Warm water dankzij de zon?

Voor het maken van meer winst en minder kosten

- Energiebesparing 1° jaargang - nummer 7 21 januari 2009

In dit nummer ... Energiebesparing • Warm water dankzij de zon? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Gemeente • Baatbelasting niet voor niets betalen, toch? . . . . . . . . . . . 2 Financieel • Budgetteer uw goede voornemens voor 2009 . . . 3 Automatisering • Wat voor beeldscherm schaft u aan? . . . . . . . . . . . 4 Inkoop • Inkopen is een kwestie van kijken en vergelijken . . . . . . 5 Financieel • Besparen op de leasekosten van uw auto; kan dat? . . . . 6 Personeelszaken • Slecht inwerken kost onnodig veel geld . . . . . . . . 7 Automatisering • Zo kunt u Office 2007- bestanden openen . . . . . . 8 Personeelszaken • Terugdringen ziekteverzuimkosten? . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Warm water dankzij de zon? De overheid stelt tot 31 augustus 2009 € 60 miljoen subsidie beschikbaar voor zonneboilers. Hoe bepaalt u (in wintertijd …) of dat iets voor u is? Zonneboilers zijn zonnecollectoren die met zonlicht water verwarmen en een aanvullend systeem vormen op de verwarmingsketel. Een zonne­ boilercombi is zowel geschikt voor verwarming van kraanwater als voor ruimteverwarming. Eén m2 zonnecollector kost ca. € 700,- (incl. de spul­ len om het systeem te gebruiken). Een standaardzonneboiler heeft een collec­tor van ongeveer 3 m² en kost tussen de € 2.000,- en € 3.700,- (incl. gemiddeld € 600,- installatiekosten). Let op. Bij aanschaf van een zon­ neboilercombi krijgt u alleen subsidie voor het (tap)warmwaterdeel. Particulier gebruik. De subsidieregeling geldt alléén voor particuliere woningen die vóór 1 januari 2008 zijn opgeleverd en bedraagt voor de meest gangbare zonneboiler tussen de € 600,- en € 1.000,-. U kunt er dus alleen zakelijk gebruik van maken als u een kantoor aan huis heeft. De subsidie geldt ook voor warmtepompen (warmte uit de lucht of de grond) en micro-warmtekrachtinstallaties (superzuinige cv-ketels). Bij een oppervlak van 3 m² bedraagt de jaarlijkse besparing 150 - 200 m3 aard­ gas (ca. € 115,-). Als de zonneboiler een elektrische boiler vervangt, is de gemiddelde besparing groter: ca. 800 kWh, of ruim € 175,- per jaar. Zakelijk gebruik. Als u een kantoor aan huis heeft, geldt bovenstaande subsidie alleen voor het privégedeelte. Tip. Het zakelijke gedeelte valt (naast de gebruikelijke afschrijving) onder de Energie Investerings­ aftrek (EIA), mits u een aparte energiemeter voor privé en voor zakelijk heeft. U mag dan 44% van de investering aftrekken. Conclusie. De terugverdientijd van een zonneboiler is vaak 10 jaar of langer. Financieel is dit niet interessant. Als u vanuit milieuoogpunt toch voor een zonneboiler kiest, vraag dan particuliere subsidie en/of EIA aan. Meer informatie hierover vindt u op (http://www.senternovem.nl). Tip. Leveranciers vindt u via de brancheorganisatie Holland Solar (http://www.hollandsolar.nl/zonnewarmte/) en installateurs vindt u bij Uneto-VNI (http://www.uneto-vni.nl).

+

Een zonneboiler is financieel gezien vaak niet echt interessant. Kiest u vanuit milieuoogpunt toch hiervoor, vraag dan particuliere subsidie en/of EIA aan.

- gemeente Baatbelasting niet voor niets betalen, toch? Gemeenten kunnen een aantal belastingen opleggen. Eén ervan is de baatbe­ lasting. U moet er dan natuurlijk ook wel baat bij hebben of werkt dat niet zo? Wie heeft er baat bij? ‘Baatbelasting’ wordt geheven als een bepaalde groep mensen voordeel heeft van een gemeentelijke actie. Denk bijv. aan de renovatie van een deel van een winkelgebied. Dit is natuurlijk mooi voor het winkelend publiek en het levert de betreffende winkeliers meer omzet op. Althans, dit vindt de gemeente. Wat nu als u het daar niet mee eens bent?

