0
Vol. 4 , No. 3 , November 2011
ISSN 1978-4880
DAFTAR ISI Prakata Dari Redaksi ........................................................................................
2
Opini Mengoptimalkan Peran Arsip Universitas dengan Archival Metrics Herman Setyawan ...............................................................................
3
Upaya Pemerintah Meningkatkan Peran Masyarakat dalam Pengembangan Kearsipan Anna Nunuk Nuryani ........................................................................... 11 Telisik Menelusuri Jati Diri Universitas Gadjah Mada dalam Lembaran Arsip Zaenudin ......................................................................................... Sejarah di Balik Nama dan Tanggal Kelahiran Universitas Gadjah Mada Musliichah .........................................................................................
21
KEPALA BIDANG BARU DI ARSIP UGM Dalam satu bulan terakhir Arsip Universitas Gadjah Mada memiliki 2 pejabat baru. Pertama adalah Dra. Eny Kusumindarti Wahyuningrum sebagai Kepala Bidang Database dan kedua adalah Yukhron Fathoni, S.H., S.Sos. sebagai Kepala Bidang Layanan. Setelah hampir sepuluh bulan Jabatan Kabid Layanan Arsip UGM kosong, akhirnya tanggal 5 Oktober 2011 terisi, menyusul dilantiknya Yukhron Fathoni, S.H., S.Sos. oleh WRS APPSM UGM, Ir. Adam Pamudji Rahardjo, M.Sc., Ph.D. Jabatan tersebut sebelumnya diduduki Dr. Ari Basuki, M.Pd. yang telah memasuki masa pensiun pada 31 Desember 2010. Satu bulan sebelumnya, Jabatan Kabid Database Arsip UGM juga terisi dengan dilantiknya Dra. Eny Kusumindarti Wahyuningrum menggantikan Dra. Suwarni yang memasuki purna tugas pada 1 Agustus 2011. Pejabat baru tersebut dilantik oleh Rektor UGM, Prof. Ir. Sudjarwadi, M.Eng., Ph.D. pada tanggal 5 September 2011.
32
Resensi Mengurus Arsip Gereja Suprayitno .........................................................................................
38
Informasi Implementasi ISO 9001:2008 di Arsip UGM ......................................... Magang D3 Kearsipan UGM di Arsip UGM ...........................................
44 45
UGM Pertahankan Predikat Pengelola Kearsipan Terbaik Kemdiknas Tahun 2011 .........................................................................................
46
Pendampingan dan Pengembangan Records Center ............................ Syawalan Arsip UGM............................................................................. Kepala Bidang Baru di Arsip UGM.........................................................
47 48 50
1
50
I kompetisi unit kearsipan perguruan tinggi tingkat Kemdiknas tahun 2011
PRAKATA
kepada unit-unit kerja di lingkungan yang terlibat, antara lain: Arsip UGM,
Kearsipan selalu penuh dengan dinamika dan tantangan. Berbagai
SDM, TURT, HKTL, DPPA, Sekretariat SE, Fakultas Peternakan, Fakultas
pendekatan dan paradigma baru perlu diupayakan. Khazanah edisi kali ini
Psikologi dan Fakultas Teknologi Pertanian.
kami sajikan artikel “Mengoptimalkan Peran Arsip Universitas dengan Archival Metrics”. Peran masyarakat dalam pengembangan kearsipan sangat diperlukan, oleh karena itu dalam Opini kami sajikan pula artikel “Upaya Pemerintah Meningkatkan Peran Masyarakat dalam Pengembangan Kearsipan”. Bertitik tolak dari sebuah pemikiran untuk lebih mendayagunakan arsip, mulai edisi kali ini kami memuat tulisan seputar sejarah dan nilai-nilai UGM dalam kolom Telisik sebanyak dua artikel yaitu “Menelusuri Jati Diri UGM dalam Lembaran Arsip” dan “Catatan Dibalik Nama dan Tanggal Kelahiran UGM”. Wacana baru kearsipan kami segarkan melalui kolom Resensi yang kali ini diisi sebuah buku berjudul “Mengurus Arsip Gereja: Pegangan untuk Arsiparis Keuskupan dan Tarekat”. Kolom Informasi kami publikasikan berbagai kegiatan Arsip UGM diantaranya Implementasi ISO 9001:2008 untuk pengelolaan dan layanan
Pada acara tersebut juga diserahkan kenang-kenangan kepada
arsip kartografi, magang mahasiswa, kompetisi unit pengelola kearsipan
pegawai Arsip UGM yang memasuki masa purna tugas yaitu kepada Dra.
Kemdiknas 2011, pendampingan kearsipan di unit kerja, syawalan dan dies
Suwarni dan Ir. Al. Anung Nugroho oleh Kepala Arsip UGM. Acara diakhiri
Arsip UGM, serta pergantian pejabat di Arsip UGM.
dengan uraian hikmah syawalan oleh Drs. Ahmad Rodhi, M.S.I., dosen UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dilanjutkan halal bi halal dengan saling berjabat
Semua informasi ini semoga bermanfaat bagi para pembaca. Salam kami.
tangan. (Heri)
49
2
sehingga pendataan arsip mudah dilakukan. Setelah penataan fisik selesai
OPINI
barulah proses entry data dilakukan.
MENGOPTIMALKAN PERAN ARSIP UNIVERSITAS DENGAN ARCHIVAL METRICS
Fakultas Geografi dalam mengelola arsip inaktif dalam tahap pengelompokan sub-sub masalah. Beberapa kelompok arsip yang sudah
Herman Setyawan
selesai dikelompokkan dan dideskripsi. Pengelolaan akan terus berlanjut sampai semua arsip inaktif selesai didaftar dan disimpan dalam boks arsip.
Para Tamu Agung jang mulia,
Di Fakultas Kedokteran Gigi, pengelolaan arsip inaktif dibantu oleh 2
Para Guru Besar jang allamah, Para Guru dan Doctor jang berilmu,
orang mahasiswa D III Kearsipan yang magang pada bulan September 2011.
Tuan2 dan Nona2 Maha Siswa jang terhormat,
pelaksanaannya dalam tahap pengelompokan sesuai kode klasifikasi arsip.
Dan para hadirin jang memerlukan datang kesini,
Arsip yang telah dikelompokkan kemudian dimasukkan dalam boks dan diletakkan di rak arsip. Sama halnya dengan Fakultas Biologi, Fakultas
Pendengar jang budiman !
Kedokteran Gigi melakukan penataan fisik arsip terlebih dahulu. Setelah selesai kemudian dibuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA).
MERDEKA !
Kegiatan pendampingan dan Pengembangan Records Center ini akan
………….. Didalam suasana kemerdekaan dan didalam saat pembangunan Negara Indonesia para tabib djuga harus turut menjumbangkan tenaga dan pikirannja agar supaja seluruh dunia mengakui, bahwa kita mempunjai tenaga dan kebidjaksanaan untuk mempertahankan kemerdekaan Negara kita. Terhadap ilmu saja, jaitu microbiologie, tiap-tiap orang harus mengetahui ukuran dan tingkatan ilmu pengetahuan biologie dilain-lain Negeri. Didalam dunia pengetahuan biologia, adalah Pasteur, Koch dan Ehrlich mendjadi Maha Gurunja. Sekarang di Indonesia ini, apakah sudah patut kita namakan murid dari Maha Guru tersebut? ………………… Diperpustakaan dunia sudah tertjantum beberapa nama ahli penjelidik bangsa Indonesia; meskipun belum banjak djumlahnja, tetapi telah memperoleh tempat jang tidak mengetjewakan. ……………………. Sekianlah ! Bangunlah Indonesia Raya ! Tetap Merdeka !
terus dilakukan sampai bulan Desember 2011 di keempat fakultas tersebut.
DIES NATALIS, SYAWALAN DAN PENYERAHAN PIAGAM KOMPETISI UNIT KEARSIPAN TERBAIK TINGKAT KEMDIKNAS Dalam rangka Dies Natalis Arsip Universitas Gadjah Mada ke-7, Pada tanggal 13 September 2011, Arsip Universitas Gadjah Mada Mengadakan syukuran dan syawalan yang bertempat di Rumah Makan Pakem Sari. Acara tesebut dihadiri oleh keluarga besar Arsip UGM, Sekretaris SDM dan Arsiparis dari Unit kerja di UGM. Pada acara ini dilaksanakan prosesi pemotongan tumpeng oleh Sekretaris Direktorat SDM, Dra. Emmy Indjatmiati, M.Si. dan diserahkan
(Kutipan Pidato Pelantikan Guru Besar pada Perguruan Tinggi Kedokteran Tjabang Surakarta Tanggal 17 April 1946 Oleh Prof. Dr. M. Sardjito. Sumber: Arsip UGM)
3
kepada Kepala Arsip, Drs. Machmoed Effendhie M. Hum. Setelah pemotongan tumpeng dilanjutkan penyerahan piagam penghargaan juara I
48
Records Center Bersama Kinanti, dan Arsip UGM. Tim Penilai I dari
Itulah sepenggal kutipan pidato pengukuhan Guru Besar Universitas
Kemdiknas melakukan validasi ke UGM tanggal 28 dan 29 Juli 2011. Peserta
Gadjah Mada pertama kali, Prof. Dr. Sardjito, yang kini namanya diabadikan
yang lolos validasi tahap pertama sebanyak 6 perguruan tinggi yaitu : UGM,
sebagai nama Rumah Sakit Pendidikan di kampus UGM. Sungguh
UNS, UI, IPB, Universitas Padang dan Unair. Setelah lolos validasi pertama,
membanggakan bagi bangsa Indonesia, saat itu kita yang di tengah-tengah
UGM dinilai oleh Tim Penilai II yang terdiri dari ANRI dan Kemdiknas pada
suasana perjuangan melawan penjajah sudah melahirkan Guru Besar dari
tanggal 10 Agustus 2011.
Perguruan Tinggi Negeri, yang kelak menjadi Universitas Gadjah Mada ini.
