Vrijwilligersbeleid juni 2012

Vrijwilligersbeleid juni 2012

Inhoud Inleiding .................................................................................................. 3 1. Uitgangspunten .................................................................................... 4 2. Huidige praktijk ................................................................................... 5 3. De Vaste Vrijwilliger, het kader ................................................................ 6 4. Werving en aanmelding .......................................................................... 9 5. Aanname en begeleiding ....................................................................... 10 6. 7. 8. 9. 10.

Overeenkomst vrijwillige inzet.................................................................. 12 Onkostenvergoeding ............................................................................ 17 Verzekeringen ................................................................................... 18 Registratie van vrijwilligers.................................................................... 19 Budgetten voor vrijwilligerswerk ............................................................. 20

Vastgesteld 28 juni 2010, laatst gewijzigd maart 2013, geldig tot juli 2014, printdatum 16-5-13

2

Inleiding Dynamo is een professionele brede welzijnsorganisatie die op verschillende manieren met en voor vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties werkt. Van oudsher heeft het welzijnswerk samengewerkt met vrijwilligers om maatschappelijke doelen te realiseren. De laatste tijd zien we, mede onder invloed van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO), dat vrijwilligers een nog grotere rol (gaan) spelen in leveren van een bijdrage aan de maatschappij. Hun gewaardeerde bijdrage aan de samenleving wordt in veel beleidsstukken van de overheid nadrukkelijk benoemd. Dynamo wil op een verantwoorde wijze inspelen op deze veranderende rol van vrijwilligers en vrijwilligerswerk in de maatschappij. In deze notitie schetsen wij de contouren van het vrijwilligersbeleid van Dynamo. Dit beleid geeft richting aan de positie en de rol van Dynamo bij vrijwilligerswerk.


3

1. Uitgangspunten Dynamo stimuleert en ondersteunt bewoners om actief deel te nemen aan de samenleving. Het is Dynamo’s taak om mensen te ondersteunen voor wie actieve deelname aan de samenleving niet vanzelfsprekend is. Daarnaast faciliteert en stimuleert zij actieve buurtbewoners die zich vrijwillig inzetten voor een ander en/of de buurt. Dynamo maakt een onderscheid tussen vrijwilligerswerk binnen en buiten de eigen organisatie. --- Buiten: vrijwilligersactiviteiten in georganiseerd verband buiten de eigen organisatie --- Binnen: de inzet van vrijwilligers voor de diverse diensten en activiteiten van Dynamo

Definitie vrijwilligerswerk Vrijwilligerswerk is werk dat onbetaald en onverplicht maar niet vrijblijvend in enig georganiseerd verband ten behoeve van anderen en/of samenleving wordt verricht. Dynamo hanteert de volgende uitgangspunten in het vrijwilligersbeleid:

Buiten Dynamo ---

Wij ondersteunen vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties die in de buurt actief zijn waar dat nodig is, bijvoorbeeld omdat het zelforganiserend vermogen (nog) onvoldoende is. We ondersteunen vrijwilligers(organisaties) die een positieve oriëntatie op de Nederlandse samenleving hebben, open en transparant werken en actief deelnemen in de werkgebieden van Dynamo. Binnen Dynamo

---

Dynamo stimuleert de positie van vrijwilligers binnen haar eigen organisatie als medewerkers. Daartoe creëren wij een raamwerk voor vrijwilligerswerk binnen de organisatie.


