Voordelig uitbesteden van inpakken en verzendklaar maken van relatiegeschenken (versie 22-10-2015) Velen van u zullen in deze periode offertes uitbrengen voor de levering en verzending van relatiegeschenken. Zoals vanouds leveren wij graag de breukvrije verpakkingen en verzorgen wij graag de verzending binnen België en naar andere landen. Indien het gaat over een aantal van tenminste 300 relatiegeschenken is het waarschijnlijk interessant om te kijken naar uitbesteding van het inpakken en het verzendklaar maken. De pakketten voor België worden verzonden via DPD Mechelen en de pakketten met een bestemming in Nederland worden verzonden onder ons contract met DPD Nederland, waardoor u voor die pakketten geen buitenlandtoeslag verschuldigd bent. In samenwerking met Greuter Logistics BV te Alkmaar en DPD hebben wij hiervoor een zeer voordelige oplossing. Wij kunnen dit voor een lagere prijs aanbieden, omdat de kosten worden bespaard van het transport van de breukvrije verpakkingen naar U (deze verpakkingen staan al bij Greuter Logistics BV) en omdat DPD akkoord is gegaan met een lagere verzendprijs omdat wij een grote hoeveelheid pakketten rechtstreeks afleveren bij DPD Mechelen. Het concept is: a. Producten bij Greuter plaatsen: U laat op uw kosten de wijnen/dranken en de te gebruiken wijnkistjes of geschenkverpakkingen tijdig bij Greuter afleveren (Greuter Logistics BV, t.a.v. Warehouse, Barnsteen 1F, 1812SE Alkmaar Nederland, tel: 072 5412700); b. Aanleveren adressenbestand: U (of uw opdrachtgever) stuurt een actueel adressenbestand (zonder postbusadressen) in Excel naar Sending Wines. U dient daarbij te vermelden welke klant welk pakket dient te krijgen en u dient ons een instructie te sturen over de samenstelling van de diverse pakketten. U kunt per opdracht aangeven wie u als afzender op het DPD verzendlabel wilt laten printen. Zie bijlage 1. om te zien hoe het adressenbestand dient te zijn opgebouwd en welke landen er in voor mogen komen (verzending van alcoholische dranken mag niet naar alle landen en soms is verzending met UPS voordeliger). Indien in het bestand ook het emailadres van de geadresseerde staat, geldt voor België en 17 andere bestemmingslanden, dat de bestemmelingen ook predicts mails ontvangen, waardoor afleverproblemen (inmiddels verhuisd etc) ten dele worden ondervangen. c. Orderpicken en verzending door Greuter: Greuter verzorgt orderpicking (wijn en kistje/geschenkverpakking), het inpakken van fles(en) in houtwol in het kistje, het inpakken van het kistje in de Sending Wines doos, het toevoegen van een algemeen kaartje o.i.d. , het uitdraaien van DPD pakketlabels/op de pakketten plakken en het afleveren aan DPD Mechelen en/of DPD Amsterdam, waarna DPD de pakketten aflevert aan de geadresseerden; d. Traceren pakketten: Uw opdracht wordt verzonden met een afzonderlijke pakketnummerserie, zodat u de aflevering kunt volgen via Track en Trace. Als u ons ook het emailadres opgeeft van degene, die eventuele adresproblemen dient te verbeteren, zullen de exception notifications over adresfout of ontbreken exportdocumenten rechtstreeks door DPD naar dat emailadres worden gezonden.
