Vol 3, No 3 Desember 2013 ISSN

Vol 3, No 3 Desember 2013

ISSN 2088-2130

Pemodelan Sistem Dinamik untuk Efisiensi Anggaran Administrasi Akademik sesuai Standar Pelayanan Minimum (SPM) (Studi Kasus: Fakultas Teknik Universitas XYZ) Sigit Susanto Putro.1), Erma Suryani 2) Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Trunojoyo Jl. Raya Telang Po.Box 2 Kamal, Bangkalan Telp. 031-3011147, Fax. 031-3011506 2 Sistem Informasi, Institut Sepuluh Nopember Gedung Sistem informasi Jl. Raya ITS - Surabaya E-mail : [email protected] 1) ; [email protected] 2) 1

ABSTRACT According to the law No. 17 of 2003 on state finances, Article 3 Paragraph (1), which reads the State finances are managed in an orderly manner, abide by laws and regulations, efficient, economical, effective, transparent, and accountable with respect to the sense of justice and propriety. And according to Government Regulation No. 90 Year 2010 on the preparation of the Work Plan and Budget of the State Ministry / Agency (RKA-KL) Article 5 Paragraph (3) which reads RKA-KL budget referred to in paragraph (1) using the instrument performance indicators, standard cost , and performance evaluation. So in preparing the budget needed accurate information as input and reports to evaluate performance. Meanwhile, according to the general guidelines for the selection of academic administrative personnel performing the Ministry of National Education Directorate of the Directorate General of higher education teachers and 2011. This study starts from the observation, interviews and document collection, which then be made causal loop diagram to the simulation model creation and validation of the model are made. From the simulation results obtained conclusions, using the SPM budget efficiency academic average in the five years of approximately 33.86987%. ABSTRAK Menurut undang-undang No. 17 Tahun 2003 tentang keuangan negara, Pasal 3 Ayat (1) yang berbunyi keuangan Negara dikelola secara tertib, taat pada peraturan perundangan-undangan, efisien, ekonomis, efektif, transparan, dan bertanggung jawab dengan memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan. Serta menurut Peraturan Pemerintah Nomor 90 Tahun 2010 Tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKA-KL) Pasal 5 Ayat (3) yang berbunyi penyusunan anggaran RKA-KL sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan instrumen indikator kinerja, standar biaya, dan evaluasi kinerja. Maka dalam menyusun anggaran diperlukan informasi yang akurat sebagai masukan dan laporan untuk melakukan evaluasi kinerja. Sedangkan menurut pedoman umum pemilihan tenaga administrasi akademik berprestasi Kementerian Pendidikan Nasional Direktorat jenderal pendidikan tinggi Direktorat pendidik dan tenaga kependidikan 2011. Penelitian ini dimulai dari proses observasi, wawancara dan pengumpulan dokumen, yang kemudian dibuat causal loop diagram sampai pada pembuatan model simulasi serta validasi terhadap model yang dibuat. Dari hasil simulasi diperoleh kesimpulan, dengan menggunakan standar pelayanan minimum (SPM) efisiensi anggaran akademik rata-rata dalam lima tahun sekitar 33,86987%. Kata Kunci : Efisiensi anggaran, SPM, Sistem dinamik. 1. Pendahuluan Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang mencakup jangka waktu satu tahun (Mulyadi,2001).

Sedangkan menurut Munandar (2001), anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis. yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit (satuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan

158


datang. Pengertian lain tentang anggaran dikemukakan oleh Welsch, Hilton, Gordon (2000), Budgeting (Perencanaan dan Pengendalian laba) yang biasanya adalah penganggaran usaha, penganggaran managerial dan penganggaran didefinisikan sebagai suatu pendekatan sistematis dan formal untuk menjalankan tahapan penting dari fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa anggaran bersifat formal, sistematis dan berfungsi sebagai perencanaan koordinasi dan pengawasan. Untuk meningkatkan efisiensi anggaran, pemerintah telah mengeluarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia nomor 53 tahun 2008, tentang standar pelayanan minimum. Dalam melaksanakan pelayanan administrasi akademik, Fakultas Teknik Universitas XYZ menuju menggunakan SPM, hal ini dapat dilihat pada SOP Manajemen Akademik Fakultas Teknik Universitas XYZ 2010, dimana dalam SOP tersebut dalam setiap sub kegiatan pelayanan sudah dituliskan petugas pelayanannya, lamanya waktu pelayanan, serta siapa saja konsumen yang berhak menikmati pelayanan tersebut. Namun dalam menyusun anggaran pelayanan akademik masih menggunakan cara tradisonal, yaitu dengan mengalikan jumlah mahasiswa aktif pada awal semester gasal tahun ajaran tersebut dengan harga layanan per mahasiswa. Kondisi di atas bisa ditingkatkan efisiensinya, baik dalam besaran anggaran akademik maupun dalam hal kebutuhan tenaga administrasi pelayanan akademik, dengan menerapkan SPM. Hal ini dikarenakan dalam menyusun anggaran pelayanan akademik setiap mahasiswa dialokasikan biaya yang sama, sedangkan apabila disusun dengan rinci sesuai SPM maka alokasi biaya setiap mahasiswa besarannya berbeda, karena tidak semua jenis layanan dapat diakses oleh semua mahasiswa. Seperti layanan kerja praktek, hanya dapat diakses oleh mahasiswa yang mengambil matakuliah tersebut. Dengan demikian, anggaran yang diperlukan akan semakin rendah. 2. Kajian Pustaka 2.1. Pelayanan Administrasi Akademik Pelayanan administrasi akademik adalah pelayanan yang meliputi penyediaan sarana, penyediaan pedoman dan prosedur

