Wet maatschappelijke ondersteuning Maatwerkvoorziening Ondersteuning
Protocol facturatie en berichtenverkeer
1
INHOUD Facturatieprotocol………………. Pagina 3 Berichtenverkeer………………… Pagina 10
Versie: oktober 2015
2
Facturatieprotocol oktober 2015 Dit facturatieprotocol treedt in werking op de publicatiedatum via www.inkoopwmo.nl in oktober 2015, onder intrekking van het vorige protocol van juli 2015. Het protocol is een nadere uitwerking van de afgesloten contracten. De gegevensuitwisseling via het Gemeentelijk Gegevensknoopunt (hierna: GGK) is in de lucht. Het uitgangspunt is dat zowel de gemeente als de dienstverleners ervoor zorgdragen dat zij aangesloten zijn op het GGK. Het GGK is voor een groot deel operationeel en getest op berichtgeving tussen dienstverlener en gemeente. Hoewel deze test positief is uitgevallen willen we elk risico in de factuurstroom tussen de dienstverlener en de gemeenten vermijden. Dit bereiken we het best door de facturering en het berichtenverkeer te splitsen in het declaratie- en berichtenverkeer voor de cliënten die vallen onder het contract Maatwerkvoorziening Ondersteuning (met een nieuwe Wmo-indicatie) en de factuur en berichtenstroom voor de overgangscliënten (met bestaande AWBZ-indicaties in 2015). Berichtenverkeer en Facturatie maatwerkvoorziening ondersteuning/de Wmo arrangementen. We streven ernaar om het facturatie- en berichtenverkeer voor de cliënten die vallen onder het contract Maatwerkvoorziening Ondersteuning (cliënten met een Wmo-indicatie), met ingang van 1-1-2016 geheel volgens de Iwmo-standaard binnen het GGK voor de gemeenten Beek, Schinnen, Stein en Sittard-Geleen te laten verlopen. Tot die tijd gelden voor deze gemeenten soms aparte afspraken, uiteengezet als volgt. 1. Het toewijzingsbericht (301) blijft van kracht. Dit bericht is de basis voor uw factuur. Facturen die niet zijn gebaseerd op een 301-bericht, worden niet door de gemeenten Beek, Sittard-Geleen en Stein geaccepteerd c.q. betaald. Gemeente Schinnen stuurt nog geen 301-berichten. 2. Wij verzoeken u om via het 303-bericht de declaraties arrangementen te blijven indienen, ondanks dat wij de 303 berichten in ons systeem nog niet kunnen verwerken. Wij verzoeken dit zodat u en wij achteraf deze alsnog in de systemen kunnen inlezen en administratief kunnen verwerken, zodra het declaratieverkeer via het GGK operationeel is. 3. De vier gemeenten verwachten in PDF format de factuur over de arrangementen per vierwekelijkse periode. De vierwekelijkse factuurperiode is gelijk aan de periodekalender die het CAK voor de eigen bijdrage hanteert. 4. Als vanaf 1-1-2016 de 303-declaratie ook via de gemeentelijke systemen verwerkt kan worden, blijft de toezending van de betreffende factuur in PDF-format van kracht. Wij verzoeken u de inmiddels via 303 door u aangeboden facturen die nog niet door ons zijn betaald, vanwege de hiervoor vermelde reden, op de hierboven aangegeven wijze met het cliëntenbestand in te sturen zodat wij tot betaling kunnen overgaan. De berichten en facturen per gemeente samengevat: 1. De gemeente Sittard-Geleen. Nadat wij u een toewijzingsbericht Wmo (301) hebben gestuurd, kunt u een declaratie (303) op het betreffende 301 bericht via het GGK naar ons sturen. In het 301-bericht dat u van ons ontvangt staan unieke gegevens waaronder een productcode en een indicatiebesluitnummer, die nodig zijn om de declaratie via een 303bericht te kunnen verwerken. Voor de juiste verwerking van een 303-bericht in onze administratie is het noodzakelijk dat het 303-bericht door u wordt verstuurd, nadat u ons 301-bericht in uw systeem heeft ingelezen en verwerkt. Voor de declaraties gelden de arrangementstarieven. Naast de 303-declaratie stuurt u een factuur in PDF-format en een cliëntenbestand in Excel of csv op naar:
[email protected]. Voorlopig is voor de gemeenten Beek, Schinnen en Stein voor deze categorie het csvbestand van toepassing. Hiervoor gelden de volgende emailadressen. Voor Beek
