Voorschot verwerken in administratie v2 Hoofdstuk 1
Voorschot verwerken Sommige verzekeraars werken met voorschotten. Ze betalen dan (een deel van) het gedeclareerde bedrag, of een vast bedrag. Hoe u een voorschot moet verwerken in uw boekhouding, is beschreven aan de hand van twee voorbeeld declaraties naar Zilveren Kruis Achmea. In de volgende uitwerking worden de betalingen verwerkt via het dagboek. De betalingen kunnen ook via menu [Financieel], [Betalingen...] worden verwerkt. Declaratie 1 Vorige maand is er een declaratie van € 1700,- gestuurd naar Zilveren Kruis Achmea. Deze declaratie is zichtbaar in het declaratie-overzicht: 1.
Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties]; het scherm "Declaraties" wordt geopend.
In dit overzicht is te zien dat er € 1700,- is gedeclareerd aan Zilveren Kruis Achmea. Zilveren Kruis Achmea betaalt direct het volledige bedrag uit als voorschot. Deze betaling kan vervolgens worden ingevoerd in het bijbehorende dagboek. 1. 2.
3. 4.
Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Dagboeken]; het scherm "Dagboeken" wordt geopend. Dubbelklik op het betreffende dagboek (bijvoorbeeld "Rabobank"); het scherm "Dagboek..." wordt geopend.
Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon er wordt een nieuwe regel toegevoegd. Vul de velden in de regel in:
;
Kolom
Omschrijving
Incasso
Als u een declaratie kiest die via incasso geïnd is, wordt hier automatisch het bijbehorende incasso-nummer ingevuld.
1
Voorschot verwerken in administratie v2
Kolom
Omschrijving
DecNr
Typ het declaratienummer in, of klik op de knop
achter het veld. Klik in
het scherm "Selecteren Declaratie" op de betreffende declaratie, en klik op de knop "OK". In dit scherm kunt u de zoekfunctie gebruiken: typ de eerste letters van de naam van de debiteur in.
Na het invullen van het declaratienummer worden de velden "Datum", "TegRek", "Tegenrekening omschrijving", "B/A", "Bedrag", "Mw", "Omschrijving:", "BewNr" en "Rest afboeken:" automatisch ingevuld.
D-Paynr
Dit veld is alleen zichtbaar als u D-Pay gebruikt. In plaats van het declaratienummer vult u voor betalingen van D-Pay dit veld in. Typ het D-Paynummer in, of klik op de pijlknop
achter het veld.
Klik in het scherm "Selecteren D-Paynummer" op de betreffende declaratie, en klik op de knop "OK". Na het invullen van het declaratienummer worden de velden "Datum", "TegRek", "Tegenrekening omschrijivng", "B/A", "Bedrag", "Mw", "Omschrijving:", "BewNr" en "Rest afboeken:" automatisch ingevuld.
2
TgRek
Als u een declaratienummer hebt ingevuld, is hier de grootboekrekening van een debiteur ingevuld; u kunt dit niet meer wijzigen.
Tegenrekening omschrijving
Afhankelijk van de ingevulde tegenrekening wordt hier automatisch de naam van de grootboekrekening te staan; u kunt dit niet meer wijzigen.
B/A
Als u een declaratienummer hebt ingevuld, is hier al automatisch de waarde "Bij" ingevuld; u kunt dit niet meer wijzigen.
Bedrag
Als u een declaratienummer hebt ingevuld, zal het programma altijd het nog openstaande bedrag van de declaratie invullen. U kunt het bedrag wijzigen.
Voorschot verwerken in administratie v2
Kolom
Omschrijving Als er geen bedrag wordt weergegeven dan kunnen daar verschillende redenen voor zijn: - u heeft niet het goede nummer ingevuld; wijzig het nummer; - de declaratie of factuur is al voldaan; vul zelf het overgemaakte bedrag in.
Btw
Afhankelijk van de tegenrekening wordt hier het gebruikte btw-percentage vermeld.
Omschrijving
Als u een declaratienummer hebt ingevuld, wordt automatisch de declarant respectievelijk de omschrijving van de geleverde goederen / diensten ingevuld. U kunt de bestaande omschrijving aanvullen om later in rekeningoverzichten een beter en sneller inzicht te hebben. U zorgt dat de cursor in de kolom staat en druk op de functietoets "F2". U kunt nu de bestaande omschrijving aanvullen.
5.
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon
6. 7.
Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Boeken"; het scherm "Bevestig" wordt geopend.
8.
Klik op de knop "Ja"; alle dagboekregels worden geboekt en het dagboek is weer leeg.
.
Vervolgens ziet u in de retourinformatie dat 18 behandelingen zijn afgekeurd, met een totaalbedrag van € 500,-. Zilveren Kruis Achmea zal dit bedrag verrekenen (inhouden) bij de volgende declaratie. U moet nu de 18 behandelingen crediteren zoals u dat normaal gesproken doet. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies.
3
Voorschot verwerken in administratie v2
Vergeet niet om de 18 behandelingen te corrigeren, anders worden ze bij de volgende declaratie opnieuw afgewezen! In de retourinformatie kunt u zien waarom de declaratie afgewezen is. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. Declaratie 2 De volgende maand wordt er weer naar Zilveren Kruis Achmea gedeclareerd. Dit keer een bedrag van € 3000,-. Dit is inclusief de gecorrigeerde 18 behandelingen uit de vorige declaratie. Zilveren Kruis Achmea betaalt u weer het volledige bedrag uit als voorschot (€ 3000,-), maar houden het bedrag van de afgewezen declaraties van vorige maand (€ 500,-) in. Totaal betalen zij dus € 3000 € 500 = € 2500,- uit. In het betreffende dagboek (bijvoorbeeld "Rabobank") moet u beide feiten verwerken. 1. 2.
3.
Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Dagboeken]; het scherm "Dagboeken" wordt geopend. Dubbelklik op het betreffende dagboek; het scherm "Dagboek..." wordt geopend.
7.
Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; er wordt een nieuwe regel toegevoegd. Vul de regel met de eerste betaling in: de ontvangen betaling van € 3000,- van Zilveren Kruis Achmea. Kies het declaratienummer van declaratie 2. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; er wordt een nieuwe regel toegevoegd. Vul de regel met de tweede "betaling" in: het ingehouden bedrag van € 500,- van Zilveren Kruis Achmea. Kies het declaratienummer van declaratie 1, en typ een min-teken voor het bedrag (dus typ "-500" in). Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon .
8.
Klik op de knop "Opties".
4. 5. 6.
4
Voorschot verwerken in administratie v2
9.
Klik op de optie "Boeken"; het scherm "Bevestig" wordt geopend.
10.
Klik op de knop "Ja"; alle dagboekregels worden geboekt en het dagboek is weer leeg.
Extra informatie In het declaratie-overzicht zie u een overzicht van de openstaande bedragen. 1.
Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties]; het scherm "Declaraties" wordt geopend.
In dit scherm is het voorbeeld verwerkt; dus de twee debet declaraties en de credit declaratie. De kolom "Open" is leeg. Dat betekent dat er geen betalingen open staan.
5
