1
Inhoudsopgave
Voorwoord ................................................................................................................................ 3 Inleiding voor het gebruik van de Wegwijzer ....................................................................... 5
Deel 1: Registreren ................................................................................................................. 10 Hoofdstuk 1.1: Inleiding registreren .................................................................................... 10 Hoofdstuk 1.2: Hulp vanuit de SCEZ bij het registreren................................................... 13 Hoofdstuk 1.3: Een actieplan maken voor registreren ....................................................... 15 Hoofdstuk 1.4: Helder en duidelijk schrijven...................................................................... 23
Deel 2: Fotograferen............................................................................................................... 30 Hoofdstuk 2.1: Inleiding fotograferen.................................................................................. 30 Hoofdstuk 2.2: Hulp vanuit de SCEZ bij het fotograferen ................................................ 34 Hoofdstuk 2.3: Een actieplan maken voor fotografie ......................................................... 36 Hoofdstuk 2.4: Werken met een fotostudio ......................................................................... 43 Hoofdstuk 2.5: Foto’s bewerken ........................................................................................... 47
Deel 3: Auteursrecht .............................................................................................................. 54
Deel 4: Toekomstplannen ...................................................................................................... 57
Bronvermelding en handige links ......................................................................................... 59 Colofon .................................................................................................................................... 61
2
Voorwoord
Met ‘Erfgoed Inzichtelijk’ is in maart 2007 een omvangrijk Zeeuws museumproject gestart, vergelijkbaar met het (landelijke) Deltaplan Cultuurbehoud uit de jaren ’90 en het (eveneens landelijke) Museum Inventarisatie Project (MusIP) van enkele jaren geleden. De Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland (SCEZ) verzorgt de begeleiding van dit project. De aanleiding van ‘Erfgoed Inzichtelijk’ is de uitwerkingsnota ‘Investeren in de Zeeuwse musea, een duurzame kwestie’ voor provinciaal museumbeleid 2007-2012. Daarin geeft de provincie aan de komende jaren veel aandacht te willen richten op de ontsluiting van alle museale collecties in Zeeland. Daarbij horen het registreren en het fotograferen van de collectie, maar ook het online presenteren van de objectgegevens. Het uiteindelijke doel is de gehele erfgoedcollectie van Zeeland, in woord en beeld, voor alle geïnteresseerden beschikbaar te stellen. De Vereniging van Zeeuwse Musea (VZM) heeft het provinciaal museumbeleid en het plan van aanpak voor ‘Erfgoed Inzichtelijk’ onderschreven. Met de provincie en de VZM is overeengekomen om in 2007 te starten.
Dankzij MusIP zijn er concrete gegevens boven tafel gekomen over de achterstanden in collectieregistratie in 30 Zeeuwse musea. De provincie wil echter niet alleen de collecties van de 30 ‘gemusipte’ musea verder ontsloten hebben, maar ook van de 15 overige musea die niet aan bod kwamen bij dit project. Met ‘Erfgoed Inzichtelijk’ krijgen alle musea in Zeeland inzicht in elkaars collecties. De Collectie Zeeland is immers “van ons allemaal”.
Deze Wegwijzer is geschreven om de Zeeuwse musea een praktische leidraad te bieden bij het registreren, digitaliseren en automatiseren van hun collecties. Vanaf eind 2008 zullen de eerste museumcollecties ontsloten zijn via de webportal www.geschiedeniszeeland.nl.
De tijdsplanning voor het project: Fase 1: 2007 -
start project op basis van (goedgekeurd) Plan van Aanpak (maart)
-
pilots registratie, automatisering en digitalisering (maart - december)
-
overzicht maken van achterstanden in collectieregistratie bij deelnemende musea
-
Wegwijzer samenstellen en scholingstraject opstarten
-
eind 2007: uitwerking Plan van Aanpak tot Projectplan voor fase 2 en 3 3
Fase 2: 2008-2009 -
grote inhaalslag (minimaal 50 % op achterstanden in registratie en digitalisering en 100 % op achterstand in automatisering ingelopen)
-
eind 2009: alle dan ingevoerde collectiebestanden in centrale database
-
eind 2009: aanpassing van het Projectplan, aanpak restant grote deelcollecties, financiering fase 3
Fase 3: 2010-2012 -
inlopen van de laatste achterstanden
-
participatie andere musea of collectiebeherende instellingen
De provincie Zeeland heeft financiële middelen beschikbaar gesteld tot en met 2009, daarna vraagt de SCEZ opnieuw subsidie aan voor de periode tot en met 2012, waarin de allerlaatste achterstanden moeten worden weggewerkt.
Wij willen de volgende mensen en instellingen bedanken voor hun hulp en inzet bij de pilotprojecten en bij het schrijven van deze leidraad: -
Brabantse Museumstichting
-
Museum ‘De Schotse Huizen’ en Stadhuismuseum ‘De Vierschaar’ in Veere
-
Streekmuseum ‘Het Land van Axel’
-
Oosterscheldemuseum Yerseke
-
Eric Bontekoe van de Gemeentelijke Musea Zierikzee
-
Rik Doornberg van Stichting Cultureel Erfgoed Noord-Holland
-
Frans Huyssen van Foto Verschuren
Janneke de Wit (projectleider) en Marloes Matthijssen (projectmedewerker), november 2007
4
Inleiding voor het gebruik van de Wegwijzer
Het wegwerken van álle achterstanden op het gebied van objectregistratie en -fotografie in de Zeeuwse musea is een monsterklus. Heel veel voorwerpen moeten nog geregistreerd en gefotografeerd worden, en de precieze aantallen zijn zelfs niet eens bekend. De kans bestaat dat u als museummedewerker door de bomen even het bos niet meer ziet. Daarom willen we u hulp bieden met deze Wegwijzer. De verschillende hoofdstukken zijn als bordjes in het bos, die u helpen om het juiste pad weer te vinden.
Behalve met deze Wegwijzer kan de SCEZ u nog op andere wijze bijstaan om eventuele achterstanden weg te werken, en uw deskundigheid op het gebied van collectieregistratie te bevorderen. U wilt de gehele museumcollectie stuk voor stuk op de foto zetten, maar u weet niet goed waar te beginnen of met welke apparatuur u dat het beste kunt doen? De SCEZ kan met u meekijken of u een complete fotostudio lenen. U twijfelt of u wel op de juiste wijze registreert? Misschien dat dan een opfriscursus handig is. U heeft uw collectie netjes op kaartjes geregistreerd, maar ziet er tegen op alles in de computer te zetten? De SCEZ kan dit wellicht voor uw regelen via contacten met het Administratief Dienstencentrum Zeeland (ADZ) of De Zuidhoek Reïntegratie. U heeft tijdelijk een (extra) laptop nodig voor de registratie. Er zijn binnen dit project een aantal laptops voor de uitleen beschikbaar. U kunt over de verschillende mogelijkheden lezen in de deel 1 (registeren) en deel 2 (fotograferen).
De hoofddoelstelling van het project ‘Erfgoed Inzichtelijk’ is het creëren van een optimaal toegankelijk, geautomatiseerd bestand van alle door de Zeeuwse musea beheerde voorwerpen, in woord en beeld. Hiervan zijn de volgende subdoelstellingen afgeleid: -
standaardisatie van terminologie (trefwoorden) en software (registratieprogramma’s)
-
deskundigheidsbevordering van de (vrijwillige) museummedewerkers die zijn belast met collectieregistratie en/of digitale fotografie
-
bevorderen van collectiemobiliteit
-
stimuleren van samenwerkingsverbanden in de regio
-
bevorderen van de culturele biografie van de provincie, c.q. de regio’s in Zeeland
Dankzij steun van de provincie Zeeland kan de SCEZ u kosteloos helpen met het inhalen van de achterstanden. Er is een extra projectmedewerker aangesteld die de Zeeuwse musea 5
bezoekt en mee helpt om de problemen op te lossen. Deze Wegwijzer is de papieren weergave van de hulp die de projectmedewerker kan bieden. Bij het maken van een plan en het systematisch aanpakken van de problemen, met de hulp van zoveel mogelijk vrijwilligers. Want het is belangrijk dat de achterstanden worden opgelost. MusIP laat zien dat ruim 40 % van de voorwerpen in de Zeeuwse musea nog niet is geregistreerd. Daarnaast moet circa 20 % nog in de computer gezet worden. Ook moet driekwart van de voorwerpen nog op de foto.
Collectieregistratie en fotografie De musea in Zeeland bezitten talloze schatten. Maar er is nog steeds geen helder beeld van wat er nu precies in de depots en expositieruimtes ligt. Met MusIP is een onderzoek gedaan op deelcollectieniveau, maar op objectniveau weten we nog lang niet alles. Wat hebben we in Zeeland nu écht verzameld? Collectieregistratie is hiervoor de oplossing: elk museumobject krijgt dan een eigen kaart of record in de computer, waar alle informatie over het voorwerp gemakkelijk op terug te vinden is. Het beschrijven van zo’n object is een kunst op zich, daarover leest u meer in deel 1. Met een weldoordachte objectbeschrijving kom je een heel eind, maar volgens het bekende spreekwoord zegt een beeld meer dan duizend woorden. Daarom is in het kader van ‘Erfgoed Inzichtelijk’ geld beschikbaar gesteld om de museumobjecten op een professionele manier te fotograferen en onderdeel te maken van het registratiesysteem. Het uiteindelijke doel van al die objectgegevens en foto’s? Een grote, toegankelijke database op www.geschiedeniszeeland.nl
Geschiedeniszeeland.nl Veel Zeeuwse musea hebben al een eigen website, die meestal functioneert als een uitgebreid visitekaartje of een digitale folder. Met uitleg over het museum, een routebeschrijving, informatie over de tentoonstelling en wat aantrekkelijke plaatjes. Als de bezoeker van de website eenmaal verleid is om het museum te bezoeken ziet hij meestal maar een fractie van wat er écht wordt bewaard: het grootste gedeelte van de collectie is onzichtbaar voor die bezoeker en ligt in het depot. De webportal ‘Geschiedeniszeeland.nl’ maakt ook dat verborgen deel van de collectie toegankelijk. Een webportal of portaal is een beveiligde toegangspoort tot een verzameling van informatie, in dit geval dus met het thema ‘de geschiedenis van Zeeland’. Bezoekers kunnen zoeken in een grote gekoppelde database, in de collecties van de Zeeuwse musea maar ook in informatiebestanden van de Zeeuwse Bibliotheek en het Zeeuws Archief. Zo zijn er 6
allerlei interessante dwarsverbindingen mogelijk. De bezoeker kan uitgebreid in de ‘Collectie Zeeland’ snuffelen, terwijl de objecten veilig in hun eigen depot liggen. Het is een mooi ‘kijkje in de keuken’ van de Zeeuwse erfgoedinstellingen. De webportal biedt een ‘ontdekkingsreis’ langs onderwerpen, personen en gebeurtenissen uit de rijke en intrigerende geschiedenis van Zeeland, zoals Nehalennia, Verdronken dorpen, Michiel de Ruijter, Slavernij en Watersnoodramp. Zoeken kan nu al in de volgende bronnen: -
Zeeland in Beeld, van het Zeeuws Archief
-
Beeldbank Zeeland, van de Zeeuwse Bibliotheek
-
de collectie van het Zeeuws Documentatiecentrum
-
de archiefinventarissen van het Zeeuws Archief
Binnenkort worden daar aan de website toegevoegd: -
de archieven van Schouwen-Duiveland
-
de Encyclopedie van Zeeland
-
de archeologische collectie van het KZGW
En daarnaast zijn er: -
gegevens over de Zeeuwse erfgoedinstellingen (alle organisaties op dit gebied)
-
activiteiten op cultuurhistorisch gebied in Zeeland (actuele agenda)
7
Wat zijn de voordelen als uw museumcollectie online te raadplegen is? -
Wilt u meer bezoekers trekken?
-
Nieuwe bezoekers?
-
Wilt u uw museum laten aansluiten bij een groter geheel aan collectie(database)s en informatie delen met vergelijkbare musea?
-
Wilt u dat uw museum beter toegankelijk is voor onderzoek en onderwijs en instellingen helpen om een bezoek aan het museum voor te bereiden?
-
Wilt u verhalen over de collectie vertellen waarvoor in de tentoonstellingsruimte geen plaats is?
Dit is allemaal mogelijk met de webportal Geschiedeniszeeland.nl. Een geïnteresseerde leek, leerling, student of docent, die bijvoorbeeld op zoek is naar gereedschap uit de 18de eeuw, kan via Geschiedeniszeeland.nl ‘met één druk op de knop’ alle hiermee samenhangende gegevens uit de collecties van meerdere culturele instellingen vinden. Door deze digitale ontsluiting worden musea beter toegankelijk voor onderzoek en onderwijs. Het toegankelijk maken van kennis en informatie voor de burgers is hopelijk het een doelstelling van elk museum. Musea zijn een belangrijk onderdeel in het collectieve geheugen van een samenleving. De meeste musea doen natuurlijk al veel aan dienstverlening. Er worden regelmatig catalogi uitgebracht, vaak is er een uitgebreid educatieprogramma en voor de écht geïnteresseerde bezoeker zijn musea soms wel bereid om stukken uit het depot tevoorschijn te halen. Door internet is er nu de kans om het publiek op een veel directere manier toegang tot de collectie te verschaffen. Onafhankelijk van openingstijden en vervoer: iedereen is op elk moment in staat om de collectie en de afzonderlijke objecten te bekijken en te bestuderen.
Consequenties van een online collectie Als uw museumcollectie online komt te staan dan zal er tijd geïnvesteerd moeten worden in de aanpassing van de collectiedatabase. In ieder geval moet elk object een duidelijke en begrijpelijke beschrijving hebben, in een computersysteem als Adlib en Pandora. Die gegevens moeten ook uitwisselbaar zijn, dus moet er een bepaalde standaardisering in de aanpak komen. Als de collectie eenmaal online te vinden is dan kunnen er ineens vragen komen over objecten die wel op internet, maar niet in de museumzalen te vinden zijn. Daar moeten de museummedewerkers mee leren omgaan. Ook is het belangrijk om na te denken over de veiligheid in het museum: die mooie gouden muntenset is op internet door iedereen te bekijken, maar zijn die munten in het museum goed genoeg beschermd? 8
Slechts een geselecteerd aantal velden van de museale collectiedatabases zal toegankelijk zijn voor het publiek: gevoelige gegevens zoals aankoopbedrag, verzekerde waarde, verwervingsgegevens en standplaats komen natuurlijk niet op internet te staan. Indien u de afbeeldingen wil beveiligen tegen kopiëren, dan kan dat door ze bijvoorbeeld te voorzien van een watermerk of de resolutie te manipuleren.
