Význam systémového přístupu k projektu a zásady projektového řízení jako podmínky pro ekonomické přínosy řešení procesů Otakar Král, Jan Král
1.
Definice pojmu projekt
Význam slova projekt se v dřívější projektové praxi ustálil ve smyslu námět, návrh, plán a komplexní vyřešení zamýšleného zadání i vypracování jeho náležitostí včetně grafického znázornění (map procesů, schémat, grafů, výkresů, vývojových diagramů,...). Toto pojetí směřovalo k závěru, že jde o komplexní dokumentaci, sloužící k posouzení technickoekonomické úrovně a efektivnosti návrhu objektu entity, zadání, i k jeho realizaci. V současnosti se vychází z anglosaského pojetí slova project jako proces plánování a řízení rozsáhlých operací. Nejde tedy jen o výsledek - projektovou dokumentaci, ale o tvůrčí proces. Definic pojmu projekt bychom našli mnoho (v literatuře). Shodněme se na této: „Projekt je cílevědomý návrh na uskutečnění určité inovace v daných termínech zahájení a ukončení.“ Z této definice vyplývá záměr, který má následující charakteristické znaky: • • • • •
sleduje konkrétní cíl, definuje strategii vedoucí k dosažení daného cíle, splnění zadání určuje nezbytně nutné zdroje a náklady včetně očekávaných přínosů z realizace záměru, vymezuje jeho začátek a konec, V pojmu inovace je zahrnuta novost přístupů, řešení, které je zpravidla opřeno o využití teoretických poznatků a vědeckých metod.
2.
Management jakosti projektu
Je známo, že existují dvě hlediska pro aplikaci managementu jakosti projektů: hledisko procesu projektu a hledisko produktu projektu. Nesplnění kteréhokoli z těchto dvou hledisek může značně ovlivňovat produkt projektu, zákazníka projektu a ostatní zainteresované strany a organizaci projektu. Tato hlediska také zdůrazňují, že dosažení cílů jakosti je odpovědností vrcholového vedení, vyžadující angažovanost pro dosažení cílů jakosti na všech úrovních v organizaci zainteresované na projektu. Každá úroveň v organizaci si však musí ponechat odpovědnost za své vlastní procesy a produkty. Vytvoření a udržení jakosti procesu a produktu v projektu vyžaduje systematický přístup. Cílem tohoto přístupu má být zajištění, že stanovené a předpokládané potřeby zákazníků budou pochopeny a splněny, že budou hodnoceny a pochopeny potřeby ostatních zainteresovaných stran či skupin, které zadávají projekt a že se politika jakosti organizace zadávající projekt vezme v úvahu při uplatňování v managementu projektu. Norma ČSN ISO 10006 je použitelná u projektů různé složitosti, malé nebo velké, krátkodobé nebo dlouhodobé, pro různá prostředí, bez ohledu na druh produktu nebo procesu, což může vyžadovat určitá přizpůsobení návodu tak, aby byl vhodný pro konkrétní projekt. Tato mezinárodní norma není pokynem pro „management projektu” jako takový. Tato mezinárodní norma pojednává o návodu pro jakost procesů managementu projektu. Návod pro jakost v procesech projektu vztahujících se k produktu projektu a pro „procesní přístup“ je obsažen v ISO 9004. Veškeré úsilí při řešení projektu je zaměřeno k cíli být svým realizačním výstupem z projektu konkurenceschopný, splňovat požadavky zákazníka technické, provozní, estetické, bezpečnostní, ekologické, spolehlivostní a především ekonomické. 3.
Předpoklady pro využívání MSM v podnikové praxi
V současném období všechny podniky, které v ČR jsou funkční, jsou organizacemi, kde nelze snadno zlepšovat procesy. Podniky, kde bylo možné při návštěvě vidět výrazné nedostatky, kde bylo nekvalifikované vedení a pracovníci, již v současnosti neexistují.
