Výsledky průzkumu srovnávajícího náklady obdobných ICT služeb ve VS
Mgr. Tomáš Kroupa Ministerstvo Vnitra ČR Odbor Hlavního architekta eGovernmentu
Agenda • Cíle a východiska analýzy • Úvod do problematiky – sběr a kvalita dat – Metodický postup
• Vyhodnocení jednotlivých systémů • Co brání centralizaci • Závěr a doporučení
Cíle analýzy Hlavním cílem analýzy bylo zjistit: • zda u nejrozšířenějších (tzv. komoditních) ICT služeb veřejné správy by přechodem na sdílené služby bylo možné snížit náklady na tyto služby • a dále za jakých podmínek by sdílení služeb bylo realizovatelné.
Východiska pro analýzu • Úkol uložen – Usnesením vlády ze dne 2.11.2015 č.889 k dalšímu rozvoji IKT služeb veřejné správy • II. e) zpracovat analýzu sdílitelných služeb (ERP, HR, emailu a spisové služby provozovaných v resortech a předložit tuto analýzu do 31.12. 2015 vládě
• Přímo podporuje Základní zásady postupu při čerpání finančních prostředků na ICT nad 6mil Kč ročně
Východiska pro analýzu • Strategie rozvoje ICT služeb veřejné správy – Cíl 6. - od izolovaných výpočetních systémů ke sdíleným ICT službám – Nedostatek 10. - velmi málo se využívají sdílené ICT služby, kdy jeden provozovatel službu poskytuje více zákazníkům (úřadům).
• Strategie cloud computingu – zefektivnit ICT služby, a to cestou jejich sdílení prostřednictvím eGovernment cloudu
Úvod do problematiky • První šetření realizované počátkem r. 2015 přineslo neprůkazné výsledky v důsledku toho, že jednotlivé resorty nesledovaly náklady na ICT služby jednotnou metodikou • Součástí druhého kola šetření proto byla přesná metodika určující, které nákladové položky mají resorty zahrnout. – Byla připravena zjednodušená metodika pro výpočet TCO
Úvod do problematiky 1. Fáze: sběr dat – Dotazník rozeslán 20.10.2015 – Termín dodání 25.11.2015
2. Fáze: Validace dat a doplnění chybějících údajů – Formou konzultací s resorty – ne všechny resorty jsou schopné potřebné nákladové položky ze svého účetnictví zjistit – Data, která byla získána, nebyla podrobena verifikaci a nemusí být tudíž zcela přesná (například nedošlo k porovnání smluv,…)
Sledované systémy • Analýza se týkala těch systému, které jsou provozovány na všech resortech a jsou podobné • Porovnány systémy: – eMail – ERP + HR – Spisová služba (eSSL)
Zdroje a kvalita dat • Proces získání dat byl složitý, časově náročný • Nerespektování struktury dotazníku • Časté chyby v datech • Nutná i několikátá iterace sběru dat • Výsledná data jsou hrubým reprezentativním vzorkem
Metodický postup • Pro analýzu byly použity následující ukazatele: – Cena podpory a provozu systému na jednoho uživatele za 5 let – Cena rozvoje systému na jednoho uživatele za 5 let – Podíl uživatelů příslušného IS na celkovém počtu uživatelů IS ministerstev – Celkové náklady na jednoho uživatele.
eMail – poštovní klient • Ministerstvy jsou využívány systémy od 3 výrobců (v závorce jména produktů): – Microsoft (MS Exchange/Outlook), – IBM (IBM Lotus Domino/Notes), – GWAVA (GroupWise).
eMail – poštovní klient
eMail – poštovní klient (systém)
Vyhodnocení eMail • E-mail je ze všech sledovaných IS nejvhodnější k centralizaci – A to hlavně z důvodů používání malého množství různých SW a zároveň podobných implementovaných modulů. – Poskytovaná funkcionalita je podobná
• Pokud by došlo k přechodu na nejlevnější produkt na uživatele (a zároveň nejpoužívanější – produkt Microsoftu) a pokud by byl zachován průměrný poměr nákladů na uživatele (3,65 tis. Kč na uživatele) tohoto produktu i u nových uživatelů, – došlo by k úspoře cca 52 mil Kč, což je 18,8% nákladů (a to za 5 let) – odhad vychází z poskytnutých dat a bude závislý na skutečných nákladech na provoz
Spisová služba • Mezi ministerstvy je značná roztříštěnost mezi výrobci aplikace. • Na rozdíl od e-mailové aplikace, kde jsou 3 výrobci, se zde vyskytuje celkem 11 výrobců. • V některých případech má aplikace daného ministerstva více výrobců. Proto je snazší porovnat náklady podle prodejce aplikace, kterých je 8.
