Využití ICT při optimalizaci zpracování příchozích faktur

Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra informačních technologií a elektronického obchodování

Využití ICT při optimalizaci zpracování příchozích faktur

Bakalářská práce

Autor:

Štěpán Bouda Obor informační technologie

Vedoucí práce:

Praha

Ing. Vladimír Beneš

Duben, 2009

Prohlášení

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci zpracoval samostatně s použitím uvedené literatury.

V Praze dne 15. dubna 2009

Štěpán Bouda

Poděkování Děkuji Ing. Vladimíru Benešovi za metodické vedení mé bakalářské práce. Dále bych rád poděkoval finančnímu řediteli BIVŠ Ing. Vítězslavu Polokovi a paní Ivaně Peterkové, hlavní účetní BIVŠ, za poskytnuté informace o systému zpracování faktur v BIVŠ.

Anotace práce Analýza životního cyklu příchozích faktur na modelovém příkladu Bankovního institutu Vysoká Škola, a.s., seznámení se s moderními technologiemi, které se dnes při zpracování těchto dokladů využívají a návrh využití těchto technologií při zpracování příchozích faktur na tomto modelovém příkladu.

Annotation Analysis of lifecycle of incoming invoices illustrated by the example of Bankovní institut Vysoká Škola, a.s., identification of modern technologies used today for processing of these documents and proposal of utilization of these technologies in processing of incoming invoices in this example.

Obsah 1

Popis současného stavu .................................................................................................. 7

1.1

Popis procesu .............................................................................................................. 7

1.1

Diagram procesu ......................................................................................................... 9

1.2

Manažerský pohled na současný stav ....................................................................... 10

2

Analýza požadavků a rizik ........................................................................................... 11

2.1

Identifikace požadavků zaměstnanců ....................................................................... 11

2.2

Identifikace rizik ....................................................................................................... 12

3

Problematika nasazení .................................................................................................. 14

3.1

Automatizace evidence faktur .................................................................................. 14

3.2

Automatizace koloběhu faktur.................................................................................. 35

3.3

Vytěžování údajů z faktury....................................................................................... 40

3.4

Automatizace účtování faktur ................................................................................... 42

3.5

Problematika elektronických faktur.......................................................................... 42

4

Návrh řešení ................................................................................................................. 44

4.1

Evidence příchozích faktur ....................................................................................... 44

4.2

Nasazení systému pro schvalování faktur ................................................................ 45

4.3

Snížení výskytu duplicit ........................................................................................... 46

4.4

Částečné vynechání schvalovacího procesu ............................................................. 47

4.5

Evidence objednávek ................................................................................................ 47

5

Úvod Jedním z nejdůležitějších procesů, které probíhají v každé firmě, je proces zpracování příchozích faktur. Firmy si postupem času tento proces standardizovaly. Ve své práci nejdříve popíši tento standardizovaný proces na příkladu jedné firmy, budu se snažit o kritický pohled na stávající situaci. Poté seznámím čtenáře s technologiemi, které je možné do procesu zpracování příchozích účetních dokladů zapojit. U každé z technologií uvedu, v čem spočívají její hlavní výhody a čím by mohla být firmě užitečná. V závěrečné části vyjdu z analýzy stavu zpracování příchozích faktur na BIVŠ, který jsem popsal v první části, a pokusím se navrhnout řešení, které by mohlo tento proces urychlit a zefektivnit. Cílem práce je analýza současného stavu manuálního zpracování příchozích faktur a návrh optimalizace tohoto procesu s využitím informačních technologií na modelovém příkladu Bankovního institutu Vysoká Škola, a.s.

6

1 Popis současného stavu Bankovní institut Vysoká škola dnes zpracovává příchozí účetní doklady, tedy přijaté faktury z části papírově a z části elektronicky. Agenda přijatých faktur je centralizována - to znamená, že veškeré účetní doklady přijaté na mimopražských pobočkách BIVŠ jsou distribuovány do Prahy. Ročně je zpracováváno přibližně 1900 faktur. Většina z nich je od menších dodavatelů; neexistuje dodavatel nebo několik dodavatelů, od nichž by pocházela většina faktur. Od 01. 01. 2009 byl na BIVŠ nasazen informační systém Helios. Součástí tohoto systému je i automatizace procesu evidence faktur, která ale není využívána.

1.1

Popis procesu

Proces se skládá z následujících kroků v tomto pořadí: (1) Zpracování na podatelně Proces zpracování faktur je zahájen na podatelně. Zde je rozlepena obálka přijaté pošty a pracovník podatelny identifikuje, zda se jedná o přijatou fakturu. Pokud ano, distribuuje ji interní poštou k hlavní účetní. (2) Zaevidování faktury Hlavní účetní přijme fakturu a nejprve ji zaeviduje v systému pro evidenci došlých faktur. Tento systém je vytvořen v prostředí MS Excel. Soubor s agendou došlých faktur je uložen na sdíleném síťovém disku. (3) Kontrola formální správnosti Hlavní účetní provede kontrolu formální správnosti faktury.

V případě, že je

faktura neúplná nebo je v ní nalezena chyba, zajišťuje hlavní účetní její vrácení dodavateli. (4) Tvorba „košilky“ „Košilka“ je dokument, který hlavní účetní v papírové formě přikládá ke každé faktuře. „Košilka“ obsahuje její základní identifikační údaje a jsou na ní uvedeni odborníci, tedy schvalovatelé faktury. Ti svým podpisem schvalují k proplacení uvedené částky, popř. uvedenou částku. 7

(5) Výběr odborníka Odborníka, který bude zodpovídat za schválení faktury nebo její části, vybírá hlavní účetní na základě dvou kriterií: a)

Text položky / položek na faktuře. Za jednotlivé oblasti nákladů na BIVŠ jsou odpovědni příslušní odborníci. Daný odborník je vybrán na základě textu, který se nachází na položce faktury.

b)

Částka za položku / fakturu. Každý z odborníků je oprávněn schválit fakturu do určité částky. Na základě těchto finančních limitů je vybrán odborník nebo odborníci, kteří budou oprávněni fakturu schvalovat.

(6) Distribuce faktury k odborníkovi Hlavní účetní odesílá fakturu s „košilkou“ na oddělení vybraného odborníka interní poštou. (7) První schválení Odborník svým podpisem na „košilce“ stvrzuje, že fakturovaná částka a materiál nebo služby odpovídají skutečnosti. Poté připojí k faktuře objednávku a odešle ji zpět k hlavní účetní, nebo ji distribuuje k druhému a dalšímu schválení. Pokud faktura obsahuje věcné chyby, odborník tuto skutečnost popíše na „košilku“ a fakturu vrátí hlavní účetní. (8) Druhé a další schválení Za předpokladu, že fakturu mají schválit další odborníci, například pokud je fakturována vyšší částka nebo se na faktuře nachází více oblastí nákladů, je faktura distribuována dalším odborníkům. Vlastní schválení je provedeno stejně jako v předchozím bodě, jen nedojde k připojení objednávky, neboť tato byla připojena při prvním schválení. Nakonec odborník odešle fakturu zpět k hlavní účetní, nebo ji distribuuje k dalšímu schválení. Pokud faktura obsahuje věcné chyby, odborník tuto skutečnost, stejně jako v předchozím bodě, popíše na „košilku“ a fakturu vrátí hlavní účetní. (9) Zajištění schválení finančním ředitelem Hlavní účetní předloží fakturu finančnímu řediteli. Ten ji posoudí, a pokud lze fakturu proplatit, stvrdí to podpisem na „košilku“ faktury. (10) Zaúčtování faktury Fakturu schválenou všemi odborníky i finančním ředitelem hlavní účetní knihuje do účetního systému, kde je poté připravena k proplacení. 8

(11) Vrácení neschválené faktury dodavateli V případě, že faktura nebyla schválena některým z odborníků nebo finančním ředitelem, zajišťuje hlavní účetní její vrácení dodavateli.

1.1

Diagram procesu

Výše popsaný proces lze pomocí UML diagramu aktivit interpretovat například takto:

Diag. 1 – UML diagram aktivit - proces zpracování příchozí faktury v BIVŠ

9

1.2

Manažerský pohled na současný stav

Během krátkého rozhovoru s finančním ředitelem BIVŠ Ing. Vítězslavem Polokem konaného dne 19. 02. 2009 jsem se snažil zjistit jeho názor na stav a funkčnost procesu schvalování faktur. Podle slov finančního ředitele Ing Vítězslava Poloka jsou nejrizikovějším místem zpracování faktur lidé, respektive odborníci, kteří faktury schvalují. Nezřídka se stává, že je příchozí faktura distribuována dodavatelem přímo na zaměstnance - odborníka, který si danou činnost nebo materiál objednal. Distribuce takové faktury na účetní oddělení a její následné zpracování nebývá odborníkem vždy zajištěna. Další situací, která rovněž není výjimečná, je vznik duplicity faktury, který je zapříčiněn distribucí faktury více kanály naráz – například poštou a e-mailem. Pan ředitel výhledově uvažuje o zavedení elektronické podpory pro evidenci a zpracování účetních dokladů, například v informačním systém Helios, který je nyní v BIVŠ používán.

10

2 Analýza požadavků a rizik 2.1

Identifikace požadavků zaměstnanců

Nasazení systému Helios pro evidenci příchozích faktur Systém Helios umožňuje evidovat přijaté faktury ve svém modulu “Kniha přijatých faktur“. Požadavkem pracovníků BIVŠ je, aby bylo co nejdříve zahájeno jeho využívání. V současné době jsou příchozí faktury evidovány do jednoduchého seznamu v MS Excelu. Faktury jsou zasílány duplicitně Nezanedbatelná část faktur je zasílána nejen standardním způsobem - to znamená k hlavní účetní, ale také k různým zaměstnancům BIVŠ. Tito zaměstnanci potom sami zařizují proplácení faktur dodavateli. Kvůli tomu se nezřídka stává, že je faktura zaslána jednak standardním způsobem – papírově a je zajištěna její platba, jednak paralelně, například elektronicky pracovníkovi BIVŠ, který si práce dodavatele objednal. Při tomto stavu hrozí, že bude faktura evidována, schvalována a v extrémních případech proplacena dvakrát. Zpracování veškeré došlé pošty Systém Helios umožňuje v rámci modulu „Styk se zákazníky“ vedle evidence příchozích faktur také evidenci veškeré došlé a odeslané pošty. (Srov.

http://www.pchelp.cz/helios/helios-orange-pdf/HeO_Schema_modulu.pdf

,

12. 01. 2009) „Modul Evidence pošty umožňuje: 

evidování všech došlých a odeslaných zásilek a jejich filtrování podle libovolných kritérií, např. podle typu zásilky, odesílatele, adresáta apod.



zadávání a evidenci přijatých faktur s návaznou evidencí v modulu Fakturace



sledování pohybů pošty uvnitř organizace i mimo ni



tisk seznamu evidovaných zásilek podle zvoleného filtru



jednoduchý přenos údajů do MS Excelu a MS Wordu“

(https://forum.helios.eu/orange/doc/cs/%C3%9Avod_-_Evidence_po%C5%A1ty, 12. 01. 2009) 11

V rámci dalšího rozšiřování systému Helios a zvyšování automatizace zpracování faktur a pošty uvažují zaměstnanci BIVŠ o využití modulu „Styk se zákazníky“, který zvýší kvalitu evidence těchto agend.

