Inkoopbeleid
Versie 2.0 Voorgenomen vaststelling BOS: n.v.t. Instemming Ondernemingsraad BVO Oost: ter info verzonden d.d. 21-02-2014 Vastgesteld Raad van Bestuur: 12-02-2014 Kenmerk: 032-14/2.3
Inhoudsopgave Voorwoord
3
1. Inleiding 1.1 Algemeen 1.2 Doel Inkoopbeleid 1.3 Relatie met andere uitgangspunten van de organisatie 1.4 Borging van het inkoopbeleid
4 4 4 5 5
2. Economische kaders 2.1 Het inkoopproces 2.2 Vormen van marktbenadering 2.3 Waardebepaling van de opdracht 2.4 Te hanteren offerteprocedures 2.5 Selectie- en gunningscriteria 2.6 Marktconsultatie en innovatie
6 6 6 7 7 9 10
3. Ideële en ethische kaders 3.1 Duurzaam inkopen 3.2 Maatschappelijke eisen aan ondernemers 3.3 Integriteitseisen aan bestuurders en medewerkers 3.4 Sociaal maatschappelijke doelstelling
11 11 11 11 12
4. Organisatorische kaders 4.1 Inkoopmodel 4.2 Inkoopsynergie 4.3 Hanteren van standaard werkwijzen 4.4 Vertaling van het inkoopbeleid naar jaarplannen 4.5 Contracteren 4.6 Contractbeheer 4.7 Contractmanagement
13 13 13 13 14 14 14 15
5. Juridische kaders 5.1 Wet- en regelgeving naleven 5.2 Inkoopvoorwaarden toepassen
16 16 16
6. Evaluatie en communicatie 6.1 Evaluatie 6.2 Communicatie
17 17 17
ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN 2014
19
PROCESBESCHRIJVING
Pagina 2 van 36
Voorwoord Voor u ligt het inkoopbeleid van Bevolkingsonderzoek Oost. Dit beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen en diensten. Dit nieuwe beleid helpt de organisatie in het streven naar een doelmatige inkooppraktijk. Bevolkingsonderzoek Oost wil een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn die leveranciers en dienstverleners eerlijke kansen biedt. Bevolkingsonderzoek Oost wil met dit beleid haar medewerkers en externe leveranciers een handvat bieden voor een professionele samenwerking bij inkooptrajecten. In hoofdstuk 1 wordt ingegaan op de doelstelling met betrekking tot het inkoopbeleid. In hoofdstuk 2 wordt dieper ingegaan op het inkoopproces. Vervolgens worden in de daaropvolgende hoofdstukken de beleidsuitgangspunten van het inkoopbeleid verder beschreven, onderverdeeld in: Economische beleidsuitgangspunten in hoofdstuk 2; Ideële en ethische beleidsuitgangspunten in hoofdstuk 3; Organisatorische beleidsuitgangspunten in hoofdstuk 4; Juridische beleidsuitgangspunten in hoofdstuk 5. Tevens wordt aandacht besteed aan evaluatie en communicatie in hoofdstuk 6.
Pagina 3 van 36
1. Inleiding 1.1 Algemeen De organisatie van Bevolkingsonderzoek Oost is volop in beweging. Eén van de nieuwkomers op het gebied van de ondersteunende diensten is de inkoopfunctie. Deze functie heeft als doelstelling meegekregen om inkoop binnen Bevolkingsonderzoek Oost verder te organiseren en te professionaliseren. Dit inkoopbeleid is op het complete spectrum van leveringen en diensten van toepassing. Er zijn meerdere definities van inkoop denkbaar. Inkoop wordt in deze notitie gedefinieerd als: Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat. Dit beleid geldt dan ook niet voor diensten waarbij er sprake is van verplichte winkelnering, zoals dienstverlening van de FSB (coöperatieve vereniging Facilitaire Samenwerking Bevolkingsonderzoeken met uitsluiting van aansprakelijkheid), de LBO (Landelijke Beheer Organisatie) of het LRCB (Landelijk Referentie Centrum Borstkanker). Inkoop is een procesmatige activiteit, die men kan onderverdelen in zeven stappen die nader beschreven worden in hoofdstuk 2. Bij inkoop kan het gaan om de verwerving van uiteenlopende zaken zoals software, adviesdiensten of kantoormeubilair. Maar ook het afsluiten van verzekeringen of het opdracht geven voor het maken van een flyer is een inkoopactiviteit. Binnen de publieke en non-profitsector groeit de aandacht voor inkoop. Daar is een aantal redenen voor aan te geven dat deels met elkaar verband houdt: publieke verantwoording van de besteding van middelen van de organisatie en toenemende druk op de budgetten. Bovendien gaan veel organisaties duurzaamheidscriteria betrekken bij hun inkopen. Dat betekent dat aangeboden producten en diensten– naast andere criteria – zoveel als mogelijk moeten worden beoordeeld op basis van duurzaamheid, milieuvriendelijkheid en maatschappelijke relevantie. 1.2 Doel Inkoopbeleid Het inkoopbeleid geeft sturing aan de inkoopfunctie binnen Bevolkingsonderzoek Oost. Het doel ervan is het eenduidig vastleggen en voor medewerkers toegankelijk maken van wat de uitgangspunten zijn die Bevolkingsonderzoek Oost hanteert bij het inrichten van haar inkoopfunctie en het uitvoeren van al haar inkooptaken. Dit houdt in dat elke inkoop van Bevolkingsonderzoek Oost conform dit inkoopbeleid wordt uitgevoerd. Met het ontwikkelen en implementeren van het inkoopbeleid streeft Bevolkingsonderzoek Oost naar verdere professionalisering van haar inkoopfunctie. Concreet betekent dit dat er moet worden voldaan aan: 1. doelmatigheid/kostenbesparingen: het doel is om in te kopen tegen de beste prijs/kwaliteitsverhouding; 2. professionaliteit: het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten ervan in de eigen organisatie. Bevolkingsonderzoek Oost heeft een inkoopbeleid vastgesteld met de volgende doelstelling: Het, nu en in de toekomst, op professionele en zorgvuldige wijze inkopen van leveringen en diensten, waarbij Bevolkingsonderzoek Oost zich naar buiten toe profileert als een zakelijke, betrouwbare en integere partner. Hierbij zal per inkooppakket de beste prijs/kwaliteitverhouding worden gecontracteerd.
Pagina 4 van 36
1.3 Relatie met andere uitgangspunten van de organisatie Eén van de doelstellingen van het inkoopbeleid is het scheppen van kaders om een bijdrage te kunnen leveren aan het algehele prestatieniveau van Bevolkingsonderzoek Oost. Het inkoopbeleid sluit daarom aan op het proces van budgethouderschap en het treasurystatuut. 1.4 Borging van het inkoopbeleid Borging van het inkoopbeleid is in eerste instantie belegd bij het bedrijfsbureau. Alle inkopen worden door de afdeling inkoop uitgevoerd. Hierdoor wordt het inkoopbeleid gewaarborgd en wordt door ervaringen en evaluaties het inkoopproces geoptimaliseerd. Door alle inkoop bij één afdeling te beleggen wordt het aantal leveranciers beperkt, waardoor betere afspraken gemaakt kunnen worden, Tevens is er beter inzicht in de contracten en kan het proces van aanschaf tot levering goed worden bewaakt. De afdeling richt zich op professionalisering van de inkoopfunctie die leidt tot een optimaal resultaat voor de interne opdrachtgever. Dit betekent dat bij elk verwervingstraject aandacht zal worden gevraagd voor de aspecten kosten, tijd, kwaliteit, doelmatigheid en risico. In 2015 zal daartoe implementatie en verankering van ontwikkelde instrumenten en het inkoopbeleid de hoogste prioriteit kennen. Ondersteunende instrumenten als procedures, standaard formats voor een programma van eisen en een offerte aanvraag en de algemene inkoopvoorwaarden zullen worden opgenomen in het inkoophandboek.
