VZW Vlaamse Judofederatie

VZW Vlaamse Judofederatie

Financiële- en verantwoordingsprocedures van de Vlaamse Judofederatie vzw Kalenderjaar 2016

Financieel handboek 2016

Financieel Handboek 2016 Versie 08/03/2016

1

Financiële- en verantwoordingsprocedures van de Vlaamse Judofederatie vzw Kalenderjaar 2016 Financieel handboek 2016

Geschreven door: Mike Van de Rostyne Penningmeester Contactinformatie: Vlaamse Judofederatie vzw Warandestraat 1A 9240 Zele Telefoon Fax E-mail Website

: : : :

052 44 90 16 052 44 97 20 [email protected] www.vjf.be

DOCUMENTINFORMATIE Geschreven voor : Vlaamse Judofederatie vzw Geschreven door : Mike Van de Rostyne Laatste herziening : 08/03/2016 Door : secretariaat VJF Versie : 1.00


2

Financiële- en verantwoordingsprocedures van de Vlaamse Judofederatie vzw Kalenderjaar 2016 Financieel handboek 2016

Inhoudsopgave 1.

Basisprincipes

4

2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Boekhouding en begroting Algemeenheden Begroting Boekhouding Banktransacties Wijziging in het penningmeesterschap

7 7 7 8 8 9

3.

Inkomstenstromen

10

4.

Uitgaven en verantwoording van uitgaven

16

5.

Bijzondere toekenningen (provinciale comités)

19


3

1. Basisprincipes 1.1. De financiële en verantwoordingsprocedures van de Vlaamse Judofederatie VZW (hierna VJF genaamd), in samenhang met de statuten van de vereniging en haar huishoudelijk reglement, vormen de bindende basis van alle financiële verrichtingen van de vereniging. 1.2. Over elke wijziging van deze procedures wordt een beslissing getroffen door de Raad van Bestuur en elk lid-club van de vereniging kan een wijziging aan de procedures voorstellen. Deze voorstellen tot wijziging dienen toegestuurd te worden ter attentie van de penningmeester van de vereniging, die ze op een eerstvolgende vergadering aan de Raad van Bestuur zal voorleggen. 1.3. Indien het voorstel tot wijziging zaken inhoudt waarover de Raad van Bestuur niet rechtsgeldig kan beslissen, omdat het beslissingsrecht toekomt aan de Algemene Vergadering, zal het voorstel van wijziging ingeschreven worden op de dagorde van de eerstvolgende Algemene Vergadering. 1.4. In geval een conflict zou rijzen tussen de financiële en verantwoordingsprocedures en artikelen van de statuten en/of het huishoudelijk reglement, zal de beslissing van de Raad van Bestuur van doorslaggevende aard zijn. Bij staking van stemmen binnen de Raad van Bestuur zal de stem van de voorzitter van de Raad van Bestuur van doorslaggevende aard zijn. In dit laatste geval zal de penningmeester hieromtrent verslag uitbrengen op de eerstvolgende Algemene Vergadering. 1.5. Alle door de vereniging afgesloten contracten worden door de penningmeester op de maatschappelijke zetel bewaard en zullen door hem, op het einde van zijn ambtstermijn, overgedragen worden aan de secretaris-generaal, die ze op zijn beurt zal overmaken aan de opvolgende penningmeester.