Aan de slag Bij het project ‘Erfgoed Inzichtelijk’ gaat het om drie verschillende stappen, die genomen moeten worden om de collectiecatalogus compleet te maken en succesvol op internet te kunnen presenteren: -
het registreren en redigeren van objectgegevens in een collectiedatabase op de pc (het zogenaamde automatiseren)
-
het maken van de digitale afbeeldingen en de koppeling daarvan aan het collectieregistratiesysteem (ook wel digitaliseren genoemd)
-
uitwisseling van de collectiegegevens in woord en beeld met Geschiedeniszeeland.nl
Een goede planning maken is het belangrijkste; wij hopen dat deze Wegwijzer duidelijk de stappen uitlegt die daarvoor nodig zijn. Deel 1 is gewijd aan het registreren van objecten. Over het maken van een actieplan, hulp van de SCEZ, waar u allemaal aan moet denken bij het registreren van objecten en hoe u gegevens het slimste noteert. Deel 2 gaat over het fotograferen, oftewel digitaliseren van museumobjecten. Met een inleiding over digitale fotografie, de service die de SCEZ kan bieden, een handleiding voor het werken met een fotostudio en informatie over het bewerken en opslaan van foto’s. De uitwisseling van collectiegegevens voor Geschiedeniszeeland.nl wordt in 2008 uitgevoerd. Er zal een aparte instructie voor worden geschreven, deze Wegwijzer gaat daar niet verder op in.
Bij vragen kunt u altijd contact opnemen met de SCEZ (zie ook het colofon achterin). Wij wensen u veel succes met de werkzaamheden!
9
Deel 1: Registreren
Hoofdstuk 1.1: Inleiding registreren
De computer heeft de laatste drie decennia een razendsnelle opmars gemaakt: voor velen is de pc niet meer weg te denken uit het dagelijkse leven. Ook de Zeeuwse erfgoedinstellingen maken gretig gebruik van de mogelijkheden: informatie- en communicatietechnologie (ICT) wordt steeds meer toegepast in alle aspecten van het werk. Bijvoorbeeld bij educatie en het inplannen van vrijwilligers, bij postbehandeling en het bijhouden van de museumwebsite. In deze Wegwijzer concentreren we ons vooral op het toepassen van ICT bij het registreren van museumobjecten. Dit noemen we ook wel 'automatisering'. Automatiseren biedt veel mogelijkheden, maar één aspect wordt wel eens vergeten: door automatiseren wordt informatie niet vanzelf beter. Als er zomaar klakkeloos informatie overgezet wordt van papieren kaarten naar een computerprogramma, dan worden wellicht alle gebreken uit het verleden in een nieuw systeem geïmporteerd1. Een computer denkt niet voor zichzelf en kan verouderde en onvolledige informatie niet herkennen. Daarom moet er een goede procedure ontwikkeld worden bij het registeren in de computer.
1
Vincent de Keijzer, 21-05-2002, Overwegingen bij het kiezen (www.museumvereniging.nl)
10
Organiseren De invoering van een nieuw systeem is hoe dan ook een breuk met het verleden, en daarmee een ideaal moment om verouderde werkwijzen overboord te gooien. Vaak is er in een museum jarenlang informatie verzameld die overal en nergens is vastgelegd. In kaartenbakken, mappen, inventarisboeken, archieven of soms alleen in het hoofd van de conservator. De ervaring leert dat veel musea een wildgroei aan systemen kennen waarin de informatie over de collectie is opgeslagen en bovendien door iedereen anders is genoteerd. Automatisering is het proces waarbij deze informatie in computerleesbare vorm beschikbaar komt in een programma zoals Adlib en Pandora. Het is zaak om een automatiseringproject goed voor te bereiden en een realistische doelstelling te formuleren. Hoe u dat systematisch kunt doen is te vinden in hoofdstuk 1.3.
Technische kwesties Van alle problemen die op kunnen duiken bij het automatiseren van informatie zijn de technische problemen het kleinst. De ontwikkelingen op het gebied van informatie- en communicatietechnologie (ICT) gaan zo snel dat een onmogelijkheid van vandaag morgen de gewoonste zaak van de wereld is. Enkele jaren geleden was het toevoegen van een digitale foto aan alle objectbeschrijvingen ondenkbaar of op z’n minst onbetaalbaar. Tegenwoordig zijn er relatief goedkope en gebruikersvriendelijke digitale camera’s en scanners en is er meer dan voldoende opslagcapaciteit beschikbaar op de doorsnee computer. U kunt ervoor kiezen om alles tegelijk te doen: én objectregistratie én foto maken. Het object is immers toch al uit de vitrine. Sommige musea zullen eerst hun papieren registratie in de computer overzetten, de voorwerpen zelf blijven dan gewoon op hun standplaats in de tentoonstelling of het depot. Dan is het wellicht handiger om in een later stadium te fotograferen. Meer daarover in deel 2.
Publiek Elke museale collectiedatabase bevat gegevens die uitdrukkelijk niet voor het publiek bedoeld zijn. Dit zijn bijvoorbeeld het aankoopbedrag van een object en de verzekerde waarde. Ook de verwervingsgegevens en de standplaats behoren niet tot het publieke domein. Deze informatie komt dan ook niet op Geschiedeniszeeland.nl. Wat belangrijk is om te tonen: -
Museumnaam
-
Inventarisnummer/objectnummer
-
Objectnaam/object trefwoord 11
-
Titel
-
Vervaardiger
-
Plaats van vervaardiging (komt niet in Pandora voor)
-
Datering
-
Beschrijving
-
Materiaal
-
Techniek (komt niet in Pandora voor)
-
Afmetingen
Voor archeologische collecties kunnen daar Vindplaats en Vondstdatum aan toegevoegd worden. Dit geldt ook voor natuurhistorische collecties, waarbij vervolgens Vervaardiger, Materiaal en Techniek niet zinvol zijn, maar Wetenschappelijke naam en Fysieke kenmerken wel.
Monsterklus U hebt de knoop doorgehakt en een softwarepakket aangeschaft. Soms blijft het echte werk dan liggen: consequent registreren tot alle voorwerpen een eigen plek in het programma hebben gekregen. In het begin kan het bijvoorbeeld lijken alsof de grond onder de voeten wegzakt: alles is anders in het nieuwe programma, de velden hebben andere namen, u kunt niets terugvinden. Welke informatie moet waar neergezet worden? Veel van deze problemen verdwijnen vanzelf als u het nieuwe systeem beter leert kennen. Soms zijn mensen bang dat ze informatie foutief veranderen of zelfs helemaal verwijderen. Onthoud dat een computerprogramma alleen op commando’s werkt: u bent de baas. Lees eerst altijd goed de handleiding en probeer alle knoppen en functies eens een middag uit. Mocht het toch niet zelf lukken dan kan de SCEZ u helpen: in het volgende hoofdstuk staan alle voorzieningen die voor de musea beschikbaar zijn.
12
Hoofdstuk 1.2: Hulp vanuit de SCEZ bij het registreren
De hulp en ondersteuning vanuit de SCEZ op een rijtje:
De SCEZ kan u adviseren bij de keuze en eventuele aanschaf van een softwarepakket. In Zeeland wordt voornamelijk gewerkt met Adlib en Pandora. Er zijn ook musea die met eigen systemen werken. Belangrijk is dan wel dat ze XML-uitwisselbaar zijn (XML is een computertaal, voor het herkennen en weergeven van informatie op b.v. internet). De SCEZ kan ook technische ondersteuning bieden als u al een registratiesysteem heeft, contact leggen met de helpdesk, helpen bij het installeren en registreren. De SCEZ biedt ook cursussen aan: -
basiscursus Pandora
-
opfriscursus Pandora
-
basiscursus Adlib
-
opfriscursus Adlib
Voor musea die niet voldoende uitvoeringscapaciteit hebben op het gebied van collectieregistratie kan de projectmedewerker, gedurende de duur van het project ‘Erfgoed Inzichtelijk’, één dag in de week langskomen voor assistentie in uw museum, bij registreren, automatiseren en digitaliseren. Na één of meerdere bezoeken aan het museum wordt een actieplan gemaakt, waarbij de hoeveelheid ondersteuning en de taken van de projectmedewerker worden vastgelegd op het gebied van: -
logistiek
-
invoer
-
controle
De SCEZ bemiddelt bij de omzetting van een handmatige registratie naar een computerbestand via instellingen als ADZ en De Zuidhoek: enkele medewerkers van de sociale werkvoorziening kunnen voor automatisering en digitalisering worden ingezet, tegen aantrekkelijke voorwaarden. De papieren registratie (vaak een kaartenbak) kan door deze medewerkers worden overgezet naar de softwarepakketten van Adlib en Pandora. Dit alternatief geldt voor musea die een kwalitatief goede handmatige registratie hebben (consequent dezelfde velden op dezelfde manier ingevuld), maar niet beschikken over voldoende menskracht om de gegevens in de computer in te voeren. 13
Is er in het museum geen geschikte pc aanwezig? De SCEZ heeft tijdens de duur van dit ‘Erfgoed Inzichtelijk’ enkele laptops beschikbaar voor bruikleen. Daarbij kunt u dan het registratieprogramma Pandora gebruiken.
Hulp van de SCEZ is dankzij financiële steun van de provincie Zeeland kosteloos. Wel is er altijd tweerichtingsverkeer nodig om tot een vruchtbare samenwerking te komen tussen de SCEZ en het museum. Als de SCEZ bij u langskomt voor advies of service zorgt u als museum dan voor de volgende zaken: -
personeel: gemotiveerde vaste of vrijwillige medewerkers, die willen meedenken en later het stokje kunnen overnemen
-
locatie: een geschikte werkruimte
-
toestemming om de objectgegevens in een later stadium van het project op internet te presenteren via Geschiedeniszeeland.nl
Nadat een actieplan voor een museum is opgesteld, wordt het museum(-bestuur) verzocht om schriftelijke instemming hiermee.
Voor hulp op het gebied van fotografie, een belangrijk onderdeel van collectieregistratie, bladert u door naar hoofdstuk 2.2.
Voor meer informatie en aanmelding van een of meerdere vormen van ondersteuning kunt u contact opnemen met Janneke de Wit, contactgegevens staan in het colofon achterin.
14
Hoofdstuk 1.3: Een actieplan maken voor registreren
Elk museum heeft in de loop der jaren een eigen manier van administreren en registreren ontwikkeld. Informatie staat vaak in kaartenbakken, een verzameling mappen of misschien in een Excel-bestand. Collectieregistratie via computerprogramma’s zoals Adlib en Pandora zorgen voor een vorm van standaardisering. De informatie die bekend is over een museumobject wordt in stukjes verdeeld en moet elke keer in hetzelfde veld worden gezet, op dezelfde manier. Zo is het systeem doorzoekbaar en kunnen de objecten onderling vergeleken worden.
Als het besluit genomen is om te gaan registreren via de pc, is het maken van een actieplan een handig middel om efficiënt aan het registreren te beginnen. Een eerlijke en kritische blik durven werpen op de huidige toestand van de collectieregistratie is de allereerste stap. Een goed inzicht in de stand van zaken in noodzakelijk. Om dat inzicht te verkrijgen kunt u bijvoorbeeld de volgende vragen beantwoorden: waarom, wat, wie, waar, wanneer, en hoe.
Waarom? De keuze voor de manier van registreren moet ieder museum voor zichzelf maken. Vraag uzelf eerst eens af waarom u bijvoorbeeld met de pc en dat ene programma wilt werken. Een paar redenen: -
systematiek: de gegevens zijn beter doorzoekbaar
-
stimulans voor het verzamelbeleid: weten wat je hebt als museum en wat je misschien nog wilt hebben
-
continuïteit: de gegevens zijn beter raadpleegbaar en blijven dat ook, in plaats van ‘de gegevens zijn er wel maar zitten in het hoofd van die ene conservator
-
bruikleenverkeer en samenwerking met andere musea
-
koppeling met een webportal of database
-
de museumobjecten ‘herontdekken’: door bundeling van informatie ontstaan er vaak kruisbestuivingen of hele nieuwe verhalen
-
veiligheid (als er backups worden gemaakt die buiten het museum worden bewaard)
-
actualiteit: in een computerprogramma kun je veranderde gegevens, zoals bijvoorbeeld de standplaats of bruikleen, snel en gemakkelijk noteren en terugvinden
-
up-to-date informatie die u kunt gebruiken voor een catalogus, internet, educatie en dergelijke 15
Wat? Musea bewaren vaak duizenden objecten en die moeten allemaal een eigen plek krijgen. In het depot, maar ook in het computersysteem. Een object heeft een uniek nummer nodig, waarmee de koppeling tussen object, standplaats in het museum en computergegevens gemaakt wordt. Noodzakelijk daarbij is een goede beschrijving van alle informatie die in de loop der tijd verzameld is over het object. Het invoeren van al die data kost veel tijd, daarom moeten er prioriteiten gesteld worden. Inventariseer alle systemen die aanwezig zijn en bekijk wat voor soort informatie erin is vastgelegd, voor welk doel en door wie. Maak ook aantekeningen over de kwaliteit en consequentheid van de informatie. Afhankelijk van de doelstelling van uw instelling (het antwoord op de waarom-vraag) kan er nu een prioriteitenlijst voor automatisering opgesteld worden. Veel musea zullen ervoor kiezen om de hoogste prioriteit te leggen bij de minimale registratie van de gehele collectie. Een minimale beschrijving bestaat uit enkele velden (het liefst met digitale foto) ter identificatie van het object. Deze informatie kan later altijd nog aangevuld worden, als er eenmaal een beeld is van de omvang van de gehele collectie. Bij een minimale registratie (tevens basiseis van het Nederlands Museumregister) worden de volgende gegevens ingevoerd: -
museumnaam
-
inventarisnummer
-
objectnaam
-
titel
-
bron, methode en datum van verwerving
-
standplaats
Velden die eveneens belangrijk zijn, mede met het oog op ontsluiting via www.geschiedeniszeeland.nl zijn: -
museumnaam
-
inventarisnummer/objectnummer
-
objectnaam/object trefwoord
-
titel
-
vervaardiger
-
plaats van vervaardiging (komt niet in Pandora voor)
-
datering
-
beschrijving 16
-
materiaal
-
techniek (komt niet in Pandora voor)
-
afmetingen
Nummeren Het inventarisnummer of objectnummer is zeer belangrijk: dat is de koppeling tussen het object, de objectgegevens in de computer en de standplaats in het museum of elders. Geef elk voorwerp een uniek nummer volgens een bepaalde systematiek. Sommige musea beginnen gewoon bij 0001 en nummeren dan door, dit is de simpelste en handigste manier. Aanloopnullen gebruiken, zoals hierboven, is vooral in Pandora aan te bevelen vanwege de sortering. Schat in hoeveel voorwerpen uw museum heeft en pas daar het aantal nullen op aan. Houd echter de fysieke nummering op het object zo kort mogelijk, dus zonder extra nullen. Elk nummer is uniek, dus nummer 1 is gewoon nummer 1. Hergebruik nooit nummers, zelfs als het voorwerp uit het museum verwijderd is. En zet bij moeilijke getallen als 6 en 9 een streepje onder het nummer. Sommige musea delen hun collectie op in categorieën/deelcollecties en geven die een eigen code: bijvoorbeeld 100 voor dit, 200 voor dat. Het objectnummer komt daar dan achter. Het nummeren via categorieën is niet aan te bevelen omdat in de toekomst dan problemen kunnen ontstaan bij de nummering van nieuwe collectieonderdelen.
