Ministerstvo vnitra Odbor interního auditu a kontroly

Ministerstvo vnitra Odbor interního auditu a kontroly

Zobecnění nedostatků z výsledků vybraných interních auditů a obecných kontrol vykonaných v rámci účetní jednotky Ministerstvo vnitra Zpracoval : JUDr. Igor IVANOV, říjen 2012

Pochybení v zadávacích řízeních k veřejným zakázkám Bezdůvodné navýšení ceny ve smlouvě o dílo, oproti ceně, které vzešla ze zadávacího řízení Příkazce operace před vznikem závazku k veřejnému výdaji – před uzavřením smlouvy s vítězným uchazečem o veřejnou zakázku přikázal uzavřít smlouvu o dílo s vítězným uchazečem na cenu, která byla o ¼ milionu vyšší oproti nabídkové ceně vzešlé ze zadávacího řízení. V daném případě selhala předběžná řídící kontrola před vznikem závazku k veřejnému výdaji. Selhal jak příkazce operace tak správce rozpočtu, který měl povinnost upozornit příkazce operace na skutečnost, že připravuje veřejný výdaj v rozporu s výsledky zadávacího řízení, tj. o 250 tis. Kč vyšší.

Pochybení v zadávacích řízeních k veřejným zakázkám -pokračování V této souvislosti lze objektivně vyslovit závěr, že neúspěšní uchazeči o tuto veřejnou zakázku byli postupem příkazce operace zjevně poškozeni. S neúspěšnými účastníky nabídkového řízení bylo totiž ve srovnatelné situaci naloženo právem zakázaným způsobem, tedy diskriminačně a bylo porušeno ust. §6 ZVZ. Podezření ze spáchání trestného činu, podezření na neoprávněné použití peněžních prostředků státního rozpočtu ve smyslu zákona o rozpočtových pravidlech krytých prostředky z rozpočtu Evropské unie. Hrubým způsobem bylo porušeno ust. § 13 vyhl. č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole, podle něhož má příkazce operace mimo jiné povinnost prověřit dodržení postupu a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek.

Účelové rozdělení předmětu veřejné zakázky v rozporu se zákonem  Zadavatel rozdělil jednu podlimitní veřejnou zakázku účelově na dvě zadání veřejných zakázek malého rozsahu. Jednalo se o a) zajištění služby spočívající v provedení analýzy vzdělávacích potřeb v rámci resortu Ministerstva vnitra včetně organizací zřizovaných MV, b) zajištění služby spočívající v provedení analýzy vzdělávacích potřeb pro ostatní subjekty státní správy,

Účelové rozdělení předmětu veřejné zakázky v rozporu se zákonem  Jak je vidět, předměty u obou veřejných zakázek jsou shodné. Tímto předmětem je – analýza vzdělávacích potřeb.  Podle předpokládaných budoucích cen za plnění celkem 3 272 500 Kč) měl zadavatel povinnost, zadat tuto veřejnou zakázku jako jednu podlimitní veřejnou zakázku podle § 25 písm. a) ZVZ, zjednodušeným podlimitním řízením. Zadavatel tím, že tak neučinil, porušil ust. § 13 odst. 3 zákona o veřejných zakázkách, který stanoví, že zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity stanovené v zákoně o veřejných zakázkách.

Nekontrolované veřejné výdaje na platy zaměstnanců Zaměstnanci jistého organizačního celku Ministerstva vnitra byl několik měsíců poskytován plat ve výši téměř 100 tis. Kč z rozpočtu Evropské unie určeného na spolufinancování jednoho projektu v rámci OPLZZ, přičemž tento zaměstnanec vůbec nebyl členem projektového týmu a na jeho realizaci nijak neparticipoval.

Nekontrolované veřejné výdaje na platy zaměstnanců Výše uvedené veřejné výdaje nebyly doloženy průkaznými účetními doklady v rozsahu požadovaném ust. § 11 a § 33a zákona o účetnictví, ani záznamem o provedení předběžné řídící kontroly v rozsahu požadovaném ust. § 13 vyhlášky č. 416/2004 Sb., v působnosti příkazce operace a správce rozpočtu a proto v této souvislosti je lze označit za nekontrolované a zároveň jako neoprávněné použití prostředků z rozpočtu EU a státního rozpočtu.