Pemenang dalam kompetisi tahun ini sebagai berikut: pemenang
Keberadaan Universitas Gadjah Mada dalam mendukung perjuangan
pertama UGM, kedua UNS, dan ketiga IPB. Para Pemenang diundang
kemerdekaan negeri ini memang tak terbantahkan, oleh karena itu UGM
Kemdiknas untuk menerima penghargaan
sudah lama dikenal sebagai kampus perjuangan.
dari Menteri Pendidikan
Nasional dan mengikuti upacara Peringatan HUT RI ke-66 di Istana Merdeka
Arsip di perguruan tinggi, baik tekstual, rekaman suara maupun
Jakarta. Pemenang mendapatkan sertifikat dan kenang-kenangan. Penerima
video, apalagi yang bernilai sejarah mampu membantu memori kita
penghargaan dari UGM diwakili oleh Kepala Arsip UGM, Drs. Machmoed
mengenang kembali kejadian-kejadian masa lalu yang mana itu semua
Effendhie, M.Hum. (Ika).
dapat menumbuhkan nilai-nilai nasionalisme, patriotisme kita bangkit kembali. Tidaklah mungkin kita mengandalkan ingatan kita saja tanpa bantuan rekaman karena otak manusia sangatlah terbatas dalam mengingat suatu kejadian. Memang benar ada ungkapan, people forget records
PENDAMPINGAN DAN PENGEMBANGAN RECORDS CENTER
remember¸artinya manusia mudah lupa tapi rekaman (lebih tepatnya arsip)
Arsip UGM melaksanakan program kerja pendampingan dan pengembangan records center di unit kerja. Pada tahun 2011 ini sudah 4 fakultas yang didampingi dalam mengelola arsip inaktif dan pembentukan records center. Unit kerja tersebut adalah Fakultas Biologi, Fakultas Geografi, Fakultas kedokteran Gigi, dan Fakultas Psikologi. Pendampingan telah berjalan selama 9 bulan dan menunjukkan kemajuan dalam pengelolaan arsip inaktif. Penanganan arsip inaktif di masing-masing unit kerja berbeda tergantung dari kondisi arsip. Arsip yang teratur, seperti di Fakultas Psikologi, lebih mudah dan cepat dalam pengelolaannya. Fakultas Biologi melakukan penataan fisik arsip terlebih dahulu agar arsip teratur dan rapi
akan selalu ingat. Permasalahannya, bagaimana mengoptimalkan pengelolaan arsip di lingkungan perguruan tinggi? Kegiatan kearsipan di negara kita belum baik karena fakta di lapangan menunjukkan masih banyak instansi yang tidak tertib administrasinya, banyak pelanggaran hukum terkait dengan kejahatan kearsipan seperti pemusnahan dokumen yang seharusnya diselamatkan, tidak tersedianya arsip yang otentik dan lengkap untuk pemutusan perkara hukum, dan lain-lain. Ditambah kurangnya apresiasi masyarakat terhadap arsip dan arsiparis. Pendekatan kearsipan selama ini masih bersifat arsip pemerintahan, dimana arsip dianggap sebagai hasil samping organisasi yang harus dikelola secara efektif, efisien, dan logis. Dampak dari pendekatan ini adalah adanya anggapan bahwa arsip merupakan beban yang harus di“beres“kan, biasanya
47
4
dilakukan dengan menumpuk arsip di gudang. Hal ini banyak terjadi di
UGM PERTAHANKAN PREDIKAT PENGELOLA KEARSIPAN TERBAIK
instansi atau organisasi. Ketika ada perintah untuk mengelola arsip, seorang
KEMDIKNAS TAHUN 2011
arsiparislah yang diberi tanggung jawab untuk mengelola arsip yang jarang digunakan tersebut, sehingga secara sadar atau tidak sadar hal ini turut
Universitas
andil menyumbangkan image yang kurang baik. Fakta dan budaya ini masih
Mada
berkembang di masyarakat.
mempertahankan
Budaya ini juga merambah para birokrat atau petugas administrasi di
Gadjah
(UGM)
mampu predikat
Pemenang Pertama dalam
lingkungan perguruan tinggi. Pemalsuan ijazah, hilangnya arsip penelitian
Kompetisi
Unit
Pengelola
dan arsip terkait status kepemilikan tanah adalah contoh dari kurang
Kearsipan
di
lingkungan
baiknya tata kearsipan. Insan perguruan tinggi idealnya mampu menjadi
Kementrian
lambang atau menara gading pengetahuan, para pengelola baik pimpinan
Nasional Tahun 2011.
Pendidikan
maupun pegawai mampu melakukan pendekatan kearsipan yang berbeda. Pendekatan kedua dalam kearsipan yaitu pendekatan manuskrip
Sebelumnya pada tahun 2007 UGM juga menjadi unit pengelola
historis. Pendekatan kearsipan ini melihat arsip bukan sebagai hasil samping
terbaik pertama pada kompetisi yang sama. Setelah menjadi pemenang
(by product) dari kegiatan organisasi, tapi melihat arsip sebagai aset yang
pertama tahun 2007 UGM tidak diperbolehkan mengikuti kompetisi dan
harus dilestarikan. Menurut Henry (1998:315), nilai guna arsip bersifat
baru tahun 2011 UGM diberi kesempatan mengikuti kembali. Kompetisi
kultural dan humanistik, tidak selalu birokratis. Definisi arsip di lingkungan
tersebut diselenggarakan oleh Kementrian Pendidikan Nasional dengan tim
perguruan tinggi tidak harus dibatasi pada “bukti transaksi organisasi”,
penilai terdiri dari Kemdiknas dan ANRI.
namun juga menjangkau “produk-produk individual” oleh para profesor/
Kompetisi tahun ini diikuti oleh 17 universitas, 1 institut, dan 3
guru besar yang bernilai penelitian seperti manuskrip, tesis dan disertasi.
politeknik se-Indonesia. Dimensi/ unsur penilaian meliputi kelembagaan,
Pendekatan manuskrip historis berangkat dari nilai-nilai ilmu sejarah dan
SDM, sistem/ pedoman, sarana dan prasarana, arsip/ dokumen,
ilmu perpustakaan dengan karakteristik sebagai berikut:
pemberkasan, layanan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.
1.
Menciptakan masyarakat yang sadar sejarah dengan menyelamatkan
Adapun sistem penilaian dilakukan dalam dua tahap. Tahap pertama Tim
dokumen-dokumen yang bernilai guna sekunder;
Penilai I melakukan validasi dan melihat kesiapan dan kepatutan unit untuk
Menyimpan dokumen apapun yang ditemukan, khususnya yang
mengikuti kompetisi. Bagi unit yang lolos validasi akan dinilai kembali oleh
bernilai guna riset karena dokumen merupakan sumber primer;
Tim Penilai II.
2. 3.
UGM dalam kompetisi ini diwakili oleh Fakultas Peternakan, Fakultas
Mempublikasikan arsip tersebut. Dari ketiga karakteristik di atas, tampak bahwa poin nomor 1 dan 2
Psikologi, Fakultas Teknologi Pertanian, Bidang Hukum dan Tata Laksana,
didasari atas ilmu sejarah, sementara nomor 3 oleh ilmu perpustakaan.
Sub Bagian Tata Usaha
Gabungan kedua disiplin ilmu ini merupakan strategi untuk menyelamatkan
Sumber Daya Manusia, Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Aset,
5
46
Bagian TURT, Sekretaris Eksekutif, Direktorat
dilaksanakan audit internal oleh Tim ISO UGM. Audit internal ini
arsip-arsip statis di lingkungan perguruan tinggi, dimana arsip diperlakukan
merupakan audit awal sebelum dilakukan audit eksternal oleh Tim ISO dari
sebagai aset yang harus aktif diburu dan diselamatkan. Berbeda dengan
luar UGM. (Ully)
arsip di pemerintahan yang dianggap by product yang terkesan menjadi beban bagi petugas arsip. Penerapan Archival Metrics di Arsip Universitas
MAGANG D3 KEARSIPAN UGM DI ARSIP UGM
Standar, benchmark, dan penelitian merupakan karakter dari dunia
(PERIODE JULI – OKTOBER 2011)
akademik. Pengukuran dan penelitian dapat membantu pengambil
Salah satu manfaat magang bagi mahasiswa adalah mahasiswa dapat merasakan langsung bekerja pada suatu instansi sehingga dapat memperoleh pengalaman kerja dan mengetahui lingkungan kerja yang
keputusan pertimbangan yang matang atas apa yang harus dilakukan untuk tugas selanjutnya menuju ke arah yang lebih baik, karena sudah punya referensi sebelumnya. Di dalam ilmu perpustakaan,
sebenarnya, serta dapat mengaplikasikan dan membandingkan antara ilmu
pengukuran dan penelitian terkait
yang diperoleh di perkuliahan dengan pelaksanaan pekerjaan yang
dengan objek buku dikenal dengan
sebenarnya di suatu instansi. Oleh karena itu, Arsip Universitas memberi
istilah bibliometrik. Perkembangan
kesempatan bagi mahasiswa dan alumnus D3 Kearsipan UGM untuk
dari
magang kerja. Adapun mahasiswa dan alumnus D3 Kearsipan UGM yang magang di Arsip UGM selama periode Agustus – Oktober 2011 adalah Gogor Simbar Sasi & Wegig Panji Wisnu Gati (Juli – Agustus) ditempatkan di Records Center F. Biologi 2.
Annisa Salatia & Rossy Rizki Nurullah (Juli – Agustus) ditempatkan di Records Center F. Geografi
3.
Herlina Ekawati, Okiana Widiastuti & Fitri Nur Aprilia Sari (Agustus) ditempatkan di Records Center F. Psikologi
4.
Frika Aprialisa Vena, Lilik Septiyani, Dewi Arbaningsih & Fresty Nourmalinda Ferlanie (Agustus - September) ditempatkan di Records Center F. Kedokteran Gigi dan Direktorat SDM UGM.
5.
Ayu Fadilah & Ersa Arsi Ningrum
- alumnus D3 Kearsipan UGM
(September – Oktober) ditempatkan di LPPM UGM. (Kurnia)
yang
ini
melahirkan lain
seperti
scientometrik dan webometrik.
sebagai berikut: 1.
bibliometrik
metrik-metrik
Gambar: http://dailyfreemanintern.blogspot.com/2011/02/marvelous-metrics.html
Bibliometrik dalam ilmu perpustakaan dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan suatu subjek ilmu, tendensi tema-tema penelitian, produktivitas penulis-penulis buku tertentu, dan analisis sitasi yang dapat dijadikan sebagai sumbangsih bagi ilmu pengetahuan. Kini, lembaga kearsipan di perguruan tinggi (university archives), perlu mencoba bergerak ke arah ini karena lembaga kearsipan perguruan tinggi berbeda dengan lembaga kearsipan pemerintah, baik karakteristik arsipnya, maupun lembaga penciptanya. Hal ini merupakan peluang dan tantangan tersendiri bagi para arsiparis di lingkungan perguruan tinggi. Sebagai peluang, karena undang-undang kearsipan yang baru, UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan sudah mengakomodasi keberadaan Arsip
45
6
Universitas dimana trend terkini adalah menjadikan Arsip Universitas
INFORMASI
sebagai jantung kedua setelah perpustakaan sebagai penyedia informasi
IMPLEMENTASI ISO 9001:2008 DI ARSIP UGM
dan pengetahuan. Sebagai tantangan, karena merupakan hal baru dan belum menggejala di lingkungan perguruan tinggi.
ISO 9001:2008 merupakan standar internasional yang menetapkan
Archival metrics adalah pengukuran yang dilakukan dari waktu ke waktu untuk memonitor, menaksir, dan mengkomunikasikan informasi kearsipan yang penting mengenai hasil suatu program atau kegiatan
persyaratan untuk sistem manajemen mutu dimana suatu organisasi: 1.
konsisten produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan
kearsipan di perguruan tinggi. Tanpa penggunaan data yang terpercaya/
perundang-undangan dan peraturan yang berlaku, dan
reliable, para pengelola arsip universitas tidak dapat mengambil keputusan manajemen secara optimal. Sebagai contoh kasus, selam ini kita
2.
berkelanjutan dan jaminan kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan
pencipta sudah menurun. Kata “menurun” ini susah diukur karena
dan perundang-undangan dan peraturan yang berlaku.
didasarkan pada perkiraan saja. Menurut Sauki Hadiwardoyo (2002), hal ini
Tahun 2011 ini UGM mengimplementasikan sistem manajemen mutu
dikarenakan kita tidak terbiasa melakukan penelitian di bidang kearsipan.
