Výběr vhodného účetního SW pro konkrétní podnik

Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra financí a účetnictví

Výběr vhodného účetního SW pro konkrétní podnik

Diplomová práce

Autor:

Tereza Stupková Finance, Finance a hospodaření územní samosprávy

Vedoucí práce:

Praha

Ing. Eva Holínská, CSc.

Červen, 2011

Prohlášení: Prohlašuji, ţe jsem diplomovou práci zpracovala samostatně a v seznamu uvedla veškerou pouţitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, ţe odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámena se skutečností, ţe se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací.

V Praze, dne 26.6.2011

Tereza Stupková

Anotace Cílem diplomové práce „Výběr vhodného účetního SW pro konkrétní podnik“ je analýza současné nabídky účetních software na českém trhu a výběr vhodného účetního systému pro firmu Gradua-CEGOS, s.r.o. Diplomová práce je rozdělena do čtyř kapitol. První kapitola popisuje vývoj zpracování účetních dat. Druhá kapitola se zabývá ERP systémy, jejich historickým vývojem a současností, respektive jejich podstatou, funkcemi, výhodami a nevýhodami. Ve třetí kapitole je představena firma Gradua-CEGOS, s.r.o., včetně popisu současného stavu účetního systému společnosti. Čtvrtá kapitola se zabývá výběrem vhodného účetního software. Na základě analýzy potřeb společnosti jsou nadefinována kriteria pro výběr nového účetního systému, provedena identifikace (analýza) vhodných účetních systémů na českém trhu, které jsou posléze detailně hodnoceny a porovnány. Pomocí získaných výsledků je vyhodnocen a vybrán nejvhodnější produkt, který je doporučen ke koupi. Závěr kapitoly je věnován implementaci software.

Annotation The thesis on “Selection of appropriate accounting software for a specific company” will give an analysis of the current supply of accounting software on the Czech market and will select a suitable piece of accounting software for the company Gradua-CEGOS, s.r.o. There are four parts to the thesis. The first chapter describes the development of accounting data processing. The second chapter deals with ERP systems, their historical development and their present state, i.e. their purpose, functions, advantages and disadvantages. The third chapter introduces Gradua-CEGOS, s.r.o. and describes the current state of the accounting system in the company. The fourth chapter is aimed at selecting appropriate accounting software. Based on the company needs analysis, the thesis defines the criteria for the selection of a new accounting system, identifies (analyses) suitable accounting systems available on the Czech market and further assesses these in detail and compares them. On the basis of the results obtained, the most suitable product has been assessed and chosen to be recommended for purchase. The concluding part of the chapter deals with the implementation of the software.

OBSAH ÚVOD ........................................................................................................................................ 6 1

VÝVOJ ZPRACOVÁNÍ ÚČETNÍCH DAT .................................................................... 7 1.1 PRVNÍ NÁZNAKY A POTŘEBY ZPRACOVÁNÍ ÚČETNÍCH DAT ............................................. 7 1.2 POČÁTEK A VÝVOJ ÚČETNICTVÍ A ZPRACOVÁNÍ ÚČETNÍCH DAT ..................................... 8 1.2.1 Etapa ručního vedení účetnictví ............................................................................. 9 1.2.2 Etapa mechanického vedení účetnictví ................................................................. 11 1.2.3 Etapa automatizace účetnictví .............................................................................. 12

2

ERP SYSTÉMY ............................................................................................................... 14 2.1 DEFINICE ERP SYSTÉMU .............................................................................................. 14 2.2 HISTORICKÝ VÝVOJ ERP SYSTÉMŮ .............................................................................. 15 2.3 SOUČASNOST ERP SYSTÉMŮ ........................................................................................ 17 2.3.1 Podstata současných ERP systémů ...................................................................... 18 2.3.2 Funkce současných ERP systémů ......................................................................... 19 2.3.3 Rozšířený systém ERP, .......................................................................................... 21 2.3.4 Výhody a nevýhody současných ERP systémů...................................................... 22

3

SPOLEČNOST GRADUA-CEGOS, S.R.O. ................................................................. 24 3.1 PŘEDSTAVENÍ SPOLEČNOSTI ......................................................................................... 24 3.2 POPIS SOUČASNÉHO STAVU ÚČETNÍHO SOFTWARE SPOLEČNOSTI GRADUA-CEGOS, S.R.O.. ..................................................................................................................................... 27

4 VÝBĚR VHODNÉHO ÚČETNÍHO SOFTWARE PRO SPOLEČNOST GRADUACEGOS, S.R.O. ....................................................................................................................... 30 4.1 PRVNÍ ETAPA ................................................................................................................ 31 4.1.1 Analýza potřeb – SWOT analýza .......................................................................... 31 4.1.2 Definování požadavků na účetní software ............................................................ 33 4.2 DRUHÁ ETAPA .............................................................................................................. 35 4.2.1 Identifikace vhodných produktů na trhu ............................................................... 35 4.2.2 Stanovení kritérií pro výběr vhodného účetního software .................................... 37 4.2.3 Vyhodnocení jednotlivých účetních software ....................................................... 41 4.2.3.1 ABRA Software a.s. - ABRA G2...................................................................... 42 4.2.3.2 Altus software s.r.o. – Altus VARIO Komplet ................................................. 45 4.2.3.3 Asseco Solutions, a.s. – Helios Red Ekonomika .............................................. 48 4.2.3.4 CÍGLER SOFTWARE, a.s. – Money S3 Office ............................................... 52 4.2.3.5 ELISOFT, s.r.o. - EKONOM ............................................................................ 56 4.2.3.6 FlexiBee Systems s.r.o. - FlexiBee Profi .......................................................... 59 4.2.3.7 KASTNER software s.r.o. – Stereo Multi......................................................... 62 4.2.3.8 STORMWARE s.r.o. – Pohoda SQL Profi ....................................................... 66 4.2.4 Výběr vhodného účetního software....................................................................... 69 4.3 TŘETÍ ETAPA ................................................................................................................ 72 4.3.1 Implementace vybraného software ....................................................................... 72 4

ZÁVĚR .................................................................................................................................... 74 SEZNAM POUŢITÉ LITERATURY ...................................................................................... 76 SEZNAM POUŢITÝCH OBRÁZKŮ ...................................................................................... 78 SEZNAM POUŢITÝCH TABULEK ...................................................................................... 78 SEZNAM PŘÍLOH .................................................................................................................. 79

5

ÚVOD Během dlouholetého vývoje účetnictví se vedle metodiky postupně zdokonalovala i technika zpracování účetních dat. Z původně ručně vedeného účetnictví se pozvolna přešlo na zpracování účetních dat pomocí mechanických strojů, aţ po současné vyuţití moderních technologií, respektive účetních software. Jedním z důvodů, proč docházelo a stále dochází k technologickým změnám ve způsobu vedení účetnictví, je dosahování co největší úspory času, bezchybnosti a co nejniţších nákladů v rámci zpracování účetních dat. Firmy se snaţí efektivně vyuţívat pracovní kapacitu svých zaměstnanců a zajistit přístupnost důleţitých informací napříč podnikem. Vyuţívání moderních technologií je v současnosti také chápáno jako konkurenční výhoda. Téma „Výběr vhodného účetního SW pro konkrétní podnik“ jsem si vybrala, protoţe se profesně pohybuji jiţ řadu let v oblasti účetnictví a účetních software. Toto téma také koresponduje s aktuálními potřebami společnosti Gradua-CEGOS, s.r.o., kde působím v rámci ekonomického oddělení. Společnost v současné době pouţívá účetní systém, který jiţ není schopen uspokojit její potřeby. Cílem diplomové práce je vybrat vhodný účetní software pro firmu Gradua-CEGOS, s.r.o., který bude plně vyhovovat potřebám firmy a zefektivní tak práci účetního oddělení i celé firmy. Výsledky této diplomové práce tak budu moci pouţít v praxi. Diplomovou práci jsem rozdělila do čtyř kapitol. V první kapitole popisuji vývoj zpracování účetních dat. Jedná se o velice zajímavý historický pohled na postupné zdokonalování metod zpracování účetních záznamů. V druhé kapitole se zabývám ERP systémy. ERP systém můţeme povaţovat za klíčovou softwarovou aplikaci, která v současnosti tvoří jádro podnikových informačních systémů. V této části práce se zaměřuji především na jejich historický vývoj a současnost, respektive jejich podstatu, funkce, výhody a nevýhody. Ve třetí kapitole představuji firmu Gradua-CEGOS, s.r.o., včetně popisu současného stavu účetního software společnosti. Poslední kapitola je věnována výběru vhodného účetního software. Na základě provedené analýzy potřeb společnosti mohu nadefinovat kriteria pro výběr nového účetního systému, provádím identifikaci (analýzu) vhodných účetních software na českém trhu, které posléze detailně hodnotím a porovnávám. Pomocí získaných výsledků vyhodnocuji a vybírám nejvhodnější produkt, který doporučuji společnosti Gradua-CEGOS, s.r.o. ke koupi. Závěr této kapitoly věnuji implementaci nového software.

6

1 Vývoj zpracování účetních dat Dějiny účetnictví jsou velmi rozmanité. V rámci dlouholetého vývoje účetnictví se také postupně zdokonalovala vedle metodiky i technika zpracování účetních dat. Jedním z důvodů, proč docházelo a stále dochází k technologickým změnám ve vedení účetnictví, je dosahování co největší úspory času, bezchybnosti a co nejniţších nákladů v rámci zpracování účetních dat.

1.1 První náznaky a potřeby zpracování účetních dat1 Počátky, lépe řečeno náznaky účetnictví bychom mohli najít jiţ v pravěku, kde byla funkce účetnictví spojena s potřebou evidence majetku, například počtu kusů dobytka. V období pravěku měly účetní záznamy podobu zářezů do dřeva, kamene, kostí či jiných tehdy dostupných materiálů. Nejznámější archeologický nález té doby, který slouţil k evidenci pohledávek, se nazývá vrubovka. Vrubovka byla dřevěná tyč, na kterou se pomocí zářezů zaznamenával vznik a zánik pohledávek. Následovala doba starověku, která s sebou přinesla vznik písma. Vznik písma znamenal velký přelom také pro účetnictví, zvláště pak pro zdokonalení účetních záznamů. Ve starověku účetnictví slouţilo především k evidenci obchodu s obilím a jeho produkci, které patřily výlučně do rukou státu. Vyuţití nalezlo i v bankovnictví, které se začalo rozvíjet v 6. století před naším letopočtem v Babylonii, či ve 4. století před naším letopočtem v Řecku. Starověcí bankéři vykonávali řadu činností, například přijímání depozit, výměnu peněz, přijímání úročených peněţních vkladů, poskytování zápůjček, poskytování úvěrů aj. Účetní záznamy byly zaznamenávány například na hliněné destičky (v Babylonii), na papyrus (v Egyptě), či na dřevěné desky, které pouţívali Řekové. Za zmínku také stojí vznik a pouţívání tzv. abaku. Jednalo se o mechanickou pomůcku, která usnadňovala výpočty. I dnes se stále setkáváme a hojně vyuţíváme tuto původem starověkou početní pomůcku, která si prošla svým vývojem. Abakus má dnes podobu kuličkového počítadla a je vyuţíván na prvním stupni základních škol.

1

FIALA, Josef. Dějiny účetnictví. Praha : Pragotisk, Peroutka a spol., 1935, s. 6-14.

7

1.2 Počátek a vývoj účetnictví a zpracování účetních dat Velký převrat v rámci účetních metod a postupů přineslo 15. století. Můţeme ho směle povaţovat za počátek vývoje účetnictví. Na konci středověku docházelo především k rozvoji metod účtování. Zvláště pak v rámci stanovování pravidel a principů. Účetní záznamy se pořizovaly do účetních knih. Nejstarší dochované prameny o principech a pravidlech účetnictví pocházejí právě z 15. století. Za otce teorie podvojného účetnictví povaţujeme italského františkánského mnicha a matematika Luca Bartolomeo de Pacioli, který v roce 1494 sepsal traktát Particularis de computis et scripturis a poloţil tak základy dnešního účetnictví. Traktát pojednává o formě účetních knih a o postupu zápisu do nich.2 Další jednotlivé etapy vývoje účetnictví můţeme rozdělit na několik částí, například dle způsobu, jakým bylo vedeno účetnictví, respektive jakými způsoby byly zpracovávány účetní záznamy. Jedná se o:3 ruční vedení účetnictví mechanické vedení účetnictví, tzv. mechanizace účetnictví automatické vedení účetnictví, tzv. automatizace účetnictví Obrázek č. 1: Časová osa zásadních změn v technologii vedení účetnictví

Zdroj: MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006. s. 18 2

FIALA, Josef. Dějiny účetnictví. Praha : Pragotisk, Peroutka a spol., 1935, s. 15-16. MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006, s. 18. 3

8

1.2.1 Etapa ručního vedení účetnictví4 Etapu ručního vedení účetnictví datujeme od roku 1500 do roku 1920. Jedná se o první etapu vývoje zpracování účetních dat. Účetnictví bylo zpracováváno ručně, ručními zápisy do vázaných knih. Tomuto způsobu říkáme přepisovací forma. Přepisovací forma se postupně vyvíjela. Zpočátku se jednalo o systém přepisů účetních záznamů do třech účetních knih: z memoriálu přes ţurnál do hlavní knihy. Tento systém byl postupně zdokonalován. Memoriál obsahoval kromě účetních dat i data neúčetní povahy. Pouţívání memoriálu, ze kterého se účetní operace vyhledávaly, aby mohly být přepsány v časovém sledu do ţurnálu, bylo velmi komplikované a časově velmi náročné. Proto byl memoriál nahrazen účetními doklady, díky nimţ docházelo k efektivnímu zaznamenávání údajů o skutečných transakcích, na základě nichţ docházelo k následnému zaúčtování. Další fáze zdokonalení přepisovací formy nastala s potřebou oddělených deníků, kam se začaly zaznamenávat obsahově stejné skupiny transakcí. Existoval samostatný deník nákupů, deník prodejů, deník hotovostních operací aj. Tento systém umoţnil při rostoucím objemu účetních záznamů dělbu práce mezi více účetních, kteří tak byli schopni zpracovávat či vyhotovovat účetní doklady a zaznamenávat je z časového hlediska do deníku souběţně. S přibývajícím objemem zpracovávaných účetních záznamů v rámci jednotlivých deníků však bylo stále obtíţnější se v jeden okamţik dělit o jediný deník, který měl formu vázané knihy. Tento způsob zaznamenávání účetních operací pouze odsunul problémové místo z oblasti časově řazených účetních zápisů na okamţik jejich věcného řazení pro zápisy do hlavní knihy. Dalším vylepšením přepisovací formy byl vznik sborníku. Sborník umoţnil seskupit poloţky deníku, které měly totoţnou předkontaci s jejich následným zaúčtováním z věcného hlediska do hlavní knihy pomocí jediného zápisu. Toto zlepšení si kladlo za cíl sníţit počet zápisů v hlavní knize, coţ vedlo ke zrychlení účtování a větší přehlednosti. I přes všechna vylepšení přepisovací formy, docházelo stále k velkým komplikacím, které nastávaly v důsledku několikanásobného přepisování účetních záznamů. Jednou z velkých komplikací, s níţ se účetní tehdy potýkali, byla chybovost, která vznikala při přepisech mezi 4

MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006, s. 19-20. 9

účetními knihami a která tak narušovala základní princip dodrţení podvojnosti. Dalším prvkem, který znesnadňoval dosud vyuţívanou přepisovací formu účetních dat, byla potřeba analytické evidence. Tu značně komplikovala sloţitost rozepisování dat z účtu syntetického na analytické účty. Velká komplikovanost a zejména chybovost, které se objevovaly stále ve větší míře, tak zapříčinily vznik řady kontrolních mechanismů, mezi něţ patří obratová předvaha či kontrolní soupisky analytických účtů. I přes tyto kontrolní mechanismy přepisovací forma vyčerpala veškeré své moţnosti a začala se stávat v praxi nepouţitelnou. Na přepisovací formu vedení účetnictví volně navázala propisovací forma, která se obsahem ani formou v zásadě neliší od své předchůdkyně. Obsah zápisu účetního záznamu byl zachován, tj. obsahoval datum, odkaz na doklad, částku, text, předkontaci. Zápis byl proveden do deníku, na konkrétní účet do hlavní knihy a souvztaţně na další účet hlavní knihy. Převratnost této formy spočívá ve vynálezu uhlového (karbonového) papíru, který zásadně změnil způsob provádění účetních zápisů. Pomocí karbonového papíru, který byl vynalezen v Německu, se mohly všechny tři zápisy provést najednou tzv. propsáním. Tato metoda pořizování účetních záznamů byla prvně pouţita firmou Hinz v Berlíně, roku 1909. Vyuţití karbonového papíru v účetnictví zvýšilo rychlost provádění účetních zápisů, které byly provedeny naráz z časového i věcného hlediska. Jednou z velkých výhod, kterou tato metoda přináší je garance shody všech tří zápisů. To znamená, ţe díky pouţívání karbonového papíru jiţ nemohlo docházet k chybovosti zapříčiněné nestejným přepisem stejné účetní operace mezi účetními knihami nebo souvztaţnými účty. Na druhou stranu, je potřeba si uvědomit, ţe tuto průpisovou metodu nebylo moţné provádět do vázaných účetních knih. Bylo potřeba najít jinou formu účetních knih. To se podařilo v podobě volných listů. Účetní knihy v podobě volných listů otevřely cestu pro další etapu, která následovala. Za zmínku také stojí i další vynálezy, které mnohým účetním usnadňovali a zdokonalené verze těchto přístrojů dodnes usnadňují jejich práci. Období novověku přineslo řadu převratných vynálezů. Jedním z nich byla mechanická kalkulačka, kterou v roce 1642 vynalezl francouzský matematik, fyzik a spisovatel Blaise Pascal. První mechanická kalkulačka, tzv. Pascalina, uměla sčítat a odčítat. V roce 1694 Pascalinu zdokonalil německý matematik Gottfried Wilhelm Leibniz. Vyvinul z ní krokový kalkulátor, který dokázal sčítat, odčítat, dělit a násobit. Leibnizův krokový kalkulátor dokázal pracovat aţ s dvanáctimístnými čísly. Další přelom ve vývoji počítacích strojů je spojen s francouzským vynálezcem Charlesem Xavierem Thomasem de Colmar, který sestrojil v roce 1820 mechanický 10

kalkulátor nazvaný Arithometer. Thomasův mechanický kalkulátor spolehlivě vykonával čtyři základní aritmetické funkce (sčítání, odčítání, násobení, dělení) a stal se prvním sériově vyráběným kalkulátorem na světě. Arithometer se pouţíval aţ do první světové války.

