Dotazníkové šetření
Vyhodnocení dotazníkového šetření PROJEKT ICZ | KUXT.10.50.S.01 SMLOUVA ICZ | SML 086/2011 ze dne 22. 3. 2011 REGISTRAČNÍ ČÍSLO PROJEKTU | CZ.1.06/2.1.00/08.06945 NÁZEV PROJEKTU | Elektronická spisová služba Moravskoslezského kraje (I. část výzvy) Projekt byl spolufinancován z Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím integrovaného operačního programu. PROJEKT MSK | eSpS MSK SMLOUVA MSK | 365/2011/EP ze dne 22. 3. 2011 (veřejná zakázka č. 129/2010)
ZHOTOVITEL
OBJEDNATEL
ICZ a.s.
Moravskoslezský kraj
Na hřebenech II 1718/10
28. října 117
147 00 Praha 4
702 18 Ostrava
Dotazníkové šetření V návaznosti na smlouvu o dílo bylo naplánováno dotazníkové šetření u všech organizací. Účelem dotazníkového šetření je prověření funkčnosti řešení hostované spisové služby e-spis LITE a získání zpětné vazby od koncových uživatelů. Vyhodnocení dotazníkové šetření bude sloužit, ke zlepšování kvality poskytovaných služeb.
1. Kolik dokumentů měsíčně evidujete ve spisové službě? Ve spisové službě jsou evidovány dokumenty v rozsahu od 10 ks/měs do 200 ks/měs, dle velikosti organizace s tím, že nejčastěji byl uváděn počet kolem 50 ks/měs
2. Kolik z toho je datových zpráv? Datové zprávy jsou evidovány v nejčastějším rozsahu do 15ks/měs, celkový rozsah je od 1 ks/měs do 40 ks/měs
3. Vyskytly se při práci se spisovou službou nějaké potíže? - Rychlost připojení V následujících otázkách šlo zejména o ověření techniky (rychlost, ukládání příloh, datová schránka) ukázalo se, že v této oblasti se uživatelé nesetkali s komplikacemi a hodnotili tuto část velice kladně
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 1 z 25
Dotazníkové šetření
Souhrnné vyhodnocení
Odpověď ANO NE
Počet odpovědí 37 139
Výpočet v % 21% 79%
4. Vyskytly se při práci se spisovou službou nějaké potíže? - Ukládání příloh Souhrnné vyhodnocení
Odpověď ANO NE
Počet odpovědí 31 145
Výpočet v % 18% 82%
5. Vyskytly se při práci se spisovou službou nějaké potíže? - Práce s datovou schránkou Z počátku byly v rámci HD zapsány dotazy k napojení e-spis LITE na DS, důvodem by mohlo být nesprávné pochopení role administrace při školení, na základě tohoto zjištění bylo při školení na roli administrátor kladen větší důraz. Jakmile byly prvotní otázky vysvětleny práce s DS se pro uživatele stala ve spojení s e-spis LITE komfortní Souhrnné vyhodnocení
Odpověď ANO NE
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
Počet odpovědí 55 121
Výpočet v % 31% 69%
FO 3.011.06 | 2 z 25
Dotazníkové šetření
6. Používáte službu e-spis LITE denně? Použití spisové služby e-spis LITE je ve většině organizací denní pracovní aktivitou Souhrnné vyhodnocení
Odpověď ANO NE
Počet odpovědí 123 53
Výpočet v % 70% 30%
7. Jak jste spokojeni se spisovou službou e-spis LITE? - Jednoduchost ovládání Z pohledu aplikace (jednoduchost, vzhled, práce s DS) tuto část uživatelé hodnotili celkově velmi kladně Souhrnné vyhodnocení
Odpověď 1 2 3 4 5
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
Počet odpovědí 29 84 39 19 5
Výpočet v % 16% 48% 22% 11% 3%
FO 3.011.06 | 3 z 25
Dotazníkové šetření
8. Jak jste spokojeni se spisovou službou e-spis LITE? - Vzhled aplikace Souhrnné vyhodnocení
Odpověď 1 2 3 4 5
Počet odpovědí 62 85 23 4 2
Výpočet v % 35% 48% 14% 2% 1%
9. Jak jste spokojeni se spisovou službou e-spis LITE? - Práce s datovou schránkou Oboustranná integrace s DS je jednou z nejžádanějších funkcí aplikace e-spis LITE, což se projevilo v hodnocení této oblasti Souhrnné vyhodnocení
Odpověď 1 2 3 4 5
Počet odpovědí 73 59 27 11 6
Výpočet v % 41% 34% 15% 6% 3
10. Je pro Vás rozsah funkcí spisové služby dostačující?
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 4 z 25
Dotazníkové šetření
V HelpDesku nejsou evidovány nové náměty od doby zahájení ostrého provozu. Veškeré nové požadavky, které byly zaregistrovány při úvodních workshopech či školeních byly zapracovány a nasazeny v nové verzi. Z toho vyplývá, že rozsah funkcí e-spis LITE je pro uživatele dostačující.
Souhrnné vyhodnocení
Odpověď ANO SPÍŠE ANO SPÍŠE NE NE
Počet odpovědí 79 84 13 0
Výpočet v % 45% 48% 7% 0%
11. Co byste uvítali ve spisové službě? Nejčastěji byla požadována funkce evidence poštovného, cenin což v tuto chvíli řeší verze 2.3.3, která je na MSK již instalovaná. Další častý uživatelský požadavek je integrace na školský systém Bakaláři – zde by byla nutná integrace se spisovou službou e-spis LITE, tato funkcionalita nebyla v požadavcích MSK na implementaci hostované spisové služby. Další opakované požadavky na e-spis LITE nebyly vzneseny Souhrnné vyhodnocení viz příloha č. 3
12. Zpřehlednila Vám elektronická spisová služba administrativu? Nejčastěji uživatelé odpovídali spíše ano, z toho se dá vyvodit výsledek, že spisová služba splnila očekávání a zpřehlednila pracovní agendu organizací.