4

Referenties naar de statuten art. 5, vierde lid: Het uitgetreden of uitgesloten lid kan geen deel van het maatschappelijk vermogen of patrimonium van de Vlaamse Judofederatie opeisen en kan nooit teruggave of vergoeding van de gestorte bijdragen, aanbrengsten of van andere prestaties vorderen. art. 6 : De Algemene Vergadering stelt jaarlijks de bijdragen van de leden vast, met een maximum van € 619,73. Deze jaarlijkse bijdrage dient jaarlijks te worden betaald vóór 31 januari. De bijdragen zijn opeisbaar vanaf de aansluiting, zij zijn niet terugvorderbaar noch deelbaar. art. 17: De Raad van Bestuur leidt de zaken van de VJF. Hij is bevoegd voor alle aangelegenheden met uitzondering van deze die door de wet uitdrukkelijk aan de Algemene Vergadering zijn voorbehouden. Hij kan onder meer alle handelingen verrichten; alle akten stellen, overeenkomsten sluiten en minnelijke schikkingen treffen, dit met en tegenover personeel, banken, de overheid, de openbare instellingen en gelijk welke derden; alle daden van beheer en beschikking stellen met betrekking tot roerende en onroerende goederen; leningen sluiten; legaten, subsidies, schenkingen en overdrachten aanvaarden, aan rechten verzaken; volmachten verlenen aan alle door hem aangewezen mandatarissen die al dan niet lid zijn van de vereniging; het huishoudelijk reglement samenstellen en/of wijzigen; de vereniging in rechte vertegenwoordigen als eiser of als verweerder en beslissen over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen. De Raad van Bestuur kan eveneens een wijziging van de statuten voorstellen. Geen akte verbindt de vereniging indien zij niet twee handtekeningen van de leden van de Raad van Bestuur draagt, waaronder deze van de voorzitter of zijn volmachtdrager. De Raad van Bestuur kan onder de leden van de Raad van Bestuur een afgevaardigd beheerder benoemen en aan deze zijn bevoegdheid voor bepaalde handelingen en taken overdragen. Behoudens de genoemde bevoegdheidsdelegatie vanwege de Raad van Bestuur, verzorgt de afgevaardigd bestuurder onder meer de lopende zaken en de dagelijkse briefwisseling en tekent namens de vereniging eveneens alle bescheiden die nodig zijn voor de uitoefening van zijn Financieel Handboek 2016 Versie 08/03/2016 5

taak. Hij is tevens bevoegd de beslissingen van de Raad van Bestuur uit te voeren en in het bijzonder het mandaat ad litem te verstrekken aan een advocaat in gerechtelijke acties als eiser of verweerder. De raad van bestuur kan daarenboven het dagelijks bestuur van de vereniging alsook de vertegenwoordiging wat dat bestuur aangaat opdragen aan één of meer bestuurders die ofwel alleen ofwel gezamenlijk ofwel als college optreden. art. 18: Het financieel beheer bestaande uit de rekening van het afgelopen dienstjaar wordt jaarlijks door de Raad van Bestuur onderworpen aan de goedkeuring van de Algemene Vergadering. Deze Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen op de wijze zoals voorzien in de statuten. Op dezelfde algemene vergadering kan aan de raad van bestuur kwijting worden verleend voor het afgelopen dienstjaar. art. 19: De VJF is als vereniging aansprakelijk voor de misgrepen die kunnen toegeschreven worden, hetzij aan haar aangestelde, hetzij aan de organen waardoor haar wil wordt uitgevoerd. Door de bestuurders wordt geen persoonlijke verplichting aangegaan betreffende de verbintenissen van de federatie. art. 21, eerste lid: Dezelfde vereisten van art. 20 worden gesteld wanneer de Algemene Vergadering zich uitspreekt over de ontbinding van de federatie. In geval van ontbinding zal het maatschappelijk vermogen geschonken worden aan één of meer verenigingen zonder winstoogmerk.


6

Referenties naar het huishoudelijk reglement. Hoofdstuk 1: gevolgen van de beslissing van de Raad van Bestuur Elke club, die een voorlopige goedkeuring tot opening krijgt van de Raad van Bestuur is er toe gehouden aan al de verplichtingen te voldoen als lid-club (jaarlijkse bijdrage enz.) Hoofdstuk 2: formaliteiten voor vergunninghouders, inzonderheid 3e lid. Om een vergunning aan te vragen moet iedere beoefenaar een door de VJF ter beschikking aan de clubs gesteld aanvraagformulier, volledig en leesbaar invullen. Deze formaliteiten gebeuren door de clubsecretarissen. De aanvraag wordt ondertekend door de clubmandataris, de beoefenaar of door één van de ouders of de wettelijke vertegenwoordiger, indien hij/zij nog niet ten volle 18 jaar is (de clubleiders zijn verantwoordelijk voor deze handtekening). De aanvraag wordt overgemaakt conform de bepalingen van het huishoudelijk reglement. De vergunningsaanvraag wordt slechts geregistreerd wanneer de betaling op de VJF is toegekomen. Ieder bestuurslid van een club dient in het bezit te zijn van een geldige vergunning. Hoofdstuk3: Functie van de voorzitter, secretaris-generaal en penningmeester.


7

2. Boekhouding en begroting. 2.1. Algemeenheden 2.1.1.

De valuta voor alle financiële verrichtingen is de Euro (€).

2.1.2.

Indien een financiële transactie geschiedt in een vreemde munt, zal de officiële dagkoers van de bank geldig zijn voor de financiële transactie.

2.1.3.

De boekhoudperiode vangt aan op 1 januari en loopt tot en met 31 december.