Přesto stojíme stále před problémem, jak zvyšovat svoji konkurenceschopnost. Japonci proklamovaná zásada „Nejvyšší technickou úroveň za nejnižší cenu v segmentu působnosti“ má stálou platnost. Otázkou tedy je, jak „nejlevněji“ zlepšovat procesy, především minimalizovat ztráty. Pojem „nejlevněji“ neznamená snadno, rychle a nekvalifikovaně. Zaměříme se v dalším textu prioritně na využití matematicko-statistických metod. V této oblasti je na prvý pohled vše již poznané, zdánlivě netřeba tomu věnovat vyšší pozornost. Skutečností však je, že matematicko-statistické metody, shodně jako prostředky a nástroje jiné, selhávají či nedávají očekávané výsledky, pokud jsou implementovány chybně. Prioritními chybami je použití vadných informací při formulaci problému, neadekvátní stanovení postupu prací a výběru řešitelů. Stále platí zásada, že informace pro úspěšné řešení problému musí býti objektivní, úplné, včas doručené stanovenému adresátovi, trvale aktualizované, snadno dostupné uživatelem, chráněné před poškozením či napadením a ekonomicky únosně získávané. Na bázi výše uvedených a naplněných požadavků na informace lze učinit další krok, tj. zjištění a formulace problému, který bude řešen. Zde bývá častou chybou subjektivní přístup, nemožnost ověření nebo i opomenutí ekonomických aspektů řešení (náklady, výnosy, možná ztráta dobrého jména u zákazníka …). Proto až v dalším kroku volíme metodu řešení, za předpokladu kvalitních informací a kvalifikovaného rozhodnutí co, jak, proč, s jakými náklady a přínosy, kdo bude řešitelem a za jakých podmínek (kompetenčních) řešení uskutečněno. V této souvislosti musíme prohlásit, že i nám se v prvých etapách nedařilo, protože některé z výše uvedených podmínek, nebyly plně zvládnuty, naplněny. V této situaci je nezbytné a v našich podmínkách se již stalo metodou práce, že k řešení zadávaných úkolů, již v etapě výběru, přistupujeme jako k řešení projektu. Projekt Management má svá stanovená pravidla, která předchází možnosti výskytu chyb v procesu realizace. Není to záležitost samospasitelná, ale osvědčená metoda. Rádi bychom upozornili, že zásady projektového řízení v podniku, se kterým spolupracujeme jsou již stanovenou metodikou, v souladu s ČSN ISO 10 006 „ Systémy managementu jakosti, směrnice pro management jakosti projektů“.
4.
Ekonomické Přínosy užití metody DOE v konkrétní podnikové aplikaci
V podmínkách SGSCR Hořovice, který je předním výrobcem autoskel byly v posledních letech dokončeny dva projekty DOE. Je možno potvrdit, že v r. 2005 došlo díky metodě DOE k výraznému zlepšení kvality v lepení držáků zrcátek a dešťových senzorů na předních sklech automobilů. Následující obrázek jasně a průkazně dokumentuje úspěšnost řešení a významný ekonomický přínos. V této souvislosti je nutno říci, že vlastní odpadnutí držáku na skle v podniku je ztrátou řádu 1.000,- Kč. Odpadnutí na hotovém automobilu z linky je záležitost řádu desítek tisíc Kč, vč. vážného narušení důvěry zákazníka (automobilky i nového uživatele automobilu).
U metody DOE bylo uplatněno projektové řízení a lze prohlásit, že výsledky jsou uspokojivé. Proto v implementaci DOE bude v podniku dále pokračováno a je možno již dnes prohlásit, že bude dosaženo v podmínkách SGSCR velmi zajímavých přínosů, řádově milióny Kč/rok. Je nezbytné si pro každé ekonomické posuzování náročné implementace dále uvědomit, že přínosy budou ve dvou rovinách:
1. Přímo vyčíslitelné, kde přínosy stanovujeme, případně odhadujeme na základě reálných předpokladů, doložených doklady, znalostmi a již realizovanými výsledky analogických akcí řešitele. Vyčíslení je v Kč. 2. Nepřímé přínosy: - zvýšení kvalifikace managementu i přímo zúčastněných pracovníků, - navázání kontaktů s renomovanými pracovišti a specialisty s možnostmi dalšího rozšiřování spolupráce, - zvýšení prestiže podniku i managementu uvnitř koncernu i navenek k dodavatelům a odběratelům, - naplňování jednoho z kriteriálních požadavků modelu „Excelence“, evropského modelu EFQM, průkaz způsobilosti pro nejrůznější hodnocení a posuzování podniku v rámci tuzemských i zahraničních kritérií, v rámci Národní politiky jakosti ČR, soutěží a hnutí vedoucích k průkazu a dosahování konkurenceschopnosti. Výše uvedené poznámky jsou uvedeny z důvodu, že řešená problematika je objektivně náročná a dosažené, prověřené poznatky dále prohlubují úroveň poznání pro proces výroby autoskel v SGSČR, s cílem zvýšení produkce a snížení nákladů. V sledovaném období dle dokumentace SGSČR lze zjistit pro přímo vyčíslitelné úspory celkový počet skel s vadami za sledovaných 13 měsíců, který činní 28 930 kusů nespárovaných skel. Za rok lze tedy uvažovat počet skel (PS): -