Souhrnné vyhodnocení
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 5 z 25
Dotazníkové šetření
Odpověď ANO SPÍŠE ANO SPÍŠE NE NE
Počet odpovědí 27 78 51 20
Výpočet v % 15% 44% 29% 11%
13. Byla pro Vás implementace (nasazení) spisové služby vyhovující? Dostatečná informovanost před spuštěním projektu Z hodnocení vyplývá skutečnost, že uživatelé byli dostatečně informovaní o plánovaných fázích na projektu implementace. Celkově je informovanost na projektu z pohledu součinnost MSK, informace o novinkách, součinnost ICZ, hodnocena velice kladně Souhrnné vyhodnocení
Odpověď 1 2 3 4 5
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
Počet odpovědí 62 67 31 9 7
Výpočet v % 35% 38% 18% 5% 4%
FO 3.011.06 | 6 z 25
Dotazníkové šetření
14. Byla pro Vás implementace (nasazení) spisové služby vyhovující? Součinnost Moravskoslezského kraje Souhrnné vyhodnocení
Odpověď 1 2 3 4 5
Počet odpovědí 100 60 12 3 1
Výpočet v % 57% 34% 7% 2% 1%
15. Byla pro Vás implementace (nasazení) spisové služby vyhovující? Průběžná informovanost o plánovaných novinkách Souhrnné vyhodnocení
Odpověď 1 2 3 4 5
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
Počet odpovědí 91 62 18 2 3
Výpočet v % 52% 35 10% 1% 2%
FO 3.011.06 | 7 z 25
Dotazníkové šetření
16. Byla pro Vás implementace (nasazení) spisové služby vyhovující? Součinnost ICZ Souhrnné vyhodnocení
Odpověď 1 2 3 4 5
Počet odpovědí 73 77 20 1 5
Výpočet v % 41% 44% 11% 1% 3%
17. Zúčastnili jste se úvodního školení? Úvodního školení se zúčastnili téměř všichni uživatelé, z této skutečnosti lze vyvodit fakt o tom, že implementace hostované spisové služky vnímána jako důležitý projekt tudíž je zřejmé že všichni uživatelé byli od začátku dobře
informováni o probíhajících aktivitách, což se také projevilo v kladném hodnocení součinnosti v předchozí otázce.
Souhrnné vyhodnocení
Odpověď ANO NE
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
Počet odpovědí 172 4
Výpočet v % 98% 2%
FO 3.011.06 | 8 z 25
Dotazníkové šetření
18. Uvítali byste navazující konzultace? O následné konzultace je zájem, uživatele se s postupným seznámením dostávají do hlubší problematiky v oblasti legislativy v návaznosti na spisovou službu e-spis LITE Souhrnné vyhodnocení
Odpověď ANO NE
Počet odpovědí 142 25
Výpočet v % 81% 14%
19. Využíváte uživatelskou dokumentaci a e-learningová videa? Veškeré manuály jsou nezbytnou součástí implementace projektu hostované spisové služby, v souhrnném vyhodnocení je vidět již znalost aplikace, protože uživatelská dokumentace přestává být využívána Souhrnné vyhodnocení
Odpověď ANO NE
Počet odpovědí 103 73
Výpočet v % 59% 41%
20. Jste spokojeni se službami uživatelské podpory? (HelpDesk)
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 9 z 25
Dotazníkové šetření
Největší část dotazovaných uvedla, že služby HD zatím nebylo využito, což nasvědčuje faktu, že školení uživatelů a následné konzultaci vedou k dobré znalosti produktu, ti kteří již službu HD využili, jsou ve většině případů s jejím poskytováním spokojeni Souhrnné vyhodnocení
Odpověď ANO SPÍŠE ANO SPÍŠE NE NE NEVÍM, ZATÍM JSEM NEVYUŽIL
Počet odpovědí 45 58 4 3 66 38%
Výpočet v % 26% 33% 2% 2%
21. Doporučili byste spisovou službu e-spis LITE dalším organizacím? Vzhledem k tomu že 65 % odpovídajících uvedlo že by spisovou službu doporučilo dalším, lze dojít k závěru, že spisová služba je ze strany organizací vnímána jako užitečný nástroj pro správu dokumentů Souhrnné vyhodnocení
Odpověď ANO NE
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
Počet odpovědí 114 50
Výpočet v % 65% 28%
FO 3.011.06 | 10 z 25
Dotazníkové šetření
22. Chcete nám něco sdělit? Nejvíce odpovědí byl požadavek na zjednodušení práce s aplikací, celkově se objevili jak kladné tak neutrální reakce k projektu. Souhrnné vyhodnocení viz příloha č. 4
23. Název organizace V aplikaci e-spis LITE je nakonfigurováno celkem 238 organizací z toho je 226 v ostrém provozu, dotazník vyplnilo a zaslalo 176 organizací Seznam dotazovaných organizací viz příloha č. 5
24. Počet odpovědí za den Přehled jak se vyvíjelo dotazníkové šetření, organizace většinou zareagovaly do 14 dnů
Závěr Z dotazníkového šetření je patrno, že z pohledu funkcionality i uživatelské spokojenosti je projekt hostované spisové služby od ICZ vnímán jako důležitý projekt a celkově je hodnocen velice kladně. Z dotazníkové šetření vyšly drobné požadavky jak na vývoj aplikace tak úpravu funkcionality – tyto požadavky budou nadále hodnoceny a zpracovány.