2.1.4.

De voorzitter en het directiecomité van de VJF kunnen te allen tijde aan de penningmeester een rapport opvragen van de financiële toestand van de vereniging. Indien de penningmeester dergelijk verzoek ontvangt, zal hij uiterlijk op de eerstvolgende Raad van Bestuur dit rapport, ondersteund door alle mogelijke bewijsstukken indienen bij de voorzitter en/of het directiecomité.

2.1.5.

De voorzitter en het directiecomité van de VJF kunnen te allen tijde het op de Algemene Vergadering aangesteld accountantskantoor vragen een onderzoek naar de financiële toestand van de vereniging in te stellen. De penningmeester is ertoe gehouden al de rekenplichtige stukken te tonen die door het accountantskantoor worden opgevraagd. Uiterlijk tegen de eerstvolgende Raad van Bestuur dient het rapport van het accountantskantoor bij de voorzitter en het directiecomité neergelegd te worden.

2.2. Begroting 2.2.1.

De begroting bestrijkt een periode die ingaat op 1 januari en loopt tot en met 31 december van een zelfde kalenderjaar.

2.2.2.

Elke commissie dient de door haar opgemaakte begroting voor haar commissie in bij de penningmeester van de vereniging, uiterlijk vóór 1 juli van het jaar dat het begrotingsjaar voorafgaat.

2.2.3.

De penningmeester zal alle door de commissies opgemaakte begrotingen verzamelen en bundelen, een begroting voor de gehele vereniging opmaken en deze aan de goedkeuring van de Raad van Bestuur onderwerpen. De begroting zal slechts bindend zijn na goedkeuring door de Algemene Vergadering.


8

2.3. Boekhouding 2.3.1.

De boekhouding van de vereniging wordt gevoerd volgens de algemene principes van het Belgisch boekhoudrecht en is er op gericht te allen tijde een exacte financiële toestand van de vereniging weer te geven.

2.3.2.

De boekhouding geschiedt dagelijks of zo dicht mogelijk bij de gebeurtenis waarop de financiële verrichtingen betrekking hebben.

2.3.3.

Alle financiële verrichtingen dienen geëigende kanalen van de vereniging.

2.3.4.

De penningmeester zal de boeken afsluiten per 31 december, een financieel verslag opmaken en dit onderwerpen aan de goedkeuring van het aangesteld accountantskantoor en de Raad van Bestuur, uiterlijk één maand voor de Algemene Vergadering. Het accountantskantoor zal haar verslag overmaken aan de Raad van Bestuur en voordragen op de Algemene Vergadering. De penningmeester zal het financiële verslag voorleggen aan de Raad van Bestuur en het onderwerpen aan de goedkeuring van de Algemene Vergadering.

te

geschieden

via

de

2.4. Banktransacties. 2.4.1.

De naam van de rekeningvoerende houder is "VLAAMSE JUDOFEDERATIE VZW".

2.4.2.

De penningmeester is de aangewezen persoon om alle banktransacties te verrichten, hij kan volmacht geven aan de boekhoudster om alle transacties van < 1.000,00 euro in zijn naam uit te voeren. In onvoorziene omstandigheden is het de voorzitter toegelaten transacties te verrichten. Voor het elektronisch betaalverkeer “Isabel”, zijn er voor het directie comité betaalkaarten voorzien zodat te allen tijde bankverrichtingen kunnen gebeuren.

2.4.3.

Belangwekkende geldelijke overschotten in de zichtrekening (d.w.z. meer dan € 75.000,00) zullen door de penningmeester (of zijn gevolmachtigde) overgeschreven worden naar een intrestopbrengende rekening. Indien het over te schrijven bedrag meer is dan € 50.000,00 zal de penningmeester de voorzitter en de secretaris-generaal van deze transactie op de hoogte brengen. Hij zal deze transactie ook aan de goedkeuring van de Raad van


9

2.4.4.

Bestuur onderwerpen. Ten einde een maximum aan rentabiliteit van betalingsuitgaven te bekomen, kan het directie comité een kredietkaart opnemen bij de rekeningvoerende bankinstelling.

2.4.5.

Het afsluiten en het openen van een bankrekening zal geschieden volgens dezelfde procedure als de wijziging in het penningmeesterschap.

2.4.6.

Alle uitzonderlijke uitgaven of aankopen boven € 2.500,00 dienen vooraf ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de Raad van Bestuur.