4

2. Huidige praktijk Vrijwilligers nemen een aanzienlijk deel van sociale activiteiten voor hun rekening.

Buiten de organisatie ---

---

Dynamo ondersteunt diverse buurtbewoners die actief zijn voor buurt en buren en vrijwilligersorganisaties rond verschillende thema’s. Dynamo stelt haar ruimtes zoveel mogelijk ter beschikking voor initiatieven van buurtbewoners en vrijwilligersorganisaties. Dynamo creëert in een aantal gebouwen flexwerkplekken waar buurtbewoners en vrijwilligers(organisaties) gebruik kunnen maken van kantoorfaciliteiten om hun activiteiten te organiseren. Binnen de organisatie

Bij Dynamo zijn bijvoorbeeld op de volgende terreinen vrijwilligers werkzaam: --- In het jongerenwerk zijn veel meewerkende deelnemers. --- In de buurtcentra is sprake van diverse vrijwilligers die locatiegebonden werken. Een deel van hen is tevens bezoeker/klant. --- In de maatschappelijke dienstverlening werkt vooral het ouderenwerk in projecten met vrijwilligers, bijvoorbeeld bij huisbezoek 75+. Dynamo onderscheidt twee vormen van vrijwilligers: --- de Vaste Vrijwilliger, een vrijwilliger die een overeenkomst vrijwillige inzet heeft met Dynamo, --- de vrijwilliger die geen overeenkomst met Dynamo heeft ,maar zich wel incidenteel voor bepaalde werkzaamheden zich inzet.


5

3. De Vaste Vrijwilliger, het kader ---

---

---

---

-----

---

Onder Vaste Vrijwilliger verstaan we diegene die zich vanuit een persoonlijke motivatie gedurende minimaal drie maanden of op projectbasis onbetaald actief inzet onder de eindverantwoordelijkheid van Dynamo. De door de vrijwilliger verrichte werkzaamheden passen in de doelstelling, de activiteiten en de organisatie van Dynamo. De Dynamo contactpersoon bepaalt of de vrijwilliger wordt geregistreerd en daarmee de status van Vaste Vrijwilliger heeft. De Vaste Vrijwilliger heeft de aannameprocedure doorlopen en is bekend en geregistreerd bij Dynamo. De Vaste Vrijwilliger heeft een overeenkomst vrijwillige inzet afgesloten met Dynamo. Vaste Vrijwilligers bij Dynamo kunnen enkele uren tot meerdere uren per week vrijwilligerswerk verrichten. Zij kunnen dit wekelijks doen of op projectbasis gedurende een bepaalde periode. Dynamo schept randvoorwaarden waarbinnen Vaste Vrijwilligers kunnen functioneren als medewerker van Dynamo.

Vrijwilligers die buiten de omschrijving Vaste Vrijwilliger vallen Mensen die vanuit een bepaalde betrokkenheid behulpzaam zijn bij een activiteit bijvoorbeeld bewoners die helpen bij een straatfeest - zijn geen Vaste Vrijwilliger in bovenstaande zin. Zij zijn tijdens uitvoering van de activiteit of het karwei wel als vrijwilliger verzekerd, maar komen niet in aanmerking voor faciliteiten zoals deskundigheidsbevordering en onkostenvergoeding.

Vrijwilligersactiviteitenboek Dynamo heeft een Vrijwilligersactiviteitenboek, waarin omschreven staat: --- de werkzaamheden van de vrijwilligers --- selectiecriteria en procedure --- inwerkprogramma --- begeleiding --- mogelijkheid tot scholing/trainingen/cursussen --- onkostenvergoeding --- werktijden, vergaderingen, vakantieafspraken, opzegtermijn Elk team vult, in overleg met de coördinator vrijwillige inzet, per activiteit het format in voor het Vrijwilligersactiviteitenboek. Het Vrijwilligersactiviteitenboek wordt centraal gepubliceerd op intranet. De coördinator vrijwillige inzet is verantwoordelijkheid voor het updaten en publicatie van het Vrijwilligersactiviteitenboek.


