Vrijwilligersbeleid INHOUD Aanleiding Werkgroep Vrijwilligers en Coördinator Vrijwilligers Intake van nieuwe vrijwilligers Activiteiten Communicatie en begeleiding Gebruik van contactgegevens van kinderen en vrijwilligers Eisen aan vrijwilligers Wat biedt FunCare4Kids?
BIJLAGEN 1. Beleid en Procedures rond Financiële Uitgaven door en voor FunCare4Kids 2. Beleid rond vervoer van kinderen door vrijwilligers
Versie 4.01
juni 2008
Aanleiding De Stichting FunCare4Kids (FC4K) kan haar doelstellingen alleen realiseren indien voldoende gemotiveerde en gekwalificeerde vrijwilligers zich hiervoor inzetten. Dit document beschrijft beknopt de wijze waarop FC4K de relatie en samenwerking met haar vrijwilligers vorm wil geven.
Werkgroep Vrijwilligers en Coördinator Vrijwilligers FC4K kent een Werkgroep Vrijwilligers die als doel heeft het “Werven, ontwikkelen en binden van vrijwilligers opdat er voldoende (kwantitatief en kwalitatief) vrijwilligers actief meedoen aan Fundagen, in werkgroepen en in het bestuur om de doelstellingen van FC4K te realiseren. De voorzitter van deze werkgroep is tevens de centrale Coördinator Vrijwilligers die ook lid is van het bestuur van de stichting. Momenteel vervult Simone van Tienen deze positie (te bereiken via
[email protected] of telefoonnummer 06 28 02 18 03). De coördinator houdt een bestand bij, waarin per vrijwilliger is opgenomen: 9 Contactgegevens; 9 Status (aspirant, actief, tijdelijk inactief, ex); 9 Aard van het vrijwilligerschap (lid bestuur en/of werkgroep en/of ad hoc); 9 Voorkeur voor type ad hoc activiteiten. De generieke communicatie vanuit het bestuur met de vrijwilligers loopt in principe via de Coördinator Vrijwilligers.
Intake van nieuwe vrijwilligers Elke nieuwe vrijwilliger, ongeacht de wijze waarop hij of zij in contact is gekomen met FC4K, doorloopt een formeel intakegesprek. Vanuit FC4K zijn hierbij twee personen aanwezig, waaronder de Coördinator Vrijwilligers. Dit gesprek vindt plaats aan de hand van een standaard vragenlijst (zie bijlage). Het belangrijkste doel van dit gesprek is zeker te stellen dat de vrijwilliger zich voldoende bewust is van de specifieke aspecten, die verbonden zijn aan het werken met (jonge) kinderen. De doelgroep van FC4K kan bovendien kwetsbaarder zijn dan leeftijdgenoten. Hierbij wil FC4K het risico uitsluiten op vrijwilligers met een ongewenst verleden en een ongewenste houding naar kinderen. Andere doelen van het intakegesprek zijn: 9 Achterhalen welke bijdrage de vrijwilliger kan en wil leveren; 9 De vrijwilliger informeren over het beleid en de activiteiten van FC4K; 9 Nuttige contacten van de vrijwilliger in kaart brengen. De vrijwilliger ondertekent na afloop van het gesprek een verklaring dat hij of zij geen strafblad heeft en het vrijwilligersbeleid onderschrijft. Tenslotte ontvangt de vrijwilliger, na acceptatie, exemplaren van het: 9 Vrijwilligersbeleid; 9 Jaarplan voor de lopende periode; 9 Spelregels rond inschrijving en deelname aan Fundagen van Stichting FunCare4Kids; 9 Promotiemateriaal.