ISO 9001:2008 di 22 unit kerja di lingkungan Kantor Pusat UGM sebagai
Tujuan diadakannya archival metrics adalah untuk mengetahui: Seberapa efektifkah arsip universitas dalam mendukung kebutuhan penelitian para pengguna? •
Apakah kita (mau) belajar sebagai sebuah organisasi dari data yang dikumpulkan tentang penggunaan koleksi arsip kita untuk mendorong meningkatkan program kearsipan universitas?
•
Dapatkah kita menunjukkan efektivitas kinerja kita dalam mendukung tujuan universitas? Dari ketiga pertanyaan di atas, arsiparis akademik dituntut untuk
menjadi seorang peneliti, perencana, dan manajer. Paling tidak, dari ketiga pertanyaan di atas kita dapat menjabarkan ke dalam bentuk pemetaan seperti di bawah ini. 1.
Bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk proses peningkatan sistem secara
mendefinisikan arsip inaktif sebagai arsip yang nilai kegunaannya bagi unit
•
Perlu menunjukkan kemampuannya untuk menyediakan secara
perluasan implementasi ISO 9001:2008 yang telah ada di lingkungan Kantor Pusat UGM sebelumnya. Arsip UGM ikut berpartisipasi menjadi salah satunya. Sebelumnya Arsip UGM telah mengikuti Awareness Training ISO 9001:2008 pada tanggal 5 April 2011 bertempat di ruang sidang Direktorat Perencanaan dan Pengembangan UGM sebagai rangkaian kegiatan ISO. Training ini sebagai pengenalan terhadap sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 terutama mengenai persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi serta sistem dokumentasinya untuk mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di unit kerja masing-masing. Untuk saat ini Arsip UGM hanya mengimplementasikan ISO 9001:2008 untuk Pengelolaan dan Layanan Arsip Kartografi, Kearsitekturan,
Menentukan “aset” penjualan kita Layaknya dunia bisnis, marketing berperan penting menggaet client kita, user kita seperti para peneliti dan pemangku kepentingan lainnya.
7
dan Gambar Teknik. Tindak lanjut dari training diatas, Arsip UGM menyiapkan penyusunan dokumen-dokumen kelengkapan ISO sebagai langkah awal implementasi. Dan pada tanggal 22 September 2011 telah
44
sejarah perjuangan kemerdekaan ini perlu memiliki jiwa archivistic sehingga
Apalagi “aset” yang “dijual” merupakan aset yang unik, tidak dapat
arsip-arsipnya dapat diselamatkan dan didayagunakan dan membantu
ditemukan di instansi lainnya.
merekam jejak sejarah ormas keagamaan di Indonesia. Harapan ke depan,
2.
Menentukan stakeholders kita, seperti para fotografer/ wartawan
tentunya ANRI sebagai pembina kearsipan nasional dapat menjembatani
universitas, bagian humas, bagian publikasi, para IT specialist,
kegiatan kearsipan keagamaan di negara kita.
mahasiswa, litbang, dan pimpinan universitas;
Di samping kelebihan yang dimiliki oleh buku ini, kekurangannya
3.
tentunya juga ada. Namanya saja buku pegangan (manual) tentu isi yang
Berkolaborasi dengan perpustakaan dan IT center dalam hal retrieval dan pengembangan data kearsipan secara elektronik.
ada kebanyakan berisi poin-poin besar saja. Ibarat undang-undang, masih garis besarnya saja, perlu diatur dengan penjelasan-penjelasan yang
Membangun Budaya Meneliti di Arsip Universitas
mengatur tema-tema tertentu. Bila dilihat dari siklus manajemen arsip
Arsiparis akademik layaknya pustakawan di perguruan tinggi harus
statis, isi dari buku ini juga belum menyentuh tentang exhibisi dan publikasi
membiasakan diri dengan penelitian dan mencari temuan-temuan baru di
naskah sumber, padahal tidak menutup kemungkinan, arsip-arsip gereja
bidang kearsipan. Berbeda dengan arsiparis di lembaga kearsipan
yang bernilai guna sejarah suatu saat perlu diterbitkan guna membantu
pemerintah, para arsiparis akademik dituntut juga sebagai pendidik atau
penelitian.
guru bagi pengguna, baik bagi mahasiswa, peneliti maupun sejarawan dan
Ada pasal yang tidak nyambung dengan tema, misalnya Pasal 20
stakeholders lainnya. Menurut Tom Nesmith, dkk. (1996) hendaknya
tentang Pencegahan Kerugian (hlm 36), tiba-tiba muncul butir nomor 3
arsiparis berhijrah, dari mengedepankan skill dan pengetahuan kepada
sistem wilayah (geographic), tentu hal ini tidak tepat karena konteksnya
pemahaman dan perilaku (understanding and attitude).
berbeda. Dari segi tata tulis dan bahasa, sering dijumpai penulisan konsep-
Pemahaman berarti tidak sekedar tahu namun lebih pada hakikat
konsep kunci kearsipan dalam bahasa inggris yang tidak tepat, misalnya
mengapa kita perlu mengelola informasi bukan sekedar bagaimana cara
arsip dinamis inaktif disamakan dengan archives, harusnya untuk arsip
mengelolanya. Pemahaman yang baik yang dilandasi dengan hakikat ilmu
statis. Selain itu, penulisan kata asing seperti records, archives, records
kearsipan ini akan melahirkan perilaku yang mencerminkan jiwa arsip.
management, archives management, archives arrangement, archives
Dalam bahasa Eric Ketelaar, adalah archivalization, yakni kearsipan tidak
description yang seharusnya diketik miring (italic) masih diketik tegak
sekedar apa dan bagaimana suatu tindakan direkam di dalam lembaga
(hlm.19-20). Teknik penulisan juga kurang menarik, misalnya jarak spasi
kearsipan namun jangkauannya lebih luas dengan mengaitkannya secara
yang tidak konsisten, serta penulisan daftar pustaka yang tidak sesuai
sosial dan kultural, sehingga dikenal bahwa ilmu arsip itu bersifat inter dan
dengan kaidah yang benar. (Suprayitno, Arsiparis di Kemnakertrans Jakarta).
multidisipliner karena ia bersinggungan dengan sosiologi, antropologi, khususnya sosiologi organisasi, antropologi organisasi dan informatika organisasi. Bertitik tolak dari inilah, lembaga kearsipan pada umumnya dan arsip universitas pada khususnya, sebaiknya membiasakan melakukan kegiatan penelitian.
43
8
persepsi para pelaku kearsipan seperti Mona Lohanda dari ANRI, maupun
Penutup Berbeda dengan arsip yang tercipta dari hasil samping kegiatan di
pandangan-pandangan para pastur dan para ahli penulisan sejarah. Bab IV
lembaga pemerintahan, arsip yang dihasilkan perguruan tinggi merupakan
atau terakhir berisi tulisan-tulisan yang berisi tentang kearsipan gereja dan
arsip yang unik. Unik dari segi karakteristiknya karena tidak semuanya
penulisan sejarah tarekat.
merupakan hasil samping kegiatan organisasi, tetapi juga milieu yang
Inti dari buku ini ada pada Bab I yaitu mengurus arsip gereja.
melingkupinya dimana perguruan tinggi merupakan lembaga keilmuan yang
Bahasan ini terdiri atas beberapa bab lagi. Bab I ketentuan umum tentang
menghasilkan karya-karya ilmiah yang tercermin dalam tri dharma
kearsipan (masih mengacu pada undang-undang kearsipan yang lama, UU
perguruan tinggi.
Nomor 7 Tahun 1971), kearsipan gereja, keuskupan, dan tarekat. Bab II
Arsiparis akademik sudah selayaknya mengubah mindset arsiparis
membahas tentang tujuan, nilai, dan fungsi. Bab III mulai berbicara “core”
pada umumnya, dimana budaya meneliti belum menjadi hal yang biasa
dari manajemen arsip statis, yang terdiri atas kegiatan akuisisi,
dilakukan. Meneliti bagi arsiparis akademik merupakan tantangan karena
penyimpanan dan penataan, jadwal retensi arsip, pemeliharaan dan
sebagai lembaga keilmuan, pendekatan-pendekatan ilmiah harus dilakukan
perawatan, pengamanan, penyelamatan, serta akses dan pelayanan. Bab IV
agar hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan di arsip universitas
mengulas tentang sistem pemberkasan. Pencegahan kerusakan dan
memiliki standar, ukuran, benchmark dan pengalaman referensi yang
kerugian diatur dalam Bab V. Selanjutnya pada Bab VI diatur tentang
mapan. Ketika dihadapkan pada permasalahan tentunya tidak lagi harus
fasilitas kearsipan, baik personel, tempat, maupun peralatan. Bab VII
mengandalkan survey “instan” dengan alasan tidak ada literatur historis
menjelaskan tentang kode etik. Sedangkan komputerisasi dan lain-lain
untuk menguji subjek dan hipotesisnya.
diatur dalam bab selanjutnya.
Arsiparis akademik, untuk menyebut arsiparis yang bekerja di lingkungan
perguruan
sekedar
buku ini dapat menjadi stimulus bagi organisasi keagamaan lain di
mengedepankan skill dan pengetahuan semata, namun yang lebih penting
Indonesia, misalnya untuk organisasi kemasyarakatan (ormas) Islam
adalah
mengingat sepak terjang dan sumbangsih Islam di Indonesia dalam
memahami
tinggi, dan
juga dituntut
mempraktekkan
untuk dalam
tidak
Meskipun buku pegangan ini terbatas untuk kalangan gereja, namun
perilaku
yang
mencerminkan ontologi dari kearsipan itu sendiri.
pergerakan kemerdekaan sangatlah besar. Tentu saja, tidak hanya kalangan
Dua aspek inilah yang sebenarnya diharapkan dari diterapkannya archival metrics di lingkungan arsip universitas.
gereja dan Islam saja yang perlu diprioritaskan penanganan arsipnya, agama lain seperti Hindu dan Budha juga demikian. Barangkali secara kebetulan, kalangan gereja diuntungkan dengan telah
mapannya
(established) penanganan arsip-arsip keagamaan mereka karena ilmu kearsipan berkembang dan dikembangkan oleh orang-orang Barat dan penyebaran agama Nasrani ke Indonesia juga dilakukan oleh orang-orang Barat yang sudah lebih dulu mengerti ilmu kearsipan. Oleh karena itu, ormas Islam seperti Muhammadiyah, Persis, NU, dll. yang telah mewarnai
9
42
keagamaan/ ormas keagamaan hampir-hampir sulit ditemukan di toko-toko buku atau di perpustakaan. Kalaupun ada, tentunya sangat terbatas untuk
Referensi
kalangan sendiri.