Houden ze zich wel aan de regels? Gemeenten moeten zich aan een aantal regels houden. In de praktijk blijkt dat veel gemeentes slordig met deze regels omspringen. Het gevolg is dat wanneer u het niet met een aanslag baatbelas­ ting eens bent en bezwaar en beroep aantekent, u nogal eens in het gelijk gesteld kunt worden. Waar ligt dat dan aan? Verordening. Als een gemeente voor een bepaal­ de voorziening een baatbelasting wil invoeren, moet men dit vastleggen in een gemeentelijke verordening. Hieraan gaan discussies en overleg in de gemeenteraad vooraf. Het is dus van belang een en ander op de voet te volgen en de discussie zo mogelijk al in dit stadium te beïnvloeden. Zo’n verordening moet in ieder geval binnen twee jaar na het gereedkomen van de voorzieningen zijn vastgesteld. Checken. Wat moet er in zo’n verordening staan? • Zo moeten er de heffingsmaatstaf en de ­tarieven in zijn vermeld. Het tarief kan bijv. 0,5% van de WOZ-waarde zijn. • Het gebied waarin de panden liggen die voor­ deel hebben van de voorziening, moet omschre­ ven zijn. Daarbij mag de gemeente geen panden willekeurig van heffing uitsluiten. • Ook moet de verordening aangeven in welke mate de panden voordeel hebben van de voor­ ziening, bijvoorbeeld alle panden op een bepaald bedrijventerrein.

+

• Er moet ook in staan welke voorzieningen de gemeente precies gaat treffen, zoals bijv. het aanbrengen van straatverlichting.

Zijn de kosten wel eerlijk (verdeeld)? Voordat een gemeente met het werk aan een voor­ ziening begint, moet men een besluit nemen over de mate waarin men de kosten verhaalt. Men mag maximaal 100% van de kosten op de belasting­ betaler verhalen, maar minder kan ook. Tip. Het is niet toegestaan als gemeentes de kosten wille­ keurig en ongelijk verdelen. Slim. Zo toonde een ondernemer uit Epe onlangs voor de rechter aan (LJN: BA0002) dat niet alleen zijn winkel, maar ook de begraafplaats er tegen­ over, voordeel had van een wegverbreding. Omdat de begraafplaats geen aanslag had gekregen, was de heffing ongelijk verdeeld en verdween de aan­ slag van uw collega in de prullenbak. Niet voor onderhoud! Uw gemeente mag geen baatbelasting heffen om daarmee de onderhouds­ kosten van bepaalde voorzieningen te betalen. Het moet dus gaan om iets nieuws of om een dras­ tische renovatie van een bestaande voorziening.

U vindt geschilpunten. Wat nu? Heeft u een aanslag baatbelasting ontvangen? Check uw aanslag. Zoek dan uit of de gemeente zich wel aan de wettelijke eisen heeft gehouden en teken zo nodig bezwaar en beroep aan. Let wel op de uiterlijke termijnen daarvoor; die staan op het aanslagbiljet. Ga na of er een verordening en een kostenbesluit is genomen en of deze aan alle genoemde eisen voldoen. De regels voor de baat­ belasting zijn ingewikkeld, dus u heeft een goede kans op succes. Bundel uw krachten zo mogelijk met die van collega-ondernemers of met die van uw branchevereniging.

Baatbelasting is ervoor om bepaalde voorzieningen te betalen. Maar niet voor onderhoudskosten. U moet een duidelijk aantoonbaar voordeel hebben van deze voorzieningen. Check of anderen er óók voordeel bij hebben maar geen aanslag krijgen! Is dat het geval, maak dan bezwaar tegen de aanslag. 21.01.2009 - 2

