Vztah teorie a praxe v současném projektovém řízení

Vztah teorie a praxe v současném projektovém řízení Doc. Ing.Branislav Lacko Vysoké učení technické v Brně, Fakulta strojního inženýrství Ústav automatizece a informatiky [email protected]

Abstrakt Příspěvek popisuje problémy vztahu teorie a praxe v projektovém řízení . Klíčová slova Projektové řízení, teorie, praxe Abstract The contribution describes problems of relation between theory and praxis at project management. Key words Project management, theory, praxis

1 Úvod Složitost současných projektů vyžaduje, aby jejich řešitelé využívali doporučených metod, které umožňují zvládnutí náročných problémů v projektech. Na kurzech, na konferencích a při jiných příležitostech, kdy se potkávají projektoví manažeři, se často diskutuje otázka, zda lze současné projekty zvládnout jen za pomocí praxe a zkušeností, nebo zda je potřeba si osvojit i nové metody, založené ponejvíce na poznatcích různých exaktních oborů. Často se můžeme setkat s dvěma krajnostmi: • S absolutním odmítáním aplikace obecných metod a postupů, které tematika a jiné odborné disciplíny přinášejí. • S glorifikací těchto obecných principů a jejich odtažitou prezentací s ohledem na potřeby praxe. Ani jeden z těchto krajních přístupů není správný. Bohužel se můžeme dnes setkat s řadou nositelů a představitelů jednoho i druhého extrémního názoru.

Nositelé prvního nesprávného názoru si neuvědomují, že projektové řízení vyžaduje respektování zásady přiměřenosti používaných prostředků. Proto na složité problémy je potřeba aplikovat složité metody, na které příslovečný “selský rozum” nestačí. Nositelé druhého nesprávného názoru si zase neuvědomují, že naším úkolem není vymýšlet samoúčelné teorie, vzorce a poučky, ale řešit úspěšně a efektivně skutečné problémy v projektech. Početný výskyt představitelů obou skupin má jednoznačně negativní dopad na praxi projektového řízení. Povšimněme si z různých negativních dopadů dva směry: • Odmítání metod současného projektového řízení • Špatnou komunikaci mezi vysokými školami a firmami. Oba případy budou podrobněji analyzovány v tomto příspěvku. 2 Odmítání metod projektového řízení Bariérou aplikace světově uznávaných metod projektového řízení je především specifický vztah k metodám v ČR vůbec. Řada pracovníků a řada vedoucích pracovníků našich firem odmítá paušálně exaktní metody. Zdůrazňují, že jsme národ nesmírně chytrý a nic takového nepotřebujeme. Vše, že vymyslíme sami! Ostatně pracovníci velmi mnoha firem odmítají aplikovat obecně známé metody se zdůvodněním, že problémy v jejich firmě jsou tak specifické, že musí používat vlastní metody a cokoliv bylo vymyšleno mimo jejich firmu, nemůže u nich dobře fungovat! Jak již bylo zdůrazněno, na současné složité problémy v projektech často pouhý příslovečný “selský rozum” nestačí. Pokud pracovníci metody odmítají, podobají se středověkým rytířům, kteří odmítali učit se číst a psát tvrdíce, že jim stačí, když se umějí ohánět dobře mečem a hrubou silou dosáhnou všeho. Jenže potřeby pokroku je brzy vytlačily ze samé existence společnosti a rytíři nám zůstali jenom v pohádkách. Přitom mezi našimi pracovníky je jen málo takových, kteří přistupují racionálně, se zájmem a s nadhledem k používání exaktních metod a počítačů pro podporu rozhodovacích procesů ve svých firmách. Bohužel většina našich pracovníků a manažerů přistupuje neracionálně k těmto metodám. Takové můžeme je rozdělit na dvě skupiny:. • Jedna skupina odmítá používání těchto metod z různých důvodů a jejich existenci prostě odmítá a ignoruje, jak bylo uvedeno výše. • Druhá si představuje metody jako všemocné zaklínací formulky, jejichž vyřčení přivodí zázrak. Pokud se pokusí metodu naivně aplikovat a zázrak se nekoná, řada z nich se stane ještě zarytějšími nepřáteli používání těchto metod (Vždyť se mohou opřít o svoje negativní zkušenosti!) čímž rozšíří řady prvně jmenované skupiny. Jiní se vytrvale snaží najít nějaký jiný kámen mudrců, který by jim splnil jejich nereálné předpoklady. Mnozí naši vedoucí i řadoví pracovníci zapomínají, že vstup do Evropského společenství postaví naše podniky do tvrdé konkurence, a že projekty budou probíhat a probíhají v tomto náročném, globálním prostředí. Nemá-li se stát pro naše firmy vstup na tento trh hrozbou, ale naopak příležitostí, měli bychom se snažit zvýšit konkurenční schopnost