PS =
28.930 ⋅ 12 = 26.705 ks . 13
Úvaha o možnosti vyčíslení ztráty v důsledku výskytu vad vychází z odhadu možného počtu kompletních párovaných skel (MPS):
MPS =
26.705 = 13.352 ks . 2
Průměrný zisk na jednom kompletně vyrobeném skle Fábia činní 219,78 Kč. vezmeme li tuto cenu jako průměrnou minimální, odhadujeme pro SGS roční ztrátu zisku (RZZ):
RZZ = MPS ⋅ Z = 13.352 ⋅ 219,78 = 2.934.612,-Kč . Úvaha o přínosu v důsledku implementace DOE, tj identifikaci nejvýznamnějších vlivů na výskyt vad. Pokud bychom uvažovali úsporu jen 15 % za rok z RZZ činní tato roční úspora (RU):
RU = 2.934.612 ⋅ 0,15 = 440.191,- Kč . Tuto úsporu je však nutno snížit o nutné náklady na zjišťování jakostních charakteristik vstupního skla. Odhad ročního nárůstu nákladů činní cca 150 000 Kč. Celková úspora (CU) za rok by tedy znamenala:
CU = RU - 150.000 = 290.191,- Kč . Do přímo vyčíslitelných nákladů a následně úspor je nutno dále započítat náklady na výrobu jednoho páru skla které činní průměrně 78,53 Kč. Náklady na vadné kusy (NVK) činní:
NVK =
26.705 ⋅ 78,53 = 1.048.572,-Kč . 2
Úspora z nevynaložení těchto nákladů (UNN) za 1 rok činní odborným odhadem minimálně cca 15% (dle analogických projektů).
UNN = NVK ⋅ 0,15 = 157.286,- Kč / rok . Úspora z provedeného implementování DOE činní kumulovaně (UK):
UK = CU + UNN = 290.191 + 157.286 = 447.477,- Kč / rok . Celková doba návratnosti ROI nákladů vynaložených implementaci DOE v SGS, při investici I=250.000,- Kč:
ROI =
na
250.000 = 0,559 roku . 447.477
V tomto případě se jedná o tzv. absolutní dobu návratnosti investice, neboť je kratší než 1 rok. Uvedený příklad reálného nasazení vyšší matematicko statistické metody dokládá, že i v náročných podmínkách lze dosahovat zlepšování procesů za podmínek souladu teorie i praxe.
5.
Přínosy užití metody FMEA
Metoda FMEA, „Analýza možnosti vzniku vad a jejich následků“ je účinným nástrojem pro ověřování jakosti výrobků a analýzy pro zlepšování procesů v celém spektru, tj. v oblastech bezpečnosti,
spolehlivosti, technické úrovně, v oblastech konstrukce, technologie, výroby, prodeje, servisu,… Není cílem a ani zde není prostor pro podrobné uvádění významu a metodiky FMEA, to je účastníkům této konference známo. V čem však může spočívat „kámen úrazu“, je podcenění při řešení pomocí metody FMEA přístupu a přípravy řešitelského týmu. V této oblasti jsme si ověřili, že „úspora“ času pro urychlení startu prací na zadaném problému se nevyplatí. Naopak přístupy k řešení FMEA (a nejen ji) je třeba důsledně pojímat jako řešení projektu, a proto v tomto pojetí dodržovat zásady řízení projektu v celé struktuře. Projektové řízení jak je uvedeno v obecné struktuře na následujícím schématu, umožňuje plánovité, organizované, trvale ověřované a efektivní řešení. Nejsou při tomto přístupu nejasné kompetence, termíny ani dosažené výsledky. Metoda FMEA byla v SGSCR aplikována mj. při vývoji a přípravě modelu čelního automobilního skla. Postup, přístup a výsledky jsou uvedeny na následujících obrázcích. Dovolím si v závěru opětovně zdůraznit, že pokud se dopustíme již v etapách formulace cíle, získávání informací, výběru vedoucího a členů týmu, stanovování termínů a nákladů (průběžné objektivní provádění změn je žádoucí optimalizací řešení) chyb, může dojít k deziluzi o možnostech implementace matematicko-statistických metod. Naše dosavadní zkušenosti a dosažené výsledky dokumentují, že MSM jsou účinným nástrojem řízení a zlepšování procesů.