6

Begeleiding Bij begeleiding gaat Dynamo uit van de mogelijkheden, d.w.z. de kracht van iemand. Omdat iedereen anders is betekent dit dat begeleiden geen standaardklus is, maar maatwerk. In het perspectief van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en Welzijn Nieuwe Stijl is het van belang om de relatie tussen vrijwilliger en professional helder te definiëren. Bij alle werkzaamheden van Dynamo is het zelforganiserend vermogen van bewoners en vrijwilligersorganisaties het vertrekpunt. Dit geldt zowel voor de diensten op individueel niveau als voor het aanbod voor groepen. In eerste instantie is Dynamo’s rol faciliterend, waar nodig kan Dynamo ondersteunend zijn of kan een professional het overnemen. Dit vereist een ontwikkeling in het denken en handelen van professionals naar ondersteuning van vrijwilligers. Dynamo zorgt voor training en voorlichting van haar medewerkers. Deze training heeft voor Dynamo medewerkers die drie of meer vrijwilligers begeleiden een verplicht karakter.

Begeleidingstaken Er zijn drie begeleidingstaken: 1. Goede werkvoorwaarden Het is belangrijk dat er goede werkvoorwaarden zijn voor actieve vrijwilligers. Daaronder verstaan wij: --- duidelijkheid over rechten en plichten --- verzekeringen --- vergoeding voor gemaakte onkosten (dit wordt meteen bij de aanmelding besproken en vastgesteld en op de overeenkomst vrijwillige inzet vermeld) --- overleg, inspraak --- begeleiding 2. Taakgerichte ondersteuning Taakgerichte ondersteuning is ondersteuning die erop gericht is dat de taak goed kan worden uitgevoerd waardoor het bereiken van de organisatiedoelen dichterbij komt. Het doel van taakgerichte ondersteuning is het bespreekbaar maken van vragen, onzekerheden en problemen over de uitvoering van de activiteit, en deze samen te beantwoorden en op te lossen.


7

3. Persoonsgerichte ondersteuning Uitgangspunt van de persoonsgerichte ondersteuning is dat actieve bewoners hun persoonlijke doelen moeten kunnen verwezenlijken. Dat maakt het voor hen interessant om voor Dynamo en de buurt actief te zijn of blijven.


8

4. Werving en aanmelding Werving en matching Er is een grote vraag naar en aanbod in vrijwilligerswerk. Soms weten vraag en aanbod elkaar niet te vinden. Dynamo zet zich in door de coördinator vrijwillige inzet en medewerkers op de werkvloer om wel de verbinding tot stand brengen voor hen die actief willen zijn op individueel niveau of bij een organisatie. Dynamo wil daartoe voorzieningen realiseren waar vraag en aanbod elkaar treffen: de organisatie die een vrijwilliger zoekt en de vrijwilliger die een activiteit zoekt. Dit gebeurt niet alleen in een fysieke ruimte, maar ook digitaal, door publicaties en op locaties. Zo’n voorziening is niet alleen de plaats waar buurtbewoners een activiteit komen halen of brengen, maar zoekt ook actief naar nog niet ontdekte bronnen in het werkgebied. Desgewenst ontwikkelt Dynamo een scholingsaanbod voor vrijwilligers(organisaties). Werving De werving van vrijwilligers valt onder de verantwoordelijkheid van de Dynamo contactpersoon. De Dynamo contactpersoon overlegt met de coördinator vrijwillige inzet hoe en met welke middelen nieuwe vrijwilligers bereikt en geworven kunnen worden. Voor werving heeft Dynamo een informatieboekje Goed voor elkaar waarin vrijwilligerswerk binnen Dynamo wordt beschreven. Daarnaast maakt Dynamo voor de werving van vrijwilligers gebruik van bestaande kanalen, zoals bijvoorbeeld de Vrijwilligerscentrale, Pitstop Transvaal, de spreekuren van de participatiemedewerkers en de eigen website.

Aanmelding Een vrijwilliger kan zich aanmelden bij de coördinator vrijwillige inzet of bij een medewerker van Dynamo.