Versie 4.01
juni 2008
Activiteiten FC4K wordt geleid door een bestuur van maximaal 9 leden, waaronder een voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuur opereert in twee samenstellingen: het Dagelijks Bestuur (maximaal 4 personen) en het Algemeen Bestuur. Elke werkgroepvoorzitter is tevens bestuurslid. FC4K heeft haar werkzaamheden primair opgesplitst in werkgroepen. Elke werkgroep bestaat uit een aantal vrijwilligers onder leiding van een voorzitter. De werkgroepen zijn: 9 Werkgroep Activiteiten. Deze is verantwoordelijk voor de organisatie van Fundagen. 9 Werkgroep Werving & Registratie. Deze is verantwoordelijk voor de registratie van kinderen en de inschrijvingen op Fundagen. Bovendien onderhoudt zij contacten met patiëntenverenigingen belangenorganisaties en organiseert zij de deelname aan beurzen en congressen. 9 Werkgroep Marketingcommunicatie. Deze is verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie, inclusief de web site, foldermateriaal, nieuwsbrieven en publiciteit. 9 Werkgroep Sponsoring. Deze is verantwoordelijk voor het werven en beheren van gelden, goederen en diensten. 9 Werkgroep Vrijwilligers. Deze verzorgt de intake van nieuwe vrijwilligers, trainingen voor vrijwilligers en de communicatie met de vrijwilligers. Elke werkgroep heeft een eigen vergaderschema. Het Algemeen Bestuur komt elk kwartaal bijeen, het Dagelijks Bestuur elke maand. Naast de reguliere activiteiten kent FC4K vele ad hoc activiteiten, zoals: 9 Foldermateriaal verspreiden; 9 Meehelpen tijdens Fundagen; 9 Beurstands bemannen; 9 Bijspringen bij arbeidsintensieve klussen in werkgroepen. Communicatie en begeleiding FC4K brengt regelmatig een nieuwsflits uit met daarin: 9 Wetenswaardigheden rond de activiteiten van de stichting; 9 Verzoeken om ondersteuning bij specifieke activiteiten, zoals Fundagen en beurzen. Elke vrijwilliger ontvangt deze nieuwsflits per e-mail. Eens per jaar organiseert FC4K een vrijwilligersdag waarop de vrijwilligers elkaar en het bestuur kunnen ontmoeten. Tijdens deze dag informeert het bestuur de vrijwilligers over de resultaten van het afgelopen schooljaar, over het beleid en de nieuwe speerpunten en over de vacatures in bestuur en werkgroepen. Voorafgaand aan de vrijwilligersdag houdt het bestuur haar jaarlijkse bestuursdag, waarin zij het beleid en de plannen evalueert en, zo nodig, bijstelt. Gedurende het jaar onderhoudt de Coördinator Vrijwilligers op gezette tijden contact met de vrijwilligers, vaak via een nieuwsflits. Het verzoek is om bij elke nieuwsflits zo snel mogelijk te reageren op de vragen om hulp bij activiteiten. Vanzelfsprekend vindt ook veel communicatie plaats tijdens Fundagen, tijdens besprekingen van Werkgroepen en tijdens andere activiteiten waarin vrijwilligers actief deelnemen (zoals beurzen). Indien een vrijwilliger vragen heeft, is de Coördinator Vrijwilligers het eerste aanspreekpunt. Mocht het nodig zijn om een ander bestuurslid in te schakelen, dan is de Voorzitter van het bestuur de aangewezen persoon.
Versie 4.01
juni 2008
Gebruik van contactgegevens van kinderen en vrijwilligers Elke vrijwilliger verplicht zich tot het zorgvuldig omgaan met de contactgegevens van zowel de kinderen als de vrijwilligers opdat via FC4K geen inbreuk op de privacy wordt gemaakt. De contactgegevens van ingeschreven en aangemelde kinderen en van ingeschreven vrijwilligers mogen alleen worden gebruikt voor activiteiten in het kader van de doelstellingen van FunCare4Kids. Het is nadrukkelijk niet toegestaan om de contactgegevens die via FunCare4Kids voor operationele doeleinden zijn verkregen, te gebruiken voor persoonlijke, commerciële of andere doelen. Van deze regel kan alleen worden afgeweken na formele en expliciete toestemming van of de Coördinator Vrijwilligers of de Voorzitter van het bestuur.
