Vytvoření a kontrola souborů pro RIV
Postup • Vytvoření vav souborů • Kontrola vav souborů webovou kontrolní službou • Oprava chyb • Uložení průvodek • Zaslání dat ke kontrole do KNAV • Podpis a scan průvodek • Zaslání kompletních dat pro RIV do KNAV • Přehledy odevzdaných dat na stránkách KNAV
Sběr dat - postup • • •
• • • • • • •
Pro každého poskytovatele, na jehož projekty má ústav výsledky, je třeba vytvořit vav soubor Vytváří se pomocí programu klient – výstup X3.2 (případně X2.1) Podle potřeby vytvoříte vav soubory na opravu/smazání dat již odevzdaných do RIV (mazací soubory), pro jednotlivé poskytovatele –Každý vav soubor je třeba zkontrolovat pomocí aplikace Webová kontrolní služba RIV (i mazací soubory) Pokud kontrola hlásí chyby, je třeba je opravit v ASEP a znovu vyexportovat vav soubory Jakmile jsou soubory bez chyb, webová kontrolní služba vytvoří průvodky, které uložíte v html Všechny soubory vav a průvodky html zašlete ke kontrole na
[email protected] Po odsouhlasení správnosti vytisknete html průvodku a dáte podepsat odpovědné osobě (ředitel, vědecký tajemník, případně pověřená osoba), průvodku naskenujete a uložíte v pdf Všechny soubory (vav, html a pdf) pro každého poskytovatele zašlete mailem na
[email protected] Někteří poskytovatelé požadují tištěné průvodky. Po vyzvání jí zašlete poštou do KNAV. Aktuální informace ke sběru dat jsou na stránkách KNAV - Pro zpracovatele – sběr+aktuální rok sběru http://www.lib.cas.cz/asep/pro-zpracovatele/sber-dat-2015/
Vytvoření vav souborů - druhy výstupů z klienta: • výstup: X3.2 Export RIV (pro ústav + spolupráce, všechny GA z RVV) - pro vytvoření všech vav souborů najednou pro všechny poskytovatele Výstup automaticky vytvoří soubory s tímto názvem: Označení dodávky do RIV Poskytovatel IČO ústavu Verze dodávky Přípona souboru
RIV15-AV0-67985831,01.vav RIV15-GA0-67985831,01.vav RIV15-MSM-67985831,01.vav
• výstup: X2.1 Export RIV (GA, ústav + spolupráce) - pro vytvoření jednoho vav souboru pro vybraného poskytovatele (např. po dodatečném doplnění projektu poskytovatele do záznamů) Označení dodávky do RIV Poskytovatel IČO ústavu Verze dodávky Přípona souboru
AV0 – GA AV ČR GA0 – GA ČR MK0 – Ministerstvo kultury ČR MSM – Ministerstvo školství … ČR MO0 – Ministerstvo obrany ČR MPO – Ministerstvo obrany ČR MV0 – Ministerstvo vnitra ČR MZ0 – Ministerstvo zdravotnictví ČR MZE – Ministerstvo zemědělství ČR MŽP – Ministerstvo životního prostředí ČR TA0 – Technologická agentura ČR
…
RIV15-AV0-67985831,01.vav
Vytvoření vav souborů - druhy výstupů z klienta: Ústav požaduje opravu nebo smazání záznamů z RIV: • žádost o opravu/smazání se zadavá na stránkách KNAV - Pro zpracovatele Požadavky na opravy. KNAV požadavky prohlédne, bude vás informovat o převedení záznamů do aktuálního roku sběru (v případě opravy) a vyzve k doplnění mazacích kódů - viz odkaz. • výstup X5.2 Export pro odstranění z RIV (ústav, všechny GA) - pro vytvoření všech vav mazacích souborů najednou pro všechny poskytovatele - vyexportují se záznamy, opatřené mazacími kódy v poli C51 Označení dodávky do RIV Poskytovatel IČO ústavu Výmaz a verze dodávky Přípona souboru
RIV15-AV0-67985831-V01.vav RIV15-GA0-67985831-V01.vav RIV15-MK0-67985831-V01.vav
Vytvoření vav souborů Z horního menu Funkce zvolíme Výstupy
Vytvoření vav souborů Výstup pro vytvoření vav souborů pro všechny poskytovatele X3.2 Export RIV (pro ústav + spolupráce, všechny GA z RVV)
Z roletky databáze zvolíme: EPCA Vybereme výstup X3.2. Zapíšeme zkratku ústavu Rok sběru je defaultně nastaven Verze dodávky za rok aktuálního sběru, defaultně 1 Číslo jednací – zvolí ústav
Potvrdíme OK
Vytvoření vav souborů Výstup pro vytvoření jednoho vav souboru pro požadovaného poskytovatele X2.1 Export RIV (GA, ústav + spolupráce)
Z roletky databáze zvolíme: EPCA Vybereme výstup X2.1 Zapíšeme zkratku ústavu Rok sběru je defaultně nastaven Vybereme z roletky poskytovatele Verze dodávky za rok aktuálního sběru, defaultně 1 Číslo jednací – zvolí ústav
Potvrdíme OK
Vytvoření vav souborů Výstup pro vytvoření mazacích souborů výstup X5.2 Export pro odstranění z RIV (ústav, všechny GA)
Z roletky databáze zvolíme: EPCA Vybereme výstup X5.2 Zapíšeme zkratku ústavu Rok výmazu je defaultně nastaven Verze dodávky za rok aktuálního sběru, defaultně 1 Číslo jednací – zvolí ústav