9

5. Aanname en begeleiding ---

---

---

-----

---

---

Degene die geïnteresseerd is in vrijwilligerswerk bij Dynamo krijgt zo spoedig mogelijk een uitnodiging voor een gesprek met de coördinator vrijwillige inzet of met de Dynamo medewerker onder wie het beoogde vrijwilligerswerk valt. Deze Dynamomedewerker is de contactpersoon voor de vrijwilliger (hierna te noemen Dynamocontactpersoon). Er volgt een kennismakingsgesprek waarin aan de orde komen: - het beoogde vrijwilligerswerk - de verwachtingen/motieven van de vrijwilliger - de achtergronden van de vrijwilliger - de organisatie Dynamo - de verwachtingen van Dynamo van de beoogde werkzaamheden - de hierbij passende scholingsmomenten en overlegvormen - de vergoedingen en het vrijwilligersbeleid - afspraken over de wederzijdse proef- en inwerkperiode van minimaal twee maanden - het invullen van het registratieformulier - eventueel verklaring omtrent het gedrag (VOG, geldt voor werkzaamheden waarbij de vrijwilliger in contact komt met minderjarigen, wilsonbekwame personen) of kwetsbare personen. Er wordt met elke vrijwilliger een overeenkomst vrijwillige inzet afgesloten. De verantwoordelijkheid voor de informatieverstrekking en het afsluiten van de samenwerkingsovereenkomst vrijwilligers berust bij de Dynamo-contactpersoon. De samenwerkingsovereenkomst vrijwilligers wordt getekend door de directeur. De begeleiding en ondersteuning binnen het team berust bij de Dynamo-contactpersoon. Hierna gaat de proef- en inwerkperiode van twee maanden in. Vanaf het moment dat de vrijwilliger is geregistreerd, heeft de vrijwilliger de status van Vaste Vrijwilliger met recht op de volgende faciliteiten: - uitnodiging voor gelegenheden voor Vaste Vrijwilligers - deelname aan relevante overleg- en contactbesprekingen - vergoeding van gemaakte onkosten - verzekering voor WA en ongevallen - alle op de werkplek noodzakelijke faciliteiten - aanspraak op het attentiebeleid; de attenties zelf en de vormen waarin ze aangeboden kunnen worden, kunnen aan verandering onderhevig zijn. Tussen de Vaste vrijwilliger en de Dynamo-contactpersoon vindt regelmatig overleg en afstemming plaats, afhankelijk van het vrijwilligerswerk maximaal eens per week maar minstens eenmaal per zes maanden. Indien noodzakelijk voor de uitoefening van het vrijwilligerswerk ontvangt de vrijwilliger van Dynamo een legitimatiepas. De legitimatiepas is persoonlijk en niet


10

---

---

overdraagbaar. Het blijft eigendom van Dynamo en moet bij beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst worden ingeleverd. Wanneer de vrijwilliger stopt met zijn werkzaamheden, vindt een afsluitend gesprek plaats met de Dynamo-contactpersoon of met de coördinator vrijwillige inzet. In dit gesprek komt aan de orde hoe de vrijwilliger en Dynamo de werkzaamheden, de samenwerking en de begeleiding hebben ervaren, de reden van vertrek en eventuele knelpunten. Het eindgesprek vindt niet plaats wanneer de vrijwilliger daar geen prijs op stelt. De vrijwilliger kan bij vertrek op zijn verzoek een getuigschrift van Dynamo ontvangen.


11

6. Overeenkomst vrijwillige inzet In de overeenkomst vrijwillige inzet worden de afspraken vastgelegd tussen Dynamo en de Vaste Vrijwilliger. De overeenkomst geeft de wederzijdse rechten en plichten aan. De Dynamo-contactpersoon is verantwoordelijk voor het afsluiten van de overeenkomst vrijwillige inzet.. Indien een vrijwilliger geen overeenkomst wil aangaan, wordt met hem/haar in een gesprek gezocht naar een oplossing. Het definitief niet aangaan van een overeenkomst betekent dat de betrokken vrijwilliger niet als Vaste Vrijwilliger wordt beschouwd, zoals beschreven in dit beleid.

