Werkwijze Verbetering & Vernieuwing (V&V)
Inhoudsopgave
Nut en Noodzaak
Eerste resultaten Afgestemde werkwijze Wijze van terugkoppeling aan directie
2
Vernieuwing & Verbetering: noodzaak en onderscheid Om de gewenste processen te realiseren zijn grootschalige vernieuwingen noodzakelijk. Zowel in het primaire proces als in ondersteunende processen zoals HR, Finance en IT Daar waar grootschalige vernieuwingen te lang op zich laten wachten moeten reguliere verbeteringen worden doorgevoerd en pleisters worden geplakt. Hiermee wordt ‘tijd gekocht’ voor de vernieuwingen Om zowel verbeteringen als vernieuwingen uit te voeren worden deze ondergebracht in twee structuren: Een programmastructuur voor vernieuwingen met ondersteuning van de afdelingen en leveranciers Een reguliere verbeterstructuur binnen de afdelingen met mogelijke ondersteuning vanuit BDI
Om vernieuwingen en verbeteringen op elkaar af te stemmen en omdat deze een beroep doen op dezelfde capaciteit, is nauwe samenwerking tussen beide van belang 3
Vernieuwen en Verbeteren (V&V) Samenwerking tussen de onderdelen
Afstemmingsoverleg Vernieuwing & Verbetering noodzakelijk
Prioriteitstelling van projecten Wat doen we wel?
Wat doen we niet? Met welke reden?
Proactieve integrale afstemming over inzet van resources Draagvlak voor en betrokkenheid bij projecten Antwoord op de roep om duidelijkheid in de organisatie
5
V&V afstemming resulteert in een eenduidig beeld van Sandd verbeter- en vernieuwingsinitiatieven Strategische focus (effectiviteit) Alleen de ‘belangrijkste’ projecten voor de organisatie worden gestart Vergroting organisatie brede kennis bij betrokken functionarissen
Hoog percentage geslaagde projecten (efficiëntie) ‘Bezint eer ge begint’ Organisatie brede monitoring naast control door opdrachtgever
Optimale resource toewijzing Periodiek meten
Draagt bij aan hoge kwaliteit projectmanagement Inzicht in projecten, samenhang en realisatie van plannen
Herhaalbaarheid door afspraken over proces en project parameters
6
Taken en verantwoordelijkheden V&V overleg • Tweewekelijks overleg legt beslissingen voor aan het directieteam Voor zwaarwegende keuzes
Ter vaststelling
• Afstemming projectvoorstellen en prioriteit verbeter- & vernieuwingskalender voor projecten met: organisatiebreed belang afdelingsoverstijgende (resource) impact zekere omvang qua budget en/ of qua looptijd
• Ondersteunt om beschikbaarheid van capaciteit en planning te borgen • Afstemmingsoverleg V&V bestaat uit vertegenwoordigers vanuit: Operations HR Finance Marketing & Sales BDI Vernieuwingsprogramma
• Vertegenwoordigers communiceren binnen eigen bedrijfsonderdelen, bewaken de samenhang, creëren draagvlak en bewaken de voortgang
7
Project definitie
Definitie ‘project’: Tijdelijke organisatie gericht om op o.b.v. een business case een unieke en vooraf gedefinieerde uitkomst of resultaat te leveren in een vooraf gedefinieerd tijdsbestek, gebruik makend van vooraf bepaalde resources
Richtlijn voor projecten: Een directeur is opdrachtgever en qua omvang is tenminste sprake van: doorlooptijd > 3 maanden óf 5 of meer medewerkers betrokken óf Extra budget nodig V&V projecten:
Afdelingsoverstijgend: significant resource beslag op 2 of meer (ondersteunende) afdelingen óf Aanspraak op extra budget* En verder ter onderling overleg V&V * V&V geeft overall inzicht in financiën van projecten. V&V beheert het geld niet! 8
Afstemming van resources & voortgang Sandd breed
V&V overleg --- 4-wekelijkse projecten rapportages ---
Stuurgroep project
Opdrachtgever --- business case opbouwen ---
1. Uitwerken project idee
2. Uitvoeren pré-studie
3. Opstellen projectvoorste l
Oplevering resultaten
Directieteam
--- business case sturing ---
4. Uitvoeren project
5. Afronden project
4 wekelijkse V&V rapportage aan DT
Voortgangsrapportage V&V projecten Portfolio dashboard stand van zaken: projectenplanning, -uitvoering, -afronding Korte inhoudelijke toelichting op de belangrijkste Sandd projecten Gevraagde DT besluiten bekrachtiging advies escalatie
4 wekelijks stramien
Aanleveren afdelings projectrapportages
V&V overleg Aanleveren V&V rapportage
ma
di
wo
Oneven weken
do
vr
ma
di
Even weken
wo
do
vr 10
Huidige bemensing Alle bedrijfsonderdelen zijn vertegenwoordigd • Mark Bours (Operations) • Jan Evert Drenth (Finance) • Miquel Geelen (Vernieuwing) • Niels Hamberg (Operations) • Peter Meima (Sales) • Edwin Wieringa (BDI) • Marlene van Winden (HR)
11