1.2.2 Etapa mechanického vedení účetnictví5 Etapu ručně vedeného účetnictví vystřídala etapa mechanického vedení účetnictví, kterou lze vymezit lety 1920 aţ 1970. Můţeme říci, ţe metoda ručního propisovacího účetnictví se stala základem pro mechanizaci účetnictví, a to hlavně díky volným listům, které nahradily vázané účetní knihy. Účetnictví jiţ nebylo vedeno ručně, nýbrţ pomocí strojů. Prvním strojem, který byl vyuţit pro pořizování účetních záznamů, byl mechanický psací stroj. S rostoucími nároky na čas, kvalitu a bezchybnost se technika stále vyvíjela. Dalším strojem, který byl vyuţíván pro zaznamenávání účetních záznamů, byl účtovací stroj. První účtovací stroj byl sestrojen firmou Burroughs a fungoval na principu psacího a počítacího stroje. Vedle účtovacího stroje byl sestrojen fakturovací stroj, který rozšiřoval funkce účtovacího stroje. Fakturační stroj byl kombinací psacího a počítacího stroje. Uměl sčítat v řádcích a sloupcích a násobit jako kalkulačka. V období mechanizace se stále ještě vyuţívala průpisová technika s pomocí karbonového papíru. Nevýhoda pouţívání účtovacích strojů, která se projevila při stále se zvyšujícím objemu účetních záznamů a rostoucích poţadavcích na přesnost, efektivnost a rychlost jejich zpracování, spočívala v tom, ţe pořizování účetních záznamů a jejich další zpracování bylo nadále vedeno a uskutečňováno lidskou obsluhou. Proto dalším poţadavkem na vývoj nové technologie bylo částečné omezení lidské obsluhy při zpracovávání účetních operací. Jediným moţným řešením byla transformace účetních dat do takové podoby, která by byla čitelná a zpracovatelná pomocí stroje. Jednou z prvních technologií, která se začala vyuţívat k transformaci účetních dat do strojově čitelné podoby, byly děrné štítky. Podstata děrných štítků spočívala v tom, ţe informace, které obsahovaly, byly zakódované pomocí strojově vysekávaných děr. Zakódované údaje z děrných štítků bylo moţno strojově číst a dále zpracovávat. Děrný štítek je tedy moţné povaţovat za technologii či médium, na kterém jsou vyznačena data, která jsou strojově zpracovatelná. Po strojovém zpracování děrného štítku dostávají data čitelnou podobu a jsou prostřednictvím tiskárny vytištěna na papír.

5

MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006, s. 21. 11

„Stroje na děrné štítky byly elektromechanické stroje, jejichž chod vyžadoval lidskou obsluhu a lišily se tedy koncepčně od počítačů absencí programu, který by automaticky řídil postup zpracování. Nicméně již bylo pouhou otázkou času, kdy byl děrný štítek použit jako vstupní médium pro počítač, což odstartovalo další etapu forem a technik vedení účetnictví – automatizaci vedení účetnictví.“ 6

1.2.3 Etapa automatizace účetnictví7,8 Etapa automatizace účetnictví započala rokem 1970 a přetrvává dodnes. Tuto etapu charakterizuje vznik a pouţívání programu, „který je strojovým vyjádřením algoritmu určujícího sled operací prováděných automaticky počítačem.“9 Díky tomuto pokroku se mění role účetního, kvalifikační poţadavky, které jsou na něj kladeny a především náplň jeho práce. Začátek automatizace účetnictví je spojen s velkými sálovými (střediskovými) počítači první a druhé generace. Pořízení sálových počítačů bylo velmi nákladné. Jednou z dalších nevýhod byla velikost těchto přístrojů. To byly také hlavní důvody, které zabraňovaly jejich masovému vyuţívání. Počítače první generace řešily pouze samostatné úkoly (agendy), které měly vlastní vstupy, soubory dat a výstupy. Výsledná data, která se získala při zpracování konkrétního úkolu, musela být opětovně ručně vloţena jako vstup při zpracování jiného úkolu. Celý tento proces se nazýval agendový přístup. Počítače druhé generace, které byly vybaveny rozsáhlejší pamětí oproti počítačům první generace, dokázaly při řešení konkrétního úkolu získávat informace ze souborů, které byly vytvořeny pro jiný úkol. Rozšíření tzv. malých stolních počítačů a rozvoj počítačových sítí znamenal pro oblast vedení účetnictví veliký převrat. Stalo se tak koncem 70. let 20. století. Tím také započal vývoj účetních systémů, které umoţňují automatizaci mnoha činností, které dříve podléhaly ručnímu zpracování. Automatizace s sebou také přináší úsporu času, efektivnost práce a moţnou integritu podnikových procesů do jednoho informačního systému.

6

MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006. 1.2.2.3 Mechanizace účetnictví, s. 22. 7 MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006, s. 22. 8 KŘÍŢOVÁ, Zuzana. Účetní systémy na PC. 1.vyd. Brno: Masarykova univerzita, 2005, s. 15-16. 9 MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006. 1.2.2.4 Automatizace účetnictví, s. 22. 12

Jak jsem jiţ zmínila na začátku první kapitoly, jedním z důvodů, proč docházelo a stále dochází k technologickým změnám ve vedení účetnictví, je dosahování co největší úspory času, bezchybnosti a co nejniţších nákladů v rámci zpracování účetních dat. Úsporu času, bezchybnost a co nejniţší nákladovost berme jako kritéria, díky nimţ můţeme posuzovat efektivnost vedení účetnictví. V rámci efektivního fungování účetnictví nemůţeme upřednostnit ani jedno kritérium nad ostatní. Ideálním stavem je nalezení optima. Nalezení optima je vţdy záleţitostí konkrétní účetní jednotky a vţdy se odvíjí od moţností, potřeb a nastavených procesů v dané účetní jednotce. Etapa automatického vedení účetnictví znamená velmi důleţitý posun v hledání optima mezi bezchybností (kvalitou), úsporou času a nákladovostí v rámci vedení účetnictví.

13

2 ERP systémy Na počátku 21. století se ocitáme v době, kdy musí firmy pruţně reagovat na změny vnějšího prostředí, aby přeţily na trhu a udrţely krok s konkurencí. Za takovou pruţnou reakci firmy můţeme povaţovat nastavení či přizpůsobení firemních procesů, struktury firmy a především zavádění informačních systémů. Zavádění informačních systémů do firem je jedno z klíčových řešení, jak zefektivnit práci zaměstnanců, jak získávat a vyhodnocovat data, mít komplexní přehled o jednotlivých činnostech dané společnosti, ať v oblasti finanční, obchodní, výrobní či jiné. Díky těmto systémům můţeme zlepšit komunikaci se zákazníky a obchodními partnery. Současný trh informačních systémů nám nabízí mnohá řešení. Jedním z takových komplexních informačních systémů, které nám trh nabízí, jsou ERP systémy.

2.1 Definice ERP systému10 Existuje řada definicí, které více či méně vystihují, co je to ERP systém. Samotní odborníci se však stále nemohou dohodnout na jednotné definici ERP systému. Zkratka ERP znamená Enterprise Resource Planning. Můţeme tedy říci, ţe jde o účinný nástroj určený k plánování a řízení nejdůleţitějších firemních procesů, „který využívá jednotnou datovou základnu a tudíž umožňuje přístup k jeho funkcím v reálném čase pro všechny úrovně řízení firmy, čímž umožňuje firmě co nejefektivnější transformaci vstupů na výstupy prostřednictvím dostupných zdrojů.“ 11 „V nejširší podobě lze za ERP systém považovat jakýkoliv podnikový systém zaměřený na řízení procesů, který má plně integrované funkce a jeden datový model. ERP systém není jen konkrétní druh software, ale způsob řešení – pohled na informační systém podniku, který je možno realizovat různými cestami – nejvýhodnější bývá celistvé řešení jedním dodavatelem. ERP musí ve firmách často nahradit stávající neautomatizované informační kanály. Propojením stávajících subsystémů ve firmě dochází ke sdílení informací o podnikových

10

MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006, s. 103-104. 11 MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006. 6.1 Vymezení pojmu ERP systém, s. 103. 14

zdrojích, což umožňuje získat a řešit úzká místa a naopak optimalizovat místa s nadbytečnou kapacitou a uvolnit tak lidské i finanční zdroje.“12 ERP systém tedy můţeme povaţovat za klíčovou softwarovou aplikaci, která tvoří jádro podnikových informačních systémů. Oproti tradičnímu pojetí podnikových informačních systémů, které byly vytvářeny pomocí automatizace jednotlivých agend, které se navzájem propojovaly a jejichţ jádro spočívalo především ve finančním účetnictví, se současné podnikové informační systémy zaměřují především na řízení podnikových procesů a finanční účetnictví se dostává do pozadí.

2.2 Historický vývoj ERP systémů13,14 Začátek vývoje ERP systémů spadá do šedesátých let 20. století, kdy velké výrobní firmy vyvíjely a pouţívaly centralizované počítačové systémy, které plnily náročné úkoly, především v oblasti kontroly skladových zásob. Dalším velmi zásadním vývojem prošly ERP systémy v sedmdesátých a osmdesátých letech 20. století. Tento zásadní posun ve vývoji ERP systémů je spojen především s potřebou materiálového plánování výroby tzv. MRP (Material Requirements Planning). U zrodu teorie MRP stál zaměstnanec firmy IBM, čechoameričan Dr. Joseph Orlicky, na kterého posléze navázal Oliver Wight, který teorii MRP rozšířil v oblasti výrobního procesu a spojil ji s činnostmi celého podniku. Této rozšířené teorii říkáme MRP II (Manufacturing Resource Planning). Systémy MRP II se v praxi vyuţívaly k řízení a optimalizaci dodávek materiálů a výroby. V sedmdesátých a osmdesátých letech minulého století vznikají první dodavatelské společnosti ERP systémů. Jedna z významných dodavatelských společností, která vznikla v roce 1972 v Německu, byla společnost SAP. O pět let později vznikla další významná společnost Oracle Corporation. Mezi další známé společnosti, které vznikají v sedmdesátých a osmdesátých letech 20. století lze zařadit společnost JD Edwards, FMBB, PeopleSoft.

12

MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006. 6.1 Vymezení pojmu ERP systém, s. 105. 13 Hospodářské noviny: Velké systémy s velkými možnostmi [online]. 4.5.2010 [cit.2011-04-12]. Dostupný z WWW: . 14 BASL, Josef. Podnikové informační systémy: podnik v informační společnosti. 1.vyd. Praha : Grada Publishing, spol. s r.o., 2002, s.51.

15

Osmdesátá léta minulého století jsou typická tzv. agendovým zpracováním dat, nazývaným téţ automatizované systémy řízení. V devadesátých letech minulého století dochází k nahrazování automatizovaných systémů řízení aplikacemi, které byly postaveny na společném databázovém prostředí. Z tohoto společného databázového prostředí mohly firmy čerpat data pro finanční, výrobní, logistickou či obchodní činnost firmy. Vývoj byl také umocněn tím, ţe se v řadě zemí, v devadesátých letech 20. století, přecházelo z centrálně plánované ekonomiky k trţní ekonomice. Můţeme tedy říci, ţe na konci osmdesátých a na začátku devadesátých let 20. století se začínaly objevovat první ERP systémy. Tyto ERP systémy obsahovaly funkce a moduly, které poskytovaly systémy MRP II a navíc pokryly širší oblast fungování firmy. „Přebíraly na svá bedra množství úloh dříve vykonávaných lidmi a vedly postupně k integraci většiny podnikových procesů. V protikladu ke starším systémům, tradičně vyvíjených uvnitř firem speciálně pro danou organizaci, se jednalo o integrované, komerčně nabízené produkty, které lze přizpůsobit dané společnosti nebo odvětví. Tyto komplexní a drahé systémy však vyžadovaly implementaci náročnou na lidské zdroje a další náklady. Mnohdy bylo jejich zavádění spojeno také se změnou podnikových procesů – s jejich reengineeringem, tak aby odpovídaly jednotlivým modulům a nejlepším používaným postupům pro dané odvětví.“15 Velkým posunem ve vývoji ERP systémů byl internet, který umoţnil vytvoření nových funkcí, díky nimţ se společnosti mohli propojit a komunikovat s dalšími aplikacemi či systémy svých zákazníků nebo dodavatelů.

15

Hospodářské noviny: Stručná historie systémů ERP [online]. 26.4.2006 [cit.2011-04-21]. Dostupný z WWW: .

16

Tabulka č. 1: Základní etapy rozvoje systémů ERP 1. generace

2. generace

3. generace

4. generace

5. generace

Způsob zpracování

dávkové

v dialogu

v dialogu i v dávce

volitelné

prostřednictvím internetu

Přenositelnost

spojení s určitým počítačem - HW vazba

vazba na určitý operační systém

přenositelnost mezi operačními systémy

Programové prostředky

niţší programovací jazyky

třívrstvé aplikace (databáze, aplikace, integrace aplikací prezentace uţivateli)

vyšší relační databáze a programovací programovací programovací prostředí JAVA a prostředky XML jazyky – například nástroje SQL objektové databáze COBOL volně multimediální konfigurovatelné aplikace, přístup přes uţivatelské internetové mobilní zařízení obrazovky prostředí a webové Windows stránky

Uživatelské podmínky

neinteraktivní

standardní obrazovky textový reţim

Funkčnost

plánování především materiálových poţadavků

materiálové a kapacitní plánování a řízení výrobních zakázek

integrovaný informační systém řízení podniku

dodavatelsko odběratelské řetězce

e-business, CRM

Období 1975 1985 1992 1996 2000 zavádění Zdroj: BASL, Josef. Podnikové informační systémy: podnik v informační společnosti. 1.vyd. Praha : Grada Publishing, spol. s r.o., 200, s. 57.

2.3 Současnost ERP systémů16,17 ERP systémy procházely a stále procházejí vývojem, který je nezadrţitelný. Jde spolu ruku v ruce s vývojem v oblasti informačních technologií. Společnosti dodávající ERP systémy investují miliardy dolarů ročně do inovace svých produktů. Snaţí se nabídnout zákazníkům nové funkce, nové moduly, nová vyuţití pro další odvětví či oblasti řízení společnosti. V neposlední řadě si však uvědomují, jak velmi důleţitou roli hraje příjemné uţivatelské rozhraní a snadná obsluha, kterou zákazník, denně pracující se systémem, ocení.

16

Hospodářské noviny: Velké systémy s velkými možnostmi [online]. 4.5.2010 [cit.2011-04-12]. Dostupný z WWW: . 17 Hospodářské noviny: Stručná historie systémů ERP [online]. 26.4.2006 [cit.2011-04-21]. Dostupný z WWW: .

17

Začátkem 21. století dochází ke slučování dodavatelských společností ERP systémů. Příkladem je společnost PeopleSoft, která fúzovala se společností JD Edwards a poté byla pohlcena společností Oracle Corporation. V tomto období se trh firem dodávajících ERP systémy stále rozrůstá, například o společnost Microsoft, která představuje produkty Great Plains, Axapta či Navision, dnes známé pod názvem Microsoft Dynamics, které se zařazují do rodiny ERP systémů. Nejspíše díky nasycenosti trhu se v současné době začali dodavatelé ERP systémů zaměřovat nejen na velké podniky, ale především na střední a malé podniky. Nejčastějším řešením, které firmy volí, je dodání komplexního ERP systému od jediného dodavatele. V ČR působí řada významných světových dodavatelů ERP systémů, jako jsou například německý SAP, Oracle Corporation, Microsoft. Kromě těchto mezinárodních firem, působí v České republice i řada lokálních dodavatelů ERP systémů, kteří nabízejí řešení především pro malé a střední podniky, mezi ně patří Altus software s.r.o. (Altus Vario), J.K.R. spol. s r.o. (Byznys), ABRA Software a.s. (ABRA G4), ORTEX, spol. s r.o. (Orsoft), K2 atmitec s.r.o. aj. Mezi další významné dodavatele působící na českém trhu řadíme Asseco Solutions, a.s. (Helios).

2.3.1 Podstata současných ERP systémů18 Podstatou ERP systémů je koncepce či způsob řešení podnikového informačního systému, který spočívá v/ve: automatizaci podnikových procesů, sdílení datové základny, přístupu k funkcím a datům v reálném čase, tvorbě, zpracování, ukládání a přístupu k historickým datům, celostním systémovém přístupu. Postatou ERP systémů je automatizace podnikových procesů, která znamená především větší efektivitu při práci s daty. Například ve výrobním podniku hraje ERP systém velmi důleţitou a mnohdy nezastupitelnou roli. Díky ERP systému se jiţ při evidenci objednávky či

18

MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006, s. 104-105. 18

zakázky zjistí, ţe počet výrobků, které si zákazník objednal, není moţno vyrobit například z důvodu nedostatečné kapacity konkrétního stroje nebo pracovníka, a proto bude nutné kapacitu rozšířit. ERP systémy fungují na principu sdílení datové základny. Díky tomu můţe například obchodník při potvrzování objednávky zákazníka zjistit, zda je zboţí na skladě či nikoli, nebo zda můţe zadat jeho montáţ do výroby. Přístup k funkcím a datům v reálném čase je dalším základním principem fungování ERP systémů, který umoţňuje sdílení dat všemi zaměstnanci a zároveň omezuje vznikání duplicit při práci s nimi. ERP systémy nám umoţňují tvorbu, zpracování, ukládání a přístup k historickým datům, díky nimţ můţeme snáze plánovat či predikovat budoucí vývoj různých veličin. Další výhodou, kterou podnik získá při nasazení ERP systému, je celostní systémový přístup. Celostní systémový přístup spočívá v tom, ţe jednotlivé funkce, které ERP systém poskytuje, na sebe navazují a jsou mezi sebou navzájem propojeny, včetně podnikových procesů, které představují koloběh zdrojů v daném podniku.

2.3.2 Funkce současných ERP systémů19 ERP systémy se především zaměřují na tyto podnikové činnosti: řízení realizace zakázek z hlediska dodrţení termínů, krátkodobé, střednědobé, dlouhodobé plánování, plánování a sledování nákladů výroby, zapracování výsledků všech aktivit do finančního účetnictví. Obecně lze říci, ţe ERP systémy postihují dvě funkční oblasti, a to oblast financí a logistiky. Některé ERP systémy jsou rozšířeny a zabývají se navíc i oblastí personalistiky, tzv. řízení lidských zdrojů.

19

BASL, Josef. Podnikové informační systémy: podnik v informační společnosti. 1.vyd. Praha : Grada Publishing, spol. s r.o., 2002, s. 60-64. 19

Oblast logistiky – logistika je proces, který zahrnuje nákup, skladování, samotnou výrobu a prodej. ERP systémy v rámci podnikové logistiky umoţňují zpracování těchto činností: přijetí obchodního případu, zpracování nabídky, vytvoření objednávky (s obsahovou, termínovou a cenovou specifikací), plánování potřebných materiálových poţadavků, včetně zpracování návrhů na nákupy a kooperace, objednání a nákup zboţí či sluţeb od dodavatelů, zajištění úloh skladového hospodářství, plánování výrobních i předvýrobních kapacit, řízení realizace výrobní zakázky, včetně sběru zpětnovazebních dat z výroby, expedici hotových výrobků, archivaci zakázek a dalších souvisejících dat. Oblast financí – finanční operace podniku tvoří základ finančního účetnictví. Tato oblast zahrnuje veškeré finanční operace, které se promítnou v hlavní knize, v deníku, v knihách analytických či knihách podrozvahových účtů, saldokontu či evidenci majetku. Za základní funkce, které obsahují ERP systémy v rámci oblasti financí, povaţujeme: finanční účetnictví, nákladové účetnictví, controlling, zpracování mezd, pokladnu, banku, evidenci majetku. Vedle ERP řešení, která se původně vyvíjela z oblasti řízení výroby a podnikové logistiky, existují na trhu další ERP řešení, která mají svůj původ v účetnictví a v podpoře podnikových financí. Oblast personalistiky (řízení lidských zdrojů) – ERP systémy v rámci oblasti personalistiky umoţňují zpracování informací, které se pouţívají v rámci získávání, plánování a vyuţívání kapacity zaměstnanců. Dále v této oblasti mohou ERP systémy slouţit k předpovědi 20

budoucích poţadavků na kvalifikaci či mnoţství pracovníků, identifikaci jejich profilu, pomáhají také při hledání a přijímání nových zaměstnanců. Základní funkce ERP systémů, týkající se oblasti personalistiky, jsou: správa kmenových dat o zaměstnancích, správa uchazečů, plánování personálního rozvoje, zpracování a vyhodnocení mezd či docházky, zpracování pracovních cest, plán vzdělávání, kariéry zaměstnanců.

