W ijzigingen AAG 4.36
november 2006
Inleiding...................................................................................................................................................................... 2 AAG Algemeen.......................................................................................................................................................... 2 Nieuw: Module AAGCRAS .................................................................................................................................. 2 Handleiding 4.36 .................................................................................................................................................. 2 Assurantiebelasting in Algemene gegevens................................................................................................. 2 BTW Percentage toegevoegd............................................................................................................................ 2 Onderwerp en Contactpersoon toegevoegd aan logverslag.................................................................... 3 Rubriek webadres toegevoegd aan Verzekeringsmaatschappij en Beheerder .................................. 3 Emailadres van gebruiker toegevoegd aan alle standaardbrieven ....................................................... 3 Schade aan Eigendommen/Derden .................................................................................................................... 3 Datum heropening toegevoegd aan SAE en SAD....................................................................................... 3 Variabele naamgeving voor behandelkosten, administratiekosten, schrootwaarde, materialen, expertisekosten .................................................................................................................................................... 3 Variablele naam voor "Reg.nr Object"........................................................................................................... 3 Verhuizing rubrieken Wijk en Toelichting locatie ....................................................................................... 3 Uitsplitsen materialen is nu optioneel in SAE.............................................................................................. 3 Uitsplitsen termijnen veroorzakers is nu optioneel in SAE...................................................................... 3 Tabblad Expertise in SAE en SAD ................................................................................................................... 3 Tabblad Getuigen in SAE en SAD.................................................................................................................... 4 Tabblad Uitkeringen in SAE en SAD............................................................................................................... 4 Nieuwe rubriek Schuldvraag............................................................................................................................. 4 Nieuwe rubriek Project ....................................................................................................................................... 4 Rubriek Kostenplaats toegevoegd bij beheerder........................................................................................ 4 Automatische berekening administratiekosten mogelijke via staffeltabel.......................................... 4 Nieuwe rubriek BTW bedrag in SAE ............................................................................................................... 4 Speciale manier van invoeren nieuwe schades in SAD en SAE ............................................................. 4 Nieuwe rubriek Bedrag toegewezen in SAD................................................................................................. 5 Eigen risico toegevoegd aan soort schade ................................................................................................... 5 Koppelen van schades........................................................................................................................................ 5 Apparatuur................................................................................................................................................................. 5 Assurantiebelasting en methode suppletie berekening per categorie.................................................. 5 Assurantiebelasting toegevoegd aan overzicht apparatuur .................................................................... 5 Brandverzekering..................................................................................................................................................... 5 Ppe toegevoegd (prijs per eenheid) in mutatiebestand ........................................................................... 5 Kopieer functie in brand voor aanwas ........................................................................................................... 5 Contactpersoon en Dossier toegevoegd aan afdruk.................................................................................. 5 Overige verzekeringen ........................................................................................................................................... 5 Dossiernummer, tegenpartij en korte omschrijving schade toegevoegd aan afdruk...................... 5 Wagenpark................................................................................................................................................................. 5 Scan............................................................................................................................................................................. 5 Onderwerp zelf i.p.v. Code onderwerp.......................................................................................................... 6 Kopiëren gescande documenten bij SAD en SAE ....................................................................................... 6 Meerdere soorten documenten kunnen gekoppeld worden .................................................................... 6 Postregistratie........................................................................................................................................................... 6 Kiezen uit relatietabel bij belangenbehartiger ............................................................................................ 6
W ijzigingen AAG 4.36
november 2006
I nleiding Bentis BV heeft het afgelopen jaar veel wijzigingen aangebracht in AAG. De meeste aanpassingen zijn het gevolg van de communicatie over en weer tussen gebruiker en bouwer. Via het forum op onze website en ook via email zijn veel verzoeken om verbeteringen binnen gekomen. Daarnaast zijn, vooral door intensief overleg met enkele gebruikers, bepaalde onderdelen danig verbeterd. Dit document beschrijft de aanpassingen in AAG versie 4.36. De versie is in november 2006 vrijgegeven en beschikbaar gesteld aan al onze gebruikers met een onderhoudsovereenkomst. Via onze website http://www.bentis.nl kunt u of uw systeembeheerder de nieuwe versie downloaden. Het is de opvolger van versie 4.35 die in november 2005 uitkwam. De aangepaste handleiding van AAG in PDF formaat kunt u ook van onze site halen.