159

layanan, registrasi dan herregistras, layanan Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa, layanan perkuliahan, administrasi evaluasi perkuliahan, serta layanan administrasi akademik lainnya yang menjadi bagian dari layanan administrasi akademik unit kerjanya, tingkat Universitas/Fakultas/ unit kerja yang setara. Besarnya tanggung jawab dalam layanan administrasi akademik ini, tentu juga harus didukung oleh kompetensi sumber daya manusianya. Pelaksana layanan administrasi akademik adalah tenaga administrasi akademik setingkat Kepala Sub Bagian Administrasi Akademik tingkat Universitas/Fakultas/unit kerja yang setara atau yang setara dengan jabatan itu untuk unit kerja masing-masing (kementerian pendidikan nasional direktorat jenderal pendidikan tinggi direktorat pendidik dan tenaga kependidikan). Adapun contoh pelayanan administrasi akademik adalah pelayanan tentang pengajuan surat keterangan, surat permohonan, surat pengantar, dan lain-lain. 2.2. Standar Pelayanan Minimum Menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia nomor 53 tahun 2008, standar pelayanan minimum (SPM) merupakan spesifikasi teknis tentang tolok ukur layanan minimum yang diberikan oleh perguruan tinggi negeri kepada masyarakat dengan mempertimbangkan kualitas layanan, pemerataan, kesetaraan layanan, biaya, serta kemudahan untuk mendapatkan layanan. Dengan diterbitkannya Standar Pelayanan Minimal (SPM) sebagai bench mark dalam penganggaran, perincian anggaran per-item kebutuhan dapat lebih tepat (Herwin, 2012). Dari pernyataan tersebut terbentuk hipotesa, H1: Penggunaan SPM dapat meningkatkan efisiensi anggaran. Standar pelayanan minimum (SPM) yang dimaksud pada penelitian kali ini adalah SPM untuk pelayanan administrasi akademik pada Fakultas Teknik Universitas XYZ. 2.3. Rencana Anggaran Menurut Munandar (2001), anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis. Yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit (satuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan

Sigit Susanto Putro dkk, Pemodelan Sistem Dinamik...

datang. Sedangkan menurut Welsch, Hilton, Gordon (2000), budgeting (Perencanaan dan Pengendalian laba) yang biasanya adalah penganggaran usaha, penganggaran managerial dan penganggaran didefinisikan sebagai suatu pendekatan sistematis dan formal untuk menjalankan tahapan penting dari fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen ”. Menurut undang-undang No. 17 Tahun 2003 tentang keuangan negara, Pasal 3 Ayat (1) dalam mengelola keuangan negara harus dilakukan secara tertib, taat pada peraturan perundangan-undangan, efisien, ekonomis, efektif, transparan, dan bertanggung jawab dengan memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan. Serta menurut Peraturan Pemerintah Nomor 90 Tahun 2010 Tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKA-KL) Pasal 5 Ayat (3) dalam menyusun anggaran RKA-KL sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus menggunakan instrumen indikator kinerja, standar biaya, dan evaluasi kinerja. 2.4. Pelayanan online Menurut Ghosh (2004), konsep pelayanan online atau pelayanan elektronik adalah layanan informasi interaktif. Di satu sisi, informasi pelanggan yang dikumpulkan dalam proses pelayanan elektronik dapat dikumpulkan dan dianalisis oleh penyedia pelayanan elektronik, dan digunakan sebagai dasar untuk menyesuaikan layanan mereka. Di sisi lain, untuk transaksi pelanggan pelayanan elektronik dan pengiriman pelayanan elektronik dapat digenapi melalui pertukaran informasi dengan penyedia layanan. Sedangkan menurut Rowley (2006), layanan online atau layanan elektronik di definisikan sebagai: " perbuatan, usaha atau pertunjukan yang pengirimannya di mediasi oleh teknologi informasi, layanan elektronik tersebut meliputi unsur penyedia layanan, dukungan pelanggan, dan pelayanan “. Dari definisi tersebut mencerminkan ada tiga komponen utama dalam pelayanan elektronik yaitu: penyedia layanan, penerima layanan dan teknologi sebagai saluran pelayanan, dan internet adalah saluran utama dari layanan elektronik tersebut. Dengan adanya pelayanan online, untuk mendapatkan pelayanan yang memerlukan rekam data pelanggan, pelanggan tidak perlu lagi mengisi formulir secara manual. Dengan