Pagina 5 van 36
2. Economische kaders De economische uitgangspunten van het inkoopbeleid heeft Bevolkingsonderzoek Oost ingedeeld in de volgende aspecten: het inkoopproces zelf; waardebepaling van de opdracht; te hanteren offerteprocedure; te hanteren selectie- en gunningscriteria; marktconsultatie en omgang met ondernemers. 2.1 Het inkoopproces Inkopen is een procesmatige activiteit die men kan onderverdelen in zeven stappen. Er wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de tactische, operationele en strategische inkoop. Het verloop van het inkoopproces wordt hierin gevolgd. Een nadere uitleg over de stappen in het inkoopproces wordt in het inkoophandboek van Bevolkingsonderzoek Oost gegeven.
Besparingsmogelijkheden
2.2 Vormen van marktbenadering Bij Bevolkingsonderzoek Oost is een drietal vormen van marktbenadering te onderscheiden.
Enkelvoudige onderhandse offerteprocedure: Bevolkingsonderzoek Oost kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentiestelling tussen mogelijke opdrachtnemers.
Meervoudig onderhandse offerteprocedure: Bevolkingsonderzoek Oost kiest zelf verschillende opdrachtnemers uit, die worden uitgenodigd een offerte uit te brengen. Er is dus sprake van beperkte concurrentiestelling.
Openbare offerteaanvraag met of zonder voorafgaande selectie: Bevolkingsonderzoek Oost plaatst openbaar een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentiestelling tussen alle mogelijke opdrachtnemers.
Pagina 6 van 36
Een openbare offerteaanvraag geniet voor opdrachten met een groot financieel volume de voorkeur omdat dit maximaal tegemoet komt aan de beginselen van concurrentiestelling en professioneel inkopen. Wanneer het bedrag, dat gemoeid is met de inkoop, echter beperkt is, wegen de (administratieve) lasten veelal niet op tegen de baten. Bevolkingsonderzoek Oost hanteert daarom de marktbenaderingswijzen en bijbehorende drempelbedragen bij het inkopen van leveringen en diensten als is weergegeven in paragraaf 2.4. 2.3 Waardebepaling van de opdracht Om te kunnen bepalen welke offerteprocedure moet worden gevolgd, wordt de totale opdrachtwaarde (inclusief BTW) vastgesteld. Hierbij worden alle structurele (meerjarige) kosten en eventuele optiejaren of verlengingsmogelijkheden meegerekend. 2.4 Te hanteren offerteprocedures In de onderstaande tabel zijn de vier mogelijke offerteprocedures opgenomen. De gedachte achter deze indeling is dat een grotere opdracht een omvangrijker offertetraject rechtvaardigt. De genoemde bedragen staan voor de totale contractwaarde (bij een meerjarencontract maximaal vier jaar). Procedure
Bedrag
Minimaal aantal uit te nodigen leveranciers Minimale eisen publicatie
Verantwoordelijk
Enkelvoudige uitnodiging
Tot € 2.000
-
Standaard inkoopvoorwaarden Standaard contract
Afdeling inkoop Budgethouder
Meervoudig Onderhands
€ 2.000 – € 15.000
Minimaal drie offertes - Standaard inkoopvoorwaarden - Standaard contract
Afdeling inkoop Budgethouder
Meervoudig Onderhands 2
€ 15.000 € 200.000
Minimaal drie offertes - Offerte aanvraag document - Programma van eisen - Aangepaste overeenkomst
MT RvB
Europese Aanbesteding
Boven € 200.000
Publicatie van aanbestedingsdocumenten op Website Bevolkingsonderzoek Oost en Tenderned.nl
Stuurgroep RvB
Tabel 1 Overzicht offerteprocedures Het doel van deze procedures is het verkrijgen van een goede prijs/kwaliteitsverhouding en doelmatig inkopen. 2.4.1 Mogelijkheden tot afwijken Uit de drempelbedragen, zoals weergegeven in de tabel, is af te lezen welke offerteprocedure moet worden gevolgd. Er kan een aantal objectieve criteria worden benoemd waarmee afwijkingen kunnen worden toegepast. In die gevallen is het mogelijk om een andere procedure te kiezen en dat kan de naast lagere procedure zijn. Een hogere procedure is uiteraard altijd toegestaan. Mogelijke criteria worden in de volgende paragrafen nader toegelicht.
Pagina 7 van 36
Wanneer een budgethouder of afdeling zelfstandig een offertedrempel wil verlagen en een procedure wil toepassen die verplicht is bij een hoger bedrag, dan is dat altijd toegestaan. Voor een afwijking van deze drempel naar een lagere offerteprocedure is instemming van het MT en/of RvB vereist. Gezamenlijke inkoop Inkoop kan ook samen met andere organisaties worden gedaan. Omdat bij gezamenlijke inkoop meestal schaalvoordelen kunnen worden behaald, is niet altijd het inkoopbeleid van Bevolkingsonderzoek Oost van toepassing. We vinden het wel belangrijk, dat recht wordt gedaan aan de uitgangspunten en doelstellingen van het inkoopbeleid van Bevolkingsonderzoek Oost en zullen ons hier sterk voor maken. Calamiteiten Bij calamiteiten is er sprake van dringende omstandigheid waardoor er geen tijd is om de keuze op grond van de drempelbedragen een toets uit te voeren. Als het uitvoeren van de opdracht aan termijnen is gebonden, dan heeft deze objectief spoed. Als bijvoorbeeld de betaling van een opdracht is gebonden aan een termijn, dan mag de spoed niet zijn veroorzaakt doordat Bevolkingsonderzoek Oost te lang heeft gewacht met een offertetraject. In dat geval is er sprake van subjectieve spoed. Het is voor bepaalde soorten calamiteiten mogelijk om raamovereenkomsten af te sluiten. In een raamovereenkomst worden alle technische, organisatorische, financieel-economische en juridische randvoorwaarden vastgelegd, zodat in geval van een calamiteit snel opdracht kan worden verleend en slechts de bijzondere omstandigheden van het geval hoeven te worden vermeld. Marktsituatie De marktsituatie kan ook van invloed zijn op de te kiezen offerteprocedure. Bij producten met veel aanbieders op de markt valt wellicht meer economisch gewin te halen door openbaar aan te besteden. Indien er veel aanbieders zijn voor een bepaald homogeen product dan is het uit het oogpunt van de mededinging ongewenst dat bij onderhandse offerteprocedures telkens dezelfde aanbieders worden uitgenodigd. Als beleid geldt dat een (potentiële) ondernemer maximaal bij 30% van de onderhandse of enkelvoudige offertetrajecten wordt uitgenodigd om een offerte in te dienen respectievelijk in te schrijven. Specialisaties van ondernemers Indien een opdracht een specialisme betreft dat slechts door enkele bedrijven kan worden uitgevoerd, lijkt een (meervoudige) onderhandse offerteprocedure vaak de meest handige keuze. De markt moet daarvoor inzichtelijk zijn. Tevens moet bekend zijn door welke bedrijven de opdracht zouden kunnen worden uitgevoerd. Indien sprake is van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld omdat deze beschikt over een alleenrecht of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten), kan worden gekozen voor de enkelvoudige uitnodiging. Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder om aan te tonen dat er daadwerkelijk maar één ondernemer in de markt is die het betreffende product of dienst kan leveren. Financieel belang Bevolkingsonderzoek Oost In bepaalde gevallen kan een openbaar offertetraject (met of zonder voorafgaande selectie) niet in het financieel belang van Bevolkingsonderzoek Oost zijn, bijvoorbeeld op grond van kosten en looptijd. Deze correctiefactor moet echter zeer terughoudend worden gebruikt. Daarbij moet dit altijd zeer goed worden gemotiveerd met objectieve gronden. Het feit dat het als gevolg van mogelijke verrekenmogelijkheden goedkoper is om onderhands of enkelvoudig te handelen, is geen objectieve reden.
