Voorwoord
Rubrieken
Voorwoord 2. Checklist: is uw organisatie klaar voor de toekomst? 3. De wet verandert! 4. Behoud uw cliënten! 5. Slagkracht management 6. Kengetallen en het gebruik daarvan binnen teams 7. Best practice 8. Verder vooruit kijken 9. De veranderende rol van het management 10. Samenwerken 11. Outsourcen van teams 12. Positie in de markt 13. Bedrijfsprocessen optimaliseren 14. Vers van de pers; opleiding versus praktijk 15. Voordelen projectmatige aanpak! 16. De achtergronden 17. Op bezoek? 18.
De komende jaren zal de zorg ingrijpend veranderen, zowel voor de cliënt als de zorgmedewerker. Meebewegen met de veranderingen die op komst zijn, is geen keuze, maar is noodzakelijk. Door onvermijdbare bezuinigingen, personeelstekorten en de vergrijzing. Veranderingen in de langdurende zorg hebben gevolgen voor (toekomstige) zorgmedewerkers. Zij krijgen andere rollen en taken. En ze zullen zeer zeker te maken krijgen met andere (samenwerkings) relaties. Hun competenties zullen hierin mee moeten groeien. Het werk zelf, maar ook de manier van leidinggeven en opleiden verandert. Niet alleen door de ontwikkelingen in de zorg, maar ook omdat ‘nieuwe werknemers’ andere verwachtingen en belangen hebben. Daarnaast ontstaat een grotere variatie in organisatievormen, waaronder een toename van solo-ondernemerschap. Ook de te verwachten krapte op de arbeidsmarkt is voor de langdurende zorg van grote invloed. De vraag is wie hierin leidend zal zijn en de volgers zullen zijn. Wie maakt de toekomst en wie wordt ermee geconfronteerd?
Dit e-book wordt u aangeboden door: ‘De kracht van de combinatie’ Avelante is het adviesbureau dat zorgorganisaties helpt bij een sterkere positionering richting cliënten, mantelzorgers, vrijwilligers en medewerkers. MR Zorg is gespecialiseerd in het zoeken, vinden en plaatsen van de juiste mensen voor zorgorganisaties.
de kracht van de combinatie
2.
De wet verandert!
Checklist; is uw organisatie klaar voor de toekomst? Deze checklist is gemaakt voor de groep die de toekomst wil maken. De druk op (zorg)instellingen is nog altijd aan het toenemen. Meer doen met minder. Rendeert het, doen we de goede dingen, kunnen we onze inzet goed verantwoorden en maken we wel optimaal gebruik van al onze mensen, middelen en kansen. Het zal moeten en het kan….
Ook de politiek legt druk op de zorg. Al zijn de details nog niet allemaal bekend, de toon is wel gezet. Volgens Mw. Schippers demissionair minister volksgezondheid, welzijn en sport - is het meest te winnen door zorg niet meer in grote instellingen te verlenen, maar bij mensen thuis en in de buurt. De AWBZ was bedoeld voor onverzekerbare zorguitgaven. En daar moeten we ook naar terug. Zo houden we goede zorg voor iedere Nederlander die dat echt nodig heeft betaalbaar en beschikbaar. De zorg moet in de omgeving van de patiënt worden georganiseerd, met behulp van sociale netwerken, in plaats van dure instellingen. In de aanloop naar het realiseren daarvan, zijn verschuivingen en veranderingen in wet- en regelgeving aan de orde. Denk aan AWBZ, WMO maar óók aan de op handen zijnde scheiding tussen wonen en zorg die over ongeveer anderhalf jaar verwacht wordt. Deze veranderingen hebben invloed op uw organisatie.
Is er voldoende kennis binnen uw organisatie van weten regelgeving en bent u bezig met het benoemen van de gevolgen hiervan voor uw organisatie?
de kracht van de combinatie
4.
Behoud uw cliënten!
Slagkracht management
De scheiding tussen wonen en zorg komt er aan. Dit betekent dat u huur moet gaan vragen voor het wonen en mag hopen dat cliënten voor u blijven kiezen voor wat betreft de zorg. Genoeg reden dus om z.s.m. een goed georganiseerde en kwalitatief hoogwaardige thuiszorgtak te realiseren. Zonder een dergelijke tak zullen partijen als Buurtzorg een enorme hap uit uw cliëntenbestand gaan nemen, voor zover ze dat nu al niet doen. Intramurale zorgaanbieders hebben nu al volop open plaatsen in de zorglocaties omdat er steeds minder intramurale indicaties worden afgegeven. Dit als voorloper op het feit dat over een paar maanden ZZP 1-3 naar de thuiszorg verdwijnt. Het CIZ is hier duidelijk al op aan het voorsorteren.