demikian penyedia layanan bisa melakukan penghematan anggaran terkait dengan penyediaan formulir pelayanan. Dari pernyataan tersebut terbentuk hipotesa, H2: Pemanfaatan pelayanan online dapat meningkatkan efisiensi anggaran. Pada penelitian tesis ini pelayan online dimanfaatkan untuk keperluan pendaftaran skripsi, pendaftaran yudisium, pembuatan surat ijin penelitian, surat keterangan aktif kuliah, surat pengantar pindah prodi ataupun universitas, dan surat cuti kuliah. 2.5. Validasi data Validasi model dilakukan dengan cara mengkalibrasikan hasil simulasi awal dengan data historis yang dimiliki (Aan, 2011). a) Perbandingan rata-rata (Means Comparison)

......................(1) Dimana

Menurut Barlas, (1989) model dianggap valid apabila Error rate  5%. b) Perbandingan variasi amplitude (Amplitude Variations Comparison) Dapat juga dikatakan % error variance dengan formula sebagai berikut:

...................(2) Dimana:

Model tersebut dikatakan valid, apabila E2 ≤ 30% 2.6. Sistem Dinamik Simulasi sistem dinamik merupakan simulasi kontinyu yang dikembangkan oleh Jay Forrester tahun

160


1961 di Massachusetts Institute of Technology (MIT). Sistem dinamis merupakan suatu pendekatan untuk mempelajari dinamika sistem perilaku guna menganalisa dan mendesain kebijakan serta membantu memperbaiki kebijakan dan pembuatan keputusan (suryani, 2010). Sistem dinamik merupakan gambaran suatu sistem yang memiliki proses umpan balik atau feedback structure yang saling berkaitan dan menuju ke arah keseimbangan (Sterman, 2000, dalam Aan, 2011). Berikut ini merupakan gambaran kecil dari sistem umpan balik yang terdapat dalam sistem dinamik :

Gambar 1 Proses dalam pemodelan sistem dinamik (Sterman,2000) Menurut Sterman (2000) dalam Aan (2011), terdapat 5 tahapan dalam mengembangkan model sistem dinamik. Tahapan tersebut adalah sebagai berikut: 1.Problem Articulation 2.Dynamic hypothesis 3.Formulation 4.Testing 5.Policy formulation and evaluation Selain itu sistem dinamik juga mengandung tujuan yang dibutuhkan masing-masing objek yang ada didalam sistem, dapat mengakomodasi rangkaian dari aktor yang terlibat didalam sistem, dapat memperhitungkan dampak dari pembuat keputusan terhadap sistem, serta dapat memahami siklus umpan balik yang dominan pada sistem ( Cho & Gillespie, 2006). 3. Pembuatan kausal lop diagram Kausal lop diagram pada penelitian ini didasarkan pada kausal lop diagram tentang Quality of Services in Government– Nonprofit Human Service Delivery System (Cho&Gillespie,2006). Yang dipadukan dengan hasil wawancara mengenai pelayanan administrasi akademik di Fakultas Teknik Universitas XYZ dan usulan tentang pemanfaatan aplikasi pelayanan online. Dari hasil wawancara dan pengamatan lapangan

161

dapat digambarkan model dari kondisi eksisting pelayanan administrasi akademik Fakultas Teknik Universitas XYZ seperti terlihat pada gambar 2 berikut.

Gambar 2 Model kondisi eksisting layanan administrasi akademik Fakultas Teknik Universitas XYZ. Dari gambar 2 diatas terlihat bahwa PD1 membuat kebijakan tentang beban kerja staf administrasi akademik, dalam kasus ini adalah kebijakan satu orang staf akademik melayani lima ratus mahasiswa. Tanda positif menunjukan kebijakan yang dibuat PD1 berpengaruh positif terhadap beban kerja staf pelayanan administrasi akademik, maksudnya adalah jika kebijakan terhadap beban kerja dinaikan maka beban kerja juga naik. Beban kerja staf pelayanan administrasi akademik dan jumlah mahasiswa awal semester gasal per prodi berpengaruh positif pada kebutuhan staf pelayanan administrasi akademik. Kebijakan PD1 juga berpengaruh positif pada alokasi harga pelayanan per mahasiswa. Dalam hal ini adalah kebijakan untuk menaikan harga pelayanan per mahasiswa sebesar sepuluh persen. Dikatakan berpengaruh positif karena apabila persentase kenaikan harga dinaikan maka harga pelayanan juga akan naik lebih dari sepuluh persen, begitu juga sebaliknya jika diturunkan maka harga pelayanan juga akan turun dibawah sepuluh persen. Alokasi harga pelayan per mahasiswa dipengaruhi oleh anggaran tahun lalu dan jumlah mahasiswa tahun lalu. Alokasi harga pelayanan per mahasiswa dan jumlah mahasiswa fakultas awal semester gasal berpengaruh positif pada anggaran pelayanan administrasi akademik. Model diatas kemudian dikembangkan dengan menambahkan variabel komponen standar pelayanan minimum dan aplikasi pelayanan online. Komponen standar pelayanan minimum yang digunakan adalah komponen yang


ditanggung oleh anggaran administrasi akademik. Komponen tersebut adalah batasan pengguna layanan dan harga keluaran layanan. Adapun causal loop diagram dari pelayanan administrasi akademik secara online sesuai standar pelayanan minimum dapat dilihat pada gambar 3 berikut.

kebijakan juga akan berfikir untuk menaikan standar.

