Werkkostenregeling Sinds 1 januari 2011 is de regeling voor het toekennen van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen vervallen. Hiervoor in de plaats is de werkkostenregeling gekomen, afgekort de WKR. De afgelopen jaren bestonden er twee regelingen voor werkkosten naast elkaar. De werkgever had de mogelijkheid om te kiezen voor zijn of haar huidige regeling voor de werkkosten of kon overschakelen naar de 'nieuwe' werkkostenregeling. Begin juli 2014 heeft staatssecretaris Eric Wiebels de regeling grondig verbetert en besloten dat deze per 1 januari 2015 definitief van start gaat. Dat houdt in dat werkgevers hun vergoedingen volgens de huidige WKR moeten inrichten. Werkgevers mogen met ingang van 1 januari 2015 tot maximaal 1,2% van de totale loonsom belastingvrij aan hun werknemers mogen verstrekken. Inhoud: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
De werkkostenregeling? Wanneer de werkkostenregeling toe te passen? Wat is de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling? Wat zijn intermediaire kosten? Gerichte vrijstellingen binnen de werkkostenregeling? Wat wordt er bedoeld met de nihilwaarderingen binnen de werkkostenregeling? Vaste kostenvergoeding Walt valt buiten de werkkostenregeling? Opletpunten bij invoering werkkostenregeling
1. De werkkostenregeling? Per 1 januari 2011 is de werkkostenregeling ingevoerd en zijn de fiscale regels met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel, bij gebruikmaking van deze regeling, veranderd. Begin juli 2014 is de regeling grondig verbetert. Door deze regeling kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loonsom (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u 80% loonbelasting als eindheffing. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen. De werkkostenregeling moet worden toegepast als individuele werkgever en kan dus niet als groep vennootschappen van een concern of als samenhangende groep inhoudingsplichtingen worden toegepast. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren en mag alleen worden gebruikt voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Bij deze nieuwe regeling geldt: alles wat de werknemer van de werkgever krijgt is loon! Als werkgever kunt u kiezen of u de vergoeding of verstrekking onderbrengt in de vrije ruimte of bestempelt als loon. Echter een auto van de zaak, een dienstwoning, boetes,vergoedingen of verstrekkingen voor criminele activiteiten zijn altijd loon van de werknemer. Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen kunt u daarentegen onbelast vergoeden zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Verder zijn er bepaalde voordelen die geen loon of vrijgesteld loon zijn en daardoor niet onder de werkkostenregeling vallen. Het gaat hier om voordelen buiten de dienstbetrekking, intermediaire vergoedingen, vrijgesteld loon en verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van tenminste de factuurwaarde betaalt.
1
2. Wanneer de werkkostenregeling toe te passen? De ingangsdatum van de werkkostenregeling is 1 januari 2011. Werkgevers kunnen echter in de jaren 2011 tot en met 2014 elk jaar kiezen of ze van de werkkostenregeling gebruik willen maken of niet. De keuze in deze jaren staat vrij en hoeft niet bij de Belastingdienst te worden gemeld. Is er eenmaal een keuze gemaakt voor een jaar dan is die keuze definitief. Vanaf 1 januari 2015 geldt de werkkostenregeling voor iedere werkgever. Aangezien de werkkostenregeling vanaf 2015 een verplichting is, doet een bedrijf er verstandig aan zijn huidige vergoedingen en verstrekkingen goed te bekijken, zowel in de huidige situatie als onder de werkkostenregeling. Een bedrijf dient keuzes te maken welke vergoedingen hij zijn werknemers blijft geven en welke niet. Als u voor de werkkostenregeling kiest, zal u naar alle waarschijnlijkheid uw administratie hierop moeten aanpassen. In uw administratie moet op eenvoudige wijze de cumulatieve vergoedingen en verstrekkingen gekoppeld kunnen worden aan uw fiscale loonsom om te toetsen of u binnen de vrije ruimte blijft. Staat in de financiële administratie geen BTW bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan dient u de BTW alsnog hieraan toe te voegen voor het toetsen aan de vrije ruimte. Voordat u voor de werkkostenregeling kiest, is overleg met uw ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging aan te bevelen.