2.3.3 Rozšířený systém ERP20,21 V současnosti dodavatelé ERP systémů rozšiřují svoji nabídku ERP o další moderní koncepce, například o: řízení dodavatelsko-odběratelských vztahů (SCM – Supply Chain Management), řízení vztahů se zákazníky (CRM – Customer Relationship Management), tvorbu znalostí a podporu rozhodování (BI – Business Inteligence). Výše zmíněné rozšiřující koncepce mohou být poskytovány různými společnostmi jako samostatná řešení, která jsou však integrovatelná s jádrem ERP systémů různých dodavatelů. Nebo jako funkční rozšíření stávajících ERP řešení, i kdyţ i zde jsou tyto komponenty velice často nabízeny jako samostatná řešení, která jsou integrovatelná s jinými ERP systémy.

20

MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006, s. 105. 21 BASL, Josef. Podnikové informační systémy: podnik v informační společnosti. 1.vyd. Praha : Grada Publishing, spol. s r.o., 2002, s. 72. 21

2.3.4 Výhody a nevýhody současných ERP systémů22,23,24 Výhodou ERP systémů je nastavení a zprůhlednění podnikových procesů, nastavení a zefektivnění toků schvalovacích procesů. ERP systémy automatizují chod celého podniku. Významnou výhodou těchto systémů je sjednocení dat a procesů za účelem jejich snadné dostupnosti a efektivního toku práce uvnitř celého podniku. Nejdůleţitějším přínosem však je zajištění včasných a přesných informací. Mezi nesporné výhody, které s sebou přináší nasazení ERP systému, patří: zvýšení kvality, přesnosti, dostupnosti a včasnosti informací, zvýšení efektivnosti informačního systému a systému řízení, zkrácení doby provádění jednotlivých kroků (úspora času), lepší a rychlejší reakce na změny na trhu a na poţadavky zákazníků, odhalení úzkých míst a skrytých rezerv, zvýšení úrovně vnitřního kontrolního systému firmy, celkový ekonomický přínos v úspoře nákladů a zvýšení výnosů. Za nevýhodu ERP systémů bychom mohli povaţovat jejich omezení, které je dané jejich technologickou podstatou vycházející ze skutečnosti, ţe jde o systémy zaloţené na databázi. Databáze pojímají pouze strukturovaná data, která jsou lehce zpracovatelná. Mají ale problém s nestrukturovanými daty, která se velmi těţko zpracovávají. ERP systémy rozhodně nejsou levné a jejich zavedení je časově velmi náročné. Souvisí se změnou firemních procesů a přináší s sebou změny v organizaci, včetně změny podnikových procesů a zařazení pracovních rolí zaměstnanců. „ERP systémy jsou drahá řešení nejenom na pořízení, ale v důsledku i na náklady na správu a údržbu, rozšiřování, školení uživatelů apod. Podnik se stává na implementační firmě

22

Hospodářské noviny: Stručná historie systémů ERP [online]. 26.4.2006 [cit.2011-04-21]. Dostupný z WWW: . 23 Hospodářské noviny: Velké systémy s velkými možnostmi [online]. 4.5.2010 [cit.2011-04-12]. Dostupný z WWW: . 24 MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006, s. 106. 22

závislým, protože není snadné z takového vztahu vycouvat, což může vést k raketovému růstu nákladů.“ 25 Obecně lze tedy říci, ţe při výběru vhodného informačního systému, ať jiţ jde o účetní software či ERP systém, je velmi důleţité, jiţ na začátku správně nadefinovat poţadavky, které budou na systém kladeny a stanovit cíle, kterých chceme dosáhnout. Pokud se tak neučiní, můţe s velkou pravděpodobností dojít k implementaci nevhodného softwarového řešení. Proto je důleţité nepodceňovat prvotní analýzu potřeb podniku, následný výběr vhodného dodavatele a zvolit správný postup implementace systému.

25

Hospodářské noviny: Stručná historie systémů ERP [online]. 26.4.2006 [cit.2011-04-21]. Dostupný z WWW: . 23

3 Společnost Gradua-CEGOS, s.r.o. 3.1 Představení společnosti26 Společnost Gradua-CEGOS, s.r.o. (dále jen Gradua-CEGOS), je původem česká vzdělávací a poradenská společnost s dlouholetou tradicí. V oblasti vzdělávání dospělých se GraduaCEGOS řadí k nejvýznamnějším společnostem na českém trhu. Kaţdoročně připravuje jednu z nejširších nabídek kurzů. Sídlo firmy se nachází v Praze. Své zastoupení má prostřednictvím regionálních poboček, v Plzni, Brně, Hradci Králové a Českých Budějovicích. Pro realizaci vzdělávacích programů má k dispozici vlastní tréninkové prostory a moderní technické vybavení. V roce 1993 se Gradua-CEGOS stala prvním certifikačním orgánem v České republice pro certifikaci pracovníků v oblasti jakosti. Dalším důleţitým momentem v historii společnosti byl rok 1997, kdy se stala součástí skupiny CEGOS Group, jedné z největších evropských vzdělávacích a konzultačních sítí s celosvětovou působností. Skupina CEGOS působí ve 29 zemích světa, má více jak 80ti letou tradici. Ústředí společnosti sídlí v Paříţi. Gradua-CEGOS sdílí know-how skupiny CEGOS a podílí se kaţdoročně na řadě mezinárodních projektů. Dlouholetá tradice, zkušenosti a spojení s mezinárodní vzdělávací společností umoţňují společnosti Gradua-CEGOS aplikovat vysoce účinné metody vzdělávání osvědčené v mezinárodním měřítku, které jsou zaloţeny na aktivním zapojení účastníků tréninku a proţitku zkušenosti. V současné době společnost zaměstnává 34 pracovníků na hlavní a vedlejší pracovní poměr. Převáţnou část zaměstnanců tvoří interní lektoři a konzultanti. Vedle toho rovněţ vyuţívá léty vybudovanou rozsáhlou lektorskou a konzultantskou síť s více neţ 300 externími konzultanty a lektory s bohatými zkušenostmi z domova i zahraničí. Společnost Gradua-CEGOS obdrţela řadu významných osvědčení a certifikátů, například:  Certifikát CAMETIN (zaručující kvalitu vzdělávacích programů),  Osvědčení o akreditaci k certifikaci pracovníků, vydané Českým institutem pro akreditaci,

26

Gradua-CEGOS, s.r.o. [online] [cit.2011-06-04]. Dostupný z WWW: < http://www.gradua.cz >. 24

 Akreditaci k vydávání dokladů o rekvalifikaci, vydanou Ministerstvem školství, mládeţe a tělovýchovy České republiky,  Akreditaci pro průběţné vzdělávání úředníků a vedoucích úředníků, udělenou Ministerstvem vnitra České republiky,  Akreditaci k pořádání zkoušek z odborné způsobilosti osob k zajišťování úkolů v prevenci rizik a osob k činnosti koordinátora BOZP (bezpečnost a ochrana zdraví při práci) na staveništi, udělenou Ministerstvem práce a sociálních věcí České republiky. Gradua-CEGOS poskytuje vzdělávání a poradenství v těchto oblastech: Řízení organizačních změn, Projektové řízení, Vedení týmu, osobní a manaţerské kompetence, Řízení lidských zdrojů, Marketing, Prodej, Finance a ekonomika, Nákup a celní problematika, Výroba, Logistika, Kvalita, Ţivotní prostředí, Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, poţární ochrana, Administrativní podpora, asistenti/ky, sekretářky, Vybrané profese ve stavebnictví, Profesní vzdělávání, Rekvalifikace, Příprava k certifikacím a zkouškám, Certifikace osob. Kaţdá oblast má svého garanta, který ručí za kvalitu a odbornost nabízených produktů a rovněţ za kvalitu a odbornou úroveň lektorů.

25

Portfolio sluţeb v oblasti vzdělávání je velmi rozmanité. Vzdělávání je realizováno ve formě otevřených kurzů, zakázkových kurzů, outdoor aktivit, profesního vzdělávání, rekvalifikací, certifikací, aktivizačních workshopů, koučinku, e-learningu, mezinárodního programu Global Learning by Cegos®, který představuje moderní koncepci vzdělávání v kombinaci konzultací, výuky v učebně a e-learningu. Velkou oblibu mají především otevřené kurzy. Jedná se o veřejné kurzy, převáţně několikadenní, které jsou vţdy tematicky zaměřené. Jednotlivé kurzy se dají absolvovat samostatně či v tzv. vzdělávacích cyklech. Často vyuţívanou formou vzdělávání jsou také zakázkové kurzy. Tyto kurzy jsou šité na míru rozvojovým potřebám jednotlivých pracovníků či týmů. Zakázkové kurzy vţdy zohledňují konkrétní poţadavky a představy firemního vzdělávání dané společnosti. Společnost Gradua-CEGOS nabízí poradenské služby v oblasti řízení lidských zdrojů. Jedná se především o personální audit, realizaci Assessment Centra, Development Centra, analýzu vzdělávacích potřeb, navrhování efektivního systému vzdělávání, měření efektivity vzdělávání. Dále pak, vzhledem k bohatým zkušenostem s projekty ESF, poskytuje odbornou pomoc při vyuţití ESF ve všech fázích projektu. Sluţby, které poskytuje Gradua-CEGOS lze charakterizovat třemi slovy: kvalita, komplexnost, kontinuita. Za těmito jednotlivými slovy se skrývá celkový přístup a poslání společnosti. Kvalita spočívá v/ve  profesionálním přístupu a bohatých zkušenostech konzultantů a lektorů,  vhodnosti obsahu tréninkových programů,  účinných pedagogických metodách,  efektivní organizaci projektů,  mezinárodních zkušenostech a trendech, které se promítají do poskytovaných sluţeb.

Kontinuita spočívá v/ve  inovaci nabídky sluţeb odráţející vývoj trhu a aktuální potřeby klientů,  úzké vazbě mezi analytickou činností, návrhem řešení, realizací, vyhodnocením a návrhem dalšího postupu.  snadném navázání jednotlivých témat, projektů a sluţeb díky modulárnímu systému vzdělávání a poradenství, 26

 profesním vzdělávání. Komplexnost spočívá v/ve  jedné z nejširších nabídek témat vzdělávání na trhu pro všechny úrovně řízení,  plynulém doplňování portfolia sluţeb v oblasti řízení lidských zdrojů,  full servisu.

3.2 Popis současného stavu účetního software společnosti Gradua-CEGOS, s.r.o. Společnost Gradua-CEGOS pouţívá od roku 1997 účetní software Měšec. Tento software vyvinula a distribuovala firma U-centrum, spol. s r.o., která jiţ ukončila svoji působnost. Aktualizaci legislativy softwaru a odborné technické sluţby, související převáţně s uzavíráním účetního období a vytvářením nového účetního roku, v současné době zajišťuje bývalý zaměstnanec firmy U-centrum. Software byl během roku 1997 upraven na míru, tak aby splňoval tehdejší poţadavky společnosti Gradua-CEGOS. V roce 2007 došlo k technologické úpravě systému, respektive k převodu části tabulek původní databáze FoxBase do nové databáze MS SQL. Od té doby neprošel ţádnou inovací. Účetní program obsahuje tyto agendy:  Vydané faktury

 Pokladna

 Přijaté faktury

 Banka

 Adresář

 Interní doklady

 Hlavní kniha

 Ostatní příjem

 Saldo

 Ostatní výdej

Systém tak umoţňuje zpracovávat či vystavovat vydané faktury, přijaté faktury, daňové doklady k přijatým platbám, přijaté a vydané zálohové faktury, interní doklady, příjmové a výdajové pokladní doklady, bankovní výpisy. Obsahuje pomocné tiskové sestavy pro DPH a pomocné tiskové sestavy (Rozvaha a Výsledovka). Číselné řady či účtová osnova jsou vţdy nastaveny na začátku účetního období. Toto nastavení vţdy provádí odborný pracovník dodavatelské firmy, která systém vytvořila. Účetní software komunikuje pomocí homebankingu s bankovními účty firmy. Pomocí této funkce se 27

importují jednotlivé bankovní výpisy přímo do agendy banka. Po importu bankovního výpisu dochází ke spárování pohledávek a závazků. Příkazy k úhradě se řeší mimo účetní software, přes aplikaci, kterou poskytuje příslušná banka, u které je účet veden. Evidence dlouhodobého majetku se řeší mimo systém. Účetní operace týkající se majetku společnosti se účtují pomocí interních dokladů. Zpracování mezd zajišťuje externí firma, na základě podkladů, které obdrţí z personálního oddělení společnosti. Zaúčtování mzdových nákladů probíhá pomocí interních dokladů. Účetní závěrku sestavuje externí auditorská společnost. V tabulce č. 2, pro zajímavost, uvádím objem dat, které se ročně pořídí do konkrétní agendy. Tabulka č. 2: Množství záznamů zadaných do konkrétní agendy v letech 2008 - 2010

Název agendy

2008

2009

2010

Vydané faktury

4.277

2.573

2.714

Přijaté faktury

2.817

1.647

1.818

Pokladna

1.143

725

524

Interní doklady

1.210

867

940

Ostatní příjem

1.874

1.015

1.025

Ostatní výdej

0

0

0

11.321

6.827

7.021

Součet Zdroj: vlastní konstrukce

Stávající účetní systém vyuţívá databázi MS SQL. Jednou z mnoha výhod MS SQL databáze je zpracování velkého objemu dat a vysoká bezpečnost. Software Měšec funguje v síťové verzi, ovšem s řadou omezení. Pokud chce více uţivatelů pracovat ve stejné agendě, systém jim to umoţní za předpokladu, ţe v dané agendě budou dělat rozdílné operace. Například, jeden uţivatel bude zadávat nový záznam a druhý pak bude editovat jiţ uloţený zápis. Problém nastává v ten moment, kdy více uţivatelů v jeden okamţik, ve stejné agendě provádí totoţnou operaci. Například, zadávají do agendy přijaté faktury nový záznam. Pokud se tak stane, systém je neupozorní, nechá je zpracovávat daný záznam, který dostane konkrétní číslo z číselné řady. Oba dva uţivatelé na svých počítačích mají rozpracovaný zápis přijaté faktury se stejným číslem. Záznam, který je uloţen jako první, dostane přiřazené číslo z číselné řady. Uţivatel, který ukládá svůj zápis později, má problém. Původní číslo, které bylo záznamu při jeho zaloţení přiřazeno, je jiţ pouţito. Systém Měšec uţivateli dialogovým oknem zahlásí, ţe číslo zápisu je neplatné a nachází se mimo číselnou řadu. Uţivateli nezbývá nic jiného neţ 28

prováděnou operaci zrušit, kontaktovat kolegu a domluvit se s ním, v jaký čas bude moci zadat přijatou fakturu do systému. Kromě účetního systému Měšec vyuţívá společnost další softwarovou aplikaci, nazvanou Fakturace. Jedná se o doplňkový modul systému Měšec, který slouţí především k hromadnému vystavování vydaných faktur, které se pak následným importem datového balíčku přihrají do účetního systému, kde dochází k jejich zaúčtování. Systém Fakturace se vyuţívá také k vystavování vydaných zálohových faktur. Závěr této kapitoly bych chtěla věnovat zhodnocení stávajícího účetního software společnosti. Na základě mnohaletých zkušeností s řadou účetních software, mnou vyuţívaných z pohledu účetního konzultanta a lektora mohu porovnat tento systém s ostatními a směle konstatovat, ţe se jedná o velmi zastaralý účetní software, který jiţ není schopen uspokojit potřeby společnosti Gradua-CEGOS. Svými moţnostmi a funkcemi velmi pokulhává za konkurenčními produkty. Práce s ním je velmi neefektivní a proto firmě Gradua-CEGOS doporučuji nákup nového účetního systému.

29

4 Výběr vhodného účetního software pro společnost Gradua-CEGOS, s.r.o. Hledání vhodného účetního systému, který by vyhovoval potřebám firmy, je velmi náročným procesem. Rozdělila jsem ho proto do několika etap. V první fázi se zabývám analýzou potřeb společnosti, na základě které pak mohu nadefinovat poţadavky na nový software. V další fázi se věnuji jiţ samotnému výběru vhodného účetního systému. Nejprve provedu, za pomoci takzvaného hrubého výběru, identifikaci vhodných účetních systémů na trhu, které pak projdou dalším podrobným hodnocením. Tato část je ukončena výběrem konkrétního systému. Závěrečná fáze celého procesu, která následuje, se zabývá otázkou implementace nového software. 27,28

Obrázek č. 2: Etapy procesu výběru vhodného účetního software

Zdroj:vlastní konstrukce

27

GRÁSGRUBER, Miloš. Ekonomický software pro malé a střední firmy [online]. březen 2001 [cit.2011-0501]. Dostupný z WWW: . 28 BASL, Josef. Podnikové informační systémy: podnik v informační společnosti. 1.vyd. Praha : Grada Publishing, spol. s r.o., 2002, s. 106-108. 30

4.1 První etapa Tato etapa je klíčová, zabývá se analýzou potřeb společnosti. Co a proč vlastně analyzuji? Nejdříve musím zmapovat současný stav, abych mohla posléze říci, zda je změna software nezbytná. Zvolila jsem proto SWOT analýzu, pomocí které mohu specifikovat slabé a silné stránky současně vyuţívaného účetního systému a mohu nastínit hrozby, které firmě přináší. A zároveň nastínit příleţitosti spojené s nasazením nového programu. Výsledky, které vzejdou z analýzy, mi pak pomohou při definování poţadavků na nový systém. Na základě nadefinovaných poţadavků mohu postoupit dál do druhé fáze, kde se jiţ zaměřím na výběr vhodného účetního software.

4.1.1 Analýza potřeb – SWOT analýza Tabulka č. 3: SWOT analýza současného účetního systému Měšec

SWOT analýza Silné stránky

Slabé stránky



SQL databáze



homebanking



přístupová práva



sledování oprav

zadávání nových dokladů (absence šablon a

(uţivatelsky nelze smazat

předkontací)

jiţ zapsaný doklad



absence klasické servisní podpory (e-mail, hotline)





časová náročnost a komplikovanost při

nelze nadefinovat uţivatelské nastavení programu

v agendě) 

absence kurzového lístku, práce s cizími měnami



absence fulltextového vyhledávání, filtrování záznamů v agendách



systém neumoţňuje zadávání dokladů více uţivateli do jedné agendy, ve stejný čas



absence exportů do MS Excel, PDF.



výstupy – chybí moţnost tisku oficiálních formulářů (DPH, Výkaz zisků a ztrát, Rozvaha) 31



absence kontrolních sestav



nelze upravovat tiskové sestavy



nelze vkládat dokumenty či důleţité poznámky do adresáře k jednotlivým odběratelům a dodavatelům

 vystavování vydaných faktur, zálohových vydaných faktur je řešeno pomocí dalšího software  sloţité ukončování roku a přechodu na nový rok, nastavení číselníků, nelze uţivatelsky, je nutný zásah odborného pracovníka  absence modulu/agendy majetek  přijaté faktury – nelze tisknout průvodka, musí se ručně vyplňovat

Příležitosti  komplexnost, ucelený

Hrozby 

pohled na účetnictví  efektivní práce, úspora času (vytvoření šablon,

odborné technické sluţby včetně aktualizace legislativy jsou závislé na jednom člověku



neochota (odpor) některých uţivatelů ke změně, učit se pracovat s novým systémem

předkontací)  menší chybovost, kontrolní tiskové sestavy  umoţnění zadávání dokladů do stejné agendy více uţivatelům ve stejný čas

Zdroj: vlastní konstrukce

32

SWOT analýza odhalila řadu slabých stránek a jednu zásadní hrozbu. Dodavatelská firma, která vyvinula a poskytovala servisní sluţby včetně updatu systému, před lety ukončila svoji činnost. Aktualizaci legislativy softwaru a odborné technické sluţby, které souvisejí s uzavíráním účetního období a vytvářením nového účetního roku, včetně nastavení číselníků, v současné době zajišťuje bývalý zaměstnanec firmy U-centrum. Celková podpora systému je tedy závislá na jednom člověku, který poskytuje pouze udrţovací podporu, nikoli moţnou a velmi potřebnou inovaci celého účetního software. Práce se stávajícím systémem je, v důsledku absence šablon, předkontací, fulltextového vyhledávání, filtrování v agendách, neefektivní a velmi časově náročná.