Gambar 3 Kausal lop diagram pelayanan administrasi online sesuai standar pelayanan minimum pada Fakultas Teknik Universitas XYZ.

Gambar 4.1 Jumlah mahasiswa S1 Teknik Informatika awal semester gasal

Pada gambar 3 diatas terlihat kebijakan PD1 berpengaruh positif terhadap batasan pengguna layanan dan harga keluaran layanan. Hal ini dikarenakan ketika PD1 menaikan kebijakan tentang pengguna layanan yang diijinkan serta menaikan standar bahan untuk keluaran layanan, maka batasan pengguna layanan dan kebutuhan belanja bahan untuk keluaran layanan juga ikut naik, begitu juga sebaliknya. Batasan pengguna layanan berpengaruh negatif terhadap beban kerja staf pelayanan administrasi akademik, karena ketika batasan pengguna layanan dinaikan maka jumlah pengguna yang bisa mengakses layanan tersebut akan turun, dengan demikian maka beban kerja juga turun. Beban kerja perpengaruh positif terhadap kebutuhan staf pelayanan administrasi akademik. Dan kebutuhan staf pelayanan akademik berpengaruh negatif terhadap kebijakan PD1. Hal ini dikarenakan ketika kebutuhan staf pelayanan naik maka PD1 akan menurunkan kebijakan jika tidak ingin menambah jumlah staf. Batasan pengguna layanan juga berpengaruh positif terhadap efisiensi anggaran, karena semakin sedikit pengguna yang bisa mengakses layanan maka anggaran juga akan semakin efisien. Anggaran pelayanan administrasi akademik berpengaruh positif terhadap kebijakan PD1, karena ketika anggaran naik maka pembuat

4. Hasil dan Pembahasan 4.1.Pembuatan model dasar 4.1.1. Jumlah Mahasiswa Awal Semester Gasal Setiap Prodi Sub model untuk jumlah mahasiswa pada awal semester gasal digambarkan pada Gambar 4 berikut ini.

Sesuai hasil wawancara untuk menghitung besar anggaran administrasi akademik digunakan jumlah mahasiswa yang terdaftar pada awal semester gasal. Hal ini dikarenakan mahasiswa yang tercatat mengambil cuti pada semester gasal memungkinkan menjadi mahasiswa aktif pada semester genap tahun ajaran yang sama. Oleh karena itu mahasiswa yang bersangkutan tetap harus diperhitungkan keberadaannya. Jumlah mahasiswa pada awal semester gasal adalah penjumlahan dari mahasiswa masuk pada tahun ajaran tersebut dengan jumlah mahasiswa yang masih tercatat sebagai mahasiswa pada tahun ajaran sebelumnya. 4.1.2. Anggaran Akademik Seperti penjelasan sebelumnya, bahwasanya besaran anggaran akademik didapatkan dari hasil perkalian antara jumlah mahasiswa Fakultas Teknik awal semester gasal dengan harga layanan administrasi akademik per mahasiswa, maka model dari anggaran akademik tersebut adalah sebagai berikut.

Gambar 5 Model anggaran akademik

162


4.2 Hasil Simulasi Model Dasar Model dasar (Base Model) dari anggaran pelayanan administrasi akademik Fakultas Teknik Universitas XYZ perlu dijalankan untuk mengetahui tentang perilaku sistem dalam kurun waktu tertentu ketika dijalankan dalam simulasi. Dalam penelitian ini, periode simulasi model dasar diseting selama 12 tahun, mulai tahun ajaran 2001-2002 sampai dengan tahun ajaran 2012-2013. Rentang waktu ini akan memberikan pemahaman yang lebih baik dari perilaku anggaran pelayanan administrasi akademik Fakultas Teknik Universitas XYZ dalam kurun waktu 12 tahun.

2012-2013

Rp 47.971.800,-

Sedangkan grafik jumlah mahasiswa Fakultas Teknik Universitas XYZ dari tahun ajaran 2001-2002 sampai tahun ajaran 20122013 dapat dilihat pada Gambar 7 berikut ini.