Archival Metrics: Promoting a Culture of Assessment in Archives and Special Collections
Adalah buku “Mengurus Arsip Gereja: Pegangan untuk Arsiparis Keuskupan dan Tarekat” yang telah memberikan pencerahan kepada kita tentang perlunya buku panduan kearsipan di lingkungan gereja. Buku yang
Linda J. Henry, "Schellenberg in Cyberspace.," American Archivist 61:2 (Fall 1998), p. 309–327.
ditulis oleh Departemen Dokumentasi dan Penerangan Konferensi Waligereja Indonesia ini sebenarnya merupakan hasil lokakarya kearsipan arsiparis dan sekretaris Keuskupan dan Tarekat. Buku ini sengaja
Nesmith, T. “Professional Eeducation in the Most Expansive Sense: What Will the Archivist Need to Know in the Twenty-First Century?”. Archivaria 42 (1996),92.
diperuntukkan bagi para Pempimpin Keuskupan beserta unit-unitnya (Paroki, Perangkat Kerja, Yayasan dan karya-karyanya, dsb), serta bagi Pimpinan Tarekat beserta unit-unitnya (Komunitas, Yayasan dan karya-
Pidato Pelantikan Guru Besar Pada Perguruan Tinggi Kedokteran Tjabang Surakarta Tanggal 17 April 1946 Oleh Prof. Dr. M. Sardjito. Sumber: Arsip UGM.
karyanya). Buku dengan cover berwarna biru kehijauan yang tebalnya 160 halaman ini terdiri atas empat bab. Dalam pengantar, tampaknya penulis merasakan kegelisahan yang sebenarnya dirasakan oleh semua organisasi,
Sauki Hadiwardoyo. 2002. “Merumuskan Jadwal Retensi Arsip”. Suara Badar IV/2002 hlm 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
yakni bagaimana mengelola arsip dengan baik. Secara teori, arsip perlu dikelola untuk membantu lembaga induk membuat keputusan, sebagai penyedia informasi, dan sebagai memori organisasi sehingga jati dirinya tetap utuh. Sedangkan menurut pandangan gereja, banyak sekali dokumen-
http://www.archivalmetrics.org/. Akses tanggal 5 Agustus 2011. http://www2.sis.pitt.edu/~gaeconf/ketelaar.doc. Akses tanggal 5 Agustus 2011.
dokumen gereja yang mengharuskan pengelolaan arsip. Sebut saja salah satunya adalah dalam Kitab Hukum Kanonik kan.486-491. Di sana disebutkan adanya kewajiban penyimpanan dokumen dengan seksama, keharusan adanya inventaris arsip, pembedaan arsip umum, historis, dan rahasia. Namun dalam prakteknya, kearsipan tidak termasuk kebutuhan yang dirasakan, tidak termasuk daftar prioritas, dan petugasnya tidak profesional. Oleh karena itu, perlu dilakukan lokakarya kearsipan. Bab I membahas inti dari buku ini yaitu mengurus arsip gereja. Bab II membahas organisatoris yang berisi tentang prosesi acara dan daftar peserta lokakarya kearsipan. Bab III berisi makalah-makalah tentang kearsipan, baik dari
41
10
kalah pentingnya dalam berkontribusi untuk memajukan bangsa, yang salah
OPINI
satunya adalah menghasilkan arsip. Pasca didirikannya arsip nasional
UPAYA PEMERINTAH MENINGKATKAN PERAN MASYARAKAT
Amerika sampai 30 tahun kemudian, kegiatan kearsipan hanya terbatas
DALAM PENGEMBANGAN KEARSIPAN
pada lembaga pemerintah, belum menjangkau pada ranah swasta atau nonpemerintah. Baru pada tahun 1970-an, muncullah kesadaran untuk
Anna Nunuk Nuryani
mengelola arsip–arsip di luar kepemerintahan, khususnya tentang arsip A. Pengantar
agama (religious archives). Program arsip agama mulai berkembang dan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
para arsiparis keagamaan membentuk komunitas kearsipan tersendiri.
mengatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
Kemunculan komunitas baru ini telah mendapat perhatian, tetapi tidak
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
secara serta-merta membawa misi yang jelas di antara lembaga kearsipan
teknologi informasi dan komuniksi yang dibuat dan diterima oleh
keagamaan. Bahkan menurut James M. O’Toole , selama bertahun-tahun
lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
para arsiparis agama belum mampu mengidentifikasi “keunikan” yang
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
mereka miliki untuk dijelaskan kepada publik. Untuk menjembatani aspirasi
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
para arsiparis agama, The Society of American Archivists pada tahun 1980
Sebagai informasi terekam (recorded information) arsip mempunyai
menerbitkan buku karangan August Suelflow yang berjudul Religious
nilai
Archives: an Introduction. Diharapkan buku ini menjadi pegangan bagi para
dan
arti
penting
karena
merupakan
bahan
bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
1
arsiparis keagamaan di seluruh dunia.
bernegara, sehingga dalam rangka usaha penyelamatan bahan bukti
Bagaimana dengan kearsipan keagamaan di Indonesia? Kearsipan di
tersebut tidak hanya pemerintah yang mempunyai kewajiban untuk
negara kita masih terfokus pada lembaga pemerintah. Meskipun dalam
mengembangkan kearsipan tetapi masyarakat umum juga diharapkan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan di sana
dapat ikut berperan dalam pengembangan kearsipan.
disebutkan bahwa definisi arsip juga menjangkau arsip individu dan
Arsip dalam pandangan masyarakat awam sering disamakan
organisasi kemasyarakatan (arsip agama tentunya include di sini), namun
dengan istilah dokumen, manuskrip, atau pustaka. Padahal arsip
dalam prakteknya ANRI sebagai lembaga pembina kearsipan nasional belum
bersifat unik yang tidak bisa disamakan dengan pustaka, manuskrip
mengatur tentang arsip-arsip individu dan keagamaan. Khusus tentang
maupun dokumen lainnya. Lembaga kearsipan yang mempunyai
pengelolaan arsip keagamaan, buku pedoman kearsipan bagi arsiparis
tanggung jawab menyelamatkan memori kolektif bangsa masih harus berbuat banyak untuk terus merubah image masyarakat agar lebih paham akan arti pentingnya arsip sehingga dengan kesadaran tersebut
1 James M. O’Toole, “What’s Different About Religious Archives?” Midwestern Archivist 9 (1984): 91-92
arsip yang bernilai kesejarahan dapat disimpan dan diselamatkan sebagai warisan budaya bagi generasi yang akan datang.
11
40
manajemen
arsip
dengan
pendekatan
penyelamatan,
dalam
B. Peran Serta Masyarakat
perkembangannya menjadi pendekatan pelestarian. Pendekatan ini
Perubahan mendasar yang telah dilakukan dalam upaya merevisi
kemudian menjadi model pengelolaan arsip di negara-negara Eropa untuk
Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan tahun
jangka waktu lama, karena didukung oleh landasan metodologis yang jelas
1971
sebagaimana tertuang dalam Manual Belanda karangan Muller, Feith, dan
diantaranya
Fruin, Handleiding voor het Ordenen en Beschrijven van Archieven
penyelenggaraan kearsipan. Masyarakat diharapkan dapat berperan
(Pedoman Penataan dan Deskripsi Arsip).
serta dalam penyelenggaraan kearsipan baik meliputi peran serta
Pengaruh manual Belanda ini hampir dipakai oleh para arsiparis atau
dengan
Undang-undang tentang
adalah
diaturnya
peran
Kearsipan serta
tahun 2009
masyarakat
dalam
perorangan, organisasi politik, maupun organisasi kemasyarakatan.
pengelola kearsipan di seluruh dunia. Di Amerika, tepatnya pasca Perang
Dalam Undang –undang Kearsipan
Dunia II, terjadi ledakan arsip yang terus menggunung sehingga
serta
menyebabkan para arsiparis dan teoris kearsipan memutar otak bagaimana
penyelenggaraan pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan
menangani banjir arsip tersebut. Tidak seperti negara–negara Eropa yang
penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaran pendidikan
cenderung stagnan dalam menangani arsipnya, Amerika justru lebih
dan pelatihan kearsipan. Selain itu lembaga kearsipan dapat pula
progresif dalam mengelola kearsipannya, sehingga untuk mencari solusi
mengikutsertakan
tepat adanya banjir arsip adalah dengan cara menyeleksi arsip-arsip yang
pengawasan, serta sosialisasi kearsipan.
bernilai guna keberlanjutan saja yang harus dilestarikan. Hal ini
masyarakat
dapat
dilakukan
disebutkan bahwa peran
masyarakat
dalam
dalam
ruang
kegiatan
perlindungan,
Peran serta masyarakat dalam pengelolaan arsip sebagaimana
menunjukkan adanya perbedaan pendekatan kearsipan antara Eropa dan
dimaksud dalam pasal 71 ayat (2) dilaksanakan dengan cara :
Amerika. Atas gagasannya Theodore Roosevelt Schellenberg, arsiparis tidak
a.
hanya
bertugas
menyelamatkan
(safeguarding)
dan
lingkup
melestarikan
menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya
hak
dan
kewajiban
dalam
rangka
menjamin
(preserving), namun juga selecting dengan cara menilai arsip-arsip yang
perlindungan hak–hak keperdataan dan hak atas kekayaan
bernilai guna keberlanjutan karena tidak mungkin menyelamatkan dan
intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan
melestarikan semua arsip.
negara;
Pada Tahun 1934 didirikanlah arsip nasional Amerika yang bertugas
b.
menyimpan dan melindungi arsip perorangan, keluarga, organisasi
melestarikan arsip-arsip statis yang bernilai guna informasional dan
politik, dan organisasi kemasyarakatan sesuai dengan standar dan
kebuktian di seluruh Amerika. Pengaruh gagasan Schellenberg tentang
ketentuan peraturan perundang-undangan.
perlunya “penilaian arsip” sampai saat ini masih diterapkan oleh semua
Peran serta masyarakat dalam penyelamatan arsip sebagaimana
lembaga kearsipan di seluruh dunia, termasuk Indonesia. Pendekatan
dimaksud dalam pasal 71 ayat (2) dilaksanakan dengan cara :
kearsipan Amerika ini terkesan HANYA menyentuh penanganan arsip-arsip
a.
menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan
lembaga/ organisasi pemerintah, sementara arsip-arsip individu dan swasta
b.
melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui
belum banyak disentuh padahal baik individu maupun swasta juga tidak
39
terjadinya penjualan, pemusnahan, pengrusakan, pemalsuan, dan
12
pengubahan arsip oleh lembaga negara tanpa melalui prosedur
RESENSI
sebagaimana diatur dalam undang–undang. c.
melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan
MENGELOLA ARSIP AGAMA (RELIGIOUS ARCHIVES)
arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase, spionase, dan terorisme melalui koordinasi dengan lembaga Judul
terkait.
: Mengurus Arsip Gereja: Pegangan untuk Arsiparis
Peran serta masyarakat dalam penggunaan arsip sebagaimana
Keuskupan dan Terekat
dimaksud dalam pasal 71 ayat (2) dilaksanakan melalui pembudayaan Pengarang
penggunaan dan pemanfaatan arsip sesuai prosedur yang benar. Dalam
: Departemen Dokumentasi & Penerangan, Konferensi
hal ini lembaga kearsipan telah mengatur akses dan layanan arsip yang
Waligereja Indonesia
menjamin kemudahan akses bagi masyarakat. Peran serta masyarakat yang lain yang juga diharapkan oleh
Cetakan
: Pertama, Juni 2006
pemerintah adalah dalam hal penyediaan sumber daya pendukung
Penerbit
: Pustaka Nusatama
sebagaimana dimaksud dalam pasal 71 ayat (2) yang dapat
Tebal
: 160 hlm.
dilaksanakan dengan cara :
ISBN
: 979-719-337-3
a.
menggalang atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan Pendekatan manajemen kearsipan modern secara sistemik muncul
kearsipan; b. c.
melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan
pada pertengahan kedua abad ke-19, menyusul rentetan peristiwa sejarah
ketentuan peraturan perundang-undangan;
panjang revolusi Perancis. Menghadapi kelangkaan arsip yang berkaitan
menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip
dengan bukti hak dan kewajiban negara dan warga negara serta keberadaan
sesuai kompetensi yang dimilikinya.
berbagai institusi pemerintahan, timbullah kesadaran untuk mengelola
Selain beberapa hal yang telah disebutkan di atas masyarakat
arsip secara sistematis untuk kepentingan publik, dengan membentuk
juga dapat melengkapi perannya dalam menyelenggarakan pendidikan
sebuah institusi arsip nasional. Dengan didirikannya arsip nasional di
dan pelatihan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam pasal 71 ayat (2)
Perancis,
sesuai peraturan perundang-undangan.