4.1.2 Definování požadavků na účetní software Definování podnikových poţadavků a potřeb by mělo být jedním z prvních kroků při výběru nového účetního systému. I sebedokonalejší program, který má nespočet spokojených uţivatelů, můţe být pro danou firmu naprosto špatnou investicí, jestliţe nebude splňovat její základní potřeby. Poţadavky na software se odvíjejí především od předmětu podnikání dané společnosti a od její velikosti. Nezbytnou součástí tohoto procesu je zjištění potřeb a poţadavků top managementu, tzn. jaké informace a v jaké podobě potřebuje. Na druhé straně se nesmí zapomenout na pracovníky, kteří budou se systémem denně pracovat. Je důleţité znát jejich potřeby a zohlednit je. Samozřejmě je také nutné se hned v počátku zamyslet a zváţit finanční moţnosti dané firmy.29 Podrobný přehled základních poţadavků a potřeb, které jsou kladeny na nový účetní software, uvádím v přehledné tabulce. Tabulku jsem sestavila na základě svých praktických zkušeností se současným systémem a zkušeností mých kolegů. Tabulka č. 4: Požadavky společnosti Gradua-CEGOS na účetní software

Požadavky společnosti Gradua-CEGOS na účetní software Požadavek

Podrobná specifikace požadavku

Modul účetnictví

Účetní deník, Hlavní kniha, DPH, saldo, účtová osnova (analytická evidence), Cash flow, interní doklady, daň z příjmů právnických osob.

29

GRÁSGRUBER, Miloš. Ekonomický software pro malé a střední firmy [online]. březen 2001 [cit.2011-0501]. Dostupný z WWW: . 33

Požadavek Modul závazků a pohledávek Modul majetek Modul banka

Podrobná specifikace požadavku Vydané a přijaté faktury, vydané a přijaté zálohové faktury. Moţnost vystavení dobropisu. Ostatní závazky a pohledávky. Dlouhodobý majetek, evidence drobného majetku, leasingový majetek. Homebanking (import výpisů, export příkazů k úhradě).

Modul pokladna Modul adresář Tiskové sestavy Funkce Podpora cizích měn Sledování oprav v záznamech Síťová verze Uţivatelské rozhraní Moţnost exportu

Moţnost zadání více kontaktních osob k jedné adrese či čísel bankovních účtů, moţnost vkládání dokumentů a poznámek k jednotlivým adresám. Oficiální tiskové sestavy DPH, Rozvaha, Výkaz zisků a ztrát; kontrolní tiskové sestavy, průvodka. Moţnost úpravy tiskových sestav. Nadefinování šablon, předkontací, fulltextové vyhledávání, filtrování. Sledování zakázek. Uzavírání roku. Kurzový lístek, účtování v cizí měně. Moţnost zadávání dokladů do stejné agendy více uţivateli, ve stejný čas. Intuitivní ovládání programu. Moţnost individuálního uţivatelského nastavení. Export výpisů dat, tiskových sestav do MS EXCEL či PDF.

Nastavení přístupových práv Moţnost nápovědy Systémové poţadavky

Operační systém na uţivatelských stanicích: Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista/7, server: Microsoft SQL Server (není podmínkou).

Vyzkoušení demo verze programu Dodavatel software Moţnost zaškolení, instalace Telefonická, e-mailová podpora Update Upgrade Moţnost importu dat z účetního systému Měšec

Dlouhodobé působení na trhu (ideálně víc jak 10 let), dobré reference, velikost firmy, dobré zastoupení (pobočky).

Aktualizace legislativy. Moţnost budoucího rozšíření modulů a funkcí programu. Adresář, saldo (neuhrazené závazky a pohledávky z minulých let), počáteční stavy účtů, účtová osnova.

Zdroj: vlastní konstrukce

34

4.2 Druhá etapa V této fázi se začínám zabývat samotným výběrem vhodného účetního systému, který by naplňoval potřeby společnosti. Jako první krok musím provést identifikaci vhodných produktů na trhu. Budu vycházet z potřeb společnosti a stanovým základní kritéria, díky kterým vyberu vhodné kandidáty. Dle potřeb uvedených v tabulce č. 4 stanovím měřítka, na základě kterých budu, pomocí zjednodušeného multikriteriálního výběru, jednotlivé systémy hodnotit a porovnávat.

4.2.1 Identifikace vhodných produktů na trhu Na českém trhu je v současné době nabízeno několik stovek ekonomických a účetních programů. Prakticky je nemoţné všechny nabízené systémy podrobně hodnotit, proto je třeba vybrat pouze několik programů, které budou posléze podrobněji hodnoceny dle stanovených kriterií. 30 Díky poţadavkům, které byly nadefinovány v bodu 4.1.2, jsem mohla stanovit základní kritéria hrubého výběru, která musejí vybrané účetní systémy a jejich dodavatelé splňovat. Kritéria hrubého výběru vhodného účetního systému: 

vedení účetnictví – systém musí umoţnit vedení účetnictví.



platná legislativa31 – jedná se o jeden z nejvýznamnějších poţadavků, který musí daný ekonomický software splňovat. Nesplnění tohoto kritéria s sebou nese nepříjemné důsledky, v podobě penalizace od daňové kontroly. Systém nesmí být v rozporu s platnou legislativou České republiky. Musí být především v souladu s platným zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb., prováděcí vyhláškou č. 500/2002 (týká se účetních jednotek účtujících v soustavě podvojného účetnictví), kterou se provádějí některá ustanovení jiţ zmiňovaného zákona o účetnictví, Českými účetními standardy a daňovými zákony. Je nezbytné, aby dodavatel účetního software uměl pruţně reagovat

30

GRÁSGRUBER, Miloš. Ekonomický software pro malé a střední firmy [online]. březen 2001 [cit.2011-0501]. Dostupný z WWW: . 31 ČAPEK, Zdeněk. Co by měl umět ekonomický software [online]. březen 2004 [cit.2011-03-28]. Dostupný z WWW: . 35

na změnu legislativy a včas tak umoţnil aktualizaci programu. Je dobré se předem informovat, za jakých podmínek poskytuje legislativní aktualizace svého systému. 

přístupová práva – účetní systém obsahuje velice citlivá data, která se musí náleţitě chránit před jejich případným zneuţitím. Je tedy nezbytné, aby byl přístup k těmto datům ochráněn přístupovými právy. Program by měl umoţnit nadefinování přístupových práv jednotlivým uţivatelům, kteří s ním budou pracovat. Díky nastavení přístupových práv, se jednotliví uţivatelé do systému musí přihlásit pomocí hesla. Pak je moţné vysledovat, který uţivatel zadal či upravil konkrétní záznam. Některé systémy umoţňují nastavit práva konkrétního uţivatele k jednotlivým agendám či funkcím programu.



technické požadavky - softwaroví dodavatelé na svých webových stránkách uvádějí doporučené systémové poţadavky, kladené na hardwarové a softwarové vybavení pracovních stanic, na kterých se software bude pouţívat, popřípadě serveru. Jde především o parametry operačního systému, procesoru, operační paměti, pevného disku, záloţního zdroje či typu serveru. Technické moţnosti a poţadavky na nový účetní systém jsem konzultovala s IT oddělením společnosti Gradua-CEGOS. Systém by měl fungovat v síťové verzi, která umoţní sdílení dat a provádění řady operací více uţivatelům najednou. S programem budou pracovat tři uţivatelé ekonomického oddělení společnosti. Účetní program by tedy měl být provozován na třech pracovních stanicích, vybavených operačním systémem Microsoft Windows XP a Microsoft Windows Vista/7. Databáze programu bude uloţena na Microsoft SQL Server 2008. (Není však podmínkou).



vnitřní vazby (integrita dat)32,33 – mezi jednotlivými datovými soubory se utvářejí vazby, které zajišťují integritu dat. Díky tomu je dodrţena podvojnost, vazby mezi hlavní knihou a účetním deníkem, či jinými agendami. Vnitřní kontrolní systém programu, by tak měl zajistit formální a věcnou správnost účetních dat. Některé systémy umoţňují provádět tzv. údrţbu dat (systému), která zkontroluje, zda nebyla porušena integrita dat programu.



finanční dostupnost (na pořízení nového účetního software byl stanoven finanční limit do 100.000 Kč) – cena pořízení programu by neměla být hlavním kritériem při výběru vhodného účetního systému. I kdyţ se jedná o velmi důleţité rozhodnutí, jakou sumu investovat do nákupu nového software. Je důleţité si uvědomit, jaké výhody a moţnosti

32

LANDA, Martin. Organizace účetních agend ve firmě. 1.vyd. Praha : Management Press, 2005, s. 39.

33

MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006, s. 76. 36

získáme nákupem nového účetního software, tj. v jaké podobě se nám investice vrátí. Jaké problémy nám vyřeší. Je dobré se znovu vrátit k provedené SWOT analýze a uvědomit si, co nám hrozí a jaké máme příleţitosti. 

dodavatel systému – dodavatele jsem posuzovala, dle délky působení na trhu, jeho zastoupení (poboček, partnerských sítí), poskytované servisní podpory. Důleţitou roli při výběru také sehrála moţnost vyzkoušení demo verze a získané reference.

Z důvodu velkého mnoţství účetních systémů, které prošly hrubým výběrem, byla nutná redukce. Účetní systémy, které se nacházejí v tabulce č. 5, jsou nakonec vybrány také na základě mých zkušeností, doporučení mých kolegů, známých a na základě publikovaných odborných článků v časopisech a na internetu. Tabulka č. 5: Seznam vhodných účetních systémů pro společnost Gradua-CEGOS

Název účetního systému

Název výrobce, IČ

web stránky

ABRA G2

ABRA Software a.s. IČ: 25097563 Altus software s.r.o. IČ: 61681202 Asseco Solutions, a.s. IČ: 64949541 CÍGLER SOFTWARE, a.s. IČ: 25568736 ELISOFT, s.r.o. IČ: 25519590

http://www.abra.eu

Altus Vario Komplet Helios Red Ekonomika Money S3 Office EKONOM FlexiBee Profi Stereo Multi Pohoda SQL Profi

http://www.altus.cz http://www.helios.eu/cz.html http://www.money.cz http://www.ekonom-system.cz

FlexiBee Systems s.r.o. (dříve WinStrom s.r.o.) IČ: 28019920 KASTNER software s.r.o. IČ: 25591169 STORMWARE s.r.o. IČ: 25313142

http://www.flexibee.eu http://www.stereo.cz http://www.stormware.cz

Zdroj: vlastní konstrukce

4.2.2 Stanovení kritérií pro výběr vhodného účetního software Výběr vhodného účetního systému je velice náročným procesem, který si ţádá detailní posouzení a porovnání jednotlivých produktů, na základě přesně definovaných kritérií, která jsou v souladu s potřebami společnosti. Abych mohla posoudit a následně vyhodnotit, který systém je pro společnost nejvhodnější, zvolila jsem metodu velmi zjednodušeného 37

multikriteriálního výběru. Nejdříve musím ke kaţdému posuzovanému poţadavku přiřadit bodové ohodnocení. Bodové ohodnocení kaţdého kritéria se pohybuje v rozmezí nula aţ deset bodů. Nejvyšší počet bodů, který můţe hodnocený poţadavek obdrţet je deset, nejniţší pak nula. Deset bodů obdrţí, pokud hodnocený účetní software či jeho dodavatel splňují daný poţadavek. Pokud hodnocený systém či jeho distributor nesplňují zadané kritérium, obdrţí nula bodů. Částečné splnění konkrétního poţadavku je hodnoceno na stupnici od jedné do devíti bodů, přiřazený počet bodů musím vţdy odůvodnit. Některá kritéria jsou pro firmu více důleţitá a některá méně. Abych zohlednila důleţitost a významnost posuzovaného poţadavku přiřadila jsem ke kaţdému kritériu váhu. Váha je definovaná v procentech. Přiřazených 100 procent znamená, ţe jde o poţadavek s nejvyšší prioritou, jehoţ splnění je pro společnost nepostradatelné. 75 procent označuje poţadavek s vysokou prioritou, 50 procent se střední prioritou. Kritérium, jehoţ váhy jsou definovány 25 procenty, je posuzováno jako kritérium s nízkou důleţitostí. Jednotlivá kritéria jsem, kvůli větší přehlednosti, rozdělila do tří skupin, na obsahová, technická a obchodní. Obsahová kritéria – jsou významná z hlediska schopnosti systému splnit potřebné funkce dané účetní jednotky s ohledem na její předmět podnikání, velikost firmy a potřeby na zpracovávání dat. Do této skupiny neodmyslitelně patří hodnocení poţadovaných modulů/agend, funkcí, tiskových sestav, nápovědy, uţivatelského rozhraní/prostředí.34 V tabulce č. 6 uvádím přehled jednotlivých obsahových kritérií spolu s jejich podrobnou specifikací a přiřazenou důleţitostí v podobě váhového ohodnocení. Tabulka č. 6: Obsahová kritéria výběru vhodného účetního programu

Obsahová kritéria

Podrobná specifikace

Přiřazená váha v %

Agendy: účetní deník, DPH, saldo, účtová osnova (analytická evidence), hlavní kniha, interní Modul účetnictví

doklady, daň z příjmů právnických osob.

100

Uzavírání roku-uţivatelsky moţné, bez nutnosti zásahu výrobce. 34

MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, Nakladatelství Oeconomica, 2006, s. 70. 38

Obsahová kritéria Modul závazků a pohledávek Modul banka

Podrobná specifikace

váha v %

Agendy: vydané a přijaté faktury, vydané a přijaté zálohové faktury, ostatní závazky a pohledávky.

100

Moţnost vystavení dobropisu. Homebanking (import výpisů, export příkazů k úhradě).

Modul pokladna Zakázky

Přiřazená

100 100

Sledování zakázek (náklady, výnosy).

100

Moţnost zadání více kontaktních osob k jedné Modul adresář

adrese, více čísel bankovních účtů, moţnost vkládání dokumentů a poznámek k jednotlivým

100

adresám. Předkontace

Moţnost nastavení a pouţívání předkontací.

100

Oficiální tiskové sestavy DPH, Rozvaha, Výkaz Tiskové sestavy

zisků a ztrát; kontrolní tiskové sestavy, průvodky

75

k přijatým fakturám. Uţivatelské rozhraní Modul majetek

Intuitivní ovládání programu. Moţnost individuálního uţivatelského nastavení. Agendy: dlouhodobý majetek, evidence drobného majetku, leasingový majetek.

Vyhledávání a

Fulltextové vyhledávání, filtrování záznamů, dle

filtrování

zadaných kritérií.

Šablony Moţnost nápovědy

Moţnost definování šablon v rámci jednotlivých agend. Místní programová nápověda k určité agendě či konkrétnímu poli.

Cash Flow Podpora cizích měn

75 75 75 75 50 50

Kurzový lístek, účtování v cizí měně.

Úprava tiskových

50 25

sestav Zdroj: vlastní konstrukce

39

Technická kritéria – základní technické poţadavky, kladené na program, jsem jiţ zkoumala a hodnotila v rámci hrubého výběru v bodu 4.2.1. Jednalo se o poţadavek na operační systém, pouţívaný konkrétní pracovní stanicí. Jelikoţ se systémem budou pracovat tři uţivatelé, nezbytným poţadavkem byla také podpora práce v lokální počítačové síti, která umoţní pracovat se systémem na více pracovních stanicích současně. Nastavení přístupových práv, ochraňujících citlivá účetní data bylo dalším poţadavkem, který byl při výběru systému určující stejně tak jako poţadavek na integritu dat. Tabulka č. 7: Technická kritéria výběru vhodného účetního programu

Technická kritéria

Podrobná specifikace

Přiřazená váha v %

Výpisů dat/záznamů, tiskových Moţnost exportu

sestav do formátu MS EXCEL či

75

PDF. Moţnost importu dat z účetního systému Měšec

Adresář, saldo (neuhrazené závazky a pohledávky z minulých let),

25

počáteční stavy účtů, účtová osnova.

Zdroj: vlastní konstrukce

Obchodní kritéria – do této oblasti spadá především hodnocení dodavatele, jeho pověsti, referencí, získaných ocenění, doby působení na trhu, která vypovídá o jeho zkušenostech, například s vývojem software. Velikost dodavatele hraje důleţitou roli. Čím více zaměstnanců dodavatelská firma zaměstnává, tím se zvyšuje pravděpodobnost včasného a dlouhodobého poskytování kvalitních sluţeb či inovací programu. Zastoupení dodavatele je dalším ukazatelem, který by se při výběru vhodného software neměl opominout. Pokud například vyvstanou problémy se systémem vyţadující neodkladný servisní zásah ze strany dodavatele, je důleţité, abychom ho měli v blízkosti. V opačném případě budeme muset počítat s prodraţením těchto sluţeb a s časovým zpoţděním. Měli bychom se také zajímat o rozsah a cenu jednotlivých sluţeb, které je nám dodavatel schopen poskytnout. Výrobci a distributoři účetních software svým klientům nabízejí především tyto sluţby: instalaci programu, školení. Servisní podporu v podobě telefonické podpory, e-mailové podpory, servisního výjezdu do firmy, individuálních konzultací. Nákup nového programu není jednorázovou investicí, je třeba počítat s tím, ţe budeme muset vynakládat další prostředky na to, abychom program 40

měli stále aktualizovaný v souladu s platnou legislativou. Je dobré se u dodavatele informovat, zda je moţné v budoucnu program rozšířit o další moduly a funkce. Pokud ano, za jakých podmínek můţeme takzvaný upgrade programu uskutečnit.35,36 Tabulka č. 8: Obchodní kritéria výběru vhodného účetního programu

Obchodní kritéria

Podrobná specifikace

Přiřazená váha v %

Poskytování aktualizace legislativy. Hodnocena cena roční aktualizace Update

legislativy. Do 5.000 Kč = 10 bodů, od

100

5.001 Kč do 6.000 Kč = 5 bodů, více neţ 6.001 Kč = 0 bodů Telefonická a e-mailová podpora

Hodnocen rozsah podpory.

Délka působení

Méně neţ 5 let = 0 bodů, 6-10 let = 5

dodavatele na trhu

bodů, 11 a více let = 10 bodů.

Zastoupení dodavatele

Praha = 10 bodů, Středočeský kraj = 5 bodů, ostatní místa = 0 bodů

Poskytované sluţby

Hodnocen rozsah sluţeb.

Získaná ocenění,

Hodnoceny získaná ocenění a reference.

reference

Srovnání s konkurencí.

Upgrade

Moţnost budoucího rozšíření modulů a funkcí programu.

75 75 50 50 25 25

Zdroj: vlastní konstrukce

4.2.3 Vyhodnocení jednotlivých účetních software Tuto podkapitolu věnuji hodnocení vybraných účetních programů a jejich dodavatelům. Mým cílem je představit jednotlivé dodavatele, jejich historii, zázemí, získaná ocenění, hlavně pak poskytované produkty a sluţby. Pomocí tabulky s nadefinovanými kritérii hodnotím kaţdý 35

GRÁSGRUBER, Miloš. Ekonomický software pro malé a střední firmy [online]. březen 2001 [cit.2011-0501]. Dostupný z WWW: . 36 MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1.vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006, s. 70. 41

účetní systém zvlášť. Bodové ohodnocení, které přiřazuji k jednotlivým kritériím vţdy zdůvodňuji.

