Voorstel voor de Raad Datum raadsvergadering Agendapuntnummer Besluitnummer Portefeuillehouder
: 26 januari 2012 : I, punt 11 : 136 : Wnd. burgemeester Janny Vlietstra
Aan de gemeenteraad Onderwerp: Uitkomsten onderzoek gebruiksmogelijkheden raadzaal. Samenvatting: Wanneer de raad wil dat het aantal activiteiten voor culturele doeleinden in de raadzaal gaat toenemen, zijn er een aantal beperkingen op het gebied van akoestiek, wet- en regelgeving en beveiliging. Binnen alle genoemde beperkingen zijn wel mogelijkheden (ontheffingsregeling). De raad kan hiervoor kaders aangeven, zoals welk soort culturele activiteiten, hoeveel activiteiten, hoe vindt de afweging plaats en de kostendoorrekening. Fase van besluitvorming: De uitkomsten van dit onderzoek kunnen ter informatie aangeboden worden aan de gemeenteraad. Op basis van het onderzoek kan het onderwerp opiniërend besproken worden, waarbij de raad het onderzoek voor kennisgeving kan aannemen of nadere kaders kan meegeven aan het college. Ontwerpbesluit: Kennisnemen van de uitkomsten van het onderzoek. Inleiding en aanleiding: Inleiding: Het gemeentehuis beschikt over diverse ruimten, waaronder de raadzaal. We gebruiken deze voor gemeentelijke activiteiten, zoals vergaderingen, huwelijken, officiële ontvangsten en recepties. Of gemeentelijk gelieerde activiteiten, zoals bijeenkomsten en symposia. Het hoofddoel van de raadzaal zijn de raadsvergaderingen en huwelijken. De opstelling van het meubilair (tafels) is bepalend. Het meubilair is zwaar, aan elkaar gekoppeld en de bekabeling is geïntegreerd. Tevens is de positie cruciaal, om een goede geluidsvoorziening te kunnen garanderen. Dit komt op een paar millimeter nauwkeurig. Het is dus niet mogelijk om het huidige meubilair te verplaatsen. De overige activiteiten bevinden zich niet op het concurrerende of commerciële vlak. De bestemming van het gemeentehuis is bijzondere doeleinden. De afgegeven gebruiksvergunning is van toepassing op een kantoor waarin meer dan 50 personen tegelijk aanwezig zullen zijn. In de begeleidende brief is aangegeven dat het gemeentehuis qua gebruik moet blijven voldoen aan de hiervoor omschreven functie. Indien de functie wijzigt zal het brandveilig gebruik opnieuw moeten worden
1
beoordeeld. Dit geldt ook als zich situationele wijzigingen (lees:(interne) verbouwingen) voordoen. Conform het bouwbesluit mag het pand een minimale geluidsbelasting leveren. Gelet op het feit dat er geen drank- en horecavergunning aanwezig is, is het niet mogelijk bedrijfsmatig alcohol te verkopen aan aanwezigen. Het beheer van het gemeentehuis en de diverse ruimten valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Interne en Externe Dienstverlening en wordt dagelijks uitgevoerd door de bodes. De beveiliging is geborgd, doordat tijdens het gebruik altijd gemeentelijk personeel aanwezig is. In de avonduren of weekenden is een beperkt gedeelte van het gebouw beschikbaar, zodat de overige kantoren, sanitair groepen, entree, etc binnen een zwaardere beveiliging liggen. Aanleiding: De aanleiding van dit voorstel is de ingediende en aangenomen motie van D66, waarin zij het College verzoekt “een onderzoek in te stellen naar de gebruiksuitbreidingsmogelijkheden van de raadzaal voor culturele doeleinden voor zover die niet op andere locaties in de gemeente plaats kunnen vinden en brengt daarover verslag uit aan de raad.” Problemen of vraagstukken: Beschrijving probleem: Volgens de motie van D66, aangenomen door de Gemeenteraad: “Is er in de gemeente De Wolden een groot tekort aan concertruimte en is de raadzaal als accommodatie op zich zeer geschikt voor muziekconcerten waarvoor elders in de gemeente geen geschikte locatie is.” Zij is van oordeel dat: “het culturele leven in De Wolden gebaat is bij een veelzijdig cultureel aanbod en een andersoortig gebruik van de raadzaal dan tot nu toe gebruikelijk drempelverlagend kan werken.” Beoogd effect: Een verslag waarin het onderzoek naar de gebruiksmogelijkheden is beschreven, zodat de raad op basis van dit verslag een keuze kan maken. Ontwerpbesluit: toelichting en argumentatie: Toelichting ontwerpbesluit: In de inleiding zijn een aantal punten benoemd die in een nader onderzoek zijn meegenomen. Het onderzoek is gericht op de feitelijke situatie. Deze punten zijn: 1. Activiteiten 2. Akoestiek 3. Wet- en regelgeving van het gebouw 4. Beheer 5. Beveiliging 6. Kosten Dit onderzoek is door diverse partijen uitgevoerd, te weten: Cultureel Platform, Bano Geluid (Bureau 1232), Ajax Chubb Beveiliging en afdelingshoofd Interne en Externe Dienstverlening. In algemene zin geeft het culturele platform wel aan dat zij het in beginsel een sympathiek idee vindt. Argumenten ontwerpbesluit: Per punt wordt dit nader toegelicht.
2
Ad 1: Activiteiten Het culturele platform: • Het platform is van mening dat er genoeg kleine locaties zijn in De Wolden (dorpshuizen, kerkgebouwen, de brede schoollocaties). Het is echter lastig om de raadszaal te classificeren. Aan een grote sfeervolle ruimte is gebrek, maar gezien de opstelling van de raadzetels is het lastig de zaal als een grote concertzaal te classificeren. • De raadzaal is mogelijk een geschikte ruimte voor bijzondere voorstellingen bestemd voor heel De Wolden. Dergelijke voorstellingen kunnen bindend werken. • In de praktijk vinden echter de activiteiten decentraal in de gemeente plaats. De raadzaal alleen beschikbaar stellen Voor inwoners van Zuidwolde is niet aan te bevelen. • Zet haar vraagtekens bij de concurrentie positie (denk bijvoorbeeld aan catering/horeca en andere locaties zoals de dorpshuizen, kerkgebouwen, de brede schoollocaties etc.). Afdelingshoofd Interne en Externe Dienstverlening: De culturele activiteiten zijn ondergeschikt aan het hoofddoel van de raadzaal. Ad 2: Akoestiek Het culturele platform: • Zet haar vraagtekens bij de (slechte) akoestiek. Bano Geluid: De samenvatting van Bureau 1232, welke voor Bano Geluid dit onderzoek heeft uitgevoerd, geeft aan: • Samenvattend wordt geconcludeerd dat de raadzaal in de huidige situatie minder geschikt is voor theater- en muziekvoorstellingen. De ruimteakoestiek vraagt aanpassingen. Geadviseerd wordt in eerste instantie nader onderzoek te doen naar de opbouw van het bestaande plafond en de mogelijkheden om hier alsnog minerale wol op aan te brengen. Overigens komen deze aanpassingen ook ten goede aan de verstaanbaarheid bij gebruik als raadszaal. • Door de beperkte geluidsisolatie en het grote oppervlak van het bestaande glas is bij luidere muziekgeluidsniveaus een overschrijding van de geluidsgrenswaarden bij de omliggende woningen te verwachten. Om deze overschrijding afdoende te beperken dient de geluidsisolatie van het glas belangrijk verbeterd te worden. Het is niet te verwachten dat dergelijk glas zal passen in het bestaande kozijnsysteem zodat relatief ingrijpende voorzieningen nodig zijn. De eenvoudigste variant bestaat waarschijnlijk uit het aanbrengen van voorzetramen. • De in dit rapport aangegeven voorzieningen zijn op hoofdlijnen aangegeven in het kader van een eerste beoordeling. Deze voorzieningen zijn dermate ingrijpend dat verder overleg nodig is over de definitieve uitvoering. Indien gewenst kan hierin nader worden geadviseerd. Ad 3: Wet- en regelgeving van het gebouw Bano Geluid (Bureau 1232): • Op basis van de standaard geluidsgrenswaarden is bij de omliggende woningen in de avondperiode een muziekgeluidsniveau van maximaal 35 dB(A) toelaatbaar. Berekend is dat op basis van de voornoemde uitgangspunten bij de dichtstbij gelegen woningen een muziekgeluidsniveau van ca. 45 dB(A) te verwachten is. Hiermee wordt de grenswaarde voor de avondperiode met ca. 10 dB(A) overschreden. • Het activiteitenbesluit kent een ontheffingsregeling waarmee maximaal 12 maal per jaar een hogere geluidsbelasting in de omgeving kan worden toegestaan.