Geef ieder object een eigen inventarisnummer. Het is misschien aantrekkelijk om een rek met tien lepels één nummer te geven, maar misschien zijn de lepels wel door verschillende makers vervaardigd. Als u slechts één lepel wilt tentoonstellen en de rest in het depot wilt leggen krijgt u een probleem met de standplaatsregistratie. Alleen objecten die écht bij elkaar horen en los eigenlijk geen waarde hebben, zoals een kop en schotel, de scherven van één pot met deksel of een paar klompen, mogen hetzelfde nummer dragen. U kunt dan gebruik maken van de toevoeging a, b, c en zo verder.
Zet het inventarisnummer of objectnummer het liefst fysiek op het voorwerp (let op: niet bij bruiklenen!). Maar hier zitten wel enkele haken en ogen aan. Een nummertje op een object toevoegen is eigenlijk lelijk, het ontsiert het object. Toch is een nummer aanbrengen noodzakelijk: hiermee kan het object geïdentificeerd en teruggevonden worden, zowel in uw museum als in de computer. Plaats het nummer dus op een onopvallende plaats, zoals de binnenkant, achterkant of onderkant. Doe dit laatste niet bij zware of broze voorwerpen, 17
omdat die dan omgedraaid moeten worden - een extra risico. Als een voorwerp op een standaard staat is het niet voldoende alleen die standaard te nummeren: die kan wel eens voor iets heel anders gebruikt gaan worden. Nummer dan gewoon allebei, met bijvoorbeeld de uitgang -a en -b. Gebruik duurzame materialen bij het nummeren, maar zorg ervoor dat het nummer altijd verwijderd kan worden. Dus niet krassen, graveren, branden of een metalen plaatje er op schroeven. Metaal kan roesten, gebruik dus geen metaaldraad. Gebruik ook geen vulpeninkt, viltstiften of stickers: deze kunnen de kleur en de structuur van een voorwerp aantasten. Stickers hebben bovendien niet zo’n heel lang leven en kunnen van het voorwerp afvallen. Bij bruiklenen moet u een label gebruiken in plaats van de objecten fysiek te nummeren.
Er zijn verschillende manieren om te nummeren: -
vernis-stift-vernis methode (keramiek, glas, metaal, hout). Het materiaal hiervoor is te bestellen via www.gelderserfgoed.nl Kies voor ‘producten’ en dan ‘nummerset’.
-
zacht potlood (B, niet H). Voor objecten van papier, aan de achterkant op een vaste plaats aan de rand.
-
labels (kunststof, textiel, kwetsbare voorwerpen en bruiklenen). Gebruik permanent houdbaar papier, of een stoffen etiket dat u met een dunne naald en slechts enkele steken innaait. Het materiaal is bij de betere boekhandel te bestellen. Bijvoorbeeld de kleinste hangetiketten (met koord) van Apli.
Let op: bij nummeren kan veel misgaan. U kunt van tevoren altijd het beste contact opnemen met de SCEZ. Er zijn ook speciale cursussen voor het nummeren.
Volledigheid Om een voorwerp zo volledig mogelijk te beschrijven is het belangrijk om de volgende velden in te vullen (deze worden ook getoond in een online catalogus of webportal als Geschiedeniszeeland.nl): -
museumnaam
-
inventarisnummer 18
-
objectnaam
-
titel
-
vervaardiger
-
plaats van vervaardiging
-
datering
-
beschrijving
-
materiaal
-
techniek
-
afmetingen
Voor de veiligheid worden niet alle velden van het registratieprogramma op internet bekend gemaakt (zoals bijvoorbeeld standplaats en waarde). De gegevens in uw collectiedatabase zijn meestal alleen bedoeld voor intern gebruik. De doelgroep is de museummedewerker zelf. Op het moment dat de collectiegegevens op internet worden getoond verandert de doelgroep. Iedereen die belangstelling heeft kan de gegevens raadplegen, ook de geïnteresseerde leek. Geschiedeniszeeland.nl werkt met een zoekmachine. Het is handig dit in gedachten te houden bij de weergave van objectgegevens: als u teveel jargon gebruikt kunnen mensen uw museumobject wellicht niet vinden. Meer informatie over het beschrijven van objecten kunt u vinden in hoofdstuk 1.4.
Wie? Registreren is net zo’n onmisbare museumtaak als het bemensen van de balie of het geven van rondleidingen. Zorg dat er vaste mensen op het registreren gezet kunnen worden. Twee weten meer dan één en werken met meerdere mensen voorkomt ook subjectieve objectbeschrijvingen. Bovendien wordt de kennis dan gedeeld. Binnen het museum moet iemand de eindverantwoordelijkheid op zich nemen. Daarnaast moet er dus worden bepaald wie het project daadwerkelijk gaan uitvoeren. Het is handig om de taken goed te omschrijven en een draaiboekje te maken (A opent de vitrines en geeft de objecten een nummer, B zet de gegevens in de computer, C maakt een foto en D zorgt voor het aandragen en opbergen van de museumvoorwerpen). Bij het nummeren, opmeten en digitaal fotograferen zullen de objecten in veel gevallen verplaatst moeten worden, bijvoorbeeld van het depot naar de foto-opstelling. Het is niet verstandig om dit alleen te doen. Bovendien is het prettig als u op dat soort dagen niet door
19
allerlei andere werkzaamheden afgeleid wordt. Houd daar bij het maken van een planning of een vrijwilligersrooster rekening mee.
Waar? Registreren is denkwerk, een rustige kamer is daarom de meest ideale situatie. De volgende zaken zijn handig om bij de hand te hebben: -
alle administratie over de objecten (verwervingsgegevens, objectnummers, standplaats, beschrijving enz.)
-
pen en papier om af te vinken en aantekeningen te maken, bij het beschrijven van objecten die in het depot of in een vitrine staan
-
een pc die nog een tijdje meekan (internet, usb-poorten, genoeg ruimte op de schijf, cdbrander)
-
sleutels om deuren en vitrines open te maken
-
centimeter of rolmaat of voorwerpen op te meten
-
goede stoel/indeling van de werkplek
-
cd-roms of dvd’s voor backup
Computers zijn niet mobiel, laptops wel. Als er een goede werkplek is, met vaste computer, kunt u de objectgegevens die niet op papier staan (maar alleen van het voorwerp af te lezen zijn) eerst opschrijven en later in de computer zetten. Of u kunt ervoor kiezen om een laptop mee te nemen naar een ruimte en ter plekke de voorwerpen te registreren. Let wel op de licenties van het registratieprogramma: soms is het niet toegestaan het programma zowel op een computer als op een laptop te zetten, omdat de licentie alleen voor één werkplek geldt. Controleer dat van te voren!
Wanneer? De ideale situatie: spreek een of meer vaste dagen in de week af om te gaan registreren. Als u dan bijhoudt hoeveel voorwerpen er op een dag geregistreerd worden is het mogelijk een reële
20
einddatum vast te leggen: het werkt een stuk meer onspannen als er naar een doel toegewerkt wordt, als u weet hoe lang het ongeveer gaat duren. In het begin lijkt het misschien een uitzichtloze situatie: al die voorwerpen! Maar na een tijd ziet u het aantal records in de computer gestaag groeien en dat geeft moed. Een tip van een museum dat al een tijd bezig is met registreren: deel de museumverzameling op in deelcollecties, ga in die volgorde registreren en vier elke deelcollectie die helemaal in de computer is gezet met elkaar!
Hoe? Als het goed is, weet u nu hoe het met de registratie gesteld is en heeft u mensen en een ruimte gevonden om het te gaan doen. Maar waar te beginnen, dat ligt helemaal aan de beginsituatie. Als de objecten nog geen eigen nummer hebben gekregen dan kunt u dat tegelijk doen met de registratie. U kunt er ook voor kiezen om het voorwerp dan ook meteen op de foto te zetten. Als u de objectgegevens al vastgelegd heeft in een papieren systeem is het wellicht handig om eerst deze informatie in de computer vast te leggen. De records kunnen dan later altijd nog aangevuld en bijgewerkt worden, maar u heeft dan in ieder geval een goed overzicht van de voorwerpen in de collectie. In principe geldt de regel dat elk object zijn eigen record in de computer krijgt. Maar sommige musea hebben bakken vol bijvoorbeeld schelpen of kogels. Dan kan het handig zijn om de soorten bij elkaar te zoeken, de toestand te controleren (alle goede bij elkaar, alle slechte bij elkaar) en elke groep voorwerpen één inventarisnummer te geven. Dat wordt dus ook één record in de computer waarbij u altijd nog bij het veld ‘aantal’ kunt aangeven om hoeveel voorwerpen het gaat. Dit gaat echter niet op als er bijvoorbeeld sprake is van een archeologische (bodem)vondst, dan moeten de losse voorwerpen als groep bij elkaar blijven.
Planning en uitvoering Met behulp van de antwoorden op de zes vragen kan een actieplan of methodiek en een planning opgesteld worden. Op basis van de actuele stand van zaken bepaalt u globaal hoeveel tijd nodig zal zijn om de gegevens te registreren en digitale afbeeldingen toe te voegen. Schrijf alle stappen die nodig zijn voor het registreren eens uit en bespreek deze. Nu kunt u een globale schatting maken van de einddatum. Sta na een eerste periode van uitvoering (dit kan na twee weken of na een paar maanden zijn, afhankelijk van hoeveel uren per week aan het project worden besteed) stil bij de resultaten en bekijk kritisch of de voortgang klopt met de planning. Is dit niet zo, dan kan nog in een vroeg
21
stadium de planning of het te behalen resultaat bijgesteld worden. Ook kan worden overwogen of er meer tijd in het project wordt geïnvesteerd om de planning alsnog te halen.
Controle Actief bezig zijn met collectieregistratie is ook een prima moment voor controle. Staan de voorwerpen nog steeds op dezelfde standplaats, of zijn ze inmiddels verhuisd? Kloppen de nummers nog en zijn die nummers ook op het fysieke object in orde? Zijn er geen labels afgevallen of zoek, zijn de getallen nog te lezen? Bovenal is het belangrijk om de gebruikte terminologie eens te controleren, met bijvoorbeeld een vastgestelde thesaurus. Het volgende hoofdstuk kan u daarbij helpen.
22
Hoofdstuk 1.4: Helder en duidelijk schrijven
Het is belangrijk om goed na te denken over de specifieke woorden die het publiek zal gaan gebruiken om in uw collectiebestand te zoeken. Dat zullen woorden zijn uit de natuurlijke taal en uit het hedendaags taalgebruik (dus eerder 'fiets' dan 'rijwiel'). Termen om de voorwerpen in uw museum onder te brengen in een bepaalde categorie, zoals bijvoorbeeld de term 'voedselverwerkingsuitrusting', zijn niet de termen die het publiek spontaan te binnen schieten bij het zoeken naar bepaalde objecten. Probeer dus opnieuw naar de door u gebruikte trefwoorden te kijken, maar dan door de bril van de geïnteresseerde leek. Voeg op basis daarvan trefwoorden toe aan de objectrecords.
Een museumvoorwerp is niet zomaar een ding: er zijn redenen waarom u zoveel moeite doet om het object in zo goed mogelijke staat te bewaren. Het is het mooiste als die ‘reden waarom’ ook in de objectregistratie terugkomt: vermeld wat het voorwerp uniek maakt, maar houd het wel bij de feiten. Het kan iets moois of bijzonders zijn, maar ook iets minder leuks, zoals barst of kras. Redenen waarom een voorwerp in een museum te vinden is: -
uniciteit
-
zeldzaamheid
-
esthetische waarde
-
wetenschappelijke waarde
-
documentaire waarde
-
historische waarde
-
gevoelswaarde
Een museumvoorwerp krijgt in een registratieprogramma een eigen kaart of record, waarop alle objectgegevens in losse stukken zijn gehakt, die verdeeld zijn over de verschillende velden. Er zijn twee soorten objectgegevens: -
administratieve gegevens (objectnummer, fotonummer, standplaats, manier van verwerving, bruikleengegevens). Deze zijn noodzakelijk voor de identificatie van het voorwerp, het bepalen van het eigendomsrecht en voor het terugvinden van het voorwerp.
-
documentaire gegevens: de gegevens van het voorwerp zelf, die het object beschrijven.
23
Over die laatste soort gegevens gaat dit hoofdstuk. Soms zijn die documentaire gegevens gemakkelijk te vinden, zoals bij een boek: het heeft een titel en een schrijver, voorin staat de uitgever en een jaartal. Maar bij objecten zijn vaak veel gegevens onbekend. Dan zijn er twee mogelijkheden: -
onderzoek naar de gegevens doen
-
beschrijven wat u ziet
Omdat het eerste vaak veel tijd kost is het tweede belangrijk: zo goed mogelijk beschrijven wat u ziet, om wat voor voorwerp het nu precies gaat. Een foto is daar heel handig bij, meer daarover in deel 2.
Consequente invoer Het is belangrijk eerst eens te onderzoeken hoe consequent de collectieregistratie in uw museum is doorgevoerd. Vaak hebben in de loop der tijd verschillende medewerkers aan de registratie gewerkt, ieder met zijn eigen manier van werken. Medewerker A noemde het voorwerp ‘rijwiel’ en mat netjes alle maten, medewerker B noemde een zelfde voorwerp ‘fiets’ en mat helemaal niets. Het rechttrekken van dit soort grilligheden in de invoer moet niet worden onderschat. De eerste stap die genomen moet worden: zorgen dat het in de toekomst niet meer gebeurt. Maak samen zoveel mogelijk duidelijke afspraken over de invoer, zet ze op papier. Richt een centrale plek in waar die invoer geregeld wordt gedaan en ook af en toe wordt getoetst.
Terminologie Vervolgens kan worden begonnen met het ‘schonen’ van de gebruikte terminologie: spreek met elkaar af hoe u de dingen wilt noemen. En dat gaat niet alleen voor museumobjecten maar ook bijvoorbeeld voor de standplaats: als medewerker A ‘vitrine bij het raam’ gebruikt en medewerker B noemt diezelfde vitrine ‘mutsenvitrine’, dan ontstaat er gegarandeerd verwarring. Eén manier van noteren gebruiken is belangrijk, omdat dat de functionaliteit van het systeem ten goede komt. Een volledig gestandaardiseerde beschrijving van objecten is alleen wettelijk verplicht voor bibliotheken en overheidsarchieven, maar het gebruiken van eenzelfde terminologie is natuurlijk altijd een pré voor de doorzoekbaarheid van de database. Er zijn hulpmiddelen voor het gebruik van een vaste terminologie, zoals bijvoorbeeld de AAT (zie hierna). Ook Wikipedia en Google zijn hulpmiddelen waar kennis te vergaren is.
