Wat u moet weten over privacy en klachten
Wie is volgens de wet ‘cliënt’ van Jeugdbescherming west? In de privacyfolder gaat het om de rechten van de cliënt. Een cliënt is iedereen die voor hulp bij Jeugdbescherming west is aangemeld: een jeugdige, zijn ouder(s), zijn stiefouder(s) of anderen die een jeugdige als behorende tot hun gezin verzorgen en opvoeden. Bent u de wettelijk vertegenwoordiger? In de privacyfolder wordt een aantal keren de term ‘wettelijk vertegenwoordiger’ gebruikt. Dit is degene die het gezag uitoefent over een jeugdige (ouder(s) of voogd(en). Let op: (aspirant-)pleegouders of andere verzorgers van het kind of de jongere zijn geen wettelijk vertegenwoordigers. Uw privacy is heilig Jeugdbescherming west heeft een privacyreglement. In het reglement staat hoe wij met persoonlijke en vertrouwelijke gegevens van u en uw kind(eren) om gaan. In deze folder worden de belangrijkste onderwerpen uit het privacyreglement toegelicht. Aan de tekst van deze folder kunt u geen rechten ontlenen. Daar is het officiële privacyreglement voor. Als u de volledige tekst daarvan wilt hebben, dan kunt u die opvragen bij het secretariaat van de vestiging van Jeugdbescherming west waarmee u contact heeft. Of vraag ernaar bij de medewerker van Jeugdbescherming west. Wat registreren wij? Om u en uw kind zo goed mogelijk te kunnen helpen, moeten we een aantal persoonlijke gegevens verzamelen en bewaren. Dat zijn bijvoorbeeld naam, adres en geboortedatum van u en uw kind, maar ook verslagen van gesprekken, rapporten met adviezen van deskundigen of rapporten voor de rechtbank, het hulpverleningsplan en dergelijke. De gegevens kunnen komen van bijvoorbeeld u en uw kind zelf, van zijn of haar school, van andere hulpverleningsinstellingen, van de Raad voor de Kinderbescherming en van de rechtbank. Wat gebeurt er met de gegevens? Wij leggen van iedereen aan wie wij hulp verlenen, een dossier aan. Hierin verzamelen en bewaren we de persoonlijke gegevens van de jeugdige en zijn of haar ouders/ verzorgers. Sommige gegevens die medewerkers van Jeugdbescherming west verzamelen en bewaren staan niet alleen in de papieren dossiers, maar ook in de computer. Wat zijn uw rechten? In principe heeft iedere cliënt het recht:
om het dossier in te zien; om kopieën van gegevens uit het dossier te krijgen; om onjuiste gegevens te (laten) corrigeren.
Het inzien en kopiëren van dossiergegevens Een cliënt van twaalf jaar of ouder kan zelf aan Jeugdbescherming west vragen om zijn
1
gegevens uit het dossier in te mogen zien. Daarnaast heeft de wettelijke vertegenwoordiger het recht om gegevens van zijn kind in te zien, als zijn kind nog geen zestien jaar is. Als u het dossier wilt inkijken, dan schrijft u een brief aan de vestiging van Jeugdbescherming west waarmee u contact heeft. Vermeld in uw brief de naam van het kind om wie het gaat, en schrijf dat u zijn dossier wilt inzien. U krijgt binnen vier weken een schriftelijk antwoord. Wanneer u het bericht heeft gekregen dat u uw gegevens uit het dossier mag inzien, dan maakt de medewerker van Jeugdbescherming west met u een afspraak om naar het kantoor te komen om de gegevens te bekijken. Na afloop van deze afspraak kunt u aangeven van welke stukken uit het dossier u een kopie wilt ontvangen. U kunt de kopieën dan op een later tijdstip ophalen. Voor het maken van kopieën brengen wij administratiekosten in rekening. Als u de kopieën komt halen, dient u deze kosten te betalen. Er zijn echter uitzonderingen. U kunt niet zonder meer alle gegevens uit het dossier inzien. Zo geven wij geen inzage als het inzien van het dossier in strijd is met de belangen van uw kind. Ook moeten wij inzage weigeren van privacygevoelige informatie in het dossier, als dat over andere personen gaat (bijvoorbeeld over een ex-partner). Deze gegevens kunt u alleen inzien met toestemming van die andere persoon. Hoe kunt u een dossier (laten) corrigeren? Als u vindt dat de gegevens in het dossier niet juist zijn, kunt u schriftelijk vragen om een correctie. Schrijf hiervoor een brief aan de vestiging van Jeugdbescherming west waarmee u contact heeft. Vermeld in uw brief de officiële naam van het kind om wie het gaat. Geef verder aan welke gegevens volgens u niet kloppen en de redenen waarom de correcties moeten worden aangebracht. U krijgt binnen vier weken bericht van