Bijlage 3 bij regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC PvE financiële gegevens
Inleiding Algemeen Voor het bekostigen van scholen en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige maar enkele malen per jaar, andere vaker. De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw. Als gevolg hiervan is het van groot belang dat voor alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. Dit wordt geregeld in een Programma van Eisen (PvE). Dit PvE gaat over de aanlevering van financiële gegevens.
Wettelijke basis voor de levering Op basis van de wijzigingswet in verband met de invoering van het persoonsgebonden nummer en het Besluit informatievoorziening WPO/WEC zijn er vier gebieden waarvoor verplichte elektronische gegevensleveringen vanuit het bevoegd gezag volgen: de organisatie, de leerlingen, het personeel en de financiën. Voor alle gegevens is in wet- en regelgeving aangegeven waarvoor ze mogen worden gebruikt: voor bekostiging, controle op de bekostiging of voor beleid.
Periodieke bijstellingen De overheid maakt bij de gegevensverzameling zo veel mogelijk gebruik van het principe van éénmaal bevragen, meer keren gebruiken. Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoefte en informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden is het de verwachting dat er wijzigingen kunnen voorkomen in de gegevensvraag of de wijze van aanlevering. Het PvE zal daarom periodiek geëvalueerd en geactualiseerd worden.
1.4
Voor wie is het PvE bedoeld ?
Het PvE is bedoeld voor de bevoegd gezag van scholen (en instellingen voor visueel gehandicapte kinderen (VGK)) voor primair onderwijs en besturen van REC’s en Centrale Diensten (CD’s).
Financiële gegevens
2.1 Algemeen In dit PvE wordt beschreven welke financiële gegevens een bevoegd gezag éénmaal per jaar in een voorgeschreven formaat moet aanleveren. Deze gegevens maken onderdeel uit van de jaarrekening.
2.2 Elektronische aanlevering van gegevens Het bevoegd gezag moet eenmaal per jaar de jaarrekening aanleveren conform het OCW-Voorschrift jaarverslaggeving. De jaarrekening wordt op papier (voorzien van accountantsverklaring) én elektronisch ingestuurd. Dit kan door gebruik te maken van het Elektronisch Financieel Jaarverslag (EFJ). Indien een bevoegd gezag geen gebruik maakt van EFJ, moet het bevoegd gezag vanaf 1 augustus 2007– behalve een papieren én een elektronische versie van de jaarrekening- een extra (elektronische) levering gedaan te worden met betrekking tot de in dit PvE genoemde financiële gegevens. De naam van het op te leveren bestand is: fgXXXXX.csv, waarbij xxxxx staat voor het Bevoegd Gezagnummer. Het bestand bevat op de eerste regel de namen van de kolommen. De bestanden bevatten de onderstaande kenmerken gescheiden door puntkomma’s. Waarden die zelf een het teken puntkomma kunnen tussen dubbele quote’s gezet worden. Op de plaatsen waar in de waarde zelf een dubbele quote voorkomt, dient deze vervangen te worden door 2 dubbele quote’s. Deze indeling komt overeen met de indeling van bijvoorbeeld MS-Excel, bij op de optie opslaan als “CSV (MS-DOS) (*.csv)”
2.3 De gegevens Onderscheid wordt gemaakt naar gegevens per bevoegd gezag en gegevens per school. In die gevallen dat er per bevoegd gezag sprake is van een of meer malen een bovenschools management, worden de gegevens die betrekking hebben op het bovenschools management toegerekend aan het bevoegd gezag.
Voor bevoegde gezagen van scholen geldt, dat zij alle gegevens moeten leveren. Voor het bestuur van een REC en een CD geldt dat zij een beperkte set gegegevens moeten leveren, nl. alleen op het niveau van het bevoegd gezag.
In het aan te leveren bestand wordt de volgende volgorde aangehouden:
kolom
Omschrijving
Domein
Definitie/ toelichting
kolom 1
Bevoegd gezag
Bevoegd
Het bevoegd gezag waar het financiële
gezagnummer
gegeven van dit record betrekking op heeft.
kolom 2
School
Brinnummer
De school waar het financiële gegeven van dit record betrekking op heeft. Dit veld hoeft alleen ingevuld worden voor de categorieën die op schoolniveau opgegeven moeten worden.
Kolom 3
Categorie
Financiële
Categorie van het financiële gegeven
categorie kolom 3
Bedrag
Bedrag
kolom 5
Jaar
Jaar
De waarde van het gegeven. Het jaar waar het financiële gegeven betrekking op heeft
2.4. Domeinen Het domein geeft de mogelijke waarden van een attribuut aan. Bedrag Hoeveelheid in euro’s. Bevoegd gezagnummer Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) in de vorm van 5 cijfers. Brinnummer Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) in de vorm van twee cijfers gevolgd door twee letters. Datum Aanduiding van een bepaalde dag, bestaande uit een reeks van 8 cijfers in de vorm JJJJMMDD.
Jaar Aanduiding van het jaar waarop een bepaald gegeven betrekking heeft, bestaande uit 4 cijfers in de vorm JJJJ. Financiële categorie De categorie waar de financiële gegevens betrekking op hebben. Onderscheiden worden de volgende financiële categorieën: nr
Niveau
Naam
toelichting
gegevens 1
Bevoegd gezag
Aandeel van derden
De waarde van het aandeel van derden opgenomen in de Exploitatierekening.
2
Bevoegd gezag
Afschrijvingen
De waarde van de afschrijvingen opgenomen in de Jaarrekening op de balans per 31/12.
