervalt de behoefte om te printen en de informatie mee te dragen.’
Speerpunten in het beleid van de organisaties We hebben de organisaties die al een beleid hebben ontwikkeld om het printen terug te dringen gevraagd wat de speerpunten zijn in de uitvoering ervan. Hier een greep uit de reacties. 3DSLHUORRVYHUJDGHUHQGRRUKHWLQ]HWWHQYDQWDEOHWV als leesplankje. 0HHUGLJLWDOHFRPPXQLFDWLHLQGHYRUPYDQRQOLQHQLHXZV brieven, e-facturen, dashboards en dergelijke. 9HUPLQGHULQJDDQWDOSULQWHUVHQ0)3¶V PXOWLIXQFWLRQHOH printers waarmee je kunt kopiëren, printen, scannen en faxen) en geen persoonlijke of afdelingsprinters, digitalisering van papierstromen en prints betalen per afdruk. 'LJLWDOLVHULQJYDQGHVWXNNHQYRRUPDQDJHPHQWHQEHVWXXU 9HUVWUHNNHQHQVWLPXOHUHQYDQGLJLWDDOZHUNHQGPY3'$¶V smartphones en tablets. 'LJLWDOLVHUHQYDQZHUNSURFHVVHQ (3'RUGHUFRPPXQLFDWLH facturering), documenten beschikbaar stellen via SharePoint en in vergaderruimten gebruik maken van PC met scherm en tablets om documenten te tonen en te bewerken. 'LJLWDDODUFKLHISRVWDIKDQGHOLQJHQSDSLHUORRVYHUJDGHUHQ met tablet. *HEUXLNYDQPXOWLIXQFWLRQDOVRSDOOHYHVWLJLQJHQHQKHW digitaliseren van documenten. 5HJLVWUDWLHLQ(OHNWURQLVFKH&OLsQWHQ'RVVLHUV (&'¶V HQ digitaal indienen van declaraties. %HVOXLWRPKHWGLJLWDOHDUFKLHIDOVOHLGHQGDDQWHPHUNHQ
19
HOOFDSTUK 4
Innovatie en printreductie
Altijd en overal actuele informatie In hoeverre hebben organisaties de digitale transitie al voltooid? Bij de helft is actuele informatie altijd en overal beschikbaar. Dat is hoog in vergelijking met andere onderzoeken. Maar kunnen medewerkers de belangrijkste informatie (files, e-mail, agenda, CRM) ook met mobile devices benaderen? Dat lijkt zo te zijn, want 97% maakt zakelijk gebruik van tablets en smarthones.
Kunnen alle medewerkers altijd en overal over de meest actuele digitale informatie beschikken?
13%
37%
50%
Antwoord Ja, alle medewerkers Ja, een deel van de medewerkers (kantoor) Nee
20
Meer nodig dan een document management systeem Maar liefst 71% van de respondenten werkt met een digitaal systeem voor het opslaan en delen van informatie. Het is de vraag hoeveel efficiency-winst dat oplevert. Traditionele bedrijven werken met aparte informatiesilo’s per applicatie en proces, waarbij afdelingen zelf hun printgedrag bepalen. De eerste stap is het inrichten van een integraal document management systeem. Vervolgens moet de informatievoorziening over processen heen zó geregeld worden dat printen nog nauwelijks nodig is. Het is de vraag of organisaties ook die stap genomen hebben. Op dit moment is 11% bezig met de implementatie van een systeem en gaat 8% dit binnen het jaar doen.
Heeft uw organisatie een digitaal systeem voor opslaan en delen van informatie? 1 2 3 4 5 0
20
40
60
80
100
Antwoord 1 Ja, operationeel
71%
2 Wordt geïmplementeerd
11%
3 Gepland 6-12 maanden
8%
4 Gepland >12 maanden
0%
5 Nee
10%
21
Stelling: Het printgebruik binnen organisaties is een indicator voor de innovatiekracht. 63% van de respondenten is het met de stelling eens en 37% oneens. Hier een greep uit de toelichtingen. Digitaal werken en Document Management begint vaak bij de MFP.
We hebben helaas te maken met juridische rechtsgeldigheid en de acceptatie door rechtbanken. Dat vereist nog vrij veel papier.
Minder printgebruik staat gelijk aan meer digitale processen en systemen.
Hoe meer men vertrouwd raakt met nieuwe systemen hoe kleiner de noodzaak om te printen. Het principe “Zo hebben we het altijd gedaan” voert hier nog de boventoon. Digitalisering leidt tot procesoptimalisatie en kostenbesparing.
Printen = analoog = old school.
22
Als de informatie digitaal en op het juiste moment beschikbaar is, vervalt de behoefte om te printen en de informatie mee te dragen.
Is op zoiets gewoons nog zoveel te verbeteren? Respondenten geven aan dat ze op verschillende fronten denken te besparen als er minder geprint wordt. Ze menen vooral efficiënter te kunnen werken, wat leidt tot kostenbesparing. Dat is goed nieuws want zo kan de digitalisering zich snel terugverdienen. Ook tijdwinst wordt door een kwart van de respondenten genoemd. Medewerkers hoeven immers niet meer van hun plek om te printen. Op de tweede plaats vinden we het milieuaspect ofwel de reductie van de carbon footprint*.
Digitalisatie legt de basis voor efficiency Alle respondenten zijn het eens of helemaal eens met de stelling dat veel efficiënter gewerkt kan worden door digitaal te werken en minder gebruik te maken van print. Doorvragen leert dat men hierbij wel als voorwaarde stelt dat de processen hierop moeten zijn ingericht.
Waar ligt de verwachte besparing als u minder gaat printen?
24%
29%
47%
Antwoord Efficiëntere informatievoorziening
* Carbon footprint is een maat voor de hoeveelheid kooldioxide geproduceerd door een persoon, organisatie of staat in een bepaalde tijd.
Milieubesparing Tijdsbesparing
23
Over Veenman Veenman is een onafhankelijke partner die organisaties helpt bij het inrichten en optimaliseren van hun informatie- en documentmanagement. Als specialist op het gebied van Integrated Document Management (geïntegreerd documentbeheer) structureert, optimaliseert en digitaliseert Veenman informatieen documentstromen, zowel on premise als in de cloud. Het bedrijf is gespecialiseerd in de sectoren zorg, onderwijs, zakelijke dienstverlening, transport & logistiek. Naast het hoofdkantoor in Rotterdam, heeft Veenman vestigingen in Amsterdam, Best en Zwolle. De onderneming maakt deel uit van Xerox Corporation. Voor meer informatie: www.veenman.nl.
Veenman BV Linatebaan 101 3045 AH - Rotterdam
+31 10 284 61 23
[email protected] www.veenman.nl @veenmanbv