Děkuji za spolupráci při realizaci dotazníkového šetření Zapsal | Jana Jenčová
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
|Datum 9. 1. 2012
|Podpis
FO 3.011.06 | 11 z 25
Dotazníkové šetření
Příloha č. 1 – souhrn odpovědí na otázku č. 1, Kolik dokumentů měsíčně evidujete ve spisové službě? 50, 50, 20, 30, 50, 29, 15, v průměru 60, 60, 130, v průměru 65 měsíčně, 100150, 60, 15, 51, 30, 50, 70, 120, v průměru 68, 190, 30, 30, 100, 200, 30, 2030, 80, 95, 60, 25, 52, 52, 52, 150, 170, 25, 30, 50, 210, 35 (průměr za období 09-11/2011), 45, 130, 9, cca 35, 20, 20, 60, 80, 20, 15 150, 15, 100, 20, v průměru 70, 60, 200, 10, 10, 65, 10, 40, 49, 200, 15, 115, 60, 50, 15,10, 180, v průměru 25, cca 140-150, 15, 90, 6, 15, 20, 19, 55, 60, cca 140-150, 10, 15- 20, 30, 2, 20, 60, 60, 162, 5, 5, 5, 20-30, průměr roční 100, od 1.9 do 12.12. 2011 = 174, 35, 20, 290, 350, 30, 30, 80, 50, cca 40, 190, 200, 200, 5, 38, prozatím 7, 20, 20, 86, 20, 50, 30, 40, 5.6.2011 20-30, 30, 35, 10, 26, 35, 97, 30, 400, měsíčně 173, celkem k dnešnímu dni 692, 10, 40, měsíčně 173, celkem k dnešnímu dni 692, 30, 20, 400, 30, 200, 20, 20, 90, 38, 110, 50, 60, 10, 300, různě 50, 60, 70, cca 250, 30, 20, 150, 200, 50, 30, 20, 550, 70, 70 – 100, 200, 90, cca 250, 90, 60, 60, 50, 122, 7, 10, 130-150, 74, 60, 40-50, 10
Příloha č. 2 – souhrn odpovědí na otázku č. 2, Kolik z toho je datových zpráv 5, 15, 3, 2, 5, 7, 5, průměrně 18, 5, 2, 1.3.2011,10,6, 2, 0-1, 1, 30, 7, 30, 3, v průměru 4, 20, 2, 5, 10, 15, 1, 10-15, 3, 5, 17, 3, 0-2, 8, 8, 8, 10, 30, 7, 8, 14, 15, 17, 5, 10, 1.2.2011, cca 5, 9, 40, 5, 30, 2, 3.5.2011, 10, 7,5,1, průměrně 3, 10, 10, 0-1, 1, 5, 2, 6, 6, 2, 2, 3, 8, 5, 2.3.2011, 1, 6, v průměru 4, cca 7, 5, 6, 5, 1, 5, 4, 3, 5, cca 7, 1, 2, 1, 6, 8, 5, 3, 2, 2, 1.9. - 12.12. = 7, 3, 3, 11, , 3, 3, 11,
30, 9, 9, 4, 1, 5, 10, 14, 15, 25, 2, 5, 2, 5, 5, 2, 3, 4, 4, 2, 1, 10, 5, 1, 5, 5, 4, 18, 19, 3, 19, 19, 2, 5, 18, 8, 3, 1, 7, 7, 7, 6 měsíčně, 10, 5, 1, 10, 30, 5, 5, 10, 10, 10, 5, 2, 2, 7, 10, 10, 7, 30, 8, 30, 30, 3, 61, 3, 1, 5, 3, 1 Příloha č. 3 – Souhrn odpovědí na otázku č. 11, Co byste uvítali ve spisové službě?
Popis požadavku na novou funcionalitu -
Funkci poštovného.
-
Propojení se systémem Bakalář z důvodu duplicitního navádění uchazečů, a sice do spisové služby a znovu do systému Bakalář, což bude časově hodně náročné a v podstatě zbytečná dvojí práce. možnost propojení s e-mailovou korespondencí
-
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 12 z 25
Dotazníkové šetření
-
-
-
-
-
-
Blíží se přijímací řízení, bude chodit velké množství přihlášek, tzn. stejný druh dokumentu (věc), téměř vždy stejný počet příloh, stejný spisový znak, stejný způsob vyřízení. Pokud budu zadávat kazdou přihlášku zvlášť, nebudu schopna stihnout vykonávat ještě další pracovní povinnosti, uvítala bych tedy možnost nějaké duplikace záznamu, popřípadě nějaké hromadné zadání s doplněním patřičných údajů odesílatele. Při zapsání názvu města by se mělo zároveň automaticky dotáhnout směrovací číslo, které by se nemuselo zapisovat zvlášť. Evidenci cenin Lepší třídění adres (okruhy) např. podle přijímacího řízení 1. a 2. termín, podle rodičů, sponzorů a pod., vedení poštovného-známky, schází jednoduchý tisk štítků na obálky v podatelně, program je zbytečně složitý pro školy, kde všechny činnosti vykonává jeden člověk - přeposílání si dokumentů z moje dokumenty, všechny dokumenty a podatelna zabírá zbytečně moc času a je to nepřehledné. Jednoduchost, duálnost s písemnou podobou Je problém s nahráváním změn ve spisovém plánu Žádné. Jsou dostačující. Možnost evidence cenin. Méně "překlikávání" mezi jednotlivými kroky-úkony. chybí mi zde možnost nastavení způsobu doručení či odeslání: elektronicky (např. výpisy z e-banky, vyplněný elektronický formulář atd.) Možnost doplnění nového spisového znaku a adresy příjemce přímo v aplikaci spisové služby. Propojení mailů V současné době nemám žádné návrhy. Adresář rozdělený do skupin FO, PO, OVM, PFO - možnost výběru z historie v záložce "věc" - často opakující se text dokumentů - možnost třídění dokumentů a spisů do složek - jako u e-mailu rozdělení pošty podle odesílatele (například název složky " žádost o přijetí" - a tam založit veškeré dokument jednodušší a srozumitelnější Spolupráci s programem Bakalář. evidence známek, možnost odesílání jednoho dokumentu na více adresátů včetně záznamů do podacího deníku zatím je doba velice krátká, ale přivítala bych větší přehlednost, tvorbu složek (nikoliv spisu) pro třídění dle druhů písemností nevím, zdá se mi dostačující kdyby se u dokumentů odesíláných doporučeně mohl poštovní podací arch tisknout už i s adresami adresátů a ne jen čistý
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 13 z 25
Dotazníkové šetření
-
-
-