- financieel Budgetteer uw goede voornemens voor 2009 Volgens de economische voorspellers moet u rekenen op dalende omzetten in 2009. Als u echter uw winst op peil wilt, houden kunt u proberen uw bedrijfs­ kosten te verlagen. Dat begint met het budgetteren van kosten. Het budgetteren van kosten is een beproefd middel om kosten in toom te houden en te onder­zoeken hoe ze omlaag kunnen. Budgetteren be­­tekent niet alleen het voorspellen van kosten, maar ook het in de hand houden ervan. Dit is natuurlijk het meest zinvol aan het begin van een nieuwe periode, zoals bijvoorbeeld 2009. Door te budgetteren, heeft u in het geval van een tegenvallend 2009 meteen inzicht in de nog komende kosten. Tip. U kunt de kosten in 2009 aan de hand van uw jaarrekening over 2008 ongeveer voorspellen. De verwachte kos­ ten houdt u in de hand door kritisch na te denken over het nut van deze kosten en over alternatieven om hetzelfde effect (of meer) te bereiken.

Makkelijk: inputbudgettering De makkelijkste en meest gebruikte vorm van budgetteren werkt met kostensoorten. Met deze zogenoemde ‘inputbudgettering’ beoordeelt u de kostensoorten en liefst ook de afzonderlijke uit­ gaven waaruit deze bestaan. Tip. Onderzoek voor­ al en allereerst de grote kostensoorten en de grote uitgaven. U telt de verwachte kosten voor 2009 op en zet die tegenover uw omzetverwachting voor 2009. Nu kunt u schatten hoeveel u zou moeten proberen te besparen. Om uw kosten kritisch te beoordelen, moet u zich daarna een aantal vragen stellen. 1. Zijn dit zinvolle uitgaven? Is deze uitgave nog wel zinvol gezien de effecten ervan uit het verleden? Deze vraag is belangrijk bij uitgaven waarvan het effect vooraf onzeker is. Denk daarbij aan bijvoorbeeld promotiekosten, acqui­ sitiekosten en advieskosten. 2. Is er een goedkopere leverancier? Biedt een andere leverancier of dienstverlener voor deze uitgave hetzelfde voor een betere prijs?

+

Sommige leveranciers laten in de loop der tijd hun service verslappen of verhogen hun ­prijzen meer dan gemiddeld. Bovendien zijn de prijzen voor sommige diensten, bijvoorbeeld voor web­ hosting, door het toegenomen aanbod gedaald. Op internet is veel prijsvergelijkings-informa­ tie beschikbaar. Ook als u tevreden bent met uw huidige leverancier kunt u proberen over betere condities te onderhandelen. 3. Is uitbesteden nodig of gewenst? Kan ik deze activiteit zelf doen of moet ik een ander vragen omdat ik het zelf niet kan? Of is uit­ besteden vanwege externe expertise gewenst? Vaak kunt u, als u genoeg tijd heeft, zelf schoon­ maken, de boekhouding doen of de ­ etalage inrichten. Tip. In rustige tijden kunnen ook werknemers dit soort taken vervullen. Het voorbeeld ‘Inputbudgettering’ dat u kunt downloaden van http://kostenbesparing.indicator. nl (BE 01.07.03), maakt het u gemakkelijk.

Nauwkeurig: zero-base budgettering Een indringende vorm van budgettering is ‘zerobase budgetting’ waarbij u alle budgetten op nul stelt en alle verwachte uitgaven opnieuw ‘aan­ vraagt’ en onderzoekt. Dit kost weliswaar tijd, maar dwingt tot het grondig zoeken van besparings­ mogelijkheden. Het beoordelen van de effectiviteit van gedane uitgaven en het vinden van goed­ kopere leveranciers kost weliswaar ook tijd, maar die informatie stelt u in staat uw kostenprognose bij te stellen. Als laatste stap kijkt u aan de hand van de berekende financiële ruimte of u de activi­ teiten die u zelf zou kunnen doen, ook zelf wilt doen of zelfs moet doen. Tip. Stel uzelf ook steeds de vraag wat u kunt veranderen, zodat bepaalde activi­teiten minder tijd kosten en dus goedkoper uit­gevoerd kunnen worden.

Wilt of moet u ingrijpend kosten besparen? Beoordeel dan alle verwachte (grote) kostensoorten. Vraag u af of deze uitgaven nodig zijn. Misschien kunt u een goedkopere leverancier vinden of de activiteit zelf doen.