24
AAT De AAT staat voor Art en Architecture Thesaurus. Het is een wereldwijd toegepast ontsluitingsmiddel voor het toegankelijk maken van architectuur-, kunst- en cultuurhistorische collecties in musea, bibliotheken, diatheken, kenniscentra, archieven en documentatieinstellingen. De Art & Architecture Thesaurus-Nederlandstalig (AAT-Ned) is een vertaling en bewerking van de door het Getty Research Institute samengestelde Engelstalige Art & Architecture Thesaurus. De AAT is een verzameling van termen op het gebied van beeldende kunst, architectuur, toegepaste kunst en materiële cultuur. De AAT bevat niet alleen termen die objecten aanduiden, maar bijvoorbeeld ook termen voor materialen, technieken en stijlen. Kortom, termen die nodig zijn om een cultuurhistorisch object (dan wel een foto van of documentatie over een object of objecten), van welke aard dan ook, te beschrijven. Deze termen zijn bovendien naar hun betekenis gerangschikt. Zoals elke thesaurus kent de AAT drie typen relaties tussen termen, waarmee een ordening ontstaat die handig is voor het terugvinden van objecten in omvangrijke databanken. -
Hiërarchische relaties; (broader terms, narrower terms) bijvoorbeeld 'bureaustoelen' is een meer specifieke term (narrower term) voor 'stoelen', terwijl 'zitmeubels' een meer algemene term (broader term) voor 'stoelen' is.
-
Equivalente relaties; in twee vormen: - synonieme relaties: voorkeurstermen, niet-voorkeurstermen: (use, used for terms); bijvoorbeeld 'sculpturen' is een synoniem van 'beeldhouwwerken', maar 'beeldhouwwerken' is de voorkeursterm en bij 'sculpturen' wordt verwezen naar ‘beeldhouwwerken'. - vreemde taalrelaties: in het veld Term staat de Nederlandse term en in het veld Engelse Term staat de Amerikaanse term.
-
Associatieve relaties; (related terms) bijvoorbeeld 'funeraire objecten' staat in betekenis dichtbij 'begrafenissen', maar de termen staan niet dichtbij elkaar in de hiërarchie; daarom wordt bij de term 'funeraire objecten' verwezen naar de term 'begrafenissen' en andersom.
25
De Nederlandse versie van de AAT bevat niet alleen termen die objecten aanduiden, maar bijvoorbeeld ook termen voor materialen, technieken, soorten personen en organisaties, stijlen, gebeurtenissen en abstracte begrippen. Kortom, de termen die nodig zijn om documenten, archivalia, foto's, boeken en cultuurhistorische objecten van welke aard dan ook, te beschrijven. De AAT is op internet te raadplegen via de site www.aat-ned.nl
Let wel op! De AAT maakt gebruik van termen in meervoudsvorm. Dit heeft te maken met de vertaling vanuit het Engels. In Nederland is het echter gebruikelijk de enkelvoudvorm te gebruiken.
Een praktische handleiding bij het gebruik van de AAT (uitgegeven door de Nederlandse Museumvereniging in 2000) is verkrijgbaar bij de SCEZ. Voor elk museum is er één exemplaar gratis beschikbaar.
Wikipedia Wikipedia is een gratis online encyclopedie in 250 verschillende talen. De informatie is rechtenvrij en kan door iedereen bewerkt worden. De Nederlandstalige versie bevat meer dan 327.000 artikelen, de Engelstalige versie is het grootst met meer dan 1.900.000 artikelen. Wikipedia is handig bij vragen als ‘hoe noem je dat ook alweer, hoe beschrijf je dat?’. Er staan talloze verwijzingen of hyperlinks in de artikelen, die u snel kunnen verwijzen naar de juiste informatie. Een enigszins kritische houding is wel noodzakelijk: omdat iedereen Wikipedia kan aanpassen en uitbreiden is er altijd het risico van vandalisme en foutieve informatie. Wikipedia is door zijn vrije opzet wel zeer actueel. Met een scan worden alle wijzigingen bijgehouden en er is een speciale commissie aangesteld die de artikelen toetsen. www.nl.wikipedia.org
Google www.google.nl is een zoekmachine op internet met twee handige functies die wellicht niet iedereen kent: afbeeldingen zoeken en ‘de meeste stemmen gelden’. -
Google staat standaard op ‘zoeken op internet’. Boven de witte balk waarin u de zoekterm in kunt vullen staat een extra optie genaamd ‘afbeeldingen’. Daarmee krijgt u een overzicht van al het beeldmateriaal met een bepaalde naam. Dit kan handig zijn om te controleren of een benaming écht wel de juiste is. Maar wees altijd kritisch, hier kunnen ook foutieve benamingen tussen staan. 26
-
Als u een zoekterm invoert en drukt op de knop ‘Google zoeken’ kunt u rechtsboven in beeld een blauwe term zien die aangeeft hoe vaak het woord voorkomt op internet. Zo kunt u bijvoorbeeld zien dat ‘nieuwsgierig’ heet wat vaker voorkomt dan het woord ‘nieuwschierig’. Soms is dit een handig hulpmiddel, maar pas op: deze functie lijkt op ‘vraag het publiek’ van het televisieprogramma ‘Weekend Miljonairs’. Soms is de meerderheid gewoon fout!
-
Als u een precieze term zoekt kunt u die het beste tussen dubbele haakjes zetten, Google zoekt dan specifiek op dat woord of die speciale woordcombinatie.
Woordenboek Een actueel woordenboek is onmisbaar. Woordenboeken op internet: www.nederlandsewoorden.nl www.vandale.nl
Praktijk En dan nu de praktijk. Hoe noem je bijvoorbeeld dit voorwerp?
Het lijkt zo simpel, een object beschrijven, maar het is toch vaak lastig. Iedereen kent het bovenstaande voorwerp, maar hoe noem je het nu?
‘Trekfiguur’, ‘trekdier’, staat bijvoorbeeld in een speelgoedcatalogus. Het is ook ‘houten speelgoed’, met drie vogels op een karretje. ‘Trekeend’ kwamen we ook een paar keer tegen op Google, ‘trekvogel’ is echter meer een benaming die specifiek bestemd is voor emigrerende vogels. Er kunnen meerdere termen worden ingevoerd bij ‘objectnaam’, waarbij onze voorkeur uitgaat naar ‘trekfiguur’ of het algemenere ‘houten speelgoed’. Maak met elkaar afspraken over de gebruikte termen!
27
Een titel bevat wat meer informatie: als u zelf de tekst voor zo’n wit museumbordje zou moeten schrijven, wat zou er dan op moeten staan? Bij een schilderij of boek is het vaak gemakkelijk, dan heeft de kunstenaar al een titel bedacht. Bij andere voorwerpen is het zaak zelf een logische titel te bedenken. Probeer in een paar woorden te vatten om wat voor object het gaat, bijvoorbeeld ‘houten trekfiguur met drie vogelkoppen’.
Meer informatie kunt u kwijt in de beschrijving. Wat maakt het voorwerp nu dát voorwerp? Het gaat dan om allerlei specifieke kenmerken: -
kleur
-
vorm
-
formaat
-
functie
-
materiaal
-
details (versieringen, afbeeldingen)
-
bijzonderheden (het verhaal erachter: deze muts werd gedragen in de fase van de zware rouw, dit voorwerp hoort bij een kinderspel)
Inleven Door iemand anders’ ogen kunnen kijken is de ‘nummer één vereiste’ voor een schrijver, dus ook bij het schrijven van een objectrecord. Het registratiesysteem is vaak alleen bedoeld voor eigen gebruik, vaak zelfs maar door één persoon die alle afkortingen en codes wel begreep. Dat komt de ontsluiting van die gegevens niet ten goede. Zo’n database wordt vaak gezien als vervanging van een kaartenbak: velden met losse, droge informatie. Met het tentoonstellen van objecten op internet ontstaat er ineens een extra dimensie: er is ruimte voor het vertellen van het verhaal dat bij het voorwerp hoort. Wie het gemaakt heeft, wie de eigenaar was, waar het precies voor gebruikt is en waarom. Zo wordt een object tastbaar en gaat het leven. De sites van bijvoorbeeld Rijksmuseum en het Poppenspelmuseum maken veel van deze techniek gebruik (zie ook de links achterin deze Wegwijzer). Dit kunt u zelf ook doen door de database te controleren en wellicht de invoergegevens aan te passen: probeer in het veld ‘beschrijving’ met volzinnen te werken, in plaats van een staccato opsomming van droge feiten.
Leef uzelf in: “Hoe zou een leek dat trekfiguur kunnen vinden?” Hoogstwaarschijnlijk niet met dat specifieke woord. De trefwoorden ‘houten’ en ‘speelgoed’ zijn dan waarschijnlijker. 28
Let daarop in uw beschrijving: probeer jargon te vermijden of leg specialistische woorden gewoon even uit. Klopt de spelling nog steeds met de actuele regels? Wees ook alert op dialect: in Zeeuws-Vlaanderen heeft een bril misschien ‘tremen’, een ander begrijpt daar niets van en heeft het eerder over ‘poten’. De mooiste oplossing is om zowel de dialectterm als de ABN-term in te voeren. En bij twijfel: overleg, en vraag het aan zoveel mogelijk mensen. Twee weten meer dan één. Vaak helpt even brainstormen goed om op de beste trefwoorden te komen. Een hulpmiddel is de vraag: “hoe zou u dit voorwerp aan een blinde omschrijven?”. Stel die vraag aan een aantal mensen, het is vaak fascinerend om te zien hoe anders mensen kunnen kijken naar een voorwerp en hoe ze die zienswijze dan omvormen in woorden. Taal is geen statisch gegeven, maar een sociaal instrument waarmee we onze wereld vormgeven.
29
Deel 2: Fotograferen
Hoofdstuk 2.1: Inleiding fotograferen
Digitaal fotograferen, het lijkt zo gemakkelijk. Je koopt voor steeds minder geld een mooie digitale camera, je neemt een aantal foto’s en het resultaat is meteen op het schermpje te zien. Bevalt dat niet, dan gooi je het fotobestand weg en maak je een nieuwe foto. Het lijkt zoveel makkelijker en zekerder dan het fotograferen met een rolletje: daarmee kun je achteraf pas zien of het wat geworden is en moet je ook betalen voor mislukte exemplaren. In de praktijk blijkt goed fotograferen met een digitale camera echter net zo moeilijk of zelfs moeilijker te zijn dan met een analoge camera. Zo is het essentieel om kennis te hebben van de - soms ingewikkelde - techniek van de camera en de computer waarop de foto wordt bewerkt. Daarnaast moet men met een digitale camera net zo veel weten van de algemene fotografietechnieken. Bij dat laatste moet er bijvoorbeeld kennis zijn over composities, perspectief, belichting, scherptediepte en het werken met flitsers en externe lichtbronnen. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het fotograferen van museale voorwerpen met een digitale camera.
Documentair in plaats van esthetisch Een belangrijk uitgangspunt is het volgende: bij het fotograferen van museumobjecten gaat het niet zozeer om een esthetisch doel (‘een mooie foto’) maar om een documentair of informatief doel (‘een duidelijke foto’). Als u thuis een foto van een vaas zou nemen zet u hoogstwaarschijnlijk die ene barst er niet op, dan kiest u gewoon een mooiere hoek. Als een museum zes vazen heeft dan kan die barst juist een onderscheidend kenmerk zijn. Eigenschappen die het object uniek maken moeten op de foto vastgelegd worden. Natuurlijk is het goed als u er naar streeft het object zo mooi mogelijk op de foto te zetten, maar dan zonder afbreuk te doen aan het documentaire/informatieve karakter van de foto. Want dat is natuurlijk het leuke van fotografie: een mooie of interessante afbeelding maken.
Het scannen van al bestaande afbeeldingen (foto’s, negatieven of dia’s) van objecten Een museum kan ervoor kiezen om foto’s, prenten, ansichtkaarten en ander ‘plat’ materiaal te scannen in plaats van te fotograferen. Dit kan zelfs bij voorwerpen als munten. Zijn er al afbeeldingen in het verleden gemaakt, wees dan vooral kritisch. De ontwikkelingen op het gebied van fotografie gaan razend snel en vaak zijn die foto’s gemaakt met behulp van een te 30
opvallende achtergrondkleur en met onnodige attributen als linialen en nummerbordjes. Deze gegevens kunt u in het registratieprogramma kwijt en hoeven dus niet mee op de foto! Indien er al analoge foto’s van de objecten zijn dan staat u voor de keuze om deze foto’s in te scannen of om opnieuw foto’s te maken maar nu met een digitale camera. De kwaliteit van het al bestaande beeldmateriaal (de analoge foto’s) is bepalend voor de kwaliteit van de scan. Het is dus niet raadzaam om bijvoorbeeld kwalitatief niet erg goede (zwart-wit) foto’s van objecten te gaan scannen. Dan is het beter om met een digitale camera een nieuwe opname te maken, ook om de uniformiteit te waarborgen (bijvoorbeeld dat alle objecten voor dezelfde achtergrond staan). Voor een goed toonbare foto op internet volstaat een scanresolutie van 72 dpi, voor drukwerk is dat 300 dpi maar dan is de laadtijd ook veel hoger. Let op: scannen kost soms net zoveel tijd als het maken van een nieuwe digitale foto maken. Doe het liever in één keer goed!
Een klein stukje theorie Digitale camera's gebruiken geen lichtgevoelige film, zoals een analoge camera. Ze werken met een lichtgevoelige elektronische sensorchip. Het bewaren van de foto's gebeurt niet op de sensor maar in het geheugen van de camera, waarna de afbeelding kan worden opgeslagen op een geheugenkaart, diskette, harddisk, imagetank, een (beschrijfbare) cd of een ander medium. De kwaliteit van een digitale opname hangt onder meer af van de gebruikte resolutie. Hoe hoger de resolutie, hoe meer detail kan worden vastgelegd. De resolutie van een digitale camera wordt meestal uitgedrukt in het aantal pixels (=fotodiodes) op de sensor. Ook belangrijk voor de kwaliteit van de foto is de gebruikte software van de camera zelf en de manier waarop de beelden opgeslagen worden (met compressie, b.v. JPEG, GIF of TIF, of zonder zoals met RAW-formaat). Iedere digitale foto is opgebouwd uit pixels. Dit zijn gekleurde blokjes die samen de gehele afbeelding opbouwen. Dit kan een beetje worden vergeleken met de schildertechniek van het pointillisme. Vele kleine vlakjes maken samen een compleet beeld. Het woord pixel is een samentrekking van de twee eerste lettergrepen van het Engelse woord picture element en staat voor een enkele punt (Eng.: dot) op het beeldscherm van de computer of in een digitaal beeld. Veel punten bij elkaar geven een beeld, dus alles wat op het scherm te zien is bestaat uit een veelvoud van pixels.