2.2

Identifikace rizik

Faktury jsou archivovány v papírové podobě Faktury, které již byly zpracovány, jsou uloženy v papírovém archivu. To v praxi znamená, že je faktura uložena na určeném místě ve své originální, to znamená papírové podobě. Tento způsob uložení sebou nese dvě nezanedbatelná rizika: riziko ztráty faktury a riziko zničení faktury. Faktura existující pouze na papíře může být z archivu jednoduše vyjmuta a v případě, že není vedena podrobná evidence zapůjčených dokladů, může být ztracena. Specializované oddělení se službami archivu bývá doménou spíše větších společností, alternativou může být využití služeb externích archivů, respektive spisoven. Největší snížení tohoto rizika přináší zavedení tzv. „elektronického archivu faktur“ Dalším rizikem, které plyne z papírového uložení účetních dokladů, je jejich zničení, nejčastěji přírodní katastrofou. Povodně v roce 2002 ukázaly, že ztráta evidence účetních dokladů stovek společností nemusí být vysoce nepravděpodobná. Zničení papírových archivů požárem není rovněž nic výjimečného. Koloběh faktury je papírový Předtím, než je faktura zaevidována do účetního systému, existuje její jediný originál v papírové podobě. V této papírové podobě koluje po společnosti mezi jednotlivými odborníky, účetním oddělením a finančním ředitelem. Každý člověk v tomto koloběhu může fakturu omylem zničit nebo poškodit, ztratit nebo ji někde zapomenout. V každém okamžiku schvalovacího procesu předtím, než je zaevidována, není jasné, kde se faktura právě nachází. Pokud volá dodavatel a zjišťuje, proč jeho faktura ještě není zaplacena, může nastat několik možností.

12

a)

Faktura neexistuje ani v evidenci přijatých faktur, ani v účetním systému. V tom případě se jeví jako nejpravděpodobnější, že fakturu společnost ještě neobdržela, nebo nebyla zaslána na korespondenční adresu společnosti.

b)

Faktura existuje v evidenci přijatých faktur, ale ještě není zavedena v účetním systému. Poté je pravděpodobně ještě ve schvalovacím procesu a je nutné ji dohledávat formou obvolávání jednotlivých odborníku a zjišťování, kde faktura již byla a kde ještě nebyla.

V některých případech se může stát, že se faktura ztratí „mezi dvěma uzly“ – tedy jeden účastník procesu bude říkat, že fakturu již odeslal, a druhý, že ji ještě nepřijal. Faktury jsou zaúčtovány po proběhnutí schvalovacího procesu Z hlediska toku peněz a plánování budoucích výdajů je výhodné, aby měla společnost přehled o předpokládaných výdajích, zvláště pokud se jedná o větší částky. Tyto informace jsou velmi cenné zvláště během kontrolních bodů účetního roku – např. při kvartálních kontrolách. Při způsobu zpracování faktur bez předúčtování se může stát, že krátce před účetní uzávěrkou přijde ze schvalovacího kolečka faktura na vysokou částku, kvůli které je třeba přeplánovat rozpočet na další účetní období. Toto riziko je sníženo, pokud jsou faktury ihned po příchodu do společnosti předúčtovány, neboli předběžně pořízeny. Objednávky nejsou evidovány Pokud vznikne ve společnosti poptávka po zboží nebo po službách a tato poptávka je schválena, vystavuje se objednávka, na základě které je zboží objednáno od dodavatele. Objednávka je dále uchovávána u objednatele, který ji později, když přijde faktura, přikládá k faktuře a schvaluje ji za sebe k proplacení. To znamená, že účetní systém nevyužívá výhod, které přináší evidence objednávek a faktur v jednom sofistikovaném účetním systému. Během účtování faktur by potom mohlo být využito párování objednávek a faktur, které zjednodušuje zadávání účetních dokladů do systému. Dalším rizikem, které plyne z toho, že objednávky jsou uchovávány u jednotlivých odborníků, je jejich ztráta nebo zničení, které je obdobné jako v případě faktur, viz výše. 13

3 Problematika nasazení 3.1

Automatizace evidence faktur

Největší automatizace evidence faktur lze dnes dosáhnout jejich převodem do elektronické podoby. Faktury jsou po obdržení společností rozešity a rozlepeny, poté opatřeny čárovým kódem, hromadně vloženy do dokumentového skeneru, naskenovány, opatřeny základními identifikačními údaji (tzv. indexace) a uloženy do elektronického archivu. Pokud jsou faktury ihned po jejich naskenování, tedy digitalizaci opatřeny ještě elektronickou značkou a časovým razítkem, lze je poté skartovat. Tento postup předpokládá následný koloběh faktury pouze elektronicky. Nyní se ale zaměřím na pouhou evidenci faktur bez nutnosti změny dalších procesů. Proces elektronické evidence příchozích faktur probíhá nejčastěji takto:

Diag. 2 – UML diagram aktivit - proces elektronické evidence faktur 14

Pro elektronickou evidenci příchozích faktur se využívá technických prostředků, které tuto evidenci výrazně zjednodušují. Nyní bych rád představil některé z těchto prostředků.

3.1.1 Čárové kódy S čárovými kódy se nejčastěji setkáváme v prodejnách, kde zjednodušují a zrychlují zadávání typu a ceny zboží, které si kupujeme. V rámci evidence příchozích účetních dokladů se s nimi nejčastěji pracuje takto: Před naskenováním faktury se na ni lepí čárový kód, který bývá předtištěn speciální tiskárnou čárových kódů na roličce s voskovaným papírem, ze kterého jde čárový kód jednotě sejmout. Čárových kódů je velké množství typů, které se liší různými vlastnostmi. Pro tvorbu každého typu čárových kódů existuje množství pravidel, které je nutné při jejich tisku dodržet, aby byla maximalizována pravděpodobnost rozpoznání a korektní interpretace čárových kódů. Rád bych se zastavil u několika typů nejběžněji používaných čárových kódů:

Obr. 1 – čárový kód „Code 128“ Čárový kód Code128 je jedním z nejoblíbenějších čárových kódů pro elektronickou archivaci dokladů. Ze všech jednorozměrných standardních čárových kódů dokáže nést nejvíce informací na nejmenším prostoru. Další z jeho výhod je, že může obsahovat nejen numerické, ale i alfa- znaky a všechny ostatní znaky z tabulky 128 ASCII. Délka informace, kterou čárový kód Code128 nese je virtuálně neomezená. Každý ze znaků je uložen pomocí 11ti černých nebo bílých čar. Celý čárový kód se skládá z několika segmentů, které jsou patrné na obrázku. (1) První segment zleva, takzvaná „quiet zone“ je prázdné bílé místo, kde se nesmí nacházet žádné čáry, aby rozpoznávací software jednoznačně určil místo začátku čárového kódu. Například při některých druzích skenování faktur s popeleným čárovým kódem může být okraj nálepky čárového kódu naskenován jako tenká černá linka okolo celé nálepky. Pokud by tato tenká černá linka byla příliš blízko 15

čárovému kódu, mohl by ji rozpoznávací software interpretovat jako část čárového kódu, čímž by byl celý čárový kód invalidní (2) Druhý segment je zahajovací. Všechny čárové kódy tohoto typu mají tento segment stejný a značí zahájení čárového kódu. (3) Dalším segmentem je datová část čárového kódu. Zde jsou interpretovány jednotlivé znaky, které jsou v čárovém kódu uloženy. Na obrázku „Obr. 2“ jsou do čárového kódu uloženy znaky „Code 128“. (4) Po datovém segmentu následuje segment kontrolního znaku, jehož hodnota je kontrolním součtem všech znaků v čárovém kódu a slouží ke kontrole, že byly všechny znaky v čárovém kódu interpretovány korektně. (5) Předposledním segmentem je ukončovací sada čar, která definuje konec čárového kódu. (6) Stejně jako před čárovým kódem i za čárovým kódem musí být prázdné bílé místo, aby nedošlo k desinterpretaci čárového kódu. Dalšími z často užívaných jednorozměrných čárových kódů s vysokou kapacitou znaků na centimetr délky jsou například kódy „Interleaved 2 z 5”, nebo „Code 39”, jejichž příklady uvádím:

Obr. 2 – Příklad čárového kódu typu Code 39 a Interleaved 2 z 5 Z funkčního hlediska se čárové kódy těchto a dalších typů liší od výše popsaného čárového kódu “Code 128” především skladbou čar a schopností nést alfanumerickou informaci. Čárový kód „Interleaved 2 z 5” je specifický tím, že sudé a liché znaky v něm nesené jsou interpetovány střídavě černými čarami a bílými mezerami, takže dva stejné znaky za sebou (např. 99) budou interpretovány nejprve “černými čarami na bílém pozadí” a poté “bílými čarami na černém pozadí”. Další skupinou čárových kódů, které uvádím jen pro doplnění, jsou dvojrozměrné, případně barevné čárové kódy. Rozvoj těchto čárových kódů byl především v 90. letech 20. století, kdy byla zvýšena potřeba uchovávat na co nejmenším prostoru papíru nebo 16

jiného povrchu co nejvíce informací. Níže uvádím několik příkladů těchto čárových kódů. Pro evidenci příchozích faktur ale přidaná hodnota, kterou tyto čárové kódy přinášejí, není srovnatelná s náklady na pořízení a rozpoznávání těchto čárových kódů.