3
Afdelingshoofd Interne en Externe Dienstverlening: Zoals in de inleiding is aangegeven kent de wet- en regelgeving op een aantal punten mogelijkheden en op een aantal punten beperkingen. Zo is het mogelijk het gebruik van de raadzaal volgens het bestemmingsplan uit te breiden. Bij een frequent, muziek gebruik van de raadzaal zijn bouwkundige aanpassingen (vervangen kozijnen, isoleren aangrenzende kantoren) nodig om de geluidsemissie naar de buren, maar ook naar de interne kantoren, terug te dringen. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de ontheffingsregeling. Dit gebeurt nu ook al voor onder andere de nieuwjaarsreceptie, verkiezingsavond en bijzondere gelegenheden. Afhankelijk van de activiteiten zal een nieuwe gebruiksvergunning aangevraagd moeten worden. Deze bouwkundige consequenties (brandveiligheid, vluchtwegen, etc) zijn nog niet geïnventariseerd. Een zeer globale raming van de bouwkundige aanpassingen zal tussen de € 50.000 en € 100.000 kosten. Wanneer we de raadzaal in gaan zetten voor culturele doeleinden, zal entree betaald gaan worden en voor koffie of een frisdrankje moet betaald worden. Ad 4: Beheer Afdelingshoofd Interne en Externe Dienstverlening: De bodes (IED) voeren het beheer van het gemeentehuis uit. De formatie van de bodes is gebaseerd op hun huidige taken, waarbij de in te zetten uren al vele malen meer is dan de formele formatie. Deze meer uren ontstaan door: • het toenemen van het aantal avondvergaderingen. Formeel 2 avonden per week, feitelijke situatie gemiddeld 3 avonden per week; • de huidige (gelieerde) activiteiten buiten de kantooruren. Oftewel na 16.30 uur of in het weekend. Bij toename van het aantal activiteiten is het nodig de formatie aan te passen of een andere wijze van het uitbetalen van de uren toe te passen. Een andere optie is het beheer van de niet gemeentelijk gelieerde activiteiten, zijnde culturele activiteiten, uit te laten voeren door een andere partij. Hierdoor zal het niet zo zijn dat het de gemeente geen enkel uur meer gaat kosten, omdat afstemming met diverse partijen ook tijd kost. Hoeveel capaciteit in welke vorm ook noodzakelijk is, is nog niet onderzocht. Ad 5: Beveiliging Afdelingshoofd Interne en Externe Dienstverlening: Zoals in de inleiding al is aangegeven is de beveiliging in het huidige gebruik geborgd. In de avonduren of weekenden is een beperkt deel van het gebouw beschikbaar. De overige ruimten bevinden zich in een zwaardere beveiligingscategorie, omdat daar vertrouwde gegevens, dossiers en computers staan. Het is natuurlijk mogelijk om binnen dit beperkte deel de activiteiten te houden. Wanneer het aantal activiteiten toeneemt en het bezoekersaantal in de avonduren en het weekend toeneemt zal het beschikbare deel verder verruimd moeten worden en moeten meer individuele ruimten afgesloten kunnen worden. Het verruimen betekent de toiletgroepen en de garderobe in de gang. Het afsluiten geldt voor de technische ruimten, de rampenkamer, de bodekamer, de leeskamer en de hulpmiddelen voor de raadzaal. Om te bepalen welke consequentie dit heeft is Ajax Chubb Beveiliging gevraagd voor advies en een offerte. Ajax Chubb Beveiliging: Op basis van de geschetste wensen heeft Ajax een beveiligingsoplossing aangeboden. Deze bestaat uit het aanbrengen van hardware componenten, bekabeling en veiligheidsbeslag. De kosten komen neer op € 15.748,- exclusief BTW en exclusief