Spisová služba
Spisová služba
Vyhodnocení spisová služba • Provoz spisové služby je roztříštěn • Na každém resortu je napojena na desítky agendových systému • Neexistence jednotných procesů • Centralizace na ministerstvech, je oproti systému elektronické komunikace komplikovanější
ERP a HR – systémy plánování zdrojů a systémy řízení lidských zdrojů • V části ERP + HR byly dotazovány informace týkající se těchto dvou systémů. • V případě že šlo informace oddělit sledovaly se samostatně – Ve většině případů se jedná o úzce propojené systémy
ERP a HR – systémy plánování zdrojů a systémy řízení lidských zdrojů • Můžeme vyhodnotit některé průměrné hodnoty: • průměrné náklady na uživatele – ERP: 80,2 tis. Kč na uživatele – HR: 41,1 tis. Kč na uživatele – ERP+HR: 154,3 tis. Kč na uživatele
• Překvapivě jsou náklady na integrovaný HR+ERP vyšší než v případě dvou samostatných systémů
Co brání centralizaci? • Časový důvod – Je podepsaná smlouva s podporou na více let
• Bezpečnost – Systém musí být specificky upraven pro splnění bezpečnostních standardů – Komunikace na interní síti
• Nepřipravenost – Vazby na jiné systémy – Specifické procesy v resortu
Celkové shrnutí • •
ve veřejné správě neexistuje jednotná metodika sledování nákladů na ICT služby, což výrazně ztěžuje efektivní řízení ICT služeb náklady na hodnocené informační systémy přepočtené na jednoho uživatele se liší mezi resorty řádově – časté rozdíly jsou desetinásobné a extrémní ještě vyší – Jestliže opomineme extrémní rozdíly, které mohou být způsobeny i chybným či rozdílným způsobem sledování ICT nákladů na jednotlivých resortech, pak se dá odhadnout, že přechodem na sdílené služby by bylo možné v případě těchto informačních systémů ušetřit 30-40% dosavadních nákladů. – Tento údaj se velmi podobá úspoře, kterou přechodem na sdílené ICT služby dosáhly Velká Británie (50%) a Dánsko (39%),
•
v případě, že bude vládou rozhodnuto postupně přejít ve veřejné správě na sdílené ICT služby, pak bude nutné detailněji vyjasnit některé argumenty resortů, které podle nich brání centralizaci ICT služeb. – Jak ukazují zahraniční zkušenosti je tento problém řešitelný.
Doporučení • zavést jednotnou metodiku sledování nákladů ICT služeb ve veřejné správě, • v návaznosti na připravovanou strategii eGovernment cloudu přejít na sdílení ICT služeb veřejné správy, • aby bylo možné využít konkurenčního tlaku na ceny ICT služeb, bude vhodné specifikovat požadavky na daný typ ICT služby tak, aby je mohlo splnit více systémů (podobně, jak to realizuje formou komerčního cloudu Velká Británie), • více standardizovat procesy probíhající ve veřejné správě tak, aby bylo možné využít standardizované informační systémy (se standardní funkcionalitou).
