Dienst Ondersteuning Nieuwsbrief van Bureau Aanbestedingen
Welbesteed
Nummer 38 Juni 2009
Wet arbeid vreemdelingen
2
Column Ton Rath
3
Even voorstellen… Jacco Fransen
4
De Checklist
4
Succesvol aanbesteed, en dan?
5
Duurzaam Bier
6
Collectieve ziektekostenverzekering
7
Projecten Bureau Aanbesteding
8
Flankerend beleid Karel de Grote kende het al. Formeer een
anno 2009 behandelt de implementatie
immers de strijd die we in deze tijd voeren.
hoofdmacht om de grote strijd te strijden
van de Europese richtlijn en gaat niet verder
Niet professionele aanbestedende diensten
en ga met kleine, snelle en flexibele een-
dan dat, zeg maar de hoofdmacht. Aan-
zien zich dus - net als eeuwen geleden -
heden over de flank in de aanval. Deze
besteden onder de drempel, IIb-diensten,
geconfronteerd met een flexibele en steeds
aanpak was zeer succesvol en is door de
transparantie enz. wordt geregeld via
weer aan de omstandigheden aanpassende
eeuwen heen vaker toegepast. Vanuit het
Algemene Maatregelen van Bestuur of via
hulpmiddelen. Hulpmiddelen die vorm krijgen
perspectief van de andere partij valt te
flankerend beleid. Over de AMvB's is nog
naar gelang de omstandigheden veranderen.
zeggen dat de aanpak via de flank niet
weinig bekend. Het flankerend beleid wordt
erg gewaardeerd werd. Karel echter kon
al stevig onderzocht en een voorbeeld is
Rest de vraag hoe we voorkomen dat het
op elk moment met aanpassingen in de
een aanbestedingsreglement voor diensten
flankerend beleid niet een omtrekkende
specifieke strategie anticiperen op de
en leveringen (ARD/ARL). Doel van de
beweging om de moeilijk vraagstukken
ontwikkelingen en zo maximaal zijn
wetgever is flankerend beleid in te zetten
wordt. In de Aanbestedingswet doen
doel nastreven.
op de specifieke problemen van de aan-
we geen uitspraken over kaders van
bestedende diensten en hier maatwerk te
transparantie en hoe een IIb-dienst goed
Eeuwen later is de consultatie van de
leveren: aanpassen aan de veranderende
aan te besteden.
aanbestedingswet 2009 van start gegaan.
omstandigheden en niet dichttimmeren
Die onderwerpen had ik graag in de wet -
Doel van de wetgever was een einde aan
in de wet. Op deze manier, naar historisch
de hoofdmacht - teruggezien. Misschien
de lappendek te maken én het uniformeren
voorbeeld, meer ijzers in het vuur hebben
een idee om hierover in het kader van de
van aanbesteden door de verschillende
om zo door gezamenlijke toepassing het
consultatie vragen te stellen?
aanbestedende diensten. Het wetsvoorstel
aanbesteden te professionaliseren. Dat is
Gàry Habets
Dienst Ondersteuning
Wet arbeid vreemdelingen: opdrachtgevers opgelet! In de afgelopen tijd zijn meerdere gemeenten door de Arbeidsinspectie aangesproken op het feit dat een opdrachtnemer illegale werknemers te werk had gesteld. In sommige gevallen heeft de Arbeidsinspectie de gemeenten een boete opgelegd. In dit artikel lees je welke risico’s de gemeente bij opdrachtverlening loopt in het kader van de Wet arbeid vreemdelingen en op welke manier met deze materie het beste kan worden omgegaan.
De gemeente verleent veelvuldig opdracht aan anderen om diensten bij de gemeente te verrichten. Dit zijn bijvoorbeeld aannemers die bouwprojecten uitvoeren, schoonmaakbedrijven en beveiligers. Ook leent de gemeente regelmatig personeel in van uitzend- en detacheringbureaus. Voor deze werkzaamheden maakt de ondernemer gebruik van personeel. De gemeente draagt enkele wettelijke plichten ten aanzien van dit personeel, waaruit ook risico’s voor de gemeente ontstaan.
