Weergaven (Views) In een EDUgroepensite kun je de manier waarop wordt gekeken naar lijsten en Webonderdelen veranderen. Dit worden Weergave of View genoemd. Je kunt Weergaven of Views maken door kolommen te groeperen, verbergen, filteren en sorteren. Onder de Weergaven schuilt nòg een grote truc ‘de Stijl-optie’ waarmee je een lijst een compleet andere vorm kunt geven. Van een gewone lijst tot een soort nieuwsbrief of visitekaartje. Zowel voor de Lijsten als Webonderdelen op basis van lijsten opereren de Weergaven los van elkaar. Wanneer je dus een nieuwe Weergave wilt van bijvoorbeeld het Webonderdeel Contactpersonen of Aankondigingen, dan laat dat de Weergave van de lijst Contactpersonen of Aankondigingen ongemoeid. Een Weergave die gemaakt is in een Lijst, is echter wèl in het Webonderdeel te hergebruiken door via Webonderdeel bewerken naar het keuzemenu van beschikbare Weergaven te gaan (zie Geselecteerde weergaven in ‘Uitleg Webonderdelen’).
Weergave op Lijst In de uitleg over Lijsten zal worden beschreven hoe je via de Lijstinstellingen bij de Weergave van een lijst kunt komen. De snelle manier om bij de Views van een Lijst te komen is om het menu aan te klikken in de titelbalk van de lijst. Je kunt daar schakelen tussen de bestaande Views van de Lijst of via Weergave wijzigen en Weergave maken een weergave aanpassen of aanmaken.
Weergave op de Lijst via Webonderdeel Bij Webonderdelen (Web Parts) kun je bij de Weergaven komen via het menu Webonderdeel bewerken (zie hoofdstuk Webonderdelen). Bij een Web Part kun je klikken op het Pull Down menu Geselecteerde weergave. Hier vind je meestal twee à drie keuzemogelijkheden om tussen Weergaven te schakelen; dit betreffen de Weergaven die vanuit de Lijst zelf zijn aangemaakt.
Je kunt via het taakvenster ook klikken op de link De huidige weergave bewerken (zie afbeelding) om de weergave van het Webonderdeel aan te passen. Hier kun je dus ook een nieuwe, afzonderlijke ‘Webonderdelen Weergaven’ creëren.
Wanneer een lijst ook als Webonderdeel op de pagina gepresenteerd gaat worden en je daar verschillende Weergaven op wilt, is het raadzaam om de nieuwe Weergaven eerst op de Lijst aan te maken. De Weergaven op de Lijst kunnen daarna relatief eenvoudig via ‘Geselecteerde weergave’ in het Webonderdeel worden hergebruikt.
Weergaven bij Documentbibliotheek en Afbeeldingbibliotheek (Document Library en Picture Library) Bibliotheken (libraries) zijn vergeleken met de andere lijsten een wat vreemde eend in de bijt, maar hebben daardoor wel een aantal standaard Views die erg handig zijn. Zo hebben de bibliotheken een Verkennerweergave / Explorer View die ongeveer hetzelfde werkt als Windows Verkenner. Wat erg handig is als je meerdere bestanden tegelijk wilt (ver)plaatsen binnen EDUgroepen. NB: Deze functies werken het best op een Windows PC met liefst Internet Explorer. Apple computers en/of gebruik van andere internet browsers bieden vaak aanzienlijk minder functionaliteit. Weergaven in de Afbeeldingbibliotheek / Picture Library In Weergaven kun je verschillende weergaves kiezen. Details, Thumbnails en Filmstrip zijn erg mooi..
Open met Windows Verkenner / Windows Explorer onder de knop Acties is erg handig omdat dit een zelfde weergave biedt als My Computer / Windows Explorer. Op een soortgelijke manier als met Windows Verkenner kan men dan aan de slag.
Vermeldenswaard is nog een extra optie onder de Lijst Acties wat eigenlijk ook een Weergave is. Exclusief voor de Afbeeldingbibliotheek is er de Lijstactie Diavoorstelling weergeven / View Slide Show. De Diashow is een weergave die de inhoud van een lijst afbeeldingen als een soort PowerPoint presentatie afspeelt. Inclusief knoppen Afspelen, Pauze, Stop, Terug en Vooruit.