2.5. Wijziging in het penningmeesterschap. 2.5.1.

Indien het penningmeesterschap eindigt, hetzij door ontslag van de penningmeester, hetzij door aanduiding van een nieuwe penningmeester, is de procedure als volgt: De voorzitter, de scheidende en de nieuwe penningmeester zullen in overleg een sluitingsdatum bepalen, die binnen een periode van veertien dagen na de ontslagdatum gelegen is. De scheidende penningmeester sluit de boekhouding af en zal alle bescheiden met betrekking tot de financiële verrichtingen overdragen aan de nieuwe penningmeester. De partijen (i.e. voorzitter, scheidende penningmeester en nieuwe penningmeester) zullen de neergelegde documenten onderzoeken en een financieel verslag van overdracht in viervoud opmaken. Eén exemplaar wordt overgemaakt aan de secretaris-generaal, en elk van de hierboven vermelde partijen behoudt één kopie. De voorzitter zal op de eerstvolgende vergadering van de Raad van Bestuur het financieel verslag van overdracht voorleggen.

2.5.2.

Bovenvermelde procedure ontslaat de scheidende penningmeester niet van eventuele misgrepen in het penningmeesterschap tijdens zijn ambtsperiode.


10

3. Inkomstenstromen. De voornaamste inkomstenstromen van de VLAAMSE JUDOFEDERTIE VZW zijn: 3.1. De inkomsten uit leden-clubbijdrage, verschuldigd door de ledenclubs aan de federatie voor een kalenderjaar: deze zijn voor 2016 vastgesteld op: van 0 tot 99 leden: vanaf 100 leden:

€ 100,00 € 125,00

(De vrijwilligersverzekering van 25,00 euro is voorzien in deze clubbijdrage) Te late betaling van de clubbijdrage administratieve boete € 5,00/maand. Er zal uit de clubbijdrage een budget van € 2.000,00 worden vrijgemaakt, welke door de VJF zal geïnvesteerd worden in nieuwe initiatieven om nieuwe vrijwilligers aan te trekken, deze te behouden en te laten ontplooien binnen de verschillende vrijwilligersfuncties van de VJF. (SR, TO, mensen binnen de commissies,….). Aan de ledenclubs worden vrijkaarten gegeven op clubnaam die in januari worden verstuurd. Het gebruik van de vrijkaart is geldig op alle officiële kampioenschappen van de federatie, mits voorlegging van een geldige vergunning. Volgende wedstrijden komen in aanmerking voor de vrijkaart: - provinciale kampioenschappen - regionale kampioenschappen - nationale kampioenschappen - Callant Cup wedstrijden - Nationale Interclub - Flanders Judo Cup Het aantal vrijkaarten voor een bepaald kalenderjaar wordt bepaald in functie van het aantal vergunningen op het einde van de maand november van het voorgaande kalenderjaar: van 0 tot 10 leden geen vrijkaarten van 11 tot 49 leden 2 vrijkaarten van 50 tot 99 leden 3 vrijkaarten van 100 tot 149 leden 4 vrijkaarten van 150 tot 199 leden 5 vrijkaarten meer dan 199 leden 6 vrijkaarten Financieel Handboek 2016 Versie 08/03/2016

11

De leden van de verschillende commissies en de provinciale comités zullen tevens een vrijkaart ontvangen. De officiële tekst dient op de rugzijde van de kaart vermeld te zijn. Misbruik van een vrijkaart leidt automatisch tot het intrekken ervan en verloren kaarten worden in de loop van het kalenderjaar niet vervangen. 3.2. De inkomsten uit de federale vergunningverzekering: voor het jaar 2016 bedraagt de prijs van de federale vergunning € 38,00 en de kleutervergunning € 21,00. (Vanaf 2010 werd de vergunningverzekering en kleutervergunning gekoppeld aan de spilindex, sinds 2010 werd de spilindex vier keer overschreden waardoor de prijzen van de vergunningverzekering en van de kleutervergunning respectievelijk € 38,97 en € 21,65 bedragen. Deze worden pas aangepast bij de overschrijding van een gehele euro). Voor het aanmaken van een duplicaat vergunning wordt € 5 gevraagd. Spoedprocedure Voor judoka’s die dringend hun vergunning nodig hebben, omdat ze deelnemen aan buitenlandse tornooien en een PDF lijst niet voldoende is, kan een spoedprocedure worden toegepast. Voor deze procedure wordt een administratieve kost van € 10 aangerekend. Bij laattijdige betaling van vergunningen door de club waardoor een extra inlog in het banksysteem en een manuele toekenning van de betaling in het vergunningsbestand nodig is, zal er een administratieve kost van € 10 worden aangerekend voor deze procedure. Indien er geen gebruik gemaakt wordt van het digitaal ledenbestand en de vergunningen door de administratie van de federatie dienen te worden verwerkt, zal er een extra kost per vergunning dienen betaald te worden van € 2,00.