Keten van werkgevers Eerst maar eens een voorbeeld om te illustreren wat er kan spelen. De gemeente geeft opdracht aan een schoonmaakbedrijf om haar gebouwen schoon te maken. Het schoonmaakbedrijf huurt het schoonmaakpersoneel in van een uitzendbureau. Op de schoonmaker is dan de volgende keten van werkgevers van toepassing: uitzendbureau – schoonmaakbedrijf – gemeente. De werkgever waarbij de schoonmaker in dienst is, het uitzendbureau, is de formele opdrachtgever. Dit is ook de opdrachtgever in arbeidsrechtelijke zin. Voor de Wet arbeid vreemdelingen is het schoonmaakbedrijf een ‘feitelijke’ werkgever, omdat het schoonmaakbedrijf 2
leiding geeft aan de schoonmaker. De gemeente is ook een ‘feitelijk’ werkgever, omdat de werkzaamheden op de locatie van de gemeente worden verricht. Alle werkgevers in de keten kunnen door de arbeidsinspectie worden aangesproken, als er in de zin van de Wet arbeid vreemdelingen iets mis is.
Wet arbeid vreemdelingen De Wet arbeid vreemdelingen verbiedt werkgevers om vreemdelingen, die geen vrije toegang hebben tot de Nederlandse arbeidsmarkt, zonder geldige tewerkstellingsvergunning voor zich te laten werken. Werknemers afkomstig uit de EU-landen (behalve Roemenië en Bulgarije) en Zwitserland, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein kunnen zonder tewerkstellingsvergunning werken in Nederland. Werknemers uit alle andere landen moeten een tewerkstellingsvergunning hebben.
dat de gemeente kan aantonen dat zij er alles aan heeft gedaan om te controleren dat alle werknemers legaal op het werk aanwezig zijn. De gemeentelijke opdrachtgever zou kunnen overwegen om aan de opdrachtnemer (het schoonmaakbedrijf uit het voorbeeld) de verplichting op te leggen dat deze een lijst aan de opdrachtgever dient te overleggen van alle personen die op de locaties werken. Van de personen die over een tewerkstellingsvergunning dienen te beschikken, moet de opdrachtnemer een kopie van hun tewerkstellingsvergunning en kopie van het identiteitsbewijs aan de opdrachtgever geven. Deze bewaart deze stukken in zijn administratie. Daarnaast kan de opdrachtgever de opdrachtnemer er regelmatig op wijzen dat de personeelsleden zich kunnen identificeren.
Wat moet de gemeente doen?
Voor als het mis gaat: contractuele regeling
Allereerst moet de gemeente als er personeel op gemeentelijke locaties werkt, (waaronder ook bouwprojecten en werk in de openbare ruimte) de identiteit van de werknemer vaststellen en controleren of deze gerechtigd is in ons land te werken. Dit lijkt allemaal erg omslachtig, maar is wel noodzakelijk om te zorgen
Het voorgaande voorkomt natuurlijk niet volledig dat er toch een keer een persoon aanwezig is die illegaal te werk is gesteld. De gemeente kan dan alsnog worden aangesproken en een boete krijgen. De boete in de zin van de Wet arbeid vreemdelingen kan oplopen tot enkele duizenden euro’s. De boete moet,
als de gemeente wordt aangesproken en de boete terecht is, betaald worden. Neem daarom in het contract met de opdrachtnemer een bepaling op, waarin de verplichtingen op het gebied van identificatie en te werk stellen van vreemdelingen aan de opdrachtnemer worden opgelegd. Voldoet de opdrachtnemer niet aan deze verplichtingen, dan is deze hierop door middel van het contract aan te spreken. Er kan in dat contract ook een regeling worden opgenomen dat, als er een boete wordt opgelegd aan de gemeente, de opdrachtnemer de boete en alle overige schade die de gemeente lijdt aan de gemeente vergoedt. Bureau Aanbestedingen hanteert inmiddels een regeling in haar standaardovereenkomsten waarin de volgende zaken geregeld zijn: • verplichte overlegging van een kopie van tewerkstellingsvergunning en identiteitsbewijs van de vreemdeling, ook als deze werken voor onderaannemers; • de mogelijkheid voor de opdrachtgever om de opdrachtnemer te verplichten een steekproef te nemen onder het personeel om de naleving van de identificatieplicht te toetsen; • vrijwaring van de gemeente door de opdrachtnemer indien een boete wordt opgelegd. Het is raadzaam om dergelijke bepalingen in alle contracten op te nemen en vervolgens ook toe te passen. De bepalingen zijn bij Bureau Aanbestedingen op te vragen. Jurriën Brombacher