(penanganan kearsipan secara praktis sudah ada bersamaan dengan
Bila suatu organisasi politik, organisasi masyarakat, dan perseorangan melaksanakan kegiatan yang didanai
dari anggaran
menandakan
kelahiran
manajemen
kearsipan
modern
peradaban manusia ketika mengenal tulisan, namun belum dibarengi dengan unsur-unsur manajemen modern). Misi didirikannya arsip nasional
negara atau bantuan luar negeri juga wajib menyerahkan rekaman
di
kegiatannya ke lembaga kearsipan. Beberapa kewajiban yang
menyelamatkan dan mendayagunakan arsip bukti dan hak serta kewajiban
diharapkan oleh pemerintah terhadap masyarakat ini masih perlu
negara dan warga negara untuk kepentingan publik. Misi ini melahirkan
13
38
Perancis
saat
itu
adalah
untuk
menelusuri,
mengumpulkan,
Dalam notulen tersebut juga dituliskan maksud dari monumen tersebut
disosialisasikan oleh lembaga kearsipan, agar masyarakat dapat
yaitu melambangkan pemberantasan yang kurang baik oleh Gadjah Mada.
mengetahui dan melaksanakan peran sertanya dalam penyelenggaraan
(GADJAH MENGINJAK ULAR).
kearsipan di lingkungan sekitarnya. Untuk mencapai tujuan sesuai
Dari sejarah nama dan tanggal kelahiran UGM menyiratkan jati diri
undang–undang tersebut memerlukan kerja keras dari pemerintah
UGM. Hal ini terangkum dalam Mukadimah Anggaran Rumah Tangga
dalam hal ini lembaga kearsipan yang bertanggungjawab penuh dalam
Universitas Gadjah Mada (UGM) yang menyatakan bahwa UGM lahir dari
penyelenggaraan kearsipan
kancah perjuangan revolusi kemerdekaan bangsa Indonesia. Oleh karena
mempunyai pemahaman yang belum tepat terhadap arsip, arsip hanya
itu, dalam menyelenggarakan kegiatannya, UGM menyatukan diri dengan
dianggap sebagai dokumen yang sudah usang, sudah basi, atau
kepentingan masyarakat Indonesia pada khususnya dan kemanusiaan pada
dianggap sebagai dokumen yang sudah tidak bernilai lagi.
karena selama ini masyarakat masih
umumnya. Pernyataan Mukadimah ini merupakan perwujudan dari citra/
Oleh karena itu, dalam mendukung peran serta yang dilakukan
jati diri UGM sebagai universitas perjuangan yang dibangun sejak awal
oleh anggota masyarakat, pemerintah dapat pula memberikan
kelahirannya.
penghargaan kepada masyarakat yang berperan dalam kegiatan perlindungan dan penyelamatan arsip. Selain itu, pemerintah juga
Sumber :
dapat memberikan imbalan kepada masyarakat yang berperan serta
1. 2. 3.
dalam penyerahan arsip penting yang termasuk dalam kategori DPA
4. 5.
Laporan Tahunan Rektor UGM September 1964 Notulen Rapat Senat UGM 27 September 1961 “Hubungan Dosen dan Mahasiswa dalam Menciptakan Kehidupan Kampus yang Kondusif” oleh Koesnadi Hardjasoemantri dalam buku “Menuju Tertib Kehidupan Kampus” UGM: 2006 PP No. 23 Tahun 1949. Buku Kenangan Seperempat Abad UGM, 1974.
(Daftar Pencarian Arsip). C.
Upaya Pemerintah dalam Meningkatkan Peran Masyarakat 1.
Program Masyarakat Sadar Arsip Program
Masyarakat
Sadar
Arsip
bertujuan
untuk
memasyarakatkan pentingnya arsip kepada masyarakat, sehingga apresiasi masyarakat lebih antusias dan lebih besar terhadap arti pentingnya arsip.
Undang –undang
tentang kearsipan yang
berlaku tahun 2009 merupakan momentum baru bagi lembaga kearsipan untuk mensosialisasikan dirinya kepada masyarakat umum. Kesadaran akan pentingnya arsip juga perlu ditumbuhkan dalam masyarakat umum, bukan hanya dalam komunitas pemerintah dan perkantoran saja. Guna menunjang sosialisasi arsip kepada masyarakat umum lembaga kearsipan yang dipelopori oleh Arsip Nasional telah
37
14
memberikan
mobil
layanan
Masyarakat
Sadar
Arsip
seperangkat komputer dengan sistem aplikasinya
dan
kepada
beberapa provinsi di Indonesia, yang masih dilanjutkan pada tahun-tahun mendatang. kearsipan
daerah
Dengan
mobil tersebut lembaga
diharapkan
dapat
mempermudah
mensosialisasikan arti pentingnya arsip kepada masyarakat luas dengan dijangkau oleh mobil tersebut ke lokasi–lokasi tertentu. Dasar dari pemberian mobil layanan Masyarakat Sadar Arsip ini salah satunya dimaksudkan agar dengan adanya mobil ini layaknya
”perpustakaan
keliling”
masyarakat
umum
bisa
memperoleh pembelajaran tentang apa itu arsip dan bagaimana cara memperbaiki arsip (restorasi arsip) bagi arsip masyarakat yang mengalami kerusakan agar dapat tetap diketahui dengan jelas isi informasinya. Mobil Masyarakat Sadar Arsip ini dilengkapi dengan peralatan pendukung syiar kearsipan seperti televisi layar datar 46 inci, perangkat komputer, speaker dan mike-nya, dan peralatan untuk restorasi arsip. Sedangkan
bantuan
komputer
beserta
aplikasinya
diharapkan agar arsip yang tersimpan di lembaga kearsipan dapat diakses oleh masyarakat, dan sebaliknya arsip yang ada di daerah dapat diakses pula oleh lembaga kearsipan di manapun. 2. Program Arsip Masuk Desa
negara sebagaimana terjadi di daerah-daerah lain. Sebagai hadiahnya tanggal 19 Desember 1949, satu tahun setelah penyerangan Belanda ke Yogyakarta pada tanggal 19 Desember 1948 (agresi militer Belanda), UGM didirikan sebagai perwujudan terima kasih pemerintah pusat kepada Rakyat Yogyakarta. Godaan kenikmatan sesaat muncul dengan adanya tawaran pemerintah untuk memboyong UGM ke Jakarta. Bisa dibayangkan saat itu UGM bekerja mencetak para generasi penerus bangsa dengan segala keterbatasan. Dengan pindah ke Jakarta tentu segala derita keterbatasan tersebut dapat diatasi. Akan tetapi, apa yang terjadi ternyata para pimpinan UGM menolak saran agar UGM sebagai universitas nasional dipindah ke Jakarta. Adalah Prof. Sardjito sebagai Presiden UGM, Prof. Notonagoro sebagai Sekretaris Senat, dan Koesnadi Harjdasoemantri sebagai wakil Dewan Mahasiswa, yang menghadap ke Jakarta dan menyuarakan keberatan atas saran dipindahkannya UGM ke Jakarta, padahal UGM ini adalah hadiah Pemerintah kepada Rakyat Yogyakarta. (Koesnadi Hardjasoemantri, 2006). Dalam notulen Rapat Senat UGM pada hari Rabu tanggal 27 September 1961 di Bulaksumur yang arsipnya tersimpan di Arsip UGM tertulis bahwa dalam rapat senat tersebut dibahas beberapa agenda diantaranya adalah rencana pembangunan monumen untuk rotonde dengan surjo dan tjondro sengkolo-nya yang berhubungan dengan tahun berdirinya UGM. Dalam rapat tersebut terjadi pro dan kontra namun kemudian dicapai kesepakatan sebagai berikut : a. Tjondro sengkolo :
Upaya lain untuk meningkatkan peran serta masyarakat dalam pengembangan kearsipan lembaga kearsipan Arsip Nasional
Masuk Desa. Program Arsip Masuk Desa ini akan berlangsung sampai tahun 2014 untuk memberikan pelatihan kepada seluruh
15
Manggala
1
8
Gadjah Loko = 1881 8
1
Hendaknya diganti dengan :
RI telah memberikan dukungan dana dekonsentrasi kepada provinsi mulai tahun 2009 untuk melaksanakan Program Arsip
Maha
Ngradjani gadjah ulaning djagat; b.
Lobang2 supaya dibuat sembilan supaya sempurna
c.
Pada lambung stupa (=tak ada angan2 sifat budistis) digambarkan aktivitas Gadjah Mada.
36
Indonesia maka oleh para pendiri UGM disepakati bahwa tanggal 19
perangkat desa, yang
Desember 1949 sebagai hari lahir UGM.
masyarakat di desa.
Dalam buku Kenangan Seperembad Abad UGM dituliskan bahwa
banyak bersentuhan dengan arsip dan
Program Arsip Masuk Desa menjadi sangat strategis
tanggal 19 Desember 1949 oleh Pemerintah Republik Indonesia didirikan
mengingat
Universitas Negeri Gadjah Mada Yogyakarta, gabungan atas Fakultas-
pelaksanaan pelayanan pemerintah kepada masyarakat. Kalau kita
fakultas Sastera, Hukum, dari Yayasan Balai Perguruan Tinggi Gadjah Mada,
melihat perjalanan pemerintahan, desa merupakan cikal bakal dan
dan Sekolah-sekolah Tinggi Negeri, yaitu Fakultas Tehnik, Fakultas
bukti nyata tumbuhnya kehidupan berdemokrasi di Indonesia.