ons. Let op: u kunt alleen gegevens (laten) corrigeren als het gaat om gegevens die feitelijk niet kloppen, zoals een verkeerde geboortedatum, onjuiste gegevens over de school of over het verloop van eerdere hulpverlening, enzovoort. Bent u het niet eens met de mening van een hulpverlener of een andere beroepskracht in het dossier, dan kunt u deze gegevens niet laten corrigeren. Wel kunt u in dat geval aan ons vragen of wij uw standpunt toe willen voegen aan het dossier. Het verstrekken van informatie aan anderen Wij mogen informatie die wij over uw kind vastleggen niet zomaar aan anderen doorgeven. In principe geven wij alleen informatie aan anderen als u ons daarvoor toestemming hebt gegeven. Op deze regel geldt een uitzondering. De wet geeft ons het recht om, ook zonder uw toestemming, gegevens door te geven aan andere beroepskrachten die bij de hulp voor u en uw kind zijn betrokken, bijvoorbeeld als uw kind hulp krijgt van een medewerker van een andere organisatie. Wel zullen we dit zoveel mogelijk in overleg met u doen. Hoe lang worden gegevens bewaard? De wet verplicht ons om uw dossier, nadat wij onze hulp hebben afgesloten, nog vijftien jaar te bewaren. Een uitzondering hierop zijn de dossiers met betrekking tot een ondertoezichtstelling en een voogdij. Deze dossiers worden ook tot tien jaar na beëindiging van de hulpverlening bewaard, maar in ieder geval tot de jeugdige 18 jaar is geworden. Daarna worden de gegevens vernietigd, als de (inmiddels volwassen) jeugdige schriftelijk om vernietiging van zijn gegevens heeft gevraagd. Anders worden de dossiers bewaard tot de betrokkene 48 jaar is. Het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK) bewaart dossiergegevens tot het jongste kind uit het gezin waarmee het AMK bemoeienis heeft 2
gehad 18 jaar is. Dit gebeurt omdat gegevens van belang kunnen zijn voor een kinderbeschermingsmaatregel of het beëindigen van een mogelijke situatie van kindermishandeling. Kunt u vragen om vernietiging van gegevens uit het dossier? Een cliënt (of indien hij jonger dan twaalf jaar is, zijn wettelijk vertegenwoordiger) kan Jeugdbescherming west vragen om vernietiging van gegevens uit het dossier. Schrijf hiervoor een brief aan de vestiging van Jeugdbescherming west waarmee u contact heeft (gehad). Als wij uw verzoek om vernietiging toekennen, dan zullen wij uw dossiergegevens binnen drie maanden vernietigen. In bepaalde gevallen moeten wij weigeren om uw gegevens te vernietigen. Wij mogen uw gegevens niet vernietigen als de gegevens in het belang van iemand anders moeten worden bewaard of als een wettelijke bepaling vernietiging verbiedt. Zo mogen wij uw gegevens bijvoorbeeld niet vernietigen, zolang de wettelijke bewaartermijnen voor dossiers nog niet zijn verstreken (zie voor de bewaartermijnen de tekst onder ‘Hoe lang worden gegevens bewaard?’). We nemen klachten serieus Wij doen ons best om ons werk zo goed mogelijk te doen. Toch kan het voorkomen dat u zich niet correct behandeld voelt. Bijvoorbeeld omdat u vindt dat een hulpverlener niet zorgvuldig is omgegaan met persoonlijke gegevens of omdat er in uw ogen onvoldoende met u is gecommuniceerd. Jeugdbescherming west moet volgens de wet een klachtenregeling voor cliënten hebben. In de klachtenregeling van Jeugdbescherming west staat hoe wij met de klachten omgaan. In deze folder leggen we uit hoe dat in de praktijk werkt. U voelt zich niet correct behandeld? Als u zich niet correct behandeld voelt door één van onze medewerkers, helpt het meestal al als u hierover met hem of haar praat. Komt u er samen niet uit, dan kunt u contact opnemen met de leiding van de vestiging van Jeugbescherming west waarmee u te maken heeft. Wordt er dan volgens u niet voldoende naar u geluisterd, dan kunt u een klacht indienen bij onze klachtencommissie. De leden van de klachtencommissie werken niet bij Jeugdbescherming west. Daarmee is de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de commissie gewaarborgd. We vinden het erg belangrijk dat uw klacht zorgvuldig wordt behandeld, omdat we graag willen dat u tevreden bent over de hulp die we bieden. Door een klacht in te dienen, kunnen we samen met u bekijken hoe we onze hulp kunnen verbeteren. Daar heeft u zelf voordeel van, en misschien ook andere mensen. Wie kan een klacht indienen? Iedere jeugdige heeft het recht om een