3 - 21.01.2009

- automatisering Wat voor beeldscherm schaft u aan? U heeft een nieuw beeldscherm nodig. Waarop moet u bij de aanschaf ervan let­ ten? Hoe groot moet dat scherm eigenlijk zijn? Want: hoe groter hoe duurder. Een plat beeldscherm (flatscreen) wordt meestal aangeduid met de afkorting TFT. TFT’s worden steeds goedkoper, gebruiken minder stroom dan de traditionele CRT-beeldbuizen, nemen minder ruimte in en zijn rustiger voor de ogen omdat het beeld scherper is en niet of nauwelijks trilt. CRT’s worden vooral nog gebruikt voor grafische doel­ einden omdat de kleurechtheid groter is. Dat is bijv. belangrijk voor vormgevers. Tip. In het alge­ meen geldt dus dat u beter voor TFT kunt kiezen. Let bij aanschaf wel op een aantal dingen.

Aandachtspunten bij aanschaf 1. Dode pixels. Een TFT kan een of meer kapot­ te (dode) pixels hebben. Zo’n beeldpuntje is dan steeds aan of uit, wat ergerlijk is. Fabrikanten geven geen of beperkte garanties. Tip. Contro­ leer het nieuwe scherm voor aankoop of maak afspraken met uw leverancier. 2. Aansluitingen en voorzieningen. De aller­ beste beeldkwaliteit heeft u met een zoge­ naamde ‘digitale DVI-aansluiting’. Let op. Oudere computers (grafische kaarten) hebben niet altijd een DVI-uitgang. Dan is de ouderwetse VGA-aansluiting een alternatief, maar dat levert enig kwaliteitsverlies op. Tip. Er zijn TFT’s met ingebouwde luidspre­ kers. De geluidskwaliteit is meestal matig, maar het levert op kantoor ruimtevoordeel op wanneer geluid minder belangrijk is. 3. Reactietijd (response time). Reactietijd is de tijd die nodig is om de pixels van kleur A naar kleur B te krijgen. Hoe sneller dat gebeurt, hoe duurder het scherm. Tip. Bij kantoor­ toepassingen verandert het scherm echter nau­ welijks en is de reactietijd geen criterium. Dat geld kunt u zich dus beter besparen. Voor het bekijken van films of voor gamen is een lage reactietijd wel belangrijk (bijv. < 10 ms).

+

4. Inkijkhoek. Bij TFT’s kunt u van opzij min­ der zien dan als u er recht voor zit. De zoge­ naamde ‘horizontale inkijkhoek’ zegt hier iets over. De verticale inkijkhoek is alleen belang­ rijk als u bijv. de zithoogte wijzigt. Voor u zal dit een minder belangrijk criterium zijn. 5. Resolutie. In tegenstelling tot CRT’s hebben TFT’s altijd een basisresolutie. Bij een 17 inchscherm is dat bijv. 1280 x 1024 pixels. Op die resolutie is het beeld het scherpst. Aanpassin­ gen van de resolutie in Windows levert een waziger en minder scherp beeld op.

Hoe groot moet het scherm dan zijn? TFT’s van 17 inch zijn heel gebruikelijk, maar schermen van 20 inch en meer zijn beslist geen uitzondering meer. Uit onderzoek van de Universiteit van Utah bleek dit jaar dat de productiviteit van medewerkers stijgt naarmate het scherm ­groter is. Bij tekstverwerking stijgt de productivi­ teit met 44% (10 inch t.o.v. 17 inch) en bij het gebruik van spreadsheets met 29%. Let op. Gebruikers van een 24 inch werken 52% sneller met tekst en 26% sneller met spreadsheets. Dat is dus niet zo heel veel méér dan bij 20 inch. Tip. Als u of een medewerker véél tekst verwerkt of veel met spreadsheets werkt, overweeg dan de aanschaf van een scherm van 20 inch. De meer­ prijs van € 200,- à € 300,- is dan door de hogere productiviteit snel terugverdiend.

Monitoren en prijzen vergelijken Op Tweakers.net (http://tweakers.net/­ pricewatch/cat/73) vindt u heel veel informatie en productvergelijkingen. Op o.a. Prijsvergelijk (http://www.prijsvergelijk.nl/tft_schermen/) en Kieskeurig (http://www.kieskeurig.nl/lcd_ ­monitor/) kunt u prijzen vergelijken.

