Využití inteligentních formulářů na MMK
Jiří Jarema
[email protected]
www.karvina.cz
Obsah prezentace
• • • • •
Dokumenty RM/ZM Řízení přístupových práv Cestovní příkaz Žádanka o plánovanou absenci Distribuce dokumentů
www.karvina.cz
2
Dokumenty RM/ZM
• Cca 1600 dokumentů za rok se zpracovává pro radu nebo zastupitelstvo • Proces přípravy a schvalování dokumentů má mnoho účastníků: – – – –
Autoři dokumentu Schvalovatelé Manipulanti Příjemci (radní, zastupitelé)
www.karvina.cz
3
Manuální zpracování dokumentů
• Rizika – Vysoké nároky na manipulaci s dokumenty při schvalování – možnost chyby – Opožděné dodání dokumentu – Nezahrnutí dokumentu do programu jednání – Ztráta dokumentu – Vysoké nároky na zpracování usnesení (nutnost manuálně přepisovat texty) – možnost chyby
www.karvina.cz
4
Technologie
• Využití XML formulářů a formulářového serveru 602XML FormServer – – – –
Standard XML Pracuje s dokumenty Umí definovat a řídit schvalovací procesy Umožňuje výměnu dat mezi dokumenty/formuláři navzájem a předávat je externím databázím – Pro uživatele známé prostředí
www.karvina.cz
5
Tok dat mezi dokumenty
www.karvina.cz
6
Stavební kameny dokumentu - Materiál
www.karvina.cz
7
Stavební kameny dokumentu - Program
www.karvina.cz
8
Stavební kameny dokumentu - Usnesení
www.karvina.cz
9
Řízení přístupových práv •
Řízení přístupových práv je nezbytou činností při každodenní správě datové sítě –
• •
137 požadavků za 10/2009, tj. téměř 7 denně
Řízení přístupových práv je často slabým místem v celkovém zabezpečení ICT v mnoha organizacích. Tři roviny: •zcela chybí – – –
proces schvalování přístupových práv proces nastavování přístupových práv (realizace) evidence přístupových práv uživatele
evidence
•nadměrná byrokracie
realizace •vzájemná závislost správců aplikací •velký počet IS
schvalování •zcela chybí •nejednoznačné požadavky •chybné požadavky
www.karvina.cz
10
Realizace
• Realizace byla rozdělena do dvou fází: – 1. Tvorba elektronického formuláře s vazbou do Personální databáze Personální databáze • Data o zaměstnancích a jejich přístupových právech • Číselníky
Archivace formuláře
Vyplnění formuláře
• Zápis dat do Personální databáze • Odeslání mailu správcům aplikací
• Načtení dat z Personální databáze
Schvalovací proces • Schválení tajemníkem (volitelně) • Schválení vedoucím IT
www.karvina.cz
11
Realizace – 2. Vytvoření vazby mezi Personální databází a systémem Identity Management
Primární zdroj dat
Řídící systémy
Řízené procesy
Formulář
Schvalovací proces
Personální databáze Identity Management
Active Directory Oracle
www.karvina.cz
12
Ukázky z databáze přístupových práv
www.karvina.cz
13
Ukázky z databáze přístupových práv
www.karvina.cz
14
Výsledky
• „Hmatatelným“ výsledkem je elektronická evidence přístupových práv a procesu jejich schvalování, který je součástí Personální databáze. – Každý nadřízený má aktuální přehled o přidělených přístupových právech u svých podřízených.
• Nehmatatelnými výsledky jsou sjednocení a elektronizace procesu schvalování přístupových práv a ve značené míře také automatizace jejich nastavení, (tj.vytvoření/zrušení uživatelského účtu nebo přidělení/odebrání přístupového práva).
www.karvina.cz
15
Další formuláře
• Žádanka o plánovanou absenci – Vazba na docházkový systém (kontrola konfliktů absencí, zápis absence)
www.karvina.cz
16
Další formuláře
• Cestovní příkaz – Datově svázán s personální databází – Poměrně složité schvalovací workflow (možnost výplaty cestovného ve bezhotovostně do výplaty nebo hotovostně na pokladně) – Vazba na evidenci soukromých vozidel – Související formuláře pro měsíční vyúčtování – Vazba na docházkový systém (plánování absence)
www.karvina.cz
17
Distribuce dokumentů
• Modul „Řízená dokumentace“ – Formulář „Distribuce dokumentace“ • Prokazatelné seznamování se s vnitřními předpisy
www.karvina.cz
18
Kontakty
DĚKUJI ZA POZORNOST
Mgr. Jiří Jarema
[email protected]
www.karvina.cz
19