Není potvrzení z datové schránky o doručení, v podacím deníku se neukazuje způsob odeslání (např. poštou doporučeně, nebo doporučeně s dodejkou atd.), špatné ovládání adresáře a spisových znaků apod. Nelze vést evidenci poštovních cenin. žádné vedení cenin evidence poštovních známek Nevím zda by to bylo možné, ale ve školách se tvoří i objednávky, které se číslují. Kdyby bylo možné ve spisové službě číslovat ještě další číselnou řadou, tak by se mohla využívat např. pro objednávky. Evidování cenin Pro naši organizaci (řadíme se k menším org.) je dosud ESP zatěžující, SP v papírové podobě byla dostačující a vyhovující nic mě momentálně nenapadá hodnota vyplacených dopisů-známky - evidence poštovních známek /automatické odepisování ze zásob, ne jen zápis známek/ - tisk adres na obálky hromadně před odesláním - automatické psaní velkých písmen na počátku slov /jméno, adresa/ - snadnější vyhledávání v adresáři /adresa ńaskočí př
-
-
Nevím zda by to bylo možné, ale ve školách se tvoří i objednávky, které se číslují. Kdyby bylo možné ve spisové službě číslovat ještě další číselnou řadou, tak by se mohla využívat např. pro objednávky. evidence poštovních známek Pro mne nevyhovující, zdržuje při práci. nejsem s ní spokojená.Nemám žádný návrh. Pro mne nevyhovující, zdržuje při práci. nejsem s ní spokojená.Nemám žádný návrh. zjednodušení, složité a zdlouhavé přepínání mezi okny, nepřehledné evidenci cenin Ponámku poštovné (v jaké výši). evidenci poštovních známek přehlednost v podacím deníku !!!!
-
načítání e-mailu evidenci poštovních známek přehlednost podacího deníku !!!
-
načítání e-mailu přímé stahování e-mailů z elektronické pošty
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 14 z 25
Dotazníkové šetření
-
-
Název dokumentu by bylo dobré vybírat z adresáře zvolených názvů. kolonka na počet poštovních známek na jednotlivé dopisy Adresář - možnost rozdělení do skupin, zobrazení adresy při napsání začátečních písmen adresy. Poštovné - nejen zápis poštovného u zásilky, ale evidence spotřeby známek, odepisování poštovného (jako podklad pro evidenci cenin a poštovného) evidence poštovného Funkcí tam je až moc. prozatím vnikáme do nainstalovaných základů, nelze relevantně hodnotit. automatické stahování z emailu Beze změn. přehlednost a srozumitelnost 1. Než uložím nebo zaeviduji dokumet, chtěla bych vidět jeho číslo, protože pokud vytvářím dokument, tak jej musím nejprve zaevidovat. 2. Abych mohla opravit drobné chybky u již zaevidovaných dokumentů.
-
3. Nevím zda jsem se dívala dobře, ale potřebovala bych tiskovou sestavu, kde vytisknu všechny dokumenty ať vlastní nebo doručené za dané období. Spisová služba mi přidala práci. Musím vést odeslanou poštu v excelové tabulce zvlášť podruhé pro evidenci poštovného. Psaní velkých písmen na začátku řádku. Automatický výběr PSČ po zadání města. Při vypisování údajů možnost vybrat údaje, které už se zapsaly předtím. (např. Věc, Poznámka, Způsob vyřízení a další). Zápis stejných dokumentů, pouze jiný adresát - zjednodušit!
-
Jakým způsobem (filtrem) zjistíme počet Informací poskytovaných ze zákona? (zákon o svobodném přístupu k informacím) 2)V momentě kdy k doručenému dokumentu uložím odpověď na tento dokument -automaticky se mi utvoří spis , který již nelze vložit do dalšího spisu ikdyž bych jej ráda přiřadila do spisu k ostatním souvisejícím dokumentům...pokud by to šlo - bylo by to pro mne přehlednější. 1)Skartační plán neumožňuje dělení sekcí dle názvů - pou dle nepřehledných číselných řad
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 15 z 25
Dotazníkové šetření
-
Psaní velkých písmen na začátku řádku. Automatický výběr PSČ po zadání města. Při vypisování údajů možnost vybrat údaje, které už se zapsaly předtím. (např. Věc, Poznámka, Způsob vyřízení a další). Zápis stejných dokumentů, pouze jiný adresát - zjednodušit!
-
Jakým způsobem (filtrem) zjistíme počet Informací poskytovaných ze zákona? (zákon o svobodném přístupu k informacím) Provázaná evidence e-mailu. Tvorba korespondence (psaní dopisu-šablona) přímo ve spisové službě.
-
Seřazení spisů dle abecedy. Možnost předání dokumentů více uživatelům bez toho, aniž by kopie byla zaevidována s novým sp.zn. Propojení na program Bakaláři. poštovné Při vyhledávání spisové značky by byla vhodné, aby se při zadání prvních písmen objevila nabídka názvů. - možnost zavření jednotlivých dokumentů "křížkem", jako je to běžné v jiných aplikacích (Word, Excell) - vylepšit opravu napsaného textu (nepodtrhovat slova, která jsou napsána správně) - zjednodušit vyhledávání
-
- možnost seřazení dokumentů či spisů 1. možnost evidence a tisku známek 2. možnost tisku odeslaných zpráv za určitý měsíc (ne jen pomocí pokročilého vyhledání - chybí zde přehled o způsobu odeslání) 3. možnost přidání přílohy k dokumenty přestože ho v dané chvíli nemám u sebe k vyřízení (např. předám dokument k vyřízení nadřízenému a přijde doplňující dokument, on mi musí předat ve spisové službě, já doplním a předám mu zpět - zbytečné, zdlouhavé)
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 16 z 25
Dotazníkové šetření
-
číslování řádků v deníku ( i při filtrování ) možnost barevného označení řádků v deníku tisk adres na obálky možnost současné volby způsobu zacházení při tisku podacího archu (např. na 1 podací arch současně doporučená a do vlastních rukou) nefunguje e- mailová podatelna
-
Možnost předání jednoho dokumentu více zpracovatelům bez toho, aniž by kopii bylo přidělena nový sp.zn.
