WAT U VAN ONS MAG VERWACHTEN Partner voor Verenigingen van Eigenaren Zoekt u ondersteuning bij de organisatie van uw VvE en het onderhoud van uw pand? Wij zijn een onafhankelijke en professionele partner in VvE-beheer. Of het nu gaat om de organisatie en administratie van de VvE, de financiën van de VvE of het onderhoud dat aan uw pand gepleegd moet worden, wij nemen het u graag uit handen. U kunt het totale takenpakket van de VvE bij ons onderbrengen, maar u kunt ook onderdelen aan ons uitbesteden en de rest zelf doen. Ons aanbod In dit document vindt u een overzicht van alle diensten die wij u kunnen bieden. Wij hebben dit opgedeeld in een standaardpakket en een aanvullend pakket. Het standaardpakket bevat de ‘normale’ activiteiten die wij verrichten voor veel van onze klanten. Er zijn ook VvE’s die om extra ondersteuning vragen, bijvoorbeeld bij het opstarten van de VvE of in bijzondere situaties. Daarvoor hebben wij een pakket met aanvullende diensten. In ons aanbod onderscheiden wij drie taakvelden: 1. Organisatie van uw VvE 2. Financiën van uw VvE 3. Technisch beheer / onderhoud van uw pand Als u niet het totale takenpakket van de VvE bij ons wilt onderbrengen, kunt u een keuze maken uit deze taakvelden. Hieronder leest u welke standaard- en aanvullende diensten wij per taakveld bieden. U zult zien dat dit een zeer compleet aanbod is. Is er toch nog iets waar u graag ondersteuning bij wilt en dat niet in onze opsomming voorkomt? In overleg zijn andere diensten mogelijk. Daarover gaan we graag met u in gesprek.
1. Ons aanbod voor de organisatie van uw VvE In dit hoofdstuk vindt u een overzicht van de diensten waarvoor u bij ons terecht kunt als het gaat om de organisatie van uw VvE.
Standaardpakket Organisatie
Organiseren en notuleren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering (ALV). Verzorgen van alle correspondentie over de ALV, zoals uitnodigingen, agenda, agendastukken, volmachten en notulen. Bijhouden van de ledenadministratie, op basis van mutaties die het bestuur en de leden aan ons doorgeven. Verzorgen van algemene correspondentie met de leden van de VvE, bijvoorbeeld om de leden te informeren over gepland onderhoud. Toesturen van informatie over de VvE aan nieuwe leden. Toesturen van (gewijzigde) algemene informatie over de VvE aan de leden. Behandelen van assurantiezaken, met inbegrip van schadezaken die onder de dekking vallen van de opstal- en WA-verzekeringen van de VvE. Adviseren over een huishoudelijk reglement: dit doen we door feedback te geven op een ontwerp dat door de VvE is opgesteld. Verzorgen van de correspondentie met de notaris en makelaar bij verkoop van het appartementsrecht. Opstarten van de jaarlijkse controle door de kascommissie.
Aanvullend pakket Organisatie
Organiseren, bijwonen, (zo nodig) voorzitten en notuleren van vergaderingen van leden, commissies of bestuur buiten de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Verzorgen van alle bijbehorende correspondentie, zoals uitnodigingen, agenda, agendastukken, volmachten en notulen. Inrichten van de administratie en/of het archief van een VvE die nieuw bij ons in beheer komt (als dit niet op orde is). Onderhouden van contacten met de overheid over zaken die de VvE aangaan, zoals subsidieaanvragen en bouwvergunningen. Verzorgen van administratieve formaliteiten voor de overheid en derden, zoals subsidieaanvragen, bouwvergunningen en vervreemding van een appartementsrecht. Organisatie betreffende personeel dat door de VvE in dienst is genomen, zoals een huismeester, conciërge etc. Verhuren van algemene ruimten en de administratieve afhandeling daarvan. Opstellen, bewerken en/of verspreiden van nieuwsbrieven.
Uitvoeren van alle organisatorische en/of administratieve werkzaamheden die bij de oprichting van een VvE (bij splitsing of nieuwbouw) nodig zijn. U kunt hierbij denken aan het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten voor (toekomstige) leden, van de oprichtingsvergadering en van bestuursvergaderingen en het uitvoeren van algemene administratieve werkzaamheden. Uitvoeren van werkzaamheden die voortkomen uit het beheer in de periode voor de aanvangsdatum van het contract, of uit problemen m.b.t. opleveringszaken ingeval van nieuwbouw of grote renovatie.
Juridische diensten Binnen het aanvullend pakket Organisatie bieden wij ook juridische diensten aan. Dit zijn de volgende: Verstrekken van informatie en aanvragen van juridisch advies bij een jurist als de VvE te maken krijgt met rechtskundige aangelegenheden. Begeleiden van rechtszaken. Begeleiden van de VvE bij het wijzigen van de Akte van Splitsing. Adviseren bij vervreemding of splitsing van een appartementsrecht. Begeleiden van de VvE bij aan- of verkoop van grond.
2. Ons aanbod voor de financiën van uw VvE In dit hoofdstuk leest u wat welke taken wij voor u kunnen uitvoeren op het gebied van de financiën van uw VvE.