4.2.3.1

ABRA Software a.s. - ABRA G2

Představení společnosti 37 Firma ABRA Software a.s. je česká softwarová společnost se sídlem v Praze. Zabývá se vývojem a distribucí podnikových informačních systémů. Základní kapitál firmy činí 9.200.000 Kč. Společnost vznikla v roce 1996, na trhu však působí od roku 1991. Kromě svého sídla působí i na řadě míst České a Slovenské republiky, a to v Brně, Olomouci, Ostravě, Písku a Bratislavě. Kromě svých poboček má po celé České republice vybudovanou dealerskou síť, která zajišťuje prodej software. Společnost ABRA Software a.s. je členem sítě partnerů společnosti ORACLE. V rámci různých projektů a účastí v oborových sdruţeních (ICT Unie) se dlouhodobě angaţuje v rozvoji informační společnosti v České republice. V roce 1996 získala certifikaci ISO 9001. Informační systémy ABRA vlastní a pouţívá více neţ pět tisíc firem. Hlavní činností firmy je vývoj, poskytování sluţeb a prodej systémů, od ekonomických systémů pro ţivnostníky aţ pro maximálně komplexní ERP systémy pro velké podniky. Ke svým produktům nabízí široké spektrum sluţeb, počínaje školením, po uţivatelskou podporu, konzultace, servis přes vzdálenou plochu, odborné vedení účetnictví a mezd a rozsáhlé projektové

poradenství

zaloţené

na

dlouholetých

zkušenostech

s implementacemi

informačních systémů. Základní uţivatelská podpora je poskytována telefonicky, e-mailem a faxem. E-mailová a faxová hotline je poskytována zdarma, obvyklá doba vyřízení dotazu se pohybuje od jednoho do dvou dnů. Telefonická hotline je uţivatelům k dispozici v pracovní dny od 8 h do 18 h. Je určena těm, kteří mají zaplacenou Licenční sluţbu. Tato roční sluţba zahrnuje nejen telefonickou podporu, ale i legislativní aktualizace a uţivatelská školení. Společnost nabízí širokou paletu vzdělávacích sluţeb jak začínajícím tak i pokročilým uţivatelům svých produktů. Uţivatelská školení probíhají většinou formou e-learningu a seminářů.

37

ABRA Software a.s. [online] [cit.2011-05-11]. Dostupný z WWW: . 42

Díky přehlednému zpracování webových stránek společnosti jsem mohla snadno vybrat vhodnou variantu účetního programu, která by odpovídala potřebám společnosti GraduaCEGOS. Jedná se o program ABRA G2, jehoţ hodnocení jsem provedla na základě staţené DEMO verze. Velmi oceňuji krátká instrukční videa, která jsou k dispozici na webových stránkách společnosti. Cena programu ABRA G2 (síťová verze pro 3 PC) je 14.970 Kč bez DPH, roční aktualizace pro tuto verzi stojí 4.341 Kč bez DPH (29 % z ceny licence). Hodnocení programu ABRA G2 Tabulka č. 9: Hodnocení účetního software ABRA G2

Hodnocený účetní software: ABRA G2 Bodové hodnocení Přiřazená Název kritéria (0-10) váha v % Obsahová kritéria 9 100 Modul účetnictví Modul závazků a 10 100 pohledávek 10 100 Modul banka 9 100 Modul pokladna 10 100 Zakázky 10 100 Modul adresář 10 100 Předkontace 10 75 Tiskové sestavy 9 75 Uţivatelské rozhraní 9 75 Modul majetek Vyhledávání a 10 75 filtrování 6 75 Šablony 10 50 Moţnost nápovědy 10 50 Cash Flow 10 50 Podpora cizích měn Úprava tiskových 10 25 sestav

43

Výsledek 9 10 10 9 10 10 10 7,5 6,75 6,75 7,5 4,5 5 5 5 2,5

Bodové hodnocení Přiřazená Název kritéria (0-10) váha v % Technická kritéria Moţnost exportu 10 75 Moţnost importu dat z účetního systému 9 25 Měšec Obchodní kritéria 10 100 Update Telefonická a e-mailová 10 75 podpora Délka působení 10 75 dodavatele na trhu 10 50 Zastoupení dodavatele Poskytované sluţby Ocenění, reference Upgrade CELKEM

10 10 10

50 25 25

Výsledek 7,5 2,25

10 7,5 7,5 5 5 2,5 2,5 168,25

Zdroj: vlastní konstrukce

Obsahová kritéria – program umoţňuje sledovat náklady a výnosy konkrétních zakázek, nastavit a účtovat pomocí předkontací, upravovat tiskové sestavy na míru, práci s cizími měnami, včetně importu kurzového lístku či tisku cizojazyčných faktur. Program podporuje homebanking. Obsahuje oficiální tiskové sestavy pro DPH, Rozvahu, Výkaz zisků a ztrát. Modul Adresář obsahuje samostatnou agendu Adresář firem a samostatnou agendu Adresář osob. Musím ocenit přehlednou agendu Adresář firem, která umoţňuje ke konkrétní adrese vloţit více kontaktních osob či čísel bankovních účtů, vkládat různé dokumenty, zapisovat obchodní události či poznámky. Mile mne překvapila záloţka souvislosti, která se nachází u kaţdé adresy. Na této záloţce můţeme vidět přehled dokladů či objednávek, které byly firmě vystaveny či od ní přijaty. Není problém se za pomoci speciálního tlačítka přepnout na konkrétní doklad. Velmi oceňuji provázanost mezi jednotlivými agendami či moduly. Program umoţňuje docela snadné vyhledávání a filtrování záznamů. Uţivatelské prostředí si můţe kaţdý uţivatel upravit dle potřeb. Program neobsahuje podklady pro daň z příjmů právnických osob. Překvapil mne modul Pokladna, který obsahuje samostatné agendy Pokladní příjem a Pokladní výdej. Toto rozdělení agendy Pokladna je u účetních programů velmi neobvyklé a nepraktické. Systém 44

neumoţňuje zaevidovat leasingový majetek včetně jednotlivých splátek. Modul Majetek slouţí k evidenci majetku dlouhodobého hmotného a nehmotného a drobného majetku. Vytváření šablon v programu je uţivatelsky velmi komplikované. Výše zmíněné nedostatky jsem zohlednila v bodovém ohodnocení. Technická kritéria – systém dokáţe exportovat tiskové sestavy či záznamy do MS Excel či formátu PDF. Oceňuji téţ moţnost importu některých dat ze stávajícího účetního systému. Obchodní kritéria – společnost poskytuje širokou paletu sluţeb, zajišťuje legislativní aktualizace, hotline či e-mailovou podporu, má své zastoupení v Praze. Na trhu informačních technologií působí jiţ řadu let a podílí se na jejich rozvoji v rámci České republiky. Podrobné informace uvádím v popisu firmy.

4.2.3.2

Altus software s.r.o. – Altus VARIO Komplet 38

Představení společnosti

Společnost Altus software s.r.o. je česká softwarová společnost se sídlem v Praze. Vznikla v roce 1995 se základním kapitálem 100.000 Kč. Původně se jmenovala ALTUS DEVELOPMENT spol. s r.o., k jejímu přejmenování došlo v roce 2008. Společnost se zabývá vývojem, implementací a podporou svých softwarových produktů. Kromě svého sídla má po celé České republice vybudovanou síť autorizovaných Vario Partnerů. Autorizovaní partneři mohou zprostředkovávat kontakty na zájemce o informační systém a poskytovat sluţby související s informačním systémem Altus VARIO. Od roku 2004 je certifikovaná dle norem ISO 9001 v oblasti návrhu, vývoje a podpory software a implementace informačních systémů. Hlavní činností firmy je vývoj, poskytování sluţeb a distribuce podnikových software kategorie ERP, v řadě variantních řešení určených pro malé a střední firmy. V současnosti Altus VARIO pouţívá více neţ 900 uţivatelů. Ke svým produktům nabízí široké spektrum sluţeb, počínaje pomocí při výběru vhodného podnikového systému, po implementaci, školení, individuální konzultace, servisní zásahy, hotline, aktualizaci legislativy, externí správu serveru. Aktualizace legislativy jsou řešeny pomocí servisního programu Maintenance, který navíc obsahuje telefonickou podporu, aktualizace programu (v podobě drobných inovativních vylepšení), přístup do znalostní databáze (dokumentace, často kladené dotazy, 38

Altus software s.r.o. [online] [cit.2011-03-28]. Dostupný z WWW: . 45

aj.), internetový helpdesk, kdy díky speciální aplikaci můţe uţivatel vyhledat odpověď na svoji otázku pomocí klíčových slov, pokud se mu to nepodaří, jeho dotaz bude řešit konzultant firmy. Podpora po telefonu je poskytována kaţdý pracovní den od 8 h do18 h. Díky přehlednosti webových stránek společnosti jsem mohla snadno identifikovat vhodnou variantu účetního programu, která by odpovídala potřebám společnosti Gradua-CEGOS. Jedná se o verzi Altus VARIO Komplet (moduly účetnictví, banka, pokladna, adresář, evidence majetku, vydané doklady, přijaté doklady). Hodnocení jsem provedla na základě zaslaného DEMO CD. Cena programu Altus VARIO Komplet (verze pro 3 PC) je 60.000 Kč bez DPH, cena programu Altus VARIO Komplet SQL (verze pro 3 PC) je 75.000 Kč bez DPH, roční aktualizace pro verzi Altus VARIO Komplet stojí 15.000 Kč bez DPH, pro verzi Altus VARIO Komplet SQL stojí 18.750 Kč bez DPH, tj. (25% z ceny licence). Hodnocení programu Altus VARIO Komplet Tabulka č. 10: Hodnocení účetního software Altus VARIO Komplet

Hodnocený účetní software: Altus VARIO Komplet Bodové hodnocení Přiřazená Název kritéria (0-10) váha v % Výsledek Obsahová kritéria 9 100 9 Modul účetnictví Modul závazků a 9 100 9 pohledávek 10 100 10 Modul banka 10 100 10 Modul pokladna 10 100 10 Zakázky 10 100 10 Modul adresář 10 100 10 Předkontace 10 75 7,5 Tiskové sestavy 5 75 3,75 Uţivatelské rozhraní 9 75 6,75 Modul majetek Vyhledávání a 10 75 7,5 filtrování 6 75 4,5 Šablony 10 50 5 Moţnost nápovědy 10 50 5 Cash Flow 46

Název kritéria Podpora cizích měn Úprava tiskových sestav Moţnost exportu Moţnost importu dat z účetního systému Měšec

Bodové hodnocení (0-10) 10

Přiřazená váha v % 50

Výsledek 5

0

25

0

Technická kritéria 10 75 9

Obchodní kritéria 0 Update Telefonická a e-mailová 10 podpora Délka působení 10 dodavatele na trhu 10 Zastoupení dodavatele Poskytované sluţby Ocenění, reference Upgrade CELKEM

10 9 10

7,5

25

2,25

100

0

75

7,5

75

7,5

50

5

50 25 25

5 2,25 2,5 152,5

Zdroj: vlastní konstrukce

Obsahová kritéria – program umoţňuje sledovat náklady a výnosy konkrétních zakázek, práci s cizími měnami, včetně importu kurzového lístku či funkce homebanking. Obsahuje oficiální tiskové sestavy pro DPH, Rozvahu, Výkaz zisků a ztrát. Program obsahuje adresář, který umoţňuje ke konkrétní adrese vloţit více kontaktních osob, vkládat různé dokumenty, zapisovat obchodní události či poznámky, zobrazit seznam vystavených a přijatých dokladů váţící se k dané adrese. Přístupová práva umoţňují nastavit přístup konkrétním uţivatelům k jednotlivým agendám či funkcím programu. Kaţdá agenda má tabulku, respektive seznam všech zadaných záznamů. Do této tabulky lze dle potřeby přidávat sloupce. Program se dá plně ovládat pomocí myši a částečně pak pomocí klávesnice. Oceňuji moţnost nastavení uţivatelem vytvořených klávesových zkratek. Filtrování a vyhledávání funguje mnohdy stejně či podobně jako v programu MS Excel. Oceňuji existenci mnoha kontrolních sestav, které umoţňují, například kontrolu zaúčtovaných dokladů, zda je u všech dokladů podvojný zápis, zda je účtováno na účty z účtového rozvrhu firmy. Mile mne překvapila funkce úkol, kterou mohu nastavit k jakémukoli dokladu či záznamu. Pokud zvolím funkci připomenutí úkolu, v nastavený čas se mi úkol pomocí dialogového okna připomene. Program umoţňuje práci 47

s předkontacemi. Pokud zadám prvotní doklad, například přijatou fakturu do agendy Přijatých dokladů a zvolím předkontaci, do deníku se mi automaticky, díky zvolené předkontaci faktura nepromítne. Pokud ji chci zaúčtovat, nesmím zapomenout zvolit funkci zaúčtování. Programu bych vytkla umoţnění dvojího způsobu zápisu do účetního deníku. Můţe tak docházet i k duplicitnímu zadání. Do deníku je povolen jak přímý zápis, tak i zápisy, které vznikly zaúčtováním prvotního dokladu (například z agendy Vydané faktury). Dále bych vytkla uspořádání formuláře jednotlivých dokladů, který obsahuje zbytečně velké mnoţství políček. Díky tomu, je zadávání nového dokladu zdlouhavé. Program neobsahuje podklady pro daň z příjmů právnických osob a samostatné agendy umoţňující evidenci ostatních závazků a ostatních pohledávek. Ostatní závazky a pohledávky se evidují v agendě Interní doklady. Agenda Evidence majetku slouţí k evidenci dlouhodobého a drobného majetku. Neumoţňuje zaevidovat leasingový majetek, včetně jednotlivých splátek. Prostředí programu na mne moc velký dojem neudělalo. Jedná se o práci s vylepšenými tabulkami z MS Excel. Tiskové formuláře mají pevně danou strukturu, nejdou v programu uţivatelsky upravit. Systém umoţňuje pouţívání šablon, jejich vytvoření je však uţivatelsky velmi náročné. Výše zmíněné nedostatky jsem zohlednila v bodovém hodnocení. Technická kritéria – tiskové sestavy se dají exportovat do formátu PDF, MS Word, MS Excel. Oceňuji moţnost importu některých dat ze stávajícího systému. Obchodní kritéria – společnost poskytuje širokou paletu sluţeb, zajišťuje legislativní aktualizace, e-mailovou podporu, má své zastoupení v Praze. Hodnocení u kritéria Update jsem sníţila kvůli vysokým ročním nákladům. Za své dlouholeté působení na trhu oproti konkurenci má pouze certifikaci ISO. Podrobné informace uvádím v popisu firmy.

4.2.3.3

Asseco Solutions, a.s. – Helios Red Ekonomika

Představení společnosti39,40 Asseco Solutions, a.s. je softwarová společnost se sídlem v Praze zabývající se vývojem a distribucí podnikových informačních systémů. Historie společnosti sahá do roku 1996. Asseco Solutions, a.s. vznikla sloučením dvou významných dodavatelů ERP systémů a to slovenské společnosti Datalock a české společnosti LCS International, v roce 2009. Téhoţ 39 40

Asseco Solutions, a.s. [online] [cit.2011-04-16]. Dostupný z WWW: . Asseco Solutions, a.s. [online] [cit.2011-04-16]. Dostupný z WWW: . 48

roku došlo ke sloučení společnosti Asseco Czech Republic a Asseco Slovakia, které vytvořily Asseco Central Europe, a.s., mateřskou firmu společnosti Asseco Solutions, a.s. Obě dvě firmy mají zázemí v mezinárodní skupině ASSECO GROUP. Základní kapitál společnosti činí 10.629.750 Kč. Své pobočky má v Brně a Hradci Králové. Zastoupení má i na Slovensku, a to v Bratislavě, Košicích, Keţmaroku, Ţilině, Banské Bystrici, Nitře a Trenčíně. Kromě svých poboček má po celé České republice vybudovanou i certifikovanou partnerskou síť, která zajišťuje prodej software a poskytování souvisejících sluţeb. Společnost prošla certifikací a získala certifikát kvality ISO 9001:2008. Je certifikovaným partnerem společností IBM, Microsoft, Oracle a Hewlett Packard a členem organizací, které sdruţují podnikatelské subjekty z různých oborů, například Asociace hotelů a restaurací ČR, Regionální hospodářská komora Jihomoravského kraje a Česká asociace franchisingu. Hlavní činností firmy je vývoj, poskytování sluţeb a distribuce informačních systémů, v řadě variantních řešení určených pro široké spektrum firem, zabývajících se obchodem či sluţbami, výrobou, přes produkty určené veřejné správě, aţ po systémy specializované na potřeby stravovacích a ubytovacích zařízení. Ke svým produktům nabízí široké spektrum sluţeb, počínaje předimplementační podporou (analýza nasazení informačního systému), správou počítačové sítě, vedením účetnictví, účetním poradenstvím, auditem provozu informačního systému, přizpůsobením na míru po instalaci, školení, individuální konzultace, servisní zásahy, hotline, e-mailovou podporu, vzdálenou správu. Zákaznická podpora a aktualizace programu jsou řešeny pomocí roční Systémové podpory. Tato sluţba zahrnuje poradenskou sluţbu k programu po telefonu a e-mailu, legislativní aktualizace, zlevněné sazby na konzultační sluţby, generačně nové verze programu za sníţenou cenu, účast na školeních za sníţenou cenu a zasílání informačního bulletinu. Telefonická podpora pro produkty řady Helios Red je poskytována v pracovní dny od 8 h do 16 h. Systémová podpora je prvních šest měsíců novým uţivatelům poskytována zdarma, v dalších letech je zpoplatněna. Díky kvalitnímu zpracování a přehlednosti webových stránek společnosti jsem mohla snadno vybrat vhodnou variantu účetního programu, která by odpovídala potřebám společnosti Gradua-CEGOS. Jedná se o program Helios Red Ekonomika, jehoţ hodnocení jsem provedla na základě staţené DEMO verze.

49

Cena programu Helios Red Ekonomika (síťová verze pro 3 PC) je 18.300 Kč bez DPH. Roční aktualizace pro tuto verzi stojí 5.490 Kč bez DPH. Hodnocení programu Helios Red Ekonomika Tabulka č. 11: Hodnocení účetního software Helios Red Ekonomika

Hodnocený účetní software: Helios Red Ekonomika Bodové hodnocení Přiřazená Název kritéria (0-10) váha v % Výsledek Obsahová kritéria 10 100 10 Modul účetnictví Modul závazků a 9 100 9 pohledávek 10 100 10 Modul banka 9 100 9 Modul pokladna 10 100 10 Zakázky 10 100 10 Modul adresář 10 100 10 Předkontace 10 75 7,5 Tiskové sestavy 7 75 5,25 Uţivatelské rozhraní 10 75 7,5 Modul majetek Vyhledávání a 8 75 6 filtrování 10 75 7,5 Šablony 10 50 5 Moţnost nápovědy 10 50 5 Cash Flow 10 50 5 Podpora cizích měn Úprava tiskových 10 25 2,5 sestav Technická kritéria Moţnost exportu 10 75 7,5 Moţnost importu dat z účetního systému 9 25 2,25 Měšec Obchodní kritéria 5 100 5 Update Telefonická a e-mailová 10 75 7,5 podpora Délka působení 10 75 7,5 dodavatele na trhu 10 50 5 Zastoupení dodavatele 50

Název kritéria Poskytované sluţby Ocenění, reference Upgrade CELKEM

Bodové hodnocení (0-10) 10 10 10

Přiřazená váha v % 50 25 25

Výsledek 5 2,5 2,5 164

Zdroj: vlastní konstrukce

Obsahová kritéria – program umoţňuje upravovat tiskové sestavy na míru, práci s cizími měnami, včetně importu kurzového lístku či tisku cizojazyčných faktur. Program podporuje homebanking, obsahuje oficiální tiskové sestavy pro DPH, Rozvahu, Výkaz zisků a ztrát, přiznání k dani z příjmů právnických osob. Oceňuji moţnost vytváření šablon, pouţívání předkontací, podrobnou nápovědu, oddělené agendy Ostatní závazky a Ostatní pohledávky. Program obsahuje přehledný adresář, který umoţňuje ke konkrétní adrese vloţit více kontaktních osob, vkládat různé dokumenty, zapisovat obchodní události či poznámky. Systém sice umoţňuje filtrovat záznamy a vyhledávat, ale oproti konkurenčním softwarům jde o velice komplikovaný proces. Do agendy Vydané faktury se zadávají nejen faktury vydané, ale i zálohové faktury. Obávám se případné chybovosti při fakturaci, respektive pouţití nesprávného typu faktury. Stejně je tomu i v případě agendy Přijatých faktur. Modul Pokladna je nezvykle rozdělen do dvou agend. V jedné agendě se samostatně evidují pokladní příjmy, ve druhé pak pokladní výdaje. Celkové prostředí a ovládání programu je oproti konkurenčnímu software uţivatelsky méně příjemné. Ovládání tohoto programu nepovaţuji za intuitivní. Výše zmíněné nedostatky jsem zohlednila v bodovém ohodnocení. Technická kritéria – systém dokáţe exportovat tiskové sestavy či záznamy do MS Excel, MS Word či formátu PDF. Oceňuji téţ moţnost importu některých dat ze stávajícího účetního systému. Obchodní kritéria – společnost poskytuje širokou paletu sluţeb, zajišťuje legislativní aktualizace, e-mailovou podporu, má své zastoupení v Praze. Hodnocení u kritéria Update jsem sníţila kvůli vyšším ročním nákladům. Za své dlouholeté působení na trhu získala řadu ocenění a certifikací. Podrobné informace uvádím v popisu firmy.