-
Pro školy zvlášť mít možnost vést přijímací řízení ( správní řízení) a s tím spojené spisy ( spisy žáků-osobní složky). přehled spotřeby známek za období
-
-
-
přehled přijatých a odeslaných zpráv přes Datovou schránku vzhledem k velikosti naší pobočky - přepočtený počet zaměstnanců - 9, , kde spisovou službu vykonává 1 pracovník - hospodářka, která má kumulovanou funkci a je zaměstnána na úvazek 0,75 není tato služba zcela vyhovující. Bez problému jsou zprávy datových schránek, tyto však docházejí v malém počtu. Odesílání načtených e-mailových souborů prostřednictvím spisové služby. Rychlejší otevírání souborů.
Příloha č. 4 – Souhrn odpovědí na otázku č. 22, Chcete nám něco sdělit?
Popis odpovědi -
Uvítala bych konzultaci
-
Dobrý den, ESSL používá v naši organizaci paní učetní. Vzhledem k situaci, že jsem ve funkci ředitele pouze čtyři měsíce, přivítal bych vstupní kurz do této problematiky. Vnímám tuto aplikaci jako pozitivní přínos pro svou budoucí práci. Domnívám se, že nebudu jediným vedoucím pracovníkem, který by o opakovaný vstupní kurz měl zájem. S pozdravem Mgr. Kamil Trávníček - ředitel ZUŠ Krnov
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 17 z 25
Dotazníkové šetření
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Práce s jedním dokumentem (spisem) je příliš zdlouhavá, mnoho kroků, které je třeba provést, než spis uzavřu. Často je tento proces delší, než samotné reálné vyřízení věci, včetně napsání rozhodnutí. Pro naše zařízení - zařízení školního stravování zcela zbytečna činnost navíc. NE Pro naši malou organizaci je vedení elektronické spisové služby zbytečnou přítěží, nikterak se tím nezrychlila ani nezpřehlednila administrativa, spíše naopak. Velmi bychom uvítali navazující konzultace, ovšem ne pro plný přednáškový sál se sledováním prezentace, ale pro menší skupinu, kdy by si mohla pracovnice práci s el.spisovou službou přímo vyzkoušet. Před spuštěním projektu bych uvítala možnost prakticky si vyzkoušet jednotlivé kroky spolu se školitelem. Pokud však nyní něco nevím volám na HelpDesk a není problém s dovysvětlením apod. Při školení bylo téměř vše jasné a jednoduché. Až každodenní používáním jsem pochopila logigu a provázanost jednotlivých funkcí. Vím, že by to nebylo snad ani proveditelné, ale přivítala bych více názornou ukázku od registrace dokumentu, přes jeho přílohy, vytvoření spisu, vkládání do spisu přímo v praxi. Práce s datovou schránkou je na 1* - velmi pohodlná a rychlá Videoprojekce pro začátečníky jsou nicneříkající. Protože obsluha spisové služby na škole má již pokročilý věk, je nutné praktické školení ne forma masových akcí. S praktickými školeními jiných aplikací, např. platovými, či pedagogickými máme vynikající zkušenosti. Je velmi problematické zjistit informace jak odstranit problémy či, jak spravně nastavit funkce aplikace. Při emailovém dotazu nám nebylo odpovězeno. Myslím si, že pro naši organizaci je tento systém zbytečně složitý, učitě by stačila jednodušší verze. Máme program "Bakalář",kde jsou adresy všech zákonných zástupců, je zde možnost tisku obálek i pozvánek - pro přiřazení čísla jednacího ze spisové služby v podstatě dvojnásobná práce. Pro malé organizace - školy je spisová služba velkou zátěží v již tak velké spoustě dalších administrativních úkolů a malému počtu pracovníků. Spisovou službu bychom tedy doporučili spíše pro velké organizace. počet zpráv 162 je stav v listopadu, v měsících přijímacího řízení bude samozřejmě mnohem vyšší Pro školy bylo nevhodně vybrané datum pro spuštění spisové služby e-spis LITE dnem 1.9.2011. Složitá práce se spisy - při odpovědi se spis uzavře, jak do něj vložit další doklady např. při přijímacím řízení. Pokud budou mít jiná j.č. nevytiskne se sběrný arch kompletní. Zdlouhavé zadávání spisových značek, proč nejde značka rovnou vypsat- seznam by měl být pomocný. Proč se musí zadávat dvakrát ID a heslo při stahování a evidenci datových zpráv - zdržuje. Proč při otevření okna dokladu, zprávy nelze v jednom okně doklad vyřídit, uložit do spisu prostě s ním udělat vše potřebné najednou. Pokud na škole obsluhuje spisovou službu jeden člověk je to složité a zdlouhavé.Přílohy zatím do el. spis. služby neukládáme nemáme techniku a nedovedu si představit skenování a administrativu kolem přijímacích zkoušek. navrhuji konzultaci o hlavních prázdninách v přípravném týdnu
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 18 z 25
Dotazníkové šetření
-
-
-
-
-
-
-
-