Eisen aan vrijwilligers FC4K stelt minimale eisen aan vrijwilligers. De belangrijkste voorwaarden waaraan vrijwilligers horen te voldoen, zijn: 9 Meerderjarig zijn; 9 Vanuit enthousiasme en betrokkenheid met de doelgroep bewust kiezen voor FC4K; 9 Geschikt zijn om met (jonge en kwetsbare) kinderen om te gaan; 9 De kinderen en ouders in hun waarde laten en geheimhouding naar derden betrachten over specifieke omstandigheden van kinderen en hun gezinnen; 9 Eigen problemen thuis laten bij elke activiteit ten dienste van FC4K; 9 De inzet is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Afspraak is afspraak; 9 Naleven van beleid en procedures van FC4K (zie bijlagen). Wat biedt FunCare4Kids? Wat mag een vrijwilliger van de FunCare4Kids verwachten? 9 Een zinvolle vorm van vrijetijdsbesteding. Je kunt heel direct iets voor iemand betekenen. 9 Samenwerking met andere vrijwilligers in een plezierige sfeer.
Versie 4.01
juni 2008
BIJLAGEN
1. Beleid en Procedures rond Financiële Uitgaven door en voor FunCare4Kids 2. Beleid rond vervoer van kinderen door vrijwilligers
Versie 4.01
juni 2008
1. Beleid en Procedures rond Financiële Uitgaven door en voor FunCare4Kids De hieronder geformuleerde uitgangspunten, tesamen met de toelichting erop, vormen het beleid en de procedures die FunCare4Kids hanteert in het aangaan van (financiële) verplichtingen en het vergoeden van uitgaven en kosten door bestuursleden en vrijwilligers voor de activiteiten van de stichting. Uitgangspunt 1: FunCare4Kids zoekt voor haar kosten en uitgaven zoveel mogelijk sponsoren. Zodra duidelijk is dat we kosten gaan maken om gewenste activiteiten uit te voeren, zoeken de betrokkenen contact met de leden van de Werkgroep Financiën en Sponsoring om na te gaan hoe we de noodzakelijke uitgaven gesponsord kunnen krijgen. Uitgangspunt 2: FunCare4Kids genereert zoveel mogelijk inkomsten in haar geldstromen. Voor onze boekhouding is het van groot belang dat we jaarlijks voldoende inkomsten genereren. Daarom is het zaak om ook gesponsorde uitgaven zoveel mogelijk als kosten te kunnen boeken, evenals de sponsorinkomsten die daar tegenover staan. Hierbij betaalt de penningmeester de kosten giraal op basis van een op naam van de stichting gestelde factuur. Indien dit niet mogelijk is (eerst overleggen!), vindt uitbetaling plaats op basis van een door de vrijwilliger getekende declaratie met overlegging van onderliggende facturen of nota’s. Elke declaratie dient binnen één maand na de betaling te worden ingediend bij de penningmeester, waar mogelijk aangevuld met de namen van de bestuursleden die de uitgave hebben geautoriseerd. Uitgangspunt 3: Alleen het bestuur mag financiële verplichtingen aangaan of goedkeuren. Uitsluitend minimaal twee bestuursleden zijn bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten (financiële en niet-financiële) met derden of leveranciers. Dit betekent dat vrijwilligers die namens de stichting activiteiten organiseren vóór het aangaan van een overkomst (zoals huur-, leen- of koopovereenkomst met algemene voorwaarden) toestemming dienen te hebben van twee bestuursleden. Uitgangspunt 4: FunCare4Kids vergoedt in principe alleen uitgaven direct voor de stichting. In algemene zin komen uitsluitend kosten in aanmerking voor vergoeding die gemaakt zijn ná toestemming van het bestuur van de stichting. Hieronder vallen: • Direct aan een Fundag te relateren kosten zijnde: 1. Kosten van accommodaties; 2. Kosten voor catering; 3. Kosten van materialen (crea-materiaal, huur inventaris et cetera); 4. Kosten voor fotografie; 5. Kosten van programma Fundagen (extern programma, zoals disco, theater, circus, EHBO, VVV-gidsen, cadeautjes voor de kinderen et cetera); 6. Kosten voor de uitnodigingen aan de kinderen (postzegels); • Kosten voor het deelnemen aan beurzen; • Kosten voor het ontwikkelen en drukken van nieuwsbrieven, promotiemateriaal en ander drukwerk; • Kosten voor het in de lucht brengen en houden van de website; • Kosten vrijwilligersdag; • Kantoorkosten van het secretariaat en de penningmeester. Uitgangspunt 5: Slechts bij hoge uitzondering worden persoonlijke onkosten vergoed. Indien vrijwilligers kosten maken die niet voor vergoeding in aanmerking komen, zoals reiskosten, kan in specifieke situaties vooraf een verzoek tot vergoeding worden ingediend bij de voorzitter van de stichting.