De grootte van het beeldbestand wordt weergegeven in kilobytes (KB) of megabytes (MB). Dit zegt niet direct iets over de grootte of kwaliteit van de afbeelding. Indirect is dat echter 31
wel het geval. Hoe groter de beeldresolutie (het aantal pixels in de lengte en breedte) hoe groter het aantal bytes in de afbeelding zal zijn. Daarbij komt nog de kleurdiepte; hoe meer kleurinformatie in een beeldbestand, hoe groter het bestand. Om het aantal bytes in een bestand − en dus de ruimte die dat bestand inneemt − terug te brengen kunnen sommige bestandstypen worden gecomprimeerd. Compressie is een methode om beeldbestanden in omvang te reduceren tot gunstiger proporties. In de praktijk wordt informatie over een afbeelding dan op een andere (kortere) wijze geordend. Dat kan op twee manieren. De meest voorkomende methode is de verlieshebbende compressie: hierbij worden bits (en dus informatie over het beeld!) weggelaten en vervolgens op een meer efficiënte manier geordend. Hierbij zal de kwaliteit van de afbeelding dus altijd afnemen, al zal de mate waarin dit gebeurt per bestandstype verschillen. Er bestaat ook verliesloze compressie. Hierbij gaat er geen informatie verloren, maar de afname van de omvang van de bestandsgrootte is dan ook beperkt. De mate van compressie kan doorgaans op de digitale camera worden ingesteld. Deze instelling is dus van groot belang voor de uiteindelijke kwaliteit van de foto. De gebruikte termen zijn vaak verwarrend en niet kwantitatief. Zo wordt er gesproken over 'superfijn', 'fijn' en 'normaal'. De termen slaan op de kwaliteit van de foto en niet op de mate van compressie. Een 'superfijne' foto kent dan ook een hogere kwaliteit, wat minder compressie en een groter bestand betekent.
De camera Voordat u overgaat tot de aanschaf of het lenen van een digitale camera moet u zich eerst goed afvragen wat u met de camera wilt doen. Wilt u vooral de objecten vastleggen in een collectiedatabase en hooguit de foto’s tonen op internet of op het beeldscherm van een computer? Of wilt u foto’s ook kunnen afdrukken en in promotiemateriaal gebruiken? Als dat eenmaal duidelijk is kunt u bepalen aan welke eisen uw camera moet voldoen. Belangrijke aspecten zijn: -
Het (verwisselbare) geheugen van de camera
-
De aanwezigheid van een LCD-scherm en/of een optische zoeker
-
De kwaliteit van de interne flits en de mogelijkheden externe flitsers te gebruiken
-
De kwaliteit van de lens, waarbij ook moet worden gelet op de optische zoommogelijkheden
-
De handmatige en automatische scherpstelmogelijkheden van de camera
-
De instelmogelijkheden voor de belichting door de camera 32
-
De aanwezigheid van een afstandsbediening of een zelfontspanner
-
De toepassing van batterijen en netstroomadapters
-
Kan de camera op een statief worden geplaatst?
-
De aansluitmogelijkheden op andere apparatuur. Op de eerste plaats betreft dit de computer, maar veel digitale camera’s kunnen bijvoorbeeld ook aan de televisie of een printer worden gekoppeld
-
Welke software wordt meegeleverd?
Tegenwoordig is een foto van een camera vanaf 4 megapixels geschikt voor drukwerk. De SCEZ heeft voor het project ‘Erfgoed Inzichtelijk’ digitale camera’s beschikbaar met 7 megapixels voor de musea beschikbaar gesteld. Meer daarover vindt u in hoofdstuk 2.2.
Leren fotograferen Fotograferen leert u niet door er over te leren en lezen, al is het essentieel bepaalde kennis te hebben. Het echte leren begint echter door veel te oefenen, door te leren van de fouten en vooral ook van de successen! Zorg voor een voorraadje museale ‘hulpmiddelen’, zoals standaards en onderzetters, het liefst van een zo onopvallend mogelijk materiaal (bijvoorbeeld plexiglas). Die kunnen altijd van pas komen bij het fotograferen. Ook het uitwisselen van ervaringen met anderen is zeer leerzaam. Maak tijdens de eerste weken van fotograferen aantekeningen in een schrift over de opnamesituatie (soort object, licht, ruimte, positie van voorwerp, achtergrond, lampen en dergelijke) en de gebruikte technieken: dit is niet alleen goede houvast bij het analyseren van mislukte opnames, maar ook een handige geheugensteun als u bijvoorbeeld in de toekomst dezelfde soort objecten moet fotograferen. Experimenteer gerust, u kunt altijd foto’s weggooien. Overleg met de andere museummedewerkers over de kwaliteit van de foto: een gezamenlijke brainstorm brengt soms een onverwachtse oplossing. En vraag eens een professionele fotograaf uit de buurt of hij/zij eventjes naar de opstelling wil komen kijken. Maar vooral: gewoon doen en heel veel uitproberen!
33
Hoofdstuk 2.2: Hulp vanuit de SCEZ bij het fotograferen
Als u uw museumcollectie digitaal wilt fotograferen is het mogelijk om een mobiele fotostudio van de SCEZ te lenen. Deze set bevat: -
fotocamera Canon Powershot A560 met cd-roms/handleiding
-
camerastatief
-
flitsset, bestaande uit twee softboxen op statieven
-
achtergrondrol van wit papier met ophangsysteem
-
batterijlader
Deze fotoset is gratis te lenen van de SCEZ, op aanvraag.
Voorwaarden: -
het tekenen van een bruikleenovereenkomst
-
vaststellen van een vooraf vastgestelde bruikleenperiode, in principe tot aan het einde van de werkzaamheden
-
de bruikleennemer is verplicht tot het fotograferen van minimaal 250 museale voorwerpen per maand
Voor musea die niet voldoende uitvoeringscapaciteit hebben op het gebied van collectieregistratie/fotografie kan de projectmedewerker één dag in de week langskomen voor assistentie in uw museum, bij registreren, automatiseren en digitaliseren. Na een of meerdere bezoeken aan het museum wordt een actieplan gemaakt, waarbij de hoeveelheid ondersteuning en de taken van de projectmedewerker worden vastgelegd op het gebied van: -
logistiek
-
invoer
-
controle
Voor meer informatie en aanmelding van een of meerdere vormen van ondersteuning kunt u contact opnemen met Janneke de Wit, contactgegevens staan in het colofon achterin.
34
35
Hoofdstuk 2.3: Een actieplan maken voor fotografie
Begin het fotografieproject altijd met het maken van een actieplan of een draaiboek. Het startpunt is dan het beantwoorden van de volgende vraag: waarom wil ik de collectie fotograferen? De benodigde kwaliteit (‘zwaarte’) van de foto’s hangt daar namelijk van af. Ieder museum heeft zijn eigen redenen, maar dit zijn de meest gebruikelijke argumenten: -
documentatie: identificatie van objecten, in woord én beeld
-
vastleggen van collectie op objectniveau, in plaats van alleen op deelcollectieniveau (de indeling van MusIP)
-
veiligheid: weten welke objecten er precies in het museum aanwezig zijn
-
betere aansluiting bij het (Zeeuwse) museumaanbod
-
toekomstig bruikleenverkeer
-
het maken van kwalitatief goede afbeeldingen die ingezet kunnen worden voor bijvoorbeeld PR en educatie (dan zijn er foto’s van hoge resolutie nodig!)
-
behoud (digitale versie beschikbaar stellen i.p.v. het kwetsbare voorwerp)
-
vaststellen van eventuele schade (bij bepaalde schade is het bijvoorbeeld goed om die periodiek opnieuw te fotograferen)
Draaiboek In het draaiboek moeten de volgende punten aan bod komen. Denk hierbij aan de bekende zes vragen: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. -
Maak een overzicht van de collectie: welke deelcategorieën zijn er, hoeveel voorwerpen bevat elk deel?
-
Wat moet er allemaal op de foto? Zijn er bruiklenen, gaat het museum objecten afstoten, kunnen er voorwerpen gescand worden?
-
Hoe is de indeling van het museum: welke objecten zijn opgenomen in de tentoonstellingen, wat ligt er in het depot, waar en wanneer komt er publiek?
-
Welke ruimte(s) is/zijn geschikt om in te fotograferen? Dit moet een ruimte zijn die verduisterd kan worden, die veilig is (trapjes? gesloten voor publiek?) en met voldoende armslag. U kunt er voor kiezen één ruimte in te richten als fotostudio, of kiezen voor een mobiele fotografieopstelling en die per verdieping/zaal verplaatsen, zodat de voorwerpen zo weinig mogelijk vervoerd hoeven te worden (gewoonlijk het grootste risico bij collectiefotografie).
36
-
Welk materiaal is er nodig? Studio, camera, plek om het voorwerp te fotograferen, kasten/tafels waarop de museumvoorwerpen die op de foto moeten een plek krijgen, materiaal voor transport (plastic, kratten of dozen, handschoenen enz.)?
-
Wie gaan het doen? Denk aan het invullen van de volgende functies: -
fotograaf
-
assistenten logistiek (die de voorwerpen aandragen, tijdelijk stallen op bijvoorbeeld een tafel of kast en ook weer veilig naar de juiste standplaats terugbrengen)
-
automatiseerder/registrator (die de foto’s bewerkt en in het registratieprogramma zet)
-
coördinator/eindverantwoordelijke
Wie? Zoals hierboven is gesteld moet iemand binnen het museum de eindverantwoordelijkheid op zich nemen. Daarnaast moet er worden bepaald wie het project gaan uitvoeren. In de meeste gevallen zullen meerdere personen betrokken zijn bij de uitvoering. Het is dan van belang de taken goed te omschrijven en een draaiboek te maken. Bij het digitaal fotograferen zullen de objecten in veel gevallen verplaatst moeten worden, bijvoorbeeld van het depot naar de fotoopstelling. Het is niet verstandig om dit alleen te doen. Bovendien is het prettig als u op dat soort dagen niet door allerlei andere werkzaamheden afgeleid wordt. Stel dus een team samen van ‘assistenten logistiek’. Verder is het handig als één persoon fotografeert en één persoon na een fotografeersessie die foto’s verwerkt in de computer. Daar hoort bij: -
afbeeldingen hernoemen naar objectnummer (het meest handig: het objectnummer is een uniek nummer en direct verbonden met het object, als dat ook fysiek genummerd is)
-
afbeeldingen opslaan (een groot moederbestand en een kleinere kopie)
-
afbeeldingen in Adlib of Pandora zetten
-
regelmatig een back-up maken
37
Foto hernoemen In een ideale situatie hernoemt u de foto: verander het fotonummer dat de camera automatisch toekent in het inventarisnummer van het afgebeelde object. Dan is het direct duidelijk bij welk objectrecord de foto hoort en kan het ook gemakkelijk worden teruggevonden. Dit is ook belangrijk omdat er sprake kan zijn van meerdere foto’s van één voorwerp (die u bijvoorbeeld de uitgang -a, -b, -c kunt geven).
Transport Museumobjecten zijn vaak uniek en kwetsbaar. Let dus op de conditie van het voorwerp: kan het object überhaupt wel vervoerd worden? Raadpleeg een deskundige, meldt afwijkingen altijd, en roep bij twijfel deskundige hulp in. Loop de route eerst eens na die een object af moet leggen van depot naar fotografieplek. Pak voorwerpen verstandig vast, niet aan oren, poten of haakjes. Stel uzelf de volgende vragen: -
Zijn de objecten schoon?
-
Zijn er trappen en/of drempels die lastig kunnen zijn?
-
Hoe groot zijn de doorgangen?
-
Zijn er dozen, manden, inpakmateriaal of andere hulpmiddelen nodig?
Tips voor het transport: -
Spreek af om handschoenen te dragen.
-
Pas op met sieraden, wijde kleding, sleutelbossen en leesbrillen.
-
Vaak zijn er meer mensen nodig dan je in eerste instantie denkt: bijvoorbeeld voor het openhouden van lastige deuren, of bij het vervoeren van zware en grote voorwerpen.
-
Nooit voorwerpen schuiven en slepen, maar tillen.
-
Pak het voorwerp met beide handen vast, losse onderdelen het liefst één voor één.
-
Probeer zoveel mogelijk direct contact vermijden en pas op met uitstekende delen, kwetsbare materialen en gerestaureerde onderdelen: die zijn vaak broos.
Deel vervolgens het werk dat gedaan moet worden op in logische stappen. Onderstaand een voorbeeldstappenplan, zoals dat gemaakt is voor museum ‘De Schotse Huizen’ in Veere.
Tien stappen die genomen moeten worden bij het fotograferen Stap 1: objecten klaarzetten in de IN-kast (of tafel). De assistenten logistiek beslissen in welke volgorde de objecten gefotografeerd gaan worden en brengen de voorwerpen naar de studio-opstelling. Het aandragen, en het tempo daarvan, gebeurt altijd in overleg met de 38
fotograaf. Het transporteren en klaarzetten moet systematisch gebeuren: als er bijvoorbeeld een doos museumobjecten uit het depot is gefotografeerd kan er een merkteken op gezet worden, zoals een gekleurde sticker of een aantekening met pen.
Stap 2: het fotograferen van object. Zie daarvoor hoofdstuk 2.4, over het gebruik van de camera en de mobiele studio.
Stap 3: de gegevens van het gefotografeerde object noteren op papier, met datum. Omdat de voorwerpen toch uit hun normale opstelling worden gehaald is collectiefotografie een goed moment om de situatie in het museum eens extra te controleren. Klopt de standplaats nog, is de beschrijving goed? U kunt dit goed controleren door tijdens het proces van aandragen fotograferen - wegzetten een lijst bij te houden van objectgegevens. Voorbeeld van zo’n lijst:
Objectnummer:
Fotonummer:
Standplaats:
Beschrijving:
Dit is de leidraad om later het fotonummer te veranderen in het objectnummer en kan ook gebruikt worden als er nog een controle moet plaatsvinden van bepaalde objectgegevens (als er bijvoorbeeld twijfels zijn over de standplaats, of als de objecten nooit zijn opgemeten). Noteer altijd de datum van de fotosessie.
Stap 4: objecten wegzetten in de UIT-kast. Als het voorwerp is gefotografeerd en de juiste gegevens zijn genoteerd zet de fotograaf de voorwerpen in de UIT-kast (of bijvoorbeeld een tafel), zodat de assistenten logistiek weten dat het object weer terug kan naar zijn oorspronkelijke standplaats.