V porovnání s dříve používanou elektronickou evidencí pošty (TOMSYSTEM) je tato spisová služba nepřehledná a zbytečně složitá při provádění jednotlivých úkonů a přitom ještě neposkytuje všechny potřebné služby. Propojení s datovou schránkou práci zjednodušilo. Pro školu, kde elektronickou spisovou službu musí používat jeden člověk, (referentka) je to zbytečně komplikované a časově náročné. Jsme ve stádiu učení se, testování a v podstatě objevování toho, co vlastně program nabízí,umí a jak s nabízeným menu pracovat. Není to pro nás jednoduché zejména z důvodu časové náročnosti. Každé nové kliknutí je v podstatě objevem nových nepoznaných, " překvapivých" skutečností. Děláme vše pro to, abychom si program v testovacím období osvojili.Snad to zvládneme. Spisová služba je určitě velkou pomocí pro velké organizace, úřady apod. Pro malé školy, kde vyřizuje poštu zpravidla sekterářka nebo hospodářka není služba zcela využívána (nevyužijeme rozsah nabízených možností spisové sl.) Určitě bych spisovou službu doporučila velkým organizacím pro přehlednost a usnadnění hledání přijaté i odeslané pošty. Práce se spisovou službou je zbytečně složitá a zdlouhavá. Také číslování dokumentů je zvláštní-jeho číslo se zobrazí až po uložení, což někdy mate. Teprve jedeme zkušební provoz, s ostrým od 1.1.2012, takže zkušeností jsou nevelké. Proto i některé reakce výše jsou spíše dohadem. Na otázku zda mi spisová služba zpřehlednila administrativu jsem odpověděla spíše ne, věřím že po nějakém čase tento názor přehodnotím a bude mi nové zpracování pošty vyhovovat. Nefungují e-learningová videa na webu. Jinou elektronickou spisovou službu jsme používali na Vyšší odborné škole a Hotelové škole, Opava, Tyršova 34, p.o. již od 1. 7. 2010, od 1. 9. jsme přešli na e-spis LITE současně se vznikem nové školy a to Střední školy hotelnictví a služeb a Vyšší odborné školy, Opava, p.o. HelpDesk jsme prozatím nevyužili, pokud se nám vyskytne problém, řešíme toto operativně s naším administrátorem, který je současně ICT pracovník. Navazující konzultace bych uvítala k ověření způsobu použití el.spis.služby a maximálním využití všech jejich funkcí - ověření si co vše dělám v el.spis.službě správně, co ne a co ještě lze využít v el.spis. službě. Jinou elektronickou spisovou službu jsme používali na Vyšší odborné škole a Hotelové škole, Opava, Tyršova 34, p.o. již od 1.7.2010, od 1. 9. 2011 jsme přešli na e-spis LITE současně se vznikem nové školy a to Střední školy hotelnictví a služeb a Vyšší odborné školy, Opava, příspěvková organizace Help desk jsme prozatím nevyužili, pokud se nám vyskytne problém, řešíme toto operativně s naším administrátorem, který je současně ICT pracovník Nefungují e-learningová videa na webu. Vzhledem k tomu, že jsme relativně malá organizace, tak zatím nedokážu posoudit (nebo využít) výhody e-spis LITE. Zatím je to pro nás stále nic moc nepřinášející produkt. Na práci s ním bychom potřebovali samostatného referenta, který by měl čas se s programem řádně seznámit a dokázal by jej efektivně využívat.
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 19 z 25
Dotazníkové šetření
-
-
-
-
-
požadavek na jiný druh proškolení přímých uživatelů - každý u svého PC s lektorem, který jim "povede ruku" Děkujeme za spolupráci a přejeme hezké a klidné vánoce všem z e-spis LITE. Jako mínus ESS vnímám časovou náročnost scanování dokumentů, zvláště v období přijímacího řízení (až 900 přihlášek ke studiu) toto bude náročné (funkci podatelny zajišťuje sekretářka ředitele školy). Nutnost opakovaného zadávání hesla k datové schránce. ne Elektronická spisová služba je skvělá pokud se v organizaci používá jednotný způsob zápisu hesel k dokumentům, podle kterých je pak možno vyhledávat. Myslím, že je ale nastavena správně a průběžné doplňování funcí a dolaďování nedostatků ji dělá velmi důležitým pomocníkem každé organizace. Dle našeho názoru původní způsob evidence podacího deníku byl pro naši organizaci méně časově náročný, přehlednější a dostačující. Jako mínus ESS vnímám časovou náročnost - scanování dokumentů, zvlášť v období přijímacího řízení (přihlášky - velké množství). Funkce podatelny je kumulována s funkcí sekretářky ředitele školy. V přijímání datových zpráv se musíme několikrát přihlašovat. Spisová služba je výhodná a přehledná. Hodí se však zejména pro větší a zejména velké organizace, kde se bez ní neobejdou. Velkým organizacím spisovou službu jednoznačně doporučuji. Pro organizace našeho typu (200 žáků a přepočtený počet zaměstnanců 9)není tato služba nejvýhodnější Dokument "Úvod do elektronických spisových služeb..." by měl být mnohem podrobnější. Chybí vysvětlení zkratek. Byl problém s vložením spisového řádu. Krátký časový interval trvání spisové služby po přerušení práce. Nutné neustálé přihlašování a odhlašování. Brzká doba pro podrobnější hodnocení. Od 1.9.2011 nebylo možno vyzkoušet všechno. Možnost zasílání informací o aktualizacích a novinkách e-mailem.