AAG Algemeen N ieuw : M odule AA GCRA S AAG is een toepassing die streeft naar een volledig portefeuillebeheer van de verzekering en schadeadministratie. Ervaringen met calamiteiten uit het nabije verleden maken het noodzakelijk AAG uit te breiden met een nieuwe module CRA S, die optimaal ondersteuning verleent bij toekomstige gebeurtenissen. Het rampenplan van de gemeente bevat de hoofdlijnen van de lokale rampenbestrijdingsorganisatie. Alle mogelijk uit te voeren activiteiten zijn gegroepeerd in processen. Er is vastgesteld welke sector, vakteam of hulpverleningsorganisatie verantwoordelijk is voor de voorbereiding en uitvoering van een proces. Het procesplan van het actiecentrum Schaderegistratie, ook wel Centraal Registratie en Aanmeldpunt voor Schade (CRAS), is de uitwerking van het proces ‘schaderegistratie’ binnen het gemeentelijk rampenplan. Dit procesplan bevat alle voorbereidingen ten aanzien van de registratie van schaden en indien nodig de afhandeling hiervan in geval van een ramp of een calamiteit. Het actiecentrum Schaderegistratie/CRAS is een zelfstandige eenheid die operationeel wordt in geval van een zich voordoende ramp of zwaar ongeval in de gemeente. De taken op het gebied van registratie houden in: het registreren van schademeldingen die door particulieren en bedrijven/instellingen aan CRAS worden gedaan; het registreren en zo mogelijk vaststellen van schade aan gemeentelijke eigendommen; het registreren van experts en taxateurs en hun opdrachtgevers; het registreren van de schademeldingen en bevindingen van experts en taxateurs; het registreren van schademeldingen betreffende schade veroorzaakt door het optreden van de rampenbestrijdingsorganisatie; het verstrekken van schademeldingsformulieren; het verstrekken van informatie aan het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT); het verstrekken van informatie na verkregen toestemming van GBT – aan derden. Handleiding 4.36 De wijzigingen zijn beschreven en de aangepast handleiding 4.36 A ssurantiebelasting in A lgemene gegevens Het percentage assurantiebelasting is verhuisd van Algemene gegevens wagenpark naar Algemene gegevens AAG. De assurantiebelasting wordt ook gebruikt in module Apparatuur. BTW P ercentage toegevoegd Het BTW Percentage is toegevoegd aan de Algemene gegevens van AAG. Dit wordt vooralsnog gebruikt bij de BTW berekening in verhaalszaken.