klacht in te dienen namens zichzelf. Ook kan iedereen die direct betrokken is bij de opvoeding, de verzorging en de ontwikkeling van de jeugdige die door ons wordt begeleid, een klacht indienen. Dus naast de wettelijke vertegenwoordigers, ook de (aspirant) pleegouders, de stiefouders of andere verzorgers van de jeugdige. Anonieme klachten nemen we niet in behandeling. Wie kan u helpen bij het indienen van een klacht? Wanneer u geholpen wilt worden bij het schrijven van een klacht, dan kunt u terecht bij het Advies- en Klachtenbureau Jeugdhulpverlening (AKJ) via www.akj.nl . Het AKJ is een onafhankelijk bureau dat gratis zijn diensten aanbiedt. 3
Hoe kunt u een klacht indienen? Om een klacht in te dienen, kunt u telefonisch contact opnemen met het secretariaat van de klachtencommissie of kunt u een brief te schrijven aan de klachtencommissie: Klachtencommissie P/a Secretariaat klachtencommissie De Horst 4 2592 HA Den Haag Tel: (070) 3004422 E-mail:
[email protected] Het is van belang dat u aangeeft waar de klacht over gaat, over wie u klaagt, wat er precies gebeurd is en wanneer en waar dit was. Daarbij is het nodig uw naam, adres en telefoonnummer te vermelden. Alleen als een klacht volledig en duidelijk is, kan de commissie de klacht in behandeling nemen. Het is belangrijk dat u niet te lang wacht met het schrijven van uw brief. Deze moet in ieder geval binnen één jaar na de datum van de gebeurtenis waarover u klaagt in het bezit zijn van de klachtencommissie. Wacht u te lang, dan loopt u de kans dat de klachtencommissie uw klacht niet in behandeling neemt. De klachtencommissie stuurt u binnen zeven werkdagen na ontvangst van uw klacht een ontvangstbevestiging. Daarnaast ontvangen degene over wie u klaagt en zijn of haar leidinggevende een kopie van de klacht. De klachtencommissie kijkt eerst of er is geprobeerd het probleem op te lossen door bemiddeling van een leidinggevende van jeugdbescherming west. Als dat niet zo is, kan de commissie voorstellen om dit alsnog te proberen. U mag eventueel zelf iemand uitkiezen die u bij de behandeling van uw klacht kan ondersteunen, bijvoorbeeld een medewerker van het Advies- en Klachtenbureau Jeugdhulpverlening (AKJ) of een advocaat. Wat doet de klachtencommissie? De klachtencommissie bekijkt of uw klacht terecht is en geeft hierover advies aan de directie van Jeugdbescherming west. De klachtencommissie is onafhankelijk en onpartijdig. De leden zijn niet in dienst van en hebben geen banden met Jeugdbescherming west. U en degene over wie de klacht gaat, mogen een schriftelijke en mondelinge uitleg geven bij de klacht. Gewoonlijk vindt er een hoorzitting plaats waarvoor u, degene over wie de klacht gaat en zijn leidinggevende worden uitgenodigd. De klachtencommissie beslist binnen twaalf weken na het ontvangen van uw brief of de klacht terecht is. Als de commissie meer tijd nodig heeft, dan laat zij dit schriftelijk aan u weten. De klachtencommissie stuurt haar uitspraak naar verschillende mensen: naar u, naar de persoon door wie u zich niet correct behandeld voelt, naar zijn of haar leidinggevende en naar de directie van Jeugdbescherming west. Binnen een maand na ontvangst van het besluit schrijft de directie van Jeugdbescherming west u en degene over wie de klacht gaat een brief. Hierin staat of zij het eens is met het besluit van de klachtencommissie en of zij hier eventueel maatregelen aan kan/gaat verbinden. Wanneer er redenen zijn voor uitstel, krijgt u dat te horen. Er kan hoogstens twee weken uitstel worden verleend. 4
Wat doet de Nationale ombudsman? Als u het niet eens bent met de behandeling en/of afdoening van uw klacht door Jeugdbescherming west, dan kunt u schriftelijk een klacht indienen bij de Nationale ombudsman. Een folder van de Nationale ombudsman is verkrijgbaar bij het secretariaat van de Nationale ombudsman. Deze is bereikbaar via www.ombudsman.nl of via het onderstaande adres: De Nationale ombudsman Postbus 93122 2509 AC Den Haag Procedure klacht indienen 1. U dient een klacht in bij de klachtencommissie 2. Behandeling door de klachtencommissie 3. Uitspraak door de klachtencommissie 4. Oordeel van de directie over de uitspraak 5. U kunt eventueel een klacht indienen bij de Nationale ombudsman 6. Uitspraak van de Nationale ombudsman 7. Eventueel reactie van de directie op aanbevelingen van de