[email protected]. Voor Schinnen
[email protected]. Voor Stein:
[email protected]. Voor de declaraties gelden de arrangementstarieven. 3
2. Gemeente Beek is inmiddels gestart met 301-berichten, gelijktijdig met het verzenden van het besluit per email. Wat blijft is het versturen van een factuur in PDF voor de arrangementen met een bestand in csv-format, naar bovenvermeld adres. 3. Gemeente Schinnen start nog niet met 301-berichten. Zodra dit wijzigt wordt u dit per mail bericht en met een aanpassing van dit protocol. Tot die tijd kunt u voor de arrangementen een factuur in PDF versturen met een bestand in csv-format, naar bovenvermeld adres. 4. Gemeente Stein is gestart met het verzenden van het 301 bericht gelijktijdig met het verzenden van het besluit per email. Gemeente Stein wil naast de 303 declaratie ook een csv bestand van het maatwerk ontvangen. Zodra alle berichten volledig automatisch verwerkt kunnen worden komt dit te vervallen, t.z.t. ontvangt u hiervan bericht. Tot die tijd kunt u voor de arrangementen een factuur in PDF versturen met een bestand in csv-format, naar bovenvermeld adres. Voor alle gemeenten geldt dat naast de 303-declaratie of het csv-bestand een factuur wordt gemaild in PDF-format. Facturatie voor de overgangscliënten vindt plaats middels een csv-bestand . Hiervoor geldt onderstaand protocol. Het protocol eindigt op een nader te bepalen datum. Dit zal gepubliceerd worden op www.inkoopwmo.nl. Het berichtenverkeer GGK staat niet open voor facturen voor overgangscliënten. De facturatie voor de overgangscliënten. 1. De Dienstverlener stuurt binnen 6 weken na afloop van de betreffende declaratieperiode (4-wekelijks) waarin de activiteiten zijn uitgevoerd digitaal een csv-bestand (zie bijlage) naar
[email protected]. Dit csv-bestand wordt door de gemeente ingelezen om de declaraties te kunnen controleren. Voor de gemeente Beek is dit
[email protected] Voor de gemeente Schinnen:
[email protected]. Voor de gemeente Stein:
[email protected] . 2. De digitale facturen van de Dienstverlener worden vergeleken met de gegevens van de gemeente. Regels die overeenkomen worden door de gemeente binnen dertig kalenderdagen betaald. 3. Van afwijkende regels ontvangt de Dienstverlener binnen één maand een specificatie per mail. Correcties die moeten worden doorgevoerd, worden door de Dienstverlener met de eerstvolgende factuur meegestuurd. Facturen die later dan twee maanden na afloop van de declaratieperiode waarin de activiteiten zijn uitgevoerd worden ingediend, worden niet meer in behandeling genomen. 4. De Dienstverlener verstrekt de volgende gegevens: - Het bankrekeningnummer van de Dienstverlener - Een contactpersoon en contactgegevens - De WZA/AGB-code van de Dienstverlener 5. Naast de aanlevering van het factuurbestand in csv-format via de mail, wordt door de dienstverlener gelijktijdig een verzamelfactuur in PDF naar de gemeenten via de in punt 1 genoemde adressen gemaild. Dit geldt in 2015 zowel voor de bestaande AWBZ-indicaties (cliënten met een overgangsrecht), als voor nieuwe cliënten die onder de Wmo 2015 vallen. In deze verzamelfactuur a.u.b. het volgende te vermelden: Factuurdatum, factuurnummer, Factuurperiode, Omschrijving: (hierbij een verwijzing naar de separaat via de mail op –datum- gemailde csv bestanden), totaalbedrag factuur ex Btw, Btwbedrag met Btw-maatstaf en totaalbedrag incl. Btw. Uw naam en adresgegevens en Btwnummer. Bij Btw-vrijstelling de verwijzing naar de specifieke regeling. De factuuradressering in PDF is per betreffende gemeente, als volgt:
4
