Toelichting aanvraagformulier Evenement/Festiviteit Deze toelichting geeft nadere uitleg bij de vragen van het aanvraagformulier. Houdt u deze toelichting bij de hand wanneer u het aanvraagformulier invult. Voor hulp of vragen kunt u contact opnemen met Evenementen Management, telefoon: (050) 367 11 55 of e-mail:
[email protected]. Wanneer uw evenement een dusdanige omvang heeft dat het invullen van het aanvraagformulier niet volstaat, dan dient u contact op te nemen met het EM. Gegevens van de aanvrager/organisator Vermeld hier de gegevens van de aanvrager. Hij/zij is verantwoordelijk voor het ordelijk verlopen van het evenement en is zonodig aansprakelijk voor eventuele gevolgen die hieruit voortvloeien. Naam, adres en woonplaats Deze gegevens dienen ingevuld te worden voor de verzending van de evenementenvergunning of voor andere correspondentie met de aanvrager. Voor snellere correspondentie is het vermelden van een emailadres een pré. (Mobiele) telefoonnummer tijdens kantooruren Dit dient ingevuld te worden zodat contact kan worden opgenomen indien er vragen of opmerkingen zijn met betrekking tot de aanvraag. Mobiele telefoonnummer tijdens evenement Dit dient ingevuld te worden zodat contact kan worden opgenomen tijdens het evenement. De contactpersoon dient te allen tijde (mobiel) bereikbaar te zijn op dit mobiele nummer voor contact met de parate diensten.
Evenement/Festiviteit Vul hier de algemene gegevens over het evenement in. Dat wil zeggen: naam, omschrijving, datum, tijdstippen en verwachte aantal deelnemers. Omschrijving evenement Vermeld hier zo duidelijk mogelijk wat voor soort evenement het is en wat de activiteiten en/of de doelstellingen zijn. Indien u onvoldoende ruimte heeft op het formulier, dan kunt u een bijlage toevoegen. Gewenste locatie Geef hier zo precies mogelijk de locatie van het evenement aan. U dient tevens een plattegrond van de locatie toe te voegen die voldoet aan de volgende criteria: - De plattegrond dient op schaal ingetekend te zijn (bij voorkeur 1 op 500)*; - Alle te plaatsen objecten dienen ingetekend te zijn; - Plaatsen waar activiteiten plaatsvinden, dienen duidelijk aangegeven te zijn. - Eventueel gewenste wegafzetting(en) dienen aangegeven te zijn (de gemeente beslist of de straat of het plein daadwerkelijk afgesloten kan worden)**. *)Voor de meest voorkomende plattegronden kunt u terecht op groningen.nl/evenementen of kunt u contact opnemen met het EM. **)Volgt u een route dan dient u naast de straten waardoor de route gaat ook de verkeersmaatregelen te beschrijven. Gebruik hiervoor bij voorkeur een bijlage.
Overige bepaling locatiekeuze: - Voor het gebruik van terreinen die niet in beheer zijn bij de gemeente heeft u toestemming nodig van de desbetreffende eigenaar/beheerder. Datum Vermeld hier de begin- en einddatum van het evenement. Tijdsduur Vermeld hier de starttijd (begin) en eindtijd van het evenement. In verband met de regelgeving gelden voor evenementen de volgende restricties: - Het evenement mag binnen de diepenring tot 01.00 uur duren en buiten de diepenring tot 24.00 uur; - Op zon- en feestdagen is vóór 13.00 uur geen geluid toegestaan. Datum opbouw / Datum afbouw Geef hier duidelijk aan hoe laat de opbouw begint en eindigt en op welke datum dit gebeurt. Hetzelfde geldt voor de afbouw. Verwacht aantal bezoekers Vermeld hier het aantal mensen dat u verwacht op uw evenement. Is er sprake van een wedstrijd Geef hier aan of er sprake is van een wedstrijd op de weg en om hoeveel deelnemers het gaat. Bijvoorbeeld (hard)loopevenement of wielerwedstrijd. Bij wedstrijden op de weg kunnen nadere ontheffingen en/of vergunningen nodig zijn. Het EM zorgt hiervoor.
Tijdens evenement / festiviteit EHBO-ers Vul hier het aantal EHBO’ers in. In principe dient voor elke 150 bezoekers één EHBO-er beschikbaar te zijn gedurende het evenement. Beveiligingsmedewerkers Vul hier het aantal beveiligingsmedewerkers in en de naam van de beveiligingsorganisatie. Bewaking op het terrein of beveiliging tijdens het evenement mag alleen door gecertificeerde medewerkers van een erkend beveiligingsbedrijf gedaan worden. Afhankelijk van de aard of omvang van uw evenement kan de gemeente u verplichten bewaking of beveiliging te regelen.