Sending Wines – www.sendingwines.be –
[email protected] – +31 055-5064596
1
Tarieven 2015:
Relatiegeschenk in: 1-vaks wijnkistje 1-vaks wijnkistje Groot 1-vaks XL/Magnum wijnkist 2-vaks wijnkist 3-vaks wijnkist 4-vaks wijnkist 5- 6-vaks wijnkist
Maximale Handling Doos plus Korting Totaalprijs buitenmaat kist verzending* ex btw 37 bij 11,5 bij 11,5 cm 0,9 6,39 0,4 6,89 40 bij 14 bij 14 cm 0,9 6,39 0,4 6,89 45 bij 16 bij 15 cm 0,9 6,55 0,4 7,05 37 bij 22 bij 12,5 cm 1,05 6,55 0,44 7,16 38 bij 34 bij 12,5 cm 1,15 6,69 0,5 7,34 47 bij 45 bij 10,5 cm 1,4 8,3 0,5 9,2 64 bij 37 bij 12 cm 1,7 10,75 0,6 11,85
Losse flessen: 1 fles in Vinologixbox 1 1 fles in Vinologixbox XL 2 flessen in Vinologixbox 3 3 flessen in Vinologixbox 3 3 flessen in Vinologixbox 3XL 6 flessen in Vinologixbox 6
(met binnenwerk) (met binnenwerk) (met binnenwerk) (met binnenwerk) (met binnenwerk) (met binnenwerk)
0,8 0,9 0,9 1 1,15 1,75
6,49 6,79 6,79 6,79 8,75 7,19
0,4 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
6,89 7,19 7,19 7,29 9,4 8,44
* binnenlandse verzending België en Nederland excl Waddeneilanden. Opmerkingen: a. Toevoeging op naam gestelde kaart/brief in plaats van een algemene kaart/brief: 0,11 euro per pakket extra. Greuter zorgt voor houtwol. Dit kost 0,10 euro per fles. b. Verpakken van losse flessen bovendien in geschenkverpakking: 0,10 euro extra per fles. Uitgangspunt is verpakking in fles verpakkingen met binnenwerk. Maximale buitenmaat geschenkverpakking is dan 36 bij 9 bij 9 cm. Als de geschenkverpakking groter is, dan kan worden verpakt in wijnkistverpakkingen, waarbij extra noppenfolie wordt gebruikt (tegen méérprijs), of in onze XL verpakkingen met binnenwerk (binnenmaat 40 bij 12,5 bij 13 cm). c. Bij het inlezen van het adressenbestand controleert het systeem op de juistheid van de postcode, het eventueel ontbreken van gegevens en op eventuele aanwezigheid van postbus adressen. Het kan ook gebeuren, dat pas bij het afleveren blijkt dat het adres verkeerd is. U bent zelf verantwoordelijk voor het (doen) corrigeren van foute adressen. d. Uitgangspunt is tijdige en juiste aanlevering van wijnen, kisten, geschenkverpakkingen en adressen. Daarnaast dienen de kistjes voor meerdere flessen te zijn voorzien van stevige houten tussenschotten. Desgewenst verstevigen wij de tussenschotten met Inlays van golfschuimplastic. Dit kost 0,20 euro per tussenschot (kosten Inlay plus extra werk). Bij niet tijdige of niet juiste aanlevering kan sprake zijn van méérkosten, die zullen worden doorberekend.
Sending Wines – www.sendingwines.be –
[email protected] – +31 055-5064596
2
Tips voor uw offerte Ten behoeve van uw offertes aan uw klanten zetten we nog even enkele voordelen van verzending met Sending Wines op een rij: 1.
U verzendt met een gespecialiseerde wijnvervoerder in speciaal voor wijnvervoer ontworpen breukvrije verpakkingen. De verpakkingen zijn getest met valproeven vanaf rollenbanden van 1 meter hoog. Méér dan 250 Belgische wijnhandelaren verzenden met Sending Wines.
2.
Het gebruik van de breukvrije verpakking heeft bovendien het voordeel, dat de lelijke stickers etc. allemaal op deze extra verpakking komen en dat er dan een onbeschadigde geschenkverpakking/wijnkistje uit het pakket komt.
3.
Ook in de kerstdrukte wordt in 98% van de gevallen de volgende werkdag afgeleverd (België, Luxemburg en Nederland). Het komt dus voor die bestemmingen niet of nauwelijks voor dat geadresseerden hun pakket te laat ontvangen.
4.
U kunt eenvoudig controleren of alle pakketten daadwerkelijk zijn afgeleverd. Dit is juist bij relatiegeschenken van belang, omdat de geadresseerde niet weet dat hij/zij iets moet ontvangen en dus niet zal laten weten dat het pakket niet is aangekomen.
5.
Als U inclusief Predict verzendt, krijgt de geadresseerde een email als het pakket in het depot is aangekomen en bovendien op de bezorgdatum een email met het tijdvak van 60 minuten waarbinnen de chauffeur komt afleveren. De geadresseerde kan op beide emails reageren en onder meer een ander afleveradres rechtstreeks aan DPD doorgeven. Dit voorkomt het uitzoeken van vele adresproblemen, een probleem dat fors speelt bij niet geheel actuele relatiebestanden.
6.
Sending Wines heeft als een van de zeer weinigen de kennis die nodig is voor verzending van alcohol naar buiten de EU.