Column Komma’s en punten in de wet Onlangs heb ik een aanbesteding afgerond. Zoals gebruikelijk duurt het altijd te lang voordat een aanbesteding wordt gestart. Immers eerst moet de vraag ‘moeten we wel aanbesteden’ beantwoord worden en daarna volgt vaak een moeizaam traject om een bestek op te stellen. Maar wanneer eenmaal de winnaar bekend is, moet die zo snel mogelijk worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek met de vraag of hij al ondanks het Alcatel-termijn al op eigen risico wil beginnen met de voorbereiding, want de startdatum van het contract nadert snel. Daarom werd een inschrijver gebeld om een afspraak te maken voor dit evaluatiegesprek, dezelfde dag als het evaluatievergadering was gehouden. De afwijzingsbrieven werden later die dag opgesteld en de volgende dag verstuurd. Een vervelende bijkomstigheid in dit geval was dat de contactpersoon die ik moest bellen voor een afspraak voor deze evaluatiebespreking op het moment van het telefoontje bij een van zijn concurrenten en tevens mede-inschrijvers in bespreking was. Een concurrent die bovendien de opdrachtnemer van dat moment was. Deze werd dus in plaats van via een officiële afwijzingsbrief door middel van dit telefoontje op de hoogte gesteld van zijn afwijzing. Ik werd toen geconfronteerd met de opmerking, dat volgens de wet, afwijzingsen gunningsbrieven tegelijkertijd moesten worden verstuurd. Ik zoeken in het Bao. Niets van te vinden. Ik werd verwezen naar het ARW 2005 en jawel, volgens artikel Art 2.29.5 hebben de schrijvers van dit aanbestedingsreglement het woordje ‘tegelijkertijd’ toegevoegd. Een woordje dat als aanvulling op het Bao is toegevoegd. Is dit een halszaak? In dit geval niet. En vaak ook kan men zonder telefoontje vooraf. De winnaar per brief uitnodigen, terwijl tegelijkertijd brieven voor afwijzing de deur uitgaan. Maar het is niet ongebruikelijk dat direct na het bekend worden de winnaar als eerste direct telefonisch op de hoogte wordt gesteld terwijl de afwijzingsbrieven pas later de deur uit gaan. Toch kan, bij toepassen van het ARW 2005, een dergelijke actie wel degelijk moeilijkheden verschaffen. Juristen kluiven tegenwoordig de wet af op woordjes en komma’s en kunnen hierover vallen. En wanneer je iets dergelijks doet bij een aanbesteding die toch al op een rechtszaak afstevent, dan is dit extra koren op de molen van een jurist die de rechter vertelt dat de aanbesteder toch wel erg onzorgvuldig bezig was, gelet op artikel 2.29.5 van het ARW. In de vertaling van de Europese richtlijn naar het huidige Bao zitten verschillende van dit soort ‘verschrijvingen’. Het ARW gaat met dit soort verschrijvingen helaas verder. En nu komt er een nieuwe wet, met als flankerend beleid een Aanbestedingsreglement voor leveringen en een voor diensten. Nog driemaal de mogelijkheid om nog meer woordjes, punten en komma’s te verkrijgen waar in de rechtszaal duidelijkheid over verkregen moet worden. Zoals eerder gesteld: aanbesteden wordt een zwarte jurken paradijs Ton Rath
3
Dienst Ondersteuning
✔
Bureau Aanbestedingen vernieuwt standaarddocumenten:
De Checklist
Bureau Aanbestedingen kan snel en met hoge kwaliteit werken, omdat de medewerkers beschikken over een groot aantal standaarddocumenten in een Toolkit. Op dit moment wordt gewerkt aan het actualiseren en verder verbeteren van deze documenten.
