Voor extra informatie over onze afdeling kan je een bezoek brengen aan onze website:

SELECTIEREGLEMENT Stafmedewerker (M/V) statutaire functie, rang A1 graad adjunct van de directeur met standplaats Antwerpen Afdeling Maritieme Toegang, Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken Selectienummer 18607

1. Functiecontext JE AFDELING Je wordt tewerkgesteld in de afdeling Maritieme Toegang. Deze afdeling is een uitvoeringsdienst van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken die de maritieme toegang tot de Vlaamse havens onderhoudt, verbetert en exploiteert. De afdeling voert, in internationaal akkoord, baggerwerken uit in de Nederlandse Westerschelde. In de Belgische Beneden-Zeeschelde (Schelde tussen de Belgisch/Nederlandse grens en de nieuwe zeesluis te Wintam) voert zij naast de baggerwerken ook alle verdere werken onder het laagwaterpeil uit, zoals het bergen van scheepswrakken. Tevens ontwerpt en bouwt de afdeling kwaliteitsvolle infrastructuur in de bedding van de Beneden-Zeeschelde, met het oog op de instandhouding en de verbetering van de vaargeul. Ook het bouwen en onderhouden van niet-commerciële infrastructuur in de Vlaamse zeehavens (Antwerpen, Gent, Oostende en Zeebrugge), zoals sluizen, havendammen, staketsels, wegenis, enz. behoort tot de bevoegdheden van de afdeling. Ter ondersteuning van de Vlaamse zeehavens voert de afdeling ook een subsidiërings- en medefinancieringsbeleid voor de projecten die door de havenautoriteiten worden geïnitieerd. Voor extra informatie over onze afdeling kan je een bezoek brengen aan onze website: www.maritiemetoegang.be .

JE FUNCTIE De stafmedewerker maakt organisatorisch deel uit van de cel administratie, maar hij/zij is inhoudelijk betrokken bij heel de afdeling. Je staat het afdelingshoofd bij met het ontwikkelen en uitbouwen van de 1

dienstverlening die verband houdt met de werking van de afdeling maritieme toegang. Zo draag je ertoe bij dat de afdeling en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de afdelingsdoelstellingen kunnen bereikt worden. Het concrete takenpakket bestaat voornamelijk uit de coördinatie van dossiers waarbij heel de afdeling of meerdere cellen betrokken zijn. Daarom vertoont een stafmedewerker een gezonde nieuwsgierigheid naar het reilen van zeilen van alle cellen en naar het takenpakket van alle medewerkers. Er is geen enkel domein van de werking die hij niet kan beschouwen als zijn werkterrein. De stafmedewerker beschikt (na verloop van tijd) over een goed zicht op het organogram van de afdeling: wie is waarvoor verantwoordelijk.

2. Je takenpakket Voorbereiding en opvolging van het ‘directieteam’, het beslissingsorgaan van aMT Het directieteam (DT) is een maandelijks overleg tussen de celhoofden aangevuld met de directiesecretaresse en de stafmedewerker en voorgezeten door het afdelingshoofd. In het directieteam worden de jaardoelstellingen van de afdeling en adhoc problemen van de afdeling opgevolgd. Daarnaast worden de beslissingen van de Directieraad (beslissingsorgaan van het departement) overlopen. Rol stafmedewerker: - Opstellen agenda en bespreken met afdelingshoofd - Verzamelen/opstellen voorbereidende documenten + beschikbaar stellen - Inhoudelijke inbreng DT - Inhoudelijke invulling verslaggeving - Opvolging actiepunten - Bundelen beslissingen DT Contactpersoon Departement De stafmedewerker is de contactpersoon van de afdeling voor beleidsondersteunende taken van het departement. Hij/zij zorgt dat de gevraagde ‘elementen van antwoord’, gevalideerd door het afdelingshoofd, tijdig en volgens de vormvereisten bij de juiste persoon terechtkomen. De inbreng vanwege de stafmedewerker varieert naargelang het dossier van louter nazien tot het herwerken van de diverse antwoorden tot een geheel. Rol stafmedewerker: - De afdeling Personeel & Organisatie van het departement coördineert alle vragen (parlementaire vragen, kabinetsnota’s, andere ) van het kabinet van minister van Mobiliteit en Openbare Werken, met betrekking tot de werking van het beleidsdomein. Eveneens zorgen zij voor de opvolging van de beslissingen van de Directieraad. De vragen bestemd voor de afdeling Maritieme Toegang (aMT) komen terecht bij de stafmedewerker. Die contacteert op zijn beurt de betrokken medewerkers en zorgt ervoor dat de antwoorden tijdig bezorgd worden. - De beleidsafdelingen van het departement hebben een beleidsadviserende rol. In het kader van die opdracht coördineren zij een aantal dossiers waarbij ook de aMT betrokken kan zijn als uitvoerende dienst. Het is aan de stafmedewerker om toe te zien dat de nodige elementen van antwoord tijdig bezorgd worden aan deze beleidsafdelingen. Voorbeelden zijn de risicorapportage bij grote infrastructuurwerken, rapportage m.b.t. de uitvoering van het masterplan 2020, monitoring beleidsnota, opstellen beleidsnota en jaarlijkse beleidsbrief,…