Een plat TFT-scherm is goedkoop in stroomverbruik en rustig aan de ogen. Neem een scherm van 20 inch voor medewerkers die veel met o.a. Word en Excel ­werken; de productiviteit kan dan stijgen met wel 44%. 21.01.2009 - 4

- inkoop Inkopen is een kwestie van kijken en vergelijken Als u voor een grote aankoopbeslissing staat, zult u natuurlijk de leverings­ voorwaarden en de prijzen van de aanbieders willen vergelijken. Maar is dit eigenlijk wel voldoende? U kunt aankoopbeslissingen splitsen in twee soor­ ten: ‘routineaankopen’ en ‘denkaankopen’. De ­eerste categorie bevat artikelen waarvan u de specificaties en de prijzen kent. Bovendien heeft u een goed overzicht van de markt. Denk bijv. aan kantoorartikelen en onderhoudsmiddelen. Maar ook is eventjes een nieuwe pc aankopen voor een bedrijf dat er al tientallen heeft staan, routine. De meeste ondernemers voelen niet de behoefte hier­ aan veel tijd te besteden. De zaak ligt heel anders wanneer u voor de beslis­ sing staat om bijv. een nieuw duur apparaat aan te schaffen. Daar neemt u rustig de tijd voor, u kijkt om u heen en u nodigt meerdere leveranciers uit. U wilt zich verzekeren van de beste deal.

De functie van de verkoper Een verkoper heeft voor u enkele nuttige functies. Enerzijds vervult hij de rol van informatie­ verschaffer, hij draagt kennis aan u over en zorgt dat er maatwerk wordt geleverd. Anderzijds is de verkoper ook de onderhandelingspartner. U wilt het mooiste product voor de beste prijs. Maar wat is de beste prijs? Dat is niet altijd even duidelijk. En dat is zowel voor u als voor de verkoper ver­ velend. Zeker wanneer de investering voor het apparaat per potentiële leverancier verschilt.

De Total Cost of Ownership (TCO) De laagste prijs voor de aanschaf is lang niet altijd de voordeligste prijs. Een bekend voorbeeld hier­ van is de printer. Printerfabrikanten leveren deze apparaten tegen belachelijk lage prijzen. Het idee is om u aan het merk te binden en vervolgens geld te verdienen met de toner. Stel de printer heeft een geschatte levensduur van 200.000 velletjes A4. Tip. Met de TCO krijgt u helder wat de kosten van

+

het gebruik van de printer zijn. Die wordt dan vermeerderd met de toner die nodig is om het papier te bedrukken. Bijvoorbeeld: Aanschafprijs Cartridgekosten

Printer 1

Printer 2

€ 450,-

€ 300,-

€ 95,-

€ 96,-

Verbruik (200.000)

20 stuks

23 stuks

Printkosten

€ 1.900,-

€ 2.208,-

Schoonmaakkosten TCO

---

€ 35,-

€ 2.350.-

€ 2.543,-

Conclusie. Printer 1 blijkt hier dus bijna 8% goedkoper dan printer 2 waarvan de aanschafprijs 33% minder is. Helaas liggen de zaken voor veel producten niet zo gemakkelijk. Tip. Stel uzelf én de leverancier daarom vragen als: “Hoe vaak moet er onderhoud plaatsvinden?” “Welke onderdelen moet u dan vervangen?” “Hoe lang duurt het onderhoud?” Enzo­ voort. Het aantal intervallen en de tijd die het onderhoud in beslag neemt, kan dan een beslis­ sende factor zijn om voor het ene of het andere apparaat te kiezen. Denk hierbij bijv. aan appara­ ten die in een productielijn zijn opgesteld. Elke minuut dat de lijn stilligt, kost een vermogen.

Goed beslagen ten ijs komen U zult dus vaak gedegen onderzoek moeten doen. Wat zijn de specificaties van alle leveranciers en wat geven zij op aan onderhoudskosten? Wat is de levensduur (afschrijvingen)? Het is alleszins de moeite waard om hier tijd in te steken. Tip. Vraag de verkoper naar de gegevens die u nodig heeft en laat hem deze garanderen. Aan de hand van de TCO kunt u dan de beste oplossing voor de lan­ gere termijn kiezen. U kiest dan de aanbieding die financieel het gunstigst is, zelfs wanneer de aan­ schafprijs hoger is.