Toegankelijkheid De locatie dient toegankelijk te zijn voor rolstoelgebonden bezoekers.
Activiteiten en voorzieningen Verkeer en Vervoer Straten afsluiten Geef hier aan of u wegen, straten of gedeelte(n) daarvan wilt laten afsluiten voor uw evenement, geef tevens de namen van de straten aan die u wenst af te sluiten. De afdeling Verkeer en Vervoer beoordeelt of de straatafsluiting mogelijk is. Overige bepalingen inzake wegafzettingen: - De gemeente zorgt voor de afsluiting (stremmateriaal); - De vergunninghouder dient ervoor te zorgen dat de afzetting in stand blijft; - Wanneer u verkeersregelaars gaat inzetten dient u hiervoor contact op te nemen met de afdeling Verkeer en Vervoer, telefoon: 050-367-8111. Parkeren Wanneer het noodzakelijk is voor uw evenement kunt u parkeerontheffingen aanvragen. Geef hier aan of en wanneer u op de evenementenlocatie moet parkeren. De afdeling Verkeer en Vervoer beoordeelt of de parkeerontheffing verleend wordt. Aan de parkeerontheffing zijn kosten verbonden (te voldoen aan het loket Parkeren). Overige bepalingen inzake parkeren: U dient in de binnenstad van Groningen rekening te houden met de venstertijden (laden/lossen is alleen toegestaan van 05.00-11.00 uur en van 18.00-20.00 uur). Wanneer het voor uw evenement noodzakelijk is om buiten de voorgenoemde tijden op- en/of af te bouwen kunt u hiervoor ontheffing aanvragen. Geef in een bijlage aan dat u buiten de voorgenoemde tijden wenst op- en/of af te bouwen en daarom een ontheffing van de venstertijden nodig heeft.
Geluid Geef hier aan of en op welke manier u geluid gaat maken. - Mechanisch (geen live muziek, maar bijvoorbeeld een DJ). - Live muziek akoestisch (live muziek zonder geluidsboxen bijvoorbeeld een fanfare of drumband). - Live muziek versterkt (live muziek met geluidsboxen bijvoorbeeld een muziekband). - Geluidsinstallatie of geluidswagen (indien u gebruik maakt van een kleinere installatie waarbij geluid ter ondersteuning van uw evenement gebruikt wordt). - Soundcheck (wanneer u een soundcheck gaat doen dan kunt u dat hier aangeven). Naam optredende DJ/artiest(en) Geef hier de naam van de optredende DJ/artiest(en) aan. Het is van belang te weten welke artiesten er gaan optreden op uw evenement zodat de gemeente kan beoordelen wat de impact van deze artiesten op de omgeving en op uw evenement is. Nadere bepalingen inzake geluid: - Maximaal toegestane geluidsniveau is 85 dB(A) gemeten op de meest belaste gevel ( voor enkele gebieden geldt een uitzondering); - Geluid maken is toegestaan tot 01.00 binnen de diepenring en tot 24.00 uur buiten de diepenring.
Verkoop Aangeboden waren Geef hier aan of u (etens)waren gaat verkopen en zo ja, welke. Wanneer u etenswaren gaat verkopen dient u een lijst met de etenswaren en de naam en telefoonnummers van de verkopers/eigenaar in te leveren bij de aanvraag. Dit omdat de gemeente deze gegevens dient aan te leveren bij de Voedsel- en Waren Autoriteit (VWA). Aantal verkooppunten Geef hier het aantal verkooppunten aan. Dit dient overeen te komen met de ingetekende kramen of verkooppunten op de plattegrond. Biertap/ zwak-alcoholische dranken Geef hier aan of u van plan bent zwak-alcoholische dranken te gaan schenken. Indien u ‘Nee’ invult kunt u doorgaan met vraag 11 ‘Stroomvoorziening’. Indien u ‘Ja’ invult dient u ook aan te geven of u drank gaat schenken op eigen terrein of op een bestaand terras. Wanneer u een terras of verkooppunt inricht dat niet op eigen terrein plaatsvindt dan dient u dat ook aan te geven. Vul in beide gevallen het adres in. U dient tevens een aparte aanvraag voor een drank- en horecaontheffing aan te vragen. Nadere bepalingen tappunten en zwak-alcoholische dranken: - Tappen is toegestaan tot 02.00 uur binnen de diepenring en tot 01.00 uur buiten de diepenring, mits hiervoor een drank- en horecaontheffing is verleend; - Het gebruik van glaswerk is niet toegestaan. U dient gebruik te maken van plastic drinkbekers; - Voor de aanvraag voor een drank- en horecaontheffing kunt u terecht bij Economische Zaken, telefoon: 14 050 (er zijn kosten verbonden aan de aanvraag voor een drank- en horecaontheffing).