Obr. 3 – Příklady dvourozměrných čárových kódů: Aztec, Array Tag, Codablock, HCCB Důvody pro využití čárových kódů V případě evidence účetních dokladů nebo obecně evidence jakýchkoliv dokladů bývá čárového kódu využito ze tří hlavních důvodů: Prvním důvodem je jednoznačné svázání papírového originálu s jeho elektronickým obrazem. Na nálepce, na které je čárový kód natištěn, je jednak jeho elektronická interpretace rozpoznatelná skenerem, nebo specializovaným software a jednak jeho alfanumerická interpretace čitelná člověkem. V elektronickém archivu faktur obyčejně lze jednoduše vyhledávat faktury podle jejich čárového kódu a dalších vlastností, respektive při zobrazení naskenovaného obrázku faktury je číslo čárového kódu viditelné na první straně faktury. Čísla čárových kódů bývají vytištěna jako číselná posloupnost a v pořadí této posloupnosti jsou uložena do archivačních krabic. Archivační krabice mohou být sdružovány do archivačních boxů, což zvyšuje přehlednost a organizovanost archivu. Archivační krabice a archivační boxy bývají využívány v komerčních spisovnách jako jeden z nejefektivnějších způsobů uložení papírových dokumentů, neboť umožňují rychlé dohledání požadovaného dokumentu.

Stavba archivačních krabic a boxů je

optimalizována pro uchování papírových dokumentů Příklad archivační krabice a archivačního boxu uvádím na obrázku níže. Na archivační krabici se poté napíše, jaký rozsah čárových kódů obsahuje. Při hledání originálu faktury, pokud je znám čárový kód hledaného účetního dokladu, lze jednoduše najít archivační krabici, která fakturu obsahuje. Dohledání faktury uvnitř krabice je poté dílem okamžiku, protože faktury jsou v archivační krabici uloženy s čárovými kódy řazenými vzestupně.

17

Obr. 4 – Příklady archivačních krabic a boxů pro uložení papíru formátu A4 Druhým důvodem je jednoznačná identifikace dokladu. Čísla čárových kódů pro evidenci příchozích faktur bývají bez výjimky unikátní. Tohoto se obyčejně dosahuje využitím zvyšující se číselné řady na čárovém kódu, tedy první čárový kód je označen jedničkou, druhý dvojkou atd. Předávání informací o faktuře, nebo její vyhledávání v rámci společnosti se poté může dít ne na základě obecných informací – „Jaký je stav faktury, která přišla včera a jejíž částka byla desetitisíc korun?“, ale na základě čárového kódu – „Jaký je stav faktury s čárovým kódem FA090001?“. Další z výhod, kterou unikátnost čárového kódu přináší, je nemožnost jejího duplicitního zpracování. Tuto výhodu lze využít za předpokladu, že systém, který faktury zpracovává, dokáže upozornit na fakturu s duplicitním čárovým kódem. Některé systémy pro evidenci příchozích faktur jsou napojeny na účetní systém, který eviduje čárové kódy zaúčtovaných faktur. Během naskenování faktury a rozpoznání čárového kódu je kontaktován účetní systém a je ověřeno, že se faktura s tímto čárovým kódem v systému již nenachází. Pokud je čárový kód nejen unikátní, ale také je tvořen nepřerušenou číselnou řadou, lze využít další výhody zpracování faktur s těmito čárovými kódy a to je ověřování ztracených faktur. Nutnou podmínkou pro umožnění tohoto procesu je označení faktury čárovým kódem co nejdříve po otevření obálky s fakturou. Pokud je tato podmínka splněna, lze nad účetním nebo evidenčním systémem spouštět report, který ukáže případné mezery v řadě zaevidovaných čárových kódů, které mohou ukazovat faktury ztracené před jejich elektronickou evidencí nebo před předáním do účetního systému Třetím důvodem je možnost vytěžení dodatečných informací z čárového kódu. Pokud vytištěný čárový kód nese informace relevantní pro dokument, na který je nalepen, mohou být tyto informace rozpoznány a dokument může být na jejich základě odlišně zpracován. Například pokud se společnost rozhodne oslovit své zákazníky s adresnou anketou nebo 18

dokumentem dotazníkového typu, může tyto dokumenty tisknout s čárovým kódem, ve kterém bude uložena např. identifikace zákazníka, kterému je dotazník zaslán, rok, ve kterém je anketa vytvořena, a typ dokumentu, který je zákazníkovi zaslán. Takový čárový kód může například vypadat takto:

Obr. 5 – Čárový kód typu Code 128 se zakódovanou informací AN0900356 První dva znaky tohoto čárového kódu, tedy „AN“ značí, že se jedná o dokument typu anketa. Druhé dva znaky „09“ identifikují rok, ve kterém byla anketa rozeslána, takže lze tyto ankety provádět každý rok. Posledních pět znaků identifikuje zákazníka, kterému byla anketa zaslána, v našem případě zákazník číslo 356. Nuly, které se nacházejí v kódu před číslem 356, se nazývají vodící nuly. Tyto vodící nuly umožňují zachování stejné velikosti čárového kódu za předpokladu, že oslovených zákazníků nebude více než sto tisíc. V problematice příchozích faktur se v čárovém kódu obyčejně nesou 2 důležité informace, které zjednodušují identifikaci dokladu. Je to typ dokladu (např „FA“, „F“, „1“, …) a rok, kdy byl doklad vystaven (např. „09, „2009“).

Tyto bývají následovány vzestupnou

číselnou řadou s vodícími nulami, která doplňuje unikátní identifikaci účetních dokladů. Čárový kód první faktury roku 2009 potom může nést například tuto informaci: „FA090001“.

3.1.1 Dokumentové skenery Pro rychlou a efektivní digitalizaci papírových dokumentů se využívají dokumentové skenery. Tyto dokumenty se od sebe liší podle několika vlastností, které mají. Hlavními kritérii, která se při výběru dokumentového skeneru uplatňují jsou  Maximální šířka papíru, se kterou může dokumentový skener pracovat. Nejběžnější dokumentové skenery umí zpracovat papíry formátu A4, některé z nich formáty A3 a výjimečně jiné.  Vybavenost podavačem papíru. Aby byly faktury naskenovány co nejrychleji, připravují se pro naskenován do jedné dávky – to je několik, podle kapacity 19

podavače až několik set faktur naráz. Poté, co jsou faktury připraveny ke skenování, se vloží do podavače skeneru a spustí se skenování. Skener si z podavače odebírá po jednom listu papíru, každý list projíždí okolo snímače, nebo snímačů, které obraz na papíře digitalizují, a list papíru se dále dostává na výstupní místo skeneru, kde jsou papíry uloženy ve stejném pořadí, v jakém byly naskenovány.  Vybavenost „plochým ložem“. Běžné domácí skenery mají pouze tzv. „ploché lože“, to je skleněná deska, na kterou se skenovaný papír pokládá. Tímto „plochým ložem“

jsou

vybaveny

rovněž

téměř

všechny

kopírovací

stroje.

Ve výjimečných případech digitalizace, kdy nelze využít podavače papíru, je nutné fakturu digitalizovat na „plochém loži“. K této situaci obvykle dochází, pokud jsou přílohou faktury papíry nestandardního formátu, které nelze zpracovat pomocí podavače (například účtenky), nebo pokud jsou přílohou faktury dokumenty spojené k sobě, které není možné rozpojit (například sešité zapečetěné papíry).  Maximální délka papíru, kterou umí skener zpracovat. Nezřídka se stává, že k fakturám jsou přiloženy papíry – například výpis spotřebované energie, výpis telefonních hovorů atd., které jsou sice široké jako papír A4, ale mnohem delší. Skener by měl umět celý tento papír rychle a bez nutnosti stříhání zpracovat.  Denní kapacita skeneru. Skenery bývají děleny do skenovacích tříd podle denního výkonu, tedy podle maximálního počtu listů, které dokáže skener zpracovat. U skenerů nejnižších tříd toto číslo začíná na tisíci listech za den. Největší skenery nemají tuto kapacitu omezenu, takže dle výrobce dokážou pracovat 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Při výpočtu kapacity skeneru pro zpracování příchozích faktur je třeba brát v potaz, že faktury mívají v průměru tři strany, nejjednodušší dokumentové skenery tedy umí zpracovat maximálně tři sta faktur za den.  Počet snímacích prvků. Skenery bývají vybaveny jedním nebo dvěma snímacími prvky. Jeden snímací prvek dokáže skenovat faktury jednostranně, dva snímací prvky jsou pro oboustranné skenování. Faktury, respektive jejich přílohy bývají často oboustranné, pro digitalizaci příchozích faktur tedy lze doporučit skener s oboustranným snímáním papíru.  Maximální rozlišení skeneru. Rozlišení je jemnost, v jaké je obraz faktury digitalizován a udává se v jednotkách „DPI“. „DPI“ značí „Dots per Inch“ a je to počet rozpoznaných bodů na jeden palec. Obecnou snahou je, aby bylo toto 20

rozlišení nastaveno co nejníže (z důvodu minimalizace velikosti výsledného obrazu) při zachování dostatečné čitelnosti dokumentu. Nejnižší čitelné rozlišení bývá okolo 100DPI, pro bezvadné rozpoznání čárového kódu bývá rozlišení nastaveno okolo 150DPI a v případě, že se budou z faktury ještě vytěžovat informace s pomocí technologií OCR, pohybuje se nastavení rozlišení okolo 300DPI.  Maximální barevná hloubka. Skenery se obyčejně dělí na monochromatické a barevné. Výstupem z monochromatických skenerů je černobílý obraz, výstupem z barevných skenerů je obraz v barvě nebo ve stupních šedi. Při skenování faktur bývá cílem mít výstupní obrázek co nejmenší, tedy výstupem ze skenování je černobílý obraz.  Rychlost skenování. Při vyšších zamýšlených objemech faktur je třeba brát v potaz rychlost, s jakou jsou tyto faktury naskenovány. Rychlost skenování se obvykle udává v „PPM“ a „IPM“. „PPM“ je zkratka pro „Pages per Minute“ a udává, kolik stran papíru dokáže skener zpracovat za minutu. Obdobně zkratka „IPM“, tedy „Images per Minute“ udává, kolik obrazů dokáže skener zpracovat. Při jednostranném skenování se „PPM“ rovná „IPM“. Při oboustranném skenování je „IPM“ v případě skenerů vyšších tříd dvojnásobkem „PPM“. Tyto údaje se obyčejně udávají spolu s rozlišením a barevnou hloubkou, při které je těchto rychlostí dosahováno. Obecně platí, že při zvyšování barevné hloubky a rozlišení je skenování pomalejší. U skenerů nižších tříd bývá zpomalení znatelnější, než u skenerů vyšších tříd. Pro zvýšení rychlosti skenování faktur na skenerech s podavačem umožňujícím skenování formátu A3 bývá s oblibou využito možnosti skenování faktur „na šířku“ místo „na výšku“, která zvyšuje rychlost skenování až o třetinu. Tohoto zvýšení rychlosti je dosaženo díky zkrácení efektivní délky papíru, který musí projet celou dráhou podavače skeneru.  Další specifické vlastnosti. Může se jednat např. o o Ultrazvuková čidla pro rozpoznání, že byl z podavače odebrán více, než jeden list papíru. o Možnost nastavení skenování pro praváka nebo pro leváka. o Větráček u snímačů skeneru, který zmenšuje zanesení skeneru prachem. o Možnost přidání podavače pro zpracování extrémně tenkých papírů. o Vybavení software pro zlepšování čitelnosti obrazu. 21

o A další. Na příkladu skeneru Fujitsu fi-6770A bych rád uvedl nejběžnější vlastnosti skenerů produkční třídy:

Výstupní zásobník Oboustranný podavač Ovládací panel

Ploché lože Obr. 6 – skener Fujitsu fi-6770A  Skener Fujitsu fi-6770A je A3 skener vybavený oboustranným podavačem a plochým ložem.  Umí skenovat v těchto barevných režimech: černobílý, stupně šedi, barevný.  Při černobílém skenování z podavače v rozlišení 300 DPI dosahuje rychlosti 148 obrazů za minutu.  Kapacita podavače je 200 listů papírů.  Maximální denní zátěž skeneru je 15000 stran  Maximální délka papíru, kterou umí skener zpracovat, je 3048mm  Mezi další vlastnosti skeneru patří vybavení ultrazvukovým čidlem proti zaseknutí papíru  Skener váží 35kg a měří 690mm x 500mm x 342mm (Srov.

http://www.fujitsu.com/global/services/computing/peripheral/scanners/product

/fi6770/ 10. 1. 2009)

22

3.1.2 Software pro optimalizaci obrazu Naskenovaný obraz, který je výstupem z dokonalého skeneru, nebývá v nejvyšší možné kvalitě. Při skenování dochází k mírnému zkřivení papíru, skener při skenování z podavače opatří papír po stranách černými proužky, jsou naskenovány drobné nečistoty, které se projevují černými tečkami na papíře, při oboustranném skenování velmi tenkého papíru je „prosvícena“ a viditelná i rubová část papíru atd. Všechny tyto problémy lze manuálně odstranit, pokud je každý z naskenovaných obrazů ručně upraven v programu pro úpravu obrazů. V provozu, kde jsou skenovány stovky dokladů denně, tento způsob oprav není možné zavést a přicházejí zde ke slovu specializované programy. Ty každý naskenovaný obraz automaticky upraví podle nastavených kriterií a pracovníkovi, který provádí skenování, neboli operátorovi skeneru se obraz ukáže již upravený. Tyto programy přicházejí na trh teprve v posledních několika letech a nacházejí si své místo v téměř všech společnostech, ve kterých probíhá digitalizace papírů. Software pro optimalizaci obrazu umožňuje automatizovat tyto činnosti:  Vyrovnání křivě naskenovaných dokumentů  Odstranění černých pruhů okolo stránky  Odstranění černých teček (prachu a šumu) z obrazu  Zesílení čar a písmen, které vede ke zlepšení čitelnosti textu na faktuře  Rozpoznání orientace textu a automatické otočení obrazu, pokud byl dokument vložen obráceně, nebo naležato  Odstranění prázdných stránek, obyčejně druhé strany jednoho listu, při oboustranném skenování  Sjednocení barev pozadí pro snížení datové velikosti výsledného souboru  Úpravy jasu a kontrastu černobílého obrazu po naskenování  Okamžité spuštění skenování po vložení další dávky dokumentů do podavače skeneru

23

3.1.1 Systémy pro správu dokumentů Nejjednodušší a také nejméně systémový způsob uchovávání elektronických obrazů faktur je jejich uložení do vyhrazené složky na disk, který může být sdíleným síťovým diskem. Správci počítačové sítě na tento disk obyčejně přidělí přístupová práva uživatelům, kteří mohou na obrazy naskenovaných faktur nahlížet. Faktury bývají tříděny podle data naskenování. Jako jméno souboru, v němž jsou obrazy faktur uloženy, je nejčastěji použito číslo čárového kódu. Faktury nelze dále vyhledávat, třídit, nejsou dostupné například v rámci firemního intranetu a je téměř nemožné nad fakturami vytvářet reporty. Další a nejčastěji využívanou možností pro uložení naskenovaných faktur je systém pro správu dokumentů, neboli DMS systém. DMS systémů je na trhu celá řada, dají se dělit různými způsoby podle vlastností, které mají. Nejčastější a v praxi nejméně jednoznačné je dělení těchto systémů podle uvažované šíře nasazení. Kategorie tohoto dělení bývají:  systémy pro malé společnosti s jednotkami předpokládaných uživatelů  systémy pro středně velké společnosti s desítkami předpokládaných uživatelů  systémy pro velké a mezinárodní společnosti se stovkami, tisíci a desetitisíci předpokládaných uživatelů Uložení faktury do složek DMS systémy obvykle mívají dokumenty interně členěny do složek a podsložek podle dohodnutých pravidel. Faktury jsou například uloženy do složek podle let, pod kterými automaticky vznikají podsložky s názvy dodavatelů. V rámci každé podsložky jsou poté uloženy vlastní faktury, které lze zobrazit obdobně jako při zobrazení faktur z disku. Evidence metadat faktury U každé faktury bývá evidováno několik indexů, respektive metadat. Tato metadata dělíme na systémová data a doplňující informace. Systémová data, tedy metadata, která jsou známa během skenování faktury a lze je doplnit automaticky. Mezi systémová metadata patří čárový kód, datum a čas skenování faktury, uživatel, který fakturu naskenoval, a počet stran, které faktura má. Druhou skupinou metadat jsou doplňující informace, které musí být z faktury buď automaticky vytěženy nebo je musí zadat uživatel. Automatickému 24

vytěžování informací z faktur se budu věnovat v dalších kapitolách, pro případ nasazení jednoduché evidence budu uvažovat pouze ruční vyplnění několika základních údajů z faktury. Pravidlo pro množství ručně vyplňovaných údajů je toto: ručně vyplňovaných údajů by mělo být co nejméně, aby nebyla evidence faktur pracná, a zároveň by údajů mělo být dostatečné množství, aby bylo možné elektronický obraz faktury co nejrychleji najít. O množství a povaze ručně vyplňovaných údajů může také rozhodovat potřeba reportingu nad fakturami: například „Jaká byla celková suma všech faktur naskenovaných v březnu?“, nebo „Jaký je průměrný denní počet faktur, které naskenuje daný uživatel?“. Mezi nejčastěji používané ručně vyplňované údaje patří celková částka na faktuře, identifikace dodavatele, variabilní symbol a číslo objednávky. Během ručního vyplňování těchto údajů se používají různé nástroje, které zjednodušují práci. Například identifikace dodavatele se nejčastěji skládá z IČ, DIČ a názvu dodavatele. Pracovník, který faktury indexuje, zapíše část IČ, zobrazí se mu všichni dodavatelé, kteří mají shodnou zadanou část IČ, a pracovník poté vybere kliknutím myši zamýšleného dodavatele. V tu chvíli se všechny podstatné informace o dodavateli do faktury doplní automaticky. Pokud má společnost zavedena pravidla, že čísla objednávek jsou unikátní a zároveň na jedné faktuře je fakturována jedna objednávka, lze využít číselníku objednávek. V takovém případě pracovník, který faktury indexuje, zapíše jen číslo objednávky nebo jeho část a vybere k faktuře odpovídající objednávku. Poté se k faktuře automaticky doplní všechny ostatní údaje, tedy obyčejně identifikace dodavatele, variabilní symbol a celková částka. Pracovník ale poté musí zkontrolovat, zda doplněné údaje odpovídají skutečnosti uvedené na faktuře. Zde bych rád uvedl příklad uložení základních metadat do systému DMS:

Obr.7 – Příklad uložení metadat do DMS systému – zde zobrazena metadata hlavičky faktury Faktury bývají obyčejně indexovány buď ihned po naskenování, nebo krátce po naskenování. Pro indexování je ideální, pokud má pracovník k dispozici papírový originál 25

faktury, protože si položí fakturu vedle monitoru a údaje na faktuře zadává do DMS systému. V případě provozů s velkým množstvím faktur bývá tento postup problematický, nezřídka je místo, kde se faktury skenují a papíry archivují, odděleno (často i geograficky) od místa, kde se faktury indexují. V takovém případě se obvykle využívá druhého monitoru, který je připojen k počítači, kde probíhá indexování faktur. Jeden monitor je používán pro zobrazení obrazu faktury a na druhém monitoru je spuštěn DMS systém, do kterého pracovník zadává indexy zobrazené na prvním monitoru. První monitor bývá nezřídka otočen o 90o, protože takto otočený monitor více odpovídá formátu A4 orientovaném na výšku. Autorizace Uživatel, který hledá obraz faktury, se nejprve musí do DMS systému autorizovat. Autorizace obyčejně probíhá dvěma způsoby. Pokud se uživatel přihlašuje z vnitřní sítě společnosti, je možné využít takzvaný mechanismus „Single Sign On“, tedy jednotného přihlášení. V takovém případě DMS systém přebírá uživatelskou autorizaci pomocí technologie LDAP. Pro uživatele tento způsob přihlášení vypadá tak, že si otevře DMS systém a bez nutnosti zadávat někam své jméno a heslo se mu DMS sytém otevře pod jeho uživatelským jménem automaticky. Mechanismus „Single Sign On“ je čím dál více rozšířen, protože nenutí uživatele pamatovat si další jméno a heslo. Druhý způsob přihlašování, tedy tradiční způsob zavádí systém jmen a hesel, takže každý uživatel musí po spuštění DMS systému zadat své jméno a heslo, na základě kterého jej DMS systém autorizuje. Systémy přístupových práv bývají v DMS systémech nastaveny dvěma způsoby. Nejčastějším způsobem je nastavení přístupových práv na složku nebo podsložky, kam se dokumenty ukládají. Typy přístupových práv, které lze obyčejně v rámci jedné složky nastavit jsou:  Právo vidět objekt faktury v DMS systému a vidět metadata faktury (bez možnosti otevřít si obraz faktury)  Právo vidět obsah dokumentu, tedy vidět obraz faktury  Právo měnit metadata a obsah faktury  Právo vytvářet nové objekty, například přiložit k faktuře dopis dodavateli o vrácení faktury 26