Als u voor grote aankopen leveranciers vergelijkt, is het zinvol om niet alleen de aanschafprijs te vergelijken, maar ook de kosten op de lange termijn (TCO). Vraag de betreffende leveranciers om u daarbij te helpen.

5 - 21.01.2009

- FINANCIEEl Besparen op de leasekosten van uw auto; kan dat? Stel, u heeft lopende verplichtingen via leasecontracten voor auto’s en/of bestel­ wagens. Als uw inkomsten tegenvallen, kunnen die leasekosten een behoorlijk beslag leggen op uw liquide middelen. Is daar nog iets aan te doen? Als u een leasecontract aangaat voor uw bedrijfs­ auto, bestelwagen of bedrijfsbus, maakt u afspra­ ken met de leasemaatschappij over de leasetermij­ nen en over bepaalde faciliteiten. In de praktijk blijkt soms dat u sommige faciliteiten uit een leasecontract nooit of nauwelijks gebruikt. Die kunt u er misschien wel uit laten halen? Of wel­ licht zijn er nog andere besparingsmogelijkheden? Kortom: waar liggen uw mogelijkheden?

Laten overnemen door een ander? Wilt u van een (te) duur of overbodig leasecontract af? Dan kunt u het afkopen bij de leasemaat­ schappij, maar dat is bijzonder kostbaar. Tip. Een leasecontract is overdraagbaar, u hoeft het dus niet meteen af te kopen of de leasetermijn uit te zitten. Het aanbod in lopende leasecontracten wordt steeds groter en steeds populairder. Via internet kunt u op diverse websites terecht om uw eigen leasecontract aan te bieden (en/of om een leasecontract over te nemen). Enkele aanbieders zijn: http://www.leasetrader.nl en http://www.­ releasecompany.nl

Het leasecontract uitkleden? Of het nu gaat om een bestaand leasecontract of eentje dat u van plan bent om te gaan onderteke­ nen: uw leasecontract is misschien ‘aangekleed’ met allerlei faciliteiten waar u helemaal geen gebruik van maakt. Denk bijv. aan hulp bij pech in het buitenland, aan een vervangende auto bij onderhoud/reparatie en aan een lidmaatschap van een servicedienst dat u helemaal niet wilt. Ook de administratieve kosten van deze faciliteiten wor­ den aan u doorberekend. Probeer deze zaken dan uit het contract te halen. Als u slechts enkele auto’s heeft rijden, wegen de faciliteiten waar­

+

schijnlijk niet op tegen de kosten. Let op. Lease­ maatschappijen zullen u waarschijnlijk aan het contract willen houden, maar u kunt altijd met ze in overleg gaan. De leasemaatschappij is er immers ook bij gebaat dat uw onderneming gezond is én klant blijft. U zult dan immers in de toekomst weer nieuwe leasecontracten kunnen afnemen. Besparen op de de autoverzekering. Door de verzekering uit het leasepakket te halen en te gaan shoppen bij diverse verzekeringsmaatschap­ pijen, kunt u al snel 10 tot 20% besparen op de verzekeringskosten. Vaak willen tussenpersonen nl. goedkopere verzekeringen verkopen om met andere producten bij u binnen te kunnen komen.

Huur of shortlease als alternatief Als u regelmatig voor een korte periode een auto moet inzetten is het onverstandig om steeds een veeljarig leasecontract aan te gaan. Huren? Huren is een goede optie bij kortstondige behoefte aan een auto (of bestelwagen, bus, enz.). voor bijvoorbeeld de periode van één dag tot enkele weken. U heeft dan geen omkijken naar onderhoud, afschrijving en hoeft ook geen dure investeringen te doen. Shortlease? Als u de auto nodig heeft voor een wat langere periode (enkele maanden tot één jaar) is shortlease een goede oplossing. Denk daarbij aan die incidentele opdracht waarvoor u een extra auto/bus nodig heeft. Het is dan verstandig om die voor een korte periode te leasen. Na de opdracht blijft u dan niet zitten met het voertuig of met een langlopend leasecontract. Mocht de incidentele opdracht uitmonden in werk voor een per­manente, nieuwe afnemer, dan kunt u de auto alsnog voor langere tijd leasen.