Kedokteran, Fakultas Kedokteran Gigi dan Farmasi, Fakultas Pertanian dan
Terlaksananya proses pemilihan Presiden secara langsung baru
Fakultas Kedokteran Hewan, dan Fakultas Hukum. Dalam hal ini memang
dimulai pada tahun 2004, juga diilhami oleh tradisi pemilihan
ada pertanyaan, apakah sebabnya tanggal 19 Desember yang mengingatkan
kepala desa secara langsung yang telah berjalan secara
kita kepada hari yang pahit, pedih, dan suram karena penyerbuan Belanda
demokratis, adil dan terbuka jauh sebelumnya.
di Yogyakarta dipakai sebagai hari berdirinya Universitas Gadjah Mada yang
pemerintah
desa
merupakan
Untuk memberikan gambaran
ujung
tombak
tentang pelaksanaan
tiap tahun akan diperingati dengan meriah. Dalam ceramah kepada para
program Arsip Masuk Desa ini akan ditetapkan kebijakan program
mahasiswa Presiden Soekarno menjawab bahwa 19 Desember itu sangat
dan pedoman-pedoman yang menyertainya. Dalam jangka panjang
penting untuk perkembangan Bangsa Indonesia karena tindakan Belanda
diharapkan
yang bermaksud merebut kembali Indonesia, maka Bangsa Indonesia
pedesaan tentang pentingnya arsip sehingga mereka menjadi
menjadi bersatu padu dan dapat mengeluarkan kekuatan yang besar
tanggap terhadap hak-hak keperdataan, hak-hak politik dan
sampai dapat mengalahkan Belanda. Akhirnya Indonesia memperoleh
mengetahui potensi sumber daya alam yang ada di desanya serta
pengakuan kemerdekaan dari seluruh dunia. Meskipun UGM secara tertulis
tumbuh tanggung jawab mereka dalam membangun desanya.
resmi didirikan tanggal 16 Desember 1949 dengan keluarnya PP No. 23
mampu
meningkatkan
pemahaman
masyarakat
Program Arsip Masuk Desa ini diharapkan juga mendorong
Tahun 1949, dipilihnya tanggal 19 Desember merupakan pilihan yang
sekolah-sekolah,
didasari berbagai pertimbangan untuk kepentingan sejarah Bangsa
meningkatkan layanan masyarakat melalui tertib arsip. Namun
Indonesia.
demikian, pembinaan kearsipan untuk tingkat desa tidak dapat
Digambarkan dalam tulisan Prof. Dr. Koesnadi Hardjasoemantri mengenai hubungan antara kelahiran UGM dengan sejarah perjuangan Bangsa Indonesia. Diceritakan bagaimana sejarah mencatat bahwa semangat rakyat Yogyakarta sangat kental perjuangan nasionalnya. Ini terbukti pada saat Yogyakarta yang secara fisik diduduki Belanda pada waktu aksi militer kedua, tidak ada satupun pegawai yang sudi bekerja dengan Belanda membentuk pemerintahan sipil Belanda dan membentuk
dilepaskan dari peran pemerintah provinsi dan pemerintah
35
desa
dan
institusi
desa
lainnya
dalam
kabupaten/ kota. Hal ini sejalan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Pemerintah antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/
Kota,
bahwa
berbagai
urusan
dan
pertanggungjawaban pemerintah termasuk bidang kearsipan daerah telah dibagi habis.
16
3.
Watak dan kepribadian
Program Akuisisi Arsip Statis Akuisisi arsip statis sebagai proses penambahan khasanah dilakukan
dengan
cara
guna
keteladanan. Mahapatih Gadjah
pertanggungjawaban nasional dari lembaga–lembaga negara dan
Mada adalah seorang prajurit
badan-badan pemerintah, swasta, perorangan sesuai dengan
yang berani dan cakap, seorang
ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Akuisisi merupakan
negarawan yang ulet dan pandai,
upaya penyelamatan dan pelestarian serta pewarisan jejak
seorang idealis yang mempunyai
informasi bersejarah dalam bentuk memori kolektif kehidupan
cit-cita yang tinggi, dan seorang
berbangsa dan bernegara kepada generasi mendatang. Akuisisi
yang saleh kepada agamanya.
arsip statis oleh lembaga kearsipan merupakan bentuk tanggung
Beberapa contoh keteladanan Gadjah Mada juga diuraikan dalam Laporan
jawab
terhadap
Rektor UGM Tahun 1964.
Akuisisi arsip sangat erat hubungannya dengan akses dan
harapan sebagai berikut :
pemerintah
menerima
atas
hak
dasar
arsip
bernilai
Mahapatih Gadjah Mada penuh
masyarakat
aksesibilitas informasi publik.
Dalam Rapat Senat Terbuka UGM disampaikan pernyataan dan
layanan yang harus diberikan oleh lembaga kearsipan kepada
“Oleh karena itu tidak sia-sia kita memilih nama Gadjah Mada untuk nama Universitas kita ini. Kalau Mahapatih Gadjah Mada dahulu mampu menyatukan kepulauan Nusantara ini menjadi suatu kesatuan kerajaan, maka Universitas Gadjah Mada ini menjadi tempat menggembleng dan menggodog pemuda-pemuda Indonesia dari segala penjuru tanah air, dari segala macam suku menjadi satu bangsa, Bangsa Indonesia. Universitas Gadjah Mada mempunyai citacita yang sama dengan Mahapatih Gadjah Mada, yaitu bercita-cita luhur menyatukan berbagai daerah dan suku-suku di kepulauan Indonesia ini menjadi satu nation.” (Laporan Tahunan Rektor UGM Th. 1964 hal. 10).
masyarakat. Agar lembaga kearsipan dapat melayani masyarakat yang membutuhkan arsip, maka dihimbau kepada masyarakat agar bersedia menyerahkan arsip yang bernila guna kesejarahan untuk disimpan di lembaga kearsipan, supaya dapat dimanfaatkan oleh masyarakat yang lebih luas.
4.
Pemasyarakatan Arsip Kegiatan ini adalah rangkaian kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan
pemahamam
masyarakat
terhadap
masalah
kearsipan dan promosi khasanah arsip yang memberikan informasi mengenai potensi yang dapat digali dari arsip. Pemasyarakatan arsip ini juga untuk menanamkan apresiasi pentingnya masyarakat untuk
menjaga
arsip
Gedung Pusat UGM Tahun 1960-an
sebagai
warisan
budaya.
Bentuk
pemasyarakatan arsip selain berupa promosi juga dalam bentuk
Hari Jadi UGM Setiap tanggal 19 Desember UGM memperingati hari lahirnya. Sejarah kelahiran UGM tidak lepas dari sejarah Bangsa Indonesia. Secara hukum UGM resmi didirikan pada tanggal 16 Desember 1949 dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah No. 23 Tahun 1949 tentang Peraturan tentang Penggabungan Perguruan Tinggi menjadi Universiteit. Peraturan pemerintah tersebut tertanggal 16 Desember 1949 ditandatangani oleh Ir. Soekarno. Mengingat UGM merupakan bagian dari perjuangan bangsa
17
34
1.
Widjaja artinya berlaku bijaksana, penuh hikmah dalam kesabaran
pameran arsip yang menyajikan arsip kepada masyarakat dalam
yang genting, sehingga dengan kebijaksanaannya kegentingan hilang
rangka menyebarluaskan informasi arsip pada masyarakat.
dan muncul ketentraman;
Selain seperti tersebut di atas pemasyarakatan arsip dapat
2.
Mantriwira, artinya seorang pembela negara yang selalu berani;
pula berupa publikasi kearsipan, diantaranya dapat dengan
3.
Witjaksaneng Naja, yaitu bijaksana di dalam segala tindakan;
penerbitan sarana penemuan arsip, penerbitan naskah sumber,
4.
Matanggwan, artinya seorang yang menjadi kepercayaan, tidak
penerbitan sejarah lisan, dan tulisan yang berkaitan dengan
pernah menyelewengkan kepercayaan yang diberikan kepadanya;
pendayagunaan khasanah arsip.
5.
Satya Bhakti Aprabhu, artinya bersifat setia dengan hati yang ikhlas D. Penutup
kepada negara dan sri mahkota/ raja; 6.
Peran masyarakat dalam pengembangan kearsipan di Indonesia
Wagmi Wag, artinya pandai berargumen dalam mempertahankan
masih membutuhkan perhatian serius dari pemerintah. Jumlah
pendapat; 7. 8. 9.
Sardjawopasama,
yaitu
tingkah
laku
yang
penduduk Indonesia sungguh sangat besar, setiap individu pasti
memperlihatkan
kerendahan hati bermaksud manis, tulus, dan ikhlas, lurus dan sabar;
menciptakan arsip sesuai rekaman kegiatan yang dilakukannya.
Dhirotsaha, artinya selalu bekerja rajin dan sungguh-sungguh serta
Berdasarkan asumsi ini berarti arsip yang tercipta di masyarakat
dengan keteguhan hati;
berjumlah sangat banyak. Akan tetapi, masih banyak masyarakat yang
Tan Lalana, artinya selalu bersifat gembira dan selalu memperlihatkan
belum paham apa yang harus mereka lakukan terhadap arsipnya,
sikap yang bangun tegak (semangat) dan selalu bertindak cepat;
karena pemahaman yang masih kurang. Oleh karena itu, pemerintah di
10. Diwyatjitta, maksudnya selalu berhati baik dalam berhubungan
masa mendatang perlu memperhatikan lebih serius terhadap peran
dengan orang lain dan selalu siap mendengarkan pendapat dan saran
serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan agar arsip yang
dengan hati yang tenang walaupun tidak setuju;
merupakan warisan budaya bagi generasi mendatang ini tidak hilang
11. Masihi Samastabhuwana, artinya menyayangi seluruh dunia;
sia-sia
12. Sih Samastabhuwana, artinya dasar kesetiaan hati Gadjah Mada
menyelamatkannya.
ketidaktahuan
dalam
mengelola
dan
kearsipan perlu ditingkatkan dari tahun ke tahun agar sasaran yang
13. Ginon Pratidino, artinya selalu mengerjakan yang baik dan menghapus
ingin dicapai semakin tepat dan sesuai dengan target. Hal ini tidak
kelakuan yang tidak sempurna;
mudah karena keterbatasan anggaran dan sumber daya manusia yang
14. Sumantri, artinya menjadi pegawai negara yang baik dan penuh prilaku
dimiliki
yang sempurna; dan Musuh,
karena
Upaya yang sudah dilakukan pemerintah melalui lembaga
dalam segala hal;
15. Anayaken
hanya
artinya
selalu
bertindak
pemerintah
sehingga
menyebabkan
program–program
terputus di tengah jalan.
memusnahkan/
Optimis
menaklukkan musuh.
perlu
selalu
menyertai
langkah
kita
dalam
mengembangkan kearsipan. Semoga dengan sikap optimis ini kendala-
33
18
kendala dapat dilalui, sehingga masyarakat pun tidak menanggapi
TELISIK
kearsipan dengan sikap apriori.
SEJARAH DIBALIK NAMA DAN TANGGAL KELAHIRAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Musliichah “Tidak sia-sia nama Gadjah Mada dipilih untuk nama Universitas kita”
DAFTAR PUSTAKA
(Laporan Tahunan Rektor UGM 19 September 1964) Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
Nama tidak hanya sekedar deretan huruf yang membentuk kata. Demikian halnya
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
dengan nama Universitas Gadjah Mada. Manajemen Arsip Statis (Archives Management), Arsip Nasional RI, 2009.