 Právo vymazat fakturu  Právo nastavovat přístupová práva k faktuře Druhý způsob nastavení přístupových práv, který lze kombinovat s prvním, je nastavení přístupových práv podle indexů faktury. Typy přístupových práv zůstávají stejné jako v předchozím případě, ale k fakturám se přiřazují ne na základě příslušnosti faktury do vybrané složky, ale na základě metadat, která faktura obsahuje. Tímto způsobem je například možné omezit přístup uživatelů k fakturám, které mají celkovou částku vyšší, než je nastavený limit, nebo pokud je jedním z indexů faktury i nákladové středisko, uživatel si může zobrazovat pouze faktury, které náleží jeho nákladovému středisku a podobně. Uložení dalších dokumentů a informací DMS systémy obyčejně umožňují ukládat k fakturám další informace a dokumenty. Pokud je k faktuře vedena jakákoliv korespondence, například diskuze s dodavatelem, je výhodné tuto korespondenci přikládat k faktuře, aby ji bylo v případě nutnosti možné předložit. Většina DMS systémů umožňuje k fakturám ukládat dokumenty, respektive soubory jakéhokoliv typu, kromě dokumentů, tabulek a obrázků i například zvukové záznamy, videa, XML soubory a další. Další možnost uložení informací k faktuře skýtají poznámky a anotace. Poznámka je obyčejný text, který může v rámci DMS systému k faktuře přiložit každý uživatel, který na to má příslušné oprávnění. U každé poznámky systém automaticky doplní, kdo je autorem této poznámky a kdy byla poznámka vložena. Poznámky obyčejně není možné odstraňovat. Dalším způsobem přidávání dodatečných informací k faktuře jsou anotace. Anotace je grafický prvek (například tah zvýrazňovačem, vyžlucení části faktury, šipka, velký ovál), který se ukládá přímo na naskenovaný obrázek faktury. Fakticky se tím obrázek faktury nemění, anotaci si lze představit jako přiložení průhledného skla na fakturu a kreslení po tomto průhledném sklu. Zobrazení anotací lze vypnout. Audit Veškeré činnosti uživatele v rámci DMS systému jsou monitorovány a mohou být zaznamenávány. Tyto činnosti lze rozdělit například na dvě skupiny.

27

Do první skupiny patří činnosti uživatele, při kterých jsou tvořeny a měněny informace v DMS systému – například vytvoření a úprava dopisu dodavateli nebo změna metadat u faktury. Tyto činnosti DMS systém obyčejně ošetřuje tak, že ukládá historii těchto změn. Například pokud uživatel změní text dopisu dodavateli, je původní znění dopisu uchováváno v takzvané verzi. Zde se dostáváme k jedné z největších výhod DMS systémů, kterou je řízení tvorby dokumentu. Protože ale nemá v rámci zpracování účetních dokladů zásadní uplatnění, zmíním tuto výhodu pouze okrajově. V praxi se jedná o to, že DMS systém zajišťuje jednak to, že jeden dokument nemůže být upravován najednou více než jednám uživatelem – takový dokument dostane v DMS sytému příznak rezervace (někdy se užívá termín „check-out“) a žádný jiný uživatel nemůže dokument ve chvíli, kdy je rezervován, upravit. Uživatel, který dokončí úpravu dokumentu, jej v DMS systému odrezervuje („check-in“) a od té chvíle jej mohou upravovat ostatní uživatelé. Během doby, kdy je dokument rezervován, umí DMS systém nabídnout ostatním uživatelům k zobrazení poslední verzi dokumentu před tím, než byla provedena rezervace. Díky tomuto mechanismu nedochází k paralelní tvorbě dokumentu a k následnému složitému slučování dokumentů do jedné konečné verze. Druhá skupina činností, které DMS systém zaznamenává, jsou veškeré činnosti uživatele v rámci systému. Monitorování těchto činností je zahájeno v rámci autorizace uživatele do systému a je ukončeno po odhlášení uživatele ze systému. DMS systémy obyčejně umožňují nastavit, které činnosti mají být monitorovány, protože při monitorování všech akcí uživatele vzniká obrovské množství dat. Mezi nejběžněji monitorované činnosti patří:  Datum a čas přihlášení / odhlášení uživatele  Název + IP adresa stroje, ze kterého se uživatel přihlašuje  Vytvoření, otevření, vymazání dokumentu  Modifikace dokumentu / metadat + uložení změněných dat Integrace DMS systémy mohou být buď nezávislé na ostatních systémech ve společnosti, nebo mohou být s těmito systémy integrované. Tato systémová integrace přináší mnoho výhod, které přinášejí synergický efekt při zpracování účetních dokladů.

28

Integrace DMS systému s dalšími systémy se obyčejně děje ze dvou hlavních důvodů. Prvním důvodem je sdílení dat mezi systémy a druhým důvodem bývá zjednodušení přístupu k fakturám ze třetích systémů. Sdílení dat mezi systémy bývá zavedeno z důvodu zjednodušení indexace faktury. Pokud například účetní systém poskytuje DMS systému číselník všech dodavatelů, v DMS systému není nutné tento číselník udržovat a během zadávání dat k faktuře jej lze využít. Další často používanou metodou pro sdílení dat, například pokud do DMS systému mají přístup všichni zaměstnanci a do účetního systému pouze vybraní, je zkopírování vybraných dat, která se váží k faktuře z účetního systému do DMS systému. Tato metoda vyžaduje, aby byla mezi fakturami v obou systémech jednoznačná vazba. Ta bývá nejčastěji vytvořena pomocí čárového kódu, takže když účetní účtuje nebo předúčtovává fakturu do účetního systému, zadá jako jednu z informací o faktuře čárový kód faktury z DMS systému. Takto vytvořená vazba poté umožňuje automatickou výměnu informací mezi oběma systémy, například z DMS systému se mohou do účetního systému zkopírovat již zadaná data (např. celková částka, variabilní symbol, číslo objednávky, identifikace dodavatele) a do DMS systému se mohou z účetního systému zkopírovat dodatečné informace o faktuře, typicky datum zaúčtování a datum platby. Cílem druhého způsobu integrace DMS systému a ostatních systémů je zjednodušení přístupu uživatelů k fakturám uloženým v DMS systému. Běžný uživatel, který hledá v DMS systému fakturu, si musí otevřít DMS systém, autorizovat se, fakturu podle známých metadat najít a zobrazit si ji. Po správném integrování DMS systému např. s účetním systémem bývá v účetním systému vedle faktury tlačítko, které po stisknutí otevře DMS systém, autorizuje uživatele, vyhledá příslušnou fakturu a zobrazí ji. Všechny tyto činnosti probíhají automaticky. Další možností, které mohou DMS systémy přinášet, je integrace do kancelářských systémů a do programů, které zaměstnanci běžně používají. Příkladem takové integrace může být procházení DMS systému přímo v průzkumníku MS Windows nebo ukládání dokumentů přímo do DMS z kancelářských aplikací rodiny MS Office.

29

Vyhledávání 48% zaměstnanců tráví celkem 1 den v týdnu hledáním informací, které potřebuje ke své práci. Pokud je celkový počet zaměstnanců ve společnosti 1 000 a průměrné roční náklady na zaměstnance jsou 1 000 000 Kč, dosahují roční náklady na hledání informací 100 000 000 Kč. (Srov. Air Systems Knowledge Audit. Northrop Grumman, 3400 respondentů, 28. 01. 2002) Z tohoto důvodu považuji rychlost a efektivitu vyhledávání v DMS systémech za klíčovou. Většina DMS systémů umí vyhledávat podle metadat zadaných k faktuře a podle metadat, která k faktuře doplnil systém. Důležitá je ale také rychlost vyhledávání, relevance dat a prezentace vyhledaných dat. Dobrým měřítkem určení efektivity hledání v DMS systému může být počet kliknutí myši, které musí člověk udělat, aby se mu zobrazila hledaná faktura. Ideální číslo je dle mého názoru 3. Škálovatelnost, robustnost, dostupnost Pokud je DMS systém nasazen na zpracování dat a dokumentů, které jsou kritické pro běh společnosti (a takovými dokumenty faktury bývají), je třeba zajistit, že systém dokáže zpracovat předpokládané objemy dokumentů za odpovídající dobu a že bude možné funkce systému v případě havárie obnovit za krátký čas, typicky do několika hodin. Řešením prvního požadavku je nasazení robustního systému. Robustnost systému není nikde jednoznačně definována, ale obvykle se jí myslí:  Schopnost systému rychle reagovat na požadavky uživatele  Minimální výpadky systému  Minimální chybovost systému  Schopnost systému zpracovat požadované množství dat, někdy až v řádu terabytů za rok  Podpora moderních technologií a stabilní, typicky třívrstvá architektura  Škálovatelnost Škálovatelnost systému je jeho schopnost rozšiřovat se tak, jak se zvyšují nároky na tento systém. Obyčejně dokáže dobře škálovatelný systém zpracovávat vedle jedné agendy ještě další, například kromě zpracování příchozích faktur ještě archiv smluv, řízení ISO dokumentace a archiv technických výkresů. 30