Leg de noodzaak tot het ‘uitkleden’ van een duur leasecontract voor aan uw lease­ maatschappij. Zoek besparingen en haal bijvoorbeeld de verzekerings­dekking eruit en ga shoppen bij verzekeraars. Dat kan al snel 10 - 20% schelen. 21.01.2009 - 6

- personeelszaken Slecht inwerken kost onnodig veel geld Het bedrijfsleven verliest 500 miljoen euro per jaar omdat nieuwe werknemers ook weer vroegtijdig opstappen. Vertrekken ze bij u ook wel eens binnen één jaar? Dan is dat te voorkomen! Als u iemand aanneemt Als u iemand aanneemt, doet u een kostbare inves­ tering. Dat weet u. U moet ook weten dat 16% van nieuw personeel ook weer binnen één jaar vertrekt. Een op de 25 geeft daarbij de slechte ontvangst als de reden van vertrek. Dat blijkt uit onderzoek, aldus mr. drs. Toine Al, adviseur bedrijfscommuni­ catie. Let op. Het vertrek van een nieuwkomer laat de (verborgen) kosten ongemerkt hoog op­­ lopen. Behalve dat deze medewerker weinig pro­ ductief is geweest, wordt het werk vertraagd, vloeit kennis weg uit uw bedrijf, is de kans groot dat de medewerker niet positief spreekt over uw bedrijf en moet u alweer op zoek naar een vervanger. Dat laatste kost u (opnieuw) gemiddeld € 700,- tot € 1.200,-. Dit alles kunt u voorkomen als u nieuw­ komers goed inwerkt. Ga als volgt te werk.

1. Goede voorbereiding is het halve werk Een goede voorbereiding is het halve werk. Een nieuwe medewerker bepaalt namelijk in de eerste drie weken of u de juiste werkgever bent. Hij of zij heeft net als u hoge verwachtingen en is hoog gemotiveerd om aan de slag te gaan. Speel hier goed op in door de medewerker goed voorbereid te ontvangen. Denk hierbij o.a. aan: •

het op orde hebben van administratieve zaken, zoals het contract; • een kennismaking met collega’s; • de inrichting van de inwerkplek; • een introductieprogramma; • enz. Met andere woorden: denk aan alles wat nodig is om de medewerker een goede start te geven. Download een nuttige checklist van http:// kostenbesparing.indicator.nl (BE 01.07.07).

+

Let op. Houd het contact warm vanaf het laatste sollicitatiegesprek tot de eerste werkdag, vooral als daar veel tijd tussen zit. Stuur bijv. regelmatig informatie toe aan het huisadres of nodig de mede­ werker uit voor speciale gelegenheden als een personeelsavond.

2. Het introductieprogramma Met een introductieprogramma laat u mede­wer­ kers als het ware kennismaken met het reilen en zeilen van het bedrijf en vooral met zaken rond het werk. Handel eerst de formele personeels­zaken, zoals de contractondertekening en andere admini­ stratieve zaken, correct af. Tip. Geef een introduc­ tiepakket mee, maar bespreek belangrijke zaken, zoals personeelsreglement, pensioenreglement, werktijden en wijze van ziekmelden persoon­lijk. Daarnaast is het belangrijk dat u de medeweker informeert over de aard van uw bedrijf, de collega’s en de klanten, de huisregels en de gebruiken en bij wie aangeklopt kan worden bij vragen. Vertel over uw bedrijf en zeg waar u trots op bent en waarom. Dat geeft de medeweker het gevoel bij het juiste bedrijf te werken.

3. Tijdig evalueren helpt Houd ieder halfjaar een evaluatie van het functio­ neren van de medewerker, maar ook van de bele­ ving van het werken bij uw bedrijf. Corrigeer als zaken fout lopen en zorg dat de medewerker pro­ ductief en met plezier werkt, loyaliteit opbouwt en bij u blijft werken. Let op. Vraag ook zo nu en dan in de wandelgang hoe het gaat en geef aan wat goed gaat en wat niet. Dat maakt dat de mede­ werker leert, zich steeds beter inwerkt, ervaring opdoet, zich gewaardeerd en betrokken voelt.

Met een goed introductieprogramma voorkomt u in veel gevallen dat nieuwe werknemers opstappen zonder dat ze u iets opgeleverd hebben. Zo worden ze bovendien eerder en effectiever productief.