12

3.3. De inkomsten uit de betoelaging van BLOSO. De betoelaging van BLOSO wordt opgesplitst in subsidies voor basisopdrachten bestaande uit werkingssubsidies en personeelssubsidies, in subsidies voor facultatieve opdrachten bestaande uit het realiseren van een specifiek jeugdsportbeleid (facultatieve opdracht “jeugdsport”), het organiseren van sportkampen (facultatieve opdracht “sportkampen”), het realiseren van een integraal topsportbeleid (facultatieve opdracht “topsport”) en het organiseren van activiteiten die passen in het prioriteitenbeleid van de Vlaamse Regering (facultatieve opdracht “prioriteitenbeleid”). Elk van de toegekende subsidies dienen aangewend te worden binnen het bestek waarvoor zij bestemd zijn. 3.4. De inkomsten uit de betoelaging van het BOIC: de betoelaging van het BOIC wordt toegekend binnen het kader van het samenwerkingsakkoord tussen de nationale federatie (Koninklijke Belgische Judobond VZW) en het BOIC. Deze inkomsten mogen slechts gebruikt worden binnen het bestek van de programmaonderdelen waarvoor zij bestemd zijn. 3.5. De inkomsten voortvloeiend uit sponsoring: aan de inkomsten uit sponsoring zal door de Raad van Bestuur een bestemming gegeven worden in functie van de met de sponsor afgesloten overeenkomst. 3.6. De inkomsten voortvloeiend uit publiciteitswerving voor Judo-Contact. Het tarief voor publiciteit werd vastgesteld op (excl. BTW) 4-kleurendruk: enkel omslag 1/1 blad: € 1.000,00 1/2 blad: € 600,00 1/3 blad: € 400,00 4-kleurendruk: binnenblad 1/1 blad: € 600,00 1/2 blad: € 400,00 1/4 blad: € 250,00 1/8 blad: € 200,00 1/16 blad: € 100,00 4-kleurendruk: middelste binnenblad: € 900,00 3.7. Publiciteit via de officiële website van de federatie € 200,00 euro (excl. BTW) per maand en € 2.200,00 euro (excl. BTW) voor een volledig jaar. De facturatie geschiedt na elke verschijning. De inkomsten voortvloeiend uit inschrijvingsgelden, inkomtarieven en toegewezen organisaties: Financieel Handboek 2016 Versie 08/03/2016

13

Stand op RK/BK/CC 1 dag € 150,00; 2 dagen € 250,00 (excl.BTW) De hierna genoemde inkomsten zijn incl. BTW indien deze aan de BTW-regeling onderworpen zijn. 3.7.1. Inschrijvingsgelden voor wedstrijden FJC buitenlandse judoka’s door overschrijving € 15,00 FJC geselecteerde binnenlandse judoka’s € 7,50 provinciale kampioenschappen € 10,00 (doorstorting van de provincies aan de VJF € 5,00 voor degene die op de uitslaglijst staan van de PK en mogen deelnemen aan de RK) individuele jeugdbeker € 5,00 Rankingtornooi max. € 15,00 Nationale interclub (heren en dames) Callant Cup (heren en dames) 1ste afd. 2de afd. 3de afd. 4de afd. boetesysteem indien forfait (zie reglement) andere ploegenkampioenschappen Belgisch kampioenschap veteranen 8 beurtenkaart voor de shiai

€ € € € €

350,00 350,00 174,00 149,00 124,00 € 50,00 € 10,00 € 20,00

Bij laattijdige betaling (na deadline bepaald in het reglement) van het inschrijvingsgeld voor kampioenschappen zal een extra kost worden aangerekend bovenop het inschrijvingsgeld van : € 10,00 3.7.2. Inkomtarieven voor wedstrijden Regionale kampioenschappen: Flanders Judo Cup: Belgische Kampioenschappen: Callant Cup:


14

ouder dan 12 jaar € 5,00 ouder dan 12 jaar € 10,00 Jonger dan 12 jaar gratis Ticket 2 dagen € 15,00 bepaald door K.B.J.B. 1e weekend € 5,00 Finaleweekend 1 dag € 10,00 2 dagen € 15,00