Standaardpakket Financiën
Verzorgen van de dagelijkse financiële administratie van de VvE. Incasseren van de VvE-bijdragen bij de leden (als ze hiertoe opdracht hebben gegeven). Voeren van een debiteurenbewaking. Voeren van een incassoprocedure bij achterstand in betaling. Beheren van de bankrekening die op naam staat van de VvE. 1 maal per jaar opstellen van een conceptbegroting en een voorstel voor de maandbijdrage (de bijdrage die de leden maandelijks betalen aan de VvE). 1 maal per jaar opstellen van de financiële positie van de VvE (een standaard jaarverslag). Deze bestaat uit een balans en een exploitatierekening per einde boekjaar met als onderleggers alle documenten en boekhoudgegevens. Mondeling toelichten van de balans en exploitatie aan de ALV.
Aanvullend pakket Financiën
(Laten) verzorgen van de financiële (salaris)administratie van het personeel dat in dienst is van de VvE. Verstrekken van tussentijdse financiële informatie en rapportage aan bestuur, commissies en/of eigenaren. Verzorgen van een jaarverslag, als dat afwijkend is van het standaardverslag zoals genoemd in het standaardpakket Financiën. Aanvragen van een accountantsrapport en daarvoor informatie verstrekken over en inzage geven in de administratie, als de VvE daarom vraagt. Uitvoeren van het financieel beheer van verhuurde algemene ruimten. Aansluiten van de financiële feiten op de administratie die is overgenomen van de voorgaande beheerder of het bestuur. Opstellen van een afrekening van bijvoorbeeld kosten voor levering van gas, water en elektriciteit. Regelen van een financiering voor de VvE, met alle werkzaamheden die daar eventueel uit voortvloeien. Uitvoeren van werkzaamheden bij de vervreemding of splitsing van een appartementsrecht. Voeren van een eventueel benodigde belastingadministratie. Uitvoeren van alle financiële werkzaamheden bij de oprichting van de VvE (bij splitsing of nieuwbouw). U kunt hierbij denken aan het opstellen van een begroting, het maken van een voorstel voor de VvE-bijdrage en het aanvragen van een bankrekening en electronic banking.
3. Ons aanbod voor het onderhoud van uw pand De belangrijkste taak van de VvE is zorgdragen voor het onderhoud van het pand. Onderhoud is voor een deel planmatig: dat is het onderhoud dat je van tevoren kunt inplannen, zoals schilderwerk en vervangen van dakbedekking. Daarnaast is er het dagelijks onderhoud, wat doorgaans niet in te plannen is. U kunt hierbij denken aan storingen en lekkages. Dit hoofdstuk is een overzicht van de taken die wij voor u kunnen uitvoeren in het planmatig en dagelijkse onderhoud.
Standaardpakket Onderhoud pand A. Planmatig onderhoud Jaarlijks herzien en zo nodig aanpassen van het standaard meerjaren onderhoudsplan. In gang zetten van planmatig onderhoud op basis van het meerjaren onderhoudsplan.
Aanvragen en beoordelen van offertes. Uitvoeren van de werkvoorbereiding. Voeren van prijs- en bestekonderhandelingen en namens de VvE verstrekken van de opdracht tot uitvoering van het onderhoud. (Steekproefsgewijs) houden van toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden van het onderhoud. Voeren van overleg met het bestuur en/of een bouw- of technische commissie over het uitvoeren van het onderhoud (als dit nodig en wenselijk is). Voor een VvE die nieuw bij ons in beheer komt: omzetten van het bestaande meerjaren onderhoudsplan van de VvE naar het standaard format van het meerjaren onderhoudsplan van PandGarant. Dit is alleen mogelijk als het bestaande meerjaren onderhoudsplan actueel en volledig is, gebaseerd op gedegen bouwtechnisch onderzoek van het gebouw. Als dat niet het geval is, stellen we een nieuw plan op. Dit laatste is onderdeel van het aanvullende pakket Onderhoud.
B. Dagelijks onderhoud Voor onderhoudscalamiteiten heeft de VvE via PandGarant een abonnement op een 24 uurservice.
Opnemen en beoordelen van kleine onderhoudsstoringen en verstrekken van opdracht aan aannemers om deze te verhelpen. Aanvragen en beoordelen van offertes voor overige werkzaamheden op contractbasis, zoals schoonmaakwerkzaamheden, tuinonderhoud, onderhoud aan liftinstallaties, enz. Uitvoeren van de werkvoorbereiding voor deze werkzaamheden. Opdracht geven voor en steekproefsgewijs controleren van deze werkzaamheden.
Aanvullend pakket Onderhoud pand
Opzetten van en/of adviseren over groot onderhoud (anders dan het planmatig onderhoud dat is beschreven in het meerjaren onderhoudsplan), renovatie-, en/of verbeteringsprojecten. Uitvoeren van de werkvoorbereiding, voeren van de directie, toezicht houden en opleveren van werkzaamheden bij projecten buiten het meerjaren onderhoudsplan. Opstellen van een standaard meerjaren onderhoudsplan, met daaraan voorafgaand uitvoeren van een bouwtechnische opname. Opleveren van algemene ruimten en gemeenschappelijke zaken van nieuwbouwcomplexen.
Afsluiten en bewaken van contracten buiten de gemeenschappelijke zaken, zoals contracten voor centrale verwarming, mechanische ventilatie en glasbewassing. Opnemen en doorgeven van meterstanden (gas/licht/water). Uitvoeren van alle technische werkzaamheden voor de VvE die bij de oprichting van de VvE (bij splitsing of nieuwbouw) nodig zijn. Hierbij kunt u denken aan het opstellen van een meerjaren onderhoudsplan inclusief een bouwtechnisch onderzoek van de woningen.
Meer informatie Voor meer informatie over ons aanbod kunt u contact met ons opnemen, via (050) 8533903 of
[email protected]. Of kijk op onze website www.pandgarant.nl.