Další vlastností dobře škálovatelného sytému je možnost přidávání dalších komponent systému, které zajišťují:  Dodržení optimální rychlosti práce se systémem při zvyšování počtu uživatelů systému, například přidáváním dalších aplikačních serverů  Dodržení optimální rychlosti při rozšiřování systému mimo jednu lokalitu, například formou využívání cache serverů  Rozšiřování úložné kapacity systému (buď přidáváním dalších disků pro uložení dat, nebo připojením specializovaného úložiště – např. UDO jukeboxy, zařízení Centera a další) Dostupnost systému, respektive minimalizace rizika nedostupnosti systému bývá řešena dvěma způsoby. Tradiční systém zahrnuje zálohování systému, takže v případě havárie nebo v případě ztráty dat je tato možné obnovit ze zálohy. Zálohy jsou obvykle prováděny na denní bázi, takže v nejhorším případě společnost přijde o jeden den práce. Obnova systému ze zálohy obyčejně zahrnuje pořízení nového hardware, instalaci systému na tento hardware a obnovení zazálohovaných dat. Termíny dodání nového serveru se pohybují okolo několika týdnů, takže společnost obyčejně uzavírá s dodavatelem hardware smlouvy o podpoře, které zavazují dodavatele hardware doručit nový server například do následujícího pracovního dne. V ideálním případě je tedy systém obnoven za dva až tři pracovní dny po havárii. V dnešní době narůstá obliba různých virtualizačních nástrojů, které dokážou provoz hardwarového serveru virtualizovat do softwarového prostředí, v praxi potom celý server s DMS systémem funguje nikoliv na hardwarové platformě, ale jako program na virtualizační softwarové platformě. Zálohování tohoto systému je jednodušší, protože záloha probíhá tak, že se server vypne, to v praxi znamená, že se ukončí běh programu virtuálního serveru a všechny soubory, které server potřebuje pro svůj běh, se zazálohují. Nevýhodou tohoto přístupu je, že DMS systémy obvykle ukládají na svůj server velké množství dat, která není jednoduché zálohovat. Ne každý zálohovací systém má kapacitu desítek terabytů, aby dokázal zazálohovat například DMS systém s archivem technických výkresů za posledních deset let.

31

Druhý přístup pro zajištění dostupnosti systému je nasazení řešení pro „High Availability“, tedy vysokou dostupnost. Touto vlastností disponují největší světové systémy a v praxi se jedná o vytvoření redundantního komponentního systému, kdy pří výpadku jedné komponenty okamžitě přebírají její činnost ostatní komponenty. V praxi se jedná o nasazení dvou a více serverů nainstalovaných v tzv. „High Availability Cluser“ režimu, kdy jsou požadavky uživatele směrovány na celý cluster a požadavek je vyřízen tím serverem, který je právě k dispozici. Toto clusterové řešení umožňuje rovněž distribuci zátěže na všechny servery v clusteru. Nevýhodou tohoto řešení je, že pokud v systému vznikne chyba (například ztráta integrity části dat), je tato chyba ihned replikována do ostatních částí systému. Ideálním řešením pro zajištění maximální dostupnosti dat je nasazení řešení v režimu „High Availability“, kdy je toto řešení navíc pravidelně zálohováno.

3.1.1 Uchovávání elektronických účetních dokladů dle legislativy V této kapitole se budu opírat o tyto zákony Obchodního zákoníku:  Zákon č. 499/2004 o archivnictví a spisové službě  Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu  Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty  Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví  Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Skartace faktury Na základě výše uvedených zákonů lze ve vztahu k elektronické archivaci příchozích faktur konstatovat, že pokud je takto faktura opatřena kvalifikovanou elektronickou značnou, neprodleně po provedení převodu papírového obrazu faktury do podoby elektronické, lze její papírovou podobu skartovat. Opatření elektronického obrazu faktury kvalifikovaným časovým razítkem zákon vysloveně neukládá, ale vzhledem k prokazatelnosti existence faktury v daný čas lze opatřování účetních dokladů časovým razítkem doporučit.

32

V praxi se opatřování dokumentů certifikáty nejčastěji děje tak, že ihned po naskenování a kontrole kvality je k souboru s obrazem faktury připojena elektronická značka. Tato elektronická značka může být připojena buď přímo do souboru – tuto možnost nabízí například formát „PDF / A“, nebo je elektronická značka připojena vedle souboru a do dalšího systému se odesílají oba soubory zvlášť. Kvalifikované časové razítko se může připojit rovněž k souboru nebo přímo do souboru. Společnosti, které mohou v České Republice vydávat kvalifikovaná časová razítka, jsou určeny zákonem. Protože zákony související se zpracováním příchozích faktur výslovně neukládají za povinnost připojovat k dokladům kvalifikovaná časová razítka, ale jejich připojení bývá výhodné, jsou časová razítka připojována. Každé časové razítko je zpoplatněno podle platných ceníků certifikačních autorit. V ideálním případě je ke každé faktuře připojeno jedno časové razítko. Protože může být tento postup neekonomický, nabízejí některé DMS systémy zvláštní mechanismus, díky kterému je pro celou skupinu naskenovaných faktur vydáno jedno časové razítko (například na denní bázi). Způsob tohoto vydávání časových razítek je umožněn díky způsobu tvorby otisku faktur (tzv. hash). Metoda se nazývá Hash-Tree a byla vyvinuta ve spolupráci s Department of Medical Informatics, University of Heidelberg, Germany a Fraunhofer Institute Secure Telecooperation, Darmstadt, Germany. Jak ukazuje obrázek níže, v praxi se metoda sestává z několika kroků. V prvním kroku jsou vytvořeny otisky ze všech dokumentů, které mají být podepsány. V druhém kroku se každé dva otisky slučují do jednoho, až vznikne jediný otisk. Tento otisk je potom opatřen časovým razítkem a odeslán zpět systému, který o vydání časového razítka žádá. Po vypršení platnosti časového razítka mohou být aplikovány dva mechanismy pro jeho obnovení. Prvním mechanismem je vytvoření otisku z již uloženého časového razítka a opatření tohoto otisku novým časovým razítkem. Druhým mechanismem je opětovné vytvoření otisku ze všech dokumentů, u kterých má být obnoveno časové razítko, a opatření tohoto otisku časovým razítkem.

33

Obr. 8 – způsob tvorby hash pomocí metody Hash Tree (Srov.

http://www.archisig.de/ISSE%202002%20-%20Long-term%20conservation%20

of%20provability%20of%20electronically%20signed%20documents%20.pdf 10. 01. 2009) Platnost časového razítka, respektive elektronické značky je zákonem omezena na 3 roky. Během vytváření otisku faktury je použit algoritmus daný vyhláškou Ministerstva vnitra České republiky. Do 31. 12. 2009 je povoleným algoritmem pro vytváření otisků dokumentů kryptografický algoritmus SHA-1. Od 1. 1. 2010 musí být použit algoritmus SHA-2. (Srov.

http://www.mvcr.cz/clanek/zmena-v-kryptografickych-algoritmech-ktere-jsou-

pouzivany-pro-vytvareni-elektronickeho-podpisu.aspx) Pro omezení této platnosti jsou dva důvody. Prvním důvodem je, že algoritmus, který se používá pro tvorbu otisku faktury v čase, zastarává a mohlo by se stát, že v budoucnu budou existovat technické prostředky, které umožní například falšovat kvalifikované časové razítko vytvořené zastaralým kryptografickým algoritmem. Druhým důvodem je, že každý kryptografický algoritmus vytváří otisky určité velikosti, respektive délky. Čím déle je kryptografický algoritmus s omezenou délkou používán, tím je vyšší je šance, že na světě vzniknou dva rozdílné dokumenty, které budou mít stejný otisk. Níže bych rád uvedl doporučení Evropské Unie vydané v technické specifikaci ETSI TS 102 176, která

34

doporučuje úpravu platnosti jednotlivých typu kryptografických algoritmů v čase. Sloupec „3 years“ znamená konec doporučené platnosti dne 31. 12. 2009.

Obr. 9 Část technické specifikace ETSI TS 102 106 upravující využitelnost různých kryptografických algoritmů v čase (Srov. Algorithms and Parameters for Secure Electronic Signatures; Part 1: Hash functions and asymmetric algorithms. ETSI TS 102 176. 19. 11. 2007)

3.2

Automatizace koloběhu faktur

Dalším způsobem, jak zpracování příchozích faktur zrychlit a zefektivnit, je automatizace jejich životního cyklu v rámci společnosti. Tato automatizace přináší dvě hlavní výhody:  Zrychlení koloběhu faktur po společnosti – tedy faktury již nemusí být mezi účastníky životního cyklu přenášeny ručně, například v rámci interní pošty, ale faktura je doručena dalšímu zpracovateli v pořadí ihned po odeslání zpracovatelem předcházejícím. Největší přínos elektronizace přináší do společností, které mají jednotlivé zpracovatele geograficky oddělené.  Monitorování procesu zpracování – v takovém případě je v každou chvílí možné říct, kde se právě faktura nachází, a v případě potřeby zasáhnout.

3.2.1 Technické prostředky automatizace koloběhu faktur Pro automatizaci koloběhu faktur se používají systémy umožňující workflow, tedy systémy, které umí řízeným způsobem elektronicky podpořit proces životního cyklu dokumentu v rámci společnosti. Tyto systémy existují samostatně, ale často bývají nadstavbou nebo součástí DMS systémů. Těmto systémům se obvykle říká „Workflow systémy“. Příkladem nastavení procesu workflow v DMS systému Open Text Livelink 35

Enterprise Server pro zpracování příchozích faktur na České zemědělské univerzitě může být workflow mapa uvedená na obrázku níže. Přehled procesu zpracování příchozích faktur na České zemědělské univerzitě V rámci aplikace workflow konkrétně na proces zpracování příchozích faktur na České zemědělské univerzitě je faktura po opatření čárovým kódem a po naskenování odeslána na účetní oddělení, kde je předúčtována do účetního systému. K faktuře je s pomocí dat z účetního systému vytvořena košilka. Dále je faktura odeslána na schvalování. Po schvalování, které je pro každou oblast nákladů dvoustupňové, se faktura vrací na účetní oddělení, kde je zaúčtována.

Obr. 10 Workflow mapa zpracování příchozích faktur v České zemědělské univerzitě

36

Velká část vlastností, kterou mají workflow systémy, je shodná s vlastnostmi, které mají DMS systémy. Obzvlášť pokud je workflow systém součástí DMS. Nad rámec DMS se workflow systémy vyznačují těmito vlastnostmi: Řízení zastupitelnosti Pokud některý z určených pracovníků ve workflow nemůže zpracovávat své úkoly, například z důvodu nemoci nebo dovolené, workflow systém umožňuje nastavit zastupování tohoto člověka. Zastupování může nastavit buď pracovník sám (v případě plánované absence), nebo administrátor daného workflow procesu (v případě neplánované absence).