realizovat složité projekty v našich firmách všemi dostupnými prostředky. Tedy i aplikací současných metod projektového řízení. Používání osvědčených metod umožňuje spojovat teoretické poznatky s praktickými zkušenostmi, systematicky kumulovat znalosti a řídit jejich využívání (knowledge management) ve firmách a takto zlepšovat řízení projektů. Tento postup je již zaveden v takových oblastech jakou představuje např. návrh automatizovaných informačních a řídicích systémů [1], zejména když se jedná o návrh informačních systémů v kritických aplikacích .[6] Je potřeba zdůraznit, že používání metod přináší firmám řadu výhod: • Možnost lepšího způsobu plánování • Kratší čas k řešení složitých problémů • Nalezené řešení je většinou systémové • Zlepšuje se komunikace mezi účastníky projektu • Snadněji se zapracovávají noví pracovníci • Podstatně se zlepší dokumentace celého řešení 3 Špatná komunikace mezi vysokými školami a firmami 3.1 Současná situace Současnou situaci v komunikaci mezi vysokými školami a výrobními podniky lze charakterizovat následujícími atributy [3]: • Singulárnost. Nejedná se o komunikaci, ale o naříkání mezi zástupci každé strany (firem, vysokých škol) navzájem. Zástupci vysokých škol se obvykle sejdou na nějaké vědecké konferenci a diskutují mezi sebou o problémech spolupráce s průmyslem a naříkají, že je průmysl ignoruje. Pracovníci průmyslových firem dělají totéž, když mezi sebou diskutují na různých pracovních a koordinačních poradách a stěžují si, že je vysoké školy v jejich snažení nepodporují. • Jednostrannost. Nejedná se o dialogy, ale o monology, vedené jednostranně. Zástupce vysoké školy neustále hovoří k zástupci průmyslu, který ho neposlouchá, a přemýšlí v duchu nad svými výrobními problémy a současně problémy s výzkumem a vývojem považuje za scholastické a nepodstatné. Obvykle není puštěn ke slovu, protože dotyčný vysokoškolský pracovník to ani nepovažuje za nutné či prospěšné, nechat mluvit člověka, který má pouhý titul inženýra a není ani Ph,D.! Často se proto po nějaké době pracovník z průmyslu vymluví na zaneprázdnění výrobními úkoly a odchází. Obdobně je tomu v případě, když generální ředitel neustále vypráví zástupci vysoké školy o nepředstavitelných problémech a komplikacích, které má firma ve výrobě. Těch je obvykle tolik, že to trvá tak dlouho, až nakonec pracovník vysoké školy omluví nutné ukončení návštěvy skutečností, že ho čeká výuka, a odchází zase on, a s opovržením se podivuje nad takovými prkotinami, jakými jsou pozdní dodávky materiálu nebo nedodržení rozměrů dodávaných komponent ve srovnání se světovými myšlenkami, kterými se on zabývá ve svém vědeckém výzkumu. • Sobeckost. Každá strana se sobecky stará jen o své problémy a potřeby. Pracovník vysoké školy neustále zdůrazňuje pracovníkovi průmyslu, že potřebuje na svůj výzkum peníze a to hodně peněz. On přitom téma výzkumu a jeho zaměření už má, takže potřebuje jen peníze. Tvrdí, že to, co on vyzkoumá, bude průmysl určitě potřebovat. Zatím sice neví konkrétně, co to bude a kdy to bude, ale je na to potřeba mnoho peněz. Potřeba průmyslového podniku ho nezajímá, ty problémy on zrovna