De gemiddelde leeftijd van het management in de zorg is aan de hoge kant. Wij merken dat veel managers denken alles gedaan te hebben om zaken te verbeteren maar dit is meestal gebaseerd op eigen waarnemingen. De oplossingen zijn dus een afspiegeling van wat het zittende management wel of niet ter discussie wilde stellen. Vaak resulteert dat in ingesleten paden en dito oplossingen. Omdat we daarnaast loyaal zijn aan zittende mensen, zien we met regelmaat organisatorische bijstellingen om wel een daad te stellen maar met “behoud” van het aanzien van betrokkene. Dat de slagkracht er zo niet beter op wordt, moge duidelijk wezen.
Weet u zeker dat de meeste van uw huidige cliënten voor u blijven kiezen? En wat doet u om ze als klant te behouden? Verandert de zorg die uw cliënten nodig hebben en kunt u deze blijven leveren?
de kracht van de combinatie
5.
Weet u zeker dat uw managers energiek en daadkrachtig genoeg zijn en nieuwe ideeën hebben om verbeteringen door te voeren die voor uw instelling noodzakelijk zijn?
Kengetallen en het gebruik daarvan binnen teams
Best practice
Lokaal organiseren en (wijk)teams beter laten functioneren. Inzicht geven in de resultaten, de slag maken van kengetallen naar informatie om vervolgens gedrag en inzet goed renderend te stroomlijnen. Aandachtspunten: van managementinfo naar kengetallen voor teams. Hulp om dit te interpreteren, de vaardigheid om op basis van de kengetallen bij te sturen en de gevolgen bespreekbaar te maken. Geen laissez fair, maar monitoren welke richtingen en oplossingen er wel en niet gekozen worden en mee richting geven.
Gebruikt u kengetallen voor teams of gebruiken uw teams kengetallen afgeleid van een Jaar- of Afdelingsplan of gestelde doelen? Stuurt u voldoende op resultaten?
de kracht van de combinatie
7.
De ervaring leert dat in elk team vaak wel de benodigde talenten aanwezig zijn. Met de juiste ondersteuning zijn zij in staat een rendabele bedrijfsvoering te realiseren. Daarnaast kunnen we ook stellen, dat er in elke organisatie goede managers zijn die deze ondersteuning kunnen bieden om daarmee kleine “winkels” binnen de grote onderneming te realiseren. Deze voorbeelden van “best practice” zijn vaak hét vliegwiel om ook andere teams binnen uw organisatie te enthousiasmeren de verantwoordelijkheid naar zich toe te trekken.
In hoeverre maakt u gebruik van best practices om verbeterprocessen op gang te brengen én in stand te houden?
Verder vooruit kijken Waar teams zich op verbeteringen richten op de wat kortere termijn, zullen de kengetallen óók geïnterpreteerd moeten worden op de toekomst. Wat leren u de getallen? Maar ook ruchtbaarheid geven aan uw kwaliteiten, PR, kijken met wie u wel en niet wilt samenwerken zijn belangrijke factoren die uw organisatie op weg helpen naar succes. Het zijn allemaal vragen van deze tijd. Hoe komen toekomstige klanten met u in contact? De vertaalslag van operationele informatie als basis om strategisch koers te varen, is een aandachtspunt optima forma.
Beschikt u over kengetallen en in welke mate gebruikt u deze voor het maken van meer tactisch-strategische keuzes?
de kracht van de combinatie
9.
De veranderende rol van het management Meer verantwoordelijkheden lager neerleggen is de trend van deze tijd. Jezelf als manager overbodig maken en teams “coachen” om hun taakvolwassenheid te vergroten lijkt het enig passende antwoord. Niet gericht op eigen zekerheden, maar recht doen aan de groei van anderen, dat is wat de toekomst vraagt. Maar wat is het effect daarvan? Weet u wel zeker dat het team goed functioneert en zijn het niet de grootste “schreeuwers” die de dienst uitmaken en op die manier goed voor zichzelf maar slecht voor anderen zorgen? En hoe houdt u zicht op een goede balans binnen het team tussen zelf doen en uitbesteden? Zijn ambachtelijk opgeleiden in de zorg wel goede planners, goede “boekhouders”, goede PR-mensen?