Even voorstellen…
Jacco Fransen Mijn naam is Jacco Fransen. Sinds 1 maart werk ik als projectassistent bij Bureau Aanbestedingen. Ik ondersteun de concerninkopers en de juristen. Concreet houdt dit in dat ik me bezig houd met de verslaglegging, correspondentie en publicatie tijdens het aanbestedingstraject. Daarnaast voer ik de projectadministratie uit en bewaak ik de projectplanningen. Hiervoor heb ik als communicatiemedewerker gewerkt voor de inkooporganisatie van de Nederlandse politie. Vanuit die functie kreeg ik te maken met aanbestedingen. Als lid van een verwervingsteam hield ik me bezig met aanbestedingen voor drukwerk, ontwikkeling en beheer huisstijl Nederlandse politie en het inkopen van kerstpakketten. Ik kan me nog goed herinneren dat ik het een hele rompslomp vond toen ik voor het eerst aan de slag ging met aanbesteden. Als communicatiemedewerker was ik gewend om ad hoc leveringen en diensten te bestellen bij leveranciers waarmee we al jaren zaken deden. De lijntjes naar de leveranciers waren kort en de samenwerking verliep meestal goed. Waarom is het dan nodig om aan te besteden? Met aanbesteden ben je alleen maar meer tijd kwijt, moet je ingewikkelde formulieren invullen en gaat het alleen om de prijs, was mijn vooroordeel. Inmiddels weet ik beter. Het is ook leuk om aan burgers te vertellen dat we zorgvuldig omgaan met de belastingen die zij betalen aan de gemeente. Dit is mijn eerste baan op een afdeling die verantwoordelijk is voor aanbestedingen. Het is boeiend want er is meer mogelijk met aanbestedingen dan ik van tevoren had verwacht. Niet alleen de prijs is altijd van belang maar ook voorbeeld duurzaamheid. Een aanbesteding 'dwingt' je goed na te denken over je eisen én wensen. En daarom, aanbestedingen is niet alleen iets van Bureau Aanbestedingen maar van ons allemaal. Jacco Fransen
4
Een opvallende vernieuwing die is doorgevoerd, is het toevoegen van een ‘Checklist’ aan de offerteaanvraag. In de Checklist worden alle gegevens, documenten en overige informatie die bij de inschrijving moeten zitten, om volledig (en dus geldig) te zijn door de concerninkoper van Bureau Aanbestedingen, op een rijtje gezet. Met een handig vinklijstje kan de inschrijver dan eenvoudig de compleetheid van zijn inschrijving controleren. Wij hebben er zelf ook baat bij. De herkenbaarheid van de documenten wordt verbeterd als inschrijvers de Checklist gebruiken. Het zoeken in de inschrijving wordt bovendien eenvoudiger, omdat in de Checklist de nummering van de documenten voorgeschreven wordt. Door het gebruik van de Checklist bij de inschrijving verbetert de kwaliteit van de inschrijving en daarmee ook de kwaliteit van de beoordeling. Lisette Hoogstraten
;
welbesteedje
'De inschrijver is op tijd als hij om 11.00 uur inschrijft. De klager is ook op tijd als hij om 11.00 uur klaagt. (Vonnis in kort geding Wallaard Noordeloos B.V./Gemeente Utrecht, 11 februari 2009, Grossmann-verweer gaat niet op als de inschrijver voorafgaande aan de aanbesteding heeft geklaagd, ook al is dit vlak voor de aanbesteding)
Succesvol aanbesteed, en dan? Een aanbesteding leidt tot een overeenkomst met een bedrijf. Vervolgens moet deze (mantel)overeenkomst nog worden geïmplementeerd. In dit artikel leest u over de valkuilen en aandachtspunten bij de implementatie van een mantelovereenkomst vanuit het gezichtspunt van een leverancier. Het betreft één van de leveranciers, die de aanbesteding van het Elektronisch Kinddossier voor de GG&GD Utrecht en de GGD Midden-Nederland gegund heeft gekregen.
Aan het woord is Yvo Hoeke, directeur van NetSourcing. “Er is een omvangrijke overeenkomst ontstaan door o.a. de grootte van het bestek, de inschrijving en de verificatiebesprekingen. In detail is vastgelegd welke afspraken er zijn gemaakt tussen de opdrachtgever en de leverancier. Dit levert valkuilen en aandachtpunten op.”