Gambar 7 Grafik jumlah mahasiswa Fakultas Teknik Universitas XYZ

Gambar 6 Grafik anggaran akademik Fakultas Teknik Universitas XYZ Gambar 6 menunjukan grafik anggaran akademik Fakultas Teknik Universitas XYZ dari tahun ajaran 20012002 sampai tahun ajaran 2012-2013. Dimana besaran anggaran cenderung mengalami kenaikan setiap tahunnya, besaran anggaran akademik tahun ajaran 2012-2013 mengalami penurunan dibandingkan tahun ajaran sebelumnya dikarenakan jumlah mahasiswa pada tahun ajaran tersebut mengalami penurunan. Besaran anggaran akademik hasil simulasi dari model dasar dapat dilihat pada Tabel 1 berikut ini. Tabel 1 Tabel anggaran akademik Fakultas Teknik Universitas XYZ Tahun Ajaran Anggaran Akademik 2001-2002 Rp 3.330.011,2002-2003 Rp 5.920.552,2003-2004 Rp 9.233.803,2004-2005 Rp 14.322.527,2005-2006 Rp 22.510.988,2006-2007 Rp 30.306.332,2007-2008 Rp 35.240.852,2008-2009 Rp 41.140.232,2009-2010 Rp 42.597.752,2010-2011 Rp 45.950.452,2011-2012 Rp 50.161.460,-

163

Sedangkan jumlah mahasiswa Fakultas Teknik Universitas XYZ dari tahun ajaran 2001-2002 sampai dengan tahun ajaran 2012-2013 hasil dari simulasi model dasar adalah sebagai berikut. Tabel 2 Jumlah mahasiswa Fakultas Teknik Universitas XYZ Tahun Ajaran Mahasiswa FT Awal Semester Gasal 2001-2002 253 2002-2003 409 2003-2004 580 2004-2005 818 2005-2006 1169 2006-2007 1431 2007-2008 1513 2008-2009 1606 2009-2010 1512 2010-2011 1483 2011-2012 1472 2012-2013 1280 4.3. Validasi Model yang telah disimulasikan hasilnya dibandingkan dengan data yang diperoleh pada saat pengambilan data di Fakultas Teknik Universitas XYZ. Proses perbandingan ini disebut dengan validasi. Menurut Barlas dalam Aan, (2010) ada dua macam proses validasi, yaitu perbandingan rata-rata (Means Comparison) dan perbandingan variasi amplitude (Amplitude Variations Comparison). Adapun data


anggaran akademik hasil simulasi dan data hasil pengambilan data dapat dilihat pada Tabel 3 berikut ini.

transkrip. Dari keterangan diatas maka model dari skenario ini, anggaran akademik terdiri dari:

Tabel 3 Data anggaran akademik hasil simulasi dan data hasil pengambilan data

a.

Tahun Ajaran

Data Anggaran Akademik

2001-2002 2002-2003 2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007 2007-2008 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013

Rp 3.330.000,Rp 5.923.000,Rp 9.190.000,Rp 14.230.000,Rp 22.301.000,Rp 30.352.000,Rp 35.512.000,Rp 41.024.000,Rp 42.720.000,Rp 46.015.000,Rp 50.200.000,Rp 48.000.000,-

Model Anggaran Akademik Rp 3.330.011,Rp 5.920.552,Rp 9.233.803,Rp 14.322.527,Rp 22.510.988,Rp 30.306.332,Rp 35.240.852,Rp 41.140.232,Rp 42.597.752,Rp 45.950.452,Rp 50.161.460,Rp 47.971.800,-

Gambar 9 Model Anggaran layanan cuti dan aktif kuliah Dari gambar diatas model matematis dari anggaran layanan cuti dan aktif kuliah adalah sebagai berikut. Anggaran layanan cuti dan aktif kuliah = IF THEN ELSE(Time<2013, 0 , 2 * Harga Formulir * Mhs Fakultas Teknik Awal Semester * "Kebutuhan formulir layanan cuti & aktif Kuliah")............(3) Sedangkan model matematis dari harga formulir adalah sebagai berikut: Harga formulir = IF THEN ELSE(Time<2013, 0 , Harga Formulir * 0.1)/Tahun. Dengan initial value = 1000..............(4)

Gambar 8 Grafik anggaran akademik hasil simulasi dan data E1= |29057230.083 - 29066416.666| / |29066416.666| = 0.000316 x 100 % = 0.0316 % Maka model tersebut valid, karena E1 ≤ 5% E2 = |17340968.891 - 17383139.022| / |17383139.022| = 0.00242 x 100 % = 0.242% Maka model tersebut valid, karena E2 ≤ 30%. 4.4. Pembuatan Skenario Pada pembuatan skenario diterapkan standar pelayanan minimum. Sehingga untuk menyusun anggaran akademik harus dijabarkan keperluan dari anggaran tersebut. Dari hasil wawancara diketahui, anggaran administrasi akademik selama ini digunakan untuk keperluan menyediakan formulir pelayanan, formulir KRS, kegiatan perkuliahan, UTS/UAS, mencetak transkrip sementara, dan mencetak

Anggaran layanan cuti dan aktif kuliah Dari hasil wawancara biaya yang diperlukan anggaran ini digunakan untuk menyediakan formulir pelayanan. Model dari anggaran ini adalah sebagai berikut.

b.