2

Organisatiebeheersing In het kader van het streven van de Vlaamse overheid naar voldoende maturiteit op vlak van organisatiebeheersing, worden in het departement de nodige maatregelen genomen om te komen tot een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle. Binnen het departement werd een actieplan uitgewerkt, waarbij elke afdeling zorgt voor de invulling en uitwerking van beheersmaatregelen. Rol stafmedewerker: De stafmedewerker is de trekker binnen de afdeling die zorgt voor de nodige invulling en naleving van deze beheersmaatregelen. De rol van stafmedewerker is hier vooral organisatorisch: zoeken naar eventuele externe begeleiding, bijeenbrengen van de sleutelfiguren, rapportage en validatie op directieteam, verspreiding binnen de afdeling edm.

3

Externe en interne communicatie Het verzorgen van de communicatie bij strategische infrastructuurwerken 

  

De organisatie van persmomenten in afstemming en overleg met de dienst communicatie van het departement, het kabinet van minister van Mobiliteit en Openbare Werken en andere externe partners (gemeentelijk havenbedrijf, aannemer,…). Voorbeelden van recente persmomenten: Start van de bouw van de radartoren in de haven van Oostende, inhuldiging van de slibontwateringsinstallatie AMORAS, Organisatie van de Vlaamse Havendag op de werf van de Deurganckdoksluis ,… Opstellen persberichten Inhoud websites: www.deurganckdoksluis.be ; www.maritiemetoegang.be ; www.amoras.be Opstellen van artikelen voor MOWmag, het magazine van het beleidsdomein

Verantwoordelijke klachtenbeheer Interne communicatie aMT Bewaken van afspraken over het informatiebeleid/huisstijl De afdeling beschikt over een aantal interne communicatiemiddelen:   



Nieuwsbrief: Verschijnt 4/jaar en wordt digitaal verspreid naar alle medewerkers. Stafmedewerker neemt redactie voor zijn rekening. Medewerkerssite: Een afgeschermd deel van de site is bestemd voor de medewerkers. Rol stafmedewerker: Opmaak inhoud en redactie Personeelsnota’s: Formele aankondigingen bestemd voor de medewerkers gebeurt vaak via personeelsnota’s. De personeelsnota’s met organisatorische aspecten zijn de verantwoordelijkheid van de stafmedewerker. Berichten: Voor het verspreiden van info en/of meldingen van organisatorische aard, bestemd voor (een deel van) de medewerkers, verzorgt de stafmedewerker de nodige mailing.

Opvolging concrete dossiers De stafmedewerker is voor een beperkt aantal dossiers ook verantwoordelijk voor de inhoudelijke opvolging. - Verhuis Imalso. De medewerkers van aMT die vandaag zijn gehuisvest in Antwerpen (het loodsgebouw ) en in Kallo (sluisgebouw) zullen op termijn verhuizen naar een nieuwbouw op Antwerpen Linkeroever, gevestigd naast het huidige Imalsogebouw. De projectleiding bij dit aanbestedingsdossier is in handen van PMV - Participatiemaatschappij Vlaanderen en AFMAgentschap voor Facilitair Management . De stafmedewerkers moet mee toezien dat de ruimtebehoeftes van aMT worden behartigd in dit dossier. - Dossier ‘hosting’ websites + aanmaken inhoud. De afdeling beschikt over 3 websites: o www.maritiemetoegang.be o www.deurganckdoksluis.be o www.amoras.be De hosting gebeurt via aanbesteding door een externe firma. De stafmedewerker zorgt zowel voor de inhoud van deze websites (zie communicatie) als voor de opvolging van het aanbestedingsdossier.