Nationale ombudsman Zijn er kosten verbonden aan het indienen van een klacht? De behandeling van de klacht door de klachtencommissie van Jeugdbescherming west is voor u gratis. De kosten voor de door u ingeschakelde deskundigen, reiskosten en kosten voor bijvoorbeeld postzegels, zijn wel voor uw rekening. Meer weten? Als u nog vragen heeft na het lezen van deze folder, kunt u die stellen aan het secretariaat van de klachtencommissie. De folder van de klachtenregeling kunt u opvragen bij het secretariaat van de klachtencommissie, telefoon (070) 300 44 22, of bij de balie van één van de vestigingen van Jeugdbescherming west. De cliëntenraad is er voor u De cliëntenraad komt op voor de cliënten van Jeugdbescherming west, dus voor u en uw kind. De cliëntenraad praat met de directie over allerlei zaken die voor kinderen, jongeren en hun ouders belangrijk zijn. De cliëntenraad is een wettelijke verplichting voor Jeugdbescherming west en helpt ons om ons werk goed te doen. De directie van Jeugdbescherming west bespreekt allerlei zaken die alle cliënten aangaan met de cliëntenraad. De cliëntenraad geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies aan de directie. Zo draagt de cliëntenraad een steentje bij aan een betere behandeling van cliënten. De cliëntenraad houdt zich niet bezig met een klacht over het werk van een medewerker of met de begeleiding van een cliënt. Daar hebben we de klachtencommissie voor. Wilt u meer weten over de cliëntenraad? Wilt u meepraten of wilt u ergens aandacht voor vragen? In de flyer van de cliëntenraad staat meer informatie. U kunt deze flyer opvragen bij de balie van de vestiging waar u contact mee heeft. Op de website www.jeugdbeschermingwest.nl staat ook meer informatie over de cliëntenraad. Er is ook een 5
facebook pagina: Cliëntenraad Jeugdbescherming west. U kunt ook telefonisch, schriftelijk of per e-mail contact opnemen met de Cliëntenraad: Cliëntenraad Jeugdbescherming west De Horst 4 2592 HA Den Haag T: (070) 300 44 44 E:
[email protected] Meer informatie De werkwijze en taken van Jeugdbescherming west zijn vastgelegd in regels en voorschriften. Hierdoor krijgt iedereen een gelijke behandeling. Ouders/verzorgers en jongeren kunnen meepraten en meedenken via de Cliëntenraad. Meer informatie hierover vindt u op onze website www.jeugdbeschermingwest.nl. Ouders/verzorgers en jongeren hebben bij klachten recht op een onafhankelijke vertrouwenspersoon van het Advies- en Klachtenbureau Jeugdzorg (AKJ), te bereiken via www.akj.nl. Alle folders van Jeugdbescherming west zijn te downloaden via onze website: www.jeugdbeschermingwest.nl. Aan de tekst van deze folder kunnen geen rechten worden ontleend. Uitgebreide informatie en formele documenten zijn te vinden op onze websites. Altijd bereikbaar Op werkdagen is Jeugdbescherming west bereikbaar van 8.30 tot 17.00 uur. Buiten kantooruren is Jeugdbescherming west voor dringende gevallen 24 uur per dag telefonisch bereikbaar. Door het telefoonnummer te kiezen van een locatie krijgt u buiten kantooruren informatie over de bereikbaarheid.
6
Over Jeugdbescherming west Jeugdbescherming west komt in actie als het écht nodig is. Namelijk als de veiligheid en de ontwikkeling van een kind of jongere bedreigd wordt en speciale expertise noodzakelijk is. Wij begeleiden kinderen en jongeren, hun ouders en andere betrokkenen om te voorkomen dat situaties verder escaleren. We gaan daarbij uit van de eigen kracht van het kind of de jongere, de ouders en de mensen daaromheen. Onze dienstverlening sluit aan bij de gezinssituatie. Wij maken met het hele gezin een plan waarin we de veiligheid van het kind of de jongere centraal stellen. We gaan er vanuit dat kinderen en jongeren het beste af zijn in hun eigen omgeving. Ook helpen we jongeren die in aanraking zijn geweest met politie of justitie bij het vinden van een plek in de maatschappij en het voorkomen van nieuw crimineel gedrag. Onze aanpak is planmatig en concreet. Let op: de organisatie van jeugdzorg in Nederland is per 1 januari 2015 veranderd. De informatie in deze factsheet is gebaseerd op de informatie van de folder van Bureau Jeugdzorg. Het kan zijn dat de informatie in deze factsheet niet helemaal actueel is. U kunt de meest actuele informatie opvragen bij uw contactpersoon. Folders voor Jeugdbescherming west zijn in ontwikkeling.
7