“Gadjah Mada” mengandung makna dan
Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Pemerintah antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/ Kota.
harapan. Seperti yang tercatat dalam laporan tahunan Rektor UGM tahun 1964 bahwa mengambil
Gadjah Mada
sebagai nama
universitas kita bukanlah hal yang sia-sia. http://upload.wikimedia.org/wikipedia/id/2/25/Gajah_Mada.jpg
Pada tahun 1964 dalam Rapat Senat Terbuka Univeritas Gadjah Mada diperingati 600 tahun wafatnya Mahapatih Gadjah Mada, Mahapatih Negara Kesatuan Madjapahit. Dalam rapat senat tersebut disampaikan gambaran kemungkinan membentuk sebuah negara kesatuan baik negara asing maupun negara Indonesia. Dasar-dasar ilmiah yang sangat kuat sekalipun, belum mampu menjamin mudahnya pembangunan negara kesatuan dalam daerah kepulauan yang demikian luas. Namun kesatuan politik berupa Kerajaan Majapahit yang meliputi seluruh kepulauan Indonesia telah terbentuk pada jaman Hayam Wuruk (1350-1389) atas jasa Mahapatih Gadjah Mada. Dalam Laporan Rektor UGM September 1964 ditulis sifat dan watak Mahapatih Gadjah Mada yaitu :
19
32
mengamalkan jati diri itu. Memasukkan nilai dan jati diri UGM ke dalam
BIODATA PENULIS
mata kuliah perlu diwacanakan. Nilai dan jati diri UGM perlu terus dibumikan dan ditauladani oleh semua sivitas akademika supaya universitas terbesar itu tidak hanyut dalam
Herman SetyawanA.Md.
pusaran globalisasi yang kapitalis dan pragmatis. Efek globalisasi yang perlu
Lahir di Sleman, pada tanggal 15 April 1982. Arsiparis Pelaksana lanjutan di
dicermati adalah mencuatnya isu pendidikan akan diusung sebagai
Arsip Universitas Gadjah Mada. Lulus D3 Kearsipan UGM pada tahun 2003,
komoditas perdagangan yang termuat General Agreement on Trade Tariffs
dan saat ini sedang menempuh Pendidikan Administrasi Perkantoran FISE
and Services (GATTS), yang diprakarsai oleh World Trade Organization
UNY.
(WTO). Jati diri akan terealisasi jika totalitas organisasi mendukungnya. Jika tidak maka jati diri itu hanya berhenti dalam bentuk tulisan. Anna Nunuk Nuryani Daftar Rujukan Arsip 1. Peraturan Pemerintah (PP) No. 23 tahun 1949 tentang Peraturan Sementara Penggabungan Perguruan Tinggi menjadi Universiteit. 2. PP 153 tahun 2000 tentang Penetapan UGM sebagai PT BHMN 3. SK MWA UGM No. 19/SK/MWA/2006 tentang Jati Diri dan Visi UGM. 4. Sofian Effendi, ”Revitalisasi Jatidiri UGM Menghadapi Perubahan Global”, Naskah Orasi Ilmiah Dies UGM ke-56, 2004.
Lahir di Lebak, pada tanggal 14 Desember 1966. Arsiparis Madya di Badan Perpustakaan dan Arsip Daeran Provinsi DIY. Lulus dari Jurusan Sejarah, Fakultas Sastra UGM pada tahun 1990.
Pustaka 1. Bambang Purwanto dkk, ”Dari Revolusi ke Reformasi, 50 Tahun Universitas Gadjah Mada”, UGM, 1999. 2. Sutaryo; Suratman Woro,” Sejarah Lahirnya Universitas Perjuangan Universitas Gadjah Mada”, Senat Akademik UGM, 2008. 3. Heri Santoso, ”Filosofi UGM”, Senat – PS Pancasila UGM, 2008.
31
20
Ketika terjadi gejolak pemberontakan di daerah Priangan Timur, UGM
TELISIK
mengirim tim kesenian yang bermisi memberikan hiburan dan dukungan
MENELUSURI JATI DIRI UNIVERSITAS GADJAH MADA
kepada rakyat dan tentara yang bertugas di sana.
DALAM LEMBARAN ARSIP
Pada tahun 1978, UGM
Zaenudin
mengirim 5 anggota Menwa bergabung
Kilasan Sejarah UGM
di Mesir. Misi ini tentu sangat
yang didirikan oleh Pemerintah Republik Indonesia (RI). UGM dilahirkan
sesuai
dalam suasana penuh semangat dan harapan di tengah-tengah kancah Misi Kesenian UGM ke Periangan Timur
merebut
Pasukan
Garuda V membantu perdamaian
Universitas Gadjah Mada (UGM) merupakan universitas pertama
perjuangan
dengan
kembali
kemerdekaan.
Universitas
tersebut
pada 17 Februari 1946 berdirilah perguruan tinggi swasta bernama Balai Perguruan Tinggi Gadjah Mada (BPTGM) di Yogyakarta. Setelah itu secara berangsur-angsur dalam kurun waktu 2 tahun, antara tahun 1946 – 1948, Pemerintah Indonesia yang mengungsi ke Yogyakarta juga telah mendirikan
nilai
budaya
bangsa yaitu suka menolong sesama.
merupakan gabungan berbagai perguruan tinggi yang sudah ada sebelumnya. Tepat setengah tahun setelah Kemerdekaan Indonesia yaitu
dengan
Sekitar 10 tahun (1988 – 1998) di UGM selalu digelar pasar raya rakyat yang kemudian dikenal dengan “Gama Fair” setiap menjelang dies natalis. Salah satu tujuan kegiatan ini adalah mengkampanyekan cinta produk dalam negeri. “Gama Fair” juga biasa diisi dan dimeriahkan pentas berbagai kesenian daerah. Kegiatan ini sebagai salah satu upaya UGM mensosialisasikan dan melestarikan budaya bangsa.
beberapa perguruan tinggi. Di Yogyakarta pemerintah mendirikan Sekolah Tinggi Teknik dan Akademi Ilmu Politik. Di Klaten berdiri Perguruan Tinggi
Membumikan Jati Diri Menyongsong Globalisasi
Kedokteran, Perguruan Tinggi Kedokteran Hewan, dan Perguruan Tinggi
Predikat sebagai Universitas Perjuangan, Universitas Kerakyatan,
Pertanian. Sementara di Solo Pemerintah membangun Perguruan Tinggi
Universitas Terbesar dan lain-lain harus dipahami bukan sebagai klaim
Kedokteran (Bagian Klinik) dan Balai Pendidikan Hukum. Didorong oleh cita-
semata, melainkan harus dibuktikan dengan tanggung jawab dan prestasi.
cita pemerintah untuk memiliki universitas nasional sendiri dan didasari
Nilai dan jati diri merupakan kunci penentu maju tidaknya organisasi.
oleh semangat dan kebesaran jiwa semua pihak, akhirnya kedelapan
Namun sebaik apapun jati diri UGM tidak akan pernah terealisasi jika tidak
lembaga tersebut digabung menjadi sebuah universitas dengan nama
ditopang perangkat pendukung seperti: visi, misi, strategi, sistem,
”Universiteit Negeri Gadjah Mada”. Penggabungan tersebut disyahkan
kepemimpinan, serta lingkungan yang kondusif.
melalui Peraturan Pemerintah No. 23 tanggal 16 Desember 1949.
Selama ini upaya sosialisasi jati diri seperti: penerbitan buku dan
Pendidikan tinggi di Indonesia sebenarnya telah dimulai pada masa
pembuatan film, tentang ke-UGM-an serta penyelenggaraan History Week
kolonial Belanda, namun sempat terhenti sebentar pada tahun 1942 di awal
perlu terus ditingkatkan. Strategi baru juga perlu dipikirkan sehingga
masa pendudukan Jepang. Tujuh dari delapan perguruan tinggi di atas
seluruh sivitas akademika tahu dan akhirnya mau mengetahui dan
21
30
Sejak tahun 1961–1970-an, UGM juga terlibat aktif dengan
(selain BPTGM) bahkan sudah dirintis oleh Belanda dan Jepang di berbagai
Kementrian Transmigrasi dan Koperasi melakukan survey dan pengaturan
kota besar di Indonesia, seperti: Jakarta, Bogor, Bandung dan Surabaya.
untuk menyukseskan program transmigrasi di Sumatera dan Kalimantan.
Setelah Proklamasi Kemerdekaan para mahasiswa mengambil alih
Pada tahun 1970, mahasiswa Teknik Sipil UGM berhasil membangun
perguruan-perguruan tinggi tersebut dan menyerahkan kepemimpinannya
jaringan pipa air di lereng Gunung Merapi. Keberhasilan menjadikan 3 desa
pada orang Indonesia. Sayang kegiatan pendidikan oleh orang Indonesia
di wilayah Cangkringan mudah mendapatkan air.
tidak berlangsung lama menyusul kedatangan Tentara Sekutu dan NICA
Proyek
ini
banyak
(Netherlands Indies Civil Administration – tentara Belanda yang ingin
dikunjungi oleh peneliti-peneliti
menguasai kembali Indonesia).
termasuk dari luar negeri. Satu
Satu demi satu kota-kota tersebut jatuh ke tangan Sekutu-Belanda.
lagi kepeloporan UGM dalam hal
Keadaan ini memaksa pemindahan ibukota negara ke Yogyakarta pada
pengabdian
rakyat
bulan Januari 1946. Perpindahan ibukota memicu para mahasiswa, dosen
adalah lahirnya ide Kuliah Kerja
dan orang-orang yang setia pada RI untuk memindahkan kegiatan
kepada
Nyata (KKN).
pendidikan dan berbagai fasilitasnya ke Yogyakarta. Usaha yang berat dan Jaringan Pipa Air di Lereng Merapi Tahun 1970
penuh resiko karena dalam situasi perang. Pemindahan harus dilakukan
Secara resmi KKN baru dimulai tahun 1972 namun embrionya telah dilaksanakan jauh sebelumnya.
Gagasan ini mungkin merupakan
kepeloporan UGM yang paling spektakuler karena sampai sekarang
sembunyi-sembunyi dan bertahap. Karena di Yogyakarta tidak cukup tersedia gedung dan perumahan, akhirnya perpindahan perguruanperguruan tinggi tersebut meluber ke Klaten dan Solo.
kegiatan tersebut masih dilaksanakan bahkan menjadi mata kuliah wajib
Dengan fasilitas seadanya dan terpencar-pencar kegiatan belajar
bagi mahasiswa. Tidak hanya itu KKN juga ditiru oleh banyak perguruan
menggeliat lagi. Sampai akhirnya terjadilah Agresi Militer Belanda II pada
tinggi di Indonesia bahkan diadopsi pula oleh beberapa perguruan tinggi di
tanggal 19 Desember 1948 untuk menguasai Yogyakarta, satu-satunya
luar negeri. Oleh karena kepedulian yang besar kepada rakyat terutama
wilayah RI yang belum jatuh ke tangan Belanda. Perang berkecamuk di
rakyat pedesaan, sehingga ada yang memberikan stigma kepada UGM
mana-mana. Perguruan tinggi berhenti total karena dosen dan para
sebagai universitas ndesa.
mahasiswa juga ikut perang. Mereka tergabung dalam berbagai kesatuan seperti: Tentara Pelajar atau PMI. Atas prakarsa Sultan HB IX dilaksanakan
Universitas Pusat Kebudayaan Jati diri UGM yang terakhir adalah universitas pusat kebudayaan. Ciri khas ini menuntut UGM harus menjadi pengawal pelestari dan pengembang budaya nasional. Tentu saja mencakup nilai, tradisi, karya pemikiran dan seni, serta lain-lain bentuk cipta rasa maupun karsa dari Bangsa Indonesia. Sedikit banyak peran itu sudah dilaksanakan oleh UGM.