nemá čas řešit. Zástupce průmyslového podniku vyžaduje, aby mu vysoká škola vyřešila celou řadu problémů a úkolů, pokud možno co nejdříve, vše hrozně spěchá. Konkurence už to dávno má, takže včera už je pozdě. Vše v nejvyšší kvalitě a na světové úrovni. Jak to škola udělá, a jak to bude financovat ho nezajímá, to je její problém. On má svých výrobních problémů dost. Ostatně celá řada pracovníků průmyslu má pocit, že školy dostávají na výzkum peníze ze státního rozpočtu, takže firma, která do státního rozpočtu odvádí daněmi nemalé peníze, má nárok na to, aby se vysoká škola separátně a prioritně věnovala jejím problémům zdarma. Každá strana vidí jen svůj zisk a uspokojení svých potřeb. • Nesoustavnost. Vzájemný kontakt je nesoustavný. Zástupci firem přicházejí do vysokých škol většinou tehdy, když potřebují čerstvými absolventy posílit své řady (to však přicházejí zástupci personálních oddělení, kteří o potřebách a problematice vývoje a výzkumu svých firem nemají potuchy) nebo v případě, že dlouho odkládaný problém a neřešený výzkumně-vývojový problém se dostal do kritického časového limitu. Mylně očekávají, že vše zázračně vyřeší ihned pracovníci vysoké školy. Zástupci vysokých škol chodí do firem jen v případě, že potřebují finanční prostředky na výzkum, a již nikde jinde neuspěli. • Nekritičnost. Obě strany s ohromným nasazením a chutí především kritizují druhou stranu. Zástupci průmyslu vytýkají vysokým školám scholastičnost, neproduktivní akademičnost a snahu dělat vědu pro vědu. V mnoha případech mají pravdu. Pracovníci vysokých škol vytýkají průmyslovým firmám neschopnost myslet v dlouhodobém časovém horizontu, zaměřenost na krátkodobý rychlý zisk za každou cenu a preferenci průměrnosti. Samozřejmě mají také často pravdu. Problémem je jednostranná, nekonstruktivní kritika a neschopnost sebereflexe (obě strany odmítají přiznat své chyby a svůj negativní podíl na současném stavu). • Vzájemně odlišný “jazyk”. Řada vysokoškolských pracovníků si jednání se zástupci průmyslu plete s přednáškou pro studenty na vysoké škole. Neustále chtějí vystavovat na obdiv svoji odbornou erudici tím, že zejména prostřednictvím jazyka vyšší matematiky se snaží popisovat problematiku, která se má stát předmětem výzkumu a vývoje. Přitom se zásadně vyhýbají odpovědi na termín dodání výsledků a požadují finanční prostředky, které mají pokrýt nejen proces řešení zadaného problému, ale pomoci při běžném financování řešitelského pracoviště. Na druhé straně mnoho ředitelů výrobních firem nechce diskutovat o příslušné odborné problematice, aby se tak vyjasnilo cílové a obsahové zaměření výzkumu a vývoje, ale chce slyšet jen oznámení krátkého termínu řešení a sdělení co nejnižší ceny. I když obě strany hovoří spolu česky, vzájemně si nerozumí. Určitým problémem se v poslední době jeví i neexistence platforem nebo míst, kde by ke vzájemné diskusi docházelo. Pracovníci průmyslu trpí, jak sami neustále zdůrazňují, absolutním nedostatkem času. Cokoliv nemá povahu výrobní porady nebo porady, kterou provozní problém vyvolal (porada o další půjčce s bankou), nemohou zahrnout do svého časového plánu. Nemohou, jak tvrdí, proto ztrácet čas účastí na konferencích, kongresech, seminářích a podobných akcích, kde by mohli vést diskusi se zástupci vysokých škol. Absence účasti zástupců průmyslových firem nebo čistě jen formální účast zástupců průmyslu na konferenčních akcích (pan generální ředitel se jako jediný zástupce firmy zúčastní

