White Paper Managed IT Services Onderwijs

White Paper Managed IT Services Onderwijs

MANAGED IT SERVICES

1. Executive Summary Enkele opmerkelijke feiten uit een recente studie van de Regionale Expertisenetwerken Vlaanderen1 :

•

“ICT coördinatoren zijn technisch bezig, ze hebben geen tijd voor inhoudelijk gebruik.”

•

“Wij hebben elk jaar andere ICT-coördinatoren die dan in discussie gaan over puur technische zaken zoals de gekozen en geïnstalleerde antivirusbescherming.”

•

“Het is goed om een enthousiaste ICT-coördinator te hebben, maar is het ook efficiënt?“

•

“Er is meer nood aan investering in mensen dan in middelen.”



Dit is maar een greep uit de resultaten van deze recente en lijvige studie. Hieruit blijkt onder meer dat er in scholen te weinig personeel en ondersteuning is, om de ICT te onderhouden, vernieuwen, aan te leren,... zowel op technisch als pedagogisch vlak. Toch is ICT niet alleen nodig, het wordt ook vaak gebruikt: één op de drie leerkrachten is ofwel ICT-coördinator, of geeft minstens één vak waar het gebruik van ICT onlosmakelijk deel van uitmaakt (zoals technisch tekenen of boekhouden). Ook het digitale schoolbord doet meer en meer zijn intrede. Jammer genoeg laat de automatiseringsomgeving van veel scholen nog te wensen over. Netwerken werden in het verleden vaak weinig professioneel aangelegd, uitgebreid en onderhouden. Een goed functionerende digitale leeromgeving komt hierdoor niet helemaal tot zijn recht. Door deze beperkte omgeving kunnen leerkrachten niet optimaal gebruik maken van ICT in de klas. Een school heeft recht op en nood aan een technische infrastructuur zonder zorgen. Hard- en software zou, eenmaal geïnstalleerd, probleemloos moeten functioneren. Hiermee staan ze op dezelfde lijn als bedrijven uit de privésector, die er om die reden vaak voor kiezen om hun IT-infrastructuur te gaan uitbesteden. Ook voor scholen en andere instellingen echter is uitbesteden een budgetvriendelijke en praktische oplossing. Deze white paper beschrijft waarom ook scholen kunnen kiezen voor uitbesteding, welke voordelen zij hiervan ondervinden en waar zij op moeten letten bij hun outsourcingprojecten. Met het uitbesteden van ICT krijgen scholen alles in één: hardware/beheer, software/content, scholing en begeleiding/coaching. Dit bespaart de ICT-coördinator erg veel tijd. Het biedt trouwens aanzienlijke voordelen voor alle betrokken partijen: directie, ICTcoördinator, leerkracht, leerlingen en ouders. Er bestaan een aantal basisargumenten om scholen te overtuigen van het belang van uitbesteding voor hun organisatie: 1. Eén aanspreekpunt voor al hun ICT-vraagstukken en een stabiele, veilige ICT-omgeving 2. Kostenreductie door toegang tot de lage kostenstructuur van de leverancier: beschikbaarheid over materiaal van topkwaliteit aan voordelige prijzen 3. Integratie met documentbeheer 4. Vrijmaken van budget voor andere kerndoeleinden 5. Investeringen vervangen door operationele uitgaven 6. Verbetering van de IT-infrastructuur en -service Outsourcing, het uitbesteden van IT dus, kan al deze dingen omvatten. Veel hangt natuurlijk af van het type school. Het is daarom ook belangrijk om goed na te denken over de partner waarmee u in zee wilt gaan. Dat hangt niet alleen af van de grootte van de school, maar ook van de expertise van de mogelijke leverancier. Heeft hij ervaring met scholen? Biedt hij een echte toegevoegde waarde? Welke contractformule biedt hij aan? Welke kwaliteit hebben zijn producten en diensten? Zoals zo vaak is een goede, degelijke voorbereiding het halve werk.