Zelf een nieuwe Weergave maken Omdat een nieuwe Weergave (View) die we op een Lijst aanmaken, ook via Webonderdelen (Web Parts) is te gebruiken, beperken we ons nu tot het creëren van een View op een Lijst. Het aanmaken van nieuwe Weergave via een Webonderdeel gaat op soortgelijke wijze. Er zijn vier mogelijkheden om een nieuwe Weergave in een Lijst aan te maken. 1.
Ga naar het menu Instellingen in de Lijst en klik Weergave Maken / Create View (of via het menu in de titelbalk zoals beschreven in vorige paragraaf).
2.
De tweede manier is via de het menu Weergave door te klikken op Weergave Maken
3.
Via de navigatiebalk. Klik in de ‘Breadcrumbs’ van de navigatie op het gewenste onderdeel. Er verschijnt een uitklapmenu met verschillende opties.
4.
Via de Ribbon boven de Lijst. De menubalk die doet denken aan de menubalk van Office. Kies in de Ribbon op Weergave maken of geheel rechts via de Tab ‘Hulpmiddelen voor Lijst’ voor Lijst, Lijstinstellingen.
Je kunt onder in het scherm kiezen om te starten vanuit een bestaande weergave, maar we gaan in de beschrijving nu uit van een compleet nieuwe weergave, omdat dit nog een aantal interessante keuzemogelijkheden biedt. Na het klikken op Weergave maken/Create View hebben we afhankelijk van het type lijst, een viertal tot zestal opties. We kiezen Standaardweergave, welke ons later de meeste keuzes biedt en daarom ook het meeste aangeraden. De andere View opties zijn soms ook erg handig om te kiezen:
Met de Agendaweergave/Calendar View kun je items langs chronologische volgorde in een kalender tonen.
Gegevensbladweergave/Datasheet View - Bewerk de lijst online als een Spreadsheet in Excel. Erg praktisch voor het invoeren van grote aantallen Items in de lijst. Dan hoef je dat niet één voor één te doen via Add New Item, maar kun je Bulk Editen.
Access-weergave – De lijst openen in Office Access om hiermee formulieren en rapporten te maken op basis van de Lijst.
Gantt-weergave – Een nuttige View om toe te passen bij o.a. Takenlijsten. Zet een tijdspad naast een taak om naar een streefdatum toe te kunnen werken. Gantt-schema’s zijn vooral bekend door de toepassing hiervan in programma’s als MS Project.
De laatste weergave, Aangepaste weergave in SharePoint Designer is meer weggelegd voor zeer gevorderde gebruikers en raden we niet aan om als ‘gewone’ EDUgroepengebruiker mee aan de slag te gaan.
Na het aanklikken van Standaardweergave komen we in het menu Weergave aanmaken (Create View) terecht. Hier kunnen we alles instellen zoals we maar willen. Groeperen, Sorteren, Filteren, Stijlen en opmaak. Dit scherm kun je ook gebruiken om naderhand een Weergave naar eigen inzicht aan te passen. Weergave aanmaken bevat onderstaande onderdelen. De vetgedrukte onderdelen zijn de categorieën die je in de praktijk het meeste aanpast en gebruikt. Name, Audience en Totals vul je meestal slechts eenmaal in. Mobile is een interessante weergave; deze optie genereert een URL (internetadres) dat geschikt is om op mobiele apparaten zoals smartphones te kunnen bekijken.
-
Naam / Name Doelgroep / Audience Kolommen / Columns Sorteren / Sort Filter Inline bewerken Tabelweergave Groeperen op / Group by Totalen / Totals Stijl Mappen / Folders Itemlimiet Mobiel
Klik op het
voor de categorie om deze te openen.
Stap-voor-stap bespreking: We beginnen met de bovenste drie categorieën: Naam, Doelgroep en Kolommen. Deze drie categorieën worden automatisch geopend. Je hoeft dus niet op te klikken om het menu van deze onderdelen in te gaan. Naam: Geef een naam op voor deze weergave. Met de optie Dit als standaardweergave instellen (Make this the default view) maak je deze Weergave de standaardweergave die iedereen te zien krijgt. Doelgroep: standaard op Publiek. Je kunt ook weergaves maken die alleen jijzelf kunt zien. Als je dat wilt, selecteer dan Een persoonlijke weergave maken. Kolommen: het kloppend hart van de Weergaven wat de weergave-instellingen zo handig maakt. Welke kolommen wil je tonen in deze weergave en welke wil je verbergen? Vergelijk dit met het verbergen van kolommen in Excel, maar dan uitgebreider. Vink de Kolom eenvoudig aan of uit.