Anggaran KRS Dari hasil wawancara biaya yang diperlukan anggaran ini digunakan untuk menyediakan formulir KRS. Model dari anggaran ini adalah sebagai berikut.

Gambar 10 Model Anggaran KRS Dari gambar diatas model matematis dari anggaran KRS adalah sebagai berikut. Anggaran KRS = IF THEN ELSE(Time<2013, 0 , 2 * Harga

164


Formulir KRS * Kebutuhan Formulir KRS * Mhs Fakultas Teknik Awal Semester)..........................................(5) Sedangkan model matematis dari harga formulir KRS adalah sebagai berikut: Harga formulir KRS = IF THEN ELSE(Time<2013, 0, Harga Formulir KRS * 0.1)/Tahun. Dengan initial value = 2000..............(6) c.

Gambar 12 Model anggaran perkuliahan

Anggaran UTS/UAS Dari hasil wawancara biaya yang diperlukan anggaran ini digunakan untuk menyediakan lembar jawaban, menggandakan soal ujian, dan kelengkapan ujian. Model dari anggaran ini adalah sebagai berikut.

Gambar 11 Model Anggaran UTS/UAS

Dari Gambar 12 model matematis dari anggaran perkuliahan adalah sebagai berikut. Anggaran perkuliahan = IF THEN ELSE (Time<2013, 0, 2*((((Harga Absensi Perkuliahan * Kebutuhan Absensi Perkuliahan) + (Harga Berita Acara Perkuliahan * Kebutuhan Berita Acara Perkuliahan) + (Harga Map Absensi * Kebutuhan Map Absensi)) * jumlah Kelas) + (((Harga spidol * Kebutuhan Spidol) + (Harga Tinta Isi Ulang * Kebutuhan Tinta Isi Ulang)) * Jumlah Dosen) ))..............................(8) e.

Dari gambar diatas model matematis dari anggaran UTS/UAS adalah sebagai berikut. Anggaran UTS/UAS = IF THEN ELSE(Time<2013, 0, 4 * (((("Harga kartu ujian UTS/UAS" * Kebutuhan Kartu Ujian) + (Harga Lembar Jawaban * Kebutuhan Lembar Jawaban) + (Harga Soal Ujian * Kebutuhan Soal Ujian)) * Mhs Fakultas Teknik Awal Semester) + ((Harga amplop ujian * Kebutuhan Amplop Ujian) + (Harga berita acara ujian * Kebutuhan Berita Acara Ujian)) * jumlah Kelas))................................(7) d.

Gambar 13 Model anggaran layanan pembuatan surat ijin penelitian

Anggaran perkuliahan Dari hasil wawancara biaya yang diperlukan anggaran ini digunakan untuk menyediakan keperluan perkuliahan seperti spidol dan tinta isi ulang, serta kelengkapan untuk administrasi perkuliahan. Model dari anggaran ini adalah sebagai berikut.

f.

165

Anggaran layanan pembuatan surat ijin penelitian Dari hasil wawancara biaya yang diperlukan anggaran ini digunakan untuk menyediakan formulir pelayanan. Model dari anggaran ini adalah sebagai berikut.

Dari gambar diatas model matematis dari anggaran layanan pembuatan surat ijin penelitian adalah sebagai berikut. Anggaran layanan pembuatan surat ijin penelitian = IF THEN ELSE(Time<2013, 0, Harga Formulir * Perkiraan MHS Teknik mengurus surat ijin penelitian 1 tahun kedepan * Kebutuhan formulir layanan surat ijin penelitian).........................................(9) Anggaran layanan kerja praktek


g.

Dari hasil wawancara biaya yang diperlukan anggaran ini digunakan untuk menyediakan formulir pelayanan. Model dari anggaran ini adalah sebagai berikut.

Model dari anggaran ini adalah sebagai berikut.

Gambar 14 Model anggaran layanan kerja praktek

Gambar 16 Model anggaran layanan yudisium

Dari gambar 14 model matematis dari anggaran layanan kerja praktek adalah sebagai berikut. Anggaran leyanan kerja praktek = IF THEN ELSE(Time<2013, 0, Harga Formulir * "Perkiraan Mhs F.Teknik Yang layak kerja praktek 1 tahun kedepan" * Kebutuhan formulir Kerja Praktek)...........................................(10)

Dari gambar 16 model matematis dari anggaran layanan yudisium adalah sebagai berikut. Anggaran layanan yudisium = IF THEN ELSE(Time<2013, 0, Harga Transkrip * "Perkiraan Mhs F.Teknik Yang layak yudisium 1 tahun kedepan" * Kebutuhan transkrip)...................(12)

Anggaran layanan skripsi Dari hasil wawancara biaya yang diperlukan anggaran ini digunakan untuk menyediakan transkrip sementara. Model dari anggaran ini adalah sebagai berikut.

i.

Anggaran keperluan lain-lain Sedangkan anggaran ini digunakan untuk keperluan yang tak terduga. Dimana nilai dari anggaran ini di alokasikan sebesar 10% dari total delapan jenis anggaran diatas.