1

Bron: http://www.ond.vlaanderen.be/ict/onderzoek/files/eindrapport_evaluatie_REN_v3.pdf

2. Naar een definitie van ICT-outsourcing voor scholen Waarom denken we bij ‘ICT en scholen’ steevast aan twee oude, aftandse pc’s ergens verstopt in een achterliggend lokaaltje? Een school heeft nochtans heel wat meer materiaal nodig: een goed functionerend netwerk om opdrachten van het ene lokaal naar het andere door te sturen, digitale schoolborden (het nut en het gebruiksgemak worden unaniem geapprecieerd), fotokopieerapparaten, printers, faxtoestellen… Naast het materiaal zijn er dan de diverse netwerken, de bekabeling en de softwareprogramma’s. Er zijn bijvoorbeeld ook programma’s nodig voor documentbeheer, om makkelijk en efficiënt te communiceren met ouders en leveranciers, … En dan is er nog de administratie en de boekhouding. Een school is een heus bedrijf met behoorlijk veel (en veeleisende) klanten! Een bedrijf, inderdaad, maar dan één zonder veel middelen, hoor ik u nu denken. Dat is precies de reden waarom outsourcing zo interessant kan zijn voor een school. We kunnen niet zonder onze IT! Bovendien wordt het pas echt interessant als u alle zaken, die hierboven zijn opgesomd, moeiteloos aan elkaar kunt koppelen. Het digitale schoolbord bijvoorbeeld, dat een sterke groei kent (in 2010 alleen al met 35%), moet aan het schoolnetwerk worden gekoppeld en de administratie aan het mailsysteem. Op die manier krijgen uw investeringen echt zin en doen ze wat ze moeten doen: u tijd en geld besparen. Een draaiend netwerk is dus cruciaal voor het welslagen van iedere school, sterker nog, van iedere onderneming, niet alleen in de businesssector maar ook bij de overheid, de gezondheidszorg,… Het basisvertrekpunt is dus behoorlijk eenvoudig: als school hebben we nood aan een stevige, robuuste en efficiënte ICT. En inderdaad, we spreken over ‘ICT’ in één woord. Deze drie letters staan voor ‘alles wat er maar nodig kan zijn op een school’. Het gaat om een brede waaier producten én diensten voor het uitdenken, ontwikkelen, beheren, beveiligen en ondersteunen van het schoolnetwerk en andere onderdelen van de IT-infrastructuur. Dat geldt voor alle scholen, ongeacht hun grootte. Hoe klein of hoe groot ook, iedere school kan geld besparen door een verhoogde kostenefficiëntie, productiviteit en continuïteit. Dit zijn allemaal zaken die tegelijkertijd de tevredenheid verhogen van medewerkers, lesgevend personeel, leerlingen en ouders. Wat hoort er allemaal bij IT Outsourcing voor scholen? Tot IT Outsourcing behoren alle diensten en producten die bij het schoolnetwerk horen. Deze kunnen zowel in een éénmalig project worden aangeboden (een software-upgrade, het bouwen van een nieuw netwerk) als via een permanente kwalitatieve service (het volledig beheer van de tools en de technologie). Voorbeelden van hardware: servers, clients (pc-werkposten), systemen voor de back-up van data, printers, printsystemen, MFP’s, faxsystemen (al of niet via internet), scanners, andere randapparatuur. Voorbeelden van software: de software-applicaties (Windows, MS Office…) die de directie, het administratief personeel, het lesgevend personeel en de leerlingen gebruiken voor hun taken, het besturingssysteem waarop deze toepassingen draaien… Tot de infrastructuur behoren alle bijkomende benodigdheden: switches, routers en kabels voor de verbindingen.