patnáctiminutového zahájení konference za předsednickým stolem, protože jeho firma sponzorovala konferenci umístěním svého firemního loga ve sborníku konference, načež po patnácti minutách od začátku konference odejde s přesvědčením, že sponzorský příspěvek byly vyhozené peníze), je velkou překážkou možného dialogu. Vysoké školy se naopak v současné době výhradně zaměřují na publikování odborných článků ve vědeckých zahraničních časopisech, které mají Impact Factor větší než 0,5. Český článek v českém odborném časopise (tudíž nevědeckém!) nebo český příspěvek na české odborné (tudíž nevědecké!) konferenci se považuje dnes na řadě našich vysokých škol za něco, co lze akceptovat snad mladému účastníkovi doktorského studia (ale i u toho jen na začátku jeho studia). Rovněž spolupráce s průmyslem se na současných vysokých školách sice trpí, ale nijak zvláštně nehodnotí při posuzování žádostí o akademické tituly. Proto zaměření, obsah a průběh vědeckých současných tuzemských konferencí, vedených u nás anglickém jazyku, může v mnohém nadchnout leckterého zahraničního teoretika (který přijede a potěšen, vědecky uspokojen, zase odjede), ale nemůže přilákat zástupce průmyslu, kteří by následně byli ochotni na základě přednesených výsledků finančně podporovat vysoké školy v jich výzkumu. Je zajímavé, že v poslední době je na vysokých školách zásadně upřednostňován a vysoce hodnocen jen výzkum (základní, teoretický), zatímco prakticky orientovaný aplikovaný vývoj je v řadě vysokých škol de factó opomíjen (i když se o této skutečnosti takto nahlas nehovoří). Takový přístup k aplikovanému vývoji, zejména na technických vysokých školách, je možno označit přinejmenším za problematický. Pokud se týká návštěvy firem, tak ty akademičtí pracovníci nenavštěvují v současné době skoro vůbec. 3.2 Přechod na jiný způsob komunikace Má-li se vzájemná komunikace mezi vysokými školami a průmyslovými firmami zlepšit, musí se změnit atributy dialogu, mezi průmyslem a vysokými školami. Uveďme alespoň ty nejdůležitější změny [3]: • Přechod v komunikaci z monologu na dialog. Komunikace musí probíhat formou vzájemného dialogu, kde jedna i druhá strana svému protějšku naslouchá, vysvětluje si vzájemně svoje problémy a potřeby a hledají společně optimální řešené vzájemné spolupráce a jednotlivých problémů. • Zvýšení frekvence komunikace. Dialog musí být veden při různých příležitostech co nejčastěji, jako součást každodenní práce. Nikoliv výjimečně při mimořádných událostech (oslavy výročí školy nebo firmy, udělování čestných doktorátů, apod.) • Přechod na systematičnost a dlouhodobost komunikace. Vzájemný dialog musí být z obou stran veden na základě dlouhodobých koncepcí a systémového přístupu. Pouze nahodilé výměny názorů nic neřeší. Společná analýza trendů v příslušných odborných oblastech vědy a techniky, společné zpracování koncepcí vědy a vývoje pro jednotlivá odvětví průmyslu, jsou možnými příklady takové spolupráce. Systematicky se snaží takové podmínky pro vhodnou interakci vytvořit např. komunita First Tuesday (viz www.firsttuesday.cz) resp. aktivita EU pro usnadnění přeměny inovativních nápadů vysokých škol do komerčních aktivit (viz www.Gate2Growth.cz). • Nastolení kooperativnosti ve vzájemném vztahu. Vzájemná důvěra a společný celospolečenský zájem by měly být východisky pro kooperativní vztah mezi účastníky dialogu. Ten by se měl odrazit ve strategii vzájemné spolupráce, která znamená výhody a přínosy pro obě zúčastněné strany. Právě pochopení vzájemné užitečnosti spolupráce je základem pro změnu