Heeft uw management de juiste coachings vaardigheden? Hoe moet het management coachen (hoe moeten teams gecoacht worden) om in control te blijven?
Samenwerken
Outsourcen van teams
Kennisdeling en branche overstijgend denken is meer aan de orde dan ooit tevoren. Wordt het niet tijd om uw organisatie in een keten te zien en mee te doen aan samenwerkingsprojecten of deze te initiëren? Denk aan lokale initiatieven tussen zorg, overheden, instellingen voor welzijn, huisartsen, gezondheidscentra etcetera.
Teams meer verantwoordelijkheid geven, is één ding. Maar waarom niet met als volgende stap outsourcen. Bijvoorbeeld in een franchiseformule waarbij je afdraagt voor het gebruik van de naam en de faciliteiten die de zorginstelling je ter beschikking stelt, maar wél als team voor “eigen” rekening. Dat biedt óók mogelijkheden voor mensen die de overstap hebben gemaakt naar zelfstandig ondernemerschap (ZZP) die op deze manier over goede faciliteiten kunnen beschikken. Maar u zou óók een op zich zelf staande zorg BV kunnen oprichten van waaruit los van de bestaande bedrijfsvoering nieuwe marktkansen ingevuld kunnen worden.
Naast het beter leren interpreteren is het ook lonend om lokaal zelf informatie te gaan verzamelen. Wie zijn bijvoorbeeld de belangrijke verwijzers en wie niet? Wat zijn de oorzaken hiervan en wat valt hieruit af te leiden? Welke verbetermogelijkheden zijn er? Allemaal vragen waarop, door de bank genomen, de medewerker vaak het antwoord beter weet dan de gemiddelde manager. Door deze kennis van medewerkers te zien als kracht en deze weten te vertalen naar bruikbare informatie kunnen zowel voor de korte- als voor de langere termijn effectieve interventies worden geformuleerd.
Weet u zeker dat u voldoende over de muren van uw eigen organisatie heenkijkt en alle belangrijke informatie uit uw omgeving weet én benut heeft?
de kracht van de combinatie
11.
Heeft u nagedacht over de mogelijkheid van het outsourcen van teams en heeft u een visie op de best mogelijke organisatievorm die uw activiteiten kunnen ondersteunen?
Positie in de markt
Bedrijfsprocessen optimaliseren
Positionering richting stakeholders was al belangrijk, maar wordt nu echt top prioriteit. Belangrijk dus om een goede binding te hebben met (potentiële) cliënten, mantelzorgers, vrijwilligers, familie, medewerkers, etc. Hier komen online marketing en sociale media om de hoek kijken om de slag om de cliënt niet volledig te verliezen. Daar komt nog bij dat steeds meer producten naar de WMO zullen verdwijnen en dat gemeenten uit bezuinigingsoogpunt zoveel mogelijk zullen proberen om vrijwilligers en wijkinitiatieven te activeren om op een functie als “Begeleiding” te kunnen besparen. Kortom, ook dit zal gevolgen hebben voor de productie van de extramurale zorg. Afstemming tussen gemeenten en zorg zijn dus van cruciaal belang om dit enigszins in goede banen te leiden en van beide kanten “de schade beperkt te houden”.
In- en extramurale activiteiten zijn vaak anders gestroomlijnd en georganiseerd. De zorg moet zoveel als mogelijk in de omgeving van de cliënt worden georganiseerd, met behulp van sociale netwerken, in plaats van dure instellingen. Daarom zal de extramurale manier van werken steeds meer gemeengoed moeten worden. Als “opstap” kunt u al beginnen met het herinrichten van de organisatie zodat intramurale en extramurale zorg vervlochten wordt in dezelfde routes, of misschien juist wel het apart zetten van extramurale routes om appartementen complexen efficiënt te kunnen exploiteren.
Wat doet u om goed in gesprek te komen/ blijven met uw (potentiële) klanten en hun omgeving? Bent u op de hoogte van de mogelijkheden van online marketing en sociale media?
de kracht van de combinatie
13.
Bent u al gestart met een meer extramurale manier van werken? En wat doet u aan de “bijscholing” van medewerkers die altijd intramuraal gewerkt hebben?
Vers van de pers; opleiding versus praktijk
Voordelen projectmatige aanpak!