Stap 5: foto’s ophalen. Aan het eind van de fotografeersessie worden de foto’s via een bijbehorend kabeltje of een memorycardreader uit de camera gehaald en in een daarvoor bestemde map op de computer/laptop gezet. Foto’s uit de computer halen gaat als volgt:
39
-
Stop het bijgeleverd kabeltje in de kleine uitgang van uw camera (vaak achter een plastic flap) en in de USB poort van uw pc. Laat de camera uit totdat de computer goed is opgestart.
-
Zet de camera aan: de computer pikt als goed is het nieuwe apparaat op (zoniet: installeren van bijgeleverde cd-rom). De camera is nu te vinden als extra station bij ‘deze computer’.
-
Soms start er direct een programma op om de foto’s te bekijken, zoals de Afbeeldingen Wizard van Windows. Klik deze liever weg, deze programma’s geven soms een andere naam aan de foto’s, wat niet handig is: u heeft de bestandnamen nodig die de camera eraan heeft gegeven (zoals 100-0034).
-
In ‘deze computer’ opent u de camera en klikt verder in de mappenstructuur totdat de fotobestanden zichtbaar zijn. Selecteer de bestanden (druk Ctrl en A tegelijk in om alle bestanden te selecteren) en kies voor de optie knippen (Ctrl en X of rechts klikken en knippen kiezen).
-
De bestanden worden nu ‘doorzichtig’, u kunt ze nu plakken in een vooraf klaargezette map (met bijvoorbeeld de naam ‘moederbestanden’ of ‘originelen’).
Stap 6: bewerken fase 1. Verander het fotonummer in het objectnummer, met behulp van de papieren lijst met objectgegevens. Een digitale camera geeft elke foto automatisch een uniek nummer mee, dat vanzelf oploopt bij elke foto die wordt gemaakt. Zoals gezegd is het echter handiger om de foto te vernoemen naar het unieke objectnummer dat bij het voorwerp hoort. Klik met rechts op de bestandsnaam van de foto en kies voor ‘naam wijzigen’.
Stap 7: bewerken fase 2. Sla van de foto ook een kleiner formaat op, in een aparte map. In de vorige stap hebben de moederbestanden een slimmere naam gekregen, namelijk die van het objectnummer. Deze bestanden zijn vaak groot: soms een paar MB. Voor het registratieprogramma zijn zulke grote foto’s helemaal niet nodig, die zijn alleen handig voor bijvoorbeeld het maken van drukwerk. Daarom is het handig om van elke grote foto een verkleind exemplaar op te slaan, dat in het registratieprogramma kan worden gezet en ook makkelijk op internet kan worden gezet (dan hoeft de pagina niet uren te laden: de foto’s zijn verkleind). Zie hiervoor hoofdstuk 9, voor een simpele manier om dit te doen.
Stap 8: foto’s in het registratieprogramma zetten (Pandora/Adlib). Kies in Pandora voor het blauwe tabblad ‘historie’ en dan voor ‘foto invoegen’ naast het lege vlak. Kies een foto uit de map met de verkleinde foto’s, dat voorkomt dat Adlib onnodig traag wordt. Let op: als u een 40
verkeerde foto heeft gekozen, zet dan de juiste foto er gewoon overheen en kies niet voor de optie ‘wis foto’. Met die knop wordt de foto ook uit de aparte afbeeldingenmap uit Pandora gewist. In Adlib moet u kiezen voor het icoontje met het schilderij.
Stap 9: extra controlemoment. Met behulp van bijgehouden papieren lijst kan een extra controle worden doorgevoerd: Pandora/Adlib is immers al geopend bij het juiste recordnummer. Klopt de standplaats nog, is de beschrijving correct en/of volledig? Een mooie kans om dat nog eens goed na te kijken.
Stap 10: veiligheid. Als er een voorraadje foto’s is, sla ze dan veilig op (back-up) via cd-rom of dvd. Memorysticks worden door veel musea gebruikt maar zijn niet 100 % veilig voor langere opslag, omdat ze gevoelig zijn voor schokken. Ineens staat er dan niets meer op de stick! Ook dvd’s en cd’s hebben helaas niet het eeuwige leven. In de meest ideale situatie maakt u drie dvd’s met de moederbestanden en drie cd’s met de kleine bestanden, voor het dagelijks gebruik. Op deze manier beschikt u over drie sets bestaande uit één dvd en één cd. De eerste set bewaart u in een (brandveilige) kluis in het museum, de tweede set bewaart u op een veilige plaats buiten het museum. De derde set is de enige set voor de dagelijkse werkzaamheden. Op deze manier beschikt u onder vrijwel alle denkbare omstandigheden over een backup, om in geval van calamiteiten, op terug te vallen. Zet de bestanden per 100 op één dvd of cd. Natuurlijk kunnen er vaak meer bestanden op een schijfje, maar bij het onleesbaar raken van de disk blijft de schade in ieder geval beperkt tot 100 bestanden. Controleer minimaal één keer per jaar alle schijven op leesbaarheid en houd de laatste ontwikkelingen bij op technologisch gebied: dvd wordt nu nog volop gebruikt en ondersteund, maar dat gaat in de toekomst zeker veranderen.
Monitoring Als het fotograferen eenmaal begonnen is en ‘in de vingers zit’ helpt het zeker om eens te meten hoe lang het duurt om een object te fotograferen (al is dit natuurlijk altijd afhankelijk van het materiaal en de plaats in het museum) en hoeveel u gemiddeld kan doen in één dag. Hiermee kan een tijdsplanning worden opgesteld, ook om bijvoorbeeld de vrijwilligers in te roosteren. Denk bij het maken van een tijdsplanning aan: -
de werkuren van de medewerkers
-
het inrichten en opruimen van de fotoplek 41
-
het vervoer (heen en terug) van objecten en het juist plaatsen en in gereedheid brengen van de objecten
-
het verifiëren van objectgegevens vooraf en misschien nog als controle als de foto gemaakt is
-
het opslaan van bestanden en het wijzigen/toevoegen van administratieve gegevens
Als u zicht hebt op alle facetten van het proces kunt u eindelijk beginnen met het fotograferen. Maar welke spullen heb je daar voor nodig, en hoe pak je dat eigenlijk aan? Een mogelijkheid is het lenen van de mobiele fotostudio van de SCEZ, hoe u met deze set of een vergelijkbare opstelling daarmee aan de slag gaat leest u in het volgende hoofdstuk.
42
Hoofdstuk 2.4: Werken met een fotostudio
De SCEZ heeft een aantal mobiele studio’s beschikbaar voor musea die hun collectie willen fotograferen. De inhoud van deze mobiele studio is als volgt: -
fotocamera Canon Powershot A560 (7 megapixels) met handleiding op cd-roms
-
camerastatief
-
flitsset, bestaande uit twee softboxen op statieven
-
achtergrondrol met ophangsysteem
-
batterijlader
Als u deze set wilt gaan gebruiken, of een vergelijkbare eigen opstelling, dan geven wij u in dit hoofdstuk graag wat advies.
Licht Het licht is eigenlijk belangrijker dan de camera. Verduister de kamer waarin u gaat fotograferen, zodat u elke dag met de lampen dezelfde lichtomstandigheden kunt creëren. Ook al is het buiten prachtig zonnig, morgen kan de lucht heel anders zijn. Het is niet de bedoeling dat u aan de foto’s af kunt zien welk weer het die dag was. Bij de studioset van de SCEZ horen twee softboxen. Softboxen zijn flitslampen die een gefilterd, verstrooid licht verspreiden. Deze zijn zogeheten kleurneutraal, wat er op neer komt dat de kleur van de lampen gelijk is aan de kleur van het zonlicht (daglicht). Let daar op bij het instellen van de camera, vooral in een verduisterde kamer: dit heet het corrigeren van de witbalans.
Manueel in plaats van automatisch Als een digitale camera voor zichzelf denkt (dus in de autostand) zal hij vaak een correctie uitvoeren: de camera zal een onderwerp tegen een grote witte achtergrond onderbelichten (met een donkere foto als gevolg). Dit omdat het lichtmeetsysteem van de camera het grote heldere witte vlak verwart met de aanwezigheid van veel licht, wat er in werkelijkheid niet is. Daarom moet u op de manuele stand fotograferen (de M-knop op de camera), zodat u zelf de controle kunt blijven uitoefenen en niet de computer.
Camera en statief Foto’s die worden genomen met behulp van een statief leveren de beste resultaten op. Hiermee kan namelijk iedere bewegingsonscherpte worden voorkomen. Voor het maken van 43
foto’s van museale voorwerpen is dit zeker aan te bevelen. Het werkt preciezer, maar ook heel wat rustiger, een camera op een statief. U kunt er bovendien bij gaan zitten, als u wilt. Let op: een lens is bol, maar het display is vierkant. Wat u ziet door de zoeker of op het scherm is niet altijd precies wat u op de uiteindelijke foto terugziet. Er is meestal sprake van een lichte vertekening: van een schilderij kan dan ineens een randje lijst verdwenen zijn, omdat er te precies is ‘gemikt’: te strak rond het voorwerp. Laat dus altijd een witrand rond het gehele voorwerp vallen, dan bestaat er minder risico dat de foto ‘afgesneden’ wordt en er een stukje voorwerp mist. Het cameradisplay geeft slechts een globale indruk van de gemaakte opname en kan daarom niet altijd even goed gebruikt worden om te beoordelen of de foto wel of niet geslaagd is. De veiligste optie is meerdere foto’s te maken en die later via het computerscherm te beoordelen.
Fotograferen Wees er zeker van dat bij het vastleggen van museumvoorwerpen datgene wat het object belangrijk/uniek maakt ook op de foto als dusdanig is terug te vinden. Dat kan een handtekening zijn van een schilder, maar ook een barst die in de loop der jaren is verschenen. Mooi of niet, zo’n onderscheidend kenmerk moet wel op de foto, dat maakt het voorwerp immers uniek. Collectiefoto’s zijn in eerste instantie een manier van documentatie. Het gaat niet direct om de esthetische waarde. Mooi en functioneel kunnen echter wel samengaan, zoek het dan vooral in de opstelling van het voorwerp. Elk voorwerp met een eigen objectnummer moet apart op de foto. Behalve in situaties als een kop en schotel, een pot met een deksel of een paar schoenen: die horen écht bij elkaar en hebben los geen betekenis. Een bordje op de foto zetten met het objectnummer is niet nodig als je op een lijst zowel het fotonummer als het bijbehorende objectnummer opschrijft. Zo’n bordje is naast onnodig ook nog eens onhandig: die moet er eerst digitaal weer ‘afgeknipt’ worden als je de foto misschien voor andere doeleinden dan registratie wilt gebruiken.
44
Tafelopstelling Bij de fotoset van de SCEZ zit een grote achtergrondrol, 1.35 meter breed, van wit papier. Dit is praktisch als u de foto’s ook nog wilt gebruiken in documenten of drukwerk, dan heeft u geen gekleurd blokje met een voorwerp erin maar een object dat één is met het document en ‘in de ruimte zweeft’ (zie de foto van de trekfiguur in hoofdstuk 1.4 voor het effect van zo’n foto). Zuiver wit wordt het meest gebruikt, maar een andere neutrale en onopvallende kleur zoals bijvoorbeeld grijs kan ook. Het wit zal echter nooit sneeuwwit op de foto komen, 100 % wit kunt u alleen na fotobewerking realiseren. Gebruik een solide tafel om de voorwerpen op te zetten en te fotograferen. Denk bij de opstelling aan de hoogte (en uw rug!). Liefst een zo diep mogelijke tafel, om de rol papier lang uit te kunnen trekken. Als u het voorwerp dan ver van voren zet, met daarachter een heel stuk wit papier, dan krijgt u een ruimtelijk effect. Laat het papier rond aflopen, over de tafel heen, en pas op met kreuken en hoeken. Hoe vloeiender het papier afloopt, hoe mooier en neutraler de achtergrond, omdat er geen extra schaduwen ontstaan. Zet de flitslampen aan beide kanten van het object, de linker wat hoger, de rechter wat lager. Samen elimineren ze het grootste gedeelte van de schaduw die op het papier valt. Een beetje schaduw mag best: dit geeft wat diepte aan de foto en maakt het object driedimensionaal in plaats van tweedimensionaal en plat. Het inrichten van een tafelopstelling is een vrij langdurig proces. Voor de lampen en alle toebehoren goed op elkaar zijn afgestemd zullen er veel proeffoto’s moeten worden genomen. De opstelling van de tafel, de bediening van de camera en de stand van het licht kunnen ook weer per voorwerp verschillen. Dit is zowel het lastige als het aantrekkelijke van het fotografieproject: de museummedewerkers moeten hier flexibel en creatief mee om proberen te gaan en per voorwerpsoort onderzoeken welke omstandigheden de beste foto opleveren.
45
Tips van de professional -
Glaswerk is lastig. U kunt proberen twee zwarte kartonnen vlakken aan de zijkant neer te zetten: het glaswerk pikt dan de nabijheid van het zwart of en reflecteert dat lichtjes in de buitenste randen van het glas.
-
Controleer de foto’s door in te zoomen: zijn alle details zichtbaar? Zijn zwarte letters op zwart te lezen?
-
Met een sigarettenvloeitje kunt u het flitsgedeelte van de camera beplakken: dit werkt een beetje als een miniatuur softbox en verstrooit het licht.
-
Laat de flits altijd weer rustig opladen na het nemen van een foto. Het opladen van de flits kan tien seconden of meer duren.
-
Zorg altijd voor extra batterijen. De camera van de SCEZ is geleverd met een extra set oplaadbare batterijen en een oplader. Het is handig om altijd een opgeladen set batterijen in de buurt te hebben als u een dag gaat fotograferen, ze gaan sneller leeg dan u denkt.
Zorg voor de camera Een camera moet goed worden verzorgd om lang en goed te kunnen functioneren. Een digitale camera kan naar verwachting zo’n honderdduizend foto’s meegaan. Maar dan moet er wel aan de onderstaande punten worden voldaan: -
Controleer de camera regelmatig, maar maak deze alleen voorzichtig schoon als dat echt nodig is. Maak met enige regelmaat alle mogelijke klepjes open en maak de achterliggende ruimten schoon (met een speciale schoonmaakset)
-
Sluit de lensdop zo veel mogelijk.
-
Reinig de lens zo weinig mogelijk (een beetje stof kan geen kwaad).
-
Géén vingerafdrukken op de lens! Toch vingerafdrukken: gebruik speciale camerareinigingsvloeistof (let daar wel ontzettend bij op, gebruik alleen vloeistoffen bij hardnekkige vlekken, anders gewoon niet).
-
Blijf uit de buurt van magnetische velden.
-
Stel de camera niet bloot aan grote warmte of kou.
-
Laat de camera nooit achter op een warme of koude plaats (bijvoorbeeld de auto).
-
Richt het objectief nooit recht tegen de zon.
-
Gebruik de camera nooit als er condens op zit!