Poskytnutí platby dodavateli ze zdrojů z rozpočtu EU za vadné a nepoužitelné dílo.

 Dodané dílo svým obsahem nesplňovalo podmínky smluvního zadání, svým rozsahem a kvalitou zpracování nenaplnilo požadovaný účel.  Převzetím díla, jeho akceptací a zároveň vystavením příkazu k platbě a zaplacením ve prospěch zhotovitele vznikla České republice Ministerstvu vnitra škoda na majetku v celkové výši téměř půl milionu Kč, protože dílo je pro daný účel nepoužitelné a trpí vadami, které doposud nebyly odstraněny. V daném případě lze konstatovat, že převzetím vadného a nepoužitelného díla a následně příkazem k platbě a zaplacením faktury ve prospěch zhotovitele tohoto díla došlo k neoprávněnému použití peněžních prostředků státního rozpočtu ve smyslu ust. § 44 zákona o rozpočtových pravidlech.  Selhání primární - manažerské kontroly, podezření z trestné činnosti

Nekontrolované zakládání veřejných výdajů na platy členům projektových týmů

 U některých auditovaných projektů bylo zjištěno, že členové projektových týmů velmi slušně placeni ze zdrojů rozpočtu EU si neplnili své úkoly vůči zhotoviteli nasmlouvaného díla tolerovali nekvalitu a neúčelnost zpracování. Neřídili projekt, nekontrolovali postupy zhotovitele, nesledovali zda dochází k naplňování smluvních podmínek a nakonec tolerovali, že zhotovitel dodal nepoužitelné dílo. Příkazce operace přesto přikázal hlavní účetní, aby platy členům projektového týmu vyplatila. Došlo tím k selhání řídící kontroly před poskytnutím platby (§ 14 vyhl.č.416/2004 Sb.)

Riziko absence řádné a důsledné předběžné řídící kontroly před vznikem závazku k veřejnému výdaji

 Riziko absence předběžné řídící kontroly před vznikem závazku k veřejnému výdaji spočívá v tom, že se schvalovacími postupy v působnosti příkazce operace a správce rozpočtu neověří :  nezbytnost jednotlivých veřejných výdajů,  zejména nezbytnost délky budoucího závazku,  výše finančního plnění,  nestanoví se předem kritéria pro hospodárnost, účelnost a efektivnost  nejsou předem vyhodnocena rozpočtová, případně i jiná rizika, která se při uskutečňování budoucích operací mohou vyskytnout a  zda byly dodrženy postupy a podmínky stanovené pro zadávání veřejných zakázek.

Riziko neprůkaznosti účetních dokladů záznamů

 Absence všech předepsaných náležitostí účetních dokladů (například schází jméno a podpis osoby odpovědné za účetní případ, schází prvotní doklady, faktury, soupisy vykonaných prací a dodávek, výkazy práce…), to vše způsobuje snížení průkaznosti účetních dokladů a složitost identifikace jednotlivých operací. V takových případech, se může jednat o systémový nedostatek, vycházející z nesprávně nastaveného oběhu účetních dokladů.

Indikátory možné existence korupčního jednání u veřejných zakázek

   

Korupci u veřejných zakázek lze většinou jen velmi obtížně prokázat. Nicméně pro odhalování podezření na tyto jevy jde použít mnohé indikátory, které naznačují přítomnost korupčního jednání. nadměrné utajování informací, nadstandardní styky zadavatelů s uchazeči, nedodržování podmínek smluv (např. neuplatňování sankcí, tolerování nekvality), nevyváženost smluvních vztahů v neprospěch veřejného sektoru,

Indikátory možné existence korupčního jednání  neúměrné hromadění majetku zaměstnanců podílejících se na realizaci veřejných zakázek, které neodpovídá jejich oficiálním příjmům,  poskytování plateb – bezúročných úvěrů dodavatelům předem,  poskytování plateb na smyšlená plnění nebo duplicitní platby na plnění, která jsou již zahrnuty v ceně díla

Indikátory možného korupčního jednání  poskytování plateb dodavatelům za fiktivní plnění, nebo za plnění které nebylo realizováno v deklarovaném rozsahu,  poskytování plateb dodavatelům bez soupisu vykonaných prací a dodávek,  dodavatelská firma pracuje na stavbě úředníka, který se podílel na zakázce nebo který je s touto firmou v obchodně závazkovém vztahu za orgán veřejné správy