Děkuji za pozornost
Mgr. Tomáš Kroupa vedoucí oddělení Strategie a standardizace odbor Hlavního architekta eGovernmentu sekce Informačních a komunikačních technologií Ministerstvo vnitra ČR E:
[email protected] T: 974 816 208
Dodatky
Propojení se strategií cloud computingu • Hlavním cílem strategie je zefektivnit ICT služby, které instituce veřejné správy využívají na podporu svých agend či podpůrných a administrativních procesů, a to cestou jejich sdílení prostřednictvím eGovernment cloudu • Důvody vzniku: – Akční plán k Národní strategii kybernetické bezpečnosti České republiky na období let 2015 až 2020 – Naplnění cílů Strategického rámce rozvoje veřejné správy České republiky pro období 2014 - 2020, která byla schválena vládou (usnesení vlády ze dne 2. listopadu 2015 č. 889) –…
Propojení se strategií cloud computingu • Národní strategie cloud computingu je z hlediska metodiky veřejných strategií MMR: – strategií s celospolečenským dopadem - má dopad na většinu institucí VS – střednědobou strategií - horizont strategie je 5 let, – má dopad do veřejného
•
•
Klíčovým opatřením, které je zaměřeno na stávající aplikace/ICT služby je jejich postupná migrace do eGovernment cloudu, který má státní a privátní část. Klíčovým opatřením, které je zaměřeno na nové aplikace/ICT služby je soubor pravidel, jak budou nové ICT služby opatřovány.
Propojení se strategií cloud computingu • Využití eGovernment cloudu bude pro ministerstva a státní instituce povinné. Pro kraje a obce bude dobrovolné. Specializovaných ICT služeb armády, bezpečnostních složek a ČNB se netýká. • V první fázi (2016-2017) budou připraveny základní technické, organizační a legislativní podmínky realizace strategie. • V druhé fázi (2017-2019) se uskuteční postupná migrace stávajících aplikací • Třetí fáze (2018-2020) je zaměřena na standardizaci aplikací
Propojení se strategií cloud computingu • Implementace strategie bude vyžadovat úpravy zodpovědností a pravomocí jednotlivých státních institucí včetně legislativních změn. Zejména se to týká zákona 365/2000 Sb. a zákona o veřejných zakázkách. V ZVZ půjde zejména o úpravu tzv. horizontální a vertikální spolupráce státních organizací. Dle dnešní úpravy a především jejího výkladu některými skupinami právníků by sdílené služby mohly na tomto výkladu ztroskotat. • Strategie je formulována tak, aby se maximalizovaly výhody a minimalizovala rizika využívání cloud computingu a současně, aby se využily zkušenosti evropských zemí, které cloud computing ve veřejné správě již realizovaly. Jedná se zejména o zkušenosti Velké Británie, Dánska a Slovenska.
Metodický postup 2/2 • •
•
•
•
Náklady 1a) jsou počítány jako 𝐷/𝑝𝑜č𝑒𝑡 𝑢ž𝑖𝑣𝑎𝑡𝑒𝑙ů kde D jsou náklady D z dotazníku („Provoz a podpora řešení HW a SW“). Náklady 1b) jsou počítány jako 𝐸+𝐹+𝐺𝑝𝑜č𝑒𝑡 𝑢ž𝑖𝑣𝑎𝑡𝑒𝑙ů, kde E, F a G jsou opět náklady z dotazníku (E = „Hardware/Software údržba a průběžné úpravy“, F = „Projekty postupné inovace a zlepšování“, G = „Projekty upgrade“). Náklady 1c) jsou počítány jako 𝑃𝑜𝑑í𝑙 𝑢ž𝑖𝑣𝑎𝑡𝑒𝑙ů 𝑧𝑎 𝑑𝑎𝑛ý Ú𝑆Ú𝐶𝑒𝑙𝑘𝑜𝑣ý 𝑝 𝑜č𝑒𝑡 𝑢ž𝑖𝑣𝑎𝑡𝑒𝑙ů 𝑧𝑎 𝑣š𝑒𝑐ℎ𝑛𝑦 Ú𝑆Ú . Náklady 2a) jsou počítány jako 𝐵+𝐶+ 𝐷+𝐸+𝐹+𝐺+𝐻𝑝𝑜č𝑒𝑡 𝑢ž𝑖𝑣𝑎𝑡𝑒𝑙ů kde B až H jsou opět náklady uvedené v dotazníku. Od ukazatele 1d) bylo upuštěno z důvodu rozdílnosti mezi ministerstvy a následnou neporovnatelností. Některá ministerstva mají vyčleněny administrátory přímo na daný IS, některá mají větší skupinu administrátorů, kteří spravují více IS najednou. Zároveň náplň práce co do rozsahu u jednotlivých IS se mezi ministerstvy liší. Data, která byla získána, nebyla podrobena verifikaci a nemusí být tudíž zcela přesná (například nedošlo k porovnání smluv,…).