29
Serangan Umum untuk merebut kembali Yogyakarta pada tanggal 1 Maret 1949. Akhirnya dalam waktu 6 jam (jam 06.00 – 12.00) Yogyakarta direbut kembali oleh RI. Perang mempertahankan kemerdekaan tersebut membawa korban dosen dan mahasiswa Indonesia, antara lain: Prof. Dr. Abdurrachman Saleh, Ruwiyo, Harjito, Wuryanto, dan Asmono.
22
Usaha menghidupkan kembali perguruan tinggi muncul, namun menghadapi kendala serius karena sebagian besar perguruan tinggi milik
Model studium generale ini akhirnya dicontoh oleh perguruan tinggi lainnya sampai sekarang.
pemerintah berada di Solo dan Klaten, yang berada di luar wilayah RI.
Komitmen dan pembelaan
Karena pengajar dan mahasiswa berkeputusan memindahkan semua
UGM
perguruan tinggi ke Yogyakarta ditengah situasi yang tidak menentu, praktis
ditunjukan
terhadap
Pancasila
Yogyakarta menjadi sesak. Untung Sultan HB IX berkenan menyediakan
menggelar Orasi Ilmiah tentang
pagelaran dan bangunan lainnya milik keraton untuk kegiatan belajar dan
pentingnya
tempat tinggal. Oleh karena keterbatasan tempat, kandang kuda disulap
Pancasila
menjadi rumah sakit bahkan beberapa fakultas menempati rumah
sehari-hari,
penduduk.
Seperempat Abad UGM tanggal
pula
dengan pengamalan
dalam
kehidupan
pada
peringatan Presiden Soeharto pada Peringatan Seperempat Abad UGM Tahun 1974
19 Desember 1974. Meneguhkan Jati Diri UGM dan Latar Belakangnya
Peringatan ini dihadiri oleh Presiden Soeharto. Kurun berikutnya
Situasi perang yang mencekam dan keadaan yang serba terbatas
muncul Prof. Dr. Mubyarto, Guru Besar FE UGM, yang melahirkan gagasan
serta cita-cita yang luhur terpatri kuat dalam benak semua sivitas ketika itu.
Ekonomi Pancasila. Beliau merupakan salah satu pakar ekonomi yang
Semangat perjuangan, semangat persatuan, dan semangat kerakyatan
gencar membela paham Ekonomi Kerakyatan atau Ekonomi Pancasila di
memberi warna dalam pembentukan karakter, nilai, dan jati diri UGM. Citra
tengah himpitan ekonomi kapitalis.
UGM sebagai universitas perjuangan yang membela bangsa dan negara segera menemukan momentum.
Universitas Kerakyatan Kini sudah lebih setengah abad UGM
Jati diri sebagai universitas kerakyatan yang tertuang dalam SK MWA
berkhidmat dan berkarya mendidik bangsa.
terbukti dengan adanya pengabdian UGM kepada masyarakat. Istilah
Berbagai prestasi telah disandang, namun
kerakyatan mengandung arti problematika yang sedang dihadapi rakyat
tidak sedikit problematika baru yang kompleks
harus mampu ditangkap kemudian diperjuangkan penyelesaiannya oleh
menghadang.
tantangan
dan
UGM. Pada tahun 1953–1955 Fakultas Pertanian dan Kehutanan UGM telah
liberalisasi,
dan
melakukan penelitian dan berhasil menemukan 14 jenis padi baru yang
UGM
berumur lebih pendek dan rasanya lebih enak. Penemuan ini membantu
dihadapkan pada keadaan dilematis. Lahirnya
meningkatkan kesejahteraan petani. Pada tahun 1964 mahasiswa Fakultas
PP 153 tahun 2000 yang menetapkan UGM
Pertanian dikerahkan untuk membantu petani melaksanakan Panca Usaha
sebagai PT BHMN seolah menambah sulit
Tani untuk meningkatkan produksi dan pengolahan hasil pertanian.
posisi itu.
Pengabdian ini akhirnya terkenal dengan istilah Bimas–Inmas.
ancaman
Ditengah
globalisasi,
komersialisasi
pendidikan,
kini
PP 153 Tahun 2000
23
28
Setelah penjajahan fisik mereda,
UGM
mengalihkan
perjuangannya
dengan
Kesenjangan antara idealisme dan pragmatisme, moral vis avis kapital sehingga sayup-sayup terdengar rasan-rasan kalau UGM bukan lagi kampus rakyat.
memberantas kebodohan dan mengurangi
Pengerahan Tenaga Mahasiswa di Payakumbuh Tahun 1955
Dihadapkan
kemiskinan
fundamental
dengan
tersebut,
problematika UGM
dituntut
dengan memprakarsai Program
meneguhkan kembali ke jati dirinya, jika tidak
Pengerahan Tenaga Mahasiswa
maka akan terseret dalam pusaran arus yang
(PTM)
tidak terkendali. Menyikapi keprihatinan di atas
sejak tahun 1951 –
1962.
serangkaian pemikiran dan usaha dilakukan.
PTM dilatarbelakangi oleh banyaknya Sekolah Lanjutan Atas (SLA) di
Majelis Guru Besar (MGB) UGM sebagai organ
luar Jawa yang tutup karena kekurangan guru akibat meninggal ketika
penjaga
Agresi Belanda. Melalui program ini UGM mengirimkan 1218 mahasiswa
moral
dan
etik
universitas
menyelenggarakan seminar tentang ”Revitalisasi
dan membantu mengajar di sekitar 109 SLA. Program PTM ini memakan
SK MWA tentang Jati Diri dan Visi UGM
Nilai-nilai Luhur UGM” pada 29 November 2004.
korban 4 mahasiswa terkena peluru pemberontak di Sulawesi. Oleh karena
Rektor UGM juga mengimbangi upaya ini dengan menggelar orasi
pengorbanan dan pengabdian tersebut, UGM disebut Universitas
ilmiah pada puncak peringatan Dies Natalis UGM ke-56, tanggal 20
Perjuangan.
Desember 2004. Orasi Rektor UGM yang berjudul ”Revitalisasi Jati Diri UGM Menghadapi Perubahan Global” yang merupakan usaha membangun
Universitas Pancasila
dan meneguhkan kembali jati diri UGM mencapai puncaknya dengan
UGM sebagai Universitas Pancasila terbukti dalam sejarah. Hal ini bisa dilihat dalam pidato-pidato Prof. Sardjito (Rektor UGM pertama) dalam laporan-laproan
tahunannya
selalu
menegaskan
bahwa
ditetapkannya Surat Keputusan Majelis Wali Amanah (MWA) UGM Nomor 19/SK/MWA/2006 tentang Jati Diri dan Visi UGM.
landasan
penyelenggaraan UGM adalah Pancasila dan Kebudayaan Indonesia. Tokoh
Sesuai pasal 2 SK tersebut, jati diri Universitas Gadjah Mada adalah: a.
Universitas Nasional yaitu universitas yang mempertahankan dan
UGM yang paling berjasa dalam pengembangkan Pancasila adalah Prof.
mengembangkan kesatuan dan persatuan bangsa, mempertahankan
Notonagoro. Salah satu hasil karyanya adalah menulis buku tentang kajian
Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) dengan mengedepankan
ilmiah dan filsafat Pancasila (3 seri). Oleh karena itu, Prof. Notonagoro
kepentingan nasional daripada kepentingan daerah dan golongan.
ditunjuk menjadi promotor Presiden Soekarno ketika mendapat anugerah
b.
Universitas Perjuangan yaitu universitas yang selalu berjuang
gelar Doktor Honoris Causa bidang Hukum Pancasila dari UGM tanggal 19
mempertahankan dan mengisi NKRI yang diproklamasikan pada
Desember 1951. UGM juga mempelopori kegiatan Studium Genarale yang
tanggal 17 Agustus 1945 yang berdasarkan Pancasila dengan
berintikan penanaman dan pengembangan jiwa (indoktrinasi) Pancasila.
melaksanakan UUD 1945 secara demokratis yang berkepribadian Indonesia.
27
24
c.
Universitas Pancasila yaitu universitas yang menetapkan pendirian dan
Universitas Nasional
pandangan hidupnya berdasarkan Pancasila. Oleh karena itu, dalam
d.
MWA
kiprah penelitian (mengungkap kenyataan dan kebenaran, obyektifitas
kembali bahwa UGM adalah
dan universitalitas ilmu pengetahuan), pendidikan/ pengajaran dan
universitas nasional karena UGM
pengabdian pada masyarakat, selaras dan senafas dengan nilai-nilai
merupakan universitas negeri
Pancasila.
pertama yang sejak awal dicita-
Universitas
Kerakyatan
yaitu
universitas
yang
ikut
serta
memperjuangkan dan mengedepankan kepentingan rakyat serta ikut
citakan menjadi universitas yang bersifat nasional. Seminar kembali ke UUD 1945 dan Follow Up nya, Tahun 1959
mencerdaskan bangsa Indonesia dalam rangka mencapai kehidupan e.
menegaskan
Menurut Presiden Soekarno, penetapan hari lahir UGM tanggal 19
yang layak, adil, sejahtera lahir dan batin berdasar Pancasila.
Desember dimaksudkan sebagai lambang persatuan Indonesia yang
Universitas Pusat Kebudayaan, yaitu universitas yang menjadi tempat
semakin kuat akibat aksi militer Belanda dan berakhir dengan pengakuan
pelestarian dan pengembangan kebudayaan Indonesia, agar warga
dunia terhadap kemerdekaan Indonesia.
masyarakat Indonesia menjadi insan yang berbudi luhur dan berwawasan nasional.
UGM menyelenggarakan seminar bertema ”Kembali ke-UUD-45 dan follow up-nya” sebagai salah satu wujud nasionalisme. Kegiatan ini dilaksankan oleh Dewan Mahasiswa pada Februari 1959 untuk menyikapi
Penelusuran Jati Diri dalam Arsip
keadaan politik negara yang semakin mengkhawatirkan. Kondisi negara
Dalam rangka persiapan Seminar Revitalisasi Nilai-nilai Luhur oleh
terancam karena Dewan Konstituante yang diharapkan merumuskan
MGB maupun sebelum penetapan keputusan MWA tentang jati diri UGM,
konstitusi baru justru mengalami polarisasi yang membahayakan persatuan
Arsip Universitas ikut berperan menyediakan arsip-arsip terkait jati diri
dan kesatuan NKRI.
UGM. Arsip tersebut terkait dengan kesejarahan, pengabdian, kepeloporan dan lain-lain: seperti: laporan tahunan rektor, manuskrip dan personal
Universitas Perjuangan
papers dan arsip foto. Para pimpinan bahkan menyempatkan diri datang ke Arsip UGM.
UGM lahir dari kancah perjuangan fisik mempertahankan NKRI. Dosen dan mahasiswanya adalah pejuang-pejuang yang membela bangsa
Usaha dan kerja keras para pemimpin dan tokoh dalam merumuskan
dan negara dengan senjata sekaligus ilmu. Terkadang mereka masih
jati diri UGM perlu diapresiasi. Serangkaian seminar diselenggarakan,
menyandang senapan di ruang kelas, karena saat itu memang masa perang.
penelusuran arsip dan dokumen dilakukan, masukan dan pandangan para
Sebagian mahasiswa masuk dalam laskar tentara pelajar.
tokoh juga diakomodir. Hal ini dilakukan dalam rangka memperoleh rumusan jati diri yang tepat dan bersumber dari nilai-nilai luhur dan sejarah UGM.
25
26