Zdroje informací pro FMEA
Výhody FMEA:
Vývoj nového modelu Q skupina
- Možnost včasného, preventivního a systematického rozpoznávání možných vad - Možnost formulovat vhodná nápravná opatření - Účinek plánovaných a uskutečněných zlepšení se dá měřit kvantitativně - Metoda lze použít ve všech odděleních podniku
FMEA
TOP Audit Problémové hlášení z výroby Technika Reklamace
Interní školení FMEA
11
Interní školení FMEA
10
Management projektu Zadavatel
Vedoucí týmu
Začátek Vypracování zadání
Tým
Zákazník
Spolupráce na vypracování zadání
Spolupráce na vypracování zadání
NE Je zadání v pořádku? ANO
Vypracování smlouvy s týmem a plánu projektu
Přezkoumání/ revidování plánu
NE
Je plán v pořádku?
ANO
Realizace plánu/ vytváření předmětů plnění/ motivování a přezkoumání rozhodnutí o postupu prací/ metodách
Jsou zapotřebí změny?
ANO
Obdržení konečného předmětu plnění
NE
NE
Je předmět plnění přijat? ANO
Hodnocení projektu
Je zpráva v pořádku? ANO
Hodnocení projektu a příprava závěrečné zprávy
Hodnocení projektu
Projekt dokončen
Projekt předán
NE
Konec
ANALÝZA MOŽNOSTÍ VZNIKU VAD A JEJICH NÁSLEDKŮ (FMEA PROCESU)
AISA
Název procesu: Výroba čelních skel Model, rok výroby: ŠKODA A 04 Fabia KL,GR ZD emb. Členové teamu: Polák,Andrt,Vaníček,Klimeš/Abrahám
Polák Milan
Zodpovědnost za proces:
Kontrolní místo
4 Chyba na sítu
5 C 10 AV VSI ZN 01-04
Skvrny barvy na skle
Vzhledové chyby
4 Chyba na sítu
5 C 10 AV VSI ZN 01-04
4 Malá nepotištěná zóna,tisk na broušenou hranu,barva v UV nevytvrdne
5 C 10 AV VSI ZN 01-04
Vzhledové chyby
4 Záměna barvy, závar ne OK
3 C 10 AV SIT ZN 02 C 10 FE PES ZN 04 C10 FE SIT PN 03 C 09 FE SIT PN 10
Životnost lepeného spoje (koheze)
8 Nesprávná tloušťka barvy
8 Záměna barvy, závar ne OK
3 C 10 AV SIT ZN 01 10 FE PES ZN 04 C10 FE SIT PN 03 C 09 FE SIT PN 10 2 C 10 AV SIT ZN 02 10 FE PES ZN 04 C10 FE SIT PN 03
C
Životnost lepeného spoje (koheze)