Podvodná jednání ze strany znalců

Při kontrolách opakovaných vyúčtování znalečného přibranými znalci jsme zjistili kontrolními výpočty, že někteří znalci si nechali zaplatit v jednom roce za práci, která v přepočtu vykázaných hodin byla vyšší, než celkový počet hodin jednoho roku.Účetní systém nebyl nastaven tak, aby dokázal podle kmenových záznamů k jednotlivým znalcům upozornit na nereálnost vykazovaného počtu hodin jednotlivým znalci.Příkazce operace přikazoval proplatit a hlavní účetní proplácel.

Podvodná jednání při nájmech a podnájmech nemovitého majetku 





Krácení výnosů z majetku státu pronájmem dočasně nepotřebného nemovitého majetku osobám – nájemcům za cenu, která je pod úrovní ceny v místě obvyklé. Krácení výnosů z majetku státu způsobem, kdy pronajímatel toleruje nájemci jeho další aktivity související s podnájmem pronajatého majetku třetí osobě za ceny několika násobně vyšší, než nájemce platí státu. Nevalorizování cen nájmů, energií a vody.

Slabá místa v systému SAP/R3 pro umožnění páchání podvodů 

Firma se kterou chce podvodník „obchodovat“ musí být zanesena ve kmenových záznamech v systému  Pokud tomu tak není může jí tam zapsat – vložit kterýkoliv operátor systému SAP, například využitím informací z obchodního rejstříku

Slabá místa v systému SAP/R3 pro umožnění páchání podvodů

Firmu lze do kmenových záznamů vložit také například proti rodnému číslu.Takto jsou zaznamenáni například chovatelé služebních plemen psů, koní, soudní znalci a podobně. Rodné číslo nahrazuje IČO

Dvě cesty jak sytém SAP „obelstít“ pro umožnění páchání podvodů První cesta: Název dodavatele Rodné číslo místo IČO Číslo bankovního účtu Druhá cesta: K existujícímu dodavateli, který prochází kmenovými záznamy se přiřadí číslo bankovního účtu, kam se má posílat peněžní plnění

Modul Fi v systému SAP R/3-riziko vysoká pravděpodobnost zneužití k podvodu

Modul Fi – finanční modul, agregace F43 a F63 mohou používat vyčlenění zaměstnanci hlavně u služeb a tady systém před spuštěním platebního programu nehledá žádnou předchozí objednávku a fakturu přímo zaplatí.(dopravní služby, praní, čištění, úklid…). Všichni odhalení pachatelé podvodů využili právě tuto cestu.

Indikátory podvodného jednání  nastavený vnitřní kontrolní systém svým nesprávným nastavením umožňuje kumulování neslučitelných funkcí (například: pokladní má přístup do systému účtování, osoba odpovědná za zaúčtování je zároveň hlavní účetní – vrchním účetním revidentem, vstupování do systému pod identifikátorem kolegy…),

Jak na to ?  Zjistí-li kontrolor nebo auditor, že obsah účetního dokladu – záznamu neodpovídá skutečnosti, je povinen od tohoto okamžiku považovat tento doklad za neprůkazný. Zároveň musí ihned žádat předepsaným postupem o podání vysvětlení příkazce operace, hlavního účetního, osobu odpovědnou za účetní případ a osobu odp. za jeho zaúčtování.



Jak na to ?

 1.  2.  3.

Příklady neprůkaznosti účetních dokladů: Schází soupisy vykonaných prací a dodávek. Objemy prací vykázaných nesouhlasí se skutečností (bourací práce,obklady,dlažby,omítky, nátěry, malby). Objemy deklarovaných výkonů neodpovídají skutečnosti (např. km a objemy přepravovaných hmot na skládku).

Zobecnění nedostatků zjištěných při kontrole zakládání veřejných výdajů na pohoštění a dary

 Problematika poskytování pohoštění v rámci v rámci rozpočtové položky 5175, není v podmínkách účetní jednotky Ministerstva vnitra interně normativně upravena a nejsou ke škodě věci ani stanovena kritéria pro hospodárnost, efektivnost a účelnost těchto veřejných výdajů.