De aansluiting van de opleiding voor mensen op niveau 2 en 3, sluit onvoldoende aan op de praktijk! Zo kopte een vakblad één dezer dagen. De competenties die daarvoor nodig zijn, worden in ieder geval onvoldoende geleerd op school. Deze aspecten worden met name zichtbaar in de wijze waarop je afnemers van diensten benaderd. Als patiënt, cliënt of als klant? Klanten behouden? Dan zal je klantgericht moeten handelen!
Natuurlijk beschikt u over kwalitatieve goede managers die richting en inhoud kunnen geven aan bovenstaande ontwikkelingen, kansen en bedreigingen. Toch wijst de praktijk vaak uit, dat het geven van richting een taak is naast alle andere verantwoordelijkheden die managers al hebben. Vaak maak je de snelheid, de kwaliteit etc. van verbeterprocessen daarmee ondergeschikt aan de tijd en energie die de managers kunnen vrijmaken. Een Projectmatige opzet is daarom altijd aan te bevelen. Een Project met een duidelijke opdracht, kop en een staart! De inzet van een externe Projectleider valt daarbij te overwegen. Iemand die geen “last” heeft van interne beslommeringen. Daarnaast mag je van een extern Projectleider verwachten dat hij/zij de organisatie adviseert en meeneemt. Maar óók een intern Projectleider of manager coacht, verandertrajecten ontwikkelt, implementeert en borgt samen met medewerkers én managers. En natuurlijk kan een extern Projectleider ook vastgelopen projecten weer vlottrekken of een nieuwe impuls geven.
Weten uw medewerkers hoe ze een “cliënt” als klant moeten benaderen?
de kracht van de combinatie
15.
Zit er wel genoeg vaart in de projectmatige aanpak? Heeft uw Projectleider wel tijd, energie en kennis van zaken genoeg om het Project op tijd op te leveren?
De achtergronden
Op bezoek?
Deze checklist is tot stand gekomen, omdat Avelante en MR Zorg u hiermee van dienst denken te zijn. En vooral om nog eens te benadrukken dat er veel moet gebeuren. Zoveel, dat de inzet van externe Projectleiders om zaken in een stroomversnelling te brengen, te overwegen valt.
Maar wellicht krijgt u een nog betere indruk wat we voor u kunnen betekenen als we bij u langs komen. Zo gewenst kunnen we de checklist nog eens doornemen om u van advies te dienen waar te beginnen.
Waarom juist deze twee partijen? Voor zowel Avelante als MR Zorg is het glashelder dat de kracht van de combinatie garant staat voor de benodigde ingrediënten om effectief te acteren in de snel veranderende zorgsector. Nieuwe initiatieven zullen projectmatig ontplooid moeten worden, maar het leveren van de nodige managers om goed van start te gaan en het toezien op de staffing indien het project succesvol wordt, is eveneens cruciaal. Avelante heeft in de diepte kennis van de zorg en ruime ervaring met het succesvol opstarten en afronden, dan wel het vlot trekken van projecten. Daar waar nodig fungeren zij in aanvang als interim manager. Wanneer één en ander begint te groeien heeft MR Zorg alle expertise in huis om zeer snel en adequaat de goede mensen op een klus te zetten. Deze combinatie is de garantie om succesvol nieuwe en veel belovende initiatieven in de zorg te ontplooien Meer weten? Om u een indruk te geven van bovengenoemde partijen, kunt u kijken op de website van Avelante. Die vindt u door het aanklikken van de volgende link: www.avelante.nl. Hier vindt u nog veel meer voorbeelden over veranderen, projecten, resultaten met een verwijzing naar mogelijke referenten. U vindt hier óók de NAW-gegevens van Stijn Kanters en Jan-Kees van Wijnen, de senior Projectleiders. Meer weten van MR Zorg? Kijk dan op www.mrzorg.nl. de kracht van de combinatie
17.
Heeft u al een afspraak gemaakt? Bel hiervoor naar 073 – 613 99 22. Met vriendelijke groet, Jan-Kees van Wijnen, Stijn Kanters, Peter Dijkstra, Paul van der Hilst.
Avelante Jan-Kees van Wijnen Stijn Kanters
MR Zorg Peter Dijkstra Paul van der Hilst
Nieuwlandparc 11 L 2952 DA Alblasserdam
[email protected]
Van Tuldenstraat 13 5211 TG 's-Hertogenbosch Nieuwlandparc 11L 2952 DA Alblasserdam
[email protected]
de kracht van de combinatie
18.