W ijzigingen AAG 4.36
november 2006
Onderw erp en Contactpersoon toegevoegd aan logverslag Alle logverslagen zijn uitgebreid met contactpersoon (30 posities) en onderwerp (20 posities). Het onderwerp is vrij in te voeren maar kan ook uit een tabel gekozen worden. Het onderhoud van deze tabel staat in het menu A lgemeen/ Stamgegevens/ Onderw erpen logverslag . De tabel is alvast door ons gevuld maar kan naar eigen inzicht ingericht worden. Regels in het logverslag worden ook gegenereerd. Dit is bij een statuswijziging of na het maken van een standaard brief. Om het juiste onderwerp aan een gegenereerde de regel te koppelen, dient het programma te weten welk onderwerp gebruikt moet worden bij een statuswijziging en bij een standaardbrief. Dit kunt u via speciale knoppen instellen. Voorbeelden van onderwerpen zijn: brief verstuurd, fax ontvangen, telefoon van etc. Rubriek w ebadres toegevoegd aan Verzekeringsmaatschappij en Beheerder In de tabellen Verzekeringsmaatschappij en Beheerders is een rubriek webadres toegevoegd. Door op de knop met de wereldbol te klikken gaat u direct naar de ingegeven website. Emailadres van gebruiker toegevoegd aan alle standaardbrieven Het emailadres van de actuele gebruiker is toegevoegd aan alle standaardbrieven. De te gebruiken rubrieknaam hiervoor is @USREMAIL@
Schade aan Eigendommen/ Derden Datum heropening toegevoegd aan SA E en SA D Op het tabblad Algemeen is een rubriek Datum heropend toegevoegd. Variabele naamgeving voor behandelkosten, administratiekosten, schrootw aarde, materialen, expertisekosten Op schermen/overzichten waar deze vaste teksten staan kan deze tekst gewijzigd worden. Bijvoorbeeld: Overal waar “Materialen” staat vervangen door “Kosten” Variablele naam voor " Reg.nr Object" Op schermen/overzichten waar de vaste tekst “Reg.nr Object” staat kan deze tekst gewijzigd worden. Verhuizing rubrieken W ijk en Toelichting locatie De rubrieken Wijk en Toelichting locatie zijn verhuisd naar het tabblad Locatie. (klinkt logisch, is ook logisch). Na het ingeven van de eerste straat, wordt de wijk ook automatisch gevuld. Uitsplitsen materialen is nu optioneel in SAE Via het tussenscherm Eigenschappen Schade kan aangegeven worden of het totaal aan materialen via een opsomming van de gemaakte kosten moet gaan of dat het totaal aan kosten direct ingegeven kan worden. Uitsplitsen termijnen veroorzakers is nu optioneel in SA E Via het tussenscherm Eigenschappen Schade kan aangegeven worden of het totaal aan termijnen (het door een veroorzaker te betalen bedrag) via een opsomming van de bedragen moet gaan of dat het totaalbedrag direct ingegeven kan worden. Tabblad Expertise in SAE en SAD Het is mogelijk om gegevens van expertises en contraexpertises per schadegeval in te geven. In de Eigenschappen van de Schade kan dit per schade ingesteld worden. De gegeven die ingevoerd kunnen worden zijn: Datum expertise, Expertisebureau (kies uit tabel), Dossiernummer, Naam expert en een Opmerking. In het menu A lgemeen/ Stamgegevens/ Expertisebureaus kunt de tabel Expertisebureaus opbouwen. De invoer is nagenoeg identiek aan de tabel Verzekeringsmaatschappijen. Bij het raadplegen kan op de rubrieken Expertisebureau, Naam expert, Dossier, Datum expertise en Opmerking gezocht worden.