Gambar 17 Model anggaran keperluan lain-lain Gambar 15 Model anggaran layanan skripsi Dari gambar 15 model matematis dari anggaran layanan skripsi adalah sebagai berikut. Anggaran layanan skripsi = IF THEN ELSE(Time<2013, 0, Harga Transkrip Sementara * "Perkiraan Mhs F.Teknik Ambil MK TA 1 tahun kedepan" * Kebutuhan Transkrip Sementara)...(11) h.

Anggaran layanan yudisium Dari hasil wawancara biaya yang diperlukan anggaran ini digunakan untuk menyediakan transkrip akhir.

Dari gambar 17 model matematis dari anggaran keperluan lain-lain adalah sebagai berikut. Anggaran keperluan lain-lain = Total Anggaran layanan akademik * 0.1. Model matematis dari total Anggaran layanan akademik adalah sebagai berikut. Total Anggaran layanan akademik = "Anggaran Layanan Cuti & Aktif Kuliah" + Anggaran Layanan Kerja praktek + Anggaran Layanan perkuliahan + Anggaran Layanan Skripsi + Anggaran layanan surat ijin penelitian + "Anggaran Layanan UTS/UAS" + Anggaran Layanan Yudisium + Anggaran KRS............(13)

166


Sedangkan model matematis dari anggaran akademik adalah sebagai berikut. Anggaran Akademik = IF THEN ELSE(Time<2013, Harga layanan per mahasiswa * Mhs Fakultas Teknik Awal Semester, Total Anggaran layanan akademik + "Keperluan lainlain" )..............................................(14) Hasil simulasi dari skenario tersebut adalah sebagai berikut. Grafik mahasiswa fakultas teknik awal semester ditunjukan Gambar 18. Grafik tersebut sama dengan yang ditunjukan model dasar.

Grafik dari anggaran akademik skenario ditunjukan pada Gambar 19 berikut ini.

Gambar 19. Grafik anggaran akademik skenario Sedangkan nilai dari anggaran akademik skenario ditunjukan pada Tabel 5 berikut ini. Tabel 5. Tabel anggaran akademik skenario Tahun Ajaran

Anggaran Akademik

2001-2002

Rp 3.330.011,-

2002-2003

Rp 5.920.552,-

2003-2004

Rp 9.233.803,-

Sedangkan nilai dari mahasiswa fakultas teknik awal semester skenario ditunjukan oleh Tabel 4.

2004-2005

Rp 14.322.527,-

2005-2006

Rp 22.510.988,-

Tabel 4. Tabel Mhs Fakultas Teknik Awal Semester Skenario Tahun Ajaran Mahasiswa FT Awal Semester Gasal 2001-2002 253 2002-2003 409 2003-2004 580 2004-2005 818 2005-2006 1169 2006-2007 1431 2007-2008 1513 2008-2009 1606 2009-2010 1512 2010-2011 1483 2011-2012 1472 2012-2013 1280 2013-2014 1395 2014-2015 1426 2015-2016 1355 2016-2017 1465 2017-2018 1422

2006-2007

Rp 30.306.332,-

2007-2008

Rp 35.240.852,-

2008-2009

Rp 41.140.232,-

2009-2010

Rp 42.597.752,-

2010-2011

Rp 45.950.452,-

2011-2012

Rp 50.161.460,-

2012-2013

Rp 47.971.800,-

2013-2014

Rp 38.909.200,-

2014-2015

Rp 43.892.752,-

2015-2016

Rp 45.992.708,-

2016-2017

Rp 49.268.432,-

2017-2018

Rp 56.309.868,-

Gambar 18. Grafik Mhs Fakultas Teknik Awal Semester skenario

167


5. Kesimpulan Kesimpulan dari penelitian ini rata – rata efisiensi anggaran akademik selama 5 tahun dari skenario yang dibuat sebesar 33.87%. Seperti yang terlihat pada Tabel 6 berikut. Tabel 6. skenario

Efisiensi anggaran akademik

Tahun

Anggaran

Anggaran

Efisiensi

Ajaran

Akademik

Akademik

anggaran

2013-

Rp 57.499.484,-

Rp 38.909.200,-

32.33122%

Rp 64.643.220,-

Rp 43.892.752,-

32.09999%

Rp 67.554.840,-

Rp 45.992.708,-

31.91797%

Rp 80.328.288,-

Rp 49.268.432,-

38.66615%

Rp 85.751.984,-

Rp 56.309.868,-

34.33403%

Skenario

2014 20142015 20152016 20162017 20172018

Rata-rata Efisiensi

33.86987%

Hal ini dikarenakan dengan menggunakan SPM setiap jenis pelayanan hanya dialokasikan untuk mahasiswa yang berhak mendapatkan jenis pelayanan tersebut. 6. Daftar Pustaka Barlas, (1989), “Multiple Tests For Validation Of System Dynamics Type Of Simulation Models”, European Journal of Operational Research, 42, 59-87 59 NorthHolland Cho, Sungsook and Gillespie, David F, (2006), “A Conceptual Model Exploring The Dynamics Of Government–Nonprofit Service Delivery”, Nonprofit and Voluntary Sector Quarterly, vol. 35, no. 3, September 2006. Endarti, Esa Wahyu, (2006), “STANDAR PELAYANAN MINIMUM DALAM SEKTOR PUBLIK”, Jurnal Administrasi Publik, Vol.III, No.1, April 2006 Fahrianta, Riswan Yudhi dan Carolina,