Doporučení jak za této situace postupovat  V ustanovení § 25 odst. 1 písm. t) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu je stanoveno: „výdaje na reprezentaci, jsou zejména výdaje na pohoštění, občerstvení a dary. Za dar se nepovažuje reklamní nebo propagační předmět, který je opatřen obchodní firmou nebo ochrannou známkou poskytovatele tohoto předmětu nebo názvem propagovaného zboží nebo služby, jehož hodnota bez daně z přidané hodnoty nepřesahuje 500 Kč a který není s výjimkou tichého vína předmětem spotřební daně,“

Kontrola odhalila problém spočívající v poskytování bezplatného stravování příslušníkům bezpečnostního sboru

 V ustanovení § 77 odst. 11 zákona č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů, ve znění pozdějších předpisů je mj. stanoveno:  „Bezpečnostní sbor je povinen vytvářet podmínky pro řádný a pokud možno bezpečný výkon služby. Za tím účelem zajišťuje pro příslušníky zejména  d) podmínky pro jejich soustavné vzdělávání a zdokonalování odborné způsobilosti, pro získávání a zdokonalování znalostí, dovedností a návyků potřebných pro výkon služby a pro získávání a udržování fyzické kondice, tady lze stravu financovat z položky 5167 – Služby školení a vzdělávání  i) bezplatné stravování v potřebném rozsahu, jestliže vykonávají službu za ztížených podmínek při mimořádných bezpečnostních akcích nebo při služebních zásazích,

Pozor na zákon o rozpočtových pravidlech

 V ustanovení § 3 písm. e) zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech je stanoveno: „neoprávněným použitím peněžních prostředků státního rozpočtu,… výdej, jehož provedením byla porušena povinnost stanovená právním předpisem,… dále se jím rozumí i to, nelze-li prokázat, jak byly tyto peněžní prostředky použity,“

Každý veřejný výdaj a tedy i výdaj na pohoštění a podání bezplatné stravy se musí průkazně doložit

Jak ?  Paragonem nebo účtenkou z registrační pokladny prodejce,  Odůvodněním nákupu občerstvení pro účel reprezentace příslušného bezpečnostního sboru,  Při jednáních služebních funkcionářů kdy byla v rámci reprezentace bezpečnostního sboru podána strava doložit seznam pozvaných osob,  Pokud byla podána strava a občerstvení v rámci vzdělávacích akcí doložit program této vzdělávací akce a jmenný seznam účastníků

Doporučujeme dokládání průkaznosti použití peněžních prostředků nepodceňovat

Protože v ustanovení § 3 písm. e) zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech je stanoveno že „neoprávněným použitím peněžních prostředků státního rozpočtu, je mimo jiné i to… nelze-li prokázat, jak byly tyto peněžní prostředky použity,“

Zjištěná pochybení, kdy byla podána bezplatně strava a občerstvení příslušníkům bezpečnostních sborů v rozporu s právními předpisy  „Společná večeře“,  „Pracovní oběd“,  „Pozdní pracovní oběd“,  „Pracovní jednání v kavárně“ V čem je problém ?  nebyl prokázán soulad s ustanovením § 77 odst. 11 zákona č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů,  nebylo průkazně doloženo , zda se jednalo o podání stravy v souvislosti se vzdělávací akcí  nebylo průkazně doloženo, zda se jednalo o reprezentaci bezpečnostního sboru viz ustanovení § 25 odst. 1 písm. t) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů: „výdaje na reprezentaci, kterými jsou zejména výdaje na pohoštění, občerstvení a dary“.

Veřejné výdaje vynaložené na pořízení věcných darů formou kázeňské odměny (rozpočtová položka 502930)

Při pořizování věcných darů z rozpočtové položky 502930 - Peněžité dary příslušníkům Policie ČR a HZS ČR v některých případech přesáhla hodnota závazku bez DPH limit stanovený čl. 8 písm. b) Nařízení ministerstva vnitra č. 9/2011 o zadávání veřejných zakázek, tj. 100 000 Kč. Jednalo se o nákup věcí charakteru informačních a komunikačních technologií – notebooky a mobilní telefony. V čem spočívalo pochybení?  Zadavatelé u těchto, veřejných zakázek nedoložili, že před zahájením zadávacího řízení vystavili Rodný list veřejné zakázky, že tyto veřejné zakázky schválili jejich nadřízení a že je zaevidovali v Monitorovacím a kontrolním systému.