Een punt van aandacht is ontstaan doordat van de zijde van opdrachtgever is geacteerd als één partij met één programma van eisen. Na gunning is dit uitgewerkt in meerdere identieke overeenkomsten. Hierna heeft elk van de opdrachtgevers op eigen manier invulling gegeven aan het feitelijk implementatietraject. Zo’n implementatiewijze kost veel extra tijd en is complex. Daarnaast leidt deze opzet ook tot veel extra ruimte voor de individuele organisaties. Daarmee staat de uitvoering nog wel eens in contrast met de snelheid en punctualiteit van het gelopen aanbestedingstraject. Na de gunning ontstaat vanuit leveranciersoogpunt een valkuil omdat de individuele opdrachtgevers, als gevolg van de omvang van de overeenkomst enerzijds (het is gewoon té groot om eenvoudig door te nemen) en het ontbreken aan kennis anderzijds niet exact weten wat zij nu werkelijk krijgen en kunnen verwachten.
Continuïteit kennis vóór en ná de gunning Vanuit leveranciersperspectief zou het wenselijk zijn dat de contactpersonen
van vóór het tot stand komen van de gunning nog beschikbaar zouden zijn voor de individuele opdrachtgevers ná de gunning. Hierdoor ontstaat continuïteit die de verankering van de gemaakte contractafspraken kan versnellen en verbeteren. Door een aantal presentaties van de leverancier is getracht om kennis over te dragen en individuele opdrachtgevers een kapstok te bieden. Ondanks de gedetailleerde omschrijving van de gemaakte afspraken bij de aanbesteding, blijft een bepaald grijs gebied bestaan waardoor pas bij de uitvoering gehandeld kan worden conform de verificatiebesprekingen. Doordat de kennis uit de (verificatie)besprekingen beperkt beschikbaar is voor de individueel implementerende opdrachtgevers kan dit leiden tot een discussie die reeds in het voortraject is gevoerd. Dit is zeker een valkuil bij implementatie van een mantelovereenkomst. Ook vanuit deze optiek zou het wenselijk zijn dat de opgedane kennis uit de aanbestedingsfase ook voor de individuele opdrachtgevers bij implementatie beschikbaar zou kunnen zijn.
Communicatie Interne communicatie is een belangrijk aandachtspunt. Hoe meer beheerders én gebruikers op de hoogte zijn, des te soepeler zal de implementatie verlopen. Bovenstaand proces staat niet op zichzelf. Het is voor veel diensten/opdrachtgevers ingewikkeld om na sluiting van de overeenkomst een contract goed te implementeren en beheren. Bureau Aanbestedingen heeft de ambitie om niet alleen de mantelovereenkomsten, maar ook de dienstspecifieke contracten te beheren. Op strategisch en tactisch niveau bestaat de mogelijkheid om het contractmanagement bij Bureau Aanbestedingen onder te brengen. Deelname aan verificatie en implementatie van het contract zijn hier onderdeel van. De eigen dienst blijft echter verantwoordelijk voor het operationeel beheer en de operationele implementatie. De kennis van een dienst of product moet in de dienst behouden blijven, wil een contract goed geïmplementeerd en beheerd worden. Aletta Peelen (met dank aan Yvo Hoeke) 5
Dienst Ondersteuning
Duurzaam
Bier Vervoer over water heeft bij de gemeente Utrecht de aandacht. Al sinds eeuwen worden de grachten in de binnenstad van Utrecht gebruikt voor het vervoeren van goederen en personen. Door de opkomst van vrachtvervoer per auto werd het vervoer over het water minder. De historische werfkelders hebben veel te lijden onder het gewicht van de zware vrachtwagens. Daarom is het vervoer over water weer toegenomen. Al geruime tijd wordt het afval in de
binnenstad over het water ingezameld. Daarnaast worden horecagelegenheden en winkels aan de grachtengordel over het water bevoorraad. De laatste jaren stijgt de vraag naar vervoer over water zodanig dat het de beschikbare capaciteit overstijgt. Uit een businesscase blijkt dat een extra "Bierboot" rendabel geëxploiteerd kan worden. Ik hoor u denken "Bierboot"? Ja, in de volksmond heet het bevoorradingsschip "Bierboot"; een echt Utrechts begrip dus.