Pagina 8 van 36
2.4.2 Afwegingen Indien gebruik wordt gemaakt van één van de eerder genoemde criteria neemt het MT / RvB hier een besluit over. 2.4.3 Registratie Om inzicht te verkrijgen in de uitvoering, naleving en resultaten van dit inkoopbeleid, vindt registratie plaats van alle inkopen en offertetrajecten met een opdrachtwaarde boven de drempel voor enkelvoudige offerteaanvraag. 2.5 Selectie- en gunningscriteria Wanneer eenmaal is gekozen voor een bepaalde offerteprocedure zijn de selectie- en gunningscriteria aan de orde. Bevolkingsonderzoek Oost hanteert in haar inkoopproces alleen selectie- en gunningscriteria die in haar ogen functioneel en proportioneel zijn voor te contracteren object. De criteria dienen altijd, voordat een offerteprocedure wordt gestart, bekend en vastgesteld te zijn. Het vooraf zorgvuldig en helder kiezen van deze criteria geeft de beste waarborg voor een zorgvuldige procedure en voorkomt problemen naderhand in de contracteringsfase. 2.5.1 Selectiecriteria Selectiecriteria zijn de eisen die vooraf aan bedrijven gesteld worden als voorwaarde om aan het offertetraject mee te mogen doen. Het MT acht het van belang voor de bedrijvigheid van het werkgebied van BVO Oost om lokale bedrijven altijd in de gelegenheid te stellen om mee te dingen naar opdrachten van Bevolkingsonderzoek Oost. Hiertoe zal voortaan bij offerteprocedures gelden, dat geen procedure zal plaatsvinden zonder uitnodiging van minimaal één bedrijf uit de regio, tenzij geen enkel bedrijf uit de regio het gevraagde kan leveren of zich niet heeft aangemeld. 2.5.2 Gunningscriteria De gunningscriteria bepalen vervolgens welke keuze wordt gemaakt uit de ingebrachte offertes. Voor de gunningscriteria bestaan twee mogelijkheden: 1. de laagste prijs 2. de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Omwille van de objectiviteit vereist dit criterium subcriteria zoals kwaliteit, prijs, gebruikskosten, dienstverlening, geschiktheid, planning, uitvoeringstermijn, garanties, technische waarde, esthetische kenmerken, etc. 2.5.3 Gewinsituatie voor Bevolkingsonderzoek Oost Als onderdeel van het gunningscriterium “economisch meest voordelige inschrijving” kan Bevolkingsonderzoek Oost ook objectieve en kwantificeerbare aspecten op sociaaleconomisch terrein betrekken, zoals lokale werkgelegenheidseffecten, opleidingsplaatsen voor (kansarme) jongeren en inschakeling van minderheidsgroepen (zie ook 3.4). Dit wordt dan uiteraard vooraf bij de gunningscriteria bekend gemaakt aan alle partijen bij de offerteprocedure.
Pagina 9 van 36
2.6 Marktconsultatie en innovatie Bevolkingsonderzoek Oost streeft er naar om optimaal gebruik te maken van de kennis en innovatiekracht van marktpartijen om optimale inkopen - de beste prijs/kwaliteitsverhouding voor de best mogelijk oplossing in de specifieke situatie - te bewerkstelligen. Hiertoe wordt tijd en ruimte gereserveerd voor onderzoek naar innovatie in de markt. Marktconsultatie is daarvoor een zeer geschikt instrument. Bij offertetrajecten kan Bevolkingsonderzoek Oost de kwaliteiten, kennis en ervaring van marktpartijen benutten, door voorafgaand aan een mogelijke offertetraject een vrijblijvende marktconsultatie te houden. Het al of niet deelnemen aan een marktconsultatie heeft geen invloed op de positie van marktpartijen bij een eventuele offerteprocedure.
Pagina 10 van 36
3. Ideële en ethische kaders Zowel de overheid als de maatschappij leggen de laatste jaren in toenemende mate druk op ondernemers in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Centraal daarin staat de verantwoorde balans tussen de zorg voor het welzijn van de mensen (People), de ecologische kwaliteit (Planet) en de economische welvaart (Profit). Daarnaast speelt ook de integriteit vanuit de Bevolkingsonderzoek Oost-organisatie een belangrijke rol. De ideële en ethische beleidsuitgangspunten geven aan welke waarden en normen Bevolkingsonderzoek Oost wil uitdragen in het inkoopbeleid. De belangrijkste uitgangspunten daarbij zijn: duurzaam inkopen; Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI); sociaal Werkvoorzieningschap. 3.1 Duurzaam inkopen In het kader van het beschermen en verbeteren van de leefomgeving is duurzaamheid voor Bevolkingsonderzoek Oost een belangrijk onderwerp. Om vanuit inkoop hier een bijdrage aan te leveren neemt Bevolkingsonderzoek Oost daar waar mogelijk duurzaamheidscriteria in haar dagelijkse inkooppraktijk op als sociale criteria. Hierbij wordt een verantwoorde balans gezocht tussen milieucriteria, beschikbare budgetten en kosten. 3.2 Maatschappelijke eisen aan ondernemers Het inkoopbeleid beïnvloedt een aantal andere aspecten en wordt daardoor ook beïnvloed. Met name op het terrein van het maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is dat aan de orde. Bedrijven worden gestimuleerd maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Bevolkingsonderzoek Oost wil dat ondernemers waarmee zij zaken doet, zich houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden waaronder arbeidsvoorwaardelijke aspecten, discriminatie van werknemers of ondernemers, kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische gedragingen. 3.3 Integriteitseisen aan bestuurders en medewerkers Ten aanzien van inkoop wordt de onderstaande gedragscode gehanteerd. De kern van de gedragscode is een ethische handelswijze bij het inkopen van diensten en producten. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende handelswijzen. Alle ondernemers hebben gelijke rechten en plichten. Offerteaanvragen worden schriftelijk uitgebracht en alle genodigde partijen ontvangen dezelfde informatie. Informatie ontvangen van ondernemers wordt niet aan derden verstrekt. Voorkomen van belangenverstrengeling. Hanteren van een zakelijke objectieve relatie. Het voor privédoeleinden kopen bij ondernemers onder de condities van Bevolkingsonderzoek Oost is niet toegestaan. Relatiegeschenken worden verzameld en één keer per jaar verloot onder het personeel. Ondernemers worden op de hoogte gebracht van deze beleidsregeling. Privéadressen worden niet aan ondernemers verstrekt. Relatiegeschenken boven de € 50,= worden geschonken aan een goed doel. De schenker wordt hiervan op de hoogte gebracht.
Pagina 11 van 36
3.4 Sociaal maatschappelijke doelstelling 3.4.1 Sociaal opdrachtgeverschap De methode 'Social Return on Investment' (SROI) bij offerteprocedures heeft als doel bij te dragen aan het creëren van stage- en leerwerkplekken en arbeidsplaatsen voor langdurig werklozen, Wajongers en gedeeltelijk arbeidsgeschikten.