Gemeente Beek Postbus 20, 6190 AA Beek Gemeente Schinnen: t.a.v. crediteurenadministratie Postbus 50, 6365 ZH Schinnen Gemeente Sittard-Geleen t.a.v. de crediteurenadministratie, knooppunt 5 Postbus 18, 6130 AA Sittard Gemeente Stein t.a.v. de financiële administratie Postbus 15, 6170 AA Stein Legitimatielijst cliënten met overgangsrecht 2015 (dit geldt alleen voor Sittard-Geleen). Voor de ondersteuning op basis van de deelovereenkomst Maatwerkvoorziening ondersteuning overgangsrecht 2015, wordt een lijst per zorgaanbieder door de gemeente opgesteld. Voor alle cliënten die op deze lijst staan geldt een opdracht aan de betreffende zorgaanbieder, waardoor de zorgverlening in het kader van het overgangsrecht gelegitimeerd is. De factuur dient conform deze legitimatielijst te zijn. Afwijkingen worden afgehandeld zoals hiervoor onder punt 3 is vermeld. Bestand verzamelnota Het digitaal aanleveren van bulkfacturen vereist dat deze gegevens op een gestructureerde wijze worden aangeleverd. Het bestand is een tekstfile (csv –comma separated value-; kolommen worden gescheiden door een teken), en bestaat uit drie verschillende recordsoorten. Eén voorlooprecord, één of meer detailrecords en weer één sluitrecord. De bestandstructuur wordt zowel gebruikt voor de factuur van de Dienstverlener als voor de verantwoording vanuit de gemeente naar de Dienstverlener (retourbestand). Aan het einde van de verwerkingscyclus binnen de gemeente wordt het oorspronkelijke factuurbestand geretourneerd, waarbij het detailrecord is aangevuld met een code die aangeeft of de detailregel is verwerkt en tevens wordt het bedrag vermeld dat daadwerkelijk betaalbaar gesteld wordt door de gemeente. De gemeentecodes zoals hierna bedoeld zijn voor: Beek 0888, Schinnen 0962, Sittard-Geleen 1883, Stein 0981. 1. Bestandsnaam De bestandsnaam begint altijd met Fact gevolgd door: - WZA code van de leverancier - Gemeentecode (1883 voor Sittard-Geleen) - Factuurnummer van 15 karakters Voorbeeld: Fact6902111883000000000022870 2. Voorlooprecord Het voorlooprecord bestaat uit de volgende gegevens - Kolom A: V (voorlooprecord) - Kolom B: WZA code van de leverancier - Kolom C: De gemeentecode - Kolom D: F (factuur) of R (retourbestand) - Kolom E: Periode waarin de betaling plaatsvindt (JJJJMM of JJJJPP) - Kolom F: Het factuurnummer dat uit 15 posities bestaat 5
3. Detailrecord Kolom A: Kolom B: Kolom C: Kolom D: Kolom E: Kolom F: Kolom G: Kolom H: Kolom I: Kolom J: Kolom K: Kolom L: Kolom M: Kolom N: Kolom O: Kolom P: Kolom Q/R: Kolom S: Kolom T:
D (detailrecord) Volgorde van de klanten binnen deze nota WZA code van de leverancier Factuurnummer P (prolongatie) S (startfactuur) E (beëindiging) BSN van de klant Geboortedatum van de klant Begindatum van de periode waarin zorg is geleverd Einddatum van de periode waarin zorg is geleverd De hoofdgroep met de volgende afkortingen: BG, PV, VB, VV Persoonlijke Verzorging en VB) De prestatiecode/arrangementnummer De zorgomvang Het bedrag voor de geleverde voorziening exclusief BTW Het BTW bedrag Het bedrag inclusief BTW D = debetfactuur Op deze plek kan de leverancier nog een kenmerk en toelichting kwijt Gecodeerde weergave van de verwerking (alleen in retourbestand) Het bedrag dat verwerkt is en daadwerkelijk betaald zal worden (alleen in retourbestand)
4. Sluitrecord Het sluitrecord bestaat uit de volgende gegevens: Kolom A: Vaste waarde: S Kolom B: WZA code van de leverancier Kolom C: Gemeentecode Kolom D: F = factuur R = retourbestand Kolom E: Periode JJJJMM of JJJJPP Kolom F: Factuurnummer van zorgaanbieder/leverancier Kolom G: Aantal detailrecords in bestand Kolom H: Totaal bedrag factuur inclusief BTW Kolom I: D = debetfactuur Kolom J: Totaal bedrag verwerkte detailrecords (alleen in retourbestand) Het sluitrecord is vooral van belang om vast te stellen of het aantal detailrecords correct is. Bijlage:
Voorbeeld csv-bestand
6
Attentie: de redactie van onderstaande artikelen 9, lid 3 en 12, lid 3 is aangepast, op basis van de definitieve deelovereenkomst overgangsrecht en de definitieve deelovereenkomst Maatwerkvoorziening Ondersteuning.