Versie 4.01
juni 2008
2. Beleid
rond vervoer van kinderen door vrijwilligers
Regelmatig verzoeken ouders of verzorgers van kinderen die aan een Fundag willen deelnemen, de stichting om het vervoer van hun kinderen naar de Fundag te regelen.
Om hierin eenduidigheid te kunnen betrachten, waarin de voor- en nadelen zijn afgewogen, is onderstaand beleid geformuleerd en door het bestuur geaccordeerd.
Uitgangspunt: Vrijwilligers vervoeren geen kinderen die deelnemen aan een Fundag of andere activiteit van FunCare4Kids. Het bestuur van FC4K heeft voor dit uitgangspunt gekozen om onderstaande risico’s te vermijden: 9 Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid bij ongelukken tijdens het vervoer; 9 Aanklachten tegen FC4K over ongewenste intimiteiten in een situatie waarin vrijwilligers alleen met een (of meer) kind(eren) zijn; 9 Te laat komen of niet komen opdagen van kinderen door het niet nakomen van de toezegging van de vrijwilliger, ongeacht welke oorzaak daar aan ten grondslag ligt. . Een bijkomend argument is, dat vrijwilligers beperkter in hun beschikbare tijd zijn door de vervoersafspraak. Zij kunnen dan noch eerder aanwezig zijn, noch deelnemen aan activiteiten na afloop van de Fundag (zoals het evaluatiegesprek) of activiteit. Vanzelfsprekend zijn er situaties waarin het voor de hand lijkt te liggen voor een vrijwilliger om toch kinderen mee te nemen. Zo kan de situatie zich voordoen dat een kind niet op een Fundag kan komen wegens vervoersproblemen en een vrijwilliger in de buurt woonachtig is op het kind aan de route ligt die de vrijwilliger toch al aflegt. Het bestuur van FC4K kan vrijwilligers in een dergelijke situatie niet verbieden om toch kinderen te vervoeren, maar wil de vrijwilligers er met nadruk op wijzen in deze uitzonderlijke situaties minimaal de onderstaande regels na te leven, zeker ter bescherming van de vrijwilliger zelf: • Het bestuur van FC4K draagt geen verantwoordelijkheid voor het vervoer en is niet aansprakelijk voor hieruit voortvloeiende gebeurtenissen; • De bestuurder heeft een geldige inzittendenverzekering; • Het kind gaat op eigen risico mee; • De vrijwilliger stemt van tevoren met de Werkgroep Registratie af welk kind hij/zij van plan is te vervoeren; • De vrijwilliger zorgt ervoor dat hij/zij nooit in een 1-op-1-situatie met een kind is, d.w.z. dat hij/zij nooit alleen als volwassene slechts één kind vervoert; • De ouders of verzorgers hebben expliciet ingestemd met bovenstaande regels.
Versie 4.01
juni 2008