Příloha č. 5 – Seznam organizací, které odpovídaly v dotazníkovém šetření
Název organizace -
Střední škola, Havířov-Šumbark, Sýkorova 1/613, příspěvková organizace Gymnázium, Ostrava-Hrabůvka, příspěvková organizace Základní škola, Hlučín, Gen. Svobody 8, příspěvková organizace ZUŠ Krnov, příspěvková organiizace Střední zdravotnická škola Frýdek-Místek, příspěvková organizce Pedagogicko-psychologická poradna,Opava,příspěvková organizace
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 20 z 25
Dotazníkové šetření
-
Základní umělecká škola, Rýmařov,Čapkova 6, příspěvková organizace Střední škola technická, Opava, Kolofíkovo nábřeží 51, příspěvková organizace Obchodní akademie, Český Těšín, Sokola Tůmy 12, příspěvková organizace Muzeum v Bruntále, příspěvková organizace Základní umělecká škola, Ostrava - Poruba, J. Valčíka 4413, příspěvková organizace SŠ, Havířov-Prostřední Suchá, p.o. Gymnázium Olgy Havlové Základní umělecká škola, Bruntál, nám. J. Žižky 6, příspěvková organizace Zařízení školního stravování Matiční dům Opava Základní škola při zdravotnickém zařízení a Mateřská škola při zdravotnickém zařízení, Klimkovice, p.o. Domov Březiny, příspěvková organizace Základní škola, Město Albrechtice, Hašlerova 2, příspěvková organizace Zámek Dolní Životice, p.o. Pedagogicko-psychologická poradna Frýdejk-Místek Wichterlovo gymnázium, Ostrava-Poruba, příspěvková organizace Nový domov, příspěvková organizace Gymnázium Petra Bezruče, Frýdek-Místek, příspěvková organizace Gymnázium a SPŠ, Nový Jičín Muzeum Těšínská, p.o. ŠŠED Frýdek-Místek, p.o., Pionýrů 2069, 738 02 Frýdek-Místek ZUŠ B. Smetany, Karviná-Mizerov Gymnázium, Rýmařov, příspěvková organizace Matiční gymnázium, Ostrava, p.o., Dr. Šmerala 25, 72804 Ostrava Sportovní gymnázium Dany a Emila Zátopkových Střední průmyslová škola, Ostrava - Vítkovice, příspěvková organizace Gymnázium, Hsvířov-Město, Komenského 2, příspěvková organizace ZUŠ Opava, Solná8, p.o. Sírius,příspěvková organizace Sírius,příspěvková organizace Sírius,příspěvková organizace Střední škola, Základní škola a Mateřská škola, Frýdek-Místek, příspěvková organizace Střední škola, Bohumín, příspěvková organizace Střední zdravotnická škola, Karviná Základní škola, Rýmařov, Školní náměstí 1, p.o. Masarykova střední škola zemědělská a Vyšší odborná škola, Opava, příspěvková organizace, Purkyňova 12, 746 01, Opava Obchodní akademie a VOŠS Gymnázium Františka Živného, Bohumín, Jana Palacha 794, příspěvková organizace Střední průmyslová škola, Karviná, příspěvková organizace
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 21 z 25
Dotazníkové šetření
-
Střední průmyslová škola, Bruntál,p.o. Mateřská škola logopedická, Ostrava-Poruba, Na Robinsonce 1646, příspěvková organizace Gymnázium, p.o., Krnov Dětský domov Janovice u Rýmařova Střední škola stavební a dřevozrpacující, příspěvková organizace, Ostrava Gymnázium Karviná Domov Duha, přísp.org. ZUŠ J.R.Míši, Orlová OU a PrŠ Nový Jičín Střední zdravotnická škola a Vyšší odborná škola zdravotnická, Ostrava, p.o. Gymnázium, Havířov - Podlesí, příspěvková organizace OA Opava ZUŠ Rychvald Obchodní akademie, Ostrava-Poruba, p. o. Gymnázium a SOŠ, Frýdek-Místek, Cihelní 410, p.o. Střední odborná škola, Frýdek-Místek,příspěvková organizace ZUŠ Jablunkov Základní umělecká škola, Hlučínská 7, Ostrava-Petřkovice, příspěvková organizace Střední průmyslová škola stavební,Opava, příspěvková organizace ZUŠ Bílovec, Pivovarská 124, příspěvková organizace ZUŠ Ostrava - Moravská Ostrava, Sokolská třída 15, příspěvková organizace Střední průmyslová škola elektrotechniky a informatiky, Ostrava, příspěvková organizace, Kratochvílova 7, Ostrava-Moravská Ostrava, 702 00 Střední škola zemědělská, Český Těšín, p. o., Tyršova 611/2, 737 01 Český Těšín Základní umělecká škola Pavla Kalety, Český Těšín, příspěvková organizace Domov Příbor, příspěvková organizace Domov Bílá Opava, příspěvková organizace Jazykové gymnázium Pavla Tigrida,p.o. Ostrava-Poruba Základní škola, Příbor, Dukelská 1346 Základní umělecká škola Heleny Salichové,Ostrava - Polanka n/O, 1.května 330, příspěvková organizace Střední škola elektrotechnická, Ostrava, Na Jízdárně 30, příspěvková organizace Základní škola, Ostrava-Hrabůvka, U Haldy 66, příspěvková organizace Střední škola společného stravování, Ostrava-Hrabůvka, p.o. Mateřská škola Klíček, karviná-Hranice, Einsteinova 2849 Benjamín,Petřvald Pedagogicko-psychologická poradna, Nový Jičín, příspěvková organizace ZUŠ Leoše Janáčka, Havířov Centrum psychologické pomoci, p.o. ZŠ,Bílovec,Wolkerova 911, PO Střední škola, Šenov u Nového Jičína, p.o.