3. De voordelen van IT Outsourcing voor scholen De hele filosofie van outsourcing is samen te vatten in het aloude spreekwoord: “Schoenmaker blijf bij je leest”. Kortom: als IT uw kernactiviteit niet is, laat die dan uitvoeren door een IT-dienstenleverancier. Deze kan u een hogere kwaliteit bieden tegen een lagere kost. Scholen kunnen ervoor kiezen om hun IT uit te besteden omdat IT-netwerken complex zijn en veel kosten. De veranderingen op het vlak van hardware, software en infrastructuur gaan zo ongemeen snel dat het quasi onmogelijk is om bij te blijven. Dat is nochtans broodnodig, zeker voor een school. Netwerken zijn in voortdurende verandering, programma’s worden gewijzigd of vervangen. Hoewel de standaardisatie verbetert, blijft het een hele opgave om het netwerk te onderhouden, te connecteren en te configureren. Voor een ICT-coördinator is het een haast onmogelijke opdracht om dit allemaal alleen te doen. Hier biedt outsourcing een gepast antwoord. Even vergelijken met de privésector: zelfs organisaties met grote, ervaren IT-afdelingen schakelen extern personeel in om de dagelijkse druk te verlichten of om personeel vrij te maken om aan speciale projecten te werken. Kleinere bedrijven gaan op hun beurt alle netwerkdiensten uitbesteden om de beschikbaarheid van hun netwerk te verhogen, zonder hiervoor extra personeel te moeten aanwerven. Een bijkomend voordeel is dat ze één enkel contactpunt hebben en dat er voor alle netwerkactiviteiten maar één partij aansprakelijk is. Als zij hier baat bij ondervinden, geldt dit zeker ook voor de meeste scholen. Een opsomming van de voornaamste voordelen:

•

Een stabiele, veilige ICT-omgeving Als er geen ICT-coördinator beschikbaar is in de school, kan de school al zijn ICT-kwesties met een gerust hart in handen geven van de leverancier. Als er wel een ICT-coördinator is, kan deze zich naar behoren op zijn andere taken concentreren en weet hij bij wie hij terecht kan in geval van problemen. Leerkrachten hoeven zich geen zorgen meer te maken ‘of de pc het vandaag wel doet’. Bovendien wordt ook het lesmateriaal voor leerlingen een stuk aantrekkelijker.

•

Toegang tot de lage kostenstructuur van de leverancier Als school is het niet altijd zo eenvoudig om schaalvoordelen te bekomen. Door zijn IT-diensten uit te besteden, krijgt een school vaak interessante voorwaarden aangeboden en beschikt het over materiaal van topkwaliteit aan een voordelige prijs. Dit is zeker interessant wanneer men bedenkt dat nu minstens één vierde van het materiaal tweedehands wordt aangekocht, ‘om de kosten te drukken’.

•

Steeds recente/optimale apparatuur Uit studies blijkt dat gemiddeld 40% van de ICT-apparatuur in scholen meer dan vier jaar oud is. Als u kiest voor outsourcing, is dit probleem van de baan en beschikt u voortdurend over de nieuwste producten op de markt.

•

Mogelijkheid tot remote beheer Uw leverancier kan voortaan alle applicaties van op afstand beheren en updaten. Ook dit bespaart de ICT-coördinator erg veel tijd.

•

Integratie met documentbeheer Het is mogelijk om zowel het ICT-beheer als het documentbeheer te laten outsourcen. Dit zorgt voor heel wat bijkomende voordelen: het opmaken van standaardformulieren, automatische mails, boekhouding…

•

Vrijmaken van kapitaal voor andere kerndoeleinden In tijden van crisis zijn innovatie en vernieuwingen meer dan ooit nodig. Dankzij outsourcing weet de school voortaan perfect hoeveel geld er jaarlijks besteed zal worden aan ICT. Zo kan men geld vrijmaken voor de vernieuwing en de uitbouw van andere activiteiten.

•

Investeringen vervangen door operationele uitgaven Daar waar de aanschaf van hardwareapparatuur vaak gepaard gaat met investeringen, bieden andere formules zoals huur de kans om te werken met operationele kosten. Uiteindelijk vormt de IT een operationele noodzakelijkheid en kunnen de kosten daarvoor dan ook maandelijks worden betaald. Hierdoor is minder cash nodig om in één keer alle apparatuur te kunnen aankopen.

•

One-stop-service De ICT-coördinator hoeft niet meer al zijn tijd te stoppen in het zoeken naar oplossingen. Indien er een probleem is met IT, is er maar één adres. Dit bespaart veel tijd en kopzorgen. Bovendien leren leverancier en school elkaar zo grondig kennen en werken ze samen als echte partners in een vertrouwensrelatie. Dit is niet alleen prettig voor alle betrokkenen, maar werkt ook een stuk efficiënter en biedt beslist opportuniteiten voor de toekomst.