3. Wat is de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling? De vrije ruimte is feitelijk een soort budget. Men noemt dit een forfait. In de werkkostenregeling is het forfait bepaald op 1,2% van de fiscale loonsom. Ter grootte van dit budget kan een werkgever bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel hij tot het loon wil rekenen of in de vrije ruimte wil onderbrengen en daarmee onbelast wil uitkeren. In het kader van de werkkostenregeling is het niet meer van belang welke werknemer welke vergoeding krijgt. Een werkgever is voor deze vergoedingen en verstrekkingen niet meer gebonden aan de huidige bestaande beperkingen voor vergoedingen en verstrekkingen. Voor zover het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte overschrijdt, komt de belasting over het meerdere voor rekening van de werkgever in de vorm van een eindheffing van 80%. Voorbeeld: Een interieurbouwer met 15 personeelsleden, betaalt € 450.000 aan fiscaal loon. De vrije ruimte bedraagt in dit geval 1,2% van € 450.000. Dit is dus een vrije ruimte van € 5.400. Binnen dit bedrag kan de werkgever dus onbelast vergoedingen en verstrekkingen onderbrengen.
4. Wat zijn de intermediaire kosten? Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer, meestal in opdracht van de werkgever en voor rekening van de werkgever voorschiet, voor: de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren de kosten, die gemaakt worden voor zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld de kosten, die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer. Binnen het nieuwe systeem van vergoedingen en verstrekkingen zijn vergoedingen voor intermediaire kosten onbelast en daarmee gericht vrijgesteld. Intermediaire vergoedingen zijn geen loon en vallen daarom niet onder de werkkostenregeling. Alleen als u zaken die uw werknemer heeft voorgeschoten, daarna aan hem verstrekt of ter beschikking stelt, kan er sprake zijn van loon. Voorbeeld: Een werknemer gaat voor een klus met de bedrijfswagen van Arnhem naar Amsterdam. De werknemer komt er achter dat een collega de auto de vorige dag heeft teruggezet met een lege tank. Hij moet tanken, maar heeft alleen geld van zichzelf bij zich. De medewerker schiet de tankkosten van de bedrijfsauto voor uit eigen portefeuille. Deze voorgeschoten tankkosten zijn intermediaire kosten en kunnen dus onbelast vergoed worden. 2
Een woonmeubelfabrikant staat elk jaar op de beurs in Keulen. Twee medewerkers zijn een week lang in Keulen voor het opbouwen, afbouwen en bemannen van de standruimte. De hotelkosten en het vervoer naar Keulen is van tevoren door de werkgever geregeld. De onkosten ter plaatse betalen de medewerkers zelf en kunnen deze later declareren. Deze onkosten zijn intermediaire kosten en kunnen onbelast vergoed worden.
5. Gerichte vrijstellingen binnen de werkkostenregeling Binnen de werkkostenregeling is er voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen enkele vrijstellingen; de zogeheten “gerichte vrijstellingen”. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte voor zover ze binnen de normen vallen die voor deze vrijstellingen gelden. Vergoedt of verstrekt u meer dan de normen, dan is er sprake van een bovenmatig deel van de gerichte vrijstellingen. Voor dit bovenmatige deel mag u kiezen, aanmerken als loon of onderbrengen in de vrije ruimte. De volgende kosten zijn onder de werkkostenregeling gericht vrijgesteld: reiskosten tot € 0,19 per zakelijk kilometer Voorbeeld: Geeft een werkgever € 0,38 per kilometer, dan is € 0,19 onbelast en € 0,19 als loon of als vrije ruimte aan te merken tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, waaronder maaltijden bij overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties (voor zover de kosten zien op de werknemer) kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement studie- en opleidingskosten, daaronder mede begrepen het volgen van een procedure erkenning verworven competenties, vakliteratuur en contributies beroepsverenigingen extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking (extraterritoriale kosten/ 30%-regeling) zakelijke verhuiskosten
6. Wat wordt er bedoeld met de nihilwaarderingen binnen de werkkostenregeling? Alles wat een werknemer nodig heeft op de werkplek om zijn werk te kunnen uitoefenen, wordt gewaardeerd op nihil. Praktisch kom het erop neer dat de kosten die u daarvoor maakt, zijn vrijgesteld van belastingheffing. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen op de werkplek in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Bij nihilwaarderingen gaat het om aanschaffingen, die de werkgever doet en deze vervolgens ter beschikking stelt aan de medewerkers. De aanschafte spullen blijven te allen tijde eigendom van de werkgever. LET OP: nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura (verstrekkingen) en niet voor vergoedingen in geld nihilwaarderingen gelden niet voor voorzieningen en verstrekkingen voor de werkplek in het eigen huis van uw werknemer. Voor de volgende soorten loon in natura geldt een nihilwaardering: voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon arbovoorzieningen consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd de volgende ter beschikking gestelde werkkleding: kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en overalls werkkleding die op het werk achterblijft werkkleding die per kledingstuk is voorzien van 1 of meer duidelijk zichtbare - aan (de bedrijfsorganisatie van) de werkgever gebonden - beeldkenmerken (bijvoorbeeld een bedrijfslogo) met een oppervlakte van ten minste 70 cm2 de renteloze personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt (ook binnen cafetariaregelingen) 3