7 - 21.01.2009

Colofon Hoofdredacteur: J.T.M. Raeskin Eindredacteur: L.J.W.M. Winter Aan dit nummer werkten mee: dhr. M. Hoetmer marketing- en verkoopspecialist mevr. drs. A. Kalijan P&O-adviseur drs. J.J. van Kemenade subsidie-adviseur M. Kramer onderzoeksjournalist drs. F.J. Müller financieringsdeskundige

- automatisering Zo kunt u Office 2007-bestanden openen Wat u moet weten. Sinds enige tijd is de nieuwe versie Microsoft Office 2007 te koop. Wat u moet weten is dat Office 2007 bestanden opslaat in het zogenaamde ‘Office Open XML-formaat (OOXML)’. Daar horen nieuwe extensies bij. De bekende .doc, .xls en .ppt zijn vervangen door: .docx, .xlsx en .pptx, dan wel door .docm, .xlsm en .pptm (een ‘x’ wordt toegevoegd als er geen macro’s in het document zijn verwerkt en een ‘m’ als dat wél het geval is). Waarom is dit belangrijk? Vroeg of laat krijgt u zo’n nieuw Word-, Excel- of Powerpoint-bestand toegestuurd dat u vervolgens niet kunt openen omdat u nog geen Office 2007 heeft. Tip. Maak daarom uw Officepakket geschikt voor het kunnen lezen van die nieuwe bestanden. U moet hiervoor het gratis compatibiliteitspakket downloaden en instal­ leren (http://www.microsoft.com/netherlands/ondernemers/producten/ office/compatabiliteitspakket.aspx).

drs. A.L.H. Neelen belastingadviseur

Let op. Dit werkt alléén met Office 2000, Office XP en Office 2003. Bovendien moet u eerst uw Officepakket updaten. Hiervoor kunt u terecht op http://office.microsoft.com - onder ‘Downloads’.

M. van de Ven adviseur inkoop & logistiek

Geef dus géén geld uit. Om die nieuwe bestanden te kunnen openen, hoeft u dus géén nieuw Office-pakket te kopen!

drs. R.W. Verbrugge economisch adviseur A.P. Visser ict- en internetdeskundige Dit is een uitgave van:

Schootense Dreef 31 Postbus 794 5700 AT HELMOND http://www.indicator.nl Abonnementen: Tel.: 0492 - 59 31 31 Fax: 0492 - 59 31 00 E-mail: [email protected] Modellen, tabellen, vonnissen, ...

http://kostenbesparing.indicator.nl

® is een wettelijk geregistreerd merk.

+ Download het gratis compatibiliteitspakket van Microsoft om de bestan­ den met de nieuwe extensies van Office 2007 te kunnen openen. U hoeft hiervoor dus géén nieuw Office-pakket te kopen!

- personeelszaken Terugdringen ziekteverzuimkosten? Als werknemers (regelmatig) ziek zijn, kost dat uw bedrijf niet alleen geld, maar leidt dat ook tot problemen met de inroostering en met de stemming onder collega’s die moeten invallen. Hoe pakt u dit slim aan? Laat meteen een onderzoek doen. Laat bij een werknemer die zich veelvuldig ziek meldt, meteen onderzoek doen door een bedrijfsarts. Tip. Vraag uw arboarts direct op de dag van de ziekmelding om een controle. Alleen zo kunt u erachter komen of uw werknemer ook daad­ werkelijk ziek is. Bovendien kunt u meteen starten met re-integratie waardoor de duur van het ziekteverzuim kan worden beperkt. Van deze werkwijze zal bovendien een preventieve werking uitgaan (zo blijkt in de praktijk), waardoor uw ziekteverzuimkosten zullen dalen. + Door ‘vaak-ziekmelders’ meteen op de eerste dag van ziekmelding te laten bezoeken door een bedrijfsarts, kunt u ook meteen starten met re-integratie. Daar gaat een preventieve werking van uit.

Niets uit deze uitgave mag in enige vorm of op enige wijze worden overgenomen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De redactie staat in voor de betrouwbaarheid van de in haar uitgaven opgenomen informatie waarvoor ze echter niet aansprakelijk kan worden gesteld.