51

4.2.3.4

CÍGLER SOFTWARE, a.s. – Money S3 Office

Představení společnosti41 Společnost CÍGLER SOFTWARE, a.s. je česká softwarová společnost se sídlem v Brně. Zabývá se vývojem, implementací a podporou svých softwarových produktů. Společnost vznikla v roce 1999 se základním kapitálem 81.840.000 Kč. Její historie však sahá do roku 1990. Kromě svého sídla působí i na řadě míst České a Slovenské republiky, a to v Praze, Liberci, Plzni, Prešově a Bratislavě. Kromě svých poboček má po celé České republice vybudovanou dealerskou síť, která zajišťuje prodej software. Společnost zaměstnává přes 100 IT odborníků. Od roku 2003 je certifikovaná dle norem ISO 9001, v roce 2005 získala nejvyšší stupeň certifikace od společnosti Microsoft Microsoft Gold Certified Partner. Produkt Money S3 Office úspěšně prošel účetním a daňovým auditem. Hlavní činností firmy je vývoj, poskytování sluţeb a distribuce informačního a ekonomického systému Money, v řadě variantních řešení určených pro malé, menší střední firmy, ţivnostníky, účetní kanceláře a středně velké společnosti. Ke svým produktům nabízí široké spektrum sluţeb, například školení ve svých prostorách, individuální konzultace, firemní školení, servisní výjezdy ke klientovi. Pro náročné klienty firma připravila moţnost uzavření roční servisní smlouvy, díky které získají telefonickou podporu osobního konzultanta, pravidelnou měsíční údrţbu dat, garanci servisního výjezdu do dvou pracovních dnů či do druhého pracovního dne. Servisní výjezd ke klientovi je hrazen nad rámec poplatku za servisní smlouvu. Aktualizace legislativy jsou řešeny pomocí ročního aktualizačního balíčku, který zahrnuje on-line přístup k aktualizacím legislativy, aktualizacím programu, v podobě drobných inovativních vylepšení, zasílání firemního magazínu, přístup ke sluţbě daňový a účetní servis, který poskytuje výklad aktuálních změn v legislativě. V neposlední řadě obsahuje také technickou e-mailovou podporu. Sluţba roční aktualizační balíček je v prvním roce poskytována zdarma, v dalších letech je zpoplatněna. Podpora po telefonu je poskytována bezplatně, kaţdý pracovní den od 8 h do17 h, je však limitována maximálně 10 minutami hovoru.

41

CÍGLER SOFTWARE, a.s. [online] [cit.2011-04-30]. Dostupný z WWW: < http://www.money.cz>. 52

Díky přehlednosti webových stránek společnosti jsem mohla snadno identifikovat vhodnou variantu účetního programu, která by odpovídala potřebám společnosti Gradua-CEGOS. Jedná se o verzi Money S3 Office. Hodnocení jsem provedla na základě staţené DEMO verze. Velmi oceňuji krátká instrukční videa, která jsou k dispozici na webových stránkách společnosti. Cena programu Money S3 Office pro 3 PC je 11.970 Kč bez DPH, roční aktualizace této verze stojí 4.670 Kč bez DPH. Hodnocení programu Money S3 Office Tabulka č. 12: Hodnocení účetního software Money S3 Office

Hodnocený účetní software: Money S3 Office Bodové hodnocení Přiřazená Název kritéria (0-10) váha v % Obsahová kritéria 10 100 Modul účetnictví Modul závazků a 9 100 pohledávek 10 100 Modul banka 10 100 Modul pokladna 10 100 Zakázky 10 100 Modul adresář 10 100 Předkontace 9 75 Tiskové sestavy 8 75 Uţivatelské rozhraní 9 75 Modul majetek Vyhledávání a 10 75 filtrování 10 75 Šablony 10 50 Moţnost nápovědy 10 50 Cash Flow 10 50 Podpora cizích měn Úprava tiskových 10 25 sestav

53

Výsledek 10 9 10 10 10 10 10 6,75 6 6,75 7,5 7,5 5 5 5 2,5

Bodové hodnocení Přiřazená Název kritéria (0-10) váha v % Technická kritéria Moţnost exportu 10 75 Moţnost importu dat z účetního systému 8 25 Měšec Obchodní kritéria 10 100 Update Telefonická a e-mailová 8 75 podpora Délka působení 10 75 dodavatele na trhu 10 50 Zastoupení dodavatele Poskytované sluţby Ocenění, reference Upgrade CELKEM

10 10 10

50 25 25

Výsledek 7,5 2

10 6 7,5 5 5 2,5 2,5 169

Zdroj: vlastní konstrukce

Obsahová kritéria – program umoţňuje sledovat náklady a výnosy konkrétních zakázek, nastavit předkontace, tisknout podklady pro daň z příjmů právnických osob, Cash flow, práci s cizími měnami, včetně importu kurzového lístku či funkce homebanking. Obsahuje oficiální tiskové sestavy pro DPH, Rozvahu, Výkaz zisků a ztrát. Oceňuji především dobře řešenou funkci fulltextového vyhledávání. Program obsahuje přehledný adresář, který umoţňuje ke konkrétní adrese vloţit více kontaktních osob, vkládat různé dokumenty, zapisovat obchodní události či poznámky. Přístupová práva umoţňují nastavit přístup konkrétním uţivatelům k jednotlivým agendám či funkcím programu. Moţnost nastavení šablon usnadňuje práci při zadávání opakujících účetních případů. Oceňuji oddělené agendy Ostatní závazky a Ostatní pohledávky, velmi dobře zpracovanou agendu Leasingový majetek, kontrolní mechanismus, který upozorní na duplicitní zadávání přijatých dokladů od konkrétního dodavatele. Kaţdá agenda obsahuje tabulku, respektive seznam všech zadaných záznamů. Do této tabulky lze dle potřeby přidávat sloupce. Program se dá plně ovládat pomocí myši a částečně pak pomocí klávesnice. Co bych tomuto programu vytkla je uspořádání formuláře jednotlivých dokladů a zbytečné slučování některých agend. Ve formuláři, který slouţí pro zápis nových dokladů či záznamů, 54

je velké mnoţství mnohdy nepotřebných polí. Formulář tak působí nepřehledně a zadávání nového dokladu je zdlouhavé. Do agendy Vydané faktury se zadávají nejen faktury vydané, ale i zálohové či proforma faktury. Program sice umoţňuje si ze seznamu zadaných faktur pomocí filtru vybrat pouze poţadovaný typ, ale v rámci běţné praxe mi toto řešení připadá neefektivní. Obávám se případné chybovosti při fakturaci, ať jiţ vystavení správného typu faktury či výběru vhodné tiskové sestavy. Dalším příkladem je evidence majetku. Drobný majetek a dlouhodobý majetek se evidují ve stejné agendě. Tento způsob nepovaţuji za nejlepší. Ideální je oddělená evidence. Program neumoţňuje tisk klasické „průvodky“, v agendě Přijaté faktury lze vytisknout sestavu Faktura se zaúčtováním, která by se musela upravit v editoru tiskových sestav. Program neumoţňuje účtovat i jinak neţ pouze pomocí předkontací. Pokud zadáváme například přijatou fakturu, pro to, abychom ji mohli uloţit, musíme zvolit předkontaci. V praxi se však často stává, ţe se setkáme s neobvyklým účetním případem, kdy si často potřebujeme promyslet, jak ho zaúčtujeme. S tím však program nepočítá a doklad nám nedovolí bez přiřazení předkontace zadat. Ideálním stavem by bylo umoţnění zadávání dokladů bez nutného přiřazení předkontace. Poté, aţ bychom si byli jisti jeho zaúčtováním, přiřadili bychom předkontaci. Přehled o dokladech bez předkontace by šel vyřešit kontrolní tiskovou sestavou. Výše zmíněné nedostatky jsem zohlednila v bodovém ohodnocení. Technická kritéria – systém dokáţe exportovat tiskové sestavy či záznamy do MS Excel či formátu PDF. Oceňuji téţ moţnost importu některých dat ze stávajícího účetního systému. Obchodní kritéria – společnost poskytuje širokou paletu sluţeb, zajišťuje legislativní aktualizace, e-mailovou podporu, má své zastoupení v Praze. Zklamala mne pouze telefonická podpora omezená délkou hovoru, coţ jsem také zohlednila v bodovém ohodnocení. Jelikoţ emailovou a časově nelimitovanou telefonickou podporu povaţuji za velmi důleţité sluţby. Firma nabízí sluţbu osobního telefonického konzultanta, ale za podmínky uzavření roční smlouvy, kdy cena u základní smlouvy činí 3.490 Kč měsíčně. Za své dlouholeté působení na trhu získala řadu ocenění. Podrobné informace uvádím v popisu firmy.

55

4.2.3.5

ELISOFT, s.r.o. - EKONOM

Představení společnosti42 Společnost ELISOFT, s.r.o. je česká softwarová společnost se sídlem ve Zlíně. Zabývá se vývojem, implementací a podporou svých softwarových produktů. Společnost vznikla v roce 1998 se základním kapitálem 100.000 Kč. Své zastoupení má na řadě míst České republiky, například v Praze, Plzni, Českých Budějovicích, Brně, Ostravě, Přerově, Pardubicích, Uherském Brodě, Slavičíně a Roţnově pod Radhoštěm. Hlavní činností firmy je vývoj, poskytování základních sluţeb a distribuce účetního systému EKONOM určeného pro malé a středně velké společnosti. Ke svému produktu nabízí tyto sluţby: školení, individuální konzultace, programování na zakázku. Aktualizace legislativy jsou řešeny pomocí sluţby Podpora, která také zahrnuje telefonickou podporu, technickou online podporu. Tato on-line podpora obsahuje podporu k produktu, přehled aktualit pro účetní, daňový kalendář, řešení nejčastějších problémů při účtování či technických komplikací, přehled aktualit v oblasti ekonomiky. Na webových stránkách společnosti je umístěno diskusní fórum, kde uţivatel můţe nalézt odpovědi na své otázky. Sluţba roční Podpory je zpoplatněna. Díky přehlednosti webových stránek společnosti, jsem mohla snadno identifikovat vhodnou variantu účetního programu, která by odpovídala potřebám společnosti Gradua-CEGOS. Jedná se o verzi EKONOM, která je modulárně sestavená dle poţadavků klienta. Hodnocení jsem provedla na základě staţené DEMO verze. Cena programu EKONOM (moduly Účetnictví, Účetnictví+, Fakturace, instalační CD, manuál) pro 3 PC je 17.780 Kč bez DPH, roční aktualizace této verze stojí 4.345 Kč bez DPH.

Hodnocení programu Ekonom

42

ELISOFT, s.r.o. [online] [cit.2011-04-30]. Dostupný z WWW: . 56

Tabulka č. 13: Hodnocení účetního software EKONOM

Hodnocený účetní software: EKONOM Bodové hodnocení Přiřazená Název kritéria (0-10) váha v % Obsahová kritéria 10 100 Modul účetnictví Modul závazků a 8 100 pohledávek 10 100 Modul banka 10 100 Modul pokladna 10 100 Zakázky 9 100 Modul adresář 10 100 Předkontace 10 75 Tiskové sestavy 7 75 Uţivatelské rozhraní 9 75 Modul majetek Vyhledávání a 10 75 filtrování 10 75 Šablony 10 50 Moţnost nápovědy 10 50 Cash Flow 10 50 Podpora cizích měn Úprava tiskových 0 25 sestav Technická kritéria Moţnost exportu 10 75 Moţnost importu dat z účetního systému 5 25 Měšec Obchodní kritéria Update 10 100 Telefonická a e-mailová podpora 10 75 Délka působení dodavatele na trhu 10 75

Výsledek 10 8 10 10 10 9 10 7,5 5,25 6,75 7,5 7,5 5 5 5 0 7,5 1,25

10 7,5 7,5

Zastoupení dodavatele

10

50

5

Poskytované sluţby Ocenění, reference Upgrade CELKEM

10 2 10

50 25 25

5 0,5 2,5 163,25

Zdroj: vlastní konstrukce 57

Obsahová kritéria – program umoţňuje sledovat náklady a výnosy konkrétních zakázek, pouţívání šablon, tisk podkladů pro daň z příjmů právnických osob, tisk sestavy Cash flow, práci s cizími měnami, včetně importu kurzového lístku či funkce homebanking. Obsahuje oficiální tiskové sestavy pro DPH, Rozvahu, Výkaz zisků a ztrát. Zaúčtování do Účetního deníku je moţné pouze přes zdrojové doklady. Pro zaúčtování dokladů můţeme pouţít předkontace nebo tzv. kontace. Kontace se pouţívají k ručnímu doplnění účtů strany MD a Dal. Systém umoţňuje pouţívání šablon, filtrování a vyhledávání záznamů. Modul Adresář umoţňuje ke konkrétní adrese vloţit více kontaktních osob, vkládat různé dokumenty, zapisovat poznámky. Pomocí tlačítka rekapitulace vyvoláme přehled vystavených dokladů. K adresní kartě nelze však zadat více bankovních účtů. Modul Majetek neumoţňuje evidenci leasingového majetku, včetně leasingových splátek. Program neobsahuje samostatné agendy umoţňující evidenci ostatních závazků a ostatních pohledávek. Ostatní závazky a pohledávky se evidují v agendě Interní doklady. Do agendy Vydané faktury se zadávají nejen faktury vydané, ale i zálohové faktury. Obávám se případné chybovosti při fakturaci, respektive pouţití nesprávného typu faktury. Stejně je tomu i v případě agendy Přijatých faktur. Prostředí a ovládání programu na mne moc velký dojem neudělalo. Tiskové formuláře nejdou v programu uţivatelsky upravit. Při zápisu přijaté faktury jsem zkusila u přiřazené předkontace vymazat účet na straně MD a na straně Dal. Program mi to umoţnil. Při ukládání dokladu neprotestoval a doklad bez problémů uloţil, dokonce k němu přiřadil příznak zaúčtováno. Po otevření agendy Účetní deník jsem zjistila, ţe se v deníku vytvořil zápis onoho dokladu. Na stranách MD a Dal se objevily tři nuly. V agendě Účetní deník jsem proto spustila funkci Kontrola zaúčtování. Ta odhalila, ţe daný řádek v Účetním deníku obsahuje chybné účty. Výše zmíněné nedostatky jsem zohlednila v bodovém ohodnocení. Technická kritéria – systém dokáţe exportovat tiskové sestavy či záznamy do MS Excel či formátu PDF. Oceňuji téţ moţnost importu některých dat ze stávajícího účetního systému. Obchodní kritéria – společnost poskytuje řadu sluţeb, zajišťuje legislativní aktualizace, hotline či e-mailovou podporu, má své zastoupení v Praze. Za své dlouholeté působení na trhu oproti konkurenci nezískala ţádné ocenění či certifikaci. To jsem také zohlednila v bodování. Podrobné informace uvádím v popisu firmy.

58

4.2.3.6

FlexiBee Systems s.r.o. - FlexiBee Profi

Představení společnosti43 Firma FlexiBee Systems s.r.o. (původním názvem WinStrom s.r.o.) je česká softwarová společnost se sídlem v Plzni, zabývající se vývojem a distribucí softwarových produktů. Základní kapitál firmy činí 200.000 Kč. Historie společnosti sahá do roku 1991, kdy byla vydána první verze ekonomického systému PC-Strom, který byl v roce 1996 převeden pod platformu Windows pod názvem WinStrom. Společnost vznikla v roce 2008 a má své zastoupení pomocí dealerské sítě po celé České republice a na Slovensku, respektive v Praze, Hradci Králové, Brně, Keţmaroku, Přerově, Písku, Chrudimi, Banské Bystrici, Bratislavě, Senci, Karlových Varech, Švihově, Jindřichově Hradci. Certifikovaní dealeři, kteří mohou nejen prodávat, ale i poskytovat sluţby související se systémem se nacházejí v Plzni, Praze, Brně a Keţmaroku. Na svých stránkách uvádí řadu referenčních firem, například Crumpler Czech s.r.o., Fio Consulting, spol. s r.o., D.A.S. pojišťovna právní ochrany, a.s., Fortuna sázková kancelář, a.s., Next CZ, a.s., Bosal CR s.r.o., Spedi-Trans Praha, s.r.o., A - MODA Invest s.r.o., Mascom s.r.o. Hlavní činností firmy je vývoj, poskytování sluţeb a distribuce ekonomického a účetního systému FlexiBee, v řadě variantních řešení určených pro malé a střední podniky. Produkt FlexiBee nabízí verzi online. Jde o sluţbu, která umoţňuje vzdálený přístup přes internet či vyuţití hostingu přímo u výrobce (provoz síťové verze je zajištěn přes pronajatý server). Ke svým produktům nabízí široké spektrum sluţeb, počínaje bezplatnou prezentací programu, po instalaci, školení, individuální konzultace, servisní výjezdy ke klientovi, vzdálenou podporu, která umoţní konzultantovi technické podpory přímé připojení na počítač uţivatele. Technická podpora a aktualizace programu jsou řešeny pomocí roční placené sluţby Záruka. Tato sluţba zahrnuje telefonickou podporu v pracovní dny od 8 h do 16 h, e-mailovou podporu, aktualizace programu (legislativa, drobné inovace programu) s moţností stáhnutí aktualizace po internetu, přístup do znalostních databází společnosti, kde si uţivatel můţe sám vyhledat odpověď na svoji otázku. Sluţba Záruka je v prvním roce uţivatelům poskytována zdarma, v dalších letech je zpoplatněna.