Elektromotor De nieuwe bierboot moet haar steentje bijdragen aan de luchtkwaliteit en de duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeente Utrecht in het algemeen. Deze bijdrage wordt indirect maar ook direct geleverd. De indirecte bijdrage aan de luchtkwaliteit wordt gerealiseerd doordat er minder vervuilende vrachtwagens de binnenstad van Utrecht inrijden. Daardoor komt er minder fijnstof in de lucht en is de CO2 uitstoot minder. De directe bijdrage aan de luchtkwaliteit en de duurzaamheidsdoelstellingen is het feit dat de bierboot voorzien is van een elektromotor. Deze elektromotor heeft krachtige batterijen: de bierboot kan de hele dag varen, laden en lossen. Aan het eind van de werkdag wordt de bierboot afgemeerd en gaat de stekker in het stopcontact. Groene stroom laadt de batterijen weer op. Een uniek concept, want nergens in de wereld wordt een bevoorradingsschip aangedreven met een elektromotor. Ook met deze aanbesteding hebben we weer een stap gezet in de realisatie van de duurzaamheidsdoelstellingen die wij als gemeente willen realiseren. Het resultaat mag er zijn; een bierboot die vanaf begin 2010 in de vaart gaat en de horecagelegenheden bevoorraadt. Utrecht heeft vanaf dat moment de duurzaamste biertjes van Nederland! En ook dat is mooi meegenomen.
6
Een Collectieve ziektekostenverzekering voor inwoners van de gemeente Utrecht met een laag inkomen Vorig jaar is een bijzonder project aanbesteed: de Collectieve ziektekostenverzekering voor inwoners van de gemeente Utrecht met een laag inkomen. Wat maakte deze aanbesteding zo bijzonder? Allereerst was er de vraag of dit wel een aanbestedingsplichtige opdracht was? Daarnaast heeft de beoordeling van de offertes in twee etappes plaatsgevonden. Het resultaat: de verzekering is uitgebreid en bestaat uit de Basisverzekering en een aanvullend verzekeringspakket, dat door de gemeente Utrecht voor haar doelgroep speciaal is ontwikkeld. Optioneel is een tandverzekering af te sluiten.
De gemeente Utrecht telt zo'n 27.000 huishoudens met een laag inkomen. Utrecht heeft er belang bij dat deze mensen goed verzekerd zijn en de mensen zelf hebben voordeel bij een Collectieve verzekering, vanwege de korting op de premie.
Aanbestedingsplichtig? Deze vraag heeft tijdens de voorbereiding lang gespeeld: "Is het eigenlijk wel een aanbestedingsplichtige opdracht?" We maken afspraken met een verzekeraar, maar een derde (de verzekerde) neemt het product af en betaalt het ook. De gemeente verstrekt in het kader van haar armoedebeleid wel een subsidie (in 2009 is dat € 7,55 per maand). Dit is echter een subsidie aan de verzekerde, niet aan de verzekeraar. Is er dus wel sprake van een 'bezwarende titel’? De partij waarmee de gemeente Utrecht al jaren een contract heeft met betrekking tot de ziektekostenverzekering voor mensen met een laag inkomen, doet ook veel aan preventie in de stad Utrecht. In een Convenant heeft de gemeente afspraken met deze partij gemaakt. Er was dus ook een belang bij het verlengen van de lopende overeenkomst zonder deze eerst aan te besteden. Uiteindelijk is besloten om de afspraken uit het Convenant zorgvuldig te scheiden
van de afspraken die individuele verzekerden betreffen en de opdracht Europees aan te besteden, om daarmee iedere schijn van belangenverstrengeling te voorkomen.