4

Samenwerking afdelingen/Agentschappen Beleidsdomein De afdeling maritieme toegang heeft verschillende samenwerkingsovereenkomsten met andere afdelingen van het beleidsdomein vb samenwerkingsovereenkomst met Technisch ondersteunende diensten van het departement (Geotechniek, Expertise Beton en staal, Afdeling Technische Ondersteuning, Waterbouwkundig laboratorium), Maritieme Dienstverlening Kust (MDK). Rol stafmedewerker: - Opvolging uitvoering samenwerkingsovereenkomst: Op regelmatige basis wordt de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomsten geëvalueerd. De stafmedewerker verzamelt hiervoor de nodige informatie bij de betrokken medewerkers.

3. Profiel Formele deelnemingsvoorwaarde Op 21 april 2014 heb je een diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid (zoals masterdiploma’s of diploma’s van licentiaat). - Kandidaten die binnen de Vlaamse overheid werken en kunnen deelnemen via de interne mobiliteit, hoeven niet te voldoen aan deze voorwaarde. - Je kan ook deelnemen aan de selectieprocedure als je laatstejaarsstudent bent in het academiejaar 2013-2014. Je kan de functie enkel opnemen indien je op het moment van indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Een diploma in een beleidsmatige richting (zoals overheidsmanagement en – beleid) of in de communicatiewetenschappen is een troef voor de functie. Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je een niveaugelijkwaardigheid te kunnen voorleggen bij inschrijving. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen : http://www.ond.vlaanderen.be/naric . Als je je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. Relevante werkervaring (zoals beleids- of stafmedewerker, communicatieadviseur,…) betekent een troef voor de functie.

Competenties Je technische competenties 

    

Na een inwerkingsperiode verwachten we dat je volgende kennis hebt verworven: - Kennis van wetgeving op de overheidsopdrachten - Kennis van de reglementering MOW (dienstorders, personeelsnota’s) - Kennis van overheidsmanagement (met het oog op organisatiebeheersing Wie deze kennis reeds heeft, beschikt over een troef voor de functie. Je kunt vlot werken met pc en met de hedendaagse software. Kennis van e-Delta, Orafin en/of Sharepoint is een troef. Je hebt voldoende redactionele vaardigheden (om brieven en verslagen te schrijven). Beschikken over een rijbewijs B is aangewezen. Kennis van de organisatie en inzicht in formele en informele structuren is een troef. Kennis van het werkdomein van de afdeling is een troef. 5

Je persoonsgebonden competenties Voortdurend Verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is III. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen. Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk Oordeelsvorming (synthetisch denken) = Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) Organisatiesensitiviteit = Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie I. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid = Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt II. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek Visie (conceptueel denken) = De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen I. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context

6

Indien je bijkomende uitleg over de functie wenst, kan je contact opnemen met: Piet Hemelaer, celhoofd Administratie Tel. 03/222.08.88 E-mail : [email protected] Of Freddy Aerts, afdelingshoofd Maritieme Toegang Tel.: 03/222.08.24 E-mail: [email protected]

4. Aanbod       

 

De functie is aantrekkelijk door het uitgebreide takenpakket en de vele contacten die je zal hebben. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privé-situatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. Je aanvangssalaris bedraagt minimaal 3019,77 euro bruto per maand ( aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen (zie ook de loonsimulator op http://www.werkenvoorvlaanderen.be). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je eerste 12 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds Vlaams ambtenaar bent in de graad van de vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.

5. Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1° 2° 3° 4° 5° 6°

Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; Je voldoet aan de dienstplichtwetten; Je bent medisch geschikt voor deze functie; Je slaagt in de selectieprocedure Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarde

7

7° Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland.

6. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan online op de vacature op www.jobpunt.be ten laatste 21 april 2014. Je kandidatuur is pas geldig indien je ook de standaardvragenlijst ingevuld als bijlage bij je kandidatuur voegt. Je vindt de standaardvragenlijst als bijlage bij het vacaturebericht.

7. Selectieprocedure 7.1. CV-screening Tijdens de cv-screening wordt nagegaan of je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarde (cf.diploma). Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarde voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Indien je als laatstejaarsstudent deelneemt aan deze selectieprocedure, moet je ons een attest dat vermeldt dat je laatstejaarsstudent bent als bijlage bij je online kandidatuur bezorgen. De CV-screening zal worden afgerond in de week van 22 april 2014.

7.2. Volgende stappen in de selectieprocedure De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basiscompetenties heeft. Generiek betekent dit dan ook dat elke kandidaat minstens voldoende scoort voor deze competenties zoals zij op het niveau I worden gedefinieerd. Deze waardengebonden competenties zijn:  klantgerichtheid  betrouwbaarheid  samenwerken  voortdurend verbeteren Kandidaten die op een hoger niveau dan dit niveau I voor een welbepaalde competentie worden getest en hiervoor geschikt worden bevonden, worden automatisch geschikt bevonden op het niveau I.

7.2.1 Voorselectie: standaardvragenlijst

Je antwoorden op de standaardvragenlijst, die je bij je kandidatuur als bijlage toevoegt, worden beoordeeld op volgende punten:

8

-

schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid motivatie beeld van de functie affiniteit met de functie en de organisatie

Deze voorselectie is eliminerend. Je moet globaal minstens 50% behalen én behoren tot de 14 hoogst scorenden om uitgenodigd te worden tot de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van scores kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 14 best scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat worden uitgenodigd om deel te nemen aan de volgende selectiefase. De beoordeling van de standaardvragenlijsten vindt plaats in de week van 28 april 2014. 7.2.2 Jurygesprek met case Het gesprek wordt gevoerd met meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:      

visie op en inzicht in de functie motivatie en verwachtingen technische competenties visie mondelinge uitdrukkingsvaardigheid inzetbaarheid in de functie en de organisatie

Deze fase is eliminerend. Je krijgt een beoordeling ‘niet voldoende’ of ‘voldoende’ ten aanzien van deze criteria. Enkel wie ‘voldoende’ behaalt, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Tevens zullen enkel de 5 best scorende kandidaten verder in aanmerking worden genomen en worden uitgenodigd voor de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van scores kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 5 best scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat worden uitgenodigd om deel te nemen aan de volgende selectiefase. Deze selectiefase zal plaatsvinden op 7 of 9 mei 2014 (data onder voorbehoud) te Antwerpen en duurt ongeveer 1,5 uur.

7.2.3. Psychotechnisch gedeelte Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van een interview, een persoonlijkheidsvragenlijst en computergestuurde oefeningen volgende persoonsgebonden competenties in kaart gebracht:    

Klantgerichtheid Betrouwbaarheid Samenwerken Voortdurend verbeteren 9

  

initiatief oordeelsvorming organisatiesensitiviteit

Deze fase is adviserend. . De afname neemt ongeveer een 3 tal uur in beslag en zal plaatsvinden te Brussel op 15 of 19 mei (data onder voorbehoud).

7.2.4. Eindbeslissing De selectieprocedure resulteert in een werfreserve zonder rangschikking. Op basis van de resultaten uit elke fase in de selectieprocedure wordt er door een jury een pool van geschikten aangelegd. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Heidi Verkeyn, selectieverantwoordelijke ([email protected]).

8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, kun je contact opnemen met Heidi Verkeyn, selectieverantwoordelijke ([email protected]).

9. Feedback Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond in juni 2014. Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit telefonisch op het nummer tel. 02/553 51 55 of per mail naar [email protected].

10. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor deze functie die bestaat uit de lijst van geschikten. 10

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te treden. Indien er na een periode van zes maanden na het afsluiten van de selectieprocedure opnieuw een vacature vacant is, zal deze bekendgemaakt worden aan de reserve. Geïnteresseerde kandidaten zullen uitgenodigd worden voor bijkomende gesprekken met de wervende entiteit. De motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie zullen hierbij aan bod komen. Indien je twee keer een vacature weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je dus niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.

11