Uitgangspunten ---

---

---

---

---

---

---

Dynamo gaat ervan uit dat de vrijwilliger de doelstellingen van Dynamo onderschrijft en ernaar handelt. Dynamo gedraagt zich ten opzichte van de vrijwilliger als van een organisatie verwacht mag worden. Beide handelen zorgvuldig en gaan zorgvuldig met elkaar om. In het werk kan de vrijwilliger privacygevoelige informatie krijgen van klanten of andere betrokkenen. De vrijwilliger is verplicht tot geheimhouding van deze informatie. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de werkzaamheden bij Dynamo. De geheimhoudingsplicht geldt tevens voor Dynamo met betrekking tot de gegevens van de vrijwilliger. Deze worden niet aan derden verstrekt. Dynamo tolereert geen gedragingen en uitingen van seksuele intimidatie of discriminatie. De bepalingen van de gedragscode en het privacyreglement van Dynamo zijn ook van toepassing op vrijwilligers. Vrijwilligers die uit hoofde van hun vrijwilligerswerk in contact komen met minderjarige personen (peuterspeelzalen, voorscholen en kinder- en jeugdwerk) of andere kwetsbare personen of groepen overleggen een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voordat zij hun werkzaamheden starten. Vanaf 1 maart 2013 moeten vrijwilligers werkzaam in speelzalen (d.w.z. peuteropvang, voorschool en peuterspeelzaal) elke twee jaar een nieuwe VOG aanvragen. Dynamo vergoedt de gemaakte onkosten om deze verklaring te verkrijgen na inlevering van de originele verklaring. Daarnaast kan Dynamo vaststellen dat ook voor bepaalde andere vrijwilligerswerkzaamheden een Verklaring Omtrent Gedrag binnen Dynamo verplicht is. Dit staat vermeld in het Vrijwilligersactiviteitenboek. De VOG wordt door de coördinator vrijwillige inzet gearchiveerd bij het registratieformulier. Elke vrijwilliger bij Dynamo wordt goed geïnformeerd over het vrijwilligerswerk en de zaken die daarmee samenhangen. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van de


12

Dynamo contactpersoon. De vrijwilliger heeft recht op alle voor hem noodzakelijke informatie over Dynamo.

Vrijwilligerswerk en een uitkering De Dynamo contactpersoon wijst de vrijwilliger op de gevolgen die het verrichten van vrijwilligerswerk kan hebben bij het ontvangen van een uitkering, zoals mogelijk een korting van de uitkering of een maximum aan het aantal uren dat vrijwilligerswerk verricht mag worden. Het blijft de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger zelf om rekening te houden met mogelijke gevolgen voor zijn uitkering.

Attentie en waardering De inzet en de betrokkenheid van de vrijwilligers wordt door alle geledingen binnen Dynamo gewaardeerd, op prijs gesteld en gekoesterd. Deze waardering uit zich op diverse manieren en op verschillende momenten. Ook het afsluiten van een overeenkomst vrijwillige inzet is bedoeld om te laten zien dat vrijwilligers serieuze partners zijn voor Dynamo. Daarnaast zijn er enkele momenten per jaar dat er een attentie is voor de individuele vrijwilliger en voor de vrijwilligers gezamenlijk. Elk team kiest hiervoor zijn eigen vorm, binnen de kaders die hier worden gesteld. De verantwoordelijkheid voor de aandacht, vormgeving en uitvoering ligt bij de teams waar het vrijwilligerswerk wordt uitgevoerd. Voor iedere Vaste vrijwilliger bij Dynamo is een budget beschikbaar voor de individuele en gezamenlijke attentie. Individuele attentie voor de Vaste vrijwilliger blijkt bijvoorbeeld uit: --- aandacht bij de verjaardag --- aandacht bij vrolijke en verdrietige persoonlijke gebeurtenissen --- aandacht bij ziekte Hiervoor is een bedrag van 15 euro per vrijwilliger per jaar beschikbaar. Voor een gezamenlijke attentie voor de Vaste vrijwilligers bijvoorbeeld een feestelijke bijeenkomst met het team waarbinnen de vrijwilliger werkzaam is een bedrag van 20 euro per vrijwilliger per jaar beschikbaar. Dynamo zorgt centraal voor waardering voor haar Vaste vrijwilligers door jaarlijks een tastbare attentie aan alle Vaste vrijwilligers te verstrekken, dit is de eindejaarsattentie --- een attentie bij vertrek uit de organisatie als Vaste vrijwilliger. ---