Tot slot merken wij dat u dit document ook onze website kunt vinden (tab Downloads), evenals informatie over onze andere diensten, zoals levering (huurbasis) van een webshop die alle functionaliteit bevat die voor (internationale) wijnhandel nuttig kan zijn en binnen zeer korte tijd wordt “getuned” naar uw wensen. Dit al dan niet in combinatie met E-fulfilment. Graag tot nadere toelichting bereid en met vriendelijke groet, Michiel van der Weele
Sending Wines – www.sendingwines.be –
[email protected] – +31 055-5064596
3
Bijlage 1. Opbouw van het aan te leveren adressenbestand U kunt bij Sending Wines een voorbeeld adresfile aanvragen, dat werkt het gemakkelijkst. Hieronder een beschrijving van dit document. In het bestand mogen geen leestekens voorkomen als apostrof, dakje, accent grave, accent aigu, umlauts, ringel S etc, omdat DelisPrint dit helaas niet kan verwerken. Opbouw adressenbestand: 1. Naam Bestemmeling (Bedrijfsnaam; indien particulier dan Persoonsnaam). Eén kolom, dus liefst geen splitsing in aanhef, titels, voorletters, achternaam of iets dergelijks. 2 Persoonsnaam, indien bij 1. een Bedrijfsnaam is ingevuld. Eén kolom, dus liefst geen splitsing in aanhef, titels, voorletters, voornaam en achternaam of iets dergelijks. 3. Straat 4. Huisnummer 5. Postcode: cijfers plus letters; het maakt niet uit of er een spatie tussen de cijfers en letters staat. Bij buitenland dient de postcode géén landcode te bevatten (Berlijn is dus 10001 en NIET D-10001). Bij postcodes die met een nul beginnen moet deze ook worden vermeld (voorbeeld: Duitse en Franse postcodes moeten altijd 5 cijfers bevatten, ook al beginnen sommige met een nul). Postcodes altijd zonder landcode vermelden. 6. Woonplaats 7. Land (als tweeletterige ISO landcode). Gebruik hierbij de volgende tabel: Land
Landcode
Land
Landcode
België
BE
Letland
LV
Bosnië*
BA
Litouwen
LT
Bulgarije
BG
Luxemburg
LU
Cyprus
via UPS**
Malta
via UPS**
Denemarken
DK
Monaco
MC
Duitsland
DE
Nederland
NL
Estland
EE
Oostenrijk
AT
Finland ***
FI
Polen
PL
Frankrijk ***
FR
Portugal (EU deel)
PT
Griekenland
GR
Roemenië
RO
Groot Brittannië
GB
Servië*
RS
Hongarije
HU
Slovenië
SI
Ierland
IE
Slowakije
SK
IJsland*
IS
Spanje (EU deel)
ES
Italië
IT
Tsjechië
CZ
Kanaaleilanden*
GG; JE
Zweden
SE
Kroatië
HR
Zwitserland*
CH
* Géén EU, exportpapieren nodig, zie handleiding luchtvervoer en naar buiten de EU ** Afzonderlijk aanleveren, is luchtvervoer met UPS, zie handleiding Luchtvervoer en verzending naar buiten de EU *** Attentiepunt: bij adressen in Frankrijk en Finland is ook vaak een toegangscode vereist Sending Wines – www.sendingwines.be –
[email protected] – +31 055-5064596
4
om tot de deurbel te kunnen komen. Indien om die reden niet kan worden afgeleverd, krijgt u hiervan een Exception Notification Digitcode ontbreekt. Indien een land niet in deze tabel voorkomt, is verzending van alcoholische dranken naar dat land verboden óf kan dit alleen per (kostbaar) luchtvervoer. In dat laatste geval graag deze adresregel afzonderlijk aanleveren en ook zorgdragen voor de exportdocumenten. Zie de handleiding Luchtvervoer en naar buiten de EU (tab Downloads). 8. Emailadres geadresseerde in kolom 8 indien u wenst dat de geadresseerde predictemails ontvangt, waardoor bij geadresseerden in België en in 17 andere EU landen afleverproblemen (inmiddels verhuisd etc) ten dele worden ondervangen. 9. Indien uw opdracht meerdere soorten pakketten betreft, dan graag in een extra kolom per geadresseerde aangeven welk pakket deze dient te ontvangen.
Sending Wines – www.sendingwines.be –
[email protected] – +31 055-5064596
5