W ijzigingen AAG 4.36
november 2006
Tabblad Getuigen in SA E en SA D Het is mogelijk om de gegevens van eventuele getuigen of schademelders in te geven op een apart tabblad. Via de eigenschappen van de schade kunt u aangeven of dit voor deze schade van toepassing is of niet. De volgende rubrieken worden opgenomen: NAW gegevens, Datum getuigenis, Opmerking en de keuze Getuige/Schademelder. Bij het raadplegen kan op de naam van de getuige gezocht worden. Tabblad Uitkeringen in SAE en SA D Het is mogelijk om de uitkering aan de gedupeerde in termijnen te laten plaatsvinden. Bij de eigenschappen van de schade kunt u dit opgeven. In SAE kan dan op het tabblad Gedupeerde een tabel met uitkeringen opgebouwd worden. Het totaal van de uitgekeerde bedragen wordt gezet in de rubriek Uitgekeerd aan beheerder. De totaalrubriek kan niet zelf gemuteerd worden. In de module SAD komt een apart tabblad Uitgekeerd. De som van de hier ingevoerde bedragen wordt in de rubriek Bedrag uitgekeerd gezet. Deze rubriek is zelf niet meer muteerbaar. N ieuw e rubriek Schuldvraag In zowel SAE als SAD is een nieuwe rubriek Schuldvraag toegevoegd. De invoer gaat op dezelfde wijze als de invoer van de status en de toedracht. Via het menu A lgemeen/ Stamgegevens/ Schuldvraag kan de tabel opgebouwd worden. Bij het raadplegen kan op deze rubriek gezocht worden. N ieuw e rubriek P roject In zowel SAE als SAD is een nieuwe rubriek Project toegevoegd. De invoer gaat op dezelfde wijze als de invoer van de verzekeringsmaatschappij. Via het menu A lgemeen/ Stamgegevens/ P rojecten kan de tabel opgebouwd worden. Bij het raadplegen kan op deze rubriek gezocht worden. Hiermee kunt u schades van bijvoorbeeld een bouwproject aan elkaar koppelen. Zowel in het raadpleegprogramma als in de schadeoverzichten kan een project geselecteerd worden. Rubriek Kostenplaats toegevoegd bij beheerder In de module SAD is de veroorzaker een beheerder. Op dit tabblad is de rubriek kostenplaats toegevoegd. In de module SAE is de gedupeerde een beheerder. Ook op dit tabblad is de rubriek kostenplaats toegevoegd. Bij het raadplegen kan ook op kostenplaats gezocht worden. Deze rubriek wordt ook doorgegeven aan de Wordkoppeling als @kostenplaats@. A utomatische berekening administratiekosten mogelijke via staffeltabel In de algemene gegevens van verhaalszaken is een nieuwe tabblad opgenomen waarin de staffeltabel ingevoerd kan worden die gebruikt moet worden bij het berekenen van de administratiekosten. Als bij de eigenschappen van de schade ingesteld is dat de administratiekosten berekend moeten worden, dan wordt het totaal van de materialen opgezocht in de staffeltabel en wordt het resultaat in de rubriek administratiekosten gezet. De rubriek is bij deze instelling niet zelf muteerbaar. N ieuw e rubriek BTW bedrag in SA E In de opsomming van de materialen (kostenopgave) kan men een BTW berekening toepassen. Het bedrag dat u ingeeft is dan exclusief BTW. Het programma berekent dan de BTW. Deze wordt getotaliseerd in de rubriek BTW bedrag in het kosten overzicht op het tabblad Algemeen. Deze rubriek wordt ook doorgegeven aan de Wordkoppeling. Gebruikt dan @btw@. Speciale manier van invoeren nieuw e schades in SAD en SA E Naast de door u bekende manier van toevoegen van een nieuwe schade, biedt het programma een alternatieve manier. De oude bekende manier werkt als volgt: Klik op toevoegen, Nummer wordt bepaald, u vult de tabbladen Algemeen, Gedupeerde en Diversen in en klikt op OK. Dan pas wordt de schade toegevoegd. U klikt vervolgens op wijzigen en vult de overige tabbladen in. De alternatieve en speciale manier werkt als volgt: Klik op toevoegen, Nummer wordt bepaald, In het scherm met de eigenschappen kiest u de juiste instellingen. U klikt op OK. De schade is nu toegevoegd, vervolgens kunt u gegevens in alle tabbladen invullen. Om de speciale manier te gebruiken dient u dit aan te geven in de algemene gegevens van SAE en SAD.