Viani, (2012), “ANALISIS EFISIENSI ANGGARAN BELANJA DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN KAPUAS”, Jurnal Manajemen dan Akutansi, Volume 13, Nomor 1, April 2012. Giaglis,G.M, Paul,R.J, and Doukidis,D.I, (1999), "Dynamic Modelling To Assess The Business Value Of Electronic Commerce", International Journal of Electronic Commerce, 3, 3, pp. 35-51. Ghosh, Sid and Heston Surjadjaja. (2004). Optimisation of The Determinants of E-Service Operations. Business Process Management Journal, Vol. 10, No.6. Herwin, (2012), Analisis Pencapaian Standar Pelayanan Minimal (SPM) Pendidikan Dasar (Studi Kasus: Kecamatan Sangir Kabupaten Solok Selatan), Artikel Intisari Tesis pada Program Studi Perencanaan Pembangunan Program Pasca Sarjana Universitas Andalas Tahun Ajaran 2010/2011. Lee, Young M; An, Lianjun; Bagchi, Sugato; Connors, Daniel; Kapoor, Shubir; Katircioglu, Kaan; Wang, Wei and Xu, Jing, (2007), “Discrete Event Simulation Modeling Of Resource Planning And Service Order Execution For Service Businesses”, Proceedings of the 2007 Winter Simulation Conference S. G. Henderson, B. Biller, M.-H. Hsieh, J. Shortle, J. D. Tew, and R. R. Barton, eds. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, Yogyakarta : STIE YKPN. Munandar, M. (2001). Budgeting, Perencanaan Kerja Pengkoodinasian Kerja Pengawasan Kerja. Edisi Pertama. BPFE Universitas Gajah Mada. Yogyakarta. Nurcahyo, Rahmat dan Sumaedi, Sik, (2011), “Studi Penerapan ISO 9001 Pada Layanan Administrasi Di Perguruan Tinggi Xyz”, Jurnal Standardisasi Vol. 13, No. 3 Tahun 2011: 155 - 162 Palamani,Pramita Sari, Kusuma,Guntur Prabawa, Handayani,Rini,(2011), “Aplikasi Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa Berbasis

168


Web Di Politeknik Telkom”, Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Telkom Bandung 2011. Pedoman Umum Pemilihan Tenaga Administrasi Akademik Berprestasi. Kementerian Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Direktorat Pendidik Dan Tenaga Kependidikan 2011. Prasojo, Eko, Kurniawan, Teguh dan Hasan, Azwar, (2005), “EFISIENSI ANGGARAN SEBAGAI FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN DALAM PELAKSANAAN PROGRAM INOVASI DI KABUPATEN JEMBRANA”, Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, Vol. V, No. 2, Maret-Agustus 2005, hal 77-189. Rowley, J. (2006) An analysis of the eservice literature: towards a research agenda. Internet Research, 16 (3), 339-359 SOP menajemen akademik unijoyo 2010. SOP Pelayanan surat keterangan masih kuliah STIMIK-BUDDHI Tanggerang, 2010. SOP Pelayanan surat ke instansi lain untuk keperluan akademik, STIMIKBUDDHI Tanggerang, 2010. Sterman, John. (2000), “Business Dynamics:

169

System Thinking and Modeling For A ComplexWorld”. Singapore: The McGraw Hill Companies, hal 3. Suhartono,Aan Anto, (2011), “Pendekatan Sistem Dinamik Untuk Pemodelan Evaluasi Kinerja Sistem Informasi Pengujian Berbasis Cobit 4.1 Di Baristand Industri Surabaya”, Program Magister Bidang Keahlian Sistem Informasi Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2011. Suryani,E., Chou,S.Y., dan Chen, C.H.(2010), “Air passenger demand forecasting and passenger terminal capacity expansion:A system dynamics framework”, Expert Systems with Applications, 37, 2324–2339. Waterman, Richard; Rubin, Donald; Thomas, Neal and Gelman, Andrew, (1999), “Simulation modeling for cost estimation”, Conference on Postal and Delivery Economics: Current Directions in Postal Reform. June 23–26, 1999, Sintra, Portugal. Welsch Glenn A, Hilton Ronald W, Gordon Paul, (2000), “Anggaran”, penerjemah Purwatiningsih dan Moudy Marouw, Buku Dua, Salemba Empat, Jakarta

Vol 3, No 3 Desember 2013 ISSN

Recommend Documents