de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar zijn in de inkomstenbelasting
ter beschikking gestelde mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die de werknemer ook ergens anders dan op de werkplek kan gebruiken, als het zakelijke gebruik 90% of meer is ov-abonnement en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt huisvesting waaraan de werknemer zich niet kan onttrekken
Voorbeelden: Werkkleding De werkgever dient vanuit de CAO werkkleding ter beschikking te stellen of de werkgever dient een weekvergoeding te betalen aan de werknemers. Indien een werkgever besluit een weekvergoeding te betalen dan komt dit ten laste van de 1,2% forfait. Indien een werkgever werkkleding met logo (volgens de fiscale voorwaarden) aanschaft voor de werknemers, dan wordt deze werkkleding op nihil gewaardeerd en zijn deze uitgaven dus onbelast. Voorwaarde is wel dat de werkkleding uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en de werknemers de werkkleding niet privé gebruiken. Gereedschap Wanneer een werkgever zorg draagt voor het ter beschikking stellen c.q. de aanschaf van gereedschap voor de werknemers, worden deze kosten op nihil gewaardeerd. Het gereedschap blijft eigendom van de werkgever. Indien een werkgever besluit een weekvergoeding voor het gereedschap te betalen dan komt dit ten laste van zijn 1,2% forfait Computers Het aanschaffen van computers voor gebruik op kantoor vallen ook onder de nihilwaarderingen. Mits deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt. Mobiele telefonie Een interieurbouwer met een montageploeg kan mobiele telefoons aanschaffen en deze laten gebruiken door de montagemedewerkers. Wanneer deze telefoons voor ten minste voor 10% zakelijk worden gebruikt door de montagemedewerkers, kan deze voorziening op nihil worden gewaardeerd. De mobiele telefoons blijven eigendom van de werkgever. Bij uitdiensttreding dient de montagemedewerker de mobiele telefoon retour te geven aan de werkgever. N.B.: In de nieuwe werkkostenregeling wordt het onderscheid in fiscale behandeling tussen computers, smartphones en tablets weggenomen. Wanneer medewerkers voor het uitoefenen van hun functie gereedschappen, computers of mobiele communicatiemiddelen nodig hebben, mag een werkgever deze verstrekken zonder dat ze de werkkostenregelingbudget opvullen. Voorheen was het zo dat dit alleen mocht wanneer ze voor meer dan 90% zakelijk gebruik bestemd waren en de werkplek niet verlieten. Vooral de laatste eis, het niet mogen verlaten van de werkplek, maakte de zaken erg lastig. Leraren konden bijvoorbeeld niet het lesmateriaal thuis op de tablet nakijken, aangezien deze de werkplek niet mocht verlaten. In de nieuwe werkkostenregeling wordt dit soepeler aangepakt; is het gereedschap, de computer en/of het mobiele communicatiemiddel noodzakelijk voor het uitoefenen van de functie, dan mag het buiten het WKR-budget verstrekt worden, en mee worden genomen naar huis! Hiermee wordt tegemoet gekomen aan de wens van veel werkgevers. 7. Vaste kostenvergoeding Sommige kosten, die werknemers bij het uitvoeren van hun werkzaamheden maken, kunnen door de werkgever onder de werkkostenregeling op declaratiebasis onbelast worden vergoed. Hiervoor dient een werknemer wel een bon of andere betalingsbewijs te overhandigen. Een werkgever kan ook kiezen om voor deze kosten de werknemers een vaste kostenvergoeding te verstrekken. Een dergelijke vergoeding heeft betrekking op meerdere kostensoorten tegelijk. Het voordeel van een vaste kostenvergoeding is met name dat de werkgever niet voortdurend bonnetjes en declaraties hoeft te controleren en te bewaren. Onder de werkkostenregeling blijft het mogelijk om een onbelaste vaste kostenvergoeding aan werknemers te verstrekken. De kostensoorten waarvoor een dergelijke vaste vergoeding kan worden gegeven zijn echter gewijzigd. Net als de administratieve voorwaarden. 4
Bij toepassing van de werkkostenregeling kunnen gericht vrijgestelde kostensoorten nog steeds in de vaste kostenvergoeding worden opgenomen. Maar dan moet u wel altijd vooraf onderzoek (steekproef) doen naar de werkelijke kosten. De werkgever zal zo'n onderzoek van tijd tot tijd (om de 3 of 5 jaar) moeten herhalen, wil het als betrouwbare basis kunnen dienen voor het bepalen van de hoogte van een vrijgestelde vaste kostenvergoeding. Voor een vaste kostenvergoeding die op basis van een cao wordt betaald, geldt deze procedure ook. Zo’n vergoeding is niet zonder meer vrijgesteld. Er is echter een uitzondering gemaakt voor bestaande vaste kostenvergoedingen. Bij een overstap naar de WKR hoeft u dan niet alsnog een steekproef te doen. Alleen gericht vrijgestelde kostensoorten en intermediaire kosten kunnen onderdeel blijven uitmaken van onbelaste kostenvergoedingen. Dit betekent dat de volgende kostensoorten niet meer onbelast zijn: kosten van kantoorbenodigdheden kosten van PC-benodigdheden kosten mobiele telefoon kosten vaste telefoonaansluiting in de woning kosten van internet in de woning (via kabel of ADSL) kosten gebruik PC Maken één of meerdere van deze kostensoorten onderdeel uit van een vaste kostenvergoeding, dan zal dit deel ofwel geschrapt moeten worden, ofwel in het forfait van 1,4% moeten worden ondergebracht, ofwel als loon gewoon belast worden.
