Wat is er nieuw in OWA 2010?

Dienst ICT

Wat is er nieuw in OWA 2010? Intro Dit document wil niet de werking van OWA beschrijven. Het focust op de nieuwigheden die er in versie 2010 zijn. In dat opzicht is dit document vooral bedoeld voor hen die al met OWA werken en op een snelle manier willen kennismaken met de nieuwe versie. Met dank aan Valérie Siroux van Ferranti Computer Systems NV voor het opmaken van het basisdocument Outlook Web App – What’s new? (072 – Product user guide / 21-02-2011) Een groot verschil tussen Exchange 2003 en Exchange 2010 is het uitzicht. De nieuwe versie heeft een nieuw, moderner uitzicht gekregen. Ook de naam is wat aangepast. Vroeger heette de webmail Outlook Web Access, nu is dit Outlook Web App geworden.

Inhoud Conversaties ............................................................................................................................... 2 Berichten samenvoegen .......................................................................................................... 2 Berichten uitvouwen .............................................................................................................. 3 Acties ...................................................................................................................................... 3 Berichten .................................................................................................................................... 4 Nieuw item ............................................................................................................................. 4 Conversatie negeren ............................................................................................................... 4 Conversatie annuleren negeren .............................................................................................. 4 Verplaatsen van een bericht ................................................................................................... 5 Filter ....................................................................................................................................... 5 Weergave ................................................................................................................................ 5 Verzenden van een bericht ..................................................................................................... 6 Verwijderde items herstellen .................................................................................................. 6 Vergadering ................................................................................................................................ 7 Vergaderverzoek .................................................................................................................... 7 Herinneringen ......................................................................................................................... 7 Opties ......................................................................................................................................... 8 Automatische antwoorden instellen ....................................................................................... 8 Regels voor Postvak IN maken .............................................................................................. 9 Alle opties weergeven .......................................................................................................... 10 E-mailhandtekening ......................................................................................................... 11 Thema selecteren .................................................................................................................. 12 Gedeelde mailbox openen ........................................................................................................ 12

Wat is er nieuw in OWA 2010? v1 – maart 2011

1 van 12

Dienst ICT

Conversaties In deze nieuwe versie worden de mails getoond in een discussie-layout. Zo krijg je snel en direct een overzicht van de gevoerde conversatie.

Berichten kunnen worden uitgevouwen of samengevouwen. Per bericht kan je dit kiezen. Zo kan je een overzichtelijke conversatie creëren waarin enkel de benodigde berichten zijn uitgevouwen.

Berichten samenvoegen In de screenshot hieronder zijn alle berichten samengevouwen.


2 van 12

Dienst ICT

Berichten uitvouwen Op deze afbeelding is enkel het antwoord uitgevouwen.

Acties Wanneer je een bericht in de view selecteert, zie je dat de Acties-knop verschijnt. Onder deze knop zit een menu met standaard acties zoals Beantwoorden, Doorsturen, Naar map verplaatsen ...


3 van 12

Dienst ICT

Berichten Nieuw item In het Postvak IN kan je via de Nieuw-knop snel een nieuw Bericht of Vergaderverzoek versturen.

Conversatie negeren Naast het Verwijderen van een e-mail kan je nu ook een Conversatie negeren. Dit is handig wanneer er een vraag gemaild wordt aan een groep personen, en die vraag is eigenlijk voor jou persoonlijk helemaal niet belangrijk. Door de conversatie te negeren zullen deze mail en de antwoorden hierop automatisch verwijderd worden.

Conversatie annuleren negeren Wanneer je een conversatie die je eerder genegeerd hebt weer wil volgen, kan je naar de verwijderde items gaan en daar in het menu kiezen voor Conversatie annuleren negeren. De berichten worden dan opnieuw verplaatst naar het Postvak IN.


4 van 12

Dienst ICT

Verplaatsen van een bericht Berichten kan je ook gemakkelijk Naar map verplaatsen of Naar map kopiëren, door het menu Verplaatsen te openen.

Filter Mails zoeken kan met het zoekveld, zoals in de vorige versie. Maar nu is er ook de mogelijkheid om een filter te plaatsen op je Postvak IN. Zo kan je bijvoorbeeld een filter maken die alle ongelezen mails met hoge urgentie toont. Meerdere filteropties kunnen tegelijk geselecteerd worden. De filter uitschakelen kan eenvoudig door op de Filter-knop te klikken. Inschakelen kan door nogmaals op deze knop te klikken, ofwel op het pijltje ernaast om de filteropties aan te passen.

Weergave In de Weergave-opties kan je het Leesvenster uit– en inschakelen, en kiezen of je het leesvenster rechts of onder wil. Wanneer het leesvenster uit staat, kan je nog steeds mails lezen door op een mail te dubbelklikken. Een nieuw venster zal dan openen.


5 van 12

Dienst ICT

Verzenden van een bericht Voor het versturen van een bericht kan je door een nieuwe functie al meteen zien wanneer iemand binnen de organisatie een automatisch antwoord heeft ingesteld. Vaak vullen collega’s een automatisch antwoord in wanneer ze met vakantie gaan. Voor je de mail verstuurt, kan je nu al zien dat een collega met vakantie is, je weet dan ook meteen dat hij/zij niet onmiddellijk zal kunnen antwoorden. Je hebt ook de optie om de geadresseerde uit de mail te verwijderen.