Verder naar beneden scrollend komen we bij de onderdelen sorteren en filteren. Sorteren: ook vergelijkbaar met een lijst in Excel. Selecteer een kolom (of twee) waarin je wilt sorteren. Oplopend, aflopend.
Filter: creëer een filter. In dit voorbeeld wordt er een filter gemaakt waarin je alleen de bijdragen (items) wilt zien die door een bepaalde medewerker is gemaakt.
Vink aan: Alleen items weergeven als er aan de volgende voorwaarden is voldaan. Selecteer uit de lijst op welke kolom je wilt selecteren. In dit geval Gemaakt door. ‘Is gelijk aan’*: Type letterlijk de waarde in. * Net als Excel zijn er meerdere ‘Als’-combinaties mogelijk. (Groter dan, kleiner dan, begint met, bevat waarde x, enz). Inline bewerken kan een handige optie zijn als er intensief gebruik wordt gemaakt van de lijst. Er verschijnt dan een knop Bewerken op iedere rij.
Tabelweergave is een praktische toepassing bij ‘bulkbewerkingen’. De selectievakjes die bij iedere rij verschijnt biedt mogelijkheid meerdere items tegelijk te selecteren om te bewerken.
Groepeer binnen een lijst op één of twee kolommen met Groeperen op.
Kies voor Samengevouwen of Uitgevouwen (Expanded of Collapsed) om de lijst ingeklapt of uitgeklapt te tonen.
Totals: geeft de totalen weer.
Stijl. Geef hier aan in welke verschijningsvorm in opmaak de lijst getoond moet worden. Zo geeft Arcering (Shaded) een blauwwitte regelscheiding; geeft In vakken (Boxed) de lijst in tekstvakken weer.
Mappen/Folders: we adviseren vooral het gebruik van Groeperen op in plaats van het in mappen stoppen van Documenten en Items. Dit waarborgt de overzichtelijkheid van de teamsite. Via de Weergavemogelijkheid Mappen, kun je een lijst met mappen toch als één lijst zonder die mappen tonen.
Itemlimiet: Afhankelijk van het type Lijst (of Bibliotheek) staat deze standaard op 30 of 100 items per pagina. Voor een Webpart is dat vaak wat minder, bijvoorbeeld 20. Het totaal aantal Items dat een lijst per pagina mag bevatten geef je aan via Items weergeven in batches van de opgegeven grootte of Het totale aantal geretourneerde items beperken tot de opgegeven hoeveelheid. De eerste keuze geeft mogelijkheid door de lijst te ‘bladeren’. De tweede geeft na het bereikte maximum onder aan de lijst een mogelijkheid door te klikken via hyperlink (“Meer items…”) Vooral met een webonderdeel (web part) is het vaak handig om de andere optie aan te vinken. Items weergeven in batches… en geef dan een laag aantal aan, bijvoorbeeld 2 of 5. De lijst wordt dan in blokken van 2 of 5 items per keer vertoond. Hiermee voorkom je heel lang naar beneden scrollen op een pagina.
Mobiel. Hierbij wordt een mobiele weergave gemaakt die ook geschikt is voor het bekijken op kleinere schermen en langzamere verbindingen zoals via mobiele telefoons, smartphones en andere mobiele devices. Het gehele internetadres van deze Mobiele Weergave van een lijst kan dan dus ook direct gecommuniceerd worden met publiek.
Dit biedt net als ‘de e-mailoptie naar een lijst’ (zie Hoofdstuk ‘Nog een paar bijzondere functionaliteiten’) mogelijkheden om ook via mobiele apparaten als smartphones en tablets aan de slag te kunnen met een lijst binnen EDUgroepen. Een mobiele weergave maakt het dus ook mogelijk om onderweg vanaf een telefoon of op locatie te kunnen lezen en/of posten op een Weblog, Discussieforum etc . Handig bij conferenties, projecten, excursies of stages.