Potvrdíme OK
Vytvoření vav souborů - ukládání Př: Export X3.2 Export RIV (ústav+spolupráce, všechny GA z RVV) - vytvoří se tolik souborů, kolik je poskytovatelů ve Vašich záznamech
Na svém disku si vytvoříte adresář, kam uložíte soubory (na soubor kliknete pravým tlačítkem a vyberete uložit jako)
Kontrola vav souborů webovou kontrolní službou (odkaz v Podpoře – klient – Výstupy)
https://www.isvav.cz/kontrola/
Kliknutím na Procházet vybereme soubor z adresáře na svém počítači, odešleme ke kontrole tlačítkem Odeslat
Oprava chyb Dodávka dat obsahuje chyby:
• Pokud dodávka obsahuje chyby, jejich přehled je v seznamu chyb spolu s podrobným hlášením o chybách • Chybné záznamy je nutné vyhledat a opravit v ASEP v klientovi záznam lze nalézt podle systémového čísla • Poté soubory znovu vyexportujete, uložíte a necháte zkontrolovat webovou kontrolní službou • Bez chyb musí být všechny soubory, včetně mazacích • Nejasnosti s chybami - napište na
[email protected]
Oprava chyb - příklady Chybí anotace v AJ Sysno záznamu
Chybějící RČ
Oprava chyb - příklady
Rok vydání nezadán
Neuvedeno číslo článku
DOI nenalezeno – nutné ověřit zápis nebo nahlásit výjimku (podobně s ISBN)
Oprava chyb – příklady upozornění na shodu RČ
Kontrola upozorňuje na shodu RČ – zkontrolujeme v klientovi, zda se jedná o provdanou autorku a zda máme obě autority správně propojeny. Do RIV data projdou, jedná se o upozornění
Oprava chyb – příklady
upozornění na neplatné znaky
Seznam chyb – zkopírování neplatného znaku, otevření vav souboru (např. v PSPadu) a vyhledání (horní menu – Hledat). Vyhledání čísla záznamu v ASEP, oprava znaku v klientovi v záznamu a opětovný export souboru vav. Na vyžádání vám vyhledáme systémová čísla záznamů s neplatnými znaky v KNAV (dotaz mailem).
Kontrola vav souborů webovou kontrolní službou Data bez chyb - uložení průvodky
Průvodka mazacího souboru
Uložení průvodek Z nabídky Soubor vybereme Uložit stránku jako ….
Ukládáme jako webovou stránku – pouze html
Uložení průvodek Průvodka musí mít stejný název jako vav soubor. Přejmenujeme jí nejlépe zkopírováním názvu, nepřepisujeme název ručně, je tu velké riziko chyby (např. záměna nuly za písmeno O)
Poklikneme myší do názvu vav souboru. Označíme název, CTRL+C (bez přípony vav), poklikneme na název průvodky, označíme (bez přípony html) – CTRL+V).
Zaslání dat do KNAV ke kontrole Webová kontrolní služba nehlásí chybu: 1.
2.
Doporučujeme poslat nejdříve soubory vav a html ke kontrole. Všechny soubory zazipujte dohromady do jednoho souboru s názvem: Kontroly akt. rok sběru_zkratka ustavu.zip (např. Kontroly 2015_UIACH.zip) Do předmětu mailu dejte: Kontroly akt.rok sběru:zkratka ustavu (např. Kontroly2015:UIACH) Po odsouhlasení správnosti z KNAV nechejte podepsat průvodku, naskenujte a zašlete všechny konečné soubory (i mazací) znovu (vav, html, pdf). Všechny soubory zazipujte dohromady do jednoho souboru s názvem: RIVakt. rok sběru_zkratka ustavu.zip (např. RIV2015_UIACH.zip) Do předmětu mailu uveďte RIV akt. rok sběru:název ústavu (např. RIV2015:UIACH)
Př: ústav zasílá data na poskytovatele AV, AV mazání, GA, MSM: RIV15-AV0-67985831,01.vav RIV15-AV0-67985831,01.htm RIV15-AV0-67985831,01.pdf
RIV15-AV0-67985831-V01.vav RIV15AV0-67985831-V01.htm RIV15-AV0-67985831-V01.pdf
RIV15-GA0-67985831,01.pdf RIV15-MSM-67985831,01.htm RIV15-GA0-67985831,01.vav RIV15-MSM-67985831,01.vav RIV15-GA0-67985831,01.htm RIV15-MSM-67985831,01.pdf
RIV2015KNAV.zip
Kontroly v KNAV • • • • •
Porovnání pdf a html průvodky - kontrola údajů a kryptografických součtů Verze dodávky Kontrola čísla jednacího Počet záznamů Kontrola záznamů na smazání/opravu v RIV, porovnání se zadanými požadavky na opravu
Přehledy odevzdaných dat na stránkách KNAV - Kontrola zaslaných dat
Aktualizovaný přehled s odevzdanými soubory ke kontrole Pro zpracovatele – Sběr2015 (aktuální rok sběru)
Přehledy odevzdaných dat na stránkách KNAV Aktualizovaný přehled s odevzdanými konečnými soubory Pro zpracovatele – Sběr2015 (aktuální rok sběru)
Poskytovatelé
Scan – požadují pouze elektronickou průvodku Tisk – požadují tištěnou průvodku – nutné zaslat do KNAV
Počty záznamů, Počty záznamů na mazání/opravu v RIV
Ústav
Dotazy:
[email protected]