Pagina 12 van 36
4. Organisatorische kaders 4.1
Inkoopmodel
Bevolkingsonderzoek Oost heeft besloten om de inkoopfunctie volledig te beleggen bij het bedrijfsbureau, de afdeling facilitaire zaken/inkoop. Hierdoor wordt het hele inkoopproces bewaakt. Door de mogelijkheid om iedere stap met de budgethouder te evalueren, zal de kwaliteit van het inkoopproces geoptimaliseerd worden. De afdeling inkoop faciliteert met kennis en ontwikkelt de benodigde instrumenten voor de professionalisering van de inkoop De inkoopafdeling volgt nauw of de ontwikkelde instrumenten, procedures enzovoorts goed voldoen en stelt dit eventueel op eigen waarneming of op aangeven van de organisatie naar behoefte bij. 4.2
Inkoopsynergie
4.2.1 Clustering Bevolkingsonderzoek Oost voert een beleid dat zoveel mogelijk gericht is op clustering van gelijksoortige producten en diensten. Met het clusteren kan een optimaal inkoopresultaat worden behaald. Om tot een optimale clustering te komen zal jaarlijks geïnventariseerd worden vanuit de begroting. Met de inkoopsynergie wordt met name de zakelijkheid en de efficiency gediend. Daarnaast zal dit moeten leiden tot het sterk verminderen van het aantal leveranciers waarmee Bevolkingsonderzoek Oost zaken doet. 4.2.2 Inkoopsamenwerking Door intensieve inkoopsamenwerking te zoeken met de overige screeningsorganisaties of de FSB kan Bevolkingsonderzoek Oost haar inkooppositie in de markt fors versterken. Samenwerking kan leiden tot, onder andere, concurrente inkopen, kennisdeling, capaciteitsdeling, verlaging van risico’s en verlaging van inkoopproceskosten. Dit zal uiteindelijk leiden tot versnelling van de professionalisering van de inkoop. Bij een goede inbedding met de overige screeningsorganisaties en/of FSB kan bij complexe inkooptechnische vraagstukken gebruik worden gemaakt van zwaardere kennis bij een van de overige SO’s en/of FSB. Ook in het geval dat de gewenste kennis niet in het samenwerkingsverband beschikbaar is, kan een beroep worden gedaan op externe deskundigheid. 4.3 Hanteren van standaard werkwijzen Een eenduidige professionele werkwijze is belangrijk voor Bevolkingsonderzoek Oost omdat het een middel is om operationeel excellent te kunnen functioneren. Deze standaard werkwijze wordt vastgelegd in het
Pagina 13 van 36
Inkoophandboek met daarin opgenomen procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkopen van producten en diensten. Daarnaast hanteert Bevolkingsonderzoek Oost ook standaardformulieren om de professionele werkwijze te kunnen waarborgen. Met behulp van deze standaardformulieren streeft Bevolkingsonderzoek Oost er naar om een constante kwaliteit richting de verschillende ondernemersmarkten uit te stralen. Ten slotte maakt het hanteren van standaardwerkwijzen het mogelijk om inkoopinformatie op een eenduidige manier te registreren én te rapporteren. Hierdoor is Bevolkingsonderzoek Oost in staat om te allen tijde volledige duidelijkheid te geven met betrekking tot de door haar bestede gelden. 4.4 Vertaling van het inkoopbeleid naar jaarplannen Het inkoopbeleid van Bevolkingsonderzoek Oost is vastgesteld voor een langere periode. Aangezien Bevolkingsonderzoek Oost continu streeft naar het verbeteren van haar inkoopfunctie en er daarnaast op inkoopgebied voortdurend belangrijke ontwikkelingen gaande zijn, vraagt dit om een actieve aanpak. Enerzijds door het gebruik van prestatie indicatoren, anderzijds door jaarlijkse evaluatie van (het functioneren van) de inkoopfunctie. 4.4.1 Kwaliteit prestatie-indicatoren Bevolkingsonderzoek Oost zal voor haar inkoopproces prestatie-indicatoren benoemen die het mogelijk maken dit proces frequent te analyseren op effectiviteit en doelmatigheid en ondernemen van gerichte stappen. 4.4.2 Evaluatie De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie van de inkoopfunctie en de resultaten op de Kpi’s zullen tot concrete acties leiden ten behoeve van het verder realiseren van de gestelde doelen op het gebied van inkoop. Meting en rapportage van voortgang en Kpi’s zullen onderdeel worden van de reguliere (management)rapportage. Het inkoopbeleid van Bevolkingsonderzoek Oost wordt in ieder geval elke jaar geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Indien wenselijk of noodzakelijk kan dit ook eerder plaats vinden. De afdeling inkoop volgt de ontwikkelingen op het inkoopvakgebied. Ook interne ontwikkelingen kunnen aanleiding zijn om het inkoopbeleid van Bevolkingsonderzoek Oost te herzien. 4.5 Contracteren Tijdens het inkoopproces worden ondernemers zorgvuldig geselecteerd en vervolgens gecontracteerd. In het contract worden de gemaakte afspraken vastgelegd. In de praktijk worden verschillende benamingen gebruikt voor de formeel vastgelegde afspraken. Om verwarring te voorkomen wordt gebruik gemaakt van onderstaande benamingen. Raamcontract hangt een afnameverplichting aan, verspreid over de contractperiode. Contract is een eenmalige afnameverplichting. Raamovereenkomst hangt geen afnameverplichting aan maar is het raamwerk voor de voorwaarden die gelden voor mogelijke nog te vergeven opdrachten. In het Inkoophandboek wordt de methodiek voor het gebruik van contracten vastgelegd. 4.6 Contractbeheer Door middel van goed contractbeheer wordt het mogelijk om eenvoudig vast te kunnen stellen wanneer contracten of overeenkomsten voor bewerking (nieuw offertetraject) moeten worden opgepakt. Daarnaast vereenvoudigt het ontsluiting naar de organisatie zodat contracten optimaal kunnen worden uitgenut.
Pagina 14 van 36
Contractbeheer heeft als doel om de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht en informatie middels het voeren van een daarvoor bestemde administratie. Deze informatie moet dus up-to-date en beschikbaar zijn voor de betrokkenen of bevoegden. 4.6.1 Contractenregister De geïnventariseerde contracten zijn vastgelegd in een contractenregister. Om voor meerdere medewerkers dit register beschikbaar te stellen wordt gekeken of een geautomatiseerd contractenregister systeem geïntroduceerd kan worden. 4.6.2 Archivering Van offertetrajecten wordt een dossier samengesteld en een contractenregistratie bijgehouden. Het doel van vastlegging en registratie is verantwoording afleggen over alle belangrijke handelingen (traceerbaar spoor van handelingen) en het waarborgen van de continuïteit van het inkoopproces (institutioneel geheugen). 4.7 Contractmanagement Contractmanagement is een onderdeel van de bedrijfsvoering en is gericht op kostenbeheersing. Met contractmanagement worden de prestaties van de ondernemers goed gecontroleerd en geregistreerd, waardoor er voldoende kwaliteit voor het afgesproken bedrag wordt geleverd. Prijzen worden jaarlijks gecontroleerd. Met juist contractmanagement worden financiële risico’s beperkt. Contractmanagement is een sturend element op contractbeheer maar wordt ook gevoed door informatie uit contractbeheer. Contractmanagement is breder dan de inhoud van het contract zelf. Het omvat ook strategische vraagstukken, zoals keuzes rond zelf doen of uitbesteden, samenwerken of privatiseren. Goed contractmanagement kenmerkt zich door een optimale afstemming en onderlinge wisselwerking tussen beleid (wat wil je bereiken), contractontwerp, contractbeheer en –monitoring.