2 C 10 AV SIT ZN 02 10 FE PES ZN 04 C10 FE SIT PN 03
C
8 Nesprávná viskozita barvy
Nesprávná poloha motivu na skle SC
Neshodný výrobek vzhledová chyba
5 Nepřesné nastavení centrování před tiskem
3 C10 FE SIT ZN 0913,15,17
5 Nepřesně nastavená pryž.maska před tiskem
3 C10 FE SIT ZN 0913,15,17
5 Neshodný motiv na sítě
2 C10 FE SIT ZN 0913,15,17 10 AV VSI ZN 02
C
C
Neshodný výrobek
9 Chyba na DIA,špatně zadané 1 C 10 AV SIT ZN 03 DIA
Vznik vad potisku
4 Velká rychlost posuvu pásu v UV
6 C10 AV MOD ZN 06 PN …….
4 UV zářič nemá potřebný výkon
6 C10 AV MOD ZN 06 PN …….
4 Větší tloušťka barvy než je předepsaná
3 C 10 AV SIT ZN 01 C10 FE SIT PN 03
termín
60
2
40
3
60
2
40
4
48
2
48
5
80
3
48
2
30
2
30
3
30
2
18
3
72
3
72
2
24
MB120
Nesprávné údaje v razítku (CC) Špatná přilnavost barvy (Tesa test)
Zodpovědnost
náprav.opatření
3
MB100 SB60
4 Špatný úhel nastavení těrky a 5 C 09 FE SIT PN 09 přítlaku těrky
Doporučené(á)
/P
SB60
Vzhledové chyby
MR
d
SB60
Chyby v rastrových bodech
O
SB60
procesu
SB60
Kontroly tendencí
y
MB120 SB60
V
chyby
MB100 SB60
Možná(é) příčina(y)
z
MB100 SB60
V
chyby
MB120 MB180 MB180 MB180
Možný(é) důsledek(ky)
vady
MB140 MB140
Možnost vzniku
Požadavky
Světelná propustnost sítotisku
Sedláček M.
153
AV
L143
Datum výkresu (revize)
Procesní funkce
Sítotisk
FMEA číslo: Strana:
A
Vyhotovil (jméno, odd., telefon): Datum FMEA (revize)
Výsledky opatření Provedená opatření
V V O z y d
02/003KK 02/013PA
Vyčíslení přípravy modelu před FMEA Úvodní list
Náklady na přípravu nového modelu do sériové výroby Model Výrobní pomůcky, nástroje, režijní práce Vzorové sklo Zkušební šablona K-Lehre K-Originál Phantomlehre Olamovací šablona Diafilm Síto Sítotiskové masky Skelety Hadice Šablona pro vyhřívaná skla Kopyto pro extruzi Dýza Ostatní měrky a přípravky Homologace Režijní práce AV (hod/1 člověk) První vzorek (režie) Náklady na vývojové série Ostatní náklady
Opel Corsa Náklady 22 000,00 8 000,00 18 000,00 15 600,00 3 000,00 47 250,00 5 500,00 2 000,00 27 000,00 13 560,00 69 472,47 -
Celkové náklady:
231 382,47 Kč
Předpokládané náklady:
345 000,00 Kč 6.11.2001 Vzorové sklo
Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč
Zkušební šablona K-Lehre K-Originál Phantomlehre Olamovací šablona Diafilm Síto Sítotiskové masky Skelety Hadice Šablona pro vyhřívaná skla Kopyto pro extruzi Dýza Ostatní měrky a přípravky Homologace Režijní práce AV (hod/1 člověk) První vzorek (režie) Náklady na vývojové série Ostatní náklady
Interní školení FMEA
15
M R /P
Vyčíslení přípravy modelu po aplikaci FMEA Úvodní list
Náklady na přípravu nového modelu do sériové výroby Model
Ford Sierra 83
Výrobní pomůcky, nástroje, režijní práce
Náklady
Vzorové sklo Zkušební šablona K-Lehre K-Originál Phantomlehre Olamovací šablona Diafilm Síto Sítotiskové masky Skelety Hadice Šablona pro vyhřívaná skla Kopyto pro extruzi Dýza Ostatní měrky a přípravky Homologace Režijní práce AV (hod/1 člověk) První vzorek (režie) Náklady na vývojové série Ostatní náklady
Celkové náklady:
148 657,89 Kč
Předpokládané náklady:
- Kč 3 630,00 Kč 25 000,00 Kč - Kč - Kč - Kč 9 075,00 Kč 15 600,00 Kč 3 000,00 Kč 2 904,00 Kč 5 500,00 Kč - Kč - Kč - Kč 2 000,00 Kč 27 000,00 Kč 15 820,00 Kč 12 000,00 Kč 27 128,89 Kč - Kč - Kč
458 000,00 Kč 6.11.2001 Vzorové sklo Zkušební šablona K-Lehre K-Originál Phantomlehre Olamovací šablona Diafilm Síto Sítotiskové masky Skelety Hadice Šablona pro vyhřívaná skla Kopyto pro extruzi Dýza Ostatní měrky a přípravky Homologace Režijní práce AV (hod/1 člověk) První vzorek (režie) Náklady na vývojové série Ostatní náklady
Interní školení FMEA
Adresa autorů: Ing. Otakar Král, Ph.D., CSc., Ing. Jan Král, ISQ PRAHA s.r.o., Pechlátova 19, 150 00 Praha 5. e-mail:
[email protected],
[email protected] Tato práce byla vytvořena za podpory projektu MŠMT 1M06047 - CQ
16