3.7.3. Inrichting van Callant Cup wedstrijden De uiteindelijke toewijzing geschiedt door de Raad van Bestuur van de vereniging op voorstel van de wedstrijdorganisatiecommissie (zie hieromtrent de desbetreffende reglementering); De nationale interclub wordt ingericht door de Koninklijke Belgische Judobond VZW, die alternerend een toewijzing zal doen aan een regionale federatie. 3.7.4. Inrichting van een organisatie zonder toestemming VJF: boete € 1.000,00 3.8. De inkomsten voortvloeiend uit het inrichten van vormingsstages: - Handboeken – cursussen ·€ 15,00 - Stages sportkampen (per week afhankelijk van de door ons te betalen accommodatie) 3.9. De inkomsten voortvloeiend uit het inrichten van pedagogische activiteiten: - BLOSO-cursus: naargelang de tarifering van het BLOSO - Inschrijvingsgeld voor deelname aan sho-dan-shiken - 1e, 2e en 3e Dan: € 50,00 - 4e en 5e Dan: € 100,00 - vanaf 6e Dan: € 100,00 - Herexamen - 1e,2e en 3e dan: € 30,00 e - vanaf 4 en hoger: € 60,00 - Pedagogische bijscholingen:

€ 20,00

3.10. Andere inkomsten: Inkomsten uit verkoop van goederen: Ronde stickers (per stuk) Lange stickers (per stuk) DVD CD ROM kleuterjudo Verzendingskosten DVD binnenland Verzendingskosten DVD buitenland Judobeertje Judobal Verhuur weegschalen

€ 1,00 € 1,25 € 20,00 € 10,00 € 2,50 € 5,00 € 10,00 € 27,50 € 25,00

Inkomsten uit verkoop van formulieren: Verkoop van shiaikaarten: per kaart

€ 10,00


15

Verkoop van technische kaarten: per kaart

€ 10,00

Inkomsten voor levering van diensten: Vergunning € 38,00 Kleutervergunning tot 6 jaar € 21,00 Kost aanmaak vergunning door secretariaat € 2,00 Duplicaat vergunning € 5,00 Factuur vergunningen € 12,50 Spoedprocedure vergunning € 10,00 Spoedprocedure extra inlog banksysteem € 10,00 Admin. kost bij te late betaling van de clubbijdrage € 5,00 /mnd Extra kost bij te late betaling inschrijving kampioenschappen € 10,00 Duplicaat diploma € 10,00 Duplicaat kaart zwarte gordel € 10,00 Duplicaat badges SR/TO € 10,00 Duplicaat coachkaart € 5,00 Kinderdiploma (+ verzendingskosten) € 0,50 Rondschrijven ledenclubs nieuwsbrief – per te verspreiden PDF + toevoegen info tornooi aan kalender € 40,00 Rondschrijven niet-ledenclubs via nieuwsbrief per te verspreiden PDF € 100,00 Adressen op sticker per lid club blad € 25,00 met commerciële doeleinden € 200,00 Vergunninghouders van een lid-club - per sticker € 0,15 (enkel beschikbaar voor het lid-club zelf) Mail-adressen clubs € 200,00 Copies voor ledenclubs € 0,25/blad Copies uit een dossier (met een min. van € 1,70) € 0,85/blad Terugsturen van vrijkaarten, vergeten vergunningen, shiaikaarten € 2,50 Versturen pakket administratieve kost (excl. Materiaal en verzendingskost) € 5,00 Uitlenen materiaal : waarborg € 25,00 (Bij te late teruggave zal € 2/dag aangerekend worden)


16

4. Uitgaven en verantwoording van uitgaven 4.1. Algemeenheden : het basisprincipe van de verantwoording van uitgaven ligt in het minimaliseren van de uitgaven en het opvoeren van de efficiëntie van de betalingen en de boekhouding. De VJF zal alleen de uitgaven die verband houden met een activiteit van de federatie ten laste nemen. Hierbij wordt voor en door iedereen een uniforme staat aangehouden. Alle uitgaven geschieden via de bankrekening, via bankcheques of via kas op voorlegging van een originele factuur of een rekenplichtig kasstuk. Alle kasstukken betreffende het vorige boekjaar moeten op de federatie ingediend worden voor 15 januari van het nieuwe boekjaar. 4.2. Bij voorlegging van een originele factuur wordt, na goedkeuring door de penningmeester, de factuur betaald aan de leverancier. Indien de betaling werd voorgeschoten door een derde, zal de terugbetaling gebeuren aan deze persoon, mits indiening van een kasstuk vergezeld van de nodige bewijsstukken. 4.3. Een rekenplichtig kasstuk dient volgende gegevens te vermelden: datum van de geleverde prestatie, dienst of verplaatsing, aard van de prestatie, aantal km (heen en terug). - De vrijwilligers maken een keuze op jaarbasis (van 01/01-31/12): -