Artikel 9
Facturatie en betaling
1. Dienstverlener factureert alleen de activiteiten waarvoor hij Opdracht heeft gekregen en die daadwerkelijk zijn geleverd. 2. Dienstverlener mag alleen ondersteuning declareren, zolang deze Cliënten nog een geldige AWBZ indicatie hebben. 3. Facturatie vindt plaats vier wekelijks. Facturatie vindt plaats uiterlijk binnen één maand na afloop van de betreffende zorgperiode. Dienstverlener levert hiertoe een digitale totaalfactuur en verzamelbestand aan conform het door de gemeente bepaalde format. 4. De digitale totaalfactuur en verzamelbestand worden gestuurd naar de Gemeente. 5. De digitale facturen van Dienstverlener worden vergeleken met de gegevens van Gemeente. Alleen regels die overeenkomen worden betaald. Van afwijkende regels ontvangt Dienstverlener binnen één maand een specificatie. Correcties die moeten worden doorgevoerd, worden door Dienstverlener op een aparte factuur vermeld. Deze wordt door Dienstverlener tegelijk verstuurd met de eerstvolgende reguliere factuur. 6. Gemeente betaalt de facturen van Dienstverlener na controle op juistheid en volledigheid binnen dertig kalenderdagen. 7. Facturen/databestanden die later dan twee maanden na afloop van de betreffende maand worden ingediend worden niet meer in behandeling genomen. Voor de factuurperiodes van januari tot en met juni 2015 wordt met deze termijn coulant omgegaan. 8. Gemeente is voornemens de iWmo-standaard te gebruiken om de geleverde dienstverlening te declareren en verantwoorden.
7
Overeenkomst inzake Maatwerkvoorziening Ondersteuning Artikel 12
Facturatie en betaling
1. Dienstverlener factureert alleen activiteiten die hij heeft uitgevoerd om de in de Individuele Opdracht benoemde resultaten te behalen. 2. De facturatie start en eindigt op de dag van aanvang respectievelijk beëindiging van de Maatwerkvoorziening Ondersteuning. 3. Facturatie vindt vierwekelijks plaats. Facturatie vindt plaats uiterlijk binnen één maand na afloop van de betreffende ondersteuningsperiode. Dienstverlener levert hiertoe een digitale totaalfactuur en verzamelbestand aan conform een door de Gemeente vastgesteld format. 4. De digitale totaalfactuur en verzamelbestand worden gestuurd naar de Gemeente. 5. De digitale facturen van Dienstverlener worden vergeleken met de gegevens van Gemeente. Alleen regels die overeenkomen worden betaald. Van afwijkende regels ontvangt Dienstverlener binnen twee maanden een specificatie. Correcties die moeten worden doorgevoerd, worden door Dienstverlener op een aparte factuur vermeld. Deze wordt door Dienstverlener tegelijk verstuurd met de eerstvolgende reguliere factuur. 6. Gemeente betaalt de facturen van Dienstverlener binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van factuur mits uit controle is gebleken dat deze juist en volledig is. 7. Facturen/databestanden die later dan twee maanden na afloop van de betreffende maand worden ingediend worden niet meer in behandeling genomen. Voor de factuurperiodes 1 tot en met 7 wordt hier coulant mee omgegaan. 8. Gemeente
is
voornemens
de
iWmo-standaard
te
gebruiken
om
de
geleverde
dienstverlening te declareren en verantwoorden. Dienstverlener is verplicht om vanaf het moment van invoering ook met de iWmo-standaard te gaan werken. Ter uitvoering van artikel 12, lid 1 en lid 2 treft u onderstaand het arrangementtarief per dag aan. De omrekenfactor is 1/28 van het vier-wekelijks arrangementtarief 2015. Arrangementnummer 1 2 3 4 5 6 7 8 9
4-wekelijks tarief in € 235,00 265,00 300,00 640,00 650,00 710,00 950,00 1.000,00 1.025,00
Dagtarief
Opslag rolstoelvervoer: Soort licht matig zwaar
4 wekelijks tarief in € 90,00 150,00 210,00
Dagtarief
8,39 9,46 10,71 22,86 23,21 25,36 33,93 35,71 36,61