Pagina 15 van 36
5. Juridische kaders De volgende juridische beleidsuitgangspunten gelden ten aanzien van inkoop: het naleven van de wet- en regelgeving; de uitvoering van het inkoopbeleid en het toepassen van inkoopvoorwaarden. 5.1 Wet- en regelgeving naleven Bevolkingsonderzoek Oost streeft elk jaar naar een goedkeurende accountantsverklaring. Een professionele (en daarmee rechtmatige) inkoop draagt hier nadrukkelijk aan bij. Door gebruikmaking van inkoopdossiers wordt aan de accountant en het MT inzicht gegeven in het verloop van verwervingstrajecten. 5.2 Inkoopvoorwaarden toepassen Bij iedere inkoop worden in beginsel de Inkoopvoorwaarden van Bevolkingsonderzoek Oost van toepassing verklaard en/of wordt door Bevolkingsonderzoek Oost een (concept)contract opgesteld. In bijzondere omstandigheden kan met de wederpartij worden overeengekomen om één of meerdere bepalingen te vervangen door voorschriften in de overeenkomst die meer op de specifieke situatie zijn toegesneden. Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en waarmee Bevolkingsonderzoek Oost goede ervaring heeft, kan besloten worden in te stemmen met de gehele of gedeeltelijke toepasselijkheid daarvan.
Pagina 16 van 36
6. Evaluatie en communicatie 6.1 Evaluatie Het inkoopbeleid is, net als ieder ander beleid, geen vaststaand gegeven, maar een dynamisch proces. Marktontwikkelingen, wijzigingen in de (inter)nationale regelgeving en ervaringen met de in dit beleid weergegeven procedures maken het nodig om het vastgestelde beleid regelmatig te evalueren. Bovendien is het een taak van het MT om toezicht te houden op de doelmatigheid en rechtmatigheid van het beleid. Op basis van de uitkomst van de evaluatie kunnen voorstellen worden gedaan die leiden tot bijstelling van het beleid. Initiatiefnemer tot de jaarlijkse evaluatie is de inkoopadviseur. 6.2 Communicatie Het inkoopbeleid wordt zowel intern als extern gecommuniceerd. In samenwerking met de afdeling Communicatie wordt een communicatieplan opgesteld en het inkoopbeleid wordt op het BVOnline gepubliceerd. Daarnaast worden de inkopende medewerkers in de organisatie en het management periodiek op de hoogte gebracht van eventuele ontwikkelingen en activiteiten op initiatief van de inkoopadviseur. Voor wat betreft de externe communicatie worden de ondernemers op de hoogte gesteld van het vigerende Inkoopbeleid. Het wordt eveneens op de website van Bevolkingsonderzoek Oost gepubliceerd waardoor het voor iedereen toegankelijk is.
Pagina 17 van 36
Algemene inkoopwaarden 2014
Pagina 18 van 36
ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN 2014 Vastgesteld door het M.T. op …………………….. ALGEMEEN Artikel 1 Begrippen In deze Inkoopvoorwaarden worden de navolgende begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt verstaan: 1.1 Bijlage een aanhangsel bij de Overeenkomst dat na parafering door beide Partijen deel uitmaakt van de Overeenkomst. 1.2 Documentatie de handleidingen of andere gebruiksinstructies 1.3 Inkoopvoorwaarden deze Algemene Inkoopvoorwaarden en deel uitmaken van de Overeenkomst. 1.4 Leverancier De wederpartij van Bevolkingsonderzoek Oost. 1.5 Levering de (af)levering van het Product, bedoeld in artikel 3.1, inclusief de eventuele montage of installatie daarvan overeenkomstig de in de Overeenkomst gestelde eisen. 1.6 Overeenkomst de schriftelijke overeenkomst tussen Bevolkingsonderzoek Oost en de Leverancier waarop de Inkoopvoorwaarden van toepassing zijn verklaard. 1.7 Product de aan Bevolkingsonderzoek Oost door de Leverancier op grond van de Overeenkomst te leveren goederen. Artikel 2 Toepassing 2.1 Wijziging van of aanvulling op de Overeenkomst of afwijkingen van (onderdelen van) de Inkoopvoorwaarden zijn slechts bindend, voor zover zij uitdrukkelijk schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen. Artikel 3 Levering 3.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, geschiedt Levering van het Product door de Leverancier op de overeengekomen leveringsdatum, of -data, of binnen de overeengekomen leveringstermijn(en), op het door Bevolkingsonderzoek Oost opgegeven afleveringsadres. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, draagt de Leverancier alle kosten en risico’s die verbonden zijn aan het vervoer van het Product. 3.2 De overeengekomen leveringsdatum, of -data, of -termijn(en) gelden als vast en fataal. Indien het Product niet binnen de overeengekomen termijn op de overeengekomen plaats is afgeleverd, is de Leverancier zonder ingebrekestelling in verzuim. 3.3 Eerdere Levering van het Product dan op de overeengekomen leveringsdatum, -data of -termijnen, geschiedt slechts na voorafgaande schriftelijke toestemming van Bevolkingsonderzoek Oost en leidt niet tot wijziging van het overeengekomen tijdstip van betaling.
Pagina 19 van 36
3.4 Bevolkingsonderzoek Oost is bevoegd de Levering uit te stellen, tenzij dit onevenredige lasten voor de Leverancier met zich zou brengen. De Leverancier is verplicht het Product, zonder meerkosten, voor Bevolkingsonderzoek Oost op te slaan tot het moment van de uitgestelde Levering, tenzij dit onevenredige lasten voor de Leverancier met zich zou brengen, in welk geval Partijen in overleg treden om tot een voor beide Partijen redelijke en acceptabele regeling te komen. Het bepaalde in artikelen 3.2, 3.4 en 14 is van overeenkomstige toepassing op de door de BVO Oost uitgestelde Levering, met dien verstande dat verzuim van de Leverancier, zonder voorafgaande ingebrekestelling, eerst intreedt na overschrijding van de uitgestelde leveringsdatum, -data of -termijnen. Artikel 4 Garantie 4.1 De Leverancier garandeert dat het afgeleverde Product aan de Overeenkomst beantwoordt, vrij is van gebreken en geschikt is voor het doel waarvoor het Product is bestemd. Het Product beantwoordt niet aan de Overeenkomst, indien het Product niet de eigenschappen bezit die Bevolkingsonderzoek Oost op grond van de Overeenkomst mocht verwachten. 4.2 Voor zover Bevolkingsonderzoek Oost geen nadere omschrijving van de aan het Product te stellen eisen heeft gegeven, dient het Product in ieder geval van goede kwaliteit te zijn en ten minste aan de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid, doelmatigheid, afwerking en aan alle wettelijke eisen en gebruikelijke branchevoorschriften betreffende kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu te voldoen. 4.3 Bevolkingsonderzoek Oost kan er geen beroep meer op doen dat het Product niet aan de Overeenkomst beantwoordt, indien Bevolkingsonderzoek Oost de Leverancier daarvan niet schriftelijk in kennis heeft gesteld binnen 60 dagen nadat BVO Oost dit heeft ontdekt. Indien de Leverancier van Bevolkingsonderzoek Oost een dergelijke kennisgeving ontvangt, verhelpt de Leverancier binnen een door Bevolkingsonderzoek Oost overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 gestelde termijn het gebrek of de non-conformiteit. 4.4 De Leverancier garandeert dat het afgeleverde Product vrij is van iedere bijzondere last of beperking die Bevolkingsonderzoek Oost niet uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard. De Leverancier vrijwaart Bevolkingsonderzoek Oost tegen iedere aanspraak ter zake. Artikel 5 Keuring 5.1 Indien Bevolkingsonderzoek Oost het Product wenst te keuren: a. houdt de Leverancier het Product op een zodanig tijdstip voor Keuring gereed dat de overeengekomen levertijden worden nagekomen; b. werkt de Leverancier, zonder kosten voor Bevolkingsonderzoek Oost, desverlangd aan de Keuring mee en stelt een geschikte ruimte en redelijke personele en materiële hulp ter beschikking van Bevolkingsonderzoek Oost. Artikel 6 Contactpersonen 6.1 Beide Partijen wijzen een contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van de Overeenkomst onderhoudt. Partijen informeren elkaar schriftelijk over degene die zij als contactpersoon hebben aangewezen. 6.2 Contactpersonen kunnen hun Partij vertegenwoordigen en binden tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald.