13

Deskundigheidsbevordering en scholing Indien noodzakelijk wordt de vrijwilliger in staat gesteld scholing of cursussen te volgen om zijn werkzaamheden deskundig te kunnen verrichten. Voor sommige vrijwilligersfuncties is het doorlopen van cursussen en/of voldoen aan een opleidingsvoorwaarde om het vrijwilligerswerk uit te voeren. Aan de scholing of cursus zijn voor de vrijwilliger geen kosten verbonden. Indien Dynamo van een vrijwilliger verlangt dat hij/zij een scholing of cursus volgt, wordt deze daar bij de kennismaking van op de hoogte gesteld. Dit geldt ook wanneer gedurende het vrijwilligerswerk bijscholing gewenst is. In gevallen waarbij de vrijwilliger een beroep doet op scholingsmogelijkheden wordt gezocht naar maatwerkoplossingen. De relevantie van de scholing voor het uitvoeren van het vrijwilligerswerk staat daarbij centraal.

Inspraak en invloed op de organisatie De inspraak en invloed van de vrijwilliger op het beleid en de organisatie van Dynamo moeten zorgvuldig zijn geregeld. Elke vrijwilliger moet in de gelegenheid zijn om zijn mening te geven over het vrijwilligersbeleid en/of het beleid van Dynamo. Dynamo vindt het belangrijk om vrijwilligers op die manier erkenning te geven en hen te binden aan de organisatie. Daarnaast wil Dynamo signalen en ervaringen van vrijwilligers gebruiken voor aanpassing en verbetering van haar diensten en activiteiten. Deze inspraak vindt in ieder geval plaats binnen het reguliere overleg met de Dynamo-contactpersoon. Invloed van de vrijwilliger op het vrijwilligersbeleid,de positie van vrijwilligers bij Dynamo en het algemene beleid, ziet Dynamo als een groeiproces. Daarbij is belangrijk dat zoveel mogelijk vrijwilligers zich betrokken en uitgenodigd voelen tot inspraak. Dynamo is gestart met het vrijwilligerspanel als laagdrempelige inspraakvorm. In een later stadium zal worden beoordeeld of meer formele inspraakvormen (bijvoorbeeld een vrijwilligersraad) wenselijk en haalbaar zijn. Vrijwilligerspanel Het vrijwilligerspanel heeft de intentie om vrijwilligers te binden aan de organisatie en om de onafhankelijke status en de eigen plek in de organisatie te benadrukken. Een panel is de lichtste formele inspraakvorm. Het streven is om te komen tot een zelfstandig functionerend panel waarbij Dynamo faciliterend en ondersteunend optreedt. De gespreksinhoud van de panelbijeenkomsten wordt aanvankelijk in nauw overleg met de panelleden vastgesteld. In de beginperiode zal de coördinator vrijwillige inzet, hierin het voortouw nemen, later zal inbreng van de vrijwilligers maatgevend worden. Onderwerpen zijn: --- het beleid en de organisatie --- de positie van de vrijwilligers en


14

---

de dagelijkse gang van zaken

In het panel wordt gestreefd naar een evenredige afvaardiging van vrijwilligers van de verschillende afdelingen van Dynamo. Verdere richtlijnen: ---

-----

---

Afhankelijk van de onderwerpen kan per bijeenkomst worden gekozen voor het uitnodigen van gasten. Streven is om een panelbijeenkomst eens per zes maanden te laten plaatsvinden. De bijeenkomsten worden voorbereid met een agenda en van elke bijeenkomst wordt een verslag gemaakt. Beroepskrachten kunnen voor informatieoverdracht gevraagd worden bij een panelbijeenkomst. Dat verzoek dient ingewilligd te worden.