3
Bevoegd gezag
Buitengewone baten
De waarde van de buitengewone baten opgenomen in de Exploitatierekening.
4
Bevoegd gezag
Buitengewone lasten
De waarde van de buitengewone lasten opgenomen in de Exploitatierekening.
5
Bevoegd gezag
Effecten
De waarde van de effecten opgenomen in de Jaarrekening op de balans per 31/12.
6
Bevoegd gezag
Egalisatierekening
De waarde van de egalisatierekening
investeringssubsidies investeringssubsidies opgenomen in de Jaarrekening op de balans per 31/12. 7
Bevoegd gezag
Eigen vermogen
De waarde van het eigen vermogen opgenomen in de Jaarrekening op de balans per 31/12.
8
Bevoegd gezag
Eindstand liquide
De waarde van de eindstand liquide
middelen
middelen opgenomen in het kasstroomoverzicht.
9
Bevoegd gezag
Financiële baten
De waarde van de financiële baten opgenomen in de Exploitatierekening.
10 Bevoegd gezag
Financiële lasten
De waarde van de financiëlelasten opgenomen in de Exploitatierekening.
11 Bevoegd gezag
Financieringsactiviteit De waarde van de en
financieringsactiviteiten opgenomen in het kasstroomoverzicht.
12 Bevoegd gezag
Huisvestingslasten
De waarde van de huisvestingslasten opgenomen in de Jaarrekening op de balans per 31/12.
13 Bevoegd gezag
Immateriële vaste
De waarde van de Immateriële vaste
activa
activa opgenomen in de Jaarrekening op de balans per 31/12.
14 Bevoegd gezag
Investeringsactiviteit
De waarde van de
en
investeringsactiviteiten opgenomen in het kasstroomoverzicht.
15 Bevoegd gezag
Kortlopende schulden De waarde van de kortlopende schulden opgenomen in de Jaarrekening op de balans per 31/12.
16 Bevoegd gezag
Liquide middelen
De waarde van de liquide middelen opgenomen in de Jaarrekening
17 Bevoegd gezag 18 Bevoegd gezag 19 Bevoegd gezag
Materiële vaste
De waarde van de materiële vaste activa
activa
opgenomen in de Jaarrekening
Mutatie liquide
De waarde van de mutatie liquide
middelen
middelen opgenomen in de Jaarrekening.
Operationele
De waarde van de operationele
activiteiten
activiteiten opgenomen in het kasstroomoverzicht
20 Bevoegd gezag
Overige baten
De waarde van de overige baten opgenomen in de Jaarrekening
21 Bevoegd gezag
Overige lasten
De waarde van de overige lasten opgenomen in de Jaarrekening
22 Bevoegd gezag
Overige
De waarde van de overige
overheidsbijdragen
overheidsbijdragen opgenomen in de Jaarrekening
23 Bevoegd gezag
Personele lasten
De waarde van de personele lasten opgenomen in de Exploitatierekening
24 Bevoegd gezag 25 Bevoegd gezag
Rijksbijdragen
De waarde van de rijksbijdragen OCenW
OCenW
opgenomen in de Exploitatierekening
Voorraden
De waarde van de voorraden opgenomen in de Jaarrekening op de balans per 31/12.
26 Bevoegd gezag
Voorzieningen
De waarde van de voorzieningen opgenomen in de Jaarrekening op de balans per 31/12
27 Bevoegd gezag
Vorderingen
De waarde van de vorderingen opgenomen in de Jaarrekening op de balans per 31/12
28 Bevoegd gezag
Langlopende
De waarde van de langlopende schulden
schulden
opgenomen in de Jaarrekening op de balans per 31/12.
29 School
Lasten administratie
De waarde van de lasten administratie opgenomen in de Jaarrekening in het model kengetallen
30 School
Lasten huisvesting
De waarde van de lasten/baten huisvesting opgenomen in de Jaarrekening in het model kengetallen
31 School
Lasten leermiddelen
De waarde van de lasten leermiddelen opgenomen in de Jaarrekening in het
model kengetallen 32 School
Lasten/ meubilair
De waarde van de lasten meubilair opgenomen in de Jaarrekening in het model kengetallen
33 School
Baten ouderbijdrage
De waarde van de baten ouderbijdrage opgenomen in de Jaarrekening in het model kengetallen
34 School
Lasten schoonmaken
De waarde van de lasten schoonmaken opgenomen in de Jaarrekening in het model kengetallen
35 School
Baten sponsoring
De waarde van de baten sponsoring opgenomen in de Jaarrekening in het model kengetallen
36 School
Baten totaal
De waarde van de baten totaal opgenomen in de Jaarrekening in het model kengetallen
37 School
Lasten totaal
De waarde van de lasten totaal opgenomen in de Jaarrekening in het model kengetallen
Alle posten dienen conform de specificaties zoals is aangegeven in het OCWvoorschrift Jaarverslaggeving te worden opgenomen.
3.
Moment van aanlevering van de gegevens
Het bevoegd gezag verstrekt jaarlijks vóór 1 juli de financiële gegevens over het voorafgaand kalenderjaar aan CFI.
4.
Wijze van aanleveren
De aanlevering geschiedt elektronisch. Maakt u gebruik van EFJ, dan voldoet u aan de eisen van dit PvE. Maakt u geen gebruik van EFJ, dan levert u, gelijk met de jaarrekening, een bestand aan conform de eisen van dit PvE.