Pagina 20 van 36
Artikel 7 Wijze van kennis geven 7.1 Kennisgevingen van Partijen op grond van de Overeenkomst worden schriftelijk gedaan. 7.2 Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht, tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. 7.3 Onder “schriftelijk” wordt tevens “langs elektronische weg” verstaan, waarbij: a.de kennisgeving raadpleegbaar is door de geadresseerde, b.de authenticiteit van de kennisgeving in voldoende mate is gewaarborgd, en c.de identiteit van de kennisgever met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld. Artikel 8 Geheimhouding 8.1 De Leverancier maakt alle door Bevolkingsonderzoek Oost verstrekte of op andere wijze aan hem bekend gemaakte of bekend geworden gegevens en kennis waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden op geen enkele wijze (verder) bekend, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een uitspraak van de rechter hem tot bekendmaking daarvan verplicht. 8.2 De Leverancier verplicht alle personen die door de Leverancier bij de uitvoering van de Overeenkomst worden ingeschakeld de in artikel 8 bedoelde geheimhoudingsverplichting na te leven en staat ervoor in dat deze personen die verplichting nakomen. 8.3 De Leverancier geeft geen persberichten uit en doet geen andere openbare mededelingen met betrekking tot de Overeenkomst dan na voorafgaande toestemming van Bevolkingsonderzoek Oost. 8.4 Bevolkingsonderzoek Oost kan bij de Overeenkomst een boete stellen op het schenden van de geheimhoudingsverplichting. Betaling van die onmiddellijk opeisbare boete laat de gehoudenheid van de Leverancier om de schade die het gevolg is van de schending te vergoeden onverlet. Artikel 9 Prijzen 9.1 De overeengekomen prijzen voor het Product zijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, inclusief kosten van vervoer, overige heffingen, assurantie, verpakkingskosten, verwijderingskosten en eventuele installatie- en montagekosten en luiden in euro. 9.2 De prijzen voor het Product zijn vast, tenzij de Overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop de aanpassing plaatsvindt. Artikel 10 Facturering en betaling 10.1 De Leverancier factureert Bevolkingsonderzoek Oost voor het geleverde Product tegen de overeengekomen prijzen. De Leverancier zendt de factuur aan het door Bevolkingsonderzoek Oost opgegeven adres onder vermelding van datum en nummer van de Overeenkomst, alsmede andere door BVO Oost verlangde gegevens. 10.2 De Leverancier verzendt de factuur elektronisch zodat deze met inachtneming van de door Bevolkingsonderzoek Oost gegeven specificaties elektronisch kan worden ontvangen en verwerkt. 10.3 Het recht op betaling ontstaat na Levering van het Product, tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald. De Leverancier factureert binnen 30 dagen na Levering van het Product. Bevolkingsonderzoek Oost betaalt de prijzen voor het geleverde Product binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur indien deze voldoet aan het bepaalde in de Overeenkomst. Indien Bevolkingsonderzoek Oost een factuur zonder geldige reden niet binnen het verstrijken van deze termijn heeft voldaan, is Bevolkingsonderzoek Oost van rechtswege de wettelijke rente over het openstaande bedrag verschuldigd.
Pagina 21 van 36
Op de rentevergoeding kan de Leverancier geen aanspraak maken, indien de desbetreffende factuur niet aan het gestelde in artikel 10.1 voldoet. 10.4 Betaling van een factuur door Bevolkingsonderzoek Oost houdt geen erkenning in dat het Product voldoet aan de overeenkomstig artikel 4 gegeven garanties. 10.5 Bevolkingsonderzoek Oost is bevoegd verschuldigde factuurbedragen te verrekenen met bedragen die de Leverancier aan Bevolkingsonderzoek Oost verschuldigd is. Artikel 11 Voorschot 11.1 Indien is overeengekomen dat Bevolkingsonderzoek Oost ter uitvoering van de Overeenkomst (een) betaling(en) verricht vóór de Levering van het Product, kan Bevolkingsonderzoek Oost verlangen dat door de Leverancier voorafgaande aan die betaling(en) een kredietinstellingsgarantie “op afroep” aan Bevolkingsonderzoek Oost wordt afgegeven ter waarde van het (de) te betalen bedrag(en). Aan de garantie zijn voor Bevolkingsonderzoek Oost geen kosten verbonden. 11.2 Wordt vanwege enige tekortkoming aan de zijde van de Leverancier het Product dat aan de Overeenkomst beantwoordt, niet binnen de overeengekomen termijn op het overeengekomen adres geleverd, dan is de Leverancier de wettelijke rente over het voorschot verschuldigd voor de tijd dat de tekortkoming voortduurt. 11.3 De kredietinstellingsgarantie “op afroep” wordt afgegeven door een door Bevolkingsonderzoek Oost aanvaarde kredietinstelling. Artikel 12 Boete 12.1 Indien het Product niet binnen de overeengekomen termijn is geleverd, is de Leverancier aan Bevolkingsonderzoek Oost een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van 0,1% van de prijs van het desbetreffende Product voor elke dag dat deze tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10% daarvan. Indien de Levering anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete van in totaal 10% van de prijs van het desbetreffende Product onmiddellijk geheel verschuldigd. 12.2 De boete komt Bevolkingsonderzoek Oost toe, onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen: a. de vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichting tot Levering van het Product (voor zover nakoming niet blijvend onmogelijk is geworden); b. het recht op schadevergoeding. 12.3 De boete wordt verrekend met de door Bevolkingsonderzoek Oost verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan. Artikel 13 Tekortschieten in de nakoming 13.1 Indien het afgeleverde Product niet aan de in artikel 4 bedoelde garanties voldoet, kan Bevolkingsonderzoek Oost eisen dat de Leverancier het Product herstelt of vervangt. De daarmee gemoeide kosten komen voor rekening van de Leverancier. 13.2 Indien de Leverancier niet, nadat hij daartoe door Bevolkingsonderzoek Oost schriftelijk is aangemaand, binnen de daarin gestelde termijn voldoet aan een eis als bedoeld in artikel 13.1, is Bevolkingsondezoek Oost, zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst, bevoegd te kiezen tussen: a. vervanging of herstel van het Product door een derde op kosten en voor rekening van de Leverancier;
Pagina 22 van 36