Vyvažování zátěže Nezřídka se stává, že pro zpracování objemnějších agend je na zpracování určeno více pracovníků. Například pro zpracování faktur za energie, kterých budou desítky, až stovky denně bude zodpovědná skupina pěti účetních. Jednoduché DMS systémy umí odeslat fakturu ke zpracování jedné účetní, sofistikovanější systémy umí zaslat fakturu všem účetním naráz, tedy na definovanou skupinu účetních. Poté, co jedna z účetních začne tuto fakturu zpracovávat, zmizí faktura ostatním účetním ze seznamu faktur ke zpracování. Nejlepší systémy umí distribuovat fakturu pomocí inteligentního řízení zátěže. Toto řízení zátěže může například zjišťovat, kolik faktur má ve svém seznamu ke zpracování každá účetní, a odešle fakturu té, která jich má nejméně. Další možnou formou distribuce zátěže je rovnoměrné rozložení faktur ke zpracování mezi všechny účetní – pokud je pro zpracování faktur určena skupina pěti účetních (označím je A, B, C, D E), potom první faktura je distribuována účetní A, druhá faktura je distribuována účetní B, … , pátá faktura je distribuována účetní E, šestá faktura je distribuována účetní A, sedmá faktura je distribuována účetní B, … . Delegace a přischválení

37

Může se stát, že zpracovatel faktury ji s informacemi, které má, nedokáže schválit přesto, že je za schválení této faktury zodpovědný. K tomu, aby mohl fakturu schválit, potřebuje ještě vyjádření svého spolupracovníka, například podřízeného. V takovém případě lze využít funkci přischválení faktury, která odešle fakturu s případným komentářem dalšímu člověku, který má možnost fakturu vidět, vyjádřit se k ní a poté ji vrátit zpět původnímu schvalovateli. Tento původní schvalovatel poté může fakturu, maje nyní dodatečné informace, schválit, případně si vyžádat přischválení dalšího spolupracovníka. Další potenciální možnost je, že za fakturu, kterou pracovník obdrží, není tento pracovník zodpovědný. V takovém případě buď pracovník vrací fakturu zpět odesílateli, nebo pokud zná pracovníka zodpovědného za zpracování faktury, deleguje úkol zpracování faktury na tohoto pracovníka. Hlídání termínů a eskalace Workflow, respektive jednotlivé workflow kroky mohou být časově omezené – například každý schvalovatel bude mít na schválení faktury dva dny. Při nedodržení tohoto časového omezení může nastat několik situací. Tyto situace se odvíjí od nastavení a možností workflow systému:  Faktura může být v systému označena jako zpožděná, tento stav je viditelný při zobrazení stavu zpracování faktury.  Systém může notifikovat zpracovatele, případně jeho nadřízené o této skutečnosti.  Systém může eskalovat úkol zpracování faktury např. nadřízenému daného pracovníka.  Systém může vrátit úkol zpracování faktury zpět, typicky na pracovníky účetního oddělení. Tyto situace lze kombinovat a nastavovat na různé časové úseky uplynulé po vypršení termínu zpracování. Například při vypršení termínu zpracování je faktura označena v systému jako zpožděná. Den po vypršení termínu je odeslána e-mailová notifikace o této skutečnosti zpracovateli faktury a jeho nadřízenému. Dva dny po vypršení termínu je úkol eskalován na nadřízeného původního zpracovatele. Tří dny po vypršení termínu je úkol zpracování faktury eskalován na finančního ředitele společnosti. Čtyři dny po vypršení termínu je workflow přerušeno a úkol je vrácen zpět pracovníkům účetního oddělení.

38

Všechny zde uvažované dny jsou dny pracovní s tím, že workflow systém by měl počítat i se svátky. Metadata Podobně jako u DMS systémů je možné k workflow úkolům přidávat dodatečné informace. Tyto dodatečné informace mohou mít formu:  Příloh (dokumentů, které se k workflow přikládají podobně, jako soubory k emailu)  Poznámek, které jsou podobně jako v případě DMS systémů nesmazatelné  Metadat, respektive indexů, které jsou ke každému workflow úkolu drženy. Tato metadata mohou podléhat zvláštním pravidlům (například před zahájením workflow musí být vyplněn alespoň jeden schvalovatel workflow a poslední schvalovatel faktury musí uvést nákladové středisko, na které se bude faktura účtovat). Audit Udržování a poskytování auditních informací o procesu zpracování faktur je jedna z nejdůležitějších vlastností workflow systému. Díky těmto informacím lze proces zpracován faktur nejen monitorovat, ale i optimalizovat. Ideální workflow systém schraňuje informace o všech činnostech v něm, ať už uživatelem vyvolaných, nebo automatických. Protože bývá těchto informací velké množství, lze obyčejně jednotlivé oblasti auditu vypínat a zapínat. Mezi informace, které jsou pro audit důležité, patří:  Datum a čas zahájení workflow  Datum a čas ukončení workflow  Datum a čas příchodu workflow úkolu zaměstnanci  Datum a čas odeslání workflow úkolu zaměstnancem  Seznam všech přischválení a delegací workflow úkolu  Datum a čas eskalace, případně přischválení workflow úkolu  Úkony, které byly u každého zaměstnance s workflow úkolem provedeny  Změny všech dokumentů a metadat, které byly u každého zaměstnance s workflow úkolem provedeny 39

3.3

Vytěžování údajů z faktury

Při zpracování elektronické evidence dokumentu, který vstupuje do společnosti, vzniká nejvíce chyb během indexace těchto dokumentů. Obzvláště v případě faktur je tento problém markantní, protože faktury obsahují velké množství informací, které je nutné zadat do systému, aby mohly být dále zpracovány. Systémy pro vytěžování údajů z faktury tento proces automatizují, čím jej podstatným způsobem zrychlují a snižují jeho chybovost. Tyto systémy obyčejně pracují na bázi tzv. „OCR“ – „Optical Character Recognition“, neboli na bázi optického rozpoznávání znaků. Každá faktura, která je naskenována, je s pomocí OCR převedena do její textové interpretace. Systémy pro vytěžování údajů z faktury následně podle nastavených pravidel z faktury údaje vytěží. Způsob vytěžení bývá založen na dvou principech: Princip šablony Během implementace systému pro automatizaci rozpoznání faktur je vytipována skupina dodavatelů, jejichž faktury tvoří největší objem dokladů. Pro každou fakturu dodavatele je vytvořena šablona, ve které je definováno umístění vytěžovaných údajů. Systém pro vytěžování údajů poté porovnává naskenovaný obrázek každé faktury se všemi šablonami, které má uložené, a pokud nalezne shodu, vytěží z faktury údaje z míst určených šablonou. Princip klíčových slov Systém se naučí klíčová slova a poté hledá jejich výskyt na faktuře. Pokud toto klíčové slovo nalezne, hledá okolo něho hodnotu, která by měla být s klíčovým slovem svázána. Například při nalezení řetězce „Částka celkem bez DPH:“ systém očekává, že vlevo od tohoto řetězce se nachází celková částka faktury bez DPH a hledá tedy číslice. Nejnovějším trendem v oblasti automatického rozpoznávání údajů je slučování obou principů a částečná eliminace principu šablon. V praxi se jedná o to, že systém se pokouší najít a vytěžit z každé faktury, kterou ještě nezná, maximum údajů. Pokud si není jist, že jsou všechny údaje vytěženy bezchybně, zobrazí fakturu s vytěženými údaji operátorovi 40

vytěžování, který údaje případně opraví. Systém si opravu i novou fakturu zapamatuje a pokud je faktura s podobným rozložením grafických prvků naskenována v budoucnu, systém na ni aplikuje stejná pravidla pro vytěžování, která se naučil během zpracování předchozí faktury. Úspěšnost rozpoznání údajů na faktuře ovlivňují tyto faktory: Kvalita – u faktury tištěné na vyšumělé jehličkové tiskárně, navíc na tenkém papíře, nastanou nejspíše problémy. Naštěstí je dnes většina faktur tištěna na laserových tiskárnách na bílý papír, což zajišťuje úspěšné automatické rozpoznání údajů na faktuře, pokud se ale do systému přece jen dostane nekvalitně vytištěný dokument, není nic ztraceno – s čitelností vytištěných údajů lze totiž provádět různá „kouzla“. Čitelnost pro OCR systém – po naskenování papíru přicházejí ke slovu systémy pro automatické nebo poloautomatické zvýšení čitelnosti naskenovaného obrazu. Tyto systémy umějí nastavit optimální kontrast a jas, odstranit šum, sjednotit barevné pozadí, zvýraznit příliš tenké znaky, ba dokonce obrátit opačně vložený papír. V poloautomatickém režimu lze měnit všechny parametry ručně a ihned vidět výsledek změny nastavení. Ověřování vytěžených informací proti kmenovým datům – údaje rozpoznané z faktury se ověřují proti databázi údajů účetního systému, například název a IČO dodavatele je porovnáno se stejnými údaji v účetním systému, a pokud se liší, je údaj buď automaticky opraven, nebo je na chybu upozorněna obsluha skenovacího pracoviště. Systémy navíc umějí určit, na kolik procent si jsou jisté, že vytěžené údaje odpovídají tomu, co je napsáno na papíře, a rozhodnout o dalším automatickém nebo poloautomatickém zpracování. (Srov. Bouda, Š. Automatické účtování faktur není věda. IT systems, 2/2008.) Vedlejším produktem, který může vznikat při OCR celé faktury, je vytvoření její textové interpretace. Pokud je následně faktura uložena do DMS systému, může být tato textová interpretace využita při plnotextovém vyhledávání dokumentů, to znamená, že lze fakturu hledat podle jakéhokoliv údaje na ní uvedeném, i když tento údaj není součástí metadat faktury.