3,21 5,36 7,50
8
Bijlage: Voorbeeld CSV bestand
A V D D D S
B 690211 1 2 3 690211
C 1883 690211 690211 690211 1883
D F bbbbbbbbbb22870 bbbbbbbbbb22870 bbbbbbbbbb22870 F
E 200907 P P S 200907
F 000000000022870 554412342 127069604 30160327 000000000022870
Voor de uitleg van de kolommen wordt verwezen naar het facturatieprotocol
G 22-06-1963 22-08-2009 22-08-1936 3
H
I
J
15-06-2015 12-07-2015 BG 15-06-2015 12-07-2015 BG 01-07-2015 12-07-2015 BG 111600 D
K
L
10 10 20
180 240 135
M 30000 60000 21600
N
O 0 0 0
P
30000 D 60000 D 21600 D
Berichtenverkeer Voorafgaand aan het berichtenverkeer wordt de beschikking aan de cliënt per post verstuurd. De beschikking bevat onder meer de volgende informatie: • Arrangementsnummer, ingangs- en eindedatum • Vervoersindicatie • Te realiseren doelen en resultaten • Gekozen zorgaanbieder Overig berichtenverkeer tussen gemeente en dienstverlener. Zolang de berichten niet verwerkt kunnen worden in ons systeem, kan het verkeer via het Gemeentelijk Gegevens Knooppunt geen uitkomst bieden, behalve het 301-bericht. Dat spijt ons zeer, temeer omdat het berichtenverkeer via het GGK efficiënt is en voor u en ons tijdbesparend werkt. Tot 1-1-2016 geldt voor berichten -anders dan facturen- zoals start, einde, wijziging zorg/dienstverlening dat dit via mailverkeer moet. Hiervoor is in SittardGeleen het mailadres
[email protected] opengesteld. Wij verzoeken u al uw berichten, behalve de 303 te sturen naar dit mailadres per onmiddellijke ingang. Voor de gemeenten Beek, Schinnen en Stein gold reeds dat de indiening van facturen en (mutatie)berichten via mailverkeer verloopt. Wij streven ernaar dat per 1-1-2016 het gehele berichtenverkeer door zorgaanbieder en gemeenten in de systemen verwerkt is. Noodprocedure: Indien het berichtenverkeer via het GGK onvoldoende –na onderlinge afstemming tussen zorgaanbieders en gemeente- functioneert, wordt op de hierna beschreven wijze het berichtenverkeer tussen zorgaanbieders en gemeente over de arrangementen voor individuele cliënten geregeld. De ingangsdatum van deze noodprocedure wordt in onderlinge afstemming tussen de zorgaanbieders en de gemeente vastgesteld. Gelijktijdig met het versturen van de beschikking aan de cliënt wordt aan de zorgaanbieder een melding verstuurd. De melding en de gegevensverstrekking gebeurt via DocZend met een bestand waaraan een wachtwoord is verbonden. Met een aparte mail aan de zorgaanbieder wordt het bestandswachtwoord gemeld. Deze melding en het bestand bevat de volgende informatie: NAW gegevens van de cliënt Klantnummer BSN nummer Werkprocesnummer Datum aanvang Datum einde Arrangementsnummer Vervoersindicatie. Na ontvangst van deze melding stuurt de zorgaanbieder per mail een actieve ontvangstbevestiging terug naar de gemeente, met vermelding van het klantnummer. Dit gebeurt per email naar
[email protected]. en voor de andere gemeenten naar het mailadres van melding.
10
Na overeenstemming over het ondersteuningsplan tussen cliënt en zorgaanbieder stuurt de zorgaanbieder een melding aanvang dienstverlening aan de gemeente. Dit gebeurt per email naar het mailadres
[email protected]. Voor de andere gemeenten naar het mailadres van melding, onder vermelding van het klantnummer. Het berichtenverkeer voor de gemeente Stein voor wat betreft vragen van zorgaanbieders m.b.t. nieuwe indicaties en herindicaties verloopt via
[email protected] Het ondersteuningsplan is een zaak tussen cliënt en zorgaanbieder. In het kader van het contractmanagement door de gemeenten kan steekproefsgewijs of indien er aanleiding toe is het ondersteuningsplan worden opgevraagd. Indien een spoedsituatie van toepassing is, wordt het berichtenverkeer aangepast en zonodig achteraf geregeld. De zorg staat voorop.
11