•

dosavadního vztahu, jak to na několika příkladech vysvětlil a doložil pracovník ÚAMT FEKT VUT v Brně doc.J.Honec.[4] V jeho příspěvku je zdůrazněno, že tuto prospěšnost je nutno měřit nejen užitnou hodnotou, kterou získávají konkrétními výstupy obě strany, ale také skutečností, že tato spolupráce přispívá k vzájemné inspiraci a ovlivňování jak výzkumu, tak výroby resp. vědy a praxe. Pochopení komplexnosti. Řešení problémů výzkumu a vývoje nelze provádět z úzce omezených, jednostranných hledisek. Komplexní analýza problémů, komplexní přístup k jejich řešení, znamená např. řešit problémy nejen vlastního vývoje a výzkumu, ale také problémy, spojené s budováním infrastruktury pro výzkum a vývoj obou zúčastněných stran i v ČR a EU.

4 Závěr Současná situace u nás je velmi problematická. Mnoho našich odborníků ignoruje fakt, že současné projektové řízení považuje využívání uznávaných metod projektového řízení (Best of Practice) za projev profesionality, a uznávané metody ignoruj a nepoužívá. Současné tabulky pro hodnocení výstupu vědy vysokých škol je velmi diskutabilní! (Příspěvky na konferencích jsou hodnoceny směšnou částkou 0,1 bodu! Články v českých odborných časopise se nehodnotí vůbec! Výstupy společenských věd jsou hodnoceny dvojnásobně proti ostatním vědám! [2]). Takové hodnocení výstupu vědy a výzkumu jen prohlubuje propast mezi vysokými školami a firmami. Také v oblasti projektového řízení se setkáváme s opovrhováním praxí a přehlížením teorie. Na druhé straně již u nás nebo v zahraničí existují publikace, které teorii i praxi projektového řízení velmi dobře spojují. [7,8] Projektové řízení ve svých principech se opírá, mimo jiné principy, i o princip systémového přístupu [5], který zvažuje věci a děje ve vzájemných souvislostech. Z toho pohledu je zřejmé, že teorie obohacuje praxi a praxe ověřuje teorii. Rozhodněme se, že v současné složité době a složitých projektech, jako projektoví manažeři, budeme v projektech využívat jak znalosti z teorie, tak zkušenosti z praxe. Bude to ku prospěchu projektového řízení, projektů, projektových manažerů i celé naší společnosti,

Seznam literatury 1 Kanka,P.-Hantuch,I.-Major,L.-Marek,M.:

Knowledge management a projektovanie riadiacich systémov. Automatizace, roč. 50, (2007), č. 12, str.763-765 2 Metodika hodnocení výzkumu a vývoje a jejich výsledků. Rada pro výzkum vlády ČR a MŠMT ČR, Praha 2007 3 Lacko, B.: Analýza komunikace výzkum-praxe. Sborník XXXVIII. vědecké konference o systémovém inženýrství SI 2006. Univerzita Hradec Králové 2006 Hradec Králové, str. 78 – 85

4 Honec, J.: Zpráva o budoucích setkáních třetího druhu - Je možné (užitečné) spolupracovat s průmyslem? AUTOMA, roč. 6, (2000), č.7, str.96-97

5 IPMA Competence Baseline (version 2) – element 4. 6 Buřita,L.-Ondryhal,V.-Trunda,M.-Hodický,J.: Informační podpora v rezortu obrany. Ministerstvo obrany 2006 Praha, 152 s. 7 Barborák,O.: Projektový management – vybrané kapitoly. Trenčínska univ. A.Dubčeka , 2007 Trenčín, 99 s. 8 Pitaš,J.-Doležal,J.: Projektové řízení a tvorba projektů v MS Project (1.díl). Univerzita obrany 2007 Brno, 97 s. Řešeno v rámci specifického výzkumného projektu VAV 13460 Ústavu automatizace a informatiky VUT v Brně.