8. Wat valt buiten de werkkostenregeling? Bepaalde voordelen zijn geen loon of er bestaan vrijstellingen voor. Daarom vallen deze niet onder de werkkostenregeling. Dit zijn: voordelen buiten de dienstbetrekking Loon is alles wat de werkgever een werknemer geeft op grond van de dienstbetrekking. Als een werkgever een werknemer een vergoeding of verstrekking geeft die buiten de relatie werkgeverwerknemer valt, is dat geen loon. Deze vergoedingen kan de werkgever belastingvrij blijven geven en vallen dus niet onder de werkkostenregeling. Voorbeeld: is een fruitmand tijdens ziekte van een werknemer. U geeft de fruitmand uit wellevendheid, sympathie of op grond van een persoonlijke relatie en niet zozeer op basis van de relatie werkgever-werknemer.
vrijgesteld loon Vrijgesteld loon is onder te verdelen in: - vrijgestelde aanspraken - vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen Een aanspraak is in principe loon, maar meestal is de aanspraak vrijgesteld en is daarmee de uitkering op grond van die aanspraak meestal belast. Bijvoorbeeld: Pensioenaanspraken Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen behoren niet tot het loon. Voorbeelden hiervan zijn o.a. vergoedingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken, uitkeringen uit fondsen, diensttijduitkeringen, vergoedingen voor arbeid in de onderneming van de partner die lager zijn dan € 5.000 of uitkeringen die in het kader van de Wet Werk en Bijstand zijn vrijgesteld.
intermediaire vergoedingen
verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt Als u een werknemer iets verstrekt (loon in natura) en hij betaalt tenminste de (factuur)waarde daarvan, dan is er geen sprake van loon. De verstrekking valt dan niet onder de werkkostenregeling.
5
9. Aandachtspunten bij invoering werkkostenregeling Als een werkgever de overgang wil maken naar de werkkostenregeling, houd dan rekening met de volgende aandachtspunten: bestaande regelingen, vergoedingen of verstrekkingen zullen mogelijk onder de werkkostenregeling anders zijn inventariseer wat u momenteel belast en onbelast vergoed of verstrekt inventariseer welke arbeidsvoorwaardelijke regelingen bij uw organisatie bestaan (denk aan cafetariaregelingen, declaratiereglementen) breng in kaart welke vergoedingen onder de vrije ruimte vallen, welke een vrijstelling hebben en welke een nihilwaardering bereken of u uitkomt met de beschikbare vrije ruimte van 1,2%, want over het meerdere dient u een eindheffing van 80% belasting te betalen bedenk of u de vergoedingsregelingen anders moet gaan inrichten (vergoedingen verminderen of afschaffen) om bijbetaling te voorkomen. Controleer de haalbaarheid in verband met toezeggingen aan het personeel en/of de OR. Let op of u niet in strijd handelt met de bepalingen in de CAO betrek vroegtijdig het management en de OR bij de problemen die u tegenkomt en de uitwerking ervan check bij de branchevereniging welke ontwikkelingen er voor uw branche gelden bij de invoering van de werkkostenregeling betekent dit dat u uw administratie hierop moet aanpassen. Bovendien moet u vergoedingen inclusief BTW berekenen. Indien uw administratie daarop nog niet is ingericht, moet dit alsnog gebeuren. het is aan te bevelen budgetbewaking in te voeren, zodat u vroegtijdig weet of de 1,2% overschreden wordt. raadpleeg uw accountant, fiscalist, belastingadviseur en salarisadministrateur als u er niet zelf uitkomt. meer informatie kunt u vinden op de site van de belastingdienst.
september 2014
6