Jaarlijks wordt een panelbijeenkomst georganiseerd waarbij de directeur of zijn vervanger aanwezig is. In deze bijeenkomst wordt gekeken naar de actualiteit en mogelijke speerpunten.

Klachten Bij klachten is Dynamo’s uitgangspunt dat de betrokken personen in eerste instantie proberen de klacht onderling op te lossen. Indien nodig kan de coördinator vrijwillige inzet of de leidinggevende in een gezamenlijk gesprek de klacht bespreken en een oplossing zoeken. Wanneer dit niet tot het gewenste resultaat leidt, kan de vrijwilliger gebruikmaken van de klachtenregeling zoals die beschreven is in de algemene interne klachtenprocedure van Dynamo.

Arbeidsomstandigheden Dynamo hanteert voor vrijwilligers dezelfde normen met betrekking tot de arbeidsomstandigheden als voor de betaalde medewerkers. Dynamo streeft ernaar dat alle locaties en werkplekken voldoen aan de wettelijke arbonormen.

Recht op deelname aan interne sollicitatieprocedures Vrijwilligers, die tenminste een jaar op basis van een overeenkomst vrijwillige inzet bij Dynamo werkzaam zijn, kunnen meedoen aan interne sollicitatieprocedures. Op grond van hun CV en brief beoordeelt de (voorzitter van de) sollicitatiecommissie of iemand voldoet aan de gestelde functie-eisen. Iedereen voor wie dit geldt, krijgt minstens een gesprek met de sollicitatiecommissie. Indien iemand niet voldoet aan de functie-eisen zal dit mondeling aan de vrijwilliger worden toegelicht door de afdeling P&O.


15


16

7. Onkostenvergoeding De vrijwilliger verricht zijn taken zonder dat Dynamo hem daarvoor betaling verschuldigd is (hieronder te verstaan: geld voor tijd, geld voor inspanning en andere betalingsvormen die niet direct terug te voeren zijn op onkosten). Als principe geldt voorts dat het vrijwilligerswerk de vrijwilliger niets mag kosten. Dynamo zorgt voor de faciliteiten (gebouw, materialen, telefoon en dergelijke) om het vrijwilligerswerk mogelijk te maken. Onkosten die vrijwilligers moeten maken om hun werk uit te voeren worden door Dynamo vergoed. Verschillende activiteiten brengen verschillende soorten en hoogten van onkosten met zich mee. In het Vrijwilligersactiviteitenboek wordt per activiteit beschreven welke algemene onkosten worden vergoed, of er voor bepaalde uitgaven eerst toestemming moet worden gegeven en of de onkosten in de vorm van een vooraf vastgesteld bedrag per maand worden vergoed. De gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd aan de hand van het declaratieformulier ‘Onkostenvergoeding vrijwilligers’ . Deze declaratieformulieren worden, na controle door de leidinggevende van de afdeling waar de vrijwilliger onder valt, wekelijks of maandelijks ingediend bij de afdeling financiën. De belastingdienst kent de regeling Vrijstellingsgrens onkostenvergoeding vrijwilligers. Deze houdt in, dat elke vrijwilliger voor een bepaald bedrag onkostenvergoeding mag ontvangen, zonder de gedane uitgaven aan de belastingdienst te hoeven aantonen. Ontvangt een vrijwilliger echter een onkostenvergoeding hoger dan dit bedrag, dan moeten alle bonnen overlegd worden. De vrijstellingsgrens is per 1 januari 2012 € 1.500,per jaar met een maximum van € 150,- per maand (zie http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/prive/w erk_en_inkomen/werken/niet_in_loondienst_werken/vrijwilligersvergoedingen/vrijwillige rsvergoedingen/ Dynamo houdt zich aan de vrijstellingsgrens van de belastingdienst. De vrijwilliger is er zelf verantwoordelijk voor dat hij niet boven de vrijstellingsgrens uitkomt, indien hij bij meer organisaties een onkostenvergoeding ontvangt voor vrijwilligerswerkzaamheden.