ofwel voor reële kosten: verplaatsingskosten € 0,34/kilometer ofwel voor vrijwilligersvergoeding: maximum € 32,00/dag, de jaargrens mag niet meer bedragen dan € 1.308,38 + € 0,20/km met een maximum van 2.000 km op jaarbasis

De verantwoordelijke van de organisatie is verantwoordelijk voor het verzamelen van de rekenplichtige kasstukken en afgifte aan het administratief secretariaat binnen de 14 kalenderdagen. De uitbetaling zal gebeuren binnen de 60 kalenderdagen.


17

- Trainers: -

Verplaatsingskosten Lesgeld

€ 0,34 per km € 18,59 per uur

Om vrijgesteld te zijn van RSZ bijdragen mag het aantal trainingen niet meer dan 25 dagen op jaarbasis bedragen (in alle organisaties samen) en dienen de trainingsdagen vooraf doorgegeven te worden aan de federatie die deze op haar beurt moet doorgeven aan FOD. Bij overschrijding van 25 dagen zal er gewerkt worden via VLABUS. - lesgevers op regionaal en nationaal niveau ontvangen per uur € 18,59 voor bijscholingen en opleidingscursussen aan scheidsrechters en tijdopnemers De ontvangen vergoedingen zullen onderworpen aan de fiscale wetgeving en waar nodig zal er bedrijfsvoorheffing worden ingehouden. - leden van de Raad van Bestuur kunnen in hun functie een keuze maken tussen reële of forfaitaire onkostenvergoeding. Bij keuze voor reële onkostenvergoeding kan men een maandelijkse internetvergoeding ontvangen mits voorlegging van de factuur hierop zal de wettelijke inhouding van toepassing zijn. - leden van de medische commissie, (niet-contractuelen) dienen te factureren op zelfstandige basis (na goedkeuring van het multidisciplinair project). - bijscholing leraren

- buitenlandse trainers: (in onderling akkoord) - binnenlandse trainers VPK: normaal tarief (€ 0,34/km) vergoeding : € 35,00 € per uur (Deze vergoeding is een belastbare materie, het aantal prestatiedagen mag niet meer dan 25 dagen op jaarbasis bedragen om vrijgesteld te zijn van RSZ, zo niet dient men te werken met een dagcontract en zal er een dimona-aangifte moeten worden opgemaakt). Vergoeding Coach / Trainer (niet-contractuelen) - Binnenlandse wedstrijden in opdracht van de federatie: hier zal men een keuze dienen te maken tussen verplaatsingskosten of forfaitaire onkostenvergoeding. - Buitenlandse wedstrijden en stages € 37,50 per dag + VPK (Deze vergoeding mag de verblijfsvergoeding van het betreffende land niet overschrijden anders wordt deze belastbaar). Financieel Handboek 2016 Versie 08/03/2016