Stroomvoorziening Geef hier aan of u stroom van de gemeente wenst te gebruiken of gebruik maakt van eigen stroomvoorziening. Geef tevens aan welke spanning u gaat gebruiken. Stroomvoorziening van de gemeente Op de Grote Markt, Vismarkt, Waagplein, Ossenmarkt en het Noorderplantsoen is het mogelijk om stroomvoorziening van de gemeente te gebruiken. De gemeente maakt gebruik van groene stroom. Voor voorgenoemde locaties worden kosten in rekening gebracht. U kunt ook zelf een andere locatie aangeven. U krijgt dan zo snel mogelijk bericht van het CME of de gemeente een stroomvoorziening faciliteert op de door u aangevraagde locatie. Nadere bepaling gebruik stroom van de gemeente: - De kosten voor stroomvoorziening bedragen € 15,00 excl. BTW per dagdeel; - De dagdelen zijn als volgt ingedeeld: 06.00-12.00, 12.00-18.00,18.00-24.00 en 00.00 – 06.00 uur; - Gebruik van stroom in het Noorderplantsoen gaat per eenheid; - U dient zelf voor kabels en eventueel benodigde stekkers te zorgen.
Bouwwerken Geef hier aan of en zo ja welke bouwwerken u wilt plaatsen met de bijbehorende afmetingen. Tenten Indien u een tent(en) wilt plaatsen kunt u dat hier aangeven. Dit geldt voor zowel party- als grote tenten. Nadere regels m.b.t. tenten: - Tenten dienen in principe een zelfdragende constructie te hebben; - Het is niet toegestaan pennen in de grond te slaan; - Bij gebruik van een tent voor meer dan 50 personen zijn nadere ontheffingen en/of vergunningen nodig. Het EM zorgt hiervoor wanneer u hier vermeldt hoe groot de tent is en voor hoeveel personen deze is. Podium / Tribunes/ Anders Gaat u een podium, tribune of een ander tijdelijk bouwwerk plaatsen? Dan kunt u dat hier aangeven. Het bouwwerk wordt vóór het evenement door een constructeur beoordeeld. Daarom dient u bij de aanvraag constructietekeningen bij te voegen. Alle te plaatsen bouwwerken dienen ook op schaal te worden ingetekend op de bij te voegen plattegrond.
Vuurwerk Geef hier aan of u vuurwerk wilt gaan afsteken tijdens uw evenement. Indien u vuurwerk wilt afsteken geef dan de locatie aan en de datum en het tijdstip waarop het vuurwerk wordt afgestoken. Vuurwerk mag alleen worden afgestoken door een gecertificeerd persoon/bedrijf. De vuurwerkleverancier dient de aanvraag/melding bij de Provincie Groningen te doen met betrekking tot het ontbranden van vuurwerk.
Schoonmaak terrein U dient het terrein dat u gaat gebruiken voor uw evenement weer schoon op te leveren en te ontdoen van zwerfvuil. Geef hier aan of u zelf het terrein schoonmaakt of dat u wilt dat de gemeente het schoonmaakt. Wanneer u het terrein wilt laten schoonmaken door de gemeente kunnen hier kosten aan verbonden zijn. De Milieudienst neemt dan contact met u op m.b.t. de schoonmaak van het terrein.
Spandoeken/ reclameborden Geef hier aan of u spandoeken en/ of reclameborden wilt plaatsen.
Overig Toiletvoorziening Geef hier aan of er toiletvoorzieningen worden geplaatst en zo ja welk soort dit betreft. Water Geef hier aan of u gebruik gaat maken van water. Geef tevens aan of u dit in eigen beheer heeft of dat u water wenst af te nemen van de gemeente. Indien u gebruikt wenst te maken van drinkwater geef dit dan expliciet aan. Watervoorziening van de gemeente Op de Grote Markt, Vismarkt, Waagplein, Ossenmarkt en het Noorderplantsoen is het mogelijk om water van de gemeente te gebruiken. Voor voorgenoemde locaties kunnen kosten in rekening worden gebracht. U kunt ook een andere locatie aangeven. U krijgt dan zo snel mogelijk bericht van het EM of de gemeente een watervoorziening faciliteert op de door u aangevraagde locatie.
Ondertekening Het aanvraagformulier dient ondertekend te worden en te worden voorzien van de datum en plaats van ondertekening.
Meer informatie: Gemeente Groningen Evenementen Management Bezoekadres: Harm Buiterplein 1 9723 ZR GRONINGEN Postadres: Postbus 742 9700 AS GRONINGEN Telefoon: (050) 367 1155 Email:
[email protected] Website: groningen.nl/evenementen
April 2009 Toelichting aanvraagformulier evenementen en festiviteiten