-
Bescherm de camera tegen water, stof, vuil en zand.
-
Indien de camera enige tijd niet wordt gebruikt; batterijen er uit!
46
Hoofdstuk 2.5: Foto’s bewerken
De verwerking van de foto’s Bij een digitale camera is het maken van een foto pas het begin. De foto is niets anders dan een verzameling digitale informatie, die uit de camera moet worden gehaald en op de computer moet worden gezet. Om de foto te kunnen bekijken moeten de gegevens in het geheugen van de camera in een bestandsformaat ‘gegoten’ worden, vergelijkbaar met de chemische bewerking van het rolletje. Is de foto opgeslagen, dan kunt u er ook nog voor kiezen om hem te bewerken. Dit kan met een computerprogramma en soms ook in de camera zelf. Dat laatste is in principe altijd af te raden, omdat een computer met een eenvoudig fotobewerkingsprogramma precies hetzelfde kan doen, maar dan beter, meer specifiek. Ook kunt u op het beeldscherm van de computer veel beter zien wat er gebeurt dan op het kleine LCD-scherm van het toestel. Deze handleiding is niet bedoeld om u een expert te maken in fotobewerkingsprogramma’s, maar we willen wel enkele suggesties doen.
Bestandsformaat Allereerst is het van groot belang stil te staan bij de verschillende soorten fotobestanden die op een camera of een computer kunnen worden opgeslagen, want haast vanzelfsprekend is hierbij geen sprake van standaardisering. Een aantal camera’s en fotobewerkingsprogramma’s kent zelfs bestandstypen die alleen door een specifiek merk of programma te lezen zijn. Er is echter hoop, want er wordt vrijwel altijd een aantal veel toegepaste bestandstypen aangeboden. De meest voorkomende typen zijn de volgende: JPEG (JPG): bestandstype met instelbare verlieshebbende compressie; TIF: standaard zonder compressie; EXIF: JPG-formaat, maar met metadata (informatie over de instellingen van de camera bij het nemen van de foto); RAW: zuivere beeld vanuit de camera zonder enige bewerking; GIF: bestand zonder compressieverlies, maar maximaal 256 kleuren; BMP: groot ongecomprimeerd Microsoft bestandstype; EPS: bestandstype gebruikt voor professioneel drukwerk et cetera; PNG: redelijk nieuw formaat dat gebruik maakt van verliesloze compressie.
47
RAW verdient de voorkeur als opnameformaat, omdat alle variabelen dan nog te veranderen zijn. Denk hierbij aan de witbalans, het contrast en tot op zekere hoogte zelfs de belichting. Bovendien zijn deze bestanden beduidend kleiner dan de TIF bestanden. Het TIF formaat is een goed alternatief voor RAW maar mist wel alle openliggende variabelen van deze laatste. Op de meeste camera’s wordt tegenwoordig JPG gebruikt, ook bij de camera die de SCEZ aanbiedt.
Een gouden regel is dat een foto altijd met een meest optimale kwaliteit genomen en opgeslagen moet worden! Dat heeft dan dus betrekking op zaken als de resolutie, de compressie en het bestandstype. Vervolgens kan die foto worden bewerkt voor een bepaalde toepassing, maar dan wordt het origineel dus steeds bewaard! Zo is het doorgaans niet nodig een afbeelding met een hele grote beeldresolutie te gebruiken voor plaatsing op internet. Hierdoor blijft de bestandsgrootte beperkt en daarmee ook de downloadtijd. Een beeldresolutie van maximaal 640 x 480 is vaak genoeg, omdat iedere pixel van de foto overeen zal komen met één pixel van het beeldscherm.
Met een fotobewerkingsprogramma kan veel worden gedaan. Zoals gezegd zal daarop niet worden ingegaan in deze cursus, maar ook bij eenvoudig gebruik van een camera en de computer is het essentieel te begrijpen hoe de grootte van een foto kan worden aangepast. Een manier om een foto te verkleinen is om aan de slag te gaan met de resoluties en de fysieke afdrukgrootte van de foto. Hieronder zal met voorbeeldschermen uit Adobe Photoshop (een redelijk professioneel fotobewerkingsprogramma) worden uitgelegd hoe dit globaal werkt. In veel andere programma’s zijn soortgelijke schermen en mogelijkheden te vinden.
Resampling Allereerst is er het principe van resampling; hierbij worden er afbeeldingspixels toegevoegd of verwijderd, maar dit gaat altijd gepaard met kwaliteitsverlies (hoe meer resampling, hoe meer kwaliteitsverlies). Desondanks kan deze methode worden gebruikt om foto’s met een hoge beeldresolutie te verkleinen en zodoende bijvoorbeeld geschikt te maken voor plaatsing op internet. Indien het aantal pixels minder wordt, wordt de fysieke beeldgrootte dat ook en de bestandsgrootte eveneens. Door resampling is het dus mogelijk een foto van 800 bij 600 pixels te verkleinen tot een afbeelding van 400 bij 300 of te vergroten tot 1600 bij 1200 pixels. De computer bepaalt dan welke pixels er kunnen worden verwijderd of worden toegevoegd. 48
Bij resampling worden de volgende stappen doorlopen: -
De uitvoerresolutie wordt aangepast: in onderstaand scherm is dit de 'resolutie'.
-
De beeldresolutie verandert mee (onder 'pixelafmetingen'), doordat de optie 'nieuwe beeldpixels berekenen' aangevinkt is.
-
De fysieke grootte in centimeters kan dus gelijk blijven.
-
De bestandsgrootte verandert.
-
De kwaliteit wordt altijd slechter, maar blijft redelijk bij verkleinen en wordt echt slecht bij vergroten.
Schalen Een kwalitatief betere methode om de uitvoerresolutie aan te passen is schalen. De fysieke beeldafmetingen worden dan gewijzigd terwijl het aantal pixels ongewijzigd blijft. Hiermee kan dus voornamelijk de afdrukgrootte worden aangepast, de omvang van het bestand blijft in dit geval altijd gelijk. Door de afdrukgrootte te verminderen met een gelijk aantal pixels worden de pixels zelf kleiner en komen dichter op elkaar. Als je de afdrukgrootte vermeerdert, worden de pixels groter en worden deze meer verspreid; de afdrukkwaliteit wordt dan dus minder. De volgende stappen worden doorgelopen: -
De optie 'nieuwe beeldpixels berekenen' wordt uitgevinkt, waardoor het aantal pixels (ofwel de beeldresolutie) gelijk blijft.
-
De fysieke grootte verandert door de aanpassing van de uitvoerresolutie.
-
De bestandsgrootte blijft gelijk, want het aantal pixels blijft gelijk. 49
-
De kwaliteit wordt altijd slechter bij vergroten, maar bij kleine verkleiningen blijft de kwaliteit min of meer gelijk of wordt zelfs iets beter.
Er is veel variatie mogelijk in de precisie waarmee u de camera het object laat vastleggen. Als u de camera heel veel informatie laat opnemen (hoge resolutie), dan wordt het bestand met de foto erg groot. U heeft dan goede mogelijkheden om mooie en grote afdrukken van deze foto te maken. Als u de camera minder informatie laat vastleggen (lagere resolutie, bijvoorbeeld 640 x 480), dan zal het bestand met de foto kleiner zijn. De afdrukmogelijkheden zijn dan minder. Voor een presentatie op internet is deze laatste werkwijze echter juist beter. Het downloaden van het plaatje gaat sneller, terwijl het plaatje op het beeldscherm prima voldoet. Bedenk wel dat van een afbeelding in een hoge resolutie altijd een afbeelding in een mindere resolutie gemaakt kan worden. Het is mogelijk dat u van sommige objecten (of misschien wel van alle objecten) zowel een opname in hoge resolutie, als een bestand in een lagere resolutie wil bewaren. Het ene is dan te gebruiken voor drukwerk, het andere voor de presentatie op internet. Dit kan met een bewerkingsprogramma, zoals Picasa, Gimp of IrfanView.
DPI veranderen met IrfanView IrfanView is een gratis (voor niet-commercieel gebruik), closed source computerprogramma om afbeeldingen te bekijken en te beheren. Het is enkel verkrijgbaar voor Microsoft Windows en werkt op de edities 9x / ME / NT / 2000 / XP / 2003 / Vista. De belangrijkste functie van dit programma is, zoals de naam al aangeeft, het weergeven van grafische bestanden. Maar het ondersteunt ook beperkte bewerkingen, zoals de grootte van een beeld aanpassen, beelden roteren, de kleurenopmaak te veranderen, effecten toevoegen en bijsnijden. IrfanView is handig om foto's snel mee te verwerken. Voor professionele grafische bewerking is het echter niet geschikt. Een nuttig gebruiksdoel van IrfanView is formaatconversie; door de brede ondersteuning zijn bestanden in allerlei formaten om te zetten, in zowel beeld als geluid. Het programma en de zogenaamde plugins voor een verbeterde versie zijn gratis te downloaden op www.IrfanView.com
IrfanView is gemakkelijk in te stellen in het Nederlands (alleen de Help-functie is onvertaald). Dat gaat als volgt: -
installeer IrfanView en de plugins
-
download de taaloptie Nederlands op www.IrfanView.com/languages 50
-
plak de twee Nederlandse bestandjes in de map 'languages' van IrfanView
-
start IrfanView op (dan krijg je een zwart scherm), ga in het menu naar "Options>Change Language" en kies Nederlands.
Een handige gebruiksaanwijzing voor IrfanView kunt u hier vinden: http://huurders-hhvl.dse.nl/cursussen/IrfanView/IrfanView.htm
DPI staat voor Dots Per Inch, het aantal puntjes waaruit een afbeelding is opgebouwd. De originele fotobestanden zijn vaak heel zwaar en kosten veel tijd om te laden. Daarom is het verstandig om van alle foto´s ook een aangepaste versie te bewaren, met een kleinere DPIwaarde. Dan pas je de resolutie van de foto aan. Laat het origineel in 300 DPI (geschikt voor drukwerk) en stel de kleinere versie in op 72 DPI (beeldscherm). Met IrfanView kun je een groot aantal foto’s in een paar stappen bewerken.
Begin: bestanden hernoemen Het is een goed idee om te beginnen met het hernoemen van de bestanden, van het automatische fotonummer dat de camera zelf aan de foto geeft naar het inventarisnummer of objectnummer. Dit kan via ‘Deze computer’ of de ‘Windows Verkenner’: dubbelklik langzaam, of gebruik de rechter muisknop. Maak vervolgens twee mappen aan: één voor de originele moederbestanden, en één voor de verkleinde foto’s.
IrfanView opstarten Start het programma op. U ziet dan een zwart scherm met bovenin een balk met programmamogelijkheden. Klik op ‘bestand’ en kies uit de lijst ‘Groepsconversie/hernoemen’. U kunt hiervoor ook de steltoets ‘B’ gebruiken. U krijgt dan het scherm, zoals afgebeeld op de volgende pagina, te zien.
Rechts bovenin is een mappenindeling, daarmee kiest u de fotobestanden die u kleiner wilt maken (in de map originele moederbestanden). U kunt ze aanklikken, de muisknop ingedrukt houden en dan slepen naar het witte venster aan de linkerkant. U kunt ook de CTRL-knop op uw toetsenbord ingedrukt houden, alle bestanden aanklikken die u wilt omzetten en vervolgens klikken op de knop ‘toevoegen’. Let erop dat u bij ‘bestandstypen’ de optie heeft staan ‘alle bestanden’.
51
Stappen IrfanView Als alle bestanden in het witte vlak staan neemt u de volgende stappen: -
Kies bij ‘doelmap’ de map waarin de verkleinde bestanden moeten komen.
-
Bij ‘Uitvoeren als’ kiest u voor Groepsconversie. ‘Groepshernoeming’ is het geven van een nieuwe naam, dat vrij ingewikkeld werkt met algoritmes. Dat heeft u voor deze bewerking niet nodig.
-
Kies bij ‘Uitvoerformaat’ voor JPG - JPEG Format.
-
Vink ‘Gebruik geavanceerde opties’ aan en klik op de knop met dezelfde naam. Dan ziet u scherm, zoals afgebeeld op de volgende pagina.
Laat alles staan, verander alleen ‘Zet DPI’ halverwege het veld, aan de linkerkant. Zet die op 72, een geschikte resolutie voor beeldschermweergave. Kies vervolgens op OK.
52
Controle IrfanView Controleer of u de juiste mappen hebt klaargezet en de bovenstaande keuzes hebt gemaakt (doelmap, groepsconversie, geavanceerde opties). Klik dan op ‘Start’ (de bovenste knop naast het witte vlak). IrfanView geeft dan in een apart scherm de voortgang weer en vermeldt ook of er foutmeldingen of waarschuwingen zijn (niet van schrikken!). Klik dan op ‘Sluiten’, en u heeft de bestanden verkleind. Controleer voor de zekerheid in de ‘map kleine bestanden’ of alles in orde is. Door rechts te klikken op een bestandsnaam en te kiezen voor ‘eigenschappen’ kunt u de bestandsgrootte bekijken. Die is nu als het goed is een heel stuk lager dan het originele bestand. Operatie geslaagd!
53
Deel 3: Auteursrecht
Let als laatste nog op het volgende: op museumobjecten kan auteursrecht zitten. Aanvankelijk was het auteursrecht alleen bedoeld voor de inhoud van boeken, maar tegenwoordig geldt het auteursrecht ook voor veel andere zaken, zoals software, films, opgenomen muziek, internetcontent en journalistiek werk (met uitzondering van nieuws). Opzettelijke schending van het auteursrecht is in Nederland een misdrijf en kan met gevangenisstraf worden bestraft. Bij schending van auteursrecht kan bij de politie aangifte gedaan worden. In de praktijk zal zelden tot vervolging worden overgegaan tenzij sprake is van grootschalige opzettelijke inbreuk.
Het auteursrecht is een verbodsrecht. Het auteursrecht maakt het mogelijk dat iedereen die werken creëert als enige mag beslissen over de exploitatie van die werken en dat die werken bovendien worden beschermd tegen misbruik door anderen. Zonder schriftelijke of mondelinge toestemming van de auteursrechthebbende(n) is het verboden het werk openbaar te maken, te vermenigvuldigen of te verveelvoudigen. Auteursrecht kent een beschermingsduur tot 70 jaar na de dood van de vervaardiger. In artikel 1 van de Auteurswet 1912 wordt het auteursrecht als volgt omschreven: “Het auteursrecht is het uitsluitend recht van de maker van een werk van letterkunde, wetenschap of kunst, of van diens rechtverkrijgenden, om dit openbaar te maken en te verveelvoudigen, behoudens de beperkingen, bij de wet gesteld.” In eerste instantie komt het auteursrecht op zo’n werk toe aan de maker van het werk, en wel vanaf het moment dat hij of zij het werk gemaakt heeft. Het auteursrecht hoeft niet altijd in handen van die maker te blijven. Het recht kan namelijk overgaan op iemand anders, bijvoorbeeld als de maker zijn of haar auteursrecht verkoopt. Als de maker het auteursrecht altijd zelf heeft gehouden, dan zal het uiteindelijk in handen komen van zijn of haar erfgenamen. Degene die het auteursrecht krijgt overgedragen of erft, is vanaf dat moment de nieuwe ‘auteursrechthebbende’ op het werk.