17

8. Verzekeringen Dynamo heeft ten behoeve van haar vrijwilligers de volgende verzekeringen afgesloten: --- WA-verzekering Ter dekking van de schade die door een vrijwilliger van Dynamo tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk is toegebracht aan derden. --- Ongevallenverzekering Ten behoeve van de vrijwilliger die in werktijd voor Dynamo een ongeval overkomt en daaraan blijvend lichamelijk letsel overhoudt. Wanneer een vrijwilliger meent een schade in bovengenoemde zin te hebben, meldt hij dit bij de Dynamo-contactpersoon. Deze legt de situatie voor aan de facilitair manager van Dynamo. Deze maakt een eerste beoordeling van de gemelde schadeclaim en geeft informatie over de verdere gang van zaken en procedure. Indien de facilitair manager een schadeclaim indient bij de verzekeraar, levert de vrijwilliger de benodigde gegevens aan .


18

9. Registratie van vrijwilligers Dynamo houdt een bestand bij van mensen die vrijwilligerswerk verrichten bij activiteiten en werkzaamheden van Dynamo. Inzicht in het vrijwilligersbestand is van belang om te weten --- wie de vrijwilligers zijn van Dynamo --- hoeveel vrijwilligers een bijdrage leveren bij activiteiten --- bij welke activiteiten doen ze dat en in welke functie --- hoe het vrijwilligersbestand is opgebouwd; bijvoorbeeld naar leeftijd, geslacht of bepaalde groep of stadsdeel en of daarin veranderingen optreden --- of er vrijwilligers zijn voor wie een attentie aangevraagd moet worden vanwege 12,5 of 25 jaar vrijwilligerswerk --- om budgetten vast te kunnen stellen.

Voor de (geautomatiseerde) gegevensregistratie en -verwerking geldt het volgende: --- de coördinator vrijwillige inzet houdt de registratie en de mutaties van de vrijwilligers bij in een gestandaardiseerd formulier en systeem; --- de coördinator vrijwillige inzet archiveert het registratieformulier in zijn archief (conform de regels van het privacyreglement). --- de teamleiders hebben toegang tot en dus inzicht in alle gegevens van het vrijwilligersbestand van het eigen team; --- de manager heeft toegang tot en inzicht in de gegevens van het vrijwilligersbestand van de productgroep; --- de afdeling financiën heeft toegang tot de gegevens van alle vrijwilligers van Dynamo.


19

10. Budgetten voor vrijwilligerswerk Dynamo reserveert in haar begroting de volgende budgetten voor het vrijwilligerswerk: --- Een budget voor de onkostenvergoedingen voor vrijwilligers. Deze kosten komen ten laste van de budgetten van de teams waar het betreffende vrijwilligerswerk wordt uitgevoerd. --- Een budget voor eventuele scholing en deskundigheidsbevordering van vrijwilligers. Ook deze kosten komen ten laste van de teams waarin dit voorkomt. --- Een budget voor attenties voor vrijwilligers: in de begroting van de teams is hiervoor een bedrag beschikbaar. --- In de begroting van Dynamo wordt een bedrag opgenomen voor de jaarlijkse attentie en de premies voor de verzekeringen. --- In de begroting van Dynamo is ook een bedrag opgenomen voor centraal te organiseren vrijwilligersbijeenkomsten.


20

Vrijwilligersbeleid juni 2012

Recommend Documents