W ijzigingen AAG 4.36
november 2006
N ieuw e rubriek Bedrag toegew ezen in SA D Het bedrag Uitgekeerd is opgesplitst in een Bedrag uitgekeerd (daadwerkelijk) en een Bedrag toegewezen. Uiteindelijk zullen deze bedragen gelijk worden, maar gedurende het verloop van een schade kan het bedrag uitgekeerd kleiner zijn dan het bedrag toegewezen. Eigen risico toegevoegd aan soort schade Aan elke soort schade kunt u een eigen risico toekennen. Dit eigen risico bedrag wordt alleen gebruikt in de WhatIf telling in het overzicht schade aan derden. De WhatIf telling somt per soort schade de kosten voor de gemeente op bij het ingegeven eigen risico. Door de bedragen van het eigen risico te veranderen kan een zo optimaal mogelijk risico gekozen worden. Koppelen van schades SAE Schades kunnen gekoppeld worden aan andere SAE schades, SAD schades kunnen gekoppeld worden aan andere SAD schades. Alle schades SAE en SAD kunnen gekoppeld worden aan een object uit de overige verzekering.
Apparatuur A ssurantiebelasting en methode suppletie berekening per categorie In de algemene gegevens van apparatuur kan ingesteld worden of de instellingen per categorie gelden of voor de gehele module. Het betreft de Methode van de suppletie berekening (maand 30 dagen, op de dag nauwkeurig, 50% op jaarbasis) en of er wel of geen assurantiebelasting van toepassing is. Als u er voor kiest dit per categorie in te stellen, dan moet u de categorieën aanpassen via de menukeuze A lgemeen/ Stamgegevens/ Categorieën . A ssurantiebelasting toegevoegd aan overzicht apparatuur In het Overzicht Apparatuur wordt een kolom met het bedrag van de assurantiebelasting afgedrukt. Ook een kolom Totaal (Premie + Assurantiebelasting) is toegevoegd.
Brandverzekering P pe toegevoegd (prijs per eenheid) in mutatiebestand In plaatst van opstal/inventaris promillage kan een prijs per eenheid opgenomen worden. Kopieer functie in brand voor aanw as Nagenoeg identieke panden kunnen versneld ingevoerd worden d.m.v. een kopieerfunctie. Dit gaat als volgt. Ga allereerst naar een pand dat als voorbeeld moet dienen voor een nieuw pand. Ga naar wijzigen, klik op Kopieer pand in het tabblad Mutatie. Wijzig de benodigde rubrieken, klik op OK. Contactpersoon en Dossier toegevoegd aan afdruk Bij de afdruk van een pand wordt bij de schade ook de contactpersoon en het dossiernummer afgedrukt.
Overige verzekeringen Dossiernummer, tegenpartij en korte omschrijving schade toegevoegd aan afdruk Bij de afdruk van een object bij overige verzekeringen wordt bij de schade ook het dossiernummer, tegenpartij en korte omschrijving schade afgedrukt.
W agenpark Scan
W ijzigingen AAG 4.36
november 2006
Onderw erp zelf i.p.v. Code onderw erp In het schermoverzicht van de gescande of gekoppelde documenten wordt nu het onerderp zelf getoond. In de vorige versie werd de code van het onderwerp getoond. Druk op F5 om dit voor u aan te passen. Kopiëren gescande documenten bij SAD en SAE Gekoppelde documenten op het tabblad Scan kunnen gekopieerd worden van een SAE schade naar een SAD schade en andersom. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een SAD schade leidt tot een SAE schade. Iemand stelt de gemeente aansprakelijk voor een scheve stoeptegel en u stelt de wegenbouwer aansprakelijk voor dezelfde schade. U kunt de correspondentie dan van de SAD schade kopiëren naar de SAE schade. De documenten worden niet zelf gekopieerd, alleen de link naar de documenten wordt gekopieerd. M eerdere soorten documenten kunnen gekoppeld w orden In de vorige versie konden alleen .tif bestanden gekoppeld worden aan een document. In deze nieuwe versie zijn dit bijna alle mogelijke documenten. Denk aan bestanden als Word, Excel, Jpg (foto’s, plaatjes), Txt (email, tekst), Html (email, webpagina’s).
P ostregistratie Kiezen uit relatietabel bij belangenbehartiger Bij het invoeren van een schade in SAD kunt u een relatie selecteren uit de relatietabel van de postregistratie.