b. retournering van het desbetreffende Product voor rekening en risico van de Leverancier en ontbinding van de Overeenkomst overeenkomstig het bepaalde in artikel 16 en dientengevolge creditering van (het gedeelte van) de koopprijs dat voor het desbetreffende Product reeds is betaald. 13.3 Het bepaalde in de artikelen 13.1 en 13.2 laat overige rechten en vorderingen die Bevolkingsonderzoek Oost aan een tekortkoming kan ontlenen onverlet. Artikel 14 Aansprakelijkheid 14.1 Een Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, is tegenover de andere Partij aansprakelijk voor de door de andere Partij geleden dan wel te lijden schade. 14.2 De Leverancier vrijwaart Bevolkingsonderzoek Oost tegen eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van het tekortschieten als bedoeld in artikel 14.1. Artikel 15 Overmacht 15.1 In geval van tijdelijke overmacht stelt de Leverancier Bevolkingsonderzoek Oost daarvan onmiddellijk nadat de omstandigheid die overmacht oplevert zich heeft voorgedaan schriftelijk in kennis onder vermelding van de oorzaak van de overmacht. Alsdan is Bevolkingsonderzoek Oost bevoegd te kiezen tussen: a. het verlenen van uitstel aan de Leverancier voor de nakoming van zijn verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst gedurende een redelijke termijn van maximaal 4 weken. Indien de Leverancier na afloop van deze termijn niet in staat is om zijn verplichtingen onder de Overeenkomst alsnog na te komen, is Bevolkingsonderzoek Oost bevoegd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder tot vergoeding van schade en enige kosten aan de Leverancier gehouden te zijn; of b. ontbinding buiten rechte van de Overeenkomst met onmiddellijke ingang, zonder tot vergoeding van schade en enige kosten aan de Leverancier gehouden te zijn. 15.2 In geval van blijvende overmacht aan de zijde van de Leverancier stelt deze Bevolkingsonderzoek Oost daarvan onmiddellijk in kennis en is Bevolkingsonderzoek Oost bevoegd om de Overeenkomst met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder tot vergoeding van schade en enige kosten aan de Leverancier gehouden te zijn. 15.3 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, grondstoffentekort, transportproblemen, tekortkoming of niet-nakoming van de verplichtingen door toeleveranciers, storingen in de productie van de Leverancier en liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Leverancier of tekortschieten van door hem ingeschakelde derden. Artikel 16 Ontbinding 16.1 Onverminderd hetgeen overigens in de Overeenkomst is bepaald, kan elke Partij de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden zonder tot enige schadevergoeding jegens de andere partij te zijn gehouden, indien de andere Partij in verzuim is dan wel nakoming blijvend of tijdelijk onmogelijk is. 16.2 In geval van overmacht is Bevolkingsonderzoek Oost bevoegd de Overeenkomst te ontbinden overeenkomstig het bepaalde in artikel 15. 16.3 Bevolkingsonderzoek Oost kan, zonder enige aanmaning of ingebrekestelling, met onmiddellijke ingang buiten rechte de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven ontbinden zonder tot enige schadevergoeding jegens de Leverancier te zijn gehouden, indien de Leverancier (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt of hem (voorlopige) surseance van betaling wordt verleend, de Leverancier zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard, de onderneming van de Leverancier Pagina 23 van 36
wordt geliquideerd, de Leverancier zijn onderneming staakt, op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Leverancier beslag wordt gelegd, dan wel de Leverancier anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te zullen komen, in geval van omkoping of belangenverstrengeling als bedoeld in artikel 21, of in geval de Leverancier een fusie of splitsing aangaat. 16.4 Indien de Overeenkomst is ontbonden, betaalt de Leverancier de reeds door Bevolkingsonderzoek Oost aan hem verrichte onverschuldigde betalingen aan Bevolkingsonderzoek Oost terug, vermeerderd met de wettelijke rente over het betaalde bedrag vanaf de dag waarop dit is betaald. Indien de Overeenkomst gedeeltelijk is ontbonden, bestaat de terugbetalingsverplichting alleen voor zover de betalingen op het ontbonden gedeelte betrekking hebben. Artikel 17 Behoud recht nakoming te vorderen Het nalaten door één van de Partijen om binnen een in de Overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te verlangen niet aan, tenzij de desbetreffende Partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming heeft ingestemd. Artikel 18 Documentatie 18.1 De Leverancier voorziet Bevolkingsonderzoek Oost van duidelijke en voldoende of andere nader Documentatie over de eigenschappen en gebruiksmogelijkheden van het Product. 18.2 Bevolkingsonderzoek Oost is gerechtigd de Documentatie openbaar te maken en te verveelvoudigen, uitsluitend ten behoeve van de in de Overeenkomst beoogde kring van gebruikers. 18.3 De Leverancier vrijwaart Bevolkingsonderzoek Oost tegen aanspraken die derden op grond van een aan hen toekomend auteursrecht met betrekking tot de Documentatie geldend mochten maken. Nog iets opnemen over auteursrechten en intellectueel eigendom, rechten beeldmaeriaal o.i.d.? Artikel 19 Overdracht rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst 19.1 Partijen mogen de uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen niet zonder toestemming van de andere Partij aan een derde overdragen. Toestemming wordt niet zonder redelijke grond geweigerd. Partijen kunnen daaraan voorwaarden verbinden. Artikel 20 Verzekering 20.1 De Leverancier heeft zich adequaat verzekerd en houdt zich adequaat verzekerd voor bedrijfsaansprakelijkheid, waaronder begrepen (product)aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen of zaken die eigendom zijn van Bevolkingsonderzoek Oost. 20.2 De Leverancier legt op verzoek van Bevolkingsonderzoek Oost onverwijld (een gewaarmerkt afschrift van) de polis en een bewijs van premiebetaling ter zake van de in artikel 20.1 bedoelde verzekering dan wel een verklaring van de verzekeraar betreffende het bestaan van deze verzekering over. De Leverancier beëindigt noch wijzigt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Bevolkingsonderzoek Oost de verzekeringsovereenkomst. De Leverancier is niet gerechtigd het verzekerde bedrag ten nadele van Bevolkingsonderzoek Oost te wijzigen, tenzij bedoelde voorafgaande schriftelijke toestemming van Bevolkingsonderzoek Oost is verkregen. De door de Leverancier verschuldigde verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen te zijn begrepen. 20.3 De Leverancier cedeert bij voorbaat aan Bevolkingsonderzoek Oost alle aanspraken op uitkeringen van verzekerings-penningen, als bedoeld in artikel 20.1 en voor zover betrekking hebbende op schade waarvoor Leverancier op grond van de Overeenkomst jegens Bevolkingsonderzoek Oost aansprakelijk is. De Leverancier verplicht zich om deze cessie schriftelijk ter kennis van zijn verzekeraar te brengen en hiervan Pagina 24 van 36