43

FlexiBee Systems s.r.o. [online] [cit.2011-04-11]. Dostupný z WWW: . 59

Díky kvalitnímu zpracování a přehlednosti webových stránek společnosti jsem mohla snadno vybrat vhodnou variantu účetního programu, která by odpovídala potřebám společnosti Gradua-CEGOS. Jedná se o program FlexiBee Profi, jehoţ hodnocení jsem provedla na základě staţené DEMO verze. Velmi oceňuji krátká instrukční videa, která jsou k dispozici na webových stránkách společnosti. Cena programu FlexiBee Profi (síťová verze pro 3 uţivatele) je 14.680 Kč bez DPH, roční aktualizace programu stojí 4.460 Kč bez DPH. Hodnocení programu FlexiBee Profi Tabulka č. 14: Hodnocení účetního software FlexiBee Profi

Hodnocený účetní software: FlexiBee Profi Bodové hodnocení Přiřazená Název kritéria (0-10) váha v % Obsahová kritéria 9 100 Modul účetnictví Modul závazků a 9 100 pohledávek 10 100 Modul banka 10 100 Modul pokladna 10 100 Zakázky 10 100 Modul adresář 10 100 Předkontace 10 75 Tiskové sestavy 9 75 Uţivatelské rozhraní 9 75 Modul majetek Vyhledávání a 10 75 filtrování 10 75 Šablony 10 50 Moţnost nápovědy 9 50 Cash Flow 10 50 Podpora cizích měn Úprava tiskových 10 25 sestav

60

Výsledek 9 9 10 10 10 10 10 7,5 6,75 6,75 7,5 7,5 5 4,5 5 2,5

Bodové hodnocení Přiřazená Název kritéria (0-10) váha v % Technická kritéria Moţnost exportu 10 75 Moţnost importu dat z účetního systému 8 25 Měšec Obchodní kritéria 10 100 Update Telefonická a e-mailová 10 75 podpora Délka působení 10 75 dodavatele na trhu 10 50 Zastoupení dodavatele Poskytované sluţby Ocenění, reference Upgrade CELKEM

10 6 10

50 25 25

Výsledek 7,5 2

10 7,5 7,5 5 5 1,5 2,5 169,5

Zdroj: vlastní konstrukce

Obsahová kritéria – velmi oceňuji na agendách, pomocí nichţ se v programu evidují závazky a pohledávky, sloupec Stav úhrady, kde u kaţdého dokladu můţeme vidět, zda byl uhrazen či nikoli. Pro přehlednost jsou uhrazené a neuhrazené doklady v daném sloupci barevně odlišeny. Zaúčtování do Účetního deníku je moţné pouze přes zdrojové doklady. Program umoţňuje sledovat náklady a výnosy konkrétních zakázek, upravovat tiskové sestavy na míru, práci s cizími měnami, včetně importu kurzového lístku či tisku cizojazyčných faktur. Program podporuje homebanking. Funkce homebanking pouze umoţní import výpisů a export příkazů k úhradě. K párování dokladů s platbami nedochází automaticky. Uţivatel programu musí pomocí funkce Automatická tvorba spojení úhrady dát povel ke spárování. Systém FlexiBee obsahuje oficiální tiskové sestavy pro DPH, Rozvahu, Výkaz zisků a ztrát. Musím ocenit velmi dobře propracovaný a přehledný modul Adresář, který umoţňuje ke konkrétní adrese vloţit více kontaktních osob či čísel bankovních účtů, vkládat různé dokumenty, zapisovat obchodní události či poznámky. Mile mne překvapila záloţka souhrnné informace, která se nachází u kaţdé adresy. Na této záloţce můţeme vidět údaje o celkové fakturaci, nezaplacených fakturách (před splatností, po splatnosti). Není problém se pomocí funkce Doklady přepnout na konkrétní doklad váţící se k dané firmě. Velmi oceňuji provázanost mezi jednotlivými agendami, moţnost vytváření šablon (tzv. Typ dokladu). 61

Program umoţňuje snadné fulltextové vyhledávání v záznamech, filtrování dle připravené filtrační lišty či uţivatelem definovaných podmínek. Kaţdá agenda obsahuje tabulku, respektive seznam všech zadaných záznamů. Do této tabulky si mohu dle potřeby přidávat dostupné sloupce. Uţivatelské prostředí je srovnatelné s produkty MS Office. Program se dá plně ovládat pomocí myši, klávesnice nebo kombinace klávesnice a myši. Modul majetek obsahuje agendy Majetek a Leasingový majetek. Do agendy Majetek se zapisuje jak dlouhodobý majetek, tak i drobný majetek. Tento způsob nepovaţuji za nejlepší. Ideální je oddělená evidence. Pokud chci získat přehled pouze o jedné skupině majetku, musím pouţít filtr. Systém neobsahuje poklady pro daň z příjmů právnických osob. Do agendy Vydané faktury se zadávají nejen faktury vydané, ale i zálohové či proforma faktury. Program sice umoţňuje vybrat si ze seznamu zadaných faktur pomocí filtru pouze poţadovaný typ, ale v rámci běţné praxe mi toto řešení připadá neefektivní. Obávám se případné chybovosti při fakturaci, respektive pouţití nesprávného typu faktury. Stejně je tomu i v případě agendy Přijatých faktur. Program umoţňuje sestavit Cash flow, ovšem jeho sestavení je velmi sloţité a nápověda k této tématice je nedostatečná. Výše zmíněné nedostatky jsem zohlednila v bodovém ohodnocení. Technická kritéria – systém dokáţe exportovat tiskové sestavy či záznamy do MS Excel či formátu PDF. Oceňuji téţ moţnost importu některých dat ze stávajícího účetního systému. Obchodní kritéria – společnost poskytuje širokou paletu sluţeb, zajišťuje legislativní aktualizace, hotline či e-mailovou podporu, má své zastoupení v Praze. Za své dlouholeté působení na trhu oproti konkurenci nezískala ţádné ocenění či certifikaci ISO, oceňuji uvedené reference na webových stránkách společnosti. To jsem také zohlednila v bodování. Podrobné informace uvádím v popisu firmy.

4.2.3.7

KASTNER software s.r.o. – Stereo Multi

Představení společnosti44 Firma KASTNER software s.r.o. je česká softwarová společnost se sídlem v Kostelci na Hané, zabývající se vývojem a distribucí softwarových produktů. Základní kapitál firmy činí 100.000 Kč. Společnost vznikla v roce 2000 a má svá zastoupení také v Praze a Prostějově. 44

KASTNER software s.r.o. [online] [cit.2011-04-30]. Dostupný z WWW: . 62

Hlavní činností firmy je vývoj, poskytování základních sluţeb a distribuce účetního software Stereo, v řadě variantních řešení určených pro podnikatele, malé firmy a profesionální účetní. Účetní systém Stereo pouţívá více neţ sedm tisíc uţivatelů. Vedle zmíněného účetního programu produkuje i program na vyplňování, tisk a elektronické podání formulářů a program pro vedení domácího účetnictví. Ke svým produktům nabízí řadu sluţeb, například školení (pouze v Prostějově), konzultace (pouze v Kostelci na Hané). Sluţby prováděné v sídle klienta firma nezajišťuje. Servis u klienta zajišťují partnerské firmy. Zákaznická podpora a aktualizace programu jsou řešeny pomocí sluţby Servis. Tato roční sluţba zahrnuje telefonickou podporu v pracovní dny od 8 h do 16 h, v prvním čtvrtletí je tato podpora poskytována do 18 h. Sluţba Servis dále zahrnuje e-mailovou podporu, e-mailový zpravodaj INFO a aktualizace legislativy a drobné inovace programu, které si klient můţe po registraci stáhnout z internetu, nebo mu jsou zasílány na CD. Servis je v prvním roce uţivatelům poskytován zdarma, v dalších letech je zpoplatněn. Díky přehlednosti webových stránek společnosti jsem mohla snadno vybrat vhodnou variantu účetního programu, která by odpovídala potřebám společnosti Gradua-CEGOS. Jedná se o program Stereo Multi, jehoţ hodnocení jsem provedla na základě staţené DEMO verze. Cena programu Stereo Multi je 7.140 Kč bez DPH. Pevně stanovená cena sluţby Servis není. Na podzim firma zasílá svým uţivatelům nabídku na prodlouţení této sluţby. Cena se obvykle pohybuje mezi 30 % aţ 50 % ceny nové licence. Hodnocení programu Stereo Multi Tabulka č. 15: Hodnocení účetního software Stereo Multi

Hodnocený účetní software: Stereo Multi Bodové hodnocení Přiřazená Název kritéria (0-10) váha v % Obsahová kritéria 10 100 Modul účetnictví Modul závazků a 8 100 pohledávek 10 100 Modul banka 9 100 Modul pokladna 10 100 Zakázky 8 100 Modul adresář 63

Výsledek 10 8 10 9 10 8

Název kritéria Předkontace Tiskové sestavy Uţivatelské rozhraní Modul majetek Vyhledávání a filtrování Šablony Moţnost nápovědy Cash Flow Podpora cizích měn Úprava tiskových sestav Moţnost exportu Moţnost importu dat z účetního systému Měšec

Bodové hodnocení (0-10) 9 10 7 10

Přiřazená váha v % 100 75 75 75

Výsledek 9 7,5 5,25 7,5

7

75

5,25

10 10 10 10

75 50 50 50

7,5 5 5 5

10

25

2,5

Technická kritéria 10 75

7,5

5

Obchodní kritéria 10 Update Telefonická a e-mailová 5 podpora Délka působení 10 dodavatele na trhu 10 Zastoupení dodavatele Poskytované sluţby Ocenění, reference Upgrade CELKEM

5 4 10

25

1,25

100

10

75

3,75

75

7,5

50

5

50 25 25

2,5 1 2,5 155,5

Zdroj: vlastní konstrukce

Obsahová kritéria – program umoţňuje sledovat náklady a výnosy konkrétních zakázek, upravovat tiskové sestavy na míru, práci s cizími měnami, včetně importu kurzového lístku či tisku cizojazyčných faktur. Program podporuje homebanking. Musím ocenit agendu Souvztaţnosti, která obsahuje deset tisíc souvztaţností, které vycházejí ze starší publikace "Sbírka účetních souvztaţností pro podnikatele" od autorů Fišerová - Fišer. Tato agenda se nedá v programu nikterak vyuţít, má pouze informativní charakter. Systém obsahuje oficiální tiskové sestavy pro DPH, Rozvahu, Výkaz zisků a ztrát, přiznání k dani z příjmů právnických

64

osob. Oceňuji moţnost vytváření šablon (tzv. Vzorů), podrobnou kontextovou nápovědu a modul Majetek. Nastavení předkontací je poměrně jednoduché, ovšem při jejich pouţívání nastává řada zbytečných komplikací. Například, kdyţ nadefinuji předkontaci, nemohu k ní přiřadit agendu či agendy, ve kterých se má předkontace zobrazovat. Při výběru vhodné předkontace musím vybírat ze seznamu všech. Systém sice umoţňuje filtrovat záznamy a vyhledávat, ale oproti konkurenčním softwarům jde o velice komplikovaný proces. Do agendy Vydané faktury se zadávají nejen faktury vydané, ale i zálohové či proforma faktury. Obávám se případné chybovosti při fakturaci, respektive pouţití nesprávného typu faktury. Stejně je tomu i v případě agendy Přijatých faktur. V programu neexistuje samostatná agenda určená pouze k evidenci ostatních pohledávek a závazků. Do tzv. agendy Pohledávek a závazků, která se v programu nachází, se automaticky naplňují záznamy z agendy přijatých a vystavených faktur. Tyto záznamy lze měnit pouze v odpovídající prvotní agendě. Ostatní pohledávky a závazky, mimo faktur a zálohových faktur, se pořizují přímo do agendy Pohledávky a závazky. Toto řešení mi připadá poněkud chaotické. V agendě Pokladna se dá nastavit druh příjmu aţ poté, co se naváţe na konkrétní předkontaci (v programu označeno jako Druh účtování). Modul adresář umoţňuje ke konkrétní adrese vloţit více kontaktních osob či čísel bankovních účtů. Bohuţel neumoţňuje vkládat různé dokumenty či zapisovat obchodní události k jednotlivým adresám. Program uţivateli umoţňuje přepnout se na doklady, které se váţí ke konkrétní adrese. Program je spíše uzpůsoben k pohodlnému ovládání pomocí klávesnice (klávesových zkratek), ovládání pomocí myši je také umoţněno, ovšem velmi matoucí je význam některých ikon. Například ikona diskety v prostředí MS Office a u většiny účetních software slouţí k ukládání záznamů, v tomto programu otevírá průvodce pro vytvoření záloţní kopie dat celého programu. Ukládání záznamu se řeší pomocí jiné ikony. Celkové prostředí a ovládání programu, je oproti konkurenčním software uţivatelsky méně příjemné. Technická kritéria – systém dokáţe exportovat tiskové sestavy či záznamy do MS Excel či formátu PDF. Oceňuji téţ moţnost importu některých dat ze stávajícího účetního systému. Obchodní kritéria – společnost zajišťuje legislativní aktualizace, hotline či e-mailovou podporu, má své zastoupení v Praze. Telefonickou podporu uţivatelů zajišťují pouze dva zaměstnanci firmy KASTNER software s.r.o., tuto skutečnost jsem zohlednila v bodovém hodnocení. Sluţby prováděné v sídle klienta firma nezajišťuje. Servis u klienta zajišťují 65

partnerské firmy. Za své dlouholeté působení na trhu oproti konkurenci nezískala ţádné ocenění či certifikaci. To jsem také zohlednila v bodování. Podrobné informace uvádím v popisu firmy.

4.2.3.8

STORMWARE s.r.o. – Pohoda SQL Profi

Představení společnosti45 Firma STORMWARE s.r.o. je česká softwarová společnost se sídlem v Jihlavě, zabývající se vývojem a distribucí softwarových produktů. Základní kapitál firmy činí 10.000.000 Kč. Společnost vznikla v roce 1996 a má své pobočky také v Praze, Brně, Liberci, Ostravě a Hradci Králové. Zastoupení má i na Slovensku, a to v Bratislavě, Košicích a Zvolenu. Kromě svých poboček má po celé České republice vybudovanou i certifikovanou partnerskou síť, která zajišťuje prezentace a prodej software. Ekonomický systém POHODA byl vyhlášen jako "Ekonomický a účetní informační systém roku 2004 pro malé podniky a drobné podnikatele". Ocenění bylo uděleno v rámci odborné ankety ERP Czech 2004. V roce 2007 úspěšně prošel účetním a daňovým auditem. V roce 2008 se společnost stala firmou roku kraje Vysočina, o rok později prošla certifikací a získala certifikát systému řízení kvality ISO 9001:2009, a to na tyto dva obory: návrh, vývoj implementace a podpora softwarových produktů; organizace a provádění seminářů a kurzů. Společnost obdrţela řadu ocenění, například Microsoft Gold Certified Partner s kompetencí ISV nebo Investor in People. Hlavní činností firmy je vývoj, poskytování sluţeb a distribuce komplexního ekonomického a účetního systému Pohoda, v řadě variantních řešení určených pro malé, střední a větší firmy z řad fyzických i právnických osob. Počet prodaných licencí systému Pohoda přesáhl jiţ sto tisíc. Vedle zmíněného ekonomického programu produkuje i právní a daňový software. Ke svým produktům nabízí široké spektrum sluţeb, počínaje bezplatnou prezentací programu, po instalaci, školení v prostorách svých poboček, individuální konzultace, servisní výjezdy ke klientovi. Zákaznická podpora a aktualizace programu jsou řešeny pomocí balíčku SERVIS. Tato roční sluţba zahrnuje telefonickou podporu (pondělí – čtvrtek od 8 h do 17 h, pátek od 8 h do 16 h), e-mailovou podporu s garancí odpovědi do konce následujícího pracovního dne, emailový zpravodaj a aktualizace legislativy a programu (drobná inovativní vylepšení), které si 45

STORMWARE s.r.o. [online] [cit.2011-05-30]. Dostupný z WWW: . 66

klient můţe po registraci stáhnout z internetu, nebo mu jsou zasílány na CD. Servis je v prvním roce uţivatelům poskytován zdarma, v dalších letech je zpoplatněn. Cena servisu se odvíjí od vlastněné varianty programu. Díky kvalitnímu zpracování a přehlednosti webových stránek společnosti jsem mohla snadno vybrat vhodnou variantu účetního programu, která by odpovídala potřebám společnosti Gradua-CEGOS. Jedná se o program Pohoda SQL Profi, jehoţ hodnocení jsem provedla na základě staţené DEMO verze. Cena programu Pohoda SQL 2011 Profi NET3 je 14.370 Kč bez DPH, roční aktualizace pro tuto verzi stojí 3.310 Kč bez DPH. Hodnocení programu Pohoda SQL Profi Tabulka č. 16: Hodnocení účetního software Pohoda SQL Profi

Hodnocený účetní software: Pohoda SQL Profi Bodové hodnocení Přiřazená Název kritéria (0-10) váha v % Obsahová kritéria 10 100 Modul účetnictví Modul závazků a 10 100 pohledávek 10 100 Modul banka 10 100 Modul pokladna 10 100 Zakázky 10 100 Modul adresář 10 100 Předkontace 9 75 Tiskové sestavy 10 75 Uţivatelské rozhraní 10 75 Modul majetek Vyhledávání a 10 75 filtrování 10 75 Šablony 10 50 Moţnost nápovědy 10 50 Cash Flow 10 50 Podpora cizích měn Úprava tiskových 10 25 sestav 67

Výsledek 10 10 10 10 10 10 10 6,75 7,5 7,5 7,5 7,5 5 5 5 2,5

Bodové hodnocení Přiřazená Název kritéria (0-10) váha v % Technická kritéria Moţnost exportu 10 75 Moţnost importu dat z účetního systému 9 25 Měšec Obchodní kritéria 10 100 Update Telefonická a e-mailová 10 75 podpora Délka působení 10 75 dodavatele na trhu 10 50 Zastoupení dodavatele Poskytované sluţby Ocenění, reference Upgrade CELKEM

10 10 10

50 25 25

Výsledek 7,5 2,25

10 7,5 7,5 5 5 2,5 2,5 174

Zdroj: vlastní konstrukce

Obsahová kritéria – program obsahuje všechny poţadované moduly, agendy a funkce definované v tabulce č. 6. Umoţňuje sledovat náklady a výnosy konkrétních zakázek, upravovat tiskové sestavy na míru, práci s cizími měnami, včetně importu kurzového lístku či tisku cizojazyčných faktur. Program podporuje homebanking. Obsahuje oficiální tiskové sestavy pro DPH, Rozvahu, Výkaz zisků a ztrát. Pohoda umoţňuje účtování pomocí předkontací. Pokud zadáme do systému doklad, u kterého si potřebujeme promyslet či ověřit zaúčtování, zvolíme speciální předkontaci s názvem „Nevím“. Doklad se nikam nezaúčtuje a čeká, aţ zvolíme tu správnou předkontaci. Za pomoci kontrolní sestavy lehce zjistíme, u kterých dokladů jsme pouţili speciální předkontaci „Nevím“ a snadno je posléze vyhledáme. Musím ocenit velmi dobře propracovanou a přehlednou agendu Adresář, která umoţňuje ke konkrétní adrese vloţit více kontaktních osob či čísel bankovních účtů, vkládat různé dokumenty, zapisovat obchodní události či poznámky. Mile mne překvapila záloţka doklady, která se nachází u kaţdé adresy. Na této záloţce můţeme vidět přehled dokladů či objednávek, které byly firmě vystaveny či od ní přijaty, včetně toho zda a v jaké míře jsou závazky či pohledávky uhrazeny. Není problém se pomocí jednoho kliknutí myší na konkrétní doklady přepnout. Velmi oceňuji provázanost mezi jednotlivými agendami, moţnost vytváření šablon, intuitivní ovládání programu, příjemné uţivatelské prostředí, které si můţe 68

kaţdý uţivatel upravit dle potřeb. Program umoţňuje snadné vyhledávání v záznamech, filtrování dle připravených dynamických záloţek či uţivatelem definovaných podmínek. Kaţdá agenda obsahuje tabulku, respektive seznam všech zadaných záznamů. Do této tabulky si mohu dle potřeby přidávat sloupce. Uţivatelské prostředí je srovnatelné s produkty MS Office. Program se dá plně ovládat pomocí myši nebo klávesnice (klávesových zkratek, které si můţe kaţdý uţivatel nadefinovat, dle potřeby) případně díky kombinaci klávesnice a myši. Jediné co bych programu vytkla, je vzhled tiskové sestavy Průvodka. To jsem také zohlednila ve svém hodnocení. Technická kritéria – systém dokáţe exportovat tiskové sestavy či záznamy do MS Excel či formátu PDF. Oceňuji téţ moţnost importu některých dat ze stávajícího účetního systému. Obchodní kritéria – společnost poskytuje širokou paletu sluţeb, zajišťuje legislativní aktualizace, hotline či e-mailovou podporu, má své zastoupení v Praze. Za své patnáctileté působení na trhu získala řadu ocenění. Podrobné informace uvádím v popisu firmy.