Veřejné výdaje vynaložené na pořízení věcných darů formou kázeňské odměny (rozpočtová položka 502930) pokračování

 Zadavatelé - služební funkcionáři nesplnili povinnost uskutečňovat objednávky a nákupy informačních a komunikačních technologií (což jsou všechny uvedené případy) prostřednictvím elektronického tržiště ve smyslu usnesení vlády ČR č. 683/2002 o opatřeních ke koordinovanému vynakládání finančních prostředků na informační a komunikační technologie.  Zadavatelé poptávali konkrétní značku výrobku a tím neumožnili ucházet se o zakázku dodavatelům, resp. výrobcům výrobků stejných užitných vlastností. Tímto postupem výše jmenovaní služební funkcionáři omezili konkurenční prostředí mezi potencionálními dodavateli a porušili zásadu zákazu diskriminace ve smyslu ustanovení § 6 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách a Nařízení Ministerstva vnitra č. 9/2011 ze dne 27. 1. 2011, o zadávání veřejných zakázek.

Příčiny a podmínky za kterých dochází k porušování právních předpisů upravujících hospodaření s veřejnými prostředky Nevyhovující kontrolní prostředí, časté reorganizace-dezorganizace, neprůkazné účetní záznamy, podceňování ochrany svěřeného majetku, výběr nezkušených vedoucích zaměstnanců na pozice příkazců operací souvisejících se zakládáním veřejných výdajů. nevyhovující nastavení kontrolních, řídících a účetních systémů,…

Na závěr – co lze doporučit v zájmu prevence  

Na úseku finančního řízení jasně definovat oddělení funkcí v rovině schvalovací, platební a účetní. Důsledně monitorovat a sledovat průkaznost, úplnost a správnost účetních záznamů v zavedených informačních systémech v procesech přímého uskutečňování finančních a majetkových operací.

Na závěr – co lze doporučit v zájmu prevence 

Průběžně výběrovým způsobem kontrolovat pravost účetních dokladů, zejména faktur od dodavatelů služeb, zboží, materiálu, energií a podobně, porovnáním jejich autenticity přímo u deklarovaného dodavatele včetně správnosti čísla jeho bankovního účtu na který byla platba za plnění poukázána. Porovnávat identifikátory dodavatelů na fakturách s údaji uvedených ve smlouvách vzešlých z výběrových řízení.


Transparentně definovat povinnosti, oprávnění a odpovědnost řídících a výkonných zaměstnanců k jednotlivým činnostem směřujícím k zajištění základních cílů a funkcí orgánu veřejné správy v popisu pracovních činností a v interních aktech řízení, upravujících oběh účetních dokladů a proces řídící kontroly.


Inventarizaci majetku a závazků ve smyslu právního předpisu považovat za základní nástroj průkaznosti účetní závěrky. Porušování povinností vyplývajících z právního předpisu a interních aktů řízení vydaných k inventarizaci majetku zaměstnanci veřejné správy může být motivováno zakrýváním schodků, snahou zneprůhlednit hospodaření a ztížit případné odhalení podvodného jednání, či rozkrádání.

Na závěr – co lze doporučit v zájmu prevence  V systému zadávání veřejných zakázek využívat všechny právně dostupné metody a formy kontroly vůči členům výběrových komisí jakož i samotným zadavatelům. Mimořádný důraz položit na průběžné zvyšování odborné úrovně členů výběrových komisí a samotných zadavatelů.

Na závěr – co lze doporučit v zájmu prevence  Průběžně kontrolovat výši a účel poskytování záloh dodavatelům, aby nebyli bez kvalifikovaných důvodů bezúročně úvěrování ze zdrojů státního rozpočtu

Na závěr – co lze doporučit v rámci prevence 

V zájmu prevence negativních jevů při hospodaření s veřejnými prostředky zobecňovat výsledky finančních kontrol pro všechny součásti správce kapitoly státního rozpočtu včetně orgánů veřejné správy v jeho působnosti.

Kontakt na zpracovatele prezentace: Mail: [email protected] Telefon: 832 236 Fax: 833 549 Mobil: 725 190 327 Poděkování za pozornost.

Ministerstvo vnitra Odbor interního auditu a kontroly

Recommend Documents