•

Verbetering van focus Er hoeft niet meer te worden nagedacht over de IT-strategie: deze kan met een gerust hart aan de IT-dienstverlener worden overgelaten. Zo komt er tijd vrij om te focussen op de kernstrategie en de primaire activiteiten.

•

Toegang tot moderne IT-infrastructuur Uw leerlingen krijgen toegang tot een moderne, goed functionerende infrastructuur. Hierdoor kunnen ze zich op een adequate en professionele manier voorbereiden op het beroepsleven. Dit is een belangrijk pluspunt voor hen en voor uw school.

4. IT Outsourcing voor scholen in de praktijk U kiest het best voor een partner die ervaring heeft met scholen en die hiervoor specifieke formules uitwerkt. Voor een school is het bijvoorbeeld handig om een contract te krijgen waarbij tijdens de vakantiemaanden niet wordt gefactureerd. Uw partner moet flexibel genoeg zijn om samen met u op zoek te gaan naar de meest geschikte formule voor uw school. Dit betekent, de formule waarmee u tegelijkertijd uw efficiëntie verhoogt en uw kosten verlaagt. Laat ook altijd eerst een technische audit maken van uw huidige situatie. Voor u een nieuw project opstart, is het belangrijk om de pijnpunten en progressiemarges bloot te leggen. Uw huidige ITinfrastructuur vormt immers altijd het startpunt voor de toekomstige of gewenste situatie. Een degelijke analyse helpt u bij het nemen van beslissingen die een grote impact hebben op uw organisatie. Kwaliteit primeert Het beheer van infrastructuur laat u alleen aan externen over indien de kwaliteit en de service minimaal gelijk blijven, maar uiteindelijk is een verbetering van de infrastructuur toch altijd het doel. Een gespecialiseerde partner, met relevante ervaring en knowhow, is daarom noodzakelijk. Permanente beschikbaarheid van specialisten en geavanceerde systemen, tijdens en na de schooluren, is een absolute noodzaak om uw infrastructuur up & running te houden. Altijd in de buurt Kiezen voor een groot en gerenommeerd bedrijf heeft zeker voordelen. Vooral indien het bedrijf lokaal aanwezig is en er belang aan hecht om van dichtbij betrokken te zijn bij de klanten. Op het vlak van stabiliteit en netwerkbeveiliging biedt een groot bedrijf de meeste voordelen. Ook qua schaalvoordelen en omkadering zit u safe bij een groot/internationaal bedrijf. Het is belangrijk dat u uw potentiële partner kent, maar het is net zo belangrijk dat hij uw school en uw sector kent. Het gaat er immers om dat u kiest voor een IT-infrastructuur die uw kernactiviteiten beter en efficiënter doet verlopen, niet om de IT-infrastructuur op zich. Eén partner of meerdere? Hoe meer leveranciers, hoe meer energie u zal stoppen in de opvolging. Als u werkt met één vertrouwde partner, kent hij uw organisatie, uw medewerkers en uw processen door en door. Het gaat dan niet meer over een leverancier maar over een echte partner, met wie u in alle vertrouwen en transparantie kunt samenwerken. Het “one-stop-shopping”-concept oogst niet voor niets almaar meer succes.

5. Conclusie Het uitbesteden van een gedeelte of de volledige IT heeft veel voordelen voor scholen. Het gaat niet alleen om financiële maar ook om strategische voordelen: de IT baart minder zorgen en komt het onderwijs ten goede, nieuwe onderwijsvormen kunnen in de praktijk worden gebracht, er is een hogere tevredenheid van zowel leerkrachten, leerlingen, ouders als administratieve medewerkers… Dat zelfs een kleinere school op deze manier toegang krijgt tot kwaliteitsvol advies en hoogstaande producten en technologieën, is een grote troef.

Medialaan 28 A, B-1800 Vilvoorde, +32 (0)2 558 22 11, [email protected], www.ricoh.be