Beoordeling in tweeën Jaarlijks wordt opnieuw vastgesteld wat de inhoud van de Basisverzekering moet zijn en welke vergoedingen daarvoor beschikbaar komen. Dit komt voort uit de Zorgverzekeringswet. De verzekeraars kunnen pas daarna aan het rekenen om hun premies vast te stellen. Tegelijkertijd bepaalt de Zorgverzekeringswet dat een verzekerde alleen kan wisselen per 1 januari van elk jaar. Voor onze aanbesteding betekende dit dat we op zijn vroegst eind oktober offertes binnen zouden krijgen. Na beoordeling en gunning met alles wat daarbij komt kijken, moet dan nog een hele publiciteitscampagne worden opgezet om alle verzekerden binnen de doelgroep van het Collectieve contract te laten weten wat de wijzigingen zijn en wat dat voor hen betekent. Zij moeten met die informatie vóór 1 januari kunnen beslissen of zij over willen stappen naar de nieuwe Collectieve verzekering. Aan die termijnen is niet echt veel te sleutelen. Het verwervingsteam van de aanbesteding heeft een creatieve oplossing gevonden door de beoordeling van de offertes in twee stappen te doen:
de antwoorden op de wensen, met uitzondering van de commerciële wensen (de premies) zijn al in september binnengekomen en (onder strikte geheimhouding) beoordeeld. Eind oktober was de sluitingsdatum voor het aanbod van de premies. Deze zijn dezelfde dag nog beoordeeld, waarna het voorlopig gunningsbesluit direct kon worden genomen. Daarmee hebben we enkele weken tijdswinst geboekt, die bij de implementatie van grote waarde bleek. Beide keuzes hebben goed uitgewerkt. Jammer dat we slechts één offerte ontvingen, die van de op dat moment al gecontracteerde partij. De offerte voldeed en er kon al spoedig worden gegund. Een groot deel van de doelgroep hoefde niet daadwerkelijk over te stappen naar een andere partij, zij hoefde slechts op de hoogte gebracht te worden van de gewijzigde afspraken. Een belangrijk deel van de doelgroep moest wel over naar een nieuwe pakketsamenstelling. Zij zijn zowel door de gemeente als door de nieuwe contractspartij zeer intensief (schriftelijk, maar ook via de telefoon en op verschillende spreekuren) benaderd. Mede hierdoor heeft iedereen zijn keuze op tijd kunnen maken. Al met al is daardoor ook de implementatie soepel verlopen. Lisette Hoogstraten
7
Projecten Bureau Aanbesteding In uitvoering: Dienstverlening Architectuur Rabobrug Ontwikkeling Hiëronymuserf Mantel sanitaire voorzieningen Mantel Bloemen & Planten Mantel Schoonmaak Schouwburg & Centraal Museum Mantel Dienstauto's Mantel Interieurverbouwingen Tuin- en plantsoenafval Loopbaanadviesinstrument Architectenselectie Bibliotheek ++ Smakkelaarsveld Trap- en Tilliften Data Center II Digitale Knipselservice Inhuur DIV-personeel Internet Service Provider Media Analyse Verkeersregelaars ANPR (Automatic Number Plate Recognition) camera's t.b.v. handhaving milieuzone Herontwikkeling Orinocodreef no. 6 Leenfietsen
Onlangs opgeleverd: Kledingpakket uniformen Stadswacht Mantel Schoonmaak 2009 Functioneel Applicatiebeheer SAP ICT middelen – Rekencentrum ICT middelen – Werkplekken Gemeenteberichten Oracle licenties
Colofon
Eindredactie Dienst Ondersteuning, Communicatiebureau
Uitgave
8
Gemeente Utrecht Bureau Aanbestedingen
Illustratie
Aan dit nummer werkten mee
Vormgeving
Medewerkers Bureau Aanbestedingen, Ton Rath, Rath AanbestedingsADviezen, Dienst Ondersteuning, Communicatiebureau
Ellen Bakker, Utrecht
Aan deze publicatie kunnen geen rechten worden ontleend.
Oplage
SO SO GU GU GU GU GU SW BCD BU DMO DO DO DO DO DO POS SO SO SO
;
welbesteedje
Het bedrag om enkelvoudig onderhands aan te besteden is veranderd in 50.000 euro. Het bedrag om melding te doen bij Bureau Aanbestedingen (BA) niet. Stuur fase 1 formulier naar BA wanneer de raming hoger is dan 11.500 euro.
Meer informatie Redactieadres Postbus 10080 3505 AB Utrecht
Tom Janssen, Amsterdam
Drukwerk Drukkerij Romer bv, Schiedam
1850
Bezoekadres Vliegend Hertlaan 1-11 3526 KT Utrecht Telefoon 030 - 286 05 55 Fax 030 - 286 05 56 E-mail
[email protected] www. utrecht.nl/aanbesteden