41

3.4

Automatizace účtování faktur

Poté, co jsou z faktury bezchybně vytěženy údaje nutné pro její zaúčtování, nic nebrání automatizaci tohoto procesu. V rámci automatického účtování je nutné provést minimálně všechny kontroly, které probíhají při ručním účtování, to znamená kontrola správnosti dat na faktuře, ověření faktury proti objednávce, proti dodacím listům, čísla materiálů jsou ověřena proti stavu skladu a další. Pokud některá z kontrol neproběhne, může být faktura buď předána k ručnímu zpracování na účetní oddělení, anebo rovnou odeslána pomocí integrace s workflow systémem zaměstnanci, který je zodpovědný za řešení vzniklého problému. Například pokud se částka na faktuře liší od částky na objednávce, je faktura pomocí workflow odeslána zaměstnanci, který si zboží objednal. V ideálním případě tedy vložení papírové faktury do skeneru může být posledním okamžikem, kdy se faktury dotkla lidská ruka a kdy ji vidělo lidské oko.

3.5

Problematika elektronických faktur

EDI (Electronic Data Interchange) – elektronická výměna dat (zpráv) • • •

Jedná se o elektronickou výměnu strukturovaných standardních zpráv mezi dvěma aplikacemi dvou nezávislých subjektů Dokumenty jsou posílány přes schránky od odesilatele k příjemci a naopak Informační systémy komunikují automatizovaně s minimem lidských zásahů

Hlavním cílem EDI je postupné nahrazování papírových dokumentů elektronickými se stejnou právní váhou • • • •

Od 1. 5. 2004 je možné používat EDI faktury bez elektronického podpisu Elektronickou fakturaci upravuje Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty. Konkrétně vystavování daňových dokladů je řešeno v odstavci 4 § 26. Zjednodušený výklad tohoto odstavce říká:

„Elektronická faktura, která má sloužit jako plnohodnotný elektronický doklad, je nutné buď opatřit přesně definovaným typem elektronického podpisu nebo ji vytvořit v přesně definovaném formátu EDI a předat předepsaným způsobem (čl. 2 Doporučení 42

komise 1994/820/ES ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické výměny informací.“ (Trejbal, T. Praxe elektronické komunikace v obchodních vztazích. 14. sympozia EDI (FACT a eB).) Standard EDI pro elektronickou výměnu faktur se rozvíjí obzvlášť ve společnostech s robustními informačními a účetními systémy, které umožňují zprávy typu EDI zpracovávat. Praxe ale ukazuje, že je výhodné si příchozí EDI faktury uchovávat ve formátu, ve kterém přišly. Některé společnosti tedy vedle výměny dat ve formátu EDI také zavádějí DMS systém, který tyto EDI faktury uchovává, případně je opatřuje časovým razítkem, respektive elektronickým podpisem.

43

4 Návrh řešení S využitím znalostí, které systémy pro automatizaci zpracování příchozích faktur poskytují, a se znalostí procesu, který je na Bankovním institutu vysoká škola využit pro zpracování faktur, si dovoluji konstatovat, že způsob evidence a zpracování faktur je odpovídající denním objemům těchto faktur a dobře nastaven pro zpracování těchto objemů. Pokud by se vedení školy rozhodlo tento proces dále optimalizovat nebo využít informačních technologií pro zvýšení efektivity nebo rychlosti tohoto procesu, navrhuji zaměřit se na následující oblasti. Nasazení systémů pro opatřování faktur časovými razítky, elektronickými značkami nebo systémů pro automatizaci vytěžování údajů nedoporučuji, především z důvodu objemu příchozích faktur, které jsou dnes zpracovávány.

4.1

Evidence příchozích faktur

Pro uložení a elektronickou archivaci navrhuji využít některý z jednoduchých systémů pro správu dokumentů, například Microsoft Sharepoint Services nebo Open Source projekty. Vybraný DMS systém by měl být založen na tenkém klientu, to znamená, že by měl být spustitelný v internetovém prohlížeči. Pro vstup faktur do evidence by mohl být dokumentový skener nižší třídy vybavený softwarem pro optimalizaci obrazu. Skenované faktury by měly být vybaveny čárovými kódy s unikátním identifikátorem faktury v rámci společnosti. Faktury budou po naskenování vybaveny několika metaday, aby byla zjednodušená jejich identifikace a případné vyhledávání. V případě komunikace s dodavatelem nebo jinými subjekty ve věci dané faktury budou v systému pro evidenci faktur přiloženy podklady této komunikace (e-maily, naskenované dopisy, atd.). 44

UML interpretace navrhovaného procesu vypadá takto:

Obr. 11: UML interpretace navrhovaného procesu evidence faktury v BIVŠ Nasazení takovéhoto systému přinese především:  Evidenci všech faktur včetně těch, které byly vráceny dodavateli.  Evidenci ostatních dokumentů, které se týkají zpracování každé faktury.  Vyhledání a zobrazení faktury všemi zaměstnanci bez nutnosti návštěvy papírového archivu.  Automatickou tvorbu knihy došlých faktur.

4.2

Nasazení systému pro schvalování faktur

Navrhovaný systém pro správu dokumentů jde rozšířit o agendu podpory procesu schvalování faktur. Proces zpracování by probíhal takto: Faktura je po zaevidování hlavní účetní odeslána elektronicky ke zpracování jednotlivým odborníkům.

45

Každý odborník dostane e-mailovou notifikaci o přidělení úkolu zpracování faktury. Odborník si úkol otevře v internetovém prohlížeči a fakturu zpracuje. V rámci zpracování se (pomocí hlasovacího tlačítka) jednoznačně vyjádří, zda fakturu schvaluje, či ne. Objednávku v elektronické podobě připojí jako přílohu k workflow faktury. Po dokončení zpracování faktury odborníky je tato za předpokladu, že se všichni odborníci vyjádřili kladně, odeslána finančnímu řediteli. Finanční ředitel faktur schválí (nebo neschválí k proplacení). Poté je faktura odeslána hlavní účetní. Hlavní účetní fakturu zaúčtuje, pokud je schválena všemi instancemi, nebo ji v opačném případě vrátí dodavateli. UML interpretace navrhovaného procesu vypadá takto (předpokládá se navázání na proces evidence faktury zobrazený výše:

Obr. 12: UML interpretace navrhovaného procesu schvalování faktury v BIVŠ

4.3

Snížení výskytu duplicit

Výskyt duplicit je nejvíce dán faktem, že dodavatelské faktury jsou přijímány kromě oficiálního místa, tedy hlavní účetní také jednotlivými zaměstnanci. Tento problém navrhuji řešit vydáním metodického pokynu, který bude zakazovat příjem faktur v rámci BIVŠ jiným způsobem než přes hlavní účetní. Dodržování metodického pokynu by mělo být kontrolováno vedoucími pracovníky BIVŠ. 46

4.4

Částečné vynechání schvalovacího procesu

Pro faktury splňující specifická kriteria navrhuji proces schvalování faktur vynechat. Jedná se především o faktury, ke kterým již byla schválena objednávka, a je prokázáno, že byly objednané služby nebo materiál dodán. Průkaz dodání služeb nebo materiálu bývá přiložen ve formě potvrzeného předávacího či akceptačního protokolu, případně dodacího listu. Tato změna procesu ale předpokládá buď zavedení evidence objednávek, nebo schraňování objednávek na jednom místě, nejlépe u hlavní účetní.

4.5

Evidence objednávek

V současné době nejsou objednávky evidovány v účetním systému. Zavedením evidence schválených objednávek by BIVŠ získala následující výhody:  Možnost reportingu a vytváření finančního plánu  Zjednodušení zadávání faktur do účetního systému s využitím propojení s objednávkou  Snížení rizika ztráty nebo zničení objednávky u odborníka

47

Závěry a doporučení Elektronické zpracování příchozích faktur je jednou z mnoha moderních technologií, které mohou firmám a podnikům, v případě, že jsou vhodně vybrány a správně nasazeny, ušetřit nejen velké množství finančních prostředků, ale hlavně času a lidských zdrojů. Ve své práci jsem se snažil zhodnotit možné přínosy i možná rizika, která přináší zpracování příchozích faktur klasickou, tj. papírovou metodou i zpracování těchto faktur za použití moderních systémů k tomu určených. Chtěl bych ale zdůraznit, že volba metody práce je na managementu jednotlivých firem a podniků, které musí zhodnotit návratnost prostředků do zpracování faktur vložených.

48

Seznam použité literatury (1) ARLOW, J.; NEUSTADT, I. UML2 a unifikovaný proces vývoje aplikací. 2. vyd. Brno : Computer Press, a.s., 2007 ISBN 9788025115039 (2) BOUDA, Š. Automatické účtování faktur není věda. IT systems. 2008, č. 2, s. 12-13 (3) PETERKOVÁ, I. Zpracování příchozích faktur na BIVŠ, a.s. Konzultace v BIVŠ. 19. 02. 2009 (4) POLOK, V. Manažerský pohled na zpracování příchozích faktur na BIVŠ, a.s. Konzultace v BIVŠ. 19. 02. 2009 (5) TREJBAL, T. Praxe elektronické komunikace v obchodních vztazích : 14. sympozium EDI (FACT a eB), 17. 04. 2008 – 18. 04. 2008. Praha, hotel Olympik (6) Air Systems Knowledge Audit. Northrop Grumman, 1/28/2002. Interní materiál společnosti Open Text. (7) RIZZO, Carmine. Algorithms and Parameters for Secure Electronic Signatures; Part 1: Hash functions and asymmetric algorithms. TS 102 176-1. 19. 11. 2007 ETSI, France. (8) Helios Orange Schéma modulů [online]. 20. 06. 2008 [srov. 10. 01. 2009] Dostupný z WWW: (9) Úvod – Evidence pošty – Helios Orange [online]. 14. 11. 2008 [srov. 10. 01. 2009] Dostupný z WWW: (10) Fujitsu Image Scanner fi-6770 [online]. [srov. 10. 01. 2009] Dostupný z WWW:

49

(11) Brandner, R.; Pordesch, U. Long-Term Conservation of Provability of Electronically Signed Documents. Information Security Solutions Europe: The Independent European Conference for IT Security. 02. 11. 2002 - 04. 11. 2002. [online]. France, Paris. 2002 [srov. 10.1.2009]. Dostupný z WWW: (12) Ministerstvo vnitra České republiky. Změna v kryptografických algoritmech, které jsou používány pro vytváření elektronického podpisu. Povinně zveřejňované informace [online]. 2008 [srov. 10. 01. 2009]. Dostupný z WWW: (13) Zákon č. 499/2004 o archivnictví a spisové službě (14) Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu (15) Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (16) Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (17) Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

50