4.2.4 Výběr vhodného účetního software Výsledky hodnocení jednotlivých účetních systémů, které probíhalo na základě dlouhodobého zkoušení DEMO verzí, jsou uvedeny v tabulce č. 17. Pro zajímavost, v Příloze č. 1, č. 2, č. 3 uvádím v přehledných tabulkách detailní porovnání jednotlivých účetních systémů dle posuzovaných parametrů.

69

Tabulka č. 17: Celkové bodové hodnocení jednotlivých účetních software

Název účetního systému

Název výrobce, IČ

Pohoda SQL Profi

STORMWARE s.r.o. IČ: 25313142

FlexiBee Profi

FlexiBee Systems s.r.o.

Money S3 Office ABRA G2

Helios Red Ekonomika EKONOM Stereo Multi Altus Vario Komplet

(dříve WinStrom s.r.o.) IČ: 28019920 CÍGLER SOFTWARE, a.s. IČ: 25568736 ABRA Software a.s. IČ: 25097563 Asseco Solutions, a.s. IČ: 64949541 ELISOFT, s.r.o. IČ: 25519590 KASTNER software s.r.o. IČ: 25591169 Altus software s.r.o. IČ: 61681202

Počet získaných bodů 174 169,5 169 168,25 164 163,25 155,5 152,5

Zdroj: vlastní konstrukce

Nevětší počet bodů získal produkt Pohoda SQL Profi od dodavatelské firmy STORMWARE s.r.o. Doporučuji proto společnosti Gradua-CEGOS, s.r.o. nákup výše zmiňovaného účetního software, a to především z těchto důvodů. Jedná se o systém, který splňuje všechna nastavená kritéria. Obsahuje nejen poţadované moduly a funkce, ale i mnoho dalších moţností, díky nimţ se práce se systémem stane velmi přínosnou a efektivní především z hlediska úspory času. Program vyniká uţivatelským komfortem srovnatelným s produkty Microsoft Office, s nimiţ také datově spolupracuje. Jednotlivé agendy jsou velmi přehledně uspořádány, práce se systémem je díky intuitivnímu ovládání snadná a rychle pochopitelná. Systém disponuje kvalitně zpracovanou nápovědou, která mnohým uţivatelům pomůţe při prvním seznamování se s programem. Kaţdodenní práce s programem vyţaduje dobrou znalost funkcí, jako jsou třídění, vyhledávání a filtrování záznamů. Všechny tyto funkce jsou v programu nastaveny tak, aby jejich pouţívání bylo pro uţivatele snadné a nestalo se jeho noční můrou. Systém Pohoda obsahuje řadu přednastavených dynamických záloţek, díky kterým je filtrování o to jednoduší. Uţivatel si můţe svoje vytvořené filtry i ukládat. V programu nalezneme řadu tiskových sestav respektujících vybraná/vyfiltrovaná data. Systém umoţňuje nastavení programu dle potřeb kaţdého uţivatele. Díky intuitivnímu ovládání, propracovanému systému interaktivních 70

nápověd směle konkuruje ostatním produktům. Na programu oceňuji také široké spektrum tiskových sestav, díky kterým získá uţivatel kompletní přehled, například o ziskovosti dané zakázky, toku peněz, nesplacených pohledávkách a závazcích po splatnosti, kompletních údajích o svých dodavatelích a odběratelích, celkovém hospodaření firmy. Nasazení tohoto programu jednoznačně zvýší efektivitu práce jednotlivých uţivatelů a minimalizuje jejich chybovost. A to především díky moţnosti nastavení šablon, předkontací a vyuţití řady dalších funkcí jako je například, hromadná fakturace, automatické generování předpisů jednotlivých leasingových splátek včetně výpočtu daňově uznatelných nákladů u finančního leasingu a řady kontrolních mechanizmů v podobě tiskových sestav, kontrolních funkcí a hlášení programu. Systémové poţadavky kladené na nový software jsou kompatibilní se stávajícím softwarovým a hardwarovým vybavením společnosti. To ušetří další náklady, které by byly spojené s nasazením nového programu. Databáze SQL umoţňuje zpracování velkého objemu dat, větší bezpečnost a rychlost. Program je moţné upgradovat dle aktuálních potřeb společnosti, za rozdíl cen (mezi stávající a budoucí licencí programu). Legislativní změny programu jsou ošetřeny pomocí ročního balíčku Servis, který obsahuje také telefonickou a e-mailovou podporu, e-mailový zpravodaj, drobná inovativní vylepšení různých funkcí a tiskových sestav programu. První rok je poskytován zdarma, v dalších letech je jiţ tato sluţba zpoplatněna. Cena této roční sluţby je 3.310 Kč bez DPH. Dodavatel systému Pohoda, firma STORMWARE s.r.o., působí na trhu od roku 1996. Společnost je zastoupena řadou svých poboček či certifikovaných partnerů v rámci celé České a Slovenské republiky. Získala řadu významných ocenění a certifikací. Poskytuje široké spektrum sluţeb, například pomoc při optimálním nastavení programu, tematická školení, individuální konzultantskou či technickou pomoc v sídle uţivatele. Pokud má uţivatel problém a neví si s ním rady, můţe vyuţít telefonickou či e-mailovou podporu. Společnost stále inovuje své produkty či vyvíjí nové systémy v souladu s aktuálním vývojem informačních technologií na českém trhu. Nabízí svým uţivatelům dobré zázemí, coţ je velice důleţité v rámci rozhodování o nasazení nového systému. Cena programu splňuje finanční limit společnosti Gradua-CEGOS, s.r.o., a to jak s ohledem na pořizovací cenu programu, tak i na roční náklady spojené s legislativními aktualizacemi a základní podporou.

71

4.3 Třetí etapa Třetí etapu povaţuji za závěrečnou. Navazuje na předchozí fázi, ve které jsem se zabývala výběrem vhodného účetního systému. Nasazení nového systému je velmi náročný proces, ve kterém je potřeba stanovit závazná data a úkoly, které by měly být postupně plněny, dle časového harmonogramu. K plánování jednotlivých úkolů v rámci implementace a ke stanovení časového rozvrhu doporučuji také přizvat budoucí uţivatele nového systému.

4.3.1 Implementace vybraného software Před samotným započetím implementace doporučuji stanovit pevné datum přechodu na nový účetní software. Přechod na nový systém se můţe uskutečnit na začátku účetního období. Tím se ekonomické oddělení firmy vyhne sloţitému přepisování a zadávání všech záznamů, které utváří ucelený pohled na účetnictví společnosti v daném účetním období. Je pravda, ţe se dá převést velké mnoţství dat pomocí importu. Například adresář, nezaplacené pohledávky a závazky, účtová osnova. Bohuţel však není technicky moţné importovat všechna data. Při určování termínu nasazení nového software musíme mít na paměti spoustu úkonů, které budou muset být do té doby splněny. Je dobré si nechat časovou rezervu pro případ, ţe by se při implementaci vyskytly komplikace. Do té doby by měl být systém nainstalovaný, převedená data a zaškolení uţivatelé. V rámci procesu implementace nového systému je nezbytné zajistit odbornou instalaci programu a provést převod dat ze starého účetního software. Instalaci či převod dat mohou provést zaměstnanci IT oddělení společnosti Gradua-CEGOS, s.r.o. či servisní technici firmy STORMWARE s.r.o. Zaškolení všech uţivatelů, kteří budou se systémem pracovat, se nesmí podcenit. Je dobré nechat jednotlivým uţivatelům dostatek času na seznámení se s programem. Doporučuji umoţnit uţivatelům absolvování základního školení „Pohoda pro začátečníky“, na kterém se seznámí s ovládáním programu, včetně způsobu, jak zakládat doklady. Poté, ve spolupráci s jednotlivými pracovníky, vybrat navazující pokročilý kurz, který by byl pro ně přínosný. V případě společnosti Gradua-CEGOS, s.r.o. je to kurz Účetnictví I a II. Na těchto kurzech se účastník seznámí se základními a sloţitějšími účetními operacemi v programu. Například s vytvářením analytických účtů a předkontací, zaúčtováním pohledávek, závazků a jejich likvidací v rámci banky nebo pokladny, operacemi se zálohovými fakturami, zpracováním vzájemných zápočtů, ale i s pouţíváním tiskových 72

sestav, zadáváním majetku dlouhodobého, drobného a leasingového, sledováním saldokonta. Tyto pokročilé hromadné kurzy je moţné nahradit individuální konzultací a nechat si nastavit systém pracovníkem dodavatelské firmy dle poţadavků společnosti. Pro všechny účetní je velmi důleţité, aby si zvykli na nový účetní software a začali mu důvěřovat. Proto bych zvolila metodu, která bude hodně časově náročná, ale pomůţe odstranit bariéry a mnohdy i počáteční nedůvěru v nový systém. Ze své praxe vím, ţe je dobré ze začátku alespoň dva, tři měsíce vést účetnictví paralelně v obou dvou systémech, v takzvaném zkušebním provozu. Díky tomu si účetní můţe osahat nový systém a získat v něj větší důvěru či včas odstranit chyby v nastavení programu. Vedle toho si vede data ve starém účetním systému a můţe tak porovnat důleţité účetní operace a jejich výsledky v obou dvou programech. Například správnost sestavení přiznání DPH, udrţení podvojnosti, vytvoření a zaúčtování odpisů aj.

73

Závěr Cílem této diplomové práce bylo vybrat vhodný účetní systém pro společnost GraduaCEGOS, s.r.o., který by plně vyhovoval potřebám společnosti a zefektivnil tak práci účetního oddělení i celé firmy. Jako první jsem představila společnost Gradua-CEGOS, s.r.o. a popsala současný stav účetního programu, který firma pouţívá. Výběr vhodného účetního systému, který by vyhovoval potřebám konkrétní firmy, je velmi náročným procesem, proto jsem při naplňování tohoto cíle postupovala tak, ţe jsem ho rozdělila do několika etap. V první fázi, dovolím si ji označit za klíčovou, jsem analyzovala potřeby společnosti. Nejprve jsem se však zabývala analýzou současného stavu účetního systému. Pomocí SWOT analýzy jsem definovala slabé a silné stránky současného účetního programu, nastínila hrozby, které firmě přináší a příleţitosti spojené s nasazením nového účetního software. Výsledky, které vzešly z analýzy, mi pak pomohly při definování poţadavků na nový účetní program. Na základě nadefinovaných poţadavků jsem se posunula do další fáze, kde jsem se jiţ zaměřila na výběr vhodného účetního software. První krok, který jsem provedla, byla identifikace vhodných produktů na trhu. Na českém trhu působí veliké mnoţství softwarových firem, které se zabývají vývojem a distribucí účetních systémů. Prakticky je nemoţné všechny nabízené programy podrobně vyhodnotit, proto jsem vybrala pouze několik systémů. Vycházela jsem přitom z nastavených potřeb společnosti a stanovila základní kritéria, která musely vybrané účetní systémy a jejich dodavatelé splňovat. Vybrané systémy jsem dále podrobila detailnímu hodnocení, při kterém jsem opět vycházela ze stanovených poţadavků. Abych mohla posoudit a následně vyhodnotit, který systém je pro společnost nejvhodnější, zvolila jsem metodu velmi zjednodušeného multikriteriálního výběru. Jednotlivá hodnocená kritéria (poţadavky) jsem, kvůli větší přehlednosti, rozdělila do tří skupin, na obsahová, technická a obchodní. Systémy jsem hodnotila na základě DEMO verzí a jejich dodavatele pak na základě dostupných informací. Hodnocení probíhalo na základě přiřazování určitého počtu bodů ke kaţdému kritériu. Abych zohlednila důleţitost a významnost posuzovaného poţadavku, přiřadila jsem ke kaţdému kritériu váhu. Systém, který získal největší počet bodů, jsem doporučila společnosti ke koupi. Mé doporučení jsem patřičně zdůvodnila. Závěr celého procesu jsem věnovala doporučenému postupu při implementaci nového účetního systému.

74

Stanoveného cíle bylo dosaţeno. Vybraný systém Pohoda SQL Profi od firmy STORMWARE s.r.o. plně vyhovuje potřebám společnosti. Díky jeho vlastnostem a funkcím, které detailně popisuji v podkapitolách 4.2.3.8 a 4.2.4, zefektivní práci účetního oddělení i celé firmy.

75

Seznam použité literatury Tištěné monografie [1] BASL, Josef. Podnikové informační systémy: podnik v informační společnosti. 1. vyd. Praha : Grada Publishing, spol. s r.o., 2002. 142 s. ISBN 80-247-0214-2. [2] FIALA, Josef. Dějiny účetnictví. Praha : Pragotisk, Peroutka a spol., 1935. 29 s. [3] KŘÍŢOVÁ, Zuzana. Účetní systémy na PC. 1. vyd. Brno : Masarykova univerzita, 2005. 101 s. ISBN 80-210-3904-3. [4] LANDA, Martin. Organizace účetních agend ve firmě. 1. vyd. Praha : Management Press, 2005. 163 s. ISBN 80-7261-123-2. [5] MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1. vyd. Praha : Nakladatelství Oeconomica, 2006. 173 s. ISBN 80-245-1136-3. Články v elektronických seriálech [1] ČAPEK, Zdeněk: Co by měl umět ekonomický software [online]. březen 2004 [cit.2011-03-28]. Dostupný z WWW: . [2] GRÁSGRUBER, Miloš: Ekonomický software pro malé a střední firmy [online]. březen 2001 [cit.2011-05-01]. Dostupný z WWW: . [3] Hospodářské noviny: Stručná historie systémů ERP [online]. 26.4.2006 [cit.2011-04-21]. Dostupný z WWW: . 76

[4] Hospodářské noviny: Velké systémy s velkými možnostmi [online]. 4.5.2010 [cit.2011-04-12]. Dostupný z WWW: . Oficiální webové stránky softwarových společností [1] ABRA Software a.s. [online] [cit.2011-05-11]. Dostupný z WWW: . [2] Altus software s.r.o. [online] [cit.2011-03-28]. Dostupný z WWW: . [3] Asseco Solutions, a.s. [online] [cit.2011-04-16]. Dostupný z WWW: a . [4] CÍGLER SOFTWARE, a.s. [online] [cit.2011-04-30]. Dostupný z WWW: . [5] ELISOFT, s.r.o. [online] [cit.2011-04-30]. Dostupný z WWW: . [6] FlexiBee Systems s.r.o. [online] [cit.2011-04-11]. Dostupný z WWW: . [7] Gradua-CEGOS, s.r.o. [online] [cit.2011-06-04]. Dostupný z WWW: . [8] KASTNER software s.r.o. [online] [cit.2011-04-30]. Dostupný z WWW: . [9] STORMWARE s.r.o. [online] [cit.2011-05-30]. Dostupný z WWW: .

77

Seznam použitých obrázků Obrázek č. 1: Časová osa zásadních změn v technologii vedení účetnictví……………...……8 Obrázek č. 2: Etapy procesu výběru vhodného účetního software………..………….………30

Seznam použitých tabulek Tabulka č. 1: Základní etapy rozvoje systémů ERP………………………………………….17 Tabulka č. 2: Mnoţství záznamů zadaných do konkrétní agendy v letech 2008–2010………28 Tabulka č. 3: SWOT analýza současného účetního systému Měšec…………………………31 Tabulka č. 4: Poţadavky společnosti Gradua-CEGOS na účetní software…………………...33 Tabulka č. 5: Seznam vhodných účetních systémů pro společnost Gradua-CEGOS…….…..37 Tabulka č. 6: Obsahová kritéria výběru vhodného účetního programu………………………38 Tabulka č. 7: Technická kritéria výběru vhodného účetního programu……………………...40 Tabulka č. 8: Obchodní kritéria výběru vhodného účetního programu………………………41 Tabulka č. 9: Hodnocení účetního software ABRA G2………………………………………43 Tabulka č. 10: Hodnocení účetního software Altus VARIO Komplet……………………….46 Tabulka č. 11: Hodnocení účetního software Helios Red Ekonomika……………………….50 Tabulka č. 12: Hodnocení účetního software Money S3 Office……………………………...53 Tabulka č. 13: Hodnocení účetního software EKONOM………………………………….....57 Tabulka č. 14: Hodnocení účetního software FlexiBee Profi………………………………...60 Tabulka č. 15: Hodnocení účetního software Stereo Multi……..............................................63 Tabulka č. 16: Hodnocení účetního software Pohoda SQL Profi…………………………….67 Tabulka č. 17: Celkové bodové hodnocení jednotlivých účetních software………………….70

78

Seznam příloh Příloha č. 1: Porovnání jednotlivých účetních systémů dle obsahových kritérií Příloha č. 2: Porovnání jednotlivých účetních systémů dle technických kritérií Příloha č. 3: Porovnání jednotlivých účetních systémů dle obchodních kritérií

79

Příloha č. 1

Porovnání jednotlivých účetních systémů dle obsahových kritérií

Obsahová kritéria Helios Altus Red Money ABRA Vario EkonoS3 Název kritéria G2 Komplet mika Office Modul 9 9 10 10 účetnictví Modul závazků a 10 9 9 9 pohledávek 10 10 10 10 Modul banka Modul 9 10 9 10 pokladna 10 10 10 10 Zakázky

FlexiBee EKONOM Profi

Pohoda Stereo SQL Multi Profi

10

9

10

10

8

9

8

10

10

10

10

10

10

10

9

10

10

10

10

10

Modul adresář

10

10

10

10

9

10

8

10

Předkontace Tiskové sestavy Uţivatelské rozhraní

10

10

10

10

10

10

9

10

7,5

7,5

7,5

6,75

7,5

7,5

7,5

6,75

6,75

3,75

5,25

6

5,25

6,75

5,25

7,5

Modul majetek Vyhledávání a filtrování

6,75

6,75

7,5

6,75

6,75

6,75

7,5

7,5

7,5

7,5

6

7,5

7,5

7,5

5,25

7,5

Šablony Moţnost nápovědy

4,5

4,5

7,5

7,5

7,5

7,5

7,5

7,5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

4,5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

2,5

0

2,5

2,5

0

2,5

2,5

2,5

118,5

113

119,25

121

116,5

121

114,5

124,25

Cash Flow Podpora cizích měn Úprava tiskových sestav Celkem

80

Příloha č. 2

Porovnání jednotlivých účetních systémů dle technických kritérií

Technická kritéria

Název kritéria

Moţnost exportu Moţnost importu dat z účetního systému Měšec Celkem

Helios FlexiAltus Red Bee ABRA Vario Ekono- Money S3 EKOG2 Komplet mika Office NOM Profi

Stereo Multi

Pohoda SQL Profi

7,5

7,5

7,5

7,5

7,5

7,5

7,5

7,5

2,25

2,25

2,25

2

1,25

2

1,25

2,25

9,75

9,75

9,75

9,5

8,75

9,5

8,75

9,75

81

Příloha č. 3

Porovnání jednotlivých účetních systémů dle obchodních kritérií

Obchodní kritéria Helios FlexiAltus Red Bee ABRA Vario Ekono- Money S3 EKONázev kritéria G2 Komplet mika Office NOM Profi 10 0 5 10 10 10 Update

Telefonická a e-mailová podpora Délka působení dodavatele na trhu Zastoupení dodavatele Poskytované sluţby Ocenění, reference Upgrade Celkem

Pohoda Stereo SQL Multi Profi 10 10

7,5

7,5

7,5

6

7,5

7,5

3,75

7,5

7,5

7,5

7,5

7,5

7,5

7,5

7,5

7,5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

2,5

5

2,5

2,25

2,5

2,5

0,5

1,5

1

2,5

2,5

2,5

2,5

2,5

2,5

2,5

2,5

2,5

40

29,75

35

38,5

38

39

32,25

40

82