Wie auteursrecht heeft op een werk beschikt over twee exclusieve rechten: het alleenrecht om het beschermde werk openbaar te maken en het alleenrecht om het te verveelvoudigen. Dat betekent dus dat ieder ander dan de auteursrechthebbende niet zomaar op eigen houtje het beschermde werk mag gaan openbaar maken en/of verveelvoudigen. Daarvoor is - in beginsel
54
- de voorafgaande toestemming van de auteursrechthebbende nodig. Die heeft immers als enige de auteursrechtelijke zeggenschap over het werk. Naast de hierboven genoemde exploitatierechten krijgt elke maker van een werk een paar persoonlijkheidsrechten. Die rechten, die ook wel ‘morele rechten’ worden genoemd, kunnen niet in handen van iemand anders komen en blijven dus bij de maker, ook als de maker zijn of haar auteursrecht (dus het openbaarmakings- en verveelvoudigingsrecht) aan een ander zou hebben verkocht. Het auteursrecht is een onderdeel van het rechtsgebied dat het ‘intellectuele eigendomsrecht’ wordt genoemd. Daartoe behoren naast het auteursrecht en de daarop lijkende naburige rechten ook het merkenrecht, het octrooirecht, het modellenrecht en het handelsnaamrecht.
Voor museumobjecten geldt dat zij, indien het museum eigenaar of bruikleennemer is van het object, in principe vrij in de expositieruimte getoond kunnen worden. Veelal is dit in een overeenkomst met de rechthebbende geregeld. Vanwege het persoonlijkheidsrecht moet de naam van de maker altijd vermeld worden. Voor het opnemen van een afbeelding van het object in een tentoonstellingscatalogus of op een prentbriefkaart is toestemming vereist van de maker van het object omdat die het recht heeft tot het verlenen van een licentie. Dit is dus ook het geval bij het maken van een database met collectiegegevens. Bij een foto van een tweedimensionaal kunstvoorwerp, waarbij uitsluitend dat kunstvoorwerp in beeld is gebracht, heeft men slechts te maken met de auteursrechten van de vervaardiger van het voorwerp. Is deze vervaardiger langer dan 70 jaar overleden, dan zijn de auteursrechten vrij.
Op het moment van samenstelling van deze Wegwijzer (november 2007) is er nog geen versoepelde Europese wetgeving op het gebied van het online brengen van collectiegegevens. Het museum is altijd verplicht de maker/auteursrechthebbende te vermelden en als dat niet bekend is, een (gedocumenteerde) zoektocht te ondernemen. Het is verstandig om direct toestemming voor digitalisatie en online-brengen van een museumobject, op het moment dat het materiaal in de collectie binnenkomt. Neem daarvoor een bepaling op in het bruikleen-, schenkings- of koopcontract2. Als de rechthebbende niet bereid is om zijn auteursrecht over te dragen, dan kan er afgesproken worden om een licentie te verlenen. Enkele voorbeelden zijn (volgende pagina):
2
Beunen en Schiphof, Juridische wegwijzer. P. 113.
55
-
Een licentie die alleen toestemming verleent om het object op internet te tonen.
-
Een Creative Commons-licentie, waarbij de maker zijn rechten behoudt maar een museum of archief wel toestemming verleent om de afbeelding voor niet-commerciële doeleinden te gebruiken, zoals een collectieve database die kosteloos te bekijken is. Deze serie van zes gratis licenties is in het leven geroepen voor o.a. kunstenaars, auteurs, wetenschappers en onderwijzers om hun werk te kunnen delen (en zo bekendheid te genereren), zonder er nadelige gevolgen van te ondervinden. Kijk voor meer informatie op: www.creativecommons.nl
-
Als er sprake is van portretrecht: het afsluiten van een ‘quitclaim’, een term uit de filmwereld die in het leven is geroepen voor figuranten: zij verklaren dan geen beroep te doen op het portretrecht. Dit kan bijvoorbeeld ook gelden voor archiefmateriaal met herkenbare mensen erop. Hiervoor moet een formulering worden opgesteld, bijvoorbeeld in de schenkingsovereenkomst als iemand materiaal aan een museum aanbiedt waarin zich portretten van hem zelf of van minderjarige kinderen bevinden3.
Op Geschiedeniszeeland.nl staat de volgende tekst te staan: “Geschiedeniszeeland.nl verricht uiterste inspanning om de voorwaarden ten aanzien van het gebruik van teksten, beelden en geluiden met alle rechthebbenden overeen te komen. Een ieder die zich niettemin eigenaar weet van materiaal op geschiedeniszeeland.nl zonder dat met hem of haar daarover afspraken zijn gemaakt, verzoeken wij contact op te nemen met de redactie van geschiedeniszeeland.nl. Zie ook de disclaimer op www.geschiedeniszeeland.nl/algemeen/disclaimer
Mochten er toch problemen ontstaan met auteursrecht, dan is het belangrijk om zo snel mogelijk te reageren. Door de afbeelding te verwijderen, of samen licenties af te spreken. Een online database met collectiegegevens valt nog steeds onder de auteurswet, hoewel de Europese en rijksoverheid graag zien en ook promoten dat museale collecties online worden gezet. Bij juridische stappen kan in het verweer worden opgenomen dat het museum/archief het publieke belang dient en de internetsite/database van een niet-commercieel karakter is. Bewijs hebben van een ondernomen zoektocht kan de zaak ook gunstig beïnvloeden. Recente ontwikkelingen zoals de gebruiksvriendelijke Creative Commons licentie wijzen op een betere situatie in de toekomst: in onze postmoderne tijd zijn zaken als beeldreproductie, sampling en ongecontroleerde verspreiding via het internet immers niet meer weg te denken.
3
Beunen en Schiphof, Juridische wegwijzer. P 114-117.
56
Deel 4: Toekomstplannen
Uit de toespraak van Jos Taekema, directeur Digitaal Erfgoed Nederland, bij de opening van de webportal www.geschiedeniszeeland.nl op 20 november 2006:
”In Zeeland zien we [met Geschiedeniszeeland.nl] een heel mooi voorbeeld van een ‘eCulturele alliantie’. Hier zijn de luiken opengegooid; de blik is naar buiten gericht. De meerwaarde van deze provinciale erfgoedsite is duidelijk. Op provinciaal niveau betekent het een gestandaardiseerd aanbod van cultuurhistorische informatie, transparant en doorzoekbaar. Op nationaal niveau zijn er ook veel toepassingsmogelijkheden. Naast de mogelijkheid dit erfgoed landelijk te ontsluiten, bestaan er een aantal landelijke informatiediensten waar deze informatie naadloos in zou passen: bibliotheek.nl, De Woonomgeving, KICH of Archief4All (nog in ontwikkeling).
Zeker voor het publiek is de winst helder: dit krijgt informatie op één wijze, binnen één zoeksysteem, op één plaats aangeboden. De instellingen maken zich meer zichtbaar en dus vindbaar: het komt ten goede aan de totale effectiviteit en efficiency van die instellingen. En juist omdat die ondersteuning zo dichtbij is, is de stap voor kleinere instellingen naar professionalisering en publieksparticipatie makkelijker te nemen. Geschiedeniszeeland.nl biedt focus. Het is een enorm prachtige manier om toegang te krijgen tot al die erfgoedschatten van deze instellingen. Kortom, van harte gefeliciteerd met wat jullie tot stand hebben gebracht en we hopen daar op landelijk niveau ook veel va te kunnen opsteken en te kunnen profiteren!”
‘Erfgoed Inzichtelijk’ is een ambitieus project. Hoewel de snelle ontwikkelingen op het gebied van ICT ook de Zeeuwse musea momenteel niet ontgaan, zal het proces wat in deze Wegwijzer beschreven is in het begin vaak langzaam verlopen. Het gaat om het inhalen van enorme achterstanden en het aanleren van nieuwe werkwijzen op het gebied van registratie en fotografie. Ambitie is zeker nodig: een goede, gestandaardiseerde en breed toegankelijke collectieregistratie is wezenlijk voor het beheer en de publieksontsluiting van de Zeeuwse museumcollecties. Er kan met dit project in de komende jaren tot en met 2012 een belangrijke slag worden geslagen om de Collectie Zeeland online zichtbaar te maken. 57
Als uw collectie online raadpleegbaar is dan moet u dat zeker aangrijpen als een mooi moment om het museum te promoten. Laat het de mensen weten, bijvoorbeeld via de website en een persbericht. Uw museum heeft er immers alles aan gedaan om de gehele collectie zichtbaar te maken voor het publiek!
De informatie in de database kan ook in allerlei interessante samenwerkingsverbanden gebruikt gaan worden, bijvoorbeeld doelgroepgericht (toeristisch of educatief), regiogericht (gemeente, provincie of land) maar ook thematisch gericht (samenwerking tussen musea met gelijksoortige collecties). Er zijn nu al genoeg aantrekkelijke opties te bedenken voor nieuwe projecten. De SCEZ houdt u ook van toekomstige ontwikkelingen op de hoogte!
Spectrum Het Landelijk Contact van Museumconsulenten en Culturele Biografie Vlaanderen werken vanaf maart 2007 aan een Nederlandstalige versie van ‘Spectrum’. Het Engelse MDA (Museum Documentation Association) ontwikkelde met Spectrum een handboek voor museale bedrijfsvoering, dat werd gemaakt door meer dan 100 professionals uit het Engelse museumveld. Begin 2008 zal de Nederlandse vertaling beschikbaar komen voor Vlaamse en Nederlandse musea. SCEZ stelt dit handboek gratis ter beschikking aan de Zeeuwse musea. Spectrum bestaat uit twee hoofdonderdelen: Standaard procedures die met en rondom museale objecten worden uitgevoerd, en stukjes informatie, die je nodig hebt om de procedure goed uit te kunnen voeren. Spectrum is geen dwingend keurslijf dat metershoge standaarden voorschrijft, maar is een flexibel en handig werkinstrument dat ieder op zijn niveau en op zijn situatie kan toepassen. Zeker de basisprocedures: - binnenkomst object - uitgaande objecten - inkomende en uitgaande bruiklenen - verwerving van objecten - standplaatsbeheer - actieve en passieve conservering - registratie - afstoting zijn uitermate goed bruikbaar om in de eigen organisatie na te gaan hoe het er op dit moment aan toe gaat en om vervolgens op basis van Spectrum verbeteringen door te voeren. Gedurende 2009 zal de methode Spectrum in ‘Erfgoed Inzichtelijk’ worden geïntegreerd. 58
Bronvermelding en handige links
Bronvermelding: -
Beunen, A. en Schiphof, T.: Juridische wegwijzer, archieven en musea online; Taskforce archieven/Museumvereniging, 2006
-
Boekhorst, G., Ouwerkerk, A. en Voort, J. van de: Een klein Musée Imaginaire: voorbeeldenboek bij het registreren van museumobjecten; SIMIN publicatie 4, Amsterdam 1999
-
Gaalman, A. en Pijnenburg-Timmers, D.: Wegwijzer naar een online collectiepresentatie voor de Brabantse musea; Publicatie van de Brabantse Museumstichting, november 2004
-
King, J.A.: Digitale fotografie voor Dummies; Wiley Publishing, Indianapolis, 2005. Tweede druk: 2007
-
Vereniging Digitaal Erfgoed Nederland: Cultureel Erfgoed Digitaal, leidraad bij projecten; DEN en Mondriaan Stichting, 2004
Handige links: -
Het Poppenspelmuseum in Vorchten (Gelderland) heeft een inventieve website met een collectiecatalogus die raadpleegbaar is via internet: www.poppenspelmuseum.nl
-
Het Canadese McCord Museum heeft de collectie op een bijzondere manier digitaal ontsloten, waarbij je heel ver kunt inzoomen op de foto’s van de voorwerpen: www.mccord-museum.qc.ca/scripts/thinkmap.php?Lang=1
-
Het Vlaamse MovE heeft een handige hulpmiddel ontwikkeld om te werken met Adlib: het Invulboek, te vinden op de volgende site: www.museuminzicht.be/public/musea_werk/invulboek/index.cfm
-
Bekijk de Juridische Wegwijzer voor het online brengen van collecties via http://weblog.leidenuniv.nl/fdr/elaw/publicaties/2007/03/juridische_wegwijzer_archieven _en_musea_online.php
-
De zeer uitgebreide site van het Rijksmuseum: www.rijksmuseum.nl/collectie
-
Art & Architecture Thesaurus (AAT) Nederland: www.aat-ned.nl
-
Wikipedia Nederland: www.nl.wikipedia.org/wiki/Hoofdpagina
-
Google in het Nederlands: www.google.nl
-
Museum Inventarisatie Project (MusIP): www.musip.nl
-
Geschiedeniszeeland.nl: www.geschiedeniszeeland.nl
-
IrfanView: www.IrfanView.com 59
-
Nederlandse Museumvereniging: www.museumvereniging.nl
-
Landelijk Contact van Museumconsulenten: www.museumconsulent.nl
-
Digitaal Erfgoed Nederland (DEN): www.den.nl
-
Internet Gelderse Musea (IGEM): www.igem.nl
-
Collectie Utrecht: www.collectieutrecht.nl
-
Thuis in Brabant: www.thuisinbrabant.nl
-
Collectiewijzer: www.collectiewijzer.nl
-
Gelders Erfgoed: www.gelderserfgoed.nl (om bijvoorbeeld de nummerset te bestellen)
-
Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland: www.scez.nl
-
Vereniging van Zeeuwse Musea: www.museainzeeland.nl
60
Colofon
Samenstelling Wegwijzer ‘Erfgoed Inzichtelijk’: Janneke de Wit en Marloes Matthijssen, © november 2007, Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland
Klankbordgroep ‘Erfgoed Inzichtelijk’: Jack van Aspert (namens Provincie Zeeland), Caroline van Santen (namens Vereniging van Zeeuwse Musea), Annette Gaalman (consulent Brabantse Museumstichting), Mieke van Doorselaar (museumconsulent Provincie Oost-Vlaanderen)
Foto voorzijde: Ramon de Nennie, decreet Middelburg
Contactgegevens:
Janneke de Wit, consulent musea / projectleider en eerste aanspreekpunt vanuit de SCEZ:
[email protected] 0118-670886
Marloes Matthijssen, projectmedewerker musea:
[email protected] 0118-670886
Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland Groenmarkt 13 (De Burg) Postbus 49, 4330 AA Middelburg 0118-670870
www.scez.nl
61