4
aanleggen van randaarde, hak-, frees- en stucadoorswerk en de certificering. Ad 6: Kosten Afdelingshoofd Interne en Externe Dienstverlening: Wanneer de Raad besluit tot het beperkt uitbreiden van het gebruik van de raadzaal met duidelijke kaders dan zijn de incidentele kosten beperkt. Hiervoor zullen de kaders en kosten uitgewerkt moeten worden. Wanneer de Raad besluit tot het optimaal uitbreiden van het gebruik van de raadzaal, dan betekent dit dat er incidentele aanpassingen uitgevoerd moeten worden om dit te realiseren. Uit het voorgaande blijkt dat incidentele aanpassingen uitgevoerd moeten worden voor: • de akoestiek; • het voldoen aan wet- en regelgeving; • de beveiliging; • etc. Een zeer globale raming van deze kosten ligt tussen de € 75.000 en € 125.000. Tevens komen structurele kosten naar voren: • urenbeheer; • kosten extra schoonmaak; • eerdere afschrijving tapijt, stoelen; • etc. De structurele kosten zijn nog niet geïnventariseerd. Deze kosten kunnen gezien worden als feitelijke kosten, welke doorberekend kunnen worden aan de organisatie van de activiteit. De entreegelden die de organisator ontvangt staan hier tegenover. Bij een niet gelieerde gemeentelijke activiteit, zijnde culturele activiteiten, zullen de kosten voor koffie of een frisdrankje bij de bezoeker in rekening worden gebracht. Op dit moment ontvangen partijen die een gelieerde gemeentelijke activiteit organiseren in het gemeentehuis al een nota. Hierbij worden de kosten voor uren, zaal incl. afschrijving, lunch, hapjes en frisdrankjes door berekend. Gemeentelijke activiteiten kunnen gezien worden als representatie. Het totale kosten plaatje moet verder onderzocht, begroot en berekend worden, om het definitieve kostenplaatje en de door te rekenen kosten in beeld te hebben. Resumé: Wanneer de raad wil dat het aantal activiteiten voor culturele doeleinden in de raadzaal gaat toenemen, zijn er een aantal beperkingen op het gebied van akoestiek, wet- en regelgeving en beveiliging. Binnen alle genoemde beperkingen zijn wel mogelijkheden (ontheffingsregeling). De raad kan hiervoor kaders aangeven, zoals welk soort culturele activiteiten, hoeveel activiteiten, hoe vindt de afweging plaats en de kostendoorrekening. Het is mogelijk om een pilot voor een culturele activiteit te organiseren. Hierbij zijn alle genoemde aspecten en kaders van toepassing, waaronder de kosten worden doorberekend (zaal, bodes, schoonmaak, etc), entree moet betaald worden en het raadstafels blijven staan. Hiervan wordt een evaluatierapport opgesteld. Kanttekeningen: Staan benoemd bij argumenten.
5
Alternatief beleid: n.v.t. Financiële effecten: Moeten nader onderzocht worden. Personele effecten: Moeten nader onderzocht worden. Juridische effecten: Moeten nader onderzocht worden. Participatie- en communicatieparagraaf: (in te vullen aan de hand van de menukaart) Cultureel platform is betrokken bij de advisering. Fatale termijnen: n.v.t. Aanpak en uitvoering: Wanneer de Raad het College verzoekt om een businesscase verder uit te werken, zal hiervoor externe kennis ingezet gaan worden. Bijlagen: (liggen ter inzage) 1. Motie D66 2. 136-2: Advies Cultureel Platform 3. Advies akoestiek Bano Geluid – Bureau 1232 4. Offerte Ajax Chubb Beveiliging
Zuidwolde, 13 januari 2012 Burgemeester en wethouders van De Wolden, secretaris Nanne Kramer
wnd. burgemeester Janny Vlietstra
6