Verwijderde items herstellen Heb je een bericht verwijderd dat je toch nog nodig hebt? Meestal kan je dit dan terugvinden in de Verwijderde items. Maar om te voorkomen dat je mailbox veel te groot wordt, moet je die map natuurlijk ook regelmatig leegmaken… Als je dan ontdekt dat je een belangrijke mail toch nog nodig hebt, kan je gebruik maken van de functie Verwijderde items herstellen. Hiermee kan je in extremis een mail nog terugzetten. Let wel op de tijdslimiet! Je kan maar een verwijderde mail terugzetten tot 7 dagen na het leegmaken van de Verwijderde items. Je krijgt deze opdracht te zien als je rechtsklikt op Verwijderde items.


6 van 12

Dienst ICT

Vergadering Vergaderverzoek Zoals reeds eerder getoond, kan je via het menu Nieuw in het Postvak IN een Vergaderverzoek aanmaken.

Je komt dan op het volgende scherm uit. Daar kan je de gegevens voor de vergadering vastleggen.

Herinneringen Voor de aanvang van een vergadering of afspraak verschijnt er in Outlook Web App een Herinnering. Via deze melding kan je het Item openen, Verwijderen of Uitstellen zodat deze bijvoorbeeld weer verschijnt 5 minuten voor het begin van de meeting.


7 van 12

Dienst ICT

Opties Het Opties-menu kan je bereiken door rechtsboven op Opties te klikken.

Automatische antwoorden instellen Via het Opties-menu kan je Automatische antwoorden instellen.

Hiermee kan je zowel personen binnen als buiten de organisatie melden dat je niet aanwezig bent en dat je dus niet onmiddellijk op hun berichten zal antwoorden. Wanneer ze een bericht naar jou sturen, zullen ze automatisch het door jou ingestelde antwoord ontvangen. Gebruikers binnen de organisatie kunnen jouw bericht al zien voordat ze op de verzendknop drukken om de mail naar jou te verzenden. (Zie Bericht versturen.) Je kan twee verschillende berichten instellen, een bericht voor binnen de organisatie en een voor buiten de organisatie.


8 van 12

Dienst ICT

Regels voor Postvak IN maken Regels voor Postvak IN kunnen nu ook worden gemaakt in de Webmail. Om je Postvak IN overzichtelijk te houden kan je dus werken met regels. Zo kan je mails van een bepaalde persoon of met een specifiek onderwerp verplaatsen naar een andere map. Stel, je bent ingeschreven op de nieuwsbrief van een krant. Je kan dan een regel aanmaken die alle mails, verzonden van het e-mailadres van deze krant, zal verplaatsen naar een aparte folder. In deze folder kan je dan al de berichten van de krant terugvinden. De instellingen voor Regels vind je door te klikken op het Opties-menu rechts boven en vervolgens Regel voor Postvak IN maken te selecteren.


9 van 12

Dienst ICT Via Nieuw kan je de actie kiezen die je in een regel wil vastzetten.

Alle opties weergeven In het Opties-menu is er ook de keuze voor Alle opties weergeven.

Hiermee kan je de Outlook Web App nog meer personaliseren.


10 van 12

Dienst ICT

E-mailhandtekening Onder het Instellingen-menu, kan je in de mail-opties een E-mailhandtekening instellen.

Met vriendelijke groeten

Annemie Marien Diensthoofd Communicatie T +32 3 613 13 50 M +32 473 73 31 71 E [email protected] Karel de Grote-Hogeschool ‘Start met voorsprong’ Hogeschooldiensten, dienst Communicatie Van Schoonbekestraat 143, B-2018 Antwerpen T +32 3 613 13 00 F +32 3 613 13 XX E [email protected] www.kdg.be


groet = Arial 10 pt. regular (interlinie) (interlinie) Naam = Arial 10 pt.vet Functie = Arial 10 pt. regular italic Telefoon rechtstreeks = Arial 10 pt. regular (T+tab) GSM = Arial 10 pt. regular (M + tab) persoonlijke E-mail = Arial 10 pt. regular (E + tab) (interlinie) Bedrijfsnaam = Arial 10 pt. vet slogan = Arial 10 pt. italic Dienst = Arial 10 pt. regular Adres nr, B-postnummer Stad = Arial 10 pt.regular Telefoon algemeen = Arial 10 pt. regular (T + tab) Fax algemeen = Arial 10 pt. regular (F + tab) E-mail algemeen = Arial 10 pt. regular (E + tab) website = Arial 10 pt. regular (tab) (interlinie)

11 van 12

Dienst ICT

Thema selecteren Het uitzicht zelf van de Outlook Web App kan je ook aanpassen. Selecteer een nieuw Thema in het Opties-menu. Onmiddellijk zal OWA het nieuwe Thema toepassen.

Gedeelde mailbox openen Een gedeelde mailbox open je niet door op het pijltje naast je naam in de rechterbovenhoek te klikken. Daar is de opdracht immers: Selecteer een postvak.

Je kan wel het Postvak IN van andere gebruiker openen door met de rechtermuisknop te klikken op je naam die aan de linkerkant staat.


12 van 12

Wat is er nieuw in OWA 2010?

Recommend Documents