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 22 z 25
Dotazníkové šetření
-
Střední škola řemesel a služeb, Školní 2, Havířov-Šumbark Střední škola společného stravování, Ostrava-Hrabůvka, p.o. Pedagogicko-psychologická poradna, Karviná,k p.o. MŠ pro zrakově postižené, Havířov - Město, Mozartova 2, příspěvková organizace Domov mládeže a Školní jídelna-výdejna,Ostrava-Hrabůvka,Krakovská 1095.P.O. Základní škola, Kopřivnice, Štramberská 189 SOŠ waldorfská, Ostrava, p.o. Gymnázium, Český Těšín, příspěvková organizace Gymnázium Třinec Střední průmyslová škola, Obchodní akademie a Jazyková škola s právem státní jazykové zkoušky, Frýdek-Místek, příspěvková organizace Základní umělecká škola Viléma Petrželky Základní škola, Frenštát pod Radhoštěm, Tyršova 1053, příspěvková organizace Základní škola, Frenštát pod Radhoštěm, Tyršova 1053, příspěvková organizace SOU stavební, Opava, příspěvková organizace Gymnázium Hladnov a JŠ, Ostrava,p.o. Základní škola, Orlová - Lutyně, Polní 963, příspěvková organizace Základní umělecká škola Václava Kálika, Opava, Nádražní okruh 11, příspěvková organizace Náš svět, příspěvková organizace SŠ, ZŠ a MŠ, Karviná, příspěvková organizace SŠ Vítkov-Podhradí,p.o. Střední škola Vítkov-Podhradí, p.o. Galerie výtvarného umění v Ostravě Základní umělecká škola, Bohumín - Nový Bohumín, Žižkova 620, příspěvková organizace Obchodní akademie a Střední zemědělská škola, Bruntál, příspěvková organizace Gymnázium Mikuláše Koperníka,Bílovec,př.org. Střední škola gastronomie, oděvnictví a služeb, Frýdek-Místek, příspěvková organizace Základní škola, Ostrava - Zábřeh, Kpt. Vajdy 1a, příspěvková organizace Střední škola technických oborů, Havířov-Šumbark, Lidická 1a/600 ZUŠ dr. L. Janáčka, Ostrava-Vítkovice, přísp. org. Základní umělecká škola Edvarda Runda, Ostrava - Slezská Ostrava, Keltičkova 4, p.o. Základní škola,Bruntál, Rýmařovská 15,příspěvková organizace Marianum, přísp. org. Marianum, přísp. org. Střední umělecká škola, Ostrava, příspěvková organizace Gymnázium, Vítkov SŠPU Opava Gymnázium, Bruntál, příspěvková organizace Bruntál
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 23 z 25
Dotazníkové šetření
-
Domov Odry, příspěvková organizace ZUŠ Vítkov ZUŠ J.R.Míši, Orlová Střední škola zemědělství a služeb, Město Albrechtice, příspěvková organizace Základní škola,Ostrava-Přívoz,Ibsenova 36,příspěvková organizace ZUŠ Příbor Základní umělecká škola, Klimkovice, Lidická 5, příspěvková organizace Základní škola,Ostrava-Přívoz,Ibsenova 36,příspěvková organizace Gymnázium a SOŠ, Orlová-Lutyně, p.o. Gymnázium, Bruntál, příspěvková organizace VOŠ, SOŠ a SOU Kopřivnice Střední škola hotelnictví a služeb a Vyšší odbornáí škola, Opava, příspěvková organizace ZUŠ Město Albrechtice, Tyršova 1 Základní škola a Mateřská škola Nový Jičín, příspěvková organizace Střední škola hotelnictví a služeb a Vyšší odborná škola, Opava, příspěvková organizace ZUŠ P. J. Vejvanovského Hlučín SPŠ stavební, Havířov, p.o. VOŠ, SOŠ a SOU Kopřivnice ZŠ pro sluch.postiž. a MŠ pro sluch. postž. Ostrava-Poruba Střední škola techniky a služeb, Karviná, příspěvková organizace Základní umělecká škola Třinec, Třanovského 596, příspěvková organizace ZŠ, Vítkov, nám. J. Zajíce č. 1, příspěvková org. SŠ Gymnázium Frýdlant nad Ostravicí Domov Paprsek, příspěvková organizace Domov Vítkov, přísp. organizace Základní škola a Mateřská škola Motýlek, Smetanova 1122, Kopřivnice, p.o. Základní umělecká škola, Ostrava-Muglinov, U Jezu 4, příspěvková organizace Střední škola hotelnictví a gastronomie Frenštát p. R. Střední škola průmyslová, Krnov, Soukenická 21 Střední škola prof. Zdeňka Matějčka, Ostrava-Poruba, 17. listopadu 1123, příspěvková organizace Muzeum Novojičínska, p.o. Základní umělecká škola, Frenštát p. R., Tyršova 955, příspěvková organizace Střední průmyslová škola chemická akademika Heyrovského a Gymnázium, Ostrava, příspěvková organizace Střední škola služeb a podnikání, Ostrava-Poruba, příspěvková organizace Domov Vítkov, přísp. organizace Obchodní akademie Orlová, p. o. Základní umělecká škola Eduarda Marhuly Ostrava - Mariánské Hory, Judební 6, příspěvková organizace
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 24 z 25
Dotazníkové šetření
-
Pedagogicko-psychologická poradna Ostrava Střední škola přírodovědná a zemědělská Nový Jičín Domov Hortenzie, p.o. Frenštát pod Radhoštěm Střední škola, Základní škola a Mateřská škola, Třinec, Jablunkovská 241, příspěvková organizace Janáčkova konzervatoř a Gymnázium v Ostravě Střední škola prof. Zdeňka Matějčka, Ostrava-Poruba, 17. listopadu 1123 Zš speciální a Mš speciální Nový Jičín, Komenského 64 Fontána, příspěvková organizace, Celní 3, Hlučín Fontána, příspěvková organizace, Celní 3, Hlučín Střední zahradnická škola,Ostrava,příspěvková organizace Domov Pohoda, p.o., Okružní 16, Bruntál Základní umělecká škola J. A. Komenského, Studénka, příspěvková organizace Základní umělecká škola Hradec nad Moravicí Základní škola, Ostrava-Mariánské Hory, Karasova 6, p. o. Základní škola a Mateřská škola, Frýdlant nad Ostravicí, Náměstí 7, příspěvková organizace SOŠ a SOU podnikání a služeb, Jablunkov, Školní 416 Masarykovo gymnázium, Příbor, příspěvková organizace Gymnázium s polským jazykem vyučovacím
www.i.cz | 01 dotazník 2011.docx
FO 3.011.06 | 25 z 25