18

Algemeen: - Bij meer dan 20 deelnemers kan een tweede trainer aangesteld worden die zijn onkosten kan vergoed worden. - De ingediende kasstukken dienen steeds aan de aanwezigheidslijst van de trainingen gehecht te worden. De kasstukken dienen binnen een termijn van één maand ingediend te worden op de federatie. - De atleten die voorkomen op de Olympische lijst kunnen recht hebben op verplaatsingskosten voor de vooraf bepaalde trainingen. De lijst van atleten en trainingen dient te worden goedgekeurd door de RVB in samenspraak met de HPM/CTS 4.4. Afrekening van een internationale ontmoeting, een binnenlandse of een buitenlandse stage of een organisatie over meerdere dagen. De verantwoordelijke begeleider van de Raad van Bestuur of de aangeduide verantwoordelijke zal binnen de 14 kalenderdagen een schriftelijke afrekening indienen op het administratief secretariaat ter attentie van de penningmeester. De afrekening dient alle rekenplichtige stukken te bevatten die een bewijs leveren van de gemaakte uitgaven. De Raad van Bestuur beseft dat niet voor alle uitgaven rekenplichtige stukken voorhanden kunnen zijn. Nochtans staat zij er op dat voor de niet door rekenplichtige stukken verantwoorde uitgaven een verklaring op eer door de verantwoordelijke begeleider wordt toegevoegd. In alle geval dient de ingediende afrekening klaar en duidelijk gesteld te worden zodanig dat een concreet overzicht verkregen wordt van de gemaakte uitgaven. Dit kan door het opgeven van de ontvangen voorschotten en dit te verminderen met de gemaakte uitgaven, welke als volgt kunnen worden opgesplitst: uitgaven voor verblijf, uitgaven voor lokale verplaatsingen, uitgaven voor inschrijvingen en uitgaven ten gunste van de atleten en het begeleidend kader. Het eindresultaat is een positief of een negatief saldo. Tevens zal de verantwoordelijke een algemeen verslag indienen betreffende het verloop van de manifestatie en wordt, in geval van een internationale wedstrijd, een verslag opgemaakt dienstig voor de sportcommissie en/of Judo Contact. 4.5. Tenslotte kunnen door de penningmeester "nota's voor de boekhouding" worden opgemaakt, waardoor uitgaven binnen de boekhouding zullen worden verantwoord. Deze nota's verschaffen uitleg betreffende de aard van de uitgaven. Financieel Handboek 2016 Versie 08/03/2016

19

5. Bijzondere toekenningen ( provinciale comités ) Toekenningen aan provinciale comités: bij beslissing van de Raad van Bestuur 11/03/2014 wordt aan de provinciale comités voor het kalenderjaar 2016 een toelage toegekend voor een totaal gebudgetteerd bedrag van € 26.000,00 euro , te verdelen onder de vijf provincies. Hieruit zal iedere provincie een vast bedrag van 3.000 euro ontvangen en een variabel bedrag afhankelijk van het ledenaantal van hun respectievelijke provincie in verhouding tot het totale ledenaantal VJF. Een eerste deel van de toelage ten bedrage van 40% kan door de provinciale comités opgevraagd worden op 30 januari mits de indiening van een factuur ten aanzien van de federatie. Een tweede, een derde en een vierde deel van de toelage bedraagt telkens 20% en kan door de provinciale comités opgevraagd worden op 10 april, 10 juli en 10 oktober. Deze dotatie kan worden verhoogd met € 1.000,00 per provincie bij het indienen van projecten. Volgende projecten komen in aanmerking: provinciale stage, provinciale jeugdtrofee, G-judo activiteit, groen-blauw of regenboogtornooi, kata tornooi, ne-waza tornooi of veteranen tornooi. Per project kan maximum € 500,00 en in totaal € 1.000,00 opgevraagd worden. De factuur mag begin december opgemaakt worden. De rekenplichtige stukken met betrekking tot de ingediende facturatie ten aanzien van de federatie zullen nagezien worden tijdens de maand september voor het eerste semester van het jaar en tijdens de maand december voor het vervolg van het jaar. Eventuele regularisaties kunnen geschieden ten aanzien van de provinciale comités. De boekhouding van de provinciale comités zal viermaal per jaar verwerkt worden in de boekhouding van de Vlaamse Judofederatie telkens na het afsluiten van elk kwartaal om de werkzaamheden bij de eindejaarsafsluiting te verlichten. De mandatarissen van de provinciale rekeningen zijn : voorzitter, secretaris en penningmeester De bepalingen in het financieel handboek zijn van toepassing op de provinciale comités. De provinciale comités ontvingen richtlijnen ivm de uit te voeren verplichtingen voor de ontvangen dotatie maar hiervoor verwijs ik naar het Huishoudelijk Reglement. Financieel Handboek 2016 Versie 08/03/2016

20

FINANCIELE REGELING ORGANISATIES VJF Tussenkomsten Kampioenschappen

1° Interprovinciale miniemen ontmoeting Zie lastenboek

2° Nationaal Interprovinciaal ploegentornooi U15 & U18 Zie lastenboek

3° Overeenkomst voor nationale, federale en regionale organisaties uitgegeven volgens lastenboek aan de provincies of een andere organisator: * * * *

Flanders Judo Cup Regionale kampioenschappen Officiële Belgische kampioenschappen Callant Cup - Steeds een speciale overeenkomst in de vorm van een contract

Algemeen: - afspraak en typeovereenkomst (schriftelijk) per toegekende activiteit met VJF en organisator. (Lastenboek zal doorgegeven worden).


21

VZW Vlaamse Judofederatie

Recommend Documents