een afschrift aan Bevolkingsonderzoek Oost te zenden, onverminderd de bevoegdheid van Bevolkingsonderzoek Oost om hiervan aan deze verzekeraar melding te doen. Verzekeringspenningen die door de verzekeraar rechtstreeks aan Bevolkingsonderzoek Oost worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door de Leverancier voor het verzekerde voorval aan Bevolkingsonderzoek Oost te betalen schadevergoeding. Artikel 21 Omkoping en belangenverstrengeling 21.1 Partijen zullen aan elkaar noch aan derden aanbieden, noch van elkaar of derden vragen, accepteren of toegezegd krijgen, voor hen zelf of enige andere partij, enige schenking, beloning, compensatie of profijt van welke aard dan ook die uitgelegd kan worden als een onwettige praktijk. Een dergelijke praktijk kan reden zijn voor gehele of gedeeltelijke ontbinding van de Overeenkomst. 21.2 Indien blijkt dat een medewerker van Bevolkingsonderzoek Oost bij de totstandkoming van de Overeenkomst een al dan niet betaalde nevenfunctie vervult bij de Leverancier zonder dat Bevolkingsonderzoek Oost daarover vóór het sluiten van de Overeenkomst is ingelicht, kan Bevolkingsonderzoek Oost de Overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang buiten rechte ontbinden zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden. Artikel 22 Nietige en vernietigde bepalingen Indien één of meer bepalingen van de Inkoopvoorwaarden of de Overeenkomst nietig blijken te zijn of door de rechter vernietigd worden, behouden de overige bepalingen van de Inkoopvoorwaarden of de Overeenkomst hun rechtskracht. Partijen zullen over de nietige of vernietigde bepaling(en) overleg voeren teneinde een vervangende regeling te treffen. De vervangende regeling tast de strekking van de Inkoopvoorwaarden of de Overeenkomst niet aan. Artikel 23 Voortdurende bepalingen Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na afloop van de Overeenkomst voort te duren, behouden nadien hun werking. Tot deze bepalingen behoren in ieder geval: garantie (artikel 4), geheimhouding (artikel 8), tekortschieten in de nakoming (artikel 13), aansprakelijkheid (artikel 14), ongedaan making (artikel 16.4), documentatie (artikel 18), cessie van verzekeringspenningen (artikel 20.3) en geschillen en toepasselijk recht (artikel 24). Artikel 24 Geschillen en toepasselijk recht 24.1 Ieder geschil tussen Partijen ter zake van de Overeenkomst wordt bij uitsluiting voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter, tenzij Partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen. 24.2 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Pagina 25 van 36
Procesbeschrijving
Pagina 26 van 36
Werkwijze/Procedure inkoop / bestellingen Operationele inkoop (Bestellingen) Artikelen/goederen die op het reguliere bestelformulier staan (zie bijlage in handboek) kunnen voor wat betreft de medewerkers units wekelijks besteld worden via genoemd bestelformulier. Medewerkers kantoor kunnen de artikelen, na overleg met facilitaire zaken/inkoop, zelf uit het magazijn e nemen dat zich bevindt op de 1 etage bij de ingang. Het magazijn is tijdens kantooruren toegankelijk. Artikelen/Goederen die niet op het reguliere bestelformulier staan, kunnen via het bestelformulier dat in het inkoophandboek vermeldt staat, voorzien van een handtekening van de leidinggevende, besteld worden bij de afdeling inkoop. De afdeling inkoop zorgt voor verdere afhandeling en geeft informatie over verwachte bestel/levertermijn. Indien artikelen/goederen een bedrag hoger dan € 2000,-- vertegenwoordiger geldt het inkoopbeleid, artikel 3.4. Tactische inkoop (o.a. Inkoop diensten) Hiervoor wordt het inkoopbeleid gehanteerd, artikel 3.
Pagina 27 van 36
Bestelformulier Naam aanvrager
………………………………………………………
Afdeling
………………………………………………………
Datum
………………………………………………………
____________________________________________________________________________
Omschrijving artikel(en) ………………………………………………………….. ………………………………………………………….. …………………………………………………………. Aantal
…………………………………………………….
Artikelnummer (eventueel)
…………….
Suggestie leverancier ……………………………………………………………… Levertermijn …………………………………………………………………………. Kostenraming (indien bekend)
……………………………………………
Handtekening leidinggevende ………………………………………… Paraaf medewerker
Pagina 28 van 36
Offerteaanvraag Betreft: Datum: Wie zijn we
Bevolkingsonderzoek Oost is één van de vijf screeningsorganisaties in Nederland die het bevolkingsonderzoek borstkanker, baarmoederhalskanker, en vanaf september 2013, darmkanker uitvoert in de provincies Overijssel en Gelderland. Meer informatie vind je op onze website www.bevolkingsonderzoekoost.nl
Situatie:
Wat vragen wij
Voorwaarden
Aanbieding
Beoordelingscriteria
Offerte-aanvraag
Pagina 29 van 36
Offerte afhandeling Voorstel MT : Betreft: Datum: Situatie
Voorwaarden
Aanbiedingen
Advies
Pagina 30 van 36
Opdrachtbevestiging Betreft: Datum: Opdracht
BVO Oost verleent firma …………………… opdracht tot …….
Voorwaarden
Condities
De opdracht wordt verleend met ingang van …. voor de duur van ….. Op al onze inkoop zijn de algemene voorwaarden van toepassing. Deze algemene voorwaarden kunt u vinden op onze website of worden u op verzoek toegezonden.
Facturatie
Bij voorkeur digitaal op
[email protected] Of Postbus 2107 7420 AC Deventer Onder vermelding van ordernummer ……… Betaling vindt plaats binnen 30 dagen na factuurdatum.
Voor akkoord
Bevolkingsonderzoek Oost
…………………………………
Mevr. Drs. G.A. Bentvelsen-Prins Bestuurder
………………………………….
Pagina 31 van 36
Afwijzingsformulier Offerte aanvraag: Datum:
Met belangstelling hebben wij kennis genomen van uw offerte. Wij hebben de verschillende offertes beoordeeld aan de hand van de opgestelde criteria. De keuze is hierbij niet op u gevallen. Hartelijk dank voor de genomen moeite.
Pagina 32 van 36
CONTRACTMANAGEMENT
Er worden contracten met leveranciers/dienstverleners afgesloten
Het afgesloten contract wordt gearchiveerd in het papieren archief. Daarnaast wordt het contract gescand en digitaal opgeslagen.
De contracten worden verwerkt in een Excelbestand. In dit overzicht staat vermeldt: Ingangsdatum, einddatum, type contract, looptijd, naam leverancier. e Na de 1 drie maanden vindt er een evaluatie plaats tussen leverancier en betrokkene(n) Bevolkingsonderzoek Oost. Jaarlijks vindt er een evaluatie plaats. Bij deze evaluatie zijn die mensen betrokken die het contract hebben afgesloten. Drie maanden voor de mogelijkheid tot beëindiging van het contract ontvangt de desbetreffende budgethouder een signaal van facilitaire zaken/inkoop. De budgethouder stelt facilitaire zaken/inkoop op de hoogte over wel/niet continuering van het contract.
Indien tijdens de contractperiode geconstateerd wordt dat Bevolkingsonderzoek Oost niet tevreden is over de afgesproken dienstverlening, zal de leverancier hiervan schriftelijk in kennis worden gesteld.
Pagina 33 van 36
1e Evaluatie Betreft: evaluatie periode inkoopproces en 1e drie maanden Datum: Naam leverancier
Ervaringen inkoopproces
Leverancier
BVO
Afspraken conform contract
Knelpunten
Verbetervoorstellen
Overige bijzonderheden
Gemaakte afspraken
Handtekening
leverancier
BVO
Pagina 34 van 36
Evaluatieformulier leverancier ………………………………… …………………….
Onderwerpen 1
Afspraken conform contract?
2
Afwijkingen
3
Communicatie betreffende uit te voeren werkzaamheden
4
Prijsafspraken/wijzigingen Volgens contract?
5
Verplichtingen leverancier uit te voeren Werkzaamheden ……………………………………. …………………………………… ……………………………………
6
Medewerking BVO bij uitvoering werkzaamheden
7
Medewerking ketenpartners bij uitvoering werkzaamheden
8
Overige bijzonderheden
Status
Datum
Afspraken
Deze pagina moet nog liggend gemaakt worden
Pagina 35 van 36
INHOUDSOPGAVE Werkwijze/procedure
Inkoopbeleid
Inkoopvoorwaarden
Bestelformulier
Model offerte aanvraag
Model offerte afhandeling
Model Opdrachtbevestiging
Model afwijzing
Contractmanagement
e
1 Evaluatieformulier
Jaarlijks evaluatieformulier leveranciers
Bijlage: bestelformulier goederen en inventarissen
Pagina 36 van 36
